JP2016092541A - サーバ装置、サーバ装置の制御方法、プログラム、及びファクシミリシステム - Google Patents

Abstract

【課題】複合機でスキャンして生成したデータをファクシミリ送信する仕組みにおいて、サーバ上におけるファクシミリ送信状態のステータス管理を、スキャンしたユーザごとに行えるファクシミリシステムを提供する。
【解決手段】複合機においてスキャンする際に用いられたユーザの認証情報を用いて管理フォルダを特定し、管理フォルダ内で送信結果を管理することにより、ファクシミリ送信状態のステータス管理を、スキャンしたユーザごとに行う。
【選択図】図５

Description

本発明は、複合機でスキャンすることで生成されたデータをファクシミリ送信することができるサーバ装置、サーバ装置の制御方法、プログラム、及びファクシミリシステムに関する。

公衆回線（電話回線、アナログ、ＩＮＳ回線など）を利用してデータを送受信するデータ通信の身近な例としては、ファクシミリ通信方式が知られている。このようなファクシミリ通信方式では、デジタル信号に変換された画像を、ファクシミリ番号で特定した相手先に送信したり、ファクシミリ番号で特定されることで受信したりすることができる。

そして、本発明者らはサーバ装置でこのようなファクシミリ通信方式を行えるようにし、多量の送受信データをサーバ上で管理することができる仕組みの開発を進めている。特許文献１には、クライアント端末から送信データを受け付け、公衆回線を介して送信データのファクシミリ送信処理を行えるファクシミリシステムが開示されている。そして、送信登録された送信データが送信処理されたのか、エラーになったのか、といったステータスを確認できることが開示されている。

そして、特許文献１に開示されるような従来の仕組みにおいては、クライアント端末において入力されるユーザ情報ごとにフォルダを対応付け、フォルダごとに送信データのファクシミリ送信処理の管理を行っている。

特開２０１２−１２９８９５号公報

ところで、近年、クライアント端末からの送信データのみならず、書類を複合機でスキャンすることで生成された電子データも同じファクシミリシステムで送受信でき、そして送信処理の結果を管理できることが求められている。このようなことを実現するためには複合機をサーバ装置の特定のフォルダと紐づけ、そのフォルダごとに送信データのファクシミリ送信処理の管理を行うことが考えられる。

しかしながら、このような方法では、異なるユーザが複合機で書類をスキャンしたとしても共通のフォルダで管理されてしまうことになり、適宜分けて管理を行うことができない。

本発明は、上記課題を鑑みてなされたものであり、複合機でスキャンされて生成されたデータをファクシミリ送信する仕組みにおいて、サーバ上におけるファクシミリ送信状態のステータス管理を、スキャンしたユーザごとに行えるファクシミリシステムを提供することを目的としている。

本発明は、複合機と、前記複合機でスキャンすることで生成されたデータをファクシミリ送信するファクシミリ送信手段を備えるサーバ装置とを有するファクシミリシステムに用いられる前記サーバ装置であって、前記データと、当該データを前記複合機にてスキャンする際に用いられたユーザの認証情報とを取得する取得手段と、前記取得手段で取得された前記認証情報を用いて、管理フォルダを特定する特定手段と、前記特定手段で特定された管理フォルダに対して、前記取得手段で取得した前記データを管理する管理手段と、前記管理フォルダに管理されたデータに対する、前記ファクシミリ送信手段によるファクシミリ送信結果を識別可能に表示する表示制御手段と、を有することを特徴としている。

このように複合機においてスキャンする際に用いられたユーザの認証情報を用いて管理フォルダを特定し、当該管理フォルダ内で送信結果を管理することにより、ファクシミリ送信状態のステータス管理を、スキャンしたユーザごとに行うことができる。

ファクシミリシステムのシステム構成の一例を示す図である。 （ａ）認証サーバ１０１、情報処理装置１０３のハードウェア構成の一例を示す図である。（ｂ）ファクシミリサーバ１０２のハードウェア構成の一例を示す図である。 複合機３００のハードウェア構成の一例を示す図である。 複合機３００でスキャンされた電子ファイルを格納フォルダに格納する流れを説明するフローチャートである。 電子ファイルをファクシミリ送信するとともに、サーバ上でフォルダ管理する際の流れを説明するフローチャートである。 （ａ）ファクシミリ送信状況が表示されている様子を説明する図である。（ｂ）送信結果をユーザに対して通知するメールの一例である。 （ａ）認証情報とユーザフォルダとを対応付けるテーブル構成の一例を示す図である。（ｂ）認証情報とメールアドレスとを対応付けるテーブル構成の一例を示す図である。 ファクシミリ送信の宛先を設定する流れを説明するフローチャートである。 情報処理装置１０３から送信したデータをファクシミリサーバ１０２から送信する流れを説明するフローチャートである。 複合機３００で受信したファクシミリデータの電子ファイルを格納する流れを説明するフローチャートである。 電子ファイルをサーバ上でフォルダ管理する際の流れを説明するフローチャートである。 ファクシミリ送信する宛先を決定する流れを説明するフローチャートである。 （ａ）ファクシミリ送信状況が表示されている様子を説明する図である。（ｂ）送信結果をユーザに対して通知するメールの一例である。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。

図１は、本実施形態におけるファクシミリシステムのシステム構成を示す図である。

図１に示すように本発明は、認証サーバ１０１とファクシミリサーバ１０２（以下、ＦＡＸサーバとも称する）と情報処理装置１０３（以下、ＰＣとも称する）と複合機３００とがＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）やＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワーク１０５を介して相互にデータ通信可能に接続されている。図１のネットワーク１０５上に接続される各種端末あるいはサーバの構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。

本実施形態のファクシミリシステムでは、情報処理装置１０３を介してユーザに指定されたデータのファクシミリサーバ１０２による送受信のみならず、複合機３００を用いてスキャンした書類の電子データのファクシミリサーバ１０２による送受信を行うことができる。

ファクシミリサーバ１０２では、このような送受信されたＦＡＸイメージデータや送受信の履歴情報（送信データが送信完了となったのか、エラーになったのか、保留中なのか等）を、ファクシミリサーバ１０２内のメモリに蓄積し、一元管理することができる。そしてこのような履歴情報は、ユーザが情報処理装置１０３からファクシミリサービスにログインする際に入力する認証情報に対応させたフォルダごとに管理することができる。そして複合機３００でスキャンされた電子データの場合も、複合機３００にログインする際に用いられた認証情報に対応させたフォルダごとに管理することができる。

すなわち、各ユーザが情報処理装置からファクシミリサーバ１０２のファクシミリサービスにログインする際に用いられるファクシミリサービス認証情報に対応するフォルダと、複合機３００でログインする際に用いられる複合機認証情報に対応するフォルダとを共通にすることで、同一のユーザに対応するファクシミリ送信履歴を共通のフォルダで一元管理することができる。

以下、このような仕組みを実現する構成について具体的に説明する。

図２（ａ）は、認証サーバ１０１と情報処理装置１０３のハードウェア構成の一例を示す図である。（ｂ）は、ファクシミリサーバ１０２のハードウェア構成の一例を示す図である。

ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。

また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１（記憶手段）には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ／ＯｕｔｐｕｔＳｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、認証サーバ１０１、情報処理装置１０３の実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。

ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボードや不図示のマウス等のポインティングデバイス等の入力デバイス２０９からの入力を制御する。

ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ディスプレイ２１０等の表示器への表示を制御する。表示器の種類はＣＲＴや、液晶ディスプレイを想定するが、これに限らない。

メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフレキシブルディスク（ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるカード型メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

ネットワークインターフェースコントローラ２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。

尚、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

さらに、ファクシミリサーバ１０２においては、公衆回線を介してファクシミリ送信制御を行うＭＯＤＥＭ２０９が設けられている。このようなＭＯＤＥＭ２０９により、ファクシミリサーバ１０２からのファクシミリの送受信が行うことができる。

本発明のファクシミリサーバ１０２が後述する各種処理を実行するために用いられる各種プログラム等は外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。

さらに、本発明に係わるプログラムが用いる定義ファイルや各種情報テーブルは外部メモリ２１１に格納されている。

次に、複合機３００のハードウェア構成の一例について図３を用いて説明する。

コントローラユニット３１６は、画像入力デバイスとして機能するスキャナ部３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ部３１２と接続する一方、ＬＡＮやＷＡＮと接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。

ＣＰＵ３０１は、システム全体を制御するプロセッサである。ＲＡＭ３０２は、ＣＰＵ３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリである。

ＲＯＭ３０３は、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３０４は、システムを制御するための各種プログラム，画像データ等を格納する。

操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）３０７は、操作部３０８とのインタフェース部であり、操作部３０８に表示する画像データを操作部３０８に対して出力する。また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、操作部３０８から本システム使用者が入力した情報（例えば、ユーザ情報等）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。なお、操作部３０８はタッチパネルを有する表示部を備え、該表示部に表示されたボタンを、ユーザが押下（指等でタッチ）することにより、各種指示を行うことができる。

ネットワークインタフェース（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ）３０５は、ネットワーク（ＬＡＮ）に接続し、データの入出力を行う。モデム（ＭＯＤＥＭ）３０６は、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。

外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）３１８は、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）、ＩＥＥＥ１３９４（Ｉｎｓｔｉｔｕｔｅ ｏｆ Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌ ａｎｄ Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃ Ｅｎｇｉｎｅｅｒｓ１３９４）、プリンタポート、ＲＳ−２３２Ｃ（Ｒｅｃｏｍｍｅｎｄｅｄ Ｓｔａｎｄａｒｄ２３２ｖｅｒｓｉｏｎ Ｃ）等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部であり、本実施形態においては認証で必要となるＩＣカードの読み取り用のカードリーダ５００が外部Ｉ／Ｆ３１８に接続されている。

更に、ＣＰＵ３０１は、この外部Ｉ／Ｆ３１８を介してカードリーダ５００によるＩＣカードからの情報読み取りを制御し、当該ＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス３０９上に配置される。

イメージバスインタフェース（ＩＭＡＧＥ ＢＵＳ Ｉ／Ｆ）３２０は、システムバス３０９と画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。

画像バス３１５は、ＰＣＩバス（Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ Ｃｏｍｐｏｎｅｎｔｓ Ｉｎｔｅｒｃｏｎｎｅｃｔ ｂｕｓ）またはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３１５上には以下のデバイスが配置される。

ラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）３１０は、ベクトルデータをビットマップイメージに展開する。

プリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）３１１は、プリンタ部３１２とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。

スキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）３１３は、スキャナ部３１４とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。

画像処理部３１７は、入力画像データに対し補正、加工及び編集やプリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行う。また、これに加えて、画像処理部３１７は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ（Ｊｏｉｎｔ Ｐｈｏｔｏｇｒａｐｈｉｃ Ｅｘｐｅｒｔｓ Ｇｒｏｕｐ）、２値画像データはＪＢＩＧ（Ｊｏｉｎｔ Ｂｉ−ｌｅｖｅｌ Ｉｍａｇｅ Ｅｘｐｅｒｔｓ Ｇｒｏｕｐ）等の圧縮伸張処理を行う。

スキャナ部３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３０１がスキャナ部３１４に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。

プリンタ部３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始する。なお、プリンタ部３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットを備える。

操作部３０８は、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝える。また、操作部３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。

ここで、操作部３０８のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部３０８のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。

以上のような構成によって、プリンタ１０１は、スキャナ部３１４から読み込んだ画像データをＮｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ３０５からＬＡＮに送信し、ＬＡＮから受信した印刷データをＮｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ３０５を経由してプリンタ部３１２より印刷出力することができる。

また、スキャナ部３１４から読み込んだ画像データをモデム３０６により、公衆回線上にＦＡＸ送信し、公衆回線からＦＡＸ受信した画像データをプリンタ部３１２により出力することできる。

さらに、スキャナ部３１４から読み込んだ画像データをネットワークインタフェース３０５により、ファクシミリサーバ１０２側からもアクセスが可能な共通フォルダ（格納フォルダ）にデータの格納させることができる。このような格納フォルダは別のサーバに設けてもよいし、ファクシミリサーバ１０２上に設けてもよい。

次に、このようなファクシミリ送信を行うことができるファクシミリサーバ１０２においてデータのファクシミリ送信やデータ管理について、フローチャートを用いて詳細に説明する。

まず、図４乃至８を用いて複合機３００において書類をスキャンして生成された電子データのファクシミリサーバ１０２によるファクシミリ送信やデータ管理について説明する。

図４は、本発明の実施形態における複合機３００と認証サーバ１０１とで行われる、複合機３００でスキャンされた電子ファイルを格納する流れを説明するフローチャートである。

図４のフローチャートに示す処理は、複合機３００のＣＰＵ３０１及び認証サーバ１０１のＣＰＵ２０１が記憶されている制御プログラムを読み出して実行することにより実現される。

Ｓ４０１では、複合機３００のＣＰＵ３０１は、操作部３０８を介してユーザによって入力されたアクセス番号またはカードリーダ５００を介して入力されたＩＣカード情報等の認証情報が取得されたかを判断する。

Ｓ４０１で認証情報が取得された場合にはＳ４０２に移行し、複合機３００のＣＰＵ３０１は、認証サーバ１０１に対して取得した認証情報を通知する。

Ｓ４０３では、複合機３００のＣＰＵ３０１は、複合機３００から通知された認証情報をもとに認証処理を行い、Ｓ４０４で認証結果を複合機３００に対して通知する。

Ｓ４０５では、複合機３００のＣＰＵ３０１は、認証サーバ１０１から通知された認証結果が『認証ＯＫ』であるかを判断する。『認証ＮＧ』である場合には、認証ができないとしてＳ４０１に戻る。一方『認証ＯＫ』である場合には、複合機３００に対するログイン認証が成立するため、ログオンされユーザは複合機３００を適宜使用できる状態となる。

Ｓ４０６では、複合機３００のＣＰＵ３０１は、スキャナ３１４により書類等がスキャンされたかどうかを判断する。Ｓ４０６でスキャンされたと判断された場合には、Ｓ４０７において、複合機３００のＣＰＵ３０１は、当該スキャンデータの電子ファイルを生成する。

Ｓ４０８では、複合機３００のＣＰＵ３０１は、Ｓ４０７で生成した電子ファイルをファクシミリサーバ１０２が参照可能な共通の格納フォルダに格納するとともに、ユーザから受け付けた認証情報が含まれる属性データとを格納フォルダに格納する。このような格納フォルダはファクシミリサーバ１０２以外のサーバに設けてもよいし、ファクシミリサーバ１０２上に設けてもよい。

図５は、本発明の実施形態におけるファクシミリサーバ１０２と認証サーバ１０１とで行われる、電子ファイルをファクシミリ送信するとともに、サーバ上でフォルダ管理する際の流れを説明するフローチャートである。

図５のフローチャートに示す処理は、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１及び認証サーバ１０１のＣＰＵ２０１が記憶されている制御プログラムを読み出して実行することにより実現される。

Ｓ５０１では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、複合機３００によって格納フォルダに電子ファイルが格納されたかを判断する。

Ｓ５０１で電子ファイルが格納フォルダに格納されたと判断すると、Ｓ５０２では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、格納フォルダから複合機３００で生成された電子ファイルを取得する。

Ｓ５０３では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、取得した電子ファイルのファイル名、またはファイル名をキーとするデータベース検索、または格納フォルダ自体に定義された情報をもとにファクシミリ送信先の宛先決定処理を行う。図８は、Ｓ５０３の宛先決定処理の一例を説明するためのフローチャートである。

Ｓ８０１では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、Ｓ５０２で電子ファイルを取得した格納フォルダの宛先指定方法を確認する。電子ファイル名から特定されるＦＡＸ番号を宛先とする場合には、Ｓ８０２に進み取得した電子ファイル名から宛先を決定する。格納フォルダに紐づけられたＦＡＸ番号を宛先にとする場合には、Ｓ８０７に進み格納フォルダに紐づけたＦＡＸ番号を宛先に決定する。そして、電話帳のＦＡＸ番号を宛先とする場合には、Ｓ８０３に進み電子ファイルを取得した格納フォルダに対応する電話帳検索文字列を取得する。そして、Ｓ８０４では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、電話帳に管理されている特定フィールド内で、取得した電話帳検索文字列を用いて検索を行う。Ｓ８０５では、電話帳に一致する電話帳検索文字列が登録されているかを判断する。一致する電話帳文字列が電話帳に登録されている場合には一致する連絡先が電話帳にあるとして、Ｓ８０６で電話帳検索用文字列が一致する電話帳に登録されたＦＡＸ番号を宛先に決定する。一方、Ｓ８０５で一致する電話帳文字列が電話帳に登録されていない場合には、宛先未定として処理を終了する。

以上のような処理によりファクシミリ番号を決定する宛先決定処理がおこなわれる。

図５に戻り説明を続ける。Ｓ５０４では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、Ｓ５０２で取得した電子ファイルをファクシミリサーバ１０２内で管理しているＦＡＸ送信画像形式に変換し、別ファイルとして保存する。具体的には、ＴＩＦＥ形式の画像に変換することができる。

Ｓ５０５では、電子ファイルを取得した格納フォルダから、その電子ファイルとともにＳ４０８で格納された属性データを取得し、当該属性データからユーザが複合機３００への認証を行う際に用いた認証情報を取得する。

Ｓ５０６では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、ファクシミリサーバ１０２のメモリ内に格納されている図７（ａ）に示す認証テーブルにＳ５０５で取得した認証情報があるかどうかを判断する。

図７（ａ）に示す認証テーブルには姓７０１、名７０２、ユーザフォルダ７０６に加え、情報処理装置１０３からのログイン認証の際に用いるログインＩＤ７０３、パスワード７０４、さらに複合機３００からの認証の際に用いる認証情報７０５が記憶されており、１つのユーザフォルダに対して、情報処理装置１０３からのデータと、複合機３００からのデータとが紐づくように設けられている。なお、図７（ａ）に示す認証テーブルは一例にすぎず、１つのユーザフォルダに対して、情報処理装置１０３からのデータと、複合機３００からのデータとが紐づけば、他の形態であってもよい。

Ｓ５０６において具体的には、このような認証テーブルを参照して複合機３００から取得した認証情報７０５が記憶されているかどうかを判断する。

Ｓ５０６においてテーブルに認証情報７０５があった場合には、Ｓ５０７において、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、認証テーブルから認証情報７０５に対応するファクシミリサーバ１０２のユーザフォルダ７０６を特定する。

Ｓ５０８では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、Ｓ５０４でＦＡＸ送信画像形式に変換された送信画像及び宛先情報を含む情報を送信ＦＡＸデータとして、Ｓ５０７で特定したユーザフォルダ７０６の送信フォルダ（管理フォルダ）に登録する。

Ｓ５１０では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、ＭＯＤＥＭ２０９を介してＳ５０３で決定した宛先に対して回線が空き次第ファクシミリ送信を行う。

Ｓ５１１では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、ユーザフォルダ７０６の送信ＦＡＸデータのステータスを、Ｓ５１０で行ったファクシミリ送信処理の送信結果を反映する処理を行う。具体的には、ファクシミリ送信が『エラー終了』、『保留』、『送信成功』等の状況が反映される。

一方、Ｓ５０６においてテーブルに認証情報７０５がない場合には、Ｓ５１２において、Ｓ５０４でＦＡＸ送信画像形式に変換された送信画像及び宛先情報を含む情報を送信ＦＡＸデータとして、匿名ユーザフォルダの送信フォルダに登録する。

Ｓ５１３では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、ＭＯＤＥＭ２０９を介してＳ５０３で決定した宛先に対して回線が空き次第ファクシミリ送信を行う。

Ｓ５１４では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、匿名ユーザフォルダの送信ＦＡＸデータのステータスを、Ｓ５１３で行ったファクシミリ送信処理の送信結果を反映する処理を行う。具体的には、ファクシミリ送信が『エラー終了』、『保留』、『送信成功』等の状況が反映される。

Ｓ５１５では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、認証情報に対応するメールアドレスの取得要求を認証サーバ１０１に対して行う。

Ｓ５１６では、認証サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、図７（ｂ）に示すような認証サーバ１０１のメモリ内のメールアドレステーブルを参照し、認証情報に対応するメールアドレスを特定する処理を行う。

図７（ｂ）は、認証サーバ１０１のメモリ内に記憶されている認証情報とメールアドレスとを対応付けるメールアドレステーブルの一例であり、姓７１１、名７１２、認証情報７１３、メールアドレス７１４とが記憶されている。本実施形態においては、メールアドレステーブルが認証サーバ１０１に設けられている例を用いて説明を行うが、このテーブルは他のサーバやファクシミリサーバ１０２上に設けられていてもよい。

Ｓ５１７では、認証サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、Ｓ５１６で特定した結果をファクシミリサーバ１０２に対して通知する。すなわち、特定できた場合には認証情報に対応するメールアドレスをファクシミリサーバ１０２に対して通知し、特定できなかった場合にはその旨を通知する。

Ｓ５１８では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、認証サーバ１０１から通知された結果をもとに認証情報に対するメールアドレスを取得できたどうかを判断する。

Ｓ５１８でメールアドレスが取得できたと判断された場合には、Ｓ５１９に進み、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、ファクシミリ送信結果を取得したメールアドレスにメール通知する。一方、Ｓ５１８でメールアドレスが取得できなかったと判断された場合には、Ｓ５２０に進み、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、ファクシミリ送信結果をメーリングリスト等の予め決定された所定のメールアドレスに対してメール通知する。

図６（ａ）は、情報処理装置１０３等からファクシミリサーバ１０２にアクセスして表示される画面６０１の一例である。この画面のユーザフォルダの送信ＦＡＸフォルダ６０２を選択すると、当該フォルダに対応づけて登録されている送信ＦＡＸデータの状況が識別可能に表示される（表示制御）。ここには送信結果を確認するための情報６０３、ＦＡＸ番号６０４、送信要求／受信完了時間６０５等が記憶されている。情報６０３に表示されているアイコンの状態によりユーザは送信結果を確認することができる。例えば送信ＦＡＸデータ６０６のチェックアイコン６０７は、『送信成功』したことを示している。

また、このフォルダには複合機３００を介して送信する送信ＦＡＸデータのみならず、後述する情報処理装置１０３から送信されたデータも登録されている。このようにユーザごとに送信ＦＡＸフォルダを設け、当該フォルダ内で送信ＦＡＸデータの送信結果を管理しておくことにより、同一のユーザに対応するファクシミリ送信履歴を共通のフォルダで一元管理することができ、ユーザは容易に自己の送信ＦＡＸデータの送信状況を把握することができる。

図６（ｂ）は、Ｓ５１９やＳ５２０で送信されるファクシミリ送信結果をユーザに対して通知するメール６１０の一例である。メールアドレスが特定された場合には、送信先として特定されたメールが宛先６１２に設定され、Ｓ５１４で反映された送信結果がステータス６１４として記載される。

また、メール６１０には、ファクシミリ送信したデータ自体を添付６１３される。このように複合機３００からスキャンした電子ファイルをファクシミリ送信する際に、認証情報に対応するユーザフォルダが無く、匿名ユーザフォルダに送信ＦＡＸデータが格納された場合に、当該ユーザに対して送信結果及び送信内容をメール送信することにより、ユーザが容易にファクシミリ送信状態を確認することができる。

次に、図９を用いて情報処理装置１０３にて登録されるデータと宛先に対してファクシミリ送信する際の流れを詳細に説明する。図９は、本発明の実施形態における情報処理装置１０３とファクシミリサーバ１０２とで行われる、情報処理装置１０３から送信したデータをファクシミリサーバ１０２からファクシミリ送信する流れを説明するフローチャートである。

図９のフローチャートに示す処理は、情報処理装置１０３のＣＰＵ２０１及びファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１が記憶されている制御プログラムを読み出して実行することにより実現される。

Ｓ９０１では、情報処理装置１０３のＣＰＵ２０１は、ユーザからログイン情報を受け付けたかを判断する。ログイン情報を受け付けた場合には、Ｓ９０２に移行し、ファクシミリサーバ１０２に対してログイン情報の送信を行う。

Ｓ９０３では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、情報処理装置から受信したログイン情報を受け付け、Ｓ９０４においてログイン認証を行う。具体的には、図７（ａ）のような認証テーブルを参照し、受け付けたログインＩＤとパスワードが認証テーブルに登録されている情報と一致している情報があるかを確認し、一致している情報がある場合には、認証成功と判断する。一方、一致している情報が無い場合には認証ＮＧと判断する。

そして、Ｓ９０５では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、Ｓ９０４のログイン認証の結果を情報処理装置に対して送信する。

Ｓ９０６では、情報処理装置１０３のＣＰＵ２０１は、ファクシミリサーバ１０２から受信した認証結果を用いて認証が成功したかどうかを判断する。

Ｓ９０６で認証が成功したと判断された場合には、Ｓ９０７に進み、ユーザに指定されたファクシミリ送信データと、宛先情報とをファクシミリサーバ１０２に対して送信する。一方Ｓ９０６で認証が成功しないと判断された場合には、ログイン情報受付状態に戻る。

Ｓ９０８では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、図７（ａ）に示すような認証テーブルを参照してログイン情報に対応するファクシミリサーバ１０２のユーザフォルダを特定する。

Ｓ９０９では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、Ｓ９０８で特定したユーザフォルダの送信フォルダに、送信画像及び宛先情報を含む情報を送信ＦＡＸデータとして登録する。

Ｓ９１０では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、ＭＯＤＥＭ２０９を介して情報処理装置１０３で指定された宛先に対して回線が空き次第ファクシミリ送信を行う。

Ｓ９１１では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、ユーザフォルダの送信ＦＡＸデータのステータスを、Ｓ９１０で行ったファクシミリ送信処理の送信結果を反映する処理を行う。具体的には、ファクシミリ送信が『エラー終了』、『保留』、『送信成功』等の状況が反映される。

このように送信状況を管理しておくことにより、ユーザは複合機３００を介して作成したデータのファクシミリ送信履歴と、情報処理装置１０３から受信したデータのファクシミリ送信履歴とを、１つのフォルダ内を確認するだけで容易に状況把握することができる。

ここまで、本実施形態に用いられるファクシミリサーバを介して、複合機３００と情報処理装置１０３とから受信したデータのファクシミリ送信の管理について説明したが、本実施形態に係るファクシミリサーバ１０２では、送信情報のみならず受信情報も管理することができる。このように管理される受信情報としては、ファクシミリサーバ１０２のモデムを介したファクシミリデータのみならず、複合機３００により受信したファクシミリデータも管理することができる。

図１０乃至１３を用いて、このような複合機３００を介して受信したファクシミリデータをファクシミリサーバ１０２で管理する場合について参考までに説明する。

図１０は、複合機３００で行われる、複合機３００で受信したファクシミリデータの電子ファイルをファクシミリサーバ１０２からもアクセスできる格納フォルダに格納する流れを説明するフローチャートである。図１０のフローチャートに示す処理は、複合機３００のＣＰＵ３０１及び認証サーバ１０１のＣＰＵ２０１が記憶されている制御プログラムを読み出して実行することにより実現される。

Ｓ１００１では、複合機３００のＣＰＵ３０１は、モデムを介して電話回線等からファクシミリを受信する。そしてＳ１００２では、複合機３００のＣＰＵ３０１は、ファクシミリを送信した相手先を固有に識別できる情報を取得し、相手先を特定する。具体的にはナンバーディスプレイやＣＳＩＤ（Ｃａｌｌｅｄ Ｓｕｂｓｃｒｉｂｅｒ Ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）を用いて特定することができる。

Ｓ１００３では、複合機３００のＣＰＵ３０１は、認証サーバ１０１またはファクシミリサーバ１０２などに記憶されている図１３に示すような送信元情報１３０１（ファクシミリ番号）と認証情報１３０２との対応付がされている送信元テーブルを参照し、Ｓ１００２で取得した送信元情報に対応する認証情報を特定する。図１３に示す送信元テーブルには、送信元情報に紐づく担当者の認証情報が手議されており、これにより送信元情報を担当する社内担当者を紐づけることができる。なお、ここで特定される情報は認証情報のみならず直接フォルダを特定できるようにしてもよい。

Ｓ１００４では、複合機３００のＣＰＵ３０１は、受信したファクシミリデータから電子ファイルを生成する。

Ｓ１００５では、複合機３００のＣＰＵ３０１は、Ｓ１００４で生成した電子ファイルをファクシミリサーバ１０２が参照可能な共通の格納フォルダに格納するとともに、Ｓ１００４で特定した認証情報が含まれる属性データとを格納フォルダに格納する。

図１１は、本発明の実施形態におけるファクシミリサーバ１０２及び認証サーバ１０１で行われる、電子ファイルをサーバ上でフォルダ管理する際の流れを説明するフローチャートである。

図１１のフローチャートに示す処理は、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１及び認証サーバ１０１のＣＰＵ２０１が記憶されている制御プログラムを読み出して実行することにより実現される。

Ｓ１１０１は、
Ｓ１１０１では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、複合機３００によって格納フォルダに電子ファイルが格納されたかを判断する。

Ｓ１１０１で電子ファイルが格納フォルダに格納されたと判断すると、Ｓ１１０２では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、格納フォルダから複合機３００で生成された電子ファイルを取得する。

Ｓ１１０３では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、Ｓ１１０２で取得した電子ファイルのファイル名またはファイル名をキーとしたデータ検索、または格納フォルダ自体に定義された情報をもとに、受信ＦＡＸの会社名、担当者名等の負荷情報を特定する処理を行う。

Ｓ１１０４では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、Ｓ１１０２で取得した電子ファイルをファクシミリサーバ１０２内で管理しているＦＡＸ受信画像形式に変換し、別ファイルとして保存する。具体的には、ＴＩＦＥ形式の画像に変換することができる。

Ｓ１１０５では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、電子ファイルを取得した格納フォルダから、Ｓ１００５で格納された認証情報を取得する。

Ｓ１１０６では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、ファクシミリサーバ１０２のメモリ内に格納されている図７（ａ）に示す認証テーブルにＳ１１０５で取得した認証情報があるかどうかを判断する。

Ｓ１１０６においてテーブルに認証情報７０５があった場合には、Ｓ１１０７において、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、認証テーブルから認証情報７０５に対応するファクシミリサーバ１０２のユーザフォルダ７０６を特定する。

Ｓ１１０８では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、Ｓ１１０４でＦＡＸ受信画像形式に変換された受信画像及び宛先情報を含む情報を受信ＦＡＸデータとして、Ｓ１１０７で特定したユーザフォルダ７０６の受信フォルダに登録する。

一方、Ｓ１１０６においてテーブルに認証情報７０５がない場合には、Ｓ１１０９において、Ｓ１１０４でＦＡＸ受信画像形式に変換された受信画像及び宛先情報を含む情報を受信ＦＡＸデータとして、匿名ユーザフォルダの受信フォルダに登録する。

Ｓ１１１０では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、認証情報に対応するメールアドレスの取得要求を認証サーバ１０１に対して行う。

Ｓ１１１１では、認証サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、図７（ｂ）に示すようなメモリ内のメールアドレステーブルを参照し、認証情報に対応するメールアドレスを特定する処理を行う。

Ｓ１１１２では、認証サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、Ｓ１１１１で特定した結果をファクシミリサーバ１０２に対して通知する。すなわち、特定できた場合には認証情報に対応するメールアドレスをファクシミリサーバ１０２に対して通知し、特定できなかった場合にはその旨を通知する。

Ｓ１１１３では、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、認証サーバ１０１から通知された結果をもとに認証情報に対するメールアドレスを取得できたどうかを判断する。

Ｓ１１１３でメールアドレスが取得できたと判断された場合には、Ｓ１１１４に進み、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、ファクシミリ受信連絡を取得したメールアドレスにメール通知する。一方、Ｓ１１１３でメールアドレスが取得できなかったと判断された場合には、Ｓ１１１５に進み、ファクシミリサーバ１０２のＣＰＵ２０１は、ファクシミリ受信連絡をメーリングリストに対してメール通知する。

このようにステータスを管理しておくことにより、送信履歴のみならず、ユーザは複合機３００を介して受信したファクシミリ受信履歴とファクシミリサーバ１０２により受信したファクシミリ受信履歴とを、１つのフォルダ内を確認するだけで容易に状況把握することができる。

図１２（ａ）は、情報処理装置１０３等からファクシミリサーバ１０２にアクセスして表示される画面１２０１の一例である。この画面のユーザフォルダの受信ＦＡＸフォルダ１２０２を選択すると、当該フォルダに対応づけて登録されている受信ＦＡＸデータの状況が識別可能に表示される（表示制御）。ここには受信結果を確認するための情報１２０３、姓１２０４、名１２０５、送信要求／受信完了時間１２０６、送信完了／受信完了時間１２０７等が記憶されている。情報１２０３に表示されているアイコンの状態によりユーザは受信結果を確認することができる。例えば受信ＦＡＸデータ１２０８のチェックアイコン１２０９は、『受信成功』したことを示している。

また、このフォルダには複合機３００を介して受信する受信ＦＡＸデータのみならず、ファクシミリサーバ１０２にて受信する受信ＦＡＸデータも登録されている。このようにユーザごとに受信ＦＡＸフォルダを設け、当該フォルダ内で受信ＦＡＸデータの受信結果を管理しておくことにより、同一のユーザに対応するファクシミリ受信履歴を共通のフォルダで一元管理することができ、ユーザは容易に自己の受信ＦＡＸデータのステータスを把握することができる。

図１２（ｂ）は、Ｓ１１１４やＳ１１１５で送信されるファクシミリ受信連絡をユーザに対して通知するメール１２１０の一例である。メールアドレスが特定された場合には、送信先として特定されたメールが宛先１２１２に設定され、新規受信したとする表記がステータス１２１４に記載される。

また、メール１２１０には、ファクシミリ受信したデータ自体を添付１２１３される。このように複合機３００を介してファクシミリ受信する際に、認証情報に対応するユーザフォルダが無く匿名ユーザフォルダに受信ＦＡＸデータが格納された場合に、当該ユーザに対して受信結果及び受信内容をメール送信することにより、ユーザが容易にファクシミリ受信状態を確認することができる。

本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、１つの機器からなる装置に適用してもよい。

なお、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム或いは装置に直接、或いは遠隔から供給するものを含む。そして、そのシステム或いは装置の情報処理装置が前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合も本発明に含まれる。

したがって、本発明の機能処理を情報処理装置で実現するために、前記情報処理装置にインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷなどがある。また、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などもある。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、若しくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。

また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理を情報処理装置で実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行して情報処理装置にインストールさせて実現することも可能である。

また、情報処理装置が、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他、そのプログラムの指示に基づき、情報処理装置上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、情報処理装置に挿入された機能拡張ボードや情報処理装置に接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

なお、前述した実施形態は、本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。即ち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。

１０１ 認証サーバ
１０２ ファクシミリサーバ
１０３ 複合機
１０４ 情報処理装置

Claims (8)

1. 複合機と、前記複合機でスキャンすることで生成されたデータをファクシミリ送信するファクシミリ送信手段を備えるサーバ装置とを有するファクシミリシステムに用いられる前記サーバ装置であって、
   前記データと、当該データを前記複合機にてスキャンする際に用いられたユーザの認証情報とを取得する取得手段と、
   前記取得手段で取得された前記認証情報を用いて、データを管理する管理フォルダを特定する特定手段と、
   前記特定手段で特定された管理フォルダに対して、前記取得手段で取得した前記データを管理する管理手段と、
   前記管理フォルダに管理されたデータに対する、前記ファクシミリ送信手段によるファクシミリ送信結果を識別可能に表示する表示制御手段と、
   を有することを特徴とするサーバ装置。
2. 前記特定手段によって前記管理フォルダを特定することができない場合に、前記認証情報に対応するメールアドレスを取得し、当該メールアドレスに対して、メールを送信するメール送信手段と、を更に有することを特徴とする請求項１に記載のサーバ装置。
3. 前記認証情報に対応するメールアドレスを取得することができなかった場合には、前記メール送信手段は、所定のメールアドレスに対して、メールを送信することを特徴とする請求項２に記載のサーバ装置。
4. 前記メール送信手段は、前記ファクシミリ送信手段により送信されたデータを添付してメールを送信することを特徴とする請求項２または３に記載のサーバ装置。
5. 前記認証情報ごとに対応する管理フォルダを記憶する記憶手段を更に有し、
   前記特定手段は、前記記憶手段を参照することで、前記管理フォルダを特定することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のサーバ装置。
6. 複合機と、前記複合機でスキャンすることで生成されたデータをファクシミリ送信するファクシミリ送信手段を備えるサーバ装置とを有するファクシミリシステムに用いられる前記サーバ装置の制御方法であって、
   前記データと、当該データを前記複合機にてスキャンする際に用いられたユーザの認証情報とを取得する取得工程と、
   前記取得工程で取得された前記認証情報を用いて、管理フォルダを特定する特定工程と、
   前記特定工程で特定された管理フォルダに対して、前記取得工程で取得した前記データを管理する管理工程と、
   前記管理フォルダに管理されたデータに対する、前記ファクシミリ送信手段によるファクシミリ送信結果を識別可能に表示する表示制御工程と、
   を有することを特徴とする制御方法。
7. 複合機と、前記複合機でスキャンすることで生成されたデータをファクシミリ送信するファクシミリ送信手段を備えるサーバ装置とを有するファクシミリシステムに用いられる前記サーバ装置に搭載可能なプログラムであって、
   前記サーバ装置を
   前記データと、当該データを前記複合機にてスキャンする際に用いられたユーザの認証情報とを取得する取得手段、
   前記取得手段で取得された前記認証情報を用いて、管理フォルダを特定する特定手段、
   前記特定手段で特定された管理フォルダに対して、前記取得手段で取得した前記データを管理する管理手段、
   前記管理フォルダに管理されたデータに対する、前記ファクシミリ送信手段によるファクシミリ送信結果を識別可能に表示する表示制御手段、
   として機能させることを特徴とするプログラム。
8. 複合機と、前記複合機でスキャンすることで生成されたデータをファクシミリ送信するファクシミリ送信手段を備えるサーバ装置とを有するファクシミリシステムであって、
   前記データと、当該データを前記複合機にてスキャンする際に用いられたユーザの認証情報とを取得する取得手段と、
   前記取得手段で取得された前記認証情報を用いて、管理フォルダを特定する特定手段と、
   前記特定手段で特定された管理フォルダに対して、前記取得手段で取得した前記データを管理する管理手段と、
   前記管理フォルダに管理されたデータに対する、前記ファクシミリ送信手段によるファクシミリ送信結果を識別可能に表示する表示制御手段と、
   を有することを特徴とするファクシミリシステム。