JP6515487B2 - サーバ装置、サーバ装置の制御方法、プログラム、及びファクシミリシステム - Google Patents

サーバ装置、サーバ装置の制御方法、プログラム、及びファクシミリシステム Download PDF

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Description

本発明は、複合機でスキャンすることで生成されたデータをファクシミリ送信することができるサーバ装置、サーバ装置の制御方法、プログラム、及びファクシミリシステムに関する。
公衆回線(電話回線、アナログ、INS回線など)を利用してデータを送受信するデータ通信の身近な例としては、ファクシミリ通信方式が知られている。このようなファクシミリ通信方式では、デジタル信号に変換された画像を、ファクシミリ番号で特定した相手先に送信したり、ファクシミリ番号で特定されることで受信したりすることができる。
そして、本発明者らはサーバ装置でこのようなファクシミリ通信方式を行えるようにし、多量の送受信データをサーバ上で管理することができる仕組みの開発を進めている。特許文献1には、クライアント端末から送信データを受け付け、公衆回線を介して送信データのファクシミリ送信処理を行えるファクシミリシステムが開示されている。そして、送信登録された送信データが送信処理されたのか、エラーになったのか、といったステータスを確認できることが開示されている。
そして、特許文献1に開示されるような従来の仕組みにおいては、クライアント端末において入力されるユーザ情報ごとにフォルダを対応付け、フォルダごとに送信データのファクシミリ送信処理の管理を行っている。
特開2012−129895号公報
ところで、近年、クライアント端末からの送信データのみならず、書類を複合機でスキャンすることで生成された電子データも同じファクシミリシステムで送受信でき、そして送信処理の結果を管理できることが求められている。このようなことを実現するためには複合機をサーバ装置の特定のフォルダと紐づけ、そのフォルダごとに送信データのファクシミリ送信処理の管理を行うことが考えられる。
しかしながら、このような方法では、異なるユーザが複合機で書類をスキャンしたとしても共通のフォルダで管理されてしまうことになり、適宜分けて管理を行うことができない。
本発明は、上記課題を鑑みてなされたものであり、複合機でスキャンされて生成されたデータをファクシミリ送信する仕組みにおいて、サーバ上におけるファクシミリ送信状態のステータス管理を、スキャンしたユーザごとに行えるファクシミリシステムを提供することを目的としている。
本発明は、複合機でスキャンすることで生成されたデータをファクシミリ送信するファクシミリ送信手段を備えるサーバ装置であって、ユーザごとに前記データを管理する管理フォルダと前記複合機にログインするための第一の認証情報と、前記第一の認証情報に対応するユーザと同一のユーザの認証情報であって前記サーバ装置にログインするために情報処理装置を介して受け付ける第二の認証情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、複合機にログインするために入力を受け付けた前記第一の認証情報を当該複合機から取得する取得手段と、前記取得手段で取得された前記第一の認証情報に基づいて前記記憶手段で記憶された前記管理フォルダを特定する特定手段と、前記特定手段で特定された前記管理フォルダに対して、前記ファクシミリ送信手段による送信結果を示す情報を格納する格納手段と、を有することを特徴とする。
このように複合機においてスキャンする際に用いられたユーザの認証情報を用いて管理フォルダを特定し、当該管理フォルダ内で送信結果を管理することにより、ファクシミリ送信状態のステータス管理を、スキャンしたユーザごとに行うことができる。
ファクシミリシステムのシステム構成の一例を示す図である。 (a)認証サーバ101、情報処理装置103のハードウェア構成の一例を示す図である。(b)ファクシミリサーバ102のハードウェア構成の一例を示す図である。 複合機300のハードウェア構成の一例を示す図である。 複合機300でスキャンされた電子ファイルを格納フォルダに格納する流れを説明するフローチャートである。 電子ファイルをファクシミリ送信するとともに、サーバ上でフォルダ管理する際の流れを説明するフローチャートである。 (a)ファクシミリ送信状況が表示されている様子を説明する図である。(b)送信結果をユーザに対して通知するメールの一例である。 (a)認証情報とユーザフォルダとを対応付けるテーブル構成の一例を示す図である。(b)認証情報とメールアドレスとを対応付けるテーブル構成の一例を示す図である。 ファクシミリ送信の宛先を設定する流れを説明するフローチャートである。 情報処理装置103から送信したデータをファクシミリサーバ102から送信する流れを説明するフローチャートである。 複合機300で受信したファクシミリデータの電子ファイルを格納する流れを説明するフローチャートである。 電子ファイルをサーバ上でフォルダ管理する際の流れを説明するフローチャートである。 ファクシミリ送信する宛先を決定する流れを説明するフローチャートである。 (a)ファクシミリ送信状況が表示されている様子を説明する図である。(b)送信結果をユーザに対して通知するメールの一例である。
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
図1は、本実施形態におけるファクシミリシステムのシステム構成を示す図である。
図1に示すように本発明は、認証サーバ101とファクシミリサーバ102(以下、FAXサーバとも称する)と情報処理装置103(以下、PCとも称する)と複合機300とがLAN(Local Area Network)やWAN(Wide Area Network)等のネットワーク105を介して相互にデータ通信可能に接続されている。図1のネットワーク105上に接続される各種端末あるいはサーバの構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
本実施形態のファクシミリシステムでは、情報処理装置103を介してユーザに指定されたデータのファクシミリサーバ102による送受信のみならず、複合機300を用いてスキャンした書類の電子データのファクシミリサーバ102による送受信を行うことができる。
ファクシミリサーバ102では、このような送受信されたFAXイメージデータや送受信の履歴情報(送信データが送信完了となったのか、エラーになったのか、保留中なのか等)を、ファクシミリサーバ102内のメモリに蓄積し、一元管理することができる。そしてこのような履歴情報は、ユーザが情報処理装置103からファクシミリサービスにログインする際に入力する認証情報に対応させたフォルダごとに管理することができる。そして複合機300でスキャンされた電子データの場合も、複合機300にログインする際に用いられた認証情報に対応させたフォルダごとに管理することができる。
すなわち、各ユーザが情報処理装置からファクシミリサーバ102のファクシミリサービスにログインする際に用いられるファクシミリサービス認証情報に対応するフォルダと、複合機300でログインする際に用いられる複合機認証情報に対応するフォルダとを共通にすることで、同一のユーザに対応するファクシミリ送信履歴を共通のフォルダで一元管理することができる。
以下、このような仕組みを実現する構成について具体的に説明する。
図2(a)は、認証サーバ101と情報処理装置103のハードウェア構成の一例を示す図である。(b)は、ファクシミリサーバ102のハードウェア構成の一例を示す図である。
CPU201は、システムバス204に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
また、ROM202あるいは外部メモリ211(記憶手段)には、CPU201の制御プログラムであるBIOS(Basic Input/OutputSystem)やオペレーティングシステムプログラム(以下、OS)や、認証サーバ101、情報処理装置103の実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。RAM203は、CPU201の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
CPU201は、処理の実行に際して必要なプログラム等をRAM203にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
また、入力コントローラ(入力C)205は、キーボードや不図示のマウス等のポインティングデバイス等の入力デバイス209からの入力を制御する。
ビデオコントローラ(VC)206は、ディスプレイ210等の表示器への表示を制御する。表示器の種類はCRTや、液晶ディスプレイを想定するが、これに限らない。
メモリコントローラ(MC)207は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク(HD)やフレキシブルディスク(FD)或いはPCMCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるカード型メモリ等の外部メモリ211へのアクセスを制御する。
ネットワークインターフェースコントローラ208は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、TCP/IPを用いたインターネット通信等が可能である。
尚、CPU201は、例えばRAM203内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開(ラスタライズ)処理を実行することにより、ディスプレイ210上での表示を可能としている。また、CPU201は、ディスプレイ210上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
さらに、ファクシミリサーバ102においては、公衆回線を介してファクシミリ送信制御を行うMODEM209が設けられている。このようなMODEM209により、ファクシミリサーバ102からのファクシミリの送受信が行うことができる。
本発明のファクシミリサーバ102が後述する各種処理を実行するために用いられる各種プログラム等は外部メモリ211に記録されており、必要に応じてRAM203にロードされることによりCPU201によって実行されるものである。
さらに、本発明に係わるプログラムが用いる定義ファイルや各種情報テーブルは外部メモリ211に格納されている。
次に、複合機300のハードウェア構成の一例について図3を用いて説明する。
コントローラユニット316は、画像入力デバイスとして機能するスキャナ部314や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ部312と接続する一方、LANやWANと接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。
CPU301は、システム全体を制御するプロセッサである。RAM302は、CPU301が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリである。
ROM303は、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。ハードディスクドライブ(HDD)304は、システムを制御するための各種プログラム,画像データ等を格納する。
操作部インタフェース(操作部I/F)307は、操作部308とのインタフェース部であり、操作部308に表示する画像データを操作部308に対して出力する。また、操作部I/F307は、操作部308から本システム使用者が入力した情報(例えば、ユーザ情報等)をCPU301に伝える役割をする。なお、操作部308はタッチパネルを有する表示部を備え、該表示部に表示されたボタンを、ユーザが押下(指等でタッチ)することにより、各種指示を行うことができる。
ネットワークインタフェース(Network I/F)305は、ネットワーク(LAN)に接続し、データの入出力を行う。モデム(MODEM)306は、公衆回線に接続し、FAXの送受信等のデータの入出力を行う。
外部インタフェース(外部I/F)318は、USB(Universal Serial Bus)、IEEE1394(Institute of Electrical and Electronic Engineers1394)、プリンタポート、RS−232C(Recommended Standard232version C)等の外部入力を受け付けるI/F部であり、本実施形態においては認証で必要となるICカードの読み取り用のカードリーダ500が外部I/F318に接続されている。
更に、CPU301は、この外部I/F318を介してカードリーダ500によるICカードからの情報読み取りを制御し、当該ICカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス309上に配置される。
イメージバスインタフェース(IMAGE BUS I/F)320は、システムバス309と画像データを高速で転送する画像バス315とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。
画像バス315は、PCIバス(Peripheral Components Interconnect bus)またはIEEE1394で構成される。画像バス315上には以下のデバイスが配置される。
ラスタイメージプロセッサ(RIP)310は、ベクトルデータをビットマップイメージに展開する。
プリンタインタフェース(プリンタI/F)311は、プリンタ部312とコントローラユニット316を接続し、画像データの同期系/非同期系の変換を行う。
スキャナインタフェース(スキャナI/F)313は、スキャナ部314とコントローラユニット316を接続し、画像データの同期系/非同期系の変換を行う。
画像処理部317は、入力画像データに対し補正、加工及び編集やプリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行う。また、これに加えて、画像処理部317は、画像データの回転や、多値画像データに対してはJPEG(Joint Photographic Experts Group)、2値画像データはJBIG(Joint Bi−level Image Experts Group)等の圧縮伸張処理を行う。
スキャナ部314は、原稿となる紙上の画像を照明し、CCDラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部308から読み取り起動指示することにより、CPU301がスキャナ部314に指示を与え、フィーダは原稿用紙を1枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。
プリンタ部312は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、CPU301からの指示によって開始する。なお、プリンタ部312には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットを備える。
操作部308は、LCD(Liquid Crystal Display)表示部を有し、LCD上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部I/F307を介してCPU301に伝える。また、操作部308は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、IDキー、リセットキー等を備える。
ここで、操作部308のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の2色LEDがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部308のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部308のIDキーは、使用者のユーザIDを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。
以上のような構成によって、プリンタ101は、スキャナ部314から読み込んだ画像データをNetwork I/F305からLANに送信し、LANから受信した印刷データをNetwork I/F305を経由してプリンタ部312より印刷出力することができる。
また、スキャナ部314から読み込んだ画像データをモデム306により、公衆回線上にFAX送信し、公衆回線からFAX受信した画像データをプリンタ部312により出力することできる。
さらに、スキャナ部314から読み込んだ画像データをネットワークインタフェース305により、ファクシミリサーバ102側からもアクセスが可能な共通フォルダ(格納フォルダ)にデータの格納させることができる。このような格納フォルダは別のサーバに設けてもよいし、ファクシミリサーバ102上に設けてもよい。
次に、このようなファクシミリ送信を行うことができるファクシミリサーバ102においてデータのファクシミリ送信やデータ管理について、フローチャートを用いて詳細に説明する。
まず、図4乃至8を用いて複合機300において書類をスキャンして生成された電子データのファクシミリサーバ102によるファクシミリ送信やデータ管理について説明する。
図4は、本発明の実施形態における複合機300と認証サーバ101とで行われる、複合機300でスキャンされた電子ファイルを格納する流れを説明するフローチャートである。
図4のフローチャートに示す処理は、複合機300のCPU301及び認証サーバ101のCPU201が記憶されている制御プログラムを読み出して実行することにより実現される。
S401では、複合機300のCPU301は、操作部308を介してユーザによって入力されたアクセス番号またはカードリーダ500を介して入力されたICカード情報等の認証情報が取得されたかを判断する。
S401で認証情報が取得された場合にはS402に移行し、複合機300のCPU301は、認証サーバ101に対して取得した認証情報を通知する。
S403では、複合機300のCPU301は、複合機300から通知された認証情報をもとに認証処理を行い、S404で認証結果を複合機300に対して通知する。
S405では、複合機300のCPU301は、認証サーバ101から通知された認証結果が『認証OK』であるかを判断する。『認証NG』である場合には、認証ができないとしてS401に戻る。一方『認証OK』である場合には、複合機300に対するログイン認証が成立するため、ログオンされユーザは複合機300を適宜使用できる状態となる。
S406では、複合機300のCPU301は、スキャナ314により書類等がスキャンされたかどうかを判断する。S406でスキャンされたと判断された場合には、S407において、複合機300のCPU301は、当該スキャンデータの電子ファイルを生成する。
S408では、複合機300のCPU301は、S407で生成した電子ファイルをファクシミリサーバ102が参照可能な共通の格納フォルダに格納するとともに、ユーザから受け付けた認証情報が含まれる属性データとを格納フォルダに格納する。このような格納フォルダはファクシミリサーバ102以外のサーバに設けてもよいし、ファクシミリサーバ102上に設けてもよい。
図5は、本発明の実施形態におけるファクシミリサーバ102と認証サーバ101とで行われる、電子ファイルをファクシミリ送信するとともに、サーバ上でフォルダ管理する際の流れを説明するフローチャートである。
図5のフローチャートに示す処理は、ファクシミリサーバ102のCPU201及び認証サーバ101のCPU201が記憶されている制御プログラムを読み出して実行することにより実現される。
S501では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、複合機300によって格納フォルダに電子ファイルが格納されたかを判断する。
S501で電子ファイルが格納フォルダに格納されたと判断すると、S502では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、格納フォルダから複合機300で生成された電子ファイルを取得する。
S503では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、取得した電子ファイルのファイル名、またはファイル名をキーとするデータベース検索、または格納フォルダ自体に定義された情報をもとにファクシミリ送信先の宛先決定処理を行う。図8は、S503の宛先決定処理の一例を説明するためのフローチャートである。
S801では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、S502で電子ファイルを取得した格納フォルダの宛先指定方法を確認する。電子ファイル名から特定されるFAX番号を宛先とする場合には、S802に進み取得した電子ファイル名から宛先を決定する。格納フォルダに紐づけられたFAX番号を宛先にとする場合には、S807に進み格納フォルダに紐づけたFAX番号を宛先に決定する。そして、電話帳のFAX番号を宛先とする場合には、S803に進み電子ファイルを取得した格納フォルダに対応する電話帳検索文字列を取得する。そして、S804では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、電話帳に管理されている特定フィールド内で、取得した電話帳検索文字列を用いて検索を行う。S805では、電話帳に一致する電話帳検索文字列が登録されているかを判断する。一致する電話帳文字列が電話帳に登録されている場合には一致する連絡先が電話帳にあるとして、S806で電話帳検索用文字列が一致する電話帳に登録されたFAX番号を宛先に決定する。一方、S805で一致する電話帳文字列が電話帳に登録されていない場合には、宛先未定として処理を終了する。
以上のような処理によりファクシミリ番号を決定する宛先決定処理がおこなわれる。
図5に戻り説明を続ける。S504では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、S502で取得した電子ファイルをファクシミリサーバ102内で管理しているFAX送信画像形式に変換し、別ファイルとして保存する。具体的には、TIFE形式の画像に変換することができる。
S505では、電子ファイルを取得した格納フォルダから、その電子ファイルとともにS408で格納された属性データを取得し、当該属性データからユーザが複合機300への認証を行う際に用いた認証情報を取得する。
S506では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、ファクシミリサーバ102のメモリ内に格納されている図7(a)に示す認証テーブルにS505で取得した認証情報があるかどうかを判断する。
図7(a)に示す認証テーブルには姓701、名702、ユーザフォルダ706に加え、情報処理装置103からのログイン認証の際に用いるログインID703、パスワード704、さらに複合機300からの認証の際に用いる認証情報705が記憶されており、1つのユーザフォルダに対して、情報処理装置103からのデータと、複合機300からのデータとが紐づくように設けられている。なお、図7(a)に示す認証テーブルは一例にすぎず、1つのユーザフォルダに対して、情報処理装置103からのデータと、複合機300からのデータとが紐づけば、他の形態であってもよい。
S506において具体的には、このような認証テーブルを参照して複合機300から取得した認証情報705が記憶されているかどうかを判断する。
S506においてテーブルに認証情報705があった場合には、S507において、ファクシミリサーバ102のCPU201は、認証テーブルから認証情報705に対応するファクシミリサーバ102のユーザフォルダ706を特定する。
S508では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、S504でFAX送信画像形式に変換された送信画像及び宛先情報を含む情報を送信FAXデータとして、S507で特定したユーザフォルダ706の送信フォルダ(管理フォルダ)に登録する。
S510では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、MODEM209を介してS503で決定した宛先に対して回線が空き次第ファクシミリ送信を行う。
S511では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、ユーザフォルダ706の送信FAXデータのステータスを、S510で行ったファクシミリ送信処理の送信結果を反映する処理を行う。具体的には、ファクシミリ送信が『エラー終了』、『保留』、『送信成功』等の状況が反映される。
一方、S506においてテーブルに認証情報705がない場合には、S512において、S504でFAX送信画像形式に変換された送信画像及び宛先情報を含む情報を送信FAXデータとして、匿名ユーザフォルダの送信フォルダに登録する。
S513では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、MODEM209を介してS503で決定した宛先に対して回線が空き次第ファクシミリ送信を行う。
S514では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、匿名ユーザフォルダの送信FAXデータのステータスを、S513で行ったファクシミリ送信処理の送信結果を反映する処理を行う。具体的には、ファクシミリ送信が『エラー終了』、『保留』、『送信成功』等の状況が反映される。
S515では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、認証情報に対応するメールアドレスの取得要求を認証サーバ101に対して行う。
S516では、認証サーバ101のCPU201は、図7(b)に示すような認証サーバ101のメモリ内のメールアドレステーブルを参照し、認証情報に対応するメールアドレスを特定する処理を行う。
図7(b)は、認証サーバ101のメモリ内に記憶されている認証情報とメールアドレスとを対応付けるメールアドレステーブルの一例であり、姓711、名712、認証情報713、メールアドレス714とが記憶されている。本実施形態においては、メールアドレステーブルが認証サーバ101に設けられている例を用いて説明を行うが、このテーブルは他のサーバやファクシミリサーバ102上に設けられていてもよい。
S517では、認証サーバ101のCPU201は、S516で特定した結果をファクシミリサーバ102に対して通知する。すなわち、特定できた場合には認証情報に対応するメールアドレスをファクシミリサーバ102に対して通知し、特定できなかった場合にはその旨を通知する。
S518では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、認証サーバ101から通知された結果をもとに認証情報に対するメールアドレスを取得できたどうかを判断する。
S518でメールアドレスが取得できたと判断された場合には、S519に進み、ファクシミリサーバ102のCPU201は、ファクシミリ送信結果を取得したメールアドレスにメール通知する。一方、S518でメールアドレスが取得できなかったと判断された場合には、S520に進み、ファクシミリサーバ102のCPU201は、ファクシミリ送信結果をメーリングリスト等の予め決定された所定のメールアドレスに対してメール通知する。
図6(a)は、情報処理装置103等からファクシミリサーバ102にアクセスして表示される画面601の一例である。この画面のユーザフォルダの送信FAXフォルダ602を選択すると、当該フォルダに対応づけて登録されている送信FAXデータの状況が識別可能に表示される(表示制御)。ここには送信結果を確認するための情報603、FAX番号604、送信要求/受信完了時間605等が記憶されている。情報603に表示されているアイコンの状態によりユーザは送信結果を確認することができる。例えば送信FAXデータ606のチェックアイコン607は、『送信成功』したことを示している。
また、このフォルダには複合機300を介して送信する送信FAXデータのみならず、後述する情報処理装置103から送信されたデータも登録されている。このようにユーザごとに送信FAXフォルダを設け、当該フォルダ内で送信FAXデータの送信結果を管理しておくことにより、同一のユーザに対応するファクシミリ送信履歴を共通のフォルダで一元管理することができ、ユーザは容易に自己の送信FAXデータの送信状況を把握することができる。
図6(b)は、S519やS520で送信されるファクシミリ送信結果をユーザに対して通知するメール610の一例である。メールアドレスが特定された場合には、送信先として特定されたメールが宛先612に設定され、S514で反映された送信結果がステータス614として記載される。
また、メール610には、ファクシミリ送信したデータ自体を添付613される。このように複合機300からスキャンした電子ファイルをファクシミリ送信する際に、認証情報に対応するユーザフォルダが無く、匿名ユーザフォルダに送信FAXデータが格納された場合に、当該ユーザに対して送信結果及び送信内容をメール送信することにより、ユーザが容易にファクシミリ送信状態を確認することができる。
次に、図9を用いて情報処理装置103にて登録されるデータと宛先に対してファクシミリ送信する際の流れを詳細に説明する。図9は、本発明の実施形態における情報処理装置103とファクシミリサーバ102とで行われる、情報処理装置103から送信したデータをファクシミリサーバ102からファクシミリ送信する流れを説明するフローチャートである。
図9のフローチャートに示す処理は、情報処理装置103のCPU201及びファクシミリサーバ102のCPU201が記憶されている制御プログラムを読み出して実行することにより実現される。
S901では、情報処理装置103のCPU201は、ユーザからログイン情報を受け付けたかを判断する。ログイン情報を受け付けた場合には、S902に移行し、ファクシミリサーバ102に対してログイン情報の送信を行う。
S903では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、情報処理装置から受信したログイン情報を受け付け、S904においてログイン認証を行う。具体的には、図7(a)のような認証テーブルを参照し、受け付けたログインIDとパスワードが認証テーブルに登録されている情報と一致している情報があるかを確認し、一致している情報がある場合には、認証成功と判断する。一方、一致している情報が無い場合には認証NGと判断する。
そして、S905では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、S904のログイン認証の結果を情報処理装置に対して送信する。
S906では、情報処理装置103のCPU201は、ファクシミリサーバ102から受信した認証結果を用いて認証が成功したかどうかを判断する。
S906で認証が成功したと判断された場合には、S907に進み、ユーザに指定されたファクシミリ送信データと、宛先情報とをファクシミリサーバ102に対して送信する。一方S906で認証が成功しないと判断された場合には、ログイン情報受付状態に戻る。
S908では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、図7(a)に示すような認証テーブルを参照してログイン情報に対応するファクシミリサーバ102のユーザフォルダを特定する。
S909では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、S908で特定したユーザフォルダの送信フォルダに、送信画像及び宛先情報を含む情報を送信FAXデータとして登録する。
S910では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、MODEM209を介して情報処理装置103で指定された宛先に対して回線が空き次第ファクシミリ送信を行う。
S911では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、ユーザフォルダの送信FAXデータのステータスを、S910で行ったファクシミリ送信処理の送信結果を反映する処理を行う。具体的には、ファクシミリ送信が『エラー終了』、『保留』、『送信成功』等の状況が反映される。
このように送信状況を管理しておくことにより、ユーザは複合機300を介して作成したデータのファクシミリ送信履歴と、情報処理装置103から受信したデータのファクシミリ送信履歴とを、1つのフォルダ内を確認するだけで容易に状況把握することができる。
ここまで、本実施形態に用いられるファクシミリサーバを介して、複合機300と情報処理装置103とから受信したデータのファクシミリ送信の管理について説明したが、本実施形態に係るファクシミリサーバ102では、送信情報のみならず受信情報も管理することができる。このように管理される受信情報としては、ファクシミリサーバ102のモデムを介したファクシミリデータのみならず、複合機300により受信したファクシミリデータも管理することができる。
図10乃至13を用いて、このような複合機300を介して受信したファクシミリデータをファクシミリサーバ102で管理する場合について参考までに説明する。
図10は、複合機300で行われる、複合機300で受信したファクシミリデータの電子ファイルをファクシミリサーバ102からもアクセスできる格納フォルダに格納する流れを説明するフローチャートである。図10のフローチャートに示す処理は、複合機300のCPU301及び認証サーバ101のCPU201が記憶されている制御プログラムを読み出して実行することにより実現される。
S1001では、複合機300のCPU301は、モデムを介して電話回線等からファクシミリを受信する。そしてS1002では、複合機300のCPU301は、ファクシミリを送信した相手先を固有に識別できる情報を取得し、相手先を特定する。具体的にはナンバーディスプレイやCSID(Called Subscriber Identification)を用いて特定することができる。
S1003では、複合機300のCPU301は、認証サーバ101またはファクシミリサーバ102などに記憶されている図13に示すような送信元情報1301(ファクシミリ番号)と認証情報1302との対応付がされている送信元テーブルを参照し、S1002で取得した送信元情報に対応する認証情報を特定する。図13に示す送信元テーブルには、送信元情報に紐づく担当者の認証情報が手議されており、これにより送信元情報を担当する社内担当者を紐づけることができる。なお、ここで特定される情報は認証情報のみならず直接フォルダを特定できるようにしてもよい。
S1004では、複合機300のCPU301は、受信したファクシミリデータから電子ファイルを生成する。
S1005では、複合機300のCPU301は、S1004で生成した電子ファイルをファクシミリサーバ102が参照可能な共通の格納フォルダに格納するとともに、S1004で特定した認証情報が含まれる属性データとを格納フォルダに格納する。
図11は、本発明の実施形態におけるファクシミリサーバ102及び認証サーバ101で行われる、電子ファイルをサーバ上でフォルダ管理する際の流れを説明するフローチャートである。
図11のフローチャートに示す処理は、ファクシミリサーバ102のCPU201及び認証サーバ101のCPU201が記憶されている制御プログラムを読み出して実行することにより実現される。
S1101は、
S1101では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、複合機300によって格納フォルダに電子ファイルが格納されたかを判断する。
S1101で電子ファイルが格納フォルダに格納されたと判断すると、S1102では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、格納フォルダから複合機300で生成された電子ファイルを取得する。
S1103では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、S1102で取得した電子ファイルのファイル名またはファイル名をキーとしたデータ検索、または格納フォルダ自体に定義された情報をもとに、受信FAXの会社名、担当者名等の負荷情報を特定する処理を行う。
S1104では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、S1102で取得した電子ファイルをファクシミリサーバ102内で管理しているFAX受信画像形式に変換し、別ファイルとして保存する。具体的には、TIFE形式の画像に変換することができる。
S1105では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、電子ファイルを取得した格納フォルダから、S1005で格納された認証情報を取得する。
S1106では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、ファクシミリサーバ102のメモリ内に格納されている図7(a)に示す認証テーブルにS1105で取得した認証情報があるかどうかを判断する。
S1106においてテーブルに認証情報705があった場合には、S1107において、ファクシミリサーバ102のCPU201は、認証テーブルから認証情報705に対応するファクシミリサーバ102のユーザフォルダ706を特定する。
S1108では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、S1104でFAX受信画像形式に変換された受信画像及び宛先情報を含む情報を受信FAXデータとして、S1107で特定したユーザフォルダ706の受信フォルダに登録する。
一方、S1106においてテーブルに認証情報705がない場合には、S1109において、S1104でFAX受信画像形式に変換された受信画像及び宛先情報を含む情報を受信FAXデータとして、匿名ユーザフォルダの受信フォルダに登録する。
S1110では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、認証情報に対応するメールアドレスの取得要求を認証サーバ101に対して行う。
S1111では、認証サーバ101のCPU201は、図7(b)に示すようなメモリ内のメールアドレステーブルを参照し、認証情報に対応するメールアドレスを特定する処理を行う。
S1112では、認証サーバ101のCPU201は、S1111で特定した結果をファクシミリサーバ102に対して通知する。すなわち、特定できた場合には認証情報に対応するメールアドレスをファクシミリサーバ102に対して通知し、特定できなかった場合にはその旨を通知する。
S1113では、ファクシミリサーバ102のCPU201は、認証サーバ101から通知された結果をもとに認証情報に対するメールアドレスを取得できたどうかを判断する。
S1113でメールアドレスが取得できたと判断された場合には、S1114に進み、ファクシミリサーバ102のCPU201は、ファクシミリ受信連絡を取得したメールアドレスにメール通知する。一方、S1113でメールアドレスが取得できなかったと判断された場合には、S1115に進み、ファクシミリサーバ102のCPU201は、ファクシミリ受信連絡をメーリングリストに対してメール通知する。
このようにステータスを管理しておくことにより、送信履歴のみならず、ユーザは複合機300を介して受信したファクシミリ受信履歴とファクシミリサーバ102により受信したファクシミリ受信履歴とを、1つのフォルダ内を確認するだけで容易に状況把握することができる。
図12(a)は、情報処理装置103等からファクシミリサーバ102にアクセスして表示される画面1201の一例である。この画面のユーザフォルダの受信FAXフォルダ1202を選択すると、当該フォルダに対応づけて登録されている受信FAXデータの状況が識別可能に表示される(表示制御)。ここには受信結果を確認するための情報1203、姓1204、名1205、送信要求/受信完了時間1206、送信完了/受信完了時間1207等が記憶されている。情報1203に表示されているアイコンの状態によりユーザは受信結果を確認することができる。例えば受信FAXデータ1208のチェックアイコン1209は、『受信成功』したことを示している。
また、このフォルダには複合機300を介して受信する受信FAXデータのみならず、ファクシミリサーバ102にて受信する受信FAXデータも登録されている。このようにユーザごとに受信FAXフォルダを設け、当該フォルダ内で受信FAXデータの受信結果を管理しておくことにより、同一のユーザに対応するファクシミリ受信履歴を共通のフォルダで一元管理することができ、ユーザは容易に自己の受信FAXデータのステータスを把握することができる。
図12(b)は、S1114やS1115で送信されるファクシミリ受信連絡をユーザに対して通知するメール1210の一例である。メールアドレスが特定された場合には、送信先として特定されたメールが宛先1212に設定され、新規受信したとする表記がステータス1214に記載される。
また、メール1210には、ファクシミリ受信したデータ自体を添付1213される。このように複合機300を介してファクシミリ受信する際に、認証情報に対応するユーザフォルダが無く匿名ユーザフォルダに受信FAXデータが格納された場合に、当該ユーザに対して受信結果及び受信内容をメール送信することにより、ユーザが容易にファクシミリ受信状態を確認することができる。
本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、1つの機器からなる装置に適用してもよい。
なお、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム或いは装置に直接、或いは遠隔から供給するものを含む。そして、そのシステム或いは装置の情報処理装置が前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合も本発明に含まれる。
したがって、本発明の機能処理を情報処理装置で実現するために、前記情報処理装置にインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、OSに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、MO、CD−ROM、CD−R、CD−RWなどがある。また、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ROM、DVD(DVD−ROM,DVD−R)などもある。
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、若しくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。
また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理を情報処理装置で実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるWWWサーバも、本発明に含まれるものである。
また、本発明のプログラムを暗号化してCD−ROM等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行して情報処理装置にインストールさせて実現することも可能である。
また、情報処理装置が、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他、そのプログラムの指示に基づき、情報処理装置上で稼動しているOSなどが、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、情報処理装置に挿入された機能拡張ボードや情報処理装置に接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPUなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
なお、前述した実施形態は、本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。即ち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。
101 認証サーバ
102 ファクシミリサーバ
103 複合機
104 情報処理装置

Claims (11)

  1. 複合機でスキャンすることで生成されたデータをファクシミリ送信するファクシミリ送信手段を備えるサーバ装置であって、
    ユーザごとに前記データを管理する管理フォルダと、前記複合機にログインするための第一の認証情報と、前記第一の認証情報に対応するユーザと同一のユーザの認証情報であって前記サーバ装置にログインするために情報処理装置を介して受け付ける第二の認証情報と、を対応付けて記憶する記憶手段と、
    複合機にログインするために入力を受け付けた前記第一の認証情報を当該複合機から取得する取得手段と、
    前記取得手段で取得された前記第一の認証情報に基づいて前記記憶手段で記憶された前記管理フォルダを特定する特定手段と、
    前記特定手段で特定された前記管理フォルダに対して、前記ファクシミリ送信手段による送信結果を示す情報を格納する格納手段と、
    を有することを特徴とするサーバ装置。
  2. 前記送信結果を示す情報は、前記ファクシミリ送信手段で送信したデータと当該データの送信結果を示す情報とを含むことを特徴とする請求項1に記載のサーバ装置。
  3. 前記サーバ装置は、外部の記憶装置と接続可能であり、前記第一の認証情報に対応付けられたメールアドレスを前記外部の記憶装置から取得可能であって、
    前記サーバ装置は、前記取得手段で取得された前記第一の認証情報に対応する管理フォルダを特定することができない場合に、前記取得手段で取得された前記第一の認証情報に対応するメールアドレスを取得し、当該メールアドレスに対して、メールを送信するメール送信手段と、を更に有することを特徴とする請求項1または2に記載のサーバ装置。
  4. 前記記憶手段で記憶している認証情報から前記取得手段で取得した前記第一の認証情報に対応するメールアドレスを取得することができなかった場合には、前記メール送信手段は、所定のメールアドレスに対して、メールを送信することを特徴とする請求項3に記載のサーバ装置。
  5. 前記メール送信手段は、前記ファクシミリ送信手段により送信されたデータを添付してメールを送信することを特徴とする請求項3または4に記載のサーバ装置。
  6. 前記サーバ装置は、前記格納手段で格納された当該データの送信結果を示す情報に基づいて、前記ファクシミリ送信手段によるファクシミリ送信結果を前記情報処理装置で識別可能に表示させるよう制御する表示制御手段を更に有することを特徴とする請求項1乃至5のいずれか1項に記載のサーバ装置。
  7. 前記表示制御手段は、前記第二の認証情報に基づいて前記サーバ装置に対するログインを受け付けると、前記第二の認証情報に対応づいた格納フォルダに格納された当該データの前記ファクシミリ送信結果を識別可能に表示させるよう制御することを特徴とする請求項6に記載のサーバ装置。
  8. 複合機でスキャンすることで生成されたデータをファクシミリ送信するファクシミリ送信手段と、ユーザごとに前記データを管理する管理フォルダと前記複合機にログインするための第一の認証情報と前記第一の認証情報に対応するユーザと同一のユーザの認証情報であってサーバ装置にログインするために情報処理装置を介して受け付ける第二の認証情報と対応付けて記憶する記憶手段と、を備える前記サーバ装置の制御方法であって、
    複合機にログインするために入力を受け付けた前記第一の認証情報を当該複合機から取得する取得工程と、
    前記取得工程で取得された前記第一の認証情報に基づいて前記記憶手段で記憶された前記管理フォルダを特定する特定工程と、
    前記特定工程で特定された前記管理フォルダに対して、前記ファクシミリ送信手段による送信結果を示す情報を格納する格納工程と、
    含むことを特徴とするサーバ装置の制御方法。
  9. コンピュータを、請求項1乃至7の何れか1項に記載のサーバ装置の各手段として機能させるためのプログラム。
  10. 複合機と、前記複合機でスキャンすることで生成されたデータをファクシミリ送信するファクシミリ送信手段を備えるサーバ装置とを含むファクシミリシステムであって、
    ユーザごとに前記データを管理する管理フォルダと、前記複合機にログインするための第一の認証情報と、前記第一の認証情報に対応するユーザと同一のユーザの認証情報であって前記サーバ装置にログインするために情報処理装置を介して受け付ける第二の認証情報と、を対応付けて記憶する記憶手段と、
    複合機にログインするために入力を受け付けた前記第一の認証情報を当該複合機から取得する取得手段と、
    前記取得手段で取得された前記第一の認証情報に基づいて前記記憶手段で記憶された前記管理フォルダを特定する特定手段と、
    前記特定手段で特定された前記管理フォルダに対して、前記ファクシミリ送信手段による送信結果を示す情報を格納する格納手段と、
    を有することを特徴とするファクシミリシステム。
  11. 複合機でスキャンすることで生成されたデータをファクシミリ送信するファクシミリ送信手段と、ユーザごとに前記データを管理する管理フォルダと前記複合機にログインするための第一の認証情報と前記第一の認証情報に対応するユーザと同一のユーザの認証情報であってサーバ装置にログインするために情報処理装置を介して受け付ける第二の認証情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、を備える前記サーバ装置及び前記複合機を含むファクシミリシステムの制御方法であって、
    複合機にログインするために入力を受け付けた前記第一の認証情報を当該複合機から取得する取得工程と、
    前記取得工程で取得された前記第一の認証情報に基づいて前記記憶手段で記憶された前記管理フォルダを特定する特定工程と、
    前記特定工程で特定された前記管理フォルダに対して、前記ファクシミリ送信手段による送信結果を示す情報を格納する格納工程と、
    含むことを特徴とするファクシミリシステムの制御方法。
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