JP2016031692A - スケジュール管理装置、スケジュール管理プログラムおよびスケジュール管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 利便性を向上することができるスケジュール管理装置、スケジュール管理プログラムおよびスケジュール管理方法を提供する。
【解決手段】 利用者のタスクの時期を示すスケジュールの登録の要求とともに、スケジュールの対象のタスクのための画像形成装置の使用の予約を示す装置予約の登録の要求を受け付け（Ｓ１０７）、Ｓ１０７において登録の要求が受け付けられたスケジュールを登録して管理し（Ｓ１０６）、Ｓ１０７において登録の要求が受け付けられた装置予約を登録して管理する（Ｓ１１３）スケジュール管理装置は、Ｓ１０７において登録の要求が受け付けられた新たな装置予約と、管理中の他の装置予約との時期が重なることによって、新たな装置予約において画像形成装置が使用されることができない状況になる場合に（Ｓ１１０でＹＥＳ）、新たな装置予約の変更の要求を通知する（Ｓ１１１）ことを特徴とする。
【選択図】 図６

Description

本発明は、利用者のタスクの時期を示すスケジュールを管理するスケジュール管理装置、スケジュール管理プログラムおよびスケジュール管理方法に関する。

従来、利用者の会議、客先訪問、稟議処理などのタスクの時期を示すスケジュールを管理する技術が知られている。

また、従来、画像形成装置の使用の予約を示す装置予約を管理する技術が知られている（特許文献１参照。）。

特開２００４−１７８０１９号公報

利用者のタスクには、画像形成装置を使用するものが存在する。例えば、会議の前には、会議において配布するための資料の作成のために画像形成装置を使用する場合がある。また、客先を訪問する前にも、客先において配布するための資料の作成のために画像形成装置を使用する場合がある。

しかしながら、従来の技術においては、スケジュールの登録の要求と、装置予約の登録の要求とを利用者が別々のシステムにそれぞれ実行する必要があるので、利用者にとって煩雑であるという問題がある。

そこで、本発明は、利便性を向上することができるスケジュール管理装置、スケジュール管理プログラムおよびスケジュール管理方法を提供することを目的とする。

本発明のスケジュール管理装置は、利用者のタスクの時期を示すスケジュールの登録の要求とともに、スケジュールの対象のタスクのための画像形成装置の使用の予約を示す装置予約の登録の要求を受け付ける登録要求受付手段と、前記登録要求受付手段によって登録の要求が受け付けられたスケジュールを登録して管理するスケジュール管理手段と、前記登録要求受付手段によって登録の要求が受け付けられた装置予約を登録して管理する装置予約管理手段とを備え、前記装置予約管理手段は、前記登録要求受付手段によって登録の要求が受け付けられた新たな装置予約と、管理中の他の装置予約との時期が重なることによって、前記新たな装置予約において画像形成装置が使用されることができない状況になる場合に、前記新たな装置予約の変更の要求を通知することを特徴とする。

この構成により、本発明のスケジュール管理装置は、利用者のタスクの時期を示すスケジュールの登録の要求と、スケジュールの対象のタスクのための画像形成装置の使用の予約を示す装置予約の登録の要求とを利用者に同時に実行させるので、利便性を向上することができる。

また、本発明のスケジュール管理装置において、前記登録要求受付手段は、スケジュールを時期の基準として装置予約の登録の要求を受け付けても良い。

この構成により、本発明のスケジュール管理装置は、スケジュールを時期の基準として装置予約の登録の要求を受け付けるので、スケジュールを時期の基準とせずに装置予約の登録の要求を受け付ける構成と比較して、装置予約を容易化することができる。

また、本発明のスケジュール管理装置において、前記装置予約管理手段は、管理中の装置予約に応じた画像形成装置の使用のみを許可しても良い。

この構成により、本発明のスケジュール管理装置は、装置予約に応じていない画像形成装置の使用を禁止するので、利用者による装置予約に応じた画像形成装置の使用の機会が、装置予約に応じていない画像形成装置の使用によって妨げられることを抑えることができる。

また、本発明のスケジュール管理装置において、前記装置予約管理手段は、前記登録要求受付手段によって登録の要求が受け付けられた装置予約に対する管理者による承認を受け付け、管理者による承認が受け付けられた装置予約に応じた画像形成装置の使用のみを許可しても良い。

この構成により、本発明のスケジュール管理装置は、管理者による承認が受け付けられていない画像形成装置の使用を禁止するので、利用者による装置予約に応じた画像形成装置の使用の機会が、管理者による承認が受け付けられていない画像形成装置の使用によって妨げられることを抑えることができる。

また、本発明のスケジュール管理装置において、前記装置予約管理手段は、画像形成装置の予定の使用状況が特定の程度以上である時期を管理中の装置予約に基づいて判断し、判断した時期を通知しても良い。

この構成により、本発明のスケジュール管理装置は、画像形成装置の使用が集中する時期を利用者に認識させることができるので、新たに装置予約の登録を要求する利用者にとっての利便性を向上することができる。

また、本発明のスケジュール管理装置において、前記装置予約管理手段は、時期毎の画像形成装置の予定の使用状況を管理中の装置予約に基づいて判断し、判断した使用状況を通知しても良い。

この構成により、本発明のスケジュール管理装置は、時期毎の画像形成装置の予定の使用状況を利用者に認識させることができるので、新たに装置予約の登録を要求する利用者にとっての利便性を向上することができる。

本発明のスケジュール管理プログラムは、利用者のタスクの時期を示すスケジュールの登録の要求とともに、スケジュールの対象のタスクのための画像形成装置の使用の予約を示す装置予約の登録の要求を受け付ける登録要求受付手段、前記登録要求受付手段によって登録の要求が受け付けられたスケジュールを登録して管理するスケジュール管理手段、および、前記登録要求受付手段によって登録の要求が受け付けられた装置予約を登録して管理する装置予約管理手段としてコンピューターを機能させ、前記装置予約管理手段は、前記登録要求受付手段によって登録の要求が受け付けられた新たな装置予約と、管理中の他の装置予約との時期が重なることによって、前記新たな装置予約において画像形成装置が使用されることができない状況になる場合に、前記新たな装置予約の変更の要求を通知することを特徴とする。

この構成により、本発明のスケジュール管理プログラムは、利用者のタスクの時期を示すスケジュールの登録の要求と、スケジュールの対象のタスクのための画像形成装置の使用の予約を示す装置予約の登録の要求とを利用者に同時に実行させるので、利便性を向上することができる。

本発明のスケジュール管理方法は、利用者のタスクの時期を示すスケジュールの登録の要求とともに、スケジュールの対象のタスクのための画像形成装置の使用の予約を示す装置予約の登録の要求を受け付ける登録要求受付ステップと、前記登録要求受付ステップによって登録の要求が受け付けられたスケジュールを登録して管理するスケジュール管理ステップと、前記登録要求受付ステップによって登録の要求が受け付けられた装置予約を登録して管理する装置予約管理ステップとを備え、前記装置予約管理ステップは、前記登録要求受付ステップによって登録の要求が受け付けられた新たな装置予約と、管理中の他の装置予約との時期が重なることによって、前記新たな装置予約において画像形成装置が使用されることができない状況になる場合に、前記新たな装置予約の変更の要求を通知することを特徴とする。

この構成により、本発明のスケジュール管理方法は、利用者のタスクの時期を示すスケジュールの登録の要求と、スケジュールの対象のタスクのための画像形成装置の使用の予約を示す装置予約の登録の要求とを利用者に同時に実行させるので、利便性を向上することができる。

本発明のスケジュール管理装置、スケジュール管理プログラムおよびスケジュール管理方法は、利便性を向上することができる。

本発明の一実施の形態に係るスケジュール管理システムのブロック図である。 図１に示すスケジュール管理装置のブロック図である。 図２に示すスケジュールデータベースの一例を示す図である。 図２に示す装置予約データベースの一例を示す図である。 図２に示すシステム設定情報の一例を示す図である。 タスクを登録する場合の図２に示すスケジュール管理装置の動作のフローチャートである。 図１に示す利用者用端末によって表示されるスケジュール登録要求画面の一例を示す図である。 管理者によって装置予約が承認される場合の図２に示すスケジュール管理装置の動作のフローチャートである。 ＭＦＰの使用が集中することを通知する場合の図２に示すスケジュール管理装置の動作のフローチャートである。 ＭＦＰの予定の使用状況を定期的に通知する場合の図２に示すスケジュール管理装置の動作のフローチャートである。 ＭＦＰの使用を許可する場合の図２に示すスケジュール管理装置の動作のフローチャートである。

以下、本発明の一実施の形態について、図面を用いて説明する。

まず、本実施の形態に係るスケジュール管理システム１０の構成について説明する。

図１は、本実施の形態に係るスケジュール管理システム１０のブロック図である。

図１に示すように、スケジュール管理システム１０は、利用者のタスクの時期を示すスケジュールを管理するスケジュール管理装置２０と、利用者によって使用されるＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）などの利用者用端末３０を含む複数の利用者用端末と、管理者によって使用されるＰＣなどの管理者用端末４０と、画像形成装置としてのＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）５０を含む複数のＭＦＰとを備えている。スケジュール管理装置２０と、利用者用端末３０を含む複数の利用者用端末と、管理者用端末４０と、ＭＦＰ５０を含む複数のＭＦＰとは、インターネットなどのネットワーク１１を介して互いに通信可能に接続されている。

図２は、スケジュール管理装置２０のブロック図である。

図２に示すように、スケジュール管理装置２０は、種々の操作が入力されるマウスやキーボードなどの入力デバイスである操作部２１と、種々の情報を表示するＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）などの表示デバイスである表示部２２と、ネットワーク１１（図１参照。）経由で外部の装置と通信を行うネットワーク通信デバイスであるネットワーク通信部２３と、プログラムおよび各種のデータを記憶しているＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）などの不揮発性の記憶デバイスである記憶部２４と、スケジュール管理装置２０全体を制御する制御部２５とを備えている。スケジュール管理装置２０は、例えばＰＣなどのコンピューターによって構成されている。

記憶部２４は、スケジュールを管理するためのスケジュール管理プログラム２４ａを記憶している。スケジュール管理プログラム２４ａは、スケジュール管理装置２０の製造段階でスケジュール管理装置２０にインストールされていても良いし、ＣＤ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｋ）、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ）、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）メモリーなどの記憶媒体からスケジュール管理装置２０に追加でインストールされても良いし、ネットワーク１１上からスケジュール管理装置２０に追加でインストールされても良い。

また、記憶部２４は、スケジュールが登録されるスケジュールデータベース２４ｂを記憶することができる。

図３は、スケジュールデータベース２４ｂの一例を示す図である。

図３に示すように、スケジュールデータベース２４ｂには、利用者毎にスケジュールが登録されている。図３において、「会議」は、会議を行うタスクである。「資料作成」は、資料を作成するタスクである。「出張費精算」は、出張費を精算するタスクである。「客先訪問」は、客先を訪問するタスクである。「稟議処理」は、稟議を行うタスクである。図３に示すように、例えば、利用者「佐藤 清」の２０１４年７月３１日９：００〜１１：００のスケジュールは、「会議」である。

図２に示すように、記憶部２４は、スケジュールの対象のタスクのためのＭＦＰの使用の予約を示す装置予約が登録される装置予約データベース２４ｃを記憶することができる。

図４は、装置予約データベース２４ｃの一例を示す図である。

図４に示すように、装置予約データベース２４ｃには、「予約日時」と、「利用者名」と、「ＭＦＰにおいて使用される機能」と、「ＭＦＰにおいて使用される分量」と、管理者による承認済みか否かの情報とが登録されている。図４において、「プリンター印刷」は、ＭＦＰの外部のＰＣなどのコンピューターから入力された印刷データに基づいてＭＦＰの図示していないプリンターによって用紙などの記録媒体に印刷する機能である。「コピー」は、ＭＦＰの図示していないスキャナーによって原稿から読み取った画像データに基づいてＭＦＰの図示していないプリンターによって用紙などの記録媒体に印刷する機能である。「スキャン」は、ＭＦＰの図示していないスキャナーによって原稿から画像データを読み取る機能である。図４に示すように、例えば、利用者「佐藤 清」の２０１４年７月３１日８：００〜８：３０の予約は、ＭＦＰによる４０枚のプリンター印刷、および、ＭＦＰによる１００枚のコピーであり、管理者による承認が有る。

図２に示すように、記憶部２４は、装置予約のために事前に設定されている情報を示すシステム設定情報２４ｄを記憶することができる。

図５は、システム設定情報２４ｄの一例を示す図である。

図５に示すように、システム設定情報２４ｄには、タスクの種類と、タスクのために使用可能なＭＦＰの機能と、タスクの時期に対する装置予約の開始時期のデフォルト設定と、装置予約の分量のデフォルト設定とが含まれている。図５に示すように、例えば、タスク「会議」には、ＭＦＰの機能として「プリンター印刷」および「コピー」が使用可能であり、タスクの時期に対する装置予約の開始時期として「タスクの開始時間の６０分前」がデフォルトで設定されており、装置予約の分量として「５０枚のプリンター印刷」および「５００枚のコピー」がデフォルトで設定されている。

なお、システム設定情報２４ｄは、例えば、スケジュール管理装置２０の操作部２１を介して、または、管理者用端末４０からネットワーク１１を介して、管理者によって指定されることが可能である。

図２に示す制御部２５は、例えば、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）と、プログラムおよび各種のデータを記憶しているＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）と、ＣＰＵの作業領域として用いられるＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）とを備えている。ＣＰＵは、ＲＯＭまたは記憶部２４に記憶されているプログラムを実行することができる。

制御部２５は、記憶部２４に記憶されているスケジュール管理プログラム２４ａを実行することによって、スケジュールの登録の要求とともに装置予約の登録の要求を受け付ける登録要求受付手段２５ａ、登録要求受付手段２５ａによって登録の要求が受け付けられたスケジュールを登録して管理するスケジュール管理手段２５ｂ、および、登録要求受付手段２５ａによって登録の要求が受け付けられた装置予約を登録して管理する装置予約管理手段２５ｃとして機能する。

次に、スケジュール管理システム１０の動作について説明する。

まず、タスクが登録される場合のスケジュール管理システム１０の動作について説明する。

スケジュール管理装置２０の制御部２５は、利用者用端末からスケジュールの登録の処理の開始の指示が送信されてくると、送信されてきた指示をネットワーク通信部２３を介して受信して、図６に示す動作を実行する。

図６は、タスクを登録する場合のスケジュール管理装置２０の動作のフローチャートである。

図６に示すように、スケジュール管理装置２０の登録要求受付手段２５ａは、スケジュールの登録を要求するためのスケジュール登録要求画面の情報をネットワーク通信部２３を介して利用者用端末に送信する（Ｓ１０１）。

利用者用端末は、スケジュール管理装置２０からスケジュール登録要求画面の情報を受信すると、受信したスケジュール登録要求画面の情報に基づいて、図７に示すようなスケジュール登録要求画面６０を表示する。

図７は、利用者用端末によって表示されるスケジュール登録要求画面６０の一例を示す図である。

図７に示すスケジュール登録要求画面６０は、利用者名を入力するためのテキストボックス６１と、テキストボックス６１に利用者名が入力された利用者のパスワードを入力するためのテキストボックス６２と、タスクの種類を選択するためのドロップダウンリスト６３と、ドロップダウンリスト６３において選択されたタスクの開始時間を選択するためのドロップダウンリスト６４ａ、６４ｂ、６４ｃ、６４ｄおよび６４ｅと、ドロップダウンリスト６３において選択されたタスクの終了時間を選択するためのドロップダウンリスト６５ａ、６５ｂ、６５ｃ、６５ｄおよび６５ｅと、ドロップダウンリスト６３において選択されたタスクのための装置予約を実行するか否かを選択するためのチェックボックス６６と、ドロップダウンリスト６４ａ〜６４ｅおよびドロップダウンリスト６５ａ〜６５ｅにおいて選択されたタスクの時期に対する装置予約の開始時期を選択するためのドロップダウンリスト６７ａおよび６７ｂと、ドロップダウンリスト６３において選択されたタスクのために使用されるＭＦＰの機能「プリンター印刷」の分量を選択するためのドロップダウンリスト６８と、ドロップダウンリスト６３において選択されたタスクのために使用されるＭＦＰの機能「コピー」の分量を選択するためのドロップダウンリスト６９と、ドロップダウンリスト６３において選択されたタスクのために使用されるＭＦＰの機能「スキャン」の分量を選択するためのドロップダウンリスト７０と、スケジュールの登録を要求するためのＯＫボタン７１と、スケジュールの登録の要求を中止するためのＣａｎｃｅｌボタン７２とを含んでいる。

ドロップダウンリスト６３は、初期状態において「選択無し」が選択されているが、システム設定情報２４ｄにおいて設定されているタスクの種類が選択可能である。

ドロップダウンリスト６７ａおよび６７ｂと、ドロップダウンリスト６８〜７０とは、チェックボックス６６がチェックされている場合にのみ、利用者によって操作可能である。

ドロップダウンリスト６７ａは、「タスクの開始前」、「タスクの開始後」および「タスクの終了後」が選択可能である。すなわち、ドロップダウンリスト６７ａおよび６７ｂは、タスクの開始時間の何分前から装置予約を開始するか、タスクの開始時間の何分後から装置予約を開始するか、または、タスクの終了時間の何分後から装置予約を開始するかが設定されることが可能である。ドロップダウンリスト６７ａおよび６７ｂは、チェックボックス６６がチェックされた時点、または、チェックボックス６６がチェックされている状態でドロップダウンリスト６３における選択が変更された時点で、ドロップダウンリスト６３において選択されているタスクに対するシステム設定情報２４ｄにおける「タスクの時期に対する装置予約の開始時期のデフォルト設定」が反映される。

ドロップダウンリスト６８〜７０は、ドロップダウンリスト６３において選択されたタスクの種類に対してシステム設定情報２４ｄにおいて設定されているＭＦＰの機能に対するドロップダウンリストのみ、利用者によって操作可能である。ドロップダウンリスト６８〜７０は、チェックボックス６６がチェックされた時点、または、チェックボックス６６がチェックされている状態でドロップダウンリスト６３における選択が変更された時点で、ドロップダウンリスト６３において選択されているタスクに対するシステム設定情報２４ｄにおける装置予約の分量のデフォルト設定が反映される。

利用者用端末は、図示していない操作部を介してスケジュール登録要求画面６０の各項目が指定されてＯＫボタン７１が押されると、スケジュール登録要求画面６０のテキストボックス６１および６２と、ドロップダウンリスト６３、６４ａ〜６４ｅおよび６５ａ〜６５ｅとによって指定されているスケジュールの登録の要求をスケジュール管理装置２０に送信する。ここで、スケジュール登録要求画面６０のチェックボックス６６がチェックされている場合には、利用者用端末は、スケジュール登録要求画面６０のドロップダウンリスト６７ａ、６７ｂおよび６８〜７０によって指定されている装置予約の登録の要求も、スケジュールの登録の要求とともにスケジュール管理装置２０に送信する。

図６に示すように、スケジュール管理装置２０の登録要求受付手段２５ａは、利用者用端末からスケジュールの登録の要求が送信されてきたと判断するまで、利用者用端末からスケジュールの登録の要求が送信されてきたか否かを判断する（Ｓ１０２）。

登録要求受付手段２５ａは、スケジュールの登録の要求が送信されてきたとＳ１０２において判断すると、スケジュールの登録の要求とともに装置予約の登録の要求が送信されてきたか否かを判断する（Ｓ１０３）。

登録要求受付手段２５ａは、装置予約の登録の要求が送信されてきていないとＳ１０３において判断すると、利用者用端末から送信されてきたスケジュールの登録の要求を受け付ける（Ｓ１０４）。

次いで、スケジュール管理手段２５ｂは、Ｓ１０４において登録の要求が受け付けられたスケジュールに含まれる利用者名およびパスワードが事前に登録されているか否かを判断する（Ｓ１０５）。

スケジュール管理手段２５ｂは、登録されていないとＳ１０５において判断すると、図６に示す動作を終了する。

スケジュール管理手段２５ｂは、登録されているとＳ１０５において判断すると、Ｓ１０４において登録の要求が受け付けられたスケジュールをスケジュールデータベース２４ｂに登録して（Ｓ１０６）、図６に示す動作を終了する。

登録要求受付手段２５ａは、装置予約の登録の要求が送信されてきたとＳ１０３において判断すると、利用者用端末から送信されてきたスケジュールの登録の要求と、装置予約の登録の要求とを受け付ける（Ｓ１０７）。

次いで、スケジュール管理手段２５ｂは、Ｓ１０７において登録の要求が受け付けられたスケジュールに含まれる利用者名およびパスワードが事前に登録されているか否かを判断する（Ｓ１０８）。

スケジュール管理手段２５ｂは、登録されていないとＳ１０８において判断すると、図６に示す動作を終了する。

装置予約管理手段２５ｃは、登録されているとＳ１０８において判断されると、Ｓ１０７において登録の要求が受け付けられたスケジュールに含まれる「タスクの開始時間」または「タスクの終了時間」と、Ｓ１０７において登録の要求が受け付けられた装置予約に含まれる「装置予約の開始時期」と、Ｓ１０７において登録の要求が受け付けられた装置予約に含まれる「装置予約の分量」と、事前に設定されているＭＦＰの線速などの処理能力とに基づいて、Ｓ１０７において登録の要求が受け付けられた装置予約の時期を算出する（Ｓ１０９）。ここで、装置予約管理手段２５ｃは、「タスクの開始時間」または「タスクの終了時間」と、「装置予約の開始時期」とに基づいて、装置予約の開始時間を算出することができる。また、装置予約管理手段２５ｃは、「装置予約の分量」と、ＭＦＰの処理能力とに基づいて、装置予約の総時間を予測することができる。

なお、装置予約管理手段２５ｃは、Ｓ１０９における装置予約の時期の算出において、故障中やトナー切れなどの不具合によって使用が不可能になっているＭＦＰを除外する。例えば、装置予約管理手段２５ｃは、通常時で３台の使用が可能であるＭＦＰが２台のみ使用が可能である場合、複数のＭＦＰの全体の処理能力が通常時の２／３であるものとして、装置予約の時期を予測する。

装置予約管理手段２５ｃは、Ｓ１０９の処理が終了すると、Ｓ１０７において登録の要求が受け付けられてＳ１０９において時期が算出された新たな装置予約と、装置予約データベース２４ｃにおいて管理中の他の装置予約との時期が重なることによって、Ｓ１０７において登録の要求が受け付けられた新たな装置予約においてＭＦＰが使用されることができない状況になるか否かを判断する（Ｓ１１０）。

装置予約管理手段２５ｃは、新たな装置予約においてＭＦＰが使用されることができないとＳ１１０において判断すると、Ｓ１０７において登録の要求が受け付けられた新たな装置予約の変更の要求を利用者用端末に通知する（Ｓ１１１）。ここで、装置予約管理手段２５ｃは、Ｓ１０９において算出された装置予約の時期と、装置予約データベース２４ｃと、特定の規則とに基づいて、Ｓ１０９において算出された装置予約の時期に近い特定の時期の提案を利用者用端末に送信しても良い。

装置予約管理手段２５ｃは、Ｓ１１１の処理が終了すると、利用者用端末から返信があったと判断するまで、利用者用端末から返信があったか否かを判断する（Ｓ１１２）。ここで、返信は、スケジュール管理装置２０から提案した時期を受け入れるという内容であっても良いし、新たな時期の指定であっても良い。

装置予約管理手段２５ｃは、利用者用端末から返信があったとＳ１１２において判断すると、利用者用端末からの返信に応じた新たな「装置予約の時期」に基づいて、新たな装置予約においてＭＦＰが使用されることができないか否かを判断する（Ｓ１１０）。

装置予約管理手段２５ｃは、新たな装置予約においてＭＦＰが使用されることができるとＳ１１０において判断すると、Ｓ１０７において登録の要求が受け付けられた新たな装置予約（Ｓ１０７において登録の要求が受け付けられた後で時期が変更された場合には、変更後の装置予約）を装置予約データベース２４ｃに登録する（Ｓ１１３）。なお、装置予約管理手段２５ｃは、装置予約を装置予約データベース２４ｃに登録する場合に、登録する装置予約に対する「管理者による承認済みか否かの情報」を「無」にする。

スケジュール管理手段２５ｂは、Ｓ１１３の処理が終了すると、Ｓ１０７において登録の要求が受け付けられたスケジュールをスケジュールデータベース２４ｂに登録して（Ｓ１０６）、図６に示す動作を終了する。

次に、管理者によって装置予約が承認される場合のスケジュール管理システム１０の動作について説明する。

スケジュール管理装置２０の制御部２５は、装置予約データベース２４ｃに新たな装置予約が登録されると、図８に示す動作を実行する。

図８は、管理者によってタスクが承認される場合のスケジュール管理装置２０の動作のフローチャートである。

図８に示すように、スケジュール管理装置２０の装置予約管理手段２５ｃは、事前に設定されている管理者の電子メールアドレス宛てに、装置予約データベース２４ｃに新たに登録された装置予約（以下「新規登録予約」と言う。）に対する承認の依頼を電子メールによって送信する（Ｓ１３１）。

次いで、装置予約管理手段２５ｃは、新規登録予約に対する承認が入力されたと判断するまで、新規登録予約に対する承認が入力されたか否かを判断する（Ｓ１３２）。ここで、管理者は、管理者用端末４０を介してスケジュール管理装置２０にログインした後、新規登録予約の情報をスケジュール管理装置２０からネットワーク１１経由で受信して、受信した新規登録予約の内容を管理者用端末４０の図示していない表示部によって確認することができる。そして、管理者は、新規登録予約に対する承認を管理者用端末４０の図示していない操作部によってネットワーク１１経由でスケジュール管理装置２０に入力することができる。

装置予約管理手段２５ｃは、新規登録予約に対する承認が入力されたとＳ１３２において判断すると、新規登録予約に対する管理者による承認を受け付ける（Ｓ１３３）。

次いで、装置予約管理手段２５ｃは、装置予約データベース２４ｃにおける新規登録予約に対する「管理者による承認済みか否かの情報」を「無」から「有」に変更して（Ｓ１３４）、図８に示す動作を終了する。

次に、ＭＦＰの使用が集中することが通知される場合のスケジュール管理システム１０の動作について説明する。

スケジュール管理装置２０の制御部２５は、事前に設定されている時期に、図９に示す動作を実行する。

図９は、ＭＦＰの使用が集中することを通知する場合のスケジュール管理装置２０の動作のフローチャートである。

図９に示すように、スケジュール管理装置２０の装置予約管理手段２５ｃは、装置予約データベース２４ｃにおいて管理中の装置予約に基づいて、ＭＦＰの予定の使用状況が特定の程度以上である時期が存在するか否かを判断する（Ｓ１６１）。

装置予約管理手段２５ｃは、ＭＦＰの予定の使用状況が特定の程度以上である時期が存在しないとＳ１６１において判断すると、図９に示す動作を終了する。

装置予約管理手段２５ｃは、ＭＦＰの予定の使用状況が特定の程度以上である時期が存在するとＳ１６１において判断すると、ＭＦＰの利用者として事前に設定されている利用者の電子メールアドレス宛てに、ＭＦＰの予定の使用状況が特定の程度以上である時期を電子メールによって通知して（Ｓ１６２）、図９に示す動作を終了する。

次に、ＭＦＰの予定の使用状況が定期的に通知される場合のスケジュール管理システム１０の動作について説明する。

スケジュール管理装置２０の制御部２５は、利用者の就業開始時など、事前に設定されている時期に定期的に、図１０に示す動作を実行する。

図１０は、ＭＦＰの予定の使用状況を定期的に通知する場合のスケジュール管理装置２０の動作のフローチャートである。

図１０に示すように、スケジュール管理装置２０の装置予約管理手段２５ｃは、装置予約データベース２４ｃにおいて管理中の装置予約に基づいて、時期毎の画像形成装置の予定の使用状況を示す機器稼働予測情報を一定期間分（例えば、当日分）生成する（Ｓ２０１）。

次いで、装置予約管理手段２５ｃは、ＭＦＰの利用者として事前に設定されている利用者の電子メールアドレス宛てに、Ｓ２０１において生成した機器稼働予測情報を電子メールによって通知して（Ｓ２０２）、図１０に示す動作を終了する。

次に、利用者がＭＦＰを使用する場合のスケジュール管理システム１０の動作について説明する。

ＭＦＰは、利用者用端末を介してネットワーク１１経由で、または、ＭＦＰの図示していない操作部を介して、利用者がログインすると、ログインした利用者名をスケジュール管理装置２０にネットワーク１１経由で送信する。そして、スケジュール管理装置２０の制御部２５は、ＭＦＰから利用者名をネットワーク通信部２３を介して受信すると、図１１に示す動作を実行する。

図１１は、ＭＦＰの使用を許可する場合のスケジュール管理装置２０の動作のフローチャートである。

図１１に示すように、スケジュール管理装置２０の装置予約管理手段２５ｃは、ＭＦＰから受信した利用者名を含む現在時刻の装置予約（以下「対象の装置予約」と言う。）が装置予約データベース２４ｃに存在するか否かを判断する（Ｓ２３１）。

装置予約管理手段２５ｃは、対象の装置予約が装置予約データベース２４ｃに存在するとＳ２３１において判断すると、対象の装置予約に対して管理者によって承認されているか否かを判断する（Ｓ２３２）。ここで、装置予約管理手段２５ｃは、対象の装置予約に対する装置予約データベース２４ｃにおける「管理者による承認済みか否かの情報」が「有」である場合に、対象の装置予約に対して管理者によって承認されていると判断する。一方、装置予約管理手段２５ｃは、対象の装置予約に対する装置予約データベース２４ｃにおける「管理者による承認済みか否かの情報」が「無」である場合に、対象の装置予約に対して管理者によって承認されていないと判断する。

装置予約管理手段２５ｃは、対象の装置予約に対して管理者によって承認されているとＳ２３２において判断すると、対象の装置予約に対して装置予約データベース２４ｃにおいて設定されている「利用者名」の利用者に、対象の装置予約に対して装置予約データベース２４ｃにおいて設定されている「予約日時」、「ＭＦＰにおいて使用される機能」および「ＭＦＰにおいて使用される分量」の範囲内でのＭＦＰの使用を許可する旨の使用許可情報を、ネットワーク通信部２３を介してＭＦＰに返信して（Ｓ２３３）、図１１に示す動作を終了する。

装置予約管理手段２５ｃは、対象の装置予約が装置予約データベース２４ｃに存在しないとＳ２３１において判断するか、対象の装置予約に対して管理者によって承認されていないとＳ２３２において判断すると、ＭＦＰの使用を許可しない旨の使用不許可情報をネットワーク通信部２３を介してＭＦＰに返信して（Ｓ２３４）、図１１に示す動作を終了する。

したがって、ＭＦＰは、使用許可情報をスケジュール管理装置２０からネットワーク１１経由で受信した場合にのみ、使用許可情報に示す範囲内で、利用者に使用を許可することができる。

なお、スケジュール管理装置２０のスケジュール管理手段２５ｂは、スケジュールデータベース２４ｂに基づいて、タスクの開始時間前にタスクの開始時間を利用者に通知するアラームの機能など、利用者のスケジュールの管理のための種々の機能を、利用者用端末を介して利用者に提供することができる。

以上に説明したように、スケジュール管理装置２０は、利用者のタスクの時期を示すスケジュールの登録の要求と、スケジュールの対象のタスクのためのＭＦＰの使用の予約を示す装置予約の登録の要求とを利用者に同時に実行させる（スケジュール登録要求画面６０参照。）ので、利便性を向上することができる。すなわち、スケジュール管理装置２０によれば、利用者によるタスクの登録が装置予約も兼ねることになる。

例えば、会議において配布するための資料の作成のための会議前のＭＦＰの使用、客先において配布するための資料の作成のための客先訪問前のＭＦＰの使用、月末月初の特定の業務のためのＭＦＰの使用など、ＭＦＰの使用が特定のタスクに集中する場合がある。しかしながら、スケジュール管理装置２０は、ＭＦＰの使用を伴うタスクが集中している時期であっても、タスクの登録と、装置予約の登録とを同時に実行することによって、装置予約を調整してＭＦＰの効率的な運用を支援することができる。

スケジュール管理装置２０は、スケジュールを時期の基準として装置予約の登録の要求を受け付ける（スケジュール登録要求画面６０のドロップダウンリスト６７ａおよび６７ｂ参照。）ので、スケジュールを時期の基準とせずに装置予約の登録の要求を受け付ける構成と比較して、装置予約を容易化することができる。

スケジュール管理装置２０は、ＭＦＰの予定の使用状況が特定の程度以上である時期を通知する（Ｓ１６２）ので、ＭＦＰの使用が集中する時期を利用者に認識させることができる。したがって、スケジュール管理装置２０は、新たに装置予約の登録を要求する利用者にとっての利便性を向上することができる。

スケジュール管理装置２０は、時期毎のＭＦＰの予定の使用状況を通知する（Ｓ２０２）ので、時期毎のＭＦＰの予定の使用状況を利用者に認識させることができる。したがって、スケジュール管理装置２０は、新たに装置予約の登録を要求する利用者にとっての利便性を向上することができる。

スケジュール管理装置２０は、管理中の装置予約に応じたＭＦＰの使用のみを許可して（Ｓ２３１でＹＥＳおよびＳ２３３）、装置予約に応じていないＭＦＰの使用を禁止する（Ｓ２３１でＮＯおよびＳ２３４）ので、利用者による装置予約に応じたＭＦＰの使用の機会が、装置予約に応じていないＭＦＰの使用によって妨げられることを抑えることができる。

スケジュール管理装置２０は、管理者による承認が受け付けられた装置予約に応じたＭＦＰの使用のみを許可して（Ｓ２３１でＹＥＳ、Ｓ２３２でＹＥＳおよびＳ２３３）、管理者による承認が受け付けられていないＭＦＰの使用を禁止する（Ｓ２３２でＮＯおよびＳ２３４）ので、利用者による装置予約に応じたＭＦＰの使用の機会が、管理者による承認が受け付けられていないＭＦＰの使用によって妨げられることを抑えることができる。また、スケジュール管理装置２０は、管理者による承認が受け付けられていないＭＦＰの使用による不必要な印刷の実行を防止することによって、スケジュール管理システム１０全体の省エネ性能を向上することができる。

なお、スケジュール管理装置２０は、本実施の形態において、装置予約データベース２４ｃにおける装置予約に対する管理者による承認を受け付ける構成であるが、管理者による承認を受け付けた装置予約のみを装置予約データベース２４ｃに登録する構成であっても良い。

また、スケジュール管理装置２０は、装置予約に対する管理者による承認を受け付けずに、装置予約データベース２４ｃにおける装置予約に応じた画像形成装置の使用を全て許可しても良い。

スケジュール管理装置２０は、本実施の形態において、装置予約の「ＭＦＰにおいて使用される分量」が利用者によって直接入力される。しかしながら、スケジュール管理装置２０は、利用者によって入力された種々の情報に基づいて、装置予約の「ＭＦＰにおいて使用される分量」を算出しても良い。例えば、スケジュール管理装置２０は、タスク「会議」について、参加人数と、１部当たりの枚数とが利用者によって入力された場合、１部当たりの枚数に参加人数を乗じることによって、装置予約の「ＭＦＰにおいて使用される分量」を算出することができる。

スケジュール管理装置２０は、本実施の形態において通知の方法として電子メールを採用しているが、電子メール以外の方法を採用しても良い。

本発明の画像形成装置は、本実施の形態においてＭＦＰであるが、プリンター専用機、コピー専用機、ＦＡＸ専用機、スキャナー専用機など、ＭＦＰ以外の画像形成装置であっても良い。

２０ スケジュール管理装置（コンピューター）
２４ａ スケジュール管理プログラム
２５ａ 登録要求受付手段
２５ｂ スケジュール管理手段
２５ｃ 装置予約管理手段
５０ ＭＦＰ（画像形成装置）

Claims (8)

1. 利用者のタスクの時期を示すスケジュールの登録の要求とともに、スケジュールの対象のタスクのための画像形成装置の使用の予約を示す装置予約の登録の要求を受け付ける登録要求受付手段と、
   前記登録要求受付手段によって登録の要求が受け付けられたスケジュールを登録して管理するスケジュール管理手段と、
   前記登録要求受付手段によって登録の要求が受け付けられた装置予約を登録して管理する装置予約管理手段とを備え、
   前記装置予約管理手段は、前記登録要求受付手段によって登録の要求が受け付けられた新たな装置予約と、管理中の他の装置予約との時期が重なることによって、前記新たな装置予約において画像形成装置が使用されることができない状況になる場合に、前記新たな装置予約の変更の要求を通知することを特徴とするスケジュール管理装置。
2. 前記登録要求受付手段は、スケジュールを時期の基準として装置予約の登録の要求を受け付けることを特徴とする請求項１に記載のスケジュール管理装置。
3. 前記装置予約管理手段は、管理中の装置予約に応じた画像形成装置の使用のみを許可することを特徴とする請求項１または請求項２に記載のスケジュール管理装置。
4. 前記装置予約管理手段は、前記登録要求受付手段によって登録の要求が受け付けられた装置予約に対する管理者による承認を受け付け、管理者による承認が受け付けられた装置予約に応じた画像形成装置の使用のみを許可することを特徴とする請求項１から請求項３までの何れかに記載のスケジュール管理装置。
5. 前記装置予約管理手段は、画像形成装置の予定の使用状況が特定の程度以上である時期を管理中の装置予約に基づいて判断し、判断した時期を通知することを特徴とする請求項１から請求項４までの何れかに記載のスケジュール管理装置。
6. 前記装置予約管理手段は、時期毎の画像形成装置の予定の使用状況を管理中の装置予約に基づいて判断し、判断した使用状況を通知することを特徴とする請求項１から請求項５までの何れかに記載のスケジュール管理装置。
7. 利用者のタスクの時期を示すスケジュールの登録の要求とともに、スケジュールの対象のタスクのための画像形成装置の使用の予約を示す装置予約の登録の要求を受け付ける登録要求受付手段、
   前記登録要求受付手段によって登録の要求が受け付けられたスケジュールを登録して管理するスケジュール管理手段、および、
   前記登録要求受付手段によって登録の要求が受け付けられた装置予約を登録して管理する装置予約管理手段としてコンピューターを機能させ、
   前記装置予約管理手段は、前記登録要求受付手段によって登録の要求が受け付けられた新たな装置予約と、管理中の他の装置予約との時期が重なることによって、前記新たな装置予約において画像形成装置が使用されることができない状況になる場合に、前記新たな装置予約の変更の要求を通知することを特徴とするスケジュール管理プログラム。
8. 利用者のタスクの時期を示すスケジュールの登録の要求とともに、スケジュールの対象のタスクのための画像形成装置の使用の予約を示す装置予約の登録の要求を受け付ける登録要求受付ステップと、
   前記登録要求受付ステップによって登録の要求が受け付けられたスケジュールを登録して管理するスケジュール管理ステップと、
   前記登録要求受付ステップによって登録の要求が受け付けられた装置予約を登録して管理する装置予約管理ステップとを備え、
   前記装置予約管理ステップは、前記登録要求受付ステップによって登録の要求が受け付けられた新たな装置予約と、管理中の他の装置予約との時期が重なることによって、前記新たな装置予約において画像形成装置が使用されることができない状況になる場合に、前記新たな装置予約の変更の要求を通知することを特徴とするスケジュール管理方法。

Images