JP2014179814A - 情報処理装置、プログラムおよびシステム - Google Patents

Abstract

【課題】画像データを受信したことに応じて送信元に送信する受領確認メールを、適切なタイミングで送信する。
【解決手段】受信して得られた画像データに対して予め設定された処理を実行する１以上の処理部と、画像データの送信元に対応するアドレスに受領確認メールを送信するメール送信部と、１以上の処理部およびメール送信部の実行順序を制御するワークフロー制御部と、を備え、ワークフロー制御部は、画像データを受信した場合に、少なくとも１つの処理部に処理を実行させた後に、メール送信部に処理を実行させる情報処理装置を提供する。
【選択図】図２

Description

本発明は、画像データを受信した場合の処理を実行する情報処理装置、プログラムおよびシステムに関する。

従来より、ファクシミリを受信した場合に、送信元に対して受信確認のファクシミリを送信したり、受信確認の電子メールを送信したりする技術が知られている。また、近年、プリンタ機能、スキャン機能およびファクシミリ機能等を有する複合機の発達が進み、ファクシミリを受信した場合に、受信した画像データに対して各種の処理を自動に実行することもできる。

ところで、ファクシミリを受信して各種の処理を自動実行する場合に、ファクシミリは受信できたが、受信後に実行すべき処理にエラーが発生する可能性もある。このような場合、受信確認のファクシミリまたは受信確認の電子メールを送信しない方が好適である場合もある。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、画像データを受信したことに応じて送信元に送信する受領確認メールを、適切なタイミングで送信することができる情報処理装置、プログラムおよびシステムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明に係る情報処理装置は、ファクシミリにより受信した画像データに対して予め設定された処理を実行する１以上の処理部と、ファクシミリの送信元に対応するアドレスに受領確認メールを送信するメール送信部と、前記１以上の処理部および前記メール送信部の実行順序を制御するワークフロー制御部と、を備え、前記ワークフロー制御部は、ファクシミリを受信した場合に、少なくとも１つの前記処理部に処理を実行させた後に、前記メール送信部に処理を実行させることを特徴とする。

本発明によれば、画像データを受信したことに応じて送信元に送信する受領確認メールを、適切なタイミングで送信することができるという効果を奏する。

図１は、実施形態に係る情報処理システムの構成を示す図である。 図２は、ワークフローサーバの構成を示す図である。 図３は、ファクシミリの受信時における、情報処理システムの処理フローを示す図である。 図４は、ファクシミリを受信した場合のワークフローの一例を示す図である。 図５は、実施形態に係るクラウドシステムの構成を示す図である。

以下に添付図面を参照して、本発明の実施の形態を詳細に説明する。なお、この実施形態によりこの発明が限定されるものではない。

図１は、実施形態に係る情報処理システム１０の構成を示す図である。情報処理システム１０は、ファクシミリ装置２０と、ワークフローサーバ３０と、管理者端末４０と、中継装置５０とを備える。情報処理システム１０は、一例として、企業内のネットワークシステム等に適用される。

ファクシミリ装置２０は、電話回線と接続されて、外部からファクシミリを受信して画像データを取得する。なお、ファクシミリ装置２０は、ファクシミリ機能とともに、コピー機能、スキャナ機能およびプリンタ機能のうちの少なくとも１つを有する複合機であってもよい。

ファクシミリ装置２０は、ファクシミリを受信した場合、ファクシミリを受信して得られた画像データ、および、送信元の電話番号または送信元のメールアドレスを、ネットワークを介してワークフローサーバ３０に送信する。

ワークフローサーバ３０は、ファクシミリ装置２０からファクシミリを受信して得られた画像データを受信した場合、１または複数の処理を予め設定された順序で実行する。この場合、ワークフローサーバ３０は、１または複数の処理のうちの何れかの処理として、ファクシミリの送信元に対応するアドレスに受信確認メールを送信する処理を実行する。

管理者端末４０は、管理者により操作されるコンピュータである。管理者端末４０は、ネットワークを介してワークフローサーバ３０に対して各種の設定をする。

中継装置５０は、情報処理システム１０の内部の機器が外部（例えばインターネット）上のサーバ等にアクセスするためのルータ等の機器である。

図２は、ワークフローサーバ３０の構成を示す図である。ワークフローサーバ３０は、情報処理装置により実現される。また、ワークフローサーバ３０は複数台の情報処理装置で構成されていてもよく、更に、ネットワークを介して接続する複数の情報処理装置が分散処理を行うことにより、ワークフローサーバ３０の機能が実現されてもよい。つまり、ワークフローサーバ３０が実行する処理は、少なくとも１台以上の情報処理装置によって実現される。また、ワークフローサーバ３０は、ファクシミリ装置２０と一体となった情報処理装置により実現されてもよい。この場合、ワークフローサーバ３０は、ファクシミリ装置２０からネットワークを介さずに画像データ等を取得する。

ワークフローサーバ３０は、ジョブ受信部６１と、ジョブ記憶部６２と、ジョブ取得部６３と、処理実行部６４と、ワークフロー定義記憶部６５と、ワークフロー制御部６６と、エラー処理部６７と、ワークフロー設定部６８とを有する。

ジョブ受信部６１は、ファクシミリ装置２０から、画像データ、および、送信元の電話番号またはメールアドレスを受信する。ジョブ記憶部６２は、ジョブ受信部６１が受信した、画像データおよび電話番号（またはメールアドレス）を順次に記憶する。ジョブ取得部６３は、先にジョブ記憶部６２に記憶されたジョブから順に、画像データおよび電話番号（またはメールアドレス）を取得してワークフロー制御部６６に引き渡す。

処理実行部６４は、予め定められた処理を実行する複数の処理部７０（７０−１〜７０−５）を有する。複数の処理部７０のそれぞれは、例えばＣＰＵ等のプロセッサがプログラムを実行することにより実現される。

複数の処理部７０のそれぞれは、ファクシミリを受信して得られた画像データに対して予め設定された処理を実行する。例えば、複数の処理部７０のそれぞれは、画像の天地を識別する処理、白色の部分を除去する処理、文字を認識する処理等の何れかを実行する。処理部７０のそれぞれは、プラグインモジュールとしてワークフローサーバ３０に実装されている。従って、ユーザは実行したいワークフローに応じた処理部７０を選択し、ワークフローサーバ３０にインストールする（追加する）ことで、新たに追加した処理部７０を用いたワークフローの定義ができるようになる。このような構成により、ユーザが自由に機能を拡張することができる。

ここで、複数の処理部７０のうちの１つは、ファクシミリの送信元に対応するアドレスに受領確認メールを送信するメール送信部７０−５である。

メール送信部７０−５は、画像データとともに送信元の電話番号を取得した場合には、送信元の電話番号に対応付けたメールアドレスを記憶するユーザ情報テーブル等から、送信元に対応するメールアドレスを検出する。そして、メール送信部７０−５は、検出したメールアドレスに受領確認メールを送信する。また、メール送信部７０−５は、画像データとともにファクシミリの送信元に対応するメールアドレスを取得した場合には、そのメールアドレスに受領確認メールを送信する。

ワークフロー定義記憶部６５は、１以上の処理部７０の実行順序を指定するワークフロー定義情報を記憶する。例えば、ワークフロー定義記憶部６５は、ファクシミリ装置２０から送信された画像データに対して実行されるべき１以上の処理部７０の実行順序を指定する、ファクシミリ受信時のワークフロー定義情報を記憶する。

ワークフロー制御部６６は、ジョブ取得部６３により画像データが取得されると、対応するワークフロー定義情報を読み出す。そして、ワークフロー制御部６６は、読み出したワークフロー定義情報に従って、１以上の処理部７０の実行順序を制御する。

エラー処理部６７は、ワークフロー制御部６６がワークフロー定義情報に従って１以上の処理部７０に順次に処理を実行させている途中でエラーが発生した場合に、ワークフロー制御部６６に呼び出される。エラー処理部６７は、ワークフロー制御部６６から呼び出されると、エラー処理を実行する。例えば、エラー処理部６７は、ファクシミリを受信したことに応じて実行される何れかの処理部７０でエラーが発生した場合、ファクシミリの送信元に対応するアドレスにエラー通知メールを送信する。

ワークフロー設定部６８は、管理者端末４０からの指示に応じて１以上の処理部７０の実行順序を指定するワークフロー定義情報を生成して、ワークフロー定義記憶部６５に記憶させる。

この場合、ワークフロー設定部６８は、ファクシミリを受信した場合に、メール送信部７０−５以外の少なくとも１つの処理部７０に処理を実行させた後に、メール送信部７０−５に処理を実行させるワークフローを設定可能である。これにより、ワークフロー設定部６８は、ファクシミリを受信して得られる画像データに対して所定の処理の実行が完了したタイミングで、受領確認メールを送信元に対応するアドレスに送信させることができる。

図３は、ファクシミリの受信時における、情報処理システム１０の処理フローを示す図である。

まず、ステップＳ１１において、ファクシミリ装置２０は、ファクシミリを受信する。続いて、ステップＳ１２において、ファクシミリ装置２０は、ファクシミリを受信して得られた画像データ、および、送信元の電話番号（または、電話番号に対応付けられた送信元のメールアドレス）を、ワークフローサーバ３０に送信する。

続いて、ステップＳ１３において、ワークフローサーバ３０のワークフロー制御部６６は、ファクシミリを受信した場合に実行する処理を定義したワークフロー定義情報に従って、１以上の処理部７０に順次に処理を実行させる。１以上の処理部７０によってワークフロー定義情報に基づく処理が順次実行されていく時に、何らかの原因で処理が完了せずエラーとなった場合には、エラー処理部６７が、ファクシミリの送信元に対応するアドレスにエラー通知メールを送信する。また、ファクシミリの送信元に対応するアドレスが得られない場合にはワークフローサーバ３０の管理者に通知をする。管理者のアドレスは所定の記憶部に予め登録されている。

ステップＳ１３において１以上の処理がエラーにならずに実行され、ワークフロー制御部６６が、処理部７０のうちメール送信部７０−５に対する処理の実行を要求すると、続いて、ステップＳ１４において、ワークフローサーバ３０のメール送信部７０−５は、送信元への返信方法を判断する。

具体的には、ワークフローサーバ３０のメール送信部７０−５は、メールで返信が可能であるか否かを判断する。メールで返信が可能か否かについては、送信元のメールアドレスを取得できたか否かに基づいて判断する。例えば、ワークフローサーバ３０は、ステップＳ１２において、ファクシミリ装置２０からメールアドレスを受信しているか否かを判断する。メールアドレスを受信していれば、メールで返信が可能と判断する。一方、メールアドレスを受信していない場合（電話番号を受信した場合）、受信した情報を用いて特定のメールアドレスが取得できたか否かによって、メールで返信が可能か否かを判断する。例えば、所定の記憶部において予め登録されている電話番号とメールアドレスとを対応付けた情報を用いて、受信した電話番号に対応するメールアドレスが存在すれば、対応するメールアドレスを利用して返信が可能であると判断する。ワークフローサーバ３０は、メールで返信が可能な場合には（ステップＳ１４のメール）、ステップＳ１５において、受領確認メールを送信元のアドレスに送信する。この時、メールアドレスは複数取得されてもよく、その場合複数のアドレスに受領確認メールを送信する。

メールで返信ができない場合には（ステップＳ１４のファクシミリ）、ワークフローサーバ３０は、ステップＳ１６において、ファクシミリ装置２０に指示を与えて、ファクシミリ装置２０に受信確認のファクシミリを送信させる。

そして、ステップＳ１５またはステップＳ１６の処理を終えると、ファクシミリ装置２０およびワークフローサーバ３０は、本フローを終了する。

図４は、ファクシミリを受信して、受領確認メールを送信する場合の、情報処理システム１０のワークフローの一例を示す図である。

例えば、ワークフローサーバ３０は、ファクシミリ装置２０がファクシミリを受信した場合、まず、第１処理として、天地識別処理を実行する。具体的には、ワークフローサーバ３０は、ファクシミリの画像データに含まれる文字等の向き等を検出して、画像の上側がどちらかを識別する。

続いて、例えば、ワークフローサーバ３０は、第２処理として、白色除去処理を実行する。具体的には、ワークフローサーバ３０は、ファクシミリの画像データの余白部分を除去する。

続いて、例えば、ワークフローサーバ３０は、第３処理として、文字認識処理を実行する。具体的には、ワークフローサーバ３０は、ファクシミリの画像データの中の文字を認識して、記載されている文字列を表す文字データを生成する。

続いて、例えば、ワークフローサーバ３０は、第４処理として、あて先識別配信処理を実行する。具体的には、ワークフローサーバ３０は、ファクシミリの画像データの予め指定された一部に記載されている情報を抽出し、抽出した情報からファクシミリのあて先を判断する。例えば、ワークフローサーバ３０は、あて先として、会社内の部署および社員名等を判断する。

そして、ワークフローサーバ３０は、判断したあて先に対応する格納場所に、画像データおよび画像データから認識された文字データ等を配信する。例えば、ワークフローサーバ３０は、ネットワーク上における社員用のフォルダに、画像データおよび文字データを書き込む。

続いて、例えば、ワークフローサーバ３０は、第５処理として、メール送信処理を実行する。具体的には、ワークフローサーバ３０は、ファクシミリの送信元に対応するアドレスに受領確認メールを送信する。

この場合において、ワークフローサーバ３０は、ファクシミリを受信して得られた画像データの内容を表す情報を含めた受領確認メールを送信してもよい。例えば、ワークフローサーバ３０は、画像データの先頭ページの縮小画像を添付ファイルに含めた受信確認メールを送信する。これにより、ファクシミリの送信元のユーザは、送信された画像が誤っていないことを確認することができる。

また、ワークフローサーバ３０は、何れかの処理中にエラーが発生した場合、エラー処理を実行する。具体的には、ワークフローサーバ３０は、ファクシミリの送信元に対応するアドレスにエラー通知メールを送信する。これにより、ファクシミリの送信元のユーザは、ファクシミリが相手に届かなかったことを確認することができる。

以上のように実施形態に係る情報処理システム１０は、ファクシミリを受信したことにより実行される処理の後に、受領確認メールを送信する。これにより、情報処理システム１０によれば、ファクシミリにより受信した場合の受領確認メールを適切なタイミングで送信することができる。

図５は、実施形態に係る情報処理システム１０が適用されたクラウドシステム１００の構成を示す図である。図１〜図４を参照して説明した情報処理システム１０は、例えば図５に示されるようなクラウドシステム１００に適用することができる。

クラウドシステム１００は、例えば企業内等のネットワークシステム１１０と、サービス提供システム１２０とを備える。ネットワークシステム１１０とサービス提供システム１２０とは、インターネットを介して接続される。

ネットワークシステム１１０では、例えば、クライアント端末１１１、複合機１１２等が、例えば有線または無線等のネットワークを介して接続されている。複合機１１２は、図１〜図４を参照して説明した情報処理システム１０のファクシミリ装置２０に対応する。

また、ネットワークシステム１１０は、ファイアウォール１１３を介してインターネットに接続される。従って、ネットワークシステム１１０は、内部の機器からは外部のサーバ等へアクセスできるが、外部の機器からは内部の機器へアクセスできない構成となっている。

サービス提供システム１２０は、複数のサービス提供装置１２２、１２３、…を有する。複数のサービス提供装置１２２、１２３、…は、複数台の情報処理装置により構成されていてもよいし、複数の装置が１台の情報処理装置により構成されていてもよい。

ここで、ある一つのサービス提供装置１２２は、図１〜図４を参照して説明した情報処理システム１０におけるワークフローサーバ３０の機能を、ネットワークシステム１１０内の機器に提供する。また、他のサービス提供装置１２３、…は、例えば、プリントサービス等をネットワークシステム１１０内の機器に提供する。

アクセス制御装置１２１は、ネットワークシステム１１０内の各機器が、サービス提供システム１２０にアクセスするための認証を行う。ネットワークシステム１１０内の各機器は、アクセス制御装置１２１による認証が成功すると、それぞれのサービス提供装置１２２、１２３、…にアクセスすることができる。

なお、サービス提供システム１２０の一部の機能が、ネットワークシステム１１０の内部に設けられていてもよい。また、ネットワークシステム１１０の一部の機能が外部のネットワーク上に設けられていてもよい。

このようなクラウドシステム１００によれば、ワークフローサーバ３０をネットワークシステム１１０内に設けなくてもよいので、高価なサーバ等を設置せずにワークフローサーバ３０の機能を実現することができる。

本実施形態のワークフローサーバ３０は、ＣＰＵなどの制御装置と、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭなどの記憶装置と、ＨＤＤ、ＣＤドライブ装置などの外部記憶装置と、ディスプレイ装置などの表示装置と、キーボードやマウスなどの入力装置を備えており、通常のコンピュータを利用したハードウェア構成となっている。

本実施形態のワークフローサーバ３０で実行されるプログラムは、インストール可能な形式または実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。

また、本実施形態のワークフローサーバ３０で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、本実施形態のワークフローサーバ３０で実行されるプログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。

また、本実施形態のワークフローサーバ３０で実行されるプログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。

本実施の形態のワークフローサーバ３０で実行されるプログラムは、上述した各部（ジョブ受信部６１、ジョブ取得部６３、複数の処理部７０、ワークフロー制御部６６、エラー処理部６７およびワークフロー設定部６８）を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはＣＰＵ（プロセッサ）が上記記憶媒体からプログラムを読み出して実行することにより上記各部が主記憶装置上にロードされ、ジョブ受信部６１、ジョブ取得部６３、複数の処理部７０、ワークフロー制御部６６、エラー処理部６７およびワークフロー設定部６８が主記憶装置上に生成されるようになっている。また、ジョブ受信部６１、ジョブ取得部６３、複数の処理部７０、ワークフロー制御部６６、エラー処理部６７およびワークフロー設定部６８は、それぞれ一部または全部がハードウェアにより実現されてもよい。

１０ 情報処理システム
２０ ファクシミリ装置
３０ ワークフローサーバ
４０ 管理者端末
５０ 中継装置
６１ ジョブ受信部
６２ ジョブ記憶部
６３ ジョブ取得部
６４ 処理実行部
６５ ワークフロー定義記憶部
６６ ワークフロー制御部
６７ エラー処理部
６８ ワークフロー設定部
１００ クラウドシステム
１１０ ネットワークシステム
１１１ クライアント端末
１１２ 複合機
１１３ ファイアウォール
１２０ サービス提供システム
１２１ アクセス制御装置
１２２ サービス提供装置
１２３ サービス提供装置

特開２００２−１６５０４２号公報

Claims (8)

1. 受信して得られた画像データに対して予め設定された処理を実行する１以上の処理部と、
   前記画像データの送信元に対応するアドレスに受領確認メールを送信するメール送信部と、
   前記１以上の処理部および前記メール送信部の実行順序を制御するワークフロー制御部と、
   を備え、
   前記ワークフロー制御部は、画像データを受信した場合に、少なくとも１つの前記処理部に処理を実行させた後に、前記メール送信部に処理を実行させる
   情報処理装置。
2. 前記１以上の処理部のそれぞれは、ファクシミリを受信して得られた画像データに対して処理を実行し、
   前記メール送信部は、ファクシミリの送信元に前記受領確認メールを送信する
   請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記１以上の処理部および前記メール送信部の実行順序を指定するワークフロー定義情報を設定するワークフロー設定部と、
   を更に備え、
   前記ワークフロー制御部は、前記ワークフロー定義情報に従って、前記１以上の処理部および前記メール送信部の実行順序を制御し、
   前記ワークフロー設定部は、ファクシミリを受信した場合に少なくとも１つの前記処理部に処理を実行させた後に、前記メール送信部に処理を実行させるワークフローを設定可能である
   請求項２に記載の情報処理装置。
4. ファクシミリを受信したことに応じて実行される何れかの前記処理部でエラーが発生した場合、ファクシミリの送信元に対応するアドレスにエラー通知メールを送信するエラー処理部をさらに備える
   請求項２または３に記載の情報処理装置。
5. 前記メール送信部は、ファクシミリにより受信した前記画像データの内容を表す情報を含めた前記受領確認メールを送信する
   請求項２から４の何れか一項に記載の情報処理装置。
6. 前記１以上の処理部のうちの何れか１つは、前記ファクシミリの画像データの予め指定された一部に記載されている情報を抽出し、抽出した情報から前記ファクシミリのあて先を判断し、判断したあて先に対応する格納場所に前記画像データを配信する請求項２から５の何れか一項に記載の情報処理装置。
7. 情報処理装置に実行させるためのプログラムであって、
   受信して得られた画像データに対して予め設定された処理を実行する１以上の処理ステップと、
   前記画像データの送信元に対応するアドレスに受領確認メールを送信するメール送信ステップと、
   前記１以上の処理ステップおよび前記メール送信ステップの実行順序を制御するワークフロー制御ステップと、
   を含み、
   前記ワークフロー制御ステップでは、画像データを受信した場合に、少なくとも１つの前記処理部に処理を実行させた後に、前記メール送信ステップで処理を実行させる
   プログラム。
8. ファクシミリを受信して画像データを取得するファクシミリ装置と、
   前記ファクシミリ装置から前記画像データを取得する情報処理装置と、
   を備え、
   前記情報処理装置は、
   前記ファクシミリ装置により受信して得られた画像データに対して予め設定された処理を実行する１以上の処理部と、
   前記画像データの送信元に対応するアドレスに受領確認メールを送信するメール送信部と、
   前記１以上の処理部および前記メール送信部の実行順序を制御するワークフロー制御部と、
   を備え、
   前記ワークフロー制御部は、前記ファクシミリ装置が画像データを受信した場合に、少なくとも１つの前記処理部に処理を実行させた後に、前記メール送信部に処理を実行させる
   システム。

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