JP2010020425A - 管理データベース装置および物品管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】移管作業または破棄作業後の物品の実態と物品状態情報とを確実に一致できる管理データベース装置および物品管理システム１を提供する。
【解決手段】物品管理システム１は管理データベース装置２６を備える。管理データベース装置２６は、物品２の保管期限を設定するための保管期限設定手段およびその保管期限を保管期限情報として保管リストに記録する保管リスト記録手段を備える。また、保管期限情報に基づき、移管予定または破棄予定の物品２を列挙した作業予定リストを作成する作業予定リスト作成手段およびその作業予定リストを提示する作業予定リスト提示手段を備える。さらに、作業予定リストの物品２のうち、実作業が完了した物品２または実作業が不実施の物品２を入力する物品状態情報入力手段および実作業の完了した物品２について保管リストを更新する更新手段を備えている。
【選択図】図１

Description

本発明は、物品の移管または破棄を管理する管理データベース装置およびこの管理データベース装置を備えた物品管理システムに関する。

書類やファイル、書籍等の物品は、逐次増えていくものであり、単に保管するだけでなく、保管期限を設けて倉庫等へ移管したり、破棄したりする必要がある。

保管された前記物品を管理するシステムとしては、前記物品に非接触型のＩＣタグを取り付け、非接触ＩＣカード用リーダ・ライタを使用して、前記物品の取り出しや返却の認識、管理、データ処理を行うシステムが知られている（例えば、特許文献１参照。）。

また、保管された前記物品の保管期限の指標として法定期限がある（例えば、非特許文献１参照。）。
特開平１１−２８３１２３号公報（第２−３頁、図３） [online]、株式会社エフアンドエム、[平成２０年６月３０日検索]、インターネット＜ＵＲＬ：http://www.e-somu.com/business/document/document_top.html＞

しかしながら、上述したシステムを使用して物品を管理し、法定期限から決定した保管期限が過ぎた物品を倉庫へ移管または破棄するようにし、各物品の状態をデータベース等にて管理したとしても、このデータベースでの物品状態情報の変更作業と、実作業すなわち前記物品の移管作業または破棄作業とは別個の作業であり、利用者が前記物品状態情報の変更作業および前記実作業を行う必要があるので、前記実作業後の前記物品の実態と前記物品状態情報とが異なってしまう危険性がある。

本発明は従来のような危険性に鑑みなされたもので、実作業後の物品の実態と物品状態情報とを確実に一致できる管理データベース装置およびこの管理データベース装置を備えた物品管理システムを提供することを目的とする。

本発明は、物品の保管リストが格納された管理データベース装置であって、保管区画に保管された前記物品の保管期限を利用者に設定させる保管期限設定手段と、設定された保管期限を前記物品の保管期限情報として保管リストに記録する保管リスト記録手段と、前記保管リストの保管期限情報に基づき、前記保管区画から移管予定または破棄予定の物品を列挙した作業予定リストを作成する作業予定リスト作成手段と、前記作業予定リストを利用者に提示する作業予定リスト提示手段と、前記作業予定リストの物品のうち、移管作業または破棄作業が完了した物品、移管作業または破棄作業を行わず保管区画に保管した状態の物品を入力する物品状態情報入力手段と、この物品状態情報入力手段にて作業の完了したと入力された物品について前記保管リストを更新する更新手段とを備えるものである。

また、非接触情報記録媒体を有する物品を管理する物品管理システムであって、前記物品を保管可能な保管区画を有する保管具と、前記保管区画に保管された前記物品の非接触情報記録媒体を検知可能なアンテナ装置と、このアンテナ装置を介して前記保管区画内の前記物品を把握し、前記保管区画から前記物品を取り出す利用者を把握し、請求項１記載の管理データベース装置を有する管理部とを具備するものである。

本発明によれば、実作業後の物品の実態と物品状態情報とを確実に一致できる管理データベース装置およびこの管理データベース装置を備えた物品管理システムを提供できる。

以下、本発明の一実施の形態の構成について図１ないし図８を参照しながら詳細に説明する。

図１および図２に示す物品管理システム１は、例えば企業や学校、病院、店舗等の組織にて、書類やファイル、書籍等の物品２を管理するシステムである。

物品２は、物品本体３を有し、物品本体３には固有識別情報（物品情報）を記録した非接触情報記録媒体であるＲＦＩＤ（Radio Frequency IDentification）タグ４が設けられている。なお、物品情報とは、例えば、物品内容、物品ＩＤ、保管場所、保管状態、取り出しに関するユーザ権限等、そのＲＦＩＤタグ４が対応する物品に関する情報が含まれるが、少なくとも固有識別情報としての物品ＩＤを含んでいればよい。

物品管理システム１は、複数個の物品２を並べて保管可能な複数の保管具としての保管棚５を備えている。各保管棚５には複数の棚段６を有し、各棚段６は複数の物品２が出し入れ可能に保管される保管区画７が設けられている。なお、同一の棚段６内に複数の保管区画７を設けてもよい。

物品管理システム１では、複数の保管区画７のうちのいずれかが物品２の保管位置として設定されている。

物品管理システム１は、各保管区画７にそれぞれアンテナ装置８が設けられている。具体的には、アンテナ装置８は、保管棚５の各棚段６における背板部９に設けられ、同一の保管棚５に設けられた各アンテナ装置８は、マルチセレクタ１０にてマルチドロップ接続されている。なお、アンテナ装置８は既設の保管棚５に後付けで設けることが可能である。アンテナ装置８は、図示しない送受信部、制御部、通信アンテナを有する。送受信部にてマルチセレクタ１０側と情報を送受信し、制御部にて送受信部の送受信を制御し、通信アンテナにて誘導電磁界を形成する。通信アンテナにて形成された誘導電磁界内にＲＦＩＤタグ４が配置されると、電磁誘導作用によってＲＦＩＤタグ４に電圧が誘起され、送受信部とＲＦＩＤタグ４とが情報を通信する。アンテナ装置８は、対応する保管区画７内に保管された物品２のＲＦＩＤタグ４との通信により保管区画７内に配置された物品２を把握する
さらに、物品管理システム１は、アンテナ装置８とリーダライタコントローラ１１およびマルチセレクタ１０を介して接続された管理部としての管理ユニット１３と、管理ユニット１３と通信可能であり、例えば一日一回、一時間に一回等のような所定のタイミングにて管理ユニット１３と互いの情報の通信する管理部としての管理用ＰＣ（管理用パーソナルコンピュータ）１４とを備えている。

管理ユニット１３および管理用ＰＣ１４は物品２の保管状況を管理する管理部として機能するが、本実施の形態においては管理用ユニット１３のみでも管理部として機能し得る。

管理ユニット１３は、各保管棚５に設置され、アンテナ装置８を介して、対応する保管棚５内に保管された物品２のＲＦＩＤタグ４から物品ＩＤを取得し、保管区画７内に保管された物品２の保管状況を管理する。管理用ＰＣ１４は、各管理ユニット１３から物品２の保管状況に関する情報を取得して、各保管棚５における物品２の保管状況を管理する。

図３および図４に示すように、管理ユニット１３は、非接触型のＩＣカード１５とユーザ情報を通信可能なＩＣカード通信装置１６と、表示手段２０および操作手段２１が設けられたマンマシン２２と、サブ基板２３と、メイン基板２４とから構成されている。ＩＣカード通信装置１６およびマンマシン２２はそれぞれサブ基板２３と通信可能であり、また、サブ基板２３とメイン基板２４は通信可能である。メイン基板２４は、管理用ＰＣ１４およびリーダライタコントローラ１１を介してアンテナ装置８と通信可能であり、サブ基板２３およびメイン基板２４にて情報を収集し、対応する保管棚５の物品２の保管状況を管理する。

ＩＣカード１５は、ＲＦＩＤに用いられる非接触情報記録媒体の一種であり、ＩＣカード１５の固有の情報であるカードＩＤやＩＣカード１５が付与される利用者のユーザ情報が記録されたＩＣチップ（図示せず）が設けられたカード体であり、特定の利用者に付与される。すなわち、各利用者は、所定のＩＣカード１５を所有していることとなる。なお、ユーザ情報とは、例えば、ユーザ登録名、ユーザ登録番号、所属部署、ユーザ権限等のそのＩＣカード１５が付与された利用者に関する情報であり、ユーザ情報をカードＩＤと対応させて管理用ＰＣ１４が記憶していてもよい。すなわち、管理用ＰＣ１４が、管理ユニット１３を介してＩＣカード１５からカードＩＤを所得し、このカードＩＤに対応したユーザ情報を検索することで、ＩＣカード１５の所有者を把握する構成にしてもよい。当然、ＩＣカード１５にユーザＩＤのみが記憶されていてもよい。

ＩＣカード通信装置１６は、外面に通信面１７を有するアンテナ部１８を備え、通信面１７より外面側には、鉛直方向の上端部が通信面１７から離間する方向へ回動可能に取り付けられ、ＩＣカード１５を保持するカード保持板１９が設けられている。

アンテナ部１８は、図示しない送受信部、制御部、通信アンテナを有し、アンテナ装置８と同様にＩＣカード１５と通信を行い、ＩＣカード１５から情報を取得する。

カード保持板１９は、略矩形状で、上端部が通信面１７から離間する方向へ回動可能に取り付けられている。ＩＣカード１５は、通信面１７とカード保持板１９との間に挿入され、通信面１７上に保持される。

管理ユニット１３は、アンテナ装置８を用いて常時ＲＦＩＤタグ４と通信を行い、各保管区画７にどの物品２が保管されているかを把握する。そして、物品２が保管区画７から取り出された際、ＩＣカード通信装置１６に、カード保持板１９と通信面１７との間に配置されたＩＣカード１５と通信を行わせ、ＩＣカード１５に格納された情報（本例ではユーザ情報）を取得する。これにより、各保管区画７に保管されている物品２の情報を管理できるとともに、保管区画７から物品２が取り出された際にＩＣカード通信装置１６にセットされていたＩＣカード１５が何であるかということを管理できる。ＩＣカード１５は上記の通り各利用者にユニークであるため、管理ユニット１３は、保管区画７から物品２が取り出された際の利用者を特定することができる。このように管理ログを取れば、後日、物品２をいつ誰が取り出したか、閲覧したかを把握することができる。

また、管理ユニット１３は、取出権限のない者によって物品２が保管区画７から取り出されたことやＩＣカード１５をＩＣカード通信装置１６にセットされない状態で物品２が保管区画７から取り出されたこと等のいわゆる不正取り出しを把握することもできるため、不正取り出しを検知した際に図示しないスピーカ部を用いて警報を発したり、表示手段１７にエラー表示したり、その旨を管理用ＰＣ１４に通知するといった処理を行うことができる。当然、物理的な不正取り出し防止手段（例えば保管棚５が設けられた部屋の自動扉）を用いて不正取り出しを防止するように構成することもできる。

管理用ＰＣ１４は、物品２の保管リストが格納された管理データベース装置２６を有する管理サーバ２７が設けられている。また、管理サーバ２７には、物品名、物品内容、物品管理番号、保管位置、保管状態、ユーザ権限等の物品２に関する情報である物品情報や利用者名、利用者登録番号、利用者郡等のＩＣカード１５が付与された利用者に関する情報である利用者情報が記録されている。

また、管理用ＰＣ１４は、管理サーバ２７の情報を出力表示する表示手段２８と、物品情報や利用者情報を変更する際等に使用する入力手段２９と、管理用ＲＦＩＤ通信装置３０とが設けられている。

管理サーバ２７は、各保管棚５に設置された各管理ユニット１３と例えば一日一回、一時間に一回等のような所定のタイミングにて通信することにより、各管理ユニット１３から物品２の保管状況に関する情報を収集して、物品２に関する情報を管理記憶する。なお、物品２関する情報としては、物品２の保管位置、物品２の保管状況、ユーザ権限、物品２の貸出先、物品２の貸出期限等がある。したがって、管理ＤＢを参照すれば、物品２が保管されている保管区画７、物品２の保管状況（貸し出し中か否か等）、物品２を過去に取り出した者の一覧（ログ）、不正取り出しされた物品２の一覧（ログ）などの情報が得られる。また、ＩＣカード１５（カードＩＤ）と利用者とを対応づける情報や物品２毎の利用者の閲覧権限情報等の各管理ユニット１３で用いる情報を作成し、この情報を各管理ユニット１３へ定期的に送信するなどすれば、管理ユニット１３毎にこれらの情報を設定する必要がなくなり、また、各管理ユニット１３で共通の（すなわちずれのない）情報に基づいた処理を行うことが可能となる。

図７に示すように、管理データベース装置２６は、保管リストが格納されたデータベースであり、保管期限設定手段３１、保管リスト記録手段３２、作業予定リスト作成手段３３、作業予定リスト提示手段３４、物品状態情報入力手段３５、更新手段３６にて構成されている。

保管期限設定手段３１は、物品２の保管棚５での保管期限を利用者に設定させる。なお、物品２は、保管棚５での保管、非保管棚への移管、破棄という順または保管棚５での保管、破棄という順に保管状態が変化し、保管棚５での保管期限の他に、破棄期限や物品２の保管状態に関する保管ルールが保管期限設定手段３１により設定される。

保管リスト記録手段３２は、保管期限設定手段３１にて設定された保管期限等の保管ルールを物品２の保管期限情報として保管リストに記録する。

作業予定リスト作成手段３３は、保管リストに記録された保管期限情報に基づき、保管区画７からの移管予定または破棄予定の物品２を判断して、移管予定または破棄予定の物品２列挙した作業予定リストを作成するものである。

作業予定リスト提示手段３４は、作業予定リスト作成手段３３にて作成した作業予定リストを利用者に提示する。提示方法としては、例えば表示手段２８に画面表示する方法を採用し得る。

物品状態情報入力手段３５は、作業予定リスト提示手段３４にて提示された作業予定リストに記載された物品２のうち、実作業すなわち非保管棚への移管作業または破棄作業が完了した物品２と、実作業を行わず保管棚５の保管区画７に保管した状態の物品２とを区別して利用者に入力させる。

更新手段３６は、物品状態情報入力手段３５にて実作業の完了が入力された物品２について、保管リストの物品２の状態情報を、非保管棚へ移管済みまたは破棄済みに更新する。

物品管理システム１は、例えば部署毎に設置され、物品２の保管状況に関する情報を閲覧したり、所望の物品を検索したりするための複数の閲覧用ＰＣ（閲覧用パソコン）３８，３８や物品２に関する情報を印刷するプリンタ３９、ラベルライタ４０等を備えている。上記したように管理ユニット１３が不正取り出しを検出した際、その旨を管理用ＰＣ１４に通知するようにした場合には、管理用ＰＣ１４は、その旨を自身で報知するだけでなく、閲覧用ＰＣ３８やプリンタ３９等を用いて利用者に提示してもよい。

管理ユニット１３、管理用ＰＣ１４、閲覧用ＰＣ３８，３８、プリンタ３９、ラベルライタ４０は、ネットワーク４１を介して接続されてそれぞれが通信可能となっている。

次に、物品管理システム１による物品２の管理方法について説明する。

物品管理システム１は、基本的に各管理ユニット１３が管理下の保管区画７の状況を把握して管理するが、上記のように管理用ＰＣ１４と情報を通信して例えば新規に登録された利用者の情報（カードＩＤやこれに対応付けられた閲覧権限情報など）を最新のものにする。また、管理用ＰＣ１４において全ての保管区画７の状況等を把握できるように管理状況を報告する。これらの処理を行うための通信は、常時行う必要はなく、定期的に通信を行い、その際差分データについてやりとりを行うようにすれば、特に既存のネットワーク４１を用いる場合にこれに大きな付加をかけずに済む。したがって、以下では一つの管理ユニット１３における動作に着目して説明を行う。

図５は、物品２が保管区画７内から取り出された際の、この保管区画７に対応した管理ユニット１３の処理の流れを示すフローチャートである。

管理ユニット１３は、アンテナ装置８を介して保管棚５の各保管区画７に保管された各物品２のＲＦＩＤタグ４と常時通信し、保管区画７内の物品２の物品情報を取得して（ステップ１）、対応している保管区画７内にある物品２を把握する。

今回取得した保管区画７内の物品情報を一時的に保存し、今回取得した物品情報と前回取得した物品情報とを比較し（ステップ２）、対応する保管区画７内の物品２の保管状況に変化があったか否かを判断する（ステップ３）。

変化があった場合、すなわち、物品２が保管区画７から取り出された場合、管理ＤＢから取得した前回の物品情報から今回取得した物品情報を差し引き、取り出された物品２を特定する（ステップ４）。

管理ユニット１３は、ＩＣカード通信装置１６がＩＣカード１５と通信可能か否かを判断する（ステップ５）。この際、管理ＤＢに登録されているＩＣカード１５がＩＣカード通信装置１６の通信面２２上に配置されている場合のみ通信可能と判断する。

ＩＣカード通信装置１６がＩＣカード１５と通信可能である場合は、ＩＣカード１５からユーザ情報を取得して（ステップ６）利用者を特定し、利用者にユーザ権限（取出権限）があるか否かを判断する（ステップ７）。

利用者にユーザ権限がある場合には、管理ユニット１３は、物品２が保管区画７から適正に取り出されたことを示す適正取出ログを記録して、ログ管理する（ステップ８）。

上記の通り管理ユニット１３は、管理用ＰＣ１４と定期的に通信を行い（ステップ９）、通信が確立した際、差分情報として上記ログの更新に伴う情報を管理用ＰＣ１４に送信する。

管理用ＰＣ１４は、例えば物品２の保管状況を貸し出し中に変更し、物品２を取り出した利用者を記録し、貸出期限を記録する等して管理ＤＢを更新する（ステップ１０）。

未登録のＩＣカード１５が通信面１７上に配置されたり、ＩＣカード１５が通信面１７上に配置されていなかったりして、ＩＣカード通信装置１６とＩＣカード１５とが通信不可と判断した場合（ステップ５／ＮＯ）や、ＩＣカード１５が通信可能であっても、利用者にユーザ権限がないと判断した場合（ステップ７／ＮＯ）は、これらの旨を管理ユニット１３の表示手段２０に表示して報知（ステップ１１）する。表示手段２０にて報知すると同時に警告音が発生するよう設定する等してもよい。

また、管理ユニット１３は、保管区画７に上記物品２が存在しないことのログおよびその存在しない理由が不正に取り出されたことを示す不正取出ログを記録する（ステップ１２）。

管理用ＰＣ１４は、管理用ＰＣ１４と通信して不正取り出しが発生した旨等の情報を送信し（ステップ１３）、この情報に基づいた処理（閲覧用ＰＣ３１に上記情報を電子メールなどで送信する処理）を行う。

管理ユニット１３は、管理用ＰＣ１４は、上記不正取り出しが発生した旨等の情報に基づいてログ管理や管理ＤＢの更新を行ってもよく、また、その場では行わずに定期的な通信時における差分データに基づいてこれらの処理を行ってもよい。

なお、本実施の形態では、物品２の取り出しに対して、保管状況や貸出期限等を更新して物品を管理する構成としたが、このような構成には限定されず、物品２の取り出しを検知して、その取り出しが適正か否かを判断し、判断結果を報知できる構成であればよい。

図６は、物品２が保管区画７内へ返却された際の処理の流れを示すフローチャートである。

物品２が保管棚５の保管区画７へ返却されると（ステップ２１）、管理ユニット１３はアンテナ装置８を介して返却された物品２のＲＦＩＤタグ４を検知し、物品２を特定して物品情報を取得する（ステップ２２）。

物品情報から、物品２が返却された保管区画７と保管位置情報にて示される保管区画７とが一致しているか否か、すなわち、返却位置が正しいか否かを判断し（ステップ２３）、返却位置が正しい場合は、正しく返却されたという正返却ログを記録する（ステップ２４）。管理用ＰＣ１４との定期通信時（ステップ２５）に上記の通り差分情報を送信する。管理用ＰＣ１４は、この差分情報に基づき、物品２の保管状況を貸し出し中から保管中に変更する等して管理ＤＢを更新する（ステップ２６）。

管理ユニット１３は、物品２の返却位置が正しくない誤返却であると判断した場合（ステップ２３／ＮＯ）、その旨が表示手段１７にて報知する（ステップ２７）。当然、他の手段によって利用者に返却位置が正しくないことを報知してもよく、複数の報知手段を組み合わせてもよい。返却位置が正しい位置に戻された場合には、管理ユニット１３は報知を中止し、ステップ２４に移行する。

管理ユニット１３は、所定時間返却位置が正しくない状態を検出した場合、検出位置が正しくない旨のログを取り（ステップ２８）、管理用ＰＣ１４にその旨を通信する（ステップ２９）。管理用ＰＣ１４は、管理用ＤＢを更新して上記物品２が所定外の保管区画７に存することを閲覧者が把握可能にする。

このように物品管理システム１では、通常時、保管区画７内からの物品２の取り出しや保管区画７内への物品２の返却が適正なものか不正なものかを判断して物品２を管理する。

なお、物品管理システム１は、誤返却に対して、間違って返却された場所を物品２の保管位置として物品情報を変更するように管理サーバの情報を更新する構成としてもよい。

また、物品管理システム１は、誤返却に対して、管理ユニット１３の表示手段２０にて正しい返却位置を表示し、誤返却した利用者が正しい返却位置に返却し直すように促す構成にしてもよい。

さらに、物品管理システム１は、誤返却と判断すると、管理担当者に誤返却を報知し、管理担当者が正しい位置に返却し直すように促す構成にしてもよい。

物品管理システム１は、管理用ＲＦＩＤ通信装置３０を用いてＲＦＩＤタグ４と通信を行い、ＲＦＩＤタグ４内の情報を読み出し、管理用ＰＣ１４がこの情報に基づいて物品２の物品情報を追加・変更をしたり、管理用ＲＦＩＤ通信装置３０が未使用のＲＦＩＤタグ４と通信して、ユニークな情報を読み出し、管理用ＰＣ１４がこの情報に基づいてＲＦＩＤタグ４が設けられた未登録の物品２の物品情報を新規登録したりする物品情報登録・変更処理を行うことができる。この物品情報登録・変更処理の際に、保管期限設定手段３１にて保管期限等の保管ルール（保管、移管、破棄の流れや保管期限、破棄期限等）を設定し、保管リスト記録手段３２にて保管期限情報を保管リストに記録する。なお、保管期限情報は適宜変更可能であるが、保管期限の設定に際しては、例えば、その物品２に関する法定期限等の最低限守るべき期限を越える期限設定の入力を受け付けない構成にすることが好ましい。最低限守るべき期限内のみにて期限設定可能にすることにより、物品２の確実に管理できる。また、最低限守るべき期間内であれば、利用状況等に応じて自由に物品２の保管期限を設定できる。

さらに、保管ルールを設定する際には、保管ルール設定済みの他の物品２から保管ルールを流用して設定できる構成にしてもよい。他の物品２の保管ルールを流用することにより、設定効率を向上できるとともに、関連した物品２や同様の物品２について共通の保管ルールにて管理でき、管理し易い。また、他の物品２から保管ルールを流用した場合は、例えば保管ルールを流用した他の物品２と移管や破棄等の作業を同時に行い易くするため、他の物品２の近くへ保管するように保管位置を提案する構成にしてもよい。

保管ルールを設定する際には、利用者から必要事項が全て入力されないと次のステップには進めない構成とすることにより、各物品２について確実に保管ルールが設定されるので好ましい。

なお、管理対象物がファイルであって、ファイルに綴じ込まれる書類が増える可能性がありファイルが未完成の場合は、保管ルールを設定せず、ファイルが完成したと利用者が判断した際に保管ルールを設定させる構成としてもよい。

物品管理システム１は、管理用ＲＦＩＤ通信装置３０にＩＣカード１５を通信させて管理用ＰＣ１４にて利用者情報の追加や変更をしたり、管理用ＲＦＩＤ通信装置３０に未使用のＩＣカード１５を通信させて未登録の利用者の利用者情報を新規登録したりする利用者情報登録処理を行うことができる構成としてもよい。

物品管理システム１は、物品２を保管区画７から取り出す前にＩＣカード１５を通信させて、所定の物品２を借りるための予約（前宣言）をできる構成としてもよい。

物品管理システム１は、例えば貸出期限の前日等の所定のタイミングで利用者や管理担当者に電子メール等により貸出期限が迫っていることを報知する貸出期限徒過報知処理を行うことができる構成としてもよい。

図８は、物品２の非管理棚への移管または、破棄する際の処理の流れを示すフローチャートである。

作業予定リスト作成手段３３は、一定期間毎に又は利用者から指示を受けた際、所定期間内に保管期限設定手段３１にて設定した保管期限を迎えると、移管予定または破棄予定の物品２を列挙した作業予定リストを作成する（ステップ３１）。

この作業予定リストを、リスト提示手段が管理用ＰＣ１４または閲覧用ＰＣ３８にて利用者に提示し（ステップ３２）、利用者に、作業予定リストに掲載された物品２について移管作業または破棄作業を実施するか否かを判断させる（ステップ３３）。

利用者に、物品２の移管作業または破棄作業を実施した物品２について、物品状態情報入力手段３５にて物品２の移管作業または破棄作業が完了したという実作業の完了情報を入力させ（ステップ３４）、保管リストの物品２の保管状況情報を保管中から移管済みまたは破棄済みに更新する（ステップ３５）。

移管作業または破棄作業を行わなかった物品２については、利用者に物品情報入力手段３５から移管作業または破棄作業を行わなかったという実作業の不実施情報を入力する（ステップ３６）。

このような物品管理システム１によれば、管理データベース装置２６が、保管ルールに従って作業予定リストを作業予定リスト作成手段３３と、作業予定リストを利用者に提示する作業予定リスト提示手段３４とを具備するので、利用者は、作業予定リストを見ることにより保管区画７から移管または破棄する物品２を容易に把握できる。また、作業予定リストの物品２のうち、移管作業または破棄作業の実作業が完了した物品２および実作業を行わない物品２を入力する物品状態情報入力手段３５と、実作業の完了が入力された物品２について保管リストを更新する更新手段３６とを具備するので、移管作業または破棄作業の結果に基づいて保管リストの物品状態情報を正確に更新できる。したがって、作業前に作業予定リストにて作業予定の物品２を確認し、作業後の結果に基づいて保管リストを更新するので、実作業後の物品２の実態と物品状態情報とを確実に一致できる。

物品管理システム１は、物品２に設けられたＲＦＩＤタグ４を検知するアンテナ装置８と、アンテナ装置８を介して保管区画７内の物品２を把握して管理する管理ユニット１３と、管理ユニット１３と情報を通信可能な管理用ＰＣ１４とを備えているので、保管ルールに従って物品２を移管または破棄する際に、管理ユニット１３にて保管区画７からの物品２の取り出し状況と比較することができる。したがって、移管・破棄するとされた物品２と保管区画７から取り出された物品２を一致しているか否かを判断でき、正確に実作業を実施できる。

また、取り出しが検知された物品２のみ保管リストの物品状態情報を更新するので、確実に保管リストの物品状態情報を更新できる。したがって、実作業後の物品２の実態と物品状態情報とをより確実に一致できる。

さらに、移管作業または破棄作業の際に移管予定または破棄予定以外の物品２が取り出されると、不正な取り出しとして報知できるので、作業予定リストに基づいた実作業を確実に実施できる。

物品管理システム１にさらにＲＦＩＤタグ４と通信可能なアンテナ部を設け、上記移管作業・破棄作業時に移管・破棄する物品２のＲＦＩＤタグ４をアンテナ部と通信させ（近づけ）、検出された物品２が作業予定リストに掲載された物品２である場合に物品状態情報入力手段３５はその物品２を移管・破棄すると判断するように構成してもよい。このように構成すれば、移管・破棄する物品２を物品２に設けられたＲＦＩＤタグ４の情報を利用して把握することができ、より確実な移管・破棄作業を行うことができ、実際の物品２の状態と保管リストとをより正確に整合させることができる。

物品管理システム１では、保管ルールを設定したり変更したりすると、プリンタ３９およびラベルライタ４０にて保管ルールに基づいた背見出しやラベル等が印刷される構成にしてもよい。このような構成にすることにより、保管ルールに従った物品２の管理を徹底できる。

物品管理システム１は、作業予定リストを作成して提示するとともに、作業予定リストをプリンタ３９にて印刷して発行する構成にしてもよい。このような構成にすることにより、作業予定リストを確認しながら移管作業または破棄作業を行うことができ、より正確な作業が可能である。

物品管理システム１は、作業予定リストの物品２のうち、実作業を不実施と入力された物品２については、保管期限等の変更情報を利用者から受け付け、変更情報に基づいて保管期限を再設定して保管リストの保管期限情報を更新する構成にしてもよい。このように保管期限を再設定する構成にすることにより、物品２の保管期限が過ぎたが移管または破棄されず保管棚５にて保管中のままという物品２の管理が中途半端な状態になるのを防止できるので、より的確な物品２の期限管理を行うことができる。

実作業の完了または不実施を入力し、保管リストを更新すると、移管用帳票、破棄用帳票等の帳票をプリンタ３９にて印刷して発行する構成としてもよい。このような構成にすることにより、移管や破棄の履歴を残すことができ、移管または破棄後の物品２の状態を把握し易い。

物品管理システム１では、管理用ＰＣ１４に設けられた管理用ＲＦＩＤ通信装置３０を用いて、移管後の非保管棚の物品２についても管理可能とし、移管後の物品２の取り出しを管理して、非保管棚に保管された物品２の取出頻度が所定の値以上になったら、再び保管棚５にて保管するように促す構成にしてもよい。このような構成にすることにより、物品２を利用者が利用し易い状態にして管理できる。

物品管理システム１では、管理ユニット１３が所定のタイミングで管理用ＰＣ１４と差分データを通信し、差分データに基づいて対応する保管棚５内の物品２の保管状況を管理するので、ネットワーク４１に負担がかかり難い。したがって、ネットワーク４１がダウンし難く、より確実に物品２の保管区画７からの取り出しを管理できる。また、ネットワーク４１がダウンしても、物品２の取り出しや返却が検知できる。

物品管理システム１は、物品２が取り出された際に、登録されたＩＣカード１５と通信できない場合や、ユーザ権限のない取り出し等のような不正な取り出しを検知した場合に、不正取出ログを記録してログ管理するので、情報漏洩等の不正があった際に情報漏洩元を捜索し易い。

物品管理システム１は、ユーザ権限のある物品２が保管区画７から取り出された際に、適正取出ログおよび不正取出しログとは別に、一時取出ログを記録する構成にしてもよい。

一時取出ログは、保管区画７内に保管された複数の物品２の中から所望の物品２を手作業で探す際において、ＩＣカード１５をＩＣカード通信装置１６の通信面１７上に配置したままの状態にて、利用者にユーザ権限のある複数の物品２を一時的に出し入れして確認する場合に、その場で確認しただけとされるログである。物品管理システム１をこのような構成とすることにより、物品２が取り出された際に、適正取出ログおよび不正取出しログと一時取出ログとを区別して記録してログ管理するので、物品２の貸し出し履歴をより詳細に記録でき、情報漏洩等の不正があった場合に情報漏洩元を捜索し易い。

なお、物品２の一時的な出し入れに対しては、ログを記録しないという構成であってもよい。即ち、ＩＣカード１５を通信面１７上に配置している状態では、利用者にユーザ権限のある物品２の出し入れに対するログは記録されず、物品２を自由に閲覧できるようにしてもよい。

物品管理システム１は、物品移動モードを設定可能にしてもよい。物品移動モードとは、ＩＣカード１５を通信面１７上に配置したままの状態にすると、アンテナ装置８がＲＦＩＤタグ４と通信せず自由に物品２を移動でき、物品２の移動が完了し、ＩＣカード１５を通信面１７上から離してＩＣカード通信装置１６がＩＣカード１５と通信できなくなった際の物品２の位置を新たな物品２の保管位置として設定し直し、管理サーバ２７の情報を更新するモードである。

このような構成とすることにより、複数の物品２の保管位置を移動する際に、各物品２の新たな保管位置を一つずつ設定しなおす必要が無いので、物品２の移動作業が極めて容易になる。なお、このような構成の場合であっても、ユーザ権限は管理し、権限のない物品２が触られたか（アクセスされた可能性があるか）を検証するためのログを記録してもよい。

物品管理システム１は、管理サーバ２７に保管棚５の保管区画７の幅や棚の段数等の棚情報を記録し、物品情報として物品２の幅を記録して、物品情報登録処理の保管ルール設定の際に、棚情報および物品情報に基づいて、どの保管棚５のどの保管区画７に物品２を保管するかを提案する構成にしてもよい。この構成では、新規の物品２を新たに保管する際や物品２を移動する際等に保管位置が提案される。保管位置の提案に際しては、新規の物品２の物品情報を管理サーバ２７に登録すると、棚情報、保管棚５の収納状況、物品情報に基づいて、新規の物品２が保管可能な保管位置を物品管理システム１が判断して提示する。そして、この提示された場所の中から利用者に保管位置を選択させ、選択された場所をその物品２の保管位置として登録する構成や、提示された場所の中で利用者が初めて新規の物品２を保管した場所を保管位置として登録する構成とされる。また、保管位置の提案に際しては、棚情報、保管棚５の収納状況、物品情報に基づいて関連する物品２が連続して保管されるか、または、関連する物品２ができるだけ近くに保管されるように保管レイアウトを計算し、物品２の移動や新規の物品２の保管位置を促す構成としてもよい。

物品管理システム１は、各保管区画７毎に優先度を設定できる構成としてもよい。この構成では、保管棚５の設置場所や保管棚５における保管区画７の高さ等に基づき、物品２が出し入れし易い保管区画７の優先度を高く設定して、使用頻度に応じて物品管理システム１が保管位置の最適プランを提案する。なお、保管区画７の優先度の設定は、自動で設定される構成でも、管理担当者や利用者にて手動で設定される構成でもよい。

物品管理システム１は、貸出先である部署や利用者等の貸出傾向に応じて物品２の保管位置の移動を提案する構成にしてもよい。この構成では、ある部署に設置された保管棚５に保管された物品２の他部署員による貸出頻度が、所定の値以上になった場合、その使用頻度が多い部署の保管棚５に保管位置を移動するように提案する。

物品管理システム１は、物品２の貸出頻度に応じて貸出期限の変更を提案する構成にしてもよい。この構成では、物品２の実際の貸出平均日数が、あらかじめ設定された貸出期限の日数を越えた場合、貸出期限の変更を提案し、貸出実態に合った保管を促すことができる。

物品管理システム１では、保管棚５に設置された管理ユニット１３が、保管棚５の一部に載置されただけの構成でも、保管棚５に対して鍵等のロック手段にて固定された構成でもよい。そして、保管棚５に管理ユニット１３が載置されただけの場合は、ユニット用ＲＦＩＤタグを設け、物品管理システム１にて管理ユニット１３の設置状態も管理可能な構成にしてもよい。このような構成にすることで、管理ユニット１３の盗難が報知可能であり、盗難を防止できる。

上記物品管理システム１は、多様な物品２の管理に利用できるが、様々な期限が設定され、逐次増えていく書類および書類を綴じ込むファイルの管理に好適である。

なお、この実施の形態では、物品管理システム１が管理データベース装置２６を備え、管理データベース装置２６にて設定した保管期限に従って物品２を移管または破棄する際の物品２の取り出しを物品管理システム１にて管理する構成としたが、管理データベース装置２６は、物品管理システム１以外であっても適用できる。さらに、管理データベース装置２６を単体で利用したとしても、物品２の実際の状態とデータベースの情報とを確実に一致させることができ、また、移管作業、破棄作業を正確に行うことができる。

本発明の一実施の形態に係る物品管理システムのブロック図である。 同上物品管理システムの構成図である。 同上物品管理システムにおける管理ユニットを示す斜視図である。 同上物品管理システムにおける管理ユニットのブロック図である。 同上物品管理システムにおいて物品が保管区画内から取り出された際の処理の流れを示すフローチャートである。 同上物品管理システムにおいて物品が保管区画内へ返却された際の処理の流れを示すフローチャートである。 同上物品管理システムにおける管理データベース装置のブロック図である。 同上物品管理システムの管理データベース装置における物品の移管または破棄の処理の流れを示すフローチャートである。

符号の説明

１ 物品管理システム
２ 物品
４ 非接触情報記録媒体としてのＲＦＩＤタグ
５ 保管具としての保管棚
７ 保管区画
８ アンテナ装置
１３ 管理部としての管理ユニット
１４ 管理部としての管理用ＰＣ
２６ 管理データベース装置
３１ 保管期限設定手段
３２ 保管リスト記録手段
３３ 作業予定リスト作成手段
３４ 作業予定リスト提示手段
３５ 物品状態情報入力手段
３６ 更新手段

Claims (2)

1. 物品の保管リストが格納された管理データベース装置であって、
   保管区画に保管された前記物品の保管期限を利用者に設定させる保管期限設定手段と、
   設定された保管期限を前記物品の保管期限情報として保管リストに記録する保管リスト記録手段と、
   前記保管リストの保管期限情報に基づき、前記保管区画から移管予定または破棄予定の物品を列挙した作業予定リストを作成する作業予定リスト作成手段と、
   前記作業予定リストを利用者に提示する作業予定リスト提示手段と、
   前記作業予定リストの物品のうち、移管作業または破棄作業が完了した物品、移管作業または破棄作業を行わず保管区画に保管した状態の物品を入力する物品状態情報入力手段と、
   この物品状態情報入力手段にて作業の完了したと入力された物品について前記保管リストを更新する更新手段と
   を備えることを特徴とする管理データベース装置。
2. 非接触情報記録媒体を有する物品を管理する物品管理システムであって、
   前記物品を保管可能な保管区画を有する保管具と、
   前記保管区画に保管された前記物品の非接触情報記録媒体を検知可能なアンテナ装置と、
   このアンテナ装置を介して前記保管区画内の前記物品を把握し、前記保管区画から前記物品を取り出す利用者を把握し、請求項１記載の管理データベース装置を有する管理部とを具備する
   ことを特徴とする物品管理システム。

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