JP2002073763A - 書類管理サービスシステムおよび方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 顧客に代行して書類の保管期限・保存期限を
管理し、書類の倉庫への入庫や廃棄等の作業を行うこと
で、顧客の書類管理に係わる業務負担を軽減する。 【解決手段】 書類管理データベース１２ａには、顧客
企業から管理委託のあった各書類について、顧客ＩＤ、
部署ＩＤ、書類ＩＤ、書類名、検索用キーワード、自社
保管期限、保存期限、および、管理ステータス情報から
なる書類管理データが記録される。書類管理サーバー１
２は書類管理データベース１２ａを参照し、自社保管期
限および保存期限を経過した書類管理データを夫々抽出
する。そして、自社保管期限を経過した書類管理データ
に基づいて書類引取り伝票を、保存期限を経過した書類
管理データに基づいて書類廃棄伝票を、それぞれプリン
タ１５により印刷する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、企業等で発生する
書類の管理サービスを提供する書類管理サービスシステ
ムおよび方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】企業等の事業体において発生する書類に
は、保管期限（すぐに書類を参照できる状態で管理して
おくべき期限）および保存期限（すぐに書類を参照でき
る必要はないが、破棄せずに保存しておくべき期限）が
定められるのが一般的である。すなわち、保管期限が経
過するまでは、書類は例えば職場内や職場付近の本棚・
キャビネットに保管され、必要に応じて何時でも参照で
きる状態におかれる。そして、保管期限が経過した書類
は倉庫に移されて保存期限まで保存され、保存期限が経
過すると廃棄処分となる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし、企業等では日
々膨大な量の書類が発生する。このため、各書類につい
て上記のように保管期限および保存期限を管理して、書
類を倉庫に移したり、廃棄処分する等の作業を行うこと
は、企業等にとって大きな業務負担となる。

【０００４】本発明は上記の点に鑑みてなされたもので
あり、顧客に代行して書類の保管期限・保存期限を管理
し、書類の倉庫への入庫や廃棄等の作業を行うことで、
顧客の書類管理に係わる業務負担を軽減することが可能
な書類管理サービスシステムおよび方法を提供すること
を目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
め、請求項１に記載された発明に係る書類管理サービス
システムは、顧客から管理委託を受けた各書類のＩＤお
よび自社管理期限を含む書類管理情報を登録しておくデ
ータベースと、前記データベースを適時参照し、自社管
理期限が経過した書類管理情報を抽出して出力する手段
と、前記出力された書類管理情報に該当する書類を前記
顧客から引き取って倉庫に入庫すべき旨の指示情報を出
力する手段と、を備えることを特徴とする。

【０００６】また、請求項２に記載された発明は、請求
項１記載の書類管理サービスシステムにおいて、前記書
類管理情報は書類の保存期限を更に含み、前記データベ
ースを適時参照し、保存期限が経過した書類管理情報を
抽出して出力する手段と、該出力された書類管理情報に
該当する書類の廃棄処分を行うべき旨の指示情報を出力
する手段とを更に備えることを特徴とする。

【０００７】また、請求項３に記載された発明は、請求
項１または２記載の書類管理サービスシステムにおい
て、前記倉庫に入庫される書類の画像情報を記録する手
段と、前記倉庫に入庫された書類の閲覧要求があった場
合に、該当する書類の画像情報を出力する手段とを更に
備えることを特徴とする。

【０００８】また、請求項４に記載された発明に係る書
類管理サービス方法は、顧客から管理委託を受けた各書
類のＩＤ、自社管理期限、および保管期限を含む書類管
理情報をデータベースに記録するとともに、前記データ
ベースを適時参照し、自社管理期限が経過した書類管理
情報を抽出して出力し、該出力された書類管理情報に該
当する書類を適宜な輸送手段により前記顧客企業から引
き取って、倉庫に入庫することを特徴とする。

【０００９】また、請求項５に記載された発明は、請求
項４記載の書類管理サービス方法において、前記書類管
理情報は書類の保存期限を更に含み、前記データベース
を適時参照し、保存期限が経過した書類管理情報を抽出
して出力し、該出力された書類管理情報に該当する書類
の廃棄処分を行うことを特徴とする。

【００１０】また、請求項６に記載された発明は、請求
項４または５記載の書類管理サービス方法において、前
記倉庫に入庫される書類の画像情報を記録し、前記倉庫
に入庫された書類の閲覧要求があった場合に、該当する
書類の画像情報を出力して、要求元の顧客へその出力結
果を提供することを特徴とする。

【００１１】

【発明の実施の形態】＝＝システム構成＝＝ 図１は、本発明の一実施形態である書類管理センター１
０を含む全体構成図である。図１に示す如く、書類管理
センター１０は、書類管理サーバー１２、この書類管理
サーバー１２に接続された画像記録装置１４およびプリ
ンタ１５、並びに、書類を保管するための倉庫１６を備
えている。

【００１２】書類管理サーバー１２は、大容量記憶装置
（例えばハードディスク）や通信インターフェース等を
備えたコンピュータシステムであり、インターネット１
８に接続されている。インターネット１８には、顧客企
業（書類管理センター１０の運営者との間で書類管理の
委託契約を交わした企業）の端末コンピュータ（以下、
顧客コンピュータと称す）２０が接続されている。な
お、顧客企業には予め顧客ＩＤおよびパスワードが発行
されており、各顧客ＩＤおよびパスワードは書類管理サ
ーバー１２において登録されているものとする。書類管
理サーバー１２は、インターネット１８を介してアクセ
スしてきた顧客コンピュータ２０と、例えばＨＴＴＰ等
のプロトコルに従ってデータ通信を行うことでＷＷＷサ
ーバとして機能する。書類管理サーバー１２が備える記
憶装置には書類管理データベース１２ａおよび画像管理
データベース１２ｂが構築されている。

【００１３】書類管理データベース１２ａには、書類管
理センター１０が管理する書類に関する情報が登録され
ている。図２は、書類管理データベース１２ａのデータ
構成を示す。図２に示す如く、書類管理データベース１
２ａは、顧客ＩＤ、管理委託登録日、部署ＩＤ、書類Ｉ
Ｄ、書類名、検索用キーワード、自社保管期限、保存期
限、および、管理ステータス情報等からなる書類管理デ
ータをレコード単位とするデータベースである。このう
ち部署ＩＤは、書類の発生元である部署を特定するため
のＩＤである。なお、書類管理サーバー１２は、顧客企
業に関するデータが記録された顧客マスタを保有してお
り、この顧客マスタには、各顧客企業に属する各部署の
部署名、部署ＩＤ、住所、電話番号等が含まれている。
書類管理データベース１２ａには、また、書類管理セン
ター１０が管理する書類のうち、倉庫１６に入庫された
書類に関する情報が登録されている。具体的には、倉庫
１６に入庫された各書類の書類ＩＤ、書類の画像データ
ファイル名、倉庫１６内での保管位置を示す保管番号等
が記録されている。一方、画像管理データベース１２ｂ
には、倉庫１６に入庫された各書類の画像データが登録
されている。

【００１４】＝＝システム動作＝＝ 顧客企業は、顧客コンピュータ２０から書類管理サーバ
ー１２にアクセスすることで、新規管理登録、管理書類
の検索・閲覧、書類管理情報の変更、書類管理センター
１０からの書類の引き上げ等の処理を行うことができ
る。以下、本実施形態のシステムにおいて実行される処
理の内容について説明する。

【００１５】顧客コンピュータ２０から書類管理サーバ
ー１２へアクセスが行われると、先ず、書類管理サーバ
ー１２は顧客ＩＤおよびパスワードを入力するための初
期画面を顧客コンピュータ２０へ送信する。そして、顧
客コンピュータ２０で入力され返送されてきた顧客ＩＤ
およびパスワードが正当であることを確認したうえで、
初期メニュー画面を顧客コンピュータ２０へ送信する。
初期メニュー画面には、管理委託登録メニュー、書類検
索メニュー、書類管理情報変更メニュー、および書類引
き上げメニューが含まれる。

【００１６】＜管理委託登録、書類引き取り、書類廃棄
＞初期メニュー画面において管理委託登録メニューが選
択されると、書類管理サーバー１２は、管理委託対象と
なる書類に関する情報を入力するための画面を顧客コン
ピュータ２０へ送信する。この入力画面には、書類情報
として、書類発生元である部署名、部署ＩＤ、書類Ｉ
Ｄ、書類名、検索用キーワード、自社保管期限、保存期
限等の各項目を記入する記入欄が含まれる。書類管理サ
ーバー１２は、顧客コンピュータ２０から返送されてき
た書類情報を、当該顧客企業の顧客ＩＤおよび委託登録
日の日付に関係付けて、管理ステータス情報が「自社管
理」である書類管理データとして書類管理データベース
１２ａに登録する。このような処理を各顧客企業の顧客
コンピュータ２０から送信されてきた各書類情報につい
て行うことで、書類管理データベース１２ａが構築され
る。

【００１７】書類管理サーバー１２は、適宜なタイミン
グで（例えば、毎日１回あるいは数日に１回など）、書
類管理データベース１２ａを参照して自社保管期限が経
過した書類管理データを抽出し、顧客企業毎に区分し
て、プリンタ１５により書類引き取り伝票として印刷す
る。その際、該当する書類管理データの各項目（顧客Ｉ
Ｄ、書類ＩＤ、書類名等）のほか、顧客マスタを参照し
て書類引き取り先である部署の住所・電話番号も印刷す
る。こうして印刷された書類引き取り伝票は予め契約し
た運送業者へ送付される。書類引き取り伝票を受け取っ
た運送業者では、書類引き取り伝票の内容に基づいて、
顧客企業へ集配車両を向かわせて書類を引き取り、引き
取った書類を書類管理センター１０へ配送する。この場
合、上記したように、書類引き取り伝票に書類引き取り
先部署の住所・電話番号が印刷されていることで、運送
業者の担当者は書類の引き取りを円滑に行うことができ
る。

【００１８】書類管理センター１０では、引き取られて
きた書類の画像データを採取して画像管理データベース
１２ｂに登録したうえで、書類を倉庫１６へ入庫する。
そして、書類管理データベース１２ａにおいて、入庫し
た書類の書類管理データの管理ステータス情報を「入庫
済み」に変更すると共に、入庫した書類の書類ＩＤ、画
像データファイル名、および倉庫１６での保管番号を関
係付けて記録する。なお、画像管理データベース１２ｂ
に登録された画像データのうち、古くなったデータや利
用頻度の低いデータは、適宜、画像記録装置１４によっ
てＣＤ−ＲＯＭ等に記録され、画像管理データベース１
２ｂから削除される。

【００１９】また、書類管理サーバー１２は、適宜なタ
イミングで、書類管理データベース１２ａから保存期限
を経過した書類管理データを抽出し、プリンタ１５によ
り書類廃棄伝票として印刷すると共に、当該書類管理デ
ータの管理ステータス情報を「廃棄済み」とする。書類
廃棄伝票には、書類ＩＤ、書類名称等の書類情報のほ
か、倉庫１６での保管番号も印刷される。書類廃棄伝票
は、予め契約した廃棄業者へ送付される。書類廃棄伝票
を受け取った廃棄業者は、廃棄書類伝票の内容に基づい
て書類を倉庫１６から回収し、所定の廃棄施設で廃棄処
理を行う。

【００２０】＜書類の検索・閲覧＞上記した初期メニュ
ー画面において、書類検索メニューが選択された場合に
は、書類管理サーバー１２は書類検索を行うための検索
画面を端末コンピュータ２０へ送信する。この検索画面
では、書類名、キーワード、管理委託登録日、自社管理
期限、保存期限等の各項目を検索キーとして入力するこ
とができる。顧客コンピュータ２０から検索キーが送信
されてくると、書類管理サーバー１２はその検索キーに
該当する書類管理データを検索して、検索結果一覧を示
す画面を端末コンピュータ２０へ送信する。

【００２１】検索結果一覧画面では、管理ステータスが
「入庫済み」の書類について、イメージ閲覧の要求を行
うことができる。イメージ閲覧要求が顧客コンピュータ
２０から送信されてくると、書類管理サーバー１２は、
画像管理データベース１２ｂから、イメージ閲覧要求が
なされた書類の画像データを読み出す。読み出された画
像データは、インターネット１８を介して顧客コンピュ
ータ２０へ送信される。これにより、顧客企業では、顧
客コンピュータ２０の画面上で倉庫１６に保管された書
類のイメージを閲覧することが可能となる。

【００２２】＜管理情報変更＞また、初期メニュー画面
において、管理情報変更メニューが選択された場合に
は、書類管理サーバー１２は書類管理情報を変更するた
めの変更画面を顧客コンピュータ２０へ送信する。この
変更画面では、書類の自社管理期限および保存期限を変
更することができる。書類管理サーバー１２は、顧客コ
ンピュータ２０から送られてきた変更情報に基づいて、
書類管理データベース１２ａに登録された書類管理デー
タを更新する。

【００２３】＜書類の引き上げ＞また、初期メニュー画
面において、書類引き上げメニューが選択された場合に
は、書類管理サーバー１２は、書類管理センター１０か
ら顧客企業へ引き上げるべき書類を指定するための指定
画面を顧客コンピュータ２０へ送信する。この指定画面
で書類が指定されると、書類管理サーバー１２は、指定
された書類の書類管理データの内容を含む書類引き上げ
伝票をプリンタ１５により印刷すると共に、この書類管
理データの管理ステータス情報を「自社管理」に変更す
る。印刷された書類引き上げ伝票は運送業者へ送付さ
れ、運送業者では受け取った書類引き上げ伝票で指定さ
れた書類を倉庫１６から出庫して該当する顧客企業の部
署へ配送する。

【００２４】以上説明したように、本実施形態のシステ
ムによれば、顧客企業は、書類管理センター１０への書
類管理の委託登録時に書類の自社管理期限および保存期
限を指定しておくだけで、以後、自社管理期限および保
存期限の管理や、書類の倉庫１６への入庫や廃棄処理と
いった作業を自ら行うことが不要となる。また、顧客企
業は書類管理センター１０に管理を委託した書類の検索
を行うことができ、更に、倉庫１６に入庫された書類に
ついては書類イメージを閲覧できるので、書類内容の管
理も簡便に行うことができる。このように、本実施形態
のシステムを利用することにより、企業内で発生する膨
大な量の書類の管理負担を大きく軽減することができ
る。

【００２５】なお、上記実施形態では、自社保管期限お
よび保存期限を経過した書類管理データを伝票として印
刷し、それぞれ、運送業者および廃棄業者に書類引き取
りおよび廃棄処分の依頼を行うものとした。しかしなが
ら、これに限らず、運送業者および廃棄業者のコンピュ
ータにインターネット１８を介して、それぞれ、書類引
き取りおよび廃棄処分の指示を送信することとしてもよ
い。

【００２６】また、上記実施形態では、顧客企業による
書類の管理委託登録を顧客コンピュータ２０からＷＷＷ
サーバーとしての書類管理サーバー１２にアクセスする
ことにより行うものとしたが、これに限らず、電子メー
ルにより行うこととしてもよい。あるいは、インターネ
ット１８経由に限らず、ＦＡＸや郵送書類等の他の通信
手段によって管理委託登録を行えるようにしてもよい。

【００２７】さらに、上記実施形態において書類管理サ
ーバー１２が実行する各種処理を複数台のサーバーコン
ピュータによって分散して行うようにしてもよい。

【００２８】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
顧客から委託された書類の自社管理期限が経過すると、
その書類を顧客から引き取って倉庫に入庫するので、顧
客としては、自社管理期限を管理したり、書類を倉庫へ
移動するための負担が無くなる。また、書類の保存期限
が経過した場合に、その書類の廃棄処分を行うことで、
顧客は書類の保存期限を管理したり、書類の廃棄処分を
行うための負担も無くなる。このように、本発明によれ
ば、書類管理に係わる顧客の業務負担を軽減することが
できる。さらに、倉庫へ入庫される書類の画像情報を記
録して、閲覧要求に応じてその画像情報を出力すること
で、顧客は入庫された書類のイメージを閲覧することが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態であるシステムの全体構成
図である。

【図２】書類管理データベースのデータ構成を示す図で
ある。

【符号の説明】

１０ 書類管理センター １２ 書類管理サーバー １２ａ 書類管理データベース １２ｂ 画像管理データベース １５ プリンタ １６ 倉庫 １８ インターネット ２０ 顧客コンピュータ

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 顧客から管理委託を受けた各書類のＩＤ
   および自社管理期限を含む書類管理情報を登録しておく
   データベースと、 前記データベースを適時参照し、自社管理期限が経過し
   た書類管理情報を抽出して出力する手段と、 前記出力された書類管理情報に該当する書類を前記顧客
   から引き取って倉庫に入庫すべき旨の指示情報を出力す
   る手段と、を備えることを特徴とする書類管理サービス
   システム。
2. 【請求項２】 請求項１記載の書類管理サービスシステ
   ムにおいて、 前記書類管理情報は書類の保存期限を更に含み、 前記データベースを適時参照し、保存期限が経過した書
   類管理情報を抽出して出力する手段と、 該出力された書類管理情報に該当する書類の廃棄処分を
   行うべき旨の指示情報を出力する手段とを更に備えるこ
   とを特徴とするシステム。
3. 【請求項３】 請求項１または２記載の書類管理サービ
   スシステムにおいて、 前記倉庫に入庫される書類の画像情報を記録する手段
   と、 前記倉庫に入庫された書類の閲覧要求があった場合に、
   該当する書類の画像情報を出力する手段とを更に備える
   ことを特徴とするシステム。
4. 【請求項４】 顧客から管理委託を受けた各書類のＩＤ
   および自社管理期限を含む書類管理情報をデータベース
   に記録するともに、前記データベースを適時参照し、自
   社管理期限が経過した書類管理情報を抽出して出力し、
   該出力された書類管理情報に該当する書類を適宜な輸送
   手段により前記顧客企業から引き取って、倉庫に入庫す
   ることを特徴とする書類管理サービス方法。
5. 【請求項５】 請求項４記載の書類管理サービス方法に
   おいて、前記書類管理情報は書類の保存期限を更に含
   み、 前記データベースを適時参照し、保存期限が経過した書
   類管理情報を抽出して出力し、該出力された書類管理情
   報に該当する書類の廃棄処分を行うことを特徴とする方
   法。
6. 【請求項６】 請求項４または５記載の書類管理サービ
   ス方法において、 前記倉庫に入庫される書類の画像情報を記録し、前記倉
   庫に入庫された書類の閲覧要求があった場合に、該当す
   る書類の画像情報を出力して、前記閲覧要求を発した顧
   客へその出力結果を提供することを特徴とする方法。