JP3862553B2 - ドキュメント管理システム - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明はドキュメント管理システム技術に関し、特にコンピュータを中心として、ネットワークにより接続されたデジタル機器間でデジタル化された文書データによる情報のやり取りが行われる際の文書データと原本文書の保管に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、紙文書と電子文書を統合的に取り扱うドキュメント管理システムの場合、紙文書を光学的に入力した、文書画像そのものや、紙文書を光学的に入力し、その文書画像からテキスト領域のみを文字認識し、文書画像と認識結果を併せたもの等を電子化文書データとし、ワードプロセッサ一等で作成した電子文書と同一の文書データベースで保管や検索をすることによって、「統合」管理としていた。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、紙文書の原本を保存する必要のある場合において、
▲１▼物理的な「机」「引き出し」等の保管場所と、電子的な「データベース」との連携がなく、ネットワーク上での管理ができなかった。
【０００４】
▲２▼原本とその保管場所との間に連携がなく、紛失するおそれがあった。
【０００５】
▲３▼電子化文書はファイルとしてのコピーが容易であるため、重要度等に応じた扱いができなかった。
【０００６】
本発明は、以上に点に着目して成されたもので、紙文書と電子文書と統合的に取り扱うドキュメント管理システムにおいて、原本文書をネットワーク上で特定できるようにし、電子文書との総合管理を合理的に行うこととし、特に重要度やアクセス権限等に応じた連携管理を行うドキュメント管理システムを提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明では、画像入力手段と、出力手段と、電子化文書作成手段と、データベース手段と、保管場所制御手段とＵＲＩ添付手段手段と、セキュリティレベル設定手段と、アクセスレベル設定手段と、クライアント手段と、サーバ手段と、を有するドキュメント管理システムを構築することにより、ネットワーク上において、保管する紙文書そのものをＵＲＩによって特定出来るようにし、紙文書と電子文書との統合管理を合理的に行えるようにしたものである。
【０００８】
なお、さらに詳細に説明すれば、本発明は下記の構成によって前記課題を解決できた。
【０００９】
（１）原本文書の文書画像を入力する画像入力手段と、前記原本文書のセキュリティレベルを設定するセキュリティレベル設定手段と、入力された前記文書画像のレイアウトを解析し、前記レイアウトにおいて設定された前記セキュリティレベルに応じた領域を電子化した電子化文書を作成する電子化文書作成手段と、作成された前記電子化文書を、対応する原本文書が紙文書として保管されている保管場所を表わすＵＲＩと対応づけて保管するデータベース手段と、前記データベース手段から電子化文書を検索し、検索結果として得られた電子化文書を表示する検索手段と、前記検索手段による検索結果として得られた電子化文書に対応づけられたＵＲＩに基づいて原本文書の保管場所を出力する保管場所出力手段とを有することを特徴とするドキュメント管理システム。
【００１０】
（２）前記電子化文書に対応づけられたＵＲＩに基づいて原本文書の出力を要求する要求手段を有することを特徴とする前記（１）記載のドキュメント管理システム。
【００１１】
（３）オペレータに応じたアクセスレベルを設定するアクセスレベル設定手段と、設定された前記アクセスレベルに応じて前記保管場所出力手段による出力を制御する保管場所出力制御手段とを有することを特徴とする前記（１）記載のドキュメント管理システム。
【００１５】
（４）オペレータに応じたアクセスレベルを設定するアクセスレベル設定手段と、設定された前記アクセスレベルに応じて前記検索手段による電子化文書の表示を制限する電子化文書表示制御手段とを有することを特徴とする前記（１）記載のドキュメント管理システム。
【００１６】
（５）オペレータに応じたアクセスレベルを設定するアクセスレベル設定手段と、設定された前記アクセスレベル及び前記原本文書に設定されたセキュリティレベルに応じて前記検索手段による当該原本文書に対する電子化文書の表示を制限する電子化文書表示制御手段とを有することを特徴とする前記（１）記載のドキュメント管理システム。
【００１７】
【発明の実施の形態】
図１は第１の実施例を表わすシステム構成ブロックである。
【００１８】
図１において、１０１は各デジタル機器間を接続するネットワーク、１０２はデータベースを管理するサーバ、１０３はデータベースを保管するデータベース部、１０４はプリンタやディスプレイ等の出力部、１０５は文書データの検索の指示や、原本文書の取り出しの要求等を行うクライアント、１０６はスキャナ等の画像入力部、１０７はネットワーク上のデータの特定方法であるＵＲＩを原本文書に添付するＵＲＩ添付部、１０８は原本文書の入力画像から電子化文書を作成する電子化文書作成部、１０９は、原本文書のセキュリティレベル（すなわちデータベースヘの登録データの電子化制限レベルまたは登録制限レベル）を選択するセキュリティレベル設定部、１１０は、電子化文書のアクセスレベル（すなわちデータベースの登録データに対するユーザに応じた出力制限レベル）を選択するアクセスレベル設定部、１１１は物理的保管場所をネットワーク上で共有させるためのサーバ、１１２は保管場所に紙文書を保管されているか否かのチェックや、所定の保管場所への搬送などを制御する保管場所制御部、１１３はネットワーク上で特定できる物理的保管場所、１１４はネットワーク上で特定できるデータとして扱う原本文書である。
【００１９】
次に処理の流れに付いて図２、３、４、５のフローチャートにしたがって説明する。
【００２０】
まず、画像入力部１０６より文書画像を入力する（Ｓ２０１）。次に、電子化文書作成部１０８において、入力した文書画像をもとに電子化文書データを作成する（Ｓ２０２）。
【００２１】
図３において、電子化文書データの作成処理（Ｓ２０２）の例を説明する。
【００２２】
本例では、Ｓ３０１で原本文書のセキュリティレベルを設定する。ここでは、例えば、「高」、「中」、「低」のようにレベルを設定する。そして、「高」ならばタイトルのみ、「中」ならばタイトル＋概要、「低」ならばタイトル＋文書画像＋本文『テキスト』のように電子化を行う。
【００２３】
次に、Ｓ３０２でレイアウト解析処理を行い、タイトル、本文、非テキスト系領域をそれぞれ抽出する。
【００２４】
さらに、セキュリティレベルに応じて処理領域を選択し（Ｓ３０３、Ｓ３０４、Ｓ３０６、Ｓ３１０）、選択された領域のうちの各テキスト系領域に対してＯＣＲ処理（文字認識処理）を用いた文字コードの抽出（Ｓ３０５、Ｓ３０７、Ｓ３１１）や、自動要約処理を用いた概要の抽出（Ｓ３０８）や、文書画像自体の圧縮（Ｓ３１２）、等を行い、抽出した情報を用いてＸＭＬデータ化（Ｓ３０９）して、それを電子化文書データとしている。
【００２５】
次に、Ｓ２０３において、文書保管処理を行う。図４は文書保管処理の例を説明したものである。
【００２６】
本例では、原本文書保管場所決定処理（Ｓ４０１）において、原本の保管場所を選択し決定する。
【００２７】
次に、その原本文書保管場所をＵＲＩ（Uniform Resource Identifier）に変換する（Ｓ４０２）。例えば、サーバ「Ａ」の「引き出し２」に「書類１００１」を保管するのであれば、ＵＲＩは、ＵＲＮ（Uniform Resource Name）で、ＵＲＮ：“識別子”：“ＩＤ文字列”（例えばURN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）などのように表記する。
【００２８】
次に、先に作成した電子化文書データに、上記ＵＲＩを付加して、文書データベース１０３に登録する（Ｓ４０３）。また、ＵＲＩ添付部１０７において、原本文書に上記ＵＲＩを添付する（Ｓ４０４）。添付の方法は、原本への直接印刷、原本を入れた封筒に印刷、原本にＵＲＩシール付加等がある。
【００２９】
次に原本文書を先に定めた所定の保管場所へ保管する。保管方法は、自動的に搬送する方法や、オペレータによる運搬等がある。
【００３０】
また、保管した文書データおよび原本文書の出力については、図５に従い説明する。まず、クライアント１０５において、文書データを検索する（Ｓ５０１）。検索については、あらかじめ保管する際に付加したキーワードに対して行う等の方法がある。検索文書データがあるならば、クライアント側のディスプレイ等の出力部１０４に出力表示する（Ｓ５０３）。この時保存されている電子化文書データのセキュリティレベルに応じて、電子化されている情報が異なるので、表示可能な情報が異なり、例えば、セキュリティレベルが「中」ならば、タイトルと概要が表示される。
【００３１】
また、この時、クライアントからサーバ１１１に対して保管場所表示を要求する（Ｓ５０４）。その際に、ＵＲＩ（例えば、URN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は「保管場所表示スクリプト」ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）に変換され（例えば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/“保管場所表示スクリプト”のように表記し、xxxxにはサーバＡのＩＰアドレス等、yyyyには“引き出し”のコンピュータ管理上のディレクトリ名等、zzzzには“書類”のコンピュータ管理上のファイル名等に、それぞれ変換され解釈する。）、クライアントはそのＵＲＬをサーバに要求することによって、保管場所表示要求のスクリプトをサーバに起動させる。
【００３２】
この時、スクリプトの例としてはＣＧＩ（Common Gateway Interface）を用いる等の方法がある。
【００３３】
次に、サーバは受け取ったＵＲＬから、そのスクリプトの処理を判断し、スクリプトを起動する。スクリプトは保管場所表示要求の結果を出力し、サーバがこれをクライアントに返し、クライアント側で出力表示する（Ｓ５０５）。
（例えば、「保管場所……“キャビネットA”/“引き出し2”/“書類1001”」、「保管状況……保管中」のように表示される。）
【００３４】
次に、その文書データの原本を取り出すか否かを決定する（Ｓ５０６）。
取り出すのであれば、クライアントからサーバ（１１１）に対して原本取り出しを要求する（Ｓ５０７）。
【００３５】
その際に、ＵＲＩ（例えば、URN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は「取り出し要求スクリプト」ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）に変換され（例えば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/“取り出し要求スクリプト”のように表記し、xxxxにはサーバＡのＩＰアドレス等、yyyyには“引き出し”のコンピュータ管理上のディレクトリ名等、zzzzには“書類”のコンピュータ管理上のファイル名等に、それぞれ変換され解釈する。）、クライアントはそのＵＲＬをサーバに要求することによって、原本取り出し要求のスクリプトをサーバに起動させる。
【００３６】
次に、サーバは受け取ったＵＲＬから、そのスクリプトの処理を判断し、スクリプトを起動する。スクリプトは取り出し要求の結果を出力し、サーバがこれをクライアントに返し、クライアント側で出力表示する（Ｓ５０８）。
（例えば、「取り出し……許可」のように表示される。）
【００３７】
ここで要求が許可されたならば、原本取り出し処理を行う（Ｓ５１０）。取り出し方法は、自動的に搬送する方法や、オペレータによる運搬等がある。また、要求された原本文書が、すでに他のオペレータによって取り出されている場合には、Ｓ５０８において不許可の結果が表示される。
【００３８】
（他の実施例）
（第２の実施例）
次に処理の流れに付いて図２、５、６、７のフローチャートにしたがって説明する。まず、画像入力部１０６より文書画像を入力する（Ｓ２０１）。次に、電子化文書作成部１０８において、入力した文書画像をもとに電子化文書データを作成する（Ｓ２０２）。
【００３９】
図６において、電子化文書データの作成処理（Ｓ２０２）の例を説明する。
【００４０】
本例では、Ｓ６０１で原本文書のセキュリティレベルを設定する。ここでは、例えば、「高」、「中」、「低」のようにレベルを設定する。
【００４１】
次に、Ｓ６０２でレイアウト解析処理を行い、タイトル、本文、非テキスト系領域をそれぞれ抽出する。
【００４２】
さらに、設定レベルの保存処理（Ｓ６０３）や、各テキスト系領域に対してＯＣＲ処理（文字認識処理）を用いた文字コードの抽出（Ｓ６０４）や、自動要約処理を用いた概要の抽出（Ｓ６０５）や、文書画像自体の圧縮（Ｓ６０６）、等を行い、Ｓ６０７においてＸＭＬデータ化して、それを電子化文書データとしている。
【００４３】
次に、Ｓ２０３において、文書保管処理を行う。図７は文書保管処理の例を説明したものである。
【００４４】
本例では、原本文書保管場所決定処理（Ｓ７０１）において、原本の保管場所を選択し決定する。
【００４５】
次に、その原本文書保管場所をＵＲＩ（Uniform Resource Identifier）に変換する（Ｓ７０２）。例えば、サーバ「Ａ」の「引き出し２」に「書類1001」を保管するのであれば、ＵＲＩは、ＵＲＮ（Uniform Resource Name）で、ＵＲＮ：“識別子”：“ＩＤ文字列”（例えばURN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）などのように表記する。
【００４６】
次に、先に作成した電子化文書データに、上記ＵＲＩを付加し、さらに電子化文書のセキュリティレベルをチェックし（Ｓ７０３）、セキュリティレベルに応じて、「高」ならばタイトルのみ、「中」ならばタイトル＋概要、「低」ならばタイトル＋文書画像＋本文『テキスト』のように文書データベース１０３に登録する（Ｓ７０４）。
【００４７】
また、ＵＲＩ添付部１０７において、原本文書に上記ＵＲＩを添付する（Ｓ７０５）。添付の方法は、原本への直接印刷、原本を入れた封筒に印刷、原本にＵＲＩシール付加等がある。
【００４８】
次に原本文書を先に定めた所定の保管場所へ保管する。保管方法は、自動的に搬送する方法や、オペレータによる運搬等がある。また、保管した文書データおよび原本文書の出力については、図５に従い説明する。
【００４９】
まず、クライアント１０５において、文書データを検索する（Ｓ５０１）。検索については、あらかじめ保管する際に付加したキーワードに対して行う等の方法がある。検索文書データがあるならば、クライアント側のディスプレイ等の出力部１０４に出力表示する（Ｓ５０３）。この時保存されている電子化文書データのセキュリティレベルに応じて、データベースに登録されている情報が異なるので、表示可能な情報が異なり、例えば、セキュリティレベルが「中」ならば、タイトルと概要が表示される。また、この時、クライアントからサーバ１１１に対して保管場所表示を要求する（Ｓ５０４）。
【００５０】
その際に、ＵＲＩ（例えば、URN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は「保管場所表示スクリプト」ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）に変換され（例えば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/“保管場所表示スクリプト”のように表記し、xxxxにはサーバＡのＩＰアドレス等、yyyyには“引き出し”のコンピュータ管理上のディレクトリ名等、zzzzには“書類”のコンピュータ管理上のファイル名等に、それぞれ変換され解釈する。）、クライアントはそのＵＲＬをサーバに要求することによって、保管場所表示要求のスクリプトをサーバに起動させる。この時、スクリプトの例としてはＣＧＩ（Common Gateway lnterface）を用いる等の方法がある。
【００５１】
次に、サーバは受け取ったＵＲＬから、そのスクリプトの処理を判断し、スクリプトを起動する。スクリプトは保管場所表示要求の結果を出力し、サーバがこれをクライアントに返し、クライアント側で出力表示する（Ｓ５０５）。
（例えば、「保管場所……“キャビネットA”/“引き出し2”/“書類1001”」、「保管状況……保管中」のように表示される。）
【００５２】
次に、その文書データの原本を取り出すか否かを決定する（Ｓ５０６）。取り出すのであれば、クライアントからサーバ１１１に対して原本取り出しを要求する（Ｓ５０７）。その際に、ＵＲＩ（例えば、URN: E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は「取り出し要求スクリプト」ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）に変換され、（例えば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/“取り出し要求スクリプト”のように表記し、xxxxにはサーバＡのＩＰアドレス等、yyyyには“引き出し”のコンピュータ管理上のディレクトリ名等、zzzzには“書類”のコンピュータ管理上のファイル名等に、それぞれ変換され解釈する。）、クライアントはそのＵＲＬをサーバに要求することによって、原本取り出し要求のスクリプトをサーバに起動させる。
【００５３】
次に、サーバは受け取ったＵＲＬから、そのスクリプトの処理を判断し、スクリプトを起動する。スクリプトは取り出し要求の結果を出力し、サーバがこれをクライアントに返し、クライアント側で出力表示する（Ｓ５０８）。
（例えば、「取り出し……許可」のように表示される。）
ここで要求が許可されたならば、原本取り出し処理を行う（Ｓ５１０）。取り出し方法は、自動的に搬送する方法や、オペレータによる運搬等がある。また、要求された原本文書が、すでに他のオペレータによって取り出されている場合には、Ｓ５０８において不許可の結果が表示される。
【００５４】
（第３の実施例）
次に処理の流れに付いて図２、４、８、９、１０のフローチャートにしたがって説明する。
【００５５】
まず、画像入力部１０６より文書画像を入力する（Ｓ２０１）。次に、電子化文書作成部１０８において、入力した文書画像をもとに電子化文書データを作成する（Ｓ２０２）。図８において、電子化文書データの作成処理Ｓ２０２の例を説明する。
【００５６】
本例では、Ｓ８０１で原本文書のセキュリティレベルを設定する。ここでは、例えば、「高」、「中」、「低」のようにレベルを設定する。そして、「高」ならばタイトルのみ、「中」ならばタイトル＋概要、「低」ならばタイトル＋文書画像＋本文『テキスト』のように電子化を行う。また、Ｓ８０２でオペレータのアクセスレベルを設定する。ここでは、例えば、Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄの４段階のようにレベルを設定する。
【００５７】
さらに具体的な電子化文書データの作成例を示す。まず、Ｓ８０３でレイアウト解析処理を行い、タイトル、本文、非テキスト系領域をそれぞれ抽出する。次に、セキュリティレベルに応じて処理領域を選択し（Ｓ８０４、Ｓ８０５、Ｓ８０７、Ｓ８１１）、選択された領域のうちの各テキスト系領域に対してＯＣＲ処理（文字認識処理）を用いた文字コードの抽出（Ｓ８０６、Ｓ８０８、Ｓ８１２）や、自動要約処理を用いた概要の抽出（Ｓ８０９）や、文書画像自体の圧縮（Ｓ８１３）、等を行い、抽出した情報を用いてＸＭＬデータ化（Ｓ８１０）し、それを電子化文書データとしている。また、その際に、Ｓ８１４で各情報毎にオペレータのアクセスレベルに応じたアクセス権限の許可・不許可のフラグをセットする。
【００５８】
次に、Ｓ２０３において、文書保管処理を行う。図４は文書保管処理の例を説明したものである。本例では、原本文書保管場所決定処理（Ｓ４０１）において、原本の保管場所を選択し決定する。
【００５９】
次に、その原本文書保管場所をＵＲＩ（Uniform Resource Identifier）に変換する（Ｓ４０２）。例えば、サーバ「Ａ」の「引き出し２」に「書類１００１」を保管するのであれば、ＵＲＩは、ＵＲＮ（Uniform Resource Name）で、ＵＲＮ:“識別子”:“ＩＤ文字列”（例えばURN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）などのように表記する。
【００６０】
次に、先に作成した電子化文書データに、上記ＵＲＩを付加し、文書データベース１０３に登録する（Ｓ４０３）。また、ＵＲＩ添付部１０７において、原本文書に上記ＵＲＩを添付する（Ｓ４０４）。添付の方法は、原本への直接印刷、原本を入れた封筒に印刷、原本にＵＲＩシール付加等がある。
【００６１】
次に原本文書を先に定めた所定の保管場所へ保管する。保管方法は、自動的に搬送する方法や、オペレータによる運搬等がある。また、保管した文書データおよび原本文書の出力については、図９に従い説明する。まず、クライアント１０５において、文書データを検索する（Ｓ９０１）。検索については、あらかじめ保管する際に付加したキーワードに対して行う等の方法がある。検索文書データがあるならば、クライアント側のディスプレイ等の出力部１０４に出力表示する（Ｓ９０５）。ただし、この時保存されている電子化文書データのセキュリティレベルおよびオペレータのアクセスレベルに応じて、データベースに登録されている情報の出力を制限する。
【００６２】
例えば、Ｓ９０３にてオペレータのアクセスレベルをチェックし、オペレータが選択したデータのセキュリティレベルが「低」ならば、オペレータのアクセスレベルによって、原本の位置を示す、または、データベース上の文書画像あるいは『テキスト』、もしくは原本のコピーを出力する。「中」ならば、オペレータのアクセスレベルによって、原本の位置を示す、または、原本をコピーして出力する、原本の概要のみを出力する、等の処理を行う。「高」ならば、オペレータのアクセスレベルによって、原本の位置を示す、または、原本をコピーして出力する、出力しない、等の処理を行う。組み合わせ例を図１０に示す。
【００６３】
次に、本例では、まず、データベースに登録されている文書データに対し、オペレータがアクセス可能あるならば、検索文書データを表示する（Ｓ９０５）。
【００６４】
次にそのオペレータに対し、アクセスレベルとセキュリティレベルの組み合わせにおいて原本位置の提示が可能なレベルであるならば、原本保管場所の表示や取り出し等の処理を行うことが可能になる。原本保管場所の表示や取り出し等の処理は、まず、クライアントからサーバ１１１に対して保管場所表示を要求する（Ｓ９０７）。
【００６５】
その際に、ＵＲＩ（例えば、URN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は「保管場所表示スクリプト」ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）に変換され（例えば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/“保管場所表示スクリプト”のように表記し、xxxxにはサーバＡのＩＰアドレス等、yyyyには“引き出し”のコンピュータ管理上のディレクトリ名等、zzzzには“書類”のコンピュータ管理上のファイル名等に、それぞれ変換され解釈する。）、クライアントはそのＵＲＬをサーバに要求することによって、保管場所表示要求のスクリプトをサーバに起動させる。この時、スクリプトの例としてはＣＧＩ（Common Gateway Interface）を用いる等の方法がある。
【００６６】
次に、サーバは受け取ったＵＲＬから、そのスクリプトの処理を判断し、スクリプトを起動する。スクリプトは保管場所表示要求の結果を出力し、サーバがこれをクライアントに返し、クライアント側で出力表示する（Ｓ９０８）。
（例えば、「保管場所……“キャビネットA”/“引き出し2”/“書類1001”」、「保管状況‥・保管中」のように表示される。）
【００６７】
次に、その文書データの原本を取り出すか否かを決定する（Ｓ９０９）。取り出すのであれば、クライアントからサーバ１１１に対して原本取り出しを要求する（Ｓ９１０）。その際に、ＵＲＩ（例えば、URN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は「取り出し要求スクリプト」URL（Uniform Resource Locator）に変換され（例えば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/“取り出し要求スクリプト”のように表記し、xxxxにはサーバＡのＩＰアドレス等、yyyyに“引き出し”のコンピュータ管理上のディレクトリ名等、zzzzには“書類”のコンピュータ管理上のファイル名等に、それぞれ変換され解釈する。）、クライアントはそのＵＲＬをサーバに要求することによって、原本取り出し要求のスクリプトをサーバに起動させる。
【００６８】
次に、サーバは受け取ったＵＲＬから、そのスクリプトの処理を判断し、スクリプトを起動する。スクリプトは取り出し要求の結果を出力し、サーバがこれをクライアントに返し、クライアント側で出力表示する（Ｓ９１１）。
（例えば、「取り出し……許可」のように表示される。）
【００６９】
ここで要求が許可されたならば、原本取り出し処理を行う（Ｓ９１３）。取り出し方法は、自動的に搬送する方法や、オペレータによる運搬等がある。また、要求された原本文書が、すでに他のオペレータによって取り出されている場合には、Ｓ９１１において不許可の結果が表示される。また、原本位置の提示が不可能なレベル（すなわち、原本に対するアクセス権限が無い場合）であれば、次に、再び、アクセスレベルとセキュリティレベルの組み合わせによって、コピーを出力できるレベルか否かのチェックを行う（Ｓ９１４）。コピー出力が可能であれば、クライアントからサーバ１１１に対して原本コピーを要求する（Ｓ９１５）。その際に、ＵＲＩ（例えば、URN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は「コピー要求スクリプト」ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）に変換され（例えば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/“原本コピー要求スクリプト”のように表記し、xxxxにはサーバＡのＩＰアドレス等、yyyyには“引き出し”のコンピュータ管理上のディレクトリ名等、zzzzには“書類”のコンピュータ管理上のファイル名等に、それぞれ変換され解釈する。）、クライアントはそのＵＲＬをサーバに要求することによって、原本コピー要求のスクリプトをサーバに起動させる。
【００７０】
次に、サーバは受け取ったＵＲＬから、そのスクリプトの処理を判断し、スクリプトを起動する。スクリプトは取り出し要求によってネットワーク上のデジタル複写機やプリンタ等に対して印刷命令を出しプリントアウトを出力し、また、その結果をクライアントに返し、クライアント側で出力表示（例えば「プリントアウト終了」など）する（Ｓ９１６）。
【００７１】
【発明の効果】
以上説明したように、ドキュメント管理システムに、原本文書の文書画像を入力する画像入力手段と、前記原本文書のセキュリティレベルを設定するセキュリティレベル設定手段と、入力された前記文書画像のレイアウトを解析し、前記レイアウトにおいて設定された前記セキュリティレベルに応じた領域を電子化した電子化文書を作成する電子化文書作成手段と、作成された前記電子化文書を、対応する原本文書が紙文書として保管されている保管場所を表わすＵＲＩと対応づけて保管するデータベース手段と、前記データベース手段から電子化文書を検索し、検索結果として得られた電子化文書を表示する検索手段と、前記検索手段による検索結果として得られた電子化文書に対応づけられたＵＲＩに基づいて原本文書の保管場所を出力する保管場所出力手段とを備えたことにより、原本文書のセキュリティレベルに応じた領域を電子化した電子化文書を原本文書と連携して管理できるという効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】 第１の実施例のシステム構成ブロック図
【図２】 第１の実施例の画像入力処理から文書保管処理までのフローチャート
【図３】 第１の実施例の電子化文書作成処理の例を示すフローチャート
【図４】 第１の実施例の文書保管処理の例を示すフローチャート
【図５】 第１の実施例の原本文書取り出し処理の例を示すフローチャート
【図６】 第２の実施例の電子化文書作成処理の例を示すフローチャート
【図７】 第２の実施例の文書保管処理の例を示すフローチャート
【図８】 第３の実施例の電子化文書作成処理の例を示すフローチャート
【図９】 第３の実施例の原本文書取り出し等の処理の例を示すフローチャート
【図１０】 第３の実施例の「アクセスレベル」と「セキュリティレベル」の組み合わせによる情報出力制限の例を示す図
【符号の説明】
１０１ ネットワーク
１０２ サーバ
１０３ データベース部
１０４ 出力部
１０５ クライアント
１０６ 画像入力部
１０７ ＵＲＩ添付部
１０８ 電子化文書作成部
１０９ セキュリティレベル設定部
１１０ アクセスレベル設定部
１１１ サーバ
１１２ 保管場所制御部
１１３ 物理的保管場所
１１４ 原本文書
【発明の属する技術分野】
本発明はドキュメント管理システム技術に関し、特にコンピュータを中心として、ネットワークにより接続されたデジタル機器間でデジタル化された文書データによる情報のやり取りが行われる際の文書データと原本文書の保管に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、紙文書と電子文書を統合的に取り扱うドキュメント管理システムの場合、紙文書を光学的に入力した、文書画像そのものや、紙文書を光学的に入力し、その文書画像からテキスト領域のみを文字認識し、文書画像と認識結果を併せたもの等を電子化文書データとし、ワードプロセッサ一等で作成した電子文書と同一の文書データベースで保管や検索をすることによって、「統合」管理としていた。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、紙文書の原本を保存する必要のある場合において、
▲１▼物理的な「机」「引き出し」等の保管場所と、電子的な「データベース」との連携がなく、ネットワーク上での管理ができなかった。
【０００４】
▲２▼原本とその保管場所との間に連携がなく、紛失するおそれがあった。
【０００５】
▲３▼電子化文書はファイルとしてのコピーが容易であるため、重要度等に応じた扱いができなかった。
【０００６】
本発明は、以上に点に着目して成されたもので、紙文書と電子文書と統合的に取り扱うドキュメント管理システムにおいて、原本文書をネットワーク上で特定できるようにし、電子文書との総合管理を合理的に行うこととし、特に重要度やアクセス権限等に応じた連携管理を行うドキュメント管理システムを提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明では、画像入力手段と、出力手段と、電子化文書作成手段と、データベース手段と、保管場所制御手段とＵＲＩ添付手段手段と、セキュリティレベル設定手段と、アクセスレベル設定手段と、クライアント手段と、サーバ手段と、を有するドキュメント管理システムを構築することにより、ネットワーク上において、保管する紙文書そのものをＵＲＩによって特定出来るようにし、紙文書と電子文書との統合管理を合理的に行えるようにしたものである。
【０００８】
なお、さらに詳細に説明すれば、本発明は下記の構成によって前記課題を解決できた。
【０００９】
（１）原本文書の文書画像を入力する画像入力手段と、前記原本文書のセキュリティレベルを設定するセキュリティレベル設定手段と、入力された前記文書画像のレイアウトを解析し、前記レイアウトにおいて設定された前記セキュリティレベルに応じた領域を電子化した電子化文書を作成する電子化文書作成手段と、作成された前記電子化文書を、対応する原本文書が紙文書として保管されている保管場所を表わすＵＲＩと対応づけて保管するデータベース手段と、前記データベース手段から電子化文書を検索し、検索結果として得られた電子化文書を表示する検索手段と、前記検索手段による検索結果として得られた電子化文書に対応づけられたＵＲＩに基づいて原本文書の保管場所を出力する保管場所出力手段とを有することを特徴とするドキュメント管理システム。
【００１０】
（２）前記電子化文書に対応づけられたＵＲＩに基づいて原本文書の出力を要求する要求手段を有することを特徴とする前記（１）記載のドキュメント管理システム。
【００１１】
（３）オペレータに応じたアクセスレベルを設定するアクセスレベル設定手段と、設定された前記アクセスレベルに応じて前記保管場所出力手段による出力を制御する保管場所出力制御手段とを有することを特徴とする前記（１）記載のドキュメント管理システム。
【００１５】
（４）オペレータに応じたアクセスレベルを設定するアクセスレベル設定手段と、設定された前記アクセスレベルに応じて前記検索手段による電子化文書の表示を制限する電子化文書表示制御手段とを有することを特徴とする前記（１）記載のドキュメント管理システム。
【００１６】
（５）オペレータに応じたアクセスレベルを設定するアクセスレベル設定手段と、設定された前記アクセスレベル及び前記原本文書に設定されたセキュリティレベルに応じて前記検索手段による当該原本文書に対する電子化文書の表示を制限する電子化文書表示制御手段とを有することを特徴とする前記（１）記載のドキュメント管理システム。
【００１７】
【発明の実施の形態】
図１は第１の実施例を表わすシステム構成ブロックである。
【００１８】
図１において、１０１は各デジタル機器間を接続するネットワーク、１０２はデータベースを管理するサーバ、１０３はデータベースを保管するデータベース部、１０４はプリンタやディスプレイ等の出力部、１０５は文書データの検索の指示や、原本文書の取り出しの要求等を行うクライアント、１０６はスキャナ等の画像入力部、１０７はネットワーク上のデータの特定方法であるＵＲＩを原本文書に添付するＵＲＩ添付部、１０８は原本文書の入力画像から電子化文書を作成する電子化文書作成部、１０９は、原本文書のセキュリティレベル（すなわちデータベースヘの登録データの電子化制限レベルまたは登録制限レベル）を選択するセキュリティレベル設定部、１１０は、電子化文書のアクセスレベル（すなわちデータベースの登録データに対するユーザに応じた出力制限レベル）を選択するアクセスレベル設定部、１１１は物理的保管場所をネットワーク上で共有させるためのサーバ、１１２は保管場所に紙文書を保管されているか否かのチェックや、所定の保管場所への搬送などを制御する保管場所制御部、１１３はネットワーク上で特定できる物理的保管場所、１１４はネットワーク上で特定できるデータとして扱う原本文書である。
【００１９】
次に処理の流れに付いて図２、３、４、５のフローチャートにしたがって説明する。
【００２０】
まず、画像入力部１０６より文書画像を入力する（Ｓ２０１）。次に、電子化文書作成部１０８において、入力した文書画像をもとに電子化文書データを作成する（Ｓ２０２）。
【００２１】
図３において、電子化文書データの作成処理（Ｓ２０２）の例を説明する。
【００２２】
本例では、Ｓ３０１で原本文書のセキュリティレベルを設定する。ここでは、例えば、「高」、「中」、「低」のようにレベルを設定する。そして、「高」ならばタイトルのみ、「中」ならばタイトル＋概要、「低」ならばタイトル＋文書画像＋本文『テキスト』のように電子化を行う。
【００２３】
次に、Ｓ３０２でレイアウト解析処理を行い、タイトル、本文、非テキスト系領域をそれぞれ抽出する。
【００２４】
さらに、セキュリティレベルに応じて処理領域を選択し（Ｓ３０３、Ｓ３０４、Ｓ３０６、Ｓ３１０）、選択された領域のうちの各テキスト系領域に対してＯＣＲ処理（文字認識処理）を用いた文字コードの抽出（Ｓ３０５、Ｓ３０７、Ｓ３１１）や、自動要約処理を用いた概要の抽出（Ｓ３０８）や、文書画像自体の圧縮（Ｓ３１２）、等を行い、抽出した情報を用いてＸＭＬデータ化（Ｓ３０９）して、それを電子化文書データとしている。
【００２５】
次に、Ｓ２０３において、文書保管処理を行う。図４は文書保管処理の例を説明したものである。
【００２６】
本例では、原本文書保管場所決定処理（Ｓ４０１）において、原本の保管場所を選択し決定する。
【００２７】
次に、その原本文書保管場所をＵＲＩ（Uniform Resource Identifier）に変換する（Ｓ４０２）。例えば、サーバ「Ａ」の「引き出し２」に「書類１００１」を保管するのであれば、ＵＲＩは、ＵＲＮ（Uniform Resource Name）で、ＵＲＮ：“識別子”：“ＩＤ文字列”（例えばURN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）などのように表記する。
【００２８】
次に、先に作成した電子化文書データに、上記ＵＲＩを付加して、文書データベース１０３に登録する（Ｓ４０３）。また、ＵＲＩ添付部１０７において、原本文書に上記ＵＲＩを添付する（Ｓ４０４）。添付の方法は、原本への直接印刷、原本を入れた封筒に印刷、原本にＵＲＩシール付加等がある。
【００２９】
次に原本文書を先に定めた所定の保管場所へ保管する。保管方法は、自動的に搬送する方法や、オペレータによる運搬等がある。
【００３０】
また、保管した文書データおよび原本文書の出力については、図５に従い説明する。まず、クライアント１０５において、文書データを検索する（Ｓ５０１）。検索については、あらかじめ保管する際に付加したキーワードに対して行う等の方法がある。検索文書データがあるならば、クライアント側のディスプレイ等の出力部１０４に出力表示する（Ｓ５０３）。この時保存されている電子化文書データのセキュリティレベルに応じて、電子化されている情報が異なるので、表示可能な情報が異なり、例えば、セキュリティレベルが「中」ならば、タイトルと概要が表示される。
【００３１】
また、この時、クライアントからサーバ１１１に対して保管場所表示を要求する（Ｓ５０４）。その際に、ＵＲＩ（例えば、URN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は「保管場所表示スクリプト」ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）に変換され（例えば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/“保管場所表示スクリプト”のように表記し、xxxxにはサーバＡのＩＰアドレス等、yyyyには“引き出し”のコンピュータ管理上のディレクトリ名等、zzzzには“書類”のコンピュータ管理上のファイル名等に、それぞれ変換され解釈する。）、クライアントはそのＵＲＬをサーバに要求することによって、保管場所表示要求のスクリプトをサーバに起動させる。
【００３２】
この時、スクリプトの例としてはＣＧＩ（Common Gateway Interface）を用いる等の方法がある。
【００３３】
次に、サーバは受け取ったＵＲＬから、そのスクリプトの処理を判断し、スクリプトを起動する。スクリプトは保管場所表示要求の結果を出力し、サーバがこれをクライアントに返し、クライアント側で出力表示する（Ｓ５０５）。
（例えば、「保管場所……“キャビネットA”/“引き出し2”/“書類1001”」、「保管状況……保管中」のように表示される。）
【００３４】
次に、その文書データの原本を取り出すか否かを決定する（Ｓ５０６）。
取り出すのであれば、クライアントからサーバ（１１１）に対して原本取り出しを要求する（Ｓ５０７）。
【００３５】
その際に、ＵＲＩ（例えば、URN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は「取り出し要求スクリプト」ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）に変換され（例えば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/“取り出し要求スクリプト”のように表記し、xxxxにはサーバＡのＩＰアドレス等、yyyyには“引き出し”のコンピュータ管理上のディレクトリ名等、zzzzには“書類”のコンピュータ管理上のファイル名等に、それぞれ変換され解釈する。）、クライアントはそのＵＲＬをサーバに要求することによって、原本取り出し要求のスクリプトをサーバに起動させる。
【００３６】
次に、サーバは受け取ったＵＲＬから、そのスクリプトの処理を判断し、スクリプトを起動する。スクリプトは取り出し要求の結果を出力し、サーバがこれをクライアントに返し、クライアント側で出力表示する（Ｓ５０８）。
（例えば、「取り出し……許可」のように表示される。）
【００３７】
ここで要求が許可されたならば、原本取り出し処理を行う（Ｓ５１０）。取り出し方法は、自動的に搬送する方法や、オペレータによる運搬等がある。また、要求された原本文書が、すでに他のオペレータによって取り出されている場合には、Ｓ５０８において不許可の結果が表示される。
【００３８】
（他の実施例）
（第２の実施例）
次に処理の流れに付いて図２、５、６、７のフローチャートにしたがって説明する。まず、画像入力部１０６より文書画像を入力する（Ｓ２０１）。次に、電子化文書作成部１０８において、入力した文書画像をもとに電子化文書データを作成する（Ｓ２０２）。
【００３９】
図６において、電子化文書データの作成処理（Ｓ２０２）の例を説明する。
【００４０】
本例では、Ｓ６０１で原本文書のセキュリティレベルを設定する。ここでは、例えば、「高」、「中」、「低」のようにレベルを設定する。
【００４１】
次に、Ｓ６０２でレイアウト解析処理を行い、タイトル、本文、非テキスト系領域をそれぞれ抽出する。
【００４２】
さらに、設定レベルの保存処理（Ｓ６０３）や、各テキスト系領域に対してＯＣＲ処理（文字認識処理）を用いた文字コードの抽出（Ｓ６０４）や、自動要約処理を用いた概要の抽出（Ｓ６０５）や、文書画像自体の圧縮（Ｓ６０６）、等を行い、Ｓ６０７においてＸＭＬデータ化して、それを電子化文書データとしている。
【００４３】
次に、Ｓ２０３において、文書保管処理を行う。図７は文書保管処理の例を説明したものである。
【００４４】
本例では、原本文書保管場所決定処理（Ｓ７０１）において、原本の保管場所を選択し決定する。
【００４５】
次に、その原本文書保管場所をＵＲＩ（Uniform Resource Identifier）に変換する（Ｓ７０２）。例えば、サーバ「Ａ」の「引き出し２」に「書類1001」を保管するのであれば、ＵＲＩは、ＵＲＮ（Uniform Resource Name）で、ＵＲＮ：“識別子”：“ＩＤ文字列”（例えばURN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）などのように表記する。
【００４６】
次に、先に作成した電子化文書データに、上記ＵＲＩを付加し、さらに電子化文書のセキュリティレベルをチェックし（Ｓ７０３）、セキュリティレベルに応じて、「高」ならばタイトルのみ、「中」ならばタイトル＋概要、「低」ならばタイトル＋文書画像＋本文『テキスト』のように文書データベース１０３に登録する（Ｓ７０４）。
【００４７】
また、ＵＲＩ添付部１０７において、原本文書に上記ＵＲＩを添付する（Ｓ７０５）。添付の方法は、原本への直接印刷、原本を入れた封筒に印刷、原本にＵＲＩシール付加等がある。
【００４８】
次に原本文書を先に定めた所定の保管場所へ保管する。保管方法は、自動的に搬送する方法や、オペレータによる運搬等がある。また、保管した文書データおよび原本文書の出力については、図５に従い説明する。
【００４９】
まず、クライアント１０５において、文書データを検索する（Ｓ５０１）。検索については、あらかじめ保管する際に付加したキーワードに対して行う等の方法がある。検索文書データがあるならば、クライアント側のディスプレイ等の出力部１０４に出力表示する（Ｓ５０３）。この時保存されている電子化文書データのセキュリティレベルに応じて、データベースに登録されている情報が異なるので、表示可能な情報が異なり、例えば、セキュリティレベルが「中」ならば、タイトルと概要が表示される。また、この時、クライアントからサーバ１１１に対して保管場所表示を要求する（Ｓ５０４）。
【００５０】
その際に、ＵＲＩ（例えば、URN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は「保管場所表示スクリプト」ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）に変換され（例えば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/“保管場所表示スクリプト”のように表記し、xxxxにはサーバＡのＩＰアドレス等、yyyyには“引き出し”のコンピュータ管理上のディレクトリ名等、zzzzには“書類”のコンピュータ管理上のファイル名等に、それぞれ変換され解釈する。）、クライアントはそのＵＲＬをサーバに要求することによって、保管場所表示要求のスクリプトをサーバに起動させる。この時、スクリプトの例としてはＣＧＩ（Common Gateway lnterface）を用いる等の方法がある。
【００５１】
次に、サーバは受け取ったＵＲＬから、そのスクリプトの処理を判断し、スクリプトを起動する。スクリプトは保管場所表示要求の結果を出力し、サーバがこれをクライアントに返し、クライアント側で出力表示する（Ｓ５０５）。
（例えば、「保管場所……“キャビネットA”/“引き出し2”/“書類1001”」、「保管状況……保管中」のように表示される。）
【００５２】
次に、その文書データの原本を取り出すか否かを決定する（Ｓ５０６）。取り出すのであれば、クライアントからサーバ１１１に対して原本取り出しを要求する（Ｓ５０７）。その際に、ＵＲＩ（例えば、URN: E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は「取り出し要求スクリプト」ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）に変換され、（例えば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/“取り出し要求スクリプト”のように表記し、xxxxにはサーバＡのＩＰアドレス等、yyyyには“引き出し”のコンピュータ管理上のディレクトリ名等、zzzzには“書類”のコンピュータ管理上のファイル名等に、それぞれ変換され解釈する。）、クライアントはそのＵＲＬをサーバに要求することによって、原本取り出し要求のスクリプトをサーバに起動させる。
【００５３】
次に、サーバは受け取ったＵＲＬから、そのスクリプトの処理を判断し、スクリプトを起動する。スクリプトは取り出し要求の結果を出力し、サーバがこれをクライアントに返し、クライアント側で出力表示する（Ｓ５０８）。
（例えば、「取り出し……許可」のように表示される。）
ここで要求が許可されたならば、原本取り出し処理を行う（Ｓ５１０）。取り出し方法は、自動的に搬送する方法や、オペレータによる運搬等がある。また、要求された原本文書が、すでに他のオペレータによって取り出されている場合には、Ｓ５０８において不許可の結果が表示される。
【００５４】
（第３の実施例）
次に処理の流れに付いて図２、４、８、９、１０のフローチャートにしたがって説明する。
【００５５】
まず、画像入力部１０６より文書画像を入力する（Ｓ２０１）。次に、電子化文書作成部１０８において、入力した文書画像をもとに電子化文書データを作成する（Ｓ２０２）。図８において、電子化文書データの作成処理Ｓ２０２の例を説明する。
【００５６】
本例では、Ｓ８０１で原本文書のセキュリティレベルを設定する。ここでは、例えば、「高」、「中」、「低」のようにレベルを設定する。そして、「高」ならばタイトルのみ、「中」ならばタイトル＋概要、「低」ならばタイトル＋文書画像＋本文『テキスト』のように電子化を行う。また、Ｓ８０２でオペレータのアクセスレベルを設定する。ここでは、例えば、Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄの４段階のようにレベルを設定する。
【００５７】
さらに具体的な電子化文書データの作成例を示す。まず、Ｓ８０３でレイアウト解析処理を行い、タイトル、本文、非テキスト系領域をそれぞれ抽出する。次に、セキュリティレベルに応じて処理領域を選択し（Ｓ８０４、Ｓ８０５、Ｓ８０７、Ｓ８１１）、選択された領域のうちの各テキスト系領域に対してＯＣＲ処理（文字認識処理）を用いた文字コードの抽出（Ｓ８０６、Ｓ８０８、Ｓ８１２）や、自動要約処理を用いた概要の抽出（Ｓ８０９）や、文書画像自体の圧縮（Ｓ８１３）、等を行い、抽出した情報を用いてＸＭＬデータ化（Ｓ８１０）し、それを電子化文書データとしている。また、その際に、Ｓ８１４で各情報毎にオペレータのアクセスレベルに応じたアクセス権限の許可・不許可のフラグをセットする。
【００５８】
次に、Ｓ２０３において、文書保管処理を行う。図４は文書保管処理の例を説明したものである。本例では、原本文書保管場所決定処理（Ｓ４０１）において、原本の保管場所を選択し決定する。
【００５９】
次に、その原本文書保管場所をＵＲＩ（Uniform Resource Identifier）に変換する（Ｓ４０２）。例えば、サーバ「Ａ」の「引き出し２」に「書類１００１」を保管するのであれば、ＵＲＩは、ＵＲＮ（Uniform Resource Name）で、ＵＲＮ:“識別子”:“ＩＤ文字列”（例えばURN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）などのように表記する。
【００６０】
次に、先に作成した電子化文書データに、上記ＵＲＩを付加し、文書データベース１０３に登録する（Ｓ４０３）。また、ＵＲＩ添付部１０７において、原本文書に上記ＵＲＩを添付する（Ｓ４０４）。添付の方法は、原本への直接印刷、原本を入れた封筒に印刷、原本にＵＲＩシール付加等がある。
【００６１】
次に原本文書を先に定めた所定の保管場所へ保管する。保管方法は、自動的に搬送する方法や、オペレータによる運搬等がある。また、保管した文書データおよび原本文書の出力については、図９に従い説明する。まず、クライアント１０５において、文書データを検索する（Ｓ９０１）。検索については、あらかじめ保管する際に付加したキーワードに対して行う等の方法がある。検索文書データがあるならば、クライアント側のディスプレイ等の出力部１０４に出力表示する（Ｓ９０５）。ただし、この時保存されている電子化文書データのセキュリティレベルおよびオペレータのアクセスレベルに応じて、データベースに登録されている情報の出力を制限する。
【００６２】
例えば、Ｓ９０３にてオペレータのアクセスレベルをチェックし、オペレータが選択したデータのセキュリティレベルが「低」ならば、オペレータのアクセスレベルによって、原本の位置を示す、または、データベース上の文書画像あるいは『テキスト』、もしくは原本のコピーを出力する。「中」ならば、オペレータのアクセスレベルによって、原本の位置を示す、または、原本をコピーして出力する、原本の概要のみを出力する、等の処理を行う。「高」ならば、オペレータのアクセスレベルによって、原本の位置を示す、または、原本をコピーして出力する、出力しない、等の処理を行う。組み合わせ例を図１０に示す。
【００６３】
次に、本例では、まず、データベースに登録されている文書データに対し、オペレータがアクセス可能あるならば、検索文書データを表示する（Ｓ９０５）。
【００６４】
次にそのオペレータに対し、アクセスレベルとセキュリティレベルの組み合わせにおいて原本位置の提示が可能なレベルであるならば、原本保管場所の表示や取り出し等の処理を行うことが可能になる。原本保管場所の表示や取り出し等の処理は、まず、クライアントからサーバ１１１に対して保管場所表示を要求する（Ｓ９０７）。
【００６５】
その際に、ＵＲＩ（例えば、URN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は「保管場所表示スクリプト」ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）に変換され（例えば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/“保管場所表示スクリプト”のように表記し、xxxxにはサーバＡのＩＰアドレス等、yyyyには“引き出し”のコンピュータ管理上のディレクトリ名等、zzzzには“書類”のコンピュータ管理上のファイル名等に、それぞれ変換され解釈する。）、クライアントはそのＵＲＬをサーバに要求することによって、保管場所表示要求のスクリプトをサーバに起動させる。この時、スクリプトの例としてはＣＧＩ（Common Gateway Interface）を用いる等の方法がある。
【００６６】
次に、サーバは受け取ったＵＲＬから、そのスクリプトの処理を判断し、スクリプトを起動する。スクリプトは保管場所表示要求の結果を出力し、サーバがこれをクライアントに返し、クライアント側で出力表示する（Ｓ９０８）。
（例えば、「保管場所……“キャビネットA”/“引き出し2”/“書類1001”」、「保管状況‥・保管中」のように表示される。）
【００６７】
次に、その文書データの原本を取り出すか否かを決定する（Ｓ９０９）。取り出すのであれば、クライアントからサーバ１１１に対して原本取り出しを要求する（Ｓ９１０）。その際に、ＵＲＩ（例えば、URN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は「取り出し要求スクリプト」URL（Uniform Resource Locator）に変換され（例えば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/“取り出し要求スクリプト”のように表記し、xxxxにはサーバＡのＩＰアドレス等、yyyyに“引き出し”のコンピュータ管理上のディレクトリ名等、zzzzには“書類”のコンピュータ管理上のファイル名等に、それぞれ変換され解釈する。）、クライアントはそのＵＲＬをサーバに要求することによって、原本取り出し要求のスクリプトをサーバに起動させる。
【００６８】
次に、サーバは受け取ったＵＲＬから、そのスクリプトの処理を判断し、スクリプトを起動する。スクリプトは取り出し要求の結果を出力し、サーバがこれをクライアントに返し、クライアント側で出力表示する（Ｓ９１１）。
（例えば、「取り出し……許可」のように表示される。）
【００６９】
ここで要求が許可されたならば、原本取り出し処理を行う（Ｓ９１３）。取り出し方法は、自動的に搬送する方法や、オペレータによる運搬等がある。また、要求された原本文書が、すでに他のオペレータによって取り出されている場合には、Ｓ９１１において不許可の結果が表示される。また、原本位置の提示が不可能なレベル（すなわち、原本に対するアクセス権限が無い場合）であれば、次に、再び、アクセスレベルとセキュリティレベルの組み合わせによって、コピーを出力できるレベルか否かのチェックを行う（Ｓ９１４）。コピー出力が可能であれば、クライアントからサーバ１１１に対して原本コピーを要求する（Ｓ９１５）。その際に、ＵＲＩ（例えば、URN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は「コピー要求スクリプト」ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）に変換され（例えば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/“原本コピー要求スクリプト”のように表記し、xxxxにはサーバＡのＩＰアドレス等、yyyyには“引き出し”のコンピュータ管理上のディレクトリ名等、zzzzには“書類”のコンピュータ管理上のファイル名等に、それぞれ変換され解釈する。）、クライアントはそのＵＲＬをサーバに要求することによって、原本コピー要求のスクリプトをサーバに起動させる。
【００７０】
次に、サーバは受け取ったＵＲＬから、そのスクリプトの処理を判断し、スクリプトを起動する。スクリプトは取り出し要求によってネットワーク上のデジタル複写機やプリンタ等に対して印刷命令を出しプリントアウトを出力し、また、その結果をクライアントに返し、クライアント側で出力表示（例えば「プリントアウト終了」など）する（Ｓ９１６）。
【００７１】
【発明の効果】
以上説明したように、ドキュメント管理システムに、原本文書の文書画像を入力する画像入力手段と、前記原本文書のセキュリティレベルを設定するセキュリティレベル設定手段と、入力された前記文書画像のレイアウトを解析し、前記レイアウトにおいて設定された前記セキュリティレベルに応じた領域を電子化した電子化文書を作成する電子化文書作成手段と、作成された前記電子化文書を、対応する原本文書が紙文書として保管されている保管場所を表わすＵＲＩと対応づけて保管するデータベース手段と、前記データベース手段から電子化文書を検索し、検索結果として得られた電子化文書を表示する検索手段と、前記検索手段による検索結果として得られた電子化文書に対応づけられたＵＲＩに基づいて原本文書の保管場所を出力する保管場所出力手段とを備えたことにより、原本文書のセキュリティレベルに応じた領域を電子化した電子化文書を原本文書と連携して管理できるという効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】 第１の実施例のシステム構成ブロック図
【図２】 第１の実施例の画像入力処理から文書保管処理までのフローチャート
【図３】 第１の実施例の電子化文書作成処理の例を示すフローチャート
【図４】 第１の実施例の文書保管処理の例を示すフローチャート
【図５】 第１の実施例の原本文書取り出し処理の例を示すフローチャート
【図６】 第２の実施例の電子化文書作成処理の例を示すフローチャート
【図７】 第２の実施例の文書保管処理の例を示すフローチャート
【図８】 第３の実施例の電子化文書作成処理の例を示すフローチャート
【図９】 第３の実施例の原本文書取り出し等の処理の例を示すフローチャート
【図１０】 第３の実施例の「アクセスレベル」と「セキュリティレベル」の組み合わせによる情報出力制限の例を示す図
【符号の説明】
１０１ ネットワーク
１０２ サーバ
１０３ データベース部
１０４ 出力部
１０５ クライアント
１０６ 画像入力部
１０７ ＵＲＩ添付部
１０８ 電子化文書作成部
１０９ セキュリティレベル設定部
１１０ アクセスレベル設定部
１１１ サーバ
１１２ 保管場所制御部
１１３ 物理的保管場所
１１４ 原本文書
Claims (5)
- 原本文書の文書画像を入力する画像入力手段と、
前記原本文書のセキュリティレベルを設定するセキュリティレベル設定手段と、
入力された前記文書画像のレイアウトを解析し、前記レイアウトにおいて設定された前記セキュリティレベルに応じた領域を電子化した電子化文書を作成する電子化文書作成手段と、
作成された前記電子化文書を、対応する原本文書が紙文書として保管されている保管場所を表わすＵＲＩと対応づけて保管するデータベース手段と、
前記データベース手段から電子化文書を検索し、検索結果として得られた電子化文書を表示する検索手段と、
前記検索手段による検索結果として得られた電子化文書に対応づけられたＵＲＩに基づいて原本文書の保管場所を出力する保管場所出力手段とを有することを特徴とするドキュメント管理システム。 - 前記電子化文書に対応づけられたＵＲＩに基づいて原本文書の出力を要求する要求手段を有することを特徴とする請求項１記載のドキュメント管理システム。
- オペレータに応じたアクセスレベルを設定するアクセスレベル設定手段と、
設定された前記アクセスレベルに応じて前記保管場所出力手段による出力を制御する保管場所出力制御手段とを有することを特徴とする請求項１記載のドキュメント管理システム。 - オペレータに応じたアクセスレベルを設定するアクセスレベル設定手段と、
設定された前記アクセスレベルに応じて前記検索手段による電子化文書の表示を制限する電子化文書表示制御手段とを有することを特徴とする請求項１記載のドキュメント管理システム。 - オペレータに応じたアクセスレベルを設定するアクセスレベル設定手段と、
設定された前記アクセスレベル及び前記原本文書に設定されたセキュリティレベルに応じて前記検索手段による当該原本文書に対する電子化文書の表示を制限する電子化文書表示制御手段とを有することを特徴とする請求項１記載のドキュメント管理システム。
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