JP2009230446A - ファイル返却管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 ファイル保管棚に正しく戻すことができるようにしたファイル返却管理システムを提供する。
【解決手段】 第１の非接触ＩＣタグを備えたファイルと、第２の非接触ＩＣタグを備えたスペーサーと、第３の非接触ＩＣタグを備えたファイル保管棚と、タグリーダ装置と、管理サーバと、管理サーバと通信可能に接続された端末装置と、からなり、タグリーダ装置には、表示手段と、識別情報を管理サーバに送信する手段を有し、管理サーバには、全てのファイルの保管位置情報と、第１の識別情報と、第３の識別情報と、が関係付けて登録されている保管位置情報データベースと、タグリーダ装置から第１の識別情報と、第２の識別情報と、を所定時間内に連続して受信した場合に、保管位置情報データベースに、該第１の識別情報に該第２の識別情報を関係付けて登録する登録手段と、を有し、端末装置は、ファイルの返却情報を表示する手段を有する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、書類が綴じ合わされたファイルがファイル保管棚に並べられて保管されたファイル保管設備において、前記ファイル保管棚から貸し出されたファイルを間違いなく元の保管位置に戻せるように確認できるようにしたファイル返却管理システムに関する。

従来、各種業界において、申込書や契約書など顧客の個人情報が記入された書類を管理する場合に、それらの書類を綴じるなどして保存するための書類保存用の文房具が使用されている。
それらの書類保存用の文房具は、例えば、ファイルやバインダーなどと呼ばれており、種々の形状や仕様のものが市販されている。

近年、顧客情報の管理については、デジタル化してデータベースを構築してコンピュータで管理する方法が行なわれている。
しかしながら、申込書や契約書などのような、顧客がサインしたり、捺印する文書は、保管用の書類として長期にわたって管理する必要があり、契約更新などや契約変更などの必要時に、それらのファイル綴じした書類を保管棚などから取り出して、一時的に貸し出され、顧客に書類を見せながら契約内容などの確認をしてもらう場合がある。

例えば、生命保険業務において、保険の契約者と保険会社との間で保険契約の更新や変更を行なう場合には、保険会社の外交員が、保険申込書などの必要書類を保管棚から探し出して、契約者宅を訪問することがあり、複数の外交員が頻繁に、数多く保管されている書類の中から短時間で効率的に探し出せるようにしておく必要がある。
これらの書類管理システムとしては、特許文献１及び２の従来技術が公知となっている。

特開２００２−６３３４４号公報 特開２００４−３１０１４４号公報

しかしながら、デジタル化してデータベースが構築された情報は、コンピュータで管理することで効率的に検索などの処理を行なうことが可能であるが、ファイル保管棚に保管されている書類ファイルが貸し出された後、再度、利用者がファイル保管棚の元の位置に正しく戻すのは、人間が行なう行為であるために、間違えて元の位置とは異なる位置に戻してしまうこともある。
この場合に、次にそのファイルを使用しようとする利用者が、管理されているファイル保管棚の位置に行っても見つけられないという不便が生じるという問題がある。

そこで、本発明は、ファイル保管棚に保管されている書類のファイルが貸し出された後、その利用者がファイルをファイル保管棚に返却する場合に、元の位置に正しく戻すことができるようにして、ファイルの利用者がいつでも効率的にファイルを見つけ出せるようにしたファイル返却管理システムを提供する。

本発明のファイル返却管理システムは、文書又は書類が綴じ合わされたファイルがファイル保管棚に並べられて保管されたファイル保管設備において、前記ファイル保管棚から貸し出されたファイルを間違いなく元の保管位置に戻せるように確認できるファイル返却管理システムであって、第１の非接触ＩＣタグが備えられた前記ファイルと、前記ファイルの利用者が、前記ファイル保管棚からファイルを抜き取った際に、前記ファイルを抜き取った位置に置くための、第２の非接触ＩＣタグが備えられたスペーサーと、第３の非接触ＩＣタグが備えられたファイル保管棚と、前記ファイルの利用者が使用し、前記各々の非接触ＩＣタグに記憶された情報を非接触で読み取るタグリーダ装置と、前記タグリーダ装置と通信可能に接続された管理サーバと、前記管理サーバと通信可能に接続された端末装置と、からなり、前記各々の非接触ＩＣタグには、予め固有の識別情報が記憶され、前記タグリーダ装置には、前記管理サーバからの受信情報を表示する表示手段と、前記各々の非接触ＩＣタグに記憶された各々の識別情報を読み取った場合に、前記各々の識別情報を前記管理サーバに送信する手段を有し、前記管理サーバには、前記ファイル保管棚に保管されている全てのファイルの保管位置を特定可能な保管位置情報と、更に、前記ファイルに設けられた第１の非接触ＩＣタグに記憶されている第１の識別情報と、該ファイルが保管されているファイル保管棚に設けられている第３の非接触ＩＣタグに記憶されている第３の識別情報と、が関係付けられて登録されている保管位置情報データベースと、前記タグリーダ装置から第１の非接触ＩＣタグに記憶されている第１の識別情報と、前記第２の非接触ＩＣタグに記憶されている第２の識別情報と、を所定時間内に連続して受信した場合に、前記保管位置情報データベースの登録情報として、該第１の識別情報に該第２の識別情報を関係付けて登録する登録手段と、を有し、前記端末装置は、前記保管位置情報データベースの登録情報を受信して、ファイルの返却情報を表示する手段を有することを特徴とする。

また、本発明のファイル返却管理システムは、前記保管位置情報が、ファイル保管棚の配置図であり、前記タグリーダ装置は、表示手段にファイル保管棚の配置図を表示する手段を有することを特徴とする。

更に、本発明のファイル返却管理システムは、前記タグリーダ装置は、前記管理サーバの保管位置情報データベースの登録情報を受信して、前記表示手段にファイルの返却位置と、元の保管位置とが同じであるか否かを確認可能な表示を行なう手段を有していることを特徴とする。

本発明のファイル返却管理システムは、利用者がファイル保管棚からファイルを抜き取った際に、そのファイルを抜き取った位置に非接触ＩＣタグが備えられたスペーサーを置くようにして、位置の管理と、情報の管理を行なうようにしているので、ファイル保管棚に保管されている書類のファイルが貸し出された後、その利用者がファイルをファイル保管棚に返却する場合に、元の位置に正しく戻すことができ、ファイルの利用者がいつでも効率的にファイルを見つけ出せるという効果がある。

以下、本発明の実施形態に係るファイル返却管理システムを、図面に基づいて詳細に説明する。
図１には、実施形態に係るファイル返却管理システムについて、そのシステム概要が示されている。
ファイル保管室１には、顧客毎の個人情報が記載された書類が綴じられたファイル２が、並べた状態で保管されているファイル保管棚３が多数設けられている。
ファイル２の貸し出しを受けることができる社員である利用者４には、予め社員証ＩＤカードである非接触ＩＣカードもしくはＩＣタグ５を携帯している。
この非接触ＩＣカードもしくはＩＣタグ５には、発行時に予め社員ＩＤが記憶されており、その社員ＩＤと社員情報データベースに登録されている個人情報とが関連付けられ、社員ＩＤから個人情報が抽出可能にしてある。

ファイル保管棚３に並べられて保管されているファイル２には、第１の非接触ＩＣタグ６が備えられている。
また、ファイル保管室１には、予め所定の場所に、ファイルの利用者４が、ファイル保管棚３からファイル２を抜き取った際に、そのファイル２が置かれていた位置に置くためのスペーサー７が用意されている。
そして、図１に示すように、利用者４は、ファイル２を抜き取った際に、その位置にスペーサー７を入れ、また、ファイル２の返却を行なう際に、スペーサー７を抜き取った位置にファイル２を入れて返却する。
このスペーサー７は、ファイル２と略同じサイズ形状を有しており、また、ファイル保管棚３に並べて置かれた場合でも、簡単に識別できるように外見上、ファイル２とは異なった色彩やデザインが施されていることが好ましい。
このスペーサー７にも、第１の非接触ＩＣタグ６と同様の構成を有している第２の非接触ＩＣタグ８が備えられている。

また、ファイル保管棚３には、棚ごとに第１の非接触ＩＣタグ６と同様の構成を有している第３の非接触ＩＣタグが備えられている。
図１に示すファイル保管棚３の場合には、棚が３段設けられている構造を有しているので、３段の棚ごとに上の棚から３つの第３の非接触ＩＣタグ９ａ，９ｂ，９ｃがそれぞれに設けられている。
第１の非接触ＩＣタグ６と、第２の非接触ＩＣタグ８と、第３の非接触ＩＣタグ９ａと、には、それぞれ固有の識別情報が予め記憶されている。

ファイル保管室１の受付などには、予め前記各々の非接触ＩＣタグに記憶された情報を非接触で読み取るタグリーダ装置１０が備えられている。
タグリーダ装置１０は、利用者４が手に持って操作することができるハンディータイプのタグリーダ装置であり、利用者４がファイル保管室１内でファイル２を借りる際や、またファイル２を返却する際に、各々の非接触ＩＣタグに記憶された情報を読み取るために使用される。
また、タグリーダ装置１０は、ファイル２の貸し出しを受けることができる社員である利用者４が、携帯している社員証ＩＤカードである非接触ＩＣカードもしくはＩＣタグ５に記憶されている社員ＩＤの読み取りもできるように構成されており、非接触ＩＣカードもしくはＩＣタグ５に記憶されている社員ＩＤの読み取りと、その本人認証処理の基づく認証が受けられたことを条件に、その後の非接触ＩＣタグに記憶された情報の読み取りが許可される処理を行なうプログラムが搭載されている。

図２には、利用者４が、ファイル２の貸し出しを行なう場合、タグリーダ装置１０を用いた読み取り操作について示されている。
つまり、図２に示すように、ファイル２の貸し出しや返却を行なう利用者４は、タグリーダ装置１０を使用して、非接触ＩＣカードもしくはＩＣタグ５に記憶されている社員ＩＤの読み取りを行った後、認証が受けられた場合に、第１の非接触ＩＣタグ６と、第２の非接触ＩＣタグ８と、第３の非接触ＩＣタグ９ａと、にタグリーダ装置１０を近づけることで、それぞれのタグが記憶されている固有の識別情報の読み取りを行う処理をする。

また、タグリーダ装置１０には、管理サーバ１３からの受信情報を表示するディスプレイである表示手段１８と、前記各々の非接触ＩＣタグに記憶された各々の識別情報を読み取った場合に、前記各々の識別情報を管理サーバ１３に送信する手段を有している。
利用者４は、タグリーダ装置１０の表示手段１８に表示された情報を確認しながら、操作を行ったり、ファイルの保管位置の確認を行えるようになっている。
タグリーダ装置１０と管理サーバ１３とは、どのような方法で情報の伝達が行なうように構成してもよいが、図１に示す場合には、ファイル保管室１内の所定位置にタグリーダ装置１０と非接触方式で通信可能な送受信端末１１が設置されており、この送受信端末１１と管理サーバとが通信線１２で通信可能に接続された情報が示されている。

管理サーバ１３には、タグリーダ装置１０から第１の非接触ＩＣタグ６に記憶されている第１の識別情報と、前記第２の非接触ＩＣタグ８に記憶されている第２の識別情報と、を所定時間内に連続して受信した場合に、保管位置情報データベース１４の登録情報として、該第１の識別情報に該第２の識別情報を関係付けて登録する登録手段を有している。

また、管理サーバ１３には、図３に示すように、ファイル保管棚３に保管されている全てのファイルの保管位置を特定可能な保管位置情報と、更に、前記ファイル２に設けられた第１の非接触ＩＣタグに記憶されている第１の識別情報と、該ファイル２が保管されているファイル保管棚３に設けられている第３の非接触ＩＣタグ９ａ，９ｂ，９ｃに記憶されている第３の識別情報と、ファイル２の利用者の社員ＩＤと、を関係付けて登録する保管位置情報データベース１４と、社員ＩＤと社員の氏名などの個人情報と、が関係付けられて登録されている社員情報データベース１５と、が設けられている。
ここで、保管位置情報とは、ファイル保管棚の配置図としても登録されている。

また、管理サーバ１３には、保管位置情報データベース１４に登録された情報に基づいて、ファイル２が返却された際に、ファイルの返却位置と、元の保管位置とが同じであるか否かを判定する処理を行なう判定プログラムを搭載されており、返却時に利用者が位置を間違えた場合でも、管理サーバ１３からタグリーダ装置１０にそれらの判定情報を送信して、タグリーダ装置１０の表示手段１８にファイルの返却位置と、元の保管位置とが同じであるか否かを確認可能な表示を行なえるように構成されている。

また、管理サーバ１３は、通信線１２を介してパソコンなどの端末装置１６と通信可能に接続されている。
したがって、端末装置１６を使用して、保管位置情報データベース１４に登録されている情報を検索することで、ファイル保管棚３の場所情報や、ファイル２とスペーサー７の関係や、ファイル２又はスペーサー７とファイル保管棚３との関係や、誰がファイル２を借りているのかといった情報などを調べられるようになっている。

図４には、複数のファイル保管棚３が並べられているファイル保管室１内が示されている。
利用者４は、ファイル２の返却を行なう際に、受付１７でタグリーダ装置１０を渡されるなどして所持しながら、ファイル保管室１内を歩いて目的のファイルが保管されているところまで進んで行くことになるが、タグリーダ装置１０で返却するファイル２に備えられている第１の非接触ＩＣタグ６の識別情報を読み取らせることで、管理サーバ１３から保管位置情報データベース１４に登録された関係情報に基づいて、返却する位置に関する情報として配置図を含む情報を、タグリーダ装置１０から入手することができる。

図５には、タグリーダ装置１０の表示手段１８に表示される返却位置に関する配置図を含む情報の一例が示されている。
つまり、ファイル２の貸し出しが行なわれる際に、保管位置情報データベース１４に、
ファイル２の第１の非接触ＩＣタグに記憶されている第１の識別情報と、スペーサー７の第２の非接触ＩＣタグに記憶されている第２の識別情報と、該ファイル２が保管されているファイル保管棚３に設けられている第３の非接触ＩＣタグ９ａ，９ｂ，９ｃと、が関係付けられて登録されているので、図５に示すように、ファイル２の返却の際には、タグリーダ装置１０で返却するファイル２の第１の非接触ＩＣタグに記憶されている第１の識別情報の読み取りを行い、管理サーバ１３に送信して、保管位置情報データベース１４の登録情報で関係付けられている情報を照合することで、その返却するファイル２の返却位置の配置図を含む情報をタグリーダ装置１０に送信し、タグリーダ装置１０の表示手段１８に表示できるように処理可能に構成されている。
したがって、図５に示すように、返却する位置が、左から２０番目であることが簡単に確認できるようになっている。

次に、本発明の実施形態に係るファイル返却管理システムの処理手順について説明する。
まず、利用者２がファイル２を借りる際の手順を図６に示すフローチャートに基づいて説明する。
利用者２は、受付でタグリーダ装置１０を借りた後に、タグリーダ装置１０で非接触ＩＣカードもしくはＩＣタグ５に記憶されている社員ＩＤを読み取り、管理サーバ１３に送信する。（ステップ１）
管理サーバ１３は、社員情報データベース１５の登録情報に基づいて、受信した社員ＩＤに認証処理を行なう。（ステップ２）
この認証処理で認証が受けられた場合には、管理サーバ１３からタグリーダ装置１０にその後の処理を許可する許可信号を送信する。（ステップ３）
また、認証処理で認証が受けられない場合には、管理サーバ１３からタグリーダ装置１０に認証が受けられない旨の情報を送信し、処理を終了する。（ステップ４）

認証が受けられた場合には、受付でスペーサー７を借りて、ファイル保管室１内を歩いて目的のファイル保管棚３の前まで行き、借りるファイル２を手にとって、その位置に持ってきたスペーサー７を入れる。
この際に、利用者４は、タグリーダ装置１０を使用して、借りるファイル２に備えられている第１の非接触ＩＣタグ６に記憶されている固有の識別情報と、スペーサー７の第２の非接触ＩＣタグに記憶されている第２の識別情報と、該ファイル２が保管されているファイル保管棚３に設けられている第３の非接触ＩＣタグ９ａに記憶されている第３の識別情報と、の読み取りを行う。（ステップ５）
これらの読み取りの順番は、どの順番であってもよい。

そして、タグリーダ装置１０は、読み取った全ての固有の識別情報を管理サーバ１３に送信する。（ステップ６）
管理サーバ１３は、保管位置情報データベース１４にタグリーダ装置１０から受信した社員ＩＤと、全ての識別情報を関係付けて登録する。（ステップ７）
以上の処理が終了した後に、利用者４は、ファイル２をファイル保管室１に持ち出して借りることができる。

次に、利用者２がファイル２を返却する際の手順を図７に示すフローチャートに基づいて説明する。
利用者２は、受付でタグリーダ装置１０を借りた後に、タグリーダ装置１０で非接触ＩＣカード５に記憶されている社員ＩＤを読み取り、管理サーバ１３に送信する。（ステップ１１）
管理サーバ１３は、社員情報データベース１５の登録情報に基づいて、受信した社員ＩＤに認証処理を行なう。（ステップ１２）
この認証処理で認証が受けられた場合には、管理サーバ１３からタグリーダ装置１０にその後の処理を許可する許可信号を送信する。（ステップ１３）
また、認証処理で認証が受けられない場合には、管理サーバ１３からタグリーダ装置１０に認証が受けられない旨の情報を送信し、処理を終了する。（ステップ１４）

認証が受けられた場合には、タグリーダ装置１０で返却するファイル２に備えられている第１の非接触ＩＣタグ６に記憶されている固有の識別情報の読み取りを行う。（ステップ１５）
タグリーダ装置１０は、読み取った固有の識別情報を管理サーバ１３に送信する。（ステップ１６）
管理サーバ１３は、保管位置情報データベース１４に登録されている登録情報と、受信した固有の識別情報とを照合して、照合一致した登録情報の返却する位置に関する配置図を含む情報をタグリーダ装置１０に送信する。（ステップ１７）

タグリーダ装置１０は、受信した、返却する位置に関する配置図を含む情報を表示手段に表示させる。（ステップ１８）
利用者４は、タグリーダ装置１０に表示された配置図などの見ながら返却するファイルが保管されていたファイル保管棚３まで歩いていく。
返却するファイル保管棚３についた利用者４は、ファイル保管棚３内に入っているスペーサー７を取って、その位置に返却するファイル２を入れ、そのスペーサー７の設けられている第２の非接触ＩＣタグに記憶されている第２の識別情報と、返却したファイル２の設けられている第１の非接触ＩＣタグに記憶されている第１の識別情報と、をタグリーダ装置１０で読み取る。（ステップ１９）

そして、タグリーダ装置１０は、第１の識別情報と、第２の識別情報と、管理サーバ１３に送信する。（ステップ２０）
管理サーバ１３は、受信した第１の識別情報及び第２の識別情報と、保管位置情報データベース１４に登録されている登録情報と、を照合して、受信した第１の識別情報と、第２の識別情報とが、保管位置情報データベース１４に関係付けられた状態で登録されているか否かを照合処理する。（ステップ２１）

この照合処理で一致した場合には、保管位置情報データベース１４の登録情報として、第２の識別情報と、社員ＩＤ情報を履歴情報として残し、ファイルのステータスを貸出中から保管(返却)状態に変更する。（ステップ２２）
その後、利用者４は、スペーサー７を受付に返した後にファイル保管室１から出る。
以上の処理により返却処理が終了する。

本発明の実施形態に係るファイル返却管理システムのシステム概要を示す図である。 本発明の実施形態に係るファイル返却管理システムに関して、ファイルの貸し出しの際に、タグリーダ装置で読み取る状態を説明する図である。 本発明の実施形態に係るファイル返却管理システムに関して、保管位置情報データベースの登録情報を示す図である。 本発明の実施形態に係るファイル返却管理システムに関して、ファイル保管室を説明する図である。 本発明の実施形態に係るファイル返却管理システムに関して、タグリーダ装置に表示された返却位置に関する配置図を含む情報を示す図である。 本発明の実施形態に係るファイル返却管理システムに関して、利用者がファイルを借りる際の手順を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係るファイル返却管理システムに関して、利用者がファイルを返却する際の手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１ ファイル保管室
２ ファイル
３ ファイル保管棚
４ 利用者
５ 非接触ＩＣカードもしくはＩＣタグ
６ 第１の非接触ＩＣタグ
７ スペーサー
８ 第２の非接触ＩＣタグ
９ａ，９ｂ，９ｃ 第３の非接触ＩＣタグ
１０ タグリーダ装置
１１ 送受信端末
１２ 通信線
１３ 管理サーバ
１４ 保管位置情報データベース
１５ 社員情報データベース
１６ 端末装置
１７ 受付
１８ 表示手段

Claims (3)

1. 書類が綴じ合わされたファイルがファイル保管棚に並べられて保管されたファイル保管設備において、前記ファイル保管棚から貸し出されたファイルを間違いなく元の保管位置に戻せるように確認できるファイル返却管理システムであって、
   第１の非接触ＩＣタグが備えられた前記ファイルと、
   前記ファイルの利用者が、前記ファイル保管棚からファイルを抜き取った際に、前記ファイルを抜き取った位置に置くための、第２の非接触ＩＣタグが備えられたスペーサーと、
   第３の非接触ＩＣタグが備えられたファイル保管棚と、
   前記ファイルの利用者が使用し、前記各々の非接触ＩＣタグに記憶された情報を非接触で読み取るタグリーダ装置と、
   前記タグリーダ装置と通信可能に接続された管理サーバと、
   前記管理サーバと通信可能に接続された端末装置と、
   からなり、
   前記各々の非接触ＩＣタグには、予め固有の識別情報が記憶され、
   前記タグリーダ装置には、前記管理サーバからの受信情報を表示する表示手段と、前記各々の非接触ＩＣタグに記憶された各々の識別情報を読み取った場合に、前記各々の識別情報を前記管理サーバに送信する手段を有し、
   前記管理サーバには、前記ファイル保管棚に保管されている全てのファイルの保管位置を特定可能な保管位置情報と、更に、前記ファイルに設けられた第１の非接触ＩＣタグに記憶されている第１の識別情報と、該ファイルが保管されているファイル保管棚に設けられている第３の非接触ＩＣタグに記憶されている第３の識別情報と、が関係付けられて登録されている保管位置情報データベースと、前記タグリーダ装置から第１の非接触ＩＣタグに記憶されている第１の識別情報と、前記第２の非接触ＩＣタグに記憶されている第２の識別情報と、を所定時間内に連続して受信した場合に、前記保管位置情報データベースの登録情報として、該第１の識別情報に該第２の識別情報を関係付けて登録する登録手段と、を有し、
   前記端末装置は、前記保管位置情報データベースの登録情報を受信して、ファイルの返却情報を表示する手段を有することを特徴とするファイル返却管理システム。
2. 前記保管位置情報が、ファイル保管棚の配置図であり、前記タグリーダ装置は、表示手段にファイル保管棚の配置図を表示する手段を有することを特徴とする請求項１記載のファイル返却管理システム。
3. 前記タグリーダ装置は、前記管理サーバの保管位置情報データベースの登録情報を受信して、前記表示手段にファイルの返却位置と、元の保管位置とが同じであるか否かを確認可能な表示を行なう手段を有していることを特徴とする請求項１記載のファイル返却管理システム。
   

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