KR101427602B1

KR101427602B1 - 서고 관리 시스템

Info

Publication number: KR101427602B1
Application number: KR1020140023208A
Authority: KR
Inventors: 이성철; 원상영
Original assignee: 이성철; 원상영
Priority date: 2014-02-27
Filing date: 2014-02-27
Publication date: 2014-08-07
Also published as: WO2015130129A1; CN105830117A

Abstract

본 발명은 서고 관리 에이전트 및 인식코드리더를 포함하여 서고에 보관된 문서의 관리를 수행하는 서고 관리 시스템에 관한 것으로, 더욱 구체적으로는 서고 관리 에이전트를 통해 문서에 부착할 인식코드를 제작할 수 있으며, 인식코드리더를 통해 문서에 부착된 인식코드를 스캔하여 해당 문서의 반출/반입관리, 폐기관리, 이관관리 등의 문서관리를 수행하고, 문서가 보관된 상자의 관리 및 문서의 정수조사를 수행하는 서고 관리 시스템을 제공한다.
이를 위해 본 발명은 인식코드리더; 서고 관리 에이전트;를 포함하는 서고 관리 시스템에 있어서, 인식코드리더는 문서에 부착된 인식코드를 스캔하며, 서고 관리 에이전트는 인식코드리더의 스캔값에 의해 상기 문서의 반출/반입관리, 이관관리, 폐기관리, 문서관리, 상자관리 및 정수조사를 수행하는 것을 기술적 특징으로 한다.

Description

서고 관리 시스템{SYSTEM FOR MANAGING LIBRARY}

본 발명은 서고 관리 에이전트 및 인식코드리더를 포함하여 서고에 보관된 문서의 관리를 수행하는 서고 관리 시스템에 관한 것이다.

본 발명은 서고에 보관된 문서의 관리를 수행하되, 문서의 전수조사 및 정수조사를 확실히 수행할 수 있는 서고 관리 시스템에 관한 것이다.

더욱 구체적으로, 본 발명은 서고 관리 에이전트를 통해 문서에 부착할 인식코드를 제작할 수 있으며, 인식코드리더를 통해 문서에 부착된 인식코드를 스캔하여 해당 문서의 반출/반입관리, 폐기관리, 이관관리 등의 문서관리를 수행하고, 문서가 보관된 상자의 관리 및 문서의 정수조사를 수행하는 서고 관리 시스템에 관한 것이다.

본 발명은 전자서명을 입력받는 전자서명입력기를 더 포함하여 전자서명입력기에서 입력된 전자서명을 서고 관리 에이전트에 이미지 정보로 저장하되, 전자서명에 워터마크를 삽입하여 저장하는 서고 관리 시스템에 관한 것이다.

본 발명은 행정표준코드관리시스템과 연계되는 서고 관리 시스템에 관한 것이다.

본 발명은 국가기록원에서 배포중인 표준기록관리시스템과 연동하여 통합적으로 비전자기록물을 관리할 수 있는 서고 관리 시스템에 관한 것이다.

일반적으로 관공서, 도서관, 기업(업체), 사무실 등과 같이 사무직을 수행하는 곳에서는 업무에 관련된 정보를 문서로 보관하고 있다.

이러한 문서는 전자 형식의 문서(전자 문서)와 비전자 형식의 문서(비전자 문서)가 있는데, 이 중 전자 문서는 피씨 등의 단말기를 통해 관리할 수 있기 때문에 문서 식별이 용이하고, 전자 형식으로 구성되기 때문에 별도의 저장 장치에 저장할 수 있어서 보관이 용이한 장점이 있다.

그러나 관공서, 기업(업체), 사무실의 경우, 처리되는 문서의 많은 부분이 원본보관, 보안성 확보, 이중보관(전자, 비전자)의 목적으로 비전자 문서 형태로 생산되고 있다.

또한, 도서관 등과 같이 전자 문서보다 비전자 문서를 주로 취급해야하는 장소도 있다.

이러한 비전자 문서는 보관 중에 반출입이 잦아 위치가 수시로 변경되기 때문에 문서의 위치파악이 어렵고, 이관 시에는 애당초 이관예정 목록과 실제 이관 문서가 일치하지 않거나 폐기 시에는 폐기해서는 안 될 중요문서가 종종 유실되는 등 비전자 문서는 관리 자체가 용이하지 못한 문제가 있다.

이러한 비전자 문서는 입고되어서 폐기되기까지 반출 또는 이관 등에 의해 보관 위치가 수없이 변경되기 때문에 문서의 위치 파악이 어려운 점 또는 문서의 분실, 파손 등에 의해 보관 관리가 용이하지 못한 점과 같은 문제가 있으며, 이에 따라 비전자 문서의 식별이 용이하지 못한 문제점이 있다.

한편, 위와 같은 문제점을 해소하기 위해 문서의 관리 기술이 개발되고 있는데, 이와 관련하여 공개특허공보 제10-2007-0011968호에는 물류관리 시스템 및 그 방법이 기재되어 있다.

위에 기재된 기술은 업무처리시 발생하는 실물문서를 서고(書庫)까지 배송할 때, 1차원 바코드 기반의 포장/인수도를 처리하고, 배송된 문서를 1차원 바코드 기반의 위치 관리 및 문서의 입고/출고/대여/폐기 등 효율적인 업무지원을 위한 물류보관 시스템 및 그 방법에 관한 것이다.

그러나 위에 기재된 기술은 문서의 위치를 관리할 수 없는 문제점이 있다.

다만, 1차원 바코드를 통해 문서의 위치를 관리할 수 있는 것으로 기재하고 있으나, 이는 1차원 바코드를 통해 보관할 위치를 지정하는 작업 또는 문서의 배송 과정에서 인식된 1차원 바코드를 통해 위치를 파악하는 작업만을 의미할 뿐이다.

다시 말해, 위에 기재된 기술은 문서의 현황을 확인하는 위치정수(정합)관리 작업을 수행할 수 없다.

예를 들어, 문서는 반입, 반출 또는 열람과정에서 위치가 변동될 수 있는데, 위에 기재된 기술은 문서의 위치 정합 또는 부정합을 파악할 수 없는 문제점이 있다.

아울러, 문서의 반입, 반출 또는 열람과정에서 발생하는 변경 이력 또는 문서를 폐기하거나 이관한 후, 해당 내역을 추출하기 어려운 문제점이 있다.

또한 위에 기재된 기술은, 관리된 문서의 보존상태 또는 통계현황 및 표준기록관리시스템에 등록된 비전자문서 현황을 확인할 수 있는 여건이 마련되어 있지 않다. 이에 따라 비전자 형식으로 보관되는 문서의 보존상태 파악이 어려운 문제점이 있다.

따라서, 문서를 비전자 형식으로 보관하되, 반출, 정수(정합), 이관, 폐기 등의 관리를 더욱 효율적으로 수행할 수 있고, 이러한 관리가 수행된 문서의 이력을 용이하게 확인할 수 있는 기술의 개발이 요구된다.

나아가, 표준기록관리시스템과의 연동을 통해 기관의 전자문서시스템에서 생산된 비전자 문서의 현황과 실제 생산 또는 보관되는 비전자 문서의 보관(보존) 상태를 용이하게 파악할 수 있는 기술의 개발이 요구된다.

공개특허공보 제10-2007-0011968호(2007.01.25.)

위와 같은 요구에 부응하기 위하여 안출된 것으로, 본 발명에서 해결하고자 하는 과제는 문서에 부착할 인식코드를 제작할 수 있으며, 인식코드의 스캔을 통해 폐기, 이관, 반출/반입 등 문서 또는 문서를 보관하는 상자의 관리를 용이하게 하고, 문서의 정수조사를 수행할 수 있는 서고 관리 시스템을 제공하는 데 있다.

본 발명의 또 다른 목적은, 서고 관리 에이전트를 행정표준코드관리시스템과 연계시킴으로써, 사용자의 조직도 관리를 용이하게 하고 기존 수기방식의 한계로 다량의 이관, 폐기 등 이동 대상문서의 전체를 검수하지 못했던 문제를 인식코드를 활용하여 전자적으로 해결할 수 있는 서고 관리 시스템을 제공하는 데 있다.

본 발명의 또 다른 목적은, 서고 관리 에이전트와 연동되며, 전자서명을 입력받는 전자서명입력기를 더 포함하되, 서고 관리 에이전트는 전자서명입력기에서 입력된 전자서명에 워터마크를 삽입하여 이미지 정보로 저장하는 서고 관리 시스템을 제공하는 데 있다.

본 발명의 또 다른 목적은, 표준기록관리시스템과 연동하여 비전자 문서의 데이터 정보(이관정보, 상자번호, 서가번호, 반출입정보, 폐기정보 등)를 일원화할 수 있는 서고 관리 시스템을 제공하는 데 있다.

위와 같은 과제를 해결하기 위한 본 발명에 따른 서고 관리 시스템은, 인식코드리더; 서고 관리 에이전트;를 포함하는 서고 관리 시스템에 있어서, 인식코드리더는 문서에 부착된 인식코드를 스캔하며, 서고 관리 에이전트는 인식코드리더의 스캔값에 의해 상기 문서의 반출/반입관리, 이관관리, 폐기관리, 문서관리, 상자관리 및 정수조사를 수행하는 것을 기술적 특징으로 한다.

또한 본 발명은 서고 관리 에이전트와 연동되는 전자서명입력기를 더 포함하되, 서고 관리 에이전트는 전자서명입력기로부터 입력되는 전자서명에 워터마크를 삽입하여 이미지정보로 저장하는 것을 기술적 특징으로 한다.

또한 본 발명은 표준기록관리시스템의 데이터베이스에 등록된 비전자 문서의 생산 현황과 서고 관리 시스템에서 생성된 정보(이관정보, 상자번호, 서가번호, 반출입정보, 폐기정보 등)를 연계하여 양 시스템의 정보를 일치시키는 것을 기술적 특징으로 한다.

본 발명에 따른 서고 관리 시스템은, 이관, 폐기, 반출/반입 등의 문서관리 또는 문서가 보관된 상자의 관리를 수행할 수 있음은 물론, 문서의 정수조사를 통해 문서의 위치 정합성을 확보할 수 있는 효과를 보유한다.

또한 본 발명의 서고 관리 에이전트는 전자서명입력기에서 입력된 전자서명을 이미지정보로 저장하되, 워터마크를 삽입하여 저장하기 때문에 전자서명 도용을 방지할 수 있고, 이에 따라 보안성을 증진시킬 수 있는 현저한 효과를 보유한다.

또한 본 발명에 따른 서고 관리 시스템은, 표준기록관리시스템과 비전자 문서의 데이터 정보를 일치시킴으로써, 관리의 일원화를 확보하는 효과를 보유한다.

도 1은 본 발명에 따른 서고 관리 시스템이 구성되는 일예를 나타낸 것이다.
도 1a는 본 발명에 따른 서고 관리 시스템의 서고 관리 에이전트에서 관리되는 문서의 정보를 조회할 수 있는 웹의 일예를 나타낸 것이다.
도 2는 본 발명에 따른 서고 관리 시스템의 개략적인 구성을 나타낸 블록도이다.
도 3은 본 발명에 따른 서고 관리 시스템의 구체적인 구성을 나타낸 블록도이다.
도 4은 본 발명에 따른 서고 관리 시스템에서 인식코드리더의 구성을 나타낸 사시도이다.
도 5 내지 도 11은 본 발명에 따른 서고 관리 시스템에서 에이전트로 인해 사용자에게 제공되는 인터페이스의 일예를 나타낸 것이다.
도 12는 본 발명에 따른 서고 관리 시스템에서 문서가 이관되는 과정의 플로우 차트를 나타낸 것이다.

본 명세서 및 청구범위에 사용된 용어나 단어는 통상적이거나 사전적인 의미로 한정해서 해석되어서는 안되며, 발명자는 그 자신의 발명을 가장 최선의 방법으로 설명하기 위해 용어의 개념을 적절하게 정의할 수 있다는 원칙에 입각하여 본 발명의 기술적 사상에 부합하는 의미와 개념으로 해석되어야만 한다.

따라서 본 명세서에 기재된 실시 예와 도면에 도시된 구성은 본 발명의 가장 바람직한 실시 예에 불과할 뿐이고 본 발명의 기술적 사상을 모두 대변하는 것은 아니므로, 본 출원시점에 있어서 이들을 대체할 수 있는 다양한 균등물과 변형 예들이 있을 수 있음을 이해하여야 한다.

이하, 도면을 참조하여 설명하기에 앞서, 본 발명의 요지를 드러내기 위해서 필요하지 않은 사항 즉 통상의 지식을 가진 당업자가 자명하게 부가할 수 있는 공지 구성에 대해서는 도시하지 않거나, 구체적으로 기술하지 않았음을 밝혀둔다.

본 발명은 서고 관리 에이전트 및 인식코드리더를 포함하며, 서고 관리 에이전트를 통해 문서에 부착할 인식코드를 생성할 수 있고, 인식코드리더를 통해 문서에 부착된 인식코드를 스캔하여 해당 문서를 관리하는 서고 관리 시스템에 관한 것이다.

이러한 서고 관리 시스템은 서고에 구비된 단말기에 설치되어 서고에 보관된 비전자 문서의 반출/반입관리, 폐기관리, 이관관리 등의 문서관리를 수행하며, 문서가 보관된 상자의 관리 및 문서의 정수조사를 수행할 수 있다.

또한 본 발명에 따른 서고 관리 시스템은 서고 이외의 다른 장소에 구비된 단말기에 설치될 수 있다.

이를 첨부된 도면의 도 1을 통해 설명한다.

도 1은 본 발명에 따른 서고 관리 시스템이 구성되는 일예를 나타낸 것이다.

본 발명에 따른 서고 관리 에이전트는 서고에 구비된 단말기(데스크탑, 노트북, 태블릿 PC, 휴대 단말기 등)에 설치되는 것이 바람직하나, 설계 조건에 따라서는 도 1과 같이 서고 이외의 다른 장소에 구비된 단말기에 설치될 수 있다.

이때 서고 이외의 다른 장소는, 업무 처리를 위한 다른 부서일 수 있는데, 이때 도 1에서는 다른 부서를 제1 부서, 제2 부서 ... 제n 부서로 표시하고 있지만, 이는 본 발명의 이해를 돕기 위해 표시된 것일 뿐, 사용 조건에 따라서 총무과, 인사과, 기획과 등, 일반적으로 예상할 수 있는 업체의 관리부서가 될 수 있다.

즉, 본 발명에 다른 서고 관리 시스템에서 인식코드리더 및 서고 관리 에이전트는 서고는 물론이며, 업체의 관리부서에도 설치될 수 있다.

또한 첨부된 도면의 도 1에 따르면 서버를 더 포함할 수 있는데, 서버는 서고 관리 시스템에 의해 관리되는 문서의 정보를 저장하고, 제1, 2 ... n 부서 등과 서고에 설치된 서고 관리 시스템 간에 문서의 정보가 공유되도록 할 수 있다.

이때 서버는 반출/반입, 이관, 폐기 등에 의해 관리되는 문서정보에 변동 사항이 발생되면 자동으로 업데이트할 수 있다.

따라서, 서고 관리 에이전트(100)를 사용하는 사용자 간에 정보가 공유되도록 할 수 있는데, 예를 들어 서고에 설치된 서고 관리 에이전트에서 문서 정보의 변동 사항이 발생하면, 제1, 2 ... n 부서에서도 변동된 정보를 확인할 수 있다.

또한 제1 부서에서 문서를 신규 등록하거나 폐기하는 등 문서 정보의 변동 사항이 발생하면 변동 사항을 자동 업데이트하여 제2 ... n 부서 및 서고에서도 변동된 정보를 확인할 수 있다.

또 다른 설계 조건에 따라서 웹(Web) 서버를 더 구성하여 사용자로 하여금 서고에서 관리되는 문서의 정보를 웹(Web)을 통해 조회하도록 할 수 있다.

이에 따라 웹을 사용할 수 있는 환경이라면, 별도의 서고 관리 에이전트를 설치하지 않아도 단말기를 통해 서고에서 관리된 문서의 정보를 조회할 수 있다.

이때 단말기는 데스크탑, 노트북, 스마트 휴대 단말기 등 웹 지원이 가능한 단말기이면 충분하다.

즉, 첨부된 도면의 도 1과 같이 (웹)서버에 저장된 문서의 정보를 복수의 사용자가 웹을 통해 확인할 수 있도록 구성되는 것인데, 이를 첨부된 도면의 도 1a를 통해 설명한다.

도 1a는 본 발명에 따른 서고 관리 시스템의 서고 관리 에이전트에서 관리되는 문서의 정보를 조회할 수 있는 웹의 일예를 나타낸 것으로, 스마트 휴대 단말기(스마트폰, 아이폰, 스마트패드, 아이패드 등)를 통해 조회하는 웹화면(a) 및 데스크탑, 노트북 등의 모니터를 통해 조회하는 웹화면(b)을 도시하고 있다.

도 1a에 따르면 본 발명의 서고 관리 시스템에서 웹을 통해 제공되는 화면에는 문서의 정보를 문서제목, 관할부서 등으로 검색할 수 있는 검색 인터페이스와 상세한 검색을 가능하게 하는 상세검색 인터페이스를 제공하며, 이에 따라 입력된 검색 요건을 충족하는 문서의 이력이 문서의 상태(폐기, 이전, 반출 등), 관리부서명, 문서제목 등으로 구분되어 표시되도록 구성할 수 있다.

이러한 서고 관리 시스템을 구체적으로 설명하기에 앞서, 본 명세서의 정수조사는 문서가 보관된 위치를 조사하여 기저장된 저장위치와 비교하는 것으로, 문서의 위치 정합성을 조사하는 것임을 미리 밝힌다.

또한, 본 명세서에 기재된 "문서"는 "비전자 문서"이며, 이에 본 발명의 "문서"와 "전자(디지털) 문서"의 비교가 필요한 경우에는 "비전자 문서"라고 직접 기재할 것이므로, 본 발명을 이해하는데에 어려움이 없음을 미리 강조하는 바이다.

아울러, 문서가 보관되는 상자는 서가(書架)와는 구분되는 용어로써, 종이상자, 책꽂이, 서류 상자 등 복수의 문서를 묶음으로 보관할 수 있는 수단을 의미한다.

이하, 본 발명에 따른 서고 관리 시스템의 개략적인 구성을 첨부된 도면을 통해 설명한다.

도 2는 본 발명에 따른 서고 관리 시스템의 개략적인 구성을 나타낸 블록도이며, 도 3은 본 발명에 따른 서고 관리 시스템의 구체적인 구성을 나타낸 블록도이고, 도 4는 본 발명에 따른 서고 관리 시스템에서 인식코드리더의 구성을 나타낸 사시도이다.

첨부된 도면의 도 2에 따른 본 발명은 주요하게 서고 관리 에이전트(100) 및 인식코드리더(200)로 이루어질 수 있다.

서고 관리 에이전트(100)는 작업 단말기(예를 들어, 사용자 PC, 태블릿 PC, 휴대 단말기 등)에 설치되며, 문서의 반출/반입관리, 이관관리, 폐기관리와 문서가 보관된 상자의 상자관리 및 문서의 정수조사를 수행한다.

이때 서고 관리 에이전트(100)의 문서 및 상자관리는, 인식코드리더(200)가 인식코드를 스캔하면 해당 문서 또는 상자를 관리하도록 구성한다.

또한 도 2에서는 서고 관리 에이전트(100)에 1개의 인식코드리더(200)가 연결되는 것으로 도시하고 있지만, 본 발명의 권리범위가 도면에 의해 한정되거나 축소될 수는 없는 것인바, 하나의 서고 관리 에이전트(100)에 복수의 인식코드리더(200)가 연결되도록 구성할 수 있다.

이에 따라 서고 관리 에이전트(100)가 설치된 하나의 단말기(데스크탑, 노트북, 태블릿 PC, 휴대 단말기 등)에서 복수의 인식코드리더(200)를 연결하여 동시 작업이 가능한 장점이 있다.

첨부된 도면의 도 2에 따른 서고 관리 에이전트(100)는, 연동부(110), 인식코드설정부(120), 정보관리부(130), 전자서명관리부(140), 데이터베이스(150) 및 정보백업부(160)를 포함하여 이루어진다.

이와 같은 서고 관리 에이전트의 구체적인 설명을 도 2를 참조하여 설명한다.

연동부(110)는 서고 관리 에이전트(100)를 엑셀(Exel)과 연동시키는 기능을 수행한다.

즉, 이관, 폐기, 반출/반입 등의 문서관리와 상자관리 및 정수조사에 대한 관리정보를 엑셀(Exel)로 저장할 수 있고, 엑셀을 통해 수정작업을 용이하게 수행할 수도 있다.

부연하면, 인식코드리더가 인식코드를 스캔하면 서고 관리 에이전트(100)를 통해 관리되는 이관, 폐기, 반출/반입 등의 문서관리와 상자관리 및 정수조사에 대한 관리정보가 엑셀을 통해 표시될 수 있다.

또한 연동부(110)는 서고 관리 에이전트(100)를 행정표준코드관리시스템과 연계시키는 기능을 수행한다.

행정표준코드란, 행정기관 간에 행정정보의 원할한 공동이용을 도모하기 위하여 각급 기관의 행정 업무에 필요한 행정코드를 표준화하여 정해진 절차에 따라 제정, 고시한 행정코드를 의미하며, 행정표준코드관리시스템은 이를 시스템화한 것이다.

이에 따라 본 발명이 중앙행정기관 및 그 소속기관, 지방자치단체 등 행정표준코드시스템에서 지원되는 행정 표준 코드를 사용하는 모든 기관은, 서고 관리 에이전트(100)를 사용하여 사용자의 조직도를 용이하고, 신속하게 변경, 등록할 수 있는 이점이 있다.

인식코드설정부(120)는 인식코드를 제작(생성) 및 인쇄할 수 있으며, 후술될 인식코드리더(200)에서 스캔된 인식코드를 식별하는 기능을 수행한다.

이러한 인식코드설정부(120)는 인식코드제작모듈, 인식코드인쇄모듈, 인식코드식별모듈 및 인식코드리더통신모듈을 포함하여 이루어진다.

인식코드제작모듈은 인식코드를 제작하는 기능을 수행한다.

이때, 인식코드는 2차원 바코드(QRcode) 또는 1차원 바코드(Barcode)로 이루어질 수 있으며, 이러한 인식코드에 포함되는 정보는 문서의 상자번호, 관리번호, 서가번호 및 문서명칭일 수 있다.

다른 설계 조건에 따라서 인식코드는, RFID(radio frequency idenification)를 응용하는 전자잉크(Electronic Ink)일 수 있다.

이는 인식코드가 RFID 통신을 수행할 수 있도록 RFID 안테나를 프린팅하는 기술로서, RFID 안테나 프린팅은 에칭방식의 기존 RFID 태그 안테나 제작방식과 달리 전자잉크를 인쇄하는 방식으로 안테나를 제조할 수 있다.

이와 같이 인식코드가 RFID를 응용하는 전자잉크로 구성되는 경우, 인식코드리더는 RFID 리더로 구성될 수도 있다.

또 다른 설계 조건에 따라서 인식코드는, 근거리 무선 통신을 채용하는 구성일 수 있다.

근거리 무선 통신(Near Field Communication, NFC)은 13.56MHz의 대역을 가지며, 가까운 거리에서 무선 통신을 수행하기 위한 기술이다.

이를 위해, 인식코드를 NFC 태그로 구성하고, 인식코드리더를 NFC 리더로 구성할 수도 있다.

한편, 인식코드를 NFC 태그 또는 2차원 바코드(QR 코드)로 구성하는 경우, 인식코드리더(200)는 스마트 단말기(스마트폰, 스마트패드, 아이폰, 아이패드 등)일 수도 있다.

이에 따라 스마트 단말기를 통해 인식코드를 스캔할 수 있기 때문에 스캔된 정보를 스마트 단말기의 기능을 통해 전송 또는 수신할 수 있다.

예컨대, 이메일을 통해 서고 담당자와 문서 정보를 주고 받을 수 있음은 물론이며, SMS 등을 통해 문서 정보를 주고 받도록 구성할 수 있다.

이와 같은 인식코드는 서고 관리 에이전트(100)에 소정의 정보를 입력하고, 입력된 정보를 엑셀로 표시하여 1차원 바코드를 제작할 수 있다.

부연하면, 서고 관리 에이전트(100)를 통해 소정의 정보(서고번호, 서가번호, 상자번호, 문서명칭, 문서번호 등)를 입력하고, 엑셀을 통해 1차원 바코드를 제작할 수 있는데, 이를 위해 엑셀은 1차원 바코드 폰트를 구비할 수 있다.

인식코드인쇄모듈은 인식코드제작모듈에서 제작된 인식코드를 인쇄할 수 있도록 한다. 이를 위해 별도의 프린터장치(도면에 미표시)를 더 포함할 수 있으며, 인식코드인쇄모듈은 프린터장치를 연결할 수 있는 연결부의 기능을 수행할 수 있다.

인식코드식별모듈은 후술될 인식코드리더(200)가 스캔한 인식코드를 식별하는 기능을 수행한다.

즉, 인식코드에 포함된 문서의 정보(서고번호, 서가번호, 상자번호, 문서명칭, 문서번호 등)를 식별할 수 있다.

인식코드리더통신모듈은 인식코드리더(200)와 통신을 수행하여 인식코드리더(200)의 정보가 서고 관리 에이전트(100)에 입력되도록 한다.

이때 통신은, 서고 관리 에이전트(100)가 설치된 단말기와 인식코드리더(200)를 유선으로 연결하고, 유선을 통해 서고 관리 에이전트(100)와 인식코드리더(200)가 서로 통신하도록 구성할 수 있다.

다른 일예로, 서고 관리 에이전트(100)가 인식코드리더(200)와 무선으로 통신하도록 구성할 수도 있다.

또 다른 일예로, 인식코드리더(200)에 별도의 메모리카드를 내장하도록 구성하고, 인식코드리더통신모듈을 메모리카드리더로 구성하여 인식코드리더(200)에 입력된 정보를 서고 관리 에이전트(100)에 입력되도록 구성할 수도 있다.

먼저, 도 2를 통해 인식코드리더(200)를 살펴보면, 인식코드리더(200)는 리더 몸체(210) 및 리더 받침(220)으로 구성될 수 있다.

이때 리더 몸체(210)에는 에이전트 통신부(211)가 포함될 수 있다.

에이전트 통신부(211)는 앞서 상술된 인식코드리더통신모듈과 통신하는 기능을 수행한다.

즉, 인식코드리더(200)와 서고 관리 에이전트(100)가 설치된 단말기가 유선통신하는 경우, 에이전트 통신부(211)는 유선케이블로 구성될 수 있다.

또한 인식코드리더(200)와 서고 관리 에이전트(100)가 무선 통신하도록 구성되는 경우, 에이전트 통신부(211)는 무선 통신을 위한 모듈의 구성(예를 들어, USB 무선 동글, 무선 랜 장치 등)이 될 수 있다.

아울러, 인식코드리더(200)에 메모리카드가 내장되도록 구성하는 경우, 에이전트 통신부(211)는 메모리카드로 구성할 수 있다. 이에 따라 서고 관리 에이전트(100)의 인식코드리더통신모듈을 메모리카드리더로 구성할 수도 있다(도 4).

위에서 설명한 바와 같이 인식코드리더(200)와 서고 관리 에이전트(100)가 무선으로 통신하도록 구성하거나 별도의 메모리카드를 사용함으로써, 관리하고자하는 문서가 서고 관리 에이전트(100)로부터 원거리에 위치해있다고 하더라도, 인식코드리더(200)만 휴대하여 관리할 수 있는 현저한 효과를 보유한다.

설계 조건에 따라서는, 문서운반카트(도면에 미표시)를 더 포함하되, 문서운반카트에 단말기(예를 들어 태블릿 PC 등)를 구비하고, 상기 단말기에 서고 관리 에이전트(100)를 설치할 수 있다.

또한 인식코드리더(200)와 서고 관리 에이전트(100)가 무선 또는 유선통신하도록 구성하여 반출/반입관리, 폐기관리, 이관관리 등의 문서관리 또는 문서가 보관된 상자의 관리 또는 문서의 정수조사를 수행할 수 있다.

이에 따라 반출/반입, 폐기, 이관될 문서를 문서이동카트에 적재하고, 인식코드리더(200)를 휴대하여 움직이면서 문서관리를 수행할 수 있는 장점이 있다.

정보관리부(140)는 반출/반입관리, 폐기관리, 이관관리 등의 문서관리를 수행하고, 문서가 보관된 상자의 관리 및 문서의 정수조사를 수행하는 것으로, 회원관리모듈, 이관관리모듈, 폐기관리모듈, 대출관리모듈, 정수조사관리모듈, 상자관리모듈, 문서관리모듈, 통계관리모듈, 회원관리모듈 및 인터페이스모듈을 포함한다.

회원관리모듈은 서고 관리 에이전트(100)를 사용하는 사용자를 식별하며, 행정표준코드시스템과 연계하여 부서코드의 관리 및 조직도의 생성을 자동으로 수행할 수 있다.

여기서, 부서코드의 관리는 부서코드의 표준화를 의미하며, 이에 따라 업체 내의 관리부서를 시스템상에서 용이하게 구분하도록 할 수 있다.

또한 조직도 생성은, 사용 업체가 지방자치단체의 관공서 등인 경우, 행정표준코드시스템에 저장된 조직도 정보에 근거하여 본 발명에 따른 서고 관리 시스템에서 사용할 수 있는 조직도로 생성하는 것을 의미한다.

회원관리모듈은 사용자가 아이디(ID) 및 패스워드(Password)를 통해 로그인(Log-in)하는 경우, 로그인한 사용자가 행정표준코드시스템에 근거하여 생성된 조직도에 포함되는 사용자인지를 식별하고, 해당 사용자의 사용권한을 식별할 수도 있다.

예컨대, 조직도 내에 포함된 사용자라고 하더라도 문서의 폐기, 이관 등의 중요 작업에 대해 권한이 없는 사용자는 해당 문서 관리를 수행하지 못하도록 할 수 있다.

또한 회원관리를 수행할 수 있는 인터페이스를 제공하며, 인터페이스를 통해 회원의 신규 등록, 삭제를 수행할 수 있다.

이관관리모듈은 이관 또는 이관될 예정인 문서를 에이전트(100) 상에 등록하는 기능을 수행한다.

이때 문서의 이관관리는 타 서가로부터 옮겨져 오거나 타 서가로 옮겨지는 문서의 이관 작업일 수도 있지만, 신규로 입고되는 문서의 관리 또한 이관관리의 의미 범주에 속한다고 볼 수 있다.

또한 폐기관리모듈은 폐기 또는 폐기될 예정인 문서를 에이전트(100) 상에 등록하는 기능을 수행한다.

이러한 이관관리모듈 및 폐기관리모듈은 이관관리 및 폐기관리를 수행할 수 있는 인터페이스를 제공하는데, 이를 첨부된 도면의 도 5를 통해 설명한다.

도 5는 본 발명에 따른 서고 관리 시스템에서 문서의 이관 또는 폐기를 위한 인터페이스의 일예를 나타낸 것이다.

첨부된 도면의 도 5에 따르면, 인터페이스를 제공하는 화면의 일측에는 문서등록, 상자관리, 정수조사, 반출관리, 문서관리, 통계자료, 회원관리 및 환경설정을 조작할 수 있는 컨텐츠 인터페이스(C-I, Contents Interface)가 표시된다.

아울러, 이관할 예정인 문서를 등록하는 이관예정, 이관할 문서를 등록하는 문서 이관, 폐기할 예정인 문서를 등록하는 폐기예정, 폐기할 문서를 등록하는 문서폐기를 선택할 수 있는 기능 인터페이스(F-I, Function Interface)가 표시된다.

이에 사용자는 이관예정, 문서이관, 폐기예정 및 문서폐기 중 하나의 기능 인터페이스(F-I)를 선택하고, 문서에 부착된 인식코드를 스캔한다.

이에 따라 인식코드를 스캔할 때마다 인식코드에 포함된 정보가 도 5의 "신규문서등록"란에 표시되며, 인식코드의 스캔작업이 완료되면 도 5에 표시된 "저장"을 클릭하여 문서등록을 수행할 수 있다.

또한 도 5의 우측 상부에는 "그룹번호 설정" 란이 표시되어 있다.

여기서, "그룹번호"를 설정하고 "저장"을 클릭하는 경우, 저장 당시 "신규문서등록" 란에 표시되어 있는 문서정보는 해당 그룹번호에 그룹으로 설정될 수 있다.

이에 따라 반출/반입관리, 폐기관리, 이관관리 등의 문서관리와 문서가 보관된 상자의 관리 및 문서의 정수조사를 수행하는 데에 있어서, 설정된 그룹으로 작업을 수행하거나 보존상태를 확인할 수 있는 이점이 있다.

예컨대, 지방자치단체 등의 관공서에서는 문서를 생산하는 부서가 다를 수 있으며, 이러한 문서는 공개문서 또는 비공개문서로 구분할 수 있다.

특히, 비공개문서의 경우, 문서에 따라 다른 보안 등급을 부여할 수 있으며, 보안 등급에 따라 문서를 관리하기도 한다.

아울러, 문서는 각각의 문서마다 생산연도가 다를 수 있고, 보안 등급 내지 해당 문서의 내용에 따라 유효하게 보관하는 보관연도가 다르게 부여될 수 있다.

즉, 이관관리모듈 및 폐기관리모듈을 통해 문서의 입고, 폐기를 관리하는 데 있어서, 문서를 소정의 기준(공개/비공개 여부, 생산연도, 보관연도, 보안등급 등)으로 구분하여 그룹으로 설정함으로써, 문서 관리를 더욱 효율적으로 수행할 수 있는 장점이 있다.

이에 따라, 문서의 관리정보가 저장되는 데이터베이스에 문서의 설정된 그룹을 저장하는 문서그룹 데이터베이스가 포함될 수 있다.

여기서, 문서가 폐기되는 과정을 첨부된 도면의 도 5a를 통해 설명한다.

도 5a는 본 발명에 따른 서고 관리 시스템에서 문서폐기가 수행되는 일예를 나타낸 것이다.

첨부된 도면의 도 5a에 따르면, 서고 담당자는 서고 관리 에이전트(100)를 통해 폐기 예정일에 가까워지는 문서 또는 폐기 예정일인 문서를 확인하고, 폐기목록을 생성할 수 있다.

이에 따라 서고 담당자는 폐기목록에 대한 문서를 관리하는 부서에 폐기목록을 전송하고, 해당 부서에서는 폐기목록을 확인하여 서고 담당자로부터 전송된 폐기목록에 응답하는 소정의 응답신호를 전송하게 된다.

여기서, 응답신호는 폐기해도 좋다는 구두전달 또는 문자전달 등에 관계없이 서고 담당자에게 폐기목록에 대한 응답을 전달할 수 있는 수단이면 충분하다.

그 후, 해당 부서로부터 폐기목록 응답을 받은 서고 담당자는 폐기목록에 대한 폐기문서를 검수하여 폐기할 수 있다.

문서등록이 수행되는 과정을 첨부된 도면의 도 6을 통해 설명한다.

도 6은 본 발명에 따른 서고 관리 시스템에서 문서등록이 수행되는 일예를 나타낸 것이다.

첨부된 도면의 도 6은 기능 인터페이스(F-I) 중 문서이관을 선택하고 있다.

또한 도 6은 Ex-1(Example-1)에서 문서에 인식코드가 부착된 것을 나타내고 있으며, Ex-2(Example-2)에서 인식코드가 부착된 문서를 인식코드리더(200)를 통해 스캔하는 것을 나타내고 있다.

이때 Ex-1에 표시된 인식코드는 2차원 바코드(Qr code)와 1차원 바코드(Bar code)를 모두 포함하고 있지만, 둘 중 어느 하나만 포함할 수 있다.

또한 인식코드가 2차원 바코드로 구비되는 경우, 인식코드리더(200)는 웹캠을 이용하여 동시에 여러 개의 2차원 바코드를 인식할 수 있다.

이와 같이 Ex-2에서 인식코드리더(200)가 인식코드를 스캔하면, 서고 관리 에이전트(100) 화면에는 해당 인식코드가 포함하고 있는 정보(문서관리번호, 서가번호, 서고번호, 상자번호, 관리부서, 문서명칭, 보존상태 등)가 표시될 수 있다.

대출관리모듈은 문서의 반출(대출)/반입(반납)을 관리하는 기능을 수행한다. 즉, 대출관리모듈은 문서의 반출 및 반입 이력을 조회하거나 반출 및 반입을 수행하기 위한 인터페이스를 제공하는데, 이를 첨부된 도면의 도 7을 통해 설명한다.

도 7은 본 발명에 따른 서고 관리 시스템에서 문서의 반출에 관한 인터페이스의 일예를 나타낸 것이다.

첨부된 도면의 도 7은 "대출이력 조회" 또는 "대출정보 입력"을 선택할 수 있는 인터페이스를 제공하며, 문서의 반출이 이루어진 부서를 선택할 수 있다.

부연하면, 도 7의 하단에 표시된 "대출관리 대장"에는 "대출이력 조회" 또는 "대출정보 입력" 중 사용자에 의해 선택하여 검색된 정보가 표시될 수 있다.

이를 도 7을 참조하면, 사용자는 "대출이력 조회"를 선택하고, "대출부서" 란에 특정 부서(예를 들어, A지역의 B부서) 등을 선택하거나 기재할 수 있다. 이에 따라 "반출관리 대장"에는 위의 조건을 만족하는 반출 정보가 표시된다.

이때, 도 7에서는 도면에 표시된 바와 같이 "대출이력 조회" 및 "대출정보 입력" 인터페이스를 표시하고 있지만, 이는 본 발명의 권리범위가 도면에 의해 한정되거나 축소될 수는 없는 것이므로, "반출(반입)이력 조회" 또는 "반출(반입)정보 입력" 등으로 표시될 수도 있다.

또한 "대출정보 입력"을 선택하고 문서를 스캔하는 경우, 해당 문서의 반출 및 반입을 수행할 수 있다.

이러한 해당 문서의 정보는 "대출관리 대장"에 입력되며, 이 후, "저장"을 선택하면 반출 및 반입이 이루어지도록 할 수 있다.

또한 "저장"을 선택하면 전자서명을 입력하는 창이 표시되도록 구성할 수 있다. 이를 위해 본 발명에 따른 서고 관리 시스템은 전자서명입력기(도 3, 300)를 더 포함할 수 있으며, 이에 따라 서고 관리 에이전트(100)는 전자서명관리부(140)를 포함한다.

전자서명관리부(140)는 서고 관리 에이전트(100)를 전자서명입력기와 연동시키는 기능을 수행하며, 전자서명입력기로부터 입력된 전자서명을 이미지 정보로 저장한다.

이때 저장되는 전자서명은 워터마크가 삽입되어 이미지 정보로 저장되도록 구성할 수 있다.

즉, 전자서명의 입력이 있는 경우, 기존에 저장되었던 워터마크는 단순 이미지 정보가 아니라 워터마크가 삽입되어 저장된 이미지 정보이기 때문에 해당 워터마크의 패턴을 분석하고, 입력된 전자서명과 비교할 수 있다.

따라서 전자서명의 도용을 방지할 수 있는 효과를 보유하며, 이에 따라 문서의 반출 및 반입 과정에서의 보안성을 증가시킬 수 있다.

또한, 대부분의 비전자 문서의 경우, 문서의 반출 또는 반입을 수기대장 또는 수기카드에 그 내역을 기재하고 서명하는 것으로 관리하고 있는데, 이 경우 타인이 다른 사용자의 서명 또는 개인정보를 도용하여 해당 사용자의 정보로 반출 등을 수행할 수 있었다.

이에 따라 반입이 이루어지지 않는 경우, 도용당한 사용자에게 책임이 전가될 수밖에 없으며, 더불어 해당 문서가 기밀을 요하는 문서인 경우에는 도용당한 사용자에게 부당한 책임이 전가되는 문제점이 있다.

이를 위해 본 발명에 따른 서고 관리 시스템은 반출 또는 반입시 전자서명입력기를 통해 전자서명을 입력하도록 함과 동시에 서고 관리 에이전트(100)에서 관리/조회할 수 있는 반출 및 반입 내역을 프린트하도록 구성하고, 프린트된 종이문서의 전자서명란에는 워터마크가 삽입되어 표시되도록 구성할 수 있다.

따라서, 전자서명 또는 개인정보 도용을 방지할 수 있으며, 반출 및 반입 내역을 종이문서로 프린트한 경우에도 해당 프린트물의 조작 여부를 용이하게 파악할 수 있는 이점이 있다.

정수조사모듈은 문서가 존재하는 위치의 정합성을 관리한다.

여기에서, 정수조사란 문서가 보관된 서가, 서고 또는 상자에 부착된 인식코드 및 해당 서가, 서고 또는 상자에 보관된 문서를 스캔한 인식코드리더의 스캔값에 따라 문서의 위치를 표시하고, 기저장된 문서의 위치와 비교하여 문서의 위치정합을 판단하는 작업을 의미한다.

다시 말해, 문서의 위치 정합관리를 위한 인터페이스를 제공하는데, 이를 첨부된 도면의 도 8을 통해 구체적으로 설명한다.

도 8은 본 발명에 따른 서고 관리 시스템에서 정수관리를 수행하는 인터페이스의 일예를 나타낸 것으로, (a)는 정수조사를 통해 입력된 문서의 정보가 표시되는 인터페이스를 도시한 것이며, (b)는 입력된 문서의 정보를 기저장된 정보와 비교한 비교정보가 표시되는 인터페이스를 도시한 것이다.

첨부된 도면의 도 8의 (a)에서는 "정수조사 등록" 란에 문서의 현 서가번호, 현 상자번호, 관리번호가 표시되어 있다.

이는 인식코드의 스캔을 통해 이루어지는데, 일 예로 스캔할 문서가 위치한 서가(또는 서고, 상자)에 부착된 인식코드를 스캔한 후, 문서를 스캔하는 것(인식코드리더의 스캔값)으로, 스캔된 문서가 앞서 스캔된 서가(또는 서고, 상자)에 위치하는 것으로 조사할 수 있다.

이때 상자의 경우, 인식코드리더(200)가 위치하는 장소로 옮길 수 있지만, 서고 또는 서가의 경우, 인식코드리더(200)가 위치하는 장소로 옮기기에는 현실적인 어려움이 있다. 또한 옮길 수 있다고 하더라도, 매번 스캔할 상자를 옮겨야하기 때문에 번거로운 문제점이 있다.

따라서, 본 발명에 따른 서고 관리 시스템은 인식코드리더(200)와 서고 관리 에이전트(100)가 무선으로 통신하도록 구성하거나 별도의 메모리카드를 구비하여 인식코드리더(200)에 내장함으로써, 인식코드리더(200)만을 휴대하여 정수조사를 수행할 수 있는 이점이 있다.

또한 도 8의 (a)에서 "비교검색"(점선)을 클릭하는 것으로, 에이전트(100)는 기저장된 정보와 새로 입력된 정보를 비교하여 위치정합 여부를 표시할 수 있다.

예를 들어, 첨부된 도면의 도 8의 (b)와 같이 현 상자번호에 표시된 위치정보와 저장 상자번호에 표시된 위치정보가 일치하는 경우, "다른사유"란에 일치라고 표시될 수 있다.

반대로, 현 상자번호에 표시된 위치정보와 저장 상자번호에 표시된 위치정보가 일치하지 않는 경우, 도 8의 점선 영역과 같이 "다른사유" 란에 불일치(상자번호)라고 표시될 수 있다.

또한 도 8에서는 상자번호에 대한 정수관리의 일예를 나타내고 있지만, 상자번호뿐만 아니라 서고번호 또는 서가번호의 정합성을 비교할 수도 있다.

첨부된 도면의 도 8에는 "일괄 현행화" 인터페이스가 표시되어 있는데, 이는 부정합 문서를 수정한 후, 조사된 정보를 기준으로 현행화하거나 기저장된 정보를 기준으로 현행화할 수 있다.

부연하면, 현 상자번호와 저장 상자번호가 불일치로 판단된 경우, "일괄 현행화"를 통해 문서의 위치를 재저장할 수 있는데, 이때의 기준은 조사된 현 상자번호 또는 기 저장되어 있던 저장 상자번호 중, 사용자에 의해 선택된 어느 하나의 것을 기준으로 재저장될 수 있다.

또한 설계 조건에 따라서는, "서가번호 1차원 바코드 출력 관련"을 통해 현행화된 정보를 갖는 인식코드를 제작할 수도 있다.

이와 같은 정수조사가 이루어지는 과정을 첨부된 도면의 도 9를 통해 설명한다.

도 9는 본 발명에 따른 서고 관리 시스템에서 정수조사가 이루어지는 과정을 설명하는 플로우 차트를 나타낸 것이다.

첨부된 도면의 도 9에 따르면, 본 발명에서 정수조사가 이루어지는 과정은, 먼저 사용자가 인식코드리더(200)를 지참하여 서가(서고 또는 상자 등)로 이동하여 문서 스캔(P1, Process 1)을 수행한다.

이때, 문서 스캔(P1)은 서가(서고 또는 상자 등)에 부착된 인식코드를 인식코드리더(200)를 통해 스캔하고 문서에 부착된 인식코드를 스캔하는 것으로 이루어진다.

나아가, 문서에 부착된 인식코드를 스캔한 후, 다시 서가(서고 또는 상자 등)에 부착된 인식코드를 스캔할 수 있다.

이에 따라 서가(서고 또는 상자 등)에 부착된 인식코드를 스캔하기 전, 후에 스캔된 문서는 해당 서가(서고 또는 상자 등)에 위치하는 것으로 저장할 수 있다.

인식코드리더(200)를 통한 문서 스캔(P1)이 완료되면 사용자는 서고 관리 에이전트(100)로 이동하여 스캔 정보를 불러올 수 있다.

이때 스캔 정보를 서고 관리 에이전트(100)로 불러오는 것은, 인식코드리더(200)가 스마트 단말기인 경우, 메일 또는 SMS 등을 통해 전송할 수도 있으며, 인식코드리더(200)에 메모리를 더 포함하는 경우, 메모리를 서고 관리 에이전트(100)가 설치된 PC 등으로 읽어 스캔 정보를 불러 올 수 있다.

나아가, 문서 운반 카트 등이 더 포함되는 경우에는 인식코드리더(200)를 통해 스캔된 정보가 바로 서고 관리 에이전트(200)에 저장되도록 구성할 수도 있다.

인식코드리더(200)로부터 스캔 정보를 전송받은 서고 관리 에이전트(100)는 도 8에서 설명한 바와 같이 해당 정보를 표시하도록 구성할 수 있다.

이 후, 비교 검색(P2) 과정으로 이루어지는데, 이는 도 8에서 설명한 바와 같이 "비교 검색"을 클릭하여 인식코드리더(200)로부터 전송받아 표시된 정보와 서버에 기 저장된 정보의 비교를 수행할 수 있다.

비교 검색(P2) 과정 후, 서고 관리 에이전트(100)에는 도 8에서 도시한 바와 같이 문서의 위치정합 여부가 표시될 수 있는데, 이는 상술된 정수조사관리모듈을 통해 일치/불일치를 판단(P3)하는 과정으로 이루어진다.

이에 따라 사용자는 정수조사된 문서의 위치 정합성을 용이하게 판단할 수 있으며, 현행화 작업(P4)을 수행할 수 있는데, 이때 현행화 작업(P4)은 기저장된 문서의 위치 또는 정수조사를 통해 새롭게 조사된 문서의 위치 중 하나의 위치를 선택하여 현행화 작업을 수행할 수 있다. 이는 정수조사 외에 전수조사에서도 적용될 수 있다.

이에 따라 문서의 정수조사 또는 전수조사를 효율적으로 신속하게 수행할 수 있는 이점이 있다.

즉, 종래의 문서 정수조사는 데이터베이스 등에 저장된 문서의 전자정보를 종이로 인쇄하고, 각각의 문서의 위치를 인력으로 직접 체크하여 변동사항을 파악하는 과정으로 이루어진다.

이에 따라 조사 대상이 되는 문서의 양이 많을수록, 정확도가 현저히 저하되며, 과도하게 인력이 낭비되는 문제점이 있다.

그러나 본 발명에 따른 서고 관리 시스템을 통해 문서의 정수조사를 수행함에 따라 문서의 현재 위치를 신속하고 정확하게 파악할 수 있으며, 기저장된 문서의 위치와 비교하여 인력낭비 없이 문서의 위치정합 여부를 용이하게 판단할 수 있음은 물론이고, 변동사항이 생김으로 인해 기저장된 문서의 위치가 잘못된 위치인 경우, 현행화 작업을 통해 신속하게 문서의 위치정보를 변경하여 저장할 수 있는 현저한 효과를 보유한다.

상자관리모듈은 상자에 보관될 문서를 설정하고, 상자의 인식코드를 생성하는 기능을 수행한다. 이때 상자관리모듈의 관리 대상은 상자뿐만 아니라, 서고 또는 서가일 수도 있다. 이를 첨부된 도면의 도 10을 통해 설명한다.

도 10은 본 발명에 따른 서고 관리 시스템에서 상자관리에 대한 인터페이스의 일예를 나타낸 것이며, 이를 통해 상자관리가 이루어지는 과정을 설명한다.

먼저, 도 10의 상부에 표시된 관리모드에서 상자관리를 위한 항목을 체크하고, 1차원 바코드출력 인터페이스(S-I, Scan Interface)를 통해 문서에 부착된 인식코드를 스캔한다. 즉, 1차원 바코드출력 인터페이스(S-I)를 선택하면 인식코드리더(200)가 활성화될 수 있다.

이에 따라 문서에 부착된 인식코드를 스캔하면, "문서 관리" 란에 해당 문서의 정보가 입력(인식코드리더의 스캔값이 입력)되고, 서고 관리 에이전트(100)는 자동으로 상자번호를 부여할 수 있다.

이때, 상자번호의 부여는 서고 관리 에이전트(100)가 자동으로 부여할 수도 있지만, 설계 조건에 따라서는 사용자가 직접 입력하도록 구성될 수도 있다.

이 후, 라벨생성 인터페이스(P-I, Print Interface)를 통해 "문서 관리" 란에 입력된 문서의 정보가 포함되어 있는 인식코드를 생성할 수 있는데, 이는 엑셀(Exel) 파일로 생성될 수 있다.

이와 같이 생성된 인식코드를 라벨지 등의 접착성이 있는 용지에 인쇄하여 인식코드를 제작할 수 있다.

여기서, 인식코드를 인쇄하는 인터페이스에서는 라벨지(인쇄 용지)의 시작위치를 지정할 수 있다.

이는 상술된 바와 같이, 인식코드가 엑셀 파일로 생성되기 때문에, 엑셀 파일의 행과 열을 구분하는 것으로 이루어질 수 있다.

따라서, 라벨지(인쇄용지)의 잔여 부분에 대응되는 위치에 인식코드가 인쇄되도록 사용자가 직접 설정할 수 있는 현저한 효과를 보유한다.

문서관리모듈은 서고 관리 에이전트(100)를 통해 관리되고 보관된 문서의 보존상태를 확인할 수 있는 인터페이스를 제공한다.

이를 첨부된 도면의 도 11을 통해 설명한다.

도 11은 본 발명에 따른 서고 관리 시스템에서 문서관리를 위한 인터페이스의 일예를 나타낸 것이다.

첨부된 도면의 도 11에서는 "검색옵션"란의 "보존상태"에 보존을 선택하고 있지만, 이 "보존상태"에는 보존 외에도 이관, 이관예정, 폐기, 폐기예정, 반출 등의 다른 선택사항을 더 포함할 수 있다.

또한 "관리부서"를 선택할 수 있으며, 더욱 상세한 검색을 위해 그룹번호, 문서제목 등의 상세 검색항목, 검색어 등을 선택하여 검색하도록 구성할 수 있다.

이를 통해 검색된 문서 정보는 "문서 관리"에 표시되며, "검색결과 엑셀출력"(점선)을 통해 엑셀로 검색결과를 받을 수 있다.

또한 "문서 관리"에 표시된 정보는, 사용자의 선택에 따라 정렬할 수 있다.

이때 정렬은, 예를 들어 인터페이스 상에서 마우스 우클릭 등을 통해 "정렬" 할 수 있는 다른 인터페이스를 더 제공하는 것으로 이루어질 수 있다.

아울러, 사용자의 선택이란 관리부서명, 관리부서코드, 문서명칭, 보존기간, 작업기간, 서가번호, 상자번호 중에서 사용자가 임의로 선택하는 것을 의미한다.

또한 사용자의 선택에 따라 관리부서명, 관리부서코드, 문서명칭, 보존기간, 작업기간, 서가번호, 상자번호 중에서 복수 선택됨으로써, 문서의 보존 상태를 다중 정렬하여 제공할 수도 있다.

여기서, 위에 상술된 정렬을 위한 선택항목은, 관리부서명, 관리부서코드, 문서명칭, 보존기간, 작업기간, 서가번호, 상자번호 이외에도 통상의 기술자가 이에 유추하여 예상할 수 있는 항목을 더 포함할 수도 있다.

통계관리모듈은 서고 관리 에이전트(100)에서 관리되고 보관되는 문서의 통계를 제공하는 기능을 수행한다.

이는 문서관리와는 비교되는 의미인 것으로, 예를 들어, 통계관리모듈에 따른 인터페이스에서는 사용자가 보존, 관리부서명, 보존기간 등의 항목을 선택할 수 있도록 하고, 선택된 항목에 따라 문서의 권수를 제공하도록 구성할 수 있다.

인터페이스모듈은 회원관리모듈, 이관관리모듈, 폐기관리모듈, 대출관리모듈, 정수관리모듈, 상자관리모듈, 문서관리모듈, 통계관리모듈이 각각에 해당하는 인터페이스를 제공할 수 있도록 한다.

데이터베이스(150)는 반출/반입, 폐기, 이관에 따른 문서관리 또는 상자관리 또는 문서의 정수조사를 수행함에 따라 변동되는 문서정보를 저장하는 기능을 수행한다.

즉, 상술된 회원관리모듈, 이관관리모듈, 폐기관리모듈, 대출관리모듈, 정수관리모듈, 상자관리모듈, 문서관리모듈, 통계관리모듈에서 제공되는 정보는 데이터베이스(150)에 저장된 정보를 통해 제공될 수 있다.

또한 데이터베이스(150)에는 회원정보가 저장될 수 있으며, 이때 회원정보는 ID, 패스워드, 사용자의 개인정보, 소속부서정보 등일 수 있다.

데이터베이스(150)는 문서그룹 데이터베이스를 포함한다.

문서그룹 데이터베이스는 문서의 소정의 기준(공개/비공개 여부, 생산연도, 보관연도, 보안등급 등)에 따라 그룹으로 설정된 문서가 저장될 수 있다.

정보백업부(160)는 데이터베이스(150)에 저장된 소정의 정보를 일정 주기 단위로 백업하는 기능을 수행한다. 이를 위해 정보백업부(160)는 스케줄모듈(도면에 미표시)을 포함할 수 있다.

또한 본 발명에 따른 서고 관리 시스템은 도 1을 통해 설명한 바와 같이 별도의 서버를 더 포함할 수 있으며, 이 경우에는 데이터베이스(150) 및 정보백업부(160)가 서버에 포함되도록 구성할 수 있다.

다른 설계 조건에 따라서 정보백업부(160)의 기능을 수행하기 위한 별도의 서버에는 데이터베이스(150)의 정보를 취합관리하기 위한 상위 데이터베이스(도면에 미표시)가 더 포함될 수 있다.

예컨대, 본 발명에 따른 서고 관리 시스템을 사용하는 장소가 A 지역 도청인 경우, A 지역 도청에서 관리되는 문서의 정보가 데이터베이스에 저장됨은 물론, 상위 데이터베이스에도 저장될 수 있다.

아울러, A 지역 도청의 예하 지방자치단체(A-1 시청, A-2 시청, A-3 군청 ... A-n 군청 등)에서 사용되는 서고 관리 에이전트의 데이터베이스에 저장된 정보 또한 상위 데이터베이스에 저장되도록 구성할 수 있다.

즉, 상위 데이터베이스는 특정 장소에 설치된 서고 관리 에이전트의 데이터베이스에 저장된 정보와 그의 연관되는 다른 장소(하위 개념)에 설치된 서고 관리 에이전트의 데이터베이스에 저장된 정보를 취합관리할 수 있다.

따라서, 소정의 정보를 공개함에 있어서, 취합된 정보를 제공할 수 있는데, 더욱 구체적으로는 A 지역 도청에서 A 지역 도에 관련된 모든 정보를 제공하기 위해 A-1 시청, A-2 시청, A-3 군청 ... A-n 군청 등에서 관리된 정보를 상위 데이터베이스에서 취합하여 저장 관리하다가 요청에 의하여 제공되도록 구성하여 취합된 정보를 제공할 수 있는 이점이 있다.

위와 같이 구성되는 본 발명에 따른 서고 관리 시스템은 2중 검수를 통해 비전자 문서의 관리를 더욱 효율적으로 수행할 수 있다. 이를 첨부된 도면의 도 11을 통해 설명한다.

도 12는 본 발명에 따른 서고 관리 시스템에서 문서가 이관되는 과정의 플로우 차트를 나타낸 것이다.

첨부된 도 12에 따른 과정을 살펴보면, 먼저 특정 부서에서 서고 담당자에게 문서의 이관을 알리며 이관목록을 제출한다.

그 후, 서고 담당자는 이관목록에 따라 인식코드를 생성하고, 인식코드를 해당 부서에 전송할 수 있다.

이때 해당 부서에서는 인식코드를 문서에 부착하게 되는데, 문서에 인식코드를 부착하면서 이관될 문서를 1차적으로 검수할 수 있다.

즉, 1차 검수에서는 이관될 문서에 인식코드를 부착하는 등의 작업을 통해 이관될 문서의 수량 또는 적재현황을 자체적으로 확인할 수 있다.

또한 해당 부서에서는 1차 검수를 마친 비전자 문서를 서고 담당자에서 전달하고, 상술된 서고 관리 에이전트(100)를 통해 이관문서를 접수하는 과정에서 2차적 검수가 수행될 수 있다.

예컨대, 서고 담당자가 서고 관리 에이전트를 통해 문서를 접수하면서 문서의 수량 또는 적재현황을 2차적으로 검수하게 된다.

이 후, 서고 담당자는 해당 부서로부터 전달된 이관문서를 서고에 배치할 수 있는데, 이는 서고에 부착된 인식코드를 스캔하고, 이관문서에 부착된 인식코드를 스캔하는 것으로 서고에 배치될 수 있다.

한편, 전자문서 또는 비전자문서를 관리하는데 사용되는 표준기록관리시스템(RMS, Rrecords Management System)이 있다.

이는 문서를 관리하는 기능과 함께 보유기간이나 처분 지침 및 처분과 관련된 기능을 수행하는 담당자의 기록 관리 업무를 지원하는 전자 시스템으로서, 본 발명에 따른 서고 관리 시스템은 표준기록관리시스템(RMS)과 연계될 수 있다.

이에 따라 표준기록관리시스템에서는 제공할 수 없었던 문서의 반입 또는 반출시 사용자 정보 또는 전자서명 도난의 방지에 대한 문제점을 해소할 수 있다.

또한, 본 발명에 따른 서고 관리 시스템과 표준기록관리시스템(RMS)을 연계함으로써, 문서 등록에 대한 부분을 보완할 수 있다.

예컨대, 서고(또는 서가, 상자 등)에 위치한 문서를 컴퓨터가 위치한 장소로 옮기어 작업해야하던 불편함을 해소할 수 있는데, 이는 본 발명과 연계됨으로써, 인식코드리더(200)만 휴대하여 서고로 이동해서 작업을 수행할 수 있기 때문에 문서 관리를 위한 작업을 효율적으로 수행할 수 있으며, 불필요한 인력 낭비를 예방할 수 있는 이점이 있다.

총괄적으로, 위와 같이 구성되는 본 발명에 따른 서고 관리 시스템은, 이관, 폐기, 반출/반입 등의 문서관리 또는 문서가 보관된 상자의 관리를 수행할 수 있음은 물론, 문서의 정수조사를 통해 문서의 위치 정합성을 확보할 수 있다.

또한 본 발명의 서고 관리 에이전트는 전자서명입력기에서 입력된 전자서명을 이미지정보로 저장하되, 워터마크를 삽입하여 저장하기 때문에 전자서명 도용을 방지할 수 있고, 이에 따라 보안성을 증진시킬 수 있다.

또한 서고 관리 에이전트를 통해 비전자 문서의 관리를 수행하기 때문에 정수조사 외에도 전수조사를 수행할 수도 있다.

한편, 상기에서 도 1 내지 도 12를 이용하여 서술한 것은, 본 발명의 주요 사항만을 서술한 것으로, 그 기술적 범위 내에서 다양한 설계가 가능한 만큼, 본 발명이 도 1 내지 도 12의 구성에 한정되는 것이 아님은 자명하다.

100 : 서고 관리 에이전트 110 : 연동부
120 : 인식코드설정부 130 : 정보관리부
140 : 전자서명관리부 150 : 데이터베이스
160 : 정보백업부 200 : 인식코드리더
210 : 리더몸체 211 : 에이전트통신부
220 : 리더받침 300 : 전자서명입력기
C-I : Contents Interface F-I : Function Interface
EX-1 : Example-1 EX-2 : Example-2
P-I : Print Interface S-I : Scan Interface

Claims

문서에 부착된 인식코드를 스캔하는 인식코드리더; 작업 단말기에 설치되어 상기 인식코드리더와 연결되고 연동부, 인식코드설정부, 정보관리부, 데이터베이스 및 정보백업부를 포함하는 서고 관리 에이전트; 및 상기 작업 단말기와 인식코드리더를 구비하여 움직이면서 상기 문서의 반출/반입관리, 이관관리, 폐기관리, 문서관리, 상자관리 및 정수조사를 수행할 수 있는 문서운반카트; 를 포함하는 서고 관리 시스템에 있어서,
- 상기 인식코드설정부는,
상기 인식코드를 생성 및 인쇄할 수 있고 상기 인식코드리더에서 스캔된 인식코드를 식별할 수 있으며,
상기 인식코드를 인쇄하는 경우, 인식코드의 인쇄가 시작될 인쇄 용지의 시작위치를 지정할 수 있고,
- 상기 정보관리부는,
상기 인식코드리더의 스캔값에 의해 상기 문서의 반출/반입관리, 이관관리, 폐기관리, 문서관리, 상자관리 및 정수조사를 수행할 수 있고, 그를 위한 인터페이스를 제공하는 인터페이스모듈을 포함하며,
상기 문서가 보관된 서가, 서고 또는 상자에 부착된 인식코드 및 해당 서가, 서고 또는 상자에 보관된 문서를 스캔한 인식코드리더의 스캔값에 따라 상기 작업 단말기의 화면에 상기 문서의 위치를 표시하고, 기저장된 문서의 위치와 비교하여 상기 문서의 위치정합을 판단하는 작업을 수행하며,
판단 결과, 상기 문서의 위치정합이 부정합한 경우, 상기 표시된 문서의 위치 또는 기저장된 문서의 위치 중 선택된 하나의 위치에 상기 문서가 존재하는 것으로 재저장하는 현행화 작업을 수행하고,
상기 인터페이스모듈을 통해 사용자 선택에 따른 임의의 문서를 그룹으로 설정할 수 있는 인터페이스를 작업 단말기의 화면을 통해 제공하며,
- 상기 데이터베이스는,
그룹으로 설정된 문서그룹을 저장할 수 있는 문서그룹 데이터베이스를 포함하고,
- 상기 정보백업부는,
상기 데이터베이스에 저장된 정보를 일정 주기 단위로 백업하는 것을 특징으로 하는 서고 관리 시스템.
삭제
청구항 1에 있어서,
상기 정보관리부는,
상기 상자에 보관될 문서를 설정하고, 상자의 인식코드를 생성하는 상자관리모듈;을 더 포함하되,
상기 상자관리모듈은,
상기 인터페이스모듈을 통해 상기 상자에 보관될 문서에 부착된 인식코드를 스캔한 인식코드리더의 스캔값에 따라 상자번호를 부여할 수 있는 인터페이스를 상기 작업 단말기의 화면을 통해 제공하는 것을 특징으로 하는 서고 관리 시스템.
삭제
청구항 1에 있어서,
상기 서고 관리 에이전트와 연동되는 전자서명입력기를 더 포함하되,
상기 서고 관리 에이전트는,
상기 전자서명입력기로부터 입력되는 전자서명에 워터마크를 삽입하여 이미지정보로 저장하는 것을 특징으로 하는 서고 관리 시스템.
청구항 1에 있어서,
상기 서고 관리 에이전트는 행정표준코드관리시스템과 연계되어, 부서코드 관리 및 조직도 생성을 자동으로 수행하는 것을 특징으로 하는 서고 관리 시스템.
청구항 1에 있어서,
상기 인식코드리더 및 서고 관리 에이전트는 서고 또는 관리부서에 설치되며, 표준기록관리시스템과 연동되는 것을 특징으로 하는 서고 관리 시스템.