KR20230165505A - Ocr을 이용한 문서고 관리 시스템 - Google Patents

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KR20230165505A
KR20230165505A KR1020220065331A KR20220065331A KR20230165505A KR 20230165505 A KR20230165505 A KR 20230165505A KR 1020220065331 A KR1020220065331 A KR 1020220065331A KR 20220065331 A KR20220065331 A KR 20220065331A KR 20230165505 A KR20230165505 A KR 20230165505A
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Abstract

본 발명은 OCR을 이용한 문서고 관리 시스템에 관한 것으로, 더욱 상세하게는 공공기관의 기록물 또는, 기업의 기록물들에 대한 정수점검을 실시함에 있어서, 사용자의 수기 작성 없이 검수 대상물의 사진을 찍고 문자를 추출해 검수 대상물의 보유 목록을 작성하고 정리할 수 있으면서도, 자율주행이 가능한 검수 단말 장치(100)를 이용하여 사용자의 업무 강도를 감소시킬 수 있는 OCR을 이용한 문서고 관리 시스템에 관한 것이다.

Description

OCR을 이용한 문서고 관리 시스템{SYSTEM FOR MANAGING LIBRARY USING OPTICAL CHARACTER READER}
본 발명은 OCR을 이용한 문서고 관리 시스템에 관한 것으로, 더욱 상세하게는 기록물(검수 대상물)에 대한 정수점검을 실시함에 있어서, 사용자의 수기 작성 없이 검수 대상물을 촬영하고, 촬영된 이미지로부터 텍스트를 추출하며, 검수 대상물의 보유 목록과 비교 및 업데이트하여 정수점검을 수행하는 문서고 관리 시스템에 관한 것이다.
일반적으로 정수점검이란 기록 서고 관리의 한 절차로, 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 제 31조(보존기록물의 점검)에 따르면, 기록의 수량을 주기적으로 점검하는 행위를 말하고 있으며, 기록물이 정기적으로 점검 및 검사를 하고 기록물 점검서 및 검사서를 작성해야 한다.
또한, 소수의 관리자(사용자)들에 의해 기록물(검수 대상물)을 하나씩 검수하고 수기로 점검서 및 검사서를 작성하기 때문에, 관리자(사용자)가 다량의 기록물들을 처리할 경우, 정수점검을 진행하는 과정에서 상당한 시간 소모와 인적오류가 발생할 가능성이 높게 된다.
이와 관련해서, 국내등록특허 제 10-1427602호("서고 관리 시스템")에서는 인식코드리더를 통해 문서(검수 대상물)에 부착된 인식코드를 스캔하여 해당 문서의 반출/반입관리, 폐기관리, 이관관리 등의 문서관리를 수행하고, 문서가 보관된 상자의 관리 및 문서의 정수점검을 수행하는 서고 관리 시스템을 제공하고 있다.
그러나 상기 기재된 기술은 인식코드를 직접 제작해야한다는 문제점이 있다.
상세하게는 상기 인식코드는 상기 서고 관리 에이전트에 소정의 정보인 서고번호, 서가번호, 상자번호, 문서명칭, 문서번호 등을 입력하고, 입력된 정보를 엑셀로 표시하여 1차원 바코드를 제작한 다음 인쇄해 문서에 부착하게 된다.
즉, 관리자(사용자)가 인식코드의 정보 입력 시 오타가 발생하게 되면 문서의 정보와 인식코드의 정보가 일치하지 않아 추후 검수 시 오류가 발생할 수 있는 문제점이 있다.
따라서, 정수점검시 인적오류를 줄이되, 검수 기록물의 목록 작성을 더욱 효율적으로 수행할 수 있는 기술의 개발이 요구된다.
등록특허공보 제10-1427602호(2014.08.07.)
본 발명은 OCR을 이용한 문서고 관리 시스템에 관한 것으로, 더욱 상세하게는 기록물(검수 대상물)에 대한 정수점검을 실시함에 있어서, 사용자의 수기 작성 없이 검수 대상물을 촬영하고, 촬영된 이미지로부터 텍스트를 추출하며, 검수 대상물의 보유 목록과 비교 및 업데이트하여 정수점검을 수행하고 사용자의 업무 강도를 감소시키면서 인적오류를 줄이는 문서고 관리 시스템을 제공하는 것이다.
본 발명의 일 실시예에 따른 OCR을 이용한 문서고 관리 시스템은, 검수 대상물의 보존 여부를 확인하는 문서고 관리 시스템에 있어서, 상기 검수 대상물을 포함하는 소정 영역의 이미지를 촬영하고, OCR 인식 모듈을 통해 상기 이미지로부터 문자를 추출하여 적어도 하나의 내역을 생성하며, 사용자로부터 상기 내역 각각의 항목명을 입력받거나 선택받아, 검수 대상물 정보를 생성하는 검수 단말 장치; 및 상기 검수 대상물 정보를 수신하고, 상기 생성된 검수 대상물 정보 및 기 저장된 보유물 목록 DB를 비교하여 상기 보유물 목록 DB를 수정하는 서버;로 구성될 수 있다.
또한, 상기 서버가, 상기 검수 대상물 정보에 포함된 관리번호(ID)가 상기 보유물 목록 DB의 관리 번호 리스트(ID_LIST)에 포함되어 있지 않으면, 상기 보유물 목록 DB에 상기 검수 대상물 정보를 추가하는 것을 포함할 수 있다.
또한, 상기 서버(200)는, 상기 ID가 상기 ID_LIST에 포함되고, 상기 ID를 포함하는 해당 보유물 목록의 위치정보(P)와 상기 검수 대상물 정보에 포함된 위치 정보(P1)가 일치하지 않으면, 상기 P를 상기 P1으로 수정하는 것을 포함할 수 있다.
또한, 상기 서버(200)는, 상기 검수 대상물의 관리번호를 분석하여 제 1 아이디 체계를 추출하고, 상기 보유물 목록 DB의 관리번호 리스트의 관리번호를 분석하여 적어도 하나의 제 2 아이디 체계를 추출하며, 상기 제 1 및 제 2 아이디 체계를 비교하여, 상기 제 1 아이디 체계가 상기 제 2 아이디 체계와 일치하지 않으면, 상기 검수 대상물의 관리번호가 오인식된 것으로 판단하는 것을 포함할 수 있다.
또한, 상기 서버(200)가, 상기 검수 대상물의 관리번호가 오인식된 것으로 판단되면, 상기 검수 대상물 정보에 포함된 제목 정보를 상기 보유물 목록의 제목 정보 리스트와 비교하여 동일한 제목을 가진 상기 보유물 목록을 상기 검수 대상물 정보로 업데이트하는 것을 더 포함할 수 있다.
또한, 상기 검수 단말 장치(100)는, 상기 촬영된 이미지와 상기 추출된 내역을 디스플레이하고, 입력된 정보에 기초하여 상기 추출된 내역을 유지하거나 수정하는 것을 포함할 수 있다.
또한, 상기 검수 단말 장치(100)는, 상기 검수 대상물 정보와 함께 촬영한 상기 이미지를 제공하고, 상기 서버(200)는, 학습된 신경망 모델을 이용하여 수신한 상기 검수 대상물 정보와 상기 이미지를 기초로, 오탈자 존재 여부를 판단하고, 오탈자가 존재하면 경고를 제공하는 것을 포함할 수 있다.
또한, 상기 검수 단말 장치(100)는, 상기 오탈자 경고를 수신하여 표시하고, 입력 정보와 따라 상기 검수 대상물 정보를 수정하여 제공하는 것을 더 포함할 수 있다.
또한, 상기 검수 단말 장치(100)는, 상기 검수 대상물 정보와 함께 촬영한 상기 이미지를 제공하고, 상기 서버(200)는, 학습된 신경망 모델을 이용하여 수신한 상기 검수 대상물 정보와 상기 이미지를 기초로, 오탈자가 존재하면 검수 대상물 정보를 수정하는 것을 포함할 수 있다.
또한, 상기 검수 단말 장치(100)는, 휴대용 단말기 또는 이동수단을 포함하고, 사전에 저장된 경로로 이동하거나, 입력 받은 경로로 이동하며, 상기 이미지를 촬영하는 단말 장치를 포함할 수 있다.
상기와 같은 구성에 의한 본 발명은 OCR을 이용한 문서고 관리 시스템에 관한 것으로, 더욱 상세하게는 기록물(검수 대상물)에 대한 정수점검을 실시함에 있어서, 사용자의 수기 작성 없이 검수 대상물을 촬영하고, 촬영된 이미지로부터 텍스트를 추출하며, 검수 대상물의 보유 목록과 비교 및 업데이트하여 정수점검을 수행하고 사용자의 업무 강도를 감소시키면서 인적오류를 줄일 수 있다는 장점이 있다.
도 1은 본 발명의 일 실시예에 따른 OCR을 이용한 문서고 관리 시스템의 순서도이다.
도 2는 본 발명의 또 다른 실시예에 따른 OCR을 이용한 문서고 관리 시스템에서 인공지능 신경망을 이용한 문자 추출 및 수정 방법을 나타낸 순서도이다.
이하 첨부한 도면들을 참조하여 본 발명의 OCR을 이용한 문서고 관리 시스템을 상세히 설명한다.
다음에 소개되는 도면들은 당업자에게 본 발명의 사상이 충분히 전달될 수 있도록 하기 위해 예로서 제공되는 것이다.
따라서, 본 발명은 이하 제시되는 도면들에 한정되지 않고 다른 형태로 구체화될 수도 있다.
또한, 명세서 전반에 걸쳐서 동일한 참조번호들은 동일한 구성요소들을 나타낸다.
이 때, 사용되는 기술 용어 및 과학 용어에 있어서 다른 정의가 없다면, 이 발명이 속하는 기술 분야에서 통상의 지식을 가진 자가 통상적으로 이해하고 있는 의미를 가지며, 하기의 설명 및 첨부 도면에서 본 발명의 요지를 불필요하게 흐릴 수 있는 공지 기능 및 구성에 대한 설명은 생략한다.
더불어, 시스템은 필요한 기능을 수행하기 위하여 조직화되고 규칙적으로 상호 작용하는 장치, 기구 및 수단 등을 포함하는 구성 요소들의 집합을 의미한다.
본 발명의 일 실시예에 따른 OCR을 이용한 문서고 관리 시스템은 사용자의 수기 작성 없이 검수 대상물의 사진을 찍고 문자를 추출해 검수 대상물의 보유 목록을 작성하고 정리할 수 있는 기술이다.
도 1은 이러한 본 발명의 일 실시예에 따른 OCR을 이용한 문서고 관리 시스템을 나타낸 순서도로서, 도 1을 참조로 하여 본 발명의 일 실시예에 다른 OCR을 이용한 문서고 관리 시스템을 상세히 설명한다.
본 발명의 일 실시예에 따른 OCR을 이용한 문서고 관리 시스템은 도 1에 도시된 바와 같이, 검수 단말 장치(100)와 서버(200)를 포함하고, 이미지 촬영단계(S100), 문자 추출단계(S200), 정보 생성단계(S300), 정보 비교단계(S400), DB 수정단계(S500)를 포함하여 구성되는 것이 바람직하다.
각 단계에 대해서 자세히 알아보자면,
상기 이미지 촬영단계(S100)에서는 사용자가 상기 검수 단말 장치(100)가 검수 대상물의 소정 영역인 책등, 책 표지를 포함한 바코드, QR코드, RFID코드 등의 이미지를 촬영하는 것이 바람직하다.
상기 검수 단말 장치(100)는 자율주행이 가능할 수 있으며, 사용자가 사전에 지정한 경로로 이동하거나, 입력 받은 경로로 자율 주행하며 상기 이미지를 촬영할 수 있다.
또한, 상기 검수 단말 장치(100)는 서고의 검수 대상물을 꺼낼 수 있는 로봇 팔이 부착될 수 있으며, 서점에서 활용시 소비자가 찾고자하는 책의 위치 안내 및 책을 찾아 계산 장소 또는 소비자의 위치까지 전달해주는 것이 바람직하다.
상기 소정 영역 이미지의 상기 검수 대상물 정보에는 관리번호, 제목, 생산년도, 생산기관 및 상기 검수 대상물의 위치정보 등이 포함하는 것이 바람직하다.
이 후, 상기 문자 추출단계(S200)는 OCR 모듈을 이용하여 상기 이미지로부터 상기 검수 대상물 정보를 문자로 추출하는 것이 바람직하다.
뿐만 아니라, 추출된 문자를 가지고 적어도 하나의 정보 내역을 생성하는 것이 바람직하다.
상기 정보 생성단계(S300)는 사용자로부터 상기 내역에 대해 각각의 항목명을 입력 받거나 선택받는 것이 바람직하다.
상세하게는 상기 이미지로부터 추출된 각각의 문자에 대해 해당하는 관리번호, 제목, 생산년도, 생산기관 및 상기 검수 대상물의 위치정보 등을 포함하는 항목을 입력 받거나 선택 받아 검수 대상물 정보를 만드는 것이 바람직하다.
이를 통해서, 상기 검수 대상물 정보를 서버(200)로 수신 받아, 정보 비교단계(S400)에서 상기 검수 대상물 정보와 기 저장된 보유물 목록 DB를 비교하는 것이 바람직하다.
상기 DB 수정단계(S500)는 적어도 하나의 상기 검수 대상물 정보와 상기 보유물 목록 DB의 일부가 서로 일치하지 않은 경우, 정보를 수정할 수 있다.
상세하게는 상기 검수 대상물 정보의 상기 관리번호가 상기 보유물 목록 DB의 관리번호 리스트에 포함되지만 위치 정보가 서로 일치하지 않은 경우, 상기 보유물 목록의 위치정보를 상기 검수 대상물 정보에 포함된 위치 정보로 수정하는 것이 바람직하다.
아울러, 상기 DB 수정단계(S500)는 상기 검수 대상물의 관리번호를 분석하여 제 1 아이디 체계를 추출하고, 상기 보유물 목록 DB의 관리번호 리스트의 관리번호를 분석하여 적어도 하나의 제 2 아이디 체계를 추출하며, 상기 제 1 및 제 2 아이디 체계를 비교하여, 상기 제 1 아이디 체계가 상기 제 2 아이디 체계와 일치하지 않은 경우, 상기 검수 대상물의 관리번호가 오인식된 것으로 판단하여 상기 보유물 목록 DB의 관리번호 리스트의 관리번호로 수정하는 것이 바람직하다.
또한, 상기 DB 수정단계(S500)는 상기 검수 대상물의 관리번호가 오인식된 것으로 판단되는 경우, 상기 검수 대상물 정보에 포함된 제목 정보를 상기 보유물 목록의 제목 정보 리스트와 비교하여 동일한 제목을 가진 상기 보유물 목록을 상기 검수 대상물 정보로 업데이트하는 것이 바람직하다.
이 때, 상기 아이디 체계는 상기 관리번호의 글자 수, 알파벳과 한글과 같은 문자, 숫자, 띄어쓰기를 포함한 특수문자 등의 조합으로 이루어져 있으며, 예를 들어, 상기 검수 대상물의 관리번호가 161007-N10AAA로 인식 되었으나 상기 보유물 목록 DB의 관리번호 리스트의 관리번호가 161007-N18AAA로 저장되어있을 시, 상기 보유물 목록 DB의 제목과 상기 검수 대상물의 제목과 비교하여 일치한 경우, 상기 보유물 목록 DB의 관리번호 리스트의 관리번호로 상기 검수 대상물의 관리번호를 수정하는 것이 바람직하다.
이 후, 생성된 상기 검수 대상물 정보는 서버(200)에서 엑셀(excel)표로 생성하는 기능을 수행한다.
즉, 관리번호, 제목, 생산년도, 생산기관 등이 포함된 상기 검수 대상물 정보를 엑셀(excel)로 저장할 수 있으며, 엑셀을 통해 상기 검수 대상물의 정수점검 및 수정작업을 용이하게 수행할 수 있다.
도 2는 본 발명의 또 다른 실시예에 따른 OCR을 이용한 문서고 관리 시스템에서 인공지능 신경망을 이용한 문자 추출 및 수정 방법을 나타낸 순서도로서, 도 2를 참조하여 본 발명의 또 다른 실시예에 따른 OCR을 이용한 문서고 관리 시스템에서 인공지능 신경망을 이용한 문자 추출 및 수정 방법을 상세히 설명한다.
본 발명의 또 다른 실시예에 따른 OCR을 이용한 문서고 관리 시스템에서 인공지능 신경망을 이용한 문자 추출 및 수정 방법은 도 2에 도시된 바와 같이, 도 1의 검수 단말 장치(100), 서버(200)를 포함하고 이미지 촬영단계(S100), 문자 추출단계(S200), 정보 생성단계(S300), 정보 비교단계(S400)에서 더 나아가, 인공지능 오탈자 검출단계(S510), 인공지능 오탈자 수정단계(S520)을 더 포함하여 구성되는 것이 바람직하다.
각 단계에 대해서 자세히 알아보자면,
상기 이미지 촬영단계(S100), 문자 추출단계(S200), 정보 생성단계(S300), 정보 비교단계(S400)는 도 1에서 도시된 바와 동일하며, 상기 인공지능 오탈자 검출단계(S510)는 상기 보유물 목록 DB에 대한 학습 데이터를 만들어 상기 학습데이터와 유사한 문자 패턴의 검수 대상물의 문자를 인식하는 신경망 모델을 이용하여 오탈자 존재 여부를 판단하고, 오탈자가 존재하는 경우 경고를 제공하는 것이 바람직하다.
이 후, 상기 인공지능 오탈자 수정단계(S520)는 상기 인공지능 오탈자 검출단계(S510)에서 제공 받은 경고에 의해 실행하는 것이 바람직하다.
상기 인공지능 오탈자 수정단계(S520)는 상기 검수 단말 장치(100)에서 상기 오탈자 경고를 수신하여 상기 검수 단말장치에 경고창을 표시하고, 사용자가 검출된 오탈자를 확인하여 수정할 수도 있으나, 입력 정보에 다라 상기 검수 대상물 정보를 신경망 모델이 자동으로 수정하여 제공하는 것이 바람직하다.
아울러, 향후 검수 과정에서 발생하는 오탈자 수정 및 항목 수정 데이터는 상기 인공지능 검출단계(S510) 및 인공지능 오탈자 수정단계(S520)를 통한 학습을 통해 오탈자 자동 수정 및 항목 자동 수정 학습데이터로 활용될 수 있으며, 인공지능 학습 모델은 문자인식 정수점검기에 반영될 수 있다.
이를 통해서, 본 발명의 또 다른 실시예에 따른 OCR을 이용한 문서고 관리 시스템은 사용자의 수기 작성 없이 검수 대상물의 사진을 직고 문자를 추출해 검수 대상물의 보유 목록을 작성하고 정리할 수 있으면서도, 검수 단말 장치(100)를 이용하여 사용자의 업무 강도를 감수시킬 수 있고, 목록 작성에 대한 정확도를 높일 수 있는 장점이 있다.
이상과 같이 본 발명에서는 구체적인 구성 소자 등과 같은 특정 사항들과 한정된 실시예 도면에 의해 설명되었으나 이는 본 발명의 보다 전반적인 이해를 돕기 위해서 제공된 것일뿐, 본 발명은 상기의 또 다른 실시예에 한정되는 것이 아니며, 본 발명이 속하는 분야에서 통상의 지식을 가진 자라면 이러한 기재로부터 다양한 수정 및 변형이 가능하다.
따라서, 본 발명의 사상은 설명된 실시예에 국한되어 정해져서는 아니 되며, 후술하는 특허 청구 범위뿐 아니라 이 특허 청구 범위와 균등하거나 등가적 변형이 있는 모든 것들은 본 발명 사상의 범주에 속한다고 할 것이다.
100 : 검수 단말 장치
200 : 서버

Claims (11)

  1. 검수 대상물의 보존 여부를 확인하는 정수점검 시스템에 있어서,
    적어도 하나의 검수 대상물을 포함하는 소정 영역의 이미지를 촬영하고, OCR 인식 모듈을 통해 상기 이미지로부터 문자를 추출하여 적어도 하나의 내역을 생성하며, 사용자로부터 상기 내역 각각의 항목명을 입력받거나 선택받아, 검수 대상물 정보를 생성하는 검수 단말 장치(100); 및
    상기 검수 대상물 정보를 수신하고, 상기 생성된 검수 대상물 정보 및 기 저장된 보유물 목록 DB를 비교하여 상기 보유물 목록 DB를 수정하는 서버(200);를 포함하는 것
    을 특징으로 하는 정수점검 시스템.
  2. 제 1항에 있어서,
    상기 서버(200)가,
    상기 검수 대상물 정보에 포함된 관리번호인 ID가 상기 보유물 목록 DB의 관리 번호 리스트인 ID_LIST에 포함되어 있지 않은 경우, 상기 보유물 목록 DB에 상기 검수 대상물 정보를 추가하되,
    상기 검수 대상물 정보는, 관리번호(ID), 제목, 생산년도, 생산기관, 및 상기 검수 대상물의 위치정보 중 적어도 하나를 포함하는 것을 특징으로 하는 정수점검 시스템.
  3. 제 1항에 있어서,
    상기 서버(200)는,
    상기 ID가 상기 ID_LIST에 포함되고, 상기 ID를 포함하는 해당 보유물 목록의 위치 정보(P)와 상기 검수 대상물 정보에 포함된 위치 정보(P1)가 일치하지 않는 경우,
    상기 보유물 목록의 위치 정보(P)를 상기 검수 대상물 정보에 포함된 위치 정보(P1)로 수정하는 것을 특징으로 하는 정수점검 시스템.
  4. 제 1항에 있어서,
    상기 서버(200)는,
    상기 검수 대상물의 관리번호를 분석하여 제 1 아이디 체계를 추출하고,
    상기 보유물 목록 DB의 관리번호 리스트의 관리번호를 분석하여 적어도 하나의 제 2 아이디 체계를 추출하며,
    상기 제 1 및 2 아이디 체계를 비교하여, 상기 제 1 아이디 체계가 상기 제 2 아이디 체계와 일치하지 않은 경우, 상기 검수 대상물의 관리번호가 오인식된 것으로 판단하는 것을 특징으로 하는 정수점검 시스템.
  5. 제 4항에 있어서,
    상기 서버(200)가,
    상기 검수 대상물의 관리번호가 오인식된 것으로 판단되는 경우, 상기 검수 대상물 정보에 포함된 제목 정보를 상기 보유물 목록의 제목 정보 리스트와 비교하여 동일한 제목을 가진 상기 보유물 목록을 상기 검수 대상물 정보로 업데이트하는 것을 특징으로 하는 정수점검 시스템.
  6. 제 1항에 있어서,
    상기 검수 단말 장치(100)가,
    상기 촬영된 이미지와 상기 추출된 내역을 디스플레이하고,
    입력된 정보에 기초하여 상기 추출된 내역을 유지하거나 수정하는 것을 특징으로 하는 정수점검 시스템.
  7. 제 1항에 있어서,
    상기 검수 단말 장치(100)는,
    상기 검수 대상물 정보와 함께 촬영한 상기 이미지를 제공하고,
    상기 서버(200)는,
    학습된 신경망 모델을 이용하여 수신한 상기 검수 대상물 정보와 상기 이미지를 기초로, 오탈자 존재 여부를 판단하고, 오탈자가 존재하는 경우 경고를 제공하는 것을 특징으로 하는 정수점검 시스템.
  8. 제 7항에 있어서,
    상기 검수 단말 장치(100)는,
    상기 오탈자 경고를 수신하여 표시하고,
    입력 정보에 따라 상기 검수 대상물 정보를 수정하여 제공하는 것을 특징으로 하는 정수점검 시스템.
  9. 제 1항에 있어서,
    상기 검수 단말 장치(100)는,
    상기 검수 대상물 정보와 함께 촬영한 상기 이미지를 제공하고,
    상기 서버(200)는,
    학습된 신경망 모델을 이용하여 수신한 상기 검수 대상물 정보와 상기 이미지를 기초로, 오탈자 존재하는 경우, 검수 대상물 정보를 수정하는 것을 특징으로 하는 정수점검 시스템.
  10. 제 1 항에 있어서,
    상기 검수 단말 장치(100)는, 휴대용 단말기인 것을 특징으로 하는 정수점검 시스템.
  11. 제 1 항에 있어서,
    상기 검수 단말 장치(100)는,
    이동수단을 포함하고,
    사전에 저장된 경로로 이동하거나, 입력 받은 경로로 이동하며, 상기 이미지를 촬영하는 것을 특징으로 하는 정수점검 시스템.
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