KR101648000B1 - 스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템 - Google Patents

스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템 Download PDF

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Abstract

본 발명은 문서 관리시스템에 관한 것으로서, 보다 상세하게는 비전자적인 형태의 문서가 수납되어 있는 문서철마다 해당 문서를 특정할 수 있는 고유의 NFC 태그를 발행하여 부착한 후 해당 문서의 고유정보를 그 NFC 태그 정보와 함께 문서관리서버에 저장함으로써, NFC 태그 정보를 추적하는 것만으로도 문서철이 놓여 있는 장소의 위치와 반출이력 등을 간편하게 확인할 수 있게 함과 아울러, 문서철이 보관되는 캐비닛에는 문서관리서버로부터의 인증을 받은 후에야 개방될 수 있는 도어락이 구비된 스마트 패널을 설치하고, 이러한 스마트 패널에 구비된 문서입출등록부에 캐비닛에 보관하거나 캐비닛으로부터 반출하고자 하는 문서철에 부착된 NFC 태그를 인식시켜, 캐비닛에의 문서 보관과 반출 상태가 상기 문서관리서버에 지속적으로 누적 저장될 수 있게 함으로써, 비전자문서가 현재 보관 중인 캐비닛의 위치를 용이하게 확인하고 반출이력을 파악할 수 있게 하며, 캐비닛에의 문서 보관이나 반출시 문서입출등록부에 각 문서철에 부착된 NFC 태그의 접촉을 통한 문서입출등록을 유도하는 음성을 재생하여 문서를 보관하거나 반출하는 사용자 등의 부주의로 인한 문서보관정보나 입출 히스토리에 대한 오류발생 가능성을 최소화할 수 있게 한 스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템에 관한 것이다.

Description

스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템{MANAGEMENT SYSTEM FOR DOCUMENT FILE IN CABINET USING SMART PANEL}
본 발명은 문서 관리시스템에 관한 것으로서, 보다 상세하게는 비전자적인 형태의 문서가 수납되어 있는 문서철마다 해당 문서를 특정할 수 있는 고유의 NFC 태그를 발행하여 부착한 후 해당 문서의 고유정보를 그 NFC 태그 정보와 함께 문서관리서버에 저장함으로써, NFC 태그 정보를 추적하는 것만으로도 문서철이 놓여 있는 장소의 위치와 반출이력 등을 간편하게 확인할 수 있게 함과 아울러, 문서철이 보관되는 캐비닛에는 문서관리서버로부터의 인증을 받은 후에야 개방될 수 있는 도어락이 구비된 스마트 패널을 설치하고, 이러한 스마트 패널에 구비된 문서입출등록부에 캐비닛에 보관하거나 캐비닛으로부터 반출하고자 하는 문서철에 부착된 NFC 태그를 인식시켜, 캐비닛에의 문서 보관과 반출 상태가 상기 문서관리서버에 지속적으로 누적 저장될 수 있게 함으로써, 비전자문서가 현재 보관 중인 캐비닛의 위치를 용이하게 확인하고 반출이력을 파악할 수 있게 하며, 캐비닛에의 문서 보관이나 반출시 문서입출등록부에 각 문서철에 부착된 NFC 태그의 접촉을 통한 문서입출등록을 유도하는 음성을 재생하여 문서를 보관하거나 반출하는 사용자 등의 부주의로 인한 문서보관정보나 입출 히스토리에 대한 오류발생 가능성을 최소화할 수 있게 한 스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템에 관한 것이다.
일반적으로 관공서, 학교, 기업의 사무실과 같이 사무업무를 수행하는 곳에서는 업무에 관련된 정보를 문서로 작성하여 보관하곤 한다. 이러한 문서는 크게 전자문서와 비전자문서로 구별할 수 있으며, 이 중 전자문서는 퍼스널 컴퓨터 등의 단말기를 통하여 관리할 수 있어, 문서의 명칭이나 생성일자 등의 부가적인 정보를 이용하여 문서의 식별이 용이할 뿐만 아니라, 전자 형식으로 이루어져 있어 문서가 생성된 퍼스널 컴퓨터를 벗어나 별도의 저장장치에도 저장할 수 있는 등 보관이 용이한 장점과 페이퍼리스(Paperless) 캠페인의 영향 등으로 최근 그 이용이 증가하고 있다.
그러나, 대부분의 관공서나, 학교, 또는 기업의 경우, 아직까지도 많은 문서가 원본보관, 보안성 확보, 이중보관 등의 이유 때문에 종이형태의 문서인 비전자문서로 생성되고 있으며, 이러한 비전자문서는 캐비닛, 파일박스, 책장 등 여러 형태의 사무용가구로 이루어진 보관함에 저장된 상태로 관리되고 있다.
이와 같이 종이형태로 생성되는 비전자문서는 그 문서의 이용을 위하여 보관함 외부로 반출되는 경우가 많고, 새로이 생성된 비전자문서가 보관함에 새로이 반입되기도 하는 등 문서의 이동이 빈번히 이루어지게 되므로, 문서가 현재 어느 장소에 있는지 쉽게 파악하기 어려운 문제점이 있었다.
그에 따라, 문서를 다른 부서나 장소로 이관하고자 할 경우, 이관 예정 목록과 실제 이관되는 문서가 일치하지 않게 되는 문제점이 종종 발생되곤 하였으며, 일정한 보관기간이 경과된 후 문서를 폐기하고자 할 경우에도 아직 폐기해서는 안 되는 중요 문서가 폐기되어 예기치 않게 유실되기도 하는 등 비전자문서의 관리가 쉽지 않은 문제점이 있었다.
이러한 문제점들은 캐비닛과 같은 사무용 가구 안에 현재 보관되어 있는 문서들의 목록이나 내역을 정확히 파악할 수 없었기 때문일 뿐만 아니라, 캐비닛에 보관되어 있다가 외부로 반출된 문서가 현재 어느 곳에 있는지 아니면, 누가 그 문서를 이용하고 있는지 그 입출 내역을 정확히 파악할 수 없었기 때문이라 할 것이다. 즉, 비전자문서가 생성되어 캐비닛 등의 사무용 가구에 보관되었다가 폐기되기까지의 기간 동안, 캐비닛에서 외부로의 반출이나 이관 등에 의해 문서의 보관 위치가 수없이 변경되므로, 문서의 위치 파악이 어려울 뿐만 아니라 문서의 분실이나 파손 등에 의한 보관 관리가 용이하지 못한 문제점이 있었다.
그에 따라, 최근에는 대한민국 등록특허 제10-1427602호에 개시된 바와 같이, 서고 관리 에이전트를 통해 문서에 부착할 인식코드를 제작할 수 있으며, 인식코드리더를 통해 문서에 부착된 인식코드를 스캔하여 해당 문서의 반출/반입관리, 폐기관리, 이관관리 등의 문서관리를 수행하고, 문서가 보관된 상자의 관리 및 문서의 정수조사를 수행하는 ‘서고 관리 시스템’이 제안된 바 있다.
이러한 종래의 ‘서고 관리 시스템’은 각 문서를 특정할 수 있는 인식코드를 서고 관리 에이전트에서 제작하여 문서에 부착시키거나 인쇄함으로써, 인식코드리더에서 해당 인식코드를 스캔하여 획득한 스캔값에 의해 문서의 반출/반입관리 등이 관리될 수 있게 함으로써, 비전자문서의 관리를 전자화하여 문서의 위치 등을 용이하게 확인하고 추적할 수 있게 하였다는 장점은 있었다.
그러나, 서고에 반입되거나 반출되는 문서나 상자에 구비된 인식코드의 스캔이 강제되지 않음은 물론 이러한 인식코드 스캔을 유도하는 수단도 없었는바, 문서를 이용하고자 하는 사용자가 종래의 습관에 따라 미처 스캔하지 않고 문서나 상자를 반입하거나 반출할 수 있게 되므로, 그러한 문서의 존재로 인하여 서고에 실제 보관되어 있는 문서와, 서고 관리 시스템에 저장되어 있는 정보가 불일치하게 되는 오류 발생 가능성이 증가하게 되는 것을 방지할 수 없는 문제점이 있었다.
즉, 서고에 실제 보관되어 있는 문서와 서고 관리 시스템에 저장되어 있는 정보가 불일치하게 되는 오류는, 문서를 여러 사람이나 여러 부서에서 이용하게 됨에 따라 현재 그 문서를 누가 갖고 있는지 모르게 되는 부주의에서 비롯하게 되는 경우가 가장 빈번한바, 서고 등에서 외부로 반출되거나 서고 내부로 반입되는 문서의 반출/반입 내역을 서고별 관리뿐만 아니라, 각 사용자별 관리가 가능하게 하여 최종적인 서류 사용자를 명확히 할 수 있게 함과 아울러, 문서의 반출 또는 반입 내역을 전산화하기 위한 사용자의 행위를 촉구할 수 있는 추가적인 수단을 구비하여 문서의 보관상황과, 전산화되어 있는 문서의 반출 또는 반입 내역의 오류를 최소화할 수 있게 하여 문서의 반출 또는 반입 내역에 대한 정보의 신뢰도를 높일 수 있게 한 새로운 관리시스템에 대한 필요성이 점차 커지고 있다.
대한민국 등록특허 제10-1427602호
본 발명은 비전자적인 형태의 문서가 수납되어 있는 문서철마다 해당 문서를 특정할 수 있는 고유의 NFC 태그를 발행하여 부착한 후 해당 문서의 고유정보를 그 NFC 태그 정보와 함께 문서관리서버에 저장함으로써, NFC 태그 정보를 추적하는 것만으로도 문서철이 놓여 있는 장소의 위치와 반출이력 등을 간편하게 확인할 수 있게 함과 아울러, 문서철이 보관되는 캐비닛에는 문서관리서버로부터의 인증을 받은 후에야 개방될 수 있는 도어락이 구비된 스마트 패널을 설치하고, 이러한 스마트 패널에 구비된 문서입출등록부에 캐비닛에 보관하거나 캐비닛으로부터 반출하고자 하는 문서철에 부착된 NFC 태그를 인식시켜, 캐비닛에의 문서 보관과 반출 상태가 상기 문서관리서버에 지속적으로 누적 저장될 수 있게 함으로써, 비전자문서가 현재 보관 중인 캐비닛의 위치를 용이하게 확인하고 반출이력을 파악할 수 있게 하며, 캐비닛에의 문서 보관이나 반출시 문서입출등록부에 각 문서철에 부착된 NFC 태그의 접촉을 통한 문서입출등록을 유도하는 음성을 재생하여 문서를 보관하거나 반출하는 사용자 등의 부주의로 인한 문서보관정보나 입출 히스토리에 대한 오류발생 가능성을 최소화할 수 있게 한 스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템을 제공하기 위한 것이다.
상기 과제를 해결하기 위한 스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템은,
문서를 보관할 수 있는 내부공간이 있고, 개폐할 수 있는 도어가 구비된 캐비닛에 보관되는 문서를 관리하는 캐비닛 보관문서 관리시스템에 있어서,
상기 캐비닛의 도어에 부착되어 도어의 개폐를 제어하며, 캐비닛 내부로 반입되거나 캐비닛 외부로 반출되는 문서의 입출 히스토리를 등록할 수 있는 스마트 패널; 상기 캐비닛에 보관되는 문서철을 식별할 수 있는 NFC 태그를 생성하며, 생성된 NFC 태그 정보를 문서관리서버로 전송하여 문서를 식별할 수 있는 문서고유정보와 함께 데이터베이스에 등록하는 문서정보 등록부; 상기 캐비닛에 문서를 보관하거나 반출 또는 이용하려는 사용자가 소지하고 있으며, 무선통신망상에서 문서관리서버로부터 사용권한을 인증 받아 상기 스마트 패널에 구비된 도어락의 개폐를 요청하는 스마트 단말기; 및 상기 스마트 단말기에서의 요청에 의해 스마트 패널에 구비된 도어락의 개폐를 조절하며, 상기 문서정보 등록부에서 전송되는 NFC 태그 정보를 상기 문서고유정보에 결합하고, 상기 스마트 패널에서 전송되는 해당 문서의 입출이력과 현재 보관장소를 나타내는 입출 히스토리를 누적적으로 부가하여 각 문서별 문서보관정보를 생성한 후 데이터베이스에 저장하는 문서관리서버;를 포함하는 것을 특징으로 한다.
이때, 상기 스마트 패널은,
상기 캐비닛의 도어에 부착되어 도어의 개폐를 제어하는 도어락; 및 보관을 위해 상기 캐비닛 내부로 반입되는 문서철과 부착된 NFC 태그와 이용을 위해 상기 캐비닛 외부로 반출되는 문서철에 부착된 NFC 태그를 각각 인식하여, 문서의 입출 히스토리를 상기 문서관리서버로 전송한 후 해당 문서의 문서보관정보를 갱신할 수 있게 하는 문서입출 등록부;를 포함하는 것을 특징으로 한다.
또한, 상기 스마트 패널은,
상기 캐비닛에 보관하거나 캐비닛으로부터 반출하는 문서철에 구비된 NFC 태그를 상기 문서입출 등록부에 인식시켜 등록하도록 유도하는 음성을 재생하여 상기 캐비닛을 개폐하는 사용자에게 안내하는 문서입출 음성유도부;를 더 포함하는 것을 특징으로 한다.
또한, 상기 스마트 단말기는,
상기 문서관리서버로부터 캐비닛에의 접근권한을 인증 받고, 상기 캐비닛에 구비된 도어락의 개방을 요청하는 무선신호를 상기 도어락 또는 상기 문서관리서버로 전송하여 도어락의 개방을 요청하는 무선인증부; 및 사용자를 특정할 수 있는 NFC 태그를 생성하여 상기 스마트 단말기의 메모리에 미리 저장해 놓은 후, 문서 열람이 완료된 후 사용자를 특정할 수 있는 NFC 태그를 상기 스마트 패널에 구비된 문서입출 등록부에 태깅(Tagging)하여 사용자 인증을 수행하는 NFC 인증부;를 포함하는 것을 특징으로 한다.
또한, 상기 문서관리서버는,
상기 문서정보 등록부에서 전송되는 NFC 태그 정보와, 상기 NFC 태그가 부착되는 문서철에 수납되어 있는 문서를 식별할 수 있는 문서고유정보를 수신하여 문서보관정보를 생성하고, 이를 데이터베이스에 저장하는 NFC 정보 등록부; 상기 스마트 단말기를 이용하여 캐비닛에 보관된 문서철의 목록과 각 문서철의 현재 위치정보를 검색하고자 하는 사용자의 캐비닛 검색을 위한 접근권한과, 캐비닛 개폐를 위한 사용권한을 인증하는 사용자권한 인증부; 및 상기 스마트 패널에 구비된 도어락의 개폐를 위한 무선신호를 생성한 후 각 스마트 패널이나 스마트 단말기로 전송하여, 상기 도어락의 개폐를 제어하는 도어락 제어부;를 포함하는 것을 특징으로 한다.
또한, 상기 문서관리서버는,
상기 캐비닛에 보관되는 문서철의 반입이나 캐비닛으로부터 반출되는 문서철의 입출시, 상기 문서입출 등록부에 태깅되는 문서철의 NFC 태그 정보에 의해 획득하는 각 캐비닛에서의 문서철 입출 히스토리를 문서보관정보에 갱신 저장하는 문서입출관리부;를 더 포함하는 것을 특징으로 한다.
이때, 상기 문서입출관리부는,
문서철을 생성하고 그 보관정보와 입출 히스토리를 각 문서철마다 갱신하고 관리하는 문서철 관리부; 및 상기 스마트 패널이 설치되어 있는 캐비닛에 보관 중인 문서철 목록을 캐비닛마다 갱신하고 관리하는 캐비닛별 관리부;를 포함하는 것을 특징으로 한다.
또한, 상기 문서입출관리부는,
상기 스마트 단말기를 이용하여 상기 문서관리서버로부터 인증 받은 후, 캐비닛에 저장되어 있는 문서철을 이용한 각 사용자의 문서사용이력을 각 사용자별로 갱신하고 관리하는 사용자별 관리부;를 더 포함하는 것을 특징으로 한다.
본 발명은 문서관리서버로부터의 인증을 받은 사용자만이 캐비닛을 개방하여 문서철의 반출 및 반입이 가능하게 하여 문서의 보안성을 향상시킬 수 있음과 아울러, 문서철에 구비된 NFC 태그 정보를 추적하는 것만으로도 문서철이 놓여 있는 장소의 위치와, 반출이력 등을 간편하게 확인할 수 있는 효과가 있다.
또한, 본 발명은 이미 구비되어 있는 캐비닛 등의 보관함에 도어락과 문서입출등록부가 구비된 스마트 패널을 부착하는 것만으로도, 종래의 캐비닛을 문서의 반입 및 반출 히스토리의 추적과 누적 저장이 가능한 캐비닛 보관문서 관리시스템으로 이용할 수 있게 되어 문서 관리시스템의 구축 비용을 최소화할 수 있는 효과가 있다.
또한, 본 발명은 캐비닛에의 문서 보관이나 반출시 문서입출등록부에 각 문서철에 부착된 NFC 태그의 접촉을 통한 문서입출등록을 유도하는 음성을 재생하는 문서입출 음성유도부에 의해 사용자 등의 부주의로 인한 오류발생 가능성을 최소화하여 문서관리서버에 저장되어 있는 데이터들의 신뢰도를 높일 수 있는 효과가 있다.
도 1은 본 발명에 따른 스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템의 시스템 구성도.
도 2는 본 발명에 따른 스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템의 블록 구성도.
도 3은 본 발명에 따른 캐비닛 보관문서 관리를 위한 동작 흐름을 나타내는 흐름도.
도 4는 본 발명에 따라 문서입출 사용자에게 문서입출등록을 유도하는 음성을 제공하는 동작을 나타내는 순서도.
이하에서는 본 발명의 구체적인 실시예를 도면을 참조하여 상세히 설명하도록 한다.
도 1은 본 발명에 따른 스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템의 시스템 구성도이고, 도 2는 본 발명에 따른 스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템의 블록 구성도이다.
도 1 및 도 2를 참조하면, 본 발명에 따른 스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템은, 문서를 보관할 수 있는 내부공간이 있고 개폐할 수 있는 도어가 구비된 캐비닛(100)과, 상기 캐비닛의 도어에 부착되어 도어의 개폐를 제어하며 캐비닛 내부로 반입되거나 캐비닛 외부로 반출되는 문서의 입출 히스토리를 등록할 수 있는 스마트 패널(200)과, 상기 캐비닛에 보관되는 문서철을 식별할 수 있는 NFC 태그를 생성하며 생성된 NFC 태그 정보를 문서관리서버로 전송하여 문서를 식별할 수 있는 문서고유정보와 함께 데이터베이스에 등록하는 문서정보 등록부(300)와, 상기 캐비닛에 문서를 보관하거나 반출 또는 이용하려는 사용자가 소지하고 있으며 무선통신망상에서 문서관리서버로부터 사용권한을 인증 받아 상기 스마트 패널에 구비된 도어락의 개폐를 요청하는 스마트 단말기(400)와, 상기 스마트 단말기에서의 요청에 의해 스마트 패널에 구비된 도어락의 개폐를 조절하며 상기 문서정보 등록부에서 전송되는 NFC 태그 정보를 상기 문서고유정보에 결합하고 상기 스마트 패널에서 전송되는 해당 문서의 입출이력과 현재 보관장소를 나타내는 입출 히스토리를 누적적으로 부가하여 각 문서별 문서보관정보를 생성한 후 데이터베이스에 저장하는 문서관리서버(500)를 포함하여 구성된다.
상기 캐비닛(100)은, 문서를 보관할 수 있도록 빈 내부공간이 있는 보관함으로서, 개폐 가능한 도어가 일면에 구비된 사무용 가구로 구성된다. 통상적으로 캐비닛은 철제용 보관함을 지칭하여 사용되지만, 본 명세서에서 상기 캐비닛은 종래의 철제 보관함에 한정되지 않고, 개폐 가능한 도어가 있는 목재, 플라스틱 등으로 이루어진 다양한 종류의 보관함을 모두 포함하는 포괄적인 의미로 사용된다.
또한, 상기 캐비닛(100)은 상기 스마트 패널이 도어에 일체로 결합되어 새로이 제조되는 물품으로 구성되는 것이 바람직하지만, 그에 제한되지 않고 이미 구비하고 있는 통상적인 수동형 캐비닛으로 구성될 수도 있음은 물론이다.
그에 따라, 이미 구비되어 있는 통상적인 캐비닛(100)의 도어에 상기 스마트 패널(200)을 부착하는 것만으로도, 종래의 캐비닛을 보안성을 향상시키면서도 문서의 입출 히스토리에 대한 관리가 가능하게 한 본 발명에 따른 스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템의 일 요소로 사용할 수 있게 되므로, 문서 관리시스템의 구축을 위해 소요되는 초기 투자비용을 현저히 감소시킬 수 있게 된다.
상기 스마트 패널(200)은, 상기 캐비닛의 도어에 부착되어 도어의 개폐를 제어하는 도어락(210)과, 보관을 위해 상기 캐비닛 내부로 반입되는 문서와 이용을 위해 상기 캐비닛 외부로 반출되는 문서철에 부착된 NFC 태그를 인식하여 문서의 입출 히스토리를 상기 문서관리서버로 전송하여 해당 문서의 문서보관정보를 갱신할 수 있게 하는 문서입출 등록부(220)를 포함하여 구성된다.
이때, 상기 도어락(210)은, 도 1에 도시된 바와 같이 캐비닛(100)의 도어에 부착되어 도어의 개폐를 제어할 수 있는 자물쇠로서, 문서를 캐비닛에 보관하거나 보관되어 있는 문서를 꺼내기 위해 도어를 개방해야 하는 사용자(User)가 상기 문서관리서버(300)로부터 사용권한을 인증 받으면서 함께 수신하는 무선신호나, 사용자의 사용권한을 인증한 문서관리서버(300)에서 전송되는 무선신호에 의해 개방될 수 있는 RF 도어락 시스템(RF Door Lock)으로 구성되는 것이 바람직하다. 이 경우 상기 도어락(210)에 별도의 터치 키패드 또는 버튼식 키패드가 구비되어 도어의 개방을 위한 비밀번호를 사용자나 관리자가 직접 입력하도록 구성될 수도 있음은 물론이다.
이와 같이 RF 도어락 시스템으로 구성되는 도어락(210)은, 무선통신망을 통하여 상기 스마트 단말기(400) 또는 문서관리서버(500)로부터 전송되는 무선신호(RF Signal)에 의해 개폐가 제어되므로, 문서의 보관이나 반출을 위해 캐비닛의 도어를 개방한 이력이 상기 문서관리서버(500)에 구비된 데이터베이스에 누적적으로 저장될 수 있게 된다.
상기 스마트 단말기(400)를 이용하여 캐비닛을 개방할 경우에는 사용권한을 인증하는 과정에서 상기 문서관리서버는 캐비닛을 개방하려는 사용자를 특정한 후 그 사용자의 문서사용이력을 갱신할 뿐만 아니라, 해당 문서의 입출 히스토리에도 해당 사용자가 문서의 이용자로 등록될 수 있게 되어 문서의 이용현황을 지속적으로 모니터링하며 관리할 수 있게 된다.
그리고, 상기 스마트 단말기(400)에 RF 도어락 시스템을 개방할 수 있는 무선신호가 이미 저장되어 있는 경우에는, 블루투스와 같은 무선통신망 상에서 상기 스마트 패널에 미리 매칭되거나 등록되어 있는 스마트 단말기의 고유번호를 상기 스마트 패널에서 도어의 개방을 위한 무선신호를 수신할 때 함께 수신하여 사용자를 특정한 후 그 사용자 정보를 상기 문서관리서버로 전송하여 캐비닛을 개방한 사용자들의 정보를 누적적으로 저장할 수 있게 된다.
이처럼, 캐비닛을 개방한 후 문서를 보관하거나 보관되어 있던 문서를 반출하는 사용자에 대한 사용권한의 인증과, 사용자의 캐비닛 개방 내역 등이 누적적으로 저장 관리되므로, 캐비닛에 보관된 문서의 보안성을 보다 향상시킬 수 있게 된다.
또한, 상기 문서입출 등록부(220)는, 캐비닛에 수납되는 문서를 해당 캐비닛에 보관중인 문서로 상기 문서관리서버(500)에 등록하고, 캐비닛에서 반출되는 문서를 해당 캐비닛에서 이탈된 문서로 상기 문서관리서버(500)에 등록하기 위해, 각 문서철에 부착되어 있는 NFC 태그를 인식한 후 인식된 NFC 태그 정보를 상기 문서관리서버(500)로 전송하도록 설정되어 있는 NFC 리더기로 구성된다.
상기 문서입출 등록부(220)는 상기 캐비닛에 보관되거나 캐비닛에서 반출되는 문서의 입출 히스토리를 상기 문서관리서버(500)로 전송하기 위한 것으로서, 이와 같이 상기 문서관리서버에서 전송되는 문서철의 NFC 태그 정보를 관리하는 것만으로도 각 문서철이 현재 보관중인 캐비닛을 특정하거나 현재 이용 중인 사용자를 특정할 수 있게 된다.
또한, 상기 문서관리서버(500)에서는 이러한 NFC 태그 정보를 토대로 각 캐비닛마다 현재 보관 중인 문서철의 목록을 간편하게 도출해 낼 수 있게 되므로, 각 캐비닛을 일일이 열어서 확인하지 않더라도, 상기 문서관리서버에 접속한 후 각 캐비닛에 보관 중인 문서철들의 목록을 신속하게 확인할 수 있게 된다.
또한, 상기 스마트 패널(200)에는, 상기 캐비닛에 보관하거나 캐비닛으로부터 반출하는 문서철에 구비된 NFC 태그를 상기 문서입출 등록부에 인식시켜 등록하도록 유도하는 음성을 재생하여 상기 캐비닛을 개폐하는 사용자에게 안내하는 문서입출 음성유도부(230)를 더 포함하여 구성되는 것이 바람직하다.
즉, 문서나 책자를 관리하기 위하여 별도의 서고 등에 보관한 후 그 반출여부를 별도의 인력이 지속적으로 관리해야 하였던 종래의 관리시스템과는 달리, 스마트 패널을 종래의 일반적인 캐비닛에 설치한 하는 것만으로도, 그 캐비닛의 개폐를 담당하는 별도의 인력의 감시가 없이 캐비닛에의 문서 입출 히스토리나, 각 문서가 현재 보관 중인 캐비닛의 위치 또는 각 문서를 현재 사용 중인 사용자가 누구인지를 간편하게 확인하고 관리하게 할 수 있게 하려는 것인바, 캐비닛에 문서를 보관하거나 반출하는 사용자들의 부주의로 문서의 입출 히스토리가 부정확하게 등록되는 것을 방지할 수 있도록, 캐비닛에의 문서 입출시 문서철을 문서입출 등록부에 인식시키도록 음성으로 안내하는 문서입출 음성유도부(230)를 더 포함하여 구성되는 것이 바람직하다.
그에 따라, 상기 문서입출 음성유도부(230)에서는 도 4에 도시된 바와 같이, 스마트폰과 같은 스마트 단말기(400)를 이용하여 무선통신망 상에서 캐비닛에의 접근권한 유무를 인증 받은 사용자가, 해당 캐비닛에 보관 중인 문서들의 목록을 열람할 것인지(1. 열람), 아니면 도어락을 개방할 것인지(2. On-Off)를 선택할 수 있게 한다. 이 경우 해당 캐비닛에의 접근권한이 없을 경우에는 접근 권한이 없다는 메시지를 상기 문서입출 음성유도부(230)에서 출력하여 사용자가 자신에게 접근권한이 있는 다른 캐비닛에의 접근을 유도할 수 있게 된다.
이후, 사용자가 캐비닛에 보관 중인 문서들의 목록에 대한 열람을 선택한 경우에는 해당 캐비닛에 보관하는 문서로 등록되어 상기 문서관리서버(500)에 저장되어 있는 문서철의 목록들을 도출해 내어 출력함으로써 사용자가 확인할 수 있게 한다. 이를 위하여, 상기 스마트 패널(200)에 해당 문서철의 목록들을 저장할 수 있는 저장수단(Storage)과 이를 표출할 수 있는 디스플레이 수단이 더 구비될 수도 있음은 물론, 해당 문서철의 목록들을 상기 스마트 단말기가 문서관리서버로부터 직접 수신하여 자신의 스마트 단말기(400)를 이용하여 확인하도록 구성될 수도 있게 된다.
또한, 사용자가 도어락의 개방(On-Off)을 선택한 경우에는, 문서를 단순 열람 할 것인지, 캐비닛 외부로 문서를 반출할 것인지, 아니면 캐비닛 내부로 문서를 반입할 것인지를 선택할 수 있게 하여, 도어락의 개방 목적을 확인할 수 있게 하는 것이 바람직하다.
만약, 사용자가 문서 열람을 선택할 경우에는 해당 캐비닛의 도어락을 개방(Door Open)하여 보관 중인 문서에의 접근을 허용함으로써 사용자가 문서의 내용을 확인할 수 있게 함(문서 열람)과 아울러, 사용자가 열람한 문서의 반출을 요청할 경우에는 해당 문서가 수납되어 있는 문서철의 NFC 태그 정보를 상기 문서입출 등록부(220)에 태깅(Tagging)하도록 안내하는 음성을 재생하도록 구성되고, 사용자가 문서를 열람하는 것으로 해당 캐비닛에서의 문서 업무를 종료하고자 할 경우에는 반입하거나 반출한 문서 없이 사용자가 문서업무를 종료하였음을 등록하도록 스마트폰(400)을 태깅(Tagging)하도록 요청하는 안내음성을 재생할 수 있게 구성된다. 이와 같이 문서철 또는 스마트폰의 태깅(Tagging)을 완료한 후 도어를 닫으면(Door Close) 도어가 닫힘이 감지된 도어락에서 일정시간(예를 들어, 3초) 경과 후 자동으로 락킹(Locking)이 이루어지게 된다.
또한, 사용자가 문서반출을 선택할 경우에는, 해당 캐비닛의 도어락을 개방(Door Open)하여 보관 중인 문서 중 반출할 문서를 찾을 수 있게 하며(반출할 문서 Pick Up), 반출하고자 하는 문서철을 상기 문서입출 등록부(220)에 태깅(Tagging)하도록 안내하는 음성을 재생할 수 있게 구성된다. 이때, 상기 캐비닛에서의 반출은 문서철 단위로 이루어지게 되는바, 해당 문서가 수납되어 있는 문서철에 구비된 NFC 태그를 문서입출 등록부(220)에 태깅하도록 안내하여야 함은 물론이다.
이때, 사용자가 반출하려는 문서철이 복수개 인 경우도 있을 수 있는바, 도 4에 도시되어 있는 메시지 정보 내용에 기재된 바와 같이, 반출할 모든 문서철 각각에 대한 개별적인 태그를 요청하도록 구성되어야 함은 물론이다.
또한, 사용자가 문서반입을 선택할 경우에는, 해당 캐비닛의 도어락을 개방(Door Open)한 후, 그 캐비닛으로 반입하여 보관하고자 하는 문서철을 태깅(Tagging)하도록 안내하는 음성을 재생하게 한다. 이때, 사용자가 반입하려는 문서철이 복수개 인 경우도 있을 수 있는바, 반입하려는 모든 문서철 각각에 대한 개별적인 태그를 요청하도록 구성되어야 함은 물론이다.
이와 같이 상기 문서입출 음성유도부(230)에서의 안내에 따라 캐비닛에서 외부로 반출되거나 반입되기 위해 태깅(Tagging)될 때, 상기 문서관리서버(500)에 저장되어 있는 해당 문서철의 입출 히스토리가 갱신 저장됨은 물론, 캐비닛에 보관 중인 문서철의 목록 정보도 갱신 저장되고, 각 사용자의 문서사용이력도 갱신 저장되게 하는 것이 바람직하다.
또한, 상기 스마트 패널을 이루는 도어락의 개폐 동작이나, 상기 문서입출 등록부에서의 NFC 태그 정보 인식, 또는 상기 문서입출 음성유도부에서의 태깅(Tagging) 유도 메시지 재생을 위한 전원을 공급할 수 있는 배터리 등의 전원공급부가 구비되어야 함은 물론이다.
상기 문서정보 등록부(300)는, 상기 캐비닛에 보관하려는 문서철을 식별할 수 있는 NFC 태그를 생성하여 출력하고, 문서를 특정할 수 있는 문서고유정보와 함께 상기 문서관리서버(500)로 전송하여, 해당 문서를 식별할 수 있는 문서보관정보로 데이터베이스에 등록하도록 구성된다. 이를 위하여 상기 문서정보 등록부와 문서관리서버 상호간에 유무선 통신망을 통한 전기적인 통신이 가능하도록 연결되어 있어야 함은 물론이다.
이때, 상기 문서정보 등록부(300)에서는 문서철을 식별할 수 있는 패턴으로서, NFC 태그 뿐만 아니라, RFID 패턴, QR코드 패턴 등 다양한 형태의 패턴을 형성할 수도 있으나, 좁은 캐비닛 내부에서 다수개의 문서철이 적층되거나 쌓여서 보관되는 실질적인 보관환경을 고려할 때, 일정 거리 내에 있는 복수의 RFID 패턴이나, QR코드 패턴의 중복 인식으로 인한 문서철 인식 오류의 문제가 발생될 소지가 있는바, 인식 가능한 거리가 10cm 미만으로 짧아서 문서입출 등록부에의 직접적인 접근이 필요하여 인식 오류를 감소시킬 수 있는 NFC 태그를 문서철을 식별할 수 있는 고유 코드로 생성하도록 구성되는 것이 바람직하다.
또한, 상기 문서정보 등록부(300)에서 생성된 NFC 태그가 부착된 문서철에 수납되는 문서를 특정할 수 있는 문서고유정보를 상기 NFC 태그 정보에 결합하여 함께 데이터베이스에 저장하게 함으로써, 추후 상기 NFC 태그가 태깅(Tagging)되었던 내역을 추적하는 것만으로도 해당 문서철의 입출 히스토리 등 문서보관정보를 용이하게 파악할 수 있게 된다.
상기 스마트 단말기(400)는, 캐비닛에 문서를 반입하여 보관하거나, 각 캐비닛에 보관된 문서를 열람 또는 반출하거나, 캐비닛에 보관되어 있는 문서철 목록을 확인 하는 등 비전자문서와 관련된 문서업무를 수행하려는 사용자가 소지하고 이동할 수 있으며, 무선통신망상에서 상기 문서관리서버에 연결되어 사용권한을 인증 받을 수 있는 스마트폰이나 태블릿 피씨와 같은 단말기로 구성된다.
이때, 상기 스마트 단말기(400)에는 무선통신망 상에서 상기 문서관리서버에 접속하여 접속권한이나 사용권한을 인증 받고, 인증 받은 권한 범위 내에서 캐비닛에 보관 중인 문서철의 목록을 검색할 수 있으며, 사용자 본인을 특정할 수 있는 NFC 태그 등의 식별코드 또는 식별번호를 사용자별로 부여하여 저장해 놓을 수 있도록 프로그래밍되어 있는 모바일 어플리케이션(Mobile APP)이 설치되어 있는 것이 바람직하다.
이러한 상기 스마트 단말기(400)는, 상기 문서관리서버로부터 캐비닛에의 접근권한을 인증 받고 상기 캐비닛에 구비된 도어락의 개방을 요청하는 무선신호를 상기 도어락 또는 상기 문서관리서버로 전송하는 무선인증부(410)와, 상기 문서입출 등록부에 NFC 태깅하여 사용자 인증을 수행하는 NFC 인증부(420)를 포함하여 구성된다.
이때 상기 무선인증부(410)는 캐비닛에 보관 중인 문서철의 목록을 검색하거나, 해당 캐비닛에 보관하고자 하는 문서를 반입하거나, 보관중인 문서를 반출하기 위해 도어락을 개방하고자 하는 사용자가 상기 문서관리서버로부터 해당 캐비닛에의 접근권한 유무를 인증 받고, 도어의 개방을 위한 사용권한 유무를 인증 받을 수 있게 상기 문서관리서버(500)에 접속하도록 구성된다.
상기 무선인증부(410)에 의해 상기 문서관리서버로부터 인증 받은 권한의 범위내에서 각 캐비닛에 보관 중인 문서철의 목록 검색과, 캐비닛에 구비된 도어락의 개방이 이루어져 문서업무를 수행할 수 있게 된다.
또한, 상기 NFC 인증부(420)는 캐비닛을 개방한 후 문서의 반입이나 반출 없이 문서업무를 종료하였음을 상기 문서관리서버에 구비된 데이터베이스에 등록할 수 있게 하기 위한 것으로서, 사용자를 특정할 수 있는 NFC 태그를 생성하여 상기 스마트 단말기의 메모리에 미리 저장해 놓았다가, 문서 열람이 완료된 후 해당 NFC 태그를 상기 스마트 패널에 구비된 문서입출 등록부(220)에 태깅(Tagging)할 수 있도록 구성되는 것이 바람직하다.
또한, 사용자는 캐비닛이 있는 곳으로 이동하여 각 캐비닛의 도어를 개폐하면서 업무를 처리할 수 있는 스마트 단말기를 이용하여 캐비닛 별로 보관 중인 문서철의 목록을 검색하고 확인할 수 있음은 물론, 유무선 통신망을 통하여 상기 문서관리서버에 연결된 후 접속권한을 인증 받고, 캐비닛 별로 보관 중인 문서철의 목록과, 각 문서철별로 누적 저장되어 있는 입출 히스토리 또는 각 문서철의 현재 위치정보 등을 검색할 수 있는 프로그램이 설치되어 있는 퍼스널 컴퓨터 등을 이용하여 문서철의 목록 검색이 가능하도록 구성될 수도 있음은 물론이다.
상기 문서관리서버(500)는, 상기 문서정보 등록부에서 전송되는 NFC 태그 정보와 상기 NFC 태그가 부착되는 문서철에 수납되어 있는 문서를 식별할 수 있는 문서고유정보를 수신하여 문서보관정보를 생성하고 이를 데이터베이스에 저장하는 NFC 정보 등록부(510)와, 상기 스마트 단말기를 이용하여 캐비닛에 보관된 문서철의 목록과 각 문서철의 현재 위치정보를 검색하고자 하는 각 사용자의 캐비닛 검색을 위한 접근권한과 캐비닛 개폐를 위한 사용권한을 인증하는 사용자권한 인증부(520)와, 상기 스마트 패널에 구비된 도어락의 개폐를 위한 무선신호를 생성하여 각 스마트 패널로 전송하는 도어락 제어부(530)와, 상기 캐비닛에 보관되는 문서철의 반입이나 캐비닛으로부터 반출되는 문서철의 입출시 상기 문서입출 등록부에 태깅되는 문서철의 NFC 태그 정보에 의해 각 캐비닛에서 입출되는 문서철의 입출 히스토리를 문서보관정보에 갱신 저장하는 문서입출관리부(540)를 포함하여 구성된다.
상기 NFC 정보 등록부(510)는, 상기 문서정보 등록부(300)에서 전송되는 NFC 태그 정보에 문서철에 수납되는 문서를 특정할 수 있는 문서제목, 작성일자, 작성자 등의 문서고유정보를 결합하여 문서보관정보를 생성한 후 데이터베이스에 저장하도록 구성된다.
이와 같이 각 문서철을 식별하기 위해 부착되는 NFC 태그 정보에, 그 문서철에 수납되는 문서를 특정할 수 있는 문서고유정보를 결합하여 저장함으로써, 상기 스마트 패널에 구비된 문서입출 등록부에서 반입되는 문서철의 NFC 태그 정보나, 반출되는 문서철의 NFC 태그 정보를 수령하는 것만으로도, 상기 문서관리서버에서는 어느 문서철에 있는 어느 문서가 반입 또는 반출되었는지 간단하게 확인하고, 해당 문서철의 입출 히스토리를 갱신 저장할 수 있게 된다.
또한, 상기 사용자권한 인증부(520)는, 스마트 단말기를 이용하여 통신망상에서 접속하여 캐비닛에 보관 중인 문서들의 목록을 검색하려는 사용자나, 캐비닛에 문서를 보관하거나 보관 중인 문서를 반출하려는 사용자를 인증하여, 해당 캐비닛의 검색이나 도어의 개폐를 허용하도록 구성된다. 이때, 일반 퍼스널 컴퓨터를 이용하여 상기 문서관리서버에 접속하는 사용자의 인증도 가능함은 물론이다.
이 경우 상기 사용자권한 인증부에 의해 사용자가 어느 캐비닛을 검색하였는지, 어느 캐비닛에 어떤 문서철을 보관하거나, 어떤 문서철을 반출하였는지 등 캐비닛 접근 기록과 캐비닛 개폐기록 등을 누적 관리할 수 있게 되므로, 사용자별 문서사용이력을 데이터베이스에 누적 저장할 수 있게 된다.
또한, 상기 도어락 제어부(530)는, 각 캐비닛에 설치된 스마트 패널에 구비된 도어락의 개폐를 위한 무선신호를 저장하고, 사용자의 요청 또는 문서철을 관리하는 주체인 관리자의 지시에 의해 각 도어락을 개폐할 수 있도록 구성된다.
이때, 상기 도어락 제어부에서 사용자의 요청에 의해 도어락을 개폐할 경우, 그 개폐 이력이 사용자의 문서사용이력으로 데이터베이스에 저장될 수 있음은 물론이다.
또한, 상기 문서입출관리부(540)는, 도 3에 도시된 바와 같이, 문서철을 생성하고 그 보관정보와 입출 히스토리를 각 문서철마다 갱신하고 관리하는 문서철 관리부(542)와, 상기 스마트 패널이 설치되어 도어의 개폐가 상기 문서관리서버에 의해 제어되는 캐비닛마다 보관 중인 문서철 목록을 갱신하고 관리하는 캐비닛별 관리부(544)와, 상기 스마트 단말기를 이용하여 상기 문서관리서버로부터 인증 받고 캐비닛에 저장되어 있는 문서철의 문서사용이력을 갱신하고 관리하는 사용자별 관리부(546)를 포함하여 구성된다.
이때, 상기 문서입출관리부(540)는, 상기 스마트 패널에 구비된 문서입출 등록부에 태깅되는 문서철의 NFC 태그 정보에 의해 어느 문서철이 반입되고, 어느 문서철이 반출되었는지를 인지한 후, 이처럼 상기 문서입출 등록부에서의 태깅 정보에 의해 획득한 문서철의 입출 히스토리를 토대로 각 캐비닛에 보관되는 문서철의 목록을 갱신하고, 각 문서철의 현재 위치장소를 갱신하여 문서의 입출을 관리할 수 있게 된다.
이와 같이, 스마트 패널을 캐비닛에 부착하여 도어의 개폐가 문서관리서버에 의해 제어될 수 있게 함으로써 인증 받지 못한 사용자에 의한 문서 이용을 차단함과 아울러, 인증 받은 사용자들의 개별적인 문서사용이력을 누적 관리할 수 있게 된다.
또한, 문서철마다 NFC 태그를 생성하여 부착시킨 후 문서고유정보와 함께 데이터베이스에 저장하고, 이러한 문서철이 보관되는 캐비닛과, 반출 히스토리 등을 문서철별로 누적 저장함으로써, 문서철마다 그 입출 히스토리를 간편하고 확인하고, 현재 보관중인 위치정보를 용이하게 도출해 낼 수 있게 된다.
또한, 캐비닛에 보관되는 문서나 캐비닛에서 반출되는 문서는 스마트 패널에 구비된 문서입출 등록부에 의해 NFC 태그를 태깅(Tagging)하게 하고 이러한 태깅을 유도하는 음성메시지를 스마트 패널에 구비된 피에조 스피커(Piezo Speaker) 등으로 출력함으로써, 캐비닛 마다 보관 중인 문서철 목록을 간편하게 확인할 수 있게 함과 아울러, NFC 태깅을 유도하는 음성메시지에 의해 태깅 없이 입출되는 문서철의 발생 비율을 현저히 감소시켜 문서 관리시스템의 신뢰도를 향상시킬 수 있게 된다.
이상에서는 본 발명에 대한 기술사상을 첨부 도면과 함께 서술하였지만 이는 본 발명의 바람직한 실시예를 예시적으로 설명한 것이지 본 발명을 한정하는 것은 아니다. 또한 본 발명이 속하는 기술 분야에서 통상의 지식을 가진 이라면 누구나 본 발명의 기술적 사상의 범주를 이탈하지 않는 범위 내에서 다양한 변형 및 모방이 가능함은 명백한 사실이다.
100 : 캐비닛
200 : 스마트 패널 210 : 도어락
220 : 문서입출 등록부 230 : 문서입출 음성유도부
300 : 문서정보 등록부
400 : 스마트 단말기 410 : 무선인증부
420 : NFC 인증부
500 : 문서관리서버 510 : NFC 정보 등록부
520 : 사용자권한 인증부 530 : 도어락 제어부
540 : 문서입출관리부 542 : 문서철 관리부
544 : 캐비닛별 관리부 546 : 사용자별 관리부

Claims (8)

  1. 문서를 보관할 수 있는 내부공간이 있고, 개폐할 수 있는 도어가 구비된 캐비닛에 보관되는 문서를 관리하는 캐비닛 보관문서 관리시스템에 있어서,
    상기 캐비닛의 도어에 부착되어 도어의 개폐를 제어하며, 캐비닛 내부로 반입되거나 캐비닛 외부로 반출되는 문서의 입출 히스토리를 등록할 수 있는 스마트 패널;
    상기 캐비닛에 보관되는 문서철을 식별할 수 있는 NFC 태그를 생성하며, 생성된 NFC 태그 정보를 문서관리서버로 전송하여 문서를 식별할 수 있는 문서고유정보와 함께 데이터베이스에 등록하는 문서정보 등록부;
    상기 캐비닛에 문서를 보관하거나 반출 또는 이용하려는 사용자가 소지하고 있으며, 무선통신망상에서 문서관리서버로부터 사용권한을 인증 받아 상기 스마트 패널에 구비된 도어락의 개폐를 요청하는 스마트 단말기; 및
    상기 스마트 단말기에서의 요청에 의해 스마트 패널에 구비된 도어락의 개폐를 조절하며, 상기 문서정보 등록부에서 전송되는 NFC 태그 정보를 상기 문서고유정보에 결합하고, 상기 스마트 패널에서 전송되는 해당 문서의 입출이력과 현재 보관장소를 나타내는 입출 히스토리를 누적적으로 부가하여 각 문서별 문서보관정보를 생성한 후 데이터베이스에 저장하는 문서관리서버;를 포함하며,
    상기 스마트 패널은,
    상기 캐비닛의 도어에 부착되어 도어의 개폐를 제어하는 도어락; 및
    보관을 위해 상기 캐비닛 내부로 반입되는 문서철과 부착된 NFC 태그와 이용을 위해 상기 캐비닛 외부로 반출되는 문서철에 부착된 NFC 태그를 각각 인식하여, 문서의 입출 히스토리를 상기 문서관리서버로 전송한 후 해당 문서의 문서보관정보를 갱신할 수 있게 하는 문서입출 등록부;를 포함하고,
    상기 스마트 패널은,
    상기 캐비닛에 보관하거나 캐비닛으로부터 반출하는 문서철에 구비된 NFC 태그를 상기 문서입출 등록부에 인식시켜 등록하도록 유도하는 음성을 재생하여 상기 캐비닛을 개폐하는 사용자에게 안내하는 문서입출 음성유도부;를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템.
  2. 삭제
  3. 삭제
  4. 제1항에 있어서,
    상기 스마트 단말기는,
    상기 문서관리서버로부터 캐비닛에의 접근권한을 인증 받고, 상기 캐비닛에 구비된 도어락의 개방을 요청하는 무선신호를 상기 도어락 또는 상기 문서관리서버로 전송하여 도어락의 개방을 요청하는 무선인증부; 및
    사용자를 특정할 수 있는 NFC 태그를 생성하여 상기 스마트 단말기의 메모리에 미리 저장해 놓은 후, 문서 열람이 완료된 후 사용자를 특정할 수 있는 NFC 태그를 상기 스마트 패널에 구비된 문서입출 등록부에 태깅(Tagging)하여 사용자 인증을 수행하는 NFC 인증부;를 포함하는 것을 특징으로 하는 스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템.
  5. 제1항에 있어서,
    상기 문서관리서버는,
    상기 문서정보 등록부에서 전송되는 NFC 태그 정보와, 상기 NFC 태그가 부착되는 문서철에 수납되어 있는 문서를 식별할 수 있는 문서고유정보를 수신하여 문서보관정보를 생성하고, 이를 데이터베이스에 저장하는 NFC 정보 등록부;
    상기 스마트 단말기를 이용하여 캐비닛에 보관된 문서철의 목록과 각 문서철의 현재 위치정보를 검색하고자 하는 사용자의 캐비닛 검색을 위한 접근권한과, 캐비닛 개폐를 위한 사용권한을 인증하는 사용자권한 인증부; 및
    상기 스마트 패널에 구비된 도어락의 개폐를 위한 무선신호를 생성한 후 각 스마트 패널이나 스마트 단말기로 전송하여, 상기 도어락의 개폐를 제어하는 도어락 제어부;를 포함하는 것을 특징으로 하는 스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템.
  6. 제5항에 있어서,
    상기 문서관리서버는,
    상기 캐비닛에 보관되는 문서철의 반입이나 캐비닛으로부터 반출되는 문서철의 입출시, 상기 문서입출 등록부에 태깅되는 문서철의 NFC 태그 정보에 의해 획득하는 각 캐비닛에서의 문서철 입출 히스토리를 문서보관정보에 갱신 저장하는 문서입출관리부;를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템.
  7. 제6항에 있어서,
    상기 문서입출관리부는,
    문서철을 생성하고 그 보관정보와 입출 히스토리를 각 문서철마다 갱신하고 관리하는 문서철 관리부; 및
    상기 스마트 패널이 설치되어 있는 캐비닛에 보관 중인 문서철 목록을 캐비닛마다 갱신하고 관리하는 캐비닛별 관리부;를 포함하는 것을 특징으로 하는 스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템.
  8. 제7항에 있어서,
    상기 문서입출관리부는,
    상기 스마트 단말기를 이용하여 상기 문서관리서버로부터 인증 받은 후, 캐비닛에 저장되어 있는 문서철을 이용한 각 사용자의 문서사용이력을 각 사용자별로 갱신하고 관리하는 사용자별 관리부;를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 스마트 패널을 이용한 캐비닛 보관문서 관리시스템.
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* Cited by examiner, † Cited by third party
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