JP2009244966A - 機密情報通信管理方法、及び機密情報通信管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】外部の通信装置９との間で機密文書の通信を行うにあたり、機密レベルに応じたきめ細かな通信管理を実行可能な機密文書通信管理装置を提供する。
【解決手段】機密文書が発生すると、当該機密文書に係る承認先として、複数段階の機密レベル毎に予め定められた承認先に係るバリエーションから適切な承認先（５ａ，５ｂ，５ｃ）が割り当てられ、こうして適切に割り当てられた機密文書に係る承認先（５ａ，５ｂ，５ｃ）の全てから承認許可情報が取得されない限り、外部の通信装置９との間における当該機密文書の通信が禁止される。
【選択図】 図３

Description

本発明は、外部の通信装置との間で機密文書の通信を行うにあたり、機密レベルに応じたきめ細かな通信管理を実行可能な機密文書通信管理方法、及び機密文書通信管理装置に関する。

従来、コピー、ファクシミリ、スキャナ、並びにプリンタ等の諸機能を併せ持つ、いわゆるＭＦＰ（Multi Function Peripheral）とも呼ばれる画像形成装置が普及している。かかるＭＦＰのうち、ファクシミリ通信機能やメール通信機能を有するものでは、各種文書等が外部の通信装置との間で通信されるが、こうした通信においては、その通信内容の機密性を担保することがきわめて重要な課題となっている。

そうした観点から、送信側の通信端末は、受信側の通信端末の複数の電話番号、メールアドレスを通信端末毎に通信管理情報として一元管理して、機密保護を要する機密ファイルを所定数の細分化ファイルに細分化するとともに、当該細分化を示す細分化情報を作成し、通信管理情報に基づいて、当該機密ファイルの送信に使用する通信経路を複数選択して、当該選択した複数の通信経路に分散して細分化ファイル及び細分化情報を送信する一方、受信側の通信端末は、細分化ファイル及び細分化情報が送信されてくると、当該細分化ファイルを当該細分化情報に基づいて元の機密ファイルに復元することによって、機密ファイルを細分化した細分化ファイルが個別に漏洩しても、機密ファイル全体の機密を保持することができ、機密ファイルの漏洩を確実に防止するようした通信システムに係る技術が提案されている（例えば特許文献１参照）。

ところで、一口に機密文書といっても、その機密に係るレベルは多岐にわたるのが通常である。例えば、機密文書のなかには、画面上での閲覧のみを認め記録紙上にプリントアウトすることを一切禁じるものもあれば、管理者の承認を得さえすれば記録紙上にプリントアウトすることを許可するものもある。しかしながら、上記従来技術では、外部の通信装置との間で機密文書の通信を行うにあたり、機密レベルに応じたきめ細かな通信管理を行うことはできない。
特開２００２−１５８６５２号公報

解決しようとする問題点は、従来技術では、外部の通信装置との間で機密文書の通信を行うにあたり、機密レベルに応じたきめ細かな通信管理を行うことはできなかった点である。

本発明は、外部の通信装置との間で機密文書の通信を行うにあたり、機密レベルに応じたきめ細かな通信管理を行うことが可能な機密文書通信管理方法、及び機密文書通信管理装置を提供することを目的として、情報セキュリティに係る機密性が担保された内部回線網を介して流通する機密文書を、通信管理装置を経由させて外部の通信装置宛に通信する際に用いられる機密文書通信管理方法であって、前記通信管理装置は、機密文書が発生する毎に、複数段階の機密レベルのなかから、当該機密文書に相応しい機密レベルを設定する機密レベル設定工程と、前記機密レベル設定工程で設定された当該機密文書に係る機密レベルと、複数段階の機密レベル毎に予め定められた承認先に係るバリエーションとに基づいて、当該機密文書に係る承認先を取得するとともに、当該取得した承認先宛に、前記内部回線網を介して当該機密文書の外部通信に係る承認申請を行う一方、当該承認先から当該機密文書の外部通信に係る承認情報を取得する承認情報取得工程と、前記承認情報取得工程で取得した承認情報と、当該機密文書に係る承認先とに基づいて、当該承認先から承認情報が取得されたか否かに係る承認完了判定を行う承認完了判定工程と、前記承認完了判定工程における承認完了判定の結果、当該承認先から承認情報が取得された旨の判定が下されたとき、当該機密文書の、外部の通信装置宛の通信を許可する管理を行う通信管理工程と、を備えて構成されることを最も主要な特徴とする。

本発明に係る機密文書通信管理方法は、情報セキュリティに係る機密性が担保された内部回線網を介して流通する機密文書を、通信管理装置を経由させて外部の通信装置宛に通信する際に用いられる機密文書通信管理方法であって、前記通信管理装置は、機密文書が発生する毎に、複数段階の機密レベルのなかから、当該機密文書に相応しい機密レベルを設定する機密レベル設定工程と、前記機密レベル設定工程で設定された当該機密文書に係る機密レベルと、複数段階の機密レベル毎に予め定められた承認先に係るバリエーションとに基づいて、当該機密文書に係る承認先を取得するとともに、当該取得した承認先宛に、前記内部回線網を介して当該機密文書の外部通信に係る承認申請を行う一方、当該承認先から当該機密文書の外部通信に係る承認情報を取得する承認情報取得工程と、前記承認情報取得工程で取得した承認情報と、当該機密文書に係る承認先とに基づいて、当該承認先から承認情報が取得されたか否かに係る承認完了判定を行う承認完了判定工程と、次述する通信管理工程と、を備え、通信管理工程では、前記承認完了判定工程における承認完了判定の結果、当該承認先から承認情報が取得された旨の判定が下されたとき、当該機密文書の、外部の通信装置宛の通信を許可する管理が行われるので、これによって、当該機密文書に係る承認先として、複数段階の機密レベル毎に予め定められた承認先に係るバリエーションから適切な承認先が割り当てられ、こうして適切に割り当てられた機密文書に係る承認先から承認情報が取得されない限り、外部の通信装置との間における当該機密文書の通信が禁止される結果として、外部の通信装置との間で機密文書の通信を行うにあたり、機密レベルに応じたきめ細かな通信管理を行うことができる。

外部の通信装置との間で機密文書の通信を行うにあたり、機密レベルに応じたきめ細かな通信管理を行うといった目的を、前記承認情報取得工程で取得した承認情報と、当該機密文書に係る承認先とに基づいて、当該承認先から承認情報が取得されたか否かに係る承認完了判定を行う承認完了判定工程と、前記承認完了判定工程における承認完了判定の結果、当該承認先から承認情報が取得された旨の判定が下されたとき、当該機密文書の、外部の通信装置宛の通信を許可する管理を行う通信管理工程と、の組合せによって実現した。

以下、本発明に係る機密文書通信管理装置について、図面を参照しつつ詳細に説明する。なお、以下において、本発明に係る機密文書通信管理装置を実現するものとして、デジタル複合機を例示して説明する。

［機密文書通信管理システムの概略構成］
図１は、本発明実施例に係る機密文書通信管理装置を含む機密文書通信管理システムの概略構成を示すブロック図である。

図１に示すように、機密文書通信管理システム１は、ユーザ側のオフィスに設置されるデジタル複合機（「機密文書通信管理サーバ」の機能を内蔵している。以下、同じ。）３と、ユーザ側のオフィスに設置される複数の承認者用クライアントコンピュータ５ａ，５ｂ，５ｃ・・・と、の間を、情報セキュリティに係る機密性が担保された社内回線網（本発明の「内部回線網」に相当する。）７を介して接続して構成されている。また、デジタル複合機３は、第三者側のオフィスに設置されるデジタル複合機（本発明の「外部の通信装置」に相当する。）９との間を、公衆回線網８を介して接続して構成されている。

［デジタル複合機（機密文書通信管理装置）周辺の概略構成］
図２は、デジタル複合機を中心とした概略構成図、図３は、本機に搭載された操作パネル部の外観図である。

本デジタル複合機３は、情報セキュリティに係る機密性が担保された内部回線網７を介して流通する機密文書を、外部の通信装置９宛に通信する際に経由される機密文書通信管理装置としての役割を担う。本機３は、印刷出力、スキャナ、ファックス送信、メール送信、及びデータ送信を含む各種機能を利用可能であり、マイクロコンピュータ及び専用のハードウェア回路等から構成される主制御部１１によって制御される。この主制御部１１に接続され諸機能を担う入出力機器として、本機３は、原稿読取部２１、画像処理部３１、エンジン部４１、操作パネル部５１、ファクシミリ通信部６１、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）６３、並びにネットワークＩ／Ｆ（インタフェース）部６５を備える。

主制御部１１は、スキャナ機能を実現するための動作制御を行うスキャナコントローラ１３と、ファクシミリ機能を実現するための動作制御を行うファクシミリコントローラ１５、プリンタ機能を実現するための動作制御を行うプリンタコントローラ１７、並びに、コピー機能を実現するための動作制御を行うコピーコントローラ１９を内蔵し、本機全体の動作を統括制御する。

原稿読取部２１は、図示しないスキャナを構成する画像照射ランプ２３及びＣＣＤ（電荷結合素子：Charge Coupled Device）センサー２５を含む。原稿読取部２１は、画像照射ランプ２３により原稿を照射し、その反射光をＣＣＤセンサー２５で受光することにより、原稿から画像を読み取り、読み取った画像に対応する画像データを画像処理部３１へ出力する。

画像処理部３１は、補正部３３、画像加工部３５及び画像メモリ３７を含む。画像処理部３１は、原稿読取部２１で読み取られた画像データを必要に応じて補正部３３及び画像加工部３５により処理し、処理された画像データを画像メモリ３７に記憶したり、エンジン部４１、ファクシミリ通信部６１等へ出力する。補正部３３は、原稿読取部２１で読み取られた画像データに対してレベル補正、ガンマ補正等の所定の補正処理を行う。画像加工部３５は、画像データの圧縮又は伸張処理、及び拡大又は縮小処理等の種々の加工処理を行う。

エンジン部４１は、図示しない給紙ローラ等から構成される用紙搬送部４３、図示しない感光体ドラム、露光装置、現像装置等から構成される画像形成部４５、図示しない転写ローラ等から構成される転写部４７、及び図示しない定着ローラ等から構成される定着部４９を含む。エンジン部４１は、原稿読取部２１で読み取られた画像データ、ネットワークＩ／Ｆ部６５を介してＬＡＮ（Local Area Network）によりクライアントＰＣ（パーソナルコンピュータ）等から送信された画像データ、ファクシミリ通信部６１を用いて外部の情報通信装置等から受信したファクスデータ等の画像データを用いて画像を用紙に印刷する。具体的には、用紙搬送部４３は用紙を画像形成部４５へ搬送し、画像形成部４５は上記の画像データに対応するトナー像を形成し、転写部４７はトナー像を用紙に転写し、定着部４９はトナー像を用紙に定着させて画像を形成する。

操作パネル部５１は、図３に示すように、タッチパネル部５３及び操作キー部５５を含む。操作パネル部５１は、ユーザがスキャナ機能、ファクシミリ機能、プリンタ機能、コピー機能等に関する操作を行うために使用され、ユーザによる操作指令等を主制御部１１に与える。

タッチパネル部５３は、タッチパネルとカラーＬＣＤ（Liquid Crystal Display）とを組み合わせたタッチパネルユニット等から構成され、種々の操作画面、例えば、コピー機能実行時には、原稿サイズ、コピーサイズ、複写部数等に関する情報を表示するとともに、ユーザが該当部分をタッチすることにより種々の操作指令を入力するための操作ボタン類を表示する。

操作キー部５５は、ユーザの操作入力を受付けるための複数の操作キーを備えており、例えば、コピー機能、プリンタ機能、スキャナ機能、ファクシミリ機能など諸機能のなかから、所要機能のキー入力操作をユーザが選択的に実行する際に、又は、ユーザが複写部数やコピー実行指令などを操作入力する際に用いられる。

ファクシミリ通信部６１は、符号化／復号化部（図示省略）、変復調部（図示省略）及びＮＣＵ（Network Control Unit）（図示省略）を含む。ファクシミリ通信部６１は、原稿読取部２１によって読み取られた原稿の画像データを電話回線を介して情報通信装置等へ送信したり、情報通信装置等から送信された画像データを受信する。

ＨＤＤ６３は、原稿読取部２１によって読み取られた画像データや、ネットワークＩ／Ｆ部６５を介してクライアントＰＣ等から転送されてきた文書データ等を記憶する。ＨＤＤに記憶されている諸データは、画像形成装置、プログラム及び記録媒体内部で使用されるだけでなく、必要に応じて、ネットワークＩ／Ｆ部６５を介してクライアントＰＣ等から確認したり、クライアントＰＣやＦＴＰサーバ等の所定のフォルダへ転送される。

ネットワークＩ／Ｆ部６５は、ネットワークインタフェース（１０／１００Ｂａｓｅ−ＴＸ）等を用い、ＬＡＮを介して接続されたクライアントＰＣ等に対する種々のデータの送受信を制御する。

さて、外部の通信装置９との間で機密文書の通信を行うにあたり、機密レベルに応じたきめ細かな通信管理を行うために、主制御部１１は、機密文書が発生する毎に、複数段階の機密レベル（例えば、「低い」、「中位」、「高い」の三段階など、適宜設定変更可能なもの。以下、同じ。）のなかから、当該機密文書に相応しい機密レベルを設定する機密レベル設定部（本発明の「機密レベル設定手段」に相当する。）７１と、複数段階の機密レベル毎に予め定められた承認先に係るバリエーション（例えば、機密レベル「低い」に対して、三人のうち一人の承認者（５ａ）が割り当てられ、機密レベル「中位」に対して、三人のうち二人の承認者（５ａ，５ｂ）が割り当てられ、機密レベル「高い」に対して、三人の承認者（５ａ，５ｂ，５ｃ）全員が割り当てられる。以下、同じ。）を記憶する承認先記憶部（本発明の「承認先記憶手段」に相当する。）７３と、機密レベル設定部７１で設定された当該機密文書に係る機密レベルと、承認先記憶部７３の記憶内容とに基づいて、当該機密文書に係る承認先を取得するとともに、当該取得した承認先宛に、内部回線網７を介して当該機密文書の外部通信に係る承認申請を行う一方、当該承認先から当該機密文書の外部通信に係る承認情報を取得する承認情報取得部（本発明の「承認情報取得手段」に相当する。）７５と、承認情報取得部７５で取得した承認情報と、当該機密文書に係る承認先とに基づいて、当該承認先から承認情報が取得されたか否かに係る承認完了判定を行う承認完了判定部（本発明の「承認完了判定手段」に相当する。）７７と、承認完了判定部７７における承認完了判定の結果、当該承認先から承認情報が取得された旨の判定が下されたとき、当該機密文書の、外部の通信装置９宛の通信を許可する管理を行う通信管理部（本発明の「通信管理手段」に相当する。）７９と、を備えて構成されている。なお、通信管理部７９は、承認完了判定部７７における承認完了判定の結果、当該承認先の全てから承認情報が取得された旨の判定が下されたとき、当該機密文書の、外部の通信装置９宛の通信を許可する管理を行うように構成されている。

［本発明実施例に係る機密文書通信管理装置の動作］
次に、本発明実施例に係る機密文書通信管理装置の動作について、図４を参照して説明する。図４は、本機密文書通信管理装置の動作フローチャートを示す。なお、以下の実施例において、機密レベルが「高い」に設定されている機密文書を、三人の承認者（５ａ，５ｂ，５ｃ）全員の承認を得た上で、外部の通信装置９宛にメール送信（ＳＳＬ通信等の適宜の暗号化による。）する例をあげて説明する。

図３に示すように、外部の通信装置９宛に機密文書の送信を望むユーザによっって、原稿読取部２１における原稿自動送り装置（不図示）に原稿がセットされた後に、同原稿の読み取り指示が操作パネル部５１を介して操作入力されると、主制御部１１は、原稿読み取りの開始信号を原稿読取部２１に送出する。これを受けて原稿読取部２１は、機密文書に係る原稿の読み取りを開始する（ステップ１１）。ステップＳ１１で読み取られた画像データは、原稿読取部２１から画像メモリ３７宛に送出されて、後の利用のために蓄積される。

次に、ユーザは、ステップＳ１１で作成した機密文書について、機密レベルの設定に係る入力操作を行う。ここでは、前提条件に従って、機密レベル設定部７１における機密レベルとして「高い」が設定されることになる（ステップＳ１２）。これを受けて、承認情報取得部７５は、機密レベル設定部７１で設定された当該機密文書に係る機密レベルと、承認先記憶部７３の記憶内容とに基づいて、当該機密文書に係る承認先を取得する。ここでは、前提条件に従って、当該機密文書に係る承認先として三人の承認者（５ａ，５ｂ，５ｃ）全員が割り当てられることになる（ステップＳ１３）。

次いで、承認情報取得部７５は、ステップＳ１３で取得した承認先（５ａ，５ｂ，５ｃ）宛に、内部回線網７を介して当該機密文書の外部通信に係る承認申請を行う一方、当該承認先から当該機密文書の外部通信に係る承認情報を取得する（ステップＳ１４）。

次いで、承認完了判定部７７は、承認情報取得部７５で取得した承認情報と、当該機密文書に係る承認先とに基づいて、当該承認先（５ａ，５ｂ，５ｃ）から承認情報が取得されたか否かに係る承認完了判定を行う（ステップＳ１５）。なお、ステップＳ１５における承認完了判定は、当該承認先（５ａ，５ｂ，５ｃ）の全てから承認情報（承認却下と承認許可の概念を含む。）が取得されるまでの間、繰り返し実行される。

ステップＳ１５における承認完了判定の結果、当該承認先（５ａ，５ｂ，５ｃ）の全てから承認情報（承認許可）が取得された旨の判定が下されたとき、承認完了判定部は、この判定結果を通信管理部７９宛に送る。なお、通信管理部７９は、当該承認先（５ａ，５ｂ，５ｃ）の全てから承認情報（承認許可）が取得された場合以外は、当該機密文書の承認許可は得られなかったものとみなして、当該機密文書の外部通信を許可しない。

当該承認先（５ａ，５ｂ，５ｃ）の全てからの承認情報（承認許可）を受けて、通信管理部７９は、当該機密文書の外部通信を許可した後、全ての処理を終了させる。これによって、当該機密文書は、ＳＳＬ通信等の適宜の暗号化処理が施された後に、外部の通信装置９宛に通信されることになる（ステップＳ１６）。

なお、例えば、機密レベルとして「低い」が設定されている際に、三人の承認者（５ａ，５ｂ，５ｃ）全員宛に、当該機密文書を転送する一方、三人の承認者（５ａ，５ｂ，５ｃ）のうちいずれか一人から承認許可情報を取得したとき、通信管理部７９は、当該機密文書の外部通信を許可する構成を採用してもよい。同様に、例えば、機密レベルとして「中位」が設定されている際に、三人の承認者（５ａ，５ｂ，５ｃ）全員宛に、当該機密文書を転送する一方、三人の承認者（５ａ，５ｂ，５ｃ）のうちいずれか二人から承認許可情報を取得したとき、通信管理部７９は、当該機密文書の外部通信を許可する構成を採用してもよい。

［実施例の効果］
以上述べたように、本発明実施例に係る機密文書通信管理装置３によれば、例えば、当該機密文書に係る承認先として、複数段階の機密レベル毎に予め定められた承認先に係るバリエーションから適切な承認先（５ａ，５ｂ，５ｃ）が割り当てられ、こうして適切に割り当てられた機密文書に係る承認先（５ａ，５ｂ，５ｃ）の全てから承認許可情報が取得されない限り、外部の通信装置９との間における当該機密文書の通信が禁止される結果として、外部の通信装置９との間で機密文書の通信を行うにあたり、機密レベルに応じたきめ細かな通信管理を行うことができる。

［その他］
本発明は、上述した実施例に限られるものではなく、請求の範囲及び明細書全体から読み取れる発明の要旨、あるいは技術思想に反しない範囲で適宜変更可能であり、そのような変更を伴う画像形成装置もまた、本発明における技術的範囲の射程に包含されるものである。

すなわち、本発明実施例において、当該機密文書に係る承認先として三人の承認者（５ａ，５ｂ，５ｃ）を例示して説明したが、本発明はこの例に限定されることなく、当該機密文書の性質等を勘案して、相応な承認者を適宜の数だけ設定すればよい。

最後に、本発明実施例において、通信管理部７９は、機密文書のメール送信を許可する例をあげて説明したが、本発明はこの例に限定されることなく、通信管理部７９は、機密文書のファクシミリ通信を許可するなど、適宜の通信手段を介して、外部の通信装置宛に機密文書の通信を行うことができることは言うまでもない。

本発明実施例に係る機密文書通信管理装置を含む機密文書通信管理システムの概略構成を示すブロック図である。 デジタル複合機（機密文書通信管理装置）周辺の概略構成図である。 本機に搭載された操作パネル部の外観図である。 本機密文書通信管理装置の動作フローチャート図である。

符号の説明

１１ 主制御部
７１ 機密レベル設定部（機密レベル設定手段）
７３ 承認情報取得部（承認情報取得手段）
７５ 承認先記憶部（承認先記憶手段）
７７ 承認完了判定部（承認完了判定手段）
７９ 通信管理部（通信管理手段）

Claims (4)

1. 情報セキュリティに係る機密性が担保された内部回線網を介して流通する機密文書を、通信管理装置を経由させて外部の通信装置宛に通信する際に用いられる機密文書通信管理方法であって、
   前記通信管理装置は、
   機密文書が発生する毎に、複数段階の機密レベルのなかから、当該機密文書に相応しい機密レベルを設定する機密レベル設定工程と、
   前記機密レベル設定工程で設定された当該機密文書に係る機密レベルと、複数段階の機密レベル毎に予め定められた承認先に係るバリエーションとに基づいて、当該機密文書に係る承認先を取得するとともに、当該取得した承認先宛に、前記内部回線網を介して当該機密文書の外部通信に係る承認申請を行う一方、当該承認先から当該機密文書の外部通信に係る承認情報を取得する承認情報取得工程と、
   前記承認情報取得工程で取得した承認情報と、当該機密文書に係る承認先とに基づいて、当該承認先から承認情報が取得されたか否かに係る承認完了判定を行う承認完了判定工程と、
   前記承認完了判定工程における承認完了判定の結果、当該承認先から承認情報が取得された旨の判定が下されたとき、当該機密文書の、外部の通信装置宛の通信を許可する管理を行う通信管理工程と、
   を備えて構成されることを特徴とする機密文書通信管理方法。
2. 請求項１記載の機密文書通信管理方法であって、
   前記通信管理工程では、
   前記承認完了判定工程における承認完了判定の結果、当該承認先の全てから承認情報が取得された旨の判定が下されたとき、当該機密文書の、外部の通信装置宛の通信を許可する管理を行う、
   ことを特徴とする機密文書通信管理方法。
3. 情報セキュリティに係る機密性が担保された内部回線網を介して流通する機密文書を、外部の通信装置宛に通信する際に経由される機密文書通信管理装置であって、
   機密文書が発生する毎に、複数段階の機密レベルのなかから、当該機密文書に相応しい機密レベルを設定する機密レベル設定手段と、
   複数段階の機密レベル毎に予め定められた承認先に係るバリエーションを記憶する承認先記憶手段と、
   前記機密レベル設定手段で設定された当該機密文書に係る機密レベルと、前記承認先記憶手段の記憶内容とに基づいて、当該機密文書に係る承認先を取得するとともに、当該取得した承認先宛に、前記内部回線網を介して当該機密文書の外部通信に係る承認申請を行う一方、当該承認先から当該機密文書の外部通信に係る承認情報を取得する承認情報取得手段と、
   前記承認情報取得手段で取得した承認情報と、当該機密文書に係る承認先とに基づいて、当該承認先から承認情報が取得されたか否かに係る承認完了判定を行う承認完了判定手段と、
   前記承認完了判定手段における承認完了判定の結果、当該承認先から承認情報が取得された旨の判定が下されたとき、当該機密文書の、外部の通信装置宛の通信を許可する管理を行う通信管理手段と、
   を備えて構成されることを特徴とする機密文書通信管理装置。
4. 請求項３記載の機密文書通信管理装置であって、
   前記通信管理手段は、
   前記承認完了判定手段における承認完了判定の結果、当該承認先の全てから承認情報が取得された旨の判定が下されたとき、当該機密文書の、外部の通信装置宛の通信を許可する管理を行う、
   ことを特徴とする機密文書通信管理装置。