JP2009169962A - デジタル・ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

【課題】標準のウェブ・ブラウザ・アプリケーションを使用して、標準のデスクトップ・コンピュータから自分の文書を電子的に格納および検索することを完全に制御することを可能にするデジタル・ファイリング装置を提供する。
【解決手段】紙ベースの文書について一意の文書番号を作成し、該文書番号を画像索引データベースの複数のレコードの１つに格納するプロセッサ２００によって実行されるデジタル・ファイリング・アプリケーションと、プロセッサ２００に結合されたデスクトップ・ラベル付け機構２０２と、前記一意の文書番号を有し、前記デスクトップ・ラベル付け機構によって印刷されるラベルであって、前記紙ベースの文書に添付されるラベルと、前記一意の文書番号が作成された後に前記紙ベースの文書の画像を作成する文書入力機構１１０とを含む。
【選択図】図１

Description

本発明は、一般に文書を処理することに関し、具体的には、紙ベースの文書の索引付け、イメージング、格納、および検索を行うためのデジタル・ファイリング装置に関する。

最新のコンピュータ・システムは、ビジネス、教育およびエンターテインメントの目的で使用することができるが、今日のコンピュータ用のもっとも広く行きわたったアプリケーションは、情報を処理することに関する。ワード・プロセッシング、ページ・レイアウト、データベース、表計算、およびデスクトップ・パブリッシング・アプリケーションを使用して、社会全体で情報を準備し、広めている。コンピュータ・システムおよびインターネットなどのコンピュータ・ネットワークの可用性が増加したので、我々の人口の莫大な区分で使用可能な情報の巨大なリポジトリができてきた。実際に、一般のメディアで幅広く論じられてきたように、現代のコンピュータ・システムによって我々の世界が「情報化時代」へ導かれた。

これらの遍在するコンピュータ・システムによって到来が告げられた情報化時代の約束の１つが、「ペーパーレス」社会の到来であった。理論上は、コンピュータが世界を、現在情報の流れおよび管理を妨げている紙の氾濫から解放することになる。高度情報処理機能を備えたコンピュータ・ベースのシステムによって、想像上は、情報をある場所から別の場所へと、「ハード・コピー」を必要とせずに瞬時に電子交換できることになる。実際に、多数のビジネスでは、オフィスに流れ込んでは出ていく、外観上は際限のない紙の流れをなくし、あるいは少なくとも大幅に削減するという定まった目標を持って、コンピュータ・システムを採用している。紙ベースの情報の負担を削減することが、広く行きわたった目標となっている。しかし、単純な真実としては、今日ではさらに、紙ベースの情報、文書処理の労働コスト、文書格納の諸経費、およびハード・コピー関係の依存性が、我々の社会で従来よりも増えている。

実際には、ペーパーレス社会の夢によって、今日の情報労働者の疲労した目にはかすかな輝きが残っている。非常に多量の紙が、世界中のオフィスで、机上に積み重なり続け、ファイリング・キャビネットに溢れるまで充満し続けている。むしろ、コンピュータの数が増えたことで、我々の社会において急速に増加する紙の流れが悪化した。大勢の人々が使用可能な情報システムを作成することで、コンピュータによって、ますます多くの人々が、有用にする目的で、誰かがどこかで読んで処理しなければならない紙の量を絶えず増大させることが可能となった。

推定では、世界中のビジネスによって、年間２兆ページ以上の文書が生成されている。また、コンピュータ・システムおよびコンピュータ・ユーザが急増したにも関わらず、推定では、今日世界で使用されている情報の２５％未満が、コンピュータでアクセス可能な形式で使用可能である。平均的な事務従事者は、業務時間の１０％〜４０％を費やして情報を探しており、その大部分が紙ベースである。１ドルを費やして紙の文書を作成する毎に、１０ドルを費やしてその文書を処理し、格納している。大部分のビジネスおよび組織を動かすまったくの紙による処理が、徐々にそれらの一部から生産性を妨げ始めている。これは、これらのビジネスが効果的かつ効率的に紙ベースの情報を管理することができないからである。

この問題を認識して、情報の流れに毎日流れ込む紙による処理をよりよく管理し、制御するための試みが行われてきた。以前に実施されたこれらの解決策のいくつかは、電子画像を直接コンピュータ・システムで、ハード・コピーを完全に回避して作成し、格納し、アクセスする概念の周囲に基づいている。この解決策は、企業または組織がかなり厳重に文書の生成および使用を制御することを達成し、したがってある状況における紙の流れを効果的に削減することができるときにのみ意味をなす。しかし、所与の組織における紙の負担の多くは、外部ソースによって生成される紙ベースの文書に直接起因する。これは、大部分のビジネスおよび組織が、それらの内部システムに関わらず、なお紙ベースの情報を受け取り、処理しているという意味である。

他の既知の解決策には文書イメージング・システムがあり、これは紙ベースの文書を走査し、その結果生じる電子画像を格納／検索することができる。多数の異なる文書イメージング・システムが、１９８０年代の終り頃から商品化されてきたが、そのどれもが広く行きわたって受け入れられていない。紙の情報の格納、アクセスおよび管理の定量化可能な負担はよく知られており、一様に公然と非難されているが、文書イメージング・システムは、従来のファイリング・キャビネットの代替物として幅広く採用されていない。今日の文書イメージング・システムが取り込んでいるのは、紙のファイリング量の１％未満である。ファイル・キャビネットは充満し続け、机上の紙の山は増大し続け、多数のビジネス・プロセスおよび机上がなお紙に束縛されている。Ｉｎｔｅｒｎａｔｉｏｎａｌ Ｄａｔａ Ｃｏｒｐｏｒａｔｉｏｎ（ＩＤＣ）は、１９９７年に米国のビジネスが２５０〜３５０億ドルを紙のファイリング、格納および検索に費やすであろうと推定している。ＩＤＣによると、この数は、合計のライフ・サイクルの紙管理コストを計算するときには１０００億ドルに達する。

紙ベースの文書管理が、紙の使用に伴う問題およびコストに関わらず、電子文書イメージング・システムよりも引き続き好まれる重要な理由は、仕事場におけるイメージング技術の広範囲の採用に対する基本的な障害から生ずる。根本的に、走査および索引プロセスを通じて紙を駆動するための効率的、費用有効的で、適合可能な方法の欠如が、幅広く及ぶ文書イメージングの解決策を採用しようとする大部分の組織の努力の妨げになり続けている。画像取り込みおよび索引付けのための簡素なオフィス・オートメーション・プラットフォームの欠如が、依然として文書イメージングの使用を広げる際の重要な障害となっている。

文書入力（走査および索引付け）サブシステムは通常、従来の文書イメージングの解決策の中でももっとも高価で、大きな労働力を要し、時間がかかり、誤りをおかしやすい構成要素である。効果的にするため、紙からデジタルへの変換システムは、最低でも次の作業に対処しなければならない。すなわち、文書の集約、文書を走査するための準備、文書のバッチング、文書の走査、走査品質制御、コミット前画像キャッシング、文書の索引付け、データベース更新、および永久画像格納である。従来の文書イメージング・システムは、これらのタスクを実施するために、プロセス作業者、ハードウェア、ソフトウェア、および関連ネットワーク作業の入力アセンブリ・ラインを構築する。これらのシステムには、処理中の画像のネットワーク・キャッシングおよび伝送、画面からのキーストロークを支援するための大型表示モニタを備えた索引付けステーション、および、人およびマシンによる文書入力プロセス全体の制御が必要である。高価で、これらの要件に合わせて開発された統合システムは、一般に、目標とする、大量の、構造化された紙の流れのための厳密なプロセスを設ける。カスタマイズされた文書入力サブシステムは目標とするビジネス・アプリケーションに合わせて正当化され、構築されるので、他の多様な文書イメージングの必要性、より小規模の作業グループ用ファイリング・システム、または特別のファイリング・システムには十分に適合しない。残念ながら、多様な小規模の作業グループのファイリング、および特別のファイリング・システムは、大量の紙ファイリングに相当する。文書入力アセンブリ・ラインのパラダイムは、多数のビジネスおよび組織で見られる、多数の既存の紙の移動およびファイリング・パターンとは十分に調和しない。

たとえば、大部分の従来の文書イメージング・システムは、専用の走査および索引付け装置および人員を備えた集中入力機構を操作する。このシナリオでは、紙ベースの文書が「イメージング」部門へ集中され、そこで文書イメージング作業者が文書の識別、バッチ、編成、準備、走査および索引付けを行う。このシステムは、大量の、構造化された紙の流れのイメージングには効果的であるが、大部分のオフィスにおける文書の自然の流れおよび使用では直観に反しており、したがって受け入れ不可能である。大部分の事務従事者は、紙ベースの文書を自分の机で受け取り、この文書を使用し、次いでファイリングして、共働者がこの文書を必要なときに迅速に検索できるようにしたいと考える。文書の元の使用者が、通常、その文書を索引付けするのにもっとも適任の人である。文書の集中制御および配置によって、事務従事者を自分たちの情報のソースから引き離し、２つのエンティティを分離させる。

さらに、これらの多数の従来の文書イメージング・システムには、入ってくる紙ベースの文書を簡単に管理し、処理するために、高価な新しい装置の獲得および新人作業者のトレーニングも必要である。この要件によって、採用に対するコストの障害が追加され、多数の組織がこの障害を克服することができない。また、現在使用可能な文書イメージング・システムは、文書画像を作成、格納、使用するためのメーカ独自のソフトウェアを使用する。設計によって、これらのシステムは、電子画像の可用性をメーカ独自の文書イメージング・システム内の対象者に限定し、それによって、所与の文書へのアクセスを必要とする可能性のある、他のシステムおよび外部組織との文書交換の確率を低減する。

紙からデジタル画像への解決策を採用し、実施する課題は、文書画像取り込みプロセスの技巧および技術に限定されるものではない。従来の文書イメージング技術は、ユーザの机上、およびビジネス・プロセスにおける文書の流れ全体に著しい変化ももたらす。先に言及したように、大部分の大規模な文書イメージング環境では、エンド・ユーザがイメージング／索引付けプロセス全体から疎外され、自分自身の文書の流れまたは配置を制御しない。紙からデジタル文書への解決策を真に有用にするためには、エンド・ユーザがこのプロセスにおいて快適でなければならず、新しい方法に取り組まなければならない。ユーザの採用要素は非常に重要である。これは、紙を取り扱うことに伴う負担は根深く、しばしば受容されるが、文書イメージング・システムの採用および実施に関係する変化は幅広く及び、潜在的に混乱を生じさせるものであるからである。

一般に、紙からデジタル文書への解決策の実施の成功、および後続のユーザの採用の成功は、少なくとも以下の基本的な問題点を十分に対処することによって決まる。
・これらの著しい追加コストおよび作業が、従来の紙ファイリングとは反対のものとして画像入力プロセスに関係しているか。そうである場合、この追加コストは、結果として生じる画像有用性に足る価値があるか。
・このシステムを従来の紙の使用方法と融合させ、情報のライフ・サイクルにおいて各媒体（紙および画像）の利点およびユーザの選好を最大にすることができるか。
・電子的解決策で、紙が机上に到着したときから開始する、既存の紙による情報管理プロセスを、さらに改良することができるか。
・ユーザが、紙を（デジタルで）ファイリングする新しい方法を容易に学習し、順応することができるか。
・新しいシステムが、既存の紙のプロセスおよびオフィス・オートメーション資源に近接していることを、出発点として示すであろうか。

これらの問題点にうまく対処した後、受け入れ可能な解決策を開発し、採用することができる。しかし、現在の文書の索引付け、イメージング、格納、検索、および処理システムの著しい制限を克服するためのよりよいシステムおよび方法がなければ、世界はますます、継続的に生産性を下げている古くからの解決策に依存するであろう。

本発明は、デジタル・ファイリング・システムの装置を開示する。本発明において、デジタル・ファイリングとは、紙ベースの情報を机上で受け取ることから、索引付け、走査、画像格納および画像検索プロセスまでの効率的な管理を指す。本発明の好ましい実施形態では、容易で効果的な、紙ベースの文書の索引付け、イメージング、格納、検索および管理を提供し、多数の既存のオフィス資源を組み込むシステムを使用してそれらを電子文書に変換する。提案するシステムおよび方法は、デジタル・ファイリングのためのデスクトップの解決策を実施し、これを各作業者に対して使用可能にすることができる。本発明の一実施形態では、個人が、標準のウェブ・ブラウザ・アプリケーションを使用して、標準のデスクトップ・コンピュータから自分の文書を電子的に格納および検索することを完全に制御する。本発明のデジタル・ファイリング・システムでは、比類なく、ユーザが専用のデスクトップ・ラベル付け機構を使用することによって、文書を走査／イメージングする前に索引付けおよびラベル付けすることができる。

個人が自分のデスクトップで迅速かつ容易に紙ベースの文書の識別、索引付け、および格納を制御できる機能を組み込むことによって、これらの文書の画像を効果的にほぼいかなる作業環境にも同化することができる。紙ベースの文書を走査する前に索引付けすることによって、文書の目録ができるだけ早い時間に作成され、紙および画像制御の労力の保全性が拡張される。走査する前に索引付けすることによって、画像格納ファイル名を、走査および格納作業の前に事前構築する。これによって、後続の走査および格納プロセスを簡素化し、システムおよび走査上のコストを削減し、オープンな画像ファイリング・システムを可能にするので、文書リポジトリが、メーカ独自のものでない方法を使用して移送可能およびアクセス可能である。最後に、このシステムが従来のメーカ独自のソフトウェア依存性を除去するので、配備のコストは以前の代替物よりも根本的に低い。

本発明の好ましい実施形態による、文書の索引付け、イメージング、格納および検索を行うためのデジタル・ファイリング装置のブロック図である。 図１の装置で使用するために適したコンピュータのブロック図である。 本発明の好ましい実施形態による、デスクトップ文書ラベル付け機構の斜視図である。 本発明の好ましい代替実施形態による、デスクトップ文書ラベル付け機構の斜視図である。 図３の文書ラベル付け機構によって生成されたラベルの図である。 本発明の好ましい実施形態による、文書命名およびラベル付け規則の包括的な図である。 本発明の好ましい実施形態による、文書命名およびラベル付け規則の特定の図である。 本発明の好ましい実施形態による、紙ベースの文書の処理のフローチャートである。 本発明の好ましい実施形態による、デジタル・ファイリング・システムを使用して文書を格納するための、ウェブ・ブラウザ・ベースのユーザ・インタフェースの画面ショットである。 本発明の好ましい実施形態による、デジタル・ファイリング・システムを使用して文書を検索するための、ウェブ・ブラウザ・ベースのユーザ・インタフェースの画面ショットである。 本発明の好ましい実施形態による、画像索引付けおよび格納システムのブロック図である。 本発明の好ましい実施形態による折り畳み式バスケットを開いた斜視図である。

本発明の好ましい実施形態を、添付の図面と共に以下で説明する。図面では、同様の指示が同様の要素を示す。本発明は、インターネット、Ｗｏｒｌｄ Ｗｉｄｅ Ｗｅｂ（ＷＷＷ）、ウェブ・ブラウザ、ＪＡＶＡ（登録商標）およびクライアント／サーバ・トランザクションに関連する様々な概念を利用する。これらの概念に精通していない者については、概観のセクションの説明によって、本発明を理解するために必要な追加の詳細が得られるであろう。これらの概念に精通している者は、以下の詳細な説明のセクションへ直接進んでもよい。

１．概観
インターネット
最近非常に普及してきた、１つの重要なコンピュータ・ネットワークが、インターネットである。インターネットは現代のインターネットおよびネットワークの急増から生じ、共にリンクされたコンピュータ・システムの高性能な世界中のネットワークへ発展してきた。インターネットのサブセットであるＷＷＷは、リンクされたウェブ「ページ」の集合であり、情報をコンピュータ・ユーザへグラフィカルな様式で提示する。ＷＷＷへのアクセスを希望する、個々のＰＣ（すなわち、ワークステーション）のユーザは、典型的には、「ウェブ・ブラウザ」として知られるソフトウェア・アプリケーションを使用してアクセスを行う。多数の市販のウェブ・ブラウザを現在入手することができる。これらには、ＩＢＭのＷｅｂＥｘｐｌｏｒｅｒ、ＮｅｔｓｃａｐｅのＮａｖｉｇａｔｏｒ、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｅｘｐｌｏｒｅｒ、Ａｐｐｌｅ ＣｏｍｐｕｔｅｒのＣｙｂｅｒＤｏｇ、および、現存する、あるいは将来開発される可能性のある、ＷＷＷを介して情報にアクセスあるいは情報を処理するための他のいかなるソフトウェア・アプリケーションなどのアプリケーションが含まれる。

ウェブ・ブラウザは、ＷＷＷを介して「ウェブ・サーバ」として知られる他のコンピュータに接続し、ウェブ・サーバから情報を受信し、それがユーザのワークステーション上に表示される。ユーザに表示される情報は、典型的には、ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ（ＨＴＭＬ）と呼ばれる専用言語、またはＸＭＬなどの他の類似の言語を使用して構築されたページに編成される。ウェブ・ブラウザとウェブ・サーバの間の情報の転送は、クライアント／サーバ関係のコンテクストで、ウェブ・ブラウザがウェブ・サーバのクライアントとして行われる。このコンテクストで使用されるいくつかの標準プロトコルがあり、これらが本発明で利用される。

ＪＡＶＡ（登録商標）コンピュータ・プログラミング言語
ＪＡＶＡ（登録商標）とは、ソフトウェア・アプリケーションの開発に使用される、非常によく知られた人気のあるオブジェクト指向の一コンピュータ・プログラミング言語の名前である。ＪＡＶＡ（登録商標）の人気は１つには比較的簡単であること、および異なるコンピュータ（すなわちプラットフォーム）であっても同じＪＡＶＡ（登録商標）コードを実行できるような方法で書かれていることに起因する。言い換えれば、ＪＡＶＡ（登録商標）はプラットフォームに依存していない。この特徴によって、インターネットの人気が高まるにつれてＪＡＶＡ（登録商標）を使用する人が大幅に増加したため、多くの異なるタイプのコンピュータ・プラットフォームが互いに通信できるようになった。特定のタスクを実施するためには、「アプレット」と呼ばれる小さなＪＡＶＡ（登録商標）プログラムが書き込まれる。

２．詳細な説明
本発明のデジタル・ファイリング・システムおよび方法は、文書の索引付け、文書のイメージング／走査、文書の格納、および文書の検索を行うための完全な解決方法を提供する。本発明の実施により、ユーザはどんなビジネス環境においても、紙ベース文書を素早く簡単に管理することができる。デジタル・ファイリング・プロセスには、紙ベース文書の受取り、ユーザ・ワークステーションでの文書の索引付け、文書用画像ファイル名の生成、文書用ラベルの作成、そのラベルの文書への貼付、文書のイメージング／走査、以前に生成された画像ファイル名を使用した文書の電子的格納、および情報の索引付けが含まれる。このプロセスは、紙文書の処理に関する様々な初期設定に順応すると同時に、共通のオフィス基幹施設を使用して総称的な文書をイメージングを可能にする。

ここで図１を参照すると、本発明の好ましい一実施形態に従ったデジタル・ファイリング・システム１００は、コンピュータ２００、周辺接続２０１、デスクトップ・ラベル付け機構２０２、任意選択のフォールディング・アウト・バスケット２０３、文書入力機構１１０、画像記憶機構１３０、および通信リンク１２０を含む。デジタル・ファイリング・システム１００は、オフィス作業者が他から受け取った文書を索引付け、格納、および管理するための方法を提供する。

周辺接続２０１は、コンピュータ周辺デバイスをコンピュータまたはコンピュータ・ネットワークに接続するための任意の好適な機構である。これには、業界標準である小型コンピュータ・システム・インターフェース（ＳＣＳＩ）接続、ＲＳ−２３２接続、無線赤外線接続などの、直列および並列両方の通信ケーブルが含まれる。周辺接続２０１に最も好ましい実施形態は、コンピュータ２００上の入力ポートに接続された業界標準ケーブルを介した、直接で物理的な接続である。ただし、図１では周辺接続２０１をコンピュータ２００に直接接続するように表示してあるが、直接通信リンク１２０へ接続することも可能であり、状況によってはこちらの方がより好ましい場合があることに留意されたい。

デスクトップ・ラベル付け機構２０２は、周辺接続２０１を介してコンピュータ２００に接続される、ラベル生成デバイスを表す。デスクトップ・ラベル付け機構２０２は、コンピュータ読取り可能２次元バー・コードまたは他の高密度シンボロジならびに対応する人間読取り可能情報（すなわち目で読取り可能なコンテント）を含むラベルを印刷する機能を備えた、専用プリンタである。好ましいことに、デスクトップのラベル付け機構２０２によって生成されるバー・コードは、パブリック・ドメインの業界標準ＰＤＦ ４１７バー・コード・ラベル形式または他の高密度シンボロジに従うものであり、目で読取り可能なコンテントが文書に関する情報をユーザに提供する。代表的なラベルについては、図４に関して下記に記載する。

フォールディング・アウト・バスケット２０３は、システム１００が有効に利用できる任意選択のアクセサリである。フォールディング・アウト・バスケット２０３は、ユーザが紙ベース文書に索引付けおよびラベル付けを行った後、これらのための物理的なデスクトップ記憶位置として提供される。紙ベース文書は、日中はフォールディング・アウト・バスケット内にステージングされ、その後所定の間隔または所望の間隔ごとに、バッチ走査のために中央走査位置に移送することができる。

文書入力機構１１０は、文書の走査またはイメージングが実行できる任意タイプのデバイスである。紙ベース文書の場合、フラットベッド・スキャナ、ドラム・スキャナ、デジタル式コピー機、ファックス・マシン、多機能コピー機（「モピア（ｍｏｐｉｅｒ）」）などはすべて、本発明の様々な実施形態で使用できる文書入力機構１１０の例である。文書入力機構１１０の目的は、紙ベース文書の走査／イメージングを実行し、画像記憶機構１３０上にある記憶装置用に紙ベース文書のデジタル画像を作成することである。さらに、電子メール、ファックスなどのデジタル伝送も、文書入力機構１１０の多様な形式であるとみなすことができる。文書がすでにデジタル画像である場合は、文書を走査する必要がなく、図７に記載の方法に従って文書を格納することができる。

画像記憶機構１３０は、文書入力機構１１０によって走査／イメージングされた画像を格納するための大規模２次記憶装置を表す。画像記憶機構１３０を実施するために、ハードディスク・ドライバ、書込み可能なＣＤ−ＲＯＭおよびＤＶＤのドライブおよびジュークボックス、磁気テープ、ならびに当分野の技術者に知られる他のデバイスなどの様々な構成要素を使用することができる。文書入力機構１１０によって取り込まれたデジタル文書画像は、通信リンク１２０を介して画像記憶機構１３０に伝送することができる。画像記憶機構１３０には、光磁気媒体、ＤＶＤディスク、またはＣＲ−ＲＯＭディスクなどの、取外し可能で移送可能な画像記憶媒体を含むことができる。

通信リンク１２０は、現在知られているかまたは将来開発される、結線接続、内部または外部バス、モデムまたは高速Ｔ１回線を介した電話アクセス用接続、赤外線または他の無線通信、有線接続または無線接続を介してインターネットまたは内部ネットワーク（たとえばイントラネット）を経由するコンピュータ・ネットワーク通信、あるいはコンピュータとコンピュータ構成要素との間のその他任意の好適な接続を含む、任意の好適なコンピュータ通信リンクまたは通信機構である。通信リンク１２０の一部がダイヤルアップ電話接続であってもよいことに留意されたい。コンピュータ２００については、図２に関して下記に記載する。

動作時には、システム１００のユーザが紙ベース文書を受け取る。ユーザはシステム１００を使用して文書に索引および名前を付ける。索引付けされた情報は、索引付けの際に、画像索引データベース内のレコードに自動的に格納される。システム１００は、その後で紙ベース文書が走査またはイメージングされるとき、および文書の画像が作成されるときに、画像ファイル名となる文書番号を生成する。文書番号は、文書画像をデータベース内のレコードと効果的にリンクさせ、後でこの文書画像を簡単に検索できるようにするために使用される。次いでコンピュータ２００は、デスクトップ・ラベル付け機構２０２と通信を行い、デスクトップ・ラベル付け機構２０２が、文書名および文書の識別に使用される他の任意の記述情報について詳述した紙ベース文書用のラベルを生成する。

ラベルが生成されて入力する文書の最初のページに貼付された後、この文書が文書入力機構１１０を使用してシステム１００に入力される。ラベルを最初のページのみに配置する代わりに、バー・コード形式のラベルを走査の前に紙ベース文書の各ページに配置することができる。その後で紙ベース文書が走査されるとき、紙ベース文書（ラベルを含む）の画像が作成され、最初のページにあるラベルのバー・コード部分が復号化される。この復号化された情報を使用して、バー・コードから以前に作成された文書番号が抽出される。イメージング／走査実行後、紙ベース文書の画像は、以前に生成された文書番号をその画像の画像ファイル名として使用し、それによって文書画像を画像索引データベース内のレコードにリンクさせることで、画像記憶機構１３０上などの省略時指定記憶位置にある画像リポジトリ内に格納される。

通信リンク１２０は、システム１００の様々な構成要素間の通信を提供し、文書画像がデバイス間で伝送できるようにするものである。この様式では、ユーザが紙ベース文書の電子画像に素早く簡単にアクセスすることができる。通信リンク１２０の例には、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、イントラネット、またはインターネットが含まれる。通信リンク１２０は、システム１００の物理的構成要素が物理的に近接しているかどうかにかかわらず、これらをまとめて論理的にリンクする。このことは、本発明の多くの好ましい実施形態では、コンピュータ２００、文書入力機構１１０、および画像記憶機構１３０が地理的に遠隔にあり、索引付けプロセス、走査／イメージング・プロセス、および記憶プロセスが順番に発生するが動作上は独立していることが予想されるため特に重要である。この方法は、走査の前に文書にラベル付けすること、および画像記憶ファイル名を事前に確立してそのファイル名をラベルに含めることにより、索引、走査、および記憶プロセス間における他のいずれの通信または接続も必要としない。

前述のように、主に入力される紙ベース文書を処理するために設計されているが、入力される電子文書（電子メール、インターネットからダウンロードされた文書など）がシステム１００を使用して索引付けおよび記憶できることも企図されている。電子文書の場合、文書の走査／イメージングは不要となる。

ここで図２を参照すると、本発明の好ましい実施形態に従ったコンピュータ２００は、ＩＢＭ互換のパーソナル・コンピュータ・システムである。ただし当分野の技術者であれば、本発明の方法および装置が、コンピュータ・システムがパーソナル・コンピュータまたはワークステーションなどの複数ユーザ・コンピューティング装置または単一ユーザ・デバイスであるかどうかにかかわらず、どんなコンピュータ・システムにも等しく適用されることを理解されよう。コンピュータ２００は好適なことに、中央処理ユニット（ＣＰＵ）またはプロセッサ２１０、主メモリ２２０、メモリ制御装置２３０、補助記憶インターフェース２４０、および端末インターフェース２５０のうちの少なくとも１つを備えており、これらがすべてシステム・バス２６０を介して相互接続される。図２に示されたコンピュータ・システム２００には、キャッシュ・メモリまたは他の周辺デバイスの追加など、本発明の範囲内で様々な修正、追加、または削除が実行できることに留意されたい。たとえば、コンピュータ２００は、システム・バス２６０に接続されたモニタまたは他の表示デバイス（図示せず）を含むこともある。図２はすべてを網羅したものではなく、コンピュータ・システム２００の顕著な特徴の一部を簡単に示したものである。

プロセッサ２１０はコンピュータ２００の演算および制御機能を実行するものであって、好適な中央処理ユニット（ＣＰＵ）を備える。プロセッサ２１０はマイクロプロセッサなどの単一の集積回路を備えるか、またはプロセッサの機能を達成するために協調して動作する任意の好適な数の集積回路デバイスおよび／または回路基板を備えることができる。プロセッサ２１０は好適なことに、主メモリ２２０内でオブジェクト指向のコンピュータ・プログラム２２２を実行する。

補助記憶インターフェース２４０は、コンピュータ２００が、画像記憶機構１３０、磁気ディスク・ドライブ（たとえばハード・ディスクまたはフロッピー（登録商標）・ディスケット）、または光学的記憶デバイス（たとえばＣＤ−ＲＯＭ）などの補助記憶デバイスから情報を格納および検索することができるようにするものである。好適な一記憶デバイスは、直接アクセス記憶デバイス（ＤＡＳＤ）２７０である。図２に示すように、ＤＡＳＤ ２７０はフロッピー（登録商標）・ディスク２８０からプログラムおよびデータを読み取ることができるフロッピー（登録商標）・ディスク・ドライブである可能性がある。本発明について完全に機能的なコンピュータ・システムに関連してこれまで述べてきた（さらに引き続き述べる）が、当分野の技術者であれば、本発明の機構がプログラム製品として多様な形式で配布可能であること、ならびに、実際に配布を実行するために使用される特定のタイプまたは位置の信号伝送媒体にかかわらず、本発明が等しく適用されることを理解されよう。信号伝送媒体の例には、フロッピー（登録商標）・ディスク（たとえばディスク２８０）およびＣＤ ＲＯＭなどの書込み可能タイプの媒体、ならびに無線通信リンクを含むデジタルおよびアナログ通信リンクなどの伝送タイプの媒体が含まれる。

メモリ制御装置２３０は、プロセッサ２１０とは別のプロセッサ（図示せず）の使用を介して、要求された情報を主メモリ２２０からおよび／または補助記憶インターフェース２４０を介してプロセッサ２１０へ移動させる役割を担う。メモリ制御装置２３０は説明の目的で別のエンティティとして表示されているが、実際には、メモリ制御装置２３０によって提供される機能の一部が、プロセッサ２１０、主メモリ２２０、および／または補助記憶インターフェース２４０に関連付けられた回路内に現実に常駐できることを、当分野の技術者であれば理解されよう。

端末インターフェース２５０は、システム管理者およびコンピュータ・プログラマが、通常はプログラム可能ワークステーションを介してコンピュータ・システム２００と通信できるようにするものである。図２に示されたコンピュータ２００は、単一の主プロセッサ２１０および単一のシステム・バス２６０のみを含むが、本発明は複数のプロセッサおよび複数のシステム・バスを有するコンピュータ・システムに等しく適用されるものであることを理解されたい。同様に、好ましい実施形態のシステム・バス２６０は典型的な結線の分岐バスであるが、コンピュータ関連環境において双方向通信をサポートするどんな接続手段でも使用可能である。

主メモリ２２０は好適なことに、オペレーティング・システム２２２、ウェブ・ブラウザ２２５、デジタル・ファイリング・アプリケーション２２７、および画像索引データベース２２８を含む。本明細書で使用される「メモリ」という用語は、コンピュータ２００にある仮想メモリ空間内の任意の記憶位置を示す。

主メモリ２２０が、表示されたすべての機構のすべての部分を含む必要のないことを理解されたい。たとえば、プロセッサ２１０を実行するためにオペレーティング・システム２２２の一部を命令キャッシュ（図示せず）内にロードし、他のファイルは磁気ディスクまたは光ディスク記憶デバイス（図示せず）上に適切に格納することができる。さらに、画像索引データベース２２６はオペレーティング・システム２２２と同じメモリ位置に常駐するように図示されているが、主メモリ２２０が複数の本質的に異なるメモリ位置からなることが可能であることを理解されよう。

オペレーティング・システム２２２は、コンピュータ２００の動作および制御に使用されるソフトウェアを含む。オペレーティング・システム２２２は、典型的にはプロセッサ２１０によって実行される。オペレーティング・システム２２２は、単一のプログラム、あるいはオペレーティング・システムの機能を実行するために協同で動作する複数プログラムの集合体であってよい。

ウェブ・ブラウザ２２５は、現在知られているかまたは今後開発される、任意のウェブ・ブラウザ・ソフトウェア・アプリケーションであることが可能である。好適なウェブ・ブラウザ２２５の例には、ＭｉｃｒｏｓｏｆｔのＩｎｔｅｒｎｅｔ ＥｘｐｌｏｒｅｒおよびＮｅｔｓｃａｐｅ Ｎａｖｉｇａｔｏｒが含まれる。他の供給業者が、本発明の様々な好ましい実施形態で使用するのに好適なウェブ・ブラウザを開発することが予想される。

画像リポジトリ２２６は、当分野の技術者に知られた任意のタイプのコンピュータ・ファイリング構造または記憶構造であることが可能である。本発明の最も好ましい実施形態では、画像リポジトリ２２６は、図５および図６に関して下記に説明するように作成および割り当てられた一意のファイル名を各画像が有する、一連の画像を含む単なるディレクトリまたはサブディレクトリである。あるいは、画像リポジトリ２２６は、画像を含むレコードを格納できる構造化照会言語（Ｓｔｒｕｃｔｕｒｅｄ Ｑｕｅｒｙ Ｌａｎｇｕａｇｅ（ＳＱＬ））互換データベース・ファイルであってもよい。好ましい一実施形態では、画像リポジトリ２２６は、ある地理的位置から他の位置へ容易に移送可能なＤＶＤディスク上の画像ディレクトリである。

デジタル・ファイリング・アプリケーション２２７は、その後の走査／イメージングおよび電子ファイリング用の文書作成に使用されるユーザ・インターフェースおよび索引付けツールを含む本発明の様々な機能を提供するために、ウェブ・ブラウザ２２５に関連して作業する。デジタル・ファイリング・アプリケーション２２７は、画像リポジトリ２２６および画像索引データベース２２８のためのレコード管理機能（追加、修正、削除など）ならびに様々な管理ユーティリティを提供するためのデータベース・エンジンも組み込む。

好ましいことに、画像索引データベース２２８は、画像リポジトリ２２６に格納された画像に関する索引付けされた文書名を含む情報を格納できる、構造化照会言語（Ｓｔｒｕｃｔｕｒｅｄ Ｑｕｅｒｙ Ｌａｎｇｕａｇｅ（ＳＱＬ））互換データベース・ファイルである。さらに画像索引データベース２２８は、物理的に主メモリ２２０以外の位置に配置可能である。たとえば、画像索引データベース２２８は、補助記憶インターフェース（Ｉ／Ｆ）２４０を介してコンピュータ２００に結合された外部ハード・ディスク・ドライブ（図示せず）上に格納することができる。

画像リポジトリ２２６からの画像は、デジタル・ファイリング・アプリケーション２２７およびウェブ・ブラウザ２２５によって表示するために、主メモリ２２０および／またはキャッシュ・メモリ記憶位置（図示せず）にロードすることができることに留意されたい。ウェブ・ブラウザでは典型的なように、「戻る（ｂａｃｋ）」ボタンまたは「進む（ｆｏｒｗａｒｄ）」ボタンを使用して、以前に表示された画像を再呼出しすることができる。本発明は標準的なウェブ・ブラウザで動作するため、デジタル・ファイリング・アプリケーション２２７を使用して表示された画像にこの機能を使用することができる。

次に図３を参照すると、本発明の好ましい実施形態に従ったデスクトップ・ラベル付け機構２０１が示されている。第１の好ましい実施形態では、デスクトップ・ラベル付け機構２０２がライナなしラベル・ストック上にバー・コードおよび目で読取り可能な情報を生成する。次いでこのラベルが、図１のシステム１００を使用して走査および格納される紙ベース文書に手作業で転写される。

次に図３ａを参照すると、デスクトップ・ラベル付け機構２０２の好ましい代替実施形態では、（電子ステープラと同様に）ラベルを印刷して紙ベース文書上に直接貼付する。図３ａに示すように、デスクトップ・ラベル付け機構２０１には、複数の紙ベース文書または複数ページの紙ベース文書を受け取るための開口部３１０がある。ユーザが紙を開口部３１０に挿入すると、デスクトップ・ラベル付け機構２０２はその紙にラベルを直接貼付する。デスクトップ・ラベル付け機構２０２の他の好ましい代替実施形態では、別のラベルを使用せずに、ラベル情報（バー・コードおよび目で読取り可能なコンテント）が紙ベース文書上に直接印刷される。バー・コードおよび目で読取り可能な情報のコンテントについては、下記の図５および図６に関して論じる。

次に図４を参照すると、デスクトップ・ラベル付け機構２０１が生成するサンプル・ラベル４００が示されている。図４に示すように、ラベル４００は目で読取り可能な情報部分４１０およびコンピュータで読取り可能なバー・コード部分４２０という、２つの異なる部分を含む。目で読取り可能な情報部分４１０は、システム１００のユーザにとって便利なように提供されており、紙ベース文書についてまたは紙ベース文書がどのように処理されるかについての基本情報を提供する。コンピュータ読取り可能部分４２０は、走査された画像が図１の画像記憶機構１３０上に格納されるときに使用される、画像ファイル名の格納に使用される。これら２つの異なる部分に含まれる情報は同一であってもよいが、セキュリティの面から、これら２つの異なる部分には異なる情報を含めることができる。画像ファイル名を符号化するために高密度シンボロジを使用する際には、多くの異なるタイプのシンボロジを含めることができることに留意されたい。これには、アイコンまたは大量の情報をデジタル形式で表すことのできる他の任意のシンボロジ内に、デジタル情報を影として表すシンボロジが含まれる。さらに、ラベルのバー・コードまたはマシン読取り可能部分には、追加情報を含めることができることにも留意されたい。たとえば、文書の処理または文書の追加索引データに関する情報を含めることができる。

次に図５を参照すると、本発明の好ましい一実施形態に従ったラベル５００のコンテントの総称的な記述が記載されている。図５に示すように、ラベル５００は、文書が走査された後に画像ファイル名となり、ソフトウェア製造番号フィールド５１０、セキュリティ・フィールド５２０、索引付け日付フィールド５３０、ユーザＩＤフィールド５４０、および文書カウンタ・フィールド５５０の各構成要素からなる、一意の文書番号を含む。ソフトウェア製造番号フィールド５１０は、一意の顧客を識別する際に使用される。本発明の機能を提供するソフトウェア・プログラムの各コピーは、これに関連付けられた一意の製造番号を有するものとなる。これによって、他の番号と連結されたときに各文書番号が大域的に一意であることを保証する、システム１００の各ユーザを識別するための一意のコードを提供することになる。これが重要な理由は、第三者の供給業者が画像用に記憶スペースを提供することになり、供給業者が複数のクライアントから画像を一意に識別、分離、確保、および格納する信頼できる方法を有していなければならないためである。

セキュリティ・フィールド５２０は、文書を所有する企業の制御またはセキュリティの下で文書番号が確定されることを保証するためのユーザ確定コードなど、様々なセキュリティ機能を提供するために使用される。さらに、内部セキュリティ処置を提供するようにセキュリティ・フィールド５２０をカスタマイズおよび構成し、それによって影響を受けやすい文書画像へのアクセスを制限することが可能である。索引付け日付フィールド５３０は、システム１００のユーザによって文書に索引が付けられた日付を示す。ユーザＩＤフィールド５４０は、記憶するために文書に索引を付けたユーザを識別する際に使用される。通常ユーザの識別は、ログオンＩＤを介してシステムが決定する。文書カウンタ・フィールド５５０は、所与の日付にユーザが索引を付けた文書の番号を追跡する際に使用される。

次に図６を参照すると、図５に対応するフィールド構成要素を備えたラベル６００の特定の例が示されている。図６に示すように、ソフトウェア製造番号フィールド６１０は、「ＴＡＬ１２３４５６」を含む。これが特定の顧客を識別し、特定の文書番号を発行した認証済みデジタル・ファイリング・アプリケーション・ソフトウェアを正確に特定することができる。図６に示すように、セキュリティ・フィールド６２０は、この特別な文書にアクセスするためのユーザ定義セキュリティ態様を記述したセキュリティ・コード「４６９７」を含む。索引付け日付フィールド６３０は、索引付けセッションの日付（たとえば１９９７年１０月１９日）をユリウス日表示した「９７２９２」を含む。ユーザＩＤフィールド６４０は、ユーザ識別番号「００２３」を含む。これは、ユーザ００２３が文書に索引を付けたユーザであることを示す。文書カウンタ・フィールド６５０は、この特別なラベルがこのユーザによってこの日付に索引を付けられた２１番目の文書に対して生成されることを示す「００２１」を含む。画像記憶ファイル名を作成するためには、図６に示された番号にファイル名拡張子が添付される。複数ページ文書のそれぞれのページについて一意のファイル名を必要とする画像ファイルの形式および規定を収容するために、図６に示された番号に任意選択のページ番号付けフィールドを添付することもできる。さらに、他の目的に使用する他のフィールドを追加することもできる。特定の処理環境について様々な追加フィールドが開発されるように企図される。

次に図７を参照すると、本発明の好ましい実施形態に従って文書を処理するための方法７００が示されている。図７に示すように、この方法は文書がユーザのデスクトップに到着したときに開始される（ステップ７１０）。ユーザが文書に索引付けをする準備が整うと、ユーザはデジタル・ファイリング・アプリケーション２２７を活動化して文書に索引を付ける（ステップ７２０）。最も好ましい実施形態では、デジタル・ファイリング・アプリケーション２２７はスタンドアロン（ａｌｏｎｅ）型ソフトウェア・パッケージである場合もあり、デジタル・ファイリング・アプリケーション２２７は、起動したときに自動的にＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｅｘｐｌｏｒｅｒなどのウェブ・ブラウザを開始し、文書の索引付け、ラベル付け、および取出しを実行するためにウェブ・ブラウザを直接処理する、ウェブ・ブラウザ・ベースのプログラムである。デジタル・ファイリング・アプリケーション２２７は、ＪＡＶＡ（登録商標）アプレットまたはウェブ・ブラウザのためのプラグインとして実施することもできる。

デジタル・ファイリング・アプリケーション２２７を活動化した後、ユーザはユーザ・インターフェースにアクセスして、索引が付けられる文書のファイリング・パラメータおよび索引を指定することが可能である（ステップ７３０）。画像索引データベース２２８および／または画像リポジトリ２２６の物理的記憶位置が、ユーザのコンピュータ・システム上のローカル・ハード・ドライブ、ユーザ位置にあるネットワーク記憶デバイス、または物理的および／または地理的に異なる位置にある何らかの記憶位置である可能性があることに留意されたい。

次に、画像索引データベース２２８は、上述の図５および図６に示された規定に従って、最終的に文書の画像ファイル名になる文書番号を作成する（ステップ７４０）。次いで、デジタル・ファイリング・アプリケーション２２７がラベル４００を作成し（ステップ７５０）、文書用のラベル４００を印刷する（ステップ７６０）。以前に説明したように、ラベル４００はデスクトップ・ラベル付け機構２０２によって生成され、その後でユーザまたはデスクトップ・ラベル付け機構２０２によって文書に貼付される。このプロセスを使用して、ユーザはシステム１００に対して文書をどのようにファイリングするかを伝え、ファイリング命令が文書上に「タグ付け」される。文書がいったんタグ付けまたはラベル付けされると、その文書はシステム１００にリンクされ、インテリジェントな自己管理型文書になる。

文書がタグ付けおよびラベル付けされた後、任意選択で文書をフォールディング・アウト・バスケット内に格納し、後続の走査／イメージングを待つことができる（ステップ７７０）。次に、走査サブシステムを使用して紙ベースの文書が走査またはイメージングされ（ステップ７７５）、それによって文書の電子画像を作成する。走査プロセスの後、走査サブシステムによってラベル４００のバー・コード部分４２０が復号化され、以前に作成された文書番号／画像ファイル名がバー・コード４２０から抽出される（ステップ７８０）。格納されていた画像のタイプを識別するために、以前に作成された文書番号／画像ファイル名を．ｔｉｆなどの添付されたファイル名拡張子と組み合わせて（ステップ７８５）、ラベル４００上に印刷された命令を使用し、画像記憶機構１３０上に指定された位置で文書画像が電子的にアーカイブされる。任意選択の規則、色分けされたアウト・バスケット、目で読取り可能なラベル・コンテント、または他のユーザ決定方法が、走査後に紙ベース文書の処理を決定する（ステップ７９０）（たとえば発信者にイン・アウト・バスケットを戻す、中央でファイリングする、破棄するなど）。画像記憶後、ユーザは再検討、印刷、編集などのために文書画像を任意選択で検索することができる（ステップ７９５）。さらに紙ベース文書が保持されていれば、文書編成方式を使用して紙ベース文書を検索することができる（ステップ７９５）。図７中の破線矢印で示されるように、ユーザは追加の紙ベース文書に対して索引付けおよびラベル付けプロセスを繰り返し、その後ステージングされた文書すべてを一度にバッチ走査することができる。さらに、所望した数だけの文書または文書画像に対して、ステップ７９５を繰り返すことができる。

文書画像を検索するために、ユーザはウェブ・ブラウザ２２５と共にデジタル・ファイリング・アプリケーション２２７を起動し、所望の文書画像を選択するためにユーザ・インターフェースを使用する。デジタル・ファイリング・アプリケーション２２７は画像索引データベース２２８を参照し、所望の文書画像に対して以前に作成された一意の文書番号を使用して画像リポジトリ２２６内の文書画像の位置を突きとめる。ウェブ・ブラウザ２２５は、画像のファイル名拡張子を使用して、画像を表示するのに必要なソフトウェア・サポートを識別する。画像の表示、ファックス、印刷、統合などのためのソフトウェア・サポートは、ウェブ・ブラウザ２２５によってまたは別法としてウェブ・ブラウザ２２５が必要に応じてアプリケーション・ソフトウェア・プログラムをサポートしている他を起動して、直接提供することができる。図７中で矢印が示唆するように、所望すればユーザが受け取るそれぞれおよびあらゆる文書について、このプロセスを繰り返すことができる。

システム・セットアップは、ユーザが主システムの２次記憶位置または第三者記憶位置など、画像リポジトリ２２６の省略時指定位置を指定できるようにするものである。さらに、システム１００が最初にインストールされるときに、システム・パラメータは、ＴＩＦＦまたはＰＤＦなどの任意の標準的な画像ファイル形式で画像を処理するように設定することができる。さらに走査／イメージング・ソフトウェアは任意の標準的な画像ファイル型式を出力し、ＴＩＦＦなどのデフォルト走査モードを使用するように構成できる。システム１００は、初めは様々な省略時設定値で構成されるが、ユーザがこの省略時設定値を上書きし、文書の走査／イメージングおよび／または文書画像の格納のために、任意選択で異なる画像形式を選択することができる。システム１００は、ユーザが選択した画像ファイル形式またはユーザが上書きを実行していない省略時のファイル形式に従って、自動的に適切なファイル名拡張子を書き込む。

本発明の方法では、従来の文書画像処理システムから逸脱したいくつかの重要な点があることに留意されたい。本発明の方法によれば、紙ベース文書は要求に応じて索引付けされ、次いで走査の前にその索引へのリンクによって物理的にラベル付けされる。ラベルの一部分には、デジタル・ファイリング・アプリケーション２２７によって作成され、画像索引データベース２２８内に常駐している、コンピュータまたはマシン読取り可能画像ファイル名が含まれる。この画像ファイル名は、文書画像を画像リポジトリ２２６に書き込むときに、画像に名前を付けるために走査サブシステムが使用し、それによって入力プロセスが完了する。これにより、走査後に索引付けが発生したときに必要な、広範囲にわたるハードウェア、ソフトウェア、ネットワーク統合、ならびにシステムおよびユーザ・プロセスの必要性がなくなる。たとえば、本発明の好ましい実施形態では、大型表示モニタを備えた画像索引付けステーション、ネットワークおよびローカルの画像キャッシングとキャッシュ管理、画像入力プロセスのステージング、走査／索引付け作業スケジューリング、画像索引付け作業、ならびに更新／書込み／コミット・アクティビティは不要である。

本発明では、画像ファイル名を事前に定義すること、および画像索引データベース２２８と文書画像リポジトリ２２６内に格納された文書画像との間のリンクとしてこれを使用することにより、画像記憶位置ポインタを使用して画像索引データベースを更新するか、またはその目的のために中間ルックアップ・テーブルを確立するかのいずれかのために、走査後プロセスを実行する必要性がなくなっている。最終的な画像ファイル名を表示し、関連文書と共にそのファイル名を移送するためにバー・コードを使用することは、データベース・レコード・ハウジング追加関連索引情報を示すためにバー・コード化されたデータのみを使用する、従来の文書バー・コーディング戦略とは異なる。これらの方法、すなわち走査前に文書に索引付けする独自の戦略の一部によって、総称的な文書イメージング・ソリューション、すなわち「デジタル・ファイリング」を実施することが可能になる。

さらに、モノリシックイメージング・ソリューションの従来の段階的なプロセスが分離され、多くの異なる方法で個別に実施できる構成部品に分けられた。文書を索引付け、走査、および格納するための作業は、物理的、一時的、および／または論理的に分離または切断することができる。これにより、最適化された操作可能構成要素が、システム・ユーザのニーズに最もよく応えるようにアセンブルおよび実施できるようになる。さらにユーザはこのプロセスを使用して、文書を受け取った時点すなわちユーザのデスクトップで、制御を開始することができる。文書の制御は、文書を最初に受け取ったときから最後に処理するときまで、および紙ベース文書をデジタル画像に移行するときまで、ユーザによって維持される。最終的にこの細分化されたデジタル・ファイリング・プロセスは、索引付けプロセスとは論理的に切り離されている第三者のサービス・プロバイダに、プロセスの各部分をアウトソーシングするための方法も提供する。

たとえば、索引付けおよびラベル付けされた文書は、第三者のサービス・プロバイダ位置で走査することが可能であり、走査サブシステムは文書ラベルに基づいて画像ファイルに名前を付ける方法がわかることになる。これらの第三者供給業者は専用システムの一部ではないため、文書入力機構は文書に索引付けするコンピュータ・システムと論理的には接続されていない。紙ベース文書のデジタル画像を、発信元システムに戻すために取外し可能で移送可能な画像記憶媒体（ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤなど）に書き込むことができるため、既存の画像索引データベースがファイル名に基づいて画像にアクセスする方法がわかることになる。さらに／あるいは、画像検索要求がウェブ・ブラウザ・ベースであり、インターネット規定およびクライアント／サーバ・プロセス基準を使用し、文書所有者を識別して指定位置での画像ファイル名と一致する文書番号を参照するため、画像をインターネット・サービス・プロバイダなどの第三者サービス・プロバイダ側の設備に物理的に格納することができる。さらにまた、画像記憶機構１３０は通常、画像走査時または画像格納時にはコンピュータ２００と論理的に接続されておらず、画像検索時のみ接続される。これは従来のモノリシックな文書イメージング・システムまたは過去のハイブリッド・アウトソーシング・サービスとはまったく対照的であり、システム１００のユーザが文書に索引付けを行い、文書が走査される前にシステムが各文書に記憶ファイル名を作成するので可能である。

デジタル・ファイリング・アプリケーション２２７は、単一ユーザ製品としてネットワーク・アウェア・バージョンで提供することができる。ネットワーク・バージョンの場合、画像リポジトリ２２６および画像索引データベース２２８は、任意のネットワーク、イントラネット、またはインターネットに接続されたサーバ上に常駐する。ネットワーキング環境では、デジタル・ファイリング・アプリケーション２２７はネットワークからダウンロードされ、画像、文書番号、および画像索引データベース・レコードは、すべてネットワーク対話を介して転送される。

さらに、デジタル・ファイリング・システムに対するユーザ・インターフェースをウェブ・ブラウザ・プラグインまたはＪＡＶＡ（登録商標）アプレットとして実施することにより、ウェブ・ブラウザの標準、可用性、機能性、および特徴を活用して、強力な利点とすることができる。たとえば、ウェブ・ブラウザが画像を表示するためにすでに使用しているイメージング・エンジンは、イメージングされた文書をスクリーン上に表示する際に使用することができる。イメージングされた文書は、当分野の技術者が周知の、あるいは今後業界で採用される業界標準の画像形式を使用して格納することができる。ほとんどの標準的なウェブ・ブラウザは、すでにこれら様々な画像形式の読取りおよび表示が可能であるか、または他のリソース（すなわち第三者の文書ビューア・ウェブ・ブラウザ・プラグイン）を自動的に起動してこれら標準の画像形式を表示することができるため、知的所有権のある画像を表示、印刷、ファックス、または電子メールする機構を開発あるいは提供する必要がない。

画像索引が標準ＳＱＬデータベースによって管理維持されるオープン画像ファイル記憶システムを確立することにより、画像は必要に応じてより精巧な記憶システムにインポートまたはエクスポートされる。デジタル画像が知的所有権のない形式で格納され、標準のソフトウェア・パッケージを介してアクセス可能であるため、デジタル画像はハードウェア／ソフトウェア・プラットフォーム間で容易に転送される。ユーザおよび第三者アプリケーション（文書管理システム、ワークフロー・システム）はこの機能を使用して、画像リポジトリ記憶設備に容易にアクセスするかまたは変更することが可能であり、あるいはユーザのニーズが変わるのに応じて文書画像をシステム間で単純に移動することが可能である。

さらに、索引付け操作と走査および格納操作とを分離し、走査操作と索引付けおよび格納操作とを分離することによって、重要な利点が実現できる。具体的に言えば、全国いたるところにサービス・センタを設置しているＫｉｎｋｏｓおよびＡｌｐｈａＧｒａｐｈｉｃｓなどの商用第三者サービス・プロバイダが、この文書走査市場に参入してくることが予想される。ユーザは、ラベル４００に索引を付けてバッチ形式で文書に貼付した後、索引付けされた文書のバッチを第三者の走査サービス・プロバイダへ移送することができる。サービス・プロバイダは事前に索引付けされた文書を走査し、この文書のデジタル画像を書込み可能で移送可能な媒体（すなわちＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤなど）上に格納する。第三者走査サービス・プロバイダのソフトウェアはデジタル・ファイリング・アプリケーション２２７の拡張であるため、各文書のバー・コード部分４２０に格納された名前に従ってデジタル画像に名前を付けることができる。移送可能媒体がユーザ位置のシステム１００に再導入されると、画像索引データベース２２８は、ここでは画像ファイル名となっている文書番号を使用して走査済みの画像の位置を突きとめることができる。移送可能媒体を使用する代わりに、任意の周知の通信回線を使用して走査サービス・プロバイダからユーザ・サイトに画像を戻すことができる。このアウトソーシングされた走査方法を使用すれば、ユーザは専用の走査サブシステムを入手するコストをかけることなく、デジタル・ファイリングを実施することができる。第三者走査は、既存文書を大量にバックファイル変換する際にも使用することができる。

最終的に、第三者文書画像記憶プロバイダは、索引付けや走査の詳細を気にすることなく、ユーザの文書画像に記憶域を割り振ることができる。この特定目的用に修正されたファックス機または同様の機器を使用して、画像を走査した後、第三者画像記憶プロバイダに伝送することができる。画像は、（現在のファックス伝送のような）標準のダイヤルアップ回線、専用の通信回線、またはインターネットを介して伝送することができる。ユーザは自分の文書画像用に記憶域をレンタルまたはリースすることが可能であり、物理的な設備内の貴重な資源および大量のデジタル化画像をアーカイブするのに必要なコンピュータ機器に投資する必要がなくなる。ウェブ・ブラウザ２２５およびデジタル・ファイリング・アプリケーション２２７を使用することで、ユーザは物理的に格納可能な場所であればどこでも所望の記憶位置にナビゲートし、格納されている画像ファイルにアクセスすることができる。これにより、従来のように画像記憶システムにコストをかけることなく、デジタル・ファイリング・ソリューションを即時にかつ手頃な価格で採用することができる。さらに広範囲にアクセス可能な画像リポジトリを、費用効率よく安全に作成することもできる。

次に図８を参照すると、本発明の好ましい実施形態に従って紙ベース文書を索引付けするためのユーザ・インターフェースが、ウェブ・ブラウザ画面８００に関して示されている。図８に示すように、紙ベース文書８２０はシステム１００で使用するために索引付け、格納、およびイメージングされる。ユーザは、ウェブ・ブラウザ・ベースのインターフェースを使用して、画像リポジトリ２２６内にある所望の文書記憶カテゴリ（キャビネット）およびサブカテゴリ（フォルダ）を指定することができる。次いでユーザは、選択されたキャビネットおよびフォルダ内にある文書に対して、一連の所定の索引タグ・フィールド８６０を使用して、任意の所望する追加索引付け情報を追加する。

文書を論理的に格納するための索引構造が、電子ファイリング・キャビネット表示８３０、電子フォルダ表示８４０、および文書タグ表示８５０によってウェブ・ブラウザ画面８００上に表されており、次いで選択されたそれぞれの索引タグ・フィールド８６０を表示することができる。文書８２０の場合、電子ファイリング表示８３０は、ユーザが文書８２０の電子画像に関する所望の位置として「インボイス（Ｉｎｖｏｉｃｅ）」という電子ファイリング・キャビネットを選択したことを示している。同様にユーザは、所望の記憶フォルダとして電子フォルダ「ＰｒｉｃｅＣｏｓｔｃｏ」を選択した。文書タグ表示８５０には文書名「１００２３」が含まれている。検索プロセスを高速化するために即時入力技法がプログラミングによって実施される。本発明の最も好ましい実施形態では、データの選択および入力に音声認識機能を採用することになっており、ユーザはこれを使用して素早く簡単に文書に索引を付けることができる。図８に示された画面表示では、文書８２０の画像を格納するための論理位置をユーザに選択させるようになっているが、デジタル・ファイリング・アプリケーション２２７が、文書８２０のデジタル画像の物理的な記憶位置を制御することになる。

ユーザは所望の索引付け値を入力した後、ラベル・ボタン８７０をクリックする。ユーザがこのように動作すると、文書８２０用のレコードを作成することによって、画像索引データベース２２８が更新される。次いでシステム１００は、図５および図６で述べた文書命名規定を使用して、新規に作成されたレコード内にあるフィールドに入っている文書８２０に一意の文書番号を割り当てる。この一意の文書番号（および他の任意の選択されたデータ）は、デスクトップ・ラベル付け機構２０２で印刷するために、ユーザのワークステーションに伝送される。前述のように、ラベル４００（図示せず）は、文書８２０およびその割り当てられた記憶ファイル名を識別する際に使用される。したがって、後で文書８２０が走査される場合、システム１００は以前に生成された文書番号をファイル名として使用して画像を格納し、検索のために画像を参照する。

次に図９を参照すると、本発明の好ましい実施形態に従って以前に索引付けおよびイメージングされた文書を検索するためのユーザ・インターフェースが示されている。ユーザは、図８に示されたものと同じウェブ・ブラウザ・ベースのインターフェースを使用して、文書８２０が索引付けおよび命名されたときと同じ電子ファイリング・キャビネットおよび電子フォルダにナビゲートして戻っている。図９に示すように、ここではユーザのために、ウェブ・ブラウザ・ウィンドウ９００内に紙ベース文書８２０の電子画像９２０が表示される。さらに、同じ電子キャビネットおよびファイル・フォルダ内に格納された他の電子文書画像が、スクローリング・リスト９１０に一覧表示される。スクローリング・リスト９１０から所望の電子文書を選択すること（すなわちマウス・クリックなど）によって、他の電子文書を検索表示することができる。検索された文書画像は、ウェブ・ブラウザの本来の機能および特徴を使用して、印刷、ファックス、電子メールなどを行うことができる。

図８および図９では本発明をＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｅｘｐｌｏｒｅｒのコンテキストで示しているが、本発明をサポートするには任意のおよびすべてのウェブ・ブラウザが構成可能であることに留意されたい。Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｅｘｐｌｏｒｅｒは、本発明の様々な詳細を説明する目的でのみ表示されている。

次に図１０を参照すると、本発明の好ましい実施形態に従った、索引付けおよび記憶システム１０００が示されている。図１０に示すように、画像索引データベース２２８には、一連のレコード１０１０が含まれる。レコード１０１０はそれぞれ、図５および図６に関して上記で説明した命名規定を使用して、画像リポジトリ２２６内に含めるために、ユーザが紙ベース文書に索引付けする際にシステム１００が作成した一意の文書番号を含む。各レコード１０１０の一意の文書番号は、フィールド１０１１内に格納され、この例では画像リポジトリ２２６内に格納された特定画像１０２０のポインタとしての役割を果たす。図１０に示すように、各レコード１０１０のフィールド１０１１内に格納された名前は、画像リポジトリ２２６内に格納された対応する画像のファイル名とほぼ同じである。最も好ましい実施形態では、文書番号と対応する画像ファイル名との違いは、画像リポジトリ２２６内の画像に付けられた、参照されたファイルがＴＩＦＦファイルであることを示す追加のファイル名拡張子（．ｔｉｆ）のみである。図１０に示すように、レコード１０１０は、紙ベース文書の画像に関する他の情報を格納するための追加フィールドを含むこともできる。これらの他のフィールドには、文書索引付けの日時、紙ベース文書が走査またはイメージングされたか否かを示す走査フラグ、文書索引情報、ユーザ定義の注釈などを含めることができる。

次に図１１を参照すると、本発明の好ましい実施形態に従ったフォールディング・アウト・バスケット１１００には、主要部１１０５、３辺の折りたたみ可能側部１１１０、両面フック・アンド・ループ取付部１１１５、折りたたみ可能カバー１１２０、両面フック・アンド・ループ・タブ１１３０、および任意選択のスリーブまたはレセプタクル１１４０、１１４５、および１１５０が含まれる。最も好ましい実施形態では、フォールディング・アウト・バスケット１１００は、紙ベース文書をユーザが受け取る際にステージングしやすいように、コンピュータ２００付近に配置される。

フォールディング・アウト・バスケット１１００は、カード用紙または薄い軟質プラスティックなどの軽量であるが丈夫な材料で作成される。折りたたみ可能側部１１１０および折りたたみ可能カバー１１２０がフォールディング・アウト・バスケット１１００の主要部１１０５に取り付けられ、それぞれの側部１１１０およびカバー１１２０が折りたたみ可能で位置変更が可能なフラップとして機能する。最も好ましい実施形態では、カバー１１２０は主要部１１０５を完全に覆うことができる大きさであり、側部１１１０は主要部１１０５を少なくとも部分的に覆うことができる大きさである。

タブ１１３０は平坦な両面タブであって、いずれの平面上にもＶｅｌｃｒｏ（ｒ）などのマジックテープ（登録商標）材料を有する。タブ１１３０は、２つの折りたたみ位置のうち１つにフォールディング・カバー１１３０を固定するために使用されるものであって、その位置とは、紙ベース文書がフォールディング・アウト・バスケット１１００内に入れられているときに邪魔にならないようなフォールディング・アウト・バスケット１１００の下部位置か、あるいは、フォールディング・アウト・バスケット１１００内に入れられた文書を定位置に固定するようにその上部を覆う位置のいずれかである。取付部１１１５は、タブ１１３０と協働して、２つの位置のうちフォールディング・アウト・バスケット１１００の上部またはフォールディング・アウト・バスケット１１００の下部のいずれかの位置に、折りたたみ可能カバー１１２０を固定する。

フォールディング・アウト・バスケット１１００を使用する場合、ユーザはフォールディング・カバー１１２０をフォールディング・アウト・バスケット１１００の主要部１１０５の下部に回転させ、取付部１１１５およびタブ１１３０を使用してカバーを定位置に固定する。次いでユーザは、入ってくる紙ベース文書を処理する間、フォールディング・アウト・バスケット１１００の主要部１１０５上に、索引付けおよびラベル付けされた文書を単純に積み重ねていく。ユーザは文書の走査またはイメージングを行う準備ができると、フォールディング・アウト・バスケット１１００内に積み重ねられた用紙を少なくとも部分的に覆うように、折りたたみ可能側部１１１０をフォールディング・アウト・バスケット１１００の主要部１１０５の方向に折りたたむ。次いで折りたたみ可能カバー１１２０を回転させ、フォールディング・アウト・バスケット１１００内の文書上部を覆うように折りたたんで、フォールディング・アウト・バスケット１１００内に積み重ねられた文書を覆って固定するように、タブ１１３０で取付部１１１５に固定する。折りたたみ可能側部１１１０および折りたたみ可能カバー１１２０をいったん文書の上に折りたたむと、システム１００に入力するためにフォールディング・アウト・バスケット１１００を走査／イメージング位置に移送することができる。フォールディング・アウト・バスケット１１００の正確な寸法は、フォールディング・アウト・バスケット１１００内にステージングおよび格納する用紙の数量および寸法に基づいて決定される。

任意選択のスリーブまたはレセプタクル１１４０、１１４５、および１１５０は、ユーザ独自の取扱い説明書または手順情報など、紙ベース文書を処理するためにしまっておきたいユーザＩＤおよび任意タイプの特別な指示書を入れるために使用される。さらに、それぞれ特定の走査ジョブ用にスキャナをセットアップするための、あらかじめ印刷された「特別指示書」カバー・シートを、外部のスリーブまたはレセプタクル１１４０あるいは内部のレセプタクル１１４５に入れておくことができる。

上記で説明したように、本発明は、デジタル・ファイリング・システムのための装置および方法を提供するものである。本発明の好ましい実施形態は、紙ベース文書の索引付け、イメージング、格納、検索、および管理を簡単かつ効果的に実行し、多数の既存のオフィス資源を組み込んだシステムを使用してそれらを電子文書に変換するために提供される。ここで提案するシステムおよび方法は、各作業者が使用できるデジタル・ファイリング用のデスクトップ・ソリューションを実施する。本発明の一実施形態では、各個人が標準のウェブ・ブラウザ・アプリケーションを使用して、標準のデスクトップ・コンピュータから自分の文書の電子的な記憶および検索を完全に制御することができる。さらに独特なことに、本発明のデジタル・ファイリング・システムを使用すると、ユーザは専用のデスクトップ・ラベル付け機構を使用することにより、走査／イメージングを行う前に文書への索引付けおよびラベル付けを行うことができる。

以上、本発明についてその好ましい実施形態を参照しながら具体的に例示および説明してきたが、当分野の技術者であれば、本発明の精神および範囲から逸脱することなく形式および詳細の様々な変更が実行できることを理解されよう。

Claims (10)

1. デジタル・ファイリングの装置であって、
   少なくとも１つのプロセッサと、
   前記少なくとも１つのプロセッサに結合されたメモリと、
   前記メモリ内に存在し、複数のレコードを含む画像索引データベースと、
   前記少なくとも１つのプロセッサに結合された通信リンクと、
   前記通信リンクに結合された画像格納機構と、
   前記画像格納機構上に格納された画像リポジトリと、
   前記メモリ内に存在し、前記プロセッサによって実行されるデジタル・ファイリング・アプリケーションであって、紙ベースの文書について一意の文書番号を作成し、前記一意の文書番号を前記複数のレコードの１つに格納するデジタル・ファイリング・アプリケーションと、
   前記少なくとも１つのプロセッサに結合されたデスクトップ・ラベル付け機構と、
   前記一意の文書番号を有し、前記デスクトップ・ラベル付け機構によって印刷されるラベルであって、前記紙ベースの文書に添付されるラベルと、
   前記一意の文書番号が作成された後に前記紙ベースの文書の画像を作成する文書入力機構とを含み、
   前記複数のレコードの前記１つにおける前記一意の文書番号を、前記画像の前記ファイル名として使用して、前記画像が前記画像リポジトリに格納されることを特徴とするデジタル・ファイリング装置。
2. 前記デジタル・ファイリング・アプリケーションがウェブ・ブラウザ・ベースのアプリケーションを含む、請求項１に記載のデジタル・ファイリング装置。
3. 前記文書入力機構が多機能複写機である、請求項１に記載のデジタル・ファイリング装置。
4. 前記文書入力機構がファクシミリ機である、請求項１に記載のデジタル・ファイリング装置。
5. 前記文書入力機構がスキャナである、請求項１に記載のデジタル・ファイリング装置。
6. 前記通信リンクがコンピュータ・ネットワークであり、前記画像が前記文書入力機構から前記画像リポジトリへ、前記コンピュータ・ネットワークを介して転送される、請求項１に記載のデジタル・ファイリング装置。
7. 前記コンピュータ・ネットワークがインターネットである、請求項６に記載のデジタル・ファイリング装置。
8. 前記コンピュータ・ネットワークがイントラネットである、請求項６に記載の装置。
9. 前記ラベルが、目で判読可能な情報部と、コンピュータ可読バー・コード部とを含む、請求項１に記載のデジタル・ファイリング装置。
10. 前記コンピュータ可読バー・コード部が、ソフトウェア・シリアル番号フィールドと、セキュリティ・フィールドと、日付フィールドと、ユーザＩＤフィールドと、文書カウンタ・フィールドとを含む、請求項９に記載のデジタル・ファイリング装置。

Images