KR100447247B1 - 워드프로세서를 이용한 문서작성 및 보존 방법 - Google Patents

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Abstract

이 발명은 문서 작성 및 보존 자동화에 관한 것으로 워드프로세서(Wordprocessor)를 이용한 최첨단 문서관리 서비스를 제공하기 위한 방법임.
이 시스템은 종래 수작업형태의 문서관리방법을 탈피하고 문서작성자가 단 한번의 문서작성만으로 보존되기까지의 중복되는 문서목록의 항목 입력을 최소화하고 문서보존관리자에게 고속자동화 입력방법을 제공하여 문서관리에 소요되는 비용을 절감시켜주기 위한 목적으로 자동화된 문서관리방법을 제시함.
워드프로세서(Wordprocessor)로 문서작성후 문서저장시에 피씨(PC)의 데이터베이스(DB)로 문서내용을 저장하고 문서가 생성된 시점의 고유한 식별번호를 생성하고 문서출력시 바코드를 인쇄하며, 시행문의 출력시 저장된 데이터베이스(DB)로부터 해당 내용을 불러와 자동으로 출력하여줌은 물론 문서이관시 대상문서의 목록파일을 생성하여 문서보존 부서로 보낸 후 별도의 색인항목 입력없이 화상데이터를 구축하여주고 각종 미디어(CD, OD)에 저장됨으로서 문서작성자는 한번의 문서의 작성만으로 문서목록관리의 간편, 저장된 문서의 신속검색, 입력없는 시행문의 출력, 이관조건설정에 의한 간편한 문서이관을 이룰 수 있고 해당 문서의 보존관리시 바코드를 인식하여 입력공정의 완전자동화로 스캐너 스피드에 비례하는 초고속 데이터의 구축이 가능하도록함을 목적으로 한 것이다.

Description

워드프로세서를 이용한 문서작성 및 보존 방법{A method of Make good use with word processor writing ＆ automatic preservation.}
본 발명은 워드프로세서에서 단 한번의 문서작성만으로 목록 데이터베이스를 자동으로 생성하고 문서의 작성시점에서 보존처리 되기까지 문서관리 전반을 완전자동처리 하므로서 사무능률을 획기적으로 극대화하여 인력과 경비를 대폭절감하고 서비스를 향상시킴을 목적으로 한 워드프로세서를 이용한 문서작성 및 보존 방법에 관한 것이다.
좀더 구체적으로 설명하면 본 발명은 워드프로세서에 구성요소 개체모델(Component Object Model)에 기반한 엑티브엑스 컨트롤(ActiveX Control)과 관계형 데이터베이스(Access, Oracle, Sybase, SQL Server)를 에이디오(ActiveX Date Object)로 연계하여 완전 자동화된 문서작성 및 보존 관리서비스를 제공하기 위한 방법에 관한 것이다.
종래에는 문서를 작성하고 보존함에 있어서 워드프로세서를 사용하여 문서를 작성하고, 문서관리에 필요한 문서목록은 별도로 입력하여 처리하였으며 문서를 보관하였다가 문서 이관시 상기 목록을 출력하여 이관하면 인계받은 기관(부서)에서는 수작업으로 문서별 페이지 넘버링(Numberiong)을하고 또다시 보존처리하기 위한 목록을 등록하여 스캐닝 하므로 관리대상 목록항목이 이중, 삼중으로 중복되어 작업효율이 매우 낮았던 문제점이 있었다.
이는 종래의 문서관리방법은 문서작성 후 보존관리시의 자동화를 고려하지 않았기 때문에 문서작성시 워드프로세서에서 입력했던 등록정보들은 문서작성에만 사용되고 다시 보존처리 단계에서 재등록하는 등 중복입력 요소가 도 2에 표현한 바와 같이 여러 곳에 산재 해 있게되는 불합리한 점이 있었다.또한, 일본국 특개평 9-293107호(명칭:문서처리장치)는 워드프로세서를 이용치않고 독립된 입력장치, 표시장치, 기억장치를 제어함과 동시에 문서작성 및 처리기능을 가진 제어장치를 구비한 문서처리장치를 이용하여 입력시킨 주소록 데이터를 데이터베이스화 하여 기억장치에 기억시킨 데이터베이스의 내용을 이용하여 바코드로 출력하고 오류를 검증토록 된 것도 있으나 이는 "주소록의 자동화 관리"라는 한정된 목적으로 사용되었던 것이다.
본 발명은 상기한 종래의 불합리한 점을 개선키 위한 방법으로 모든 문서가 작성되는 시점에 문서별 고유한 인식번호(예컨데 문서 생성 기관의 의미를 갖는 정보 + 발생년도 또는 발생년월일 또는 발생년월 + 레코드생성 일련번호 + 문서종목분류 + 작성부서 + 소프트웨어제품일련번호)가 생성되도록 하므로 개인별P.C에 지역 데이터베이스(Local DB)로 저장하여 흐름도(도4)와 같이 단 한번의 입력(문서작성)으로 문서의 보존처리가 완료될 때까지(필요시 다른 양식(시행문포함)의 작성과 출력, 문서이관, 문서보존, 문서 행방관리 등,) 그 정보내용을 항시 이용할 수 있도록 함과 동시에 특히 문서출력시 고유한 바코드 아이디(Barcode ID)를 문서일측에 인쇄하여 문서 스캐닝(Scanning)시 바코드 아이디가 자동인식, 판독되어 입력속도의 극대화는 물론 예측 가능한 오류(예컨데 페이지 수 틀림 등)를 방지할 수 있도록 하고, 구축하고자 하는 희망대상 등록정보의 항목추가나 삭제의 사유 발생시 유동적으로 대처하기 위해 사용자가 손쉽게 정의하고 데이터베이스(DB)에 간편하게 연결하여 관리할 수 있도록 하며 인터넷을 통하여 신속한 소프트웨어 설치와 원격(Remote)유지, 보수개념을 도입하여 철저히 사용자 편의위주의 시스템을 구성한 것으로 이를 첨부도면에 의거 설명하면 다음과 같다.
도1은 종래의 문서작성 및 보존 관리 방식의 블록도.
도2는 종래의 문서작성 및 보존 관리 방식의 흐름도.
도3은 본 발명의 문서작성 및 보존 관리 방식의 블록도.
도4는 본 발명의 문서작성 및 보존 자동화 시스템 흐름도.
도5는 본 발명의 문서작성 및 보존 자동화 시스템의 서비스 흐름도.
도6은 본 발명에 의해 작성된 기안문 견본.
도7은 본 발명에 의해 작성된 시행문 견본.[도면의 주요부분에 대한 부호의 설명]100:문서작성, 101-1:문서작성입력,101-2:문서출력시 고유바코드 아이디 자동생성,101-3:페이지번호 자동부여, 102:문서출력,103:결재, 104:문서번호부여,105-1:다른양식 자동작성, 105-2:다른양식 자동출력,106:문서폴더에 보관, 107:이관대상 문서목록,108:문서이관, 109:보존관리대상 문서목록,110-1:스케너, 110-2:자동넘버링,111:메디아번호 자동생성.
첨부도면중 도1과 도2는 종래의 문서작성 및 보존관리 방식의 블록도와 흐름도로서
1. 워드프로세서를 이용하여 문서를 작성입력(기안문 포함)시킨다.(100,101-1)
2. 상기 입력시킨 문서를 출력하여 결재를 득한다.(101-1,102,103)
3. 문서 번호를 수 작업으로 부여한다.
4. 시행문을 워드프로세서로 작성하여 입력시킨다.
5. 시행문을 문서폴더에 보관하게되며 이때 수동으로 목록을 작성후 출력시킨 후 이관시킨다.
6. 입력자료 페이지에 수동으로 넘버링(Numbering)한다.
7. 보존용 문서목록 수동입력 시킨다.
8. 문서 보존키 위한 스캐닝(Scanning)한다.(110-1)
9. 스캔된 문서를 기록매체인 씨디, 오디(CD, OD)에 저장한 후 작업을 종료한다.
이와 같은 종래의 방식은 워드프로세서에서 사용하는 소프트웨어가 문서작성(100)기능에만 치중되어 있으며 문서 사이클(Cycle)의 여타부분인 목록 데이터베이스 구축, 보존관리부분에 대하여 일일이 수동으로 수만, 또는 수십만건 이상에 달하는 문서의 경우 목록표를 기입해야 함에 따라 자동화 관리가 곤란하여 이디엠에스(EDMS)구축 및 운영에 인력과 예산 낭비가 크므로 본 발명은 이를 수동방식으로부터 탈피하여 완전 자동처리 하므로서 사무능률을 획기적으로 극대화하여 인력과 경비를 대폭절감하고 서비스를 향상시켜주는 효과가 있도록 하였다.
첨부도면 중 도 3 내지 도 7은 본 발명의 흐름과 작성된 견본을 예시한 것이다.
본 발명의 고(高) 효율적인 문서관리 수행을 위한 구성 및 작동은 문서 작성(100) 단계에서 문서관리를 위한 문서건별 고유한 문서식별 번호(101-2)(Barcode ID)를 생성하기 위해 워드프로세서(Wordprocessor)에 구성요소 개체 모델(Component Object Model)에 기반한 액티브엑스 컨트롤(ActiveX Control)과 관계형 데이터베이스(Access, Oracle, Sybase, SQL Server)를 에이디오(ActiveX Data Object)로 연계하여 문서작성(100) 및 보존관리 자동화 방법을 추구하였으며 보존관리를 위해 스캐닝 단계에서도 이미지의 고유한 이미지 번호를 생성하여 보존관리의 효율(이미지 파일갱신, 지우기, 데이터베이스의 인덱스목록 갱신)을 손쉽게 하도록 이루어 진 방법에 관하여 도3 내지 도 7을 기준으로 아래와 같이 설명한다.
(1) 이를 위해 본 발명에서는 자동화 서비스를 제공하기 위하여 사용자 정리가 가능한 작성부서, 작성자(기안자), 작성년월일, 문서종류 등의 문서목록정보(예를 들면 도 6의 기안문 견본에 나타낸 바와 같이, 주소지, 문서번호, 시행일자, 경유, 수신, 참조, 제목, 보존기간, 공개여부, 심사자, 심사일, 본문의 내용, 문서 전체의 페이지 수)가 인식된 바코드 아이디(101-2)(즉, 도 6의 기안문 견본을 참조하여 설명하면, 문서생성기관의 의미를 갖는 코드 + 생성일시 + 레코드생성 일련번호 + 문서 종목분류코드 + 작성부서코드 + 소프트웨어 제품일련번호 등을 조합하여 유니크한 바코드 아이디 생성)를 인쇄하여 주므로서 자동인식연결처리하여 동일한 서식에 대한 중복입력을 최소화하였다.
(2) 즉, 워드프로세서(Wordprocessor)로 해당 문서의 작성효율 향상, 특히 구축대상희망정보(인덱스목록 포함)를 항목(Field)별로 입력 가능하도록 액티브엑스 컨트롤(ActiveX Control)을 사용하여 일반 응용프로그램처럼 엔터키, 화살표키, 페이지다운키, 페이지업키로 항목간 이동이 되도록 구성하고, 문서작성 시 상기 문서목록정보(항목정보)를 관계형 데이터베이스에 자동저장될 수 있도록 하였다(S200).
(3) 흐름도 도 4와 도 5를 기준으로 보면 단 한번의 문서저장(100), 원클릭(One-Click)으로 목록 데이터베이스가 자동 생성되고(S201), 등록된 데이터베이스로부터 문서별 고유한 식별번호 즉 바코드 아이디(Barcode ID)(101-2)를 동시에 생성하며, 작성된 문서의 페이지번호를 자동계산(페이지 수/총페이지 수)하는 기능을 부여(101-3)하고 데이터베이스에 갱신하여(S202), 사용자가 필요로 하는 시점에 작성된(기안문 포함) 문서에 바코드 아이디(Barcode ID)(101-2)와 문서 페이지 수를 인쇄할 수 있도록 한다(S203).
(4) 이후 문서결재(103)와 문서번호부여(104) 과정을 거친 후 다른 서식(시행문 포함)의 작성과 출력이 필요 할 때는 원클릭(One-Click)으로 데이터베이스로부터 필요한 정보를 추출하여 다른 서식(예를 들면, 도 7의 시행문)을 자동으로 작성(105-1)하여 출력(105-2)하게 된다(S204).
(5) 위에서 출력된 문서들은 이관할 때까지 문서폴더에 보관(106)하다가 문서이관(108) 대상 시점이 되면(S205), 상기 (1)항목에서의 데이터베이스(도 3의 인덱스 DB)에 저장되었던 정보(주소지, 문서번호, 시행일자, 경유, 수신, 참조, 제목, 보존기간, 공개여부, 심사자, 심사일, 본문의 내용, 문서 전체의 페이지 수)로부터 대상문서목록(107) 파일을 생성하여 디스켓 또는 원격전송 모듈을 사용하여 원본문서와 함께 문서이관(108)을 한다.
(6) 인계된 대상문서목록 디스켓(파일)을 보존관리(스캔)용 서버로 로딩하여 스캔시에 자동인식 및 판독용으로 사용할 기초 데이터베이스를 생성(109)한다(S206).
(7) 입력처리용 스캐너(110-1)에 문서를 올려놓고 스캐닝을 시작하면 문서고유의 바코드 아이디(Barcode ID)(101-2)를 자동으로 판독하여 전혀 수(手)작업이 필요없이 자동 스캔이 되며 스캔된 문서에 자동으로 페이지 넘버링(Numbering)(110-2)한다.
(8) 스캔된 문서의 이미지는 스캔과 동시에 판독된 바코드 아이디와 동일한 이미지 고유번호를 자동생성하며 파일로 디스크에 저장하여(S207), 보존관리의 효율을 향상시키고 미디어(CD, OD, HD)의 저장 한계용량을 설정하여 스캔중 저장용량 초과시는 메시지를 전달하고 새로운 미디어(CD, OD, HD)번호를 자동으로 생성(111)되게 한다(S208).
(9) 스캔된 디스크의 이미지와 데이터베이스를 연결, 원본문서의 페이지 수와 스캔된 페이지수를 자동으로 점검하여 원본문서의 스캔누락여부를 자동으로 확인하고(S209), 미디어(CD, OD, HD)의 이미지와 데이터베이스를 연결하며 필요시 미디어(CD, OD, HD)의 이미지는 일자별, 미디어번호별로 검사를 함에 있어서 검사간격을 미세셋팅(0.2-5초)하면 자동으로 피씨(PC)의 모니터에서 순차적으로 한 화면씩의 이미지 검사가 가능하도록 구성하였다(S210).
이와 같이 구성된 본 발명은 구성요소 개체모델(Component Object Model)에 기반한 액티브엑스 컨트롤(ActiveX Control)과 액티브엑스 데이터 오브젝트(ActiveX Data Object)를 연계하여 문서의 작성만으로 저장과 동시에 구축 대상 희망정보를 데이터베이스(DB)에 구축되도록 하며, 필요할 때 그 정보를 파일로 자동이관할 수 있도록 하여 수동에 의한 중복입력을 완전 배제하고 특히 문서출력시 바코드를 인쇄하여 스캐닝 단계에서 관련정보를 자동으로 인식하며 판독하고 저장된 이미지도 생성되는 단계에서 고유한 이미지번호를 부여하여 보존관리에 연계하는 고효율의 자동화방법으로 문서작성 및 보존관리 서비스를 제공토록 하였다.
상술한 바와 같이 종래 사용하는 소프트웨어는 보존문서의 입력(저장) 단계에서 문서목록 데이터베이스(DB)구축, 목록과 입력자료 연결작업을 수 작업으로 처리하게되므로 작업의 병목현상이 불가피한바, 본 발명은 이를 해소하기 위해 워드프로세서 사용시 목록데이터베이스(DB)구축을 문서작성 단계에서 완전자동처리하고, 동시에 문서고유번호를 바코드 표기하여 문서입력(Scan)시 자동인식하여 연결처리 하므로서 문서자료 디지털화 작업효율을 극대화한 문서자동화관리 방법이다.
문서입력(Scan)시 바코드 아이디(Barcode ID)를 자동인식하여 고속 입력 작업 가능.
문서이관 준비작업(인덱스목록 입력)의 이중부담과 비효율성 제거
문서입력(Scan)시 병목현상 해소로 작업기간 단축, 경비절감
문서목록(DB) 자동구축으로 문서관리체제 확립 및 정보공유 실현.
문서작성면수를 자동으로 파악할 수 있으므로 문서관리의 정확성 유지.이상과 같은 문서관리 효율을 높일 수 있는 효과가 있다.

Claims (9)

  1. 삭제
  2. 삭제
  3. (정정)
    워드프로세서(Wordprocessor)를 사용하여 문서를 작성할 때 액티브엑스 컨트롤(ActiveX Control)로 인터페이스하여 미리 설정한 구축대상희망 정보들이 주소지, 문서번호, 시행일자, 경유, 수신, 참조, 제목, 보존기간, 공개여부, 심사자, 심사일, 본문의 내용, 문서 전체의 페이지 수 중 하나 이상을 포함하는 목록 데이터베이스에 항목별로 자동 입력 및 저장되도록 준비하는 단계;
    상기 준비된 목록 데이터베이스에 상기 구축대상희망 정보들을 엔터키, 화살표키, 페이지 다운 키, 페이지 업 키를 이용하여 상기 항목별로 입력하여 목록 데이터베이스를 자동으로 생성하고, 상기 목록 데이터베이스로부터 상기 구축희망대상 정보들에 해당하는 문서별 바코드(Barcode ID)를 자동생성하고 페이지 번호를 자동 계산하는 문서작성 단계;
    상기 목록 데이터베이스에서 상기 작성된 문서에 대하여 상기 구축대상희망 정보와 문서별 바코드 및 상기 페이지 번호가 인쇄되도록 출력하는 단계;
    상기 출력된 문서를 입력처리용 스캐너를 통해 스캐닝을 시작하면 상기 문서 고유의 상기 바코드를 자동판독하여 상기 문서의 상기 구축희망대상 정보들과 동일한 정보들을 자동생성하여 파일로 저장하는 문서보존 단계를 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 하는 워드프로세서를 이용한 문서 작성 및 보존 방법.
  4. 삭제
  5. 삭제
  6. 제 3 항에 있어서,
    상기 바코드가 인쇄된 문서를 스캐닝 할 때 상기 문서의 이미지별 고유한 이미지번호를 자동으로 생성하는 것을 특징으로 하는 워드프로세서를 이용한 문서 작성 및 보존 방법.
  7. 삭제
  8. 제 6 항에 있어서,
    상기 스캐닝 후 상기 스캔된 이미지와 상기 목록 데이터베이스를 연결하여 원본문서의 페이지 수와 스캐닝된 페이지 수를 자동으로 점검하여 원본문서의 스캐닝 누락 여부를 자동으로 확인하는 것을 특징으로 하는 워드프로세서를 이용한 문서 작성 및 보존 방법.
  9. 제 3 항에 있어서,
    상기 목록 데이터베이스는 주소지, 문서번호, 시행일자, 경유, 수신, 참조, 제목, 보존기간, 공개여부, 심사자, 심사일, 본문의 내용, 문서 전체의 페이지 수를 포함하고, 상기 바코드에는 상기 문서 생성 기관의 의미를 갖는 코드, 생성일시. 레코드생성 일련번호, 문서 종목분류코드, 작성부서코드, 소프트웨어 제품일련번호가 조합되는 것을 특징으로 하는 워드프로세서를 이용한 문서 작성 및 보존 방법.
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