JP2008262379A - 印刷文書管理システム、印刷文書管理方法、印刷文書管理プログラム及び印刷文書管理サーバ - Google Patents

Abstract

【課題】従来の文書管理システムでは、印刷文書が予め定められた担当者以外に配送されたとき、その配送先担当者に関する情報を取得し文書作成者に通知することができない。
【解決手段】印刷文書管理サーバ３００は、ネットワークを介して複数の端末装置に接続されており、端末装置から送信された、端末装置の読み取りセンサで読み取られた印刷文書に搭載されたＲＦＩＤタグの記憶情報（文書ＩＤ、配布／回覧先情報、文書作成者など）と、読み取りセンサ固有のセンサＩＤとを通信手段３１０にて受信する。配布／回覧先確認手段３４０は記憶手段３３０に記憶されている情報と印刷文書登録手段３２０に登録されている情報と受信したＲＦＩＤタグの記憶情報とを比較して、受信した印刷文書が予め定義していた配布先ではない新たな配布先に配布されたことを検知する。メッセージ生成手段３６０はそのことを示すメッセージを生成して印刷文書の作成者に送信する。
【選択図】図２

Description

本発明は印刷文書管理システム、印刷文書管理方法、印刷文書管理プログラム及び印刷文書管理サーバに係り、特に印刷された紙文書（印刷文書）の配付／回覧を管理できる印刷文書管理システム、印刷文書管理方法、印刷文書管理プログラム及び印刷文書管理サーバに関する。

現在、様々な文書が電子化されるようになった。これにより、オフィスなどにおいてやりとりされる文書が電子データとしてコンピュータ上で送受信されている。これらの電子化された電子文書を管理するシステムとしてワークフローを用いた管理システムが広く利用されている。この管理システムでは、電子文書の起案者により予め定義されたワークフローに従って電子文書が回覧され、処理状況が管理される。このワークフロー管理装置として、例えばユーザ端末と、ワークフロー管理装置とから構成されたワークフロー管理装置が知られている（例えば、特許文献１参照)。

この特許文献１記載の従来の管理システムは次のように動作する。すなわち、電子文書の起案者がユーザ端末を操作して、予め回覧先及び回覧順を定義したワークフローを電子文書とともにワークフロー管理装置に登録する。ワークフロー管理装置は、ワークフローを参照して次の回覧者を特定し、その回覧者のユーザ端末に回覧通知を送信する。回覧者は電子文書を閲覧し、承認あるいは拒否の通知をワークフロー管理装置に送信する。ワークフロー管理装置は、承認通知を受信すると次の回覧者に回覧通知を送信し、拒否通知を受信するとその旨を起案者に送信する。

しかし、現実のオフィス等では電子化された電子文書よりも印刷された文書が配付／回覧されていることが多く、これら印刷文書は、配付先や回覧経路などを示す紙などを付けて担当者間で配付/回覧されている。また、これら印刷文書の配付/回覧先は、文書作成者によって予め指定される。しかし、印刷文書の配付/回覧を受けた担当者は、その文書の内容に応じて情報共有や情報提供のために、組織の定める規定の範囲内で印刷文書を、文書作成者は配付/回覧先に指定していないが配付/回覧すべきと判断する担当者に再配付/再回覧することが頻繁に行われている。このような印刷文書の配付/回覧中に現れる新たな配付/回覧先は、文書作成者にとってこれまで把握しなかった新たな情報要求者に関する情報であり、組織内の適切な情報共有に活用できる重要な情報である。

そこで、オフィス等において、電子化されない書類の所在を確認できる文書管理システムが従来知られている（例えば、特許文献２参照）。この文書管理システムは、無線ＩＣチップの識別情報を受信するリーダを備えた複数の端末と通信可能に接続され、各端末をそれぞれ使用する各使用者（担当者）により順次閲覧される回覧物に装着される無線ＩＣチップの識別情報と回覧物を保持中の使用者の識別情報とを対応付けて記憶する回覧管理テーブルや、各端末が備える各リーダの識別情報と各端末を使用する使用者の識別情報とをそれぞれ対応付けて記憶するリーダ管理テーブル等を備える書類管理サーバで構成されている。この管理システムによれば、電子化された書類のワークフローと同様に電子化されない書類の回覧をワークフローで管理することができ、また、回覧物の所在と共に処理状況を確認することができる。

一方、用紙に対して印刷を行う印刷装置と、文書を管理する文書管理サーバとをネットワークを介して接続した文書管理システムにおいて、無線タグを埋め込んだ用紙を用いて印刷すると共に、埋め込まれた無線タグと印刷した文書とを対応付けて記憶し、この文書を複製するときに読み出した無線タグの内容と、先に記憶した無線タグとが同一かを判断して、複製の禁止や配布先を管理する文書管理システムも知られている（例えば、特許文献３参照）。この従来の文書管理システムでは、ＩＣチップとアンテナを内部に埋め込み通信機能を有する無線タグ（RFID;Radio Frequency IDentification）を、印刷を行う使用者が常時携行しなくても、印刷された文書のセキュリティ管理等を行うことができる。

更に、ＲＦタグを付して印刷物を管理する際に、原本に付されたＲＦタグ内の情報（書類の作成日時、作成者、書類のタイトル、書類の属性、書類のサイズ等）を複写用紙に付されるＲＦタグ内にそのまま複写する複写装置も知られている（例えば、特許文献４参照）。

特開２００４−３６２０５０号公報（第３−６頁、図１、図２） 特開２００６−１８５１５１号公報（第４頁、図１） 特開２００５−０６５０９５号公報（第１０−１１頁） 特開２００７−０４３４５４号公報（第７頁）

しかしながら、特許文献２記載の従来の文書管理システムでは、書類管理サーバ制御プログラムが、回覧物が予め定めた配付/回覧先ではない新たな担当者に再配付/再回覧された場合に、誤配送された旨のみを文書作成者に通知するだけであり、再配付/再回覧先に関する情報を取得できない。その理由は、この従来の文書管理システムでは再配付/再回覧に関する情報について何ら考慮されていないためである。

また、特許文献２記載の従来の文書管理システムに、特許文献３又は特許文献４記載のＲＦタグを使用して印刷物を管理する方法を組み合わせた場合、電子化されない印刷書類の回覧をワークフローで管理することができると共に、印刷書類のセキュリティ管理を行うことができるが、特許文献２記載の従来の文書管理システムが回覧物（印刷文書）の複製物が、予め定められた担当者ではない担当者に配送されたとき、その誤配送された旨のみを文書作成者に通知するのみであるため、その新たな配送先担当者に関する情報を取得し文書作成者に通知することができない。

更に、上記の特許文献２〜４のいずれも、配付/回覧先の担当者の印刷文書に対する情報要求レベルについて何ら考慮されていないため、配付/回覧先の担当者の情報要求レベル（配付/回覧された印刷文書の内容について、各担当者それぞれの情報を欲する度合い）を把握することができない。

本発明は以上の点に鑑みなされたもので、回覧物が予め定めた配付/回覧先ではない新たな担当者に再配付/再回覧された場合に、再配付/再回覧先に関する情報を取得し得る印刷文書管理システム、印刷文書管理方法、印刷文書管理プログラム及び印刷文書管理サーバを提供することを目的とする。

また、本発明の他の目的は、複写装置で複製された印刷文書についても新たな再配付/再回覧に関する情報を取得できる印刷文書管理システム、印刷文書管理方法、印刷文書管理プログラム及び印刷文書管理サーバを提供することにある。

更に、本発明の他の目的は、再配付/再回覧先の担当者の処理方法に応じて、各担当者の情報要求レベルを把握できる印刷文書管理システム、印刷文書管理方法、印刷文書管理プログラム及び印刷文書管理サーバを提供することにある。

上記の第１の目的を達成するため、本発明の印刷文書管理システムは、複数の端末装置のそれぞれが配布された印刷文書から読み取った情報をネットワークを介して印刷文書管理サーバに送信し、印刷文書管理サーバが受信した情報に基づいて印刷文書の管理を行う印刷文書管理システムにおいて、
複数の端末装置のそれぞれは、文書固有の第１のＩＤ情報と配布／回覧先を示す配布／回覧先情報と文書に関する情報とを記憶させたＲＦＩＤタグが搭載されている印刷文書のＲＦＩＤタグからその記憶情報を読み取る読み取り手段と、読み取り手段で読み取ったＲＦＩＤタグの記憶情報を、読み取り手段に予め割り当てられた固有の第２のＩＤ情報と共に印刷文書管理サーバへ送信する送信手段とを有し、
印刷文書管理サーバは、端末装置から送信されたＲＦＩＤタグの記憶情報と第２のＩＤ情報とを受信する受信手段と、複数の端末装置がそれぞれ備える読み取り手段の第２のＩＤ情報に相当する第３のＩＤ情報と、読み取り手段を備える端末装置を使用する各担当者に関する担当者情報とを対応付けて予め記憶している記憶手段と、受信手段で受信したＲＦＩＤタグの記憶情報及び第２のＩＤ情報と記憶手段の記憶情報とを比較することにより、印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先を検知する配布/回覧先検知手段と、検知された新たな配布／回覧先に対応する担当者情報を記憶手段から取得する担当者情報取得手段とを有することを特徴とする。

この発明では、端末装置に配布される印刷文書には、文書固有の第１のＩＤ情報と配布／回覧先を示す配布／回覧先情報と文書に関する情報とを記憶させたＲＦＩＤタグが搭載されており、このＲＦＩＤタグの記憶情報を読み取り手段で読み取って、その読み取り手段固有の第２のＩＤと共に印刷文書管理サーバへ送信し、印刷文書管理サーバでは、記憶手段に予め記憶している、端末装置に設けられた読み取り手段固有の第３のＩＤ情報と、その端末装置を使用する各担当者に関する担当者情報とを、受信したＲＦＩＤタグの記憶情報と第２のＩＤ情報とを比較することにより、印刷文書が予め定義していた配布/回覧先かどうか検知し、印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先であることを検知したときは、新たな配布／回覧先に対応する担当者情報を記憶手段から取得することができる。

また、上記の第１の目的を達成するため、本発明の印刷文書管理システムは、印刷文書管理サーバが、受信手段により受信したＲＦＩＤタグの記憶情報を登録する印刷文書登録手段と、担当者情報取得手段で取得した担当者情報を用いて、受信した印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先に配布/回覧された旨を示すメッセージを生成するメッセージ生成手段と、受信手段により受信したＲＦＩＤタグの記憶情報に基づいて検出した印刷文書の作成者に、メッセージを送信するメッセージ送信手段とを備えたことを特徴とする。この発明では、受信した印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先に配布/回覧されたときは、その旨を示すメッセージを生成して印刷文書の作成者に送信することができる。

また、上記の第２の目的を達成するため、本発明の印刷文書管理システムは、印刷文書の複写を行う複写装置と、複写装置に接続され、複写元となる印刷文書に搭載されたＲＦＩＤタグから第１のＩＤ情報を読み込み、新たなＲＦＩＤタグに読み込んだ第１のＩＤ情報を書き込み、複写装置により作成された複製文書に第１のＩＤ情報を書き込んだ新たなＲＦＩＤタグを装着するＲＦＩＤリーダ／ライタとを更に有することを特徴とする。

この発明では、印刷文書の配付/回覧を受けた担当者が印刷文書の複写を行う場合に、複写装置が印刷文書の複写を行い、複写装置に接続されたＲＦＩＤリーダ／ライタが、複写元の印刷文書に搭載されたＲＦＩＤタグから第１のＩＤ情報を読み取り、新たなＲＦＩＤタグにその第１のＩＤ情報を格納して複製先の印刷文書にＲＦＩＤタグを搭載した複製文書を作成するよう動作する。このような構成を採用し、印刷文書の複製文書が作成され、担当者に配付/回覧された場合でも、それら担当者に関する情報を印刷文書作成者に通知することにより、本発明の第２の目的を達成することができる。

また、上記の第３の目的を達成するため、本発明の印刷文書管理システムは、印刷文書管理サーバが、配布/回覧先検知手段により検知された印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先に関する情報を記憶手段に記憶し更新管理する配付/回覧先管理手段と、配付/回覧先管理手段に記憶された前記新たな配付/回覧先に関する情報の内容に応じて、配付/回覧先担当者が印刷文書をどれだけ欲しているかの度合いである情報要求レベルを判定する情報要求レベル判定手段とを備えることを特徴とする。

この発明では、印刷文書作成者が予め定めた配付/回覧先担当者とは異なる担当者に印刷文書が配付/回覧された場合に、各担当者の印刷文書への処理内容を記憶し、その処理内容の違いによって各担当者が印刷文書に含まれる情報をどれだけ欲しているかの度合いである情報要求レベルを判定するよう動作する。このような構成を採用し、各担当者の情報要求レベルを判定することにより、本発明の第３の目的を達成することができる。

また、上記の第１の目的を達成するため、本発明の印刷文書管理方法は、複数の端末装置のそれぞれが配布された印刷文書から読み取った情報をネットワークを介して印刷文書管理サーバに送信し、印刷文書管理サーバが受信した情報に基づいて印刷文書の管理を行う印刷文書管理方法において、
文書固有の第１のＩＤ情報と配布／回覧先を示す配布／回覧先情報と文書に関する情報とを記憶させたＲＦＩＤタグが搭載されている印刷文書のＲＦＩＤタグからその記憶情報を端末装置のセンサにより読み取る第１のステップと、第１のステップで読み取ったＲＦＩＤタグの記憶情報を、センサに予め割り当てられた固有の第２のＩＤ情報と共に印刷文書管理サーバへ送信する第２のステップと、端末装置から送信されたＲＦＩＤタグの記憶情報と第２のＩＤ情報とを受信する第３のステップと、複数の端末装置がそれぞれ備えるセンサの第２のＩＤ情報に相当する第３のＩＤ情報と、センサを備える端末装置を使用する各担当者に関する担当者情報とを対応付けて予め記憶している記憶手段から読み出したその記憶手段の記憶情報と、第３のステップで受信したＲＦＩＤタグの記憶情報及び第２のＩＤ情報とを比較することにより、印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先を検知する第４のステップと、検知された新たな配布／回覧先に対応する担当者情報を記憶手段から取得する第５のステップと、取得した担当者情報を用いて、受信した印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先に配布/回覧された旨を示すメッセージを生成する第６のステップと、受信したＲＦＩＤタグの記憶情報に基づいて検出した印刷文書の作成者に、メッセージを送信する第７のステップとを含むことを特徴とする。この発明では、受信した印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先に配布/回覧されたときは、その旨を示すメッセージを生成して印刷文書の作成者に送信することができる。

また、上記の第２の目的を達成するため、本発明の印刷文書管理方法は、複写装置により印刷文書の複写を行う第８のステップと、複写装置に接続されたＲＦＩＤリーダ／ライタにより、複写元となる印刷文書に搭載されたＲＦＩＤタグから第１のＩＤ情報を読み込み、新たなＲＦＩＤタグに読み込んだ第１のＩＤ情報を書き込む第９のステップと、複写装置により作成された複製文書に第１のＩＤ情報を書き込んだ新たなＲＦＩＤタグを装着する第１０のステップとを含むことを特徴とする。

また、上記の第３の目的を達成するため、本発明の印刷文書管理方法は、複写装置に接続されたＲＦＩＤリーダ／ライタが、複写時に複写元の印刷文書に搭載されたＲＦＩＤタグから読み込んだ第１のＩＤ情報を複写装置から送信するＩＤ情報送信ステップと、複写装置から送信された第１のＩＤ情報を受信し、印刷文書毎に複写回数を更新し、更新された複写回数を複写装置に送信する複写回数送信ステップと、複写装置により作成された複製文書に第１のＩＤ情報と共に受信した複写回数を新たなＲＦＩＤタグに書き込み、その新たなＲＦＩＤタグを作成された複製文書に搭載するＲＦＩＤタグ搭載ステップと、第４のステップにより印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先が検知された場合に、配付/回覧された印刷文書がはじめに文書作成者から配付/回覧された原本か、あるいは複写装置により複写された複製文書であるかを判断し、原本よりも複製文書を配付/回覧された担当者のほうが、より強くその印刷文書を欲していると判定する判定ステップとを更に含むことを特徴とする。

また、上記の第３の目的を達成するため、本発明の印刷文書管理方法は、印刷文書に搭載されたＲＦＩＤタグからその記憶情報を端末装置のセンサにより読み込んだ時点の時刻情報を生成して印刷文書管理サーバに送信する時刻情報送信ステップと、印刷文書管理サーバにおいて時刻情報を受信する時刻情報受信ステップと、第４のステップにより印刷文書が予め指定された配付/回覧先とは異なる配付/回覧先に配付/回覧されたことを検知した場合には、受信した時刻情報と検知した配付/回覧先に関する情報を記憶し更新管理する管理ステップと、受信した時刻情報に基づいて、より早い時刻に印刷文書が配付/回覧された担当者ほどその印刷文書をより強く欲していると判定する情報要求レベル判定ステップとを更に含むことを特徴とする。

また、上記の目的を達成するため、本発明の印刷文書管理プログラムは、複数の端末装置のそれぞれに配布される印刷文書に、文書固有の第１のＩＤ情報と配布／回覧先を示す配布／回覧先情報と文書に関する情報とを記憶させたＲＦＩＤタグが搭載されており、そのＲＦＩＤタグからその記憶情報を端末装置のセンサにより読み取り、その記憶情報がセンサに予め割り当てられた固有の第２のＩＤ情報と共に、端末装置からネットワークを介して印刷文書管理サーバに送信され、印刷文書管理サーバが受信した情報に基づいて印刷文書の管理をコンピュータにより行わせる印刷文書管理プログラムであって、コンピュータに本発明の印刷文書管理サーバの各処理ステップをコンピュータにより実行させることを特徴とする。

本発明によれば、実際に端末装置の読み取り手段により検知した印刷文書の配付/回覧先と、印刷文書管理サーバにて予め登録した配付/回覧先を比較して印刷文書が予め定めた配付/回覧ではない新たな配付/回覧先に配付/回覧されたことを検知した場合は、新たな配付/回覧先に関する情報を取得して、印刷文書が新たな配布/回覧先に配付/回覧されたことを示すメッセージを印刷文書の作成者に送信することができる。

また、本発明によれば、複写装置において印刷文書を複写する際に、複写元の印刷文書に搭載されたＲＦＩＤタグ内の文書情報を読み取り、複製された印刷文書に新たな文書ＩＤを書き込んだＲＦＩＤタグを装着するようにしたため、複写装置により複写された印刷文書についても、予め定めた配付/回覧先ではない新たな配付/回覧先に配付/回覧されたことを検知できる。

更に、本発明によれば、印刷文書作成者が予め定めた配付/回覧先担当者とは異なる担当者に印刷文書が配付/回覧された場合に、各担当者の印刷文書への処理内容を記憶し、その処理内容の違いによって各担当者が印刷文書に含まれる情報をどれだけ欲しているかの度合いである情報要求レベルを判定するようにしたため、印刷文書が予め定めた配付/回覧先ではない新たな配付/回覧先に配付/回覧された場合に、それら新たな配付/回覧先の印刷文書に対する要求度を把握できる。

次に、発明を実施するための最良の形態について図面と共に詳細に説明する。

（第１の実施の形態）
図１は本発明になる印刷文書管理システムの第１の実施の形態のブロック図、図２は図１中の印刷文書管理サーバ３００の一実施の形態のブロック図を示す。本発明の第１の実施の形態の印刷文書管理システムは、図１に示すように、複数の端末装置２００と、単一の印刷文書管理サーバ３００とが、ＬＡＮ(Local Area Network)などのネットワーク４００を通じて接続されている。印刷文書１００は、情報周知や情報共有などの目的のために担当者に配付/回覧される文書である。印刷文書１００には、各印刷文書１００のＩＤ情報を格納するためのＲＦＩＤタグ１１０が搭載されている。

端末装置２００は、企業のオフィスなどにおける各担当者によって使用されるコンピュータなどであり、各担当者にそれぞれ割り当てられている。端末装置２００には、それぞれ入出力装置２１０が接続されている。入出力装置２１０は、具体的には端末装置２００への入力を行うためのキーボードやマウス、端末装置２００からの出力を表示するディスプレイなどである。また、端末装置２００には、印刷文書１００に搭載されたＲＦＩＤタグ１１０のＩＤ情報を読み取るためのＲＦＩＤセンサ２２０が接続されている。

印刷文書管理サーバ３００は、印刷文書１００を管理するためのコンピュータである。印刷文書管理サーバ３００は、図２に示すように、端末装置２００との通信を行う通信手段３１０と、端末装置２００からの印刷文書１００の登録要求を処理する印刷文書登録手段３２０と、印刷文書１００を管理するための各種テーブルや、各担当者に関する情報などを記憶する記憶手段３３０と、端末装置２００から送信される印刷文書１００のＩＤ情報やＲＦＩＤセンサ２２０のＩＤ情報と、記憶手段３３０に格納されている各種テーブルを照合し、印刷文書１００の配付/回覧先の担当者を確認する配付/回覧先確認手段３４０と、印刷文書１００の配付/回覧先の担当者に関する情報を記憶手段３３０から取得する担当者情報取得手段３５０と、印刷文書１００の配付/回覧先に関する情報を印刷文書１００の作成者に通知するためのメッセージを生成するメッセージ生成手段３６０とを備える。

次に、図３に示す本発明になる印刷文書管理方法の第１の実施の形態のフローチャートを、図１及び図２のブロック図と併せ参照して、本実施の形態の全体の動作について詳細に説明する。まず、文書作成者は配付/回覧したい印刷文書１００を作成する。印刷文書１００には文書作成者が定めた配付/回覧先の情報が記載されているものとする。また、印刷文書１００には文書を一意に識別する文書ＩＤを格納したＲＦＩＤタグ１１０を搭載しておく。

文書作成者が入出力装置２１０を用いて端末装置２００から印刷文書１００の登録情報を入力すると、端末装置２００が印刷文書管理サーバ３００の通信手段３１０と通信を行い、印刷文書管理サーバ３００内の印刷文書登録手段３２０により印刷文書１００が記憶手段３３０登録される（図３のステップＡ１）。印刷文書１００の登録は図４に示すような印刷文書登録テーブル３３１ａを用いて行う。印刷文書登録テーブル３３１ａは記憶手段３３０に記憶される。図４に例示した印刷文書登録テーブルでは、文書作成者ＩＤ“１２３４５６７”の担当者によって作成された、文書ＩＤ“Ｄ０００１”、文書タイトル“○○に関する調査報告”の印刷文書１００の配付/回覧先の担当者ＩＤとして“１１１１１１１，２２２２２２２→２２２２２２３→２２２２２２４，３３３３３３３，４４４４４４４→４４４４４４４５”が登録されている。なお、図４の例で配付/回覧先担当者ＩＤの“→”は回覧を表すものとする。また、前述の通り、文書ＩＤ“Ｄ０００１”が印刷文書１００に搭載されたＲＦＩＤタグ１１０に格納されている。

次に、印刷文書１００が配付/回覧先担当者の席に人手にて配付/回覧される（図３のステップＡ２）。図４の例では、担当者ＩＤ“１１１１１１１”、“２２２２２２２”、“３３３３３３３”、“４４４４４４４”の担当者に印刷文書１００が配付され、担当者ＩＤ“２２２２２２２”の担当者に配付された印刷文書１００は順に担当者ＩＤ“２２２２２２３”、“２２２２２２４”の担当者へ、担当者ＩＤ“４４４４４４４”の担当者に配付された印刷文書１００は担当者ＩＤ“４４４４４４４５”の担当者にそれぞれ回覧される。この後、印刷文書１００の配付/回覧を受けた担当者は、その文書の内容に応じて情報共有や情報提供のために、組織の定める規定の範囲内で、文書作成者は配付/回覧先に指定していないが配付/回覧すべきと判断する担当者に印刷文書を再配付/再回覧する。

印刷文書１００が各担当者の席に配付されると、各担当者の卓上に置かれた端末装置２００に接続されたＲＦＩＤセンサ２２０が、印刷文書１００に搭載されたＲＦＩＤタグ１１０内のＩＤ情報（文書ＩＤ）を読み取る（図３のステップＡ３）。更に、端末装置２００が、ＲＦＩＤセンサ２２０によりステップＡ３で読み取った文書ＩＤと、ＲＦＩＤセンサ２２０自体のＩＤ情報（ＲＦＩＤセンサＩＤ）とを印刷文書管理サーバ３００に送信する（図３のステップＡ４）。

次に、印刷文書管理サーバ３００は、ステップＡ４で端末装置２００から送信された文書ＩＤとＲＦＩＤセンサＩＤとを通信手段３１０を通じて受信し、配付/回覧先確認手段３４０が印刷文書１００の配付/回覧先の確認を行う（図３のステップＡ５）。ここで、印刷文書管理サーバ３００の記憶手段３３０には、予めＲＦＩＤセンサ２２０、ＲＦＩＤセンサ２２０が接続されている端末装置２００、ＲＦＩＤセンサ２２０および端末装置２００の保有者に関する情報がそれぞれ対応付けられたＲＦＩＤセンサ管理テーブルが予め格納されている。

図５にＲＦＩＤセンサ管理テーブル３３２の一例を示す。図５の例のＲＦＩＤセンサ管理テーブル３３２は、ＲＦＩＤセンサＩＤと、端末装置２００のＩＤ（端末装置ＩＤ）と、ＲＦＩＤセンサ２２０及び端末装置２００を保有している担当者のＩＤ（担当者ＩＤ）と、その担当者の名前と所属とが対応付けて登録されている。図２の配付/回覧先確認手段３４０は、端末装置２００から送信されたＲＦＩＤセンサＩＤによりＲＦＩＤセンサ管理テーブル３３２を検索し、ＲＦＩＤセンサＩＤを保有する担当者ＩＤを得る。さらに配付／回覧先確認手段３４０は、得られた担当者ＩＤと、端末装置２００から送信された文書ＩＤとにより、図４に示した印刷文書登録テーブル３３１ａを検索し、それら担当者ＩＤと文書ＩＤの組み合わせが既に登録されているか確認する（図３のステップＡ６）。

担当者ＩＤと文書ＩＤの組み合わせが印刷文書登録テーブル３３１ａに登録されていた場合、配付／回覧先確認手段３４０は、印刷文書１００が文書作成者の想定していた担当者に配付／回覧されたと判断する（図６のステップＡ６のＮＯ）。担当者ＩＤと文書ＩＤの組み合わせが印刷文書登録テーブル３３１ａに登録されていなかった場合（新規の場合）、配付／管理先確認手段３４０は、印刷文書１００が文書作成者の想定していなかった新たな担当者に配付／回覧されたと判断する（図６のステップＡ６のＹＥＳ）。

このステップＡ６でＮＯと判断された場合には、印刷文書管理サーバ３００は、新たなＲＦＩＤセンサＩＤと文書ＩＤが端末装置２００から送信されてくるのを待つ（図３のステップＡ２）。ステップＡ６でＹＥＳと判断された場合には、図２の担当者情報取得手段３５０が、ステップＡ６で確認した新たな配付／回覧先担当者に関する情報を記憶手段３３０から取得する（図３のステップＡ７）。

続いて、メッセージ生成手段３７０が、上記ステップＡ７で担当者情報取得手段３５０が取得した新たな配付／回覧先担当者に関する情報を用いて、文書作成者に通知するメッセージを作成し、通信手段３１０を通じて文書作成者の端末装置２００に送信する（図３のステップＡ８）。

次に、具体的な実施例について説明する。図４の印刷文書登録テーブル３３１ａに登録された文書“○○に関する調査報告”が、ある担当者に配付／回覧される（図３のステップＡ２）と、担当者の卓上の端末装置２００に接続されたＲＦＩＤセンサ２２０が印刷文書１００に搭載されたＲＦＩＤタグ１１０に格納された文書ＩＤ“Ｄ０００１”を読み取り（図３のステップＡ３）、端末装置２００がＲＦＩＤセンサＩＤ“Ｓ０００１”と文書ＩＤ“Ｄ０００１”を印刷文書管理サーバ３００に送信する（図３のステップＡ４）。

次に、配付／回覧先確認手段３４０が、ＲＦＩＤセンサＩＤ“Ｓ０００１”により図５のＲＦＩＤセンサ管理テーブル３３２を検索し、ＲＦＩＤセンサＩＤを保有する担当者ＩＤとして“１１１１１１１”を得る。続いて、配付/回覧先確認手段３４０が、担当者ＩＤ“１１１１１１１”と文書ＩＤ“Ｄ０００１”により、図４の印刷文書登録テーブル３３１ａを検索すると、これら担当者ＩＤと文書ＩＤの組み合わせは印刷文書登録テーブル３３１ａに登録されているので、印刷文書１００は予め文書作成者が想定していた担当者に配付／回覧されたと判断する（図３のステップＡ５、及びステップＡ６のＮＯ）。

ここで、ある端末装置２００からＲＦＩＤセンサＩＤ“Ｓ１１１１”と文書ＩＤ“Ｄ０００１”が印刷文書管理サーバ３００に送信されたとする（図３のステップＡ４）。このとき、図２の配付／管理先確認手段３４０が、ＲＦＩＤセンサＩＤ“Ｓ１１１１”により、図５のＲＦＩＤセンサ管理テーブル３３２を検索すると、ＲＦＩＤセンサＩＤを保有する担当者の担当者ＩＤとして“２３４５６７８”を得る。続いて、配付/回覧先確認手段３４０が、担当者ＩＤ“２３４５６７８”と文書ＩＤ“Ｄ０００１”により、図４の印刷文書登録テーブル３３１ａを検索すると、これら担当者ＩＤと文書ＩＤの組み合わせは印刷文書登録テーブル３３１ａに登録されていないので、印刷文書は予め文書作成者が想定していなかった担当者に配付／回覧されたと判断されたと判断する（図３のステップＡ５、およびステップＡ６のＹＥＳ）。

次に、図２の担当者情報取得手段３５０が、担当者ＩＤ“２３４５６７８”により図５のＲＦＩＤセンサ管理テーブル３３２を検索し、担当者ＩＤ“２３４５６７８”を持つ担当者に関する情報として、担当者名“◎◎▽”、所属“Ｘ事業部”を得る（図３のステップＡ７）。続いて、図２のメッセージ生成手段３７０が、ステップＡ７で担当者情報取得手段３５０により取得した新たな配付／管理先担当者に関する情報を用いて、「文書ＩＤ“Ｄ０００１”、文書タイトル“○○に関する調査報告”の印刷文書が、新たに、担当者名“◎◎▽”、所属“Ｘ事業部”に配付／回覧されました」のようなメッセージを生成し、通信手段３１０を通じて文書作成者の端末装置（端末装置ＩＤ“ＰＣ−１”）に送信する（図３のステップＡ８）。

なお、文書作成者の端末ＩＤは、ステップＡ５で配付/回覧先確認手段３４０が印刷文書登録テーブル３３１ａを検索する際に、文書ＩＤ“Ｄ０００１”の文書作成者の担当者ＩＤが“１２３４５６７”であることが分かり、更に、ステップＡ７で配付/回覧先確認手段３４０がＲＦＩＤセンサ管理テーブル３３２を検索する際に、文書作成者である担当者ＩＤ“１２３４５６７”の担当者の保有する端末装置２００の端末装置ＩＤ“ＰＣ−１”であることが分かる。

文書作成者がステップＡ８で生成・送信されたメッセージを受信すると、自分が作成した印刷文書がはじめに配付/回覧先として想定していなかった担当者に配付/回覧されたことを把握することができる。

なお、本実施の形態では、担当者情報取得手段３５０が、ＲＦＩＤセンサ管理テーブル３３２から担当者に関する情報を取得するようにしたが、担当者に関する情報がより詳細に記載された担当者情報テーブルを取得手段３３０に予め用意しておくようにしてもよいし、印刷文書管理サーバ３００とは別に担当者情報を管理するサーバやデータベースから情報を取得するようにしてもよい。

また、本実施の形態では、端末装置ＩＤを用いて文書作成者の保有する端末装置２００にメッセージを送信するようにしたが、端末装置ＩＤの替わりにＥメールアドレスを用いてＥメールによりメッセージを送信するようにしてもよい。

次に、本実施の形態の他の実施例について説明する。上記実施例では、文書毎に文書ＩＤを与え、配付/回覧される同一内容の印刷文書１００には共通の文書ＩＤを持つようにしているが、この実施例では印刷文書１００毎に異なる文書ＩＤを持つようにしたものである。この場合、印刷文書１００には印刷文書１００を一意に識別する文書ＩＤを格納したＲＦＩＤタグ１１０を搭載しておく。

まず、印刷文書作成者は、印刷文書１００毎に異なる文書ＩＤを与え、印刷文書管理サーバ３００に印刷文書１００を登録する（図３のステップＡ１）。このときの印刷文書登録テーブル３３１ｂの例を図６に示す。図６の例では、文書タイトル“○○に関する調査報告”であらわされる同じ内容の文書について、４つの印刷文書１００にそれぞれ“Ｄ０００１−１”から“Ｄ０００１−４”までの異なる文書ＩＤが与えられている。

次に、図６の印刷文書登録テーブル３３１ｂに登録された文書“○○に関する調査報告”が、ある担当者に配付/回覧され（図３のステップＡ２）、担当者の卓上の端末装置２００に接続されたＲＦＩＤセンサ２２０に接続されたＲＦＩＤセンサ２２０が印刷文書１００に搭載されたＲＦＩＤタグ１１０に格納された文書ＩＤ“Ｄ０００１−３”を読み取り（図３のステップＡ３）、端末装置２００がＲＦＩＤセンサＩＤ“Ｓ１１１１”と文書ＩＤ“Ｄ０００１−３”を印刷文書管理サーバ３００に送信したとする（図３のステップＡ４）。

次に、印刷文書管理サーバ３００内の配付/回覧先確認手段３４０が、ＲＦＩＤセンサＩＤ“Ｓ１１１１”により図５のＲＦＩＤセンサ管理テーブル３３２を検索し、ＲＦＩＤセンサＩＤを保有する担当者の担当者ＩＤとして“２３４５６７８”を得る。続いて、配付/回覧先確認手段３４０が、担当者ＩＤとして“２３４５６７８”と文書ＩＤ“Ｄ０００１−３”により図６の印刷文書登録テーブル３３１ｂを検索すると、これら担当者ＩＤと文書ＩＤの組み合わせは印刷文書登録テーブル３３１ｂに登録されていないので、印刷文書は予め文書作成者が想定していなかった担当者に配付/回覧されたと判断する（図３のステップＡ５、およびステップＡ６のＹＥＳ）。また同時に、文書ＩＤ“Ｄ０００１−３”の印刷文書について文書作成者が予め定めた配付/回覧先の担当者ＩＤが“３３３３３３３”であることが分かる。

次に、図２の担当者情報取得手段３５０が、担当者ＩＤ“２３４５６７８”によりＲＦＩＤセンサ管理テーブル３３２を検索し、担当者ＩＤ“２３４５６７８”を持つ担当者に関する情報として、担当者名“◎◎▽”、所属“Ｘ事業部”を得、さらに担当者ＩＤ“３３３３３３３”を持つ担当者に関する情報として、担当者名“◇◇◆◆”、所属“Ｃ開発部”を得る（図３のステップＡ７）。

続いて、図２のメッセージ生成手段３７０が、ステップＡ７で担当者情報取得手段３５０により取得した新たな配付/回覧先担当者に関する情報を用いて、「文書ＩＤ“Ｄ０００１−３”、文書タイトル“○○に関する調査報告”の印刷文書が、新たに、担当者名“◇◇◆◆”、所属“Ｃ開発部”から担当者名“◎◎▽”、所属“Ｘ事業部”に配付/回覧されました」のようなメッセージを生成し、通信手段３１０を通じて、文書作成者の端末装置（端末装置ＩＤ“ＰＣ−１”）に送信する（図３のステップＡ８）。

文書作成者が図３のステップＡ８で生成・送信されたメッセージを受信すると、自分が作成した印刷文書がはじめに配付/回覧先として想定していなかった担当者に配付/回覧されたことを把握することができるだけでなく、印刷文書１００毎に文書ＩＤが付与されているため、はじめに指定したどの配付/回覧先から新たな担当者へ配付/回覧されたか、つまり、新たな配付/回覧ルートまで把握することができる。

次に、本実施の形態の効果について説明する。本実施の形態では、配付/回覧された印刷文書と、その印刷文書を受け取った担当者を特定し、予め文書作成者が指定したその文書の配付/回覧先と合致するかを判定し、合致しない場合にはその旨を文書作成者に通知するというように構成されているため、文書作成者がはじめに想定していなかった担当者に配付/回覧されたことを把握できる。

また、本実施の形態では、更に、印刷文書が予め文書作成者によって指定されていない担当者に配付/回覧された場合に、その印刷文書が予め指定したどの配付/回覧先から新たに配付/回覧されたものであるかを特定するというように構成されているため、文書作成者は新たな配付/回覧ルートを把握できる。

この効果は、印刷文書の文書作成者が配付/回覧前には把握できないため配付/回覧先に指定できなかったが、配付/回覧された印刷文書に記載された情報を欲している担当者についての情報を文書作成者に提供し、組織内の適切な情報共有や情報提供が行えるというメリットを文書作成者にもたらす。また、新たに配付/回覧を受けた担当者の立場からは、印刷文書に記載された情報を欲していることを文書作成者に知らせることができ、適切な情報共有や情報提供を受けることができるというメリットを担当者にもたらす。

（第２の実施の形態）
次に、本発明の第２の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。図７は本発明になる印刷文書管理システムの第２の実施の形態のブロック図を示す。同図中、図１と同一構成部分には同一符号を付し、その説明を省略する。図７に示す本発明の第２の実施の形態は、図１及び図２に示した第１の実施の形態の構成に加えて、複写装置５００とＲＦＩＤリーダ／ライタ５１０を備える点で第１の実施の形態と異なる。

複写装置５００は、印刷文書１００の複写を行うコピー機などであり、ネットワーク４００に接続されている。ＲＦＩＤリーダ／ライタ５１０は、複写装置５００に接続されており、複写装置５００において印刷文書１００の複写を行うときに、複写元の印刷文書１００に搭載されたＲＦＩＤタグ１１０内のＩＤ情報を読み取り、次に、新たなＲＦＩＤタグ１１０にＩＤ情報を書き込み、さらに、複写装置５００が生成した印刷文書１００の複写文書に上記の新たなＲＦＩＤタグを装着する。

次に、図８及び図９に示す本発明の印刷文書管理方法の第２の実施の形態のフローチャートと共に、図７の本発明の印刷文書管理システムの第２の実施の形態の動作について説明する。図８のステップＢ１、ステップＢ３からステップＢ８までの動作は、それぞれ図３のステップＡ１、ステップＡ３からステップＡ８の動作と同一のため説明は省略する。

第１の実施の形態では図３のステップＡ２において、印刷文書１００の配付/回覧を受けた担当者が、別の担当者に印刷文書１００を再配付／再回覧する場合には、配付/回覧された印刷文書１００自体をそのまま配付/回覧していた。本実施の形態では、印刷文書１００の配付/回覧を受けた担当者が、別の担当者に印刷文書１００を再配付／再回覧する場合に、複写装置５００を用いて印刷文書１００の複製文書を作成し配付/回覧することが可能である（図８のステップＢ２）。このように担当者が複製文書を作成する理由として、配付/回覧先が複数存在する、すべての担当者分の複製文書を作成して緊急に配付／回覧したい、自分用に複製文書を作成して保管し原本を配付/回覧したい、などが挙げられる。

図８のステップＢ２において、印刷文書１００の配付/回覧を受けた担当者が複製文書を作成する場合の動作を図９に示す。担当者が複写を行うために、複写装置５００に複写元となる印刷文書１００をセットし複写を開始すると、まず、複写装置５００に接続されたＲＦＩＤリーダ／ライタ５１０が、複写元の印刷文書１００に搭載されたＲＦＩＤタグ１１０から文書ＩＤ情報を読み取る（図９のステップＢ２１）。なお、ここでの文書ＩＤとは第１の実施の形態における文書ＩＤと同様のものである。例えば、図４の印刷文書登録テーブル３３１ａに示された印刷文書「○○に関する調査報告」の複写を行おうとすると、ＲＦＩＤリーダ／ライタ５１０の印刷文書１００に搭載されたＲＦＩＤタグ１１０から文書ＩＤ“Ｄ０００１”を読み取る。

次に、ＲＦＩＤリーダ／ライタ５１０は、複写装置５００において複写用紙と同様に予め用意されている新たなＲＦＩＤタグに、ステップＢ２１で読み取った文書ＩＤを書き込む（図９のステップＢ２２）。例えば、前記のようにステップＢ２１で文書ＩＤ“Ｄ０００１”が読み取られた場合には、新たなＲＦＩＤタグに文書ＩＤ“Ｄ０００１”を書き込む。次に、複写装置５００は印刷文書１００を複写し、印刷文書１００の複製文書を作成する（図９のステップＢ２３）。最後に、複写装置５００は、ステップＢ２３で作成した複製文書に、ステップＢ２２で文書ＩＤを書き込んだ新たなＲＦＩＤタグを装着する（図９のステップＢ２４）。

この後、担当者は作成した複製文書を新たな配付/回覧先担当者に配付/回覧すると、図３のステップＡ３からステップＡ８と同様の手順により、複製文書についても印刷文書管理サーバ３００において新たな配付/回覧先担当者が特定され、それら新たな配付/回覧先に関する情報が文書作成者に通知される（ステップＢ３からステップＢ８）。

このように、本実施の形態では第１の実施の形態と同様に、配付/回覧を受けた担当者が複製文書を作成せずに原本をそのまま再配付／再回覧するようにしても対応可能である。また、上記の複製文書の作成時の説明では、図４に示した印刷文書登録テーブルを例に説明したが、図６に示した印刷文書登録テーブルを用いてもよい。

次に、本実施の形態の効果について説明する。本実施の形態では、印刷文書１００が担当者によって複製された場合に、複製先の印刷文書に複製元の印刷文書１００のＩＤ情報が書き込まれたＲＦＩＤタグを装着するというように構成されているため、複製文書についても文書作成者がはじめに想定していなかった担当者に配付/回覧されたことを把握できる。

（第３の実施の形態）
次に、本発明の第３の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。図１０は本発明になる印刷文書管理システムの第３の実施の形態の要部のブロック図を示す。同図中、図２と同一構成部分には同一符号を付し、その説明を省略する。すなわち、本実施の形態は、図７に示す第２の実施の形態中の印刷文書管理サーバ３００を図１０のブロック図の３００Ａとした点に特徴があり、印刷文書管理サーバ３００Ａ内に、配付/回覧先管理手段３７０と、情報要求レベル判定手段３８０を備える点で印刷文書管理サーバ３００と異なる。

図１０において、配付/回覧先管理手段３７０は、印刷文書１００の配付/回覧状況に応じて記憶手段３３０内の各種テーブルを更新管理する。第１の実施の形態および第２の実施の形態では、配付/回覧先確認手段３４０において、端末装置２００から送信された文書ＩＤやＲＦＩＤセンサＩＤを用いて、印刷文書１００の配付/回覧先が予め定めた配付/回覧先と一致するかどうかを確認するだけであった。それに対して、配付/回覧先管理手段３７０は、印刷文書１００の配付/回覧先が予め定めた配付/回覧先と一致するかどうかを確認し、一致しなかった場合にはそれら配付/回覧先に関する情報を記憶手段３３０に記憶する。

情報要求レベル判定手段３８０は、配付/回覧先管理手段３７０において予め定められていなかった新たな配付/回覧先が検知された場合に、それら配付/回覧先における印刷文書の配付/回覧状況や、印刷文書に対する処理内容に応じて、配付/回覧先担当者が印刷文書をどれだけ欲しているかの度合いを判定する。

次に、図１１の本発明の印刷文書管理方法の第３の実施の形態のフローチャートを参照して図１０の実施の形態の全体の動作について詳細に説明する。ここで、文書作成者は配付/回覧したい印刷文書１００を作成し、その印刷文書１００には文書作成者が定めた配付/回覧先の情報が記載されているものとする。また、印刷文書１００には文書を一意に識別する文書ＩＤを格納したＲＦＩＤタグ１１０を搭載しておく。

第１および第２の実施の形態と同様に、文書作成者が入出力装置２１０を用いて端末装置２００から印刷文書１００の登録情報を入力すると、端末装置２００が印刷文書管理サーバ３００の通信手段３１０と通信を行い、印刷文書管理サーバ３００に印刷文書１００が登録される（図１１のステップＣ１）。印刷文書１００の登録は図４に示した印刷文書登録テーブル３３１ａを用いて行う。印刷文書登録テーブル３３１ａは記憶手段３３０に記憶される。更に、本実施の形態では、印刷文書１００の複製回数を管理するテーブルである複製文書カウンタが予め記憶手段３３０内に用意されている。印刷文書登録手段３２０は、文書作成者から印刷文書１００の登録を受け付けると、複製文書カウンタにそれぞれの文書ＩＤを登録し、カウンタ値を０にセットする。

第２の実施の形態では図８のステップＢ２において、印刷文書１００の配付/回覧を受けた担当者が、別の担当者に印刷文書１００を再配付／再回覧する場合に、複写装置５００を用いて印刷文書１００の複製文書を作成し配布／回覧を行っていた。本実施の形態では、担当者が複写装置５００を用いて印刷文書１００の複製文書を作成する場合に、複写装置５００と印刷文書管理サーバ３００との間で通信し、印刷文書１００の複製回数の管理を行う（図１１のステップＣ２）。

次に、この図１１のステップＣ２において、印刷文書１００の配付/回覧を受けた担当者が複製文書を作成する場合の動作の詳細について図１２のフローチャートと共に説明する。担当者が複製を行うために、図７に示した複写装置５００に複写元となる印刷文書１００をセットし複写を開始すると、まず、複写装置５００に接続されたＲＦＩＤリーダ／ライタ５１０が、複写元の印刷文書１００に搭載されたＲＦＩＤタグ１１０から文書ＩＤ情報を読み取る（図１２のステップＣ２１）。なお、ここでの文書ＩＤとは第１および第２の実施の形態における文書ＩＤと同様のものである。

次に、ＲＦＩＤリーダ／ライタ５１０は、ステップＣ２１で読み取った文書ＩＤを、ネットワーク４００を介して印刷文書管理サーバ３００に送信する（図１２のステップＣ２２）。続いて、図１０の印刷文書管理サーバ３００Ａは通信手段３１０を介してステップＣ２２においてＲＦＩＤリーダ／ライタ５１０から送信された文書ＩＤを受信し、配付/回覧先管理手段３７０が記憶手段３３０内の複製文書カウンタを更新する（図１２のステップＣ２３）。

複製文書カウンタは、印刷文書１００の文書ＩＤ毎にその文書の複製回数を管理するテーブルであり、記憶手段３３０内に予め用意されている。ステップＣ１で文書作成者が印刷文書１００の文書ＩＤを登録すると、印刷文書登録手段３２０が、複製文書カウンタに文書ＩＤとカウンタ初期値０を登録する。複製文書カウンタ３３３の例を図１３に示す。図１３に示す例では、図６に示した印刷文書登録テーブルにおける文書ＩＤ“Ｄ０００１−１”から“Ｄ０００１−４”までの４つの印刷文書１００を登録した場合の複製文書カウンタ３３３の初期状態を示している。

次に、図１０の印刷文書管理サーバ３００Ａは通信手段３１０を通じて更新したカウンタ値を、図７のＲＦＩＤリーダ／ライタ５１０に送信する（図１２のステップＣ２４）。次に、ＲＦＩＤリーダ／ライタ５１０は、複写装置５００において複写用紙と同様に予め用意されている受信したカウンタ値と複写元の印刷文書１００の文書ＩＤを新たなＲＦＩＤタグに書き込む（図１２のステップＣ２５）。続いて、複写装置５００は印刷文書１００を複写し、印刷文書１００の複製文書を作成する（図１２のステップＣ２６）。最後に、複写装置５００は、ステップＣ２６で作成した複製文書に、ステップＣ２５でカウンタ値と文書ＩＤを書き込んだＲＦＩＤタグを装着する（図１２のステップＣ２７）。

この後、担当者は作成した複製文書を新たな配付/回覧先担当者に配付/回覧し、更に図１１のステップＣ３からＣ５の手順を踏むことにより、印刷文書１００の配付/回覧先が印刷文書管理サーバ３００Ａで確認される。ステップＣ３からステップＣ６までの動作は、それぞれ図８のステップＢ３からステップＢ６の動作と同一のため説明は省略する。

図１０の印刷文書管理サーバ３００Ａ内の配付/回覧先管理手段３７０が、担当者ＩＤと文書ＩＤを用いて印刷文書１００の配付/回覧先の確認を行い（図１１のステップＣ５）、担当者ＩＤと文書ＩＤの組み合わせが印刷文書管理サーバ３００Ａに登録されていた場合、配付／管理先管理手段３７０は、印刷文書１００が文書作成者の想定していた担当者に配付/回覧されたと判断する（図１１のステップＣ６のＮＯ）。一方、担当者ＩＤと文書ＩＤの組み合わせが印刷文書登録テーブルに登録されず、配付／管理先管理手段３７０が、印刷文書１００が文書作成者の想定していなかった新たな担当者に配付/回覧されたと判断すると（図１１のステップＣ６のＹＥＳ）、配付/回覧先管理手段３７０は新たな配付/回覧先の管理を行うための新規配付/回覧先管理テーブルを更新する（図１１のステップＣ７）。

新規配付/回覧先管理テーブルは、配付／管理先管理手段３７０によって確認された印刷文書１００の配付/回覧先が、はじめに文書作成者が登録した配付/回覧先以外であった場合に、それら配付/回覧先に関する情報を記録するためのテーブルである。図１５に、新規配付/回覧先管理テーブルの一例を示す。図１５に示す例では、配付/回覧された印刷文書の文書ＩＤと、その印刷文書が配付/回覧された担当者のＩＤの組み合わせが記録されている。

次に、図１０の情報要求レベル判定手段３８０が、新規配付／回覧先管理テーブルを用いて各担当者の情報要求レベルを判定する（図１１のステップＣ８）。情報要求レベルとは、各担当者が配付/回覧された印刷文書１００に含まれる情報をどれだけ欲しているかを表す指標である。情報要求レベル判定手段３８０における情報要求レベルの判定は、各担当者の端末装置２００や複写装置５００から印刷文書管理サーバ２００に送信される情報を用いて、配付/回覧先の担当者が再配付／再回覧を行うために印刷文書１００に対して行った処理内容や、再配付／再回覧先担当者の閲覧順序などを分析することにより、担当者それぞれが印刷文書１００の内容に対する要求度合いを順序付けすることで行う。

次に、図１０の担当者情報取得手段３５０が、ステップＣ７で作成・更新した配付/回覧先担当者に関する情報を記憶手段３３０から取得する（図１１のステップＣ９）。続いて、図１０のメッセージ生成手段３６０が、ステップＣ８で情報要求レベル判定手段３８０により判定した新たな配付/回覧先担当者の情報要求レベルと、ステップＣ９で担当者情報取得手段３５０が取得した新たな配付/回覧先担当者に関する情報とを用いて、文書作成者に通知するメッセージを作成し、図１０の通信手段３１０を通じて文書作成者の端末装置２００に送信する（図１１のステップＣ１０）。

次に、具体的な実施例について説明する。第１の実施の形態と同様に、まず文書作成者が、例えば図６に示される印刷文書登録テーブル３３１ｂを用いて印刷文書管理サーバ３００に文書ＩＤ“Ｄ０００１−１”から“Ｄ０００１−４”までの印刷文書１００を登録する（図１１のステップＣ１）。このとき、図１３に示すように、複製文書カウンタ３３３にそれぞれの文書ＩＤが登録され、複製数に０がセットされる。また、文書ＩＤはそれぞれ印刷文書１００に搭載されたＲＦＩＤタグ１１０に格納されている。

次に、印刷文書１００が配付/回覧先担当者の席に配付/回覧される（図１１のステップＣ２）。図６の例では、担当者ＩＤ“１１１１１１１”の担当者に文書ＩＤ“Ｄ０００１−１”の印刷文書１００が配付され、担当者ＩＤ“２２２２２２２”の担当者に文書ＩＤ“Ｄ０００１−２”の印刷文書１００が配付され、担当者ＩＤ“３３３３３３３”の担当者に文書ＩＤ“Ｄ０００１−３”の印刷文書１００が配付され、担当者ＩＤ“４４４４４４４”の担当者に文書ＩＤ“Ｄ０００１−４”の印刷文書が配付される。担当者ＩＤ“２２２２２２２”の担当者に配付された印刷文書１００は順に担当者ＩＤ“２２２２２２３”、“２２２２２２４”の担当者へ、担当者ＩＤ“４４４４４４４”の担当者に配付された印刷文書１００は担当者ＩＤ“４４４４４４５”の担当者に回覧される。この後、印刷文書１００の配付/回覧を受けた担当者は、その文書の内容に応じて情報共有や情報提供のために、組織の定める規定の範囲内で、印刷文書を文書作成者は配付/回覧先に指定していないが配付/回覧すべきと判断する担当者に再配付／再回覧する。

今、例えば、担当者ＩＤ“３３３３３３３”の担当者が、文書ＩＤ“Ｄ０００１−３”の印刷文書「○○に関する調査報告」の複写を行うとすると、ＲＦＩＤリーダ／ライタ５１０がこの印刷文書１００に搭載されたＲＦＩＤタグ１１０から文書ＩＤ“Ｄ０００１−３”を読み取る（図１２のステップＣ２１）。次に、ＲＦＩＤリーダ／ライタ５１０は、文書ＩＤ“Ｄ０００１−３”を、ネットワーク４００を介して印刷文書管理サーバ３００に送信する（図１２のステップＣ２２）。

続いて、印刷文書管理サーバ３００は通信手段３１０を介してＲＦＩＤリーダ／ライタ５１０から送信された文書ＩＤ“Ｄ０００１−３”を受信し、配付/回覧先管理手段３７０が記憶手段３３０内の複製文書カウンタ３３３の文書ＩＤ“Ｄ０００１−３”のカウンタ値を１に更新する（図１２のステップＣ２３、図１４参照）。

次に、印刷文書管理サーバ３００Ａは通信手段３１０を通じてカウンタ値１をＲＦＩＤリーダ／ライタ５１０に送信する（図１２のステップＣ２４）。ＲＦＩＤリーダ／ライタ５１０は、複写装置５００に複写用紙と同様に予め用意されているＲＦＩＤタグに、受信したカウンタ値１と複写元の印刷文書１００の文書ＩＤを書き込む（図１２のステップＣ２５）。例えば、文書ＩＤ“Ｄ０００１−３”の１回目の複写文書（複製文書カウンタ値１）として、文書ＩＤ“Ｄ０００１−３＿ｃｏｕｎｔ１”をＲＦＩＤタグに書き込む。この例では、＜文書ＩＤ＞＿ｃｏｕｎｔ＜カウンタ値＞の形式の文字列を新たな文書ＩＤとして複製文書に与えている。

次に、図７の複写装置５００は文書ＩＤ“Ｄ０００１−３”の印刷文書１００を複写し、印刷文書１００の複製文書を作成する（図１２のステップＣ２６）。続いて、複写装置５００は、作成した複製文書に、文書ＩＤ“Ｄ０００１−３＿ｃｏｕｎｔ１”が書き込まれたＲＦＩＤタグを装着する（図１２のステップＣ２７）。

次に、担当者ＩＤ“３３３３３３３”の担当者が、文書ＩＤ“Ｄ０００１−３＿ｃｏｕｎｔ１”の複製文書を担当者ＩＤ“２３４５６７８”の担当者に配付したとする。すると、担当者ＩＤ“２３４５６７８”の担当者の卓上の端末装置２００に接続されたＲＦＩＤセンサ２２０が複製文書に搭載されたＲＦＩＤタグ１１０に格納された文書ＩＤ“Ｄ０００１−３＿ｃｏｕｎｔ１”を読み取り（図１１のステップＣ３）、端末装置２００がＲＦＩＤセンサＩＤ“Ｓ１１１１”と文書ＩＤ“Ｄ０００１−３＿ｃｏｕｎｔ１”を図１０の印刷文書管理サーバ３００Ａに送信する（図１１のステップＣ４）。

次に、図１０の配付/回覧先管理手段３７０が、ＲＦＩＤセンサＩＤ“Ｓ１１１１”により図５に示したＲＦＩＤセンサ管理テーブル３３２を検索し、ＲＦＩＤセンサＩＤ“Ｓ１１１１”を保有する担当者の担当者ＩＤとして“２３４５６７８”を得る。続いて、配付/回覧先管理手段３７０が、担当者ＩＤ“２３４５６７８”と文書ＩＤ“Ｄ０００１−３＿ｃｏｕｎｔ１”により図６の印刷文書登録テーブル３３１ｂを検索すると、これら担当者ＩＤと文書ＩＤの組み合わせは印刷文書登録テーブル３３１ｂに登録されていないので、印刷文書は予め文書作成者が想定していなかった担当者に配付されたと判断する（図１１のステップＣ５、およびステップＣ６のＹＥＳ）。また同時に、文書ＩＤ“Ｄ０００１−３＿ｃｏｕｎｔ１”の印刷文書の複写元である文書ＩＤ“Ｄ０００１−３”の印刷文書について文書作成者が予め定めた配付／回覧先の担当者の担当者ＩＤが“３３３３３３３”であることがわかる。

次に、図１０の配付/回覧先管理手段３７０は、文書ＩＤ“Ｄ０００１−３＿ｃｏｕｎｔ１”と担当者ＩＤ“２３４５６７８”を新規配付/回覧先管理テーブルに記録する（図１１のステップＣ７、図１５参照）。また、図１５を参照すると、文書ＩＤ“Ｄ０００１−１”と担当者ＩＤ“１１１１１１２”の組が新規配付/回覧先テーブルに登録されている。図６に示した印刷文書登録テーブル３３１ｂでは、文書ＩＤ“Ｄ０００１―１”の配付/回覧先に担当者ＩＤ“１１１１１１２”は指定されていないので、これは、文書ＩＤ“Ｄ０００１―１”の印刷文書１００が、新たに担当者ＩＤ“１１１１１１２”の担当者に回覧されたことを表している。また、文書ＩＤ“Ｄ０００１―１”の印刷文書について文書作成者が予め定めた配付／回覧先の担当者の担当者ＩＤが“１１１１１１１”であることが分かる。

次に、図１０の情報要求レベル判定手段３８０が、新規配付/回覧先管理テーブルを用いて各担当者の情報要求レベルを判定する（図１１のステップＣ８）。情報要求レベル判定手段３８０は、図１５に示された新規配付/回覧先テーブルを参照し、文書ＩＤの表記から文書ＩＤ“Ｄ０００１−３＿ｃｏｕｎｔ１”の印刷文書１００が、文書ＩＤ“Ｄ０００１―３”から複写され担当者ＩＤ“２３４５６７８”の担当者に配付されたと判断する。また、情報要求レベル判定手段３８０は、文書ＩＤの表記から文書ＩＤ“Ｄ０００１―１”の印刷文書１００が、複写されずに原本がそのまま担当者ＩＤ“１１１１１１２”の担当者に回覧されたと判断する。

更に、情報要求レベル判定手段３８０は、印刷文書１００が新規に配付／回覧された場合に、文書作成者がはじめに配付／回覧した印刷文書をそのまま新たな担当者に回覧するよりも、複製文書を作成して新たな担当者に配付する方が、配付／回覧先の担当者の情報要求レベルが高いと判定する。つまり、担当者ＩＤ“１１１１１１２”の担当者に比べて、担当者ＩＤ“２３４５６７８”の担当者の方が情報要求レベルが高いと判定する。これは、新たな担当者に再配付／再回覧する担当者が、自身が受け取った原本を読んだ後にその原本を回覧させるよりも、複製文書を作成して複製文書を配付させる方が、より早く新たな配付／回覧先に文書を渡すことができるため、新たな配付／回覧先の担当者の情報要求度が高いと考えられるためである。

次に、図１０の担当者情報取得手段３５０が、ステップＣ７で作成・更新した新たな配付／回覧先担当者に関する情報を記憶手段３３０から取得する。具体的には、担当者情報取得手段３５０が、担当者ＩＤ“２３４５６７８”により図５に示したＲＦＩＤセンサ管理テーブル３３２を検索し、担当者ＩＤ“２３４５６７８”を持つ担当者に関する情報として、担当者名“◎◎▽”、所属“Ｘ事業部”を得る。同様に、担当者ＩＤ“１１１１１１２”によりＲＦＩＤセンサ管理テーブル３３２を検索し、担当者ＩＤ“１１１１１１２”を持つ担当者に関する情報として、担当者名“▲▲●●”、所属“Ｙ事業部”を得る（図１１のステップＣ９）。また同時に、図１１のステップＣ５およびＣ６で確認した担当者ＩＤ“２３４５６７８”および“１１１１１１２”の新たな配付／回覧先担当者に対して印刷文書の再配付／再回覧を行った担当者として、それぞれ担当者ＩＤ“３３３３３３３”、“１１１１１１１”を持つ担当者に関する情報として、担当者名“◇◇◆◆”、所属“Ｃ開発部”と、担当者名“○○××”、所属“Ａ営業部”を得る。

続いて、図１０のメッセージ生成手段３６０が、ステップＣ９で担当者情報取得手段３５０が取得した新たな配付／回覧先担当者に関する情報を用いて、文書作成者に通知するメッセージを作成し、図１０の通信手段３１０を通じて文書作成者の端末装置２００に送信する（図１１のステップＣ１０）。このとき、メッセージ生成手段３６０は、ステップＣ８において情報要求レベル判定手段３８０が判定した、担当者毎の情報要求レベルの違いが明確になるようなメッセージを作成する。

図１６にメッセージ生成手段３６０が生成するメッセージの一例を示す。図１６の例では、新規配付/回覧先の各担当者の情報が、情報要求レベルの高い担当者から順に表形式で表現されている。また、図１６に示した例ではメッセージ中に記載していないが、新規配付/回覧先の各担当者に対して印刷文書の再配付／再回覧を行った担当者について記載したメッセージを生成することもできる。そのようにすれば、文書作成者が予め指定したうちの、どの配付／回覧先担当者から新規配付/回覧先担当者に印刷文書が再配付／再回覧されたのかを一目で把握することができる。

また、別の実施例として、ステップＣ３及びＣ４において、各担当者の卓上のＲＦＩＤセンサが印刷文書１００に装着されたＲＦＩＤタグを読み取る際に、読み取り時のタイムスタンプを作成し、印刷文書管理サーバ３００Ａに送信するようにしてもよい。新規配付/回覧先管理テーブルでは、このタイムスタンプを配付／回覧日時として記録する。この場合の新規配付/回覧先管理テーブル３３４ｂの一例を図１７に示す。

ステップＣ７では、配付/回覧先管理手段３７０が新規配付/回覧先管理テーブル３３４ｂを更新・管理する。図１７に示した例では、文書ＩＤ“Ｄ０００１−３＿ｃｏｕｎｔ１”の複製文書が２００７／０１／１１ １３：４５に担当者ＩＤ“２３４５６７８”の担当者に配付され、文書ＩＤ“Ｄ０００１―１”の印刷文書が２００７／０１／１１ １５：１０に担当者“１１１１１１２”に回覧され、文書ＩＤ“Ｄ０００１―１”の印刷文書が２００７／０１／１２ ０９：３５に担当者ＩＤ“１１１１１１３”の担当者に回覧されたことが分かる。

次に、情報要求レベル判定手段３８０が、新規配付/回覧先管理テーブル３３４ｂを参照すると、文書ＩＤ“Ｄ０００１−３＿ｃｏｕｎｔ１”の複製文書は、文書ＩＤ“Ｄ０００１−３”の印刷文書から複写され担当者ＩＤ“２３４５６７８”の担当者に配付されたと判断する。また、文書ＩＤの表記から文書ＩＤ“Ｄ０００１−１”の印刷文書１００が、複写されずに原本がそのまま担当者ＩＤ“１１１１１１２”と“１１１１１１３”の担当者に回覧されたと判断する。

更に、情報要求レベル判定手段３８０は、新規配付/回覧先管理テーブル３３４ｂの配付/回覧日時の値から、文書ＩＤ“Ｄ０００１−１”は最初に担当者ＩＤ“１１１１１１２”の担当者に、続いて担当者ＩＤ“１１１１１１３”の担当者に回覧されたことを把握し、担当者ＩＤ“１１１１１１２”の担当者の方が担当者ＩＤ“１１１１１１３”の担当者よりも情報要求レベルが高いと判定する（図１１のステップＣ８）。これは、新たな担当者に再配付／再回覧する担当者が、より早く配付/回覧させたい担当者、つまり情報要求レベルの高い担当者ほど先に配付/回覧させると考えられるためである（例えば、上司から部下へ、同じ部下でも早く閲覧すべき部下を優先するなど）。

次に、図１０の担当者情報取得手段３５０が、ステップＣ７で作成・更新した新たな配付/回覧先担当者に関する情報を記憶手段３３０から取得する。具体的には、担当者情報取得手段３５０が、担当者ＩＤ“２３４５６７８”により図５のＲＦＩＤセンサ管理テーブル３３２を検索し、担当者ＩＤ“２３４５６７８”を持つ担当者に関する情報として、担当者名“◎◎▽”、所属“Ｘ事業部”を得る。同様に、担当者ＩＤ“１１１１１１２”、“１１１１１１３”により上記ＲＦＩＤセンサ管理テーブル３３２を検索し、担当者ＩＤ“１１１１１１２”を持つ担当者に関する情報として、担当者名“▲▲●●”、所属“Ｙ事業部”を、担当者ＩＤ“１１１１１１３”を持つ担当者に関する情報として、担当者名“■■▼”、所属“Ｚ事業部”を得る（図１１のステップＣ９）。

続いて、メッセージ生成手段３６０が、上記ステップＣ９で担当者情報取得手段３５０が取得した新たな配付/回覧先担当者に関する情報を用いて、文書作成者に通知するメッセージを作成し、通信手段３１０を通じて文書作成者の端末装置２００に送信する（図１１のステップＣ１０）。図１８に、このときメッセージ生成手段３６０が生成するメッセージの例を示す。図１８の例では、同じように文書ＩＤ“Ｄ０００１−１”の原本が回覧された担当者ＩＤ“１１１１１１２”、“１１１１１１３”の担当者について、配付/回覧日時が早い方が情報要求レベルが高い旨のメッセージとなっている。本実施例によれば、新たな配付/回覧先担当者の文書閲覧順序まで把握することができ、閲覧順で先頭に近いほど情報要求レベルが高いと判定できる。

なお、上記の実施例の説明では、メッセージ生成手段３６０が印刷文書の配付/回覧状況を文書作成者に伝えるために生成するメッセージはテキストによるものであったが、印刷文書の配付/回覧状況をわかりやすくグラフ化したメッセージを生成するようにしてもよい。

図１９は印刷文書の配付回覧状況をグラフ化した例を示す。図１９に示したグラフ化されたメッセージは、図１８に示したメッセージに対応している。図１９に示した例では、担当者がノード（図１９中の顔のアイコン）、担当者間の印刷文書の流れがアーク（図１９中の矢印）で表されている。まず、図６の印刷文書登録テーブル３３１ｂから文書作成者が予め定めた印刷文書の配付/回覧先についてのグラフを作成する。具体的には、印刷文書登録テーブル３３１ｂから文書作成者ＩＤおよび配付/回覧先担当者ＩＤに対応するノードを作成し、文書作成者に対応するノードから、配付/回覧先担当者に対応するノードのうち印刷文書登録テーブル３３１ｂの配付/回覧先担当者ＩＤ欄で先頭に記載されている担当者に対応するノードに向かって、印刷文書の配付を表すアークを引く。このとき、各アークで表される印刷文書の流れで配付される印刷文書の文書ＩＤを明記する（例えば、図１９において文書作成者ノードから担当者ノード“１１１１１１１”の間のアークに明記された文書ＩＤ“Ｄ０００１−１”）。

続いて、残りの配付/回覧先担当者を表すノードについて、印刷文書登録テーブル３３１ｂの配付/回覧先担当者ＩＤ欄で回覧を表す“→”に対応するアークを引く。このとき、同様に各アークで表される印刷文書の流れで回覧される印刷文書の文書ＩＤを明記する（例えば、図１９において担当者ノード“２２２２２２２”から担当者ノード“２２２２２２３”の間のアークに明記された文書ＩＤ“Ｄ０００１−２”）。

次に、新規配付/回覧先担当者として検知された担当者に対応するノードを作成し、情報要求レベル判定手段３８０において判定した印刷文書の配付／回覧状況に従ってノード間にアークを引く。例えば、図１９では、担当者ＩＤ“３３３３３３３”の担当者から担当者ＩＤ“２３４５６７８”の担当者に、文書ＩＤ“Ｄ０００１−３＿ｃｏｕｎｔ１”を持つ複製文書が配付された状況に従って、担当者ノード“３３３３３３３”から担当者ノード“２３４５６７８”に向かって配付を表すアークが引かれ、文書ＩＤ“Ｄ０００１−３＿ｃｏｕｎｔ１”が明記されている。このように、印刷文書の配付/回覧状況をグラフ化したメッセージを作成することで、メッセージを受け取った文書作成者は担当者の情報要求レベルを含めて印刷文書の配付/回覧状況（新規の配付/回覧先はどこか、予め定めたどの配付/回覧先から再配付／再回覧されたか、どのような順序で新たに配付/回覧されたか）を一目で把握することができるようになる。

さらに、前記グラフ化したメッセージにおいて、新たな配付/回覧先担当者を表すノードを表示する際に各担当者の情報要求レベルの違いに応じて異なる色で表示するようにしても良い。図２０に印刷文書の配付/回覧状況をグラフ化した例を示す。図２０に示した例では、新たな配付/回覧先担当者を表すノードを表示する際に、情報要求レベルが高い担当者ノードから情報要求レベルが低い担当者ノードの間でグラデーション表示し、情報要求レベルが高い担当者ほど濃色で表示するようにしている（なお、図２０では図示の便宜上、斜線の間隔の違いにより異なる色を表現している。）。このようにすることで、メッセージを受け取った文書作成者は、印刷文書の新たな配付/回覧先における情報要求度の違いまで容易に把握することができるようになる。

また、新たな配付/回覧先担当者の情報要求レベルの違いを表す別の方法として、画面表示上の位置を用いるようにしてもよい。図２１に印刷文書の配付/回覧状況をグラフ化した例を示す。図２１に示した例では、新たな配付/回覧先担当者を表すノードを表示する際に、情報要求レベルが高い担当者ほど、画面上の左、つまり、文書作成者を表すノードに近い位置に表示するようにしている。

次に、本実施の形態の効果について説明する。本実施の形態では、印刷文書の配付/回覧を受けた担当者によって、印刷文書が新たな配付/回覧された場合に、図１０に示した情報要求レベル判定手段３８０が、「受け取った原本をそのまま再回覧」あるいは「受け取った原本を複写し複製文書を再配付」など、再配付／再回覧した担当者の配付/回覧方法の違いによって、新たに印刷文書の再配付／再回覧を受けた担当者毎の情報要求レベルを判定するように構成されているため、新たに印刷文書の再配付／再回覧を受けた各担当者の印刷文書の内容に対する情報要求まで把握することができる。

また、本実施の形態では、上記情報要求レベル判定手段３８０が、印刷文書の配付/回覧日時の違いによって、新たに同じ文書ＩＤの印刷文書の再配付／再回覧を受けた担当者毎の情報要求レベルを判定するように構成されているため、同じ文書ＩＤの印刷文書が回覧された場合でも各担当者の印刷文書の内容に対する情報要求度を把握することができる。

また、第１および第２の実施の形態では、新たな配付/回覧先担当者が検出される度に文書作成者にメッセージを送信していたが、本実施の形態では、図１０に示した配付/回覧先管理手段３７０が図１７の新規配付/回覧先管理テーブル３３４ｂを更新・管理するように構成されているため、検知した新規配付/回覧先担当者の情報を一定期間蓄積しておいてからまとめて定期的に文書作成者にメッセージを送信することができる。

なお、本発明は以上の実施の形態に限定されるものではなく、例えば、図２の印刷文書管理サーバ３００や図１０の印刷文書管理サーバ３００Ａの構成をコンピュータのソフトウェアにより実現させる印刷文書管理プログラムも本発明に包含されるものである。また、図２の配布／回覧先確認手段３４０は記憶手段３３０の内容を読み出すだけの構成であるが、これを図１０の配布／回覧先管理手段３７０のように、記憶手段３３０の内容を読み書きできる構成に変更し、かつ、ＲＦＩＤセンサ２２０で配布／回覧日時を取得できるようにすれば、図１及び図２の構成によっても回覧順序による情報要求レベル判定を行うことができる。

本発明は、企業のオフィスなどにおいて、適切な情報共有のために紙文書の配付/回覧ルートを作成する文書管理装置といった用途に適用できる。また、潜在的な情報要求者を発見する人脈データ生成機能といった用途にも適用可能である。

本発明の印刷文書管理システムの第１の実施の形態を示すブロック図である。 図１中の印刷文書管理サーバの一実施の形態のブロック図である。 本発明の印刷文書管理方法の第１の実施の形態のフローチャートである。 印刷文書登録テーブルの一例を示す図である。 ＲＦＩＤセンサ管理テーブルの一例を示す図である。 印刷文書登録テーブルの他の例を示す図である。 本発明の印刷文書管理システムの第２の実施の形態のブロック図である。 本発明の印刷文書管理方法の第２の実施の形態のフローチャートである。 図８中の要部のステップの詳細動作を説明するフローチャートである。 本発明の印刷文書管理システムの第３の実施の形態の要部である印刷文書管理サーバの構成を示すブロック図である。 本発明の印刷文書管理方法の第３の実施の形態のフローチャートである。 図１１中の要部のステップの詳細動作を説明するフローチャートである。 複製文書カウンタの一例（初期状態）を示す図である。 複製文書カウンタの他の例（更新状態）を示す図である。 新規配付/回覧先管理テーブルの一例を示す図である。 図１１中のメッセージ生成手段が生成するメッセージの一例を示す説明図である。 新規配付/回覧先管理テーブルの他の例を示す図である。 図１１中のメッセージ生成手段が生成するメッセージの他の例を示す図である。 印刷文書の配付回覧状況をグラフ化した一例を示す図である。 印刷文書の配付回覧状況をグラフ化した他の例を示す図である。 印刷文書の配付回覧状況をグラフ化した更に他の例を示す図である。

符号の説明

１００ 印刷文書
１１０ ＲＦＩＤタグ
２００ 端末装置
２１０ 入出力装置
２２０ ＲＦＩＤセンサ
３００、３００Ａ 印刷文書管理サーバ
３１０ 通信手段
３２０ 印刷文書登録手段
３３０ 記憶手段
３３１ａ、３３１ｂ 印刷文書登録テーブル
３３２ ＲＦＩＤセンサ管理テーブル
３３３ 複製文書カウンタ
３３４ａ、３３４ｂ 新規配付/回覧先管理テーブル
３４０ 配付/回覧先確認手段
３５０ 担当者情報取得手段
３６０ メッセージ生成手段
３７０ 配付/回覧先管理手段
３８０ 情報要求レベル判定手段
４００ ネットワーク
５００ 複写装置
５１０ ＲＦＩＤリーダ／ライタ

Claims (25)

1. 複数の端末装置のそれぞれが配布された印刷文書から読み取った情報をネットワークを介して印刷文書管理サーバに送信し、該印刷文書管理サーバが受信した情報に基づいて印刷文書の管理を行う印刷文書管理システムにおいて、
   前記複数の端末装置のそれぞれは、
   文書固有の第１のＩＤ情報と配布／回覧先を示す配布／回覧先情報と文書に関する情報とを記憶させたＲＦＩＤタグが搭載されている前記印刷文書の前記ＲＦＩＤタグからその記憶情報を読み取る読み取り手段と、
   前記読み取り手段で読み取った前記ＲＦＩＤタグの記憶情報を、前記読み取り手段に予め割り当てられた固有の第２のＩＤ情報と共に前記印刷文書管理サーバへ送信する送信手段とを有し、
   前記印刷文書管理サーバは、
   前記端末装置から送信された前記ＲＦＩＤタグの記憶情報と前記第２のＩＤ情報とを受信する受信手段と、
   前記複数の端末装置がそれぞれ備える前記読み取り手段の前記第２のＩＤ情報に相当する第３のＩＤ情報と、前記読み取り手段を備える前記端末装置を使用する各担当者に関する担当者情報とを対応付けて予め記憶している記憶手段と、
   前記受信手段で受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報及び前記第２のＩＤ情報と前記記憶手段の記憶情報とを比較することにより、前記印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先を検知する配布/回覧先検知手段と、
   検知された前記新たな配布／回覧先に対応する前記担当者情報を前記記憶手段から取得する担当者情報取得手段とを有する
   ことを特徴とする印刷文書管理システム。
2. 前記印刷文書管理サーバは、
   前記受信手段により受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報を登録する印刷文書登録手段と、
   前記担当者情報取得手段で取得した担当者情報を用いて、受信した前記印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先に配布/回覧された旨を示すメッセージを生成するメッセージ生成手段と、
   前記受信手段により受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報に基づいて検出した前記印刷文書の作成者に、前記メッセージを送信するメッセージ送信手段と
   を備えたことを特徴とする請求項１記載の印刷文書管理システム。
3. 前記印刷文書登録手段は、
   前記第１のＩＤ情報である、配付/回覧される前記印刷文書において同一の内容を持つ印刷文書に固有の文書ＩＤと、前記配布／回覧先情報のうち前記印刷文書の配付/回覧先に固有のＩＤ情報と、前記文書に関する情報のうち前記印刷文書の作成者に固有のＩＤ情報とを登録することを特徴とする請求項２記載の印刷文書管理システム。
4. 前記記憶手段は、前記読み取り手段を備える端末装置を使用する担当者情報として、担当者に固有のＩＤ情報を少なくとも記憶することを特徴とする請求項１記載の印刷文書管理システム。
5. 前記印刷文書登録手段は、
   前記第１のＩＤ情報である配付/回覧される個々の前記印刷文書に固有の文書ＩＤと、前記配布／回覧先情報のうち前記印刷文書の配付/回覧先に固有のＩＤ情報と、前記文書に関する情報のうち前記印刷文書の作成者に固有のＩＤ情報とを登録することを特徴とする請求項２記載の印刷文書管理システム。
6. 前記印刷文書の複写を行う複写装置と、
   前記複写装置に接続され、複写元となる前記印刷文書に搭載された前記ＲＦＩＤタグから前記第１のＩＤ情報を読み込み、新たなＲＦＩＤタグに前記読み込んだ第１のＩＤ情報を書き込み、前記複写装置により作成された複製文書に前記第１のＩＤ情報を書き込んだ新たなＲＦＩＤタグを装着するＲＦＩＤリーダ／ライタと
   を更に有することを特徴とする請求項１記載の印刷文書管理システム。
7. 前記印刷文書管理サーバは、
   前記配布/回覧先検知手段により検知された前記印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先に関する情報を前記記憶手段に記憶し更新管理する配付/回覧先管理手段と、
   前記配付/回覧先管理手段に記憶された前記新たな配付/回覧先に関する情報の内容に応じて、配付/回覧先担当者が印刷文書をどれだけ欲しているかの度合いである情報要求レベルを判定する情報要求レベル判定手段と
   を備えることを特徴とする請求項６記載の印刷文書管理システム。
8. 前記複写装置は、前記複写装置に接続された前記ＲＦＩＤリーダ／ライタが、複写時に複写元の印刷文書に搭載された前記ＲＦＩＤタグから読み込んだ前記第１のＩＤ情報を前記配付/回覧先管理手段に送信するＩＤ情報送信手段と、前記配布／回覧先管理手段が送信した複写回数を受信する複写回数受信手段とを有し、
   前記配付/回覧先管理手段は、前記複写装置から送信された前記第１のＩＤ情報を受信し、その第１のＩＤ情報に基づいて印刷文書毎に前記複写回数を更新管理し、更新された複写回数を前記複写装置に送信する更新及び送信手段を有し、
   前記ＲＦＩＤリーダ／ライタは、前記複写装置の前記複写回数受信手段により受信された前記複写回数を、前記複写装置により作成された前記複製文書に前記第１のＩＤ情報と共に書き込んだ新たなＲＦＩＤタグを装着し、
   前記情報要求レベル判定手段は、印刷文書が、予め指定された配付/回覧先とは異なる配付/回覧先に配付/回覧された場合に、配付/回覧された印刷文書がはじめに文書作成者から配付/回覧された原本か、あるいは前記複写装置により複写された複製文書であるかを判断し、原本よりも複製文書を配付/回覧された担当者のほうが、より強くその印刷文書を欲していると判定することを特徴とする請求項７記載の印刷文書管理システム。
9. 前記端末装置の読み取り手段は、前記印刷文書に搭載された前記ＲＦＩＤタグからその記憶情報を読み込んだ時点の時刻情報を生成して前記印刷文書管理サーバに送信する時刻情報生成手段を有し、
   前記配付/回覧先管理手段は、前記配布/回覧先検知手段が前記印刷文書が予め指定された配付/回覧先とは異なる配付/回覧先に配付/回覧されたことを検知した場合には、前記受信手段により受信した前記時刻情報と前記検知した配付/回覧先に関する情報とを対応付けて記憶して更新管理し、
   前記情報要求レベル判定手段は、より早い時刻に印刷文書が配付/回覧された担当者ほどその印刷文書をより強く欲していると判定することを特徴とする請求項８記載の印刷文書管理システム。
10. 前記印刷文書管理サーバは、
    前記受信手段で受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報と前記担当者情報取得手段で取得した担当者情報とを用いて、受信した前記印刷文書の作成者及び配付/回覧先担当者を表すと共に、作成者から各担当者に印刷文書が配付/回覧された状況を、作成者及び配付/回覧先担当者の間を矢印で表したグラフをメッセージとして生成するメッセージ生成手段と、
    前記受信手段により受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報に基づいて検出した前記印刷文書の作成者に、前記メッセージを送信するメッセージ送信手段と
    を有することを特徴とする請求項７乃至９のうちいずれか一項記載の印刷文書管理システム。
11. 前記印刷文書管理サーバは、
    前記受信手段で受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報と前記担当者情報取得手段で取得した担当者情報とを用いて、受信した前記印刷文書の作成者及び配付/回覧先担当者を表すと共に、作成者から各担当者に印刷文書が配付/回覧された状況を、作成者及び配付/回覧先担当者の間を矢印で表し、かつ、各担当者の前記情報要求レベル判定手段で判定した情報要求レベルの違いを色分けして表したグラフをメッセージとして生成するメッセージ生成手段と、
    前記受信手段により受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報に基づいて検出した前記印刷文書の作成者に、前記メッセージを送信するメッセージ送信手段と
    を有することを特徴とする請求項７記載の印刷文書管理システム。
12. 前記メッセージ生成手段は、
    前記印刷文書の新たな配付/回覧先担当者を表す際に、各担当者の前記情報要求レベルの違いを表示上の位置で表したグラフをメッセージとして生成することを特徴とする請求項１０記載の印刷文書管理システム。
13. 複数の端末装置のそれぞれが配布された印刷文書から読み取った情報をネットワークを介して印刷文書管理サーバに送信し、該印刷文書管理サーバが受信した情報に基づいて印刷文書の管理を行う印刷文書管理方法において、
    文書固有の第１のＩＤ情報と配布／回覧先を示す配布／回覧先情報と文書に関する情報とを記憶させたＲＦＩＤタグが搭載されている前記印刷文書の前記ＲＦＩＤタグからその記憶情報を前記端末装置のセンサにより読み取る第１のステップと、
    前記第１のステップで読み取った前記ＲＦＩＤタグの記憶情報を、前記センサに予め割り当てられた固有の第２のＩＤ情報と共に前記印刷文書管理サーバへ送信する第２のステップと、
    前記端末装置から送信された前記ＲＦＩＤタグの記憶情報と前記第２のＩＤ情報とを受信する第３のステップと、
    前記複数の端末装置がそれぞれ備える前記センサの前記第２のＩＤ情報に相当する第３のＩＤ情報と、前記センサを備える端末装置を使用する各担当者に関する担当者情報とを対応付けて予め記憶している記憶手段から読み出したその記憶手段の記憶情報と、前記第３のステップで受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報及び前記第２のＩＤ情報とを比較することにより、前記印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先を検知する第４のステップと、
    検知された前記新たな配布／回覧先に対応する前記担当者情報を前記記憶手段から取得する第５のステップと、
    取得した前記担当者情報を用いて、受信した前記印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先に配布/回覧された旨を示すメッセージを生成する第６のステップと、
    受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報に基づいて検出した前記印刷文書の作成者に、前記メッセージを送信する第７のステップと
    を含むことを特徴とする印刷文書管理方法。
14. 複写装置により前記印刷文書の複写を行う第８のステップと、
    前記複写装置に接続されたＲＦＩＤリーダ／ライタにより、複写元となる前記印刷文書に搭載された前記ＲＦＩＤタグから前記第１のＩＤ情報を読み込み、新たなＲＦＩＤタグに前記読み込んだ第１のＩＤ情報を書き込む第９のステップと、
    前記複写装置により作成された複製文書に前記第１のＩＤ情報を書き込んだ前記新たなＲＦＩＤタグを装着する第１０のステップと
    を含むことを特徴とする請求項１３記載の印刷文書管理方法。
15. 前記第４のステップにより検知された前記印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先に関する情報を前記記憶手段に記憶し更新管理する第１１のステップと、
    前記新たな配付/回覧先に関する情報の内容に応じて、配付/回覧先担当者が印刷文書をどれだけ欲しているかの度合いである情報要求レベルを判定する第１２のステップと
    を含むことを特徴とする請求項１４記載の印刷文書管理方法。
16. 前記複写装置に接続された前記ＲＦＩＤリーダ／ライタが、複写時に複写元の印刷文書に搭載された前記ＲＦＩＤタグから読み込んだ前記第１のＩＤ情報を前記複写装置から送信するＩＤ情報送信ステップと、
    前記複写装置から送信された前記第１のＩＤ情報を受信し、印刷文書毎に複写回数を更新し、更新された複写回数を前記複写装置に送信する複写回数送信ステップと、
    前記複写装置により作成された複製文書に前記第１のＩＤ情報と共に受信した前記複写回数を新たなＲＦＩＤタグに書き込み、その新たなＲＦＩＤタグを前記作成された複製文書に搭載するＲＦＩＤタグ搭載ステップと、
    前記第４のステップにより前記印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先が検知された場合に、配付/回覧された印刷文書がはじめに文書作成者から配付/回覧された原本か、あるいは前記複写装置により複写された複製文書であるかを判断し、原本よりも複製文書を配付/回覧された担当者のほうが、より強くその印刷文書を欲していると判定する判定ステップと
    を更に含むことを特徴とする請求項１５記載の印刷文書管理方法。
17. 前記印刷文書に搭載されたＲＦＩＤタグからその記憶情報を前記端末装置のセンサにより読み込んだ時点の時刻情報を生成して印刷文書管理サーバに送信する時刻情報送信ステップと、
    前記印刷文書管理サーバにおいて前記時刻情報を受信する時刻情報受信ステップと、
    前記第４のステップにより前記印刷文書が予め指定された配付/回覧先とは異なる配付/回覧先に配付/回覧されたことを検知した場合には、前記受信した時刻情報と前記検知した配付/回覧先に関する情報を記憶し更新管理する管理ステップと、
    前記受信した時刻情報に基づいて、より早い時刻に前記印刷文書が配付/回覧された担当者ほどその印刷文書をより強く欲していると判定する情報要求レベル判定ステップと
    を更に含むことを特徴とする請求項１５又は１６記載の印刷文書管理方法。
18. 前記第６のステップは、前記第１のステップで読み取った前記記憶情報から取得した前記印刷文書の作成者を前記配付/回覧先担当者とともに表し、かつ、前記作成者から各配布／回覧先担当者に前記印刷文書が配付/回覧された状況を、前記作成者および配付/回覧先担当者の間を矢印で表したグラフをメッセージとして生成することを特徴とする請求項１３記載の印刷文書管理方法。
19. 複数の端末装置のそれぞれに配布される印刷文書に、文書固有の第１のＩＤ情報と配布／回覧先を示す配布／回覧先情報と文書に関する情報とを記憶させたＲＦＩＤタグが搭載されており、そのＲＦＩＤタグからその記憶情報を前記端末装置のセンサにより読み取り、その記憶情報が前記センサに予め割り当てられた固有の第２のＩＤ情報と共に、前記端末装置からネットワークを介して印刷文書管理サーバに送信され、該印刷文書管理サーバが受信した情報に基づいて印刷文書の管理をコンピュータにより行わせる印刷文書管理プログラムであって、
    前記コンピュータに、
    前記端末装置から送信された前記ＲＦＩＤタグの記憶情報と前記第２のＩＤ情報とを受信する第１のステップと、
    前記複数の端末装置がそれぞれ備える前記センサの前記第２のＩＤ情報に相当する第３のＩＤ情報と、前記センサを備える端末装置を使用する各担当者の担当者情報とを対応付けて予め記憶している記憶手段から読み出したその記憶手段の記憶情報と、前記第１のステップで受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報及び前記第２のＩＤ情報とを比較することにより、前記印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先を検知する第２のステップと、
    検知された前記新たな配布／回覧先に対応する前記担当者情報を前記記憶手段から取得する第３のステップと、
    取得した前記担当者情報を用いて、受信した前記印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先に配布/回覧された旨を示すメッセージを生成する第４のステップと、
    受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報に基づいて検出した前記印刷文書の作成者に、前記メッセージを送信する第５のステップと
    を実行させることを特徴とする印刷文書管理プログラム。
20. 複数の端末装置のそれぞれに配布される印刷文書に、文書固有の第１のＩＤ情報と配布／回覧先を示す配布／回覧先情報と文書に関する情報とを記憶させたＲＦＩＤタグが搭載されており、そのＲＦＩＤタグからその記憶情報を前記端末装置のセンサにより読み取り、その記憶情報が前記センサに予め割り当てられた固有の第２のＩＤ情報と共に、前記端末装置からネットワークを介して印刷文書管理サーバに送信され、該印刷文書管理サーバが受信した情報に基づいて印刷文書の管理をコンピュータにより行わせる印刷文書管理プログラムであって、
    前記コンピュータに、
    前記端末装置から送信された前記記憶情報と前記第２のＩＤ情報とを受信する第１のステップと、
    前記複数の端末装置がそれぞれ備える前記センサの前記第２のＩＤ情報に相当する第３のＩＤ情報と、前記センサを備える端末装置を使用する各担当者に関する担当者情報とを対応付けて予め記憶している記憶手段から読み出したその記憶手段の記憶情報と、前記第１のステップで受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報及び前記第２のＩＤ情報とを比較することにより、前記印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先を検知する第２のステップと、
    検知された前記新たな配布／回覧先に対応する前記担当者情報を前記記憶手段から取得する第３のステップと、
    取得した前記担当者情報を用いて、受信した前記印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先に配布/回覧された旨を示すメッセージを生成する第４のステップと、
    受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報に基づいて検出した前記印刷文書の作成者に、前記メッセージを送信する第５のステップと、
    前記第４のステップにより検知された前記印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先に関する情報を前記記憶手段に記憶し更新管理する第６のステップと、
    前記新たな配付/回覧先に関する情報の内容に応じて、配付/回覧先担当者が印刷文書をどれだけ欲しているかの度合いである情報要求レベルを判定する第７のステップと
    を実行させることを特徴とする印刷文書管理プログラム。
21. 前記第６のステップは、前記印刷文書の複写を行う複写装置に接続されたＲＦＩＤリーダ／ライタが、複写時に複写元の印刷文書に搭載された前記ＲＦＩＤタグから読み込んだ前記第１のＩＤ情報を前記複写装置から受信し、印刷文書毎に複写回数を更新するステップであり、
    前記第７のステップは、前記第２のステップにより前記印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先が検知された場合に、配付/回覧された印刷文書がはじめに文書作成者から配付/回覧された原本か、あるいは前記複写装置により複写された複製文書であるかを判断し、原本よりも複製文書を配付/回覧された担当者のほうが、より強くその印刷文書を欲していると判定するステップである
    ことを特徴とする請求項２０記載の印刷文書管理プログラム。
22. 前記第６のステップは、前記印刷文書に搭載されたＲＦＩＤタグからその記憶情報を前記端末装置のセンサにより読み込んだ時点の時刻情報を前記端末装置から受信し、前記第２のステップにより前記印刷文書が予め指定された配付/回覧先とは異なる配付/回覧先に配付/回覧されたことを検知した場合には、前記受信した時刻情報と前記検知した配付/回覧先に関する情報を記憶し更新管理するステップであり、
    前記第７のステップは、受信した前記時刻情報に基づいて、より早い時刻に前記印刷文書が配付/回覧された担当者ほどその印刷文書をより強く欲していると判定するステップである
    ことを特徴とする請求項２０記載の印刷文書管理プログラム。
23. 前記第４のステップは、前記第１のステップで受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報と前記第３のステップで取得した前記担当者情報とを用いて、受信した前記印刷文書の作成者及び配付/回覧先担当者を表すと共に、作成者から各担当者に印刷文書が配付/回覧された状況を、作成者及び配付/回覧先担当者の間を矢印で表したグラフをメッセージとして生成するステップであることを特徴とする請求項１９乃至２２のうちいずれか一項記載の印刷文書管理プログラム。
24. 複数の端末装置のそれぞれが配布された印刷文書から読み取った情報を、ネットワークを介して受信し、受信した情報に基づいて印刷文書の管理を行う印刷文書管理サーバであって、
    文書固有の第１のＩＤ情報と配布／回覧先を示す配布／回覧先情報と文書に関する情報とを記憶させたＲＦＩＤタグが搭載されている前記印刷文書の前記ＲＦＩＤタグから前記端末装置の読み取り手段で読み取った記憶情報と、前記読み取り手段に予め割り当てられた固有の第２のＩＤ情報とを前記端末装置から受信する受信手段と、
    前記受信手段で受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報と前記第２のＩＤ情報とを対応付けて登録する印刷文書登録手段と、
    前記複数の端末装置がそれぞれ備える前記読み取り手段の前記第２のＩＤ情報に相当する第３のＩＤ情報と、前記読み取り手段を備える前記複数の端末装置をそれぞれ使用する各担当者に関する担当者情報と、前記複数の端末装置のそれぞれに固有に割り当てられた装置ＩＤとを対応付けて予め記憶している記憶手段と、
    前記受信手段で受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報及び前記第２のＩＤ情報と前記記憶手段の記憶情報とを比較することにより、前記印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先を検知する配布/回覧先検知手段と、
    検知された前記新たな配布／回覧先に対応する前記担当者情報を前記記憶手段から取得する担当者情報取得手段と、
    前記担当者情報取得手段で取得した担当者情報を用いて、受信した前記印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先に配布/回覧された旨を示すメッセージを生成するメッセージ生成手段と、
    前記受信手段により受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報に基づいて検出した前記印刷文書の作成者に、前記メッセージを送信するメッセージ送信手段と
    を有することを特徴とする印刷文書管理サーバ。
25. 複数の端末装置のそれぞれが配布された印刷文書から読み取った情報を、ネットワークを介して受信し、受信した情報に基づいて印刷文書の管理を行う印刷文書管理サーバであって、
    文書固有の第１のＩＤ情報と配布／回覧先を示す配布／回覧先情報と文書に関する情報とを記憶させたＲＦＩＤタグが搭載されている前記印刷文書の前記ＲＦＩＤタグから前記端末装置の読み取り手段で読み取った記憶情報と、前記読み取り手段に予め割り当てられた固有の第２のＩＤ情報と、前記読み取り手段による読み取り時の時刻情報とを前記端末装置から受信する受信手段と、
    前記受信手段で受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報と前記第２のＩＤ情報と前記時刻情報とを対応付けて登録する印刷文書登録手段と、
    前記複数の端末装置がそれぞれ備える前記読み取り手段の前記第２のＩＤ情報に相当する第３のＩＤ情報と、前記読み取り手段を備える前記複数の端末装置をそれぞれ使用する各担当者に関する担当者情報と、前記複数の端末装置のそれぞれに固有に割り当てられた装置ＩＤとを対応付けて予め記憶している記憶手段と、
    前記受信手段で受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報及び前記第２のＩＤ情報と前記記憶手段の記憶情報とを比較することにより、前記印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先を検知した場合に、前記検知した新たな配布／回覧先に関する情報を前記記憶手段に記憶し更新管理する配布/回覧先管理手段と、
    前記配付/回覧先管理手段に記憶された新たな配付/回覧先における印刷文書の配布/回覧状況や印刷文書に対する処理内容に応じて、配布/回覧先担当者が印刷文書をどれだけ欲しているかの度合いである情報要求レベルを判定する情報要求レベル判定手段と、
    前記配付/回覧先管理手段により検知された前記新たな配布／回覧先に対応する前記担当者情報を前記記憶手段から取得する担当者情報取得手段と、
    前記担当者情報取得手段で取得した担当者情報を用いて、受信した前記印刷文書が予め定義していた配布/回覧先ではない新たな配布/回覧先に配布/回覧された旨を示すメッセージを生成するメッセージ生成手段と、
    前記受信手段により受信した前記ＲＦＩＤタグの記憶情報に基づいて検出した前記印刷文書の作成者に、前記メッセージを送信するメッセージ送信手段と
    を有することを特徴とする印刷文書管理サーバ。

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