JP2008250780A

JP2008250780A - ワークフローシステムおよび処理方法

Info

Publication number: JP2008250780A
Application number: JP2007092535A
Authority: JP
Inventors: Osamu Yamakita; 治山北
Original assignee: Oki Electric Industry Co Ltd
Current assignee: Oki Electric Industry Co Ltd
Priority date: 2007-03-30
Filing date: 2007-03-30
Publication date: 2008-10-16
Anticipated expiration: 2027-03-30
Also published as: JP5045188B2

Abstract

【課題】事務フローの各処理と事務規定とを連携させるワークフローシステムおよび処理方法を提供。
【解決手段】ワークフローサーバ20と操作端末装置30と文書管理システム40とを含むワークフローシステム10がネットワーク50を介して接続され、事務フローを制御するための処理プログラムによって業務手順の自動化を図り、事務フローの各タスクと事務規定とを連携させ、業務システム画面への事務規定の注意事項表示や、業務システムから事務規定のタスクの項目の参照を操作者に対して容易とするシステムであり、とくにワークフローサーバ20は、業務のワークフローを管理し、業務画面の生成および送信とを行い、さらに業務の実行履歴を保存する。
【選択図】図１

Description

本発明は、事務処理手順を画面制御により行うワークフローシステムおよび処理方法に関するものである。

従来、銀行等の金融機関においては、口座開設、入出金、口座振替、為替、手形および保険申込等の各種の業務があり、業務の手順については事務規定や事務マニュアルといった金融庁通達に基づく内規に従い行われている。非常に多くの業務があり、金銭を取り扱う業務の性格上、事務の品質については多くの規定が存在するため、これまでは長年の業務経験を積んだベテランの要員によって、業務が円滑に遂行されてきた。

また、大量の帳票や現金を扱う事務処理であるため、オペレーションコストの削減手段として、IT（Information Technology）システムによって業務の一部が自動化されてきており、ITシステムの操作の正確性も要求されるようになってきている。

このような状況の下、特許文献１では、センターマシンと端末マシンとを通信回線により接続し、端末マシンにて操作マニュアルを検索する会計業務サポートシステムが提案されている。また、特許文献２では、システム監査に対応するために、チェックシートと証跡台帳とを提供するシステム監査支援システムが提案されている。
特開２０００−２１５１５８号公報特開２００３−４４６５８号公報

近年、いわゆる金融ビッグバンと呼ばれる銀行、保険、証券、損害保険、消費者金融等の金融商品の相互取扱いや商品の多様化などにより業務がさらに複雑化してきているので、業務を遂行する担当者が覚えて遵守すべき規定のボリュームが増加する傾向がある。

これに対して事務のオペレータをパートタイムにて採用することが進み、規定を覚えて一定レベルの事務品質を保つことがフルタイムの雇用と比べていっそう困難になりつつあるといった課題がある。

しかるに、個人情報保護法や新会社法、金融商品取引法における内部統制の要件等、法規制、罰則規定により事務実行の正確性への要求は強化されてきており、企業運営上のリスクとなっている。以上のような背景を受け、事務規定を効率良く、容易に遵守できるしくみが求められている。

本発明はこのような課題に鑑み、事務フローをシステムで制御して、業務手順の自動化を図る際に、事務フローの各処理と事務規定とを連携させるワークフローシステムおよび処理方法を提供することを目的とする。

本発明は上述の課題を解決するために、コンピュータシステムを利用してワークフローを処理するワークフローサーバと、ワークフローサーバから提供される業務を処理するための操作を行う端末装置とを含むワークフローシステムにおいて、ワークフローサーバは、端末装置と接続して情報の授受を行う第１の通信制御手段と、業務の手続きを処理する業務フロー制御手段と、端末装置を操作する操作者に表示する画面の情報を生成する画面制御手段と、業務の手続きの処理番号を記憶する処理番号記憶手段と、業務の手続きを記憶する業務フロー記憶手段と、画面制御手段にて生成される画面の情報を記憶する画面記憶手段と、業務の手続きに対して、関連する文書の位置および内容を連携して記憶する業務手続文書記憶手段と、手続きの際に確認事項内容を画面に表示させ、手続きに対応する文書の位置情報を端末装置に配信する全体制御手段とを含むことを特徴とする。

また、本発明は上述の課題を解決するために、コンピュータシステムを利用してワークフローを処理するワークフローサーバと、ワークフローサーバから提供される業務を処理するための操作を行う端末装置とを含むワークフローシステムにて、ワークフローを処理する処理方法は、端末装置と接続して情報の授受を行う第１の通信制御工程と、業務の手続きを処理する業務フロー制御工程と、端末装置を操作する操作者に表示する画面の情報を生成する画面制御工程と、業務の手続きの処理番号を記憶する処理番号記憶工程と、業務の手続きを記憶する業務フロー記憶工程と、画面制御手段にて生成される画面の情報を記憶する画面記憶工程と、業務の手続きに対して、関連する文書の位置および内容を連携して記憶する業務手続文書記憶工程と、手続きの際に確認事項内容を画面に表示させ、手続きに対応する文書の位置情報を端末装置に配信する全体制御工程とを含むことを特徴とする。

本発明によれば、事務フローをシステムで制御して業務手順の自動化を図るとともに、事務フローの各処理と事務規定とを連携させ、業務システム画面への事務規定の注意事項表示や業務システムから事務規定のタスクの項目を容易に参照することができる。

次に添付図面を参照して本発明によるワークフローシステムの実施例を詳細に説明する。図１を参照すると、本発明が適用されたワークフローシステムの一実施例が示されている。本実施例におけるワークフローシステム10は、同図にその全体構成を示すように、ワークフローサーバ20と、操作端末装置30と、文書管理システム40とを含み、これらがネットワーク50に接続されたコンピュータシステムである。なお、これらワークフローサーバ20と操作端末装置30と文書管理システム40とは、一体に形成されていてもよい。また、操作端末装置30は、その複数がネットワーク50に接続されるものでもよい。

ワークフローシステム10は、事務フローをシステムで制御するための処理プログラムにより動作し、処理プログラムにより構成される処理機能によって業務手順の自動化を図るとともに、事務フローの各処理（以下、タスクと呼ぶ）と事務規定とを連携させ、業務システム画面への事務規定の注意事項表示や業務システムから事務規定のタスクの項目の参照を容易とするシステムである。

詳細には、ワークフローサーバ20は、業務のワークフローを管理し、業務画面の生成および送信とを行い、さらに業務の実行履歴を保存する構成部である。ワークフローサーバ20の内部構成例を図２に示す。ワークフローサーバ20は、さらにワークフローサーバ20の各部を制御する制御部200を有している。制御部200には、通信制御部202、権限判定部204、業務フロー制御部206、画面制御部208、タイマ210、実行履歴管理部212、タスクID記憶部214、ユーザ権限記憶部216、業務フロー記憶部218、画面記憶部220、文書リンク記憶部222および実行履歴記憶部224がそれぞれ接続されている。

制御部200は、各処理部へのデータの受け渡し制御を行い、さらにユーザID、権限クラス、画面ID、タスクID、文書位置情報および操作入力内容（以下、入力変数と呼ぶ）の一次記憶などの全体制御を行う処理部である。

通信制御部202は、ネットワーク50に接続されて、操作端末装置30との通信処理を制御する構成部であり、有線通信および／または無線通信のインタフェースを持つ各種の通信送受手段が適用可能である。ネットワーク50は、データの送受信を行うための通信ケーブルおよび／または無線伝送路のほかに、スイッチおよびネットワーク制御装置等を含む構成でよい。

権限判定部204およびユーザ権限記憶部216は、操作端末装置30（図１）を操作する操作者の操作上の権限クラスを管理する構成部であり、権限判定部204は、図５に示すテーブル500のようにユーザ権限記憶部216に記録されているユーザID 502ごとに付与した権限クラス504の中から、ユーザID 502に該当する権限クラス504を求める機能処理部である。

図２に戻って、業務フロー制御部206、タスクID記憶部214、業務フロー記憶部218は、業務のタスクを特定する構成部であり、業務フロー記憶部218に記録されたタスクの遷移表を元に、各タスクのフローを求めるものである。図６に示すように、タスクID記憶部214に格納されるテーブル600には、各操作者の処理対象となるタスクID 602がユーザID 604ごとに記憶される。また、業務フロー記憶部218に記録されるタスクの遷移表を図７に示す。図示するように、遷移表700には、現タスクID 702と、入力変数および権限クラス等の条件704と、次タスク706と、画面ID 708とが記録される。

図２に戻って、画面制御部208、画面記憶部220、文書リンク記憶部222は、ワークフロー制御を行い、操作端末装置30（図１）にて表示する画面の情報を生成する機能処理部である。画面記憶部220は、たとえば図９に示すように、各タスクに応じた業務画面900と、全タスクに共通の注意事項文言が記述される注意事項画面902とを含む表示画面フレーム904が事前に作成され、これら業務画面900および注意事項画面902を形成する情報が保存されている。

同図に示す表示画面フレーム904では、一方の業務画面900に、CIF（Customer Information File）に格納される情報であるテキスト入力フォームおよび表示領域である氏名欄910、住所欄912、電話番号欄914、性別欄916、勤務先等欄918およびCIF番号欄920を含み、他方の注意事項表示フレーム902に注意事項が表示される注意事項欄922を含む。業務画面900のたとえば性別欄916は、男性または女性を選択するプルダウンメニュー形式等の選択ボタンが形成されるとよい。操作端末装置30では、テキスト入力フォームに情報が入力されたことを確認（チェック）することにより、たとえば次の画面への以降する可否の判断が行われる。また、表示画面フレーム904には、現在の事務フローがどの処理段階であるかを明確に表すように、業務の進捗を表す事務フローを表示することができる。

図２に戻って、文書リンク記憶部222には、これら各タスクに応じた業務規定文書／マニュアルの当該記載個所へのリンク先を示す位置情報と、業務規定文書／マニュアルの抜粋である注意事項を持つテーブルを格納している。文書リンク記憶部222に記憶されるテーブルの構成例を図８に示す。図示するように、テーブル800は、タスクID 802、確認ボタン804、チェックボックス806、注意事項808および文書位置810を含む。図示の例では、タスクID 802と確認ボタン804とチェックボックス806とに対応する注意事項808として、「本人確認をすること。」、「申込書の本人署名・捺印を確認すること。」、「申込書の金額欄が〜以上の場合は役席の承認を得ること。」および「申込書の日付は受領日です。」などの規定文書に対応するチェック事項が示され、操作端末装置30ではそれぞれチェックおよび確認ボタンの入力によって処理が進められる。

図２に戻って、画面制御部208はこれらの情報を元に現在のタスクIDに対応する業務画面900を選択する。また画面制御部208は、注意事項を注意事項表示フレーム902上の注意事項欄922に合成して、現在のタスクに対応する業務画面900と注意事項欄922とを表示させる。

なお、業務のフローによっては、他システムを呼び出し、処理するタスクもありうる。画面制御部208は、不図示の他システムを呼び出す処理を実行することもでき、この場合も、他システムによる画面と注意事項画面922とを同時に表示することができる。なお、注意事項欄922には、緊急に通知される緊急通知情報などを注意事項として表示させることができる。

タイマ210、実行履歴管理部212および実行履記憶部224は、システム操作の履歴を保存する機能部であり、時刻情報を有するタイマ210で記録時刻を調べ、実行履記憶部224にてタスクID、ユーザIDおよび操作内容を一元的に保存する。実行履歴管理部212は、時刻情報の調査とタスクIDに結び付けてユーザIDおよび操作内容を実行履記憶部224に保存する。実行履歴記憶部224に記録されたテーブルの構成例を図10に示す。図示するように、テーブル1000には、取引番号1002と、タスクID 1004と、ユーザID 1006と、操作時刻1008と、入力変数1010と、証拠を示す証憑ID 1012とが含まれる。

次に図３を参照して、操作端末装置30の構成例を説明する。操作端末装置30は業務を行う者が各種エントリ等を行う端末装置であり、コンピュータ装置により形成される。操作端末装置30は、通信制御部300、文書情報制御部302、業務フロー制御部304、操作履歴送信部306、認証制御部308、表示部310、操作入力部312、操作履歴参照部314および制御部316の各部処理部を含む。

通信制御部300は、ワークフローサーバ20および文書管理システム40との通信をネットワーク50を介して行う機能部であり、有線および／または無線のインタフェースを持つ各種の通信送受装置が適用可能である。

文書情報制御部302は、操作入力部312から文書参照の要求を受け、文書管理システム40に対し文書管理システム40の規格に基づく参照要求信号を発信する処理部である。

業務フロー制御部304は、ワークフローサーバ20から配信される画面および文書位置情報を受け付けて、画面を表示部310に表示する機能と、文書位置情報を操作入力部312の特定のキー等の入力手段に割り付ける機能とを有する処理部である。

操作履歴送信部306は、操作入力部312にて受け付けた操作者の操作内容についてワークフローサーバ20に対し、その操作内容を送信する処理部である。

認証制御部308は、操作者がログインするときの認証を制御する機能部であり、ID／パスワード認証、指紋・アイリス等の生体認証およびデジタル署名認証等、各種の認証手段を適用可能である。

表示部310には、映像表示装置が備えられ、CRT (Cathode Ray Tube)や液晶ディスプレイ等の表示デバイスを適用可能である。

操作入力部312は操作者による操作を受け付ける入力装置であり、キーボード、マウスおよびタッチパネル等の各種の入力装置を適用可能である。

操作履歴参照部314は、操作履歴の参照を行う機能処理部であり、操作入力部312を介して操作履歴の参照要求を受け、ワークフローサーバ20に対して実行履歴の参照要求を行う。この場合、図２に示すワークフローサーバ20は、実行履歴管理部212が実行履歴記憶部224から操作の履歴を読み出し、読み出した履歴の情報を通信制御部202を介して操作端末装置30に送信し、操作端末装置30は、通信制御部300にて受信した内容を表示部310に出力してその内容を表示する。

制御部316は、操作端末装置30の各部の実行順序、各部間のデータの送受信および一時的なデータの記憶を司る制御機能部である。

次に、文書管理システム40の構成例を図４を参照して説明する。文書管理システム40は、業務の規定文書およびマニュアル等を保存し、またこれらを参照可能とする情報管理システムであり、ネットワーク50に接続する通信制御部400と、文書参照部402と、制御部404と、文書記憶部406とを含み、コンピュータによるデータベースシステムが構築されている。

通信制御部400は、通信制御部202（図２）および通信制御部300（図３）と同様に有線および／または無線の通信インタフェースであり、各種のネットワークプロトコルに対応した通信デバイスが適用可能である。

文書参照部402は、ネットワーク50を介して外部からの文書参照要求と文書の当該位置を受けて、制御部404を介して文書記憶部406から当該位置を参照位置とする文書データを送信制御する機能処理部である。制御部404は、文書管理システム40の各部間のデータの受け渡し、一時保存および全体制御を行う機能処理部である。文書記憶部406は、事務規定文書および事務マニュアル等の業務上の規程文書を読み出し可能に保管する記憶装置である。

以上の構成でワークフローシステム10の動作を説明する。まず、ワークフロー制御の動作と実行履歴保存の動作とを図11および図12を参照して説明する。また、図11および図12の組み合わせを表す配置図を図13に示す。

図11に示すステップS1100において、操作者は、業務を行うために操作端末装置30にログインの操作を行うと、ログイン認証が認証制御部308にて行われ、操作者のユーザIDが特定される。次いでステップS1102に進み、操作端末装置30の制御部316は、操作入力部312から入力された操作内容を記憶しており、ユーザIDと操作内容である入力変数とを通信制御部300を介してワークフローサーバ20に送信することにより、業務画面の配信を要求する。この要求を受けてワークフローサーバ20は、通信制御部202を介して制御部200に通知し、制御部200は、この要求をトリガーとしてユーザIDおよび入力変数を受け付ける（ステップS1104）。

次にステップS1106に進み、制御部200は、ユーザIDを権限判定部204に渡し、権限判定部204は、ユーザ権限記憶部216のテーブル500にアクセスして、このユーザIDに割り当てられているユーザ権限のレベルである権限クラスを表引きにより判定し、これを読み出して制御部200に返す。

次いでステップS1108では、制御部200からユーザIDが業務フロー制御部206に渡されると、業務フロー制御部206は、タスクID記憶部214のテーブル600からタスクIDを読み出す。次に業務フロー記憶部218の業務フロー表である遷移表700を読み出し、このタスクIDの条件を調べ、入力変数と権限クラスの条件がマッチした行を選択し、その行の次タスクIDおよび画面IDを制御部200に返して、業務フローと画面とが決定される。たとえば図７に示すように、現タスクID 702と条件704の式とからマッチする次タスク706と画面ID 708を表引きすることができる。

次にステップS1110に進むと、制御部200は、画面制御部208にタスクIDおよび画面IDを渡し、操作端末装置30に送信すべき画面を作成する。具体的には画面制御部208は、画面記憶部220に記憶した画面IDの画面を呼び出す。注意事項のコメント欄を設けた画面には、コメント欄への表記事項を求めるため、画面制御部208は文書リンク記憶部222の文書リンク表を参照し、タスクIDを元に文書位置および事務規定等の注意事項を読み出す。読み出した注意事項を注意事項画面922に合成して注意事項コメント欄を形成するとともに、合成した注意事項画面922を文書位置とともに制御部200に返す。

次に制御部200は、ステップS1112において、タイマ210に時刻情報を要求する。タイマ210は制御部200に現在の時刻情報を返信する。なお、タイマ210は、第三者の機関から提供される時刻情報をネットワーク50を介して取得して利用することができる。

次に図12に示すステップS1200に進むと、制御部200は、通信制御部202を介して操作端末装置30に業務の画面と文書位置とを送信する。これを受けてステップS1202では、操作端末装置30の制御部316は、通信制御部300を介して業務画面を受信し、受信した業務画面を業務フロー制御部304に渡す。

次いでステップS1204において、業務フロー制御部304は、表示部310に業務の画面を表示する。ここで、操作者は表示部310の表示内容を見ながら、操作入力部312に業務に必要な項目を入力するとともに必要な確認事項をチェックする（ステップS1206）。このとき、業務規定／マニュアルに対応したタスクの注意事項922が表示画面904に表示されるため、注意事項に基づき業務を実行することができ、オペレーションのミスの減少が見込める。

なお、この確認事項は、確認すべき内容のテキストとそれに対応するチェックボックスとして表示される。操作者は、テキストを参照しながら確認した項目についてチェックボックスにチェックを入れる。このテキストは確認項目IDによって管理される。確認項目IDは、タスクIDごとにユニークな値が割り当てられている。チェックボックスは確認項目IDに関連付けられており、確認事項の情報として、当該業務の特定のタスクにおいて、どの確認項目がチェックされたかが保持される。

次にステップS1208に進むと、操作者が操作について不明な点が生じた場合は業務規定文書／マニュアルを参照することができる。これは操作入力部312に割り当てられた業務規定文書／マニュアル参照手段を逆引き操作する。これにより業務規定文書／マニュアルの参照を要求する要求信号が文書位置の情報とともに通信制御部300を介して文書管理システム40に送信される。

ステップS1210において、文書管理システム40は、通信制御部400を介して業務規定／マニュアルを参照する要求信号および文書位置情報を受け付けると、制御部404は、文書参照部402にこれらの情報を渡し、文書参照部402は文書記憶部406から業務規定文書／マニュアルの当該ページの当該位置を参照する。制御部404は、その文書規定等の参照結果を通信制御部400を介して操作端末装置30に送信する（ステップS1212）。

操作端末装置30の文書情報制御部302は、文書管理システム40の参照結果を受けて、その参照した文書規定の内容を表示部310に出力して表示させる（ステップS1214）。

以上、操作端末装置30におけるタスクの処理が終了すると、操作端末装置30の操作履歴送信部306は、ユーザID、業務画面への入力内容および注意事項画面への入力内容、事務規定の参照有無等（入力変数）および確認事項のチェック情報を通信制御部300を介してワークフローサーバ20へ送信する（ステップS1216）。

次いでステップS1218におけるワークフローサーバ20は、これら情報を通信制御部202を介して受け取ると、制御部200は、時刻情報、入力変数、タスクID、画面IDおよび取引番号等を実行履歴管理部212に渡す。このとき実行履歴管理部212は、タイマ210から時刻情報を得てこれら情報に付加し、いつ、誰が、何を、どのように操作したかを表す情報を実行履歴記録部224のテーブル1012（図10）に記録する。なお、図10に示すように、ここで記録されるのは入力変数、時刻情報の値、タスクID、画面ID、業務で処理した証憑のID等である。

このように業務のワークフローに対応付けてユーザID、操作履歴、対応画面を時系列に保存して、それらの証跡を記録することができ、このため業務のトレーサビリティが確保される。この結果、たとえば監査時等に、事務フローに沿って操作履歴を参照することができる。

以降の操作はタスクIDを次タスクIDに変更して、ワークフローサーバ20のステップS1102に戻り、以降の処理を繰り返し行うことができる。このようにワークフローサーバ20に記録された業務フローに従って業務画面が変遷するため、業務の複雑さが減少し、業務の習熟期間および習熟負担が減少して、早期に新規要員を現場で従事することを可能にすることができるとともに、オペレーションミスのリスクを軽減する効果が見込まれる。

次に、操作実行履歴の保存処理（図12、ステップS1218）において蓄積した実行履歴データを参照する際の動作を図14および図15を参照して説明する。なお、図11および図12の組み合わせを表す配置図を図16に示す。

ステップS1400において、操作端末装置30にて操作者が操作実行履歴を参照する場合に、操作履歴参照部314に対して操作履歴参照のモードを操作入力部312から指定する。これは操作履歴の参照データの中で、どのデータに着目して参照するかを指定するものである。たとえば、特定の取引の各タスクの取引一覧を参照するモードや、特定の日時における特定ユーザIDの全タスクを参照するモードなどを指定することが可能である。またこれらのモードに限定されず、各種のモードを指定可能である。

次いでステップS1402に進み、ステップS1400にて指定したモードにより、必要な参照条件を操作入力部312入力する。たとえば特定の取引について各タスクの取引一覧を参照するモードにおいては取引番号を指定し、また、特定の日時における特定ユーザIDの全タスクを参照するモードにおいては日時とユーザIDとを指定する。操作端末装置30にて入力した参照モードと参照条件とは通信制御部300を介してワークフローサーバ20へ送信され、ワークフローサーバ20の通信制御部202にてこれら情報が受信される（ステップS1404）。

次に、ステップS1406に進むと、ワークフローサーバ20の実行履歴管理部212は、ステップS1404にて受信した参照モードおよび参照条件に従って、参照に必要なデータを実行履歴記憶部224から読み出す。

続くステップS1408において、実行履歴管理部212は、ステップS1406にて読み出した実行履歴を並べ替え、集計するなどして整形する。たとえば、時系列での並べ替えや、特定ユーザIDの取引件数の集計等、各種の整形処理、集計処理が適用可能である。

ステップS1410に進むと、画面制御部208は、実行履歴管理部212にて整形および集計して整形したデータを表示する業務画面を生成する。

次に図15に示すステップS1412に進んで、ステップS1410にて作成した業務画面を表す情報が通信制御部202を介して操作端末装置30に送信される。操作端末装置30では通信制御部300を介して業務画面を表す情報を受け取る（ステップS1414）。次いでステップS1416に進み、ステップS1414にて受信した業務画面が表示部310にて表示される。

以上説明したように、操作端末装置30で行われた操作の履歴や確認事項の履歴が事務フローに関連付けて保存され、また参照することができるため、事務規定を遵守している履歴を事務フローに沿って確認することが可能となる。この結果、たとえば、外部監査機関や内部監査さらには管理者による確認を可能とし、内部統制に大きく寄与することが可能となる。

以上説明した通り、本実施例によれば、ワークフローサーバ20により操作端末装置30の業務フローを制御する構成を採用することにより、端末操作における人的操作ミスを防止することができる。

また、画面制御部208の処理機能によって、処理画面に事務規定およびマニュアル等の該当個所を表示することができ、処理に応じた注意事項を操作者が参照することができるので、業務の正確性の向上に寄与する。

また、ワークフローサーバ20から業務画面に対応する事務規定の関連位置を操作端末装置30に通知することにより、操作端末装置30から文書管理システム40に当該文書と位置とを直接指定して、関連規定文書をダイレクトに参照することが可能となる。

さらに、操作端末装置30における操作の履歴や確認事項の履歴が事務フローに関連付けて保存され、また参照することができるため、事務規定遵守の履歴を事務フローに沿って確認することが可能となり、外部機関による監査や内部監査、さらには管理者による確認を可能とし、内部統制に寄与することが可能となる。

なお、上記実施例では、ワークフローサーバ20の各記憶部にデータテーブルを記憶した構成例にて説明したが、たとえばデータ形式は、表形式に限定されるものではなく、各種のデータ形式を適用可能である。

本発明が適用されたワークフローシステムの一実施例を示すブロック図である。ワークフローサーバの構成例を示すブロック図である。操作端末装置の構成例を示すブロック図である。文書管理システムの構成例を示すブロック図である。ユーザ権限記憶部のテーブル例を示す図である。タスクID記憶部のテーブル例を示す図である。業務フロー記憶部の遷移表の一例を示す図である。文書リンク記憶部のテーブル例を示す図である。表示画面フレームの一例を示す図である。実行履歴記憶部のテーブル例を示す図である。図１２と組み合わせて、ワークフロー動作と実行履歴の動作とを示す図である。図１１と組み合わせて、ワークフロー動作と実行履歴の動作とを示す図である。図１１および図１２の配置図である。図１５と組み合わせて、操作実行履歴の参照動作を示す図である。図１４と組み合わせて、操作実行履歴の参照動作を示す図である。図１４および図１５の配置図である。

符号の説明

10 ワークフローシステム
20 ワークフローサーバ
30 操作端末装置
40 文書管理システム
50 ネットワーク

Claims

コンピュータシステムを利用してワークフローを処理するワークフローサーバと、該ワークフローサーバから提供される業務を処理するための操作を行う端末装置とを含むワークフローシステムにおいて、前記ワークフローサーバは、
前記端末装置と接続して情報の授受を行う第１の通信制御手段と、
前記業務の手続きを処理する業務フロー制御手段と、
前記端末装置を操作する操作者に表示する画面の情報を生成する画面制御手段と、
前記業務の手続きの処理番号を記憶する処理番号記憶手段と、
前記業務の手続きを記憶する業務フロー記憶手段と、
前記画面制御手段にて生成される画面の情報を記憶する画面記憶手段と、
前記業務の手続きに対して、関連する文書の位置および内容を連携して記憶する業務手続文書記憶手段と、
前記手続きの際に確認事項内容を前記画面に表示させ、該手続きに対応する文書の位置情報を前記端末装置に配信する全体制御手段とを含むことを特徴とするワークフローシステム。
請求項１に記載のシステムにおいて、該システムは、
前記業務の手続きの実行履歴を管理する実行履歴管理手段と、
前記実行履歴を記憶する実行履歴記憶手段と、
前記実行履歴に対応じて時刻を管理する時刻管理手段とを含むことを特徴とするワークフローシステム。
請求項２に記載のシステムにおいて、前記端末装置は、
前記第１の通信制御手段と接続して前記情報の授受を行う第２の通信制御手段と、
前記操作者の操作を入力する操作入力手段と、
前記操作に応じて文書参照の要求を受け付けて、文書参照の要求を処理する文書情報制御手段と、
前記ワークフローサーバから前記画面と文書位置情報を受信して、前記業務の手続きを制御する業務フロー制御手段と、
業務フロー制御手段にて受信した前記画面を表示する表示手段と、
前記操作者を認証する認証制御手段とを含むことを特徴とするワークフローシステム。
請求項３に記載のシステムにおいて、前記端末装置は、
前記操作者の操作内容を前記ワークフローサーバに送信する操作履歴送信手段と、
前記ワークフローサーバから前記操作履歴を参照する操作履歴参照手段とを含むことを特徴とするワークフローシステム。
請求項３に記載のシステムにおいて、前記ワークフローサーバと前記端末装置とに接続される文書管理装置は、
前記ワークフローサーバおよび前記端末装置と通信する第３の通信制御手段と、
業務に関連する規程文書を読み出し可能に記憶する文書記憶手段と、
前記文書情報制御手段より文書参照の要求を受けて、対応する文書の参照位置とする文書を前記文書記憶手段から読み出す文書参照手段と、
該文書参照手段にて読み出した文書を前記文書参照の要求を出力した前記端末装置に送信する文書管理装置とを含むことを特徴とするワークフローシステム。
コンピュータシステムを利用してワークフローを処理するワークフローサーバと、該ワークフローサーバから提供される業務を処理するための操作を行う端末装置とを含むワークフローシステムにて、前記ワークフローを処理する処理方法は、
前記端末装置と接続して情報の授受を行う第１の通信制御工程と、
前記業務の手続きを処理する業務フロー制御工程と、
前記端末装置を操作する操作者に表示する画面の情報を生成する画面制御工程と、
前記業務の手続きの処理番号を記憶する処理番号記憶工程と、
前記業務の手続きを記憶する業務フロー記憶工程と、
前記画面制御手段にて生成される画面の情報を記憶する画面記憶工程と、
前記業務の手続きに対して、関連する文書の位置および内容を連携して記憶する業務手続文書記憶工程と、
前記手続きの際に確認事項内容を前記画面に表示させ、該手続きに対応する文書の位置情報を前記端末装置に配信する全体制御工程とを含むことを特徴とする処理方法。
請求項６に記載の方法において、該方法は、
前記業務の手続きの実行履歴を管理する実行履歴管理工程と、
前記実行履歴を記憶する実行履歴記憶工程と、
前記実行履歴に対応じて時刻を管理する時刻管理工程とを含むことを特徴とする処理方法。
請求項７に記載の方法において、前記端末装置による処理は、
前記ワークフローサーバに接続して情報の授受を行う第２の通信制御工程と、
前記操作者の操作を入力する操作入力工程と、
前記操作に応じて文書参照の要求を受け付けて、文書参照の要求を処理する文書情報制御工程と、
前記ワークフローサーバから前記画面と文書位置情報を受信して、前記業務の手続きを制御する業務フロー制御工程と、
業務フロー制御工程にて受信した前記画面を表示する表示工程と、
前記操作者を認証する認証制御工程とを含むことを特徴とする処理方法。
請求項８に記載の方法において、前記端末装置による処理は、
前記操作者の操作内容を前記ワークフローサーバに送信する操作履歴送信工程と、
前記ワークフローサーバから前記操作履歴を参照する操作履歴参照工程とを含むことを特徴とする処理方法。
請求項８に記載の方法において、前記ワークフローサーバと前記端末装置とに接続される文書管理装置による処理は、
前記ワークフローサーバおよび前記端末装置と通信する第３の通信制御工程と、
業務に関連する規程文書を読み出し可能に記憶する文書記憶工程と、
前記端末装置から文書参照の要求を受けて、対応する文書の参照位置とする文書を読み出す文書参照工程と、
該文書参照工程にて読み出した文書を前記前記端末装置に送信する工程とを含むことを特徴とする処理方法。