JP2002041743A - 会計システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 経理部門を通さずに、支払の妥当性や信憑性
を担保して、支払会計処理を上長などと言った担当者に
よる承認によって完結させる。 【解決手段】 当事者社員が操作する当事者端末装置１
と上長が操作する上長端末装置２とを備え、上長端末装
置２による承認処理を条件に、当事者端末装置１から入
力された会計データに基づく金融機関３による支払処理
を履行する。当事者端末装置１は、社員がデータ入力の
ために用いる入力手段１０と、データ入力を支援する会
計データフォームを画面表示して入力されたデータに基
づく会計データを作成する会計データ作成手段１３と、
を備え、上長端末装置２は、承認担当者がデータ入力の
ために用いる入力手段２０と、会計データの少なくとも
一部を画面表示して、承認されたことを条件に、当該会
計データに基づく支払依頼を銀行サーバ装置３へ送信す
る承認手段２４と、を備えている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、各当事者が請求書
や立替えなどに基づく支払処理を伴う会計データを端末
装置から入力し、この支払処理を当該当事者の上長など
の承認担当者が端末装置により承認し、この承認された
会計データに基づく支払依頼を金融機関へ行う会計シス
テム、方法及びコンピュータが実行するプログラムを記
憶した記憶媒体に関し、特に、出納や会計などと言った
経理担当者による経理起票作業を経ることなく、承認担
当者による承認に基づいて金融機関への支払依頼を直接
的に行う会計システム技術に関する。

【０００２】

【従来の技術】図１に示すように、会社における従来の
会計処理は、各社員（当事者）が取引先などから請求書
を受け取り或いは旅費などの立替え払いを行って領収書
を受け取ると、事務担当者がこれら請求書や領収書に基
づいて出納伝票を手書きで起票し、この出納伝票を上長
に提出して承認を受けた後、承認済みの出納伝票を出納
／会計を行なう担当者に提出し、出納／会計担当者が出
納伝票の内容をチェックして経理伝票を手書きで起票す
るとともに出納伝票に基づいて銀行などの金融機関へ支
払依頼や立替え払いをした社員への立替え金の支払を行
っていた。

【０００３】このような人手作業による会計処理に対し
て、電子データによるコンピュータ処理によって会計処
理を行う発明が提案されている。特開平８―２６３５７
４号公報には、業種毎に必要な勘定課目をマスタファイ
ルに格納しておき、作業者が業種を指定することにより
マスタファイルに基づいて指定された業種に必要な勘定
科目の設定を容易に行えるようにし、更に、借方科目及
び貸方科目が設定された複数のメニューを関連付けてお
き、メニューの発端から終端までの間に設定された借方
科目及び貸方科目を用いて取引の仕訳けを自動的に行う
発明が記載されている。

【０００４】特開平１１―１６１３９６号公報には、起
票のための複数の入力項目の関連性を比較テーブルに設
定しておき、作業者が入力した項目間の整合性を比較テ
ーブルを参照して判定して、整合性がとれている場合に
は当該入力項目による伝票に新しい伝票番号を与えて、
正しく作成された伝票に伝票番号を付与して管理下にお
くようにした発明が記載されている。特開平１１―３３
８９３６号公報には、仮払金清算の申請者が入力したデ
ータを会計上の仕訳けをした形式に変換して会計処理を
可能にするとともに伝票番号を付与し、また、社員口座
に関するデータを予め登録しておき、申請者が提出した
登録番号に基づいて経理部の担当者が対応する会計デー
タを確認して承認を与え、社員口座データを用いて金融
機関への仮払い精算金の振込み依頼を行う発明が記載さ
れている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】このように勘定科目の
仕訳け作業を自動化したり、伝票の内容項目の整合性を
担保したり、仕分けを自動的に行って仮払い精算処理を
支援したりと言った発明がなされているが、このような
発明は、図１に示す従来のワークフローにおける当事者
や事務担当者の起票作業、出納／会計担当者（経理部
門）の起票作業や金融機関への振込み依頼作業を支援す
るものであった。したがって、これら発明によっても、
多くの社員からの提出された全ての伝票や会計データは
経理部門（出納／会計担当者）に寄せられ、電算処理に
よるか手作業によるかは問わず、全社的な経理処理を経
理部門が統轄して行っていた。

【０００６】しかしながら、本発明者がこのような従来
の社内ワークフローを検討したところ、次のような課題
があることが明かとなった。まず、各社員が起こした個
々の支払についての妥当性は、経理部門で正確に判断す
ることはできず、当該社員の実際の仕事内容を知ってい
る上長（現場）が行う方が正確である。また、各社員が
起こした個々の支払についての信憑性は、上長が常識的
な範囲で判断すれば足り、経理部門で即座に判断できる
訳でもないので、経理部門では事後に判断すれば足り
る。すなわち、従来では、如何に処理を電算化しても、
支払についての妥当性や信憑性を上長が判断した上で更
に経理部門が判断して金融機関での支払を履行するとい
った社内ワークフローとなっており、複数部門で重複し
た判断作業を行うことによる非合理性があり、また、こ
のような重複作業によって支払処理の遅延が生ずる等の
問題があった。

【０００７】本発明は、上記のような検討によって得ら
れた知見に基づきなされたもので、特段の経理部門を通
さずに、支払を伴う会計処理を上長などと言った担当者
による承認によって完結させる会計システムを実現する
ことを目的とする。なお、本発明の更なる目的は、以下
の説明において明らかなところである。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明は、被承認者が操
作する当事者端末装置と当該被承認者の承認担当者が操
作する承認担当者端末装置とを備え、承認担当者端末装
置による承認処理を条件に、当事者端末装置から入力さ
れた会計データに基づく金融機関による支払処理を履行
する会計システムであって、当事者端末装置は、被承認
者がデータ入力のために用いる入力手段と、入力された
データに基づく会計データを作成する会計データ作成手
段と、を備え、承認担当者端末装置は、承認担当者がデ
ータ入力のために用いる入力手段と、当事者端末装置で
作成された会計データの少なくとも一部を画面表示して
承認する承認手段と、を備え、承認された会計データに
基づく金融機関側処理装置への支払依頼を行う。

【０００９】したがって、被承認者は当事者端末装置に
よる支援の下で規則にかなった形式の会計データを容易
に作成することができ、この会計データに対して承認担
当者が承認担当者端末装置により承認を与えることによ
り、経理部門を通さずに直接的に金融機関側の処理装置
への支払依頼が送信されて所定の銀行口座などからの支
払処理が履行される。しかも、このような承認及び支払
依頼処理を行う承認担当者は社員の身近に複数存在し得
るため、妥当性や信憑性の判断位置を社内に分散させて
現場に近い位置で行うことができるとともに、重複作業
を廃して出納／会計を専門的に行う経理部門の負担を軽
減し或いは廃止してワークフローを合理化することがで
きる。なお、当事者端末装置と承認担当者端末装置とは
ＬＡＮやインターネットなどの通信路を介して接続する
他に、担当者用のプログラムと複数の承認担当者用のプ
ログラムとを実行する同一のコンピュータで当事者端末
装置と承認担当者端末装置とを実現するようにしてもよ
い。

【００１０】更に、本発明に係る会計システムは、会計
データの監査処理を行うための監査装置を備えており、
承認担当者端末装置は、金融機関への支払依頼を送信す
るために承認を与えた会計データを監査装置へ送信し、
監査装置に蓄積させて当該会計データの監査を可能なら
しめている。したがって、各被承認者が起こした個々の
支払についての信憑性を監査装置により事後に判断する
ことができ、監査装置を用いて経理部門での事後判断も
行えるようにして、社内会計処理の信憑性を管理するこ
とができる。

【００１１】また、本発明は、上記のような会計システ
ムを構成するために、承認担当者が操作する承認担当者
端末装置による承認処理を条件に金融機関による支払処
理を履行すべき会計データを作成する当事者端末装置で
あって、被承認者がデータ入力のために用いる入力手段
と、被承認者によるデータ入力を支援する会計データフ
ォームを画面表示して入力されたデータに基づく会計デ
ータを作成する会計データ作成手段と、作成した会計デ
ータを承認担当者端末装置がアクセスする蓄積装置へ送
信して蓄積させる手段と、を備えている。

【００１２】更に、本発明に係る当事者端末装置は、画
面表示する会計データフォームは階層化されており、少
なくとも請求書に基づく支払処理を含む複数の支払処理
の形態を選択するためのメインメニューと、支払先を設
定するためのサブメニューと、支払う費用の負担者を設
定するサブメニューと、支払の原因を設定するサブメニ
ューと、を含んでいる。更に、本発明に係る当事者端末
装置は、画面表示する会計データフォームは階層化され
ており、少なくとも被承認者の立替に基づく支払処理を
含む複数の支払処理の形態を選択するためのメインメニ
ューと、立替えた被承認者を設定するためのサブメニュ
ーと、立替え被承認者に支払う費用の負担者を設定する
サブメニューと、立替を行った原因を設定するサブメニ
ューと、を含んでいる。したがって、請求書に基づく支
払処理や立替に基づく支払処理を行う場合に階層化メニ
ューにしたがった入力を行うことにより、経理上の知識
に乏しい被承認者であっても、どのような理由で誰に誰
が支払を行うかかと言った経理上必須の情報を余すこと
なく含んだ会計データを作成することができる。

【００１３】更に、本発明に係る当事者端末装置は、被
承認者からの指定に応じて作成した会計データの送信先
承認担当者端末装置を設定する承認担当者指定手段を備
えており、例えば、仕事を遂行するグループのメンバー
が変更された場合に直属の上長に承認者を変更する、上
長が不在の時に他の適切な上長に承認してもらうと言っ
たように、システムに対して大幅な変更を施さずとも被
承認者の設定操作によって適切な承認経路に変更するこ
とができる。更に、本発明に係る当事者端末装置は、作
成した会計データと対応付ける識別情報（例えば、伝票
番号）を付与して、請求書や領収書などの伝票を貼付す
るための台紙を出力する台紙供給手段を備えており、電
子化せずにそのまま管理しなければならない伝票を作成
した会計データに対応付けて保存管理することができ
る。

【００１４】また、本発明は、上記のような会計システ
ムを構成するために、被承認者が操作する当事者端末装
置で作成された支払処理を伴う会計データに承認を与え
るための承認担当者端末装置であって、承認担当者がデ
ータ入力のために用いる入力手段と、当事者端末装置で
作成された会計データを画面表示して、予め設定された
上限金額以内で承認する承認手段と、を備えている。し
たがって、上長などの担当者による承認が設定された上
限の中で行われるため、この上限金額の設定により不適
切な支払の発生を未然に防止することができ、また、複
数いる承認担当者の役職などのレベルに応じて上限額を
設定することにより権限移管をレベル管理することもで
き、会社組織や業務に実態に即した承認処理を実現する
ことができる。

【００１５】更に、本発明に係る承認担当者端末装置
は、承認すべき会計データが被承認者情報を含んで蓄積
された蓄積装置にアクセスする手段と、承諾担当者から
の指定に応じて会計データの被承認者を設定する当事者
指定手段と、を備えており、上記と同様に、システムに
対して大幅な変更を施さずとも各承認担当者の設定操作
によって適切な承認経路に変更することができる。

【００１６】ここで、本発明は、上記のようなシステ
ム、当事者端末装置、承認担当者端末装置等の態様ばか
りか、これらシステムや端末装置が実行する方法の態様
であってもよい。例えば、本発明は、コンピュータ処理
によって、承認処理を条件に金融機関による支払処理を
履行すべき会計データを作成する方法であって、被承認
者によるデータ入力を支援する会計データフォームを画
面表示し、被承認者により入力されたデータに基づく会
計データを作成し、作成した会計データを承認担当者が
アクセスする蓄積装置へ送信して蓄積させ、承認担当者
による承認処理を可能ならしめることを特徴とする。ま
た、例えば、本発明は、コンピュータ処理によって、被
承認者が作成した支払処理を伴う会計データに承認を与
える方法であって、承認担当者が作成した会計データを
画面表示し、予め設定された上限金額以内で承認するこ
とを特徴とする。

【００１７】更に、本発明は、上記のようなシステム、
当事者端末装置、承認担当者端末装置をコンピュータに
より実現させるプログラムを記憶した記憶媒体の態様で
あってもよい。例えば、本発明は、承認処理を条件に金
融機関による支払処理を履行すべき会計データを、コン
ピュータに作成処理させるプログラムを記憶した記憶媒
体であって、被承認者によるデータ入力を支援する会計
データフォームを画面表示し、被承認者により入力され
たデータに基づく会計データを作成し、作成した会計デ
ータを承認担当者がアクセスする蓄積装置へ送信して蓄
積させて承認担当者による承認処理を可能ならしめる処
理を、コンピュータに実行させるプログラムを記憶した
ことを特徴とする記憶媒体である。また、例えば、本発
明は、被承認者が作成した支払処理を伴う会計データへ
の承認処理をコンピュータに実行させるプログラムを記
憶した記憶媒体であって、承認担当者が作成した会計デ
ータを画面表示し、予め設定された上限金額以内で承認
する処理を、コンピュータに実行させるプログラムを記
憶したことを特徴とする記憶媒体である。

【００１８】

【発明の実施の形態】本発明を、図に示す一実施形態を
用いて具体的に説明する。図２には本発明に係る社内の
会計処理の基本的な流れを示してあり、各社員（当事
者、被承認者）が取引先などから請求書を受け取り或い
は旅費などの立替え払いを行って領収書を受け取ってこ
れを処理する時には、当事者社員がこれら請求書や領収
書に基づいて必要なデータを当事者端末装置１に入力
し、これによって作成された会計データをイントラネッ
トなどの通信路Ｎを通して蓄積装置へ送信して蓄積し、
上長（承認担当者）が操作する承認担当者端末装置２に
より蓄積装置へアクセスして、上長が承認者端末装置２
を操作して承認すべき会計データに承認を与えると、蓄
積装置から承認された会計データに基づく支払依頼をイ
ンターネットなどの通信路Ｎを通して取引銀行銀行など
の所定の金融機関の処理装置へ送信し、当該金融機関に
指定口座から支払先の指定口座や立替を行った社員の口
座への指定金額の振込み処理を行わせる。

【００１９】図３には本発明に係る会計システムの一例
を示してあり、この会計システムは或る会社のそれぞれ
の社員が操作する多数の端末装置（パーソナルコンピュ
ータ）や各種のサーバ装置をインタネットやイントラネ
ット或いはＬＡＮと言った通信路Ｎを介して接続して構
成されている。そして、これら全ての端末装置は社員が
操作する当事者端末装置１であるが、その内の承認者と
しての職務を有する社員（本例では、上長）が操作する
端末装置を承認担当者端末装置２（本例では、上長端末
装置）としている。なお、上長には、後述するように、
会計データの承認処理をすべき他の社員が一又は複数割
り当てられている。

【００２０】また、通信路Ｎには取引銀行に設置された
金融機関サーバ装置３（本例では、銀行サーバ装置）が
接続されており、蓄積サーバ装置５から通信路Ｎを介し
て受信した支払依頼に応答して、銀行サーバ装置３は指
定金融機関の指定口座から支払先の指定口座へ指定金額
の振込み処理を行う。なお、この銀行サーバ装置３は個
々の金融機関に設置された個別装置であってもよく、ま
た、複数の金融機関から成る団体に対してこのような振
込処理サービスを行う共用装置であってもよい。また、
通信路Ｎには当該会社の経理部門などと言った会計監査
を専門的に行う部門が利用する監査サーバ装置４が接続
されており、この監査サーバ装置は蓄積サーバ装置５か
ら承認された会計データを通信路Ｎを介して受信してメ
モリ装置に蓄積格納して、任意に出力し得るようになっ
ている。

【００２１】すなわち図４に示すように、この会計シス
テムでは、各社員が当事者端末装置１を操作して支払処
理を伴う会計データを作成して蓄積サーバ装置５へ送信
して蓄積させると、担当上長が上長端末装置２を操作し
て蓄積サーバ装置５２蓄積された会計データの内の担当
社員のデータにアクセスして画面表示するなどして確認
し、支払の承認を与えると、蓄積サーバ装置５から当該
会計データに係る支払依頼が所定の銀行サーバー装置３
へ送信されて金融機関での実際の振込処理が実行され、
これとともに、蓄積サーバ装置５から当該会計データが
監査サーバー装置４へ送信されて事後判断のために蓄積
保管される。

【００２２】図５には本例に係る当事者端末装置１の機
能的な構成を示してあり、当事者社員がデータ入力のた
めに用いるキーボードやマウスなどを備えた入力手段１
０と、当事者社員によるデータ入力を支援する会計デー
タフォームを格納したメモリ１１と、当該会計データフ
ォームを表示出力するディスプレイを備えた表示手段１
２と、入力手段１０からの指示に応じてメモリ１１から
会計データフォームを読み出して表示手段１２に画面表
示させるとともに当該フォームに従って入力されたデー
タに基づいて会計データを作成する会計データ作成手段
１３と、入力手段１０からの指示に応じて作成した会計
データと対応付ける伝票番号を印刷して請求書や領収書
などの伝票を貼付するための台紙１４を出力するプリン
タ手段１５と、会計データに対して承認を受けるための
上長をその社員番号や名前、ネットワークアドレスなど
で設定する上長指定手段１６と、上長指定手段１６に設
定保持された上長識別のための情報及び当該社員の社員
番号や名前などの識別情報を含めて作成された会計デー
タを通信路Ｎを通して蓄積サーバ装置５へ送信する通信
手段１７と、を有している。

【００２３】すなわち、この当事者端末装置１を用いる
と、目的毎に階層化された会計データフォームが表示手
段１２の画面に表示され、当事者社員は後述するように
画面表示された会計データフォームに従って必要なデー
タを入力するだけで、会計データ作成手段１３により規
則にかなった会計データが作成されて、当該会計データ
が通信手段１７から通信路Ｎを通して蓄積サーバ装置５
へ送信される。したがって、会計知識に乏しい社員にあ
っても支払処理を履行するために必要な情報を含んだ会
計データを面倒な起票作業や伝票整理作業を行うことな
く容易に作成することができ、しかも、このような会計
処理作業を承認担当者から離れた遠隔地においても行う
ことができ、社内の会計承認系統をフレキシブルなもの
とすることができる。

【００２４】図６には本例に係る上長端末装置２の機能
的な構成を示してあり、上長がデータ入力のために用い
るキーボードやマウスなどを備えた入力手段２０と、蓄
積サーバ装置５に蓄積された会計データを通信路Ｎから
受信しまた承認を与えた会計データを蓄積装置５へ送信
する通信手段２１と、これら送受信するデータのバッフ
ァとして機能するメモリ２２と、受信した会計データを
表示出力するディスプレイを備えた表示手段２３と、入
力手段２０からの指示に応じてメモリ２２から受信会計
データを読み出して表示手段２３に画面表示させ更に当
該会計データに対する承認処理を行う承認手段２４と、
を有している。

【００２５】この承認手段２４による承認処理では、蓄
積サーバ装置５から会計データを受信すると、図２８に
示すように、請求書や立替払などと言ったデータの種類
（イベント名）８０ａ毎に未承認の件数８０ｂ及びその
日に承認した件数８０ｃが一覧８０で表示手段２３に画
面表示される。そして、入力手段２０を操作して、チェ
ックボックス８０ｄをチェックしてイベントを選択し、
未承認一覧のボタン８０ｅを押下すると、画面表示は図
２９に示すような選択したイベントについての未承認会
計データの一覧８１に切り替わる。

【００２６】未承認会計データの一覧８１では、各会計
データとして、支払原因（例えば、外出旅費清算）、処
理番号、入力日、入力者（被承認者）、金額、支払先や
理由等と共に承認が既になされているか否かを示す
「承」又は「未」が表示される。そして、入力手段２０
を操作して、チェックボックス８１ａをチェックして承
認処理をする会計データを選択し、承認ボタン８１ｂを
押下すると画面表示されていた「未」が「承」に切り替
わり、そして、登録ボタン８１ｃを押下することによ
り、当該承認した会計データを蓄積サーバ装置５へ返送
して承認済みに更新させることができる。なお、この登
録がなされると、図２８に示す一覧８０では未承認件数
８０ｂが減り、その分本日承認件数８０ｃが増えて表示
される。

【００２７】このようにして支払承認がなされると、承
認済みであることを示すデータを付加して当該会計デー
タが通信手段２１により監査サーバ装置４へ送信され、
また、当該承認された会計データに基づいて少なくとも
支払処理に必要な事項を含んだ支払依頼データを作成し
て通信手段２１により銀行サーバ装置３へ送信される。
すなわち、支払依頼データには、例えば会計データから
抽出した、「引き落とし口座」、「振込先口座」、「振
込金額」といったように、金融機関が支払処理を履行す
るに最低限必要な情報が含まれている。なお、表示手段
２３で画面表示する会計データについても同様に、当事
者端末装置１で作成した会計データの全ての内容を表示
せずに、例えば会計データから抽出した、「当事者社員
名」、「支払先名」、「支払い金額」、「支払を行う原
因」といったように、上長が支払の妥当性や信憑性を判
断するに最低限必要な情報を表示するようにしてもよ
い。

【００２８】ここで、本例の上長端末装置２は当該端末
装置で支払承認できる金額の上限を設定する上限設定手
段２５を有しており、上記の承認処理では、入力手段２
０から支払承認の入力があっても上限設定手段２５に設
定保持された上限金額以内である場合にのみ、承認手段
２４は上記のような承認済みデータや支払依頼データの
送信を行う。なお、この設定上限は、１回の支払につい
て承認できる限度額、或いは、１ヶ月などと言った或る
期間内の累計として承認できる限度額のいずれであって
もよい。また、この上限額は、人事部門や監査部門によ
って通信手段を介して外部から、或いは、変更権限を与
えられた者が入力手段２０を用いて直接的に、上限設定
手段２５２アクセスすることにより、設定保持された上
限額を変更することができ、社内の組織変更や人事変更
などに応じて上限による支払管理の形態を柔軟に変更す
ることができる。

【００２９】また、本例の上長端末装置２は会計データ
を受信する当事者端末装置１をそのターミナルＩＤなど
で設定する当事者指定手段２６を有しており、上記の承
認処理は当事者指定手段２６に設定保持された当事者端
末装置１から送信された会計データについてのみ行う。
なお、本例では、当事者端末装置１側からと上長端末装
置２側からとの両方から相手を指定設定できるようにし
たが、少なくともいずれか一方側から指定できるように
すれば、支払承認系統を当該設定内容に応じて柔軟に変
更することが可能となる。

【００３０】なお、銀行サーバ装置３はネットワークＮ
に対する金融機関業務のインタフェースを与えるサーバ
装置であり、既に実用化されている種々な装置を利用す
ることができる。また、監査サーバ装置４は主に受信し
た会計データを蓄積格納して必要に応じて格納データを
出力するデータベースサーバ装置であり、既に実用化さ
れている種々な装置を利用することができる。

【００３１】また、蓄積サーバ装置５は主に受信した会
計データを蓄積格納して必要に応じて格納データを出力
するデータベースサーバ装置であり、既に実用化されて
いる種々な装置を利用することができる。なお、本例で
は、ネットワークＮ上に複数の蓄積サーバ装置５を設け
て社員や地域などに基づいて会計データの蓄積処理を分
担するようにしているが、ネットワークＮ上に設けた１
つの蓄積サーバ装置５により会計データの蓄積処理を集
中して行うようにしてもよい。また、本例では、蓄積サ
ーバ装置５を用いているが、これを廃止して、各当事者
端末装置１から担当の上長端末装置２へ直接会計データ
を送信し、上長端末装置２が承認した会計データに基づ
く支払依頼を銀行サーバ装置３へ直接送信するようにし
てもよい。

【００３２】次に、図７〜図１６を参照して当事者社員
が受け取った請求書に基づく会計処理を説明し、図１７
〜図２７を参照して当事者社員が立替え払いした外出旅
費についての会計処理を具体的に説明する。なお、図７
〜図２７には表示手段１２の画面に階層的に順次表示さ
れる会計データフォームを示してあり、当該フォームを
構成する各メニューは経理用データ１１として各当事者
端末装置１に用意されている。まず、当事者社員が入力
部１０を操作して会計処理を開始すると、少なくとも請
求書に基づく支払会計処理を起動するボタン５０ａと、
社員の立替に基づく支払会計処理を起動するボタン５０
ｂとを含むメインメニュー５０が表示手段１２の画面に
表示される。

【００３３】そして、当事者社員が入力部１０を操作し
てボタン５０ａを選択すると請求書に基づく支払会計処
理が開始され、図８から図１６へ至る一連のサブメニュ
ーが画面に順次表示されて、当事者社員が入力部１０を
操作して各サブメニューから入力したデータによって会
計データが作成される。なお、この段階で、当事者端末
装置１に予め設定記憶されている使用者情報に基づいて
その当事者社員の社員番号５０ｃや氏名５０ｄが、ま
た、当事者端末装置１が計測している年月日情報に基づ
い処理を行っている年月日がメインメニュー５０に自動
的に入力される。

【００３４】すなわち、ボタン５０ａを選択すると、図
８に示すように請求書支払に関して国内支払であるのか
海外支払であるのかといったような、請求書支払の形式
の細目を指定するサブメニュー５１が画面に切替表示さ
れ、当事者社員が入力部１０を操作して細目５１ａを選
択指定し、更に、新規入力ボタン５１ｂを選択すると画
面表示は図９に示す次のサブメニュー５２に切り替えら
れ、また、入力一覧ボタン５１ｃを選択すると画面表示
は図１０に示す次のサブメニュー５３に切り替えられ
る。なお、当事者端末装置１に予め設定記憶されている
使用者情報に基づいてその当事者社員の所属部署情報５
１ｄがサブメニュー５１に自動的に入力されるが、これ
はメインメニュー５０で行ってもよい。

【００３５】サブメニュー５２は支払先を新規に登録す
るためのメニューであり、支払先の会社名や部署名を入
力するための欄５２ａ、当該支払先の金融機関名や支店
名、その口座種別や番号などを入力するための欄５２ｂ
などが含まれており、これら欄に当事者社員が入力部１
０を操作して必要な情報を入力し、登録ボタン５２ｃを
選択するとこれら入力された支払先に関するデータがメ
モリ１１に登録される。サブメニュー５３は上記のよう
にして登録されている支払先データを用いて支払先を設
定するためのメニューであり、支払先として登録されて
いる取引先会社名などからなる支払先一覧５３ａを含ん
でおり、当事者社員が入力部１０を操作して当該一覧５
３ａの中から支払先を選択指定し、ＯＫボタン５３ｂを
選択すると画面表示は図１１に示す次のサブメニュー５
４に切り替えられる。

【００３６】サブメニュー５４は上記のようにして選択
指定された支払先を確認のために表示するものであり、
当該支払先について既に登録されている細目が表示さ
れ、当事者社員が入力部１０を操作してＯＫボタン５４
ａを選択すると画面表示は図１２に示す次のサブメニュ
ー５５に切り替えられる。サブメニュー５５は社内のど
の部門が支払を負担するかを設定するためのメニューで
あり、メモリ１１に負担部門候補として既に登録されて
いる部門名や部門コードからなる一覧５５ａを含んでお
り、当事者社員が入力部１０を操作して当該一覧５５ａ
の中から負担部門を選択指定し、ＯＫボタン５５ｂを選
択すると画面表示は図１３に示す次のサブメニュー５６
に切り替えられる。

【００３７】サブメニュー５６は支払の原因及び支払い
金額を設定するメニューであり、支払い金額（取引金
額）を入力するための欄５６ａ、メモリ１１に想定され
る全ての支払原因として予め記憶されている支払原因
（取引内容）の一覧５６ｂを含んでおり、当事者社員が
入力部１０を操作して入力欄５６ａに金額を入力し、一
覧５６ｂの中から取引内容を選択指定し、ＯＫボタン５
６ｃを選択すると画面表示は図１４に示す次のサブメニ
ュー５７に切り替えられる。サブメニュー５７は支払の
原因となった購入品目が固定資産とすべきものか否かを
設定するメニューであり、固定資産とすべきものか否か
を選択指定する欄５７ａ、固定資産とすべき場合に必要
事項を入力するための欄５７ｂを含んでおり、当事者社
員が入力部１０を操作して必要な入力を行ってＯＫボタ
ン５７ｃを選択すると画面表示は図１５に示す次のサブ
メニュー５８に切り替えられる。

【００３８】サブメニュー５８は当該処理の対象となる
請求書の番号を入力するメニューであり、当事者社員の
確認に供するために、上記一連のサブメニューに従って
入力した支払先名などを表示する欄５８ａ、支払先の金
融機関名や口座番号などを表示する欄５８ｂ、支払を負
担する社内部門を表示する欄５８ｃ、支払い金額を表示
する欄５８ｄ、支払原因を表示する欄５８ｅとともに、
請求書番号を入力するための欄５８ｆを含んでおり、当
事者社員が入力部１０を操作して欄５８ｆに請求書番号
を入力して登録ボタン５８ｇを選択すると画面表示は図
１６に示す次のサブメニュー５９に切り替えられる。な
お、プリンタ手段１５から請求箸番号（伝票番号）を印
字した台紙が出力され、当事者社員が受け取った請求書
はこれに貼付けて監査部門などへ送付し、作成された会
計データとの対応付けがなされた状態で保管管理され
る。

【００３９】会計データ作成手段１３は上記一連のサブ
メニューにより支払処理に必要なデータを取得すること
ができるが、サブメニュー５９はこれら取得データの内
で金融機関で支払処理を行うに必須なデータを確認に供
するために表示するものであり、設定された支払先を表
示する欄５９ａ、入力した支払い金額を表示する欄５９
ｂ、支払先の口座番号を表示する欄５９ｃ、請求書番号
を表示する欄５９ｄを含んでおり、当事者社員が入力部
１０を操作して実行ボタン５９ｅを選択すると、所得デ
ータの基づいて作成された会計データが設定された上長
端末装置２へ送信される。なお、本例では、銀行サーバ
装置３へ送信される支払依頼データには上記の必須デー
タの他に支払い者及びその口座を特定する情報が含まれ
るが、これら情報は上長端末装置２で付加される。

【００４０】一方、図７に示したメインメニュー５０で
当事者社員が入力部１０を操作してボタン５０ｂを選択
すると当該社員により立替払に基づく支払会計処理が開
始され、図１７から図２７へ至る一連のサブメニューが
画面に順次表示されて、当事者社員が入力部１０を操作
して各サブメニューから入力したデータによって会計デ
ータが作成される。すなわち、ボタン５０ｂを選択する
と、図１７に示すように立替え支払に関して外出旅費で
あるか慶弔金であるのかといったような、立替え支払の
細目を指定するサブメニュー６０が表示手段１２の画面
に切替表示され、当事者社員が入力部１０を操作して細
目６０ａを選択指定し、更に、新規入力ボタン６０ｂを
選択すると画面表示は図１８に示す次のサブメニュー６
１に切り替えられる。なお、当事者端末装置１に予め設
定記憶されている使用者情報に基づいてその当事者社員
の所属部署情報６０ｄがサブメニュー６０に自動的に入
力されるが、これはメインメニュー５０で行ってもよ
い。

【００４１】サブメニュー６１は立替え払（本例では外
出目的）に関する入力を行う初期画面であり、立替払い
を行った社員が支払社員設定ボタン６１ｄを選択する
と、画面表示は図１９に示すサブメニュー６２に切り替
えられる。サブメニュー６２はあらかじめ登録されてい
る社員に関するデータを用いて支払先社員を設定するた
めのメニューであり、支払先として登録されている社員
のＩＤや氏名、所属部門などからなる支払先一覧６２ａ
を含んでおり、当事者社員が入力部１０を操作して当該
一覧６２ａの中から支払先社員を選択指定し、ＯＫボタ
ン６２ｂを選択すると画面表示はサブメニュー６１に戻
るが、この時には、支払先の氏名やその支払先金融機関
に関する情報を入力するための欄６１ａはサブメニュー
６２における設定に応じて、支払先の社員に関する情報
が表示される。次に、当事者社員が負担部門設定ボタン
６１ｅを選択すると、画面表示は図２０に示す次のサブ
メニュー６３に切り替えられる。

【００４２】サブメニュー６３は上記のようにして登録
されている負担部門に関するデータを用いて負担部門を
設定するためのメニューであり、負担部門として登録さ
れている部門コードや名称からなる負担部門一覧６３ａ
を含んでおり、当事者社員が入力部１０を操作して当該
一覧６３ａの中から負担部門を選択指定し、ＯＫボタン
６３ｂを選択すると画面表示は図２１に示す次のサブメ
ニュー６４に切り替えられる。なお、サブメニュー６３
において設定された情報は、図２１に示すサブメニュー
における欄６４ｂに反映される。以上のように設定され
た支払社員情報と負担部門情報は当事者端末装置１に記
憶され、次からは自動的にサブメニュー６４の欄６４
ａ、６４ｂのように表示される。

【００４３】サブメニュー６４は立替え払いを行った原
因（本例では、外出の目的）を設定するためのメニュー
であり、既に設定した支払先社員に関する情報を表示す
る欄６４ａ、負担部門に関する情報を表示する欄６４
ｂ、想定される全ての外出目的を表示する一覧６４ｃを
含んでおり、当事者社員が入力部１０を操作して当該一
覧６４ｃの中から外出目的を選択指定し、登録ボタン６
４ｄを選択すると画面表示は図２２に示す次のサブメニ
ュー６５に切り替えられる。

【００４４】サブメニュー６５は立替え原因の外出旅費
の明細を入力するためのメニューであり、利用年月日を
入力するための欄６５ａ、行先を入力するための欄６５
ｂ、区間を入力するための欄６５ｃ、利用交通機関を入
力するための欄６５ｄ、その旅費を支払った先を入力す
るための欄６５ｅ、利用金額（立替え金額）を入力する
ための欄６５ｆを含んでおり、当事者社員が入力部１０
を操作して各欄に必要な事項を入力してＯＫ登録ボタン
６５ｇを選択すると画面表示は図２６に示す次のサブメ
ニュー６９に切り替えられる。

【００４５】ここで、本例では外出旅費明細の入力作業
を支援するために図２３〜図２５に示すような経路検索
機能が備えられている。なお、経路検索を行う装置は社
内のイントラネット内に設置されていてもよく、また、
公衆回線を用いてインターネット上にあるサーバであっ
てもよい。この経路検索を実行すると、先ず、図２３に
示すように出発地、目的地、経由地、利用年月日などを
入力するための欄６６ａを含んだメニューが表示手段に
画面表示され、当事者社員が入力部１０を操作して各欄
に必要な事項を入力して検索ボタン６６ｂを選択すると
検索が実行されて、図２４に示す検索結果としての経路
候補６７が画面表示される。そして、当事者社員が入力
部１０を操作していずれかのボタン６７ａを選択し、こ
れら候補の内から該当する経路を選択指定すると画面表
示は図２５に示す次の確認画面６８に切り替えらて、選
択した経路の詳細及び運賃が画面表示され、当事者社員
が入力部１０を操作して経路確定ボタン６８ａを選択す
ると、当該内容が外出旅費明細の入力メニュー６５に反
映される。

【００４６】上記のようにして立替え原因の外出旅費の
明細が入力されると画面表示は図２６に示すサブメニュ
ー６９に切り替えられ、当事者社員の確認に供するため
に、上記一連のサブメニューに従って入力した支払先の
社員に関する情報６９ａ、負担部門に関する情報６９
ｂ、立替え原因に関する情報６９ｃ、立替え金額６９
ｄ、利用金額の明細６９ｅが画面表示され、当事者社員
が入力部１０を操作して登録ボタン６９ｆを選択すると
画面表示は図２７に示す次のサブメニュー７０に切り替
えられる。

【００４７】会計データ作成手段１３は上記一連のサブ
メニューにより支払処理に必要なデータを取得すること
ができるが、サブメニュー７０はこれら取得データの内
で金融機関で支払処理を行うに必須なデータを確認に供
するために表示するものであり、設定された支払先社員
名を表示する欄７０ａ、入力した支払い金額を表示する
欄７０ｂを含んでおり、当事者社員が入力部１０を操作
して実行ボタン７０ｃを選択すると、取得データの基づ
いて作成された会計データが設定された上長端末装置２
へ送信される。

【００４８】上記のような階層メニューに従った当事者
社員の操作により、請求書支払や立替え清算支払に係る
必要な情報を含んだ会計データが作成され、この会計デ
ータが通信路Ｎを通して所定の蓄積サーバ装置５に送信
されて蓄積される。そして、会計データを受信した上長
端末装置２では、会計データの全部或いは必要な一部が
表示部２３に画面表示され、上長がこれに入力部２０か
ら承認を与えると、承認済み会計データが通信路Ｎを通
して監査サーバ装置４２へ送信されるとともに、少なく
とも承認済み会計データから抽出した支払処理に必要な
情報を含んだ支払依頼データが通信路Ｎを通して銀行サ
ーバ装置３へ送信される。したがって、従来のように経
理部門を経ることなく、上長による承認によって金融機
関における支払処理が履行され、いわゆる現場で会計支
払処理の業務が完結するため、社内会計処理が妥当性や
信憑性を担保しつつ社内会計処理が簡素且つ迅速なもの
となる。

【００４９】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によると、
出納や会計などと言った経理担当者による経理起票作業
を経ることなく、社内に分散配置された身近な承認担当
者による承認に基づいて金融機関への支払依頼を直接的
に行うようにしたため、支払の妥当性や信憑性を担保し
つつ迅速に支払処理を履行することができ、社内組織の
簡素化を図り、組織変更の柔軟性を高めることができ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】 従来の会計処理ワークフローを説明する概念
図である。

【図２】 本発明に係る会計処理ワークフローを説明す
る概念図である。

【図３】 本発明に係る会計処理システムの一例を示す
構成図である。

【図４】 本発明に係る会計処理システムのデータの流
れを説明する概念図である。

【図５】 本発明に係る当事者端末装置の一例を示す構
成図である。

【図６】 本発明に係る上長端末装置の一例を示す構成
図である。

【図７】 本発明に係るメインメニューの一例を示す図
である。

【図８】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図で
ある。

【図９】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図で
ある。

【図１０】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図
である。

【図１１】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図
である。

【図１２】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図
である。

【図１３】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図
である。

【図１４】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図
である。

【図１５】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図
である。

【図１６】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図
である。

【図１７】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図
である。

【図１８】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図
である。

【図１９】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図
である。

【図２０】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図
である。

【図２１】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図
である。

【図２２】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図
である。

【図２３】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図
である。

【図２４】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図
である。

【図２５】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図
である。

【図２６】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図
である。

【図２７】 本発明に係るサブメニューの一例を示す図
である。

【図２８】 本発明に係る承認処理の画面の一例を示す
図である。

【図２９】 本発明に係る承認処理の画面の一例を示す
図である。

【符号の説明】

１：当事者端末装置、 ２：上長端末装置（承認担当者
端末装置）、３：銀行サーバ装置、 ４：監査サーバ装
置、：蓄積サーバ装置、 Ｎ：通信路、

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 軽部 博之 東京都港区赤坂二丁目17番22号 富士ゼロ ックス株式会社内 (72)発明者 伊藤 泰雄 東京都港区赤坂二丁目17番22号 富士ゼロ ックス株式会社内 (72)発明者 柴田 武敏 東京都港区赤坂二丁目17番22号 富士ゼロ ックス株式会社内 Ｆターム(参考） 5B049 AA05 AA06 BB00 BB46 CC21 CC36 DD01 FF03 FF09 GG04 5B055 CB09 CC16 EE02 5E501 AA09 AC07 AC19 AC23 AC35 BA01 CB02 CB09 DA02 EA05 EA16 EB01 EB19 FA05 FA06 FA07 FA13 FA23 FA25 FB43

Claims (15)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 被承認者が操作する当事者端末装置と当
   該被承認者の承認担当者が操作する承認担当者端末装置
   とを備え、承認担当者端末装置による承認処理を条件
   に、当事者端末装置から入力された会計データに基づく
   金融機関による支払処理を履行させる会計システムであ
   って、 当事者端末装置は、被承認者がデータ入力のために用い
   る入力手段と、入力されたデータに基づく会計データを
   作成する会計データ作成手段と、を備え、 承認担当者端末装置は、承認担当者がデータ入力のため
   に用いる入力手段と、当事者端末装置で作成された会計
   データの少なくとも一部を画面表示して承認する承認手
   段と、を備え、 各承認担当者端末装置により承認された会計データに基
   づく金融機関側処理装置への支払依頼を行うことを特徴
   とする会計システム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の会計システムにおい
   て、 当事者端末装置により作成された会計データを被承認者
   を識別する情報を含んで蓄積する蓄積手段を備え、 承認担当者端末装置は蓄積手段の当該承認担当者が承認
   すべき会計データにアクセスして承認処理を行うことを
   特徴とする会計システム。
3. 【請求項３】 請求項１又は請求項２に記載の会計シス
   テムにおいて、 会計データの監査処理を行うための監査装置を備え、 承認担当者端末装置は、金融機関への支払依頼を送信す
   るために承認を与えた会計データを監査装置へ送信し、
   監査装置に蓄積させて当該会計データの監査を可能なら
   しめることを特徴とする会計システム。
4. 【請求項４】 承認担当者が操作する承認担当者端末装
   置による承認処理を条件に金融機関による支払処理を履
   行すべき会計データを作成する当事者端末装置であっ
   て、 被承認者がデータ入力のために用いる入力手段と、被承
   認者によるデータ入力を支援する会計データフォームを
   画面表示して入力されたデータに基づく会計データを作
   成する会計データ作成手段と、作成した会計データを承
   認担当者端末装置がアクセスする蓄積装置へ送信して蓄
   積し承認担当者端末装置による承認処理を可能ならしめ
   る送信手段と、を備えたことを特徴とする当事者端末装
   置。
5. 【請求項５】 請求項４に記載の当事者端末装置におい
   て、 画面表示する会計データフォームは階層化されており、
   少なくとも請求書に基づく支払処理を含む複数の支払処
   理の形態を選択するためのメインメニューと、支払先を
   設定するためのサブメニューと、支払う費用の負担者を
   設定するサブメニューと、支払の原因を設定するサブメ
   ニューと、を含んでいることを特徴とする当事者端末装
   置。
6. 【請求項６】 請求項４に記載の当事者端末装置におい
   て、 画面表示する会計データフォームは階層化されており、
   少なくとも被承認者の立替に基づく支払処理を含む複数
   の支払処理の形態を選択するためのメインメニューと、
   立替えた被承認者を設定するためのサブメニューと、立
   替え被承認者に支払う費用の負担者を設定するサブメニ
   ューと、立替を行った原因を設定するサブメニューと、
   を含んでいることを特徴とする当事者端末装置。
7. 【請求項７】 請求項４乃至請求項６のいずれか１項に
   記載の当事者端末装置において、 被承認者からの指定に応じて作成した会計データの送信
   先承認担当者端末装置を設定する承認担当者指定手段
   を、備えたことを特徴とする当事者端末装置。
8. 【請求項８】 請求項４乃至請求項６のいずれか１項に
   記載の当事者端末装置において、 作成した会計データと対応付ける識別情報を付与して、
   請求書や領収書などの伝票を貼付するための台紙を出力
   する台紙供給手段を備えたことを特徴とする当事者端末
   装置。
9. 【請求項９】 被承認者が操作する当事者端末装置で作
   成された支払処理を伴う会計データに承認を与えるため
   の承認担当者端末装置であって、 承認担当者がデータ入力のために用いる入力手段と、当
   事者端末装置で作成された会計データを画面表示して予
   め設定された上限金額以内で承認する承認手段と、を備
   えたことを特徴とする承認担当者端末装置。
10. 【請求項１０】 請求項９に記載の承認担当者端末装置
    において、 承認すべき会計データが蓄積された蓄積装置にアクセス
    する手段と、承諾担当者からの指定に応じて承認すべき
    会計データの被承認者を設定する当事者指定手段と、を
    備えたことを特徴とする承認担当者端末装置。
11. 【請求項１１】 請求項９又は請求項１０に記載の承認
    担当者端末装置において、 承認した会計データに基づいて金融機関への支払依頼を
    送信する送信手段を備えたことを特徴とする承認担当者
    端末装置。
12. 【請求項１２】 コンピュータ処理によって、承認処理
    を条件に金融機関による支払処理を履行すべき会計デー
    タを作成する方法であって、 被承認者によるデータ入力を支援する会計データフォー
    ムを画面表示し、被承認者により入力されたデータに基
    づく会計データを作成し、作成した会計データを承認担
    当者がアクセスする蓄積装置へ送信して蓄積させ、承認
    担当者による承認処理を可能ならしめることを特徴とす
    る会計データ作成方法。
13. 【請求項１３】 コンピュータ処理によって、被承認者
    が作成した支払処理を伴う会計データに承認を与える方
    法であって、 承認担当者が作成した会計データを画面表示し、予め設
    定された上限金額以内で承認することを特徴とする会計
    データ承認方法。
14. 【請求項１４】 承認処理を条件に金融機関による支払
    処理を履行すべき会計データを、コンピュータに作成処
    理させるプログラムを記憶した記憶媒体であって、 被承認者によるデータ入力を支援する会計データフォー
    ムを画面表示し、被承認者により入力されたデータに基
    づく会計データを作成し、作成した会計データを承認担
    当者がアクセスする蓄積装置へ送信して蓄積させて承認
    担当者による承認処理を可能ならしめる処理を、コンピ
    ュータに実行させるプログラムを記憶したことを特徴と
    する記憶媒体。
15. 【請求項１５】 被承認者が作成した支払処理を伴う会
    計データへの承認処理をコンピュータに実行させるプロ
    グラムを記憶した記憶媒体であって、 承認担当者が作成した会計データを画面表示し、予め設
    定された上限金額以内で承認する処理を、コンピュータ
    に実行させるプログラムを記憶したことを特徴とする記
    憶媒体。