JP2008020958A - データ送信装置、データ送信方法及びデータ送信処理プログラム - Google Patents

データ送信装置、データ送信方法及びデータ送信処理プログラム Download PDF

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Abstract

【課題】データの送信に際して、送信ユーザが、受信ユーザの出力設定あるいは自己の出力設定を容易に確認することができるデータ送信装置等を提供する。
【解決手段】データの出力設定を各ユーザ毎に予め記憶する記憶手段２３と、送信ユーザの指示に基づいて、データを前記記憶手段に記憶されている送信ユーザまたは受信ユーザの出力設定にて受信ユーザに送信可能な通信手段１６と、データの送信前に、記憶手段に記憶されている出力設定の中から、送信ユーザ及び受信ユーザの少なくとも一方についての出力設定の内容をプレビュー表示可能な表示手段１２と、を備えている。
【選択図】 図１８

Description

この発明は、ネットワークに接続して使用され、画像データ等のデータを送信先である受信ユーザへ送信可能なデータ送信装置及びデータ送信方法、並びにデータ送信処理をコンピュータに実行させるためのデータ送信処理プログラムに関する。
近年、企業やオフィスなどでは、データ送信装置の一例である複数の画像形成装置をネットワーク接続し、複数のユーザが画像形成装置を使用できるようにしたシステムが普及している。
このような画像形成装置では、各ユーザ毎にデータの出力設定が予め記憶手段に記憶されており、送信ユーザが画像形成装置から画像データ等のデータを受信ユーザに送信する場合、一般には、データは受信ユーザの出力設定がなされた状態で、送信されるものとなされている。
しかし、送信ユーザは自身の出力設定で受信ユーザにデータを出力してもらいたい場合があり、その場合には、出力設定を変更する必要があるが、受信ユーザの出力設定や自己の出力設定を確認して、受信ユーザの出力設定と自己の出力設定が同じかどうか等を確認する作業が面倒であった。
なお、従来、配信される画像のプレビュー表示を配信元で行うようにした技術が知られている。この技術は、プレビュー表示の旨が指示された際に、配信先の出力機器の能力情報に基づいてプレビューデータを作成し、配信の際には、配信先の機器の能力に応じた画像データを生成して配信するようにしたものである（例えば特許文献１）。
また、デバイスの機能と印刷設定をプレビュー表示することにより、不具合のない印刷結果を得る技術も知られている（例えば特許文献２）。
特開２０００−２９３３４６号公報 特開２００１−６７３４７号公報
しかし、前記特許文献１、２に記載された技術は、配信先の出力機器の能力情報に基づくデータのプレビュー表示であるか、あるいはデバイスの機能と印刷設定のプレビュー表示であるから、受信ユーザの出力設定や送信ユーザの出力設定を確認する作業が面倒であるという前述の問題に対して、これを解決する手段を提供することはできなかった。
この発明は、このような実情に鑑みてなされたものであり、データの送信に際して、送信ユーザが、受信ユーザの出力設定あるいは自己の出力設定を容易に確認することができるデータ送信装置及びデータ送信方法を提供し、さらにはデータ送信処理をコンピュータに実行させるためのデータ送信処理プログラムを提供することを目的とする。
上記課題は、以下の手段によって解決される。
（１）データの出力設定を各ユーザ毎に予め記憶する記憶手段と、送信ユーザの指示に基づいて、送信対象のデータを前記記憶手段に記憶されている送信ユーザまたは受信ユーザの出力設定にて受信ユーザに送信可能な通信手段と、前記データの送信前に、前記記憶手段に記憶されている出力設定の中から、送信ユーザ及び受信ユーザの少なくとも一方についての出力設定の内容をプレビュー表示可能な表示手段と、を備えていることを特徴とするデータ送信装置。
（２）前記送信されるデータの出力設定を変更するための操作手段をさらに備えている前項１に記載のデータ送信装置。
（３）前記送信されるデータの出力設定が変更された場合には、受信ユーザに通知する通知手段を備えている前項２に記載のデータ送信装置。
（４）複数のユーザにデータを送信する場合には、前記表示手段は、すべての受信ユーザについての出力設定をプレビュー表示可能となされている前項１〜３のいずれかに記載のデータ送信装置。
（５）出力設定をプレビュー表示する送信または受信ユーザを設定する設定手段をさらに備えている前項１〜４のいずれかに記載のデータ送信装置。
（６）データの出力設定を各ユーザ毎に記憶手段に記憶するステップと、送信ユーザの指示に基づいて、送信対象のデータを前記記憶手段に記憶されている送信ユーザまたは受信ユーザの出力設定にて受信ユーザに送信するステップと、前記データの送信前に、前記記憶手段に記憶されている出力設定の中から、送信ユーザ及び受信ユーザの少なくとも一方についての出力設定の内容を表示手段にプレビュー表示するステップと、を備えていることを特徴とするデータ送信方法。
（７）前記送信されるデータの出力設定を変更するステップをさらに備えている前項６に記載のデータ送信方法。
（８）前記送信されるデータの出力設定が変更された場合には受信ユーザに通知する前項７に記載のデータ送信方法。
（９）複数のユーザにデータを送信する場合には、前記表示手段に、すべての受信ユーザについての出力設定をプレビュー表示する前項６〜８のいずれかに記載のデータ送信方法。
（１０）出力設定をプレビュー表示する送信または受信ユーザを設定するステップをさらに備えている前項６〜９のいずれかに記載のデータ送信方法。
（１１）データの出力設定を各ユーザ毎に記憶手段に記憶するステップと、送信ユーザの指示に基づいて、送信対象のデータを前記記憶手段に記憶されている送信ユーザまたは受信ユーザの出力設定にて受信ユーザに送信するステップと、前記データの送信前に、前記記憶手段に記憶されている出力設定の中から、送信ユーザ及び受信ユーザの少なくとも一方についての出力設定を表示手段にプレビュー表示するステップと、をコンピュータに実行させるためのデータ送信処理プログラム。
（１２）前記送信されるデータの出力設定を変更するステップをさらにコンピュータに実行させる前項１１に記載のデータ送信処理プログラム。
（１３）前記送信されるデータの出力設定が変更された場合には受信ユーザに通知するステップをコンピュータに実行させる前項１２に記載のデータ送信処理プログラム。
（１４）複数のユーザにデータを送信する場合には、前記表示手段に、すべての受信ユーザについての出力設定をプレビュー表示する処理をコンピュータに実行させる前項１１〜１３のいずれかに記載のデータ送信処理プログラム。
（１５）出力設定をプレビュー表示する送信または受信ユーザを設定するステップをさらにコンピュータに実行させる前項１１〜１４のいずれかに記載のデータ送信処理プログラム。
前項（１）に記載の発明によれば、画像データ等のデータを送信する際に、送信ユーザまたは受信ユーザの少なくとも一方の出力設定が表示手段にプレビュー表示されるから、送信ユーザは自身の出力設定や受信ユーザの出力設定を容易に確認することができる。従って、送信ユーザが自身の出力設定で受信ユーザにデータを出力してもらいたい場合において、受信ユーザの出力設定が送信ユーザの出力設定と同じかどうか等を確認する作業が容易となる。
前項（２）に記載の発明によれば、送信されるデータの出力設定を確認の上、その出力設定を変更することができる。
前項（３）に記載の発明によれば、出力設定を変更した場合には受信ユーザに通知することができるから、受信ユーザは出力設定が変更されたことを認識することができる。
前項（４）に記載の発明によれば、複数のユーザにデータを送信する場合には、すべての受信ユーザに対する出力設定をプレビュー表示できるから、送信ユーザはすべの受信ユーザの出力設定を容易に確認することができる。
前項（５）に記載の発明によれば、出力設定をプレビュー表示する送信または受信ユーザを設定することができる。
前項（６）に記載の発明によれば、画像データ等を送信する際に、送信ユーザは自身の出力設定や受信ユーザの出力設定を容易に確認することができる。
前項（７）に記載の発明によれば、送信されるデータの出力設定を確認の上、その出力設定を変更することができる。
前項（８）に記載の発明によれば、受信ユーザは出力設定が変更されたことを認識することができる。
前項（９）に記載の発明によれば、送信ユーザはすべての受信ユーザの出力設定を容易に確認することができる。
前項（１０）に記載の発明によれば、出力設定をプレビュー表示する送信または受信ユーザをかを設定することができる。
前項（１１）に記載の発明によれば、画像データ等を送信する際に、送信ユーザまたは受信ユーザの少なくとも一方の出力設定を表示手段にプレビュー表示する処理を、コンピュータに実行させることができる。
前項（１２）に記載の発明によれば、送信されるデータの出力設定を変更する処理をコンピュータに実行させることができる。
前項（１３）に記載の発明によれば、出力設定を変更を受信ユーザに通知する処理をコンピュータに実行させることができる。
前項（１４）に記載の発明によれば、複数のユーザにデータを送信する場合には、すべての受信ユーザに対する出力設定をプレビュー表示する処理を、コンピュータに実行させることができる。
前項（１５）に記載の発明によれば、送信ユーザと受信ユーザのうちのいずれの出力設定をプレビュー表示するかを設定する処理を、コンピュータに実行させることができる。
以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。
図１は、この発明の一実施形態に係るデータ送信装置が用いられたファイル共用システムを示す構成図である。
図１において、ファイル共用システムＦＳは、例えば複数台のファイル送信装置としての画像形成装置１と、１台または複数台のパーソナルコンピュータ（ＰＣという）３１と、１台または複数台のファクシミリ端末（ＦＡＸ端末という）３２とを備え、これら画像形成装置１、ＰＣ３１およびＦＡＸ端末３２は、通信回線４を介してネットワーク接続されており、相互に通信可能となされている。
画像形成装置１および各ＰＣ３１には、それぞれを識別するために、例えば「ＰＣ００１」，「ＰＣ００２」・・・というようなコンピュータ名が識別情報として割り当てられている。勿論、このようなコンピュータ名の代わりに、ＩＰアドレスを識別情報として用いてもよい。各ＦＡＸ端末３２には、いわゆる固定電話またはＩＰ電話などの電話番号が割り当てられている。
通信回線４としては、ＬＡＮ、インターネット、専用線、または公衆回線などが用いられる。通信規約または通信規格として、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol)、ＦＴＰ（File Transfer Protocol) 、ＰＯＰ３（Post Office Protocol version３) 、ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol)、ＩＰＰ（Internet Printing Protocol) 、有線ＬＡＮの規格であるＩＥＥＥ８０２．３ 無線ＬＡＮの規格であるＩＥＥＥ８０２．１１、ＦＡＸのＧ３（Group３) 規格、またはＧ４（Group４) 規格などが用いられる。
このファイル共用システムＦＳによると、ユーザは、画像形成装置１のハードディスクに記憶されているファイルを、画像形成装置１および各ＰＣ３１で共用することができる。なお、ＰＣ３１の代わりに、ワークステーション、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant) 、または携帯電話端末などを用いることもできる。
画像形成装置１は、コピー、ネットワークプリンティング、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの機能を集約した装置であり、複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals) などと呼ばれることもある。
図２および図３は、それぞれ画像形成装置１の外観図およびハードウェア構成図である。
図２および図３において、この画像形成装置１は、操作部１１、ディスプレイ１２、スキャナ部１３、プリンタ部１４、通信インターフェース１６、ドキュメントフィーダ１７、給紙装置１８、トレイ１９、ＣＰＵ２０、ＲＡＭ２１、ＲＯＭ２２、およびデータ記憶部２３などを備えている。
操作部１１は、数字、文字、および記号などを入力するための複数のキー、押下されたキーを認識するためのセンサ、および認識したキーを示す信号をＣＰＵ２０に送信する送信用回路などによって構成される。
ディスプレイ１２は、ユーザに対してメッセージまたは指示を与えるための画面、ユーザが設定内容および処理内容を入力するための画面、および画像形成装置１で形成された画像および処理の結果を示す画面などを表示可能である。
この実施形態では、ディスプレイ１２として、タッチパネルが用いられる。従って、ディスプレイ１２は、ユーザが指で触れたタッチパネル上の位置を検知し、検知結果を示す信号をＣＰＵ２０に送信する機能を備えている。
このように、操作部１１およびディスプレイ１２は、ユーザが画像形成装置１を直接操作するためのユーザインターフェースの役割を果している。
なお、ＰＣ３１には、画像形成装置１に対して指令を与えるためのアプリケーションプログラムおよびドライバがインストールされている。従って、ユーザは、ＰＣ３１を使用して画像形成装置１を遠隔的に操作することができる。
スキャナ部１３は、原稿に描かれている写真、文字、絵、図表などの画像を光電的に読み取って、デジタルの画像データ、例えばＲ（レッド），Ｇ（グリーン）、Ｂ（ブルー）、またはＫ（ブラック）の濃度を表す濃度データを生成する。このようにして得られた画像データは、プリンタ部１４において、印刷のために用いられる。
また、読み取りデータは、ＴＩＦＦ（Tagged Image File Format) やＰＤＦ（Portable Document Format) などのフォーマットのファイルに変換されてデータ記憶部２３に記憶され、またはＰＣ３１に送信される。あるいは、ＦＡＸデータに変換されてＦＡＸ端末３２に送信される。
ドキュメントフィーダ１７は、画像形成装置１の本体の上部に配置されており、１枚または複数枚の原稿をスキャナ部１３に順次送るために用いられる。
プリンタ部１４は、スキャナ部１３によって読み取られた画像、ＰＣ３１から送信されてきた画像データの画像、またはＦＡＸ端末３２から送信されてきたＦＡＸデータの画像を、用紙またフィルムなどの記録シートに印刷する。
給紙装置１８は、画像形成装置１の本体の下部に設けられており、印刷対象の画像に適した記録シートをプリンタ部１４に供給するために用いられる。プリンタ部１４によって画像が印刷された記録シート、つまり印刷物がトレイ１９に排出される。
通信インターフェース１６は、送信部および受信部などによって構成され、ＰＣ３１およびＦＡＸ端末３２とデータのやり取りを行うものである。この通信インターフェース１６として、ＮＩＣ（Network Interface Card)、モデム、またはＴＡ（Terminal Adapter）などが用いられる。
データ記憶部２３は、ハードディスク２３Ｈおよびカードリードライタ２３Ｒなどを有している。
カードリードライタ２３Ｒは、コンパクトフラッシュ（登録商標）またはスマートメディアなどのメモリカード９１からデータを読み取り、またはメモリカード９１にデータを書き込むためのものである。
メモリカード９１は、主にＰＣ３１とのデータのやり取りを通信回線４を介さずに行うため、またはデータのバックアップのために用いられる。
ハードディスク２３Ｈには、図４に示すように、自分のデータをファイル６として保存しておくための記憶領域であるパーソナルボックスがユーザ毎に割り当てられている。パーソナルボックスは、ＰＣ３１またはワークステーションなどにおける「ディレクトリ」または「フォルダ」に相当する。以下、このパーソナルボックスを「ボックス５」と記載する。
ボックス５には、他のボックス５と識別するためのボックス名が対応付けられている。この実施形態では、ボックス名として、そのボックス所有者であるユーザのユーザ名が用いられている。
ユーザは、図４に示すファイル６を、ＰＣ３１からファイル転送することによって、ボックス５に保存させることができる。または、ファイル６が保存されているメモリカード９１をカードリードライタ２３Ｒのスロットにセットしてファイルコピーすることにより、ボックス５に保存させることができる。その他、つぎのような場合にも、ファイル６をボックス５に保存させることができる。
例えば、ドキュメントフィーダ１７にセットされた原稿をコピーすべき旨の指令がユーザによってなされた場合に、画像形成装置１は、その原稿から読み取った画像データをファイル６に変換し、そのユーザのボックス５に保存する。または、ドキュメントフィーダ１７にセットされた原稿画像の画像データをＰＣ３１に送信すべき旨の指令がなされた場合も同様に、読み取ったその画像の画像データをファイル６に変換し、そのユーザのボックス５に保存する。
また、ユーザのＰＣ３１からドキュメントを印刷（ネットワークプリンティング）すべき指令がなされた場合は、ＰＣ３１から送信されてきたそのドキュメントの画像データをファイル６としてそのユーザのボックス５に保存する。
さらに、ＦＡＸ端末３２からＦＡＸデータが送信されてきた場合は、そのＦＡＸデータをファイル６として受信者であるユーザのボックス５に保存する。
さらにまた、ドキュメントフィーダ１７にセットされた原稿の画像をＦＡＸ端末３２に送信すべき旨の指令がなされた場合は、読み取った原稿の画像データをファイル６に変換し、そのユーザのボックス５に保存する。
図５は、ボックス５に保存されるファイル６の構成を示し、ファイル６は属性情報６ａおよび実画像データ６ｂなどによって構成されている。
属性情報６ａは、そのファイル６についての属性を示しており、また、実画像データ６ｂは、ファイル６に係るドキュメントを構成する各ページのコンテンツ（画像、テキスト、図表など）のデータである。
属性情報６ａのうち「ファイル名」は、そのファイル６を他のファイル６と識別するための識別情報である。
「ジョブ属性」は、そのファイル６がどのような処理を実行するためのファイルであるかを示している。すなわち、ジョブ属性の値は、ユーザによってどのような指令がなされ、どのようにしてそのファイル６がボックス５に格納（保存）されたかによって決まる。
例えば、図５の例では、ジョブ属性は「コピー」という値を示している。これは、そのファイル６が、原稿をコピーするためのファイルであって、ユーザによるコピー指令に従ってその原稿から読み取った画像の画像データをファイル変換することによって生成され、ボックス５に保存されたことを意味する。
その他、ジョブ属性は、「スキャン」、「プリント」、「ＦＡＸ送信」、および「ＦＡＸ受信」などの値を示すことがある。
「スキャン」は、そのファイル６が、スキャンした原稿の画像をＰＣ３１に送信するためのファイルであって、ユーザによるスキャン指令に従って該原稿から読み取った画像データをファイル変換することによって生成され、ボックス５に格納されたことを意味する。
「プリント」は、そのファイル６がＰＣ３１で用意されたドキュメントの画像を印刷するためのファイルであって、ユーザによるプリント指令に従ってＰＣ３１から取得され、ボックス５に格納されたことを意味する。
「ＦＡＸ送信」は、そのファイル６が、スキャンした原稿の画像をＦＡＸ端末３２に送信するためのファイルであって、ユーザによるＦＡＸ送信指令に従って該原稿から読み取った画像データをＦＡＸ用フォーマットのファイルに変換することによって生成され、ボックス５に格納されたことを意味する。
「ＦＡＸ受信」は、そのファイル６が、ＦＡＸ端末３２から送信されてきた画像を印刷するためのファイルであって、受信したその画像のＦＡＸデータをファイル変換することによって生成され、ボックス５に格納されたことを意味する。
属性情報６ａの「ジョブ登録モード」は、「ジョブ属性」に示される処理がどのような条件で入力されたかを示している。
図５の例では、読み取りモードは「片面」、カラモードは「フルカラー」、倍率は「等倍」、という条件でコピー読み取りが実行されたことを意味している。その他、「ジョブ登録モード」として、濃度、原稿サイズなどの種々の条件を設定することができる。
なお、単にＰＣ３１からファイル転送されただけのファイル６、及びメモリカード９１からファイルコピーされただけのファイル６のジョブ属性およびジョブモードには、上記のような値は特に設定されていない。
さらに、ハードディスク２３Ｈは、ユーザ情報データベースＤＢ１およびジョブ履歴データベースＤＢ２を有している。
ユーザ情報データベースＤＢ１には、図６に示すように、画像形成装置１を使用するユーザに関する情報が格納されている。
ユーザ名は、各ユーザを識別するための識別情報である。このユーザ名は、ユーザが画像形成装置１を使用する際のボックス保存先、または、その他のユーザに画像を送信するときの宛先情報として用いられる。
ユーザデータベースＤＢ１には、ユーザ毎のデフォルト出力設定が登録されており、ユーザ毎にお気に入りの出力形態を設定可能である。このデフォルト出力設定は、あるユーザがボックスの画像データを他のユーザに転送する時に参照され、その出力設定がなされた状態で画像データが送信される。
図３において、ＲＯＭ２２には、画像の読取（スキャン）、原稿の複写（コピー）、ＦＡＸデータの送受信、ネットワークプリンティング、およびドキュメントサーバ（ボックス機能）などの画像形成装置１の基本機能を実現するためのプログラム２２１およびデータが記憶されている。
さらに、ＲＯＭ２２には、図７に示すジョブ生成部１０１、ジョブ実行制御部１０２、ユーザ認証部１０３、ファイル保存処理部１０４、ジョブ一覧生成部１０５、関連ボックス判別部１０６などの各機能を実現するためのプログラム２２１およびデータも記憶されている。
これらのプログラムまたはデータの一部または全部を、データ記憶部２３にインストールしておいてもよい。この場合は、データ記憶部２３にインストールされているプログラムまたはデータは、必要に応じてＲＡＭ２１にロードされる（プログラム２１１、データ２１２）。または、これらの機能の一部または全部をプロセッサ（回路）によって実現するようにしてもよい。
ＲＡＭ２１は、ＰＣ３１またはＦＡＸ端末３２から送信されてきたデータ、ＰＣ３１またはＦＡＸ端末３２に送信するためのデータ、およびスキャナ部１３によって生成されたデータなどを一時的に記憶する。ＲＡＭ２１として、不揮発性のＲＡＭ（Nonvolatile RAM)を用いてもよい。
また、ＲＡＭ２１には、アクティブジョブデータベースＤＢ３が記憶されている。このアクティブジョブデータベースＤＢ３には、実行待ちの処理（ジョブ）に関する情報が格納されている。つまり、アクティブジョブデータベースＤＢ３は、キュー（待ち行列）を示す情報であり、ジョブ毎に前述の図５のファイル情報と関連付けられており、登録された順番に実行していく。
ＣＰＵ２０は、ＲＯＭ２２に記憶されているプログラム２２１またはＲＡＭ２１にロードされたプログラム２１１を実行し、画像形成装置１全体を制御する。
つぎに、画像形成装置１の各部の機能および処理内容を図７に基づいて説明する。
図７において、ジョブ生成部１０１は、スキャナ部１３のスキャン処理によって得られた画像データ、ＰＣ３１から送信されてきた印刷データ、または、ＦＡＸ端末３２から送信されてきた印刷データをファイル化し、ファイル６を生成する処理を行う。ファイル保存処理部１０４は、生成されたファイル６を所定のボックス５に保存する処理を行う。
ジョブ実行制御部１０２は、アクティブジョブデータベースＤＢ３のキューに従ってジョブが実行されるように画像形成装置１の各部の制御を行う。
ユーザ認証部１０３は、ユーザの認証管理処理、画像転送時のプレビュー処理、出力時にデフォルト出力設定を図６のユーザ情報データベースＤＢ１から読み出す処理を行う。
ジョブ一覧生成部１０５は、所定のジョブリストを生成する。
関連ボックス判定部１０６は、ユーザが指定したジョブに関連するボックス５を判別する。
つぎに、画像形成装置１の全体的な処理（ボックス５へのデータ保存、ボックス５からの読み出しプリント、転送およびプレビュー表示、などの処理）の内容を、図８のフローチャートを参照して説明する.。
なお、各フローチャートの処理を実現するためのプログラムは、ＲＯＭ２２またはハードディスク２３Ｈなどに記憶されており、そのプログラムに従ってＣＰＵ２０が画像形成装置１の各部を制御することによって、フローチャートの各動作が実行される。
図８において、誰も画像形成装置１を直接操作していないときは、ステップＳ１で、ディスプレイ１２に図９に示すような初期メニュー画面Ｄ１が表示されている。
これから画像形成装置１に処理を実行させようとしているユーザは、初期メニュー画面Ｄ１の中から所望する処理に対応するボタン（「コピー」、「スキャナ」、「保存」、「読み出し」、「転送」の各ボタン）を押下（ＯＮ）して選択する。
ステップＳ２では、その初期メニュー画面Ｄ１において、「保存」ボタンが押下されたか否かを判断する。「保存」ボタンが押下されると（ステップＳ２でＹＥＳ）、ステップＳ７では、今から行おうとしている処理の状態（種類）を示すためのフラグに「保存」という値をセットする。その後、ステップＳ９に進む。
「保存」ボタンが押下されない場合（ステップＳ２でＮＯ）、ステップＳ３では、「読み出し」ボタンが押下されたか否かを判断し、「読み出し」ボタンが押下されると（ステップＳ３でＹＥＳ）、ステップＳ８では、フラグに「読み出し」をセットしたのちステップＳ９に進む。
ステップＳ９では、保存先のボックス５及び保存対象のファイルをユーザが指定するのを受け付ける処理を行う。あるいは、読み出し対象のファイルをユーザが指定するのを受け付ける処理を行う。
次いで、ステップＳ１０で、フラグに「保存」がセットされているかどうかを判断し、フラグに「保存」がセットされていれば（ステップＳ１０でＹＥＳ）、ステップＳ１１で、保存ジョブを図７のアクティブジョブデータベースＤＢ３に登録した後、ステップＳ１５に進む。この保存ジョブは、スキャナ部１３により読み取られた原稿の画像データを、図９の画面Ｄ１で選択されたユーザのボックス５に図１０の画面Ｄ２で入力されたファイル名にて保存するためのジョブである。
ステップＳ１０で、フラグに「保存」がセットされていなければ（ステップＳ１０でＮＯ）、ステップＳ１２で、読み出しジョブを図７のアクティブジョブデータベースＤＢ３に登録した後、ステップＳ１５に進む。この読み出しジョブは、図１１の画面Ｄ３で選択されたユーザのボックス５に格納されているファイルの中から、図１２の画面Ｄ４で入力されたファイル名のファイルを読み出して、プリンタ部１４によりプリントするジョブである。
ステップＳ３において、「読み出し」ボタンが押下されないと（ステップＳ３でＮＯ）、ステップＳ２０では、「転送」ボタンが押下された否かを判断し、「転送」ボタンが押下されると（ステップＳ２０でＹＥＳ）、ステップＳ２１では、フラグを「転送」にセットにする。
次いで、ステップＳ２２で、転送元のボックス５と転送対象のファイル、及び転送先である受信ユーザを、送信ユーザが指定するのを受け付ける処理を行う。そして、ステップＳ２３で、転送ジョブを図７のアクティブジョブデータベースＤＢ３に登録した後、ステップＳ１５に進む。この転送ジョブは、図１３の画面Ｄ５で選択されたユーザのボックス５に格納されているファイルの中から、図１４の画面Ｄ６で入力されたファイル名のファイルを読み出して、図１５の画面Ｄ７で選択された転送先（受信ユーザ）に送信するジョブである。この実施形態では、転送先の受信ユーザを複数人指定可能である。図１５では、例えば「ＡＲＡＫＩ」、「ＩＮＯＵＥ」、「ＫＡＷＡＧＵＴＩ」、「ＴＡＮＡＫＡ」、「ＭＯＲＩＫＡＷＡ」が表示されている。
また、この実施形態では、転送されるファイルについては、送信ユーザが特に変更しない限り、受信ユーザのデフォルトの出力設定（図６）にてファイルが転送されるものとなされている。この点については後述する。
なお、図９〜図１５の各画面Ｄ１〜Ｄ７において、「戻る」ボタンが押下されたときは初期メニュー画面Ｄ１を再表示する。そして、ユーザは、各事項に関する選択などの操作を最初からやり直すことができる。
図８に戻って、「転送」ボタンが押下されていないと（ステップＳ２０でＮＯ）、ステップＳ６では、その他のボタン処理を行ってから、ステップＳ１５に進む。
つまり、「コピー」ボタンまたは「スキャナ」ボタンが押下されると、そのボタンに対応する処理の条件を指定するための画面（以下、「処理条件指定画面」という）を表示し、前記条件の入力をユーザに促す。そして、条件が入力されると、ジョブ生成部１０１は、その条件に基づいて選択された処理を行うジョブを生成し、これをアクティブジョブデータベースＤＢ３（図７）に登録する。
例えば、「コピー」ボタンが選択されたときは、片面／両面、フルカラー／モノクロなどの条件を指定するための処理条件指定画面を表示するように、前記ディスプレイ１２を制御する。ジョブ生成部１０１は、指定された内容の条件でコピーを行うためのジョブを生成し、アクティブジョブデータベースＤＢ３に登録する。
「スキャナ」ボタンが選択されたときは、読取時の画質、濃度、原稿が両面原稿であるか否か、読み取った画像データをファイルに変換する際のフォーマット（ＴＩＦＦまたはＰＤＦ等）、及び変換されたファイルの送信先などの条件を指定するための処理条件指定画面を表示させる。ジョブ生成部１０１は、指定された内容の条件でスキャンを行うためのスキャンジョブを生成し、アクティブジョブデータベースＤＢ３に登録する。
前記ステップＳ１５では、プレビュー表示処理を行う。この処理については後述する。
次いで、ジョブ実行制御部１０２は、アクティブジョブデータベースＤＢ３に登録されたジョブを、実行順に実行する。例えば、ステップＳ１１の保存ジョブの場合には、ドキュメントフィーダ１７にセットされた原稿を読み取る。読み取った原稿の画像のデータを所定のフォーマットの実画面データ６ｂ（図５参照）に変換するとともに、指定された内容に基づいて、属性情報６ａを生成する。そして、属性情報６ａおよび実画像データ６ｂをグループ化することによってファイル６を生成したのち、指定された保存先に格納する。
ステップＳ１２の読み出しジョブの場合には、指定された保存元からファイルを読み出して、記録シートに印刷するように、プリンタ部１４を制御する。
コピージョブの場合には、ユーザが指定した条件に従って、ドキュメントフィーダ１７にセットされた原稿を読み取るようにスキャナ部１３を制御し、その画像を記録シートに印刷するように、プリンタ部１４を制御する。スキャンジョブの場合には、ユーザが指定した条件に従って、ドキュメントフィーダ１７にセットされた原稿を読み取るようにスキャナ部１３を制御し、属性情報６ａおよび読み取った原稿の実画像データ６ｂを生成し、これらをグループ化してファイル６を生成する。そのファイルを指定された宛先に送信するように、通信インターフェース１６を制御する。
転送ジョブの場合には、指定されたファイルを指定された受信ユーザに送信するように、通信インターフェース１６等を制御する。
次に、ステップＳ１７で、「保存」「読み出し」「転送」の各フラグをオフにした後、ステップＳ２に戻る。
なお、ユーザは、ＰＣ３１を使用して遠隔操作によって、印刷処理を画像形成装置１に実行させることができる。例えば、ユーザは、印刷したい画像のファイルをオープンしておき、印刷条件を指定してから所定のコマンドを入力する。すると、その画像の印刷用データが印刷条件を示す情報と共に、ＰＣ３１から画像形成装置１に送信される。
画像形成装置１において、これらのデータが受信されると、上記のコピーの場合と同様に、その印刷処理のジョブをアクティブジョブデータベースＤＢ３（図７）に登録し、順番がきたらその印刷処理をプリンタ部１４などに実行させる。
また、ユーザは、ＰＣ３１で作成した画像を画像形成装置１で印刷するためのファイル６を自分のボックス５に保存しておくことができる。この場合は、ユーザは、印刷処理のコマンドを入力する際に、初期メニュー画面の「保存」ボタンに相当するオプションを選択しておく。すると、ファイル保存処理部１０４は、ＰＣ３１から送信されてきた印刷データなどをファイル化してファイル６を生成し、そのユーザのボックス５に保存する。
ユーザは、画像形成装置１の使用を終えるときは、所定の操作を行って画像形成装置１からログアウトする。また、操作が全く行われていない状態が所定時間続いたら、強制的にログアウトさせるようにしてもよい。
なお、画像形成装置１には、ディスプレイ１２に表示する各画面と同等の画面の画面データをＰＣ３１に送信するためのプログラム、さらには、これらの画面に入力された情報をＰＣ３１から受信するためのプログラムがインスロールされている。これにより、ユーザは、自分のＰＣ３１から遠隔操作によってボックス５に保存されているファイル６を読み出して、所有する処理を画像形成装置１に実行させることができる。
次に、図８のステップＳ１５のプレビュー表示処理について説明する。このプレビュー表示処理は、図８のステップＳ２１で、フラグに「転送」がセットされている場合、換言すれば、転送ジョブが登録された時に、図６に示すユーザ毎のデフォルトの出力設定の中から、送信ユーザ及び受信ユーザの少なくとも一方についての出力設定の内容を、プレビュー表示する処理である。これにより、送信ユーザは自身の出力設定や受信ユーザの出力設定を容易に確認することができる。従って、送信ユーザが自身の出力設定で受信ユーザにデータを出力してもらいたい場合において、受信ユーザの出力設定が送信ユーザの出力設定と同じかどうか等を確認する作業が容易となる。
この実施形態では、送信ユーザ及び受信ユーザのうち、どの出力設定の内容をプレビュー表示させるかを、予め設定可能となされている。
図１６はその設定を行うための選択画面Ｄ８を示す。選択画面Ｄ８では、送信ユーザの出力設定の内容をプレビュー表示する場合の「送信ユーザ」ボタン、受信ユーザの出力設定の内容をプレビュー表示する場合の「受信ユーザ」ボタン、送信ユーザおよび受信ユーザの両方の出力設定の内容をプレビュー表示する場合の「送信・受信ユーザ」ボタン、送信ユーザおよび受信ユーザの両方ともプレビュー表示しない「表示しない」ボタンが表示されている。そして、画面Ｄ８の中の各ボタンの選択により、プレビュー表示の対象を送信ユーザの出力設定のみか、受信ユーザの出力設定のみか、両方にすることができる。また、プレビュー表示を禁止（表示しない）することもできる。
図１７および図１８は、それぞれプレビュー表示画面Ｄ９，Ｄ１０の一例を示す図である。本例は、図１６において「送信・受信ユーザ」ボタンが選択された場合の例である。
図１７のプレビュー表示画面Ｄ９では、送信ユーザ名がＡＲＡＫＩ、受信ユーザ名がＩＮＯＵＥ、送信ユーザの出力設定がフルカラー、通常プリントモード、受信ユーザの出力設定がモノクロ、通常プリントモード（それぞれ図６参照）である例を示している。
送信ユーザ設定側及び受信ユーザ設定側の表示欄において、いずれも同じファイル内容が表示されているが、送信ユーザ設定側では、最小原稿サイズ：Ａ６という文字（図１７の波線で囲まれた部分）がカラーで表示されている。これは、送信ユーザの出力設定がカラーであることを示している。
また、受信ユーザ設定側の表示欄には、カラー表示がなく、これはモノクロで出力することを意味している。
前述したように、この実施形態では、送信ユーザが指示しなければ、受信ユーザの出力設定がなされた状態で送信されるものとなされているが、送信ユーザが自身の出力設定に変更するための操作手段として、画面Ｄ９には「設定変更」ボタンが設けられている。この「設定変更」ボタンが押されることで、送信ユーザの出力設定に変更される。この状態でデータファイルが転送される。
図１８のプレビュー表示画面Ｄ１０では、送信ユーザ名がＡＲＡＫＩ、受信ユーザ名がＭＯＲＩＫＡＷＡ、送信ユーザ設定がモノクロ、通常プリントモード、受信ユーザ設定がモノクロ、節約プリントモード（２頁を１枚の用紙にプリントする２ｉｎ１モード）である例を示している。受信ユーザ設定側では、２頁分のデータが左右見開きで表示されており、受信ユーザ設定が節約プリントモードであることを示している。
なお、図１８の画面Ｄ１０にも「設定変更」ボタンが設けられている。また、図１７及び図１８において、「ＯＫ」ボタンは、内容を確定するためのボタンであり、「次へ」ボタンは、受信ユーザが複数存在する場合に、次のユーザについてのプレビュー表示に切り替えるためのボタンである。
このように、送信、受信ユーザの出力設定を並べて表示することにより、出力設定の確認、変更の操作が容易に可能となる。また、送信ユーザ、受信ユーザをそれぞれ確認し、設定変更することも可能である。
また、図１７及び図１８の例では、出力設定の内容をファイルに反映させた状態で表示させたが、出力設定の内容をファイルとは別に文字や記号で表示しても良い。
図１９は、図８のステップ１５のプレビュー表示処理のサブルーチンを示すフローチャートである。
図１９において、ステップＳ２０１では、フラグに「転送」がセットされているかどうかを判断し、「転送」がセットされていなければ（ステップＳ２０１でＮＯ）、プレビュー表示を実行することなく、そのままリターンする。従って、ファイルの保存ジョブ、コピージョブ、スキャンジョブ等では、プレビュー表示は実行されない。
フラグに転送がセットされていれば（ステップＳ２０１でＹＥＳ）、ステップＳ２０２で、プレビュー表示中フラグがＯＮか否かを判断し、プレビュー表示中フラグがＯＮでなければ（ステップＳ２０２でＮＯ）、ステップＳ２０３に進み、プレビュー表示中フラグがＯＮであれば（ステップＳ２０２でＹＥＳ）、ステップＳ２１０に進む。
ステップＳ２０３では、送信ユーザが確定しているか否かを判断し、送信ユーザが確定していれば（ステップＳ２０３でＹＥＳ）、ステップＳ２０４に進み、送信ユーザが確定していなければ（ステップＳ２０３でＮＯ）、そのままリターンする。
ステップＳ２０４では、送信対象となるファイルが確定しているか否を判断し、送信対象のファイルが確定していれば（ステップＳ２０４でＹＥＳ）、ステップＳ２０５に進み、送信対象のファイルが確定していなければ（ステップＳ２０４でＮＯ）、そのままリターンする。
ステップＳ２０５では、受信ユーザが確定しているか否を判断し、受信ユーザが確定していなければ（ステップＳ２０５でＹＥＳ）、ステップＳ２０６に進み、受信ユーザが確定されなければ（ステップＳ２０５でＮＯ）、そのままリターンする。
ステップＳ２０６では、送信ユーザの出力設定をプレビュー表示することの設定がなされているかどうか、即ち送信ユーザの出力設定のプレビュー表示が有効か否かを判断し、送信ユーザの出力設定のプレビュー表示が有効であれば（ステップＳ２０６でＹＥＳ）、ステップＳ２０７では、送信ユーザの出力設定のプレビュー表示を実行するとともに、プレビュー表示中フラグをＯＮにしたのち、ステップＳ２０８に進む。ステップＳ２０６において、送信ユーザの出力設定のプレビュー表示が有効でなければ（ステップＳ２０６でＮＯ）、そのままステップＳ２０８に進む。
ステップＳ２０８では、受信ユーザの出力設定をプレビュー表示することの設定がなされているかどうか、即ち受信ユーザの出力設定のプレビュー表示が有効か否かを判断し、受信ユーザの主力設定のプレビュー表示が有効であれば（ステップＳ２０８でＹＥＳ）、ステップＳ２０９では、受信ユーザの出力設定のプレビューを実行するとともに、プレビュー表示中フラグをＯＮにしたのち、リターンする。受信ユーザの出力設定のプレビュー表示が有効でなければ（ステップＳ２０８でＮＯ）、そのままリターンする。
送信・受信ユーザのいずれも出力設定プレビューの設定がなされている場合、ステップＳ２０６、ステップＳ２０８のいずれも「ＹＥＳ」となり、両方のプレビュー表示がなされる。
一方、ステップＳ２１０では、図１７または図１８の「設定変更」ボタンが押下されたか否かを判断し、「設定変更」ボタンが押下された場合（ステップＳ２１０でＹＥＳ）、ステップＳ２１１では、送信ファイルの出力設定を、受信ユーザの出力設定から送信ユーザの出力設定に変更した後、その受信ユーザに、送信ユーザ自身の出力設定を有効にしたことを通知する。そして、ステップＳ２１２に進む。「設定変更」キーが押下されない場合（ステップＳ２１０でＮＯ）、そのままステップＳ２１２に進む。
前記受信ユーザへの通知により、受信ユーザは、送信ユーザの出力設定によりファイルが転送されることを認識することができる。従って、送信ユーザの意図に沿った画像データ等を出力することができる。
ステップＳ２１２では、図１７または図１８の「ＯＫ」ボタンが押下されたか否かを判断する。「ＯＫ」ボタンが押下されれば（ステップＳ２１２でＹＥＳ）、ステップＳ２１３で、プレビュー表示中フラグをＯＦＦにしたのち、ステップＳ２１４に進む。ステップＳ２１２で、「ＯＫ」ボタンが押下されなければ（ステップＳ２１２でＮＯ）、そのままステップＳ２１４に進む。
ステップＳ２１４では、図１７または図１８の「次へ」ボタンが押下されたか否かを判断し、「次へ」ボタンが押下されれば（ステップＳ２１４でＹＥＳ）、ステップＳ２１５では、同報送信で複数人の受信ユーザが設定されているかどうか判断して、次の受信ユーザの設定へ切り替えた後、リターンする。「次へ」ボタンが押下されなければ（ステップＳ２１４でＮＯ）、そのままリターンする。
従って、転送先の受信ユーザとして複数のユーザが設定されている場合には、ステップＳ２１２で「ＯＫ」ボタンを押すことなく、ステップＳ２１４で「次へ」ボタンを押すことにより、プレビュー表示中フラグをＯＮに保持した状態となる。このため、次のルーチンでステップＳ２０２の判断がＹＥＳとなるから、各受信ユーザ毎に図１７または図１８のプレビュー表示画面により出力設定を確認しながら、それぞれ出力設定の変更（ステップＳ２１０）が可能となる。
全ての受信ユーザについて出力設定のプレビュー表示を行った後は、「ＯＫ」ボタンが押されることにより（ステップＳ２１２でＹＥＳ）、プレビュー表示中フラグ、転送モードフラグがそれぞれＯＦＦとなり（ステップＳ２１３及び２１４）、「次へ」ボタンが押されないことにより（ステップＳ２１４でＮＯ）、転送ジョブが確定し登録される。
この発明の一実施形態に係るデータ送信装置としての画像形成装置が用いられたファイル共有システムの構成図である。 同じく画像形成装置を示す外観図である。 同じく画像形成装置の電気的構成を示すブロック図である。 ハードディスクの記憶内容の一例を示す図である。 ファイルの構成例を示す図である。 ユーザ情報データベースの一例を示す図である。 画像形成装置の機能的構成を示す図である。 画像形成装置の全体的な処理の流れを示すフローチャートである。 ディスプレイにおける初期メニュー画面の一例を示す図である。 保存先のファイル名を入力するための画面を示す図である。 読み出し元のボックスを選択するための画面を示す図である。 読み出し元のファイル名を入力するための画面を示す図である。 転送元のボックスを選択するための画面示す図である。 転送対象のファイル名を入力するための画面を示す図である。 転送先である受信ユーザ名を選択するための画面を示す図である。 プレビュー表示対象の設定画面である。 プレビュー表示画面の例を示す図である。 プレビュー表示画面の別の例を示す図である。 プレビュー表示処理のサブルーチンを示すフローチャートである。
符号の説明
１ 画像形成装置（データ送信装置）
１１ 操作部
１２ ディスプレイ部
１６ 通信インターフェース
２０ ＣＰＵ
２３ データ記憶部
３１ パーソナルコンピュータ

Claims (15)

  1. データの出力設定を各ユーザ毎に予め記憶する記憶手段と、
    送信ユーザの指示に基づいて、送信対象のデータを前記記憶手段に記憶されている送信ユーザまたは受信ユーザの出力設定にて受信ユーザに送信可能な通信手段と、
    前記データの送信前に、前記記憶手段に記憶されている出力設定の中から、送信ユーザ及び受信ユーザの少なくとも一方についての出力設定の内容をプレビュー表示可能な表示手段と、
    を備えていることを特徴とするデータ送信装置。
  2. 前記送信されるデータの出力設定を変更するための操作手段をさらに備えている請求項１に記載のデータ送信装置。
  3. 前記送信されるデータの出力設定が変更された場合には、受信ユーザに通知する通知手段を備えている請求項２に記載のデータ送信装置。
  4. 複数のユーザにデータを送信する場合には、前記表示手段は、すべての受信ユーザについての出力設定をプレビュー表示可能となされている請求項１〜３のいずれかに記載のデータ送信装置。
  5. 出力設定をプレビュー表示する送信または受信ユーザを設定する設定手段をさらに備えている請求項１〜４のいずれかに記載のデータ送信装置。
  6. データの出力設定を各ユーザ毎に記憶手段に記憶するステップと、
    送信ユーザの指示に基づいて、送信対象のデータを前記記憶手段に記憶されている送信ユーザまたは受信ユーザの出力設定にて受信ユーザに送信するステップと、
    前記データの送信前に、前記記憶手段に記憶されている出力設定の中から、送信ユーザ及び受信ユーザの少なくとも一方についての出力設定の内容を表示手段にプレビュー表示するステップと、
    を備えていることを特徴とするデータ送信方法。
  7. 前記送信されるデータの出力設定を変更するステップをさらに備えている請求項６に記載のデータ送信方法。
  8. 前記送信されるデータの出力設定が変更された場合には受信ユーザに通知する請求項７に記載のデータ送信方法。
  9. 複数のユーザにデータを送信する場合には、前記表示手段に、すべての受信ユーザについての出力設定をプレビュー表示する請求項６〜８のいずれかに記載のデータ送信方法。
  10. 出力設定をプレビュー表示する送信または受信ユーザを設定するステップをさらに備えている請求項６〜９のいずれかに記載のデータ送信方法。
  11. データの出力設定を各ユーザ毎に記憶手段に記憶するステップと、
    送信ユーザの指示に基づいて、送信対象のデータを前記記憶手段に記憶されている送信ユーザまたは受信ユーザの出力設定にて受信ユーザに送信するステップと、
    前記データの送信前に、前記記憶手段に記憶されている出力設定の中から、送信ユーザ及び受信ユーザの少なくとも一方についての出力設定を表示手段にプレビュー表示するステップと、
    をコンピュータに実行させるためのデータ送信処理プログラム。
  12. 前記送信されるデータの出力設定を変更するステップをさらにコンピュータに実行させる請求項１１に記載のデータ送信処理プログラム。
  13. 前記送信されるデータの出力設定が変更された場合には受信ユーザに通知するステップをコンピュータに実行させる請求項１２に記載のデータ送信処理プログラム。
  14. 複数のユーザにデータを送信する場合には、前記表示手段に、すべての受信ユーザについての出力設定をプレビュー表示する処理をコンピュータに実行させる請求項１１〜１３のいずれかに記載のデータ送信処理プログラム。
  15. 出力設定をプレビュー表示する送信または受信ユーザを設定するステップをさらにコンピュータに実行させる請求項１１〜１４のいずれかに記載のデータ送信処理プログラム。
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