JP2008009471A

JP2008009471A - 情報提供方法

Info

Publication number: JP2008009471A
Application number: JP2006176026A
Authority: JP
Inventors: Daisuke Matsumoto; 大輔松本; Hayato Asada; 隼人浅田
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2006-06-27
Filing date: 2006-06-27
Publication date: 2008-01-17

Abstract

【課題】
複数のプロジェクトの情報について、横断的に各プロジェクトの情報を閲覧可能なように、情報漏洩およびアクセス者の利便性が損なわれる問題を解決することを課題とする。
【解決手段】
本発明では、登録する情報を、作業項目毎に設定した種別単位に分類することを特徴にする。すなわち、サーバ側に、種別単位に分類して格納し、（例えば、種別を識別するＩＤと情報対応付けて格納）、端末側からの指定された種別（ＩＤ）に対応する情報（もしくは情報をしているための情報）を、サーバから端末に提示する。
【選択図】図１

Description

本発明は、複数の参加者によって所定の作業を行ういわゆるプロジェクトにおいて、作業に関する情報を共有化するための技術に関する。なお、所定の作業には、プログラムなどのソフトウエアの作成が含まれる。また、情報を共有化するために、コンピュータ（サーバ等）に情報を格納し、これとネットワークを介して接続された他のコンピュータ（端末装置）からアクセスすることが含まれる。

従来、プロジェクトに関する情報を共有する技術として、特許文献１がある。特許文献１においては、プロジェクトの各セクション間でプロジェクト情報の共有を行い、プロジェクトの各関係者間でプロジェクト情報を閲覧可能とするものである。このため、特許文献１では、プロジェクト情報を一覧表示し選択して、必要な情報を自在に取り出せるようにしている。より具体的には、プロジェクト情報を提供できるプロジェクト情報処理装置と、利用者端末装置を通信回線で接続可能とし、当該プロジェクト情報処理装置または利用者端末装置にプロジェクト情報を提供するものである。

特に、特許文献１においては、従来、複数のプロジェクトの情報を得ようした場合、各プロジェクトごとに設置された複数のサイト（ＵＲＬ）のそれぞれにアクセスする必要があったとの問題を解消することを目的としている。すなわち、あるプロジェクトの関係者が他のプロジェクトのプロジェクト情報を閲覧するためには、各サイトごとに接続手続き（ログイン）し直す、との問題を解消することを目的としている。このために、特許文献１においては、特に、各プロジェクトにおけるプロジェクト情報を「一覧表示」する構成としている。

特開２００３−６７５４８号公報

しかしながら、特許文献１においては、直接そのプロジェクトに参加していない者（他のプロジェクトに参加）でも、情報を閲覧できるとの問題が生じる。つまり、関係者のみに閲覧を制限することができない。

また、「一覧表示」するために、プロジェクトの数が増加するに比例して、一覧表示される項目も増加してしまう。すなわち、アクセスした者が真に必要な情報かを一件ずつ検討する必要がある。

以上のように、特許文献１においては、現実に運用する場合、情報漏洩およびアクセス者の利便性が損なわれる、との問題が生じる。

上記の課題を解決するために、本発明では、登録する情報を、作業項目毎に設定した種別単位に分類することを特徴にする。すなわち、サーバ側に、種別単位に分類して格納し、（例えば、種別を識別するＩＤと情報対応付けて格納）、端末側からの指定された種別（ＩＤ）に対応する情報（もしくは情報をしているための情報）を、サーバから端末に提示する。

また、本発明には、プロジェクト管理者（が使用する端末装置）により公開・非公開を設定し、自動的にドキュメントを収集・公開することも含まれる。

以上により、ユーザ（利用者）は、種別単位に収集したドキュメントの中から参照したいドキュメントを入手することができる。また、種別単位にドキュメントが分類されているため、作業工程毎に必要なドキュメントを容易に検索することができる。これにより、プロジェクトを横断して情報共有することが可能となる。

以下、本発明の実施の形態について、図面を用いて詳細に説明する。

図１は本発明に係るオンラインシステムの構成を示すブロック図である。また、図２は、本発明に係わるオンラインシステムのプロジェクトのドキュメント公開制限を設定する時のフローチャートであり、図３はドキュメント管理システムに登録されたドキュメントを成果物事例共有システムへ反映させる時のバッチ処理のフローチャートである。図４は、ドキュメント管理システムから成果物事例共有システムに登録されたドキュメントを検索する時のフローチャートである。

ここでは、図５に示した各種データテーブルについて、説明する。これらは、図１に示したシステム構成の各種データベース（記憶装置）に格納されている。

プロジェクト用公開制限テーブルは、プロジェクト単位でドキュメントの公開範囲、パスワード設定の有無の情報等を格納したテーブルである。各プロジェクトの管理者が、ドキュメントの公開範囲を、全公開・会社内公開・事業所内公開・本部内公開・部内公開・非公開のいずれかに設定した情報を格納する。また、管理者が設定した場合には登録ドキュメントを参照する際のパスワードの設定情報も格納する。プロジェクトメンバテーブルは、プロジェクトに参加しているユーザのプロジェクトに対する権限情報を格納したテーブルである。これにより、ユーザはドキュメント管理システムに参加しているプロジェクトにのみアクセス可能となる。工程テーブルは、工程の定義情報を格納したテーブルである。

ドキュメント種別テーブルはドキュメント種別の定義情報を格納したテーブルである。工程テーブルとドキュメント種別テーブルには成果物事例共有システムにて、工程・ドキュメント種別単位にドキュメント検索をできるようにするために予め定義された定義情報が格納されている。事業所除外テーブルは、成果物事例共有システムへのドキュメント登録を行わない事業所コードを格納したテーブルである。プロジェクト除外テーブルは、事業所除外テーブル同様に成果物事例共有システムへのドキュメント登録を行わないプロジェクトIDを格納したテーブルである。ワークテーブルは、WBSの情報とフェーズ情報を格納したテーブルである。このワークテーブルの「フェーズ」とドキュメント種別テーブルのドキュメント種別コードがキーとして結びついており、ドキュメント管理システム側からの成果物事例共有システムへのドキュメント検索を可能としている。プロジェクトテーブルは、プロジェクトID、プロジェクト名称等を格納したテーブルである。ドキュメントは、ドキュメント管理システムに登録されたドキュメント情報を格納したテーブルである。サーバは、ドキュメント管理システムのWEBサーバ３台、成果物事例共有システムのWEBサーバ１台、バッチサーバ１台、DBサーバ１台で構成されている。
[１]ドキュメント管理システム、成果物事例共有システム連携のための設定
次に、図２のフローチャートに基づいて、ドキュメント管理システムと成果物事例共有システム連携のための設定処理について説明する。

プロジェクト管理者は、公開制限管理システムにて、管理するプロジェクトに登録されるドキュメントの公開範囲を設定する。
まず、ユーザはドキュメント管理システムから、公開制限管理システムを起動する（ステップ１）。公開制限管理システムが起動されると、起動したプロジェクトのプロジェクトID=PJ123456が所属する事業所コード=ABCで事業所除外テーブルを検索し、起動されたプロジェクトが所属する事業所が除外対象でないかをチェックする（ステップ２）。事業所除外テーブルに事業所コード=ABCが存在する場合は、そのプロジェクトは公開除外対象となるためエラー画面を表示する。事業所コード=ABCが存在しない場合は除外対象でないため次処理を行う。次に、操作者がプロジェクトの管理者であるかどうかをチェックする（ステップ３）。ステップ２、ステップ３の処理完了後、プロジェクトテーブルから、プロジェクトID=PJ123456とサブプロジェクトであるPJ123456-001に対応するプロジェクト名称=「あああ」と「いいい」を取得する。また、プロジェクト公開制限テーブルから、プロジェクトID=PJ123456に対応する、公開制限設定区分=2、公開範囲=1、再利用可能区分=0、公開パスワード=Aaa、公開コメント=テスト用を表示する。これら取得したデータを画面に表示する（ステップ４）。

ステップ４で表示されたプロジェクト公開制限一覧画面で、「変更」ボタンが押下された場合、「公開制限設定画面」の表示処理を行う（ステップ５）。「公開制限設定画面」にて、操作者はドキュメントの公開範囲を、「全公開」、「会社内公開」、「事業所内公開」、「本部内公開」、「部内公開」、「非公開」の中から１つ選択する。選択された公開範囲が「全公開」の場合は「4」、「会社内公開」は「3」、「事業所内公開」は「2」、「部内公開」は「1」、「非公開」は「0」をプロジェクト公開制限管理テーブルの公開範囲にセットする。次に、操作者はドキュメントの再利用可否を、「再利用可」、「再利用不可」から選択する。「再利用可」が選択された場合は「1」を、「再利用不可」が選択された場合は「0」をプロジェクト公開制限管理テーブルの再利用可能区分にセットする。次に、パスワードが設定された場合は、同テーブルの公開パスワードにパスワード=Aaaを設定する。また、コメントと問合せ先が入力された場合は、同じく同テーブルの公開コメント=「テスト用」と公開制限設定ユーザ氏名=「あいうえお」をセットする。
[２] ドキュメント管理システムへ登録されたドキュメントの成果物事例共有システムへの反映処理
ドキュメント管理システムに登録されたドキュメントは、日次のバッチ処理にてドキュメントカタログテーブルを作成することにより、成果物事例共有システムから参照可能となる。ここでは、このドキュメント管理システムから成果物事例共有システムへドキュメント情報を反映させる仕組みについて図３のフローチャートに基づいて説明する。

まず、ドキュメント管理システムからプロジェクト毎に成果物として登録されたドキュメント情報、公開制限関連（会社コード等）をプロジェクトテーブル、ワークテーブル、ドキュメントテーブルから抽出する（ステップ７）。ステップ７で抽出したドキュメント情報を、プロジェクトID単位でドキュメントカタログ作業テーブルに格納する（ステップ８）。次に、事業所除外テーブルに格納されている会社コード=ABCD、事業所コード=ABCに対応するレコードをドキュメントカタログ作業テーブルから削除する（ステップ９）。同様にプロジェクト除外テーブルに格納されているプロジェクトID=PJ654321に対応するレコードをドキュメントカタログ作業テーブルから削除する。また、プロジェクト用公開制限テーブルからプロジェクトID、公開制限設定区分、公開範囲を取得し、公開範囲=0と設定されているプロジェクトIDをドキュメントカタログ作業テーブルから削除する。また、制限公開設定されているものは制限データを該当レコードに追加する（ステップ１０）。次に、工程テーブルとドキュメント種別テーブルの公開区分=0となっているフェーズ番号を持つドキュメントのデータをドキュメントカタログ作業テーブルから削除する（ステップ１１）。そして、ドキュメントカタログ作業テーブルにて作成した情報をドキュメントカタログテーブルに転送する（ステップ１２）。
[３] ドキュメント管理システムからの成果物事例共有システム登録ドキュメント検索処理
次に、成果物事例共有システムに登録されたドキュメントを、ドキュメント管理システムから検索する際の処理について図４のフローチャートに基づいて説明する。

まず、ドキュメント管理システムから成果物事例共有システムに登録されている「お薦めドキュメント」を検索できるようにするための前提条件として、検索処理で読み込むパラメータファイルにお薦めドキュメントが登録されているプロジェクトIDを指定しておく。

ドキュメント管理システム利用者がドキュメント管理システムのお薦め検索をかけたいワークを右クリックし、ポップアップで「ナレッジお薦め事例」をクリックすることにより、ナレッジお薦めドキュメント検索処理が起動される（ステップ１３）。そして、選択されたワークのワーク情報・フェーズ情報を引継ぎ成果物事例共有システムのパラメータファイルを読みにいき、お薦めドキュメント登録済みのプロジェクトID=PJ112233を取得する（ステップ１４）。次に、ドキュメント管理システムから引継いだフェーズとステップ１４で取得したプロジェクトID=PJ112233をキーとしてドキュメントカタログテーブルを検索する。プロジェクトID=PJ112233のレコードが存在する場合は、別画面にて成果物事例共有システムを起動し、お薦めドキュメント一覧を表示する（ステップ１５）。レコードが存在しない場合は、お薦めドキュメントが存在しない旨のメッセージを表示した画面へ遷移させる。

本発明に係るオンラインシステムの構成を示すブロック図である。本発明に係わるオンラインシステムのプロジェクトのドキュメント公開制限を設定する時のフローチャートである。ドキュメント管理システムに登録されたドキュメントを成果物事例共有システムへ反映させる時のバッチ処理のフローチャートである。ドキュメント管理システムから成果物事例共有システムに登録されたドキュメントを検索する時のフローチャートである。本発明で用いる各種データテーブルを示す図である。

符号の説明

１０１…ＷＥＢサーバ、１０２…バッチサーバ、１０３…ＷＥＢサーバ、１０４…ＤＢサーバ

Claims

プロジェクトに関する情報を格納したサーバと、前記サーバとネットワークを介して接続された端末装置からなるプロジェクト情報管理システムを利用した情報提供方法においいて、
前記サーバが、
作業項目毎に設定した種別単位に、前記情報を分類して格納し、
前記端末装置から当該端末装置を識別する端末装置ＩＤを含む情報提示要求を受付け、
前記端末装置ＩＤに関連する種別を特定し、
特定された種別に対応する情報を検索し、
検索された情報を、前記端末装置に提示することを特徴とする情報提供方法。
請求項１に記載の情報提供方法において、
前記サーバが、
前記情報を、種別を識別するＩＤと情報対応付けて格納することを特徴とする情報提供方法。
請求項１または２のいずれかに記載の情報提供方法において、
前記ネットワークには、前記サーバの管理者が使用する管理者端末装置が接続され、
前記管理者端末装置を介して、前記情報を登録することを特徴とする情報提供方法。
請求項３に記載の情報提供方法において、
前記管理者端末装置を介した前記情報の登録は、前記管理者端末装置に対する入力に応じて、当該情報の公開・非公開を定義して登録することを特徴とする情報提供方法。