JP4931547B2

JP4931547B2 - 情報管理システム

Info

Publication number: JP4931547B2
Application number: JP2006290663A
Authority: JP
Inventors: 忠宏岡田
Original assignee: Chugoku Electric Power Co Inc
Current assignee: Chugoku Electric Power Co Inc
Priority date: 2006-10-26
Filing date: 2006-10-26
Publication date: 2012-05-16
Anticipated expiration: 2026-10-26
Also published as: JP2008108088A

Description

本発明は、各事業所等ごとに保存されている各種情報についてのインデックステーブルを作成し、情報の共有化と有効利用化を促進する情報管理システムに関する。

企業や各種団体等では、各事業所、各部門ごとに情報を作成して記録保存している。これらの情報のうち、予め他の事業部や中央管理部門等に送ることが定められているものや、他の事業部からのアクセスが可能であるものは情報の共有化の対象となるが、それ以外の情報は共有化の対象外であり、さらに事業部門が異なると情報へのアクセスさえ不可能となるのが現状である。また他の事業部門等からのアクセスが可能であっても、必要な情報へのアクセスを迅速に行うことは困難であった。

したがって有益な情報であっても有効利用されずに埋もれていたり、あるいは重複した情報をそれぞれ作成、保存するという効率の悪い事態が生じることがある。

そこで、情報の共有化、有効利用化を促進するとして、以下のシステムが提案されている。

例えば、各事業所ごとに寄せられ、記録された製品クレーム情報を所定の書式に従ったサマリーとして集約作成し、情報として提供するシステムである（特許文献１）。

また、生産機械個々についての、受注から設計、部品調達、製造、点検、保守に至るまでの各部門の情報を一元的に記録管理する生産機械の情報管理システムである（特許文献２）。
特開２００２−１４０５０３号公報特開２００１−２３６１０９号公報

上記特許文献１に記載のシステムによれば、各事業所ごとに記録保存された製品クレームを、中央の管理サーバに集約し、所定期間ごとに所定の書式によるサマリーとして提供することで情報の共有化と有効利用とを図ることができ、各事業所ごとに情報検索して、情報取得する労を軽減することができるとされている。

また、上記特許文献２に記載のシステムによれば、個々の生産機械についての受注から、設計、製造、点検、保守に至るまでの情報を一元的に共有管理するので、不備が生じたときでもその原因と対策を迅速に行うことができるとされている。

しかしながら、上記特許文献１、２に記載のシステムは、予め対象として定められた特定の情報についての共有化を行うものであり、各事業所等で日々発生、記録される各種の情報の共有化、利用化を促進するものではなく、所属事業所等を越えての適切な情報へのアクセスは困難であり、情報の有効利用が図られていない。

そこで、本発明は、各事業所等ごとに保存された情報に対し、所属事業所等を越えての適切な情報へのアクセスを可能とし、各事業所等で日々発生、記録される各種の情報の共有化、利用化を促進する情報管理システムを提供することを目的としている。

本発明は、各事業所等ごとに保存されている各種情報のインデックステーブルを作成するとともに、該インデックステーブルに工夫を加えることによって、前記課題の解決を図ったものである。

すなわち、前記目的を達成するために本発明は、各事業所等ごとに保存される各種情報に関するインデックステーブルを作成する情報管理システムであって、前記各種情報が保存される事業所等データベースと、該事業所等データベースに保存される各種情報に通信回線を介してアクセスし、前記インデックステーブル作成用の情報を入力する情報管理者端末と、前記各種情報のインデックステーブルを作成するインデックステーブル作成手段と、前記インデックステーブルを格納するインデックスデータベースとを備え、前記インデックステーブル作成手段は、前記情報管理者端末が前記各種情報にアクセスするごとに、前記インデックステーブル作成用の情報入力画面を前記情報管理者端末に表示し、該入力画面に入力された情報に基づいて前記インデックステーブルを作成することを特徴とするものである。

本発明情報管理システムによれば、前記のように事業所等データベースに保存される各種情報に関するインデックステーブルを作成することで、このインデックステーブルを閲覧することにより、各事業所等ごとに保存されている各種情報へのアクセスが可能又は容易となり、情報の共有化、有効利用化が促進されることになる。

ここで本明細書において、「各事業所等」とは、各事業所、事業部門、各系列関連部門等のように、経営上又は組織上、所定の関連があるものをいう。すなわちこれら所定の関連があるものの相互で情報の共有化、有効利用化を図るものだからである。

「各種情報」とは、各事業所等ごとに事業等データベースに保存される、営業情報、顧客情報、製造情報、製品情報、技術開発情報等の業務遂行上の広範囲の情報全般を含むものである。

「インデックステーブル」は、例えば、各種情報ごとにインデックスとなる書式的事項と内容的事項が表形式で記載されたものであり、書式的事項には保存日時、作成者、更新日時等が含まれ、内容的事項にはこの各種情報にアクセスするための検索キー、そして情報の種別、情報の分類、などが含まれるものとすることができ、さらに後述する前記各種情報への閲覧可能者範囲又は各種情報の公開範囲の少なくともいずれか一方が含まれるものである。

なお、インデックステーブル作成用の情報入力画面は、情報管理者端末から事業所等データベースに保存されている各種情報にアクセスするごとに、情報管理者端末の画面上に自動的に表示、あるいは求めに応じて表示するようにできる。

また、前記情報入力画面には、前記インデックステーブルに記載する、少なくとも前記各種情報への閲覧可能者範囲又は前記各種情報の公開範囲の何れか一方の入力欄を設けてなることができる。

各種情報には、営業秘密事項、又は技術的秘密事項等が含まれるため、これらの情報漏洩を防止するために、インデックステーブルの記載事項に、当該各種情報への閲覧可能者範囲又は各種情報の公開範囲の少なくとも一方が含まれるものとする。

インデックステーブルに閲覧可能者範囲又は公開範囲が記載された各種情報は、その保存されている事業所等データベースにアクセスする際に、閲覧者の制限又は閲覧（公開）範囲に制限が課されることになる。この制限はインデックステーブルへの記載と同時に自動的に、あるいは情報管理者端末からの指示に基づいて行うことができる。なお、この閲覧者範囲と公開範囲の双方をインデックステーブルの記載事項にしてもよい。

また前記情報入力画面には、前記インデックステーブルに記載する前記各種情報の検索キーの入力欄が設けられていると共に、前記検索キーに基づいて前記事業所等データベースに保存される前記各種情報の検索を行う検索手段が設けられていることが好ましい。

インデックステーブルに各種情報の検索キー、例えば検索用のキーワード等が含まれていれば、この検索用のキーワードにより所望の各種情報に容易にアクセスできる。

このとき検索キーにより各種情報を検索する検索手段が設けてあると、例えば事業所等にある事業所等端末から検索キーを入力することで、検索手段がインデックステーブルに含まれる検索キーを手がかりに該当する各種情報を検索することができるので、他の事業所等に保存されている各種情報を有効利用できる。

なお、検索キーには、キーワードとしてタイトル名、保存時期、保存されている対象データベース名、情報の種別名、情報の分類名等があり、これらを検索式等に入力して検索できる。また検索キーには、全文検索キーも含まれる。

以上の本発明の情報管理システムにおいて、前記インデックスデータベースに格納される前記インデックステーブルの更新を行うデータベース管理手段を更に設け、該データベース管理手段は前記情報管理者端末からの入力情報に基づいて前記インデックステーブルの更新を行うようにすることができる。

既にインデックステーブルに記載されている各種情報に対して、情報管理者端末から入力情報、たとえば閲覧可能者範囲や公開範囲の変更に関する情報があったときは、データベース管理手段によってインデックステーブルを更新するものである。これによって各種情報の利用拡大、又は利用制限に迅速に対応することが可能となる。

本発明によれば、各事業所等ごとに保存された情報に対し、所属事業所等を越えての適切な情報へのアクセスを可能とし、各事業所等で日々発生、記録される各種の情報の共有化、利用化を促進することができる。

すなわち、本発明によれば、事業所等ごとに保存される各種情報に関して、そのインデックステーブルを作成するので、他の事業所等からの各種情報へのアクセスが容易となり、情報の共有化、有効利用化が促進される。

以下、添付図面を参照して本発明の好ましい実施形態を説明する。

図１は本発明の実施形態である情報管理システムを適用してなる全体構成図、図２は同じく情報管理システムの動作の流れを示すフローチャート、図３は事業所等における新規情報保存があった旨を情報管理者端末に通知する電子メール図、図４はインデックステーブル作成用の情報入力画面図、図５は作成されたインデックステーブルを表示する図である。

図１は本発明の情報管理システムが採用されているシステムの全体構成を説明する図である。

図１に例示する本発明の情報管理システムは、インデックステーブルを作成し格納する管理サーバ１１と、インデックステーブル作成用の情報を入力する情報管理者端末１２とを備えてなり、これらは通信回線１３を介して各事業所等に設置されている事業所等端末１５（１５ａ、・・・、１５ｎ）と接続されている。

事業所等端末１５（１５ａ、・・・、１５ｎ）（以下適宜、「事業所等端末１５」と略称する。）は、各事業所等に配置されている端末装置であり、通信手段２１（２１ａ、・・・、２１ｎ）、制御手段２２（２２ａ、・・、２２ｎ）、表示手段２３（２３ａ、・・・、２３ｎ）、入力手段２５（２５ａ、・・・、２５ｎ）、事業所等データベース２６（２６ａ、・・・、２６ｎ）を備えている（適宜、通信手段２１、制御手段２２、表示手段２３、入力手段２５、事業所等データベース２６と略称する。）。なお、本明細書、図面において「データベース」を「ＤＢ」と表すことがある。

通信手段２１は、通信回線１３を介して管理サーバ１１、情報管理者端末１２等と情報の送受信を行う通信装置をいい、例えば、上記端末装置が有する入出力処理（制御）装置によって実現することができる。

表示手段２３はＣＲＴや液晶ディスプレイ等の表示装置、入力手段２５はキーボード、マウス等の入力装置が該当する。

事業所等データベース２６は、事業所等端末１５で作成された各種情報が保存されるものであり、この端末装置の外部記憶装置等が該当する。

また、制御手段２２は上記各手段等を制御するものであり、端末装置のＣＰＵ、ＲＡＭ等が該当し、これらを所定のプログラムで作動させることで、上記各手段の機能を発揮することができる。

事業所等端末１５としては、汎用機としてのパーソナルコンピュータ、ワークステーション等が該当するが、複数個であっても単数個であってもよい。更に携帯端末であってもよく、また事業所等データベース２６はデータベース専用としてのパーソナルコンピュータを別途単独に用いてもよい。すなわち事業所等ごとに各種情報を記録するデータベースが設けられておればよく、その形式は事業所等ごとに異なってもよい。

情報管理者端末１２は、インデックステーブル作成用の情報を入力する装置であり、事業所等データベース２６に保存された各種情報を通信回線１３を介して参照し、インデックステーブル作成用の情報を入力する装置である。

情報管理者端末１２は、通信手段３１、制御手段３２、入力手段３３、表示手段３５を備えている。これら各手段は、上記した事業所等端末１５の同名手段とその機能が同一である。

なお情報管理者端末１２は、一般の通信回線１３に接続するほか、ＬＡＮ等の構内回線により管理サーバ１１と接続している。

管理サーバ１１は、それぞれ事業所等データベース２６に保存されている各種情報に関するインデックステーブルを作成して、専用のデータベースに格納する役割を有するもので、通信手段５１、制御手段５２、インデックステーブル作成手段５３、データベース管理手段５５、検索手段５６、インデックスデータベース５７を備えている。

管理サーバ１１は、汎用機であるパーソナルコンピュータやワークステーション等に通信装置等の周辺機器を組み合わせたもので構成することができる。

このうち通信手段５１は、一般の通信回線１３や構内回線等と接続するための装置で、例えば管理サーバ１１であるパーソナルコンピュータが有する入出力処理（制御）装置によって実現することができる。

インデックステーブル作成手段５３は、インデックステーブル作成用の情報入力画面を情報管理者端末１２に送信し、入力された情報に基づいてインデックステーブルを作成してインデックスデータベース５７に格納する役割を有する。

データベース管理手段５５は、インデックスデータベース５７に格納されたインデックステーブルの記載内容を更新、削除する役割、機能を有するものであり、情報管理者端末１２からの指示に基づいてこれが行われる。

検索手段５６は、インデックスデータベース５７に格納された各種情報のインデックステーブルの検索を行うもので、事業所等端末１５や情報管理者端末１２から入力された検索キーに基づいて、該当する各種情報のインデックステーブルの検索を行う。

インデックスデータベース５７には、各事業所等ごとに設けられている事業所等データベース２６に保存されている各種情報のインデックステーブルが格納される。

このインデックステーブルは、各種情報ごとにインデックスとなる書式的事項と内容的事項が表形式で記載されたものであり、書式的事項には保存日時、作成者、更新日時等が含まれ、内容的事項にはこの各種情報にアクセスするための検索キー、そして情報の種別、情報の分類、さらに後述する閲覧可能者範囲と公開範囲とを含むものである。

制御手段５２は、上記した各手段等を制御する機能を有するものである。

この制御手段５２と、上記したインデックステーブル作成手段５３、データベース管理手段５５、検索手段５６は、管理サーバ１１を構成するコンピュータ装置のＣＰＵ、ＲＡＭ等が該当し、これらを所定のプログラムで作動させることで、上記した各手段の機能を発揮することができる。

次に、本発明の情報管理システムの動作の一例について、図２のフローチャートを参照して説明する。

図２に示すように、各事業所等においては、各種情報がそれぞれ事業所等データベース２６に保存されるようになっている（Ｓ１０１）。

この各種情報が事業所等データベース２６に保存されると同時に、情報管理者端末１２を宛先として新規情報保存の連絡用電子メールが事業所等端末１５から送信される（Ｓ１０２）。この電子メールの作成と送信は、事業所等データベース２６に各種情報が保存される同時に自動的に作成送信するものであるが、作成を自動にして送信操作は事業所等端末１５の入力手段２５からの送信指示入力によるものとしてもよい。

図３は、上記した新規情報保存の連絡用電子メールの画面の一例を表す図であり、件名に「新規保存情報」のタイトルと、さらに情報ＩＤと登録日時が記載されている。

この情報ＩＤは、登録された各種情報の保存された事業所等データベース２６を示す表示と、各種情報ごとの識別コード等からなるものであり、この情報ＩＤに基づいて事業所等データベースに保存された各種情報にアクセスすることができる。なおすでに事業所等データベース２６に保存された各種情報を更新したときは、連絡用電子メールの件名は、例えば「更新保存情報」として送信される。

情報管理者端末１２に「新規保存情報」の連絡用電子メールが送信されたときは、管理サーバ１１に接続し、インデックステーブル作成用のプログラムを起動させ、情報ＩＤに記載された事業所等データベース２６の各種情報にアクセスする（Ｓ１０３）。

インデックステーブル作成用のプログラムは、管理サーバ１１のインデックスデータベース５７に格納されており、情報管理者端末１２から管理サーバ１１に接続することによりインデックステーブル作成手段５３で作動する。

事業所等データベース２６に、新規情報保存された各種情報に情報管理者端末１２がアクセスした後、インデックステーブル作成手段５３は、情報管理者端末１２の表示手段３５の画面上にインデックステーブル作成用の情報入力画面を送信表示する（Ｓ１０４）。

図４は、情報管理者端末１２の表示手段３５の画面上に表示されるインデックステーブル作成用の情報入力画面の一例を表す図である。

図４の例では、この情報入力画面には対象となる各種情報の情報ＩＤ、保存日時、作成者、保存先ＤＢ（データベース）名等が既に記載されており、その下にインデックステーブル作成用の選択欄が設けてある。

選択欄として、まず各種情報の情報種別、例えばテキストデータ、あるいは画像データ、その他を選択する。

次に、情報分類、例えば顧客関連、広告関連、技術開発関連、営業関連、製品関連、社内関連、その他を選択する。なお、その他を選択したときは、該当する項目を記入する。

次に、各種情報にアクセスするための検索キーを入力する。検索キーとしては、検索用のキーワードのほか、保存日時、情報の種別、情報分類等も含まれる。また全文検索キーの入力も可能である。

そして更に、各種情報の内容に応じて秘密保持等の必要性から、閲覧可能者範囲と公開範囲を特定する情報を入力する。

閲覧可能者範囲としては、社内のみと社外公開とに大別され、社内のみの場合は閲覧可能者範囲に応じて例えば、レベル１〜３の３段階に分けてある。社内秘レベル１は特定範囲の者に限定し、レベル２は関連事業部範囲の者に限定し、レベル３は全社範囲の者の閲覧可能としている。しかしこれらの範囲は、各種情報の内容に応じてその都度、閲覧可能者範囲を具体的に定めることができる。

公開範囲は、例えば各種情報の全範囲を公開対象とするか、あるいは特定の部分に限るかの制限入力ができる。これら閲覧可能者範囲と公開範囲に入力された情報に応じて、事業所等データベース２６に保存された各種情報のアクセスに制限が課されることになる。

情報管理者端末１２の表示手段３５に表示されたインデックステーブル作成用の情報入力画面に所定事項が入力され、管理サーバ１１に送信されると、インデックステーブル作成手段５３は、インデックスデータベース５７への登録の是非を判断する（Ｓ１０５）。入力画面に所定事項が記載されていないときは、インデックステーブル作成に値しないものと判断して、インデックスデータベースへの格納手続きを終了する。

入力画面に所定事項が記載されているときは、記載事項に応じてインデックステーブルを作成し、インデックスデータベース５７に登録する（Ｓ１０６）。

図５は、インデックステーブルの一例を表示した図であり、情報ＩＤ、保存日時、作成者名、保存先ＤＢ情報の書式的事項と、情報種別、情報分類、検索キー（全文検索キーを含む）、閲覧可能者範囲及び公開範囲の内容的事項が、インデックスの表形式で登録されており、このインデックステーブルを参照することで必要な情報を有効利用、共有できるようにねる。

例えば、事業所等端末１５から管理サーバ１１にアクセスして、検索用プログラムを起動し検索手段５６に検索キーを入力すると、検索手段５６はインデックスデータベースに登録されている各種情報のインデックステーブルを検索し、入力された検索キーに該当するインデックステーブルを抽出して、事業所等端末１５に送信する。

このように、データベースを異にする各種情報であっても、そのインデックステーブルを作成し、インデックスデータベースに登録しておくことで、必要、有用な情報に迅速にアクセスすることができ、情報の共有化を促進することができる。

また事業所等データベース２６に保存されている各種情報が更新されたときは、更新通知の電子メールが情報管理者端末１２に送信されるので、情報管理者端末１２からの更新用の情報入力があったときは、データベース管理手段５５がインデックステーブルの更新登録を行うので、インデックステーブルは最新の状態に維持され、有用な情報の提供が可能である。

本発明の情報管理システムが採用されているシステムの全体構成の一例を説明する図。本発明の情報管理システムの動作の流れの一例を示すフローチャート。新規情報保存があった旨を情報管理者端末に通知する電子メールの表示画面の一例を表す図。インデックステーブル作成用の情報入力画面の一例を表す図。作成されたインデックステーブルの一例を表す図。

符号の説明

１１管理サーバ
１２情報管理者端末
１５（１５ａ、・・・、１５ｎ）事業所等端末
２６（２６ａ、・・・、２６ｎ）事業所等データベース
５３インデックステーブル作成手段
５５データベース管理手段
５６検索手段
５７インデックスデータベース

Claims

各事業所等ごとに保存される各種情報に関するインデックステーブルを作成する情報管理システムであって、
前記各種情報が保存される事業所等データベースと、
該事業所等データベースに保存される各種情報に通信回線を介してアクセスし、前記インデックステーブル作成用の情報を入力する情報管理者端末と、
前記各種情報のインデックステーブルを作成するインデックステーブル作成手段と、
前記インデックステーブルを格納するインデックスデータベースとを備え、
前記インデックステーブル作成手段は、前記情報管理者端末が前記各種情報にアクセスするごとに、前記インデックステーブル作成用の情報入力画面を前記情報管理者端末に表示し、該入力画面に入力された情報に基づいて前記インデックステーブルを作成する情報管理システムであって、
前記事業所等データベースを備えている事業所等端末が、前記事業所等データベースに新規の前記各種情報が保存されるたびごとに、前記通信回線を介して前記情報管理者端末にアクセスし、新規情報が保存された旨の連絡用電子メールを自動的に送信する
ことを特徴とする情報管理システム。
前記情報入力画面には、前記インデックステーブルに記載する、少なくとも前記各種情報への閲覧可能者範囲又は前記各種情報の公開範囲の何れか一方の入力欄を設けてなることを特徴とする請求項１記載の情報管理システム。
前記情報入力画面には、前記インデックステーブルに記載する前記各種情報の検索キーの入力欄が設けられていると共に、前記検索キーに基づいて前記事業所等データベースに保存される前記各種情報の検索を行う検索手段が設けられていることを特徴とする請求項１又は２記載の情報管理システム。
前記インデックスデータベースに格納される前記インデックステーブルの更新を行うデータベース管理手段を更に設け、該データベース管理手段は前記情報管理者端末からの入力情報に基づいて前記インデックステーブルの更新を行うことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか一項記載の情報管理システム。