JP2007193717A - 電子メール送信方法及び電子メール送信プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子メールが、送信者の意図していない相手に誤送信されるのを未然に防止する。
【解決手段】ユーザ端末１０は、メールアドレスと、当該メールアドレスの持ち主の氏名、会社名、敬称、会社名、部署名、役職、住所、写真・イラスト等の本人データとが、対応付けて記録されたアドレス帳と、アドレス帳に記録されている各メールアドレスの持ち主との過去の電子メール送受信の回数、送受信日時等の送受信履歴データを対応付けて記録した送受信履歴ファイルとを備え、電子メールが送信される前に、宛先メールアドレス、宛先氏名、電子メール本文等が入力された送信データと、アドレス帳に記録されたデータとの照合を行う照合工程と、宛先メールアドレスに対応する本人データ・送受信履歴データをアドレス帳及び送受信履歴ファイルから抽出して、送信者のユーザ端末１０に表示する確認警告表示工程（Ｓ２０）とを備える。
【選択図】図２

Description

本発明は、電子メールが、送信者の意図していない相手に誤送信されるのを未然に防止する電子メール送信方法及び電子メール送信プログラムに関する。

近年の情報セキュリティの重要性については言うまでもないが、電子メールを送信する際には、宛先を入力もしくは選択する、という人間の行動を伴うため、電子メール送信者が「宛先を間違える」ということも当然起こりうる。

間違えた宛先が、世の中に存在しないメールアドレスであればまだよいが、それが存在するメールアドレスであった場合には、大切なビジネスメールや秘密文書が、送信者の意図していない相手に誤送信されてしまうという事態を招き、重大な問題を引き起こす可能性がある。

このような、電子メール誤送信を防止するため、例えば、特許文献１に記載されている電子メール送信方法及びプログラムでは、電子メール送信前に、宛先のメールアドレスが、アドレス帳に記録されているものであるかをチェックし、記録されていないメールアドレスであれば、電子メールの送信を中止するようにしている。

また更に、アドレス帳に記録されている宛先毎に、電子メールに添付出来るファイルの有無や種類、同報先についてのセキュリティルールを設け、当該セキュリティルールに反する電子メールが送信されようとした場合には、電子メールの送信を中止するようにしている。

しかし、このような電子メール送信方法及びプログラムには、以下に説明する課題があった。

特開２００４−３０２６９３号公報

特許文献１に記載された電子メール送信方法及びプログラムでは、アドレス帳に記録されていない宛先への送信が中止されるが、電子メールの送信者が、宛先の入力もしくは選択を誤り、誤って入力もしくは選択された宛先がアドレス帳に記録されているような場合には、そのまま、意図しない相手に電子メールが送信されてしまうことになり、誤送信を防止することが出来ない。

また、特許文献１では、セキュリティルールを設けてはいるものの、意図しない相手について設定されたルールが、偶然にも、本来送ろうと思っていた相手について設定されたルールと同一のものであった場合には、結局、誤送信されてしまうため、電子メールの誤送信を確実に防止する方法及びプログラムとは言えなかった。

本発明は、このような従来の問題点に鑑みてなされたものであって、その目的とするところは、確実に、意図しない相手への電子メールの誤送信を防止する電子メール送信方法及び電子メール送信プログラムを提供することにある。

請求項１の発明は、
ネットワークに接続されたユーザ端末間で電子メールの送受信を行なう電子メールシステムにおける電子メール送信方法であって、前記ユーザ端末又は前記ユーザ端末がアクセス可能な端末は、メールアドレスと、当該メールアドレスの持ち主の氏名、会社名、敬称、会社名、部署名、役職、住所、写真・イラスト等の本人データとが、対応付けて記録されたアドレス帳と、電子メールの送信者毎に、前記アドレス帳に記録されている各メールアドレスの持ち主との過去の電子メール送受信の回数、送受信日時等の送受信履歴データを対応付けて記録した送受信履歴ファイルとを備えており、電子メールが送信される前に、前記電子メールの宛先メールアドレス、宛先氏名、電子メール本文等が入力された送信データと、前記アドレス帳に記録されたデータとの照合を行う照合工程と、前記送信データに含まれる宛先メールアドレスに対応する本人データ・送受信履歴データを前記アドレス帳及び送受信履歴ファイルから抽出して、電子メールの送信者のユーザ端末に表示する確認警告表示工程とを備えることを特徴とする電子メール送信方法である。

請求項７の発明は、
ネットワークに接続されたユーザ端末間で電子メールの送信を行なう電子メール送信プログラムであって、前記ユーザ端末又は前記ユーザ端末がアクセス可能な端末は、メールアドレスと、当該メールアドレスの持ち主の氏名、会社名、敬称、会社名、部署名、役職、住所、写真・イラスト等の本人データとが、対応付けて記録されたアドレス帳と、電子メールの送信者毎に、前記アドレス帳に記録されている各メールアドレスの持ち主との過去の電子メール送受信の回数、送受信日時等の送受信履歴データを対応付けて記録した送受信履歴ファイルとを備えており、電子メールが送信される前に、前記電子メールの宛先メールアドレス、宛先氏名、電子メール本文等が入力された送信データと、前記アドレス帳に記録されたデータとの照合を行う照合工程と、前記送信データに含まれる宛先メールアドレスに対応する本人データ・送受信履歴データを前記アドレス帳及び送受信履歴ファイルから抽出して、表示する確認警告表示工程とを、電子メールの送信者のユーザ端末に実行させることを特徴とする電子メール送信プログラムである。

請求項１及び請求項７の発明によれば、電子メール送信前に、宛先メールアドレスや送信データに含まれる氏名、会社名等のデータがアドレス帳に記録されているか否かが確認され、宛先メールアドレスに対応するアドレス帳及び送受信履歴ファイル記録データが、確認警告のために送信者の端末に表示されるので、送信者は、電子メール送信前に、写真・イラストや、送受信履歴データに基づいて、入力された宛先メールアドレスが意図している送信相手のものかどうかを、直感的・視覚的に確認することが出来る。

例えば、確認警告表示の結果、これから送信されようという電子メールの宛先メールアドレスに対応する氏名がまったく意図していない氏名であったり、顔写真がまったく異なる人のものであったり、また、その送信相手には、１日前に電子メールを送信したはずなのに、最終送信日時が１年前である、と表示されれば、送信者が意図している送信相手ではないことが一目瞭然に分かる。これにより、電子メールの送信前に単に入力されたメールアドレスのみを表示してユーザに形式的な送信相手確認を促す場合とは異なり、確実に、意図していない相手への誤送信が防止されることとなる。

請求項２の発明は、
前記照合工程は、電子メールの宛先メールアドレスが、前記アドレス帳に記録されているか否か、及び、記録されている場合には、前記宛先メールアドレスと、前記送信データに含まれる会社名・宛先氏名等の送信相手に関するデータが、前記アドレス帳内において対応付けて記録されているか否かをチェックし、前記確認警告表示工程は、前記宛先メールアドレスが前記アドレス帳に記録されていない場合、もしくは、前記宛先メールアドレスと送信相手に関するデータとが前記アドレス帳内において対応付けて記録されていない場合、電子メールの送信が不可能な旨の警告表示を行い、前記電子メールの送信アクションを中止することを特徴とする電子メール送信方法である。

請求項８の発明は、
前記照合工程は、電子メールの宛先メールアドレスが、前記アドレス帳に記録されているか否か、及び、記録されている場合には、前記宛先メールアドレスと、前記送信データに含まれる会社名・宛先氏名等の送信相手に関するデータが、前記アドレス帳内において対応付けて記録されているか否かをチェックし、前記確認警告表示工程は、前記宛先メールアドレスが前記アドレス帳に記録されていない場合、もしくは、前記宛先メールアドレスと送信相手に関するデータとが前記アドレス帳内において対応付けて記録されていない場合、電子メールの送信が不可能な旨の警告表示を行い、前記電子メールの送信アクションを中止することを特徴とする電子メール送信プログラムである。

請求項２及び請求項８の発明によれば、宛先メールアドレスがアドレス帳に記録されていない場合や、宛先メールアドレスがアドレス帳に記録されていたとしても、送信データに含まれる氏名や会社名が、アドレス帳内に存在する当該宛先メールアドレスと対応付けて記録されていない場合には、電子メールの送信が不可能な旨の警告表示を行ない、その後の電子メール送信アクションを中止するので、送信相手を誤っている可能性の高い電子メール送信を未然に防止することが出来る。

請求項３の発明は、
前記宛先メールアドレスが、電子メールの送信者が意図する送信相手のメールアドレスであるか否かを判別出来るような電子メール送信可能条件を予め設定し、前記ユーザ端末又は前記ユーザ端末がアクセス可能な端末に格納しておき、前記照合工程では更に、前記送受信履歴ファイルから、前記宛先メールアドレスに対応付けて記録されている送受信履歴データを抽出し、前記抽出された送受信履歴データが、前記宛先メールアドレスについて設定された電子メール送信可能条件を満足するか否かをチェックすることを特徴とする電子メール送信方法である。

請求項９の発明は、
前記宛先メールアドレスが、電子メールの送信者が意図する送信相手のメールアドレスであるか否かを判別出来るような電子メール送信可能条件を予め設定し、前記ユーザ端末又は前記ユーザ端末がアクセス可能な端末に格納しておき、前記照合工程では更に、前記送受信履歴ファイルから、前記宛先メールアドレスに対応付けて記録されている送受信履歴データを抽出し、前記抽出された送受信履歴データが、前記宛先メールアドレスについて設定された電子メール送信可能条件を満足するか否かをチェックすることを特徴とする電子メール送信プログラムである。

請求項３及び請求項９の発明によれば、ユーザ端末にアドレス帳や送受信履歴ファイルの記録データを表示して、宛先メールアドレスの確認をユーザの直感・視覚のみに頼るのではなく、ユーザ端末が、送受信履歴ファイルから抽出された送受信履歴データが、電子メール送信可能条件を満足するかどうかをチェックすることで、入力された宛先メールアドレスが、ユーザの真に意図している送信相手のメールアドレスであるかの判断の一助とすることが出来るようになり、誤送信のより一層の防止が図られる。

請求項４の発明は、
前記電子メール送信可能条件は、前記宛先メールアドレスの持ち主への電子メール送信回数が１回と設定されるものであり、前記確認警告表示工程は、前記電子メールの送信者から前記宛先メールアドレスの持ち主へ初めて送信が行なわれる場合に、その旨を表示することを特徴とする電子メール送信方法である。

請求項１０の発明は、
前記電子メール送信可能条件は、前記宛先メールアドレスの持ち主への電子メール送信回数が１回と設定されるものであり、前記確認警告表示工程は、前記電子メールの送信者から前記宛先メールアドレスの持ち主へ初めて送信が行なわれる場合に、その旨を表示することを特徴とする電子メール送信プログラムである。

請求項４及び請求項１０の発明によれば、特定相手との電子メールのやりとりは、何回か既に行なわれているのが通常であることに鑑みて、電子メール送信可能条件の送受信回数を１回と設定することで、初めての送信相手のメールアドレスその他のアドレス帳記録データに入力間違いがないか等を再確認させることにもつながる。

請求項５の発明は、
前記電子メール送信可能条件は、電子メールの送信者と前記宛先メールアドレスの持ち主との間で送受信が所定回数行なわれた後、更新されることを特徴とする電子メール送信方法である。

請求項１１の発明は、
前記電子メール送信可能条件は、電子メールの送信者と前記宛先メールアドレスの持ち主との間で送受信が所定回数行なわれた後、更新されることを特徴とする電子メール送信プログラムである。

請求項５及び請求項１１の発明によれば、例えば、ユーザＡとユーザＢとの間で所定回数の送受信が行なわれると、電子メール送信可能条件がより厳しくなるため、次回ユーザＡが電子メールを送信する際に、ユーザＢ以外のユーザへ誤送信されることを、より確実に防止することが可能となる。

請求項６の発明は、
ネットワークに接続されたユーザ端末間で電子メールの送受信を行なう電子メールシステムにおける電子メール送信方法であって、前記ユーザ端末又は前記ユーザ端末がアクセス可能な端末は、メールアドレスと、当該メールアドレスの持ち主の氏名、会社名、敬称、会社名、部署名、役職、住所、写真・イラスト等の本人データとが、対応付けて記録されたアドレス帳と、電子メールの送信者毎に、前記アドレス帳に記録されている各メールアドレスの持ち主との過去の電子メール送受信の回数、送受信日時等の送受信履歴データを対応付けて記録した送受信履歴ファイルとを備えており、送信される電子メールの宛先メールアドレスが、電子メールの送信者が意図する送信相手のメールアドレスであるか否かを判別出来るような電子メール送信可能条件を予め設定し、前記ユーザ端末又は前記ユーザ端末がアクセス可能な端末に格納しておき、電子メールが送信される前に、前記送受信履歴ファイルから、前記宛先メールアドレスに対応する送受信履歴データを抽出し、前記抽出された送受信履歴データが、前記宛先メールアドレスについて設定された電子メール送信可能条件を満足するか否かをチェックする照合工程を備え、前記電子メール送信可能条件が満足されている場合には、前記電子メールの送信アクションを継続して行ない、前記電子メール送信可能条件が満足されていない場合には、前記宛先メールアドレスに対応する本人データ・送受信履歴データを前記アドレス帳及び送受信履歴ファイルから抽出して、電子メールの送信者のユーザ端末に表示する確認警告表示工程を備えることを特徴とする電子メール送信方法である。

請求項１２の発明は、
ネットワークに接続されたユーザ端末間で電子メールの送信を行なう電子メール送信プログラムであって、前記ユーザ端末又は前記ユーザ端末がアクセス可能な端末は、メールアドレスと、当該メールアドレスの持ち主の氏名、会社名、敬称、会社名、部署名、役職、住所、写真・イラスト等の本人データとが、対応付けて記録されたアドレス帳と、電子メールの送信者毎に、前記アドレス帳に記録されている各メールアドレスの持ち主との過去の電子メール送受信の回数、送受信日時等の送受信履歴データを対応付けて記録した送受信履歴ファイルとを備えており、送信される電子メールの宛先メールアドレスが、電子メールの送信者が意図する送信相手のメールアドレスであるか否かを判別出来るような電子メール送信可能条件を予め設定し、前記ユーザ端末又は前記ユーザ端末がアクセス可能な端末に格納しておき、電子メールが送信される前に、前記送受信履歴ファイルから、前記宛先メールアドレスに対応する送受信履歴データを抽出し、前記抽出された送受信履歴データが、前記宛先メールアドレスについて設定された電子メール送信可能条件を満足するか否かをチェックする照合工程を備え、前記電子メール送信可能条件が満足されている場合には、前記電子メールの送信アクションを継続して行ない、前記電子メール送信可能条件が満足されていない場合には、前記宛先メールアドレスに対応する本人データ・送受信履歴データを前記アドレス帳及び送受信履歴ファイルから抽出して、表示する確認警告表示工程を電子メールの送信者のユーザ端末に実行させることを特徴とする電子メール送信プログラムである。

請求項６及び請求項１２の発明によれば、特に、電子メールの送受信が頻繁に行なわれているような送信相手に電子メールを送信する時は、電子メール送信可能条件を満足する場合に、コメント等の表示を省略して、電子メールの送信アクションを継続させたほうが、ユーザが何度も「送信」や「確認」のボタンをクリックする手間が省け、より効率的な電子メール送信が行える。

本発明の電子メール送信方法及び電子メール送信プログラムによれば、電子メール送信前に、宛先メールアドレスや送信データに含まれる氏名、会社名等のデータがアドレス帳に記録されているか否かが確認され、宛先メールアドレスに対応するアドレス帳及び送受信履歴ファイル記録データが、確認警告のために送信者の端末に表示されるので、送信者は、電子メール送信前に、写真・イラストや、送受信履歴データに基づいて、入力された宛先メールアドレスが意図している送信相手のものかどうかを、直感的・視覚的に確認することが出来る。

例えば、確認警告表示の結果、これから送信されようという電子メールの宛先メールアドレスに対応する氏名がまったく意図していない氏名であったり、顔写真がまったく異なる人のものであったり、また、その送信相手には、１日前に電子メールを送信したはずなのに、最終送信日時が１年前である、と表示されれば、送信者が意図している送信相手ではないことが一目瞭然に分かる。これにより、電子メールの送信前に単に入力されたメールアドレスのみを表示してユーザに形式的な送信相手確認を促す場合とは異なり、確実に、意図していない相手への誤送信が防止されることとなる。

以下、本発明の好適な実施の形態について、添付図面に基づいて詳細に説明する。図１は、本発明の電子メール送信方法を実施する電子メールシステム１の概略構成図である。

電子メールシステム１は、周知のように、インターネットやＬＡＮ等のネットワーク１２に接続されたユーザ端末１０（図１においてはユーザ端末１０ａ〜１０ｆ、以下、ユーザ端末１０と略す）間で、電子メールの送受信を行なうシステムであり、ネットワーク１２には、ユーザ端末１０の他、ユーザ端末１０間で送受信される電子メールの仲介を行なうメールサーバ１１（例えば、ＰＯＰサーバやＳＭＴＰサーバ。図１においてはメールサーバ１１ａ，１１ｂ、以下、メールサーバ１１と略す）が、接続される。

ユーザ端末１０及びメールサーバ１１は、予め用意されたプログラム（本発明の電子メール送信プログラムを含む）を格納し、格納されたプログラムを読み出して実行するための公知のハードウェア資源（ＣＰＵ、メインメモリ、外部記憶装置、通信用デバイス、入出力デバイス等）を備えたコンピュータにより構成されている。

プログラムは、ハードディスク、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、MO、ＤＶＤ、磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、磁気テープ、不揮発性のメモリカード等のコンピュータで読取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行される。また、このプログラムは、ネットワーク１２を介して配布することが可能な伝送媒体であってもよい。

図５は、ユーザ端末１０上に表示され、電子メール送信文の作成に用いるフォーム５ａの一例である。このようなフォーム５ａは、一般的に、ユーザ端末１０がメーラー（電子メールソフト）を読み出し実行することによって、ユーザ端末１０上に表示されるものである。

図５のフォーム５ａは、宛先メールアドレス入力欄５０ａ、ＣＣ入力欄５０ｂ、ＢＣＣ入力欄５０ｃ、会社名入力欄５０ｄ、会社種類選択欄５０ｅ、部署名入力欄５０ｆ、役職名選択欄５０ｇ、氏名入力欄５０ｈ、敬称選択欄５０ｉ、本文入力欄５０ｊ、署名選択欄５０ｋから構成されており、これらの各入力欄には、キーボード等の入力手段からテキストが入力され、各選択欄に表示されている複数の候補からは、０又は１の適切な候補がマウスのクリック等により入力される。

宛先メールアドレス入力欄５０ａ、会社名入力欄５０ｄ、会社種類選択欄５０ｅ、部署名入力欄５０ｆ、役職名選択欄５０ｇ、氏名入力欄５０ｈ、敬称選択欄５０ｉに入力されたデータは、後述する送信データ作成の際、電子メール本文の冒頭に自動的に入力（挿入）されることとなる。

宛先メールアドレス入力欄５０ａ、ＣＣ入力欄５０ｂ、ＢＣＣ入力欄５０ｃには、直接、メールアドレスを入力することが可能であるが、ユーザ端末１０又はメールサーバ１１・サーバコンピュータ等のユーザ端末１０がアクセス可能な端末に予め、メールアドレスと、当該メールアドレスの持ち主の氏名、会社名、役職、部署名、敬称、住所、写真・イラスト等の本人データが、対応付けて記録されたアドレス帳がデータベースとして格納され、このアドレス帳をユーザ端末１０上に表示させ、送信相手を選択することによって、自動的にこれら入力欄にメールアドレスが入力されるようになっていてもよい。

また、ユーザ端末１０が受信した電子メールに対して返信をする場合には、例えば、ユーザ端末１０上に表示された「返信」ボタン（図示せず）をクリックすることで、自動的に図５のフォーム５ａが表示され、フォーム５ａの各入力欄に自動的に、受信した電子メールの送信者のメールアドレスや、ＣＣやＢＣＣに含まれていたメールアドレスが、入力されるようになっていてもよい。

また、アドレス帳に、氏名とメールアドレスのみならず、当該メールアドレスの持ち主の会社名、役職、部署名、敬称等の本人データが、対応付けて記録されていれば、図５のフォームの入力欄５０ｄ〜５０ｉに、それぞれ自動的にアドレス帳記録データが入力されるようになっていてもよい。

また、本文入力欄５０ｊには、更に、挨拶文選択欄が設けられていてもよい。また、本文入力欄５０ｊに先駆けて、件名入力欄が設けられていてもよい。このように、図５のフォーム５ａを用いれば、簡単に電子メール送信文の作成が行えるが、これはあくまで電子メール送信文の作成支援に関するものであり、本発明の本質とは関係ない。

図５のフォーム５ａの各入力欄、選択欄に入力がされると、メーラーは、各入力欄、選択欄に入力されたデータに基づいて、図５の５ｂに示すような送信データを作成する。送信データは、ユーザ端末１０のメーラーで設定されたプロトコルに基づき、ネットワーク１２を介して送信されることになる。

図５の送信データ５ｂは、図５のフォーム５ａの宛先メールアドレス入力欄５０ａに「ａａａ＠ｂｂｂ．ｃｏ．ｊｐ」、ＣＣ入力欄５０ｂに「ｚｚｚ＠ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」、ＢＣＣ入力欄５０ｃに「ｖｖｖ＠ｌｌｌ．ｃｏ．ｊｐ」が入力され、会社名入力欄５０ｄに「ＧＧ」が入力され、会社種類選択欄５０ｅの中から「（株）」が選択され、部署名入力欄５０ｆに「総務」「総務」が入力され、役職名選択欄５０ｇの中から「部」「課」「課長」が選択され、氏名入力欄５０ｈに「ＹＹＹ」が入力され、敬称選択欄５０ｉの中から「様」が選択され、本文入力欄５０ｊに「前略。いつもお引き立ていただき、誠に有難うございます・・・」が入力され、署名選択欄５０ｋの中から「ＮＮＮＮ株式会社 資材部 △△ □□」と対応関係にある番号（例えば、１番）の署名が選択された結果、得られた送信データである。

尚、署名は、予め、ユーザ端末１０又はメールサーバ１１・サーバコンピュータ等のユーザ端末１０がアクセス可能な端末に、署名データと番号が対応付けられて格納されているものとする。

ここで、本発明の電子メール送信方法及び電子メール送信プログラムの特徴は、ユーザ端末１０又はメールサーバ１１・サーバコンピュータ等のユーザ端末１０がアクセス可能な端末が、上述したようなアドレス帳に加え、送受信履歴ファイルを備えており、電子メールが送信される前に、宛先メールアドレス、宛先氏名、電子メール本文等が入力された送信データ（先の送信データ５ｂ）と、アドレス帳に記録されたデータとの照合を行い、照合結果や、送信データに含まれる宛先メールアドレスに対応する本人データや送受信履歴データをアドレス帳及び送受信履歴ファイルから抽出したものを、電子メールの送信者のユーザ端末１０に表示することで、電子メールの送信者に、宛先メールアドレス、ＣＣ、ＢＣＣの確認を確実に促し、意図しない相手への誤送信を未然に防止することにある。

ここで、アドレス帳と、送受信履歴ファイルの詳細について説明する。図６は、アドレス帳及び送受信履歴ファイルのデータベース記録例である。尚、図６では、アドレス帳と送受信履歴ファイルが、メールアドレス又は氏名を主キーとして、１つのデータベースにまとめられて記録されているが、これが別々のデータベースとして構成されていてもよい。

アドレス帳は、上述したように、メールアドレスと氏名他の本人データとを各々対応付けて記録したものであるが、図６の実施例における本人データとは、氏名、敬称、会社名、部署名、役職、住所、写真・イラストの各項目より構成されるデータであり、入力可能な項目には、データが記録されている。本人データに属するこれらの項目は、氏名を除き、全て入力必須という訳ではなく、住所が不明な場合や、アドレス帳に記録されている本人を識別可能な写真・イラストが見つからない場合には、これらの入力欄は空白でもよいが、後の確認フローにおいて、電子メールの宛先が間違っていないということを確実に確認するためには、出来るだけ多くの項目に正確なデータが入力されていることが望ましい。

尚、敬称や役職は、図５に示したフォーム５ａの敬称選択欄５０ｉや役職名選択欄５０ｇに列挙されている候補が、それぞれ選択可能となっていてもよい。また、写真イラストは、ＢＭＰ、ＪＰＥＧ等の各種画像形式のファイルの格納場所が記録され、適宜、ユーザ端末１０にアップロード・表示されるようになっていてもよい。

送受信履歴ファイルは、電子メールの送信者（ユーザ端末１０のユーザ）毎に、アドレス帳に記録されている各メールアドレスの持ち主との過去の電子メール送受信の回数、送受信日時等の送受信履歴データを記録したものである。

図６は、ユーザＡのアドレス帳に記録されているメールアドレス毎に、ユーザＡが当該メールアドレスの持ち主から電子メールを受信した回数、最後に受信した日時と、当該メールアドレスの持ち主に電子メールを送信した回数、最後に送信した日時とを記録したものである。

これらの送受信履歴データは、一般的なメーラーの持つ機能によって、ユーザ端末１０が電子メールを送受信する際に自動的に取得することが可能であり、取得したデータが、データベースに記録・更新されることとなる。また、最終送受信日時のデータに基づいて、「最後の送受信からの間隔（何日前、何時間前に送受ししたか）」が算出されることは、至極一般的な技術であり、この算出結果もまた送受信履歴データに含まれる。

尚、本実施例では、アドレス帳及び送受信履歴ファイルは、ともに、電子メールの送信者（ユーザ端末１０のユーザ）毎に作成・更新されるものであるが、このうち、アドレス帳は、個々のユーザ端末１０に格納されたアドレス帳であってもよいし、メールサーバ１１やサーバコンピュータ等の、複数のユーザ端末１０がアクセスが可能な端末に格納された共通のアドレス帳であってもよい。

また、アドレス帳は、名刺管理ソフト、人事データベース、その他のアドレス帳と連携して作成されてもよい。

以上説明したアドレス帳及び送受信履歴ファイルの記録データは、本発明の本質である、電子メール送信前の確認フローにおいて、宛先メールアドレス、ＣＣ、ＢＣＣの適合性のチェック、コメント表示等に用いられることとなる。尚、アドレス帳の１項目である写真・イラストは、データベース上は、写真・イラストのファイル名、格納場所が記載されており、コメント表示の際には、このファイル名、格納場所に基づいて、ユーザ端末１０上に参照表示されるようにする。この技術は、一般的に用いられているものである。

次に、上記電子メールシステム１において実施される本発明の電子メール送信方法の概略実施手順を図２のフローチャートに基づいて、説明する。尚、図２のフローチャートは、本発明の電子メール送信プログラムが、個々のユーザ端末１０に格納され、当該ユーザ端末１０が電子メール送信プログラム及び既存のメーラーを起動した（読み出した）場合にユーザ端末１０により実行されるフローチャートを示しているが、電子メール送信プログラムは、メールサーバ１１・サーバコンピュータ等の、ユーザ端末１０がアクセス可能な端末に格納されていてもよく、ＡＳＰタイプで、各ユーザ端末１０が図２のフローチャートを実行するものであってもよい。

尚、本発明の電子メール送信プログラムが、既存のメーラーの機能を包含しているものであってもよく、その場合は、メーラーは不要である。また、本発明の電子メール送信方法は、必ずしも、ユーザ端末１０において実施される必要はなく、過程の一部又は全てが、メールサーバ１１・サーバコンピュータ等の端末で実施されるものであってもよい。

ユーザ端末１０上で、図５のフォーム５ａ等を用いて電子メール送信文が作成され、「送信」ボタン等のクリックがされ、電子メール送信のアクションが開始されると（Ｓ１０）、一旦、電子メール送信アクションを保留し、電子メール送信文の宛先メールアドレスや、送信データに含まれる会社名・宛先氏名等の送信相手に関するデータが、アドレス帳に記録されているか否か、また、記録されている場合には、宛先メールアドレスと、宛先メールアドレスの持ち主の会社名、氏名等の送信相手に関するデータが、アドレス帳内において対応付けて記録されているか否かがチェックされる。

そして、チェック結果に基づいて、宛先メールアドレス、会社名、氏名が、アドレス帳に記録済みのものであり、かつ、宛先メールアドレスと会社名、氏名とが対応付けて記録されていた場合には、ユーザ端末１０は、その宛先メールアドレスの持ち主について、アドレス帳に記録されているデータ及び、送受信履歴ファイルに基づき、送信者と宛先メールアドレスの持ち主との間で電子メールが送受信された回数、最後に送受信が行なわれた日時、最後に送受信が行なわれた日時から現在までの時間間隔を表示し（Ｓ２０）、「この送信相手に電子メールを送信してよろしいですか」という旨の確認表示を行い、電子メールの送信相手が、ユーザの意図している送信相手と一致しているか否かを、ユーザに確認させる。

ユーザ端末１０が表示している電子メールの送信相手が、ユーザの意図している送信相手と一致していれば（Ｓ３０）、ユーザ端末１０は、「送信」ボタン等のクリック入力に基づいて、保留していた電子メール送信アクションを再開する（Ｓ４０）。

Ｓ３０で、ユーザが宛先メールアドレスの入力を誤ったことが判明した場合には、電子メール作成画面に戻り、宛先メールアドレス入力欄等の修正を行なう（Ｓ３５）。修正後の入力データに基づいて、ユーザ端末１０は再度、入力されたメールアドレスと、会社名、氏名等のデータがアドレス帳に記録されているか否か、またこれらがアドレス帳内で対応関係にあるか否かをチェックし、チェック結果に基づく確認・警告表示を行なう（Ｓ２０）。

このように、メールアドレス、会社名、氏名がアドレス帳に記録されていることを電子メール送信の前提とし、更に、メールアドレスと会社名、氏名とが対応関係にあっても、ユーザ端末１０は、当該メールアドレスと対応関係にある写真・イラストや役職等のアドレス帳記録データ（本人データ）及び、送信相手との送受信回数、最新送受信日時等の送受信履歴データを表示するので、ユーザは、電子メール送信前に、写真・イラストや、送信相手との送受信履歴データに基づいて、意図している送信相手かどうかを、直感的・視覚的に確認することが出来る。

例えば、これから送信されようという電子メールの宛先メールアドレスに対応する氏名がまったく意図していない氏名であったり、顔写真がまったく異なる人のものであったり、また、その送信相手には、１日前に電子メールを送信したはずなのに、最終送信日時が１年前である、とユーザ端末１０が表示すれば、ユーザが意図している送信相手ではないことが一目瞭然に分かる。これにより、電子メールの送信前に単に入力されたメールアドレスのみを表示してユーザに形式的な送信相手確認を促す場合とは異なり、確実に、意図していない相手への誤送信が防止されることとなる。

また、チェック結果に基づき、宛先メールアドレスがアドレス帳に記録されていない場合は、ユーザ端末１０は、電子メールの送信が不可能な旨の警告表示を行い（Ｓ２０）、また、宛先メールアドレスがアドレス帳に記録されていたとしても、送信データに氏名や会社名が入力されていない場合、また、氏名や会社名が入力されていても、氏名や会社名が、アドレス帳内に存在する当該宛先メールアドレスと対応付けて記録されていない場合にも、電子メールの送信が不可能な旨の警告表示を行ない、その後の電子メール送信アクションを中止することで、送信相手を誤っている可能性の高い電子メール送信を未然に防止することが出来る。

以下、本発明の電子メール送信方法及び、電子メール送信プログラムの機能をユーザ端末１０が実行する場合の実施例について、図３のフローチャート及び図１のシステム構成図を用いて、詳細に説明する。

ユーザ端末１０上で、図５のフォーム５ａを用いて電子メール送信文が新規に作成又は返信され（Ｓ１１０）、「送信」ボタン等のクリックがされ、電子メール送信のアクションが開始されると、一旦、電子メール送信のアクションが保留され、図５のフォーム５ａを使って作成された電子メール送信文のうち、会社名入力欄５０ｄと氏名入力欄５０ｈに入力がされているか否かがチェックされる（Ｓ１２０）。

会社名入力欄５０ｄ及び氏名入力欄５０ｈに会社名及び氏名が入力されている場合には、入力された会社名及び氏名が、図６のアドレス帳に存在するか否かがチェックされる（Ｓ１３０）。会社名及び氏名がアドレス帳に存在するか否かのチェックは、アドレス帳内の会社名と氏名の項目に記録されているデータを一点ずつ抽出し、これと、入力欄に入力された会社名及び氏名とを逐次照合すればよい。

尚、本実施例では、会社名及び氏名が完全一致する場合に、「入力された会社名及び氏名がアドレス帳に存在する」ものとするが、会社に所属していない人もいるため、氏名のみの完全一致をチェックするようにしてもよい。

会社名及び氏名がアドレス帳に存在する場合には、宛先メールアドレス入力欄５０ａにメールアドレスが入力されているか否かがチェックされる（Ｓ１４０）。

Ｓ１４０で、宛先メールアドレス入力欄５０ａにメールアドレスが入力されていない場合でも、会社名と氏名については、アドレス帳に記録されているものがフォーム５ａに入力されているから、ユーザ端末１０は、入力されている会社名と氏名に対応するメールアドレスをアドレス帳から抽出し、抽出されたメールアドレスを宛先メールアドレス入力欄に自動挿入するか否かをユーザに選択させる（Ｓ１４５）。

自動挿入することが選択された場合には、宛先メールアドレス入力欄５０ａに、抽出されたメールアドレスが自動挿入されるが（Ｓ１５５）、自動挿入を選択しない場合には、メールアドレス未入力で、そもそも電子メールを送信することが出来ないため、ユーザ端末１０は、ユーザに図５のフォーム５ａへの入力修正作業を行なわせるか、電子メールの送信を中止するかを促す（Ｓ２３０）。

「電子メールの送信を中止する」等のボタンがユーザによってクリックされた場合には、電子メール送信アクションが中止され、処理終了となる（Ｓ２３５）。また、図５のフォーム５ａの宛先メールアドレス入力欄５０ａや会社名入力欄５０ｄや氏名入力欄５０ｈに入力がされたら（Ｓ２４０）、再びＳ１２０に戻る。

宛先メールアドレス入力欄５０ａにメールアドレスが入力されている場合には、入力欄に入力されているメールアドレスが、図６のアドレス帳に存在するか否かのチェックが行なわれ、更に、存在する場合には、当該メールアドレスが、先の会社名及び氏名に対応してアドレス帳に記録されているものであるか否かがチェックされる（Ｓ１５０）。

尚、Ｓ１５０のフローでは、先に、会社名及び氏名に対応するメールアドレスをアドレス帳から抽出しておき、抽出されたメールアドレスと、宛先メールアドレス入力欄５０ａに入力されているメールアドレスとを比較し、これらが一致するか否かをチェックするようにしてもよい。

Ｓ１５０で、メールアドレスと、会社名及び氏名が、アドレス帳内で、対応付けて記録されている場合には、ＣＣ入力欄５０ｂ及びＢＣＣ入力欄５０ｃにメールアドレスが入力されているか否かがチェックされる（Ｓ１６０）。

尚、Ｓ１５０で、メールアドレスと、会社名及び氏名が、アドレス帳内で、対応付けて記録されていない場合には、ユーザ端末１０は「メールアドレスと氏名、会社名等がアドレス帳内で一致しません」という旨の警告表示を行い（Ｓ１６５）、Ｓ２３０に進む。Ｓ２３０以降のフローについては上述したのと同様なので省略する。このような警告表示を行なうことで、誤送信を防止することが出来る。

Ｓ１６０で、ＣＣ入力欄５０ｂ及びＢＣＣ入力欄５０ｃにメールアドレスが入力されている場合には、当該メールアドレスが、アドレス帳に記録されているか否かがチェックされる（Ｓ１７０）。

アドレス帳に記録されている場合、ここで、ユーザ端末１０は、電子メールを送信する全ての相手（ＣＣ、ＢＣＣを含む）のメールアドレスと対応付けて記録されている氏名、写真・イラスト、会社名、役職等の本人データをアドレス帳から抽出し、抽出されたデータとコメント文「貴方はこの写真（イラスト）、会社名、役職氏名の人に電子メールを送信しようとしています。この送信先でよいですか？」を表示する（Ｓ１８０）。尚、コメント文は、以下、ユーザ端末１０が表示するものも含め、あくまで一例であり、これに限らない。

Ｓ１７０で、メールアドレスがアドレス帳に記録されていないものである場合には、ユーザ端末１０は、「貴方は、アドレス帳に記録されていない相手に送信しようとしていますが、未登録者に送信してもよいですか？」という旨の確認表示を行う（Ｓ１７５）。尚、Ｓ１７５のフローに進む場合というのは、宛先メールアドレス入力欄５０ａに入力されているメールアドレスと、会社名や氏名は、アドレス帳内で対応していることが分かっているから、Ｓ１７５において、Ｓ１８０におけるのと同様の確認表示が併用されてもよい。

ユーザ端末１０が、Ｓ１８０やS１７５の確認表示を行った後、再度「送信」や「ＹＥＳ」等のボタンを表示し、これらのボタンがユーザによりクリックされると（Ｓ１９０）、ユーザ端末１０は、保留していた電子メール送信アクションを再開し、図５のフォーム５ａに入力されたデータに基づいて作成された送信データをメールサーバ１１に送信する（Ｓ２００）。メールサーバ１１に送信された送信データは、公知の電子メール送受信プロトコルに基づいて、ネットワーク１２を介して、宛先メールアドレス、ＣＣ、ＢＣＣに記載されたメールアドレス宛のメールを格納するメールサーバ１１に送信され、当該メールサーバ１１に接続されたユーザ端末１０において受信することとなる。

次に、図５のフォーム５ａに入力された会社名、氏名、メールアドレスが、アドレス帳記録データとの照合の結果、一致しないような場合や、そもそもフォーム５ａに会社名、氏名が入力されていない場合のフローについて、同じく図３を用いて順を追って説明する。

図５のフォーム５ａを使って作成された電子メール送信文のうち、会社名入力欄５０ｄと氏名入力欄５０ｈに入力がされているか否かがチェックされる（Ｓ１２０）。これらの入力欄に会社名及び氏名が入力されていない場合、ユーザ端末１０は、「送信先の会社名、相手名が本文中にありません」という旨の警告表示を行う（Ｓ１２５）。

また、Ｓ１２０において、会社名入力欄及び氏名入力欄に入力がされていた場合、入力された会社名及び氏名が、図６のアドレス帳に存在するか否かがチェックされ（Ｓ１３０）、アドレス帳に存在しない場合、ユーザ端末１０は、「送信先の会社名、相手名はアドレス帳に登録されていません」という旨の警告表示を行なう（Ｓ１３５）。

ユーザ端末１０がＳ１２５やＳ１３５の表示を行なった場合でも尚、ユーザが電子メールを送信しようという場合には（Ｓ２１０）、ユーザによって「送信」や「ＹＥＳ」等のボタンがクリックされた後、宛先メールアドレス入力欄にメールアドレスが入力されているか否かがチェックされる（Ｓ２２０）。

宛先メールアドレス入力欄にメールアドレスが入力されていない場合には、そもそも、電子メールを送信することが出来ないため、ユーザ端末１０は、「アドレスが入力されていません」という旨の警告表示を行い（Ｓ２２５）、ユーザに図５のフォーム５ａへの入力修正作業を行なわせるか、電子メールの送信を中止するかを促す（Ｓ２３０）。

「電子メールの送信を中止する」等のボタンがユーザによってクリックされた場合には、電子メール送信アクションが中止される（Ｓ２３５）。また、図５のフォーム５ａの宛先メールアドレス入力欄５０ａや会社名入力欄５０ｄや氏名入力欄５０ｈに入力がされたら（Ｓ２４０）、再びＳ１２０に戻る。

Ｓ２２０において、宛先メールアドレス入力欄５０ａにメールアドレスが入力されている場合には、続いて、ＣＣ入力欄５０ｂ、ＢＣＣ入力欄５０ｃにメールアドレスが入力されているか否かがチェックされる（Ｓ２５０）。

Ｓ２５０で、ＣＣ入力欄、ＢＣＣ入力欄に１以上のメールアドレスが入力されている場合には、当該メールアドレスが、アドレス帳に記録されているか否かがチェックされる（Ｓ２６０）。

ＣＣ及びＢＣＣのメールアドレスがアドレス帳に記録されていない場合には、先のＳ２８０に進み、ユーザ端末１０は、「貴方は、アドレス帳に登録されていない相手に電子メールを送信しようとしていますが、未登録者に送信することでいいですか？」という旨の確認表示を行ない、Ｓ１９０に進む。

ＣＣ及びＢＣＣのメールアドレスがアドレス帳に記録されている場合、ユーザ端末１０は、電子メールを送信する相手のうち、ＣＣ、ＢＣＣのメールアドレスと対応付けて記録されている氏名、写真・イラスト、会社名、役職等の本人データをアドレス帳から抽出し、抽出されたデータとコメント文「貴方は、アドレス帳に登録されていない相手に送信しようとしていますが、ＣＣ、ＢＣＣの相手はアドレス帳に登録されています。未登録者及び、この写真（イラスト）、会社名、役職氏名の人に電子メールを送信しようとしていますがよろしいですか？」という旨の確認表示を行ない（Ｓ２７０）、S１９０へ進む。尚、Ｓ１９０以降のフローについては上述した通りであるので説明を省略する。

以上のように、宛先メールアドレスに対応する氏名や会社名がフォーム５ａに入力されていない場合や、アドレス帳に記録されていないメールアドレスをＣＣやＢＣＣとする場合には、ユーザ端末１０はその旨を表示し、電子メール送信前にユーザに確認させ、電子メールの誤送信が防止されるようにする。尚、宛先メールアドレスに対応する氏名や会社名が入力されていない場合や、宛先メールアドレスかＣＣ、ＢＣＣかに依らず、記録されていないメールアドレスに電子メールが送信されようとしている場合には、一律で電子メールの送信が中止されるようになっていてもよく、このほうが確実に電子メールの誤送信防止に貢献するものである。

次に、実施例１で説明したＳ１８０、Ｓ１９０、Ｓ２００の別実施例について図４のフローチャートを用いて説明する。図４は、宛先メールアドレス入力欄に入力されたメールアドレスの持ち主が、ユーザが意図している送信相手と一致しているかを確認させるために、アドレス帳の記録データの他、図６の送受信履歴ファイルの記録データを用いた場合のフローチャートである。

尚、本実施例では、図３のＳ１８０に記載されている処理に加え、図４のフローチャートに記載されている処理が、ユーザ端末１０によって実行されるものとするが、図４のフローチャートに記載されている処理のみが実行されてもよいものとする。

図４において、ユーザ端末１０は、図６の送受信履歴ファイルの記録データから、ＣＣ、ＢＣＣを含む全ての送信相手のメールアドレスに対応して記録されている電子メール送受信回数、ラスト送受信日時等の送受信履歴データを抽出する（Ｓ３１０）。つまり、これにより、ユーザ端末１０の持ち主であるユーザが電子メールを送信しようとしている相手と当該ユーザとの間で、電子メールを送受信した回数、及び、ラスト送受信日時が把握出来る。

ユーザ端末１０は、Ｓ３１０で抽出されたラスト送信日時及びラスト受信日時と、現在日時との減算を各々行い、最後に電子メールが送信相手に送信されてから現在までの時間間隔（ラスト送信間隔）と、ユーザが当該電子メール送信相手から電子メールを受信してから現在までの時間間隔（ラスト受信間隔）を求める（Ｓ３２０）。尚、ここで求められたラスト送信間隔、ラスト受信間隔も、本明細書において、送受信履歴データの１つである。

ユーザ端末１０は、先の送信回数、受信回数、ラスト送信間隔、ラスト受信間隔が、電子メール送信可能条件を満足するかどうかをチェックする（Ｓ３３０）。尚、電子メール送信可能条件は、ユーザ端末１０に格納されていてもよいし、その他の端末に格納され、ユーザ端末１０が読み出すようになっていてもよい。

電子メール送信可能条件とは、送信回数、受信回数、ラスト送信間隔、ラスト受信間隔の各々の項目毎に、予め設定されるものであって、電子メールを送信しようとするユーザにとって、図５のフォーム５ａに入力した宛先メールアドレスやＣＣ，ＢＣＣのメールアドレスが、ユーザの意図する送信相手のメールアドレスであるか否かを判別出来るような値に設定される必要がある。

例えば、送信回数、受信回数に関する電子メール送信可能条件がそれぞれ、Ｎ回と設定されている場合には、送受信履歴ファイルから抽出された送信回数、受信回数がＮ回より多いか少ないかがユーザ端末１０によりチェックされる。Ｎ回とは、ユーザが、ユーザの意図する送信相手との間で少なくとも電子メールの送受信を行なったであろう回数が設定される。従って、抽出された送信回数、受信回数が、このＮ回より多いと判定された場合には、当該メールアドレスが、ユーザの意図する送信相手のメールアドレスである可能性が高いと言える。

一方、Ｓ３３０において、ユーザとしては、フォーム５ａに入力したメールアドレスの相手と、少なくともＮ回以上は電子メールの送受信を行なっているはずなのに、Ｎ回よりも送信回数、受信回数が少ないと判定された場合には、当該メールアドレスが、ユーザの意図する送信相手のメールアドレスである可能性が低く、ユーザが、誤って、意図しない送信相手のメールアドレスを宛先メールアドレス入力欄に入力してしまったことが考えられる。

また、ラスト送信間隔やラスト受信間隔に関する電子メール送信可能条件が、Ｍ時間と設定されている場合、Ｓ３２０で算出されたラスト送信間隔、ラスト受信間隔が、Ｍ時間よりも短い場合には、ユーザと、フォーム５ａに入力されたメールアドレスの相手との間で、最近、やりとりが行なわれたことを表しており、当該メールアドレスが、ユーザの意図する送信相手のメールアドレスである可能性が高いと言える。

一方、Ｓ３３０において、ユーザとしては、フォーム５ａに入力したメールアドレスの相手と、つい最近（Ｍ時間以内に）、電子メールのやりとりを行なったはずなのに、Ｍ時間よりもラスト送信間隔、ラスト受信間隔が長いと判定された場合には、当該メールアドレスが、ユーザの意図する送信相手のメールアドレスである可能性が低く、ユーザが、誤って、意図しない送信相手のメールアドレスを宛先メールアドレス入力欄に入力してしまったことが考えられる。

このように、ユーザ端末１０にアドレス帳や送受信履歴ファイルの記録データを表示して、宛先メールアドレスの確認をユーザの直感・視覚のみに頼るのではなく、ユーザ端末１０が、送受信履歴ファイルから抽出・算出された送信回数、受信回数、ラスト送信間隔、ラスト受信間隔が、電子メール送信可能条件を満足するかどうかをチェックすることで、ユーザが宛先メールアドレス入力欄５０ａ、ＣＣ入力欄５０ｂ、ＢＣＣ入力欄５０ｃに入力したメールアドレスが、ユーザの真に意図している送信相手のメールアドレスであるかの判断の一助とすることが出来るようになり、誤送信のより一層の防止が図られる。

尚、これらの条件は、ユーザ毎に設定されてもよいし、全てのユーザに一律に設定されてもよい。また、ユーザ毎に設定される場合は、更に、アドレス帳に記録されているメールアドレス毎に条件が変えられてもよい。

また、電子メール送信可能条件は、電子メールの送受信の都度（もしくは所定回数の送受信を経た後）、更新されるようになっていてもよい。例えば、ある時点での、ユーザＡからユーザＢへの送信回数に関する電子メール送信可能条件が、Ｃ回と設定されており、現実にユーザＡからユーザＢへ電子メールが送信されたことが、メーラーの機能等を通じてユーザ端末１０が確認すると、ユーザ端末１０が、当該条件を、Ｃ回から（Ｃ＋１）回に更新するようになっていれば、電子メール送信可能条件がより厳しくなるため、ユーザＡがユーザＢへ、次回電子メールを送信する際に、ユーザＢ以外のユーザへの誤送信を、より確実に防止することが可能となる。

また、送信回数、受信回数、ラスト送信間隔、ラスト受信間隔の全ての項目について、必ずしも電子メール送信可能条件が設定される必要はなく、いずれかの項目のみについて条件が設定されてもよい。また、Ｓ３２０の過程を省略する場合は、ラスト送信間隔、ラスト受信間隔についての電子メール送信可能条件の代わりに、ラスト送信日時、ラスト受信日時についての電子メール送信可能条件が設定されればよい。

Ｓ３３０の判定結果、送信回数、受信回数、ラスト送信間隔、ラスト受信間隔が、電子メール送信可能条件を満足する場合には、ユーザが入力した送信相手のメールアドレスが、ユーザの意図する送信相手のメールアドレスである可能性が高いため、ユーザ端末１０は、特に、コメント等を表示することなく、図３のフォームに基づいて作成された送信データをメールサーバ１１に送信する（Ｓ２００）。

特に、電子メールの送受信が頻繁に行なわれているような送信相手に電子メールを送信する時は、電子メール送信可能条件を満足する場合に、コメント等の表示を省略して、電子メールの送信アクションを継続させたほうが、ユーザが何度も「送信」や「確認」のボタンをクリックする手間が省け、より効率的な電子メール送信が行える。

尚、Ｓ３３０で、電子メール送信可能条件が満足される場合であっても、万全を期して、図３のフローチャートのＳ１８０に進み、ユーザ端末１０がアドレス帳記録データを表示するようにしてもよいし、また、送受信履歴ファイルの記録データを併せて表示するようにしてもよい。例えば、ユーザ端末１０は、「貴方が今、電子メールを送信しようとしている相手には、最近１時間前に電子メールを送信していますが、この送信先でよいですか」という旨の確認表示を行なってもよい。

このように、送受信履歴ファイルの記録データを表示するようにすれば、仮に電子メール送信可能条件の設定が妥当でなかった場合でも、ユーザが、相手先のメールアドレスの入力を間違っていないかの判断の一助とすることが出来、意図しない相手への電子メール誤送信を未然に防止することが出来る。

Ｓ３３０の判定結果、送信回数、受信回数、ラスト送信間隔、ラスト受信間隔が、電子メール送信可能条件を満足しない場合には、ユーザが入力した送信相手のメールアドレスが、ユーザの誤入力により、ユーザの意図しない送信相手のメールアドレスとなっている可能性が高いため、ユーザ端末１０は、送受信履歴ファイルの記録データに基づいて、ユーザが入力したメールアドレスに対応するユーザへの送信回数、当該ユーザからの受信回数、ラスト送信日時、ラスト送信間隔、ラスト受信日時、ラスト受信間隔を表示する（Ｓ３４０）とともに、Ｓ１８０に進んで、「貴方はこの写真（イラスト）、会社名、役職氏名の人に送信しようとしています。この送信先でよいですか？」という旨の確認表示や、アドレス帳の記録データを表示する（Ｓ１８０）。

尚、Ｓ１８０に進んでからのフローチャートは、図３の通りであり上述しているので、ここでは説明を省略する。

本明細書に登場するシステム、端末は、いずれも、上述した実施態様を実現するための公知のハードウェア資源（ＣＰＵ、メインメモリ、外部記憶装置、通信用デバイス、入出力デバイス等）を備えたコンピュータ（パーソナルコンピュータ、サーバコンピュータ、ワークステーション等を含む）により構成されている。

また、本実施例で説明した電子メール送信方法は、予め用意されたソフトウェアのプログラムを当該コンピュータで実行することにより実現することが出来る。このプログラムは、ハードディスク、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、MO、ＤＶＤ、磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、磁気テープ、不揮発性のメモリカード等のコンピュータで読取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行される。また、このプログラムは、インターネット等のネットワーク１２を介して配布することが可能な伝送媒体であってもよい。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラム自体が前記した実施態様の機能を実現することとなり、そのプログラムを記憶した記憶媒体は本発明を構成する。

本発明に於ける各手段、データベースは、その機能が論理的に区別されているのみであって、物理上あるいは事実上は同一の領域を為していても良い。又データベースの代わりにデータファイルであっても良いことは言うまでもなく、データベースとの記載にはデータファイルをも含んでいる。

又、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、上述した実施態様の機能が実現されるだけではなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステムなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前記した実施態様の機能が実現される場合も本発明に含まれる。

更に、記憶媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わる不揮発性あるいは揮発性の記憶手段に書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、機能拡張ボードあるいは機能拡張ユニットに備わる演算処理装置などが実際の処理の一部あるいは全部を行い、その処理により前記した実施態様の機能が実現される場合も本発明に含まれる。

以上、本発明の実施形態を図面に沿って説明したが、本発明は、この実施形態に示した事項に限定されず、特許請求の範囲の記載に基づいて、種々の変更、改良等が可能である。

例えば、上述の実施例では、電子メール送信可能条件は、送信回数、受信回数、ラスト送信間隔、ラスト受信間隔の各々の項目毎に、予め設定されるものとしたが、例えば、送受信回数を１回と設定し、すなわち、ある送信相手に初めて電子メールを送信する場合に、常に、「これから電子メールを送信する相手は初めての相手ですが、よろしいですか」という旨の確認表示をユーザ端末が行なうようにしてもよい。特定相手との電子メールのやりとりは、何回か既に行なわれているのが通常であることに鑑みて、送受信回数を１回と設定することで、初めての送信相手のメールアドレスその他のアドレス帳記録データに入力間違いがないか等を再確認させることにもつながる。

また、過去に何度もやり取りしているはずの顧客のメールアドレスを入力し間違えて、アドレス帳に記録されているものの一度もやりとりをしたことのないような顧客のメールアドレスを入力してしまった場合にも、誤送信を防止することが出来る。

また、電子メール送信可能条件は、上述の実施例のように単に、回数や時間を設定するもののみならず、例えば、「１０日間で２０回電子メールを送信していること」というような、回数と時間を組み合わせたものであってもよい。

また、上記実施例において「宛先メールアドレス」と「ＣＣ」と「ＢＣＣ」は区別して説明されているが、特許請求の範囲における「宛先メールアドレス」には、ＣＣやＢＣＣを含んでいてもよいことは言うまでもない。

本発明の電子メール送信方法を実施するための電子メールシステムの概略構成を示す構成図である。 本発明の電子メール送信方法の概略実施手順を示すフローチャート図である。 本発明の電子メール送信方法の一実施例を示すフローチャート図である。 本発明の電子メール送信方法の一実施例を示すフローチャート図である。 ユーザ端末に表示される電子メール送信文作成用フォーム及び送信データの一例を示す図である。 アドレス帳及び送受信履歴ファイルの記録データの一実施例を示す図である。

符号の説明

１：電子メールシステム
１０：ユーザ端末
１１：メールサーバ
１２：ネットワーク

Claims (12)

1. ネットワークに接続されたユーザ端末間で電子メールの送受信を行なう電子メールシステムにおける電子メール送信方法であって、
   前記ユーザ端末又は前記ユーザ端末がアクセス可能な端末は、
   メールアドレスと、当該メールアドレスの持ち主の氏名、会社名、敬称、会社名、部署名、役職、住所、写真・イラスト等の本人データとが、対応付けて記録されたアドレス帳と、
   電子メールの送信者毎に、前記アドレス帳に記録されている各メールアドレスの持ち主との過去の電子メール送受信の回数、送受信日時等の送受信履歴データを対応付けて記録した送受信履歴ファイルとを備えており、
   電子メールが送信される前に、前記電子メールの宛先メールアドレス、宛先氏名、電子メール本文等が入力された送信データと、前記アドレス帳に記録されたデータとの照合を行う照合工程と、
   前記送信データに含まれる宛先メールアドレスに対応する本人データ・送受信履歴データを前記アドレス帳及び送受信履歴ファイルから抽出して、電子メールの送信者のユーザ端末に表示する確認警告表示工程とを、
   備えることを特徴とする電子メール送信方法。
   
2. 前記照合工程は、
   電子メールの宛先メールアドレスが、前記アドレス帳に記録されているか否か、
   及び、記録されている場合には、前記宛先メールアドレスと、前記送信データに含まれる会社名・宛先氏名等の送信相手に関するデータが、前記アドレス帳内において対応付けて記録されているか否かをチェックし、
   前記確認警告表示工程は、
   前記宛先メールアドレスが前記アドレス帳に記録されていない場合、もしくは、前記宛先メールアドレスと送信相手に関するデータとが前記アドレス帳内において対応付けて記録されていない場合、電子メールの送信が不可能な旨の警告表示を行い、
   前記電子メールの送信アクションを中止する
   ことを特徴とする請求項１に記載の電子メール送信方法。
   
3. 前記宛先メールアドレスが、電子メールの送信者が意図する送信相手のメールアドレスであるか否かを判別出来るような電子メール送信可能条件を予め設定し、前記ユーザ端末又は前記ユーザ端末がアクセス可能な端末に格納しておき、
   前記照合工程は更に、
   前記送受信履歴ファイルから、前記宛先メールアドレスに対応付けて記録されている送受信履歴データを抽出し、
   前記抽出された送受信履歴データが、前記宛先メールアドレスについて設定された電子メール送信可能条件を満足するか否かをチェックする
   ことを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の電子メール送信方法。
   
4. 前記電子メール送信可能条件は、前記宛先メールアドレスの持ち主への電子メール送信回数が１回と設定されるものであり、
   前記確認警告表示工程は、
   前記電子メールの送信者から前記宛先メールアドレスの持ち主へ初めて送信が行なわれる場合に、その旨を表示する
   ことを特徴とする請求項３に記載の電子メール送信方法。
   
5. 前記電子メール送信可能条件は、電子メールの送信者と前記宛先メールアドレスの持ち主との間で送受信が所定回数行なわれた後、更新される
   ことを特徴とする請求項３又は請求項４に記載の電子メール送信方法。
   
6. ネットワークに接続されたユーザ端末間で電子メールの送受信を行なう電子メールシステムにおける電子メール送信方法であって、
   前記ユーザ端末又は前記ユーザ端末がアクセス可能な端末は、
   メールアドレスと、当該メールアドレスの持ち主の氏名、会社名、敬称、会社名、部署名、役職、住所、写真・イラスト等の本人データとが、対応付けて記録されたアドレス帳と、
   電子メールの送信者毎に、前記アドレス帳に記録されている各メールアドレスの持ち主との過去の電子メール送受信の回数、送受信日時等の送受信履歴データを対応付けて記録した送受信履歴ファイルとを備えており、
   送信される電子メールの宛先メールアドレスが、電子メールの送信者が意図する送信相手のメールアドレスであるか否かを判別出来るような電子メール送信可能条件を予め設定し、前記ユーザ端末又は前記ユーザ端末がアクセス可能な端末に格納しておき、
   電子メールが送信される前に、前記送受信履歴ファイルから、前記宛先メールアドレスに対応する送受信履歴データを抽出し、
   前記抽出された送受信履歴データが、前記宛先メールアドレスについて設定された電子メール送信可能条件を満足するか否かをチェックする照合工程を備え、
   前記電子メール送信可能条件が満足されている場合には、前記電子メールの送信アクションを継続して行ない、
   前記電子メール送信可能条件が満足されていない場合には、前記宛先メールアドレスに対応する本人データ・送受信履歴データを前記アドレス帳及び送受信履歴ファイルから抽出して、電子メールの送信者のユーザ端末に表示する確認警告表示工程を
   備えることを特徴とする電子メール送信方法。
   
7. ネットワークに接続されたユーザ端末間で電子メールの送信を行なう電子メール送信プログラムであって、
   前記ユーザ端末又は前記ユーザ端末がアクセス可能な端末は、
   メールアドレスと、当該メールアドレスの持ち主の氏名、会社名、敬称、会社名、部署名、役職、住所、写真・イラスト等の本人データとが、対応付けて記録されたアドレス帳と、
   電子メールの送信者毎に、前記アドレス帳に記録されている各メールアドレスの持ち主との過去の電子メール送受信の回数、送受信日時等の送受信履歴データを対応付けて記録した送受信履歴ファイルとを備えており、
   電子メールが送信される前に、前記電子メールの宛先メールアドレス、宛先氏名、電子メール本文等が入力された送信データと、前記アドレス帳に記録されたデータとの照合を行う照合工程と、
   前記送信データに含まれる宛先メールアドレスに対応する本人データ・送受信履歴データを前記アドレス帳及び送受信履歴ファイルから抽出して、表示する確認警告表示工程とを、
   電子メールの送信者のユーザ端末に実行させることを特徴とする電子メール送信プログラム。
   
8. 前記照合工程は、
   電子メールの宛先メールアドレスが、前記アドレス帳に記録されているか否か、
   及び、記録されている場合には、前記宛先メールアドレスと、前記送信データに含まれる会社名・宛先氏名等の送信相手に関するデータが、前記アドレス帳内において対応付けて記録されているか否かをチェックし、
   前記確認警告表示工程は、
   前記宛先メールアドレスが前記アドレス帳に記録されていない場合、もしくは、前記宛先メールアドレスと送信相手に関するデータとが前記アドレス帳内において対応付けて記録されていない場合、電子メールの送信が不可能な旨の警告表示を行い、
   前記電子メールの送信アクションを中止する
   ことを特徴とする請求項７に記載の電子メール送信プログラム。
   
9. 前記宛先メールアドレスが、電子メールの送信者が意図する送信相手のメールアドレスであるか否かを判別出来るような電子メール送信可能条件を予め設定し、前記ユーザ端末又は前記ユーザ端末がアクセス可能な端末に格納しておき、
   前記照合工程では更に、
   前記送受信履歴ファイルから、前記宛先メールアドレスに対応付けて記録されている送受信履歴データを抽出し、
   前記抽出された送受信履歴データが、前記宛先メールアドレスについて設定された電子メール送信可能条件を満足するか否かをチェックする
   ことを特徴とする請求項７又は請求項８に記載の電子メール送信プログラム。
   
10. 前記電子メール送信可能条件は、前記宛先メールアドレスの持ち主への電子メール送信回数が１回と設定されるものであり、
    前記確認警告表示工程は、
    前記電子メールの送信者から前記宛先メールアドレスの持ち主へ初めて送信が行なわれる場合に、その旨を表示する
    ことを特徴とする請求項９に記載の電子メール送信プログラム。
    
11. 前記電子メール送信可能条件は、電子メールの送信者と前記宛先メールアドレスの持ち主との間で送受信が所定回数行なわれた後、更新される
    ことを特徴とする請求項９又は請求項１０に記載の電子メール送信プログラム。
    
12. ネットワークに接続されたユーザ端末間で電子メールの送信を行なう電子メール送信プログラムであって、
    前記ユーザ端末又は前記ユーザ端末がアクセス可能な端末は、
    メールアドレスと、当該メールアドレスの持ち主の氏名、会社名、敬称、会社名、部署名、役職、住所、写真・イラスト等の本人データとが、対応付けて記録されたアドレス帳と、
    電子メールの送信者毎に、前記アドレス帳に記録されている各メールアドレスの持ち主との過去の電子メール送受信の回数、送受信日時等の送受信履歴データを対応付けて記録した送受信履歴ファイルとを備えており、
    送信される電子メールの宛先メールアドレスが、電子メールの送信者が意図する送信相手のメールアドレスであるか否かを判別出来るような電子メール送信可能条件を予め設定し、前記ユーザ端末又は前記ユーザ端末がアクセス可能な端末に格納しておき、
    電子メールが送信される前に、前記送受信履歴ファイルから、前記宛先メールアドレスに対応する送受信履歴データを抽出し、
    前記抽出された送受信履歴データが、前記宛先メールアドレスについて設定された電子メール送信可能条件を満足するか否かをチェックする照合工程を備え、
    前記電子メール送信可能条件が満足されている場合には、前記電子メールの送信アクションを継続して行ない、
    前記電子メール送信可能条件が満足されていない場合には、前記宛先メールアドレスに対応する本人データ・送受信履歴データを前記アドレス帳及び送受信履歴ファイルから抽出して、表示する確認警告表示工程を
    電子メールの送信者のユーザ端末に実行させることを特徴とする電子メール送信プログラム。
    

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