JP2007060157A - メール送受信プログラムおよびメール送受信装置 - Google Patents

Abstract

【課題】送信先の指定の間違いによる電子メールの誤送信を防止することができるメール送受信プログラムおよびメール送受信装置を提供すること。
【解決手段】メール送受信装置１００は、配送を依頼された電子メールの送信先アドレスを取得する手段と、送信先アドレスとキーワードとが対応付けられて登録されている記憶手段から送信先アドレスと対応するキーワードを取得する手段と、電子メールの本文を検索してキーワードが含まれているか否かを確認する手段と、電子メールの本文にキーワードが含まれないことが確認された場合に、電子メールの配送を中止させる手段とを備える。
【選択図】 図１

Description

この発明は、電子メールの配送をおこなうメール送受信プログラムおよびメール送受信装置に関し、特に、送信先の指定の間違いによる電子メールの誤送信を防止することができるメール送受信プログラムおよびメール送受信装置に関する。

電子メールの普及にともない、企業においても社内および社外との情報のやりとりに電子メールをもちいることが一般的になっている。電子メールは、他の文書を添付ファイルとして送信する機能を有しており、この機能を利用して契約書のような重要な書類も電子メールで送信されることが多くなっている。

このようにビジネス上重要な情報のやりとりにも利用されるようになった電子メールであるが、必要な文書を添付し忘れたり、送信先のメールアドレス（以下、単に「アドレス」という）を間違ったりという人為的なミスによって情報が正しく相手に伝わらず、重大な損害を発生させてしまう場合もある。

このような人為的なミスを防止するため、特許文献１では、文書の添付が必要であることを示すキーワードを予め登録しておき、本文にそのキーワードが含まれるにもかかわらず文書が添付されていないメールが送信されようとした場合には送信を中止し、送信者にその旨を通知する技術が開示されている。

特開２０００−２５０８２８号公報

しかしながら、特許文献１で開示されている技術は、文書の添付漏れを防止するものであって、誤送信の発生を防止することはできない。メールの誤送信は、本来の送信先に必要な情報が伝達されないばかりでなく、第３者にその情報が漏洩してしまうため、文書の添付漏れよりも影響が大きい。

この発明は、上述した従来技術による問題点を解消するためになされたものであり、送信先の指定の間違いによる電子メールの誤送信を防止することができるメール送受信プログラムおよびメール送受信装置を提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するため、本発明は、電子メールの配送をおこなうメール送受信プログラムであって、配送を依頼された電子メールの送信先アドレスを取得する送信先アドレス取得手順と、送信先アドレスとキーワードとが対応付けられて登録されている記憶手段から前記送信先アドレス取得手順が取得した送信先アドレスと対応するキーワードを取得するキーワード取得手順と、前記電子メールの本文を検索して、前記キーワードが含まれているか否かを確認するキーワード検索手順と、前記キーワード手順により、前記電子メールの本文に前記キーワードが含まれないことが確認された場合に、前記電子メールの配送を中止させるエラー処理手順とをコンピュータに実行させることを特徴とする。

また、本発明は、電子メールの配送をおこなうメール送受信装置であって、配送を依頼された電子メールの送信先アドレスを取得する送信先アドレス取得手段と、送信先アドレスとキーワードとが対応付けられて登録されている記憶手段から前記送信先アドレス取得手段が取得した送信先アドレスと対応するキーワードを取得するキーワード取得手段と、前記電子メールの本文を検索して、前記キーワードが含まれているか否かを確認するキーワード検索手段と、前記キーワード手段により、前記電子メールの本文に前記キーワードが含まれないことが確認された場合に、前記電子メールの配送を中止させるエラー処理手段とを備えたことを特徴とする。

この発明によれば、送信先アドレスと対応付けてキーワードを記憶手段に登録しておき、メールの配送時に送信先アドレスに対応するキーワードが本文に含まれるか否かを確認し、確認できた場合のみ送信先へメールを配送するように構成したので、メールの内容と異なる送信先へメールを誤って送信することを防止することができる。

また、本発明は、上記の発明において、前記キーワード検索手順は、前記電子メールの添付ファイルに前記キーワードが含まれているか否かをさらに確認し、前記エラー処理手順は、前記キーワード手順により、少なくとも前記電子メールの本文と添付ファイルのいずれか一方に前記キーワードが含まれないことが確認された場合に、前記電子メールの配送を中止させることを特徴とする。

また、本発明は、上記の発明において、前記キーワード検索手順は、前記電子メールの添付ファイルに前記キーワードが含まれているか否かをさらに確認し、前記エラー処理手順は、前記キーワード手順により、前記電子メールの本文に前記キーワードが含まれず、かつ、添付ファイルに前記キーワードが含まれないことが確認された場合に、前記電子メールの配送を中止させることを特徴とする。

この発明によれば、メールの配送時に送信先アドレスに対応するキーワードが添付ファイルに含まれるか否かをさらに確認して誤送信か否かを判定するように構成したので、誤送信か否かの判定をさらに正確におこなうことができる。

また、本発明は、上記の発明において、予め登録された送信先アドレスの一覧を表示手段に表示して送信先アドレスを選択させる送信先アドレス選択手順と、予め登録された電子メールの本文の文例の一覧を表示手段に表示して文例を選択させる文例選択手順と、前記送信先アドレス選択手順で選択された送信先アドレスに対応するキーワードを前記文例選択手順で選択された文例に含めさせるキーワード挿入手順とをさらにコンピュータに実行させることを特徴とする。

この発明によれば、送信先アドレスと文例を選択肢から選択することにより、自動的にメールの本文に送信先アドレスに対応したキーワードが挿入されるように構成したので、確実に誤送信とならないメールを容易に送信することができる。

本発明によれば、送信先アドレスと対応付けてキーワードを記憶手段に登録しておき、メールの配送時に送信先アドレスに対応するキーワードが本文に含まれるか否かを確認し、確認できた場合のみ送信先へメールを配送するように構成したので、メールの内容と異なる送信先へメールを誤って送信することを防止することができるという効果を奏する。

また、本発明によれば、メールの配送時に送信先アドレスに対応するキーワードが添付ファイルに含まれるか否かをさらに確認して誤送信か否かを判定するように構成したので、誤送信か否かの判定をさらに正確におこなうことができるという効果を奏する。

また、本発明によれば、送信先アドレスと文例を選択肢から選択することにより、自動的にメールの本文に送信先アドレスに対応したキーワードが挿入されるように構成したので、確実に誤送信とならないメールを容易に送信することができるという効果を奏する。

以下に添付図面を参照して、本発明に係るメール送受信プログラムおよびメール送受信装置の好適な実施の形態を詳細に説明する。

まず、本実施例に係るメール送受信方式の概要について説明する。図１は、本実施例に係るメール送受信方式の概要を説明するための説明図である。

同図に示すように、本実施例に係るメール送受信装置１００は、送信先アドレスと対応付けてキーワードを保持する。このキーワードは、その送信先アドレスにメールが送信されるときに、メールの本文ないし添付ファイルに含まれているべき言葉であり、たとえば、送信先の名前や社名である。

そして、メール送受信装置１００は、メールの配送要求を受けると、メールの送信先アドレスに対応するキーワードを取得し、そのキーワードがメールの本文もしくは添付ファイルに含まれているかどうかを検査する。ここで、キーワードが含まれていた場合は、そのままそのメールを配送し、含まれていない場合は、メールを送信者へ返送する。

図１の例に従って具体的に説明する。メール送受信装置１００は、「ｙａｍａｄａ＠ａａ．ｃｏ．ｊｐ」という送信先アドレスに対応して「ＡＡ株式会社」というキーワードを保持し、「ｙｏｓｈｉｄａ＠ｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」という送信先アドレスに対応して「ＢＣ工業」というキーワードを保持しているものとする。

ある送信者が「ＡＡ株式会社 山田様」という宛名書きで本文が始まるメールを「ｙａｍａｄａ＠ａａ．ｃｏ．ｊｐ」宛に送信すると、メール送受信装置１００は、送信先アドレスに対応するキーワードである「ＡＡ株式会社」がメールの本文もしくは添付ファイルに含まれているかどうかを検査する。この場合、キーワードがメールの本文に含まれるため、メール送受信装置１００は、メールを送信先へ配送する。

また、別の送信者が「ＡＡ株式会社 山田様」という宛名書きで本文が始まるメールを誤って「ｙｏｓｈｉｄａ＠ｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」宛に送信すると、メール送受信装置１００は、送信先アドレスに対応するキーワードである「ＢＣ工業」がメールの本文もしくは添付ファイルに含まれているかどうかを検査する。この場合、キーワードがメールの本文に含まれないため、メール送受信装置１００は、メールを送信者へ返送する。

このように、本実施例に係るメール送受信方式では、メール送受信装置１００が送信先アドレスと対応付けてキーワードを保持し、メールの配送時に送信先アドレスに対応するキーワードが本文もしくは添付ファイルに含まれるか否かを確認し、確認できた場合のみ送信先へメールを配送するように構成したので、メールの誤送信を防止することができる。

ここで、メール送受信装置１００の基本機能について説明しておく。図２は、本実施例に係るメール送受信装置１００の基本機能を説明するための説明図である。同図に示すように、メール送受信装置１００は、ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）機能と、ＰＯＰ（Post Office Protocol）／ＩＭＡＰ（Internet Message Access Protocol）機能と、ＷＥＢメール機能という３つの基本機能を有する。

ＳＭＴＰ機能は、メールの配送をおこなう機能である。具体的には、配送を依頼されたメールのヘッダ情報から配送先を決定し、決定した配送先へメールを配送する処理をおこなう。メールの配送の依頼元は、端末装置２０１〜２０２のようなメールの送信者が利用する端末装置、もしくは、メール送受信装置１０１〜１０３のような他のメール送受信装置である。また、メールの配送先は、メール送受信装置１０１〜１０３のような他のメール送受信装置、または、メール送受信装置１００内のメールスプールである。

ＰＯＰ／ＩＭＡＰ機能は、メール送受信装置１００内のメールスプールに格納されているメールを受信者の求めに応じて受信もしくは閲覧させる機能である。受信もしくは閲覧に際しては、ユーザ名とパスワードを送信させ、予め登録されている認証情報と一致した場合のみ、当該ユーザのメールの受信もしくは閲覧をおこなわせる。

ＷＥＢメール機能は、ＷＥＢブラウザ上でメールの送受信を可能にする機能である。この機能は、ＨＴＴＰ（Hypertext Transfer Protocol）に基づいてユーザの要求を受け付け、必要に応じてＳＭＴＰ機能やＰＯＰ／ＩＭＡＰ機能を内部的に呼び出してメールの送受信を実現する。

ユーザがメール送受信装置１００の機能を利用する形態は、大別して２種類ある。一つは、端末装置２０１のように端末装置内に導入されたメール端末プログラム２１０をユーザが操作する形態である。この形態の場合、メール送受信装置１００のＳＭＴＰ機能を利用してメールの送信をおこない、ＰＯＰ／ＩＭＡＰ機能を利用してメールの受信もしくは閲覧をおこなうことになる。

もう一つの形態は、端末装置２０２のように端末装置内に導入されたＷＥＢブラウザ２２０をユーザが操作する形態である。この形態の場合、メール送受信装置１００のＷＥＢメール機能を利用してメールの送信と閲覧をおこなう。この形態は、使い勝手の面で前者の形態に及ばないが、複数の端末装置からメールの送信と閲覧をおこなうことができる長所がある。

次に、本実施例に係るメール送受信装置１００の構成について説明する。図３は、本実施例に係るメール送受信装置１００の構成を示す機能ブロック図である。同時に示すように、メール送受信装置１００は、ネットワークインターフェース部１１０と、制御部１２０と、記憶部１３０とを有する。ネットワークインターフェース部１１０は、ネットワークを通じて各種の情報をやり取りするためのインターフェース部である。

制御部１２０は、メール送受信装置１００を全体制御する制御部であり、メール配送部１２１と、メール受信応対部１２２と、ＨＴＴＰ制御部１２３と、メール管理部１２４とを有する。

メール配送部１２１は、メールの配送をおこなう処理部であり、図２のＳＭＴＰ機能を実現する。メール受信応対部１２２は、記憶部１３０のメール記憶部１３３に記憶されているメールの受信もしくは閲覧をおこなわせる処理部であり、図２のＰＯＰ／ＩＭＡＰ機能を実現する。

ＨＴＴＰ制御部１２３は、ＨＴＴＰによる通信を制御する処理部であり、メール管理部１２４と連携して図２のＷＥＢメール機能を実現する。メール管理部１２４は、メールの送受信や管理に関連した各種の処理をおこなう処理部である。

記憶部１３０は、各種情報を記憶する記憶部であり、認証データ記憶部１３１と、メール属性記憶部１３２と、メール記憶部１３３と、運用情報記憶部１３４とを有する。

認証データ記憶部１３１は、メール受信応対部１２２がユーザを認証するための認証情報を記憶する記憶部である。メール属性記憶部１３２は、メールの各種属性情報を記憶する記憶部である。メール記憶部１３３は、配送途中のメールと当該のメール送受信装置宛に送信されたメールとを記憶する記憶部であり、メールスプールに相当する。運用情報記憶部１３４は、メールの管理に必要な各種情報を記憶する記憶部である。

図４は、図３に示した認証データ記憶部１３１の構成を示す機能ブロック図である。同図に示すように認証データ記憶部１３１は、ユーザマスタ１３１ａを記憶する。

ユーザマスタ１３１ａは、メール送受信装置１００にユーザ登録されたユーザに関する情報を保持する。図５に示すように、ユーザマスタ１３１ａは、ユーザＩＤ、パスワード、ユーザ名、ユーザアドレスといった項目を有し、ユーザごとにデータが１件ずつ作成される。

ユーザＩＤは、ユーザを識別するためのＩＤであり、パスワードは、ユーザＩＤとの組合せでユーザを認証するためのパスワードである。ユーザ名は、ユーザの名前であり、ユーザアドレスは、ユーザに割り当てられたアドレスである。

図６は、図３に示した運用情報記憶部１３４の構成を示す機能ブロック図である。同図に示すように運用情報記憶部１３４は、送信先組織マスタ１３４ａと、送信先アドレスマスタ１３４ｂと、文例マスタ１３４ｃとを記憶する。

送信先組織マスタ１３４ａは、メールの送信先の組織に関する情報を保持する。図７に示すように、送信先組織マスタ１３４ａは、送信先組織ＩＤ、送信先組織名、キーワード１、キーワード２、キーワード３といった項目を有し、送信先の組織ごとにデータが１件ずつ作成される。

送信先組織ＩＤは、送信先の組織を識別するためのＩＤであり、送信先組織名は、送信先の組織の名称である。キーワード１〜３は、その組織のメンバーにメールを送信する場合にメールの本文もしくは添付ファイル中に存在することが想定される単語であり、たとえば、その組織の名称が設定される。なお、キーワードの項目数は、３つである必要はなく、必要に応じて項目数を変更してよい。また、全てのキーワードの項目にキーワードを格納する必要はなく、項目を空欄としてもよい。

送信先アドレスマスタ１３４ｂは、送信先のアドレスに関する情報を保持する。図８に示すように、送信先アドレスマスタ１３４ｂは、送信先組織ＩＤ、送信先名、送信先アドレスといった項目を有し、送信先のアドレスごとにデータが１件ずつ作成される。

送信先組織ＩＤは、送信先アドレスの所有者が属する組織を識別するためのＩＤであり、送信先組織マスタ１３４ａの送信先組織ＩＤと対応する。送信先名は、送信先アドレスの所有者の名前であり、送信先アドレスは、送信先のアドレスである。

文例マスタ１３４ｃは、ＷＥＢメール機能をもちいてメールを送信する場合のテンプレートを保持する。図９に示すように、文例マスタ１３４ｃは、文例名、件名、文例といった項目を有し、テンプレートごとにデータが１件ずつ作成される。

文例ＩＤは、テンプレートを識別するためのＩＤである。件名は、そのテンプレートを利用してメールを送信する場合に自動設定されるメールの件名である。文例は、そのテンプレートを利用してメールを送信する場合に自動設定されるメールの本文である。

文例に設定される文字列には所定の書式の変数を含めることができ、これらの変数はメールの送信時に具体的な値に置換される。具体的には、「＆送信先組織名＆」という変数は、送信先アドレスの所有者が属する組織の名称が送信先組織マスタ１３４ａから取得されてこれに置換される。「＆送信先名＆」という変数は、送信先アドレスの所有者の名前が送信先アドレスマスタ１３４ｂから取得されてこれに置換される。「＆ユーザ名＆」という変数は、送信者の名前がユーザマスタ１３１ａから取得されてこれに置換される。また、「＆ユーザアドレス＆」という変数は、送信者のアドレスがユーザマスタ１３１ａから取得されてこれに置換される。

図１０は、図３に示したメール配送部１２１の構成を示す機能ブロック図である。同図に示すように、メール配送部１２１は、送信先アドレス取得部１２１ａと、キーワード取得部１２１ｂと、キーワード検索部１２１ｃと、エラー処理部１２１ｄとを有する。

送信先アドレス取得部１２１ａは、配送を依頼されたメールから送信先アドレスを取得する処理部である。具体的には、メールのＴＯヘッダ、ＣＣヘッダおよびＢＣＣヘッダに設定されているアドレスを取得する。

キーワード取得部１２１ｂは、送信先アドレス取得部１２１ａが取得した送信先アドレスに対応するキーワードを取得する処理部である。具体的には、送信先アドレスマスタ１３４ｂを検索して当該の送信先アドレスが送信先アドレスとして設定されているデータを検索する。そして、該当するデータが存在すれば、そのデータの送信先組織ＩＤに対応するキーワード１〜３の値を送信先組織マスタ１３４ａから取得し、これらを送信先アドレスに対応するキーワードとする。

キーワード検索部１２１ｃは、メールの本文および添付ファイルを検索して、キーワード取得部１２１ｂが取得したキーワードが含まれているか否かを判定する処理部である。なお、添付ファイルには様々な形式の文書が想定されるが、それらの文書内のキーワードを検索するための技術は本発明では特定せず、いかなる技術をもちいてもよいものとする。

エラー処理部１２１ｄは、メールの配送に係る各種のエラー処理を実行する処理部である。たとえば、キーワード検索部１２１ｃがメールの本文および添付ファイル中にキーワードを見つけることができなかった場合、誤送信であると判定してメールの配送を中止させ、メールを送信元へ返送させる。

なお、キーワードが見つからないパターンは、下記の３通りあり、それぞれのパターンについて誤送信と判定するか否かを設定することができる。
（１）メールの本文と添付ファイルのいずれにもキーワードが含まれてない（メールの本文にキーワードが含まれず、添付ファイルが存在しない場合を含む）。
（２）メールの本文にはキーワードが含まれているが、添付ファイルにはキーワードが含まれてない。
（３）添付ファイルにはキーワードが含まれているが、メールの本文にはキーワードが含まれてない。

特に、（２）のパターンは、カタログ等の既製の文書を添付ファイルとして送信する組織等においては、誤送信と判定しないように設定する必要がある。

図１１は、図３に示したメール管理部１２４の構成を示す機能ブロック図である。同図に示すように、メール管理部１２４は、メール送信画面表示部１２４ａと、送信先選択画面表示部１２４ｂと、文例選択画面表示部１２４ｃと、文例マージ処理部１２４ｄとを有する。

メール送信画面表示部１２４ａ、送信先選択画面表示部１２４ｂ、文例選択画面表示部１２４ｃおよび文例マージ処理部１２４ｄは、ＷＥＢメール機能によって送信させるメールにおいて誤送信が生じることを確実に防止する。

メール送信画面表示部１２４ａは、ＷＥＢメール機能によってメールを送信するためのメール送信画面を表示する処理部である。送信先選択画面表示部１２４ｂは、メール送信画面において送信先を選択するための送信先選択画面を表示する処理部である。文例選択画面表示部１２４ｃは、メール送信画面において本文のテンプレートを選択するための文例選択画面を表示する処理部である。文例マージ処理部１２４ｄは、文例選択画面で選択されたテンプレートに含まれる変数を具体的な値に置換する処理部である。

図１２−１〜１２−４は、メール送信画面の一例を示すサンプル図である。図１２−１は、ユーザがユーザ認証後にメール送信画面を表示させた状態を示している。同図に示すように、送信者の欄にはユーザ認証されたユーザの名称が自動的に設定される。

図１２−２は、メール送信画面において送信先選択ボタンを押下して送信先選択画面を表示させ、送信先を選択した後の状態を示している。送信先選択画面は、送信先アドレスマスタ１３４ｂの情報を一覧表示し、その一つを選択可能とした画面である。送信先選択画面にて送信先を選択することにより、メール送信画面の送信先の欄には送信先の名称が自動的に設定される。

図１２−３は、メール送信画面において文例選択ボタンを押下して文例選択画面を表示させ、テンプレートを選択した後の状態を示している。文例選択画面は、文例マスタ１３４ｃの情報を一覧表示し、その一つを選択可能とした画面である。文例選択画面にてテンプレートを選択することにより、メール送信画面の文例の欄には文例名が自動的に設定され、さらに、文例マージ処理部１２４ｄによって変数が置換された文例が本文として表示される。

図１２−３の例では、変数の置換によって、メールの本文中に送信先に対応したキーワードである「ＡＡ株式会社」が埋め込まれていることがわかる。このように、テンプレートに送信先に対応したキーワードに置換される変数を埋め込んでおくことにより、送信先とテンプレートを選択するだけでキーワードがメールの本文に埋め込まれることとなり、メール配送部における検査において誤送信と判定されることがなくなる。

図１２−４は、メール送信画面において添付ファイル選択ボタンを押下して添付ファイル選択画面を表示させ、添付ファイルを選択した後の状態を示している。添付ファイル選択画面は、特定のファイルを選択するためにもちいられる一般的な画面である。添付ファイル選択画面にて添付ファイルを選択することにより、メール送信画面の添付ファイルの欄には添付ファイルのパス名が自動的に設定される。

上記の例で示した通り、メール送信画面は、メールの送信に必要な項目の設定を選択によってのみおこなうように構成されているため、送信先アドレス等の誤入力による誤送信が発生する可能性がない。また、前述のようにテンプレート中に適切な変数を埋め込んでおくことにより、メール配送部における誤送信の検査に適応したメールを送信することができる。

次に、図３に示したメール送受信装置１００の処理手順について説明する。図１３は、図３に示したメール送受信装置１００の処理手順を示すフローチャートである。同図は、メール送受信装置１００がメールの配送依頼を受けた場合の処理手順を示している。

なお、この処理手順は、メールの本文と添付ファイルのいずれか一方にキーワードが含まれていれば誤送信としない設定となっていることを前提としている。

メール配送部１２１がメールの配送依頼を受け付けると（ステップＳ１０１）、送信先アドレス取得部１２１ａは、そのメールから送信先アドレスを取得する（ステップＳ１０２）。

ここで、送信先アドレス取得部１２１ａが全ての送信先アドレスを取得済であれば（ステップＳ１０３否定）、メールの配送処理を実行し（ステップＳ１１２）、その旨を送信元へ応答して処理を終了する（ステップＳ１１３）。

送信先アドレス取得部１２１ａが未処理の送信先アドレスを取得したならば（ステップＳ１０３肯定）、キーワード取得部１２１ｂは、送信先アドレスマスタ１３４ｂを検索して送信先アドレスに対応する送信先組織ＩＤを取得する（ステップＳ１０４）。送信先アドレスに対応する送信先組織ＩＤが存在しない場合は（ステップＳ１０５否定）、ステップＳ１０２に復帰して次の送信先アドレスの検査をおこなう。

送信先アドレスに対応する送信先組織ＩＤが存在した場合は（ステップＳ１０５肯定）、送信先組織マスタ１３４ａを参照して送信先組織ＩＤに対応するキーワードを取得する（ステップＳ１０６）。

そして、キーワード検索部１２１ｃがメールの本文を検索し、キーワードが含まれているか否かを確認する（ステップＳ１０７）。ここで、メールの本文にキーワードが含まれていた場合は（ステップＳ１０８肯定）、ステップＳ１０２に復帰して次の送信先アドレスの検査をおこなう。

メールの本文にキーワードが含まれていない場合は（ステップＳ１０８否定）、添付ファイルを検索してキーワードが含まれているか否かを確認する（ステップＳ１０９）。ここで、添付ファイルにキーワードが含まれていた場合は（ステップＳ１１０肯定）、ステップＳ１０２に復帰して次の送信先アドレスの検査をおこなう。

添付ファイルにもキーワードが含まれていない場合は（ステップＳ１１０否定）、エラーメッセージとともにメールを送信元へ返送して処理を終了する（ステップＳ１１１）。

上記実施例で説明したメール送受信装置１００の各種の処理は、あらかじめ用意されたメール送受信プログラムをコンピュータで実行することによって実現することができる。そこで、以下では、図１４をもちいて、メール送受信プログラムを実行するコンピュータの一例を説明する。

図１４は、メール送受信プログラムを実行するコンピュータを示す機能ブロック図である。このコンピュータ１０００は、ユーザからのデータの入力を受け付ける入力装置１０１０、モニタ１０２０、各種プログラムを記録した記録媒体からプログラムを読み取る媒体読取り装置１０３０、各種情報を一時記憶するＲＡＭ（Random Access Memory）１０４０、ネットワークを介して他のコンピュータとの間でデータの授受をおこなうネットワークインターフェース装置１０５０、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１０６０およびＣＰＵ（Central Processing Unit）１０７０をバス１０８０で接続して構成される。

そして、ＨＤＤ１０６０には、メール送受信装置１００の機能と同様の機能を発揮するプログラムであるメール送受信プログラム１０６０ｃが記憶されている。ＨＤＤ１０６０には、図３の認証データ記憶部１３１、メール属性記憶部１３２および運用情報記憶部１３４に対応するメール送受信用ＤＢ１０６０ａも記憶される。また、メール記憶部１３３に対応するメールスプール１０６０ｂも設けられる。

なお、メール送受信用ＤＢ１０６０ａについては、適宜統合または分散して配置することとしてもよい。

そして、ＣＰＵ１０７０が、メール送受信プログラム１０６０ｃをＨＤＤ１０６０から読み出して実行することにより、同プログラムは、メール送受信プロセス１０７０ａとして機能するようになる。このメール送受信プロセス１０７０ａは、図３に示した制御部１２０に対応する。

また、ＣＰＵ１０７０は、ＨＤＤ１０６０のメール送受信用ＤＢ１０６０ａから適宜必要な情報を読み出してＲＡＭ１０４０にメール送受信用データ１０４０ａとして格納し、このＲＡＭ１０４０に格納されたメール送受信用データ１０４０ａに基づいて各種データ処理を実行する。

なお、上記のメール送受信プログラム１０６０ｃについては、必ずしもＨＤＤ１０６０に格納されている必要はなく、ＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に記憶されたメール送受信プログラム１０６０ｃを、コンピュータ１０００が読み出して実行するようにしてもよい。また、公衆回線、インターネット、ＬＡＮ、ＷＡＮ等を介してコンピュータ１０００に接続される他のコンピュータ（またはサーバ）などにメール送受信プログラム１０６０ｃを記憶させておき、コンピュータ１０００がこれらからプログラムを読み出して実行するようにしてもよい。

上述してきたように、本実施例では、送信先アドレスと対応付けてキーワードを記憶手段に登録しておき、メールの配送時に送信先アドレスに対応するキーワードが本文に含まれるか否かを確認し、確認できた場合のみ送信先へメールを配送するように構成したので、メールの内容と異なる送信先へメールを誤って送信することを防止することができる。

なお、上記の実施例では、メール送受信装置１００がＳＭＴＰ等のインターネットにおいて標準的なプロトコルに従ってメールの送受信をおこなうことを前提として説明をおこなったが、本発明にかかるメールの送受信方式は、その他のプロトコルに従ってメールの送受信をおこなう場合にも有効である。

また、上記の実施例では、送信先組織マスタ１３４ａにキーワードを保持するように構成したが、送信先アドレスマスタ１３４ｂにキーワードを保持するように構成してもよい。この場合、送信先アドレス単位でキーワードを登録することが必要になるため、登録とメンテナンスの工数が増大するが、送信先アドレスごとの実情に即した柔軟な設定が可能となる。

（付記１）電子メールの配送をおこなうメール送受信プログラムであって、
配送を依頼された電子メールの送信先アドレスを取得する送信先アドレス取得手順と、
送信先アドレスとキーワードとが対応付けられて登録されている記憶手段から前記送信先アドレス取得手順が取得した送信先アドレスと対応するキーワードを取得するキーワード取得手順と、
前記電子メールの本文を検索して、前記キーワードが含まれているか否かを確認するキーワード検索手順と、
前記キーワード手順により、前記電子メールの本文に前記キーワードが含まれないことが確認された場合に、前記電子メールの配送を中止させるエラー処理手順と
をコンピュータに実行させることを特徴とするメール送受信プログラム。

（付記２）前記キーワード検索手順は、前記電子メールの添付ファイルに前記キーワードが含まれているか否かをさらに確認し、
前記エラー処理手順は、前記キーワード手順により、少なくとも前記電子メールの本文と添付ファイルのいずれか一方に前記キーワードが含まれないことが確認された場合に、前記電子メールの配送を中止させることを特徴とする付記１に記載のメール送受信プログラム。

（付記３）前記キーワード検索手順は、前記電子メールの添付ファイルに前記キーワードが含まれているか否かをさらに確認し、
前記エラー処理手順は、前記キーワード手順により、前記電子メールの本文に前記キーワードが含まれず、かつ、添付ファイルに前記キーワードが含まれないことが確認された場合に、前記電子メールの配送を中止させることを特徴とする付記１に記載のメール送受信プログラム。

（付記４）予め登録された送信先アドレスの一覧を表示手段に表示して送信先アドレスを選択させる送信先アドレス選択手順と、
予め登録された電子メールの本文の文例の一覧を表示手段に表示して文例を選択させる文例選択手順と、
前記送信先アドレス選択手順で選択された送信先アドレスに対応するキーワードを前記文例選択手順で選択された文例に含めさせるキーワード挿入手順と
をさらにコンピュータに実行させることを特徴とする付記１〜３のいずれか一つに記載のメール送受信プログラム。

（付記５）電子メールの配送をおこなうメール送受信装置であって、
配送を依頼された電子メールの送信先アドレスを取得する送信先アドレス取得手段と、
送信先アドレスとキーワードとが対応付けられて登録されている記憶手段から前記送信先アドレス取得手段が取得した送信先アドレスと対応するキーワードを取得するキーワード取得手段と、
前記電子メールの本文を検索して、前記キーワードが含まれているか否かを確認するキーワード検索手段と、
前記キーワード手段により、前記電子メールの本文に前記キーワードが含まれないことが確認された場合に、前記電子メールの配送を中止させるエラー処理手段と
を備えたことを特徴とするメール送受信装置。

（付記６）前記キーワード検索手段は、前記電子メールの添付ファイルに前記キーワードが含まれているか否かをさらに確認し、
前記エラー処理手段は、前記キーワード手段により、少なくとも前記電子メールの本文と添付ファイルのいずれか一方に前記キーワードが含まれないことが確認された場合に、前記電子メールの配送を中止させることを特徴とする付記５に記載のメール送受信装置。

（付記７）前記キーワード検索手段は、前記電子メールの添付ファイルに前記キーワードが含まれているか否かをさらに確認し、
前記エラー処理手段は、前記キーワード手段により、前記電子メールの本文に前記キーワードが含まれず、かつ、添付ファイルに前記キーワードが含まれないことが確認された場合に、前記電子メールの配送を中止させることを特徴とする付記５に記載のメール送受信装置。

（付記８）予め登録された送信先アドレスの一覧を表示手段に表示して送信先アドレスを選択させる送信先アドレス選択手段と、
予め登録された電子メールの本文の文例の一覧を表示手段に表示して文例を選択させる文例選択手段と、
前記送信先アドレス選択手段で選択された送信先アドレスに対応するキーワードを前記文例選択手段で選択された文例に含めさせるキーワード挿入手段と
をさらに備えたことを特徴とする付記５〜７のいずれか一つに記載のメール送受信装置。

（付記９）電子メールの配送をおこなうメール送受信方法であって、
配送を依頼された電子メールの送信先アドレスを取得する送信先アドレス取得工程と、
送信先アドレスとキーワードとが対応付けられて登録されている記憶手段から前記送信先アドレス取得工程が取得した送信先アドレスと対応するキーワードを取得するキーワード取得工程と、
前記電子メールの本文を検索して、前記キーワードが含まれているか否かを確認するキーワード検索工程と、
前記キーワード工程により、前記電子メールの本文に前記キーワードが含まれないことが確認された場合に、前記電子メールの配送を中止させるエラー処理工程と
を含んだことを特徴とするメール送受信方法。

（付記１０）前記キーワード検索工程は、前記電子メールの添付ファイルに前記キーワードが含まれているか否かをさらに確認し、
前記エラー処理工程は、前記キーワード工程により、少なくとも前記電子メールの本文と添付ファイルのいずれか一方に前記キーワードが含まれないことが確認された場合に、前記電子メールの配送を中止させることを特徴とする付記９に記載のメール送受信方法。

（付記１１）前記キーワード検索工程は、前記電子メールの添付ファイルに前記キーワードが含まれているか否かをさらに確認し、
前記エラー処理工程は、前記キーワード工程により、前記電子メールの本文に前記キーワードが含まれず、かつ、添付ファイルに前記キーワードが含まれないことが確認された場合に、前記電子メールの配送を中止させることを特徴とする付記９に記載のメール送受信方法。

（付記１２）予め登録された送信先アドレスの一覧を表示手段に表示して送信先アドレスを選択させる送信先アドレス選択工程と、
予め登録された電子メールの本文の文例の一覧を表示手段に表示して文例を選択させる文例選択工程と、
前記送信先アドレス選択工程で選択された送信先アドレスに対応するキーワードを前記文例選択工程で選択された文例に含めさせるキーワード挿入工程と
をさらに含んだことを特徴とする付記９〜１１のいずれか一つに記載のメール送受信方法。

以上のように、本発明に係るメール送受信プログラムおよびメール送受信装置は、メールの配送に有用であり、特に、送信先の指定の間違いによる電子メールの誤送信の防止が必要な場合に適している。

本実施例に係るメール送受信方式の概要を説明するための説明図である。 本実施例に係るメール送受信装置の基本機能を説明するための説明図である。 本実施例に係るメール送受信装置の構成を示す機能ブロック図である。 図３に示した認証データ記憶部の構成を示す機能ブロック図である。 ユーザマスタのデータ構成の一例を示すデータ構成図である。 図３に示した運用情報記憶部の構成を示す機能ブロック図である。 送信先組織マスタのデータ構成の一例を示すデータ構成図である。 送信先アドレスマスタのデータ構成の一例を示すデータ構成図である。 文例マスタのデータ構成の一例を示すデータ構成図である。 図３に示したメール配送部の構成を示す機能ブロック図である。 図３に示したメール管理部の構成を示す機能ブロック図である。 メール送信画面の一例を示すサンプル図である。 メール送信画面の一例を示すサンプル図である。 メール送信画面の一例を示すサンプル図である。 メール送信画面の一例を示すサンプル図である。 図３に示したメール送受信装置の処理手順を示すフローチャートである。 メール送受信プログラムを実行するコンピュータを示す機能ブロック図である。

符号の説明

１００〜１０３ メール送受信装置
１１０ ネットワークインターフェース部
１２０ 制御部
１２１ メール配送部
１２１ａ 送信先アドレス取得部
１２１ｂ キーワード取得部
１２１ｃ キーワード検索部
１２１ｄ エラー処理部
１２２ メール受信応対部
１２３ ＨＴＴＰ制御部
１２４ メール管理部
１２４ａ メール送信画面表示部
１２４ｂ 送信先選択画面表示部
１２４ｃ 文例選択画面表示部
１２４ｄ 文例マージ処理部
１３０ 記憶部
１３１ 認証データ記憶部
１３１ａ ユーザマスタ
１３２ メール属性記憶部
１３３ メール記憶部
１３４ 運用情報記憶部
１３４ａ 送信先組織マスタ
１３４ｂ 送信先アドレスマスタ
１３４ｃ 文例マスタ
２０１〜２０２ 端末装置
２１０ メール端末プログラム
２２０ ＷＥＢブラウザ
１０００ コンピュータ
１０１０ 入力装置
１０２０ モニタ
１０３０ 媒体読取り装置
１０４０ ＲＡＭ
１０４０ａ メール送受信用データ
１０５０ ネットワークインターフェース装置
１０６０ ＨＤＤ
１０６０ａ メール送受信用ＤＢ
１０６０ｂ メールスプール
１０６０ｃ メール送受信プログラム
１０７０ ＣＰＵ
１０７０ａ メール送受信プロセス
１０８０ バス

Claims (5)

1. 電子メールの配送をおこなうメール送受信プログラムであって、
   配送を依頼された電子メールの送信先アドレスを取得する送信先アドレス取得手順と、
   送信先アドレスとキーワードとが対応付けられて登録されている記憶手段から前記送信先アドレス取得手順が取得した送信先アドレスと対応するキーワードを取得するキーワード取得手順と、
   前記電子メールの本文を検索して、前記キーワードが含まれているか否かを確認するキーワード検索手順と、
   前記キーワード手順により、前記電子メールの本文に前記キーワードが含まれないことが確認された場合に、前記電子メールの配送を中止させるエラー処理手順と
   をコンピュータに実行させることを特徴とするメール送受信プログラム。
2. 前記キーワード検索手順は、前記電子メールの添付ファイルに前記キーワードが含まれているか否かをさらに確認し、
   前記エラー処理手順は、前記キーワード手順により、少なくとも前記電子メールの本文と添付ファイルのいずれか一方に前記キーワードが含まれないことが確認された場合に、前記電子メールの配送を中止させることを特徴とする請求項１に記載のメール送受信プログラム。
3. 前記キーワード検索手順は、前記電子メールの添付ファイルに前記キーワードが含まれているか否かをさらに確認し、
   前記エラー処理手順は、前記キーワード手順により、前記電子メールの本文に前記キーワードが含まれず、かつ、添付ファイルに前記キーワードが含まれないことが確認された場合に、前記電子メールの配送を中止させることを特徴とする請求項１に記載のメール送受信プログラム。
4. 予め登録された送信先アドレスの一覧を表示手段に表示して送信先アドレスを選択させる送信先アドレス選択手順と、
   予め登録された電子メールの本文の文例の一覧を表示手段に表示して文例を選択させる文例選択手順と、
   前記送信先アドレス選択手順で選択された送信先アドレスに対応するキーワードを前記文例選択手順で選択された文例に含めさせるキーワード挿入手順と
   をさらにコンピュータに実行させることを特徴とする請求項１〜３のいずれか一つに記載のメール送受信プログラム。
5. 電子メールの配送をおこなうメール送受信装置であって、
   配送を依頼された電子メールの送信先アドレスを取得する送信先アドレス取得手段と、
   送信先アドレスとキーワードとが対応付けられて登録されている記憶手段から前記送信先アドレス取得手段が取得した送信先アドレスと対応するキーワードを取得するキーワード取得手段と、
   前記電子メールの本文を検索して、前記キーワードが含まれているか否かを確認するキーワード検索手段と、
   前記キーワード手段により、前記電子メールの本文に前記キーワードが含まれないことが確認された場合に、前記電子メールの配送を中止させるエラー処理手段と
   を備えたことを特徴とするメール送受信装置。

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