JP2011502308A - 電子メール通信の送信前評価 - Google Patents

Abstract

電子メールメッセージの内容に関連付けられた属性を識別し、ユーザに注意を喚起するためのシステムが、ユーザが少なくとも１人の受信者およびメッセージ内容を含む電子メールメッセージを作成することができるようにプログラムされたクライアントデバイスと、電子メールメッセージの属性を検査し、電子メールメッセージを送信するようにプログラムされたサーバと、サーバと通信する１つまたは複数の情報ストアであって、電子メールメッセージについての情報を含む、情報ストアとを含む。サーバは、メッセージがユーザによって作成されつつあるとき、電子メールメッセージについての情報を得るために情報ストアに照会するようにプログラムされており、サーバは、電子メールメッセージに関してメール内報をクライアントに送信する。クライアントは、メール内報をユーザに送るようにプログラムされており、メール内報は、電子メールメッセージのヘッダセクション内に一体化されるようにクライアントによってフォーマットおよび位置決めされる。

Description

本発明は、電子メール通信の送信前評価に関し、電子メールメッセージの送信前に該メッセージに関連付けられた属性についてユーザに注意を喚起するシステムおよび方法に関する。

電子メールシステムの非同期性により、電子メールメッセージが所期の受信者にうまく送達されない可能性がある。電子メールメッセージの送達の失敗は、多数の理由で発生する可能性がある。たとえば、電子メールメッセージが受信者のメールボックスにとって大きすぎることも、受信者のメールボックスが満杯であることもある。さらに、電子メールメッセージを作成する（compose）とき、恥ずかしい、またコストのかかる誤りを犯すおそれがある。たとえば、私的な電子メールを誤って多数の読者に送信することも、秘密の資料を誤って外部の受信者らに送信することもあり得る。

これらの問題は、電子メールシステムに関する、また電子メールメッセージの受信者に関する情報が、そのメッセージが作成されている間、送信者にとって使用可能でないために発生する。メッセージを送信した後に、ようやく問題が発見される。

本開示は、電子メールメッセージを作成している間にそのメッセージの内容を妥当性検査し、電子メールメッセージが送信される前にそのメッセージに関連付けられた属性についてユーザに注意を喚起するためのシステムおよび方法に関する。

具体的には、電子メールメッセージの内容に関連付けられた属性を識別し、ユーザに注意を喚起するためのシステムが、ユーザが少なくとも１人の受信者およびメッセージ内容を含む電子メールメッセージを作成することができるようにプログラムされたクライアントデバイスと、電子メールメッセージの属性を検査し、電子メールメッセージを送信するようにプログラムされたサーバと、サーバと通信する１つまたは複数の情報ストアであって、電子メールメッセージについての情報を含む、情報ストアとを含む。サーバは、メッセージがユーザによって作成されつつあるとき、電子メールメッセージについての情報を得るために情報ストアに照会するようにプログラムされており、サーバは、電子メールメッセージに関してメール内報をクライアントに送信する。クライアントは、メール内報をユーザに送るようにプログラムされており、メール内報は、電子メールメッセージのヘッダセクション内に一体化されるようにクライアントによってフォーマットおよび位置決めされる。

例示的な実施形態では、電子メールメッセージを作成している間に、サーバは、ある種の作成イベント（compose event）が発生したとき通知を受信する。この通知がユーザに対して提示される。この通知は、メッセージに関連付けられた属性に対してユーザに注意を喚起するメール内報（mail tip）の形態をとることができる。

この概要は、以下、詳細な説明でさらに述べられる概念の集まりを、簡潔な形態で紹介するために提供されている。この概要は、特許請求されている主題の重要な特徴または不可欠な特徴を識別することが意図されているものでも、特許請求されている主題の範囲を限定するために使用されることが意図されているものでもない。

本明細書の一部に組み込まれる、また本明細書の一部を形成する添付の図面は、本開示のいくつかの態様を、本開示の原理について述べるように働く説明と共に例示する。

例示的な電子メール通信システムの図である。 メールボックス満杯イベントに関する例示的なバナーの図である。 不在である受信者に関する例示的なバナーの図である。 例示的なクライアントインターフェースの図である。 電子メールサーバの例示的なモジュールの図である。 例示的なクライアントインターフェースと電子メールサーバの例示的なモジュールとの間の例示的な通信の図である。 電子メールシステム内の例示的な情報源の図である。 電子メールメッセージを作成している間にサーバが電子メールメッセージの内容を妥当性検査するための例示的な流れ図である。 電子メールメッセージを作成している間に電子メールメッセージの内容の妥当性検査結果を受信するクライアントに関する例示的な流れ図である。

本願は、電子メールメッセージがその所期の受信者に送信される前に、そのメッセージを作成している間にそのメッセージの内容を妥当性検査するためのシステムおよび方法を対象とする。

図１は、電子メールメッセージの内容を妥当性検査するための例示的なシステム１００を示す。このシステムは、１つまたは複数のクライアントデバイス１１０と、中央アクセス（central-access）電子メールサーバ１２０と、情報源１３０とを含む。

クライアントデバイス１１０は、パーソナルコンピュータなどデスクトップデバイス、または携帯情報端末など移動デバイスとすることができる。例示的な実施携帯では、クライアントデバイス１１０は、デスクトップコンピュータ、ラップトップコンピュータ、携帯情報端末、またはセルラデバイスなど、コンピュータシステムである。クライアント１１０は、入力／出力デバイス、中央処理装置（ＣＰＵ）、データ記憶装置、およびネットワークデバイスを含むことができる。典型的な入力／出力デバイスは、キーボード、マウス、ディスプレイ、マイクロフォン、スピーカ、ディスクデバイス、ＣＤ−ＲＯＭデバイス、およびフラッシュデバイスを含む。データ記憶装置などコンピュータ可読媒体は、データ保持を可能にする。例として、コンピュータ可読媒体は、コンピュータ記憶媒体および通信媒体を含むことができる。コンピュータ記憶媒体は、コンピュータ可読命令、データ構造、プログラムモジュール、または他のデータなど、情報を記憶するための任意の方法または技術で実施される揮発性と不揮発性、取外し式と非取外し式の媒体を含む。通信媒体は、一般に、コンピュータ可読命令、データ構造、プログラムモジュール、または他のデータを、搬送波または他の移送機構など変調データ信号に統合し、任意の情報送達媒体を含む。「変調データ信号」という用語は、情報を信号に符号化するようにその特性の１つまたは複数が設定された、または変化した信号を意味する。データ記憶装置に記憶されたその複数の情報の中には、クライアントオペレーティングシステム（ＯＳ）、およびクライアントアプリケーションがある。クライアントＯＳは、クライアントシステムのハードウェアリソースおよびソフトウェアリソースを管理するプログラムである。クライアントアプリケーションは、クライアント１１０のリソースを使用し、ユーザによって指定されたタスクを直接実施する。ネットワークデバイスは、クライアント１１０がデータをサーバ１０２に送信する／サーバ１０２から受信することを可能にする。クライアント１１０のための他の構成も可能である。

中央アクセス電子メールサーバ１２０は、フロントエンドサーバとしても知られ、クライアントデバイス１１０のためのインターフェースを提供する。例示的な実施形態では、中央アクセス電子メールサーバ１２０は、ユーザに、またユーザから送信される電子メールを処理するように構成されたサーバである。一実施形態では、電子メールサーバ１２０は、ワシントン州レドモンドの本件特許出願人によって提供されているＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｈａｎｇｅ Ｓｅｒｖｅｒである。他の構成も可能である。

情報源１３０は、電子メールサーバ１２０に対するバックエンドインターフェースを提供し、１つまたは複数のデータベースを含む。情報源１３０の１つまたは複数がシステム１００内に含まれる。そのような例は、受信者メールボックスストア、およびＭｉｃｒｏｓｏｆｔ ＣｏｒｐｏｒａｔｉｏｎからのＡＣＴＩＶＥ ＤＩＲＥＣＴＯＲＹ（登録商標）ディレクトリサービスなどアドレスサービスを含む。他の構成も可能である。

電子メールメッセージは、クライアントデバイス１１０上で作成される。まず、クライアントデバイス１１０は、サーバ１２０とセッションを確立し、そのサーバと通信する。たとえば、クライアントは、そのロケールまたは使用される言語についての情報をサーバに送信することができる。また、クライアントは、メッセージの送信者に対して存在する可能性がある制限など、情報をサーバから受信する。たとえば、クライアントは、受信者の最大メッセージサイズを受信することができる。

電子メールメッセージを作成している間、メッセージのＴｏ、ＣＣ、およびＢＣＣフィールドに受信者が追加される。受信者は、受信者名を個々に追加することによって、または１つまたは複数の配布リストを含めることによってメッセージに追加される。テキスト、グラフィックス、添付ファイル、および他の内容がメッセージの本文に追加される。

個々に、または配布リストを介して受信者を追加することを、電子メール作成イベントと称する。電子メール作成イベントは、サーバ１２０との通信を発生する。たとえば、個々の受信者または配布リストが電子メールメッセージに追加されたとき、受信者の名前または配布リストがサーバに通信される。サーバ１２０は、下記でさらに述べるように、その受信者または配布リストに基づいて１つまたは複数の検査を実施するようにプログラムされている。たとえば、サーバ１２０は、その受信者が不在通知を作成しているかどうか確認するために検査することも、特定の配布リストに何人のユーザが定義されているか確認するために検査することもできる。

中央アクセス電子メールサーバ１２０は、電子メール作成イベントを受信したとき、情報源１３０にアクセスし、メッセージ内容を妥当性検査する。各受信者に関して情報源１３０から得られる情報は、（１）その受信者が組織の内部の人であるか、それとも外部の人であるか、（２）その受信者が在社であるか、それとも不在であるか（たとえば、受信者が不在インジケータを設定しているか否か）、（３）その受信者のメールボックスが満杯であるかどうか、（４）その受信者が制限付きアクセスを有しているかどうか（下記参照）、（５）受信者の最大数を超えているかどうか、および（６）その受信者に関するカスタムなメール内報（すなわち、「このメールボックスは監視されていません」や「応答には最大４８時間お待ちください」など、その受信者特有の情報を含むメール内報があるかどうか、のうちの１つまたは複数を含むことができる。

受信者の電子メールアドレスもまた検査され、そのアドレスが有効なＳＭＴＰアドレスであることを確認し、送信者の組織の内部の受信者に属するか、それとも外部の受信者に属するか判定する。さらに、電子メールアドレスを検査し、そのアドレスが送信者の組織の範囲内にあるがその組織のディレクトリ内の受信者に属さないものであるかどうか判定することができる。たとえば、これは、送信者が受信者のアドレスの綴りを誤っている場合、またはそのアドレスが組織を辞した受信者に属している場合に発生するであろう。

制限付きアクセスに関しては、個々のメールボックスの、または配布リストなどグループの構成プロパティにより、アクセスについて制限を指定することができる。たとえば、特定の人またはグループを指定し、そこから電子メールメッセージを受信することができる。さらに、電子メールメッセージ内で送信されてもよい、または送信してはならない１組の添付ファイルタイプをサーバ１２０に対して定義することができる。たとえば、（．ｅｘｅ拡張子を有する）実行可能コード、またはソースコードファイルを電子メールメッセージ内で送信することができないように、電子メールシステムを構成することができる。これらのプロパティは、電子メールシステムの管理者が事前定義することができる。この情報をサーバ上で使用可能にすることにより、この情報をクライアントに効率的に伝えることが可能になる。

配布リストに関して情報源１３０から得られる情報は、（１）配布リストが大きすぎるかどうか、（２）配布リストが制限付きアクセスを有するかどうか、（３）配布リストがモデレートされているかどうか（すなわち、より大きなグループに転送する前に、誰かがその電子メールメッセージを受信し、承認または拒否することになるかどうか）（４）配布リストに関するカスタムなメール内報（すなわち、その配布リスト特有の情報を含むメール内報）があるかどうか、のうちの１つまたは複数を含むことができる。

メッセージの内容に関して情報源１３０から得られる情報は、（１）メッセージサイズが、管理者によって定義されたパラメータ内にあるかどうか、（２）制限付きアクセスを有する何らかの添付ファイルがメッセージに含まれているかどうか、（３）メッセージがＢＣＣ受信者からの「全員に返信」応答を含むかどうか（すなわち、ＢＣＣ行に入れられた結果としてメッセージを受信したユーザが、そのメッセージに対する「全員に返信（Ｒｅｐｌｙ−Ａｌｌ）」をクリックしたかどうか）、のうちの１つまたは複数を含むことができる。

中央アクセス電子メールサーバ１２０は、情報源１３０から得られた情報を評価し、ユーザに対する通知をトリガするはずである電子メールメッセージの何らかの属性があるかどうか判定する。サーバ１２０がユーザに通知するべきであると決定した場合、サーバ１２０は、クライアントデバイス１１０に応答を送信し、ステータスについてユーザに注意を喚起する。次いで、ユーザは、適切なアクションを起こすことができる。

たとえば、その応答が、受信者のメールボックスが満杯であることを示す場合、ユーザは、電子メールメッセージを送信する前に、その受信者の名前をそのメッセージから削除することができる。受信者のメールボックスが満杯であるかどうか、または受信者が不在であるかどうかなど、いくつかの属性評価タスクは、一般に、組織内の受信者についてしか行うことができないことに留意されたい。

他の例として、ユーザがメッセージの本文にテキストを追加したとき、クライアントは、企業ポリシーに対する遵守についてそのテキストを検査するようにプログラムされる。クライアントは、セッション開始時に、許可されない用語のリストをサーバから取り出す。クライアントがテキスト内に企業ポリシー違反があると決定した場合、クライアントは、電子メール作成イベントをサーバに送信する。電子メール作成イベントは、サーバに対して、テキスト内で内容ポリシー違反が発生したことを示す。内容ポリシー違反は、ある種の語（キーワード）がメッセージ内に、または管理者によって定義されたポリシーに基づいてメッセージから除外されることを必要とするメッセージの添付ファイル内に見つかったとき発生する。キーワードはまた、その除外が、キーワードが外部に送信されるときだけ適用されるか否かをも示す。そのようなキーワードの例は、ののしり言葉（expletive）、（外部受信者に対するメッセージに関して）プロジェクトの秘密コード名、および社会保障番号など個人を特定可能な情報を含む。

サーバから受信されたステータスに基づいてクライアントがプログラムすることができる、いくつかのタイプの応答がある。スピードバンプ（speed bump）と呼ばれる１つのタイプの応答では、クライアントがダイアログボックスを表示する。このダイアログボックスは、何が問題であるかを述べ、進む前にＯＫをクリックするようにユーザに要求する。たとえば、属性が、受信者のメールボックスが満杯であることである場合、電子メールサーバ１２０は、これをクライアントデバイス１１０に伝える。クライアントデバイス１１０は、上述のようにユーザに通知する。

ロードブロック（roadblock）として知られる別のタイプの応答では、クライアントが、送信（Ｓｅｎｄ）ボタンを使用不可にする（たとえば、灰色にする）ことによって、電子メールメッセージを送信することができないようにする。この応答タイプは、たとえば、受信者がメッセージの内容を見ることを承認されていない場合、使用される可能性がある。

第３のタイプの応答では、クライアントがメール内報を表示する。メール内報は、メッセージの問題に対してユーザに注意を喚起するが、ユーザに何らかのアクションを起こすように要求するものではない。この応答タイプは、たとえば、受信者が不在インジケータを設定している場合、使用される可能性がある。

代替の実施形態では、これらの応答は、クライアントによって他の仕方でユーザに伝えることができる。たとえば、１つの代替では、メール内報がユーザインターフェース内の様々な位置で表示される。他の代替では、ビープなど可聴指示が与えられる。他の実施形態では、読み上げ（text-to-speech）技術を使用して、応答が読み上げられる。他の構成も可能である。

図２は、例示的なメール内報２１０の図を示す。メール内報２１０は、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ ２００７リボン２２０と、メッセージの「宛先（Ｔｏ）」行２３０を含むヘッダ２２５との間に現れる。リボン２２０は、コマンドボタンおよびアイコンを含むＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ ２００７内のパネルである。したがって、図の例では、メール内報は、メッセージヘッダ内にシームレスに一体化される。メッセージヘッダ内にメール内報を配置することは、メール内報がアドレスフィールドに近接しており、ユーザが容易に気づくことができるので有利である。また、メール内報２１０は、ユーザの注意をさらに引くようにメッセージヘッダ内で目立つことが可能になる色、たとえば黄色で表示させることができる。可聴の、また他の視覚的な警報をも使用することができる。この例では、メール内報２１０は、受信者のメールボックスが満杯であるためメッセージを送達することができないことを示す。このメール内報２１０は、受信者を除去するリンク２４０を含む。このリンク２４０上でクリックすることにより、その受信者の名前が電子メールメッセージから削除される。

図３は、別の例示的なメール内報３１０の図を示す。この場合も、このメール内報３１０は、リボン３０５とヘッダ３１５の間に位置する。この例では、受信者３２０が不在である。メール内報３１０は、不在メッセージ３３０内に含まれる受信者３２０の詳細をも提供する。この例では、完全な不在メッセージを表示するために詳細リンク３４０が提供されている。受信者を除去するリンク３５０もやはり提供され、受信者の名前３２０を電子メールメッセージから削除することを可能にする。

例示的な実施形態では、システム１００は、メール内報バナーを所与の時間量内で提供するようにプログラムされ、その結果、ユーザはそれに応じて行動することができる。一例では、９０％のユーザが、電子メール作成イベントの１秒、３秒、５秒、７秒、または１０秒以内にメール内報バナーを受信する。別の例では、９９％のユーザが、電子メール作成イベントの５秒、７秒、１０秒、または１５秒以内にメール内報バナーを受信する。他の構成も可能である。たとえば、他の実施形態では、ネットワークまたは他の構成により、システムがこれらの標準に合わせて機能することができない可能性がある。他の実施形態では、システムは、より迅速に機能することができる。

図４は、上述の電子メールサーバ１２０など電子メールサーバに対するクライアントインターフェースの、４つの例示的なタイプを示す。ブロック４１０に示されているウェブアクセスクライアントは、インターネット接続を使用して電子メールサーバに遠隔からアクセスする。たとえば、Ｏｕｔｌｏｏｋ Ｗｅｂ Ａｃｃｅｓｓは、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｈａｎｇｅ Ｓｅｒｖｅｒ ２００７のウェブメールサービスである。パーソナルコンピュータまたは携帯情報端末などクライアントデバイスは、ウェブブラウザを使用し、Ｏｕｔｌｏｏｋ Ｗｅｂ Ａｃｃｅｓｓを介してＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｈａｎｇｅ Ｓｅｒｖｅｒ ２００７に接続することができる。これは、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ ＯＵＴＬＯＯＫ（登録商標）メッセージングおよびコラボレーションクライアント内のインターフェースと同様のユーザインターフェースを提示する。ユーザは、このインターフェースを使用して電子メールメッセージを作成することができる。

ブロック４２０に示されている第２のクライアントは、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ ＯＵＴＬＯＯＫ（登録商標）メッセージングおよびコラボレーションクライアントである。Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ ＯＵＴＬＯＯＫ（登録商標）メッセージングおよびコラボレーションクライアントは、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅスイートの一部である電子メールアプリケーションである。Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ ＯＵＴＬＯＯＫ（登録商標）メッセージングおよびコラボレーションクライアントは、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｈａｎｇｅ Ｓｅｒｖｅｒ ２００７などＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｈａｎｇｅ電子メールサーバと共に動作する。ユーザは、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ ＯＵＴＬＯＯＫ（登録商標）メッセージングおよびコラボレーションクライアントを用いて電子メールを作成、送信、および受信することができる。

図４のブロック４３０に示されている第３のクライアントは、ＡＣＴＩＶＥＳＹＮＣ（登録商標）技術を用いたＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｍｏｂｉｌｅ ＡｃｃｅｓｓまたはＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標） Ｍｏｂｉｌｅ Ｄｅｖｉｃｅ Ｃｅｎｔｅｒ ｆｏｒ Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｖｉｓｔａなど、移動アクセスクライアントである。ＡＣＴＩＶＥＳＹＮＣ（登録商標）技術を用いたＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｍｏｂｉｌｅ Ａｃｃｅｓｓのような移動アクセスクライアントを使用すると、ユーザは、移動デバイスとＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｈａｎｇｅ Ｓｅｒｖｅｒ ２００７の間でメッセージを同期させることができる。移動デバイスは、セルラ電話または携帯情報端末とすることができる。

図４のブロック４４０に示されている第４のクライアントは、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｈａｎｇｅ Ｓｅｒｖｅｒ ２００７内でサポートされているＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｈａｎｇｅ Ｕｎｉｆｉｅｄ Ｍｅｓｓａｇｉｎｇなどボイスアクセスクライアントである。Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｈａｎｇｅ Ｕｎｉｆｉｅｄ Ｍｅｓｓａｇｉｎｇがあれば、ユーザは、電子メールおよびボイスメール用の１つの受信トレイ（inbox）を有する。ボイスメールは、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ ＯＵＴＬＯＯＫ（登録商標）メッセージングおよびコラボレーションクライアント受信トレイ内に直接送達される。さらに、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｈａｎｇｅ Ｕｎｉｆｉｅｄ Ｍｅｓｓａｇｉｎｇは、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ ＯＵＴＬＯＯＫ（登録商標）メッセージングおよびコラボレーションクライアント、Ｏｕｔｌｏｏｋ Ｗｅｂ Ａｃｃｅｓｓ、様々な移動デバイス、および通常の電話からのアクセスを送達する。

図４に示されているクライアントは、電子メール作成イベント、および対応するメール内報を、直接または間接的に生成することができる。たとえば、電子メールは、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ ＯＵＴＬＯＯＫ（登録商標）およびＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｗｅｂ Ａｃｃｅｓｓを使用して作成することができ、上述のように、電子メールメッセージを作成している間に、これらのクライアントにメール内報を送信することができる。さらに、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｈａｎｇｅ Ｕｎｉｆｉｅｄ Ｍｅｓｓａｇｉｎｇなどボイスアクセスクライアントを使用してユーザのメールボックス内に投函されたボイスメールは、電子メール作成イベントを生成するように、返信および転送することができる。

次に図５を参照すると、中央アクセス電子メールサーバ５００内のモジュール群の例示的な図が示されている。ウェブアクセスモジュール５１０は、ウェブメールクライアントと電子メールサーバ５００の間のインターフェースを提供する。たとえば、ウェブアクセスモジュール５１０は、Ｏｕｔｌｏｏｋ Ｗｅｂ ＡｃｃｅｓｓとＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｈａｎｇｅ Ｓｅｒｖｅｒ ２００７の間のインターフェースを提供する。

また、図５には、ウェブサービスモジュール５２０が示されている。ウェブサービスは、インターネットなどネットワークを介したマシン間通信をサポートする。ウェブサービスモジュール５２０の一例は、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｈａｎｇｅ Ｓｅｒｖｅｒ ２００７の一部であるＥｘｃｈａｎｇｅ Ｗｅｂ Ｓｅｒｖｉｃｅｓである。また、図５には、ウェブサービスモジュールの拡張部であるメール内報モジュール５３０が示されている。メール内報モジュール５３０は、様々な電子メール作成イベントに適切なメール内報を含む。メール内報モジュール５３０を電子メールサーバ上に含めることにより、メール内報メッセージの効率的な管理が可能になる。

一実施形態では、メール内報モジュール５３０は、Ｅｘｃｈａｎｇｅ Ｗｅｂ Ｓｅｒｖｉｃｅｓに対する拡張部である。メール内報モジュール５３０など、Ｅｘｃｈａｎｇｅ Ｗｅｂ Ｓｅｒｖｉｃｅｓを使用するアプリケーションは、データストア項目にアクセスすることができる。データストア項目には、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｈａｎｇｅ Ｓｅｒｖｅｒ ２００７上でローカルに、またはＳＯＡＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ａｃｃｅｓｓ Ｏｂｊｅｃｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を介して遠隔からアクセスすることができる。メール内報モジュール５３０は、電子メールサーバによる電子メールメッセージの妥当性検査に基づいて様々なメール内報を生成するためのエンジンを提供する。

図５に示されている第３のモジュールは、ビジネス論理モジュール５４０である。このモジュールは、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｈａｎｇｅ Ｓｅｒｖｅｒ ２００７コアの一部であり、メール内報モジュール５３０などフロントエンド電子メールサーバモジュールとバックエンド情報源との間のインターフェースを提供する。また、ビジネス論理モジュール５４０は、ＡＣＴＩＶＥ ＤＩＲＥＣＴＯＲＹ（登録商標）ディレクトリサービスデータベースのためのドライバを含む。

図６は、電子メールクライアントと中央アクセス電子メールサーバの間のインターフェースを示す。図６に示されているように、Ｏｕｔｌｏｏｋ Ｗｅｂ Ａｃｃｅｓｓクライアント６１０は、中央アクセス電子メールサーバ６６０のウェブアクセスインターフェース６７０と通信する。Ｏｕｔｌｏｏｋクライアント６２０、移動アクセスクライアント６３０、およびボイスアクセスクライアント６４０は、メール内報モジュール６８５と通信する。ウェブアクセスインターフェース６７０およびメール内報モジュール６８５は、クライアントから電子メール作成イベントを受信し、それらのクライアントに、明確なステータスを含む応答を送信する。クライアントのアクションは、このステータスに基づいている。たとえば、クライアントは、スピードバンプ（ダイアログボックス）を用いて、またはメール内報バナーを表示することによって応答することができる。

図７は、電子メールサーバのバックエンドデータベースを構成する情報源７００を示す。ローカルキャッシュ７００は、電子メールサーバフロントエンド内に含まれる。ローカルキャッシュは、受信者、配布リスト、およびキーワードを含めて、最近のサーバトランザクションの重要な項目を記憶する。また、ローカルキャッシュ７００は、電子メールメッセージ内に含まれていた無効なＳＭＴＰアドレスを記憶する。たとえば、ローカルキャッシュ７００は、電子メールを受け入れないドメイン（たとえば、「ｃｏｍｐａｎｙ．ｃｏｍ」）のリストを含むことができる。この情報を使用し、ローカルキャッシュ７００内に見出されるドメインを伴う電子メールアドレスを有する受信者に電子メールを宛てて書いている人に、そのアドレスが無効である可能性があることを迅速に知らせることができる。代替の例では、ローカルキャッシュは、配布グループ、配布グループのサイズ、および配布グループが外部受信者を含むか否かのリストを含むことができる。これにより、サーバは、読者がどれだけの規模か、またメッセージ上に外部の人がいるかどうか、クライアントに知らせることができる。

他の情報源７００は、送信者のメールボックス７２０、受信者メールボックスストア７３０（すなわち、受信者のメールボックス）、ＡＣＴＩＶＥ ＤＩＲＥＣＴＯＲＹ（登録商標）ディレクトリサービス７４０、および１つまたは複数のウェブサイト７５０を含む。これらの情報源は、他のマシン上に位置することもできる。情報は、典型的には、ＲＰＣ（Ｒｅｍｏｔｅ Ｐｒｏｃｅｄｕｒｅ Ｃａｌｌ）を介して、またはＳＯＡＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ａｃｃｅｓｓ Ｏｂｊｅｃｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を使用してウェブサービスを介して、または情報収集がリモートサーバにプロキシされる（転送される）ときｈｔｔｐを介して、これらの情報源から得られる。ＡＣＴＩＶＥ ＤＩＲＥＣＴＯＲＹ（登録商標）７４０は、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）をベースとするコンピュータに対して中央認証および承認サービスを提供するデータベースである。ＡＣＴＩＶＥ ＤＩＲＥＣＴＯＲＹ（登録商標）７４０は、電子メールメッセージの受信者についての情報を提供する。

図８は、電子メールメッセージの内容を検査するための電子メールサーバの例示的な方法を示す。動作８１０では、電子メール作成イベントが電子メールサーバで受信される。電子メール作成イベントは、ユーザが受信者または配布リストを電子メールメッセージに追加したとき発生する。動作８２０では、サーバがメッセージを評価する。たとえば、サーバは、その受信者のメールボックスが満杯であるかどうか、その受信者または配布リストが制限付きアクセスを有するかどうか、およびその受信者が不在であるかどうか判定する。さらに、サーバは、メッセージのサイズ、およびメッセージ上にリストされている受信者の数が、構成されている限度内にあるかどうかなど、電子メールシステムの構成された属性と突き合わせて電子メールメッセージを検査する。

動作８２０で上記の項目を評価するために、サーバは、動作８３０で、これらの項目についての情報を様々な情報源から得る。情報源のいくつかの例は、受信者のメールボックス、電子メールサーバの構成パラメータ、および電子メールサーバのローカルキャッシュである。サーバは、得られた情報と電子メールメッセージの内容に基づいて、動作８４０で、電子メールメッセージを妥当性検査し、そのメッセージに加えるべきである何らかの変更に対して、またはそのメッセージを送達するべきでない条件に対してユーザが注意を喚起されることを必要とするかどうか判定する。

動作８５０では、ユーザの注意を必要とする電子メールメッセージの何らかの側面がある場合、ユーザにステータスを提供するために、動作８６０で応答がクライアントデバイスに送信される。この応答は、メール内報またはダイアログボックスを含むことができる。さらに、サーバが、電子メールメッセージを送信するべきでないと決定した場合、その応答は、電子メール送信ボタンを灰色にし、かつ使用不可にすることなど、使用不可機構を含むことができる。ユーザの注意が必要とされない場合、サーバは、ステータス応答をクライアントに送信しない。

受信者のＳＭＴＰアドレスに関しては、そのアドレスのドメイン（すなわち、「＠」記号の右側のあらゆるもの）を調べることによって、妥当性について決定を下すことができる。たとえば、ドメインが無効であるかどうか、または一般的な綴りの誤りを含んでいるかどうか、またはそのドメインが電子メールメッセージを受け入れないかどうか判定することができる。そのような検査は、ドメイン名システム（ＤＮＳ）など、システム１００外部のデータベースの照会を必要としてもよい。これらの検査は「ベストエフォート」判定であり、決して１００％正確ではないことに留意されたい。

さらに、一実施形態では、通信が成功しなかったＳＭＴＰアドレスのキャッシュが保持される。ＳＭＴＰアドレスのこのキャッシュは、組織内の他の情報源を利用して、電子メールサーバの外部で保持することができる。たとえば、組織は、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ ＨＯＴＭＡＩＬ（登録商標）ウェブベース電子メールサービスと通信することができる。また、この外部電子メールシステムは、通信が成功したＳＭＴＰアドレス、および通信が成功しなかったＳＭＴＰアドレスを追跡することもできる。効率のために、組織は、キャッシュを組み合わせることができる。ＳＭＴＰアドレスの妥当性を評価するとき、電子メールサーバに関連付けられた情報源にアクセスするのではなく、ユーザに対する応答を速める方法として、この外部キャッシュをまず検査することができる。受信者のＳＭＴＰメッセージが、組み合わされたキャッシュ上にある場合、電子メールサーバは、より速い応答をユーザに提供することができる。

図９は、クライアントデバイスを使用して電子メールを作成する方法を示す。動作９１０では、ユーザは、クライアントデバイスで電子メールメッセージを作成する。メッセージが作成されるとき、動作９２０で、クライアントデバイスは、メール内報を受信することも、クライアントデバイス上で表示されるダイアログボックスを呼び出すための通信を受信することもできる。メール内報は、ユーザが修正したいと望む可能性がある電子メールメッセージの属性についてユーザに注意を喚起する情報またはメッセージを含むことができる。動作９３０でダイアログボックスが受信された場合、ユーザは、動作９４０で、情報を確認するために、またダイアログボックスを閉じるためにＯＫをクリックすることを必要とする。ユーザは、動作９５０で、メール内報またはダイアログボックス内の情報を使用し、電子メールメッセージを送信前に修正することができる。

本主題について、構造的特徴および／または方法上の働きに特有の言葉で述べたが、添付の特許請求の範囲に規定されている本主題は、必ずしも上述の特定の特徴または働きに限定されないことを理解されたい。それどころか、上述の特定の特徴および働きは、特許請求の範囲を実施する例示的な形態として開示されている。

Claims (20)

1. 電子メールメッセージの内容に関連付けられた属性を識別し、前記属性に関してユーザに注意を喚起するためのシステム（１００）であって、
   ユーザが少なくとも１人の受信者およびメッセージ内容を含む電子メールメッセージを作成することができるようにプログラムされたクライアントデバイス（１１０）と、
   前記電子メールメッセージの属性を検査し、前記電子メールメッセージを送信するようにプログラムされたサーバ（１２０）と、
   前記サーバ（１２０）と通信する１つまたは複数の情報ストア（１３０）であって、前記電子メールメッセージについての情報を含む、情報ストア（１３０）と
   を具え、
   前記サーバ（１２０）は、前記電子メールメッセージが前記ユーザによって作成されつつあるとき、前記電子メールメッセージについての情報を得るために前記情報ストア（１３０）に照会するようにプログラムされており、前記サーバ（１２０）は、前記電子メールメッセージに関してメール内報（２１０）を前記クライアント（１１０）に送信し、
   前記クライアント（１１０）は、前記メール内報（２１０）を前記ユーザに送るようにプログラムされており、前記メール内報（２１０）は、前記電子メールメッセージ内に一体化されるように前記クライアント（１１０）によってフォーマットおよび位置決めされることを特徴とするシステム（１００）。
2. 前記クライアントはダイアログボックスを表示するようにさらにプログラムされており、前記ダイアログボックスは、前記電子メールメッセージを送信する前に前記ダイアログボックスを確認するよう前記ユーザに要求するようにプログラムされていることを特徴とする請求項１記載のシステム。
3. 前記クライアントは、前記電子メールメッセージが送信されるのを防止するようにさらにプログラムされていることを特徴とする請求項１記載のシステム。
4. 前記電子メールメッセージの送信ボタンが使用不可にされることを特徴とする請求項３記載のシステム。
5. 前記クライアントは、前記メール内報を前記電子メールメッセージのヘッダセクション内でリボンとアドレスフィールドの間に位置決めするようにさらにプログラムされていることを特徴とする請求項１記載のシステム。
6. 前記サーバによって検査される前記電子メールメッセージの前記属性は、（１）前記電子メールメッセージのサイズが閾値を超える、（２）前記電子メールメッセージ内に含まれる受信者の数が閾値を超える、（３）前記電子メールメッセージが、制限された添付ファイルを含む、（４）前記電子メールメッセージが、不適正な形態の簡易メール転送プロトコルアドレスを含む、および（５）前記電子メールメッセージが、ブラインドカーボンコピー受信者からの「全員に返信」応答を含む、からなる群から選択されることを特徴とする請求項１記載のシステム。
7. 前記サーバによって検査される前記電子メールメッセージの前記属性は、（１）前記受信者が不在である、（２）前記受信者が組織の外部の人である、（３）前記受信者のメールボックスが満杯である、（４）前記受信者が制限付きアクセスを有する、（５）前記受信者の電子メールアドレスの綴りが誤っている、および（６）前記受信者がもはや前記組織に雇用されていない、からなる群から選択されることを特徴とする請求項１記載のシステム。
8. 前記サーバによって検査される前記電子メールメッセージの前記属性は、（１）配布リストのサイズが閾値を超える、（２）前記配布リストがモデレート配布リストである、（３）前記配布リストがアクセスに関する制限を有する、および（４）前記配布リストが前記組織の外部のメンバを含む、からなる群から選択されることを特徴とする請求項１記載のシステム。
9. 前記クライアントは、（１）デスクトップ電子メールクライアント、および（２）移動デバイスクライアント、からなる群から選択されることを特徴とする請求項１記載のシステム。
10. 前記情報ストアは、（１）前記送信者メールボックス、（２）前記受信者のメールボックスデータベースストア、（３）ローカルキャッシュ、（４）ディレクトリサービス、および（５）リモートサーバ、からなる群から選択されることを特徴とする請求項１記載のシステム。
11. 前記サーバはウェブサービスモジュールを含み、前記ウェブサービスモジュールはメール内報モジュールを含むことを特徴とする請求項１記載のシステム。
12. 前記メール内報は、電子メール作成イベントの所与の期間内で前記クライアントによって表示されることを特徴とする請求項１１記載のシステム。
13. 前記メール内報は、電子メール作成イベントの所与の期間内で前記クライアントによって表示されることを特徴とする請求項１記載のシステム。
14. 電子メールメッセージの送信に関連付けられた情報に対してユーザに注意を喚起するための方法であって、
    電子メールメッセージを作成している間に発生する電子メール作成イベントを、クライアント（１１０）から受信するステップと、
    前記電子メールメッセージについての情報を得るために、１つまたは複数の情報ストア（１３０）にアクセスするステップと、
    前記１つまたは複数の情報ストア（１３０）から得られた前記電子メールメッセージについての前記情報に対応するメール内報（２１０）を、複数のメール内報から選択するステップと、
    電子メールメッセージを作成している間に応答を前記クライアント（１１０）に送信するステップと、
    ここで、前記メール内報（２１０）は、前記クライアント（１１０）が前記メール内報（１１０）を前記電子メールメッセージのヘッダセクション（２２５）内に一体化することができるように構成され、
    を具えたことを特徴とする方法。
15. （１）前記電子メールメッセージのサイズが閾値を超える、（２）前記電子メールメッセージ内に含まれる受信者の数が閾値を超える（３）前記電子メールメッセージが、制限された添付ファイルを含む、（４）前記電子メールメッセージが、不適正な形態の簡易メール転送プロトコルアドレスを含む、および（５）前記電子メールメッセージが、ブラインドカーボンコピー受信者からの「全員に返信」応答を含む、からなる群から選択される前記電子メールメッセージに関連付けられた属性を検査するステップをさらに具えたことを特徴とする請求項１４記載の方法。
16. （１）前記受信者が不在である、（２）前記受信者が組織の外部の人である、（３）前記受信者のメールボックスが満杯である、（４）前記受信者が制限付きアクセスを有する、（５）前記受信者の電子メールアドレスの綴りが誤っている、および（６）前記受信者がもはや前記組織に雇用されていない、からなる群から選択される前記電子メールメッセージに関連付けられた属性を検査するステップをさらに具えたことを特徴とする請求項１４記載の方法。
17. （１）前記配布リストのサイズが閾値を超える、（２）前記配布リストがモデレート配布リストである、および（３）前記配布リストがアクセスに関する制限を有する、からなる群から選択される前記電子メールメッセージに関連付けられた属性を検査するステップとさらに具えたことを特徴とする請求項１４記載の方法。
18. （１）前記送信者メールボックス、（２）前記受信者のメールボックスデータベースストア、（３）ローカルキャッシュ、（４）ディレクトリサービス、および（５）ウェブサイト、からなる群から選択される前記情報ストアにアクセスするステップをさらに具えたことを特徴とする請求項１４記載の方法。
19. 電子メールメッセージの簡易メール転送プロトコル（ＳＭＴＰ）アドレスを妥当性検査するための方法であって、
    電子メールメッセージを作成している間に発生する電子メール作成イベントを、クライアント（１１０）から受信するステップと、
    ここで、前記電子メール作成イベントは、ＳＭＴＰアドレスを有する１人または複数の受信者の追加を含み、
    前記サーバ（１２０）にて、ＳＭＴＰアドレスのキャッシュ（７１０）にアクセスするステップと、
    １つのＳＭＴＰアドレスに関連付けられたドメインがＳＭＴＰアドレスの前記サーバキャッシュ（７１０）内にリストされている１つのＳＭＴＰアドレスに合致することを検査することによって、前記受信者のうちの１人の受信者の前記ＳＭＴＰアドレスのうちの前記１つのＳＭＴＰアドレスを検査するステップと、
    前記ドメインが合致する場合、前記電子メールメッセージを作成している間に、前記電子メールメッセージが送信される前に応答を前記クライアント（１１０）に送信するステップと
    を具えたことを特徴とする方法。
20. 前記受信者の前記ＳＭＴＰアドレスを検査するステップは、前記ドメイン名についてドメイン名サービスルックアップを実施するステップをさらに具えたことを特徴とする請求項１９記載の方法。