JP6148082B2 - 電子メール誤送信防止プログラム - Google Patents
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Description
図1は、本発明の実施形態1に係る誤送信防止プログラム130を実行する送信コンピュータ100およびその周辺構成を示す図である。送信コンピュータ100は、ユーザが電子メールを送信するために用いるコンピュータである。メールサーバ200は、送信コンピュータ100が送信した電子メールを受け取って保存するサーバコンピュータである。受信コンピュータ300は、送信コンピュータ100が送信した電子メールの送信先アドレスを所有するユーザがその電子メールをメールサーバ200から受信するために用いるコンピュータである。
電子メールクライアント120のユーザが電子メールクライアント120に対して電子メールを送信するよう指示すると、誤送信防止プログラム130がその旨を検出し、または電子メールクライアント120が誤送信防止プログラム130を起動することにより、本フローチャートが開始する。
誤送信防止プログラム130は、アドレス管理データ141と送信履歴データ142を記憶部140から読み取り、ステップS400において電子メールクライアント120が送信するよう指示された電子メールの送信先アドレスに合致するレコードを、各データから取得する。
誤送信防止プログラム130は、ステップS401においてアドレス管理データ141と送信履歴データ142それぞれから取得したレコードに基づき、当該電子メールを送信してよいか否か確認するメッセージを、送信コンピュータ100のディスプレイ上に画面表示する。本ステップにおいて画面表示するメッセージの例については後述の図5で改めて説明する。
誤送信防止プログラム130は、ステップS402において画面表示した確認メッセージに対するユーザの応答を取得する。送信許可する旨の応答を受け取った場合はステップS404に進み、送信許可しない旨の応答を受け取った場合はステップS405へ進む。
誤送信防止プログラム130は、ステップS400におけるユーザの指示にしたがって電子メールを送信するように電子メールクライアント120に対して指示する。電子メールクライアント120は、当該電子メールをメールサーバ200に対して送信するとともに、送信履歴レコードを送信履歴データ142内に追加する。
誤送信防止プログラム130は、ステップS400におけるユーザの指示をキャンセルするように電子メールクライアント120に対して指示する。電子メールクライアント120は、当該電子メールを送信する処理をキャンセルする。誤送信防止プログラム130または電子メールクライアント120は、電子メール送信をキャンセルした旨のメッセージを画面表示する。
以上のように、本実施形態1に係る誤送信防止プログラム130は、送信先アドレス所有者と送信者との間の人的関係、および当該送信先アドレスに対する電子メール送信履歴とともに、当該電子メールを送信することを許可するか否か確認するメッセージを画面表示する。これにより、電子メールクライアント120のユーザは送信先アドレス所有者との間の人的関係がどの程度緊密であるかを電子メール送信前に確認することを促される。したがって、例えば取引関係が少ない送信先アドレスに対して重要な電子メールを誤送信してしまうような人為的ミスを抑制することができる。
実施形態1においては、アドレス管理データ141と送信履歴データ142の記述にしたがって、電子メールを送信する前に確認メッセージを画面表示することを説明した。本発明の実施形態2では、電子メールに添付ファイルを添付する場合において、その添付ファイルの属性に応じて確認メッセージを画面表示する構成例について説明する。
誤送信防止プログラム130は、電子メールクライアント120が送信しようとしている電子メールに添付された添付ファイルのファイル名を取得する。
誤送信防止プログラム130は、文書属性データ143を読み取る。送信防止プログラム130は、ステップS801で取得した添付ファイルのファイル名内に、属性文字列フィールド1432が記述している文字列が含まれているか否かを判定する。含まれている場合は、さらにその文字列に対応する送信ルールフィールド1433を読み取る。
誤送信防止プログラム130は、ステップS802において文書属性データ143から取得したレコード、およびステップS401においてアドレス管理データ141と送信履歴データ142それぞれから取得したレコードに基づき、当該電子メールを送信してよいか否か確認するメッセージを、送信コンピュータ100のディスプレイ上に画面表示する。ただし送信ルールフィールド1433の記述によって送信不可であることが指定されている場合は、その旨のメッセージを表示する。本ステップにおいて画面表示するメッセージの例については後述の図9〜図10で改めて説明する。
本ステップにおいて、送信ルールフィールド1433の記述によって一律に電子メール添付することが禁止されている文書属性については、誤送信防止プログラム130はその添付ファイルが添付された電子メールを送信することを一律に禁止すればよい。条件付きで送信禁止する添付ファイルについては、その条件を別の手段によって特定した上で、送信可否を判断すればよい。例えば社外送付禁止である添付ファイルについては、送信先アドレスと送信元アドレスが同じドメインに属しているか否かに基づき、社外送信しようとしているか否かを判定することができる。
誤送信防止プログラム130は、ステップS402において送信許可する旨の応答を受け取った場合はステップS404に進み、送信許可しない旨の応答を受け取った場合または送信ルールフィールド1433の記述によって送信不可であることが指定されている場合はステップS405へ進む。
以上のように、本実施形態2に係る誤送信防止プログラム130は、添付ファイルのファイル名内に含まれている文字列に基づき当該添付ファイルの文書属性を特定し、その文書属性を送信確認メッセージとともに画面表示する。これにより電子メールクライアント120のユーザは、添付ファイルを送信する送信先として当該送信先アドレスが適切であるか否かを、電子メール送信前に確認することを促される。したがって、添付ファイルを不適切な送信先アドレスに対して誤送信することを抑制することができる。
実施形態1〜2において、誤送信防止プログラム130は、ステップS402において画面表示するメッセージをユーザが編集する機能を提供することもできる。この場合誤送信防止プログラム130は、そのメッセージを編集するための入力画面を表示し、入力されたメッセージを記憶部140内に格納する。複数のメッセージが入力されている場合はいずれのメッセージを画面表示するかを指定する指定画面を別途提供し、その指定画面における選択結果を記憶部140内に格納する。誤送信防止プログラム130は、格納されているメッセージおよびその選択結果にしたがって、確認メッセージを画面表示する。
本発明の実施形態4では、実施形態1〜3で説明した事項について、具体的な実装例を説明する。特に言及しない限り、各機能部などの構成は実施形態1〜3と同様である。
以上、本実施形態4においては、実施形態1〜3の具体的な実装例について、画面イメージと併せて説明した。
Claims (4)
- 電子メールを誤送信することを防止する処理をコンピュータに実行させる電子メール誤送信防止プログラムであって、前記コンピュータに、
電子メールを送信先アドレスに対して送信するよう指示する送信命令を電子メールクライアントから受け取るステップ、
前記電子メールの前記送信先アドレスの所有者と前記電子メールの送信元アドレスの所有者との間の人的関係を記述したアドレス管理データを読み取るステップ、
前記電子メールクライアントが過去に送信した電子メールの履歴を記述した送信履歴データを読み取るステップ、
前記アドレス管理データから読み取った人的関係、および前記送信先アドレスに対して過去に電子メールを送信した履歴に関して前記送信履歴データから読み取った情報を画面表示するとともに、前記電子メールを前記送信先アドレスに対して送信してよいか否かを確認するメッセージを画面表示する送信確認ステップ、
前記送信確認ステップにおいて送信許可する旨の指示を受け取った場合は前記電子メールクライアントを介して前記電子メールを前記送信先アドレスに対して送信し、前記送信確認ステップにおいて送信許可しない旨の指示を受け取った場合は前記送信命令をキャンセルするステップ、
を実行させ、
前記アドレス管理データはさらに、
前記送信先アドレスに対して最後に電子メールを送信した日時を示す最終送信日時、
前記人的関係の有効期限、
を記述しており、
前記送信確認ステップにおいては、前記コンピュータに、
前記メッセージと併せて前記最終送信日時と前記有効期限を画面表示するとともに、現在日時が前記有効期限を過ぎている場合はその旨を注意喚起する文字列を画面表示するステップを実行させ、
前記電子メール誤送信防止プログラムはさらに、前記コンピュータに、
前記電子メールに添付されている添付ファイルのファイル名を取得するステップ、
ファイル名のなかに含まれる文字列とファイル名のなかに前記文字列を含むファイルの文書属性との間の対応関係を記述した文書属性データを読み取るステップ、
前記添付ファイルのファイル名のなかに前記文書属性データが記述している文字列が含まれているか否かを判定し、含まれている場合はその文字列に対応する文書属性を前記文書属性データの記述にしたがって特定する属性判定ステップ、
を実行させ、
前記文書属性データは、ファイル名のなかに前記文書属性データが記述している文字列が含まれている添付ファイルを添付した電子メールを前記送信先アドレスに対して送信することを許可するか否かを定義する送信ルールを記述しており、
前記電子メール誤送信防止プログラムはさらに、前記コンピュータに、
前記送信ルールを前記人的関係に対して適用するか否かを記述した送信ルール割当データを読み取るステップ、
を実行させ、
前記属性判定ステップにおいては、前記コンピュータに、
前記送信ルール割当データの記述にしたがって、前記送信ルールを前記送信先アドレスに対して適用するか否かを判定させる
ことを特徴とする電子メール誤送信防止プログラム。 - 前記送信確認ステップにおいては、前記コンピュータに、
前記属性判定ステップにおいて特定した文書属性を画面表示させるとともに、前記添付ファイルが添付された前記電子メールを前記送信先アドレスに対して送信してよいか否かを確認するメッセージを画面表示させる
ことを特徴とする請求項1記載の電子メール誤送信防止プログラム。 - 前記電子メール誤送信防止プログラムは、前記属性判定ステップにおいて前記コンピュータに、
前記文書属性データの記述にしたがって、前記添付ファイルが添付された前記電子メールを前記送信先アドレスに対して送信することを許可するか否かを判定させるとともに、送信許可しない場合はその旨のメッセージを画面表示した上で前記送信命令をキャンセルさせる
ことを特徴とする請求項2記載の電子メール誤送信防止プログラム。 - 前記電子メール誤送信防止プログラムはさらに、前記コンピュータに、
前記送信確認ステップにおいて画面表示するメッセージを新規作成するよう指示する命令を受け取り、その新規メッセージを前記コンピュータが備える記憶装置に格納するステップ、
前記記憶装置上に格納されている前記新規メッセージのうちいずれを前記送信確認ステップにおいて画面表示すべきかを指定する命令を受け取るメッセージ指定ステップ、
を実行させ、
前記送信確認ステップにおいては、前記コンピュータに、
前記メッセージ指定ステップにおいて指定されたメッセージを画面表示させる
ことを特徴とする請求項1から3のいずれか1項記載の電子メール誤送信防止プログラム。
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