JP5574994B2

JP5574994B2 - 電子メールの誤送信確認システム及びプログラム

Info

Publication number: JP5574994B2
Application number: JP2011006515A
Authority: JP
Inventors: 将秋山; 祐輔小出; 謙一郎盛永
Original assignee: Nomura Research Institute Ltd
Current assignee: Nomura Research Institute Ltd
Priority date: 2011-01-15
Filing date: 2011-01-15
Publication date: 2014-08-20
Anticipated expiration: 2031-01-15
Also published as: CN102594719B; JP2012150527A; CN102594719A

Description

この発明は電子メールの誤送確認システム及びプログラムに係り、特に、クライアント端末からメールサーバに電子メールが送信される前に、クライアント端末内において電子メールの適否を判定し、その結果をディスプレイに表示させることにより、ユーザに電子メールの送信が誤りでないことを確認する機会を付与する技術に関する。

現在、企業間の通信手段として電子メールの利用が定着し、契約書や見積書といった機密性の高い重要書類も、電子メールの添付ファイルとして頻繁に送受信されている。このため、電子メールの誤送信に伴う情報流出の防止が、各企業において切迫した課題として認識されている。

この電子メールの誤送信を低減するための方策として、特許文献１及び非特許文献１に示すように、社員のクライアント端末とメールサーバとの間にプロキシサーバを設置し、このプロキシサーバにおいて送信先やメールの内容について適否をチェックし、その結果をクライアント端末に返すものが実用化されている。
例えば、非特許文献１のサービスにあっては、電子メールの宛先（To、Cc）に社外のアドレスが含まれている場合に、送信確認画面（ダイアログ）中に当該アドレスを強調表示させることにより、送信者の注意を促す機能を備えている。
これらの既存サービスを利用することにより、社員には電子メールを送信する前に内容を見直す機会が与えられるため、問題のある電子メールが漫然と送信されてしまうことを防止することが可能となる。
特開２００７−０８７３２７ CipherCraft／Mail インターネットURL：http://www.ntts.co.jp/products/ccraftmail/function.html#01 検索日：２０１０年１２月１５日

しかしながら、このようにプロキシサーバを設置する方式による場合、その導入や維持に費用が嵩むことはもちろんのこと、各クライアント端末に搭載された電子メールプログラム側でSMTPサーバ名やポート番号の変更を伴う煩雑な設定を行う必要があり、これが導入を阻む大きな障壁となっている。

また、既存サービスの場合、送信確認画面の構成に工夫が足りず、「送信者に誤送信か否かを確認する機会を与える」という役割を十分に果たせていないという問題があった。
例えば、図１０に示すように、非特許文献１において開示された送信確認画面100の場合、同一画面中に電子メールの「宛先」、「本文」、「添付ファイル」の３つの構成要素に対する判定結果が一度に表示される形式を採用しているため、送信者の注意が散漫になり易く、しかも「宛先をすべてチェック」や「添付ファイルをすべてチェック」のような包括的なチェックボックスが設けられているため、確認行為が形骸化し易いという問題があった。また、個々の確認項目に割けるスペースも比較的狭く限定されることから、真面目に確認しようとすると、スクロール操作の頻度が高まるという不便も指摘されていた。

この発明は、このような従来の課題を解決するために案出されたものであり、クライアント端末側で複雑な通信設定をすることなく導入でき、また確認作業の形骸化を防止できる視認性に優れた確認画面を提示可能な電子メールの誤送信確認技術を提供することを目的としている。

上記の目的を達成するため、請求項１に記載した電子メールの誤送信確認システムは、電子メールプログラムを備えたクライアント端末に実装されるシステムであって、送信前の電子メールから要確認事項を抽出するための設定値を予め格納しておく設定値記憶手段と、電子メールプログラムから電子メールが出力された際に、送信メールサーバへの送信を暫定的に停止させる手段と、この電子メールの内容と上記設定値記憶手段に格納された各設定値とを比較し、要確認事項を抽出する要確認事項抽出手段と、この要確認事項の存在を示す確認画面を生成し、ディスプレイに表示させる手段と、上記確認画面中の個々の要確認事項について確認済みの入力がなされた場合に、上記確認画面に送信ボタンを表示させる手段と、上記送信ボタンが押下された場合に、上記電子メールを送信メールサーバに向けて送信させる手段を備えており、上記確認画面は、少なくとも電子メールの構成要素である添付ファイル、宛先、本文毎に独立した確認ページを備えると共に、前面に表示される確認ページがタブの選択によって交互に切り替えられる仕組みを備えており、各確認ページ中に要確認事項が存在する場合には、それぞれの切り替え用のタブ上に警告アイコンが表示され、上記添付ファイルの確認ページには、当該電子メールに添付された全ファイルのリストが表示されると共に、要確認事項に該当する添付ファイルには個別に警告アイコンが表示され、各警告アイコンが入力装置を介して選択された際に、上記確認済みの入力がなされたものとみなされ、当該警告アイコンが消滅し、上記宛先の確認ページには、当該電子メールに設定された全宛先のリストが表示されると共に、要確認事項に該当する宛先には個別に警告アイコンが表示され、各警告アイコンが入力装置を介して選択された際に、上記確認済みの入力がなされたものとみなされ、当該警告アイコンが消滅し、上記本文の確認ページには、当該電子メールの本文が表示されると共に、この本文中の要確認事項に該当する文字列に対しては個別に強調表示が施され、当該確認ページ中の所定の領域に表示された警告アイコンが入力装置を介して選択された際に、上記確認済みの入力がなされたものとみなされ、当該警告アイコンが消滅し、各確認ページ中の全ての警告アイコンが消滅した時点で、それぞれのタブ上の警告アイコンも消滅し、全ての確認ページのタブから警告アイコンが消滅した時点で、初めて上記送信ボタンが表示されることを特徴としている。
上記「本文」には、件名（タイトル）も含まれる（以下同様）。

請求項２に記載した電子メールの誤送信確認システムは、請求項１のシステムを前提とし、さらに、電子メールの添付ファイル中に所定のセキュリティラベルが埋設されているものがある場合に、当該添付ファイルについては上記警告アイコンと共に当該セキュリティラベルの画像が表示されることを特徴としている。

請求項３に記載した電子メールの誤送信確認システムは、請求項１または２のシステムを前提とし、さらに、上記設定値記憶手段には検知キーワードのリストが格納されており、電子メールの本文中または添付ファイルのファイル名中に何れかの検知キーワードが含まれていた場合には、上記の各確認ページ中において当該キーワードが強調表示されることを特徴としている。

請求項４に記載した電子メールの誤送信確認システムは、請求項１〜３のシステムを前提とし、さらに、送信された電子メールのアドレスを送信履歴情報として格納しておく送信履歴記憶手段を備え、上記要確認事項抽出手段は、電子メールの宛先欄に上記送信履歴が残されていないアドレスが含まれている場合に、送信履歴が存在しない宛先が指定されていることを要確認事項として抽出することを特徴としている。

請求項５に記載した電子メールの誤送信確認システムは、請求項１〜４のシステムを前提とし、さらに、上記要確認事項抽出手段は、電子メールの宛先欄に所定件数以上のアドレスが記述されている場合に、アドレス数が規定値を越えていることを要確認事項として抽出し、上記宛先の確認ページ中の所定の領域には、アドレス数が規定値を越えていることを示す警告メッセージと共に警告アイコンが表示され、当該警告アイコンが入力装置を介して選択された際に、上記確認済みの入力がなされたものとみなされ、当該警告アイコンが消滅することを特徴としている。

請求項６に記載した電子メールの誤送信確認システムは、請求項１〜５のシステムを前提とし、さらに、上記送信ボタンを表示させる前に、最終確認ボタンを上記確認画面に表示させる手段を備え、この最終確認ボタンが押下された場合に上記送信ボタンが表示され、電子メールの送信が可能化されることを特徴としている。

請求項７に記載した電子メールの誤送信確認プログラムは、電子メールプログラムを備えたクライアント端末に実装されるプログラムであって、このクライアント端末を、送信前の電子メールから要確認事項を抽出するための設定値を予め格納しておく設定値記憶手段、電子メールプログラムから電子メールが出力された際に、送信メールサーバへの送信を暫定的に停止させる手段、この電子メールの内容と上記設定値記憶手段に格納された各設定値とを比較し、要確認事項を抽出する要確認事項抽出手段、この要確認事項の存在を示す確認画面を生成し、ディスプレイに表示させる手段、上記確認画面中の個々の要確認事項について確認済みの入力がなされた場合に、上記確認画面に送信ボタンを表示させる手段、上記送信ボタンが押下された場合に、上記電子メールを送信メールサーバに向けて送信させる手段として機能させるものであり、上記確認画面が、少なくとも電子メールの構成要素である添付ファイル、宛先、本文毎に独立した確認ページを備えると共に、前面に表示される確認ページがタブの選択によって交互に切り替えられる仕組みを備えており、各確認ページ中に要確認事項が存在する場合には、それぞれの切り替え用のタブ上に警告アイコンが表示され、上記添付ファイルの確認ページには、当該電子メールに添付された全ファイルのリストが表示されると共に、要確認事項に該当する添付ファイルには個別に警告アイコンが表示され、各警告アイコンが入力装置を介して選択された際に、上記確認済みの入力がなされたものとみなされ、当該警告アイコンが消滅し、上記宛先の確認ページには、当該電子メールに設定された全宛先のリストが表示されると共に、要確認事項に該当する宛先には個別に警告アイコンが表示され、各警告アイコンが入力装置を介して選択された際に、上記確認済みの入力がなされたものとみなされ、当該警告アイコンが消滅し、上記本文の確認ページには、当該電子メールの本文が表示されると共に、この本文中の要確認事項に該当する文字列に対しては個別に強調表示が施され、当該確認ページ中の所定の領域に表示された警告アイコンが入力装置を介して選択された際に、上記確認済みの入力がなされたものとみなされ、当該警告アイコンが消滅し、各確認ページ中の全ての警告アイコンが消滅した時点で、それぞれのタブ上の警告アイコンも消滅し、全ての確認ページのタブから警告アイコンが消滅した時点で、初めて上記送信ボタンが表示されることを特徴としている。

請求項１に記載の電子メールの誤送信確認システム及び請求項７に記載の電子メールの誤送信確認プログラムの場合、クライアント端末側に個別に実装されることが前提であり、メールサーバとの間にプロキシサーバを設置する従来方式に不可欠なネットワークに係る複雑な設定を行う必要がないため、ネットワーク管理者の手を煩わせることなく、一般社員が手軽に導入・管理できる利点がある。
また、ディスプレイに表示される確認画面が、電子メールの主要な構成要素である添付ファイル、宛先、本文毎に独立した確認ページを綴じ込んだ構成を備えており、タブの選択によって前面に表示される確認ページが切り替えられる仕組みを備えているため、ユーザは電子メールの構成要素単位で注意を集中させることが可能となる。確認画面に一度に表示される要確認事項の項目数が限定される結果、個々の項目に割り当てられるスペースが相対的に広くなり、視認性が向上する利点も生じる。
さらに、個々の警告メッセージについて確認済みの入力が行われた時点で初めて送信画面が表示される仕組みであり、「〜のすべてを確認」のように複数の要確認事項を包括的にチェックすることができない仕組みを採用しているため、ユーザによる確認作業が形骸化することを有効に防止できる。
確認画面上の警告アイコンをクリックするだけで確認済みの入力が完了し、警告アイコンが消滅する仕組みを備えているため、ユーザは電子メールの確認作業を直感的に行うことが可能となる。
また、各確認ページの切り替え用のタブ上にも警告アイコンが表示される仕組みであるため、ユーザは背面に隠れている確認ページに要確認事項が存在していることを一目で認識することができ、作業性の向上が期待できる。

請求項２に記載の電子メールの誤送信確認システムの場合、添付ファイル中に「極秘」や「社内限」といったセキュリティラベルが埋設されている場合に、警告アイコンと共に該当のセキュリティラベルが確認ページ中に表示される仕組みであるため、ユーザは当該電子メールの適否判断をより的確になすことが可能となる。

請求項３に記載の電子メールの誤送信確認システムの場合、予め設定された検知キーワードが電子メールの本文中に含まれていた場合に、確認ページにおいてこれを強調表示する仕組みを備えているため、要注意の文字列についてユーザの注意を喚起することが可能となる。

請求項４に記載の電子メールの誤送信確認システムの場合、初めてのアドレスを宛先に指定した場合に警告メッセージが発せられる仕組みを備えているため、ユーザはアドレスの誤入力を再確認することが可能となる。

請求項５に記載の電子メールの誤送信確認システムの場合、電子メールの宛先欄に閾値以上のアドレス数が指定されている場合に警告メッセージが発せられる仕組みを備えているため、ユーザは宛先指定の適否を再確認することが可能となる。

請求項６に記載の電子メールの誤送信確認システムの場合、送信確認ボタンが表示される前に最終確認ボタンが表示され、この最終確認ボタンが押下された場合に初めて送信確認ボタンが確認画面に表示される仕組みを備えており、電子メール全体について再確認する機会がユーザに与えられるため、ユーザは念には念を入れた確認作業が可能となる。

図１は、クライアント端末10の内部に設けられた、電子メールの誤送信確認システム12の機能構成を示すブロック図であり、送信制御部14と、送信確認処理部16と、ファイル送信部18と、制御項目設定処理部20と、設定値記憶部22と、送信履歴記憶部24とを備えている。

クライアント端末10はPCよりなり、上記の送信制御部14、送信確認処理部16、ファイル送信部18及び制御項目設定処理部20は、PCのCPUがOS及び専用のアプリケーションプログラムに従って所定の処理を実行することにより、実現される。また、設定値記憶部22及び送信履歴記憶部24は、PCの外部記憶装置内に設けられる。

クライアント端末10には、汎用の電子メールプログラムによって実現される、メールクライアント部26も設けられている。
ユーザは、このメールクライアント部26を介して新規の電子メールを作成し、受信者の電子メールアドレス宛に送信することができる。

まずユーザは、この電子メールの誤送信確認システム12を実現するためのアプリケーションプログラムをクライアント端末10にセットアップした後、誤送信確認処理の動作を制御するための諸設定を行う。
すなわち、ユーザが上記プログラムのメニューから「制御項目の設定」を選択すると、制御項目設定処理部20によって制御項目設定画面28が生成され、クライアント端末10のディスプレイに表示される（図示省略）。

ユーザは、この制御項目設定画面28を通じて、例えば以下の設定を行う。
(1) 大量アドレス入力時の警告表示の要否
(2) ポップアップ対象外の宛先リスト
(3) ローカルアドレス入力時のポップアップの要否
(4) 添付ファイル有りの場合での強制ポップアップの要否
(5) 検知キーワードのリスト
(6)「ドメイン名⇔組織名」の変換リスト
(7) 言語の切り替え（日本語、英語、中国語）
(8) 最終確認ボタンの表示の有無
(9) 添付ファイル中に設定されたセキュリティラベルの抽出の要否
(10) クリプト便の利用の有無、利用する場合にはIDとパスワード

上記(1)の設定は、宛先欄（To、Cc）に大量のアドレスを入力した場合に警告メッセージを表示するか否かを選択するものである。また、「大量」と判定するアドレス数（閾値）も設定することができる。

上記(2)の設定は、ポップアップによる警告メッセージの表示対象としない宛先を、ドメイン名やメールアドレスで指定するものであり、「*（任意の数の文字）」や「?（任意の１文字）」によるワイルドカード指定もできる。

上記(3)の設定は、ローカルアドレス（＠以降の無いアドレス）は社内宛と考え、ポップアップによる警告メッセージの表示対象外とする場合に指定する。

上記(4)の設定は、上記(2)または(3)の設定においてポップアップ対象外に設定された宛先が入力された場合でも、添付ファイルがあれば強制的にポップアップさせるか否かを規定する項目である。

上記(5)の設定は、添付ファイルのタイトルや本文のテキスト中から検出すべきキーワードのリストを入力するものである。例えば、「見積書」や「決算書」、「極秘」等の文字列が検知キーワードに該当する

上記(6)の設定は、組織名変換（詳細は後述）で使用するドメイン名と組織名の対応リストを入力するものである。

上記(7)の設定は、ポップアップ及び送信確認画面等で表示される言語を切り替えるためのものである。

上記(8)の設定は、送信ボタンを表示する前に、最終確認ボタンを表示させるか否かを選択するものである（詳細は後述）。

上記(9)の設定は、添付ファイル中に「極秘」や「関係者限」等のセキュリティラベルが貼付されている場合に、これを検知するか否かを指定するものである（詳細は後述）。また、検知すべきラベルの種類を指定することもできる。

上記(10)の設定は、Webベースでファイルのセキュアな配信を実現するサービスの一種である「クリプト便」の利用に関するものである。すなわち、このクリプト便を利用する場合には、設定画面中の「クリプト便を利用する」にチェックを入れると共に、ユーザIDとパスワードを入力しておく。
※クリプト便：http://www.nri-secure.co.jp/service/crypto/index.html

制御項目設定画面28を介した設定の入力を完了したユーザが、同画面中の「登録」ボタンを押下すると、制御項目設定処理部20によって設定データが設定値記憶部22に格納される。

以下、図２及び図３のフローチャートに従い、このシステム12の処理内容を説明する。
まず、送信制御部14はメールクライアント部26と送信メールサーバ30間の通信状況を常時監視しており、メールクライアント部26から送信メールサーバ30に向けて電子メールが送信されたことを検知すると、この電子メールデータを捕捉してインターネット32上に送出されることを一時的に阻止すると共に（Ｓ10）、電子メールデータのコピーを送信確認処理部16に渡す。

送信確認処理部16は、この電子メールデータの内容を解析し、その適否を判定する（Ｓ12）。この適否の判定に際し、送信確認処理部16は設定値記憶部22に格納された設定値を参照する。
つぎに送信確認処理部16は、上記の判定結果を反映させた送信確認画面を生成し、ディスプレイに表示させる（Ｓ14）。
図４〜図７は、この送信確認画面34の具体例を示すものであり、「添付ファイル」、「宛先」、「本文」の３つの切り替えタブが設けられている。

図４の場合には添付ファイルタブ36が選択されているため、添付ファイル確認ページ38のみが前面に表示されている。この添付ファイル確認ページ38は、ヘッダ領域40とファイル一覧領域42を備えている。

ここで、ファイル一覧領域42には３件の添付ファイルがリストアップされており、上から２件目の「決算書（平成22年６月25日版）.xls」については、「！」の警告アイコン44と、「キーワードが含まれています」の警告メッセージが記述されたポップアップ46が付加されている。
この警告表示は、添付ファイルのファイル名に検知キーワードの一つである「決算書」が含まれていたため、送信確認処理部16によって要確認事項と認定され、ファイル一覧領域42中に挿入されたものである。

また、添付ファイル確認ページ38のヘッダ領域40にも、「添付ファイルをご確認ください。／添付ファイル名にキーワードが含まれています。」の警告メッセージが表示されると共に、「！」の警告アイコン48が表示されている。また、添付ファイルタブ36中にも、「！」の警告アイコン50が表示されており、添付ファイル確認ページ38に要確認事項が存在していることが明示されている。

ここでユーザが問題の「決算書（平成22年６月25日版）.xls」をクリックすると、当該ファイルの拡張子に対応付けられたアプリケーションプログラムが起動し、添付ファイルが表示される。
この添付ファイルの内容をチェックし、特に問題ないと得心したユーザは、当該ファイルを閉じると共に、ファイル一覧領域42に表示された警告アイコン44をクリックする。

この警告アイコン44に対する確認入力を受け付けた送信確認処理部16は（Ｓ16）、当該警告アイコン44を消滅させると共に、「ok」の確認済みアイコン52を表示させる（Ｓ18）。また、これによりファイル一覧領域42中の警告アイコンがすべて消滅することになるため、ヘッダ領域40の警告アイコン48及び添付ファイルタブ36の警告アイコン50も「ok」の確認済みアイコンに差し替えられる。

これに対し、ユーザが添付ファイルの内容を確認した結果、問題があると判断した場合には、キャンセルボタン54をクリックする。この結果、送信制御部14が保持している電子メールデータが破棄され、送信メールサーバ30への送信自体が中止される。
この後ユーザは、正しいファイルを添付させた電子メールをメールクライアント部26上で再度作成し、送信処理を行うことになる。

図５は、添付ファイルに問題がある別のパターンを示しており、添付ファイル確認ページ38のヘッダ領域40には、「添付ファイルをご確認ください。／機密性の高いラベルが付与されたファイルがあります。／このメールは送信できません。」の警告メッセージと、「！」の警告アイコン48が表示されている。また、添付ファイルタブ36にも、「！」の警告アイコン50が表示されている。

ファイル一覧領域42には３件の添付ファイルがリストアップされており、１件目の「決算書.xls」について「！」の警告アイコン44及び「極秘」のセキュリティラベル56が貼付されている。
また、３件目の「議事録.doc」についても、「！」の警告アイコン44及び「社内限」のセキュリティラベル56が貼付されている。

添付ファイル中に何らかのセキュリティラベルが埋設されている場合、当該ファイルのプロパティとして対応のラベルIDが設定されているため、これを検知した送信確認処理部16が、当該ラベルIDに関連付けられたセキュリティラベルの画像をファイル一覧領域42中に挿入することにより、セキュリティラベル56の貼付が実現される。
因みに、このセキュリティラベルが設定されたファイルを、ワープロや表計算等の対応プログラムで開くと、各ページのヘッダ部分に「極秘」等のラベル画像が表示される。

この添付ファイル確認ページ38をチェックした結果、送信しても問題ないと判断したユーザは、ファイル一覧領域42に表示された添付ファイルの警告アイコン44をクリックする。
この結果、当該警告アイコン44が「ok」の確認済みアイコン52に差し替えられると同時に、ヘッダ領域40及び添付ファイルタブ36中の警告アイコンも消滅し、代わりに「ok」の確認済みアイコンが現れる。
これに対し、ユーザが問題ありと判断した場合には、キャンセルボタン54をクリックし、当該電子メールの送信を中止する。

図６の場合には宛先タブ58が選択されているため、宛先確認ページ60が送信確認画面34の前面に表示されている。
ここでは、多数の宛先（例えば10件以上）がToやCc欄に指定されているため、宛先確認ページ60のヘッダ領域62に「宛先をご確認ください。／To、Ccに大量のメールアドレスが指定されています。」の警告メッセージと、「！」の警告アイコン64が表示されている。
また、宛先タブ58にも、「！」の警告アイコン66が表示されており、当該ページに要確認事項が存在していることが明示されている。

宛先確認ページ60の宛先一覧領域68においては、「Nris.co.jp」や「Nris.dev.co.jp」のようにドメイン単位で電子メールアドレスがまとめられ、リスト表示されている。
また、設定値記憶部22に予め「メイン名⇔組織名」の変換情報が設定されている場合には、ドメイン名の代わりに組織名が表示される。
例えば、「abc-labo.com⇔エー・ビー・シー・ラボ株式会社」の変換情報が設定値記憶部22に格納されていたため、「[Cc]山田五郎 <goro_yamada@abc-labo.com>」の電子メールアドレスに関しては「エー・ビー・シー・ラボ株式会社」の組織名が冠されている。

さらに、宛先として設定された電子メールアドレスの中に、送信履歴記憶部24に過去の送信履歴情報が残されていないものが混入していた場合には、当該電子メールアドレスについて「！」の警告アイコン69が付記されると共に、「送信履歴に存在しない宛先です」の警告メッセージが記述されたポップアップ70が表示される。

初めて電子メールを送信する相手の場合、電子メールアドレスに入力ミスがある可能性が高いため、ユーザの注意を喚起しているのであるが、アドレスの記述に問題ないことを確認したユーザが警告アイコン69をクリックすると、警告アイコン69は「ok」の確認済みアイコン71に差し替えられる。

また、宛先の件数が多いことについても特に問題ないことを確認したユーザは、ヘッダ領域62に表示された警告アイコン64をクリックし、確認の入力を行う。
この結果、当該警告アイコン64は消滅し、代わりに「ok」の確認済みアイコンが表示される。また、これにより宛先確認ページ60中の警告アイコンがすべて消滅することになるため、宛先タブ58の警告アイコン66も消滅し、代わりに「ok」の確認済みアイコンが現れる。

これに対し、ユーザが宛先中に間違いがあると判断した場合には、キャンセルボタン54をクリックする。この結果、この電子メールデータが破棄され、送信メールサーバ30への送信自体が中止される。
この後ユーザは、メールクライアント部26上で正しい宛先を指定した電子メールを再度作成し、送信処理を行うことになる。

図７の場合には本文タブ75が選択されているため、本文確認ページ76が送信確認画面34の前面に表示されている。ここでいう「本文」には、狭義の「本文」の他に「件名（タイトル）」も含まれる。
まず、ページのヘッダ領域77には「件名・本文をご確認ください。／件名・本文にキーワードが含まれています。」の警告メッセージと、「！」の警告アイコン78が表示されている。また、本文タブ75にも「！」の警告アイコン79が表示されており、当該ページに要確認事項が存在していることが明示されている。

件名領域80においては、「弊社の株価状況に関しまして」の件名が表示されているが、この中「株価」の部分が設定値記憶部22に格納された検知キーワードに該当するため、フォント拡大、着色（赤字）、太字化、下線付与の文字列強調表示が施されている。
また、本文領域81においては、「山田様／お世話になります。NRIセキュアの吉田でございます。／さて、先般より懸案となっております極秘事項についてのご相談…」の文章が表示されているが、この中「極秘事項」の部分が設定値記憶部22に格納された検知キーワードに該当するため、上記と同様の文字列強調表示が施されている。
なお、上記した文字列強調表示は一例であり、これに限定されるものではない。

これに対しユーザは、強調表示された文字列を検討し、特に問題ないことを確認した場合は、ヘッダ領域77に表示された警告アイコン78をクリックし、確認入力を行う。
この結果、当該警告アイコン78は消滅し、代わりに「ok」の確認済みアイコンが表示される。同時に、本文タブの警告アイコン79も消滅し、代わりに「ok」の確認済みアイコンが現れる。

各確認ページ中の警告アイコンについて確認入力がなされ、全ての警告アイコンが確認済みアイコンに変更された場合（Ｓ20／Ｙ）、送信確認処理部16は、図８に示すように、最終確認ボタン86を送信確認画面34の下部に表示させる（Ｓ22）。

これに対しユーザは、タブを切り替えて各確認ページの最終チェックを行い、全体を通して問題ないと判断した場合には、最終確認ボタン86をクリックする。
この最終確認の入力を受け付けた送信確認処理部16は（Ｓ24／Ｙ）、図９に示すように、送信確認画面34の下部に送信ボタン91及びクリプト便ボタン92（ファイル配信ボタン）を表示させる（Ｓ26）。この段階に至り、初めて電子メールの送信が可能な状態となる。

ここでユーザが送信ボタン91をクリックすると（Ｓ28／送信）、送信確認処理部16から送信制御部14に送信許可通知が出力され、送信制御部14は差し止めていた電子メールを送信メールサーバ30に送信する（Ｓ30）。
この電子メールαは、送信メールサーバ30から受信メールサーバ93に転送され、受信者のクライアント端末94に送信される。
送信確認処理部16は、当該電子メールの宛先に記述された電子メールアドレスを、送信履歴情報として送信履歴記憶部24に登録する（Ｓ32）。

ユーザが送信ボタン91の代わりにクリプト便ボタン92をクリックすると（Ｓ28／クリプト便）、送信確認処理部16からファイル送信部18に対して、添付ファイルの送信依頼が出力される。この際、ファイル送信部18は送信確認処理部16より、電子メールの宛先に設定された電子メールアドレス、電子メールの本文及び添付ファイルを受け取る。また設定値記憶部22を参照し、当該ユーザのクリプト便のID及びパスワードを取得する。

つぎにファイル送信部18は、インターネット32経由でクリプト便のサービスを提供するファイル配信サーバ95にアクセスし、クリプト便のID及びパスワードを入力してログインする。
つぎにファイル送信部18は、送信確認処理部16より受け取った添付ファイル、電子メールのアドレス（送信者のアドレス及び受信者のアドレス）、本文（件名を含む）を、ファイル配信サーバ95に送信する（Ｓ34）。

これを受け取ったファイル配信サーバ95は、添付ファイルβを外部記憶装置内の所定のディレクトリに格納すると共に、受信者宛の案内用電子メールγを生成し、受信メールサーバ93に送信する。
この電子メールγには、少なくとも添付ファイルの格納先を示すURLと、送信者の電子メールアドレス、送信者が記述した電子メールの件名及び本文が記述されている。

受信者がクライアント端末94上でこの電子メールγ中のURLをクリックすると、Webブラウザが起動し、ファイル配信サーバ95から送信されたダウンロードページが表示される（図示省略）。
つぎに受信者が、このダウンロードページに設けられた「ダウンロード」ボタンをクリックすると、ファイル配信サーバ95から添付ファイルβが送信され、クライアント端末94の外部記憶装置内に格納される。

添付ファイルのサイズが大きい場合、電子メールの形式で送信すると送信メールサーバ30側の送信容量制限によって送信が拒絶される可能性があるため、ファイル配信サーバ95を介して添付ファイルを受信者のクライアント端末94にダウンロードさせることが望ましい。

ユーザがクリプト便による送信を選択した場合、送信制御部14は保持していた電子メールデータを破棄する（Ｓ36）。この場合でも、送信確認処理部16は、電子メールの宛先に指定された電子メールアドレスを、送信履歴記憶部24に格納する（Ｓ32）。

なお、ユーザが制御項目設定画面28において「クリプト便の利用」を選択していない場合には、送信確認画面34にクリプト便ボタン92が表示されることはない。
同様に、ユーザが制御項目設定画面28において「最終確認ボタンの表示」を選択していない場合には、送信確認画面34に最終確認ボタン86が表示されることなく、全ての要確認事項について確認入力が完了した時点で、直ちに送信ボタン91が送信確認画面34に表示されることとなる。

上記した電子メールの要確認事項はあくまでも一例であり、送信確認処理部16は、設定値記憶部22に格納された設定値や予めプログラミングされた判定ルールに従い、他の要確認事項を抽出可能であることはいうまでもない。

この発明に係る電子メールの誤送信確認システムの機能構成を示すブロック図である。上記システムの処理内容を示すフローチャートである。上記システムの処理内容を示すフローチャートである。送信確認画面中の添付ファイル確認ページの表示例を示す図である。送信確認画面中の添付ファイル確認ページの他の表示例を示す図である。送信確認画面中の宛先確認ページの表示例を示す図である。送信確認画面中の本文確認ページの表示例を示す図である。送信確認画面に最終確認ボタンが表示された例を示す図である。送信確認画面に送信ボタン及びクリプト便ボタンが表示された例を示す図である。従来の誤送信確認システムにおける確認画面を示す図である。

10 送信者のクライアント端末
12 電子メールの誤送信確認システム
14 送信制御部
16 送信確認処理部
18 ファイル送信部
20 制御項目設定処理部
22 設定値記憶部
24 送信履歴記憶部
24 送信確認画面
24 送信履歴記憶部
26 メールクライアント部
28 制御項目設定画面
30 送信メールサーバ
32 インターネット
34 送信確認画面
36 添付ファイルタブ
38 添付ファイル確認ページ
40 ヘッダ領域
42 ファイル一覧領域
44 警告アイコン
46 ポップアップ
48 警告アイコン
50 警告アイコン
52 確認済みアイコン
54 キャンセルボタン
56 セキュリティラベル
58 宛先タブ
60 宛先確認ページ
62 ヘッダ領域
64 警告アイコン
66 警告アイコン
68 宛先一覧領域
69 警告アイコン
70 ポップアップ
71 確認済みアイコン
75 本文タブ
76 本文確認ページ
77 ヘッダ領域
78 警告アイコン
79 警告アイコン
80 件名領域
81 本文領域
86 最終確認ボタン
91 送信ボタン
92 クリプト便ボタン
93 受信メールサーバ
94 受信者のクライアント端末
95 ファイル配信サーバ
α 電子メール
β 添付ファイル
γ ダウンロード案内用の電子メール

Claims

電子メールプログラムを備えたクライアント端末に実装されるシステムであって、
送信前の電子メールから要確認事項を抽出するための設定値を予め格納しておく設定値記憶手段と、
電子メールプログラムから電子メールが出力された際に、送信メールサーバへの送信を暫定的に停止させる手段と、
この電子メールの内容と上記設定値記憶手段に格納された各設定値とを比較し、要確認事項を抽出する要確認事項抽出手段と、
この要確認事項の存在を示す確認画面を生成し、ディスプレイに表示させる手段と、
上記確認画面中の個々の要確認事項について確認済みの入力がなされた場合に、上記確認画面に送信ボタンを表示させる手段と、
上記送信ボタンが押下された場合に、上記電子メールを送信メールサーバに向けて送信させる手段を備えており、
上記確認画面は、少なくとも電子メールの構成要素である添付ファイル、宛先、本文毎に独立した確認ページを備えると共に、前面に表示される確認ページがタブの選択によって交互に切り替えられる仕組みを備えており、
各確認ページ中に要確認事項が存在する場合には、それぞれの切り替え用のタブ上に警告アイコンが表示され、
上記添付ファイルの確認ページには、当該電子メールに添付された全ファイルのリストが表示されると共に、要確認事項に該当する添付ファイルには個別に警告アイコンが表示され、各警告アイコンが入力装置を介して選択された際に、上記確認済みの入力がなされたものとみなされ、当該警告アイコンが消滅し、
上記宛先の確認ページには、当該電子メールに設定された全宛先のリストが表示されると共に、要確認事項に該当する宛先には個別に警告アイコンが表示され、各警告アイコンが入力装置を介して選択された際に、上記確認済みの入力がなされたものとみなされ、当該警告アイコンが消滅し、
上記本文の確認ページには、当該電子メールの本文が表示されると共に、この本文中の要確認事項に該当する文字列に対しては個別に強調表示が施され、当該確認ページ中の所定の領域に表示された警告アイコンが入力装置を介して選択された際に、上記確認済みの入力がなされたものとみなされ、当該警告アイコンが消滅し、
各確認ページ中の全ての警告アイコンが消滅した時点で、それぞれのタブ上の警告アイコンも消滅し、
全ての確認ページのタブから警告アイコンが消滅した時点で、初めて上記送信ボタンが表示されることを特徴とする電子メールの誤送信確認システム。
電子メールの添付ファイル中に、所定のセキュリティラベルが埋設されているものがある場合に、当該添付ファイルについては上記警告アイコンと共に当該セキュリティラベルの画像が表示されることを特徴とする請求項１に記載の電子メールの誤送信確認システム。
上記設定値記憶手段には、検知キーワードのリストが格納されており、
電子メールの本文中または添付ファイルのファイル名中に何れかの検知キーワードが含まれていた場合には、上記の各確認ページ中において当該キーワードが強調表示されることを特徴とする請求項１または２に記載の電子メールの誤送信確認システム。
送信された電子メールのアドレスを送信履歴情報として格納しておく送信履歴記憶手段を備え、
上記要確認事項抽出手段は、電子メールの宛先欄に上記送信履歴が残されていないアドレスが含まれている場合に、送信履歴が存在しない宛先が指定されていることを要確認事項として抽出することを特徴とする請求項１〜３の何れかに記載の電子メールの誤送信確認システム。
上記要確認事項抽出手段は、電子メールの宛先欄に所定件数以上のアドレスが記述されている場合に、アドレス数が規定値を越えていることを要確認事項として抽出し、
上記宛先の確認ページ中の所定の領域には、アドレス数が規定値を越えていることを示す警告メッセージと共に警告アイコンが表示され、当該警告アイコンが入力装置を介して選択された際に、上記確認済みの入力がなされたものとみなされ、当該警告アイコンが消滅することを特徴とする請求項１〜４の何れかに記載の電子メールの誤送信確認システム。
上記送信ボタンを表示させる前に、最終確認ボタンを上記確認画面に表示させる手段を備え、
この最終確認ボタンが押下された場合に上記送信ボタンが表示され、電子メールの送信が可能化されることを特徴とする請求項１〜５の何れかに記載の電子メールの誤送信確認システム。
電子メールプログラムを備えたクライアント端末に実装されるプログラムであって、
このクライアント端末を、
送信前の電子メールから要確認事項を抽出するための設定値を予め格納しておく設定値記憶手段、
電子メールプログラムから電子メールが出力された際に、送信メールサーバへの送信を暫定的に停止させる手段、
この電子メールの内容と上記設定値記憶手段に格納された各設定値とを比較し、要確認事項を抽出する要確認事項抽出手段、
この要確認事項の存在を示す確認画面を生成し、ディスプレイに表示させる手段、
上記確認画面中の個々の要確認事項について確認済みの入力がなされた場合に、上記確認画面に送信ボタンを表示させる手段、
上記送信ボタンが押下された場合に、上記電子メールを送信メールサーバに向けて送信させる手段として機能させ、
上記確認画面は、少なくとも電子メールの構成要素である添付ファイル、宛先、本文毎に独立した確認ページを備えると共に、前面に表示される確認ページがタブの選択によって交互に切り替えられる仕組みを備えており、
各確認ページ中に要確認事項が存在する場合には、それぞれの切り替え用のタブ上に警告アイコンが表示され、
上記添付ファイルの確認ページには、当該電子メールに添付された全ファイルのリストが表示されると共に、要確認事項に該当する添付ファイルには個別に警告アイコンが表示され、各警告アイコンが入力装置を介して選択された際に、上記確認済みの入力がなされたものとみなされ、当該警告アイコンが消滅し、
上記宛先の確認ページには、当該電子メールに設定された全宛先のリストが表示されると共に、要確認事項に該当する宛先には個別に警告アイコンが表示され、各警告アイコンが入力装置を介して選択された際に、上記確認済みの入力がなされたものとみなされ、当該警告アイコンが消滅し、
上記本文の確認ページには、当該電子メールの本文が表示されると共に、この本文中の要確認事項に該当する文字列に対しては個別に強調表示が施され、当該確認ページ中の所定の領域に表示された警告アイコンが入力装置を介して選択された際に、上記確認済みの入力がなされたものとみなされ、当該警告アイコンが消滅し、
各確認ページ中の全ての警告アイコンが消滅した時点で、それぞれのタブ上の警告アイコンも消滅し、
全ての確認ページのタブから警告アイコンが消滅した時点で、初めて上記送信ボタンが表示されることを特徴とする電子メールの誤送信確認プログラム。