JP6210761B2 - 電子メールの送信制御システム及びプログラム - Google Patents

Description

この発明は電子メールの送信制御システム及びプログラムに係り、特に、クライアント端末からメールサーバに電子メールが送信される前に当該電子メールの適否を判定し、その結果をディスプレイに表示させることにより、ユーザに電子メールの送信が誤りでないことを確認する機会を付与する技術に関する。

現在、企業間の通信手段として電子メールの利用が定着し、契約書や見積書といった機密性の高い重要書類も、電子メールの添付ファイルとして頻繁に送受信されている。このため、電子メールの誤送信に伴う情報流出の防止が、各企業において切迫した課題として認識されている。

この電子メールの誤送信を低減するための方策として、特許文献１及び非特許文献１に示すように、社員のクライアント端末とメールサーバとの間にプロキシサーバを設置し、このプロキシサーバにおいて送信先やメールの内容について適否をチェックし、その結果をクライアント端末に返すものが実用化されている。

例えば、非特許文献１のサービスにあっては、電子メールの宛先（To、Cc）に社外のアドレスが含まれている場合に、図１６に示すように、送信確認画面200中に当該電子メールの送信種別、メールアドレス、宛先の一覧表を表示してチェックを入れさせることにより、送信者の注意を促す機能を備えている。
特開２００７−０８７３２７ CipherCraft／Mail インターネットURL：http://www.ntts.co.jp/products/ccraftmail/index.html?ppc=g&sol=s 検索日：２０１３年５月２２日 ASP型メールサービス／SYNCDOT+ インターネットURL：http://jp.fujitsu.com/group/feast/services/packages/plus/outline4.html 検索日：２０１３年５月２２日

このような確認のステップをメール送信の操作に組み入れることにより、送信者の不注意による誤送信を低減する効果が期待できるのであるが、最近では社内の機密保持の観点から、送信者本人の確認作業だけでは足りず、上長の承認を得ることがメール送信の条件として課せられるケースが増えてきている。
このような場合、送信者はメールに対する自己チェックを終えた後に、当該メールを所定の承認者（通常は上司）に一旦転送し、その承認を得た上で、本来の宛先に対して送信することとなる（非特許文献２参照）。

ただし、承認者は通常複数の被承認者（部下）を受け持っており、自己の担当業務も抱えていることから、できるだけ短時間で効率的にメールのチェックを済ませたいところであるが、メールのタイトルや本文、添付ファイルの細部にまで隈無く目を通すとなると、１通当たりに相当な時間を要することになる。このため、形式的なチェックに止まらざるを得ないのが実情である。

また、被承認者の立場からすると、緊急性を要するメールであるにもかかわらず、上司の不在や繁忙等の理由で承認がすぐに下りず、業務遂行に支障を来すという問題がある。

この発明は、このような従来の課題を解決するために案出されたものであり、メールの承認者に対してはチェック対象となる送信メールに関する適切な情報を付与することにより、実効性のある判断を短時間で下せるように支援する技術の実現を第１の目的としている。また被承認者に対しては、予め設定された承認者候補の現状に関する情報を提示することにより、現時点で最適な承認者を選択できるように支援する技術の実現を第２の目的としている。

上記の目的を達成するため、請求項１に記載した電子メールの送信制御システムは、電子メールの送信者が操作する送信者端末から送信される電子メールから、要確認事項を抽出するための設定情報を予め格納しておく設定情報記憶手段と、上記送信者端末から送信メールサーバへの電子メールの送信を暫定的に停止させる手段と、この電子メールの内容と上記設定情報記憶手段に格納された各設定情報とを比較し、要確認事項を抽出する手段と、この要確認事項の存在を示す確認画面を生成し、上記送信者端末のディスプレイに表示させる手段と、上記確認画面において確認済みの入力がなされた場合に、上記電子メール及び上記要確認事項の少なくとも一部を含む承認支援情報を、所定の承認者が操作する承認者端末に送信する手段と、当該承認者端末から承認済みの電文が送信された場合に、上記電子メールを送信メールサーバに向けて送信する手段とを備え、上記承認支援情報が、上記確認画面が表示されてから確認済みの入力がなされるまでの所要時間を含むことを特徴としている。

請求項２に記載した電子メールの送信制御システムは、電子メールの送信者が操作する送信者端末から送信される電子メールから、要確認事項を抽出するための設定情報を予め格納しておく設定情報記憶手段と、上記送信者端末から送信メールサーバへの電子メールの送信を暫定的に停止させる手段と、この電子メールの内容と上記設定情報記憶手段に格納された各設定情報とを比較し、要確認事項を抽出する手段と、この要確認事項の存在を示す確認画面を生成し、上記送信者端末のディスプレイに表示させる手段と、上記確認画面において確認済みの入力がなされた場合に、上記電子メール及び上記要確認事項の少なくとも一部を含む承認支援情報を、所定の承認者が操作する承認者端末に送信する手段と、当該承認者端末から承認済みの電文が送信された場合に、上記電子メールを送信メールサーバに向けて送信する手段とを備えた電子メールの送信制御システムであって、さらに、複数の承認者候補を設定しておく記憶手段と、各承認者候補の在席／不在の状態を検出する手段と、各承認者候補が抱えている未処理の件数を格納しておく記憶手段と、上記確認画面において確認済みの入力がなされた場合に、各承認候補者の現時点における在席／不在の状態と、各承認者候補が抱えている未処理の件数が記載された承認者選択画面を生成し、送信者端末のディスプレイに表示させる手段を備え、上記承認者選択画面において選択された承認者候補の操作する承認者端末に対して、上記電子メールと承認支援情報が送信されることを特徴としている。

請求項３に記載した電子メールの送信制御システムは、請求項２のシステムを前提とし、さらに、各承認候補者の選択履歴情報を格納しておく記憶手段を備え、上記承認者選択画面を生成する際には当該記憶手段を参照し、選択実績の多い順に各承認者候補がリストアップされた承認者選択画面が生成されることを特徴としている。

請求項４に記載したプログラムは、電子メールの送信者が操作する送信者端末を、請求項１〜３の何れかに記載した電子メールの送信制御システムとして機能させることを特徴としている。

請求項１に記載の電子メールの送信制御システムにあっては、承認者の操作する承認者端末に対しても、送信者に対して提示された要確認事項が承認支援情報として送信されるため、事前に当該送信メールが内包している可能性のある問題点を把握することができ、極めて効率的に承認／非承認の判断を下すことが可能となる。
しかも、承認者に対して送信者による事前確認の所要時間も承認支援情報として提供されるため、承認者は送信者による事前確認の信頼性を推し量ることが可能となる。

請求項２に記載の電子メールの送信制御システムの場合、送信者に対して複数の承認者候補が列挙された承認者選択画面が提示され、これを閲覧することで各承認者候補の在席／不在の状態や未処理件数まで把握することができるため、現時点で最適の承認者を選択することが可能となる。

請求項３に記載の電子メールの送信制御システムの場合、各承認者候補が過去の選択実績に応じて整列された承認者選択画面が提示されるため、送信者はより簡便に最適な承認者を選択可能となる。

図１は、この発明に係る電子メールの送信制御システム10の全体構成を示すブロック図であり、電子メールの送信者αが操作する送信者端末12と、電子メールの承認者βが操作する承認者端末14と、承認者管理サーバ16とを備えている。
送信者端末12、承認者端末14、承認者管理サーバ16間は、それぞれ通信ネットワークを介して接続されている。

送信者端末12はPCよりなり、送信制御部18と、確認処理部20と、設定情報記憶部22と、宛先選択履歴記憶部24と、承認者選択履歴記憶部26を備えている。
上記の送信制御部18及び確認処理部20は、送信者端末12のCPUが、OS及び専用のアプリケーションプログラムに従って所定の処理を実行することにより、実現される。また、設定情報記憶部22、宛先選択履歴記憶部24及び承認者選択履歴記憶部26は、送信者端末12の外部記憶装置内に設けられる。

送信者端末12にはまた、汎用の電子メールプログラム（メーラ）によって実現されるメールクライアント部28が設けられている。
送信者αは、このメールクライアント部28を介して新規の電子メールを作成し、受信者γの電子メールアドレス宛に送信することができる。

承認者端末14もPCよりなり、少なくとも専用のアプリケーションプログラムと汎用のWebブラウザプログラムを搭載している。
承認管理サーバ16は、承認管理テーブル30を備えている。

まず送信者αは、このシステム10を実現するためのアプリケーションプログラムを送信者端末12にセットアップした後、当該プログラムの動作を制御するための諸設定を行う。
すなわち、ユーザが上記プログラムのメニューから「制御項目の設定」を選択すると、制御項目設定画面が送信者端末12のディスプレイに表示される（図示省略）。

ユーザは、この制御項目設定画面を通じて、例えば以下の設定を行う。
(1) 大量アドレス入力時の警告表示の要否
(2) ポップアップ対象外の宛先リスト
(3) ローカルアドレス入力時のポップアップの要否
(4) 添付ファイル有りの場合での強制ポップアップの要否
(5) 検知キーワードのリスト
(6)「ドメイン名⇔組織名」の変換リスト
(7) 言語の切り替え（日本語、英語、中国語）
(8) 最終確認ボタンの表示の有無
(9) 添付ファイル中に設定されたセキュリティラベルの抽出の要否
(10) 承認者候補

上記(1)の設定は、宛先欄（To、Cc、Bcc）に大量のアドレスを入力した場合に警告メッセージを表示するか否かを選択するものである。また、「大量」と判定するアドレス数（閾値）も設定することができる。

上記(2)の設定は、ポップアップによる警告メッセージの表示対象としない宛先を、ドメイン名やメールアドレスで指定するものであり、「*（任意の数の文字）」や「?（任意の１文字）」によるワイルドカード指定もできる。

上記(3)の設定は、ローカルアドレス（＠以降の無いアドレス）は社内宛と考え、ポップアップによる警告メッセージの表示対象外とする場合に指定する。

上記(4)の設定は、上記(2)または(3)の設定においてポップアップ対象外に設定された宛先が入力された場合でも、添付ファイルがあれば強制的にポップアップさせるか否かを規定する項目である。

上記(5)の設定は、添付ファイルのタイトルや本文のテキスト中から検出すべきキーワードのリストを入力するものである。例えば、「見積書」や「決算書」、「極秘」等の文字列が検知キーワードに該当する

上記(6)の設定は、組織名変換（詳細は後述）で使用するドメイン名と組織名の対応リストを入力するものである。

上記(7)の設定は、ポップアップ及び送信確認画面等で表示される言語を切り替えるためのものである。

上記(8)の設定は、送信ボタンを表示する前に、最終確認ボタンを表示させるか否かを選択するものである（詳細は後述）。

上記(9)の設定は、添付ファイル中に「極秘」や「関係者限」等のセキュリティラベルが貼付されている場合に、これを検知するか否かを指定するものである（詳細は後述）。また、検知すべきラベルの種類を指定することもできる。

上記(10)の設定は、当該送信者が送信する電子メールに対して承認を与える権限を有する者を「承認者候補」として登録しておくものであり、通常は複数の上司の社員IDと氏名、役職、各承認者候補が操作する承認者端末の特定情報（端末IDやIPアドレス等）が入力される（詳細は後述）。

制御項目設定画面を介した設定の入力を完了したユーザが、同画面中の「登録」ボタンを押下すると、設定データが設定情報記憶部22に格納される。

以下、図２及び図３のフローチャートに従い、このシステム10の処理内容を説明する。
まず、送信制御部18はメールクライアント部28と送信メールサーバ31間の通信状況を常時監視しており、メールクライアント部28から送信メールサーバ31に向けて電子メールが送信されたことを検知すると、この電子メールデータを捕捉してインターネット32上に送出されることを一時的に阻止すると共に（Ｓ10）、電子メールデータのコピーを確認処理部20に渡す。

確認処理部20は、この電子メールデータの内容を解析し、その適否を判定する（Ｓ12）。この適否の判定に際し、確認処理部20は設定情報記憶部22に格納された設定値を参照する。
つぎに確認処理部20は、上記の判定結果を反映させた送信確認画面34を生成し、ディスプレイに表示させる（Ｓ14）。
図４〜図９は、この送信確認画面34の具体例を示すものであり、「添付ファイル」、「宛先」、「本文」の３つの切り替えタブが設けられている。

図４の場合には添付ファイルタブ36が選択されているため、添付ファイル確認ページ38のみが前面に表示されている。この添付ファイル確認ページ38は、ヘッダ領域40とファイル一覧領域42を備えている。

ここで、ファイル一覧領域42には３件の添付ファイルがリストアップされており、上から２件目の「決算書.xlsx」については、「！」の警告アイコン44と、「ファイルを開いて確認してください。キーワードにマッチしています。」の警告メッセージが記述されたポップアップ46が付加されている。
この警告表示は、添付ファイルのファイル名に検知キーワードの一つである「決算書」が含まれていたため、確認処理部20によって要確認事項と認定され、ファイル一覧領域42中に挿入されたものである。

また、添付ファイル確認ページ38のヘッダ領域40にも、「キーワードがマッチしています。／添付ファイルをダブルクリックして確認してください。」の警告メッセージが表示されると共に、「！」の警告アイコン48が表示されている。また、添付ファイルタブ36中にも、「！」の警告アイコン50が表示されており、添付ファイル確認ページ38に要確認事項が存在していることが明示されている。

ここでユーザが問題の「決算書.xlsx」をクリックすると、当該ファイルの拡張子に対応付けられたアプリケーションプログラムが起動し、添付ファイルが表示される。
この添付ファイルの内容をチェックし、特に問題ないと確信したユーザは、当該ファイルを閉じると共に、ファイル一覧領域42に表示された警告アイコン44をクリックする。

この警告アイコン44に対する確認入力を受け付けた確認処理部20は（Ｓ16）、当該警告アイコン44を消滅させると共に、「ok」の確認済みアイコン52を表示させる（Ｓ18）。また、これによりファイル一覧領域42中の警告アイコンがすべて消滅することになるため、ヘッダ領域40の警告アイコン48及び添付ファイルタブ36の警告アイコン50も「ok」の確認済みアイコンに差し替えられる。

これに対し、ユーザが添付ファイルの内容を確認した結果、問題があると判断した場合には、キャンセルボタン54をクリックする。この結果、送信制御部18が保持している電子メールデータが破棄され、送信メールサーバ31への送信自体が中止される。
この後ユーザは、正しいファイルを添付させた電子メールをメールクライアント部28上で再度作成し、送信処理を行うことになる。

図５は、添付ファイルに問題がある別のパターンを示しており、添付ファイル確認ページ38のヘッダ領域40には、「キーワードがマッチしています。／送信が禁止されているラベルがあります。」の警告メッセージと、「！」の警告アイコン48が表示されている。また、添付ファイルタブ36にも、「！」の警告アイコン50が表示されている。

ファイル一覧領域42には３件の添付ファイルがリストアップされており、１件目の「決算書.xlsx」について「！」の警告アイコン44及び「極秘」のセキュリティラベル56が貼付されている。
また、３件目の「議事録.doc」については、「！」の警告アイコン44及び「社内限」のセキュリティラベル56が貼付されると共に、「宛先とラベルを再確認してください。」の警告メッセージが記述されたポップアップ46が付加されている。

添付ファイル中に何らかのセキュリティラベルが埋設されている場合、当該ファイルのプロパティとして対応のラベルIDが設定されているため、これを検知した確認処理部20が、当該ラベルIDに関連付けられたセキュリティラベルの画像をファイル一覧領域42中に挿入することにより、セキュリティラベル56の貼付が実現される。
因みに、このセキュリティラベルが設定されたファイルを、ワープロや表計算等の対応プログラムで開くと、各ページのヘッダ部分に「極秘」等のラベル画像が表示される。

この添付ファイル確認ページ38をチェックした結果、送信しても問題ないと判断したユーザは、ファイル一覧領域42に表示された添付ファイルの警告アイコン44をクリックする。
この結果、当該警告アイコン44が「ok」の確認済みアイコン52に差し替えられると同時に、ヘッダ領域40及び添付ファイルタブ36中の警告アイコンも消滅し、代わりに「ok」の確認済みアイコンが現れる。
これに対し、ユーザが問題ありと判断した場合には、キャンセルボタン54をクリックし、当該電子メールの送信を中止する。

図６の場合には宛先タブ58が選択されているため、宛先確認ページ60が送信確認画面34の前面に表示されている。
ここでは、多数の宛先（例えば７件以上）がToやCc欄に指定されていると共に、宛先として設定された電子メールアドレスの中に、送信履歴記憶部24に過去の送信履歴情報が残されていないものが混入していたため、宛先確認ページ60のヘッダ領域62に「大量の宛先が設定されています。Bccの使用をご検討ください。／送信履歴に存在しない宛先があります。」の警告メッセージと、「！」の警告アイコン64が表示されている。
また、宛先タブ58にも、「！」の警告アイコン66が表示されており、当該ページに要確認事項が存在していることが明示されている。

宛先確認ページ60の宛先一覧領域68においては、「nris-dev.co.jp」や「nris-dev. jp」のようにドメイン単位で電子メールアドレスがまとめられ、リスト表示されている。
また、設定情報記憶部22に予め「ドメイン名⇔組織名」の変換情報が設定されている場合には、ドメイン名の代わりに組織名が表示される。
例えば、「abcbank.co.jp⇔東京ABC銀行」の変換情報が設定情報記憶部22に格納されていたため、「[To]山田 五郎 <goro_yamada@abcbank.co.jp >」の電子メールアドレスに関しては「東京ABC銀行」の組織名が冠されている。

さらに、宛先として設定された電子メールアドレスの中に、宛先選択履歴記憶部24に履歴情報が残されていないものが混入していた場合には、当該電子メールアドレスについて「！」の警告アイコン69が付記されると共に、「送信履歴に存在しない宛先です」の警告メッセージが記述されたポップアップ70が表示される。

初めて電子メールを送信する相手の場合、電子メールアドレスに入力ミスがある可能性が高いため、ユーザの注意を喚起しているのであるが、アドレスの記述に問題ないことを確認したユーザが警告アイコン69をクリックすると、警告アイコン69は「ok」の確認済みアイコン71に差し替えられる。

また、宛先の件数が多いことについても特に問題ないことを確認したユーザは、ヘッダ領域62に表示された警告アイコン64をクリックし、確認の入力を行う。
この結果、当該警告アイコン64は消滅し、代わりに「ok」の確認済みアイコンが表示される。また、これにより宛先確認ページ60中の警告アイコンがすべて消滅することになるため、宛先タブ58の警告アイコン66も消滅し、代わりに「ok」の確認済みアイコンが現れる。

これに対し、ユーザが宛先中に間違いがあると判断した場合には、キャンセルボタン54をクリックする。この結果、この電子メールデータが破棄され、送信メールサーバ31への送信自体が中止される。
この後ユーザは、メールクライアント部28上で正しい宛先を指定した電子メールを再度作成し、送信処理を行うことになる。

図７の場合には本文タブ75が選択されているため、本文確認ページ76が送信確認画面34の前面に表示されている。ここでいう「本文」には、狭義の「本文」の他に「件名（タイトル）」も含まれる。
まず、ページのヘッダ領域77には「件名・本文にキーワードが含まれています。」の警告メッセージと、「！」の警告アイコン78が表示されている。また、本文タブ75にも「！」の警告アイコン79が表示されており、当該ページに要確認事項が存在していることが明示されている。

件名領域80においては、「弊社の株価状況に関しまして」の件名が表示されているが、この中「株価」の部分が設定情報記憶部22に格納された検知キーワードに該当するため、着色（赤字）の文字列強調表示が施されている。
また、本文領域81においては、「山田様／お世話になります。NRIセキュアの吉田でございます。／さて、先般より懸案となっております極秘事項についてのご相談…」の文章が表示されているが、この中「極秘事項」の部分が設定情報記憶部22に格納された検知キーワードに該当するため、上記と同様の文字列強調表示が施されている。
なお、上記した文字列強調表示は一例であり、他の文字列強調表示（フォント拡大、太字化、下線付与等）を施すこともできる。

これに対しユーザは、強調表示された文字列を検討し、特に問題ないことを確認した場合は、ヘッダ領域77に表示された警告アイコン78をクリックし、確認入力を行う。
この結果、当該警告アイコン78は消滅し、代わりに「ok」の確認済みアイコンが表示される。同時に、本文タブの警告アイコン79も消滅し、代わりに「ok」の確認済みアイコンが現れる。

各確認ページ中の警告アイコンについて確認入力がなされ、全ての警告アイコンが確認済みアイコンに変更された場合（Ｓ20／Ｙ）、確認処理部20は、図８に示すように、OKサインがデザインされた最終確認ボタン86を送信確認画面34の下部に表示させる（Ｓ22）。

これに対しユーザは、タブを切り替えて各確認ページの最終チェックを行い、全体を通して問題ないと判断した場合には、最終確認ボタン86をクリックする。
この最終確認の入力を受け付けた確認処理部20は（Ｓ24／Ｙ）、図９に示すように、送信確認画面34の下部に送信ボタン91を表示させる（Ｓ26）。この段階に至り、初めて電子メールの送信が可能な状態となる。

ここでユーザが送信ボタン91をクリックすると（Ｓ28／Ｙ）、確認処理部20は設定情報記憶部22を参照し、当該送信者αに関連付けられた承認者候補を抽出する（Ｓ30）。
つぎに確認処理部20は、各承認者候補を所定のルールに従って整列させた承認者選択画面92を生成し、ディスプレイに表示させる（Ｓ32）。

図１０は、この承認者選択画面92を示すものであり、４名の上長の氏名及び役職が送信者αの承認者候補としてリストアップされている。
この４名の承認者候補は、設定情報記憶部22に予め設定された承認者候補であるが、承認者選択履歴記憶部26に格納された過去の選択実績の多い順に整列されている。

また、各承認者候補の右側には「在席／不在」の状態が表示されると共に、現時点における承認の未処理件数が表示されている。
これらの情報は、確認処理部20が承認者管理サーバ16に照会して得られたものである。

このために承認者管理サーバ16は、各承認者の状態（在席／不在）と現在の未処理件数を常時把握している。
まず、各承認者の在席／不在の状態は、承認者管理サーバ16に各承認者の承認者端末14がログイン中（在席）か、ログアウト中（不在）かによって判断される。

また、承認者管理サーバ16は承認管理テーブル30を参照することにより、各承認者の未処理件数を把握することができる。
図１１は、承認管理テーブル30のデータ項目を例示するものであり、承認者の社員ID、送信者の社員ID、送信メールID、受領日時、ステータス（承認／却下／保留）、更新日時のデータ項目が設定されている。
承認者管理サーバ16は、ステータスに「保留」が設定されているレコードをカウントすることにより、各承認者候補の未処理件数を導く。

送信者αは、この承認者選択画面92にリストアップされた承認候補者の顔ぶれと、それぞれの状態（在席／不在）や未処理件数を見比べながら、現時点で最適な承認者候補（例えば、在席中で未処理件数がゼロの承認者候補）を選択し、ラジオボタンにチェックを入れた上で、選択ボタン93をクリックする。

これを受けた確認処理部20は（Ｓ34／Ｙ）、承認者管理サーバ16に対して、送信者αの社員IDと、選択された承認者の社員IDと、メールデータと、所定の承認支援情報を送信すると共に（Ｓ36）、選択された承認者の社員IDと日時を承認者選択履歴記憶部26に登録する（Ｓ37）。

承認者管理サーバ16に送信されるメールデータとしては、メールの件名、宛先、本文、添付ファイルが該当する。
また、承認者管理サーバ16に送信される承認支援情報としては、当該メールに係る要確認事項と、送信者αの行ったメール確認操作の所要時間（送信確認画面34が表示されてから送信ボタン91がクリックされるまでの時間）等が該当する。
これを受け取った承認者管理サーバ16は、承認管理テーブル30に対応の新規レコード（ステータス：保留）を追加する。

つぎに、送信者端末12の確認処理部20は、選択された承認者βの承認者端末14に対して、送信者αの氏名を含む承認要請通知を送信する。
この結果、図１２(a)に示すように、承認者端末14上のアプリケーションプログラムによって、承認要請通知画面（ポップアップ）94が承認者端末14のディスプレイに表示される。

これに対し承認者βが承認要請通知画面94中の閲覧ボタン95をクリックすると、承認者管理サーバ16によってメール承認画面が生成され、承認者端末14に送信される。
この結果、図１２(b)に示すように、承認者端末14のWebブラウザ上にメール承認画面96が表示される。

このメール承認画面96は、上記した送信確認画面34と同様、「添付ファイル」、「宛先」、「本文」の３つの切り替えタブが設けられており、各タブの切り替えにより、添付ファイル確認ページ、宛先確認ページ、本文確認ページの何れか一つが前面に表示される仕組みを備えている。

すなわち、図１２(b)の場合には添付ファイルタブ50が選択されているため、添付ファイル確認ページ38のみが前面に表示されている。また、図１３の場合には宛先タブ58が選択されているため、宛先確認ページ60のみが前面に表示されている。さらに、図１４の場合には本文タブ75が選択されているため、本文確認ページ76のみが前面に表示されている。
各確認ページには、送信確認時に送信者αに提示されたのと同じ要確認事項が表示されている。なお、各確認ページの構成は送信確認画面34と実質的に等しいため、それぞれの対応部分に同一の符号を付すことにより、重複の説明を省略する。

また、メール承認画面96の左下には、当該電子メールの危険度（高／中／低）を示す危険度告知ラベル97が表示されている。この危険度告知ラベル97中には、送信者による送信確認作業の所要時間（15秒）が表示されている。

当該電子メールの危険度は、送信者による送信確認作業の所要時間を下記の判定ルールに当てはめることにより、導かれる。
(1)所要時間１分未満・・・・・・・危険度：高
(2)所要時間１分以上３分未満・・・危険度：中
(3)所要時間３分以上・・・・・・・危険度：低

この判定ルールは一例であり、単純に送信者αによる確認作業の所要時間の長短によって危険度を導くものであるが、当該電子メールが内包している危険性の一応の目安になる。
もちろん、要確認事項の件数や種類と所要時間との相関を反映させた、より複雑な判定ルールを採用することも可能である。

メール承認画面96に表示された要確認事項を中心に内容をチェックし、問題ないと判断した承認者が承認ボタン103をクリックすると、承認者管理サーバ16から確認処理部20に対して承認通知が送信される。
これを受けた確認処理部20は（Ｓ38／承認）、送信制御部18に送信指令を出力し、送信制御部18が差し止めていた電子メールを、送信メールサーバ31に送信させる（Ｓ42）。
この電子メールＸは、送信メールサーバ31から受信メールサーバ104に転送され、受信者γの受信者端末105に送信される。

つぎに確認処理部20は、電子メールの送信完了メッセージが記述された結果通知画面106を生成し、ディスプレイに表示させる（Ｓ44）。
同時に確認処理部20は、当該電子メールの宛先に設定された電子メールアドレスを、宛先選択履歴記憶部24に登録する（Ｓ46）。

一方、メール承認画面を検討した結果、問題を孕んでいるため承認できないと判断した承認者βが却下ボタン107をクリックすると、承認者管理サーバ16から確認処理部20に対して却下通知が送信される。
これを受けた確認処理部20は（Ｓ38／却下）、送信制御部18に破棄指令を出力し、送信制御部18が差し止めていた電子メールを破棄させる（Ｓ40）。

つぎに確認処理部20は、電子メールの承認却下メッセージが記述された結果通知画面106を生成し、ディスプレイに表示させる（Ｓ41）。
この結果通知画面106を閲覧し、電子メールの承認が却下された事実を認識した送信者αは、承認者βに電話や電子メール等で連絡を取り、具体的な却下理由を聞いた上で、電子メールの再作成または送信の断念を選択する。

なお、メール承認画面96を一瞥した結果、処理に時間を要すると判断した承認者βは、保留ボタン108をクリックする。
これを受けた承認者管理サーバ16は、上記承認管理テーブル30のステータスに設定された「保留」を維持した上で、定期的に承認者端末14に督促画面（ポップアップ）を送信し、迅速な承認を促す。

上記のように、メール承認画面96は送信確認画面34と同様、電子メールの主要な構成要素である添付ファイル、宛先、本文毎に独立した確認ページを綴じ込んだ構成を備えており、添付ファイルタブ36、宛先タブ58及び本文タブ75の切り替えによって前面に表示される確認ページが切り替えられる仕組みを備えているため、承認者βは電子メールの構成要素単位で注意を集中させて内容のチェックを行うことが可能となる。
また、確認画面に一度に表示される要確認事項の項目数が限定される結果、個々の項目に割り当てられるスペースが相対的に広くなり、視認性が向上する利点も生じる。
さらに、送信確認画面34において表示された要確認事項と同じ内容がメール承認画面96中に表示されるため、承認者βは送信者αと同じ視点から送信メールの内容を吟味することが可能となる。

ただし、メール承認画面96に表示される要確認事項は、必ずしも送信者αによる確認作業時における要確認事項と一致させる必要はなく、他の要確認事項を追加することもできる。

例えば、添付ファイルが送信者端末12の外部記憶装置内に格納されていたファイルではなく、社内のファイルサーバから取得したものである場合に、「社内サーバから取得」の要確認事項を指摘することが該当する。
社内のファイルサーバからファイルをダウンロードした事実は、例えば、確認処理部20が送信者端末12のOSに記録されている操作ログをチェックすることにより、または添付ファイルに貼り付けられた資産分類情報のラベル（SecureCube等）をチェックすることによって検知される。

あるいは、宛先欄に記述されているメールアドレスが、相手から送信された電子メールへの返信として自動的に設定されたものか、メールクライアント部28のアドレス帳から選択されたものかを判別し、後者の場合には選択ミスの可能性が高いものとして、「自主選択アドレス」の要確認事項を指摘することが該当する。
メールアドレスを自主選択した事実は、例えば、確認処理部20が送信者端末12のOSに記録されている操作ログをチェックすることによって検知される。

上記においては、承認者管理サーバ16を介して送信者端末12と承認者端末14間のデータのやり取りが実現される例を示したが、この発明はこれに限定されるものではなく、送信者端末12と承認者端末14間で各種データのやり取りを行うようにシステム10を構成することもできる。

図１５はその一例を示すものであり、各承認者端末14は承認処理部110を備えている。
この承認処理部110は、承認者端末14のCPUが専用のアプリケーションプログラムに従って動作することにより、実現される。

この実施形態では、送信者αによる事前の確認作業及び承認者の選択が終わった時点で、送信者αが選択した承認者βの承認者端末14に対して、確認処理部20から電子メールデータ及び承認支援情報が直に送信される。

確認処理部20から電子メールデータ及び承認支援情報を受けた承認者端末14の承認処理部110は、上記と同様の承認要請通知画面94及びメール承認画面96を生成し、ディスプレイに表示させる。

また承認処理部110は、承認者管理サーバ16に対して承認要請受領通知を送信する。この通知には、承認者の社員IDと、受領日時、送信者の社員ID、送信メールIDが含まれている。
これを受けた承認者管理サーバ16は、この通知に基づいて新規のレコードを上記と同様の承認管理テーブル30に登録する。

また承認処理部110は、メール承認画面96を通じて承認者βが行った選択の結果（承認／却下）を送信者端末12に通知すると共に、承認者管理サーバ16にも通知する。
さらに承認処理部110は、承認者が保留を選択した場合、その旨を承認者管理サーバ16に通知する。

承認者管理サーバ16は、承認処理部110から承認者による選択結果（承認／却下／保留）が通知される都度、この通知に基づいて該当のレコードに対するステータスの更新処理を実行する。

そして、他の送信者端末12から特定の承認者候補に関する現状の照会があった場合、承認者管理サーバ16は承認管理テーブルを参照し、当該承認者候補の状態（在席／不在）や未処理件数（保留中の件数）を返信する。

この発明に係る電子メールの送信制御システムの機能構成を示すブロック図である。 上記システムの処理内容を示すフローチャートである。 上記システムの処理内容を示すフローチャートである。 送信確認画面中の添付ファイル確認ページの表示例を示す図である。 送信確認画面中の添付ファイル確認ページの他の表示例を示す図である。 送信確認画面中の宛先確認ページの表示例を示す図である。 送信確認画面中の本文確認ページの表示例を示す図である。 送信確認画面に最終確認ボタンが表示された例を示す図である。 送信確認画面に送信ボタンが表示された例を示す図である。 承認者選択画面を示す図である。 承認管理テーブルの構造を示す図である。 承認要請通知画面及びメール承認画面中の添付ファイル確認ページの表示例を示す図である。 メール承認画面中の宛先確認ページの表示例を示す図である。 メール承認画面中の本文確認ページの表示例を示す図である。 この発明に係る電子メールの送信制御システムの変形例を示すブロック図である。 従来の送信制御システムにおける確認画面を示す図である。

10 電子メールの送信制御システム
12 送信者端末
14 承認者端末
16 承認者管理サーバ
18 送信制御部
20 確認処理部
22 設定情報記憶部
24 宛先選択履歴記憶部
26 承認者選択履歴記憶部
28 メールクライアント部
31 送信メールサーバ
32 インターネット
34 送信確認画面
36 添付ファイルタブ
38 添付ファイル確認ページ
40 ヘッダ領域
42 ファイル一覧領域
44 警告アイコン
46 ポップアップ
48 警告アイコン
50 警告アイコン
52 確認済みアイコン
54 キャンセルボタン
56 セキュリティラベル
58 宛先タブ
60 宛先確認ページ
62 ヘッダ領域
64 警告アイコン
66 警告アイコン
68 宛先一覧領域
69 警告アイコン
70 ポップアップ
71 確認済みアイコン
75 本文タブ
76 本文確認ページ
77 ヘッダ領域
78 警告アイコン
79 警告アイコン
80 件名領域
81 本文領域
86 最終確認ボタン
91 送信ボタン
92 承認者選択画面
93 選択ボタン
94 承認要請通知画面
95 閲覧ボタン
96 メール承認画面
97 危険度告知ラベル
103 承認ボタン
104 受信メールサーバ
105 受信者端末
106 結果通知画面
107 却下ボタン
108 保留ボタン
110 承認処理部
α 送信者
β 承認者
γ 受信者
Ｘ 電子メール

Claims (4)

1. 電子メールの送信者が操作する送信者端末から送信される電子メールから、要確認事項を抽出するための設定情報を予め格納しておく設定情報記憶手段と、
   上記送信者端末から送信メールサーバへの電子メールの送信を暫定的に停止させる手段と、
   この電子メールの内容と上記設定情報記憶手段に格納された各設定情報とを比較し、要確認事項を抽出する手段と、
   この要確認事項の存在を示す確認画面を生成し、上記送信者端末のディスプレイに表示させる手段と、
   上記確認画面において確認済みの入力がなされた場合に、上記電子メール及び上記要確認事項の少なくとも一部を含む承認支援情報を、所定の承認者が操作する承認者端末に送信する手段と、
   当該承認者端末から承認済みの電文が送信された場合に、上記電子メールを送信メールサーバに向けて送信する手段とを備え、
   上記承認支援情報が、上記確認画面が表示されてから確認済みの入力がなされるまでの所要時間を含むことを特徴とする電子メールの送信制御システム。
2. 電子メールの送信者が操作する送信者端末から送信される電子メールから、要確認事項を抽出するための設定情報を予め格納しておく設定情報記憶手段と、
   上記送信者端末から送信メールサーバへの電子メールの送信を暫定的に停止させる手段と、
   この電子メールの内容と上記設定情報記憶手段に格納された各設定情報とを比較し、要確認事項を抽出する手段と、
   この要確認事項の存在を示す確認画面を生成し、上記送信者端末のディスプレイに表示させる手段と、
   上記確認画面において確認済みの入力がなされた場合に、上記電子メール及び上記要確認事項の少なくとも一部を含む承認支援情報を、所定の承認者が操作する承認者端末に送信する手段と、
   当該承認者端末から承認済みの電文が送信された場合に、上記電子メールを送信メールサーバに向けて送信する手段とを備えた電子メールの送信制御システムであって、さらに、
   複数の承認者候補を設定しておく記憶手段と、
   各承認者候補の在席／不在の状態を検出する手段と、
   各承認者候補が抱えている未処理の件数を格納しておく記憶手段と、
   上記確認画面において確認済みの入力がなされた場合に、各承認候補者の現時点における在席／不在の状態と、各承認者候補が抱えている未処理の件数が記載された承認者選択画面を生成し、送信者端末のディスプレイに表示させる手段を備え、
   上記承認者選択画面において選択された承認者候補の操作する承認者端末に対して、上記電子メールと承認支援情報が送信されることを特徴とする電子メールの送信制御システム。
3. 送信者による各承認候補者の選択履歴情報を格納しておく記憶手段を備え、
   上記承認者選択画面を生成する際には当該記憶手段を参照し、選択実績の多い順に各承認者候補がリストアップされた承認者選択画面が生成されることを特徴とする請求項２に記載の電子メールの送信制御システム。
4. 電子メールの送信者が操作する送信者端末を、請求項１〜３の何れかに記載した電子メールの送信制御システムとして機能させることを特徴とするプログラム。

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