JP5561832B2

JP5561832B2 - 情報処理装置、情報処理方法、プログラム

Info

Publication number: JP5561832B2
Application number: JP2010273060A
Authority: JP
Inventors: 聡横田
Original assignee: Canon Marketing Japan Inc; Canon IT Solutions Inc
Current assignee: Canon Marketing Japan Inc; Canon IT Solutions Inc
Priority date: 2010-12-07
Filing date: 2010-12-07
Publication date: 2014-07-30
Anticipated expiration: 2030-12-07
Also published as: JP2012123577A

Description

本発明は、電子メールの送信可否に関する監査業務の効率を高めるため技術に関する。

近年、個人情報や機密情報の漏洩が企業の信頼というものに大きな影響を及ぼすようになってきている。情報の漏洩は、外部からの不正アクセスにより起きてしまうこともあるが、多くは企業内部の人間の不注意等から起きており、電子メールを用いた不注意なファイル送信等により情報の漏洩が起きてしまうことがある。

そこで、電子メールが内部のネットワークから外部のネットワークに送出される際に、当該電子メールの内容に応じて配信を許可する／しないを決定する電子メール監査システムを導入する等して、情報漏洩対策を講じたりしている。

このようなシステムでは、キーワード等を設定しておき、当該キーワードが使用されているメールを送信不可にするという方法等により、電子メールの送信を制御することが一般的である。

また、送信が不可となった電子メールに対して、管理者により監査を行わせ、監査の結果によって最終的に送信を許可するか、許可しないかを決定する監査システムがある。

特許文献１には、メールの送信先のメールアドレスから組織外に送信されると判定された場合、メールの送信者に対応した承認者の一覧を表示して承認者を選択し、選択された承認者により送信が承認されるまでメールを送信保留状態にすることが開示されている。

特開２００７−６５７８７号公報

このような電子メールの監査を行う管理者に対しては、本当に送信をしてもよい電子メールであるか否かという点について適切な判断が求められる。

他方で、適切な監査を実現する必要性だけでなく、管理者が監査すべき電子メールの数量が多くなると、監査をする管理者の負担が増大するため、管理者の負担を軽減する仕組みも必要となる。

そこで、本発明は、電子メールの送信の可否を判断する監査業務において、適切な監査を行うことが可能な仕組みを提供することを目的とする。

さらに、本発明は、電子メールの監査業務において、監査を行う管理者の負担を軽減する仕組みを提供することを目的とする。

送信が保留された電子メールの監査を行う電子メール監査装置であって、監査対象となる電子メールを監査するための監査画面であって、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目について管理者からの確認を受け付けるための確認受付部と、当該電子メールの送信を許可するか否かの指示を受け付ける送信可否受付部とを含む監査画面を表示する監査画面表示手段と、前記監査画面に付されている確認受付部に対する指示を受け付ける確認受付手段と、前記確認受付手段により、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目にかかる確認受付部に対して指示を受け付けたか否かを判断する確認判断手段と、前記確認判断手段により、前記確認受付部に対して指示を受け付けていないと判断された場合には、送信可否受付部を当該電子メールの送信を許可する指示を受け付けない状態で表示し、前記確認判断手段により、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目にかかる確認受付部に対して指示を受け付けたと判断された場合には、送信可否受付部を当該電子メールの送信を許可する指示を受け付けない状態から送信を許可する指示を受け付ける状態に変化させることで当該電子メールの送信を許可する指示を受付可能にする指示受付手段と、を備え、前記指示受付手段は、さらに、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目にかかる確認受付部に対して指示を受け付けたか否かに関わらず、当該電子メールの送信を許可しない旨の指示を受け付ける状態で送信可否受付部を前記監査画面に表示することで、当該電子メールの送信を許可しない旨の指示を受け付けることを特徴とする。

送信が保留された電子メールの監査を行う電子メール監査装置における電子メール監査方法であって、前記電子メール監査装置の監査画面表示手段が、監査対象となる電子メールを監査するための監査画面であって、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目について管理者からの確認を受け付けるための確認受付部と、当該電子メールの送信を許可するか否かの指示を受け付ける送信可否受付部とを含む監査画面を表示する監査画面表示工程と、前記電子メール監査装置の確認受付手段が、前記監査画面に付されている確認受付部に対する指示を受け付ける確認受付工程と、前記電子メール監査装置の確認判断手段が、前記確認受付工程において、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目にかかる確認受付部に対して指示を受け付けたか否かを判断する確認判断工程と、前記電子メール監査装置の指示受付手段が、前記確認判断工程において、前記確認受付部に対して指示を受け付けていないと判断された場合には、送信可否受付部を当該電子メールの送信を許可する指示を受け付けない状態で表示し、前記確認判断工程において、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目にかかる確認受付部に対して指示を受け付けたと判断された場合には、送信可否受付部を当該電子メールの送信を許可する指示を受け付けない状態から送信を許可する指示を受け付ける状態に変化させることで当該電子メールの送信を許可する指示を受付可能にする指示受付工程と、を備え、前記指示受付工程は、さらに、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目にかかる確認受付部に対して指示を受け付けたか否かに関わらず、当該電子メールの送信を許可しない旨の指示を受け付ける状態で送信可否受付部を前記監査画面に表示することで、当該電子メールの送信を許可しない旨の指示を受け付けることを特徴とする。

送信が保留された電子メールの監査を行う電子メール監査装置において実行されるプログラムであって、前記電子メール監査装置を、監査対象となる電子メールを監査するための監査画面であって、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目について管理者からの確認を受け付けるための確認受付部と、当該電子メールの送信を許可するか否かの指示を受け付ける送信可否受付部とを含む監査画面を表示する監査画面表示手段と、前記監査画面に付されている確認受付部に対する指示を受け付ける確認受付手段と、前記確認受付手段により、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目にかかる確認受付部に対して指示を受け付けたか否かを判断する確認判断手段と、前記確認判断手段により、前記確認受付部に対して指示を受け付けていないと判断された場合には、送信可否受付部を当該電子メールの送信を許可する指示を受け付けない状態で表示し、前記確認判断手段により、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目にかかる確認受付部に対して指示を受け付けたと判断された場合には、送信可否受付部を当該電子メールの送信を許可する指示を受け付けない状態から送信を許可する指示を受け付ける状態に変化させることで当該電子メールの送信を許可する指示を受付可能にする指示受付手段として機能させ、を備え、前記指示受付手段は、さらに、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目にかかる確認受付部に対して指示を受け付けたか否かに関わらず、当該電子メールの送信を許可しない旨の指示を受け付ける状態で送信可否受付部を前記監査画面に表示することで、当該電子メールの送信を許可しない旨の指示を受け付けることを特徴とする。

本発明によれば、電子メールの送信の可否を判断する監査業務において、適切な監査を行うことが可能となる。

さらに、本発明によれば、電子メールの監査業務において、監査を行う管理者の負担を軽減することが可能となる。

電子メール送信システムの構成の一例を示すブロック図である。メール送受信端末１１０、管理者端末１２０、メール中継装置１５０、メール配送装置１９０のハードウエア構成を示す図である。メール中継装置１５０における電子メール保留処理を示すフローチャートである。図３のステップＳ３０５で保留された電子メールに対する監査処理を示すフローチャートである。図４のステップＳ４０５の保留原因確認処理の詳細を示すフローチャートである。メール送信システムの全体の処理を示す図である。送信が保留された電子メールの一覧を表示する画面の一例を示す図である。電子メールに対する監査を行う監査画面の一例を示す図である。電子メールに対する監査を行う監査画面の一例を示す図である。電子メールに対する監査を行う監査画面の一例を示す図である。電子メールに対する監査を行う監査画面の一例を示す図である。送信保留条件が設定されたテーブルの一例を示す図である。保留された電子メールのメールデータが登録されたテーブルの一例を示す図である。

以下、図面を参照して本発明の実施形態を詳細に説明する。

図１は、本実施形態に係る電子メール送信システムの構成の一例を示すブロック図である。

図１に示すように、本実施形態に係る電子メール送信システムは、メール送受信端末１１０と管理者端末１２０とメール中継装置１５０とメール配送装置１９０とが含まれ構成されている。メール送受信端末１１０と管理者端末１２０とメール中継装置１５０とメール配送装置１９０とはそれぞれネットワークを介して相互に通信可能に接続されている。図１には、メール送受信端末１１０を１つ図示しているが、本実施形態では、１又は複数のメール送受信端末がネットワークを介して管理者端末１２０とメール中継装置１５０とメール配送装置１９０と相互に通信可能に接続されている。

メール送受信端末１１０から送信された電子メールは、該電子メールの宛先に設定されたメールアドレスに従って、メール中継装置１５０とメール配送装置１９０とを介して、該宛先である不図示の他のメール送受信端末に送信される。

電子メールの送受信を行うメール送受信端末１１０は、ユーザが各種操作指示を行う情報処理装置である。メール送受信端末１１０は、ネットワークを介して、メール中継装置１５０とデータの送受信が可能である。メール送受信端末１１０は、メール作成部１１１とメール送受信部１１２と操作部１１３とを備えている。

メール作成部１１１は、ユーザによる操作により、電子メールの作成や編集を行う機能を備えている。

メール送受信部１１２は、ユーザから送信の指示がなされた電子メールをメール中継装置１５０に送信する機能と、メール中継装置１５０から電子メールを受信する機能とを備えている。

操作部１１３は、ユーザからの電子メールに対する送信指示を受け付け、メール送受信部１１２に当該指示を送信する機能を備える。

さらに、操作部１１３はユーザによりメール中継装置１５０へ電子メールの送信が指示された日時（送信日時）を取得し、取得した送信日時を示す情報を当該電子メールに付加する機能を備えている。

なお、メール送受信部１１２は、一般に知られているＳＭＴＰ、ＰＯＰ、ＩＭＡＰ等のプロトコルに対応したメールクライアント（メールユーザエージェント：ＭＵＡ）に対応する機能部である。また、操作部１１３は、例えばＨＴＴＰ又はＨＴＴＰＳに対応したＷＥＢブラウザの機能を利用して実現される。

管理者端末１２０は、本実施形態における電子メール送信システムの管理者からの操作を受け付ける端末である。

管理者端末１２０の管理操作部１２１は、メール中継装置１５０の記憶手段（ルール保存部１５６）に記憶されたルールの登録、編集、削除、閲覧などの、管理者による操作指示を受け付ける機能と、メール中継装置１５０のルール設定部１５４に対して、当該管理者により操作された指示（ルールの登録、編集、削除、閲覧など）を送信する機能を備えている。

また、管理操作部１２１は、メール中継装置１５０の記憶手段（保留メール保存部１５７）に保留された電子メールの閲覧、削除、送信（中継）などの、管理者による操作指示を受け付ける機能と、当該管理者により受け付けた操作指示（保留された電子メールの閲覧、削除、送信（中継）など）を保留メール管理処理部１５５に送信する機能を備えている。

メール中継装置１５０は、メール送受信端末１１０から送信された電子メールに対してルールを適用し、その結果に基づいて、メール配送装置１９０にメールを転送（中継）する。

メール中継装置１５０は、メール受信処理部１５１、ルール適用処理部１５２、メール送信処理部１５３、ルール設定部１５４、保留メール管理処理部１５５を備えている。また、メール中継装置１５０は、外部メモリ２１１などの記憶手段に、ルール保存部１５６、保留メール保存部１５７の記憶領域を備えている。

メール受信処理部１５１は、メール送受信端末１１０のメール送受信部１１２から送信された電子メールを受信する機能を備える。なお、この電子メールには前述の通り、操作部１１３により送信日時を示す情報が付加されている。

ルール適用処理部１５２は、メール受信処理部１５１が受信した電子メールに対して、ルール保存部１５６に記憶されたルールを適用し、ルールに応じた処理を実行する。

メール送信処理部１５３は、電子メールをメール配送装置１９０に送信する機能を備える。

ルール設定部１５４は、管理者端末１２０の管理操作部１２１から、ルール保存部１５６に記憶されたルールの登録、編集、削除、閲覧など操作指示を受け付ける機能、及び、当該操作指示に従って、ルール保存部１５６に記憶されたルールの登録、編集、削除、閲覧などの処理を実行する機能を備える。また、ルール設定部１５４は、例えばＨＴＴＰ又はＨＴＴＰＳに対応したＷＥＢサーバの機能を利用して実現される。

保留メール管理処理部１５５は、管理者端末１２０の管理操作部１２１から受け付けた指示に従い、保留メール保存部１５７に保留されている電子メールの送信等を行う機能を備える。

ルール保存部１５６は、ルール適用処理部１５２で用いられるルール（具体的には、図１２に示す送信保留条件）が記憶されている記憶領域である。

保留メール保存部１５７は、ルール適用処理部１５２で保留すると判定された電子メール（具体的には図１３に示すメールデータテーブル）を記憶しておく記憶領域である。

メール配送装置１９０は、いわゆるメールサーバであって、メール送信処理部１５３から送信された電子メールに設定された宛先に向けて該電子メールを送信する機能（ＳＭＴＰサーバの機能等）を備えている。さらに、メール配送装置１９０は、メール送受信端末１１０宛に送信された電子メールを、メール送受信端末からのリクエストに応じてメール送受信端末１１０に送信する機能（ＰＯＰ３サーバの機能等）などを備えていてもよい。

なお、メール送受信端末１１０、管理者端末１２０、メール中継装置１５０、メール配送装置１９０は、それぞれコンピュータである。

図２は、メール送受信端末１１０、管理者端末１２０、メール中継装置１５０、メール配送装置１９０に適用可能な情報処理装置のハードウエア構成を示す図である。

図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（ＢａｓｉｃＩｎｐｕｔ／ＯｕｔｐｕｔＳｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な各種プログラム等が記憶されている。

２０２はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０２にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

また、２０５は入力コントローラで、入力装置２０９等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、液晶ディスプレイ等のディスプレイ装置２１０への表示を制御する。なお、ディスプレイ装置は、液晶ディスプレイに限られず、ＣＲＴディスプレイなどであっても良い。これらは必要に応じてクライアントが使用するものである。

２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ４００）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。

なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０２内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ装置２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ装置２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

ハードウエア上で動作する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。

次に、図６を用いて、本発明の実施形態における電子メール送信システム全体の処理について説明する。

ステップＳ６０１では、メール送受信端末１１０がユーザからの指示に従い、メール中継装置１５０に対して電子メールを送信する。

メール中継装置１５０は、メール送受信端末１１０から送信された電子メールを受信すると、当該受信した電子メールに対してフィルタリング処理を行う（ステップＳ６０２）。なお、このフィルタリング処理は、図３のフローチャートで示すステップＳ３０４〜Ｓ３０６の処理である。

メール中継装置１５０におけるフィルタリング処理の結果、電子メールの送信を保留する場合は、メール中継装置１５０はメール送受信端末１１０に対して、当該電子メールが保留された旨の通知をする（ステップＳ６０３）。他方、電子メールを送信する場合は、メール中継装置１５０はメール配送装置１９０へ当該電子メールを送信する（ステップＳ６０４）。

そして、ステップＳ６０５において管理者端末１２０からメール中継装置１５０に対して、送信が保留された電子メールの監査処理（送信が保留された電子メールについて、送信の可否をあらためて判断する処理）の要求がされると、メール中継装置１５０は管理者端末１２０に対して、送信が保留された電子メールのデータ（図１３）を送信する（ステップＳ６０５）。

管理者端末１２０は、ステップＳ６０６で送信されたデータをもとに監査処理を行い、監査結果をメール中継装置１５０に送信する（ステップＳ６０７）。

管理者端末１２０における監査の結果が、送信を不可とする旨である場合には、メール中継装置１５０はメール送受信端末１１０に対して、送信が不可となった旨の通知を行う（ステップＳ６０８）。他方、管理者端末１２０における監査の結果が、送信を許可する旨である場合には、メール中継装置１５０は当該送信が許可された電子メールをメール配送装置１９０へ送信する（ステップＳ６０９）。
以上が、本発明の実施形態における処理の全体像である。

次に、図３を用いて、メール中継装置１５０における電子メール保留処理について説明する。

図３は、本発明の実施形態における、電子メール保留処理を示すフローチャートである。

なお、図３のステップＳ３０１、Ｓ３０２の処理については、メール送受信端末１１０のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。

また、ステップＳ３０３〜Ｓ３０６の処理については、メール中継装置１５０のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。

ステップＳ３０１では、メール送受信端末１１０のＣＰＵ２０１は、ユーザから電子メールの送信指示を受け付ける。

ステップＳ３０２では、メール送受信端末１１０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０１で送信指示をされた電子メールをメール中継装置１５０に対して送信する。

ステップＳ３０３では、メール中継装置１５０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０２においてメール送受信端末から送信された電子メールを受信する。

ステップＳ３０４では、メール中継装置１５０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０３で受信した電子メールが所定の保留条件に合致するか否かを判断する。

具体的には、メール中継装置１５０のルール保存部に保存された送信保留条件（図１２）を用いて、ステップＳ３０３で受信した電子メールが当該条件に合致するか否かを判断する。
図１２の送信保留条件について説明する。

図１２に示す送信保留条件は、条件１〜条件５までの５つの送信保留条件が設定されている。

条件１は、送信先に「＠＊＊＊１．ｃｏ．ｊｐ」（所定ドメイン名）が含まれる電子メールについては、送信を保留することを示す条件である。

条件２は、電子メールのサイズが１．５ＭＢ以上である場合に、送信を保留することを示す条件である。

条件３は、電子メールに添付されたファイルの拡張子が「．ｐｐｔ」である場合には、送信を保留することを示す条件である。

条件４は、電子メールの本文に「××会社」という文字列が含まれている場合には、送信を保留することを示す条件である。

条件５は、電子メールの送信先に「＠＊＊＊２．ｃｏ．ｊｐ」（所定ドメイン名）が含まれ、かつ添付ファイルのデータ内に「社外秘」という文字列が含まれている場合には、送信を保留することを示す条件である。

ステップＳ３０４においてメール中継装置１５０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０３で受信した電子メールが上述した条件のいずれかに該当するか否かを判断する。

なお、図１２に示した保留条件はあくまでも一例であり、これら５つの条件以外の条件も自由に設定できるものとする。

ステップＳ３０４で保留条件のいずれかに合致すると判断された場合（ステップＳ３０４：ＹＥＳ）は、処理をステップＳ３０５に移行する。

ステップＳ３０４で保留条件のいずれにも合致しないと判断された場合（ステップＳ３０４：ＮＯ）は、処理をステップＳ３０６に移行する。

ステップＳ３０５では、メール中継装置１５０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０４で保留条件に合致すると判定された電子メールを保留メール保存部１５７に保存する（図１３に示すメールデータテーブルが、保留メール保存部１５７に保存された保留メールを示すテーブルである）。すなわち、当該電子メールをすぐに送信するのではなく、管理者による監査を受けるために送信を保留する。なお、この際、当該送信が保留された電子メールの送信者に対して、保留された旨の通知をしてもよい。

なお、いずれの保留条件に合致したのかという情報も含めて、メールデータテーブル（図１３）に保存する（フィルタリング結果にあたる）。

ステップＳ３０６では、メール中継装置１５０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０４で保留条件に合致しないと判定された電子メールをメール配送装置１９０へ送信する。

以上の処理により、予め設定された条件に合致する電子メールについては、そのまま送信せず、管理者による監査を受けるために一時保留することが可能となる。

次に、図４を用いて、ステップＳ３０５で送信が保留された電子メールに対する監査処理について説明する。

図４は、本発明の実施形態における保留された電子メールの監査処理を示すフローチャートである。

なお、図４のフローチャートで示す処理については、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。

ステップＳ４０１では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、管理者からの電子メールの監査を行う旨の指示を受け付ける。

管理者からの電子メールの監査指示を受け付けると、ステップＳ４０２では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、メール中継装置１５０の保留メール保存部１５７に保存された保留メールのメールデータ（図１３）を取得する。

ステップＳ４０３では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０２で取得した保留メールのメールデータをもとに保留メール一覧画面（図７）を表示する。

ステップＳ４０４では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、管理者により、保留メール一覧画面を介して監査を行う電子メールの選択を受け付ける。

ステップＳ４０６では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０４で監査対象として指定された電子メールの保留原因について、管理者からの確認を受け付ける処理を実行する。

なお、本処理の詳細については、図５に示すフローチャートを用いて後述する。

ステップＳ４０６では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０２で表示された監査画面における送信ボタン（送信を許可する旨の指示をするためのボタン）を表示する。なお、送信ボタンについては、ステップＳ４０６のタイミングで表示する方法ではなく、予め表示はされているが押下できない状態にしておき、ステップＳ４０６のタイミングで押下可能に変更するという方法であってもよい。

いずれにしても、図５に示すステップＳ５０３において保留条件が適用され確認が必要とされた箇所が管理者により確認されたと判断された場合（ステップＳ５０３：ＹＥＳ）に、送信許可の指示が出せるような構成であればよい。

ステップＳ４０７では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、管理者から、監査対象とされている電子メールに対する指示を受け付ける。具体的には、監査対象となっている電子メールについて、送信を許可するか、送信を許可しないかの指示を受け付ける。

ステップＳ４０８では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０７において管理者において指示された内容を判断する。

指示の内容が送信を許可する旨である場合（ステップＳ４０８：送信許可）は、処理をステップＳ４０９に移行する。

指示の内容が送信を許可しない旨である場合（ステップＳ４０８：送信不可）は、処理をステップＳ４１０に移行する。

なお、本実施形態においては、保留された電子メールに対する処理として、管理者から送信許可または送信不可のいずれかの指示を受け付けるように構成しているが、これらに限られるものではなく、他の処理の指示（保留時間の延長や短縮など）を受け付けるように構成しても良い。

ステップＳ４０９では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、当該監査が行われた電子メールを送信する旨の指示をメール中継装置１５０に対して送信する。

ステップＳ４１０では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、当該監査を行った電子メールをメール中継装置１５０の保留メール保存部１５７から削除する旨の指示を、メール中継装置１５０へ送信する。

なお、ステップＳ４１０においてメールの削除指示がなされた場合、当該削除されるメールの送信者に対して、送信が許可されなかった旨の通知を出してもよい。

次に、図５を用いて、図４のフローチャートにおけるステップＳ４０５の処理の詳細を説明する。

図５は、本発明の実施形態における保留原因確認処理を示すフローチャートである。

なお、図５のフローチャートで示す処理については、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。

ステップＳ５０１では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０４で監査対象として指定された電子メールに合致した保留条件を取得する。具体的には、ステップＳ４０４で監査対象として指定された電子メールに対応するフィルタリング結果を図１３に示すメールデータテーブルから取得する。

ステップＳ５０２では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、図８、図１０に例を示す監査画面を表示する。

ステップＳ５０３では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０２で表示された監査画面を介して、管理者により確認すべき箇所の確認がなされたか否かを判断する。

確認されたと判断した場合（ステップＳ５０３：ＹＥＳ）は、本フローチャートの処理を終了し、処理をステップＳ４０６に移行する。

他方、いまだ確認されていない場合（ステップＳ５０３：ＮＯ）は、管理者により確認されるのを待つ。

ここで、ステップＳ５０３における管理者により確認すべき箇所の確認がなされたか否かの判断およびステップＳ４０６における送信許可ボタンの表示処理について、図８〜図１３を用いて説明する。

図８は、図１３に示す「メールＩＤ：０００００１」の電子メールにかかる監査画面を示す図である。

「メールＩＤ：０００００１」の電子メールには、添付ファイルとして「サービス紹介資料．ｐｐｔ」が付されている。そのため、ステップＳ３０４において図１２に示す「条件３」に合致すると判断されるため、送信が保留される。

図８の監査画面においては、「一致したルール」（８０２）に条件３の内容を示す「添付ファイル」が表示され、添付ファイル名が表示される欄（８０１）にチェックボックスが表示される。

すなわち、当該電子メールが保留された原因は「保留条件に設定された拡張子のファイルが添付されていること」であるため、管理者が監査すべき項目が添付ファイルであると決定される。そして、管理者により当該添付ファイルの確認がなされなければ（管理者によりチェックボックスにチェックがされなければ）メール送信ボタン８０３が押下出来ないように制御される。

図９は、図８に示す監査画面と同様、「メールＩＤ：０００００１」の電子メールに係る監査画面である。

図９の監査画面は、管理者により添付ファイルの確認がなされた後の監査画面を表している。すなわち、添付ファイル名が表示される欄（９０１）に表示されたチェックボックスにチェックが入れられている。

また、管理者により添付ファイルの確認がなされているため、メール送信ボタン９０３が押下可能な状態（管理者による送信を許可する旨の指示を受付可能な状態）として表示されている。

なお、本実施形態では、添付ファイル名の横に表示したチェックボックスにチェックがなされるとメール送信ボタンを押下可能な状態にするよう構成したが、添付ファイルが確認されたか否かを判断する方法としては、チェックボックスへのチェックに限らず他の方法を用いても良い。

たとえば、実際に添付されたファイルが開かれたことを検知した場合に、メール送信ボタンを押下可能な状態にするという方法などが考えられる。

特に、条件５のように添付ファイルの内容に関する保留条件により送信が保留された場合には、このような構成が望ましい。

図１０は、図１３に示す「メールＩＤ：０００００４」の電子メールに係る監査画面を示す図である。

「メールＩＤ：０００００４」の電子メールは、送信先として「ｂｂｂ＠ａｂｃ１．ｃｏ．ｊｐ」が設定されている。そのため、ステップＳ３０４において図１２に示す「条件１」に合致すると判断されるため、送信が保留される。

図１０の監査画面においては、「一致したルール」（１００２）に条件１の内容を示す「送信先」の文言が表示され、送信先（Ｔｏ）が表示される欄（１００１）にチェックボックスが表示される。

すなわち、当該電子メールが保留された原因は「送信先に送信保留条件で設定された送信先が含まれていること」であるため、管理者による監査が必要な項目は送信先であると決定される。そして、管理者により当該送信先の確認がなされなければ（チェックボックスにチェックがなされなければ）メール送信ボタン１００３が押下出来ないように制御される。

図１１は、図１０に示す監査画面と同様、「メールＩＤ：０００００４」の電子メールにかかる監査画面である。

図１１の監査画面は、管理者により送信先の確認がなされた後の監査画面を表している。すなわち、送信先が表示される欄（１００１）に表示されたチェックボックスにチェックが入れられている。

また、管理者により送信先の確認がなされているため、メール送信ボタン１００３が押下可能な状態として表示されている。

同様にして、図１２に示す条件２に合致したことで送信が保留された電子メールについては、管理者によりデータサイズの確認がなされた場合に送信ボタンが押下可能な状態として表示される。

また、条件４のように、電子メールの本文に含まれる文字列を条件としている保留条件に合致した場合は、上述した例のようにチェックボックスを用いた方法ではなく、当該電子メールの本文に含まれる当該文字列が管理者により確認された（監査画面におけるメール本文の表示欄に当該文字列が表示された）ことを検知した場合に、メール送信ボタンを押下可能としても良い。

また、チェックボックスについては、本実施形態では確認すべき項目（合致した保留条件に対応する項目）についてのみチェックボックスを表示するよう構成したが、例えばチェックボックスは全ての項目について表示をし、送信が保留された原因となった項目についてチェックがなされたか否かを判断してメール送信ボタンを押下可能な状態にするように構成してもよい。

なお、本実施形態においては、メール送受信端末１１０と管理者端末１２０とを別の端末として構成したが、メール送受信端末１１０と管理者端末１２０は同一の端末であってもよい。

その場合には、メール送受信端末１１０は、管理者端末１２０が有する機能についても有することになる。

図１３は、ステップＳ３０５においてメール中継装置１５０で送信が保留された電子メールを示すメールデータテーブルである。

図１３に示すメールデータテーブルは、送信が保留された電子メールのメールＩＤ、当該電子メールを構成する各データ（送信日時、送信者アドレス、送信先アドレス（Ｔｏ，Ｃｃ，Ｂｃｃ）、グループ情報、メール本文、添付ファイル等およびフィルタリング結果がそれぞれ対応付けて記憶されている。

図１３のメールデータテーブルは、ステップＳ３０４において保留メール保存部１５７に記憶されるメールデータである。また、図１３のメールデータテーブルのフィルタリング結果は、図１２に示す保留条件のうちいずれの条件が適用されたのかを示す情報が格納される。

以上の構成を備えることにより、電子メールの送信の可否を判断する監査業務において、送信が保留された原因となる項目について管理者による確認がなされたあとでなければ、送信を許可することが出来なくなるため、適切な監査を実現でき、情報漏洩を低減することが可能となる。

なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。

また、本発明におけるプログラムは、図３〜図５の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムである。なお、本発明におけるプログラムは図３〜図５の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読み出し、実行することによっても本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク等を用いることが出来る。

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、ひとつの機器から成る装置に適用しても良い。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

１１０メール送受信端末
１２０管理者端末
１５０メール中継装置
１９０メール配送装置

Claims

送信が保留された電子メールの監査を行う電子メール監査装置であって、
監査対象となる電子メールを監査するための監査画面であって、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目について管理者からの確認を受け付けるための確認受付部と、当該電子メールの送信を許可するか否かの指示を受け付ける送信可否受付部とを含む監査画面を表示する監査画面表示手段と、
前記監査画面に付されている確認受付部に対する指示を受け付ける確認受付手段と、
前記確認受付手段により、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目にかかる確認受付部に対して指示を受け付けたか否かを判断する確認判断手段と、
前記確認判断手段により、前記確認受付部に対して指示を受け付けていないと判断された場合には、送信可否受付部を当該電子メールの送信を許可する指示を受け付けない状態で表示し、前記確認判断手段により、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目にかかる確認受付部に対して指示を受け付けたと判断された場合には、送信可否受付部を当該電子メールの送信を許可する指示を受け付けない状態から送信を許可する指示を受け付ける状態に変化させることで当該電子メールの送信を許可する指示を受付可能にする指示受付手段と、
を備え、
前記指示受付手段は、さらに、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目にかかる確認受付部に対して指示を受け付けたか否かに関わらず、当該電子メールの送信を許可しない旨の指示を受け付ける状態で送信可否受付部を前記監査画面に表示することで、当該電子メールの送信を許可しない旨の指示を受け付けることを特徴とする電子メール監査装置。
前記監査画面表示手段は、さらに、送信が保留となった原因ではない項目に対して前記確認受付部を付加しないことを特徴とする請求項１に記載の電子メール監査装置。
前記監査画面表示手段は、さらに、前記監査画面上に前記送信が保留された原因となった項目名を表示することを特徴とする請求項１または２に記載の電子メール監査装置。
送信が保留された電子メールの監査を行う電子メール監査装置における電子メール監査方法であって、
前記電子メール監査装置の監査画面表示手段が、監査対象となる電子メールを監査するための監査画面であって、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目について管理者からの確認を受け付けるための確認受付部と、当該電子メールの送信を許可するか否かの指示を受け付ける送信可否受付部とを含む監査画面を表示する監査画面表示工程と、
前記電子メール監査装置の確認受付手段が、前記監査画面に付されている確認受付部に対する指示を受け付ける確認受付工程と、
前記電子メール監査装置の確認判断手段が、前記確認受付工程において、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目にかかる確認受付部に対して指示を受け付けたか否かを判断する確認判断工程と、
前記電子メール監査装置の指示受付手段が、前記確認判断工程において、前記確認受付部に対して指示を受け付けていないと判断された場合には、送信可否受付部を当該電子メールの送信を許可する指示を受け付けない状態で表示し、前記確認判断工程において、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目にかかる確認受付部に対して指示を受け付けたと判断された場合には、送信可否受付部を当該電子メールの送信を許可する指示を受け付けない状態から送信を許可する指示を受け付ける状態に変化させることで当該電子メールの送信を許可する指示を受付可能にする指示受付工程と、
を備え、
前記指示受付工程は、さらに、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目にかかる確認受付部に対して指示を受け付けたか否かに関わらず、当該電子メールの送信を許可しない旨の指示を受け付ける状態で送信可否受付部を前記監査画面に表示することで、当該電子メールの送信を許可しない旨の指示を受け付けることを特徴とする電子メール監査方法。
送信が保留された電子メールの監査を行う電子メール監査装置において実行されるプログラムであって、
前記電子メール監査装置を、
監査対象となる電子メールを監査するための監査画面であって、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目について管理者からの確認を受け付けるための確認受付部と、当該電子メールの送信を許可するか否かの指示を受け付ける送信可否受付部とを含む監査画面を表示する監査画面表示手段と、
前記監査画面に付されている確認受付部に対する指示を受け付ける確認受付手段と、
前記確認受付手段により、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目にかかる確認受付部に対して指示を受け付けたか否かを判断する確認判断手段と、
前記確認判断手段により、前記確認受付部に対して指示を受け付けていないと判断された場合には、送信可否受付部を当該電子メールの送信を許可する指示を受け付けない状態で表示し、前記確認判断手段により、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目にかかる確認受付部に対して指示を受け付けたと判断された場合には、送信可否受付部を当該電子メールの送信を許可する指示を受け付けない状態から送信を許可する指示を受け付ける状態に変化させることで当該電子メールの送信を許可する指示を受付可能にする指示受付手段として機能させ、
を備え、
前記指示受付手段は、さらに、前記監査対象の電子メールの送信が保留された原因となった項目にかかる確認受付部に対して指示を受け付けたか否かに関わらず、当該電子メールの送信を許可しない旨の指示を受け付ける状態で送信可否受付部を前記監査画面に表示することで、当該電子メールの送信を許可しない旨の指示を受け付けることを特徴とするプログラム。