JP2014119992A - 情報処理装置、情報処理方法、プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子メールの監査業務において、適切な監査業務を実現する仕組みを提供する。
【解決手段】監査対象とする電子メールの情報から添付ファイルがあれば、その添付ファイルの内容を解析した結果より当該電子メールの監査に必要な設問と答えを作成する。監査者による当該電子メールのすべての添付ファイルに対する設問への回答が、答えと一致するか否かによって、当該電子メールに対する監査結果（送信を許可するか、許可しないか）を指示することができる。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子メールの送信可否を決定する監査業務を適切に行うための技術に関する。

近年、個人情報や機密情報の漏洩が企業の信頼というものに大きな影響を及ぼすようになってきている。情報の漏洩は、外部からの不正アクセスにより起きてしまうこともあるが、多くは企業内部の人間の不注意等から起きており、電子メールを用いた不注意なファイル送信等により情報の漏洩が起きてしまうことがある。

そこで、電子メールが内部のネットワークから外部のネットワークに送出される際に、当該電子メールの内容に応じて配信を許可する／しないを決定する電子メール監査システムを導入する等して、情報漏洩対策を講じたりしている。

このようなシステムでは、キーワード等を設定しておき、当該キーワードが使用されているメールを送信不可にするという方法等により、電子メールの送信を制御することが一般的である。

また、送信が不可となった電子メールに対して、管理者により監査を行わせ、監査の結果によって最終的に送信を許可するか、許可しないかを決定する監査システムがある。

特許文献１には、メールの送信先のメールアドレスから組織外に送信されると判定された場合、メールの送信者に対応した承認者の一覧を表示して承認者を選択し、選択された承認者により送信が承認されるまでメールを送信保留状態にすることが開示されている。

特開２００７−６５７８７号公報

このような電子メールの監査を行う管理者に対しては、本当に送信をしてもよい電子メールであるか否かという点について適切な判断が求められる。

適切な監査をせずに管理者が送信の可否を判断してしまうと、電子メールから情報の漏洩が起こってしまう。

そこで、本発明は、電子メールの送信の可否を判断する監査業務において、適切な監査を行うことが可能な仕組みを提供することを目的とする。

本発明は、電子メールの監査を行う情報処理装置であって、監査対象となる電子メールの選択を受け付ける選択受付手段と、前記監査対象となる電子メールに添付されたファイルの内容に基づき、設問と答えとを作成する作成手段と、前記選択受付手段により選択を受け付けた電子メールにおける、前記作成手段により作成された設問に対する回答を受け付ける回答受付手段と、前記回答受付手段により受け付けた回答が、前記作成手段により作成された答えと等しい場合には当該電子メールの送信を許可する旨の指示を受付可能にし、前記作成手段により作成された答えと異なる場合には当該電子メールの送信を許可する旨の指示を受付可能にしない指示受付手段と、を備えることを特徴とする。

また、本発明は、電子メールの監査を行う情報処理装置における情報処理方法であって、前記情報処理装置の選択受付手段が、監査対象となる電子メールの選択を受け付ける選択受付工程と、前記情報処理装置の作成手段が、前記監査対象となる電子メールに添付されたファイルの内容に基づき、設問と答えとを作成する作成工程と、前記情報処理装置の回答受付手段が、前記選択受付工程により選択を受け付けた電子メールにおける、前記作成工程により作成された設問に対する回答を受け付ける回答受付工程と、前記情報処理装置の指示受付手段が、前記回答受付工程により受け付けた回答が、前記作成手段により作成された答えと等しい場合には当該電子メールの送信を許可する旨の指示を受付可能にし、前記作成手段により作成された答えと異なる場合には当該電子メールの送信を許可する旨の指示を受付可能にしない指示受付工程と、を備えることを特徴とする

また、本発明は、電子メールの監査を行う情報処理装置において実行可能なプログラムであって、前記情報処理装置を、監査対象となる電子メールの選択を受け付ける選択受付手段と、前記監査対象となる電子メールに添付されたファイルの内容に基づき、設問と答えとを作成する作成手段と、前記選択受付手段により選択を受け付けた電子メールにおける、前記作成手段により作成された設問に対する回答を受け付ける回答受付手段と、前記回答受付手段により受け付けた回答が、前記作成手段により作成された答えと等しい場合には当該電子メールの送信を許可する旨の指示を受付可能にし、前記作成手段により作成された答えと異なる場合には当該電子メールの送信を許可する旨の指示を受付可能にしない指示受付手段として機能させることを特徴とする。

本発明によれば、電子メールの送信の可否を判断する監査業務において、適切な監査を行うことが可能となる。

電子メール送信システムの構成の一例を示すブロック図である。 メール送受信端末１１０、管理者端末１２０、メール中継装置１５０、メール配送装置１９０のハードウエア構成を示す図である。 メール中継装置１５０における電子メール保留処理を示すフローチャートである。 図３のステップＳ３０５の保留処理の詳細を示すフローチャートである。 図３のステップＳ３０５で保留された電子メールに対する監査処理を示すフローチャートである。 図５のステップＳ５０８の添付ファイル設問回答処理の詳細を示すフローチャートである。 メール送信システムの全体の処理を示す図である。 送信が保留された電子メールの一覧を表示する画面の一例を示す図である。 電子メールに対する監査を行う監査画面の一例を示す図である。 電子メールに対する監査を行う監査画面の一例を示す図である。 送信保留条件が設定されたテーブルの一例を示す図である。 保留された電子メールのメールデータが登録されたテーブルの一例を示す図である。 保留された電子メールのメールデータに対する添付ファイルの設問と答えと回答状況が登録されたテーブルの一例を示す図である。 保留された電子メールの添付ファイルデータを登録する際に利用する予め用意された設問と答えの解析方法の一例を示す図である。

以下、図面を参照して本発明の実施形態を詳細に説明する。

図１は、本実施形態に係る電子メール送信システムの構成の一例を示すブロック図である。

図１に示すように、本実施形態に係る電子メール送信システムは、メール送受信端末１１０と管理者端末１２０とメール中継装置１５０とメール配送装置１９０とが含まれ構成されている。メール送受信端末１１０と管理者端末１２０とメール中継装置１５０とメール配送装置１９０とはそれぞれネットワークを介して相互に通信可能に接続されている。図１には、メール送受信端末１１０を１つ図示しているが、本実施形態では、１又は複数のメール送受信端末がネットワークを介して管理者端末１２０とメール中継装置１５０とメール配送装置１９０と相互に通信可能に接続されている。

メール送受信端末１１０から送信された電子メールは、該電子メールの宛先に設定されたメールアドレスに従って、メール中継装置１５０とメール配送装置１９０とを介して、該宛先である不図示の他のメール送受信端末に送信される。

電子メールの送受信を行うメール送受信端末１１０は、ユーザが各種操作指示を行う情報処理装置である。メール送受信端末１１０は、ネットワークを介して、メール中継装置１５０とデータの送受信が可能である。メール送受信端末１１０は、メール作成部１１１とメール送受信部１１２と操作部１１３とを備えている。

メール作成部１１１は、ユーザによる操作により、電子メールの作成や編集を行う機能を備えている。

メール送受信部１１２は、ユーザから送信の指示がなされた電子メールをメール中継装置１５０に送信する機能と、メール中継装置１５０から電子メールを受信する機能とを備えている。

操作部１１３は、ユーザからの電子メールに対する送信指示を受け付け、メール送受信部１１２に当該指示を送信する機能を備える。

さらに、操作部１１３はユーザによりメール中継装置１５０へ電子メールの送信が指示された日時（送信日時）を取得し、取得した送信日時を示す情報を当該電子メールに付加する機能を備えている。

なお、メール送受信部１１２は、一般に知られているＳＭＴＰ、ＰＯＰ、ＩＭＡＰ等のプロトコルに対応したメールクライアント（メールユーザエージェント：ＭＵＡ）に対応する機能部である。また、操作部１１３は、例えばＨＴＴＰ又はＨＴＴＰＳに対応したＷＥＢブラウザの機能を利用して実現される。

管理者端末１２０は、本実施形態における電子メール送信システムの管理者からの操作を受け付ける端末である。

管理者端末１２０の管理操作部１２１は、メール中継装置１５０の記憶手段（ルール保存部１５６）に記憶されたルールの登録、編集、削除、閲覧などの、管理者による操作指示を受け付ける機能と、メール中継装置１５０のルール設定部１５４に対して、当該管理者により操作された指示（ルールの登録、編集、削除、閲覧など）を送信する機能を備えている。

また、管理操作部１２１は、メール中継装置１５０の記憶手段（保留メール保存部１５７）に保留された電子メールの閲覧、削除、送信（中継）などの、管理者による操作指示を受け付ける機能と、当該管理者により受け付けた操作指示（保留された電子メールの閲覧、削除、送信（中継）など）を保留メール管理処理部１５５に送信する機能を備えている。

メール中継装置１５０は、メール送受信端末１１０から送信された電子メールに対してルールを適用し、その結果に基づいて、メール配送装置１９０にメールを転送（中継）する。

メール中継装置１５０は、メール受信処理部１５１、ルール適用処理部１５２、メール送信処理部１５３、ルール設定部１５４、保留メール管理処理部１５５を備えている。また、メール中継装置１５０は、外部メモリ２１１などの記憶手段に、ルール保存部１５６、保留メール保存部１５７の記憶領域を備えている。

メール受信処理部１５１は、メール送受信端末１１０のメール送受信部１１２から送信された電子メールを受信する機能を備える。なお、この電子メールには前述の通り、操作部１１３により送信日時を示す情報が付加されている。

ルール適用処理部１５２は、メール受信処理部１５１が受信した電子メールに対して、ルール保存部１５６に記憶されたルールを適用し、ルールに応じた処理を実行する。

メール送信処理部１５３は、電子メールをメール配送装置１９０に送信する機能を備える。

ルール設定部１５４は、管理者端末１２０の管理操作部１２１から、ルール保存部１５６に記憶されたルールの登録、編集、削除、閲覧など操作指示を受け付ける機能、及び、当該操作指示に従って、ルール保存部１５６に記憶されたルールの登録、編集、削除、閲覧などの処理を実行する機能を備える。また、ルール設定部１５４は、例えばＨＴＴＰ又はＨＴＴＰＳに対応したＷＥＢサーバの機能を利用して実現される。

保留メール管理処理部１５５は、管理者端末１２０の管理操作部１２１から受け付けた指示に従い、保留メール保存部１５７に保留されている電子メールの送信等を行う機能を備える。

ルール保存部１５６は、ルール適用処理部１５２で用いられるルール（具体的には、図１１に示す送信保留条件）が記憶されている記憶領域である。

保留メール保存部１５７は、ルール適用処理部１５２で保留すると判定された電子メール（具体的には図１２に示す保留メールデータテーブルおよび図１３に示す添付ファイルデータテーブル）を記憶しておく記憶領域である。

メール配送装置１９０は、いわゆるメールサーバであって、メール送信処理部１５３から送信された電子メールに設定された宛先に向けて該電子メールを送信する機能（ＳＭＴＰサーバの機能等）を備えている。さらに、メール配送装置１９０は、メール送受信端末１１０宛に送信された電子メールを、メール送受信端末からのリクエストに応じてメール送受信端末１１０に送信する機能（ＰＯＰ３サーバの機能等）などを備えていてもよい。

なお、メール送受信端末１１０、管理者端末１２０、メール中継装置１５０、メール配送装置１９０は、それぞれコンピュータである。

図２は、メール送受信端末１１０、管理者端末１２０、メール中継装置１５０、メール配送装置１９０に適用可能な情報処理装置のハードウエア構成を示す図である。

図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な各種プログラム等が記憶されている。

２０２はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０２にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

また、２０５は入力コントローラで、入力装置２０９等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、液晶ディスプレイ等のディスプレイ装置２１０への表示を制御する。なお、ディスプレイ装置は、液晶ディスプレイに限られず、ＣＲＴディスプレイなどであっても良い。これらは必要に応じてクライアントが使用するものである。

２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワークを介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。

なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０２内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ装置２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ装置２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

ハードウエア上で動作する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。

次に、図７を用いて、本発明の実施形態における電子メール送信システム全体の処理について説明する。

ステップＳ７０１では、メール送受信端末１１０がユーザからの指示に従い、メール中継装置１５０に対して電子メールを送信する。

メール中継装置１５０は、メール送受信端末１１０から送信された電子メールを受信すると、当該受信した電子メールに対してフィルタリング処理を行う（ステップＳ７０２）。なお、このフィルタリング処理は、図３のフローチャートで示すステップＳ３０４〜Ｓ３０６の処理である。

メール中継装置１５０におけるフィルタリング処理の結果、電子メールの送信を保留する場合は、メール中継装置１５０はメール送受信端末１１０に対して、当該電子メールが保留された旨の通知をする（ステップＳ７０３）。他方、電子メールを送信する場合は、メール中継装置１５０はメール配送装置１９０へ当該電子メールを送信する（ステップＳ７０４）。

そして、ステップＳ７０５において管理者端末１２０からメール中継装置１５０に対して、送信が保留された電子メールの監査処理（送信が保留された電子メールについて、送信の可否をあらためて判断する処理）の要求がされると、メール中継装置１５０は管理者端末１２０に対して、送信が保留された電子メールのデータ（図１２および図１３）を送信する（ステップＳ７０６）。

管理者端末１２０は、ステップＳ７０６で送信されたデータをもとに監査処理を行い、監査結果をメール中継装置１５０に送信する（ステップＳ７０７）。

管理者端末１２０における監査の結果が、送信を不可とする旨である場合には、メール中継装置１５０はメール送受信端末１１０に対して、送信が不可となった旨の通知を行う（ステップＳ７０８）。他方、管理者端末１２０における監査の結果が、送信を許可する旨である場合には、メール中継装置１５０は当該送信が許可された電子メールをメール配送装置１９０へ送信する（ステップＳ７０９）。
以上が、本発明の実施形態における処理の全体像である。

次に、図３を用いて、メール中継装置１５０における電子メール保留処理について説明する。

図３は、本発明の実施形態における、電子メール保留処理を示すフローチャートである。

なお、図３のステップＳ３０１、Ｓ３０２の処理については、メール送受信端末１１０のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。

また、ステップＳ３０３〜Ｓ３０６の処理については、メール中継装置１５０のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。

ステップＳ３０１では、メール送受信端末１１０のＣＰＵ２０１は、ユーザから電子メールの送信指示を受け付ける。

ステップＳ３０２では、メール送受信端末１１０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０１で送信指示をされた電子メールをメール中継装置１５０に対して送信する。

ステップＳ３０３では、メール中継装置１５０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０２においてメール送受信装置から送信された電子メールを受信する。

ステップＳ３０４では、メール中継装置１５０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０３で受信した電子メールが所定の保留条件に合致するか否かを判断する。

具体的には、メール中継装置１５０のルール保存部に保存された送信保留条件（図１１）を用いて、ステップＳ３０３で受信した電子メールが当該条件に合致するか否かを判断する。
図１１の送信保留条件について説明する。

図１１に示す送信保留条件は、条件１〜条件５までの５つの送信保留条件が設定されている。

条件１は、送信先に「＠＊＊＊１．ｃｏ．ｊｐ」（所定ドメイン名）が含まれる電子メールについては、送信を保留することを示す条件である。

条件２は、電子メールのサイズが１．５ＭＢ以上である場合に、送信を保留することを示す条件である。

条件３は、電子メールに添付されたファイルの拡張子が「．ｐｐｔ」である場合には、送信を保留することを示す条件である。

条件４は、電子メールの本文に「××会社」という文字列が含まれている場合には、送信を保留することを示す条件である。

条件５は、電子メールの送信先に「＠＊＊＊２．ｃｏ．ｊｐ」（所定ドメイン名）が含まれ、かつ添付ファイルのデータ内に「社外秘」という文字列が含まれている場合には、送信を保留することを示す条件である。

ステップＳ３０４においてメール中継装置１５０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０３で受信した電子メールが上述した条件のいずれかに該当するか否かを判断する。

なお、図１１に示した保留条件はあくまでも一例であり、これら５つの条件以外の条件も自由に設定できるものとする。

ステップＳ３０４で保留条件のいずれかに合致すると判断された場合（ステップＳ３０４：ＹＥＳ）は、処理をステップＳ３０５に移行する。

ステップＳ３０４で保留条件のいずれにも合致しないと判断された場合（ステップＳ３０４：ＮＯ）は、処理をステップＳ３０６に移行する。

ステップＳ３０５では、メール中継装置１５０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０４で保留条件に合致すると判定された電子メールを保留メール保存部１５７に保存する。すなわち、当該電子メールをすぐに送信するのではなく、管理者による監査を受けるために送信を保留する。なお、本処理の詳細については、図４に示すフローチャートを用いて後述する。

ステップＳ３０６では、メール中継装置１５０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０４で保留条件に合致しないと判定された電子メールをメール配送装置１９０へ送信する。

以上の処理により、予め設定された条件に合致する電子メールについては、そのまま送信せず、管理者による監査を受けるために一時保留することが可能となる。

次に、図４を用いて、図３のフローチャートにおけるステップＳ３０５の処理の詳細を説明する。

図４は、本発明の実施形態における保留条件に合致すると判定された電子メールの保留メール保存処理を示すフローチャートである。

なお、図４のフローチャートで示す処理については、メール中継装置１５０のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。

ステップＳ４０１では、メール中継装置１５０のＣＰＵ２０１は、保留条件に合致すると判断された電子メールの内容を分析する。具体的には、当該電子メールのヘッダー情報から発信者アドレス（Ｆｒｏｍ）や宛先アドレス（ＴｏやＣｃ）、件名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）などの情報を抽出し、またメール本文内容を分析し本文のサイズや添付ファイルの有無、添付ファイルがある場合は、その情報を抽出し記憶しておく。

ステップＳ４０２では、メール中継装置１５０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０１で分析した結果を保留メール保存部１５７に保存する（図１２に示す保留メールデータテーブルが、保留メール保存部１５７に保存された保留メールを示すテーブルである）。なお、この際、当該送信が保留された電子メールの送信者に対して、保留された旨の通知をしてもよい。

ステップＳ４０３においてメール中継装置１５０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０１で分析した結果を元に、当該電子メールについて添付ファイルの有無を判断する。

ステップＳ４０３で添付ファイルがないと判断された場合（ステップＳ４０３：ＹＥＳ）は、処理を終了する。

ステップＳ４０３で添付ファイルがあると判断された場合（ステップＳ４０３：ＮＯ）は、処理をステップＳ４０４に移行する。

ステップＳ４０４においてメール中継装置１５０のＣＰＵ２０１は、当該電子メールの添付ファイルの数だけ、以降のステップＳ４０５とステップＳ４０６の処理を繰り返す。すなわち、まだ処理されていない添付ファイルがあれば処理をステップＳ４０５に移行する。

ステップＳ４０５においてメール中継装置１５０のＣＰＵ２０１は、当該添付ファイルの内容から、その添付ファイルの監査に利用するための設問と答え（正答・正解）を用意する。具体的には、添付ファイルのファイルタイプを特定し、あらかじめ用意してあるファイルタイプごとの設問（図１４に示す設問表の中からファイルタイプごとに用意された複数の設問からランダムに選択）を用意する。その設問に対する答えは、対応する解析方法を利用して当該添付ファイルを解析した結果より取得する。

なお、上述した図１４に示される設問内容とファイルタイプの種類はこれに限定されるものではなく、解析可能なファイルタイプおよび設問が用意されることは言うまでもない。

ステップＳ４０６においてメール中継装置１５０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０１の処理で添付ファイルがある場合に記録した当該添付ファイルの情報と、ステップＳ４０５の処理で取得した同添付ファイルに関する設問と答えを保留メール保存部１５７に保存する（図１３に示す添付ファイルデータテーブルが、保留メール保存部１５７に保存された保留メールの添付ファイルに関する情報を示すテーブルである）。

次に、図５を用いて、ステップＳ３０５で送信が保留された電子メールに対する監査処理について説明する。

図５は、本発明の実施形態における保留された電子メールの監査処理を示すフローチャートである。

なお、図５のフローチャートで示す処理については、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。

ステップＳ５０１では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、管理者からの電子メールの監査を行う旨の指示を受け付ける。

管理者からの電子メールの監査指示を受け付けると、ステップＳ５０２では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、メール中継装置１５０の保留メール保存部１５７に保存された保留メールのメールデータ（図１２）および添付ファイルデータ（図１３）を取得する。

ステップＳ５０３では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０２で取得した保留メールのメールデータをもとに保留メール一覧画面（図８）を表示する。

ステップＳ５０４では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、管理者により、保留メール一覧画面を介して監査を行う電子メールの選択を受け付ける。

ステップＳ５０５では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、管理者によりステップＳ５０４で選択された電子メールについての監査画面（図９〜図１０）を表示する。

ステップＳ５０６では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０５において表示した電子メールについて添付ファイルの有無を判断する。

ステップＳ５０６で添付ファイルがないと判断された場合（ステップＳ５０６：ＹＥＳ）は、処理をステップＳ５０９に移行する。

ステップＳ５０６で添付ファイルがあると判断された場合（ステップＳ５０６：ＮＯ）は、処理をステップＳ５０７に移行する。

ステップＳ５０７において管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０５において表示した電子メールの添付ファイルの数だけ、以降のステップＳ５０８の処理を繰り返す。

ステップＳ５０８では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０５で表示された監査画面において、電子メールの添付ファイルに対応する設問に対して回答されたか、さらにその回答が正解か否かを判断する。なお、本処理の詳細については、図６に示すフローチャートを用いて後述する。

なお、すべての添付ファイルに対応する設問に対して回答済みの状態になれば処理をステップＳ５０９に移行する。

ステップＳ５０９では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０５で表示された監査画面における送信ボタン（送信を許可する旨の指示をするためのボタン）を表示する。なお、送信ボタンについては、ステップＳ５０９のタイミングで表示する方法ではなく、予め表示はされているが押下できない状態にしておき、ステップＳ５０９のタイミングで押下可能に変更するという方法であってもよい。

いずれにしても、ステップＳ５０６において添付ファイル無と判断された場合（ステップＳ５０６：ＹＥＳ）、もしくは図６に示すステップＳ６０３において添付ファイルの設問に対する回答が正解であると判断された場合（ステップＳ６０３：ＹＥＳ）に、送信許可の指示が出せるような構成であればよい。

ステップＳ５１０では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、管理者から、監査対象とされている電子メールに対する指示を受け付ける。具体的には、監査対象となっている電子メールについて、送信を許可するか、送信を許可しないかの指示を受け付ける。

ステップＳ５１１では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５１０において管理者より指示された内容を判断する。

指示の内容が送信を許可する旨である場合（ステップＳ５１１：送信許可）は、処理をステップＳ５１２に移行する。

指示の内容が送信を許可しない旨である場合（ステップＳ５１１：送信不可）は、処理をステップＳ５１３に移行する。

なお、本実施形態においては、保留された電子メールに対する処理として、管理者から送信許可または送信不可のいずれかの指示を受け付けるように構成しているが、これらに限られるものではなく、他の処理の指示（保留時間の延長や短縮など）を受け付けるように構成しても良い。

ステップＳ５１２では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、当該監査が行われた電子メールを送信する旨の指示をメール中継装置１５０に対して送信する。

ステップＳ５１３では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、当該監査を行った電子メールをメール中継装置１５０の保留メール保存部１５７から削除する旨の指示を、メール中継装置１５０へ送信する。

また、不図示であるが、ステップＳ５１３においてメールの削除指示がなされた場合は、当該削除されるメールの送信者に対して、送信が許可されなかった旨の通知を出す。

次に、図６を用いて、図４のフローチャートにおけるステップＳ５０８の処理の詳細を説明する。

図６は、本発明の実施形態における電子メールの監査に必要な添付ファイル設問回答処理を示すフローチャートである。

なお、図６のフローチャートで示す処理については、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１が所定の制御プログラムを読み出して実行する処理である。

ステップＳ６０１では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０５で表示された監査画面において、各添付ファイルの設問に対する管理者による回答の入力を受け付ける。

管理者からの回答を受け付けると、ステップＳ６０２では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、メール中継装置１５０の保留メール保存部１５７に保存されている保留メールの添付ファイルデータ（図１３）から該当する添付ファイルの設問に対する答えを取得する。

ステップＳ６０３では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０１で受け付けた管理者からの回答と、ステップＳ６０２で取得した設問に対する答えを比較し、回答が正解か否かを判定する。具体的には、ステップＳ６０１で受け付けた回答内容と、ステップＳ６０２で取得した答えとが等しいか否か（一致するか否か）により判断する。

ステップＳ６０３にて管理者からの回答が正解であると判定された場合（ステップＳ６０３：ＹＥＳ）は、処理をステップＳ６０４に移行する。

ステップＳ６０３にて管理者からの回答が不正解であると判定された場合（ステップＳ６０３：ＮＯ）は、本フローチャートの処理を終了する。

ステップＳ６０４では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、メール中継装置１５０の保留メール保存部１５７に保存されている保留メールの添付ファイルデータ（図１３）の内、当該添付ファイル情報の回答済欄をＴＵＲＥ（回答済みの意味）へ更新する。

ステップＳ６０５では、管理者端末１２０のＣＰＵ２０１は、再度、メール中継装置１５０の保留メール保存部１５７に保存されている保留メールの添付ファイルデータ（図１３）から各添付ファイルの情報を読み出し、監査画面（図９〜図１０）を表示する。

なお、本フローチャートで示す、ステップＳ６０１における管理者からの設問に対する回答を受け付け後、ステップＳ６０２からステップＳ６０５までの一連の処理は、監査画面（図９）における回答ボタンを押下することで実施される。

また、本フローチャートで示す、ステップＳ６０５における各添付ファイルの情報を読み出した時、回答済欄がＴＲＵＥか否かによって、監査画面（図９〜図１０）の添付ファイル欄に［回答済］マーク（回答済欄：ＴＲＵＥ）を表示させたり、管理者からの回答を受け付けるための入力ボックスと回答ボタン（回答済欄：非ＴＲＵＥ）を表示させたりする。

その結果、すべての添付ファイル欄に［回答済］マークが表示されている状態になると、当該保留メールは送信可能な状態となり、監査画面（図１０）のようにメール送信ボタンが表示（押下可能な状態）される。

例えば、図９においては、「Ｍａｎｕａｌ．ｄｏｃｘ」に関する設問については回答済みであるが、「製品カタログ．ｐｄｆ」については、未回答である（９０１）。そのため、管理者により十分な確認がなされていないと判断され、メール送信ボタン９０２は、押下できないようになっている。

これに対して、メール削除ボタン９０３は、設問のすべてに回答しているか否かに関わらず、押下可能となっている。メール削除をするのであれば、情報漏洩の問題などは生じないため、添付ファイルの内容などを十分に確認する必要性は低いと言える。そのため、設問への回答状況に関わらず押下可能としても特段の問題は生じず、また押下可能とすることで、効率的な監査業務を実現することが可能となる。

なお、メール削除ボタン９０３についても、メール送信ボタン９０２と同様に、全ての設問に回答しなければ押下できないようにしてもよい。このようにすることで、メールを削除する場合であっても、適切な監査を実現することができる。

このように、メールを送信する指示については、添付ファイルも含めたメールの内容を十分に確認してから指示を受け付けることで、メール誤送信に起因する情報漏洩等の発生を低減させることが可能となる。

また、図１０では、「Ｍａｎｕａｌ．ｄｏｃｘ」に関する設問も、「製品カタログ．ｐｄｆ」に関する設問についても正しく回答されているため（１００１）、送信ボタン１００２が押下可能となっている。

このように、送信指示が可能になった時点で、送信ボタンの表示を変化させることで、管理者は送信指示が可能になったことを認識することが可能となる。

次に図１２について説明する。図１２は、ステップＳ３０５においてメール中継装置１５０で送信が保留された電子メールを示す保留メールデータテーブルである。

図１２に示す保留メールデータテーブルは、送信が保留された電子メールのメールＩＤ、当該電子メールを構成する各データ（送信日時、送信者アドレス、送信先アドレス（Ｔｏ，Ｃｃ）、メール本文等）およびフィルタリング結果がそれぞれ対応付けて記憶されている。

次に図１３について説明する。図１３は、図１２と同じくステップＳ３０５においてメール中継装置１５０で送信が保留された電子メールについて添付ファイルがあった場合に、その各添付ファイルの情報と関連する設問と答え（ステップＳ４０５）を示す添付ファイルデータテーブルである。

図１３に示す添付ファイルデータテーブルは、送信が保留された電子メールのメールＩＤ、当該電子メールを構成する添付ファイルに関する各データ（添付Ｎｏ、添付ファイル名等）および添付ファイル種類や、その添付ファイルに関する問い、答え等がそれぞれ対応付けて記憶されている。

また、管理者によって監査画面（図９）から、添付ファイルの設問に対する回答を受け付けた結果、正解と判断された場合の回答状態（回答済）が記録されている。

次に図１４について説明する。図１４は、保留された電子メールにおける添付ファイルについてファイルタイプごとにあらかじめ用意された設問と答えの解析方法を示す設問表である。

図１４に示す設問表は、設問の内容と、その答えを導き出すために必要なファイルの解析方法および解析可能なファイルタイプを表している。

例えば、「最初の単語は何ですか？」という設問は、ファイルタイプがＷｏｒｄ、Ｅｘｃｅｌ、ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ，ＰＤＦの場合に採用される設問であることを意味する。

また、当該設問の答えについては、テキスト抽出技術を用いて当該添付ファイルを解析することで作成される（Ｓ４０５）。ここで答えの作成に用いられる技術（テキスト抽出技術、フォーマット解析技術等）は、公知の技術であるため、答えの作成方法に関する詳細な説明は省略する。

また、本図で示す内容は一例であり、ファイルタイプにより解析可能な情報から新たな設問を用意しても構わない。

以上の構成を備えることにより、電子メールの送信の可否を判断する監査業務において、メールの内容が管理者により確認されたあとでなければ送信を許可することが出来なくなるため、適切な監査を実現でき、情報漏洩を低減することが可能となる。

なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。

また、本発明におけるプログラムは、図３〜図６の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムである。なお、本発明におけるプログラムは図３〜図６の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読み出し、実行することによっても本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク等を用いることが出来る。

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、ひとつの機器から成る装置に適用しても良い。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

１１０ メール送受信端末
１２０ 管理者端末
１５０ メール中継装置
１９０ メール配送装置

Claims (7)

1. 電子メールの監査を行う情報処理装置であって、
   監査対象となる電子メールの選択を受け付ける選択受付手段と、
   前記監査対象となる電子メールに添付されたファイルの内容に基づき、設問と答えとを作成する作成手段と、
   前記選択受付手段により選択を受け付けた電子メールにおける、前記作成手段により作成された設問に対する回答を受け付ける回答受付手段と、
   前記回答受付手段により受け付けた回答が、前記作成手段により作成された答えと等しい場合には当該電子メールの送信を許可する旨の指示を受付可能にし、前記作成手段により作成された答えと異なる場合には当該電子メールの送信を許可する旨の指示を受付可能にしない指示受付手段と、
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
2. 前記指示受付手段は、さらに、電子メールの送信を許可しない旨の指示については、前記回答受付手段により回答を受け付けたか否かに関わらず、指示を受け付けることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記選択受付手段により選択を受け付けた電子メールを監査するための画面を表示する表示制御手段をさらに備え、
   前記表示制御手段は、前記回答受付手段により、当該電子メールにおける全ての設問について前記作成手段により作成された答えと等しい回答を受け付けた場合に、当該電子メールの送信指示を受け付ける指示受付部を表示し、当該電子メールにおける全ての設問について前記作成手段により作成された答えと等しい回答を受け付けていない場合には、当該指示受付部を表示しないことを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。
4. 設問と、当該設問が採用されるファイルのファイルタイプとを対応づけて記憶する記憶手段をさらに備え、
   前記作成手段は、前記選択受付手段により選択を受け付けた電子メールに添付されたファイルのファイルタイプに応じて、前記記憶手段に記憶された設問を選択することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
5. 前記記憶手段はさらに、設問と当該設問に対する答えを作成するための技術とを対応づけて記憶し、
   前記作成手段は、前記選択した設問に対応する技術により、当該設問に対する答えを作成することを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。
6. 電子メールの監査を行う情報処理装置における情報処理方法であって、
   前記情報処理装置の選択受付手段が、監査対象となる電子メールの選択を受け付ける選択受付工程と、
   前記情報処理装置の作成手段が、前記監査対象となる電子メールに添付されたファイルの内容に基づき、設問と答えとを作成する作成工程と、
   前記情報処理装置の回答受付手段が、前記選択受付工程により選択を受け付けた電子メールにおける、前記作成工程により作成された設問に対する回答を受け付ける回答受付工程と、
   前記情報処理装置の指示受付手段が、前記回答受付工程により受け付けた回答が、前記作成手段により作成された答えと等しい場合には当該電子メールの送信を許可する旨の指示を受付可能にし、前記作成手段により作成された答えと異なる場合には当該電子メールの送信を許可する旨の指示を受付可能にしない指示受付工程と、
   を備えることを特徴とする情報処理方法。
7. 電子メールの監査を行う情報処理装置において実行可能なプログラムであって、
   前記情報処理装置を、
   監査対象となる電子メールの選択を受け付ける選択受付手段と、
   前記監査対象となる電子メールに添付されたファイルの内容に基づき、設問と答えとを作成する作成手段と、
   前記選択受付手段により選択を受け付けた電子メールにおける、前記作成手段により作成された設問に対する回答を受け付ける回答受付手段と、
   前記回答受付手段により受け付けた回答が、前記作成手段により作成された答えと等しい場合には当該電子メールの送信を許可する旨の指示を受付可能にし、前記作成手段により作成された答えと異なる場合には当該電子メールの送信を許可する旨の指示を受付可能にしない指示受付手段として機能させることを特徴とするプログラム。

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