JP2013097674A - 電子メールの誤送信防止方法及び誤送信防止装置 - Google Patents

Abstract

【課題】メールアドレスが誤入力されているかどうかの判断をユーザに許容しつつ、類似のメールアドレスを選択することで、電子メールの誤送信を防止することができるようにする。
【解決手段】ディスプレイに表示されたメールアドレス宛てに電子メールを送信するか、又は当該メールアドレスへの過去の送受信回数を確認するかを選択し、当該メールアドレスへの送受信回数を確認するが選択されると、過去の当該メールアドレスへの送受信回数をディスプレイに表示し、当該メールアドレスに電子メールを送信するか、又は当該メールアドレスに類似するメールアドレスを検索するかを選択する画面を表示し、類似するメールアドレスを検索するが選択されると、類似するメールアドレスとそのメールアドレスへの送受信回数を表示し、いずれかのメールアドレスを選択可能とし、選択されたメールアドレスに電子メールを送信するか、又は送信を中止するかを選択する画面を表示する。
【選択図】図３

Description

本発明は、パーソナルコンピュータなどのユーザ端末にメールアドレスを入力することによって電子メールを送信するに際して、誤ったメールアドレスが入力されていることに気付かないで電子メールを送信することがないようにした電子メールの誤送信防止方法及び誤送信防止装置に関する。

電子メールは、ディスプレイに表示された宛先欄に、送信先のメールアドレスを入力することで送信可能状態となる。メールアドレスは、メールソフトの宛先欄にキーボードから文字が直接入力され、あるいは、アドレス帳からマウスによって送信先が選択されることで入力される。

いずれのメールアドレスの入力方法であっても、１文字でも誤入力されて電子メールが送信されると、電子メールが意図しない人に送信されてしまい、電子メールに記載された秘密が漏洩する。このため、電子メールが誤送信されないようにした発明が種々提供されている。

例えば、特許文献１には、送信される電子メールの宛先アドレスと一致するメールアドレスについて、宛先種別ごとに予め設定された係数や送受信回数などに基づいて関係性値を計算し、この関係性値が予め設定された閾値よりも小さいと、閾値よりも小さな値である宛先アドレスをメール編集部（ディスプレイ）へ出力し、メール編集部にて警告を表示するようにした電子メール送受信方法についての発明が記載されている。

すなわち、この電子メール送受信方法は、対象のアドレスとの関係性の高さを示す関係関数を用い、送信すべき宛先アドレス全てに対して関係性値を計算し、この関係性値が予め設定された閾値よりも小さな値である宛先アドレスが存在するかどうかをメール送信判断部が判断する。

各宛先アドレスに関する関係性値は、予め設定された宛先種別に応じた係数と、宛先種別ごとの送受信回数と、最終送受信日時などからそれぞれ計算される。例えば、「Ｔｏ」で送信されて受信された電子メールの差出人アドレスの関係性値は、「Ｃｃ」で送信されて受信された電子メールの差出人アドレスの関係性値よりも大きな値となり、また、最終発生日時が古ければ古いほど小さな関係性値となる。

そして、メール送信判断部において、計算された関係性値が予め設定された閾値よりも小さな値である宛先アドレスが存在しないと判断された場合は、電子メールの送信指示がメール送信判断部からメール送信部へ出力され、この電子メールがメール送信部から送信される。そして、送信先に指定された宛先アドレス、送信日時及び宛先種別に基づいてメール送信判断知識記憶部に記憶されているメール送信判断知識が更新される。

一方、メール送信判断部において、計算された関係性値が予め設定された閾値よりも小さな値である宛先アドレスが存在すると判断された場合は、計算された計算性値が計算された予め設定された閾値よりも小さな値である宛先アドレスがメール送信判断部からメール送信部を介してメール編集部へ出力され、メール編集部にて警告が表示される。この警告は、宛先として間違いの可能性があるアドレスとして表示する。

その後、表示された警告にしたがって、利用者である電子メールの送信者（以下、主として「ユーザ」という。）が宛先アドレスを修正、又は削除し、計算された関係性値が予め設定された閾値よりも小さな値である宛先アドレスが存在しないと判断されるまで繰り返される。なお、ユーザが表示された宛先としてアドレスが間違っていないと判断すると、当該アドレスへ問うが電子メールを強制的に送信できるものであってもよいとされている。

特開２００８−１２９６２９号公報

メールアドレスが誤入力されている可能性は、過去の電子メールの送受信の回数が多ければ低く、少なければ高いため、特許文献１に記載された電子メール送受信方法は、効果的に電子メールの誤送信を防止することができる。しかし、ユーザは、警告が出されてから判断するのでなく、過去の電子メールの回数を見て、自身の判断で誤入力されているかどうかを判断したい場合がある。

また、ユーザが「メールアドレスは誤入力されている」と判断した場合は、類似する一つ又は複数のメールアドレスがディスプレイに表示され、この中からユーザが所望のメールアドレスを選択するほうが効率的にメールアドレスを入力することができる。しかし、従来の誤送信防止方法では、類似するメールアドレスがディスプレイに表示されないため、メールアドレスを効率的に入力することができない。

そこで、本発明は、メールアドレスが誤入力されているかどうかの判断をユーザ（電子メールの送信者）に許容しつつ、類似のメールアドレスを選択することで、電子メールの誤送信を防止することができるようにした電子メールの誤送信防止方法及び誤送信防止装置を提供することを課題とする。

本発明に係る電子メールの誤送信防止方法は、ディスプレイに表示されたメールアドレス宛てに電子メールを送信するか、又は当該メールアドレスへの過去の送受信回数を確認するかを選択する画面を表示するステップと、当該メールアドレスへの送受信回数を確認するが選択された場合は、過去の当該メールアドレスへの送受信回数を表示し、当該メールアドレスに電子メールを送信するか、又は当該メールアドレスに類似するメールアドレスを検索するかを選択する画面を表示するステップと、類似するメールアドレスを検索するが選択された場合は、類似するメールアドレスとそのメールアドレスへの送受信回数を表示し、いずれかのメールアドレスを選択可能とするステップと、選択されたメールアドレスに電子メールを送信するか、又は送信を中止するかを選択する画面を表示するステップとを含んでいることを特徴としている。

この電子メールの誤送信防止方法によれば、ユーザがディスプレイに表示されたメールアドレスを見て、誤入力されていないと判断すれば、「電子メールを送信する」を選択し、誤入力されている可能性があると判断すれば、「当該メールアドレスへの過去の送受信回数を確認する」を選択することで、メールアドレスが誤入力されているかどうかの判断をユーザに許容している。

そして、「電子メールを送信する」が選択されれば、電子メールが即座に送信され、「当該メールアドレスへの過去の送受信回数を確認する」が選択されれば、次のステップとして、当該メールアドレスへの過去の送受信回数がディスプレイに表示される。ユーザは、この送受信回数を見て、「当該メールアドレスに電子メールを送信する」か、又は「当該メールアドレスに類似するメールアドレスを検索する」かを選択する。

送受信回数が多ければ、ユーザは、メールアドレスが誤入力されている可能性が低いと判断し、即座に電子メールを送信することができる。送受信回数が少なければ、ユーザは、メールアドレスが誤入力されている可能性があると判断し、類似するメールアドレスをディスプレイに表示させるようにすることができる。

そして、「当該メールアドレスに類似するメールアドレスを検索する」が選択されれば、類似するメールアドレスとそのメールアドレスへの送受信回数が表示される。ユーザは、その送受信回数を参考にして、別の類似するメールアドレスを選択し、このメールアドレス宛てに電子メールを送信することができる。なお、類似するメールアドレスを選択しないで、当初のメールアドレス宛てに電子メールを送信してもよいし、電子メールの送信を中止してもよい。

本発明に係る電子メールの誤送信防止装置は、メールアドレス、電子メールを送信するかどうか、その他の項目を選択可能とする画面を表示するディスプレイと、該ディスプレイに表示された項目を選択する入力手段と、電子メールを所望の受信者へ送信する機能とを有するユーザ端末と、複数のメールアドレス及びメールアドレスごとの過去の電子メールの送受信回数を記録している送受信履歴データベースと、該送受信履歴データベースから前記ディスプレイに表示されたメールアドレスに類似するメールアドレスを抽出する送受信管理データベースと、抽出されたメールアドレス及び送受信回数を前記ユーザ端末のディスプレイに表示させる機能とを有するデータ管理提供手段とが備えられていることを特徴としている。

この電子メールの誤送信防止装置は、ユーザ端末とデータ管理提供手段とを備えている。ユーザ端末は、電子メールの送信機能を備えているパーソナルコンピュータや携帯通信端末などであり、画面を表示するディスプレイとマウスやキーボードなどの入力手段とを備えている。

そして、データ管理提供手段は、前記ユーザ端末のディスプレイに表示されたメールアドレスに類似するメールアドレスを検索し、その類似するメールアドレスを前記ディスプレイに表示させるデータ管理提供手段を備え、類似するメールアドレスは、送受信履歴データベースに記録されている。

送受信履歴データベースは、複数のメールアドレス及びメールアドレスごとの過去の電子メールの送受信回数を記録し、送受信履歴データベースに記録された複数のメールアドレスから、送受信の期間や回数、異なる文字の数などから類似するメールアドレスを必要な件数だけ検索する。検索された類似するメールアドレスは、ユーザ端末のディスプレイに表示され、ユーザが選択できるようにされている。

なお、送受信履歴データベースは、送信履歴データベースと受信履歴データベースとに分けてもよいし、一体のデータベースとしてもよい。

前記本発明に係る電子メールの誤送信防止装置において、前記送受信履歴データベースは、電子メールの送受信のたびに更新可能とされることが好ましい。この電子メールの誤送信防止装置によれば、送受信履歴データベースが電子メールの送受信のたびに更新されることで、次回に電子メールを送信する際に、最新の記録を反映した送受信履歴データベースからメールアドレスが検索されるため、電子メールの誤送信を一層、防止することができる。

前記本発明に係る電子メールの誤送信防止装置において、前記送受信管理データベースは、過去の電子メールの送受信の期間を区切って類似するメールアドレスを抽出可能とされていることが好ましい。遠い過去に電子メールを多く送受信していたとしても、最近において電子メールを送受信している回数が少ないメールアドレスについては、誤入力されている可能性が高いといえる。この電子メールの誤送信防止装置によれば、送受信管理データベースが最近において送受信した電子メールから類似するメールアドレスを抽出するため、電子メールの誤送信を一層、防止することができる。

前記本発明に係る電子メールの誤送信防止装置において、前記送受信管理データベースは、メールアドレスの文字数を指定して類似するメールアドレスを抽出可能とされていることが好ましい。この電子メールの誤送信防止装置によれば、１文字だけ異なるメールアドレスを類似するメールアドレスとした場合に、多くのメールアドレスが抽出されすぎれば、２文字以上の異なるメールアドレスを類似するメールアドレスとし、抽出されるメールアドレスの数を適切にすることができる。

前記本発明に係る電子メールの誤送信防止装置において、前記送受信管理データベースは、類似するメールアドレスの表示数を指定可能とされていることが好ましい。類似するメールアドレスが多く表示されすぎると、ユーザがメールアドレスを確認しなくなる虞があるものの、この電子メールの誤送信防止装置によれば、メールアドレスの表示数を指定することができるため、ユーザが表示されたメールアドレスを確認するようにすることができる。

前記本発明に係る電子メールの誤送信防止装置において、前記データ管理提供手段は、メールサーバに置かれていることが好ましい。この電子メールの誤送信防止装置によれば、データ管理手段がメールサーバに置かれることにより、セキュリティ性を高めることができる。

本発明によれば、電子メールの送信宛であるメールアドレス及びその送信回数及び受信回数を表示した上で、ユーザが選択することで、類似のメールアドレスを表示させる電子メールの誤送信防止方法及び誤送信防止装置が提供されることにより、ユーザがメールアドレスの適正を判断することで、電子メールが誤送信されにくいようにすることができる。

本発明に係る電子メールの誤送信防止装置の一実施形態を示す概略図である。 本発明に係る電子メールの誤送信防止装置の一実施形態を示し、（ａ）は同装置に備えられた送信履歴データベースの一例を示す図、（ｂ）は同装置に備えられた受信履歴データベースの一例を示す図、（ｃ）は同装置に備えられた送受信管理データベースの一例を示す図である。 本発明に係る電子メールの誤送信防止方法の一実施形態を示すフロー図である。 本発明に係る電子メールの誤送信防止方法によってディスプレイに表示される一例を示す図である。 本発明に係る電子メールの誤送信防止方法によってディスプレイに表示される他の例を示す図である。 本発明に係る電子メールの誤送信防止方法によってディスプレイに表示されるさらに他の例を示す図である。

本発明に係る電子メールの誤送信防止装置及び誤送信防止方法について図１ないし図６を参照しながら説明する。

この電子メールの誤送信防止装置は、図１に示すように、インターネットやＬＡＮなどのネットワークに接続されたパーソナルコンピュータや携帯通信端末などのユーザ端末（以下、「パソコン」という。）１０，１０間で電子メールの送受信するに際して、電子メールを誤送信しないようにするため、データ管理提供手段２０を備えたことを特徴としている。

パソコン１０は、電子メールを送受信する機能を有している本体部１１と、メールアドレスその他の文字を入力するキーボードやアドレス帳からメールアドレスを選択するマウス（図示せず）などの入力手段１２と、そのメールアドレスや電子メールの文面を表示するディスプレイ１３とを備えている。

また、データ管理提供手段２０は、セキュリティ性を高めるため、パソコン１０と別体のメールサーバに備えられている。以下、データ管理提供手段２０をメールサーバ２０として説明する。メールサーバ２０は、送信履歴データベース２１、受信履歴データベース２２、送受信管理データベース２３を有し、パソコン１０から送受信された電子メールのアドレスを受信し、また、送受信管理データベースで検索されたメールアドレスなどの情報をパソコン１０に送信する機能を有している。

送信履歴データベース２１及び受信履歴データベース２２には、図２（ａ）（ｂ）に示すように、キーとしてメールアドレスが記録され、属性として氏名、所属、送信した回数（年ごと・月ごと）、指定回数、指定条件、送信日が記録されている。所属は付属情報であり、回数は計算した結果を記録し、指定条件は、都度変更可能とされている。

また、送受信管理データベース２３は、図２（ｃ）に示すように、送信メールを送信した回数及び受信メールを受信した回数を指定された年、月、日又は時間の期間で検索し、入力されたメールアドレスに類似するメールアドレスを送信メール及び受信メールごとに指定された異なる文字数で検索し、ディスプレイに表示するメールアドレスが多い場合に、何個まで表示するかが指定される。

なお、図２（ｃ）に示した送受信管理データベース２３では、６０日間に送信された送信メール及び６０日間に受信された受信メールから１文字異なるメールアドレスを検索し、３つの類似するメールアドレスを表示するとしている。

ここで、このような電子メールの誤送信防止装置を使用する電子メールの誤送信防止方法について図３ないし図６を参照しながら説明する。

ユーザ（電子メールの送信者）は、パソコン１０の入力手段１２からメールアドレスを入力する（Ｓ１）。メールアドレスは、キーボードから直接入力してもよいし、アドレス帳からマウスで選択して入力してもよい。入力されたメールアドレスは、ディスプレイ１３に表示される。

ディスプレイ１３には、図４に示すようなメールアドレスを確認する画面が表示される（Ｓ２）。この画面では、「このメールアドレスについて送受信回数を確認しますか。→はい」、「指定条件：１年→指定条件変更」、「このまま、送信しますか。→ＯＫ／キャンセル」と選択可能な複数の項目が表示され、ユーザはメールアドレスの確認する（Ｓ３）。

ユーザが「このメールアドレスについて送受信回数を確認しますか。」に対して「はい」選択（例えば、マウスでクリック。以下同じ。）すると、パソコン１０からメールサーバ２０へ確認信号が送信される（Ｓ４）。なお、ユーザは、「指定条件変更」を選択することで、送信メール、受信メールを検索する期間を１年以外、例えば、２年や２か月、あるいは６０日などに変更し、「キャンセル」を選択することで、電子メールの送信を中止することができる（Ｓ２０）。

そして、パソコン１０から送信された確認信号を受信したメールサーバ２０では、送受信管理データベース２３の期間指定条件を抽出し（Ｓ５）、この条件に一致するメールアドレスを抽出し（Ｓ６）、送受信管理データベース２３において、送受信の回数を算出し（Ｓ７）、この算出結果をパソコン１０へ送信する（Ｓ８）。

そうすると、パソコン１０のディスプレイ１３には、図５に示すような「メールアドレスが一致した過去（１年以内）の送受信回数」、「指定条件変更」、「送信しますか。→ＯＫ／キャンセル」、「類似のメールアドレスを検索しますか。→はい／いいえ」が表示される（Ｓ９）。ユーザは、「指定条件変更」を選択すると、メールアドレスが一致した過去の送受信回数を１年以外の年、月又は日を指定することができる。

そして、ユーザは、この送信回数と受信回数を見て、類似のメールアドレスを検索するかどうかを判断する（Ｓ１０）。ユーザは、検索しない場合（「検索しますか。」に対して「いいえ」を選択した場合）、電子メールを送信するか、キャンセルするか判断する（Ｓ１８）。

ユーザが「類似のメールアドレスを検索」に対して、「はい」を選択すると、パソコン１０からメールサーバ２０へ検索信号が送信される（Ｓ１１）。そして、メールサーバ２０は、指定された送信メール・受信メールの指定条件（期間・異なる文字数）を抽出する（Ｓ１２）。そして、メールサーバ２０は、該当する類似メールアドレスがなくなるまで抽出し（Ｓ１３）、指定条件により送受信回数を算出し（Ｓ１４）、該当するメールアドレスを検索する。

検索されたメールアドレスは、パソコン１０へ送信される（Ｓ１５）。ユーザのパソコン１０のディスプレイ１３には、図６に示すような画面が表示される（Ｓ１６）。図示した画面には、「類似するメールアドレスの個数」と、「メールアドレス」、「そのメールアドレスの送信回数と受信回数」と、「メールを送信しますか。→ＯＫ／キャンセル」が表示されている。

図示したメールアドレスは、ユーザが当初、「hamada@….ne.jp」を入力した場合において、１文字異なる類似するメールアドレスが表示されている。すなわち、「m」に替わって「r」を有する「harada@….ne.jp」と、「h」に替わって「t」を有する「tamada@….ne.jp」と、「m」に替わって「t」を有する「hatada@….ne.jp」のメールアドレスと、それぞれの送信回数及び受信回数が表示される。

さらに、ユーザのパソコン１０の画面には、いずれかのメールアドレス宛に送信することができるように、そのメールアドレスを選択する項目（四角形内に円形を入れた形状で図示）が表示されている。そして、ユーザは、表示されたいずれかの類似するメールアドレス、又は当初に入力したメールアドレスを選択し（Ｓ１７）、「メールを送信しますか」の項目に対して「ＯＫ」又は「キャンセル」を選択する（Ｓ１８）。

Ｓ１８において「ＯＫ」が選択されると、ユーザのパソコン１０から受信者のパソコン１０へ電子メールが送信される（Ｓ１９）。また、この電子メールの送信によって、メールサーバ２０の送信履歴データベース２１が更新され、また、電子メールを受信したときは、メールサーバ２０の受信履歴データベース２２が更新される（Ｓ２２）。

なお、前記Ｓ１９において「キャンセル」が選択されたときは、電子メールの送信が中止され（Ｓ２０）、メールサーバ２０の送信履歴ＤＢは更新されない。

このようにして、ユーザは、電子メールを送信する際に、メールアドレスを確認し、ディスプレイ１３に類似するメールアドレスが表示されることで、正しいメールアドレスを選択し、電子メールの誤送信を防止することができる。

なお、本発明は、前記実施の形態に限定することなく種々変更することができる。例えば、データ管理提供手段は、メールサーバ２０でなく、ユーザ端末に備えられた記憶手段であってもよい。

また、メールアドレスをアドレス帳から選択する場合は、選択されたメールアドレスの近傍のメールアドレスを類似するメールアドレスとしてディスプレイ１３に表示させてもよい。さらに、ユーザは、電子メールを受信し、その電子メールの送信者に返信するに際して、その送信者のメールアドレスを入力することなく、ディスプレイ１３に表示された「返信」のアイコンをクリックすることで返信する場合においても、前記同じようにディスプレイ１３に各項目を表示させてもよい。

１０……ユーザ端末（パソコン）
１２……入力手段
１３……ディスプレイ
２０……データ提供手段（メールサーバ）
２１……送信履歴データベース
２２……受信履歴データベース
２３……送受信管理データベース

Claims (7)

1. ディスプレイに表示されたメールアドレス宛てに電子メールを送信するか、又は当該メールアドレスへの過去の送受信回数を確認するかを選択する画面を表示するステップと、
   当該メールアドレスへの送受信回数を確認するが選択された場合は、過去の当該メールアドレスへの送受信回数を表示し、当該メールアドレスに電子メールを送信するか、又は当該メールアドレスに類似するメールアドレスを検索するかを選択する画面を表示するステップと、
   類似するメールアドレスを検索するが選択された場合は、類似するメールアドレスとそのメールアドレスへの送受信回数を表示し、いずれかのメールアドレスを選択可能とするステップと、
   選択されたメールアドレスに電子メールを送信するか、又は送信を中止するかを選択する画面を表示するステップとを含んでいることを特徴とする電子メールの誤送信防止方法。
2. メールアドレス、電子メールを送信するかどうか、その他の項目を選択可能とする画面を表示するディスプレイと、該ディスプレイに表示された項目を選択する入力手段と、電子メールを所望の受信者へ送信する機能とを有するユーザ端末と、
   複数のメールアドレス及びメールアドレスごとの過去の電子メールの送受信回数を記録している送受信履歴データベースと、該送受信履歴データベースから前記ディスプレイに表示されたメールアドレスに類似するメールアドレスを抽出する送受信管理データベースと、抽出されたメールアドレス及び送受信回数を前記ユーザ端末のディスプレイに表示させる機能とを有するデータ管理提供手段とが備えられていることを特徴とする電子メールの誤送信防止装置。
3. 前記送受信履歴データベースは、電子メールの送受信のたびに更新可能とされることを特徴とする請求項２に記載の電子メールの誤送信防止装置。
4. 前記送受信管理データベースは、過去の電子メールの送受信の期間を区切って類似するメールアドレスを抽出可能とされていることを特徴とする請求項２又は３に記載の電子メールの誤送信防止装置。
5. 前記送受信管理データベースは、メールアドレスの文字数を指定して類似するメールアドレスを抽出可能とされていることを特徴とする請求項２ないし４のいずれか一項に記載の電子メールの誤送信防止装置。
6. 前記送受信管理データベースは、類似するメールアドレスの表示数を指定可能とされていることを特徴とする請求項２ないし５のいずれか一項に記載の電子メールの誤送信防止装置。
7. 前記データ管理提供手段は、メールサーバに置かれていることを特徴とする請求項２ないし６のいずれか一項に記載の電子メールの誤送信防止装置。

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