JP2007130625A - 記録媒体管理システム、廃棄処理装置および廃棄処理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】機密文書等などを廃棄する場合に、文書の保管期間を確認しながら廃棄作業を進めるのが面倒であった。
【解決手段】本発明に係る記録媒体管理システムは、記録媒体に付加された識別情報を少なくとも当該記録媒体の保管期間と対応付けて管理するとともに、識別情報を指定した記録媒体の廃棄許可の問い合わせに対して、指定の識別情報に対応する記録媒体の保管期間を確認し、保管期間が過ぎている場合に廃棄許可を与える記録媒体管理装置と、当該記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理装置とを備えるもので、廃棄処理装置は、記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、識別情報を読み取る読取手段と前記廃棄処理手段による廃棄を規制する規制手段とを有しており、前記規制手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とするものである。
【選択図】 図１

Description

本発明は、記録媒体を管理する際に適用して好適な記録媒体管理システム、廃棄処理装置および廃棄処理方法に関する。

一般に、企業のオフィスや市役所などの公共機関では、部外秘や社外秘などの機密文書を扱うことが多い。こうした機密文書の原本は、第三者への漏洩を防止するために、厳重な管理のもとで保管される。また、不要になった機密文書は、シュレッダーなどを用いて廃棄される。

経理関係の機密文書（請求書、領収書、精算書等）には、当該機密文書を保管しておかなければならない期間が指定されるものが多い。このため、機密文書を細断によって廃棄する場合は、それに先立って、いま廃棄対象としている機密文書が本当に廃棄してよいものかどうかを担当者が原本台帳などで確認する必要がある。

しかしながら、大量の機密文書を廃棄する場合は、各々の機密文書の保管期間を１つずつ確認して廃棄の作業を進めることが非常に面倒でかつ時間がかかるものとなる。また、人為的な確認ミスによって、保管期間が残っている機密文書を誤って廃棄してしまう恐れがある。

そこで、下記特許文献１には、書類の切断手段と、書類に記載された書類記載情報を取得する書類記載情報取得手段と、切断手段で書類を切断する前に、書類記載情報取得手段を介して取得した書類記載情報を記憶手段に格納し、かつ格納した書類記載情報を外部装置へ送信する処理手段とを備えたシュレッダーに関する発明が記載されている。かかる装置によれば、仮に保管期間が残っている機密文書を誤って廃棄してしまった場合でも、機密文書の画像を電子データとして残すことができる。

特開２００３−６２４７６号公報

しかしながら、機密文書の原本は１つしか存在しないため、上記従来の技術を利用して機密文書の画像を電子データで残したとしても、元の原本を再生することはできない。したがって、機密文書等を廃棄する際の面倒な確認作業を省くことはできない。また、人為的な確認ミスによる誤廃棄を回避することもできない。また機密文書の識別情報の取得にあたっては、読み取り精度が低いという問題があった。

請求項1の発明は、記録媒体に付加された識別情報を管理する記録媒体管理装置と、
前記記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理装置とを備え、
前記廃棄処理装置は記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、
前記識別情報を読み取る読取手段と
前記廃棄処理手段による廃棄を規制する規制手段とを有し、
前記規制手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする記録媒体管理システムである。

また請求項2の発明は、記録媒体に付加された識別情報に基づいて記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理装置であって、
記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、
前記識別情報を読み取る読取手段と
前記廃棄処理手段による廃棄を規制する規制手段とを有し、
前記規制手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする廃棄処理装置である。

また請求項３の発明は、記録媒体に付加された識別情報記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理装置であって、
記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、
前記識別情報を読み取る読取手段と
前記廃棄処理手段による廃棄を規制する規制手段と、
記録媒体の浮き上がりを防止する記録媒体押さえ手段とを有し、
前記規制手段および前記記録媒体押さえ手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする廃棄処理装置である。

また請求項4の発明は、前記記録媒体押さえ手段は、自重により記録媒体の浮きを抑制するように配置されたことを特徴とする請求項3記載の廃棄処理装置である。

また請求項5の発明は、前記記録媒体押さえ手段は、記録媒体の浮きを抑制するよう一定の重量を持つ錘が配置されことを特徴とする請求項3記載の廃棄処理装置である。

また請求項6の発明は、前記記録媒体押さえ手段は、記録媒体の挿入方向の垂直方向に対して複数配置されていることを特徴とする請求項3乃至請求項5のいずれか１項に記載の廃棄処理装置である。

また請求項7の発明は、前記読取手段に記録媒体を挿入するためのトレイ部を備え、前記トレイ部は、記録媒体の挿入路方向に向かって高さが狭くなる構成としたことを特徴とする請求項3乃至請求項6のいずれか１項に記載の廃棄処理装置である。

また請求項8の発明は、記録媒体が挿入された時の前記記録媒体押さえ手段の動きを検知する検知手段を備え、前記検知手段の検知結果に基づいて前記読取手段による識別情報の読み取りを開始することを特徴とする請求項3乃至請求項7のいずれか１項に記載の廃棄処理装置である。

また請求項9の発明は、前記読取手段に記録媒体を挿入するためのトレイ部と、前記トレイ部に記録媒体の挿入方向に沿って記録媒体の一端を位置決めするサイド位置決め手段とを備え、前記規制手段、前記記録媒体押さえ手段および前記サイド位置決め手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする請求項3乃至請求項8のいずれか１項に記載の廃棄処理装置である。

また請求項10の発明は、前記トレイ部に設けられた廃棄対象となる記録媒体を載置する載置面に、前記サイド位置決め手段に対向する方向に段差を設けたことを特徴とする請求項9記載の廃棄処理装置である。

また請求項11の発明は、前記段差は、前記サイド位置決め手段に対向する方向に向かって当該サイド位置決め手段からの距離が大きくなるに従って高くなるように構成され、挿入する記録媒体の位置決めを補助するよう配置したことを特徴とする請求項10記載の廃棄処理装置である。

また請求項12の発明は、記録媒体に付加された識別情報に基づいて記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理方法であって、記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理工程と、前記識別情報を読み取る読取工程と、前記廃棄処理手段による廃棄を規制する規制工程とを有し、前記規制工程によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする廃棄処理方法である。

本発明によれば、記録媒体を廃棄する際に、識別情報の読み取りにあたって廃棄処理手段に廃棄を規制する規制手段を設けたので、例えば規制手段に記録媒体を突き当てるだけで記録媒体の位置決めが可能になり、位置決め用の部材を新たに設ける必要も無く、精度良く識別情報を読み取ることが可能となる。

以下、本発明の具体的な実施の形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。

図１は本発明の実施形態に係る記録媒体管理システムの構成を示す図である。

文書生成装置１は、識別情報として文書ＩＤが付加された記録媒体（文書）を生成するものである。文書管理装置２は、文書生成装置１によって生成された文書に関して種々の管理処理を行うものである。文書廃棄装置３は、文書生成装置１によって生成された文書や他の文書の廃棄処理を行うものである。ネットワーク４は、例えば、ＬＡＮ(Local Area Network)やＷＡ
Ｎ(Wide Area Network)を用いて構成されるものである。

図２は文書生成装置１の構成例を示すブロック図である。文書生成装置１は、例えばデジタル複写機やデジタル複合機（多機能型複写機）などを用いて構成されるものである。この文書生成装置１は、操作パネル５と、画像読取部６と、画像処理部７と、画像出力部８、文書生成制御部９と、ネットワークインタフェース１０とを用いて構成されている。

操作パネル５は、文書生成装置１を使用するユーザが各種の情報を入力したり、ユーザに対して各種の情報を表示したりするためのユーザインターフェースとなるものである。操作パネル５は、例えば、各種のボタン、スイッチ、キー等を有する入力部と、タッチパネル付きの液晶ディスプレイからなる表示部とによって構成されるものである。

画像読取部６は、読み取り対象となる原稿の画像を光学的に読み取るものである。この画像読取部６では、透明な原稿台（プラテンガラス）にセットされた原稿面に光を照射して、当該原稿面からの反射光をミラー、レンズ等の結像光学系を介して読み取りセンサ（ＣＣＤセンサ等）の受光面で結像させることにより、原稿画像に対応した画像データ（スキャンデータ）を生成するものである。その際、原稿面は、結像光学系の移動によって読み取り走査される。

画像処理部７は、画像読取部６で読み取られた原稿の画像データに所定の画像処理（例えば、色変換、色補正、階調補正、拡大縮小、画像回転、スクリーン生成などの処理）を施すものである。

画像出力部８は、画像読取部６で読み取られかつ画像処理部７で画像処理された画像データを用紙等の記録媒体に印刷出力するものである。この画像出力部８は、例えば、電子写真方式に基づいて画像データの印刷を行う。

文書生成制御部９は、文書生成に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書生成制御部９は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、操作パネル５、画像読取部６、画像処理部７及び画像出力部８の各処理動作を制御する。

ネットワークインタフェース１０は、文書生成装置１がネットワーク４上で他の装置（文書管理装置２、文書廃棄装置３を含む）とデータの送受信を行うための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース１０を用いたデータの送受信は、文書生成制御部９によって制御される。

図３は文書管理装置２の構成例を示すブロック図である。文書管理装置２は、例えばパーソナルコンピュータを用いて構成されるものである。この文書管理装置２は、ユーザインタフェース部（ＵＩ部）１１と、バーコード解析部１２と、検索部１３と、データベース部１４と、文書管理制御部１５と、ネットワークインタフェース１６とを用いて構成されている。

ユーザインタフェース部１１は、文書管理装置２を使用するユーザが各種の情報を入力したり、ユーザに対して各種の情報を表示したりするためのユーザインターフェースである。このユーザインタフェース部１１は、例えば、キーボード、マウス等の入力デバイスと、液晶ディスプレイ等の表示デバイスによって構成されるものである。

バーコード解析部１２は、画像データ（スキャンデータ）に含まれるバーコードを解析してデコード処理するものである。バーコード解析部１２が解析するバーコードは、文書生成装置１でバーコード付きの文書の画像を読み取ったときに得られる画像データに含まれるバーコードである。このバーコードは、少なくとも文書ＩＤを含む情報となる。一般に、バーコードは、一次元方向にのみ情報をもつ一次元バーコードと、二次元方向に情報をもつ二次元バーコードに大別されるが、本発明を実施するにあたってはどちらも利用可能である。ただし、上述した文書ＩＤの他に、種々の情報やデータを１つのバーコードに収納したい場合は、より多くのデータ容量をもつ二次元バーコードを用いることが望ましい。本実施形態では、一例として、二次元バーコードの一種で、一般に普及しているＱＲコード（登録商標）を用いることとする。

検索部１３は、データベース部１４に蓄積されたデータの検索を行うものである。データベース部１４は、種々のデータを蓄積するものである。データベース部１４は、例えば、ハードディスク(Hard Disk Drive)等を用いて構成されるものである。

文書管理制御部１５は、文書管理に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書廃棄装置３は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、ユーザインタフェース部１１、バーコード解析部１２、検索部１３及びデータベース部１４の各処理動作を制御する。

ネットワークインタフェース１６は、文書管理装置２がネットワーク４上で他の装置（文書生成装置１、文書廃棄装置３を含む）とデータの送受信を行うための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース１６を用いたデータの送受信は、文書管理制御部１５によって制御される。

図４は文書廃棄装置３の機構例を示す概略図である。この文書廃棄装置３は、例えばシュレッダー装置を用いて構成されるもので、文書トレイ部１７と、インサートセンサ１８と、バーコードスキャナ１９と、ストッパーゲート２０と、フィードロール２１，２２と、パスセンサ２３と、シュレッダー部２４とを備えている。

文書トレイ部１７は、廃棄対象となる文書を載置状態に支持するガイド面を有するものである。文書トレイ部１７のガイド面（上面）は、ほぼ水平な状態で形成された水平ガイド面１７Ａと、当該水平ガイド面１７Ａから斜めに傾斜した傾斜ガイド面１７Ｂとによって形成されている。文書トレイ部１７の傾斜ガイド面１７Ｂは、フィードロール２１に向かって徐々に低位となるように、水平ガイド面１７Ａの端部から斜めに傾斜した状態で形成されている。また、文書トレイ部１７の傾斜ガイド面１７Ｂは、ストッパーゲート２０を超えてフィードロール２１の手前まで延在するように形成されている。また、フィードロール２１の下流側には、別途、シュートガイド（不図示）を用いて文書の搬送路が形成されている。

インサートセンサ１８は、文書トレイ部１７の所定の位置まで文書が挿入されたことを検知するものである。「所定の位置」とは、文書IDとしてＱＲコードが印刷された文書を正規の向きで挿入した場合に、バーコードスキャナ１９によるコード読み取りエリアＥ内にＱＲコードが配置される位置、つまり文書に印刷されたＱＲコードをバーコードスキャナ１９で読み取ることができる位置をいう。インサートセンサ１８は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、当該インサートセンサ１８のセンシング位置に文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となる。

バーコードスキャナ１９は、廃棄対象となる文書に付加されたバーコードを光学的に読み取るとともに、その読み取り結果に基づいて、文書内のバーコードに収納されている元の情報（データ）を出力するものである。バーコードスキャナ１９は、廃棄対象となる文書のバーコード記録部分に対して、スキャナ内部の光源から照射された光の反射光を、スキャナ内部のレンズを介してエリアセンサで受光することにより、バーコードの画像を取り込む構成となっている。バーコード記録部分とは、文書の面内で、文書ＩＤを情報の１つとして含むバーコードが記録される部分をいい、図12に示すようにその位置は文書コーナー部分で寸法的に予め規定されている。また、バーコードスキャナとしてエリアセンサを使用して読み取る構成を示したが、特にエリアセンサに限るものではなく一次元のバーコードを読むのであればラインセンサを使用しても読み取りが可能である。

ストッパーゲート２０は、廃棄許可がされるまで規制手段として文書トレイ部１７における文書の挿入方向（差し込み方向）で、廃棄対象となる文書を上記所定の位置に停止させるために設けられたもので、インサートセンサ１８とフィードロール２１の間に配置されている。ストッパーゲート２０は、フィードロール２１，２２によって形成される文書搬送路の入口部分で、当該文書搬送路の入口を開閉するものである。ストッパーゲート２０を閉じた状態では、文書トレイ部１７からフィードロール２１に至る文書の通路を遮断するように、ストッパーゲート２０が下方に突出した状態で配置される。したがって、文書トレイ部１７に載置した文書を奥側に差し込むようにすると、当該文書の先端がストッパーゲート２０に突き当たる。これに対して、ストッパーゲート２０を開いた状態では、文書トレイ１７からフィードロール２１に至る文書の通路から退避するように、ストッパーゲート２０が上方に引っ込んだ状態で配置される。したがって、文書トレイ部１７に載置した文書を奥側に差し込むようにすると、当該文書の先端がフィードロール２１のニップ部分に突き当たる。

フィードロール２１は、ストッパーゲート２０の開放によって差し込まれた文書をニップ（挟持）しつつ回転することにより、当該文書を文書搬送路に沿って搬送するものである。文書搬送路は、図示しない搬送案内部材（シュート等）を用いて形成されるものである。フィードロール２２は、フィードロール２１によって搬送された文書をニップしつつ回転することにより、当該文書を文書搬送路に沿ってシュレッダー部２４へと搬送するも
のである。

パスセンサ２３は、フィードロール２２からシュレッダー部２４に至る文書搬送路の途中（ほぼ中間点）で文書の通過を検知するものである。パスセンサ２３は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、当該パスセンサ２３のセンシング位置に文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となるものである。したがって、パスセンサ２３のセンシング位置を文書の先端が通過すると、それと同時にパスセンサ２３がオフ状態からオン状態に切り替わり、その後、パスセンサ２３のセンシング位置を文書の後端が通過すると、それと同時にパスセンサ２３がオン状態からオフ状態に切り替わる。

シュレッダー部２４は、フィードロール２２によって送り込まれた文書を一方向（矢印方向）に引き込みながら細断（廃棄処理）するものである。このシュレッダー部２４は、複数枚の文書（例えば、Ａ４サイズの普通紙で２０枚程度の束）を一括で廃棄処理することが可能である。また、シュレッダー部２４は、ステープル針でステープル処理された文書であっても、そのままの状態（ステープル針を外さない状態）で廃棄処理することが可能である。

図５は文書廃棄装置３の一部を分解した斜視図である。文書廃棄装置３の装置本体２５はアッパーカバー２６を一体に備えるものである。アッパーカバー２６には、上述した文書トレイ部１７が一体に形成されている。また、装置本体２５のアッパーカバー２６には、スキャンユニット２７がネジ等で着脱可能に実装（搭載）される構成となっている。スキャンユニット２７は、大きくは、ユニット本体２８とユニットカバー２９とを用いて構成されている。ユニットカバー２９は、装置本体２５にスキャンユニット２７を実装したときにユニット本体２８を覆う樹脂製のカバーである。実際にスキャンユニット２７を装置本体２５のアッパーカバー２６に実装すると図６のようになる。

図７はユニット本体２８の一部を分解した斜視図である。ユニット本体２８は、サイドガイド３０と、第１のフレーム部材３１と、第２のフレーム部材３２とを有している。サイドガイド３０は、例えば樹脂の一体成形物からなるもので、ネジを用いて第１のフレーム部材３１の一端部に取り付けられている。サイドガイド３０は、ユニット本体２８をアッパーカバー２６に取り付けたときに、文書トレイ部１７の一方の側端部に配置されるものである。サイドガイド３０には、文書の挿入方向（差し込み方向）に沿うガイド面３０Ａと、当該ガイド面３０Ａと直角（Ｌ字形）をなすシュート面３０Ｂが形成されている。

第１のフレーム部材３１は、文書トレイ部１７との間に文書挿入ガイド用の通路を形成するもので、文書トレイ部１７との間に所定の隙間を介在させた状態で取り付けられる。また、第１のフレーム部材３１には、図８にも示すように、記録媒体第１のウエイト部材３３と第２のウエイト部材３４が取り付けられている。各々のウエイト部材３３，３４は、第１のフレーム部材３１に設けられた支軸を中心に揺動自在に支持されている。これらのウエイト部材３３，３４は、ユーザの手差しによって所定の位置に挿入された文書の上面（最上面）に自重で乗り上がることにより、当該文書の先端側の浮き上がりを防止するものである。またウエイト部材３３，３４は自重により文書の先端側の浮き上がりを防止するものであったが、例えば図１９に示すように文書の先端側の浮き上がりを防止するためにウエイト部材３３，３４に錘133、１３４を付けた構成でも浮き上がりを防止することが可能である。

第２のフレーム部材３２は、ネジを用いて第１のフレーム部材３１に取り付けられるものである。第２のフレーム部材３２には、上述したインサートセンサ１８、バーコードスキャナ１９及びストッパーゲート２０の他に、ゲートソレノイド３５が取り付けられている。ゲートソレノイド３５は、ストッパーゲート２０を開閉動作させるための駆動源となるものである。

図９はゲートソレノイド３５を用いたストッパーゲート２０の駆動機構を示す図である。ストッパーゲート２０は、例えば樹脂製の板状部材からなるもので、左右一対のストッパー部３６と縦長のガイド孔３７と横長のガイド孔３８とを一体に有している。一対のストッパー部３６は、ストッパーゲート２０の左右両端に形成されるとともに、それぞれ下方に突出する状態で形成されている。ガイド孔３７は、ストッパーゲート２０の幅方向（図９の左右方向）の中心部に形成されている。ガイド孔３８は、ストッパーゲート２０の幅方向の中心部でかつガイド孔３７のほぼ真上に形成されている。

ゲートソレノイド３５は出力軸３９を一体に有している。この出力軸３９は作動アーム４０を介してストッパーゲート２０に連結されている。すなわち、作動アーム４０は、第１の係合ピン４１を用いてストッパーゲート３８に連結されるとともに、第２の係合ピン４２を用いて出力軸３９に連結されている。また、第１の係合ピン４１は、ストッパーゲート２０のガイド孔３８に係合されている。

作動アーム４０は、第２のフレーム部材３２に設けられた支軸４３を中心に回動自在に支持されている。また、作動アーム４１には引っ張りコイルバネ４４の一端が係止されている。引っ張りコイルバネ４４の他端は、第２のフレーム４２に一体に形成されたバネ掛け部４５に係止されている。引っ張りコイルバネ４４は、支軸４３を中心に作動アーム４０を一方向（図の時計回り方向）に付勢する部材である。

ストッパーゲート２０は、第２のフレーム部材３２に設けられた上下一対のガイドピン４６によって上下動自在に支持されている。各々のガイドピン４６は、ストッパーゲート２０に形成されたガイド孔３７に係合するもので、所定の距離を隔て上下に配置されている。また、各々のガイドピン４６には、第２のフレーム部材３２からのストッパーゲート２０の脱落を防止するために、抜け止め用のリング（例えば、Ｃリング）が取り付けられている。

また、第１のフレーム部材３１には、ストッパーゲート２０のストッパ部３６が抜き差しされるゲート孔４７と、ストッパーゲート２０との接触を避けるための逃げ孔４８と、インサートセンサ１８の検知窓４９と、第１のウエイト部材３４の最下部を文書トレイ部
１７上に当接させるための開口部５０と、第２のウエイト部材３５の最下部を文書トレイ部１７上に当接させるための開口部５１とが形成されている。

上記構成からなるストッパーゲート２０の駆動機構において、ゲートソレノイド３５を非励磁状態から励磁状態にすると、引っ張りコイルバネ４４の付勢力に対抗して出力軸３９がソレノイド本体の内部に引き込まれる。これにより、作動アーム４０は支軸４１を中心に反時計回り方向に回転する。また、ストッパーゲート２０は作動アーム４０によって引き上げられる。このため、ストッパーゲート２０のストッパー部３６は、第１のフレーム部材３１のゲート孔４７から引っ込んだ状態に配置される。また、スキャンユニット２７を装置本体２５のアッパーカバー２６に実装した状態では、ストッパーゲート２０のストッパー部３６が文書トレイ部１７の傾斜ガイド面１７Ｂから離間した状態（ストッパーゲート２０が開放された状態）となる。

これに対して、ゲートソレノイド３５を励磁状態から非励磁状態にすると、引っ張りコイルバネ４４の付勢力によって作動アーム４０が支軸４１を中心に時計回り方向に回転する。これにより、ゲートソレノイド３５の出力軸３９はソレノイド本体の外側に引き出される。また、ストッパーゲート２０は作動アーム４０によって押し下げられる。このため、ストッパーゲート２０のストッパー部３６は、第１のフレーム部材３１のゲート孔４７から下方に突出した状態に配置される。また、スキャンユニット２７を装置本体２５のアッパーカバー２６に実装した状態では、ストッパーゲート２０のストッパー部３６が文書トレイ部１７の傾斜ガイド面１７Ｂに突き当たった状態（ストッパーゲート２０が閉じた状態）となる。

図１０はスキャンユニット２７を上方から見た図である。サイドガイド３０のガイド面３０Ａは、文書５２を手差しで挿入するときの差し込み方向（矢印方向）と平行な向きで配置されている。廃棄の対象となる文書５２は、その先端側コーナー部分にＱＲコード５３の記録部分（印刷部分）を配置する向きで差し込まれる。このとき、差し込み方向と直交する方向で文書５２を位置決めするために、文書５２の一方の側端をサイドガイド３０のガイド面３０Ａに当接させて沿わせる。また、文書５２の一方の側端近傍をサイドガイド３０のシュート面３０Ｂに載置する。

これにより、ユーザの手差しによって文書５２の先端をストッパーゲート２０に突き当てた状態では、バーコードスキャナ１９によるコード読み取りエリアＥ内にＱＲコード５３の記録部分が位置決め配置される。また上記ユーザの手差しによって文書５２の先端をストッパーゲート２０に突き当てた状態に加え、サイドガイド３０のガイド面３０Ａおよびウエイト部材３３、３４によってバーコードスキャナ１９によるコード読み取りエリアＥ内にＱＲコード５３の記録部分が位置決めする方法も可能である。この場合は文書の先端がめくれ上がった状態であっても文書５２のx、y方向の位置が決まり、文書の浮き上がりを第１のウエイト部材３３と第２のウエイト部材３４で抑制することができる。したがって、バーコードスキャナ１９で文書５２のＱＲコード５３を正常に読み取ることが可能となる。

また前述した構成による位置決めはストッパーゲート２０とサイドガイド３０のガイド面３０Ａおよびウエイト部材３３、３４によって文書の位置決めを行ったが、図１７はそれに加えて文書トレイ部１７にサイドガイド３０に対向する方向に段差をつけてたものである。段差は、例えばA4、B4、A3などの定型サイズに合わせてサイズが大きくなるに従って高さが高くなるように設けられ、文書を手差しで挿入するとき曲がった方向に挿入するのを防止するガイドの役目を果たすことができる。また段差をつける構成に代わって図１８に示すように文書のサイズに合わせて文書の幅方向に移動可能なサブガイド135を設けてもよい。また2次元コードをエリアセンサで読み取る例としてストッパーゲート２０とサイドガイド３０のガイド面３０Ａおよびウエイト部材３３、３４により位置決めを行う構成としたが、一次元コードをラインセンサで読み取る構成では、文書搬送方向と上下方向の位置決めだけでよいのでストッパーゲート２０またはストッパーゲート２０およびウエイト部材３３、３４により位置合わせが可能となる。

また、文書の差し込み方向において、インサートセンサ１８はストッパーゲート２０の手前（直近）に配置されている。このため、ユーザによって手差しされた文書５２の先端がストッパーゲート２０に突き当たるときには、その直前でインサートセンサ１８がオフ状態からオン状態に切り替わる。このことから、インサートセンサ１８がオンするタイミングは、文書５２に印刷されたＱＲコード５３がコード読み取りエリアＥ内に配置されおよび読み取り開始のタイミングを示すものとなる。なお本願実施例はインサートセンサ１８により文書５２の検知を行ったが、インサートセンサと同様のセンサを図20（Ａ）の示すようにウエイト部材３３または３４に突起117を設け、図２０（Ｂ）のようにウエイト部材３３または３４の動きにより突起117がフォトセンサ118の光軸を遮ることでフォトセンサ118がオンオフするように構成することで文書の挿入を検知することが可能である。

図１１は文書廃棄装置３の構成例を示すブロック図である。文書廃棄装置３は、上述した各々の構成要素の他に、操作パネル５４と、フィーダー駆動部５５と、シュレッダー駆動部５６と、文書廃棄制御部５７と、ネットワークインタフェース５８とを備えている。

操作パネル５４は、文書廃棄装置３を使用するユーザによって操作されるもので、上述した装置本体２５のアッパーカバー２６に実装される。操作パネル５４は、例えば、操作用のボタン（例えば、スタートボタン、ストップボタンなど）と、文書廃棄装置３の動作状態や操作用のガイダンス（案内メッセージ）を含む各種の操作画面を表示する表示パネルとを用いて構成されるものである。

フィーダー駆動部５５は、上述したフィードロール２１，２２を回転動作させるものである。フィーダー駆動部５５は、例えばモータを駆動源として構成することが可能である。シュレッダー駆動部５６は、上述したシュレッダー部２４を回転駆動するものである。シュレッダー駆動部５６、例えばモータを駆動源として構成することが可能である。

文書廃棄制御部５７は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、文書廃棄に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書廃棄制御部５７には、動作制御の対象となるバーコードスキャナ１９、操作パネル５４、ゲートソレノイド３５、フィーダー駆動部５５及びシュレッダー駆動部５６が電気的に接続されている。また、文書廃棄制御部５７には、上述したインサートセンサ１８とパスセンサ２３が電気的に接続されている。

ネットワークインタフェース５８は、文書廃棄装置３がネットワーク４上で他の装置（文書生成装置１、文書管理装置２を含む）とデータの送受信を行うための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース５８を用いたデータの送受信は、文書廃棄制御部５７によって制御される。

続いて、上記構成からなる文書管理システムを用いた文書管理の方法について説明する。まず、本発明で取り扱う文書は、１つずつ固有の文書ＩＤを割り当てて文書生成装置１により生成されるものである。文書ＩＤは、数字のみで構成してもよいし、数字やアルファベット、記号などを適宜組み合わせて構成してもよい。以降は、会計監査や税務調査などの証憑書類となる文書を取り扱う場合の具体的な管理方法について説明する。

まず、文書の雛形となるバーコード付きの文書データ（電子データ）を文書生成装置１に入力し、その文書データを画像出力部８で用紙に印刷出力することにより、例えば図１２（Ａ）に示すように支払申請書５９の台紙を作成する。文書データは、例えば、文書管理装置２で作成し、この文書管理装置２からネットワーク４を経由して文書生成装置１に入力してもよいし、別途、文書データ作成用のサーバ装置で作成し、このサーバ装置からネットワーク４を経由して文書生成装置１に入力してもよい。

こうして文書生成装置１で生成される支払申請書５９のコーナー部分には、当該支払申請書５９に割り当てられた文書ＩＤを情報の１つとして含むＱＲコード６０が印刷によって付加される。つまり、文書生成装置１で生成される支払申請書５９は、「文書ＩＤが付加された文書」に該当するものとなる。また、支払申請書５９の台紙には領収書を貼付するための領域６１が設けられている。このため、申請者は、図１２（Ｂ）に示すように、支払申請書５９の台紙に領収書６２を貼り付けるとともに、必要に応じて加筆、押印（捺印）を行うことにより、支払申請書５９の原本を作成する。

こうして支払申請書５９を作成したら、この支払申請書５９を文書生成装置１の原稿台にセットして、支払申請書５９の画像を画像読取部６で読み取る。そうすると、画像読取部６で読み取られた支払申請書５９の画像データは、ネットワーク４を経由して文書管理装置２に送信される。また、読み取りを終えた支払申請書５９の原本は、ファイルなどに綴じて保管される。

一方、文書生成装置１から支払申請書５９の画像データ（スキャンデータ）を受け取った文書管理装置２では、その画像データをデータベース部１４に蓄積するとともに、その画像データに含まれるＱＲコードの画像をバーコード解析部１２で解析することにより、当該支払申請書５９に割り当てられた文書ＩＤのデコード情報を取り出す。こうして取得した文書ＩＤは、文書管理制御部１５によって文書管理テーブルに登録される。文書管理テーブルは、データベース部１４内に作成されるものである。

図１３は文書管理テーブルの一例を示す図である。図示のように文書管理テーブルには、文書ＩＤと、文書生成日時と、文書保管期間と、文書廃棄日時が、互いに対応付けて登録されるようになっている。文書生成日時及び文書廃棄日時を登録する場合、それぞれの時刻は、ネットワーク４を経由してインターネット上の時刻配信サーバ又は時刻認証サーバから取得した標準時刻を用いることが望ましい。文書ＩＤは、バーコード解析部１２でＱＲコードをデコードして得られたものを登録してもよいし、上述したバーコード付きの文書データを文書管理装置２又は他のサーバー装置で作成するときに、文書管理装置２自身が文書に割り当てたものや、他のサーバー装置が文書に割り当てたものを登録してもよい。文書生成日時は、文書が生成された日時を示すものである。本形態例では、文書生成装置１が支払申請書５９等の文書から読み取った画像データを文書管理装置２宛に送信した日時、又は文書生成装置１から送信された文書の画像データを文書管理装置２で受信した日時を「文書生成日時」として登録するものとする。

文書保管期間は、文書の保管期間を日時で示すものである。文書管理テーブルに文書ＩＤが登録された文書は、文書保管期間が過ぎるまで保管しておく必要がある。ただし、文書保管期間が「指定なし」で登録されている場合は、いつでも廃棄可能な扱いとなり、文書保管期間が「永久」で登録されている場合は、常に廃棄不可の扱いとなる。

また一般に、領収書に関しては、その領収金額によって保管期間が決められている。このため、例えば、支払申請書５９に印刷したＱＲコードの中に、文書ＩＤの情報に加えて、文書保管期間を設定するための情報を収納しておけば、バーコード解析部１２のデコード情報から文書保管期間を自動的に設定することが可能である。具体的には、支払申請書５９の保管期間を６年間で指定する情報をＱＲコードに収納することにより、支払申請書５９の生成日時から起算して６年目の日時を文書保管期間に設定することが可能である。また、これ以外にも、支払申請書５９に貼付する領収書の領収金額を示す情報をＱＲコードに収納することにより、その情報から領収書の保管期間を自動的に割り出して文書管理テーブルの文書保管期間に設定することが可能である。さらに、文書管理装置２が備えるユーザインタフェース部１１を用いて、ユーザの手入力（マニュアル操作）で文書管理テーブルの文書保管期間を設定又は変更することも可能である。

文書廃棄日時は、文書が廃棄された日時を示すものである。文書の廃棄は、文書廃棄装置３によって行われる。このため、文書管理テーブルの文書廃棄日時は、文書廃棄装置３から文書管理装置２に対して、文書の廃棄を行った文書の文書ＩＤを指定して、当該文書の廃棄を完了した旨の通知（以下、「廃棄完了通知」とも記す）があった日時で登録される。

なお、文書管理テーブルに関しては、文書生成装置１で文書の生成を行ったユーザのユーザＩＤを文書生成者として文書管理テーブルに登録したり、文書廃棄装置３で文書の廃棄を行ったユーザのユーザＩＤを文書廃棄者として文書管理テーブルに登録したりする構成を採用してもよい。その場合、文書の生成や廃棄を行ったユーザのＩＤ情報は、既存のユーザ認証技術（例えば、ＩＣカードを用いたユーザ認証技術）を利用して取得することが可能である。

図１４は文書廃棄装置３で文書を廃棄する際の処理手順を示すフローチャートである。この文書廃棄装置３は、廃棄対象となる文書の文書ＩＤ（本例ではＱＲコード）を読み取ることなく文書の廃棄処理を行う通常廃棄モードと、廃棄対象となる文書の文書ＩＤを読み取るとともに、この読み取った文書ＩＤを指定して文書の廃棄許可を文書管理装置２に問い合わせ、文書管理装置２から廃棄許可が与えられた場合に文書の廃棄処理を行うスキャン廃棄モードとを備えている。そして、図１４のフローチャートは、スキャン廃棄モードでの処理手順を示している。

通常廃棄モードでは、文書廃棄装置３が待機状態のもので、操作パネル５４に設けられたスタートボタンがユーザに押されたときに、文書廃棄制御部５７が、ゲートソレノイド３５、フィーダー駆動部５５及びシュレッダー駆動部５４にそれぞれ駆動開始を指示することで、ストッパーゲート２０を開放するとともに、フィードロール２１，２２とシュレッダー部２４の駆動を開始する。これにより、文書廃棄装置３を使用するユーザが、廃棄対象となる文書を文書トレイ部１７に載せて奥側に差し込むと、当該文書の先端がフィードロール２１にニップされて装置内部に引き込まれ、そのままフィードロール２１，２２で搬送されてシュレッダー部２４で細断（廃棄処理）される。

また、上述のように操作パネル５４のスタートボタンが押された後、操作パネル５４のストップボタンがユーザによって押されるか、スタートボタンが押されてから所定の時間が経過すると、文書廃棄制御部５７は、ゲートソレノイド３５、フィーダー駆動部５５及びシュレッダー駆動部５６にそれぞれ駆動停止を指示することで、ストッパーゲート２０を閉じた状態に戻すとともに、フィードロール２１，２２とシュレッダー部２４の駆動を停止する。これにより、文書廃棄装置３は再び待機状態に戻る。

これに対して、スキャン廃棄モードでは、文書廃棄装置３を使用するユーザが、廃棄対象となる文書を文書トレイ部１７に載せて奥側に差し込む。このとき、廃棄対象となる文書にＱＲコードが印刷されている場合は、上記図１０に示すように、ＱＲコード５３の印刷面が最上面（上向き）となる向きで、かつＱＲコード５３の印刷部が差し込み方向の下流側（奥側）となる向きで文書５２を差し込む。

ここで、文書トレイ部１７に載せられた文書５２が、例えば繰り返し閲覧された古い文書や、多くの部署で回覧された文書などである場合は、図１５（Ａ）に示すように、文書５２のコーナー部がめくり上がった状態になっていることが多い。こうした文書のめくれ上がりが図１５（Ｂ）のようにＱＲコード５３の印刷部近傍のコーナー部で発生していると、ユーザの手差しによって文書５２が挿入される文書挿入口（文書の取り込み口）６４に、文書５２のめくり上がり部５２Ａが突き当たり、そのままめくり上がり部５２Ａが折り込まれた状態で文書挿入口の奥側へと差し込まれる。そうすると、図１５（Ｃ）に示すように、文書５２のめくり上がり部５２Ａの折り込みによってＱＲコード５３の一部が隠れた状態となる。この結果、文書５２のＱＲコード５３をバーコードスキャナ１９で正常に読み取ることができなくなってしまう。

そこで本実施形態に係る文書廃棄装置３においては、図１６に示すように、スキャンユニット２７のユニットカバー２９と一体又は別体で、文書挿入口の部分に文書取り込みシュート６５を設けることとした。文書取り込みシュート６５は、文書トレイ部１７に載せられた文書５２の先端側にめくり上がり部５２Ａが生じていた場合に、このめくり上がりを矯正する部材である。

文書取り込みシュート６５は、ユニットカバー２９の前端部から文書トレイ部１７の水平ガイド面１７Ａ側に突き出すように設けられている。また、文書取り込みシュート６５は、文書トレイ部１７の傾斜ガイド面１７Ｂと平行状態に配置されるガイド面６５Ａを一体に有している。ガイド面６５Ａは、文書挿入口の上部に庇状に配置されるもので、文書トレイ部１７の水平ガイド面１７Ａと所定の角度θをなすように形成されている。所定の角度θは例えば１５°〜３０°の範囲内で適宜設定されるもので、この角度θにしたがって文書トレイ部１７の水平ガイド面１７Ａと文書取り込みシュート６５のガイド面６５Ａとの上下間隔が文書挿入口の奥側に向かって徐々に小さくなっている。

このような文書取り込みシュート６５を文書挿入口に設けることにより、文書トレイ部１７に載せられた文書５２の先端側にめくり上がり部５２Ａが生じていた場合でも、この文書５２をユーザの手差しによって文書挿入口に差し込んだときに、文書５２のめくり上がり部５２Ａが文書取り込みシュート６５のガイド面６５Ａに接触しながら徐々に下方に押さえ込まれる。このため、めくり上がり部５２Ａが折り込まれることなく、文書５２のめくれ上がりが文書取り込みシュート６５によって矯正される。したがって、バーコードスキャナ１９で文書５２のＱＲコード５３を正常に読み取ることが可能となる。

また、上述のように文書を差し込むと、文書の先端がストッパーゲート２０に突き当たる直前にインサートセンサ１８の信号がオフ状態からオン状態に切り替わる。その際、文書廃棄制御部５７は、文書廃棄装置３の待機状態のもとで、インサートセンサ１８の信号（オンオフ状態）を継続的に監視し（ステップＳ１）、上述したユーザによる文書の挿入（差し込み）によってインサートセンサ１８がオン状態になると、バーコードスキャナ１９に対してバーコードの読み取り指示を与える。そして、この読み取り指示にしたがってバーコードスキャナ１９が、文書に印刷されているＱＲコードの読み取りを行う（ステップＳ２）。このとき、文書の先端側、特に、バーコードスキャナ１９によるＱＲコードの読み取り位置（コード読み取りエリアＥ）において、文書の浮き上がりを第１のウエイト部材３３と第２のウエイト部材３４で抑制することにより、文書に印刷されたＱＲコードを、バーコードスキャナ１９に正対する向きで配置することができる。したがって、バーコードスキャナ１９でＱＲコードの読み取りを確実に行うことができる。

次いで、文書廃棄制御部５７は、ＱＲコードの読み取りに成功したかどうかを判断する（ステップＳ３）。ＱＲコードの読み取りに成功したかどうかは、文書に印刷されたＱＲコードからバーコードスキャナ１９で正常に文書ＩＤをデコード処理できたかどうかにより判断する。バーコードスキャナ１９がＱＲコードの読み取りに失敗するケースとしては、主に２つのケースが考えられる。第１のケースは、文書にもともとＱＲコードが印刷されていなかった場合や、文書を差し込むときの向き（文書の表／裏の向き、文書の先端／後端の向き）が不適切だったために、コード読み取りエリアＥ（図１０参照）にＱＲコードが存在しなかった場合（コード無しの場合）である。第２のケースは、コード読み取りエリアＥにＱＲコードが存在したものの、ＱＲコードに著しい汚れや破損が生じていたり、ＱＲコードのデコード情報が文書ＩＤを含むものでなかったりした場合（コード欠陥の場合）である。

ＱＲコードの読み取りに成功した場合（ステップＳ３でＹｅｓの場合）は、このＱＲコードに含まれる文書ＩＤで特定される文書に関して、当該文書の廃棄が許可されているかどうかの問い合わせを文書管理装置２に対して行う（ステップＳ４）。文書廃棄許可の問い合わせは、バーコードスキャナ１９で読み取ったＱＲコードに含まれる文書ＩＤを指定した廃棄許可の問い合わせメッセージを作成し、この問い合わせメッセージをネットワークインタフェース５８からネットワーク４を経由で文書管理装置２宛に送信することにより行う。つまり、文書廃棄許可の問い合わせは、この問い合わせで指定した文書ＩＤで特定される文書を廃棄してもよいかどうかの問い合わせである。ちなみに、ＱＲコードの読み取りに成功した場合は、このＱＲコードに収納されている情報を簡易的に操作パネル５４に表示するようにしてもよい。

問い合わせメッセージを受けた文書管理装置２では、当該問い合わせメッセージで指定された文書ＩＤが文書管理テーブルに登録されているかどうかを検索部１３で検索し、該当する文書ＩＤが存在する場合は、当該文書ＩＤに対応付けて登録されている文書保管期間を確認する。そして、文書廃棄装置３から文書廃棄許可の問い合わせを受けた日時（取り合わせの日時）が文書保管期間を過ぎている場合は、文書廃棄装置３に対して文書廃棄許可を与える旨の回答メッセージを返信する。また、文書廃棄装置３から文書廃棄許可の問い合わせを受けた日時が文書保管期間を過ぎていない場合は、文書廃棄装置３に対して文書廃棄許可を与えない旨（文書の廃棄を禁止する旨）の回答メッセージを返信する。

こうして文書管理装置２から回答メッセージが返信されると、文書廃棄制御部５７は、その回答メッセージをネットワークインタフェース５８で受信し、その回答メッセージの内容が、自装置（文書廃棄装置３）からの問い合わせに対して文書の廃棄許可を与えるものであるかどうかを確認する（ステップＳ５）。そして、回答メッセージが文書の廃棄許可を与えるものであった場合は、予め用意された廃棄許可のガイダンス（案内メッセージ）を操作パネル５４に表示した後、ゲートソレノイド３５にストッパーゲート開放を指示してストッパーゲート２０を開放させる（ステップＳ６，Ｓ７）。また、この時点で文書廃棄制御部５７は、フィーダー駆動部３４にフィードロール２１，２２の回転開始を指示し、この指示にしたがってフィーダ駆動部５５がフィードロール２１，２２の回転駆動を開始する。廃棄許可ガイダンスの一例としては、「この文書を廃棄します。文書をさらに奥側まで差し込んでください。」などが考えられる。

その後、操作パネル５４に表示されたガイダンスにしたがってユーザが文書を差し込むと、文書の先端がフィードロール２１のニップ部に突き当てられるとともに、このフィードロール２１の回転にしたがって文書が文書搬送路の下流側へと送り込まれる（ステップＳ８）。こうしてフィードロール２１によって送り込まれた文書は、それよりも搬送方向下流側のフィードロール２２に受け渡され、このフィードロール２２の回転にしたがってシュレッダー部２４まで搬送される。このとき、文書の後端がインサートセンサ１８のセンシング位置を通過し、これによってインサートセンサ１８の信号がオン状態からオフ状態に切り替わると、文書廃棄制御部５７は、予め設定された所定のタイミング（例えば、文書の後端がフィードロール２１を抜けるタイミング）でゲートソレノイド３５にストッパーゲート復帰を指示してストッパーゲート２０を元の状態（閉じた状態）に戻しておく。

また、フィードロール２２による搬送中に文書の先端がパスセンサ２３のセンシング位置を通過し、これによってパスセンサ２３がオフ状態からオン状態に切り替わると、文書廃棄制御部５７は、シュレッダー駆動部５６に駆動開始を指示し、この指示を受けてシュレッダー駆動部５６がシュレッダー部２４の駆動を開始する。したがって、フィードロール２２によって送り込まれた文書は、そのままシュレッダー部２４に取り込まれ、そこでシュレッド処理（廃棄処理）されて細断される（ステップＳ９）。

その後、文書の後端がパスセンサ２３のセンシング位置を通過し、これによってパスセンサ２３がオン状態からオフ状態に切り替わると、文書廃棄制御部５７は、パスセンサ２３がオフ状態になった時点から所定時間後（具体的には文書の後端がシュレッダー部２４に取り込まれて文書全体が細断されるまでに要する時間後）に、先ほど文書廃棄許可を受けた文書の文書ＩＤを指定して、当該文書の廃棄を完了した旨の廃棄完了通知をメッセージとして文書管理装置２に送信する（ステップＳ１０）。廃棄完了通知メッセージは、ネットワークインタフェース５８からネットワーク４を経由して文書管理装置２宛に送信される。これに対して、文書廃棄装置３から廃棄完了通知メッセージを受け取った文書管理装置２では、当該メッセージで指定された文書ＩＤに対応する廃棄履歴情報として、文書廃棄日時の欄に、当該メッセージを受信した日時を登録する。

一方、上記ステップＳ３において、ＱＲコードの読み取りに失敗した場合は、予め用意された読取不可ガイダンスを操作パネル５４に表示する（ステップＳ１１）。読取不可ガイダンスの一例としては、「コード読み取りエラーが発生しました。文書を引き抜いてください。」などが考えられる。また、上記ステップＳ５において、文書管理装置２から文書の廃棄許可が与えられなかった場合は、予め用意された廃棄不許可のガイダンスを操作パネル５４に表示する（ステップＳ１２）。廃棄不許可ガイダンスの一例としては、「この文書は保管期間を過ぎていないため廃棄できません。文書を引き抜いてください。」などが考えられる。また、上記廃棄完了通知を送信した後は、文書廃棄装置３が直ちに待機状態に戻るが、ステップＳ１１で読取不可ガイダンスを表示した後や、ステップＳ１２で廃棄不許可ガイダンスを表示した後は、インサートセンサ１８がオン状態からオフ状態に切り替わった後（ユーザが文書トレイ部１７から文書を取り出した後）に文書廃棄装置３が待機状態に戻る。

以上のような文書管理システムにおいては、文書に付加された文書ＩＤを文書保管期間と対応付けて文書管理装置２で管理しておき、文書廃棄装置３を用いて文書を廃棄する際に、廃棄対象となる文書に印刷されたＱＲコードをバーコードスキャナ１９で読み取って、そのＱＲコードに含まれる文書ＩＤを取得するとともに、この文書ＩＤで特定される文書の廃棄が許可されているかどうかを文書管理装置２に問い合わせ、この問い合わせに対する回答内容が廃棄許可を与えるものである場合に、文書廃棄装置３で文書の廃棄処理を行う構成となっているため、従来のように担当者がいちいち文書の廃棄可否を確認しなくても、保管期間が過ぎた文書だけを確実に廃棄することができる。また、人為的な確認ミスによる文書の誤廃棄を回避することができる。

また、文書生成装置１を用いて生成された文書に関して、当該文書に付加された文書ＩＤを文書保管期間と対応付けて文書管理装置２で管理するため、文書の生成から廃棄までを一貫して管理することができる。

また、文書廃棄装置３で文書の廃棄処理（シュレッド処理）を行ったときに、その文書の文書ＩＤを指定した廃棄完了通知のメッセージを文書管理装置２に送信し、その通知メッセージを受けた文書管理装置２で該当の文書ＩＤに対応する廃棄履歴情報として文書廃棄日時を文書管理テーブルに登録する構成としたので、その文書を廃棄した事実と合わせて、実際にその文書を廃棄した日時を履歴として残すことができる。さらに、文書の廃棄を担当した文書廃棄者のユーザＩＤ情報などをユーザ認証技術で取得して廃棄履歴情報の１つとして残すこともできる。その結果、ある文書ＩＤで特定される文書を、いつ、誰が廃棄したのかを、後で確認することができる。

また、文書生成装置１で文書の生成処理（印刷処理）を行ったときに、その文書の文書ＩＤと合わせて、当該文書の生成を行った日時や文書生成を担当した文書生成者のユーザＩＤ情報などを文書管理装置２の文書管理テーブルに登録する構成を採用することにより、ある文書ＩＤで特定される文書を、いつ、誰が生成したのかを、後で確認することができる。

また、文書廃棄装置３の装置本体２５（アッパーカバー２６）上に、インサートセンサ１８、バーコードスキャナ１９、ストッパーゲート２０などを含むスキャンユニット２７を着脱可能に実装したので、文書廃棄装置３の構成上、スキャンユニット２７を取り外した状態の装置本体２５を標準装備の扱いとし、スキャンユニット２７を後付けのオプション扱いで装置本体２５に装備させることができる。

なお、上記実施形態においては、文書ＩＤを含むＱＲコードを文書に印刷するものとしたが、本発明はこれに限らず、文書ＩＤを表す数字や記号などを文書に印刷してもよい。また、文書に対する文書ＩＤの付加は印刷だけに限らず、例えば、ラベルの貼り付けなどによって文書ＩＤを文書に付加するものとしてもよい。

本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。 文書生成装置の構成例を示すブロック図である。 文書管理装置の構成例を示すブロック図である。 文書廃棄装置の機構例を示す概略図である。 文書廃棄装置の一部を分解した斜視図である。 文書廃棄装置の斜視図である。 ユニット本体の一部を分解した斜視図である。 ユニット本体の構成部品の斜視図である。 ストッパーゲートの駆動機構を示す図である。 スキャンユニットを上方から見た図である。 文書廃棄装置の構成例を示すブロック図である。 文書の作成例を説明する図である。 文書管理テーブルの一例を示す図である。 文書廃棄装置の処理手順を示すフローチャートである。 文書廃棄装置で文書を挿入するときに起こり得る不具合を説明するための図である。 文書挿入時の不具合を解消するための装置構成を示す図である。 文書トレイ部に段差を設けた例を示す図である。 文書トレイ部に可動式ガイドを設けた例を示す図である。 ウェイト部材に錘を配置した例を示す図である。 ウェイト部材に突起を設けた例を示す図である。

符号の説明

１…文書生成装置、２…文書管理装置、３…文書廃棄装置、４…ネットワーク、17…文書トレイ部、18…インサートセンサ、19…バーコードスキャナ、20…ストッパーゲート、30…サイドガイド、３０A…ガイド面３０Ａ、３０B…シュート面、３３…第１のウエイト部材、３４…第２のウエイト部材、117…突起、118…フォトセンサ、133…第１のウエイト部材の錘、134…第2のウエイト部材の錘、135…サブガイド

Claims (12)

1. 記録媒体に付加された識別情報を管理する記録媒体管理装置と、
   前記記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理装置とを備え、
   前記廃棄処理装置は記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、
   前記識別情報を読み取る読取手段と
   前記廃棄処理手段による廃棄を規制する規制手段とを有し、
   前記規制手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする記録媒体管理システム。
2. 記録媒体に付加された識別情報に基づいて記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理装置であって、
   記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、
   前記識別情報を読み取る読取手段と
   前記廃棄処理手段による廃棄を規制する規制手段とを有し、
   前記規制手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする廃棄処理装置。
3. 記録媒体に付加された識別情報記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理装置であって、
   記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理手段と、
   前記識別情報を読み取る読取手段と
   前記廃棄処理手段による廃棄を規制する規制手段と、
   記録媒体の浮き上がりを防止する記録媒体押さえ手段とを有し、
   前記規制手段および記録媒体押さえ手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする廃棄処理装置。
4. 前記記録媒体押さえ手段は、自重により記録媒体の浮きを抑制するように配置されたことを特徴とする請求項3記載の廃棄処理装置。
5. 前記記録媒体押さえ手段は、記録媒体の浮きを抑制するよう一定の重量を持つ錘が配置されことを特徴とする請求項3記載の廃棄処理装置。
6. 前記記録媒体押さえ手段は、記録媒体の挿入方向の垂直方向に対して複数配置されていることを特徴とする請求項3乃至請求項5のいずれか１項に記載の廃棄処理装置。
7. 前記読取手段に記録媒体を挿入するためのトレイ部を備え、前記トレイ部は、記録媒体の挿入路方向に向かって高さが狭くなる構成としたことを特徴とする請求項3乃至請求項6のいずれか１項に記載の廃棄処理装置。
8. 記録媒体が挿入された時の前記記録媒体押さえ手段の動きを検知する検知手段を備え、前記検知手段の検知結果に基づいて前記読取手段による識別情報の読み取りを開始することを特徴とする請求項3乃至請求項7のいずれか１項に記載の廃棄処理装置。
9. 前記読取手段に記録媒体を挿入するためのトレイ部と、前記トレイ部に記録媒体の挿入方向に沿って記録媒体の一端を位置決めするサイド位置決め手段とを備え、
   前記規制手段、前記記録媒体押さえ手段および前記サイド位置決め手段によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする請求項3乃至請求項8のいずれか１項に記載の廃棄処理装置。
10. 前記トレイ部に設けられた廃棄対象となる記録媒体を載置する載置面に、前記サイド位置決め手段に対向する方向に段差を設けたことを特徴とする請求項9記載の廃棄処理装置。
11. 前記段差は、前記サイド位置決め手段に対向する方向に向かって当該サイド位置決め手段からの距離が大きくなるに従って高くなるように構成され、挿入する記録媒体の位置決めを補助するよう配置したことを特徴とする請求項10記載の廃棄処理装置。
12. 記録媒体に付加された識別情報に基づいて記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理方法であって、
    記録媒体の廃棄処理を行う廃棄処理工程と、
    前記識別情報を読み取る読取工程と
    前記廃棄処理手段による廃棄を規制する規制工程とを有し、
    前記規制工程によって位置合わせされた記録媒体から前記識別情報を読み取ることを特徴とする廃棄処理方法。
    

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