JP2007087057A - 画像データ処理システム、画像データ処理確認方法 - Google Patents

Abstract

【課題】電子メールの送信状況や電子メールの参照など電子メールの送信に伴いメール受信側で実施されうる行為等を、メール送信者側で容易に確認させる。
【解決手段】携帯端末機器３０に複合機１０から文書ＩＤを含む電子メールが送られてきて、その電子メールを携帯使用者が参照すると、参照通知メール送信部３６は、その文書ＩＤを含む参照通知メールを自動的に生成、返信する。複合機１０に参照通知メールが返信されてくると、処理済み通知メール送信部１６は、参照済み通知メールを文書所有者使用のＰＣ５へ送信して、携帯使用者が送信した電子メールを参照した旨を通知する。また、参照催促メール送信部１４は、電子メール送信後、参照要求時間内に携帯端末機器３０から参照通知メールが返信されてこなかった場合には、文書ＩＤを含む参照催促メールを携帯端末機器３０へ送信する。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子メール機能を有する画像形成装置を含む画像データ処理システム、特に電子メールの送受信の確認手法に関する。

近年の複合機には、印刷機能、コピー機能、スキャナ機能等に加えて、指定された宛先へ読取文書等の画像データをメール送信する電子メール機能が搭載されるなど、多機能化が進んでいる。一方、携帯電話やＰＤＡ（Personal Digital Assistant）などの携帯端末機器には、従来から搭載されている電子メール機能に加えて、赤外線通信等の近距離無線通信機能が搭載された機種も普及してきており、利便性が更に向上している。このような複合機や携帯端末機器等の高機能化を有効利用することで様々な利用形態、サービス等が提案されている。

例えば、電子文書の転送サービスでは、文書のスキャンにより複合機Ａに電子文書が保存されたとき、複合機Ａは、その電子文書の識別情報（以下、「文書ＩＤ」）をメール送信するなどして携帯電話に通知する。携帯電話のユーザは、携帯電話に保持された文書ＩＤを近くにある複合機Ｂに赤外線通信を利用して送信する。複合機Ｂは、文書ＩＤをキーに複合機Ａから電子文書を取得し、印刷する。このサービスを利用すると、携帯電話を携帯して外出した者に対して文書を至急送りたいときには、その外出者に文書ＩＤを含む電子メールを送信することで、当該外出者は、近くにある複合機を利用することによってその文書を紙文書として入手することが可能になる。

特開２００２−２９０４６３号公報 特開２００１−１６９０１０号公報

ところで、電子メールが何らかの障害によって相手に届かない場合がある。しかしながら、電子メール送信失敗の通知機能を持たない複合機や携帯電話に搭載された電子メール機能の場合、前述した電子メールの不達が発生しても、メール送信者は、その電子メールの不達を知ることができない。これを解消するには、携帯電話に電話をするなど別の手段を用いて電子メールの送信の度に確認をしなければならなくなり、面倒である。

また、電子メールは、外出者の携帯電話に正常に着信されたとしても、その外出者が電子メールを参照しなかったり、あるいは電子メールを参照したとしても文書を入手しようとしなかったりする場合もあり得る。従来において、電子メール送信者は、このような場合にメール受信側における電子メールの参照や文書の取得を確認することができなかった。

本発明は、以上のような課題を解決するためになされたものであり、電子メールの送信状況や電子メールの参照など電子メールの送信に伴いメール受信側で実施されうる行為等を、メール送信者側で容易に確認できるようにすることを目的とする。

以上のような目的を達成するために、本発明に係る画像データ処理システムは、画像データを内部に保持する画像形成装置と、前記画像形成装置により送信される画像データ識別情報を含む電子メールを受信する携帯端末機器と、前記携帯端末機器から送られてきた当該携帯端末機器の機器識別情報及び画像データ識別情報を含む処理要求に応じて画像データ識別情報により特定される画像データを前記画像形成装置から取得する情報処理装置とを有し、それぞれを情報交換可能に接続した画像データ処理システムにおいて、前記携帯端末機器は、前記画像形成装置から送られてきた画像データ識別情報を含む電子メールをユーザが参照したときに参照通知メールを返信する参照通知処理手段を有することを特徴とする。

また、前記画像形成装置は、画像データ識別情報を含む電子メールの送信後、予め設定された参照要求時間内にその電子メール送信に応じて前記携帯端末機器から参照通知メールが送られてこなかった場合には、参照催促メールを前記携帯端末機器へ送信する参照催促メール送信処理手段を有することを特徴とする。

また、前記画像形成装置は、前記携帯端末機器からの参照通知メールの受信後、予め設定された取得要求時間内に画像データ取得要求が送られてこなかった場合には、取得催促メールを前記携帯端末機器へ送信する取得催促メール送信処理手段を有することを特徴とする。

また、前記画像形成装置は、内部に保持する画像データの画像データ識別情報と、当該画像データの提供元のユーザ端末装置の通知先情報とを対応付けして記憶する通知先情報記憶手段と、前記携帯端末機器からの参照通知メール又は前記情報処理装置からの画像データ取得要求を受信したときに、その受信をした旨を、参照通知メール又は画像データ取得要求に含まれる画像データ識別情報に基づき前記通知先情報記憶手段を検索することによって特定した前記ユーザ端末装置へ通知する通知手段とを有することを特徴とする。

本発明に係る画像データ処理確認方法は、画像データを内部に保持する画像形成装置と、携帯端末機器と、情報処理装置とをそれぞれ情報交換可能に接続した画像データ処理システムにおいて実施され、前記画像形成装置が、画像データ識別情報を含む電子メールを前記携帯端末機器へ送信する電子メール送信ステップと、前記携帯端末機器が、前記画像形成装置から受信した電子メールに含まれている画像データ識別情報と、当該携帯端末機器の機器識別情報とを含む処理要求を前記情報処理装置へ送信するステップと、前記情報処理装置が、前記携帯端末機器からの処理要求に応じて画像データ識別情報により特定される画像データを前記画像形成装置から取得し、画像データ処理を行うステップとを含む画像データ処理方法において、前記携帯端末機器は、前記画像形成装置から送られてきた画像データ識別情報を含む電子メールをユーザが参照したときに参照通知メールを返信する参照通知ステップを含むことを特徴とする。

また、前記画像形成装置は、前記電子メール送信ステップにより画像データ識別情報を含む電子メールを送信した後、予め設定された参照要求時間内にその電子メール送信に応じて前記携帯端末機器から参照通知メールが送られてこなかった場合には、参照催促メールを前記携帯端末機器へ送信する参照催促メール送信ステップを含むことを特徴とする。

また、前記画像形成装置は、前記参照通知ステップにより前記携帯端末機器が返信した参照通知メールを受信した後、予め設定された取得要求時間内に画像データ取得要求が送られてこなかった場合には、取得催促メールを前記携帯端末機器へ送信する取得催促メール送信ステップを含むことを特徴とする。

また、前記画像形成装置は、前記参照通知ステップにより前記携帯端末機器が返信した参照通知メールを受信したときに、その受信をした旨を、参照通知メールに含まれる画像データ識別情報に基づき特定しうる通知先へ通知する参照済み通知ステップを含むことを特徴とする。

また、前記画像形成装置は、前記情報処理装置からの画像データ取得要求を受信したときに、その受信をした旨を、画像データ取得要求に含まれる画像データ識別情報に基づき特定しうる通知先へ通知する取得済み通知ステップを含むことを特徴とする。

本発明に係る画像データ処理プログラムは、画像データを内部に保持する画像形成装置と、前記画像形成装置により送信される画像データ識別情報を含む電子メールを受信する携帯端末機器と、前記携帯端末機器から送られてきた当該携帯端末機器の機器識別情報及び画像データ識別情報を含む処理要求に応じて画像データ識別情報により特定される画像データを前記画像形成装置から取得する情報処理装置とを有し、それぞれを情報交換可能に接続した画像データ処理システムにおいて、前記携帯端末機器を、前記画像形成装置から送られてきた画像データ識別情報を含む電子メールをユーザが参照したときに参照通知メールを返信する参照通知処理手段として機能させるものである。

また、前記画像形成装置を、画像データ識別情報を含む電子メールの送信後、予め設定された参照要求時間内にその電子メール送信に応じて前記携帯端末機器から参照通知メールが送られてこなかった場合には、参照催促メールを前記携帯端末機器へ送信する参照催促メール送信処理手段として機能させるものである。

また、前記画像形成装置を、前記携帯端末機器からの参照通知メールの受信後、予め設定された取得要求時間内に画像データ取得要求が送られてこなかった場合には、取得催促メールを前記携帯端末機器へ送信する取得催促メール送信処理手段として機能させるものである。

また、前記画像形成装置を、前記携帯端末機器からの参照通知メール又は前記情報処理装置からの画像データ取得要求を受信したときに、その受信をした旨を、参照通知メール又は画像データ取得要求に含まれる画像データ識別情報に基づき特定しうる通知先へ通知する通知手段として機能させるものである。

本発明によれば、携帯端末機器に送信した電子メールが参照されたことを、参照通知メールの画像形成装置への自動返信によって通知するようにしたので、画像形成装置で電子メール送信先の者が当該電子メールを参照したことを確認することができる。

また、送信した電子メールが参照要求時間内に参照されなかったときには参照催促メールを携帯端末機器へ送信するようにしたので、送信した電子メールの参照を促すことができる。

同様に、送信した電子メールにより特定される画像データの取得要求が送られてこなかった場合には、取得催促メールを携帯端末機器へ送信するようにしたので、画像データの取得を促すことができる。

また、参照通知メール又は画像データ取得要求を受信したときに、その受信をした旨を、文書提供者等が使用する特定のユーザ端末装置へ通知するようにしたので、電子メール送信先の者が当該電子メールを参照若しくは画像データを取得したことを文書提供者等に確認させることができる。

以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。

図１は、本発明に係る画像データ処理システムの一実施の形態である電子文書転送サービスシステムを示したブロック構成図である。図１には、ある事業所２に設置されたメールサーバ３、ファイアウォール４、ＰＣ５及び複合機１０と、事業所外に設置された複合機２０と、事業所外に持ち出された携帯端末機器３０とが示されている。事業所２に設置された各機器２〜５，１０は、ＬＡＮ６に接続されている。複合機１０，２０は、印刷機能、コピー機能、スキャナ機能、電子メール機能、更に携帯端末機器３０などの通信機能を有する機器との間で赤外線通信等を行う無線通信機能を搭載した画像形成装置である。また、本実施の形態では、携帯端末機器３０として携帯電話を想定している。

複合機１０は、文書登録処理部１１、電子メール機能処理部１２及び電子文書送信処理部１３を有している。文書登録処理部１１は、スキャナ機能を利用して読み取られた電子文書、あるいはＰＣ５からＬＡＮ６を経由して送られてきた電子文書を電子文書保存部１７に登録する。このとき、文書登録処理部１１は、電子文書を識別するための識別情報（以下、「文書ＩＤ」）を生成し、各電子文書に対応付けして登録する。電子メール機能処理部１２は、複合機１０が持つ電子メール機能を利用して電子メールの送受信を実施する。本実施の形態における電子メール機能処理部１２は、参照催促メール送信部１４、取得催促メール送信部１５、及び処理済み通知メール送信部１６を有している。参照催促メール送信部１４は、文書ＩＤを含む電子メールを携帯端末機器３０に送信した後、予め設定された参照要求時間内にその電子メール送信に応じて携帯端末機器３０から参照通知メールが送られてこなかった場合には、参照催促メールを携帯端末機器３０へ送信する。取得催促メール送信部１５は、携帯端末機器３０からの参照通知メールの受信後、予め設定された取得要求時間内に複合機２０から画像データ取得要求が送られてこなかった場合には、取得催促メールを携帯端末機器３０へ送信する。処理済み通知メール送信部１６は、携帯端末機器３０から参照通知メールが送られてきたこと及び複合機２０から画像データ取得要求が送られてきたことを電子文書提供元であるＰＣ５へ通知する。通知先情報記憶部１８には、電子文書保存部１７に登録された電子文書の文書ＩＤと、当該画像データの提供元であるＰＣ５の通知先情報とが対応付けして記憶されているので、処理済み通知メール送信部１６は、通知先情報記憶部１８を参照にして通知先とするＰＣ５を特定することができる。なお、本実施の形態では、通知手段として電子メール機能を利用するので、通知先情報には各ＰＣ５の電子メールアドレスが設定される。電子文書送信処理部１３は、複合機２０から送られてきた画像データ取得要求に応じて該当する電子文書を複合機２０へ送信する。複合機１０が有する構成要素１１〜１３は、各構成要素が持つ処理機能を発揮するソフトウェアプログラムと複合機１０のハードウェア資源との協調動作により実現される。

ＰＣ５は、複合機１０に登録される文書の提供者が使用するコンピュータである。ＰＣ５は、汎用的なハードウェア構成、ソフトウェア構成で実現することができるが、本実施の形態では、複合機１０からの電子メールの参照済み通知及び画像データ取得要求受信通知を電子メールで受けるように構成したので、電子メール機能を有することが必須である。従って、図１に示したように、電子メール機能を発揮する電子メール機能処理部５１を搭載したＰＣ５が示されている。なお、図１には、便宜的にＰＣ５を１台のみ図示したが、同様の構成、具体的には少なくとも電子メール機能を搭載したＰＣが複数台接続されている。

複合機２０は、印刷要求受付部２２、文書取得処理部２４及び印刷処理部２６を有している。印刷要求受付部２２は、携帯端末機器３０から送られてきた印刷要求を受け付ける。文書取得処理部２４は、受け付けた印刷要求に含まれる文書ＩＤ等を含む文書取得要求を複合機１０に送信し、該当する電子文書を複合機１０から取得する。印刷処理部２６は、取得した電子文書を印刷する。複合機２０が有する構成要素２２〜２６は、各構成要素が持つ処理機能を発揮するソフトウェアプログラムと複合機１０のハードウェア資源との協調動作により実現される。

そして、携帯端末機器３０は、前述したように携帯電話を想定している。本実施の形態で用いる携帯電話は、電子メール機能に加えて赤外線通信等による無線通信機能を有しているものとする。携帯端末機器３０は、電子メール機能処理部３２及び印刷要求部３４を有している。電子メール機能処理部３２は、電子メール機能を利用した手段であり、複合機１０から送られてきた文書ＩＤを含む電子メールをユーザが参照したときに参照通知メールを返信する参照通知メール送信部３６を有している。印刷要求部３４は、無線通信機能を利用して複合機２０に印刷要求を発する手段である。

次に、本実施の形態における動作について説明する。

まず、携帯電話を携帯して外出した者に対し、文書を携帯端末機器３０の携帯者へ送付したいユーザ（以下、「文書所有者」）は、複合機１０のスキャナを利用して文書をスキャンするか、あるいは複合機１０へ電子文書をＬＡＮ６経由で送信するなどして複合機１０へ送信対象の文書を送る。複合機１０の文書登録処理部１１は、文書所有者の操作により入力された電子文書を電子文書保存部１７に登録する。登録される電子文書には、文書登録処理部１１によって文書ＩＤが付加されるが、この文書ＩＤは、文書を識別するコードと当該文書を保存する複合機１０を特定するコードとを含んで生成される。更に、文書登録処理部１１は、電子文書を提供した文書所有者を特定する情報としてＰＣ５のメールアドレスと、文書ＩＤとを対応付けして通知先情報記憶部１８に登録する。ＰＣ５のメールアドレスは、複合機１０の図示しない操作パネル若しくはＬＡＮ６経由でユーザに入力指定させるようにしてもよいし、予めシステムに登録されているメールアドレスリストから選択させるようにしてもよい。

以上説明した電子文書の登録処理のうち通知先情報記憶部１８に通知先情報等を登録する以外の処理は、基本的には従来と同様でよく、本実施の形態の特徴的な処理ではない。なお、通知先情報記憶部１８として複合機１０に設定された親展ボックスを利用すれば、通知先情報記憶部１８を設けなくても文書ＩＤと処理済み通知メールの送信先との対応付けは可能になる。

本実施の形態の特徴的な処理は、これ以降に実施されることになるが、この特徴的な処理を図２に示した通信シーケンス図を用いて説明する。なお、図２において、Ｓ１１０，Ｓ１２０，Ｓ１３０，Ｓ１４０は、従来と同じ処理であり、それ以外が本実施の形態において特徴的な処理である。

以上のようにして電子文書が電子文書保存部１７に登録されると、あるいは電子文書の登録した後の文書所有者による指示に応じて、電子メール機能処理部１２は、送信対象の電子文書に付与された文書ＩＤをメール本文に含めてユーザにより指定された宛先へメール送信する（ステップ１１０）。この電子メールの宛先は、事前に、あるいは電子メール送信時にユーザによって指定される。

携帯端末機器３０における電子メール機能処理部３２は、通常であれば、複合機１０から送られてきた電子メールを受信することになる。ここでは、正常の受信したものとして説明する。そして、携帯端末機器３０の携帯者（以下、「携帯使用者」）は、携帯端末機器３０の着信音等によってメール受信を認知すると、所定の操作を行うことで受信メールを参照する。ここで、参照通知メール送信部３６は、複合機１０から送られてきた文書ＩＤを含む電子メールを携帯使用者が参照したことを検知すると、その文書ＩＤを含む参照通知メールを自動的に生成、返信することで、携帯使用者が該当する電子メールを参照したことを通知する（ステップ１１２）。本実施の形態における電子文書転送サービスシステムを利用する携帯端末機器３０には、電子文書転送サービスを提供する複合機１０のメールアドレスが予め登録されており、参照通知メール送信部３６は、携帯端末機器３０が受信した電子メールの発信元メールアドレスと、設定登録されている複合機１０のメールアドレスとを照合することによって参照通知メールを返信すべき電子メールか否かを判断することができる。もちろん、メール本文の中に何らかの指示等を含めるようにしてもよい。

複合機１０における電子メール機能処理部１２は、携帯端末機器３０が返信した参照通知メールを受信することにより携帯使用者が当該電子メールを参照したことを認知する。これにより、処理済み通知メール送信部１６は、携帯端末機器３０から参照通知メールが送られてきたことを、当該旨を示す参照済み通知メールを電子文書提供元であるＰＣ５へ送信することで通知する（ステップ１１３）。参照済み通知メールには、誰がどの文書を参照したのかが特定できるように、文書ＩＤ又は通知先情報の少なくとも一方を含めておくことが望ましい。なお、参照済み通知メールの送信先メールアドレスは、参照通知メールに含まれている文書ＩＤをキーに通知先情報記憶部１８を検索することで取得することができる。

本実施の形態によれば、以上説明したように、携帯使用者は、着信音等で電子メールの受信（ステップ１１０）に気付くと、その電子メールの参照操作によって参照通知メール送信部３６が参照通知メールを複合機１０へ自動返信するようにし、そして、処理済み通知メール送信部１６が参照済み通知メールをＰＣ５へ自動送信するようにしたので、文書所有者は、電子メール送信先の携帯使用者が送信した電子メールを参照したことを確認することができる。

ところで、前述した複合機１０が携帯端末機器３０へ電子メールを送信してから参照通知メールを受信するまでの一連の処理は、通常であればそれほど時間がかかるものではないと考えられる。しかし、例えば、電子メールが何らかの障害によって携帯端末機器３０に届かなかった場合や、携帯使用者がメール受信に気が付かなかった場合なども考えられる。

そこで、本実施の形態においては、このような場合に対処できるようにした。すなわち、電子メール機能処理部１２における参照催促メール送信部１４は、ステップ１１０において電子メールを携帯端末機器３０に送信してからの時間経過を計時し、そのメール送信後、予め設定された参照要求時間内にその電子メール送信に応じてステップ１１２に相当する携帯端末機器３０から参照通知メールが送られてこなかった場合には、文書ＩＤを含む参照催促メールを携帯端末機器３０へ送信するようにした（ステップ１１１）。

これにより、ステップ１１０において電子メールを送信した時点では、何らかの障害によって電子メールが携帯端末機器３０に届かなかった場合でも、この参照催促メールを送信した時点では携帯端末機器３０に届くと考えられる。また、ステップ１１０において送信した電子メールの着信に気が付かなかった場合でも、この参照催促メールの着信には気付くと考えられる。本実施の形態では、このように参照催促メールを携帯端末機器３０へ送信するようにしたので、電子メールをより確実に届けることができ、また、電子メールの存在を携帯使用者に気付かせることができる。

なお、携帯使用者がメール受信に気が付かなかった場合、携帯端末機器３０は、同じ文書ＩＤを含む電子メールを複数受信することになる。従って、携帯使用者が同じ文書ＩＤを含む電子メールを複数参照すると、同じ文書ＩＤに対する参照通知メールを複数複合機１０に返信してしまうことになる。参照通知メールを複数回返信したとしても特に問題は発生しない。ただ、もし、１回だけ返信するようにしたのであれば、例えば、返信した参照通知メールに含めた文書ＩＤを携帯端末機器３０に記録しておき、参照通知メール送信部３６は、参照通知メールを返信する前に、記録した文書ＩＤとの照合を行うようにするなどして対応することは可能である。

また、図２では、参照催促メールの送信を１回だけ行うように図示したが、複合機１０は、参照通知メールが携帯端末機器３０から送られてくるまで所定回数繰り返し行うようにしてもよい。

次に、携帯端末機器３０が文書ＩＤを取得した後の処理について説明すると、携帯使用者は、電子メールを参照することで文書を印刷する必要があることを認識すると、文書の印刷のために近くにある複合機２０に携帯端末機器３０をローカル接続する。ここで、ローカル接続とは、前述したように赤外線通信やＢｌｕｅｔｏｏｔｈ等の近距離無線通信を用いることを想定している。ただ、無線通信に限定する必要はなく、例えばＵＳＢ等での有線接続でもカードリーダ等を使った接続でもよい。そして、携帯端末機器３０における印刷要求部３４は、ユーザ操作に応じて電子メール本文に含まれていた文書ＩＤと、携帯端末機器３０の機器ＩＤとを含む印刷要求を複合機２０へ送信する（ステップ１２０）。ここで、機器ＩＤは、携帯端末機器３０を一意に識別するための情報であり、例えば携帯端末機器３０の製造番号や電話番号、メールアドレス等が考えられる。本実施の形態では、携帯端末機器３０の電話番号を機器ＩＤとして利用する。

複合機２０において、印刷要求受付部２２がローカル接続された携帯端末機器３０が出力した印刷要求を受け付けると、文書取得処理部２４は、印刷要求に含まれていた文書ＩＤ及び機器ＩＤを含む文書取得要求を複合機１０へ送信する（ステップ１３０）。なお、文書ＩＤには、複合機１０を特定するコードが含まれているので、複合機２０は、そのコードを参照に文書取得要求の送信先である複合機１０を特定している。

複合機１０において、電子文書送信処理部１３は、複合機２０が発信した文書取得要求を受信すると、文書取得要求に含まれている文書ＩＤをキーに電子文書保存部１７を検索することによって送信対象の電子文書を取り出し、要求送信元の複合機２０へ送信する（ステップ１４０）。

複合機２０において、文書取得処理部２４が文書取得要求に応じて複合機１０から送られてきた電子文書を取得すると、印刷処理部２６は、取得した電子文書を印刷する。これにより、携帯使用者は、印刷対象の電子文書を外出先でも最寄りの複合機２０を利用することでいつでもどこでも文書を印刷して入手することができる。

以上の電子文書の転送処理（ステップ１４０）が正常に終了すると、処理済み通知メール送信部１６は、携帯端末機器３０から文書取得要求が送られてきたことを、当該旨を示す取得済み通知メールを電子文書提供元であるＰＣ５へ送信することで通知する（ステップ１４１）。取得済み通知メールには、誰がどの文書を取得したのかが特定できるように、文書ＩＤ又は通知先情報の少なくとも一方を含めておくことが望ましい。

本実施の形態によれば、以上説明したように、携帯使用者による印刷要求に応じて複合機２０が文書取得要求を送信するが（ステップ１３０）、処理済み通知メール送信部１６がこの文書取得要求の受信に連動して電子文書転送後（ステップ１４０）、取得済み通知メールをＰＣ５へ自動送信するようにしたので、文書所有者は、電子メール送信先の携帯使用者が文書を取得したことを確認することができる。

ところで、前述した複合機１０が参照通知メールを受信してから文書取得要求を受信するまでの一連の処理は、複合機２０の設置場所を探すなどの時間を考慮しても何時間もかかるものではないと考えられる。そこで、本実施の形態においては、このような場合にも対処できるようにした。すなわち、電子メール機能処理部１２における取得催促メール送信部１５は、ステップ１１２において携帯端末機器３０が送信した参照通知メールを受信してからの時間経過を計時し、そのメール受信後、予め設定された取得要求時間内にステップ１３０に相当する文書取得要求が送られてこなかった場合には、取得催促メールを携帯端末機器３０へ送信するようにした（ステップ１１４）。なお、この時点では、複合機１０は、携帯端末機器３０が印刷要求を送信する複合機２０の存在を知らないので、印刷要求を発する携帯端末機器３０へ取得催促メールを送信することになる。

これにより、ステップ１１０により受信された電子メールを参照した時点では、例えば電車による移動中であり即座に印刷ができない状況であって、その後、文書を取得することを忘れていたというような場合が容易に想定しうるが、本実施の形態では、電子メール参照後所定時間を経過したときに取得催促メールを送信するようにしたので文書取得の必要性を携帯使用者に気付かせることができる。なお、取得催促メールの送信（ステップ１１４）は、文書取得要求が送られてくるまで定期的に繰り返し行うようにしてもよいし、所定回数行うようにしてもよい。

本実施の形態によれば、以上のようにして携帯使用者に文書の取得を促すことができる。そして、携帯使用者が電子メールを参照したこと、文書を取得したことを文書所有者に通知するようにしたので、文書所有者は、携帯使用者のメール参照及び文書取得という行為を確認することができる。

なお、本実施の形態では、メール参照及び文書取得という処理済み通知メールを組み合わせて使用した例で説明したが、いずれか一方のみの利用でも可能である。

また、本実施の形態では、情報交換のツールとして電子メールを利用した場合を例にして説明したが、電子メール機能が搭載されていない機器での本システムの利用を考慮して、電子メールの代わりに、あるいは電子メールと併用して、例えば事業所内にＷｅｂサーバを設置し、ブラウザ機能を利用するなど他の情報交換可能な通信手段を利用するようにしてもよい。

また、本実施の形態では、本発明を電子文書転送サービスシステムに適用した場合を例にして説明したので、文書を保持する画像形成装置として複合機１０を、画像データを画像形成装置から取得する情報処理装置として複合機２０を、それぞれ利用することにした。但し、他のシステム等に適用する場合には、各装置を必ずしも複合機１０，２０で実現する必要はない。例えば、画像形成装置としては、ＦＡＸ、プリンタ、スキャナ等の単機能の装置でもよい。また、取得した電子文書に対して行う処理は、印刷処理に限る必要もなく、本発明を適用するシステムによって決まることになる。

本発明に係る画像データ処理システムの一実施の形態である電子文書転送サービスシステムを示したブロック構成図である。 本実施の形態において電子メールを送信してから文書が取得されるまでの間に実施される処理を示した通信シーケンス図である。

符号の説明

２ 事業所、３ メールサーバ、４ ファイアウォール、５ ＰＣ、１０，２０ 複合機、１１ 文書登録処理部、１２ 電子メール機能処理部、１３ 電子文書送信処理部、１４ 参照催促メール送信部、１５ 取得催促メール送信部、１６ 通知メール送信部、１７ 電子文書保存部、１８ 通知先情報記憶部、２２ 印刷要求受付部、２４ 文書取得処理部、２６ 印刷処理部、３０ 携帯端末機器、３２ 電子メール機能処理部、３４ 印刷要求部、３６ 参照通知メール送信部、５１ 電子メール機能処理部。

Claims (13)

1. 画像データを内部に保持する画像形成装置と、
   前記画像形成装置により送信される画像データ識別情報を含む電子メールを受信する携帯端末機器と、
   前記携帯端末機器から送られてきた当該携帯端末機器の機器識別情報及び画像データ識別情報を含む処理要求に応じて画像データ識別情報により特定される画像データを前記画像形成装置から取得する情報処理装置と、
   を有し、それぞれを情報交換可能に接続した画像データ処理システムにおいて、
   前記携帯端末機器は、前記画像形成装置から送られてきた画像データ識別情報を含む電子メールをユーザが参照したときに参照通知メールを返信する参照通知処理手段を有することを特徴とする画像データ処理システム。
2. 請求項１記載の画像データ処理システムにおいて、
   前記画像形成装置は、画像データ識別情報を含む電子メールの送信後、予め設定された参照要求時間内にその電子メール送信に応じて前記携帯端末機器から参照通知メールが送られてこなかった場合には、参照催促メールを前記携帯端末機器へ送信する参照催促メール送信処理手段を有することを特徴とする画像データ処理システム。
3. 請求項１記載の画像データ処理システムにおいて、
   前記画像形成装置は、前記携帯端末機器からの参照通知メールの受信後、予め設定された取得要求時間内に画像データ取得要求が送られてこなかった場合には、取得催促メールを前記携帯端末機器へ送信する取得催促メール送信処理手段を有することを特徴とする画像データ処理システム。
4. 請求項２又は３記載の画像データ処理システムにおいて、
   前記画像形成装置は、
   内部に保持する画像データの画像データ識別情報と、当該画像データの提供元のユーザ端末装置の通知先情報とを対応付けして記憶する通知先情報記憶手段と、
   前記携帯端末機器からの参照通知メール又は前記情報処理装置からの画像データ取得要求を受信したときに、その受信をした旨を、参照通知メール又は画像データ取得要求に含まれる画像データ識別情報に基づき前記通知先情報記憶手段を検索することによって特定した前記ユーザ端末装置へ通知する通知手段と、
   を有することを特徴とする画像データ処理システム。
5. 画像データを内部に保持する画像形成装置と、携帯端末機器と、情報処理装置とをそれぞれ情報交換可能に接続した画像データ処理システムにおいて実施され、
   前記画像形成装置が、画像データ識別情報を含む電子メールを前記携帯端末機器へ送信する電子メール送信ステップと、
   前記携帯端末機器が、前記画像形成装置から受信した電子メールに含まれている画像データ識別情報と、当該携帯端末機器の機器識別情報とを含む処理要求を前記情報処理装置へ送信するステップと、
   前記情報処理装置が、前記携帯端末機器からの処理要求に応じて画像データ識別情報により特定される画像データを前記画像形成装置から取得し、画像データ処理を行うステップと、
   を含む画像データ処理方法において、
   前記携帯端末機器は、前記画像形成装置から送られてきた画像データ識別情報を含む電子メールをユーザが参照したときに参照通知メールを返信する参照通知ステップを含むことを特徴とする画像データ処理確認方法。
6. 請求項５記載の画像データ処理確認方法において、
   前記画像形成装置は、前記電子メール送信ステップにより画像データ識別情報を含む電子メールを送信した後、予め設定された参照要求時間内にその電子メール送信に応じて前記携帯端末機器から参照通知メールが送られてこなかった場合には、参照催促メールを前記携帯端末機器へ送信する参照催促メール送信ステップを含むことを特徴とする画像データ処理確認方法。
7. 請求項５記載の画像データ処理確認方法において、
   前記画像形成装置は、前記参照通知ステップにより前記携帯端末機器が返信した参照通知メールを受信した後、予め設定された取得要求時間内に画像データ取得要求が送られてこなかった場合には、取得催促メールを前記携帯端末機器へ送信する取得催促メール送信ステップを含むことを特徴とする画像データ処理確認方法。
8. 請求項５記載の画像データ処理確認方法において、
   前記画像形成装置は、前記参照通知ステップにより前記携帯端末機器が返信した参照通知メールを受信したときに、その受信をした旨を、参照通知メールに含まれる画像データ識別情報に基づき特定しうる通知先へ通知する参照済み通知ステップを含むことを特徴とする画像データ処理確認方法。
9. 請求項５記載の画像データ処理確認方法において、
   前記画像形成装置は、前記情報処理装置からの画像データ取得要求を受信したときに、その受信をした旨を、画像データ取得要求に含まれる画像データ識別情報に基づき特定しうる通知先へ通知する取得済み通知ステップを含むことを特徴とする画像データ処理確認方法。
10. 画像データを内部に保持する画像形成装置と、前記画像形成装置により送信される画像データ識別情報を含む電子メールを受信する携帯端末機器と、前記携帯端末機器から送られてきた当該携帯端末機器の機器識別情報及び画像データ識別情報を含む処理要求に応じて画像データ識別情報により特定される画像データを前記画像形成装置から取得する情報処理装置とを有し、それぞれを情報交換可能に接続した画像データ処理システムにおいて、前記携帯端末機器を、
    前記画像形成装置から送られてきた画像データ識別情報を含む電子メールをユーザが参照したときに参照通知メールを返信する参照通知処理手段として機能させる画像データ処理プログラム。
11. 請求項１０記載の画像データ処理プログラムにおいて、前記画像形成装置を、
    画像データ識別情報を含む電子メールの送信後、予め設定された参照要求時間内にその電子メール送信に応じて前記携帯端末機器から参照通知メールが送られてこなかった場合には、参照催促メールを前記携帯端末機器へ送信する参照催促メール送信処理手段として機能させる画像データ処理プログラム。
12. 請求項１０記載の画像データ処理プログラムにおいて、前記画像形成装置を、
    前記携帯端末機器からの参照通知メールの受信後、予め設定された取得要求時間内に画像データ取得要求が送られてこなかった場合には、取得催促メールを前記携帯端末機器へ送信する取得催促メール送信処理手段として機能させる画像データ処理プログラム。
13. 請求項１１又は１２記載の画像データ処理プログラムにおいて、前記画像形成装置を、
    前記携帯端末機器からの参照通知メール又は前記情報処理装置からの画像データ取得要求を受信したときに、その受信をした旨を、参照通知メール又は画像データ取得要求に含まれる画像データ識別情報に基づき特定しうる通知先へ通知する通知手段として機能させる画像データ処理プログラム。

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