JP2007006036A - 画像形成装置、画像形成装置におけるログ記録方法 - Google Patents

画像形成装置、画像形成装置におけるログ記録方法 Download PDF

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Abstract

【課題】実行が開始された画像形成処理に関するログを、その処理の実行結果にもかかわらず記録する。
【解決手段】画像形成処理として複数枚の原稿のコピーが行われる場合、原稿が読み取られて画像読取部３６により読取画像が形成される度に、読取画像取得部４２がそれを取得し、ログ生成部４４は、読取画像、原稿から得たＵＵＩＤ、処理種別、機器等の情報を含む画像ログ情報を生成する。コピーのキャンセルにより複数枚の原稿全部が読み取られなくても、紙詰まり等で１枚の原稿が正常に読み取られなくても、ログ生成部４４は、読み取ることのできた画像毎に画像ログ情報を生成する。画像ログ情報管理装置４のログ情報管理部４８は、画像形成装置２から画像ログ情報が送られてくると、その情報を画像ログ情報記憶部５０に蓄積する。
【選択図】図２

Description

本発明は、画像形成装置における画像形成処理のログの記録、特に画像形成処理において読み取られた画像の記録に関する。
近年、企業における情報のセキュリティ強化、コンプライアンスあるいは個人情報の保護など情報の取扱いが重要視されてきている。例えば、企業側は、監査などに応じて業務がどのような情報に基づいて遂行されたかを公開する必要がある。そのためには、情報に対するアクセス状況をログ管理して、いつ誰がどのような情報をどこからどう処理したのかなどを特定できるようにしておく必要がある。
従来から紙媒体で取り扱われる機密情報のセキュリティ管理強化等のために、印刷用紙等の媒体にＵＵＩＤ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｒｙ Ｕｎｉｑｕｅ Ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ）に割り振って、そのＵＵＩＤをバーコードやＩＣタグなどで媒体に印刷したり、埋め込んだりする技術がある。このＵＵＩＤを利用すれば、媒体に関する管理情報を検索することによって、手元にある機密文書がいつ誰がその機密文書を作成したかなどを特定することができる。
また、情報の取扱いについての重要性に関しては、紙媒体のみならずコンピュータ上で保持管理される画像においても同様である。ところで、複写機やファクシミリ装置などの画像形成装置で読み取られた画像を別途設けられた文書管理システムへネットワーク経由で送信して文書管理を行う技術が提案されている（例えば特許文献１）。この読取画像を検索可能に記録した技術と、前述したＵＵＩＤとを組み合わせて利用すれば、ＵＵＩＤをキーに、いつ誰がどの文書をどの複写機で形成されたものであるかを特定することができる。従って、手元にある機密文書が、いつ誰がどの複写機でコピーされて形成されたものであるかを特定することができるので、その機密文書が不正もしくが無断で作成されたものであったとしも、その作成元を特定することができる。このため、監査などに応じることも可能ではある。
特開平１０−１５４２２８号公報
しかしながら、前述した従来技術は、ユーザによる利便性の向上のために、画像形成装置による画像形成処理が正常に終了して形成された文書画像のみを保管するものであるため、画像形成処理が異常終了し部分的に形成された画像まで保持管理するものではない。すなわち、監査という観点からすると、例えば、数十頁に及ぶ機密文書のコピーの途中でキャンセルされたとき、このような処理も重要な情報となりうるが、従来においては、このような画像形成処理が正常に終了していない場合は記録の対象としていなかったため、監査という観点からしてみれば不完全であった。
本発明は、以上のような課題を解決するためになされたものであり、その目的は、実行が開始された画像形成処理に関するログを、その処理の実行結果にもかかわらず記録することのできる画像形成装置、画像形成装置におけるログ記録方法を提供することにある。
以上のような目的を達成するために、本発明に係る画像形成装置は、ユーザからの操作指示に応じて画像形成処理を実施する画像形成装置において、画像形成処理対象の画像を読み取る画像読取手段と、ユーザからの指示に応じて実施する画像形成処理の実行結果にかかわらず、画像形成処理の実行により前記画像読取手段が読み取った画像と、画像形成処理の実行結果とを少なくとも含む画像ログ情報を生成するログ生成手段と、生成された画像ログ情報を記憶手段に記録するログ記録手段とを有することを特徴とする。
また、ネットワークを介して情報交換を行う通信手段を有し、前記ログ記録手段は、前記通信手段を介して、ネットワーク接続された前記記憶手段に画像ログ情報を記録することを特徴とする。
また、前記ログ生成手段は、画像形成処理の指示をしたユーザの識別情報、読取対象の画像の識別情報、ユーザ操作日時情報、画像形成処理の種別及び装置識別情報の少なくとも１つを、画像ログ情報に付加することを特徴とする。
また、前記ログ生成手段は、前記画像読取手段が読み取った画像毎に画像ログ情報を生成することを特徴とする。
本発明に係る画像ログ情報管理装置は、画像形成装置における画像形成処理の実行により生成される画像ログ情報を保持管理する画像ログ情報管理装置において、ネットワークを介して情報交換を行う通信手段と、前記画像形成装置における画像形成処理の実行結果にかかわらず、画像形成処理の実行により形成された画像と、画像形成処理の実行結果とを少なくとも含む画像ログ情報を記憶するログ情報記憶手段と、前記画像形成装置からネットワーク経由で送られてくる画像ログ情報をログ情報記憶手段に登録する情報登録手段と、ユーザからの画像特定情報が指定された取得要求に応じて、画像特定情報に合致する画像ログ情報を前記ログ情報記憶手段から取り出し返信する情報提示手段とを有することを特徴とする。
本発明に係る画像ログ情報システムは、前述した画像ログ情報管理装置と、ユーザからの画像特定情報が指定された取得要求を前記画像ログ情報管理装置へ送信することによって、画像特定情報に合致する画像ログ情報を前記画像ログ情報管理装置から取得するユーザ端末装置とを有することを特徴とする。
本発明に係る画像形成装置におけるログ記録方法は、ユーザからの操作指示に応じて画像形成処理を実施する画像形成装置において実施され、画像形成処理対象の画像が読み取られたときに、その読取画像と、画像形成処理の実行結果とを少なくとも含む画像ログ情報を生成するログ生成ステップと、生成された画像ログ情報を記憶手段に記録するログ記録ステップとを含み、画像形成処理の実行結果にかかわらず、画像形成処理の実行により形成された読取画像毎にログを記録することを特徴とする。
本発明によれば、複数枚の原稿のコピーなど複数回の画像読取が含まれる画像形成処理の実行結果にかかわらず、つまり、画像形成処理が正常に終了しなかった場合でも読取画像が得られる度にその読取画像について画像ログ情報を生成し、記録することができる。これにより、例えば監査等に有効な情報を提供することができる。
以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。
図１は、本発明に係る画像ログ情報システムの一実施の形態を示した全体構成図である。図１には、画像形成装置２と、画像ログ情報管理装置４と、ユーザ端末装置６とがＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）８とで接続された構成が示されている。本実施の形態における画像形成装置２は、ログ管理対象となる画像を形成する装置であり、コピー１０、スキャナ１２、プリンタ１４が搭載された複合機を想定している。ユーザは、操作パネル１６から各処理機能を選択し、利用することができる。更に、画像形成装置２には、通信インタフェース１８が搭載され、ＬＡＮ８を介して他のネットワーク機器との情報交換を行う。画像ログ情報管理装置４は、画像形成装置２が形成する画像ログ情報を保持管理するための装置であり、データベースサーバにより実現される。画像ログ情報管理装置４には、画像ログ情報を記憶する外部記憶装置２０と、他のネットワーク機器との情報交換を行うための通信インタフェース２２が搭載されている。ユーザ端末装置６は、画像ログ情報管理装置４に記録されている画像ログ情報を参照するためにユーザによって利用される情報端末装置であり、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）を想定している。ユーザ端末装置６には、他のネットワーク機器との情報交換を行うための通信インタフェース２４が搭載されている。
なお、図１では、画像形成装置２とユーザ端末装置６を、便宜的にそれぞれ１台ずつ示したが、複数台の装置２，６をＬＡＮ８に接続するよう構成してもよい。この場合、各装置２，８は、それぞれ同様の構成で実現できる。
図２は、本実施の形態における画像ログ情報システムのブロック構成図である。図２には、図１に示した画像形成装置２、画像ログ情報管理装置４及びユーザ端末装置６が示されている。
画像形成装置２は、ユーザ指示受付部３０、画像形成処理部３２及びログ情報生成処理部３４を有している。ユーザ指示受付部３０は、操作パネルへのユーザ操作を受け付ける。画像形成処理部３２は、画像形成装置として本来的に持つ画像形成処理を実施する手段であり、画像読取部３６、画像形成制御部３８及び画像出力部４０を有している。画像読取部３６は、ユーザによるコピー機能あるいはスキャン機能の利用時に用紙をスキャンすることで画像を読み取る。あるいは、ネットワーク経由で受信した画像を受け取る。いずれにしても、画像読取部３６は、ユーザ操作に応じてログ管理対象とする画像を入手する。画像形成制御部３８は、ユーザからの指示に応じてスキャナ機構、コピー機構等を駆動させて画像形成処理全般の動作制御を行う。画像出力部４０は、画像形成処理が正常終了したときにユーザ指示に応じた先へ画像を出力する。画像の出力先としては、コピーやプリントの場合は印刷用紙、スキャナの場合は装置内蔵の外部記憶装置等である。
ログ情報生成処理部３４は、本実施の形態において特徴的な構成要素であり、画像形成制御部３８における画像形成処理により得られた画像のログを記録する手段であり、読取画像取得部４２、ログ生成部４４及びログ記録部４６を有している。読取画像取得部４２は、画像形成制御部３８の画像読取部３６が取得した画像を取得する。取得する画像は、画像形成処理の終了状態が正常であろうと異常であろうと、また１頁分の文書読取の途中で異常終了しようと、画像読取部３６が読み取ったところまでの画像であれば全て取得する。ログ生成部４４は、読取画像取得部４２が画像を取得したときにその画像に関するログ情報を生成する。ログ記録部４６は、ログ生成部４４が生成した画像ログ情報を画像ログ情報管理装置４へ送信し、記録する。
ユーザ指示受付部３０、画像形成処理部３２及びログ情報生成処理部３４の各処理機能は、画像形成装置２に搭載されたコンピュータと、そのコンピュータにより実行される当該ソフトウェアプログラムとの協調動作により実現される。
画像ログ情報管理装置４は、１乃至複数台の画像形成装置２から送られてくる画像ログ情報を一括管理するために、ログ情報管理部４８及び画像ログ情報記憶部５０を有している。画像ログ情報記憶部５０には、画像ログ情報が蓄積された記憶手段であるが、ログ情報管理部４８は、画像ログ情報記憶部５０を用いた画像ログ情報の管理を行う。ログ情報管理部４８に含まれる情報登録部５２は、画像形成装置２から送られてくる画像ログ情報を画像ログ情報記憶部５０に登録する。また、情報提供部５４は、ユーザ端末装置６から送られてきた画像ログ情報の取得要求に応じて、その取得要求に該当する画像ログ情報を画像ログ情報記憶部５０から取り出し返信する。ログ情報管理部４８の処理機能は、画像ログ情報管理装置４を実現するサーバコンピュータに搭載されたコンピュータと、そのコンピュータにより実行される当該ソフトウェアプログラムとの協調動作により実現される。
ユーザ端末装置６は、要求受付部５６、情報処理取得部５８及びログ情報表示部６０を有している。要求受付部５６は、ユーザから入力指定されたログ情報の検索条件を受け付ける。情報処理取得部５８は、受け付けた検索条件を含むログ情報取得要求を画像ログ情報管理装置４へ送信し、その要求に応じて返信されてきた画像ログ情報を受信する。ログ情報表示部６０は、受信した画像ログ情報をディスプレイに表示する。要求受付部５６、情報処理取得部５８及びログ情報表示部６０の各処理機能は、ユーザ端末装置６を実現するＰＣと、そのＰＣにより実行される当該ソフトウェアプログラムとの協調動作により実現される。
次に、本実施の形態の動作について説明する。本実施の形態は、画像ログ情報の登録処理と、登録された画像ログ情報の表示処理とに大別できる。まず画像ログ情報の登録処理について図３に示したフローチャートを用いて説明する。なお、ここでは、ユーザ操作としてユーザが原稿をコピーしたときの操作を例にして説明する。
ユーザが画像形成装置２の原稿送り装置に複数枚の原稿をセットし、操作パネルからコピー指示を入力すると、画像形成制御部３８は、そのユーザ指示に応じて画像形成処理、この場合はコピー処理を開始する。画像読取部３６は、用紙が原稿ガラス上に送られるたびに用紙を読み取って画像を形成する。画像形成装置２は、通常、読取画像を画像出力部４０に出力させる。この例では、読取画像を用紙に順次転写して印刷を行う。
ログ情報生成処理部３４は、以上の画像形成処理と並行して、画像読取部３６により読み取られた画像を画像形成処理部３２から取得すると（ステップ１１０）、その画像を含む画像ログ情報を生成する（ステップ１２０）。そして、ログ記録部４６は、生成された画像ログ情報を画像ログ情報管理装置４へ送信することで画像ログ情報を画像ログ情報管理装置４に記録させる（ステップ１３０）。すなわち、画像ログ情報管理装置４のログ情報管理部４８は、画像形成装置２から画像ログ情報が送られてくると、画像ログ情報記憶部５０に登録する。
ここで、ログ生成部４４が生成する画像ログ情報のデータ構成について図４を用いて説明する。画像ログ情報は、図４に示したように画像データ、ＵＵＩＤ、操作日時、操作者、処理種別、終了状態及び機器に関する情報で構成される。画像データは、画像読取部３６による読取画像そのもののデータを想定しているが、データ量が膨大となるためサムネイルとしてもよい。ＵＵＩＤは、読み取られた原稿に割り付けられたＵＵＩＤであり、読取画像から抽出して得る。操作日時は、画像読取が実施された日時を特定するための時間情報であるが、これは画像形成装置２が持つ時計から得る。操作者は、コピー操作をした者を識別する情報であり、ユーザＩＤ若しくはユーザ名である。本実施の形態では、画像形成装置２を利用する際にログインさせてから操作を受け付けることを想定しているので、そのログイン時に指定されたユーザ情報からユーザ識別情報を得ることができる。もちろん、本実施の形態は、ログインを要求しない画像形成装置２でも適用でき、この場合は、コピー利用時にユーザ情報を入力させるようにしてもよいし、あるいは「誰が」、すなわち画像読取を行った者が不明のままになるが、操作者に関する情報を入手しないようにしてもよい。処理種別は、読取画像が生成された時に実施された処理を特定する情報であり、本実施の形態のように画像形成装置２の場合、プリント機能利用時における「印刷」、スキャン機能利用時における「スキャン」、ＦＡＸ機能利用時における「ファックス送信」、そしてこの例のようにコピー機能利用時における「コピー」が処理種別として考えられる。終了状態は、各機能利用時において実施される画像読取の終了状態であり、状態の種類としては「正常」、「エラー」、「キャンセル」が考えられる。「正常」は、画像読取が正常に終了した場合、「エラー」は、例えば紙詰まり等で画像読取が正常に終了しなかった場合、「キャンセル」は、キャンセルボタンの押下等ユーザが画像読取途中でその読取操作を中断した場合である。処理種別と終了状態は、画像形成処理部３２から読取画像と共に得ることができる。「機器」は、画像ログ情報が生成された機器を特定する情報であり、本実施の形態ではＩＰアドレスを用いる。なお、プリント機能のように画像形成装置２に対してネットワーク経由で印刷データを送信して印刷処理を実施させるような場合には、その印刷データ送信元のＩＰアドレスも合わせて記録する。ＦＡＸ送信機能の場合は、送信先のＩＰアドレスも合わせて記録する。ログ情報生成処理部３４は、画像形成装置２のＩＰアドレスについては内部に保持された情報から取得でき、印刷処理要求元の端末のＩＰアドレスは画像形成処理部３２から読取画像と共に得る。
本実施の形態においては、画像ログ情報のデータ構成から明らかなように、画像読取が開始され実行されたことは、その画像読取の終了状態を問わずログとして記録するようにしたことを特徴としている。例えば、１０頁で構成される機密文書のうち７頁までのコピーが終了した時点でキャンセルボタンが押下された場合、あるいは１枚の原稿の読み取り途中に紙詰まりが発生した場合、従来においては正常終了しなかったと言うことで文書管理システムでの管理対象外とされることになるが、本実施の形態においては、画像読取処理全体の終了状態ではなく、用紙毎の読取処理について、それも正常終了か否かに関係なくログ情報を記録するようにした。具体的に言うと、１０頁で構成される機密文書のうち７頁までのコピー（７回の画像読取処理）が終了していれば７頁分の読取画像による７レコード分の画像ログ情報、１枚の原稿の読み取り途中に紙詰まりが発生して正常にコピーが終了しない場合でも正常に読み取ることのできた部分（例えば原稿の半分）までの読取画像による１レコード分の画像ログ情報を、それぞれ生成し記録するようにしたので、監査等にために重要な情報をログ管理することができる。
続いて、画像ログ情報の表示処理について図５に示したフローチャートを用いて説明する。ユーザがユーザ端末装置６から、例えばＵＵＩＤや終了状態など画像ログ情報を構成する１乃至複数の項目のデータを入力指定すると、要求受付部５６は、これを検索条件として受け付け（ステップ２１０）、情報処理取得部５８は、受け付けた検索条件を含むログ情報取得要求を画像ログ情報管理装置４へ送信する。
画像ログ情報管理装置４において、ログ情報管理部４８の情報提供部５４は、ユーザ端末装置６から送られてきた画像ログ情報取得要求を受信すると、その取得要求に含まれている検索条件をキーにして画像ログ情報記憶部５０を検索し、該当する画像ログ情報を取得する（ステップ２２０）。そして、この取得した画像ログ情報を要求送信元のユーザ端末装置６へ返信する。
取得要求に応じて返信されてきた画像ログ情報を受信すると、ユーザ端末装置６のログ情報表示部６０は、この情報を画面表示する（ステップ２３０）。
本実施の形態によれば、以上のようにして画像ログ情報をユーザに提供することができるが、ユーザは、画面表示された画像ログ情報を参照することによって、例えば手元にある機密文書が、いつ誰によってどの画像形成装置２で印刷、コピー等がされて作成されたものであるかを把握することができる。
なお、本実施の形態では、画像ログ情報の一例を図４に示したが、画像ログ情報のデータ構成としては、これに限定されるものではない。例えば、検索の便宜を図るために文書画像の場合には、検索語を抽出し付加するようにしてもよい。また、インデックス情報を形成してもよい。その他にも用紙サイズや、拡縮コピー等ユーザによる詳細な設定情報等も合わせて記録するようにしてもよい。
また、本実施の形態では、監査等の便宜のために全ての画像読取についてログ情報を収集するようにした。ただ、画像ログ情報が膨大になりすぎるため、本実施の形態の使用目的が明確である場合には、その目的に合わせて、例えば、ログを収集する機器や時間帯等を別途設定できる機能を設けるようにしてもよい。
また、本実施の形態では、企業内ネットワークシステムにおける画像ログ情報システムを想定したため、画像ログ情報管理装置４を設けてシステム全体の画像ログ情報を一括管理するようにしたが、目的に合わせて画像ログ情報を分離して管理するようにしてもよい。例えば、処理種別毎に画像ログ情報記憶部５０を分けて設けたり、画像ログ情報管理装置４が持つ機能を画像形成装置２に持たせて機能を画像形成装置単位で管理するなど、システムの規模、運用に合わせてシステムを構成してもよい。
また、本実施の形態では、画像ログ情報の参照に用いる装置として、ＰＣを想定したユーザ端末装置６を例にして説明したが、画像形成装置２を用いるようにしてもよい。例えば、ＵＵＩＤを文字入力する場合にはＰＣからキー入力すればよいが、スキャン機能（ＯＣＲ機能）を用いてＵＵＩＤを自動入力したい場合や画像データそのもので画像ログ情報記憶部５０を検索したいような場合には、画像形成装置２を画像ログ情報の参照のために用いるようにしてもよい。
本発明に係る画像ログ情報システムの一実施の形態を示した全体構成図である。 本実施の形態における画像ログ情報システムのブロック構成図である。 本実施の形態における画像ログ情報登録処理を示したフローチャートである。 本実施の形態における画像ログ情報のデータ構成例を示した図である。 本実施の形態における画像ログ情報表示処理を示したフローチャートである。
符号の説明
２ 画像形成装置、４ 画像ログ情報管理装置、６ ユーザ端末装置、１０ コピー、１２ スキャナ、１４ プリンタ、１６ 操作パネル、１８，２２，２４ 通信インタフェース、２０ 外部記憶装置、３０ ユーザ指示受付部、３２ 画像形成処理部、３４ ログ情報生成処理部、３６ 画像読取部、３８ 画像形成制御部、４０ 画像出力部、４２ 読取画像取得部、４４ ログ生成部、４６ ログ記録部、４８ ログ情報管理部、５０ 画像ログ情報記憶部、５２ 情報登録部、５４ 情報提供部、５６ 要求受付部、５８ 情報処理取得部、６０ ログ情報表示部。

Claims (7)

  1. ユーザからの操作指示に応じて画像形成処理を実施する画像形成装置において、
    画像形成処理対象の画像を読み取る画像読取手段と、
    ユーザからの指示に応じて実施する画像形成処理の実行結果にかかわらず、画像形成処理の実行により前記画像読取手段が読み取った画像と、画像形成処理の実行結果とを少なくとも含む画像ログ情報を生成するログ生成手段と、
    生成された画像ログ情報を記憶手段に記録するログ記録手段と、
    を有することを特徴とする画像形成装置。
  2. 請求項１記載の画像形成装置において、
    ネットワークを介して情報交換を行う通信手段を有し、
    前記ログ記録手段は、前記通信手段を介して、ネットワーク接続された前記記憶手段に画像ログ情報を記録することを特徴とする画像形成装置。
  3. 請求項１記載の画像形成装置において、
    前記ログ生成手段は、画像形成処理の指示をしたユーザの識別情報、読取対象の画像の識別情報、ユーザ操作日時情報、画像形成処理の種別及び装置識別情報の少なくとも１つを、画像ログ情報に付加することを特徴とする画像形成装置。
  4. 請求項１記載の画像形成装置において、
    前記ログ生成手段は、前記画像読取手段が読み取った画像毎に画像ログ情報を生成することを特徴とする画像形成装置。
  5. 画像形成装置における画像形成処理の実行により生成される画像ログ情報を保持管理する画像ログ情報管理装置において、
    ネットワークを介して情報交換を行う通信手段と、
    前記画像形成装置における画像形成処理の実行結果にかかわらず、画像形成処理の実行により形成された画像と、画像形成処理の実行結果とを少なくとも含む画像ログ情報を記憶するログ情報記憶手段と、
    前記画像形成装置からネットワーク経由で送られてくる画像ログ情報をログ情報記憶手段に登録する情報登録手段と、
    ユーザからの画像特定情報が指定された取得要求に応じて、画像特定情報に合致する画像ログ情報を前記ログ情報記憶手段から取り出し返信する情報提示手段と、
    を有することを特徴とする画像ログ情報管理装置。
  6. 請求項１記載の画像形成装置と、
    請求項５記載の画像ログ情報管理装置と、
    ユーザからの画像特定情報が指定された取得要求を前記画像ログ情報管理装置へ送信することによって、画像特定情報に合致する画像ログ情報を前記画像ログ情報管理装置から取得するユーザ端末装置と、
    を有することを特徴とする画像ログ情報システム。
  7. ユーザからの操作指示に応じて画像形成処理を実施する画像形成装置において実施され、
    画像形成処理対象の画像が読み取られたときに、その読取画像と、画像形成処理の実行結果とを少なくとも含む画像ログ情報を生成するログ生成ステップと、
    生成された画像ログ情報を記憶手段に記録するログ記録ステップと、
    を含み、画像形成処理の実行結果にかかわらず、画像形成処理の実行により形成された読取画像毎にログを記録することを特徴とする画像形成装置におけるログ記録方法。
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