JP2006215893A - 電子マニュアル編集装置 - Google Patents

Abstract

【課題】ユーザが、アプリケーションソフトの電子マニュアルに、簡単に加筆・修正を加えることができる電子マニュアル編集装置を提供する。
【解決手段】アプリケーションソフトのマニュアルに記載される情報がマニュアルデータベース２５に記憶される。オペレータの操作に応じて、表示部１２に表示された操作画面に関するマニュアルが、マニュアルデータベース２５から読み出され、表示部１２に表示される。さらに、オペレータの操作に応じてマニュアルに記憶される情報の編集画面が加筆修正入力可能に表示部１２に表示され、オペレータはその表示された編集画面上で、マニュアルに記載される情報を加筆修正することができる。そして、編集画面に入力された加筆修正内容を含むマニュアルに記載される情報はマニュアルデータベース２５に再保存される。
【選択図】図４

Description

本発明は、アプリケーションソフトなどのシステムに付属してユーザに提供される電子化された電子マニュアルの編集装置に関し、特にユーザがそのシステムの使用について、任意にその操作手順の注意事項などを、電子マニュアルに対し加筆・修正することができる電子マニュアル編集装置に関する。

近年、コンピュータ上で動作するアプリケーションソフトなどシステムのマニュアルは、その省スペース化やコストの削減を目的として、電子化される傾向にあり、電子化された電子マニュアルは、一般にＣＤなどの記憶媒体に格納されて、ユーザに提供される。このような電子マニュアルの作成装置については、各種のものが下記特許文献１などで提案されている。
特開平０５−２７４１３４号公報

アプリケーションソフトなどのシステムは、一般に、複雑な機能が数多く含まれているため、ユーザがそれを運用する際、運用手順について常々気付くことが多く、様々な注意事項や操作上のアイデアなどが少なからず発生する。このようなアプリケーションの運用手順の各種注意事項やアイデアなどは、マニュアルに記載して、複数の使用者がその注意事項やアイデアを共有することが望ましい。

しかし、従来の電子化された電子マニュアルは、通常、固定化された内容であり、ユーザが電子マニュアルに、任意に注意事項を書き込み、説明文を部分的に訂正し、或は加筆するなどの修正を加えることは、不可能であった。

このため、ユーザは電子マニュアルに注意事項などを書き込みたい場合、説明文を部分的に修正したい場合、或いは説明文を加筆したい場合には、電子マニュアルを一度紙面に印刷し、そこに筆記具で説明文などを書き込み、ユーザ固有の紙マニュアルを作成していた。

しかし、このようなマニュアルの使用方法では、ユーザがコンピュータ上でアプリケーションソフトを使用しているとき、そのコンピュータの画面上で、簡単な操作によりマニュアルを呼び出して見ることができる、という電子マニュアル本来の便利な機能が失われるという課題があった。

本発明は、上述の課題を解決するものであり、ユーザが、アプリケーションソフトの電子マニュアルに、簡単に加筆・修正を加えることができる電子マニュアル編集装置を提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明の請求項１の電子マニュアル編集装置は、
アプリケーションソフトの操作画面を表示部に表示する操作画面表示手段と、
該アプリケーションソフトのマニュアルに記載される情報を記憶するマニュアル記憶手段と、
該操作画面表示手段によって表示された操作画面に関する該マニュアルを表示するマニュアル表示手段と、
オペレータの操作に応じて該マニュアルに記載される情報の編集画面を加筆修正入力可能に該表示部に表示する編集画面表示手段と、
該編集画面表示手段によって表示された編集画面の該マニュアルに記載される情報を加筆修正する入力手段と、
該入力手段によって編集画面に入力された加筆修正内容を含む該マニュアルに記載される情報をマニュアル記憶手段に再保存するマニュアル保存手段と、
を備えたことを特徴とする。

ここで、上記請求項１においては、請求項２のように、前記操作画面表示手段によって表示されたアプリケーションソフトの操作画面に含まれる操作ボタン或は表示フィールドなどの構成項目の追加を検出する構成項目検出手段と、
前記構成項目検出手段により、新たな構成項目が該操作画面上に加わったことが検出された場合、該構成項目についての説明を記入するための記入テンプレートを、前記編集画面に自動生成する記入テンプレート自動生成手段と、
を設けることができる。

また、請求項３のように、前記操作画面表示手段によって表示されたアプリケーションソフトの操作画面に含まれる操作ボタン或は表示フィールドなどの構成項目の削除を検出する構成項目検出手段と、
前記構成項目検出手段により、構成項目の何れかの削除が検出された場合、削除された構成項目についての説明を記入するための記入フィールドに、削除された旨を示す警告文を表示する処理、該構成項目を前記編集画面上で非掲載扱いとする処理、或はマニュアルから削除する処理の少なくとも１つの処理を行なう項目削除処理手段と、
を設けることができる。

上記構成の電子マニュアル編集装置によれば、オペレータは、アプリケーションソフトの操作画面を表示部に表示して情報の登録操作などを行う際、操作に関して注意する事項を思いついた場合、マニュアルの編集画面を呼び出し、そこに注意事項などを書き込むと、その加筆修正事項が、マニュアルデータとしてマニュアル情報と共に、またはマニュアル情報に反映されてマニュアル記憶手段に再保存される。したがって、その注意事項などの加筆修正された情報は、以後、全てのオペレータによってマニュアルを閲覧する際に共有され、注意事項や操作のノウハウ或いはアイデアを効果的に生かすことができ、また、個々のユーザにマッチしたマニュアルを作成することができる。

また、請求項２の電子マニュアル編集装置によれば、操作画面に構成項目が追加された場合、その操作画面に対応したマニュアル編集画面を読み出したとき、その追加された構成項目を検出し、その構成項目に対応したマニュアルテンプレートを自動生成し、編集画面にそのテンプレートを表示するから、アプリケーションソフトの機能が更新された際、例えばその登録操作画面とマニュアルの操作説明との乖離を防止することができ、マニュアルの完成度を高めることができる。

また、請求項３の電子マニュアル編集装置によれば、操作ボタンなど構成項目が削除された場合、マニュアルの編集画面にその旨を示す警告文を表示し、構成項目を編集画面上で非掲載扱いとし、或はマニュアルから削除する処理を行なうから、オペレータはその警告文を見るなどして、構成項目が削除されたことを直ぐに認識することができる。

以下、本発明の一実施形態を、学生管理システムの電子マニュアルを例として説明する。図１は学生管理システムの全体構成図を示し、図２はその管理業務を行なうクライアント端末１の構成図を、図３はサーバ２の構成図を示している。

学生管理システムは、図１に示すように、ユーザの各担当者が学生管理業務を行なうためにＬＡＮを介して相互に接続された複数のクライアント端末１、１、…、クライアント端末１の業務作業操作時にアクセスされ、指定された記憶情報をそのクライアント端末１にＬＡＮを介して送出するサーバ２、及びクライアント端末１からの印刷データを入力し、学生情報登録フォームなどを印刷するプリンタ４など、を備えて構成される。

この学生管理システムのデータベースを含むアプリケーションプログラムは、ここではサーバサイドアプリケーション方式により、サーバ２に記憶される。各クライアント端末１にはクライアントソフト（ブラウザソフト等）がインストールされ、各クライアント端末１からサーバ２にアクセスして画面表示情報などを呼び出し、学生管理に関する業務を行なう。このシステムの操作説明書となる電子マニュアルに関するデータは、学生管理システムのアプリケーションソフトと共に、サーバ２に記憶されている。

クライアント端末１は、例えばパーソナルコンピュータから構成され、図２に示すように、各種のファンクションキー入力、文字入力などを行う入力部１１、登録操作画面などを表示する表示部１２、ＣＰＵ，ＲＡＭなどを備え、入力部１１のキー入力操作に基づきサーバ２に対しアクセスする処理、サーバ２から送られた学生管理に関する各種情報及びマニュアルを画面表示する処理などを行なうデータ処理部１０、及び外部接続されるＬＡＮに対して信号の入出力を制御するＬＡＮ制御部１４を備えている。

データ処理部１０は、オペレータの操作に応じてマニュアルの編集画面を訂正・加筆入力可能に表示部１２に表示する上記編集画面表示手段として機能する。また、データ処理部１０は、入力部１１からのキー操作に応じてサーバ２にアクセスし、サーバ２に格納された学生管理のアプリケーションソフトを起動し、学生情報登録画面などを呼び出し、サーバ２から送られた登録画面或はマニュアルなどを表示部１２に表示する処理などを行なう。

入力部１１は、ユーザが操作するキーボード、マウスなどから構成され、表示部１２に表示されたマニュアル編集画面の操作説明を訂正し或は加筆する上記入力手段として機能するものであり、各種キー信号、座標信号、各種ファンクション信号などをデータ処理部１０に出力する。表示部１２は、学生情報登録画面などを表示するＣＲＴ或いは液晶ディスプレイなどから構成される。

サーバ２は、図３に示すように、ＣＰＵ、ＲＡＭなどからなる主制御部２０、信号の入力を行う入力部２１、外部接続されたＬＡＮに対して信号の入出力制御を行うＬＡＮ制御部２２、各学生の基本情報、学籍状況、保護者などの情報を記憶する学籍管理データベース２３、各学生の履修科目および各学年の履修科目などの履修情報を記憶する履修管理データベース２４、及び電子マニュアルに関する情報を記憶するマニュアルデータベース２５、さらにプログラム及び画面（フォーム）と画面構成情報を記憶するアプリケーション格納部２６を備えて構成される。

ここではサーバ２に、学生管理システムのデータベース操作用ソフトウエアであるアプリケーションプログラムがインストールされ、サーバ２にユーザの各クライアント端末１からアクセスがあったとき、サーバ２は、そのアプリケーションソフトを起動し、学生管理用のメインメニュー画面を、ＬＡＮを介してクライアント端末１に送出する。また、サーバ２は、クライアント端末１からその表示部１２に表示された画面上で入力部１１による入力操作があった場合、その入力コマンドに応じて、データ操作を実行し、情報の登録処理、情報の検索処理などを行ない、例えばそのデータ操作結果である抽出データ、各種登録画面の表示情報などを、ＬＡＮを介してクライアント端末１に送信する。

サーバ２の主制御部２０は、入力部２１またはクライアント端末１の入力部１１によって、マニュアル編集画面に入力された加筆修正内容を含むマニュアルに記載される情報をマニュアルデータベース２５に再保存する上記マニュアル保存手段として機能する。また、主制御部２０は、表示部１２に表示されたアプリケーションソフトの操作画面に含まれる操作ボタン或は表示フィールドなどの構成項目の追加を検出する上記構成項目検出手段として機能する。

さらに、主制御部２０は、新たな構成項目が操作画面上に加わったことが検出された場合、上記構成項目についての説明を記入するための記入テンプレートを、マニュアル編集画面に自動生成する記入テンプレート自動生成手段としても機能する。また、主制御部２０は、上記構成項目の何れかが削除された場合、削除された構成項目についての説明を記入するための記入フィールドに、削除された旨を示す警告文を表示すると共に、構成項目を操作画面上で非掲載とする処理またはマニュアルから削除する処理を行なう項目削除処理手段として機能する。

さらに、マニュアルデータベース２５は、アプリケーションソフトのマニュアルに関する情報を記憶する上記マニュアル記憶手段となるもので、学生管理システムに関する操作説明つまりマニュアルが、そのシステムの各種情報の登録画面などに対応して、その画面上の各種ボタンの説明、各種入力項目の説明が、それぞれに対応したフィールドに書き込まれ、データベース方式で記憶されている。

次に、上記構成の電子マニュアル編集装置の動作を、図４のフローチャートを参照して説明する。学生管理システムのユーザの担当者は、クライアント端末１を使用して、例えば生徒情報を入力し登録する場合、入力部１１を操作してサーバ２にアクセスし、サーバ２のアプリケーションソフトを起動し、そのメニュー画面をクライアント端末１の表示部１２に呼び出す。

そして、メニュー画面を通して学生情報登録のためのコマンドをサーバ２に送信する。サーバ２の主制御部２０は、アプリケーション格納部２６から学生情報登録のための入力フォームを読み出し、その画面情報をクライアント端末１に送信する。クライアント端末１は、ＬＡＮを介してその画面情報を受信し、図５のような登録操作画面を表示部１２に表示する（ステップ１００）。

担当者はこの登録操作画面の各欄に、入力部１１のキーボードなどを操作して学生情報を入力する際、例えば操作方法が不明で、マニュアルを参照したい場合、ステップ１１０で、所定のファンクションキー（例えばＦ１キー）を押下する。このとき、クライアント端末１からそのコマンド信号がサーバ２に送られ、サーバ２は、マニュアルデータベース２５からその登録操作画面についての操作説明つまりマニュアル情報を読み出し、クライアント端末１に送信する。クライアント端末１のデータ処理部１０は、このマニュアル情報を受信して、表示部１２の登録操作画面とは別に、図６のようなその画面での操作説明（マニュアル）を表示する（ステップ１２０）。担当者はそのマニュアルを参考にしながら登録操作画面上で学生情報の入力操作を行なう。

このような入力操作時に、その電子マニュアルに注意事項などを付加したい場合、或いは操作説明に加筆修正を加えたい場合、ユーザの担当者は、ステップ１３０で、クライアント端末１の入力部１１を操作して所定のファンクションキー（例えば、Shift＋F1）を押下する。このとき、クライアント端末１のデータ処理部１０は、対応したコマンド信号をサーバ２に送信し、サーバ２は、そのコマンド信号に基づき、マニュアルデータベース２５からその登録操作画面についてのマニュアルの編集情報を読み出し、クライアント端末１に送信する。そして、クライアント端末１は、そのマニュアルの編集画面情報を受信すると、図７のように、その編集画面を表示部１２に表示する（ステップ１４０）。

編集画面には、図７のように、マニュアルに記載される各コントロールについての説明の記入フィールドが記載される。このフィールドには、入力部１１から文字入力することができ、登録操作画面における操作で担当者が気づいた注意事項、例えば、処理概要の欄に、図８（ａ）の如く、文字入力の注意事項として、例えば「数字０〜９，／、−は半角で入力する。」などの文を加筆入力する（ステップ１５０）。なお、この編集画面の項目の下部には、「掲載」「非掲載」「編集不可」などのボタンが表示され、例えば「非掲載」のボタンがクリックされる場合、その項目に関するマニュアル記載内容が非掲載となって、以後のマニュアルの画面には表示されなくなる。

そして、ステップ１６０で、担当者がマニュアル編集画面の上部の「閉じる」ボタンをクリックすると、そのコマンド信号が加筆された編集画面情報と共にサーバ２に送信され、サーバ２の主制御部２０は、マニュアルの加筆修正された部分を、マニュアルデータベース２５に保存する処理を行ない、同時に編集画面を閉じる処理を行い、その画面情報をクライアント端末１に送信する。これにより、クライアント端末１の表示部１２の画面が閉じられる（ステップ１７０）。

そして次に、担当者が再度クライアント端末１の入力部１１を操作して、所定のファンクションキーを押下すると、そのコマンド信号に基づきサーバ２から加筆修正されたマニュアルの画面情報がクライアント端末１に送られ、クライアント端末１の表示部１２の画面に、図８（ｂ）の如く、加筆修正されたマニュアル（登録操作画面についての操作説明）が表示され、その処理概要の欄には、上記で加筆された注意事項が記載される。

このように、ユーザの担当者は、例えば、学生情報の登録操作画面をクライアント端末１の表示部１２に表示して学生情報の登録操作を行う際、操作に関して注意する事項などを思いついた場合、サーバ２からマニュアルの編集画面を呼び出し、そこに注意事項などを書き込むと、その加筆修正事項がマニュアル情報に加えられてマニュアルデータデータ２５に再保存される。

したがって、その注意事項などの加筆修正された情報は、以後、全ての担当者によってマニュアルを閲覧する際に共有され、注意事項や操作のノウハウ或いはアイデアを効果的に生かすことができ、また、個々のユーザにマッチしたマニュアルを作成することができる。

図９は電子マニュアル編集装置の他の実施形態を示すフローチャートであり、ここでは、例えば、学生情報の登録操作画面において、構成項目が追加された場合、その追加項目に応じてマニュアルの編集画面の対応個所に記入フィールドのテンプレート（雛形）が自動生成される。

すなわち、学生管理システムのアプリケーションソフトが更新され、例えば図５に示す学生情報の登録操作画面において、図１０に示すように「印刷」のボタンが追加された場合、次に、ユーザの担当者が、クライアント端末１を操作して学生管理システムを起動し、登録操作画面を呼び出すと、図１０のような登録操作画面が表示部１１に表示される。

そして、担当者がマニュアルを編集するために、入力部１１のファンクションキー（例えば、Shift＋F1）を押下して、サーバ２のマニュアルデータベース２５からその登録操作画面についてのマニュアル編集画面を呼び出したとき、サーバ２の主制御部２０は、図９のようなマニュアルテンプレートの作成処理に入る。そして、先ずステップ２００で、主制御部２０は、登録操作画面の操作ボタン、表示フィールドなどの構成項目を解析し、その結果からマニュアルに記載されるべき構成項目を抽出する。

次に、主制御部２０は、登録操作画面の構成項目とそのマニュアルの対応する操作説明を解析し、構成項目に対応した操作説明がマニュアルにない場合、ステップ２１０で、当該構成項目が登録操作画面に追加修正されたと判定し、ステップ２２０で、その追加された構成項目についてのマニュアルテンプレートを作成する。

主制御部２０は、作成したテンプレートを含むマニュアルの編集画面情報をクライアント端末１に送信し、クライアント端末１のデータ処理部１０は、図１０（ｂ）のように、追加された「印刷」の構成項目の記入テンプレートを含むマニュアル編集画面を表示部１２に表示する（ステップ２３０）。

このマニュアル編集画面は、上記と同様に、加筆・修正が可能であり、担当者は、そのマニュアル編集画面を見て、注意する事項などがあれば、その表示フィールドの欄に、図１０（ｂ）の如く注意事項を入力する（ステップ２４０）。そして次に、ステップ２５０で、担当者が入力部１１を操作してマニュアル編集画面の上部の「閉じる」ボタンをクリックすると、編集画面が閉じられると共に、そのコマンド信号と編集された編集画面情報がサーバ２に送られる。このとき、編集画面情報を受信したサーバ２の主制御部２０は、ステップ２６０で、加筆修正された部分を含む編集画面情報をマニュアルデータベース２５に再保存する。

その後、サーバ２にアクセスしてマニュアルを呼び出した際には、クライアント端末１の表示部１２の画面に、図１１のような加筆修正されたマニュアル（登録操作画面についての操作説明）が表示され、そこには「印刷（コマンドボタン）」の項目が追加され、そのマニュアル部分には、上記テンプレートに加筆された注意事項などが記載される。

このように、学生情報登録の操作画面に構成項目が追加された場合、操作画面に対応したマニュアル編集画面を読み出したとき、その追加された構成項目を自動的に検出し、構成項目に対応したマニュアルテンプレートを自動生成し、そのテンプレートを編集画面に表示するから、アプリケーションソフトの機能が更新された際、例えばその登録操作画面とマニュアルの操作説明との乖離を防止することができ、マニュアルの完成度を高めることができる。

一方、上記とは逆に、登録操作画面における例えば「印刷」のボタンが削除された場合には、マニュアルの編集画面における「印刷」の構成項目で「非掲載」のボタンにチェックが入れられると共に、マニュアルの対応する操作説明の「印刷」の項目が、非掲載によって隠された状態となり、さらに、「印刷のボタンが削除されました」の警告文を、編集画面の印刷の項目のフィールドに表示するように構成することができる。

このように、操作ボタンなど構成項目が削除された場合、マニュアルの編集画面にその旨を示す警告文を表示すれば、担当者はその警告文を見てそのボタンが削除されたことを、直ぐに認識することができる。

なお、上記実施形態では、アプリケーションソフト及び電子マニュアルの編集ソフトをサーバ２にインストールしたサーバサイドアプリケーション方式について説明したが、ＬＡＮ接続された複数のクライアント端末１に、アプリケーション格納部及び電子マニュアルの編集ソフトをインストールするクライアント・サーバ方式で使用することもできる。その場合、サーバには、学籍管理データベース、履修管理データベース、マニュアルデータベースなどのデータベースと共に、データベース管理用プログラムのみがそこに記憶される。

また、スタンドアローンパソコンでアプリケーションソフトを使用する場合は、そのパソコンに、アプリケーション格納部、学籍管理データベース、履修管理データベース、マニュアルデータベースなどのデータベース、及びデータベース管理用プログラム、並びに電子マニュアルソフト、及びマニュアルに関するデータが記憶される。

本発明の一実施形態を示す電子マニュアル編集装置を使用した学生管理システムの全体構成図である。 電子マニュアル編集装置に使用するクライアント端末１の構成図である。 電子マニュアル編集装置に使用するサーバ２の構成図である。 電子マニュアル編集処理を示すフローチャートである。 学生情報登録の操作画面である。 操作画面の下部に表示されたマニュアルの説明図である。 マニュアルの編集画面の説明図である。 注意事項を加筆したマニュアル編集画面（ａ）と、注意事項を追加されたマニュアル（ｂ）の説明図である。 他の実施形態のマニュアルテンプレートの作成処理を示すフローチャートである。 構成項目を追加した学生情報登録の操作画面（ａ）と、テンプレートを追加したマニュアル編集画面（ｂ）の説明図である。 構成項目を追加した学生情報登録の操作画面の下部に表示されたマニュアルの説明図である。

符号の説明

１−クライアント端末
２−サーバ
１０−データ処理部
１１−入力部
１２−表示部
２０−主制御部
２５−マニュアルデータベース

Claims (3)

1. アプリケーションソフトの操作画面を表示部に表示する操作画面表示手段と、
   該アプリケーションソフトのマニュアルに記載される情報を記憶するマニュアル記憶手段と、
   該操作画面表示手段によって表示された操作画面に関する該マニュアルを該表示部に表示するマニュアル表示手段と、
   オペレータの操作に応じて該マニュアルに記載される情報の編集画面を加筆修正入力可能に該表示部に表示する編集画面表示手段と、
   該編集画面表示手段によって表示された編集画面の該マニュアルに記載される情報を加筆修正する入力手段と、
   該入力手段によって編集画面に入力された加筆修正内容を含む該マニュアルに記載される情報を該マニュアル記憶手段に再保存するマニュアル保存手段と、
   を備えたことを特徴とする電子マニュアル編集装置。
2. 前記操作画面表示手段によって表示されたアプリケーションソフトの操作画面に含まれる操作ボタン或は表示フィールドなどの構成項目の追加を検出する構成項目検出手段と、
   前記構成項目検出手段により、新たな構成項目が該操作画面上に加わったことが検出された場合、該構成項目についての説明を記入するための記入テンプレートを、前記編集画面に自動生成する記入テンプレート自動生成手段と、
   を設けたことを特徴とする請求項１記載の電子マニュアル編集装置。
3. 前記操作画面表示手段によって表示されたアプリケーションソフトの操作画面に含まれる操作ボタン或は表示フィールドなどの構成項目の削除を検出する構成項目検出手段と、
   前記構成項目検出手段により、構成項目の何れかの削除が検出された場合、削除された該構成項目についての説明を記入するための記入フィールドに、削除された旨を示す警告文を表示する処理、該構成項目を前記編集画面上で非掲載扱いとする処理、或はマニュアルから削除する処理の少なくとも１つの処理を行なう項目削除処理手段と、
   を設けたことを特徴とする請求項１記載の電子マニュアル編集装置。

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