JP2006115169A - 情報管理装置、情報管理方法および情報管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書データの入力時に行う出力条件の指定に関わらず、再出力時にユーザの好みに応じた出力条件の指定をできるようにすること。
【解決手段】本発明は、プリントあるいはスキャンして得た情報の電子データを蓄積し、再出力できるよう管理する情報管理装置であり、電子データの入力時に行う出力条件の指定に関わらず、カラーおよびモノクロで再出力可能な状態で電子データを管理する印刷用データ管理手段１３と、電子データを所定の媒体に出力する際の出力画像に、異なる出力条件による再出力を指定できる少なくとも２つ以上のコードを埋め込むコード生成手段１４とを備える情報管理装置である。
【選択図】図１

Description

本発明は、プリント処理あるいはスキャン処理して得た情報の電子データを蓄積し、再出力できるよう管理する情報管理装置、情報管理方法および情報管理プログラムに関する。

従来、プリント処理あるいはスキャン処理して得た文書を電子的に蓄積し、必要なときに出力された紙文書から、蓄積した電子文書を再出力できる構成が提案されている。例えば、特許文献１では、スキャン、プリントなどで入力された文書画像データに文書ＩＤを付与して蓄積し、文書ＩＤに対応するＩＤマークを生成付与し、文書ＩＤマーク付き文書画像を印刷出力するデジタル複合機を提案している。この文書ＩＤマーク付き文書画像を利用して、文書取り出しを行うことができる。また、特許文献２では、オリジナル原稿を探し出すための情報を、画像の一部に目立たないように埋め込んで出力する複写機を提案している。

特開平１０−３０８８６８号公報 特許第３１７５３６４号明細書

しかしながら、このような従来の技術では、入力された画像と同一のものを再出力することは可能であるが、再出力を行うユーザが入力画像と同一のものを要求しているとは限らず、不便となることがある。すなわち、一般に、モノクロ出力は安価であり、カラー出力は高価であるが訴求力がある。再出力を行うユーザはその利用シーン（自分で使う、お客様に渡すなど）に応じて、今所有している文書の状態（カラーorモノクロ）とは関係なく、モノクロ出力かカラー出力を選択したい。しかし、従来の技術ではそのニーズに応えることができない。本発明は、入力時の出力指定に関係なく、再出力を行うユーザが利用シーンに応じて、カラー出力あるいはモノクロ出力等の出力条件をダイレクトに指定できるようにすること、また、モノクロ原稿を所有しているユーザに、カラーでも出力できることを提示し、スムーズにカラー出力する機能を提供することを目的とする。

本発明はこのような目的を達成するために成されたものである。すなわち、本発明は、プリント処理あるいはスキャン処理して得た情報の電子データを蓄積し、再出力できるよう管理する情報管理装置であり、電子データの入力時に行う出力条件の指定に関わらず、カラーおよびモノクロで再出力可能な状態で電子データを管理するデータ管理手段と、電子データを所定の媒体に出力する際の出力画像に、異なる出力条件による再出力を指定できる少なくとも２つ以上のコードを埋め込むコード生成手段とを備える情報管理装置である。

このような本発明では、電子データの入力時に行う出力条件に指定に関わらず、異なる出力条件で再出力を指定できる少なくとも２つのコードを所定の媒体に埋め込んでいるため、この媒体に埋め込まれたコードのいずれかを指定することでユーザの好みに合わせた出力条件を選択できるようになる。

また、本発明は、所定の媒体に埋め込まれているコードを読み取る入力手段と、入力手段で読み取ったコードから指定されている出力条件および識別情報を解析し、その識別情報に対応した電子データをデータ管理手段から読み出す制御手段と、制御手段で読み出した電子データをコードで指定されている出力条件で所定の媒体に出力する出力手段とを備える情報管理装置である。

このような本発明では、入力手段で読み取ったコードから指定されている出力条件および識別情報を解析し、その識別情報に対応した電子データを読み出すとともに、コードから解析した出力条件によって媒体に出力するため、ユーザが指定したコードから対応する電子データを好みの出力条件で出力できるようになる。

また、本発明は、プリント処理あるいはスキャン処理して得た情報の電子データを蓄積し、再出力できるよう管理する情報管理方法であり、電子データの入力時に行う出力条件の指定に関わらず、カラーおよびモノクロで再出力可能な状態で電子データを管理する工程と、電子データを所定の媒体に出力する際の出力画像に、異なる出力条件による再出力を指定できる少なくとも２つのコードを埋め込む工程とを有する。

このような本発明では、電子データを蓄積し、再出力できる状態で管理するにあたり、電子データを媒体に出力する際、異なる出力条件による再出力を指定できる少なくとも２つのコードを所定の媒体に埋め込んで出力するため、この媒体に埋め込まれたコードのいずれかを指定することでユーザの好みに合わせた出力条件を選択できるようになる。

また、本発明は、所定の媒体に埋め込まれているコードを読み取る工程と、読み取ったコードから指定されている出力条件および識別情報を解析し、その識別情報に対応した電子データをデータ管理手段から読み出す工程と、読み出した電子データをコードで指定されている出力条件で所定の媒体に出力する工程とを有する情報管理方法である。

このような本発明では、所定の媒体に埋め込まれているコードを読み取って出力条件および識別情報を解析し、その識別情報に対応した電子データを読み出すとともに、コードから解析した出力条件によって媒体に出力するため、ユーザが指定したコードから対応する電子データを好みの出力条件で出力できるようになる。

また、本発明は、プリント処理あるいはスキャン処理して得た情報の電子データを蓄積し、再出力できるよう管理する情報管理プログラムであり、電子データの入力時に行う出力条件の指定に関わらず、カラーおよびモノクロで再出力可能な状態で電子データを管理するステップと、電子データを所定の媒体に出力する際の出力画像に、異なる出力条件による再出力を指定できる少なくとも２つのコードを埋め込むステップとを有する情報管理プログラムである。

このような本発明では、電子データを蓄積し、再出力できる状態で管理するにあたり、電子データを媒体に出力する際、異なる出力条件による再出力を指定できる少なくとも２つのコードを所定の媒体に埋め込んで出力するため、この媒体に埋め込まれたコードのいずれかを指定することでユーザの好みに合わせた出力条件を選択できるようになる。

また、本発明は、所定の媒体に埋め込まれているコードを読み取るステップと、読み取ったコードから指定されている出力条件および識別情報を解析し、その識別情報に対応した電子データをデータ管理手段から読み出すステップと、読み出した電子データをコードで指定されている出力条件で所定の媒体に出力するステップとを有する情報管理プログラムである。

このような本発明では、所定の媒体に埋め込まれているコードを読み取って出力条件および識別情報を解析し、その識別情報に対応した電子データを読み出すとともに、コードから解析した出力条件によって媒体に出力するため、ユーザが指定したコードから対応する電子データを好みの出力条件で出力できるようになる。

したがって、本発明によれば、プリント処理あるいはスキャン処理を行う際の出力条件の指定に関わらず、出力された紙文書等の媒体に異なる出力条件で再出力可能なコードを重畳するため、再出力を行うユーザが利用シーンに応じた出力条件を選択でき、再出力における利便性を向上させることが可能となる。

以下、本発明の実施の形態を図に基づき説明する。図１は、本実施形態に係る情報管理装置を説明するブロック図である。本実施形態の情報管理装置は、プリント処理あるいはスキャン処理して得た情報の電子データを蓄積し、再出力できるよう管理するものである。なお、以下の説明では文書データの管理を例とするが、文書データには画像データも含まれるものとする。

情報管理装置は例えば複写機や複合機（複写機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能等の複数の機能を備えた装置）から成るもので、その構成として文書入力手段１１、全体制御手段１２、印刷用データ管理手段１３、コード生成手段１４、印刷手段１５およびＩＤ入力手段１６を有している。

文書入力手段１１は、プリントあるいはスキャンを行う文書データと出力条件（カラーorモノクロなど）とを入力する。すなわち、プリントの場合には外部のコンピュータから送られる文書データを入力するとともに、コンピュータで実行されるプリンタドライバ等によって指定される印刷条件を入力する処理を行う。また、スキャンの場合には原稿をスキャナによって読み込む処理とともに、情報管理装置（例えば、複写機）のタッチパネルによってユーザの指定する印刷条件を受け付ける処理を行う。

全体制御手段１２は、文書データからカラー印刷用のページ記述データとモノクロ印刷用のページ記述データを生成し、印刷用データ管理手段１３に格納する処理を行う。印刷用データ管理手段１３は、格納されたデータそれぞれに固有のＩＤ（識別情報）を付与して管理する。さらに、全体制御手段１２は、印刷用データ管理手段１３から格納した印刷用データに対応するＩＤを受け取り、コード生成手段１４に入力する。コード生成手段１４はＩＤに対応するコード・イメージのデータを生成する。

コードは、バーコード、２次元コード（例えば、ＱＲコード）等、任意のもので構わないが、特開２００２−１３５５５６号公報に示されるような文字・画像に情報を埋め込めるタイプのものならば、文書のデザインを極力崩さないので望ましい。全体制御手段１２は、前記出力条件（カラーorモノクロ）に対応するページ記述データとコード生成手段１４が生成したコード・イメージとを印刷手段１５に入力し、印刷手段１５はページ記述データにコード・イメージを重畳して紙に印刷する。ＩＤ入力手段１６はコードから解析して得た印刷用データＩＤを全体制御手段１２へ渡す役割を果たしている。

図２は、本実施形態の情報管理装置で生成される紙文書の例を示す模式図である。紙文書のヘッダー部分（余白部分）には、「カラー出力」用の２次元コード２１と「モノクロ出力」用の２次元コード２２が埋め込まれている。すなわち、ユーザがプリント処理あるいはスキャン処理して得た情報の電子データを図１に示す印刷手段１５で用紙に出力するにあたり、入力時に指定した出力条件とは関わりなく、紙文書のヘッダー部分に少なくとも２つの異なる出力条件（ここではカラー出力とモノクロ出力）を示す２次元コード２１、２２を埋め込んでいる。

２次元コード２１、２２には、所定の出力条件とともに紙文書の電子データを示す識別情報も埋め込まれている。したがって、ユーザは、この紙文書の再出力を行うにあたり、ヘッダー部分に埋め込まれた少なくとも２つの２次元コード２１、２２のうち、好みの出力条件を示す方を２次元コードリーダ等で読み込むようにすれば、その出力条件に対応した紙文書の電子データを印刷用データ管理手段１３から読み出して、それ印刷手段１５から再出力できるようになる。

図３は、印刷用データ管理手段で管理されているデータを模式的にあらわしたものである。印刷用データＩＤは、図２に示す２次元コードと対応して設けられ、印刷用データＩＤと対応して印刷用データ、文書識別名、印刷条件が管理されている。例えば、印刷用データＩＤ「01004A5619F4」は、図２に示す「カラー出力」用の２次元コード２１に埋め込まれており、「01004A5619F4」に対応する印刷用データ（ページ記述データ）がdoc20040330-00000001-color.prnであり、カラー出力用のデータである。

また、印刷用データＩＤ「01004A5619F5」は、図２に示す「モノクロ出力」用の２次元コード２２に埋め込まれており、「01004A5619F5」に対応する印刷用データがdoc20040330-00000001-mono.prnであり、モノクロ出力用のデータである。

印刷用データ管理手段で管理される印刷用データＩＤは図２に示す紙文書に付与される２次元コード２１、２２と対応している。したがって、紙文書に付与された２次元コード２１、２２を読み込んで解析すると、その２次元コード２１、２２に対応した印刷用データＩＤを取得できることになる。

ここで、紙に印刷された２次元コードからの再出力について、図１を用いて説明する。ユーザが、コードリーダ（図示せず）を用いて、「カラー出力」用あるいは「モノクロ出力」用の２次元コードを読み取ると、解析して得られた印刷用データＩＤがＩＤ入力手段１６に入力される。全体制御手段１２は、印刷用データ管理手段１３に対して検索を行い、ＩＤ入力手段１６から渡された印刷データＩＤに該当する印刷用データを取り出し、印刷手段１５に入力する。

さらに、同一の文書識別名をもつ「カラー出力」用と「モノクロ出力」用の印刷用データＩＤを取り出し、コード生成手段１４に入力する。コード生成手段１４は各印刷用データＩＤに対応するコード・イメージを生成する。最後に、印刷手段１５はページ記述データにコード・イメージを重畳して紙に印刷する。

図４は、本実施形態の情報管理装置において、プリントあるいはスキャンで文書を出力する際の動作（情報管理方法）を説明するフローチャートである。以下の説明で図４に示されない符号は図１を参照するものとする。先ず、ユーザは所望の文書データをプリントもしくはスキャンして用紙に出力するにあたり、対象となる文書データと出力条件とを入力する（ステップＳ１）。出力条件の入力は、複写機等のタッチパネルや外部のコンピュータの画面で指定する。

次に、文書入力手段１１によって文書データを入力し、全体制御手段１２によってカラー印刷用とモノクロ印刷用のページ記述データを生成し（ステップＳ２）、これらのページ記述データを印刷用データ管理手段１３に格納する（ステップＳ３）。すなわち、入力された文書データからは、ユーザの指定した出力条件に関わらず、カラー印刷用データとモノクロ印刷用データとの両方が生成され、各々に印刷用データＩＤが対応した状態で格納させる（図３参照）。

次いで、格納したカラー印刷用データとモノクロ印刷用データとの各々の印刷用データＩＤに対応するコード・イメージ（例えば、２次元バーコードのイメージ）をコード生成手段１４によって生成する（ステップＳ４）。そして、ステップＳ１で入力した出力条件（印刷条件）に合致したページ記述データに、カラー印刷用とモノクロ印刷用の各々のコード・イメージを所定の位置に重畳して印刷手段１５で用紙に印刷出力する（ステップＳ５）。これにより、図２に示すような文書データが用紙に印刷される。この印刷出力では、ステップＳ１でユーザによって指定された出力条件が反映されているが、コードとしてはこの出力条件に関わらず、異なる出力条件に対応した２つ以上のコードが付与されることになる。

図５は、本実施形態の情報管理装置において、紙に印刷された文書データのコードを読み込んで、再出力する際の動作（情報管理方法）を説明するフローチャートである。以下の説明で図４に示されない符号は図１を参照するものとする。先ず、ユーザは、紙の文書データに付されたコード（例えば、２次元コード）のうち所望の出力条件のものを２次元コードリーダで読み出す（ステップＳ１１）。すなわち、例えば図２に示すように、紙文書のヘッダー部分に付与された２次元コード２１、２２には各々の出力条件（カラー出力、モノクロ出力）が分かるようにコメント等が付加されており、ユーザはこのコメント等を参照して所望の出力条件の２次元コード２１、２２を選択して２次元コードリーダで読み出すようにする。次いで、ＩＤ入力手段１６により、読み出した２次元コードをデコードして文書データのＩＤ（印刷用データＩＤ）を抽出する（ステップＳ１２）。

次に、印刷用データ管理手段１３より、抽出した印刷用データＩＤに該当するページ記述データを検索して取り出す（ステップＳ１３）。ここで取り出されるページ記述データは、ユーザが選択した２次元コードと対応する出力条件のもの（カラー印刷用のコードを選択した場合にはカラー印刷用データ、モノクロ印刷用のコードを選択した場合にはモノクロ印刷データ）が抽出される。

次いで、印刷用データ管理手段１３より、先に抽出した印刷用データＩＤと対応する文書識別名と同一の文書識別名をものカラー印刷用とモノクロ印刷用の印刷用データＩＤを取り出し（ステップＳ１４）、これらの印刷用データＩＤに各々対応するコード・イメージをコード生成手段１４によって生成する（ステップＳ１５）。そして、ステップＳ１３で抽出した所望の印刷条件のページ記述データに、ステップＳ１５で生成したカラー印刷用とモノクロ印刷用のコード・イメージを重畳して印刷手段１５で用紙に印刷出力する（ステップＳ１６）。

このような動作により、ユーザが２次元コードリーダで選択して読み出した２次元コードと対応した印刷条件で文書データが印刷されるとともに、その文書データにも少なくとも２つの異なる出力条件を示すコードが埋め込まれる状態となり、さらなる再出力の際にも印刷条件を選択できるようになる。

これにより、ユーザは用紙に印刷された文書からカラー出力あるいはモノクロ出力等の出力条件をダイレクトに指定できるようになる。また、印刷された文書にカラー印刷用およびモノクロ印刷用の各コードが付されていることで、モノクロ原稿を所有しているユーザであっても、訴求力の高いカラーで出力できることを提示し、スムーズにカラー出力を促すことができるようになる。

なお、上記実施形態では、印刷用データ管理手段１３に格納する電子データとしてページ記述データを用いる例を示したが、本発明はこれに限定されず、各種アプリケーションソフトウェアで作成した形式のデータを格納するようにしてもよい。この場合、データの管理は印刷用コードＩＤと対応してデータの文書識別名および印刷条件を記憶しておき、データの再出力要求があると、コードから抽出した印刷用コードＩＤより対応するアプリケーションソフトウェアの形式から成るデータを文書識別名によって格納場所から検索して読み出し、全体制御手段１２によってそのデータをページ記述データに変換して印刷手段１５に送るようにする。

また、全体制御手段１２は、ページ記述データへの変換を行う際、読み取ったコードに埋め込まれた印刷条件に合致した形式で変換を行えば、再出力時にユーザが指定した印刷条件に合ったページ記述データを生成でき、その印刷条件で印刷出力することが可能となる。これにより、データの管理は印刷用データＩＤと文書識別名および印刷条件を対応させたものだけで済み、再出力要求があるたびに文書データをページ記述データに変換して印刷出力することでデータ管理を簡素化できる。

また、上記の例では、出力条件（印刷条件）としてカラー印刷かモノクロ印刷かを指定しているが、他の出力条件（例えば、画質選択や用紙サイズ、拡大、縮小、Ｎ−ｕｐ）を指定できるようにしてもよい。

さらに、上記の例では、図２に示すような紙文書に付与された２次元コード２１、２２をユーザが選択して読み取ることで再出力を行っているが、紙文書ではなく他の媒体、例えばディスプレイに表示された文書データに付与されている２次元コード等をリーダで読み取るようにしても同様である。

また、上記説明した動作は（情報管理方法）は、各工程をプログラムによって構成し、複写機内やコンピュータ内で実行する形式で実現することも可能である。

本実施形態に係る情報管理装置を説明するブロック図である。 本実施形態の情報管理装置で生成される紙文書の例を示す模式図である。 印刷用データ管理手段で管理されているデータを説明する模式図である。 本実施形態の情報管理装置において、プリントあるいはスキャンで文書を出力する際の動作（情報管理方法）を説明するフローチャートである。 本実施形態の情報管理装置において、紙に印刷された文書データのコードを読み込んで、再出力する際の動作（情報管理方法）を説明するフローチャートである。

符号の説明

１１…文書入力手段、１２…全体制御手段、１３…印刷用データ管理手段、１４…コード生成手段、１５…印刷手段、１６…ＩＤ入力手段

Claims (12)

1. プリント処理あるいはスキャン処理して得た情報の電子データを蓄積し、再出力できるよう管理する情報管理装置において、
   前記電子データの入力時に行う出力条件の指定に関わらず、カラーおよびモノクロで再出力可能な状態で前記電子データを管理するデータ管理手段と、
   前記電子データを所定の媒体に出力する際の出力画像に、異なる出力条件による再出力を指定できる少なくとも２つのコードを埋め込むコード生成手段と
   を備えることを特徴とする情報管理装置。
2. 前記コードで指定される出力条件はカラー出力およびモノクロ出力である
   ことを特徴とする請求項１記載の情報管理装置。
3. 前記データ管理手段で管理される電子データはページ記述データから成る
   ことを特徴とする請求項１記載の情報管理装置。
4. 所定の媒体に埋め込まれているコードを読み取る入力手段と、
   前記入力手段で読み取ったコードから指定されている出力条件および識別情報を解析し、その識別情報に対応した電子データをデータ管理手段から読み出す制御手段と、
   前記制御手段で読み出した電子データを前記コードで指定されている出力条件で所定の媒体に出力する出力手段と
   を備えることを特徴とする情報管理装置。
5. プリント処理あるいはスキャン処理して得た情報の電子データを蓄積し、再出力できるよう管理する情報管理方法において、
   前記電子データの入力時に行う出力条件の指定に関わらず、カラーおよびモノクロで再出力可能な状態で前記電子データを管理する工程と、
   前記電子データを所定の媒体に出力する際の出力画像に、異なる出力条件による再出力を指定できる少なくとも２つのコードを埋め込む工程と
   を有することを特徴とする情報管理方法。
6. 前記コードで指定される出力条件はカラー出力およびモノクロ出力である
   ことを特徴とする請求項５記載の情報管理方法。
7. 管理される前記電子データはページ記述データから成る
   ことを特徴とする請求項５記載の情報管理方法。
8. 所定の媒体に埋め込まれているコードを読み取る工程と、
   読み取った前記コードから指定されている出力条件および識別情報を解析し、その識別情報に対応した電子データをデータ管理手段から読み出す工程と、
   読み出した前記電子データを前記コードで指定されている出力条件で所定の媒体に出力する工程と
   を有することを特徴とする情報管理方法。
9. プリント処理あるいはスキャン処理して得た情報の電子データを蓄積し、再出力できるよう管理する情報管理プログラムにおいて、
   前記電子データの入力時に行う出力条件の指定に関わらず、カラーおよびモノクロで再出力可能な状態で前記電子データを管理するステップと、
   前記電子データを所定の媒体に出力する際の出力画像に、異なる出力条件による再出力を指定できる少なくとも２つのコードを埋め込むステップと
   を有することを特徴とする情報管理プログラム。
10. 前記コードで指定される出力条件はカラー出力およびモノクロ出力である
    ことを特徴とする請求項９記載の情報管理プログラム。
11. 管理される前記電子データはページ記述データから成る
    ことを特徴とする請求項９記載の情報管理プログラム。
12. 所定の媒体に埋め込まれているコードを読み取るステップと、
    読み取った前記コードから指定されている出力条件および識別情報を解析し、その識別情報に対応した電子データをデータ管理手段から読み出すステップと、
    読み出した前記電子データを前記コードで指定されている出力条件で所定の媒体に出力するステップと
    を有することを特徴とする情報管理プログラム。
    

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