JP2006041829A - 連絡管理方法、連絡管理システム及び連絡管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 回答期限までに返信メールをより確実に受け取ることができるように、送信した電子メールに対して回答を促す連絡管理方法、連絡管理システム及び連絡管理プログラムを提供する。
【解決手段】 管理コンピュータ２１は、送信者用端末１０から受信した電子メールの送信者アドレス、受信者アドレス、回答期限、重要度、メール内容及び送信日時などを記録する。管理コンピュータ２１は、要求に応じて電子メールを送信した受信者用端末３０からの返信メールをメールデータ記憶部２３に記録し、この返信メールに対する返信要求メールのメールデータに返信日時を記録する。この場合、管理コンピュータ２１は、返信要求メールの送信者に課金する。一方、管理コンピュータ２１は、回答期限が経過しても返信日時が記録されていない場合には、送信日時から回答期限までの時間及び重要度に応じた課金額を算出し、この課金額を受信者の利用者残高に対して課金を行う。
【選択図】 図１

Description

本発明は、電子メールなどの通信手段を用いて送信者と受信者との間における連絡を管理する連絡管理方法、連絡管理システム及び連絡管理プログラムに関する。

近年、コンピュータの普及により、通信手段として、電子メールの交換が頻繁に行われている。作成された電子メールは、指定された受信者のアドレスを管理するメールサーバにて記憶される。そして、受信者が端末から自分のアドレスのメールサーバにアクセスして、自分のメールアドレス宛てに到着したメールを閲覧することができる。

しかし、電子メールは一方向の通信手段であり、送信者は受信者が電子メールを閲覧したかどうかを把握できないことが多い。また、送受信される電子メールは膨大であり、単に通知のためのメールや、回答を要するメール等、それぞれ重要度や性質が異なる。このため、受信者も受信した電子メールに対する回答を失念することがある。

そこで、より詳細には、電子メールをその内容に応じて効率的に管理するための技術が開示されている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１においては、電子メールサーバは、送信者側から送信された電子メールに含まれる属性情報を抽出し、抽出した属性情報に予め関連付けられた管理単位を電子メールに設定する。そして、設定した管理単位に基づいて電子メールを分類し、分類した電子メールを電子メールＤＢの所定の格納場所に格納する。電子メールサーバは、受信者側からの要求に応じて、前記電子メールＤＢに格納した電子メールを該電子メールに設定された受信者側アドレス毎に抽出し、抽出した電子メールのリストを管理単位毎に受信者側の端末装置に提示する。これにより、電子メールに含まれる属性情報に基づいて、重要案件や緊急案件などの管理単位毎に電子メールを分類し、分類した電子メールを管理単位毎に受信者側に提示できる。
特開２００４−５４６６４号公報（図５）

ところが、所定の期限内に返信をもらう必要がある場合、重要度を高く設定した電子メールであっても、このメールの返信を回答期限内に受信できるかどうかは受信者次第である。従って、特許文献１記載のように分類した電子メールを管理単位毎に受信者側に提示した場合であっても、返信を受け取ることができる保障はない。

本発明は、上述の課題に鑑みてなされ、その目的は、回答期限までに返信メールを受け取るために、送信した電子メールに対して回答を促す連絡管理方法、連絡管理システム及び連絡管理プログラムを提供することにある。

上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、電子メールを送受信するためのネットワークに接続される管理コンピュータ、利用者毎に評価値を記録する評価値データ記憶手段、課金額を決定するための課金データ記憶手段、及び送信者アドレスと受信者アドレスとを含む返信要求メールに対して回答期限を記録したメールデータ記憶手段を備えた連絡管理システムを用いて、送信者と受信者との間の連絡を管理する方法であって、前記管理コンピュータが、前記送信者アドレスから受信した返信要求メールを、課金対象であることを示して前記受信者アドレスに送信する送信管理段階と、前記メールデータ記憶手段に記録された回答期限を経過しても、前記受信者アドレスから返信メールを受信し
ていない返信要求メールを特定する期限管理段階と、この返信要求メールの受信者アドレスに基づいて前記評価値データ記憶手段に記録された受信者の利用者残高を特定し、この利用者残高から、前記課金データ記憶手段に基づいて決定された課金額を減算する課金管理段階とを含むことを要旨とする。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の連絡管理方法において、前記期限管理段階は、前記返信要求メールに設定された回答期限を経過する前に、前記受信者アドレスから返信メールを受信している返信要求メールを特定し、前記課金管理段階は、この返信要求メールの送信者アドレスに基づいて前記評価値データ記憶手段に記録された送信者の利用者残高を特定し、この利用者残高から、前記課金データ記憶手段に基づいて決定された課金額を減算する段階を更に含むことを要旨とする。

請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の連絡管理方法において、前記課金データ記憶手段には、猶予期間に対応して課金額を決定するための課金額データが記録され、前記課金管理段階は、前記送信者アドレスから前記返信要求メールを受信した日時から、前記返信要求メールに設定された前記回答期限までの猶予期間を算出し、前記課金額データを用いて、この猶予期間から課金額を算出することを要旨とする。

請求項４に記載の発明は、電子メールを送受信するためのネットワークに接続される管理コンピュータ、利用者毎に評価値を記録する評価値データ記憶手段、課金額を決定するための課金データ記憶手段、及び送信者アドレスと受信者アドレスとを含む返信要求メールに対して回答期限を記録したメールデータ記憶手段を備え、送信者と受信者との間の連絡を管理するための連絡管理システムであって、前記管理コンピュータが、前記送信者アドレスから受信した返信要求メールを、課金対象であることを示して前記受信者アドレスに送信する送信管理手段と、前記メールデータ記憶手段に記録された回答期限を経過しても、前記受信者アドレスから返信メールを受信していない返信要求メールを特定する期限管理手段と、この返信要求メールの受信者アドレスに基づいて前記評価値データ記憶手段に記録された受信者の利用者残高を特定し、この利用者残高から、前記課金データ記憶手段に基づいて決定された課金額を減算する課金管理手段を含むことを要旨とする。

請求項５に記載の発明は、請求項４に記載の連絡管理システムにおいて、前記期限管理手段は、前記返信要求メールに設定された回答期限を経過する前に、前記受信者アドレスから返信メールを受信している返信要求メールを特定し、前記課金管理手段は、この返信要求メールの送信者アドレスに基づいて前記評価値データ記憶手段に記録された送信者の利用者残高を特定し、この利用者残高から、前記課金データ記憶手段に基づいて決定された課金額を減算する手段として更に機能させることを要旨とする。

請求項６に記載の発明は、請求項４又は５に記載の連絡管理システムにおいて、前記課金データ記憶手段には、猶予期間に対応して課金額を決定するための課金額データが記録され、前記課金管理手段は、前記送信者アドレスから前記返信要求メールを受信した日時から、前記返信要求メールに設定された前記回答期限までの猶予期間を算出し、前記課金額データを用いて、この猶予期間から課金額を算出することを要旨とする。

請求項７に記載の発明は、電子メールを送受信するためのネットワークに接続される管理コンピュータ、利用者毎に評価値を記録する評価値データ記憶手段、課金額を決定するための課金データ記憶手段、及び送信者アドレスと受信者アドレスとを含む返信要求メールに対して回答期限を記録したメールデータ記憶手段を備えた連絡管理システムを用いて、送信者と受信者との間の連絡を管理するプログラムであって、前記管理コンピュータを、前記送信者アドレスから受信した返信要求メールを、課金対象であることを示して前記受信者アドレスに送信する送信管理手段と、前記メールデータ記憶手段に記録された回答
期限を経過しても、前記受信者アドレスから返信メールを受信していない返信要求メールを特定する期限管理手段と、この返信要求メールの受信者アドレスに基づいて前記評価値データ記憶手段に記録された受信者の利用者残高を特定し、この利用者残高から、前記課金データ記憶手段に基づいて決定された課金額を減算する課金管理手段として機能させることを要旨とする。

請求項８に記載の発明は、請求項７に記載の連絡管理プログラムにおいて、前記期限管理手段は、前記返信要求メールに設定された回答期限を経過する前に、前記受信者アドレスから返信メールを受信している返信要求メールを特定し、前記課金管理手段は、この返信要求メールの送信者アドレスに基づいて前記評価値データ記憶手段に記録された送信者の利用者残高を特定し、この利用者残高から、前記課金データ記憶手段に基づいて決定された課金額を減算する手段として更に機能させることを要旨とする。

請求項９に記載の発明は、請求項７又は８に記載の連絡管理プログラムにおいて、前記課金データ記憶手段には、猶予期間に対応して課金額を決定するための課金額データが記録され、前記課金管理手段は、前記送信者アドレスから前記返信要求メールを受信した日時から、前記返信要求メールに設定された前記回答期限までの猶予期間を算出し、前記課金額データを用いて、この猶予期間から課金額を算出することを要旨とする。

（作用）
本発明によれば、回答期限までに返信メールを送信しなければ、受信者の評価値は減らされる。このため、受信者にとって、回答期限までに返信メールを送信する動機付け（モティベーション）として機能する。従って、送信者は、より確実に返信メールを回答期限内に受け取ることができるようになる。

本発明によれば、返信メールが回答期限内に送信された場合には、送信者の評価値から課金額が減算される。送信者がすべてのメールを課金対象とした場合、受信者の返信の負担が大きくなる。このため、回答期限内に返信を受けた場合の送信者の利益を考慮して、送信者の評価値から課金される。従って、無責任な返信要求メールの送信を抑制できる。

本発明によれば、猶予期間に対応して課金額を決定される。従って、課金額が高くなるために、回答期限までに返信メールを送信する動機付けが強くなる。また、送信者は、返信を得るための課金額を低くするために、回答期限に余裕をもってメールを送信する動機付けを期待できる。

本発明によれば、受信者に対して回答期限までに返信メールの送信を促すことができる。

以下、本発明を具体化した一実施形態を図１〜図９に基づいて説明する。本実施形態においては、社内で電子メールを用いて連絡を行う場合を想定する。本実施形態の連絡管理システム２０には、図１に示すように、ネットワークＮを介して、複数の利用者端末が接続されている。この利用者端末は、連絡管理システム２０を用いて電子メールにより相手と連絡を取り合う利用者の端末である。この端末は、具体的には、コンピュータ端末であり、ディスプレイ、キーボード及びマウスを備える。ディスプレイは、作成する電子メールの内容などを表示する画面や、処理操作を指示する画面などを表示する。また、キーボードやマウスは、電子メール内容や回答期限、又は送信先のアドレスなどを入力したり、電子メールの送信や受信した電子メールの取得などを行ったりするときに用いられる。本実施形態においては、この利用者端末には、電子メールを送信する送信者が用いる送信者
用端末１０と、電子メールを受信した受信者が用いる受信者用端末３０とがある。

連絡管理システム２０は、送信者と受信者との間で送受信される電子メールを管理するために用いられるコンピュータシステム（サーバシステム）である。この連絡管理システム２０は、管理コンピュータ２１を備える。管理コンピュータ２１は、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ及びＲＯＭ等を有し、後述する処理（送信管理段階、期限管理段階及び課金管理段階等を含む処理）を行う。そして、このための連絡管理プログラムを実行することにより、管理コンピュータ２１は、送信管理手段、期限管理手段及び課金管理手段等として機能する。この送信管理手段は、送信者アドレスから受信した返信要求メールを、課金対象であることを示して受信者アドレスに送信する。期限管理手段は、メールデータ記憶手段に記録された回答期限を経過しても、受信者アドレスから返信メールを受信していない返信要求メールを特定する。課金管理手段は、返信要求メールの受信者アドレスに基づいて前記評価値データ記憶手段に記録された受信者の利用者残高を特定し、この利用者残高から、前記課金データ記憶手段に基づいて決定された課金額を減算する。

また、管理コンピュータ２１は、評価値データ記憶手段としての利用者データ記憶部２２、メールデータ記憶手段としてのメールデータ記憶部２３、課金データ記憶手段としての課金データ記憶部２４及び連絡順位データ記憶部２５に接続されている。

利用者データ記憶部２２には、図２に示すように、この連絡管理システム２０を利用可能な利用者に関する利用者データ２２０が記録されている。この利用者データ２２０は、社内において利用者にメールアドレスが付与されるときに登録される。この利用者データ２２０には、利用者識別子、メールアドレス、利用者氏名、利用者残高に関するデータが含まれる。

利用者識別子データ領域には、利用者を特定するための識別子に関するデータが記録される。
メールアドレスデータ領域には、この利用者の電子メールアドレスに関するデータが記録されている。

利用者氏名データ領域には、この利用者、すなわち社員の名前に関するデータが記録される。
利用者残高データ領域には、利用者に付与されたポイントの残高に関するデータが記録される。この利用者残高データ領域には、利用者に関するデータが利用者データ記憶部２２に登録されると、所定のポイントが記録される。そして、この利用者残高は、後述する課金対象のメールの送受信により利用され、更新記録される。

一方、メールデータ記憶部２３には、図３に示すように、連絡管理システム２０が管理する電子メールに関するメールデータ２３０が記録される。このメールデータ２３０は、利用者端末である送信者用端末１０又は受信者用端末３０から電子メールを受信した場合に記録される。このメールデータ２３０には、管理識別子、送信者アドレス、受信者アドレス、開封期限、回答期限、重要度、課金対象フラグ、メール内容、送信日時、開封日時、返信日時、返信メール管理識別子及び完了フラグに関するデータが含まれる。

管理識別子データ領域には、各電子メールを特定するために付与された識別子に関するデータが記録される。
送信者アドレスデータ領域には、この電子メールを送信する送信者のメールアドレスに関するデータが記録される。この送信者アドレスは、利用者データ記憶部２２にメールアドレスとして登録されているものを用いる。このため、利用者データ２２０を用いることにより、送信者アドレスと一致するメールアドレスにより利用者識別子が特定され、この
電子メールの送信者を特定することができる。

受信者アドレスデータ領域には、この電子メールを受信する受信者のメールアドレスに関するデータが記録される。この受信者アドレスは、利用者データ記憶部２２にメールアドレスとして登録されているものを用いる。このため、利用者データ２２０を用いることにより、受信者アドレスと一致するメールアドレスにより利用者識別子が特定され、この電子メールの受信者を特定することができる。

開封期限データ領域には、この電子メールの開封に関して、送信者が設定した期限に関するデータが記録される。
回答期限データ領域には、この電子メールの返信に関して、送信者が設定した期限に関するデータが記録される。

重要度データ領域には、この電子メールの内容の重要度に関するデータが記録される。この重要度は、電子メールを送信するときに送信者によって設定される。
課金対象フラグデータ領域には、この電子メールの課金に関するデータが記録される。この課金対象フラグは、この電子メールが課金対象であることを示す識別子である。

メール内容データ領域には、この電子メールの内容に関するデータが記録される。
送信日時データ領域には、この電子メールが送信された日時に関するデータが記録される。この送信日時に関するデータは、具体的には、メールデータ記憶部２３にメールが記録された日時である。

開封日時データ領域には、この電子メールが開封された日時に関するデータが記録される。本実施形態では、この開封日時に関するデータは、後述するように、受信者用端末３０が連絡管理システム２０から受信メールを取得したときの日時である。

返信日時データ領域には、この電子メールに対する返信を行った日時に関するデータが記録される。この返信日時は、具体的には、返信メールをメールデータ記憶部２３に記録したときの日時である。

返信メール管理識別子データ領域には、この電子メールに対する返信メールを特定するための識別子に関するデータが記録される。この返信メール管理識別子を用いることにより、この電子メールに対して送信された返信要求メールを特定することができる。

完了フラグデータ領域には、この電子メールに関する処理が完了したことを識別するためのフラグに関するデータが記録される。
また、図４に示すように、課金データ記憶部２４には、課金されるポイント額に関する課金額データ２４０が記録されている。この課金額データ２４０は、送信者が設定した電子メールの重要度と、電子メールの送信から回答期限までの猶予期間とに基づいて決定される値が記録されている。ここで、この課金額データ２４０においては、重要度が高く、早い回答を希望したため猶予期間が短い場合には課金ポイントが高くなる。例えば、「重要度：高」かつ「時間：早」の場合には、課金額は１０ポイントになる。一方、重要度が低い場合や、回答するまでの猶予期間が長い場合には課金ポイントが低くなるように設定されている。例えば、「重要度：中」かつ「時間：中」の場合には、課金額は３〜５ポイントになる。

更に、図５に示すように、連絡順位データ記憶部２５には、連絡順位データ２５０が記録されている。この連絡順位データ２５０は、送信者用端末１０から、連絡順位の指示を受けたときに記録される。また、この連絡順位データ２５０は、管理識別子毎に優先順位
、確認項目及び連絡日時に関するデータを含む。

優先順位データ領域には、確認項目における受信者の連絡を取り易い順番に関するデータが記録される。
確認項目データ領域には、確認項目のアクセスに関するデータが記録される。この確認項目としては、例えば、「電話番号」や「携帯メールアドレス」などがある。

連絡日時データ領域には、この確認項目を用いて受信者に対して連絡を行った日時に関するデータが記録される。本実施形態では、「メール」におけるやり取りを行っているため、「メールアドレス」の確認項目の優先順位が「１」であり、このときの連絡日時データは、メールデータ２３０に含まれる送信日時になる。

次に、上述した構成の連絡管理システム２０を用いた処理について、図６〜図９に基づいて説明する。ここで、本実施形態においては、メール送信処理、受信メール取得処理、通知連絡確認処理、メール管理処理の順に説明する。

（メール送信処理）
まず、送信者用端末１０から電子メールを送信するメール送信処理について、図６を用いて説明する。

ここで、送信者用端末１０は、まず、電子メールの作成処理を行う（ステップＳ１−１）。具体的には、送信者は、送信者用端末１０のキーボード及びマウスを用いて、電子メールの宛て先である受信者氏名を選択し、電子メールの内容を入力する。また、利用者は、この電子メールの開封期限や回答期限及び重要度を選択する。そして、この電子メールを課金対象とするか否かを選択する。この場合、利用者は、更に送信者用端末１０を用いて連絡順位の指示を行なう。この連絡順位の指示には、優先順位、確認項目及び連絡日時に関するデータを含む。

そして、電子メールの作成処理を完了してメール送信指示が行われると、送信者用端末１０は、作成された電子メールを連絡管理システム２０に送信する（ステップＳ１−２）。このとき、送信者用端末１０は、電子メールの宛て先である受信者アドレス、電子メールの内容、開封期限や回答期限、重要度及び課金対象フラグに関するデータとともに、電子メールを送信した送信者アドレスに関するデータを連絡管理システム２０に送信する。

連絡管理システム２０は、受信した電子メールの登録を行う（ステップＳ１−３）。具体的には、連絡管理システム２０の管理コンピュータ２１は、受信した電子メールに対して管理識別子を付与し、この管理識別子を含むメールデータ２３０を生成して、メールデータ記憶部２３に記録する。このメールデータ２３０には、管理コンピュータ２１が受信した電子メールに含まれる送信者アドレス、受信者アドレス、開封期限や回答期限、重要度、課金対象フラグ及びメール内容を含める。更に、管理コンピュータ２１は、メールデータ２３０をメールデータ記憶部２３に記録した日時を送信日時として記録する。更に、連絡順位データ記憶部２５に、連絡順位データ２５０を記録する。以上により、メール送信処理を完了する。

（受信メール取得処理）
次に、連絡管理システム２０に記録されたメールを利用者（受信者）に提供する受信メール取得処理について、図７を用いて説明する。

本実施形態では、受信者用端末３０を連絡管理システム２０にアクセスさせると、受信者用端末３０は受信メールの要求を行う（ステップＳ２−１）。この場合、受信者用端末
３０は、受信者の受信者アドレスデータを連絡管理システム２０に送信する。

連絡管理システム２０では、この受信者のメールアドレス（受信者アドレス）宛の電子メールを抽出する（ステップＳ２−２）。具体的には、連絡管理システム２０の管理コンピュータ２１は、受信者アドレスを含むメールデータ２３０をメールデータ記憶部２３から抽出する。この場合、管理コンピュータ２１は、抽出したメールデータ２３０において開封日時が記録されていないメールデータ２３０に対しては太字で表示させた受信メール一覧を生成する。この受信メール一覧には、電子メール毎に、管理識別子、送信者アドレス及び重要度に関するデータを含んでいる。更に、抽出した受信メールの中に開封期限や回答期限が設定され、課金対象フラグが記録されたメールデータ２３０がある場合には、管理コンピュータ２１は、この期限や課金対象フラグに関するデータを受信メール一覧に含める。

そして、管理コンピュータ２１は、受信者用端末３０に受信メールの一覧を提供する（ステップＳ２−３）。これを受け取った受信者用端末３０は、ディスプレイに受信メール一覧を表示させる（ステップＳ２−４）。この受信メール一覧には、送信者アドレス及び重要度が表示される。更に、電子メールに開封期限や回答期限が設定されており、課金対象メールである場合には、開封期限や回答期限とともに課金対象フラグも表示される。利用者は、受信メール一覧の中から、閲覧を希望する電子メールを選択し、表示要求を行う。具体的には、受信者用端末３０は、選択された受信メールの管理識別子データを連絡管理システム２０に送信する。

連絡管理システム２０は、受信した管理識別子の付与された電子メールの抽出を行う。具体的には、連絡管理システム２０の管理コンピュータ２１が、管理識別子を含むメールデータ２３０をメールデータ記憶部２３から抽出する。そして、管理コンピュータ２１は、抽出したメールデータ２３０のメール内容データを受信者用端末３０に提供する。この場合、管理コンピュータ２１は、送信した電子メールの開封日時を記録する（ステップＳ２−５）。具体的には、管理コンピュータ２１は、電子メールを送信した日時を開封日時として、その電子メールのメールデータ２３０に記録する。

そして、選択された電子メールのメール内容データを受け取った受信者用端末３０は、ディスプレイにその内容を表示させる。
次に、利用者は、受信者用端末３０を用いて返信メールの作成処理を行う（ステップＳ２−６）。具体的には、受信者の指示に応じて、この受信メール（返信要求メール）に対する返信メールを作成する。

そして、受信者により返信メールの送信が指示されると、受信者用端末３０は、返信メールを連絡管理システム２０に送信する（ステップＳ２−７）。このとき、受信者用端末３０は、この返信メールに、メールの内容の他、この返信メールの起因となった返信要求メールの管理識別子、返信メールを送信する送信者アドレス（すなわち、返信要求メールの受信者アドレス）に関するデータを含める。

連絡管理システム２０の管理コンピュータ２１は、受信した返信メールをメールデータ２３０に登録する（ステップＳ２−８）。具体的には、上記ステップＳ１−３と同様に、管理コンピュータ２１は、受信した返信メールに対して管理識別子を付与し、この管理識別子を含むメールデータ２３０を生成して、メールデータ記憶部２３に記録する。そして、管理コンピュータ２１は、受信したメールに含まれる送信者アドレス（返信要求メールの受信者アドレス）及びメール内容に関するデータを記録する。また、この返信メールに開封期限や回答期限、重要度が設定されていた場合には、これらのデータも合わせて記録する。更に、管理コンピュータ２１は、返信メールをメールデータ記憶部２３に記録した
日時を送信日時として記録する。

更に、管理コンピュータ２１は、受信した返信メールに対応する返信要求メールのメールデータ２３０を更新する（ステップＳ２−９）。具体的には、管理コンピュータ２１は、返信メールに含まれる返信要求メールの管理識別子に基づいて、この返信メールの起因となった返信要求メールのメールデータ２３０を特定する。そして、管理コンピュータ２１は、返信メールの送信日時を、その返信要求メールの返信日時としてメールデータ２３０に更新記録する。更に、管理コンピュータ２１は、返信メールの管理識別子を、その返信要求メールの返信メール管理識別子としてメールデータ２３０に記録する。以上により、受信メール取得処理を完了する。

（通知連絡確認処理）
以上のように、メール送信処理や受信メール取得処理が実行されるが、受信者がメールに気が付かない場合がある。このような場合のために、連絡管理システム２０において通知連絡確認処理が実行される。この通知連絡確認処理について、図８を用いて説明する。このメール管理処理は、上述した受信メール取得処理が行われないまま、開封期限が経過するまで一定期間（例えば１０分）毎に行われる。具体的には、管理コンピュータ２１は、開封期限を経過するまで、メールデータ２３０に開封日時が記録されたか否かを監視する（ステップＳ３−１）。開封日時が記録されている場合（ステップＳ３−１において「Ｙｅｓ」の場合）には、処理を終了する。

一方、開封日時が記録されていない場合（ステップＳ３−１において「ＮＯ」の場合）には、連絡順位データ２５０に記録された直近の連絡日時から所定時間（例えば３０分）が経過したか否かを判断する（ステップＳ３−２）。連絡してから所定時間が経過していない場合（ステップＳ３−２において「ＮＯ」の場合）には、処理を終了する。一方、連絡してから所定時間が経過した場合（ステップＳ３−２において「ＹＥＳ」の場合）には、管理コンピュータ２１は、連絡日時が記録されていない確認項目のうち優先順位が高い項目のデータを取得する（ステップＳ３−３）。具体的には、管理コンピュータ２１は、図５に示すように「電子メールアドレス」の連絡日時が記録されている場合には、その次に優先順位の高い確認項目である「携帯メールアドレス」を特定する。そして、管理コンピュータ２１は、この携帯メールアドレスに対応する連絡先データを利用者データ２２０から取得する。そして、管理コンピュータ２１は、この携帯メールアドレスに、「メールアドレスに確認すべき電子メールを送信した」ことについての連絡を行う（ステップＳ３−４）。携帯メールアドレスにはメールにより行い、電話番号に対しては合成音声によりメッセージを伝える。

そして、管理コンピュータ２１は、連絡を行った連絡日時を連絡順位データ２５０に記録する（ステップＳ３−５）。これにより、複数の通信手段を用いてメールが到着したことを受信者に通知する。

（メール管理処理）
次に、連絡管理システム２０におけるメール管理処理について、図９を用いて説明する。このメール管理処理は、所定時間毎に行われる。

このメール管理処理において、まず、連絡管理システム２０の管理コンピュータ２１は、取得したメールデータ２３０から、完了フラグが記録されていないメールデータ２３０を抽出する。

そして、管理コンピュータ２１は、開封期限が経過したかどうかを判断する（ステップＳ４−１）。具体的には、管理コンピュータ２１は、抽出したメールデータ２３０に記録
されている開封期限と現在日時とを比較する。そして、開封期限がまだ経過していない場合（ステップＳ４−１において「ＮＯ」の場合）には、この電子メールに関する処理を終了する。

一方、開封期限を経過している場合（ステップＳ４−１において「ＹＥＳ」の場合）には、管理コンピュータ２１は、開封日時がメールデータ２３０に記録されているか否かを判断する（ステップＳ４−２）。

ここで、開封日時が記録されていない場合（ステップＳ４−２において「ＮＯ」の場合）、すなわち受信者が電子メールを閲覧していない場合には、送信者用端末１０に未読の通知を行う（ステップＳ４−３）。具体的には、管理コンピュータ２１は、メールデータ２３０に記録されている送信者アドレスを用いて、送信者用端末１０に対して、「まだ、電子メールが読まれていない」ことを通知するための電子メールを送信する。

次に、メールデータ２３０に課金対象フラグが記録されている場合には、管理コンピュータ２１は、電子メールを開封しなかった受信者に対して課金を行う（ステップＳ４−４）。具体的には、管理コンピュータ２１は、メールデータ２３０の送信日時と回答期限から猶予期間を算出する。そして、この猶予期間とメールデータ２３０の重要度に基づいて、課金額データ２４０からこの受信者の課金額を算出する。更に、管理コンピュータ２１は、メールデータ２３０の受信者識別子に基づいて、この電子メールの利用者データ２２０を取得する。そして、この利用者データ２２０の利用者残高から、算出した課金額を減算して新たな利用者残高として、受信者の利用者データ２２０に記録する。

次に、管理コンピュータ２１は、その電子メールのメールデータ２３０に完了フラグを記録する（ステップＳ４−５）。これにより、管理コンピュータ２１は、この電子メールの処理を終了する。

一方、開封日時が記録されている場合（ステップＳ４−２において「ＹＥＳ」の場合）、管理コンピュータ２１は、回答期限が経過したか否かを判断する（ステップＳ４−６）。具体的には、管理コンピュータ２１は、現在日時と、その電子メールのメールデータ２３０に記録されている回答期限とを比較する。そして、回答期限を経過していない場合（ステップＳ４−６において「ＮＯ」の場合）には、この電子メールに関する処理を終了する。

また、回答期限を経過している場合（ステップＳ４−６において「ＹＥＳ」の場合）には、管理コンピュータ２１は、返信日時が記録されているか否かを判断する（ステップＳ４−７）。ここで、返信日時が記録されていない場合（ステップＳ４−７において「ＮＯ」の場合）、すなわち返信メールが送信されていない場合には、送信者用端末１０に未回答の通知を行う（ステップＳ４−８）。具体的には、管理コンピュータ２１は、メールデータ２３０に記録されている送信者アドレスを取得し、このメールアドレスに基づいて送信者用端末１０に対して、「まだ、回答メールが送信されていない」ことを通知するための電子メールを送信する。

ここで、メールデータ２３０に課金対象フラグが記録されている場合には、管理コンピュータ２１は、電子メールの返信を行わなかった受信者に対して課金を行う（ステップＳ４−９）。具体的には、管理コンピュータ２１は、メールデータ２３０の送信日時と回答期限から猶予期間を算出し、これとメールデータ２３０の重要度に基づいて、課金額データ２４０からこの電子メールの課金額を算出する。更に、管理コンピュータ２１は、メールデータ２３０の受信者アドレスに基づいて利用者データ２２０を取得する。そして、この利用者データ２２０の利用者残高から、算出した課金額を減算して新たな利用者残高と
して、受信者の利用者データ２２０に記録する。

次に、管理コンピュータ２１は、その電子メールのメールデータ２３０に完了フラグを記録する（ステップＳ４−１０）。これにより、管理コンピュータ２１は、この電子メールに関する処理を終了する。

一方、メールデータ２３０に課金対象フラグが記録されており、更に返信日時が記録されている場合（ステップＳ４−７において「ＹＥＳ」の場合）、管理コンピュータ２１は、送信者に対して課金を行う（ステップＳ４−１１）。具体的には、管理コンピュータ２１は、メールデータ２３０の送信日時と回答期限から算出した猶予期間と、メールデータ２３０の重要度に基づいて課金額データ２４０からこのメールの課金額を算出する。更に、管理コンピュータ２１は、メールデータ２３０の送信者アドレスに基づいて、この送信者の利用者データ２２０を取得する。そして、この利用者データ２２０の利用者残高から、算出した課金額を減算して新たな利用者残高として送信者の利用者データ２２０に記録する。そして、管理コンピュータ２１は、その電子メールのメールデータ２３０に完了フラグを記録する（ステップＳ４−１２）。これにより、管理コンピュータ２１は、処理を終了する。

本実施形態によれば、以下のような効果を得ることができる。
・ 本実施形態では、管理コンピュータ２１は、受信者用端末３０に受信メールの一覧を提供する（ステップＳ４−３）。これを受け取った受信者用端末３０は、ディスプレイに受信メール一覧を表示させる（ステップＳ４−４）。この受信メール一覧には、送信者アドレス及び重要度が表示される。更に、電子メールに開封期限や回答期限が設定されており、課金対象メールである場合には、開封期限や回答期限とともに課金対象フラグも表示される。そして、受信者が電子メールを閲覧していない場合には、管理コンピュータ２１は、電子メールを開封しなかった受信者に対して課金を行う（ステップＳ４−４）。このため、開封期限までに電子メールを閲覧しなければ、受信者の利用者残高が減らされる。このため、受信者に対して、開封期限までに電子メールを読む動機付け（モティベーション）を行うことができる。従って、送信者は、より確実に電子メールを読ませることができるようになる。

更に、管理コンピュータ２１は、返信日時が記録されているか否かを判断する（ステップＳ４−７）。ここで、返信日時が記録されていない場合、すなわち返信メールが送信されていない場合には、送信者用端末１０に未回答の通知を行う（ステップＳ４−８）。ここで、メールデータ２３０に課金対象フラグが記録されている場合には、管理コンピュータ２１は、電子メールの返信を行わなかった受信者に対して課金を行う（ステップＳ４−９）。このため、受信者に対して、回答期限までに返信メールを送信する動機付けを行うことができる。従って、送信者は、より確実に返信メールを回答期限内に受け取ることができるようになる。

・ 本実施形態では、管理コンピュータ２１は、受信者に対する課金額は、メールデータ２３０の送信日時と回答期限から算出した猶予期間と重要度とに基づいて算出する。このため、回答期限が切迫している電子メールの課金額を高くすることができる。従って、受信者に対して、自分の利用者残高を減らされないように、電子メールに応じて、読んだり返信したりする動機付けを強くすることができる。

・ 本実施形態では、メールデータ２３０に課金対象フラグが記録されており、更に返信日時が記録されている場合、管理コンピュータ２１は、送信者に対して課金を行う（ステップＳ４−１１）。送信者が、すべてのメールを課金対象とした場合、受信者の返信の負担が大きくなる。このため、回答期限内に返信を受けた場合の送信者の利益を考慮して
、送信者の利用者残高に対して課金される。従って、無責任な返信要求メールの送信を抑制できる。

さらに、管理コンピュータ２１は、メールデータ２３０の送信日時と回答期限から算出した猶予期間と、メールデータ２３０の重要度に基づいて課金額データ２４０からこのメールの課金額を算出する。猶予期間が短い場合、課金額が高くなるため、送信者は、返信を得るための課金額を低くするために、回答期限に余裕をもってメールを送信する動機付けを期待できる。

・ 本実施形態では、管理コンピュータ２１は、受信メール取得処理が行われないまま、開封期限が経過するまで、図８に示す通知連絡確認処理を行う。このため、受信者に電子メールをより確実に読んでほしい場合には、確認項目の優先順位を設定できる。従って、より確実に受信者にメールを送信したことを通知することができる。

また、上記実施形態は以下のように変更してもよい。
○ 上記実施形態においては、管理コンピュータ２１は、受信者用端末３０から回答期限内に返信メールを受信した場合には、送信者の利用者残高から課金を減算した。これに限らず、受信者用端末３０から回答期限内に返信メールを送信した場合には、送信者の利用者残高から課金を減算することに代えて、受信者の利用者残高に課金を加算してもよい。この場合には、送信者が返信メールをできるだけ早くほしい場合には、返信メールの日時に応じた課金額を受信者の利用者残高に加算してもよい。これにより、受信者は、利用者残高を高くするために、早急に返信メールを送信することが期待できる。

○ 上記実施形態においては、管理コンピュータ２１は、電子メールの送信日時から回答期限までの猶予期間と、重要度とに応じた課金額を、課金額データ２４０に基づいて算出した。これに限らず、管理コンピュータ２１は、受信者が電子メールを取得してから回答するまでの時間に基づいて課金額を決定してもよい。具体的には、管理コンピュータ２１は、メールデータ２３０に記録された開封日時と返信日時との差分に基づいて課金額を算出する。これにより、回答要求メールの受信者に対して、できるだけ早く回答する動機付けとなる。

○ 上記実施形態においては、開封期限を経過しても開封日時が記録されていない場合には、送信者用端末１０に未読の通知を行い（ステップＳ４−３）、受信者に課金を行った（Ｓ４−４）。この場合、受信者が電子メールを取得できない環境にある場合（例えば、長期休暇中の場合）には、利用者データ記憶部２２に、電子メール閲覧不能期間に関するデータを記憶させてもよい。この場合、メールデータ２３０に期限付きの電子メールを記録する場合、管理コンピュータ２１が、受信者の電子メール閲覧不能期間に該当しているか否かを判断する。そして、電子メール閲覧不能期間に該当している場合には、送信者用端末１０に、受信者が電子メールを読むことができないことを通知する。これにより、送信者は、受信者が電子メールの閲覧ができないという状況を迅速に知ることができると同時に、受信者にとって不利益な課金を抑制することができる。

○ 上記実施形態においては、送信者メールに関連付けて連絡順位データを記録した。これに限らず、メールの受信者が、自分の状況に応じて、連絡順位を設定してもよい。具体的には、連絡管理システム２０の連絡順位データ記憶部２５には、管理識別子に代えて利用者識別子に関連付けられた連絡順位データ２５０を記録する。更に、連絡管理システム２０には、管理識別子に関連付けて、連絡した項目の日時を記録する連絡日時管理データ記憶部を備える。そして、連絡管理システム２０を利用する受信者は、受信者用端末３０から連絡順位や連絡項目などのデータを連絡管理システム２０に送信する。連絡管理システム２０は、受信者の利用者識別子に関連付けて、連絡順位や連絡項目を連絡順位デー
タ２５０に記録する。そして、連絡管理システム２０は、これら連絡順位データ記憶部２５及び連絡日時管理データ記憶部に記録されたデータを用いて通知連絡確認処理を行う。具体的には、管理コンピュータ２１は、開封日時が記録されておらず（ステップＳ３−１）、連絡日時から所定時間が経過した場合（ステップＳ３−２）には、連絡日時管理データ記憶部に連絡された日時が記録されている項目の優先順位を取得する。次に、管理コンピュータ２１は、取得した優先順位の次に優先順位が高い項目のデータを連絡順位データ記憶部２５から取得し（ステップＳ３−３）、この項目のデータを用いて連絡を行う（ステップＳ３−４）。そして、管理コンピュータ２１は、連絡済みのフラグを、対応する管理識別子を有する連絡日時管理データとして記録する（ステップＳ３−５）。これにより、受信者は、自分へのメールがあるか否かをすぐに把握することができる。

○ 上記実施形態においては、連絡管理システム２０は、社内におけるメールの送受信を管理した。これに限らず、例えば各会社の評価として用いることも可能である。具体的には、会社の従業員数などに応じた利用者残高を予め付与する。そして、その会社の社員が他の会社の社員とメールの送受信を行う場合に、回答期限に対する返信状況に応じて社員の利用者残高の課金管理を行う。そして、連絡管理システム２０により適宜、利用者残高を公表する。従って、公表された利用者残高を会社の迅速なレスポンスの評価パラメータにすることができる。

○ 上記実施形態においては、連絡管理システム２０は、社内におけるメールの送受信を管理した。この発明を、メールを有料で回答するヘルプデスクのサービスに用いてもよい。具体的には、ヘルプデスクを利用する利用者が送信者として、ヘルプデスクあてに質問メールを送信する。このとき、回答期限を設定する。そして、回答期限内に利用者が返信メールをもらった場合には、利用者に対して課金を行う。また、回答期限内に返信メールを受信しなかった場合には、利用者は、回答メールを無料で受け取ることができる。

更に、利用者が迅速に回答をほしい場合には、課金を高く設定することにより、回答を行う側は、課金に応じて回答するメールの優先順位を決定することができる。従って、効率よくサービスを提供することができる。

○ 上記実施形態においては、連絡管理システム２０は、利用者残高に対して課金を行うことにより評価をした。これに限らず、利用者のメールの応答性を評価できるものであれば、課金でなくてもよい。

実施形態におけるシステムの概略図。 利用者データ記憶部に記録されたデータの説明図。 メールデータ記憶部に記録されたデータの説明図。 課金データ記憶部に記録されたデータの説明図。 連絡順位データ記憶部に記録されたデータの説明図。 メール送信処理の処理手順を説明するための流れ図。 受信メール取得処理の処理手順を説明するための流れ図。 通知連絡確認処理の処理手順を説明するための流れ図。 メール管理処理の処理手順を説明するための流れ図。

符号の説明

Ｎ…ネットワーク、２０…連絡管理システム、２１…管理コンピュータ、２２…評価値データ記憶手段としての利用者データ記憶部、２３…メールデータ記憶手段としてのメールデータ記憶部、２４…課金データ記憶手段としての課金データ記憶部、２４０…課金額データ。

Claims (9)

1. 電子メールを送受信するためのネットワークに接続される管理コンピュータ、利用者毎に評価値を記録する評価値データ記憶手段、課金額を決定するための課金データ記憶手段、及び送信者アドレスと受信者アドレスとを含む返信要求メールに対して回答期限を記録したメールデータ記憶手段を備えた連絡管理システムを用いて、送信者と受信者との間の連絡を管理する方法であって、
   前記管理コンピュータが、
   前記送信者アドレスから受信した返信要求メールを、課金対象であることを示して前記受信者アドレスに送信する送信管理段階と、
   前記メールデータ記憶手段に記録された回答期限を経過しても、前記受信者アドレスから返信メールを受信していない返信要求メールを特定する期限管理段階と、
   この返信要求メールの受信者アドレスに基づいて前記評価値データ記憶手段に記録された受信者の利用者残高を特定し、この利用者残高から、前記課金データ記憶手段に基づいて決定された課金額を減算する課金管理段階と
   を含むことを特徴とする連絡管理方法。
2. 前記期限管理段階は、前記返信要求メールに設定された回答期限を経過する前に、前記受信者アドレスから返信メールを受信している返信要求メールを特定し、
   前記課金管理段階は、この返信要求メールの送信者アドレスに基づいて前記評価値データ記憶手段に記録された送信者の利用者残高を特定し、この利用者残高から、前記課金データ記憶手段に基づいて決定された課金額を減算する段階を更に含むことを特徴とする請求項１に記載の連絡管理方法。
3. 前記課金データ記憶手段には、猶予期間に対応して課金額を決定するための課金額データが記録され、
   前記課金管理段階は、前記送信者アドレスから前記返信要求メールを受信した日時から、前記返信要求メールに設定された前記回答期限までの猶予期間を算出し、
   前記課金額データを用いて、この猶予期間から課金額を算出することを特徴とする請求項１又は２に記載の連絡管理方法。
4. 電子メールを送受信するためのネットワークに接続される管理コンピュータ、利用者毎に評価値を記録する評価値データ記憶手段、課金額を決定するための課金データ記憶手段、及び送信者アドレスと受信者アドレスとを含む返信要求メールに対して回答期限を記録したメールデータ記憶手段を備え、送信者と受信者との間の連絡を管理するための連絡管理システムであって、
   前記管理コンピュータが、
   前記送信者アドレスから受信した返信要求メールを、課金対象であることを示して前記受信者アドレスに送信する送信管理手段と、
   前記メールデータ記憶手段に記録された回答期限を経過しても、前記受信者アドレスから返信メールを受信していない返信要求メールを特定する期限管理手段と、
   この返信要求メールの受信者アドレスに基づいて前記評価値データ記憶手段に記録された受信者の利用者残高を特定し、この利用者残高から、前記課金データ記憶手段に基づいて決定された課金額を減算する課金管理手段
   を含むことを特徴とする連絡管理システム。
5. 前記期限管理手段は、前記返信要求メールに設定された回答期限を経過する前に、前記受信者アドレスから返信メールを受信している返信要求メールを特定し、
   前記課金管理手段は、この返信要求メールの送信者アドレスに基づいて前記評価値データ記憶手段に記録された送信者の利用者残高を特定し、この利用者残高から、前記課金デ
   ータ記憶手段に基づいて決定された課金額を減算する手段として更に機能させることを特徴とする請求項４に記載の連絡管理システム。
6. 前記課金データ記憶手段には、猶予期間に対応して課金額を決定するための課金額データが記録され、
   前記課金管理手段は、前記送信者アドレスから前記返信要求メールを受信した日時から、前記返信要求メールに設定された前記回答期限までの猶予期間を算出し、
   前記課金額データを用いて、この猶予期間から課金額を算出することを特徴とする請求項４又は５に記載の連絡管理システム。
7. 電子メールを送受信するためのネットワークに接続される管理コンピュータ、利用者毎に評価値を記録する評価値データ記憶手段、課金額を決定するための課金データ記憶手段、及び送信者アドレスと受信者アドレスとを含む返信要求メールに対して回答期限を記録したメールデータ記憶手段を備えた連絡管理システムを用いて、送信者と受信者との間の連絡を管理するプログラムであって、
   前記管理コンピュータを、
   前記送信者アドレスから受信した返信要求メールを、課金対象であることを示して前記受信者アドレスに送信する送信管理手段と、
   前記メールデータ記憶手段に記録された回答期限を経過しても、前記受信者アドレスから返信メールを受信していない返信要求メールを特定する期限管理手段と、
   この返信要求メールの受信者アドレスに基づいて前記評価値データ記憶手段に記録された受信者の利用者残高を特定し、この利用者残高から、前記課金データ記憶手段に基づいて決定された課金額を減算する課金管理手段
   として機能させることを特徴とする連絡管理プログラム。
8. 前記期限管理手段は、前記返信要求メールに設定された回答期限を経過する前に、前記受信者アドレスから返信メールを受信している返信要求メールを特定し、
   前記課金管理手段は、この返信要求メールの送信者アドレスに基づいて前記評価値データ記憶手段に記録された送信者の利用者残高を特定し、この利用者残高から、前記課金データ記憶手段に基づいて決定された課金額を減算する手段として更に機能させることを特徴とする請求項７に記載の連絡管理プログラム。
9. 前記課金データ記憶手段には、猶予期間に対応して課金額を決定するための課金額データが記録され、
   前記課金管理手段は、前記送信者アドレスから前記返信要求メールを受信した日時から、前記返信要求メールに設定された前記回答期限までの猶予期間を算出し、
   前記課金額データを用いて、この猶予期間から課金額を算出することを特徴とする請求項７又は８に記載の連絡管理プログラム。

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