JP2017058798A - 電子メール管理装置、方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子メールにおいて処理要求が発生する様々なケースにより柔軟に対応して、利用者の処理期限管理を支援する技術を提供すること。【解決手段】配送処理中の電子メールを取得するメール取得部１１と、電子メールから期限を抽出する期限抽出部１２と、電子メールが未処理か否かを判定するとともに、電子メールが返信メールである場合に返信対象の電子メールが処理済か否かを判定する未処理判定部１３と、未処理と判定された電子メールを、期限に対応付けて未処理メールリストに登録し、返信対象の電子メールが処理済と判定されると、未処理メールリストから返信対象の電子メールを削除するとともに、未処理と判定された返信メールを期限に対応付けて未処理メールリストに登録する未処理メールリスト管理部１４と、未処理メールリストから、期限に基づいて選択した未処理メールの受信者に対して、通知処理を行う未処理メール通知部１５とを備える。【選択図】 図１

Description

本発明は、電子メールを管理する技術に関する。

電子メールに対する利用者の処理状況を管理する様々な手法がある。以下、電子メールを、単にメールとも記載する。

例えば、メールを一覧表示する際に、新着メールおよび未読メールを強調表示する一般的な手法がよく知られている。しかしながら、この手法では、閲覧しただけでメール内容に対応する処理を未だ行っていないメールが、利用者に忘れられてしまう可能性がある。

また、メールを一覧表示または個別表示する際に、返信済みであることを表す情報を表示する一般的な手法もよく知られている。しかしながら、この手法では、返信しただけでメール内容に対応する処理を未だ行っていないメールが、利用者に忘れられてしまう可能性がある。

また、これらの一般的な手法は、処理が必要なメールとそうでないメールとを区別して管理することができない。

このような問題に関連する技術の一例が、特許文献１に記載されている。特許文献１に記載された関連技術は、メールから返信期限の情報を抽出する。そして、この関連技術は、スケジュール管理サーバから、メール受信者のスケジュールのうち返信期限以前で返信不可でない期間を取得する。そして、この関連技術は、取得した期間に基づく日時に、確認通知を送信する。

また、このような問題に関連する技術の他の一例が、特許文献２に記載されている。特許文献２に記載された関連技術は、メールから処理期限を自動または手動で抽出する。そして、この関連技術は、メールに処理期限情報を付加し、処理期限が近い順にメールを並び替えて一覧表示する。

また、このような問題に関連する技術のさらに他の一例が、特許文献３に記載されている。特許文献３に記載された関連技術は、回答要求を含むメールから回答期限を抽出する。そして、この関連技術は、回答要求を含むメールについて、回答期限および返信状態等のステータスを管理する。また、この関連技術は、回答要求を含むメールについて、そのメールに関連する他のメールの内容に応じて、回答済みや一部回答等へのステータスの変更や、回答期限の変更を行う。そして、この関連技術は、ステータスが未返信のメールについて、回答期限までの日数に応じてアラートを表示する。

また、特許文献４には、上述の関連技術に適用可能な期限抽出技術が記載されている。この関連技術は、期限を示す単語をキーワードとしてメールを検索し、検出された期限を示す単語の近傍から日時を表す情報を抽出する。

特開２００７−２４９９１５号公報 特開２００５−２８４４７５号公報 特開２０１３−１２０９９号公報 特開２００９−２２３８４０号公報

しかしながら、特許文献１〜２に記載された関連技術では、メールについて期限に基づく表示を行うものの、その内容に対応する処理が済んでいるか否かについては、利用者の判断に任されている。

また、特許文献３に記載された関連技術は、回答要求を含むメールおよびそのメールに関連する一連のメールを、同一の回答要求に関するものとしてステータスや回答期限の管理を行う。しかしながら、実際には、回答要求を含むメールに対して返信メールで回答を行いながら、同じ返信メール内で新たな回答要求を行うようなケースがよくある。このような場合、この関連技術は、先行の回答要求を含むメールを回答済として、新たな回答要求を管理しないことになる。このように、この関連技術は、メールにおいて処理要求が発生する様々なケースに柔軟に対応できない。

本発明は、上述の課題を解決するためになされたものである。すなわち、本発明は、電子メールにおいて処理要求が発生する様々なケースにより柔軟に対応して、利用者の処理期限管理を支援する技術を提供することを目的とする。

本発明のメール管理装置は、メールサーバから配送処理中の電子メールを取得するメール取得部と、前記電子メールから期限を表す情報を抽出する期限抽出部と、前記電子メールが未処理であるか否かを判定するとともに、前記電子メールが他の電子メールに対する返信メールである場合に返信対象となった電子メールが返信により処理済となったか否かを判定する未処理判定部と、前記未処理であると判定された電子メールを、前記期限を表す情報に対応付けて未処理メールリストに登録し、前記返信対象となった電子メールが処理済であると判定されると、前記未処理メールリストから前記返信対象となった電子メールを削除するとともに、前記未処理であると判定された前記返信メールを、前記期限を表す情報に対応付けて前記未処理メールリストに登録する未処理メールリスト管理部と、前記未処理メールリストに登録されたメール（未処理メール）のうち、その期限を表す情報に基づいて通知対象の未処理メールを選択し、選択した未処理メールの受信者に対して通知処理を行う未処理メール通知部と、を備える。

また、本発明の方法は、メールサーバから配送処理中の電子メールを取得し、前記電子メールから期限を表す情報を抽出し、前記電子メールが未処理であるか否かを判定するとともに、前記電子メールが他の電子メールに対する返信メールである場合に返信対象となった電子メールが返信により処理済となったか否かを判定し、前記未処理であると判定された電子メールを、前記期限を表す情報に対応付けて未処理メールリストに登録し、前記返信対象となった電子メールが処理済であると判定されると、前記未処理メールリストから前記返信対象となった電子メールを削除するとともに、前記未処理であると判定された前記返信メールを、前記期限を表す情報に対応付けて前記未処理メールリストに登録し、前記未処理メールリストに登録されたメール（未処理メール）のうち、その期限を表す情報に基づいて通知対象の未処理メールを選択し、選択した未処理メールの受信者に対して通知処理を行う。

また、本発明のプログラムは、メールサーバから配送処理中の電子メールを取得するメール取得ステップと、前記電子メールから期限を表す情報を抽出する期限抽出ステップと、前記電子メールが未処理であるか否かを判定するとともに、前記電子メールが他の電子メールに対する返信メールである場合に返信対象となった電子メールが返信により処理済となったか否かを判定する未処理判定ステップと、前記未処理であると判定された電子メールを、前記期限を表す情報に対応付けて未処理メールリストに登録し、前記返信対象となった電子メールが処理済であると判定されると、前記未処理メールリストから前記返信対象となった電子メールを削除するとともに、前記未処理であると判定された前記返信メールを、前記期限を表す情報に対応付けて前記未処理メールリストに登録する未処理メールリスト管理ステップと、前記未処理メールリストに登録されたメール（未処理メール）のうち、その期限を表す情報に基づいて通知対象の未処理メールを選択し、選択した未処理メールの受信者に対して通知処理を行う未処理メール通知ステップと、をコンピュータ装置に実行させる。

本発明は、電子メールにおいて処理要求が発生する様々なケースにより柔軟に対応して、利用者の処理期限管理を支援する技術を提供することができる。

本発明の第１の実施の形態としてのメール管理装置の構成を示すブロック図である。 本発明の第１の実施の形態としてのメール管理装置の配置例を示す図である。 本発明の第１の実施の形態としてのメール管理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。 本発明の第１の実施の形態における未処理メールリストの一例を示す図である。 本発明の第１の実施の形態としてのメール管理装置の未処理メールリスト管理動作を説明するフローチャートである。 本発明の第１の実施の形態としてのメール管理装置が未処理メールを通知する動作を説明するフローチャートである。 本発明の第１の実施の形態の具体例において返信メールのヘッダに含まれる情報の一例である。 本発明の第１の実施の形態の具体例において返信メールを処理後の未処理メールリストの一例を示す図である。 本発明の第１の実施の形態の具体例における未処理メールに関する通知メールの一例を示す図である。 本発明の第２の実施の形態としてのメール管理装置の構成を示すブロック図である。 本発明の第２の実施の形態において設定される除外条件の一例を示す図である。 本発明の第３の実施の形態としてのメール管理装置の構成を示すブロック図である。 本発明の第３の実施の形態において設定される条件アクションリストの一例を示す図である。 本発明の第３の実施の形態における未処理メールリストの一例を示す図である。 本発明の第３の実施の形態としてのメール管理装置が未処理メールを通知する動作を説明するフローチャートである。 本発明の第４の実施の形態としてのメール管理装置の構成を示すブロック図である。 本発明の第４の実施の形態において参照される利用者間の関係性を表す情報の一例を示す図である。 本発明の第４の実施の形態としてのメール管理装置が未処理メール一覧を出力する動作を説明するフローチャートである。

以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して詳細に説明する。

（第１の実施の形態）
本発明の第１の実施の形態としてのメール管理装置１の機能ブロック構成を図１に示す。図１において、メール管理装置１は、メール取得部１１と、期限抽出部１２と、未処理判定部１３と、未処理メールリスト管理部１４と、未処理メール通知部１５とを備える。

ここで、メール管理装置１は、図２に示すように、メールサーバ９と通信可能に接続される。メールサーバ９は、利用者の端末９１から受信した電子メールを、その宛先が示す利用者のメールボックスに保存することにより、その利用者の端末９１に受信させる配送処理を行う。以降、電子メールを、単に「メール」とも記載する。メール管理装置１は、メールサーバ９によって配送処理中のメールを取得して未処理メールの管理を行う。なお、図２には、２つの端末９１を示しているが、メール管理装置１が接続されるメールサーバ９を介してメールを送受信する利用者の端末９１の数を限定するものではない。

例えば、メール管理装置１は、図３に示すようなハードウェア要素によって構成可能である。図３において、メール管理装置１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１００１、メモリ１００２、および、ネットワークインタフェース１００３を含む。メモリ１００２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、補助記憶装置（ハードディスク等）等によって構成される。ネットワークインタフェース１００３は、インターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）、公衆回線網、無線通信網またはこれらの組合せ等によって構成されるネットワークに接続するインタフェースである。この場合、メール取得部１１および未処理メール通知部１５は、ネットワークインタフェース１００３と、メモリ１００２に格納されるコンピュータ・プログラムを読み込んで実行するＣＰＵ１００１とによって構成される。また、期限抽出部１２、未処理判定部１３および未処理メールリスト管理部１４は、メモリ１００２に格納されるコンピュータ・プログラムを読み込んで実行するＣＰＵ１００１によって構成される。なお、メール管理装置１およびその各機能ブロックのハードウェア構成は、上述の構成に限定されない。

次に、各機能ブロックの詳細について説明する。

メール取得部１１は、メールサーバ９から、配送処理中のメールを取得する。具体的には、メール取得部１１は、利用者の端末９１から送信されて、メールサーバ９によって受信された全てのメールを取得する。

期限抽出部１２は、取得したメールから、期限を表す情報を抽出する。

例えば、期限抽出部１２は、あらかじめ期限を表す期限文字列パターンを設定し、設定した期限文字列パターンをもとに期限を取得してもよい。期限文字列パターンとしては、例えば、「{期限}締切」、「締切{期限}」、「{期限}〆」、「〆{期限}」等を登録しておく。この場合、{期限}は、「YYYY/MM/DD hh:mm:ss」や「YYYY年MM月DD日 hh時mm分ss秒」に合致する文字列を表していてもよい。なお、「YYYY」は、４桁の西暦年を表す文字列であり、「MM」は２桁の月を表す文字列であり、「DD」は、２桁の日付を表す文字列である。また、「hh」は２桁の時間を表す文字列であり、「mm」は２桁の分を表す文字列であり、「ss」は２桁の秒を表す文字列である。期限抽出部１２は、例えば、メールの件名または本文から期限文字列パターンに合致する文字列を検索し、検出した文字列において期限文字列パターンの「{期限}」に該当する部分を抽出してもよい。

未処理判定部１３は、取得したメールが未処理であるか否かを判定する。また、未処理判定部１３は、取得したメールが他のメールに対する返信メールである場合、返信対象となったメールが返信により処理済となったか否かを併せて判定する。

例えば、未処理判定部１３は、メールから期限を表す情報が抽出されたか否かに基づいて、そのメールが未処理であるか否かを判定してもよい。また、未処理判定部１３は、返信メールに含まれる返信対象のメールの識別情報と、返信メールに含まれるキーワードとに基づいて、返信対象のメールが処理済となったか否かを判定してもよい。

ここで、メールには、一般的に、メッセージＩＤと呼ばれる識別情報が付与され、ヘッダに格納される。メッセージＩＤは、メールを最初に受信したメールサーバによって付与されることが多いが、メールの送信元であるメールクライアントによって付与される場合もある。また、あるメールが他のメールに対する返信メールである場合には、そのメールのヘッダに、返信対象メールの識別情報が付加される。例えば、返信メールには、一般的に、「In-Reply-To」と呼ばれるフィールドの値として、返信対象となったメールのメッセージＩＤが設定され、ヘッダに格納される。「In-Reply-To」フィールドは、返信メールの送信元であるメールクライアントによって付与されるのが一般的である。

また、返信メールに含まれるキーワードとしては、処理状況を表す文字列があらかじめ定められてもよい。この場合、未処理判定部１３は、返信メールの件名または本文からキーワードを検出し、検出したキーワード近傍の文字列に基づいて、返信対象となったメールの処理状況を判定する。例えば、キーワードとして「状態：」という文字列が設定されたと想定する。そして、未処理判定部１３は、キーワード「状態：」の近傍の文字列として、「調査中」、「検討中」など、処理中であることを表す文字列を抽出したとする。このように、返信メールの件名または本文から、キーワード近傍の文字列として処理中であることを表す文字列を抽出した場合、未処理判定部１３は、返信対象となったメールが処理済となっていないと判定してもよい。また、未処理判定部１３は、返信メールの件名または本文からキーワードを抽出できない場合には、返信対象となったメールが処理済となったと判定してもよい。

なお、このような判定処理を行う場合、メールに識別情報が付与されていることが前提となる。前述のメッセージＩＤは、前述したように、メールを最初に受信したメールサーバによって付与されることが多いが、メールの送信元であるメールクライアントによって付与される場合もある。しかしながら、メール管理装置１が取得したメールがそれまでに経由してきた経路によっては、取得したメールにメッセージＩＤが付与されていない場合もあると考えられる。その場合、メール取得部１１が、取得したメールにメッセージＩＤを付与するようにしてもよい。

未処理メールリスト管理部１４は、未処理であると判定されたメールを、期限を表す情報に対応付けて未処理メールリストに登録する。以降、未処理であると判定されたメールを、未処理メールとも記載する。

また、未処理メールリスト管理部１４は、取得したメールが返信メールである場合には、次の処理を行う。この場合、未処理メールリスト管理部１４は、返信対象となった未処理メールが処理済であることが未処理判定部１３により判定されていれば、未処理メールリストから該当する未処理メールを削除する。さらに、未処理メールリスト管理部１４は、返信メール自体が未処理であると未処理判定部１３により判定されていれば、返信メールを、期限を表す情報に対応付けて未処理メールリストに登録する。

これにより、未処理メールリスト管理部１４は、返信メールにより返信対象のメールを処理済として未処理メールリストから削除する場合でも、その返信メールにおいて新たな期限付き処理要求が発生している場合を漏らさず、新たな未処理メールとして登録する。

未処理メールリストの一例を図４に示す。図４において、未処理メールリストは、登録された未処理メールについて、メールの識別情報（メッセージＩＤ）、期限、および、メールの宛先を少なくとも保持している。

また、図４に示すように、未処理メールリストは、未処理メールについて、さらに状態を表す情報を保持していてもよい。その場合、登録時には、状態として「未処理」を表す情報が保持される。もし、未処理判定部１３によって、返信メールから、キーワード近傍の文字列として処理中を表す情報（例えば、「調査中」、「検討中」等）が抽出されていたとする。この場合、未処理メールリスト管理部１４は、未処理メールリストにおいて返信対象となったメールの状態を、抽出された処理中を表す情報に更新してもよい。

未処理メール通知部１５は、未処理メールリストに登録された未処理メールのうち、その期限を表す情報に基づいて通知対象の未処理メールを選択する。そして、未処理メール通知部１５は、選択した未処理メールの受信者に対して通知処理を行う。

例えば、未処理メール通知部１５は、未処理メールリストに登録された未処理メールのうち、現在の日時が期限を過ぎているものを選択してもよい。また、この場合、未処理メール通知部１５は、選択した未処理メールの宛先に対して、期限が過ぎていることを通知する内容のメールを送信してもよい。

以上のように構成されたメール管理装置１の動作について、図面を参照して説明する。

まず、メール管理装置１が、未処理メールリストを管理する動作を図５に示す。

図５では、まず、メール取得部１１は、メールサーバ９からメールを取得する（ステップＳ１１）。

次に、期限抽出部１２は、取得されたメールから期限を表す情報を抽出する（ステップＳ１２）。

次に、未処理判定部１３は、取得されたメールが他のメールに対する返信メールであるか否かを判断する（ステップＳ１３）。

ここで、他のメールに対する返信メールでない場合、未処理判定部１３は、取得されたメールが未処理であるか否かを判定する（ステップＳ１４）。

ここで、未処理であると判定された場合、未処理メールリスト管理部１４は、該当するメールを、期限を表す情報に対応付けて未処理メールリストに登録する（ステップＳ１５）。

一方、ステップＳ１３で返信メールであると判断された場合、未処理判定部１３は、返信対象のメールが返信により処理済となったか否かを判定する（ステップＳ１６）。

ここで、返信対象となったメールが処理済と判定された場合、未処理メールリスト管理部１４は、未処理メールリストから返信対象となったメールを削除する（ステップＳ１７）。

次に、未処理メールリスト管理部１４は、未処理メール自体に、未処理の内容が含まれるか否かを判定する（ステップＳ１８）。

ここで、返信メール自体に未処理の内容が含まれると判定された場合、未処理メールリスト管理部１４は、返信メールを、期限を表す情報に対応付けて未処理メールリストに登録する（ステップＳ１９）。

以上で、メール管理装置１は、未処理メールリスト管理動作を終了する。

次に、メール管理装置１が、未処理メールに関する通知を行う動作を図６に示す。なお、メール管理装置１は、図６に示す動作を、定められたタイミング毎に実行するものとする。

図６では、まず、未処理メール通知部１５は、未処理メールリストから、期限を表す情報に基づいて通知対象の未処理メールを選択する（ステップＳ２１）。

次に、未処理メール通知部１５は、選択した通知対象の未処理メールの受信者に対して、通知処理を行う（ステップＳ２２）。

以上で、メール管理装置１は、未処理メール通知動作を終了する。

このようなメール管理装置１の動作について、具体例を用いて説明する。

例えば、メール取得部１１が、メッセージＩＤ「5346AC7D.6030904@mail.xxxxxxxx.com」が付与されたメールを取得したとする（ステップＳ１１）。そして、期限抽出部１２が、このメールから、期限を表す情報として「2015-06-10 15:00:00」を抽出したとする（ステップＳ１２）。

このとき、このメールは、「In-Reply-To」フィールドを含まず、返信メールではなかったとする（ステップＳ１３でＮｏ）。

また、このメールには、期限を表す情報が含まれていたため、未処理判定部１３は、このメールが未処理であると判定する（ステップＳ１４でＹｅｓ）。そこで、未処理メールリスト管理部１４は、このメールを、期限「2015-06-10 15:00:00」に対応付けて、未処理メールリストに登録する（ステップＳ１５）。なお、このメールの宛先が「user1@xxx.com」であったとすると、未処理メールリストには、図４に示した１行目の情報が登録されたことになる。

そして、メール管理装置１は、その後、さらにメールを取得し、未処理メールリストに、図４に示した２〜３行目の情報を登録したものとする。

次に、メール取得部１１が、図７に示す情報をヘッダに含むメールを取得したとする（ステップＳ１１）。つまり、このメールには、メッセージＩＤとして「5346AC7D.6030907@mail.xxxxxxxx.com」が付与されている。そして、期限抽出部１２が、このメールの件名または本文から、期限を表す情報として「2015-06-23 15:00:00」を抽出したとする（ステップＳ１２）。

このとき、このメールは、図７に示したように、「In-Reply-To」フィールドを含み、その値が「5346AC7D.6030904@mail.xxxxxxxx.com」となっている。つまり、このメールは、図４の１行目が示すメッセージＩＤ「5346AC7D.6030904@mail.xxxxxxxx.com」のメールに対する返信メールである（ステップＳ１３でＹｅｓ）。

そこで、未処理メールリスト管理部１４は、返信対象のメッセージＩＤ「5346AC7D.6030904@mail.xxxxxxxx.com」のメールについて、処理済となったか否かを判断する。ここでは、この返信メールは、処理状況を表すキーワード「状態：」を含んでおらず、処理済となったと判定されたとする（ステップＳ１６でＹｅｓ）。

そこで、未処理メールリスト管理部１４は、図４の未処理メールリストから、返信対象のメールを表す１行目の情報を削除する（ステップＳ１７）。

次に、未処理判定部１３は、この返信メール自体にも、期限を表す情報が含まれていたため、未処理の内容が含まれると判定する（ステップＳ１８でＹｅｓ）。

そこで、未処理メールリスト管理部１４は、この返信メールを、期限「2015-06-23 15:00:00」に対応付けて未処理メールリストに登録する（ステップＳ１９）。なお、このメールの宛先が「user2@xxx.com」であったとすると、未処理メールリストには、図８に示した３行目の情報が登録されたことになる。なお、図８において、１〜２行目の情報は、図４における２〜３行目の情報に相当する。図８において、図４における１行目の情報は前述のように削除されている。

次に、未処理メール通知部１５は、図８の未処理メールリストから、期限を表す情報に基づいて通知対象のメールを選択する。ここでは、未処理メール通知部１５の動作時刻が「2015-06-11 08:30:00」であり、期限を過ぎたメールを通知するよう定められているとする。この場合、未処理メール通知部１５は、期限を表す情報として「2015-06-10 18:00:00」を含む図８の１行目の未処理メールを、通知対象として選択する（ステップＳ２１）。

そして、未処理メール通知部１５は、図８の１行目の未処理メールの宛先「user2@xxx.com」に対して、この未処理メールに関して、例えば、図９に示すような通知メールを送信する（ステップＳ２２）。

以上で、具体例の説明を終了する。

次に、本発明の第１の実施の形態の効果について述べる。

本発明の第１の実施の形態としてのメール管理装置は、電子メールにおいて処理要求が発生する様々なケースにより柔軟に対応して、利用者の処理期限管理を支援することができる。

その理由について説明する。本実施の形態では、メール取得部が、メールサーバから配送処理中の電子メールを取得する。すると、期限抽出部が、取得した電子メールから期限を表す情報を抽出する。また、未処理判定部が、その電子メールが未処理であるか否かを判定する。また、その電子メールが他の電子メールに対する返信メールである場合には、未処理判定部が、返信対象となった電子メールが返信により処理済となったか否かを判定する。そして、未処理メールリスト管理部が、未処理であると判定された電子メールを、期限を表す情報に対応付けて未処理メールリストに登録する。また、返信対象となった電子メールが処理済と判定されれば、未処理メールリスト管理部が、未処理メールリストから、返信対象となった電子メールを削除する。また、この場合、未処理メールリスト管理部が、返信メール自体が未処理であると判定されていれば、返信メールを、期限を表す情報に対応付けて未処理メールリストに登録する。そして、このようにして管理される未処理メールリストから、未処理メール通知部が、期限を表す情報に基づいて通知対象の未処理メールを選択し、選択した未処理メールの受信者に対して通知処理を行うからである。

このように、本実施の形態は、未処理メールに対する返信メールにより未処理メールが処理済と判定されて未処理メールリストから削除する場合でも、その返信メール自体に新たな未処理の内容が含まれている場合に対応できる。この場合、本実施の形態は、返信メール自体を新たな未処理メールとして登録することになる。その結果、本実施の形態は、先行するメールにより発生した処理要求を完了する返信メールにおいて新たな処理要求が発生するようなケースにも柔軟に対応して、新たな処理要求をその期限に基づき利用者に通知することができる。

このため、本実施の形態を利用する利用者は、メールに対する対処漏れを確認する作業に工数をかける必要がない。その結果、本実施の形態は、メールによる作業依頼が頻繁に行われる環境において、受信者の対処漏れを防ぐことができる。

なお、本実施の形態において、未処理メールリストに「状態」を表す情報が保持されている場合、未処理メール通知部は、未処理メールを通知するメールに、その状態を表す情報を含めてもよい。

（第２の実施の形態）
次に、本発明の第２の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。なお、本実施の形態の説明において参照する各図面において、本発明の第１の実施の形態と同一の構成および同様に動作するステップには同一の符号を付して本実施の形態における詳細な説明を省略する。

まず、本発明の第２の実施の形態としてのメール管理装置２の構成を図１０に示す。図１０において、メール管理装置２は、本発明の第１の実施の形態としてのメール管理装置１に対して、未処理判定部１３に替えて未処理判定部２３を備える点が異なる。

未処理判定部２３は、設定された除外条件に当てはまるメールを未処理であると判定しない。除外条件の一例を図１１に示す。例えば、未処理判定部２３は、件名が「ml:1」であるメールについては、図１１の１行目の除外条件に当てはまるため、期限を表す情報が含まれていても、未処理であると判定しない。

以上のように構成されたメール管理装置２の動作について説明する。メール管理装置２の動作は、本発明の第１の実施の形態の動作と略同一であるが、図５を参照して説明した未処理メールリスト管理動作において、ステップＳ１４およびＳ１８の動作が若干異なる。

本実施の形態では、ステップＳ１４およびＳ１８において、未処理判定部２３は、該当するメールが、設定された除外条件に当てはまる場合は、未処理であると判定しない。

以上で、メール管理装置２の動作の説明を終了する。

次に、本発明の第２の実施の形態の効果について述べる。

本発明の第２の実施の形態としてのメール管理装置は、電子メールによる処理要求の期限管理において、管理対象外のメールを指定可能として、様々なケースに対応してより柔軟に利用者を支援することができる。

その理由は、本発明の第１の実施の形態と同様の構成に加えて、未処理判定部が、除外条件に当てはまるメールを未処理であると判定しないからである。これにより、未処理メールリストには、除外条件に当てはまるメールが登録されない。その結果、未処理メール通知部が、除外条件に当てはまるメールについて期限を通知することがないからである。

（第３の実施の形態）
次に、本発明の第３の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。なお、本実施の形態の説明において参照する各図面において、本発明の第１の実施の形態と同一の構成および同様に動作するステップには同一の符号を付して本実施の形態における詳細な説明を省略する。

まず、本発明の第３の実施の形態としてのメール管理装置３の構成を図１２に示す。図１２において、メール管理装置３は、本発明の第１の実施の形態としてのメール管理装置１に対して、未処理メールリスト管理部１４に替えて未処理メールリスト管理部３４と、未処理メール通知部１５に替えて未処理メール通知部３５とを備える点が異なる。

未処理メール通知部３５は、未処理メールリストに登録された未処理メールのうち、設定された通知条件を満たすものを選択する。そして、未処理メール通知部３５は、選択した未処理メールの受信者に対して、該通知条件に対応して設定された内容の通知処理を行う。

例えば、未処理メール通知部３５は、あらかじめ、通知条件および通知処理を対応付けた条件アクションリストを保持しておく。条件アクションリストの一例を図１３に示す。このように、設定される通知処理は、通知のタイミングや通知の有無を指定するものであってもよい。そして、未処理メール通知部３５は、未処理メールリストに登録された未処理メールのうち、条件アクションリストの通知条件に合致するものを検索し、対応して設定された通知処理を行えばよい。

未処理メールリスト管理部３４は、未処理と判定されたメールについて、本発明の第１の実施の形態で述べた識別情報、宛先、期限、状態を表す情報に加えて、上述の通知条件および通知処理として設定可能な項目を未処理メールリストに登録する。例えば、図１３に示したように、通知条件として件名に関する条件を設定可能であり、通知処理として受信時刻に基づく処理を設定可能な場合について説明する。この場合、未処理メールリスト管理部３４は、未処理と判定されたメールについて、図１４に示すように、前述の項目に加えて、件名および受信時刻を未処理メールリストに登録すればよい。

以上のように構成されたメール管理装置３の動作について説明する。

メール管理装置３の未処理メール管理動作は、図５を参照して説明した本発明の第１の実施の形態の動作と略同一であるが、ステップＳ１５およびＳ１９の動作が若干異なる。

本実施の形態では、ステップＳ１５およびＳ１９において、未処理メールリスト管理部３４は、該当するメールについて、本発明の第１の実施の形態と同様の項目に加えて、通知条件や通知処理において設定可能な項目を追加して未処理メールリストに登録する。

また、メール管理装置３の未処理メール通知動作を図１５に示す。

図１５では、まず、未処理メール通知部３５は、未処理メールリストから、条件アクションリストの通知条件に当てはまる未処理メールを選択する（ステップＳ３１）。

次に、未処理メール通知部３５は、選択した未処理メールについて、合致した通知条件に対応づけられた通知処理を実行する（ステップＳ３２）。

以上で、メール管理装置３の未処理メール通知動作の説明を終了する。

次に、本発明の第３の実施の形態の効果について述べる。

本発明の第３の実施の形態としてのメール管理装置は、電子メールによる処理要求の期限管理において、未処理メールについて通知条件および通知処理を指定可能とすることにより、様々なケースにより柔軟に対応して利用者を支援することができる。

その理由は、本発明の第１の実施の形態と同様の構成に加えて、未処理メール通知部が、未処理メールリストから通知条件に合致する未処理メールを選択し、選択した未処理メールについて、合致した通知条件に対応して設定された通知処理を実行するからである。また、これに伴い、未処理メールリスト管理部が、未処理と判定されたメールについて、さらに通知条件または通知処理に設定可能な項目を、未処理メールリストに登録しておくからである。

このように、本実施の形態は、未処理メールとして管理しているメールについて、期限に基づく同一の条件で同一の通知処理を実行するのではなく、様々な内容のメールに対応してより柔軟に通知処理を行うことができる。

（第４の実施の形態）
次に、本発明の第４の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。なお、本実施の形態の説明において参照する各図面において、本発明の第１の実施の形態と同一の構成および同様に動作するステップには同一の符号を付して本実施の形態における詳細な説明を省略する。

まず、本発明の第４の実施の形態としてのメール管理装置４の構成を図１６に示す。図１６において、メール管理装置４は、本発明の第１の実施の形態としてのメール管理装置１と同一の構成に加えて、未処理メール一覧出力部４６を備える。

未処理メール一覧出力部４６は、利用者間の関係性を表す情報に基づいて、指定された利用者との間に所定の関係性を有する利用者を宛先に持つ未処理メールを抽出する。そして、未処理メール一覧出力部４６は、抽出した未処理メールの一覧を出力する。本実施の形態では、未処理メール一覧出力部４６は、あらかじめメモリ１００２に記憶された利用者間の関係性を表す情報を参照するものとする。

利用者間の関係性を表す情報の一例を図１７に示す。この例では、利用者間の関係性を表す情報として、職場における上司と部下のメールアドレスを対応付けた情報が保持されている。この場合、未処理メール一覧出力部４６は、まず、利用者である上司から、部下の未処理メール一覧の取得要求を入力として取得する。そして、未処理メール一覧出力部４６は、該当する上司のメールアドレスに対応付けられた部下のメールアドレスを、利用者間の関係性を表す情報を参照することにより取得する。そして、未処理メール一覧出力部４６は、未処理メールリストのうち、取得した部下のメールアドレスが宛先として指定されている未処理メールを抽出してその一覧を出力すればよい。

以上のように構成されたメール管理装置４の動作について説明する。

メール管理装置４の未処理メール管理動作および未処理メール通知動作は、図５〜図６を参照して説明した本発明の第１の実施の形態の動作と同一である。

ここでは、メール管理装置４の未処理メール一覧出力動作を図１８に示す。

図１８では、まず、未処理メール一覧出力部４６は、未処理メール一覧の出力要求として、利用者を指定する情報を入力として取得する（ステップＳ４１）。例えば、利用者を指定する情報として、上司のメールアドレスが入力される。

次に、未処理メール一覧出力部４６は、利用者間の関係性を表す情報を参照し、指定された利用者との間に所定の関係性を有する利用者を表す情報を特定する（ステップＳ４２）。例えば、取得した上司のメールアドレスに対応付けられた部下のメールアドレスが特定される。

次に、未処理メール一覧出力部４６は、特定した利用者を宛先に持つ未処理メールを、未処理メールリストから抽出し、その一覧を出力する（ステップＳ４３）。

以上で、メール管理装置４は、未処理メール一覧出力動作を終了する。

次に、本発明の第４の実施の形態の効果について述べる。

本発明の第４の実施の形態としてのメール管理装置は、未処理メールを、未処理メールの受信者だけでなく第三者にも出力することで、未処理メールの期限管理をより確実に支援することができる。

その理由は、本発明の第１の実施の形態と同一の構成に加えて、未処理メール一覧出力部が、利用者間の関係性を表す情報に基づいて、指定された利用者との間に所定の関係性を有する利用者を宛先に持つ未処理メールを抽出しその一覧を出力するからである。

これにより、本実施の形態は、サーバ側で未処理メールを管理することにより、第三者による未処理メールの受信者へのフォローを支援することができる。

なお、本実施の形態において、未処理メール一覧出力部が、利用者間の関係性として上司と部下の関係を表す情報を参照する例について説明した。この他、未処理メール一覧出力部は、利用者間の他の種類の関係を表す情報を参照してもよい。また、利用者間の関係性を表す情報として、複数の種類の関係を表す情報を参照可能な場合がある。その場合、未処理メール一覧出力部は、指定された利用者との間にどのような種類の関係性を持つ利用者の未処理メール一覧を出力するかを指定する情報を、未処理メール一覧の出力要求として取得してもよい。

また、本実施の形態において、メール管理装置が、利用者間の関係性を表す情報をあらかじめ保持している例について説明した。これに限らず、未処理メール一覧出力部は、外部の装置に保存された利用者間の関係性を表す情報を参照するよう構成されていてもよい。

また、本実施の形態において、未処理メール一覧出力部は、未処理メール一覧の出力要求として指定された利用者自体を宛先に持つ未処理メールの一覧を出力するよう構成されていてもよい。

また、上述した本発明の各実施の形態において、期限抽出部が、期限文字列パターンを用いてメールから期限を表す情報を抽出する例について説明した。この他、期限抽出部は、期限を表す情報を抽出する他の各種公知の技術を用いて抽出を行ってもよい。

また、上述した本発明の各実施の形態において、未処理判定部が、期限を表す情報が含まれているか否かに基づいてメールが未処理であるか否かを判定する例を中心に説明した。これに限らず、未処理判定部は、メールが未処理であるか否かを判定する各種公知の技術を用いて判定を行ってもよい。

また、上述した本発明の各実施の形態において、メール管理装置の各機能ブロックが、記憶装置またはＲＯＭに記憶されたコンピュータ・プログラムを実行するＣＰＵによって実現される例を中心に説明した。これに限らず、各機能ブロックの一部、全部、または、それらの組み合わせが専用のハードウェアにより実現されていてもよい。

また、上述した本発明の各実施の形態において、メール管理装置の機能ブロックは、複数の装置に分散されて実現されてもよい。

また、上述した本発明の各実施の形態において、各フローチャートを参照して説明したメール管理装置の動作を、本発明のコンピュータ・プログラムとしてコンピュータ装置の記憶装置（記憶媒体）に格納しておく。そして、係るコンピュータ・プログラムを当該ＣＰＵが読み出して実行するようにしてもよい。そして、このような場合において、本発明は、係るコンピュータ・プログラムのコードあるいは記憶媒体によって構成される。

また、上述した各実施の形態は、適宜組み合わせて実施されることが可能である。

また、本発明は、上述した各実施の形態に限定されず、様々な態様で実施されることが可能である。

１、２、３、４ メール管理装置
１１ メール取得部
１２ 期限抽出部
１３、２３ 未処理判定部
１４、３４ 未処理メールリスト管理部
１５、３５ 未処理メール通知部
４６ 未処理メール一覧出力部
９ メールサーバ
９１ 利用者の端末
１００１ ＣＰＵ
１００２ メモリ
１００３ ネットワークインタフェース

Claims (7)

1. メールサーバから配送処理中の電子メールを取得するメール取得部と、
   前記電子メールから期限を表す情報を抽出する期限抽出部と、
   前記電子メールが未処理であるか否かを判定するとともに、前記電子メールが他の電子メールに対する返信メールである場合に返信対象となった電子メールが返信により処理済となったか否かを判定する未処理判定部と、
   前記未処理であると判定された電子メールを、前記期限を表す情報に対応付けて未処理メールリストに登録し、前記返信対象となった電子メールが処理済であると判定されると、前記未処理メールリストから前記返信対象となった電子メールを削除するとともに、前記未処理であると判定された前記返信メールを、前記期限を表す情報に対応付けて前記未処理メールリストに登録する未処理メールリスト管理部と、
   前記未処理メールリストに登録されたメール（未処理メール）のうち、その期限を表す情報に基づいて通知対象の未処理メールを選択し、選択した未処理メールの受信者に対して通知処理を行う未処理メール通知部と、
   を備えたメール管理装置。
2. 前記未処理メールリストに登録された未処理メールのうち、指定された宛先を持つ未処理メールを抽出してその一覧を出力する未処理メール一覧出力部をさらに備えたことを特徴とする請求項１に記載のメール管理装置。
3. 前記未処理メール一覧出力部は、利用者間の関係性を表す情報に基づいて、指定された利用者との間に所定の関係性を有する利用者を宛先に持つ未処理メールを抽出してその一覧を出力することを特徴とする請求項２に記載のメール管理装置。
4. 前記未処理メール通知部は、前記未処理メールリストに登録された未処理メールのうち、通知条件を満たすものを選択し、選択した未処理メールの受信者に対して、該通知条件に対応して設定された内容の通知処理を行うことを特徴とする請求項１から請求項３のいずれか１項に記載のメール管理装置。
5. 前記未処理判定部は、除外条件に当てはまる前記電子メールを未処理であると判定しないことを特徴とする請求項１から請求項４のいずれか１項に記載のメール管理装置。
6. メールサーバから配送処理中の電子メールを取得し、
   前記電子メールから期限を表す情報を抽出し、
   前記電子メールが未処理であるか否かを判定するとともに、前記電子メールが他の電子メールに対する返信メールである場合に返信対象となった電子メールが返信により処理済となったか否かを判定し、
   前記未処理であると判定された電子メールを、前記期限を表す情報に対応付けて未処理メールリストに登録し、前記返信対象となった電子メールが処理済であると判定されると、前記未処理メールリストから前記返信対象となった電子メールを削除するとともに、前記未処理であると判定された前記返信メールを、前記期限を表す情報に対応付けて前記未処理メールリストに登録し、
   前記未処理メールリストに登録されたメール（未処理メール）のうち、その期限を表す情報に基づいて通知対象の未処理メールを選択し、選択した未処理メールの受信者に対して通知処理を行う方法。
7. メールサーバから配送処理中の電子メールを取得するメール取得ステップと、
   前記電子メールから期限を表す情報を抽出する期限抽出ステップと、
   前記電子メールが未処理であるか否かを判定するとともに、前記電子メールが他の電子メールに対する返信メールである場合に返信対象となった電子メールが返信により処理済となったか否かを判定する未処理判定ステップと、
   前記未処理であると判定された電子メールを、前記期限を表す情報に対応付けて未処理メールリストに登録し、前記返信対象となった電子メールが処理済であると判定されると、前記未処理メールリストから前記返信対象となった電子メールを削除するとともに、前記未処理であると判定された前記返信メールを、前記期限を表す情報に対応付けて前記未処理メールリストに登録する未処理メールリスト管理ステップと、
   前記未処理メールリストに登録されたメール（未処理メール）のうち、その期限を表す情報に基づいて通知対象の未処理メールを選択し、選択した未処理メールの受信者に対して通知処理を行う未処理メール通知ステップと、
   をコンピュータ装置に実行させるプログラム。

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