JP5470183B2

JP5470183B2 - スケジュール情報登録方法

Info

Publication number: JP5470183B2
Application number: JP2010166625A
Authority: JP
Inventors: 憲一中嶋
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2010-07-26
Filing date: 2010-07-26
Publication date: 2014-04-16
Anticipated expiration: 2030-07-26
Also published as: JP2012027747A

Description

本発明は、スケジュール情報を管理するための技術に関し、その中でも特に、メールなどで通知、連絡された会議などのスケジュールについて、いわゆるスケジューラに登録するための技術に関する。

現在、個人のスケジュールを管理するためのツールとして、スケジューラが用いられている。一般にスケジューラでは、利用者が自身のスケジュールを手入力して、その入力された内容が登録される。このような手入力の手間を省くための技術として、特許文献１が提案されている。特許文献１では、上述のように手入力を省くため、さらに、会議などの設定者が、参加希望者（スケジューラ利用者）が不在でも自動的にスケジューラに登録できたり、遠隔地からスケジューラ利用者がスケジュールを確認できることを目的に、電話を利用した以下の構成を採用している。

電話発信者が電話機より電話回線を介して入力する情報を、スケジューラが認識可能なコードデータに変換するコード変換手段と、コード変換手段により変換されたコードデータに合致するスケジュール情報を、データベースから自動的に検索するスケジュール検索手段と、スケジュール検索手段により検索されたスケジュール情報の内容を編集し、応答メッセージデータを作成する応答メッセージ作成手段と、応答メッセージ作成手段により作成された応答メッセージデータを音声データに変換し、電話回線および電話機を介して電話発信者に通知する音声変換手段とを備えたことを特徴としている。このことにより、特許文献１では、まず電話発信者が、電話機よりスケジューラ宛に電話をかけると、電話発信者が入力する情報（音声データ）が、コード変換手段に渡される。すると、コード変換手段では、電話発信者が入力する情報が、スケジューラが理解可能なコードデータに変換され、スケジューラに送信される。また、スケジューラでは、スケジュール検索手段により、電話発信者が入力した情報をキーにして、その条件に合致するスケジュール情報がデータベースから自動的に検索される。

特開平７−５７００１号公報

しかしながら、現在、会議案内などのスケジュール確保には、メールが利用されることが多い。この特許文献１では、メールへの対応については、特に考慮されていない。

本発明では、メールで通知されるスケジュールについても、スケジューラに自動的に登録することを目的としている。このために、本発明ではメールのヘッダ情報として、スケジュール登録を行うことを示すメールフォーマットを含ませる。そして、受信側では、このヘッダ情報によりスケジュール登録を行うものであるかを判断し、その結果に応じて、メール本文や他のヘッダ情報に含まれるスケジュール情報を、受信側のスケジューラに登録するものである。

本発明によれば、メールなど電子的手段で通知されたスケジュール情報も容易にスケジューラに登録可能になる。

本発明の一実施形態におけるシステム構成図である。本発明の一実施形態におけるフローチャート（その１）である。本発明の一実施形態におけるフローチャート（その２）である。本発明の一実施形態で用いられるメールフォーマット(表示画面)を説明するための図である。本発明の一実施形態で用いられるメールヘッダ情報(表示画面)を説明するための図である。本発明の一実施形態で用いられるキーワード情報(表示画面)を説明するための図である。本発明の一実施形態で用いられる連携テーブル(表示画面)を説明するための図（その１）である。本発明の一実施形態で用いられる連携履歴テーブル(表示画面)を説明するための図である。本発明の一実施形態で用いられる連携テーブル(表示画面)を説明するための図（その２）である。本発明の一実施形態で用いられ、メールの内容が反映されたスケジューラにおけるスケジュール情報(表示画面)を示す図である。

以下、本発明の一実施形態を図面を用いて説明する。
全体概要を（図１）に示す。クライアントでメールフォーマットに参加者、場所、時間を記載することで、単独でスケジューラを起動させずに、メールの内容を元に直接スケジューラにスケジュールを反映させるシステムである。

図１に示したシステム構成において、本システムの動作を図２、図３のフローチャート及び図４〜図１０の表示図面を用いて説明する。

まず、新規にメールを送信した場合の説明を行う。図１のクライアント10-1、10-2が、会議主催者からの操作に従って、メーラーを起動させ、新規メールを呼び出す。図２のS010で、会議主催者がメールのフォーマットより、プルダウンでメールフォーマット「スケジューラ」を選択すると、メーラーが選択されたフォーマットを記憶装置から読み出し、図４に示すようなフォーマットを表示する。

続いて、S020でクライアント10-1もしくは10-2は、会議主催者からフォーマットに従い選択された会議場所、会議時間、参加者（メール送信者）および本文の入力を受け付ける。これらは、図５に示すとおり、メーラーは入力された会議情報をヘッダに格納する。ヘッダに記録する項目は、主題、初回送信情報、メールフォーマット、会議施設名、会議時間、送信者とする。S030で主催者がメールを送信すると、図１の20-1、30-1、40に示す各ネットワークを通り、30-2のメールサーバがメールを受信する。

次にS040では、メールサーバは図５に示すメールヘッダ情報の各項目に入力漏れが無いかを確認し、メールヘッダ情報の１つであるメールフォーマット情報を抽出する。

図５のメールヘッダ情報の「メールフォーマット」項目では「１」となっているが、S040で「メールフォーマット」項目が「１」となっている場合、すなわち、メールサーバからスケジューラ連携が必要な場合、S050 に遷移し、図８に示す連携履歴テーブル２に、メールヘッダ情報の項目「主題」をキーとし検索処理を実施し、連携履歴テーブル２に、今回の主題と同様の主題が登録されているかを確認する。S050ではメールヘッダ情報の主題と図８の連携履歴テーブル２の「主題」項目に、今回のメールヘッダ情報の「主題」項目とマッチング処理を実施し、既に登録されている「主題」かの確認を行う。このマッチング処理においては、一部一致で同様であると判断しても良い。例えば、Ｒｅ：やＦｗ：（およびこれらに付属する括弧や数字を含む）以外の部分が一致すれば同様と判断しても構わない。他にも、予め定められた部分が一致するなど一部一致でも構わない。検索結果として複数のレコードが抽出された場合はメールヘッダ情報に含まれる「初回送信日時」、「送信者」項目でさらにフィルタリングを行い、一意になるまで抽出を実施する。データが一意となった場合、対応する固有ＩＤを抽出する。また、連携履歴テーブル２に対応するレコードが存在しない場合は、S060で、新規に固有ＩＤを採番し、連携履歴テーブル２にメールフヘッダ情報を保存する。続いて、S070では図７に示す連携テーブル１に新規に採番した固有ＩＤと対象者、履歴、等を登録し初期化を行う。S080では、図９に示す連携テーブル２にメールヘッダ情報より抽出した会議室情報、会議実施日、会議開始時刻、会議時間をそれぞれ、「施設名称」、「利用日時」、「利用開始時刻」、「利用時間」項目に登録する。最後にS090では、連携テーブル１より、スケジューラ登録対象者を「対象者」項目より抽出する。続いて連携テーブル１の固有IDをキーとしに連携テーブル２に検索処理を実施し、「施設名称」「利用日時」「利用開始時刻」「利用時間」項目を抽出する。その情報を元に、連携サーバからスケジューラサーバにアクセスし、スケジュール登録機能を起動し、図１０に示すようにスケジューラに反映させる。

次にS050においてメールの主題と図８の連携履歴テーブル２に登録されている「主題」
がマッチングしユニークになった場合についての説明を行う。ユニークになり返信メールとして取り扱う場合は、以下の手順で処理を実行しスケジューラに反映する。図３のS100では、本文内容を特定する為に一旦、メモリに保持しておいたメール本文内容を連携サーバ群で抽出する。続くS110では、図６に示すキーワードテーブルの情報を抽出し、テキストマイニングで、抽出したキーワードテーブル情報とメールの本文情報のマッチングを実施し、マッチングする項目があるか確認する。マッチングした場合、S120ではキーワードテーブルの「用語」項目を抽出し、本文中にキーワードテーブルに登録された用語が利用されているかマッチングをとる。本文中の用語とキーワードテーブルの用語「項目」と複数マッチングが取れた場合は、マッチングしたカウント数より「意味合い」のもっとも多い項目を、カウント数が同じ場合には本文中に最初に出てきた意味合いを抽出する。「意味合い」確認において、「出席」と判断するとS170で、代替案の返信か確認をし、スケジューラを参加表示と変更する。また、「意味合い」確認が「欠席」と判断するとS140に移る。その場合、メールヘッダ情報より、送信者を判別し連携テーブル１の「状態」項目に「欠席」を登録する。そして、「個人履歴」項目、「全体履歴」項目に値を登録する。次にS150で、返信メールに付いてくる「Re：」より何回目の返信メールに対しての回答かを確認し連携テーブル１に登録する。最終的に、S160でスケジューラに非承認の登録を行う。
この処理を行う事でメール送信者（会議主催者、会議参加者）はスケジューラを立ち上げることなくメールのみでスケジューラ情報を登録することが可能となる。

１０…クライアント、２０−１…イントラネット、３０…メールサーバ、４０…インターネット

Claims

電子メールを介して送信されるスケジュール情報をスケジューラに登録するスケジュール情報登録方法において、
前記電子メールの送信装置が、
当該送信装置の利用者の入力に応じて、スケジュール登録を行うことを示すメールフォーマットを含むヘッダ情報および本文情報の入力を受付け、
前記入力された情報を含む電子メールを送信し、
前記電子メールの受信メールサーバが
送信された前記電子メールを受信し、
受信された電子メールのヘッダ情報からメールフォーマットを抽出し、
送信された前記電子メールを識別する固有ID、前記電子メールの送信先であり会議の対象者、当該会議に対する出席の可否を示す状態を記憶可能な連携テーブルを有し、
抽出された前記メールフォーマットがスケジュール登録を行うものを示す場合、前記ヘッダ情報および前記本文情報を解析し、
受信された前記電子メールのヘッダ情報に含まれる主題をキーに、電子メールを識別する固有ＩＤ、主題、送信者、受信者を記憶した連携履歴テーブルを検索することで、登録済の一意の主題であるか確認し、
前記確認の結果、登録済の一意の主題である場合、前記受信した電子メールを返信メールとして、当該電子メールに含まれる本文情報中に用語のうち、用語と会議の出席可否を意味合いが対応づけられたキーワードテーブルに含まれる用語を抽出し、抽出された用語が複数存在する場合、複数の用語に対応する意味合いの数が最も多い意味合いを特定し、特定された意味合いを前記連携テーブルに、前記出席の可否を示す状態として登録し、
前記ヘッダ情報および本文情報に含まれるスケジュール情報を抽出し、
抽出された前記スケジュール情報を、前記受信装置の利用者のスケジューラに登録することを特徴とするスケジュール情報登録方法。