JP2005327122A

JP2005327122A - 情報検索装置、情報検索方法及びプログラム

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Publication number: JP2005327122A
Application number: JP2004145361A
Authority: JP
Inventors: Masashi Yasuda; 昌史安田; Norihiko Shudo; 憲彦首藤; Hajime Ikebe; 初池邉; Yoshiharu Takagi; 義治高木; Takeo Kako; 丈雄加来
Original assignee: NS Solutions Corp
Current assignee: NS Solutions Corp
Priority date: 2004-05-14
Filing date: 2004-05-14
Publication date: 2005-11-24

Abstract

【課題】従来のように、文書データ内に含まれる問い合わせ先として不適切な人物の人物情報が出力されてしまうことなく、当該フォルダに対応付けられた適切な人物の人物情報を出力してユーザに対して通知する。
【解決手段】文書データ検索部１２は、検索条件受付部１１により受け付けた検索条件に合致する文書データを文書データ管理部１６から検索し、人物情報取得部１３は、対応関係管理部１８における管理内容に基づいて、文書データ検索部１２により検索された文書データが属するフォルダに対応する人物情報を人物情報管理部１６から取得し、人物情報出力部１４は、人物情報取得部１３により取得された人物情報を出力する。
【選択図】図１

Description

本発明は、検索条件に合致した文書データの検索処理とともに、当該文書データの問い合わせ先として適切な人物情報の検索が可能な情報検索装置、情報検索方法及びプログラムに関するものである。

従来から、用語を検索キーとする検索処理によって、当該用語を含む文書データとともに当該文書データに関連する人物に関する情報（以下、人物情報と称す）まで取得可能な方法が提案されている。

例えば、特許文献１では、用語を検索キーとする検索処理により検索された文書データ等の中から人物情報を抽出し、抽出された人物情報を表示する方法が開示されている。

また、例えば、特許文献２では、蓄積された文書データ等から予め人物情報と当該文書内の用語情報とを抽出してそれらを対応付けておき、用語情報を検索キーとする検索処理により、当該文書データに関連する人物情報を取得できる方法が開示されている。

特開２００１−１１７９４０号公報特開２００３−１６７８９０号公報

しかしながら、上記従来技術においては何れも取得できる人物情報は、蓄積された文書データから抽出可能な情報に限られてしまうという制限があった。ところが、文書データから抽出可能な人物情報が必ずしも当該文書データについての問い合わせ先として適切とは限らない。例えば、文書データの著者名が文書データ中に記載されているとしても、その著者が既に退職して社内にはいない場合や、社内にはいても担当分野が変更になっている場合等、問い合わせ先として不適切な場合がある。

従って、本発明の目的は、従来のように、文書データ内に含まれる問い合わせ先として不適切な人物の人物情報が出力されてしまうことなく、当該文書データが格納されているフォルダに対応付けられた適切な人物の人物情報を出力してユーザに対して通知することにある。

また、本発明の目的は、文書データを保管させるユーザはその文書データの内容について詳しい人物の人物情報との紐付けを意識することなく、当該文書データに関連のあるフォルダ内に格納するだけで、当該文書データが検索されることによって当該文書データに関して適切な問い合わせ先である人物の人物情報を出力することにある。

本発明の情報検索装置は、フォルダと人物情報との対応関係を管理する対応関係管理手段と、文書データの検索条件を受け付ける検索条件受付手段と、前記検索条件受付手段により受け付けた前記検索条件に合致する文書データを、複数の文書データをフォルダに分類して管理する文書データ管理手段から検索する文書データ検索手段と、前記対応関係管理手段における管理内容に基づいて、前記文書データ検索手段により検索された文書データが属するフォルダに対応する人物情報を、複数の人物情報を管理する人物情報管理手段から取得する人物情報取得手段と、前記人物情報取得手段により取得された人物情報を出力する人物情報出力手段とを有することを特徴とする。

本発明の情報検索方法は、情報検索装置による情報検索方法であって、文書データの検索条件を受け付ける検索条件受付ステップと、前記検索条件受付ステップにより受け付けた前記検索条件に合致する文書データを、複数の文書データをフォルダに分類して管理する文書データ管理手段から検索する文書データ検索ステップと、フォルダと人物情報との対応関係を管理する対応関係管理手段の管理内容に基づいて、前記文書データ検索ステップにより検索された文書データが属するフォルダに対応する人物情報を、複数の人物情報を管理する人物情報管理手段から取得する人物情報取得ステップと、前記人物情報取得ステップにより取得された人物情報を出力する人物情報出力ステップとを含むことを特徴とする。

本発明のプログラムは、前記情報検索方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明によれば、検索条件に合致する文書データを検索し、その文書データが属するフォルダに対応付けられた人物情報を出力するように構成したので、従来のように、文書データ内に含まれる問い合わせ先として不適切な人物の人物情報が出力されてしまうことなく、当該フォルダに対応付けられた適切な人物の人物情報を出力してユーザに対して通知することが可能となる。

また、本発明によれば、文書データを保管させるユーザはその文書データの内容について詳しい人物の人物情報との紐付けを意識することなく、当該文書データに関連のあるフォルダ内に格納するだけで、当該文書データが検索されることによって当該文書データに関して適切な問い合わせ先である人物の人物情報を出力することが可能となる。

以下、本発明を適用した好適な実施形態を、添付図面を参照しながら詳細に説明する。

図１は、本発明の一実施形態に係る情報検索装置の機能構成を概略的に示すブロック図である。
本実施形態に係る情報検索装置は、図１に示すように、検索条件受付部１１、文書データ検索部１２、人物情報取得部１３、人物情報出力部１４、検索可否設定部１５、文書データ管理部１６、人物情報管理部１７、対応関係管理部１８及び表示パネル１９により構成される。

検索条件受付部１１は、後述の文書データ管理部１６内において管理される文書データに対する検索条件を受け付ける。この検索条件は、ユーザの操作によって情報検索装置に対して入力される情報であり、文書データに含まれる用語や数値等が考えられる。

文書データ検索部１２は、文書データ管理部１６内において蓄積される文書データから、検索条件受付部１１にて受け付けられた検索条件に合致する文書データ、例えば検索条件である用語や数値を含む文書データを検索する。また、文書データ検索部１２は、検索した文書データが属するフォルダの識別情報（フォルダＩＤ）も文書データ管理部１６から取得する。

人物情報取得部１３は、文書データ検索部１２によって検索された文書データが属するフォルダに対応する人物情報を、後述の人物情報管理部１７から取得する。

人物情報出力部１４は、人物情報取得部１３によって取得された人物情報を表示パネル１９に対して出力し、表示させる。ここで、表示パネル１９に対して出力する情報としては人物情報のみに限られず、文書データ検索部１２によって検索された文書データの一部又は全部を併せて出力することができる。

検索可否設定部１５は、文書データ管理部１６内において管理される各フォルダに対する検索の可否を設定する。検索可否設定部１５によって検索不可に設定されたフォルダ内の文書データは、文書データ検索部１２による検索処理の対象外となる。

文書データ管理部１６は、複数の文書データを蓄積し、蓄積する文書データをフォルダに分類して管理するとともに、各フォルダの階層構造も管理する。

人物情報管理部１７は、人物毎に、氏名、メールアドレス、電話及び所属部署等の人物情報を管理する。

対応関係管理部１８は、フォルダの識別情報であるフォルダＩＤと人物情報の識別情報である人物情報ＩＤとの対応関係を管理する。

尚、本実施形態においては、文書データ管理部１６及び人物情報管理部１７を情報検索装置内に構成しているが、他の実施形態として、文書データ管理部１６及び／又は人物情報管理部１７を情報検索装置に接続されたデータベースサーバ内等、情報検索装置の外部に構成してもよい。

図２は、情報検索装置内のコンピュータシステムのハードウェア構成を概略的に示す図である。
図２に示すように、上記コンピュータシステム１２００は、ＣＰＵ１２０１、ＲＯＭ１２０２，ＲＡＭ１２０３、キーボード（ＫＢ）１２０９のキーボードコントローラ（ＫＢＣ）１２０５、表示パネル１９としてのＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）１２１０のＣＲＴコントローラ（ＣＲＴＣ）１２０６、ハードディスク（ＨＤ）１２１１及びフレキシブルディスク（ＦＤ）１２１２のディスクコントローラ（ＤＫＣ）１２０７、並びに、ネットワーク１２２０との接続のためのネットワークインタフェースカード（ＮＩＣ）１２０８が、システムバス１２０４を介して互いに通信可能に接続された構成としている。

ＣＰＵ１２０１は、ＲＯＭ１２０２或いはＨＤ１２１１等から情報を読み出すソフトウェアを実行することで、システムバス１２０４に接続された各構成部を統括的に制御し、後述する図３に示す処理等を実行する。

ＲＡＭ１２０３は、ＣＰＵ１２０１の主メモリ或いはワークエリア等として機能する。ＫＢＣ１２０５は、ＫＢ１２０９や図示していないポインティングデバイス等からの指示入力を制御する。ＣＲＴＣ１２０６は、ＣＲＴ１２１０の表示を制御する。ＤＫＣ１２０７は、ブートプログラム、種々のアプリケーション、編集ファイル、ユーザファイル及びネットワーク管理プログラムへのアクセスを制御する。ＮＩＣ１２０８は、ネットワーク１２２０を介する本情報検索装置とのデータ通信を制御する。

尚、図１における検索条件受付部１１、文書データ検索部１２、人物情報取得部１３、人物情報出力部１４及び検索可否設定部１５は、例えばＣＰＵ１２０１、ＲＯＭ１２０２内のプログラムにより構成される。また、文書データ管理部１６、人物情報管理部１７及び対応関係管理部１８は、例えばＲＡＭ１２０３やＨＤ１２１１の記録媒体内に構成される。

次に、情報検索装置の動作を図３のフローチャートを参照しながら詳細に説明する。
ユーザによるキーボード（図２のＫＢ１２０９）操作によって入力された検索条件を検索条件受付部１１が受け付けると、文書データ検索部１２は、当該検索条件に合致する文書データを文書データ管理部１６から検索する（ステップＳ３１／ＹＥＳ、ステップＳ３２）。

図４に、ユーザが検索条件を入力するための画面の構成例を示す。ユーザは、本検索条件入力画面上で所望の検索条件を入力し、検索実行ボタンを押下することにより文書データの検索指示を本情報検索装置に対して与えることができる。

図５には、本情報検索装置の実行結果を画面表示した例を示す。図５では、検索条件受付部１１が受け付けた検索条件が"要件定義"という用語であった場合を例示しており、この検索条件に合致する（用語"要件定義"を含む）文書データの一部５１１と人物名５１２との組み合わせを検索結果として３つ示している。ここでは、上記３つの検索結果のうち"１"の検索結果（人物名"abc"の文書データ）に注目することとする。

続いて、文書データ検索部１２は、文書データ（検索結果）の属するフォルダＩＤを取得する。文書データのファイル名が"file1.doc"である場合、図６に示すように、当該文書データは"abc"、"09 出張報告"、"2002"の３つのフォルダに属している。このような場合は、文書データ検索部１２は、最も下位のフォルダ（フォルダ名"2002"のフォルダ）のフォルダＩＤを取得する（ステップＳ３３）。これは、当該文書データが属するフォルダのうち下位のフォルダである程、当該文書データに密接な関係の人物の人物情報が対応関係管理部１８において対応付けられる利用方法が好適であるため、その利用方法によって対応関係管理部１８における対応付けがなされていることを想定した上でのフォルダＩＤの取得処理である。

続いて、人物情報取得部１３は、文書データ検索部１２が取得したフォルダＩＤに対応する人物情報ＩＤを対応関係管理部１８から取得する（ステップＳ３４）。図７に、対応関係管理部１８内に格納される対応関係管理テーブルの構成例を示す。図７に示すように、対応関係管理テーブルは、フォルダＩＤと人物情報ＩＤとが対応付けられている。図７の例では、フォルダ名"abc"のフォルダ（フォルダ１）には、人物情報ＩＤ"abc@abc.co.jp"が対応付けられ、フォルダ名"09 出張報告"のフォルダ（フォルダ２）には、人物情報ＩＤ" HYPERLINK "mailto:xyz@xyz.co.Jp" xyz@xyz.co.jp"が対応付けられ、フォルダ名"2002"のフォルダ（フォルダ３）には、人物情報ＩＤ" HYPERLINK "mailto:abc@abc.co.jp" abc@abc.co.jp"が対応付けられている。従って、人物情報取得部１３は、フォルダ名"2002"のフォルダ（フォルダ３）に対応する人物情報ＩＤとして" HYPERLINK "mailto:abc@abc.co.jp" abc@abc.co.jp"を対応関係管理部１８から取得する。尚、図７の例では、一つのフォルダＩＤに対して全て一つの人物情報ＩＤを対応付けているが、一つのフォルダＩＤに対して複数の人物情報ＩＤを対応付けることもできる。この場合、人物情報取得部１３は、一つのフォルダＩＤから複数の人物情報ＩＤを取得することになり、人物情報管理部１７からは複数の人物情報が得られることとなる。

続いて、人物情報取得部１３は、取得した人物情報ＩＤに対応する人物情報を人物情報管理部１７から取得する（ステップＳ３５）。図８に、人物情報管理部１７内に格納される人物情報管理テーブルの構成例を示す。図８に示すように、人物情報管理テーブルは、各人物情報ＩＤに対して、氏名、電話番号及び所属等の該当する人物に関する情報（人物情報）が対応付けられている。図８の例では、人物情報ＩＤ" HYPERLINK "mailto:abc@abc.co.jp" abc@abc.co.jp"には、氏名"abc"、電話番号"1234-5678"及び所属"テクノロジー部"が対応付けられている。従って、人物情報取得部１３は、人物情報ＩＤ" HYPERLINK "mailto:abc@abc.co.jp" abc@abc.co.jp"に対応する人物情報として、氏名"abc"、電話番号"1234-5678"及び所属"テクノロジー部"を人物情報管理部１７から取得する。このとき人物情報の他の例として当該人物のイメージ画像等を取得することも考えられる。

続いて、ユーザが図５に示すように画面に表示されている人物情報（氏名）のうちの一つを選択する。ここでは"abc"が選択されたものとする。すると、人物情報出力部１４は、図９に示すように、人物情報取得部１３にて取得された人物情報を表示パネル１９に出力する。表示パネル１９では、当該人物情報が表示される。

次に、対応関係管理部１８における管理内容の設定方法について説明する。対応関係管理部１８における管理内容は、ユーザの操作によりその内容を設定することが可能である。いま、図６のフォルダ名"2002"のフォルダが選択された状態にあるとする。この状態で人物情報ＩＤの入力ウインドウ６０１内に、当該フォルダと対応付ける人物情報ＩＤを入力する。図６の例では、人物情報ＩＤとして該当する人物のメールアドレスを入力している。メールアドレスを入力した後、更新ボタンを押下することによって当該フォルダのフォルダＩＤと人物情報ＩＤとが対応関係管理部１８内において対応付けられて管理されることになる。この設定処理に際して、ユーザは当該フォルダ内に格納される文書データに対して最も密接な関係であろう人物の人物情報ＩＤを設定することが好ましい。尚、本実施形態では、人物情報ＩＤとしてメールアドレスを使用しているが、人物情報を一意に特定可能な識別情報であれば、メールアドレス以外の情報を使用してもよいことは勿論である。

上記のように、本実施形態によれば、検索条件に合致する文書データを検索し、その文書データが属するフォルダに対応付けられた人物情報を出力することが可能である。従って、従来のように、文書データ内に含まれる問い合わせ先として不適切な人物の人物情報が出力されてしまうことなく、当該フォルダに対応付けられた適切な人物の人物情報を出力してユーザに対して通知することが可能となる。

また、本実施形態によれば、対応関係管理部１８においてフォルダＩＤと人物情報ＩＤとを対応付けておくことで、文書データを保管させるユーザは、関連するフォルダ内に文書データを分類して格納させるだけで、後に当該文書データが検索された場合に、当該文書データに密接な関係にある人物の人物情報が出力され、当該文書データを検索したユーザはその人物情報を参照して問い合わせること等が可能となる。

尚、本実施形態においては、検索可否設定部１５による設定処理により、文書データ検索部１２の文書データの検索処理を制限することもできる。図１０は、文書データ管理部１６内に格納される検索可否管理テーブルであり、検索可否設定部１５の設定処理により項目の追加、更新及び削除が可能なテーブルである。図１０の例では、フォルダ１〜３については"可"が対応付けられており、これはフォルダ１〜３に属する文書データについては文書データ検索部１２の検索処理の対象とすることを許容することを示している。一方、フォルダ４については"否"が対応付けられており、これはフォルダ４に属する文書データについては文書データ検索部１２の検索処理の対象外となることを示しており、文書データ検索部１２はフォルダ４に属する文書データの検索を行うことはできない。

つまり、文書データ検索部１２は、上記ステップＳ３２の文書データ検索処理において、実際に文書データを検索する前に検索可否管理テーブルを参照し、検索可能なフォルダを選別した後に文書データの検索処理を行うこととなる。

また、本実施形態では、人物情報ＩＤを対応付ける対象はフォルダについてのみでなく、文書データ自体に対しても対応付けることが可能である。このように人物情報ＩＤが対応付けられた文書データは、当該文書データが或るフォルダに属している場合でもそのフォルダＩＤではなく、当該文書データの識別情報である文書データＩＤが文書データ１２によって取得されることになり、対応関係管理部１８内において当該文書データＩＤと対応付けられた人物情報ＩＤに基づいて人物情報が出力されることになる。

また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、プログラムコード自体及びそのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ(基本システム或いはオペレーティングシステム)などが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

本発明の一実施形態に係る情報検索装置の機能構成を概略的に示す図である。情報検索装置内のコンピュータシステムのハードウェア構成を概略的に示す図である。情報検索装置の動作を示すフローチャートである。検索条件入力画面の構成例を示す図である。文書データ検索結果表示画面の構成例を示す図である。文書データ管理部において管理されるフォルダの階層構造の画面表示例を示す図である。対応関係管理テーブルの構成例を示す図である。人物情報管理テーブルの構成例を示す図である。人物情報の画面表示例を示す図である。検索可否管理テーブルの構成例を示す図である。

符号の説明

１１：検索条件受付部
１２：文書データ検索部
１３：人物情報取得部
１４：人物情報出力部
１５：検索可否設定部
１６：文書データ管理部
１７：人物情報管理部
１８：対応関係管理部
１９：表示パネル
１２００：コンピュータシステム
１２０１：ＣＰＵ
１２０２：ＲＯＭ
１２０３：ＲＡＭ
１２０４：システムバス
１２０５：キーボードコントローラ（ＫＢＣ）
１２０６：ＣＲＴコントローラ（ＣＲＴＣ）
１２０７：ディスクコントローラ（ＤＫＣ）
１２０８：ネットワークインタフェースカード（ＮＩＣ）
１２０９：キーボード（ＫＢ）
１２１０：ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）
１２１１：ハードディスク（ＨＤ）
１２１２：フレキシブルディスク（ＦＤ）
１２２０：ＬＡＮ

Claims

フォルダと人物情報との対応関係を管理する対応関係管理手段と、
文書データの検索条件を受け付ける検索条件受付手段と、
前記検索条件受付手段により受け付けた前記検索条件に合致する文書データを、複数の文書データをフォルダに分類して管理する文書データ管理手段から検索する文書データ検索手段と、
前記対応関係管理手段における管理内容に基づいて、前記文書データ検索手段により検索された文書データが属するフォルダに対応する人物情報を、複数の人物情報を管理する人物情報管理手段から取得する人物情報取得手段と、
前記人物情報取得手段により取得された人物情報を出力する人物情報出力手段とを有することを特徴とする情報検索装置。
前記文書データ管理手段は、前記フォルダの階層構造を更に管理し、前記人物情報取得手段は、前記文書データ検索手段により検索された文書データが属するフォルダのうち、最も下位のフォルダに対応付けられた人物情報を前記人物情報管理手段から取得することを特徴とする請求項１に記載の情報検索装置。
前記対応関係管理手段は、文書データと人物情報との対応関係を更に管理し、前記人物情報取得手段は、前記文書データ検索手段により検索された文書データが前記対応関係管理手段において人物情報と対応付けられている場合、当該人物情報を前記人物情報管理手段から取得することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報検索装置。
各フォルダに対する前記文書データ検索手段による検索処理の可否を設定する検索可否設定手段を更に有し、
前記文書データ検索手段は、前記検索可否設定手段により検索不可に設定されているフォルダに属する文書データについては検索しないことを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載の情報検索装置。
前記人物情報出力手段は、前記人物情報とともに前記文書データの一部又は全部を出力することを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項に記載の情報検索装置。
情報検索装置による情報検索方法であって、
文書データの検索条件を受け付ける検索条件受付ステップと、
前記検索条件受付ステップにより受け付けた前記検索条件に合致する文書データを、複数の文書データをフォルダに分類して管理する文書データ管理手段から検索する文書データ検索ステップと、
フォルダと人物情報との対応関係を管理する対応関係管理手段の管理内容に基づいて、前記文書データ検索ステップにより検索された文書データが属するフォルダに対応する人物情報を、複数の人物情報を管理する人物情報管理手段から取得する人物情報取得ステップと、
前記人物情報取得ステップにより取得された人物情報を出力する人物情報出力ステップとを含むことを特徴とする情報検索方法。
請求項６に記載の情報検索方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。