JP5074818B2 - 会議記録管理装置及び方法 - Google Patents

Description

本発明は会議記録管理装置及び方法に関するものであり、特に、マルチメディア情報を含む会議情報に好適な管理及び表示方法に関する。

会議システムにおいて、議事録内のページに関して重要度を取り出し、取り出した重要度を議事録の要約やインデックスに利用することが提案されている。特許文献１には、キーワードによる重み、キーワードの発話者による重み、発言の頻度、キーワードの出現頻度、ペン入力による書き込みの頻度から会議の時間毎の重要度を算出することが提案されている。また、特許文献２には、ホワイトボードをキャプチャし、その中からストローク（書き込み）を検出し、検出されたストロークの数などから、キャプチャされたフレーム毎の重要度を決定することが提案されている。また、会議中の音声情報などを重要度の決定に用いることも可能であることが記載されている。

上記の従来技術によれば、一つの議事録内での重要ページの参照や要約を効率よく行うことが可能となる。

また、複数の情報から目的の情報を検索する方法として、文書管理システムなどでは、キーワードによってドキュメントを検索することが一般に行われている。この種の文書管理システムに関して、上記キーワードとの一致度あるいは重要度により検索されたドキュメントをソートして検索結果を表示する構成は、多数提案されている。このような文書管理システムによれば、多数の文書内から目的の文書を効率よく探し出すことが可能となる。
特許第３１８５５０５号公報 特開２００４−０８０７５０号公報

しかしながら、複数の議事録から目的とする議事録を効率よく探し出すための構成については何等提案されていない。例えば、上記特許文献１、特許文献２は、一つの議事録内の重要ページを取り出すことが提案されているものの、議事録間の評価については行われていない。そのため、一つの議事録に関して議事録内の重要ページを参照することは容易であるが、多数の議事録から重要な議事録を参照したい場合に、そのような議事録を見つけ出すことは困難であった。

また、一般的な文書管理システムに用いられているようなキーワードによる検索を議事録の検索に適用することも考えられる。しかしながら、議事録には一般的に同様の重要語句が使われていることが多いため、キーワード検索による絞込みを行っても重要な議事録を検索できるという効果は低かった。

本発明は上記の課題に鑑みてなされたものであり、ユーザが、複数の会議記録データ（議事録）から所望の会議記録データを容易に特定できるようにすることを目的とする。

上記の目的を達成するための本発明の一態様による会議記録管理装置は以下の構成を備える。すなわち、
会議記録データを閲覧する会議記録管理装置であって、
会議記録データから評価値を算出するための評価方法をユーザに指定させる指定手段と、
複数の会議記録データのそれぞれについて、前記指定手段において指定された評価方法によって算出された評価値を取得する取得手段と、
前記取得手段で取得された評価値に基づいて前記複数の会議記録データの一覧を表示する表示手段と、
前記指定手段における評価方法の指定の変更に応じて、前記取得手段と前記表示手段を機能させて前記複数の会議記録データの一覧表示を更新する更新手段とを備え、
前記表示手段は、前記一覧表示における各会議記録データの表示形態を前記取得手段で取得された評価値に基づいて変更するとともに、各会議記録データが有する特定の属性項目の値にしたがって変更する。

また、上記の目的を達成するための本発明の他の態様による会議記録管理システムは以下の構成を備える。すなわち、
複数の会議記録データを保持し管理するサーバ装置と、会議記録データの閲覧を要求するクライアント装置とが接続された会議記録管理システムであって、
前記クライアント装置において、会議記録データから評価値を算出するための評価方法をユーザに指定させる指定手段と、
前記サーバ装置において、前記複数の会議記録データのそれぞれについて、前記指定手段で指定された評価方法に対する評価値を算出する算出手段と、
前記クライアント装置において、前記算出手段で算出された評価値に基づいて前記複数の会議記録データの一覧を表示する表示手段と、
前記クライアント装置において、前記指定手段における評価方法の変更に応じて、前記算出手段と前記表示手段を機能させて前記複数の会議記録データの一覧表示を更新する更新手段とを備え、
前記表示手段は、前記一覧表示における各会議記録データの表示形態を前記取得手段で取得された評価値に基づいて変更するとともに、各会議記録データが有する特定の属性項目の値にしたがって変更する。

また、上記の目的を達成するための本発明の他の態様による会議記録管理方法は、
会議記録データを閲覧する会議記録管理装置の制御方法であって、
指定手段が、会議記録データから評価値を算出するための評価方法をユーザに指定させる指定工程と、
取得手段が、複数の会議記録データのそれぞれについて、前記指定工程において指定された評価方法によって算出された評価値を取得する取得工程と、
表示手段が、前記取得工程で取得された評価値に基づいて前記複数の会議記録データの一覧を表示する表示工程と、
更新手段が、前記指定工程における評価方法の指定の変更に応じて、前記取得工程と前記表示工程を機能させて前記複数の会議記録データの一覧表示を更新する更新工程とを備え、
前記表示工程では、前記一覧表示における各会議記録データの表示形態を前記取得工程で取得された評価値に基づいて変更するとともに、各会議記録データが有する特定の属性項目の値にしたがって変更する。

本発明によれば、ユーザが、複数の会議記録データ（議事録）から所望の会議記録データを容易に特定できるようになる。

以下、添付の図面を参照して本発明の好適な実施形態を説明する。

図１は実施形態による会議記録管理システムの構成例を示すブロック図である。管理している会議記録の閲覧は、クライアントＰＣ２上でクライアント処理プログラム２ａを実行することにより遂行される。クライアント処理プログラム２ａは、閲覧要求を処理サーバ１に対して発行する。処理サーバ１において稼動するサーバ処理プログラム１１は、クライアント処理プログラム２ａからの閲覧要求を受け付けると、会議記録管理データベース（ＤＢ）１２から、当該クライアントが閲覧可能な会議記録データを取得する。そして、サーバ処理プログラム１１は、取得した会議記録データを複数種類の評価方法により評価可能である（詳細は後述する）。そして、会議記録データの一覧と、複数種類の評価方法カラン背託された評価方法による評価結果（評価値）を、クライアントＰＣ２に送信する。

クライアント処理プログラム２ａは、会議記録データと評価結果のリストを処理サーバ１から受け取ると、その評価結果に従ってディスプレイ３に会議記録データを、例えばアイコンにより表示する。画面上に表示されている会議記録データのアイコンから所望の会議記録データのアイコンが入力装置４により選択されると、クライアント処理プログラム２ａは、当該会議記録データの内容をディスプレイ３に表示する。

なお、入力装置４としては、デジタイザによるペン入力、マイクによる音声入力、キーボード、ポインティングデバイスなどからの入力が可能である。

図２は、クライアントＰＣ２のハードウエア構成例を示すブロック図である。図２において、ディスプレイ３は、アプリケーションプログラムによって処理中のデータの情報、各種メッセージメニューなどを表示する。２２は、ディスプレイ３の画面に表示されるイメージを展開するビデオＲＡＭ（以下、ＶＲＡＭ）を示している。４１及び４２は、画面上の所定欄に文字などを入力したり、アイコンやＧＵＩにおけるボタンなどを指し示すためなどに用いられるキーボード及びポインティングデバイスをそれぞれ示す。２１は本クライアントＰＣ２の全体の制御を司るＣＰＵである。

ＲＯＭ２３はＣＰＵ２１の動作処理手順（プログラム）を記憶している。なおこのＲＯＭ２３にはデータ処理に係るアプリケーションプログラムやエラー処理プログラムをはじめ、後述するフローチャートに係るプログラムも記憶されている。ＲＡＭ２４は上述した各種プログラムをＣＰＵ２１が実行する時のワークエリア、エラー処理時の一時退避エリアを提供する。なお、ハードディスクドライブ２５やフレキシブルディスクドライブ２６に格納されたプログラムをＲＡＭ２４にロードしてＣＰＵ２１がこれを実行するように構成しても良い。

ハードディスクドライブ２５（以下、ＨＤＤ２５）、フレキシブルディスクドライブ２６（以下、ＦＤＤ２６）は、それぞれアプリケーションプログラムやデータ、ライプラリなどの保存及び読み込み用に用いられる。また、ＦＤＤ２６の替わりに、あるいは追加してＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤ等の光（磁気）ディスクドライブや、テープストリーマ、ＤＤＳなどの磁気テープドライブ等を設けてもよい。

２７は装置をネットワークに接続するためのネットワークインターフェイスである。クライアントＰＣ２は、ネットワークインターフェース２７を介して処理サーバ１と接続される。２８は上述した各ユニット間を接続するＩ／０バス（アドレスバス、データバスおよび制御バスからなる）である。

なお、処理サーバ１も図２と同様の構成を備えるものとする。また、本実施形態では、処理サーバ１とクライアントＰＣ２を別々の装置で構成したが、１つの装置にまとめても良い。この場合、以下に説明するクライアント処理プログラム２ａとサーバ処理プログラム１１の機能を有する会議記録管理装置が提供されることになる。また、この場合、会議記録データはＨＤＤ２５に保持されても良いし、ネットワーク上に接続された外部の記録装置に保持されていても良い。

図３は、本実施形態の会議記録管理システムによる会議記録一覧表示処理を説明するフローチャートである。クライアント処理プログラム２ａが稼動しているクライアントＰＣ２は、会議記録の一覧表示がユーザによって指示されると、一覧表示指示を処理サーバ１に発行する（ステップＳ２０１）。なお、この一覧表示指示には、複数の評価方法から選択された評価方法の指示が含まれている。サーバ処理プログラム１１は、格納されている会議記録データについて複数種類の評価方法で評価値を算出することが可能である。サーバ処理プログラム１１は、一覧表示指示をクライアントＰＣ２から受信すると、その一覧表示指示において指定されている評価方法を取得する（ステップＳ２０２）。

次に、サーバ処理プログラム１１は、評価対象の会議記録を会議記録管理ＤＢ１２から取得する（ステップＳ２０３）。なお、評価対象の会議記録とは、当該一覧表示指示を発行したユーザによって一覧が可能な会議記録データから選択された会議記録データである。当該ユーザが、会議記録ＤＢ１２に登録された全ての会議記録データを閲覧する権限を有している場合は、会議記録ＤＢ１２内の全ての会議記録データが評価対象となる。また、一部の会議記録データについて（例えば、自身が会議出席者に含まれている会議記録データ）閲覧が許可されている場合は、会議記録ＤＢ１２内のそのような許可された会議記録データのみが評価対象となる。

次に、サーバ処理プログラム１１は、一覧表示指示において指定されている評価方法に従って、評価対象の会議記録データから評価に必要な情報を取得し、評価値を算出する。会議記録データには、会議資料としてのテキストデータや、会議の進行に伴ってペン入力により追加された画像情報や、会議中に入力された音声情報等が記憶されている。サーバ処理プログラム１１は、これらの情報を用いて、指定された評価方法に必要な情報を会議記録データから取得し、評価値を算出する。

会議記録データから取得可能な情報としては、例えば、加筆情報量、音声情報量、重要項目情報量といった会議内容を反映した情報や、会議の日時、出席者、時間、場所等の会議開催に関する情報が挙げられる。また、評価方法の指定では、上記情報のうちの重視する項目を指定することが出来るほか、２つ以上の情報を組み合わせて判定したり、すべての項目で総合的に判定したりするなど、さまざまな方法での評価が可能である。

図４は、本実施形態による会議記録データの内容を説明する図である。図４に示されるように、会議記録データには複数種類の属性の情報が含まれる。例えば、会議開催に関する情報として、会議の出席者を表す出席者情報４４、会議の場所を表す場所情報４５、会議の開催日時を表す日時情報４６、会議記録の頁数を表す頁数情報４７などが含まれている。また、会議記録データは、会議資料のページごとの情報として、以下のような情報が含まれている。
・加筆情報４１：ペン入力で入力されたストロークの情報や、キーボードなどから入力されたテキスト情報が加筆情報として記録される。
・音声情報４２：マイクなどから入力された会議内の会話や発言の内容などがまとめて音声情報として記録されている。また、本実施形態では、発言者ごとに音声情報を管理することも可能となっている。
・重要項目情報４３：本実施形態の会議システムでは、重要箇所に矩形マークを付けることが可能となっており、その矩形マークが付けられた位置が重要項目情報として記憶される。

なお、本実施形態では、上述のような各属性の情報に対応した評価ポイントの算出処理を評価処理という。従って、本実施形態では、複数の属性の情報に対応した複数種類の評価処理が用意され、それら複数の評価処理から所望の評価処理、あるいは評価処理の組み合わせを選択することにより種々の評価方法が指定されることになる。以下、評価方法として総合的に判定する総合評価が選択された場合を例に挙げて、評価値の算出例を説明する。

指定された評価方法による評価値の算出（ステップＳ２０４）では、会議記録データに含まれる上記の情報から、選択された評価処理に必要な情報が取得され、評価ポイントが算出される。本例では、指定されている評価方法は総合評価であるので、それぞれの会議記録データから上述したような各情報の評価ポイントが算出され、これらの評価ポイントに基づいて総合評価としての評価値が算出される。

サーバ処理プログラム１１は、加筆情報４１からのペンストロークの長さおよび入力文字数などに基づいて評価ポイントを算出する評価処理を実行可能である。この評価処理では、たとえば、所定のストローク長を１とし、当該所定のストローク長が１ポイントに換算され、１文字が１ポイントに換算される。例えば、会議記録ＡのＰａｇｅ１の情報から、文字として識別できない部分のストローク長が３０、文字として認識できる手書き文字情報の文字数が１０文字として得られたとする。この場合、ストローク長による評価値は３０ポイント、加筆文字に対する評価値は１０ポイントとなる。以上より、会議記録ＡのＰａｇｅ１に対する加筆情報による評価ポイントは４０ポイントとなる。それぞれのページに対して同様の評価を行う。例えば、Ｐａｇｅ２において、ストローク長が２０、キーボードからの文字入力が１０文字であった場合、評価ポイントは３０ポイントとなる。また、Ｐａｇｅ３において、ストローク長３０、手書き文字数が１０文字であった場合、評価ポイントは４０ポイントとなる。更に、Ｐａｇｅ４において、ストローク長が２０で、文字入力が０であった場合、評価ポイントは２０ポイントという結果が得られる。そして、各ページの加筆情報に係る評価ポイントを合計することにより、会議記録Ａに対する加筆情報の評価ポイントとして１３０ポイントという評価結果が得られる。

また、本実施形態のサーバ処理プログラム１１は、音声情報４２に含まれる発言の長さや音の数などを元に評価ポイントを算出する評価処理を実行可能である。この評価処理では、例えば、音声情報によって表される発話時間の合計やあるいは発話した音節数などを元に評価値を計算する。例えば、１秒の発言ごとに０．１ポイントとして評価ポイントを計算する。図４の例において、Ｐａｇｅ１では１８０秒、Ｐａｇｅ２では３６０秒、Ｐａｇｅ３では２４０秒、Ｐａｇｅ５では４２０秒の音声記録が残っていた場合、合計で１２００秒の音声記録となる。従って、音声情報を用いた評価処理によって得られる評価ポイントは１２０ポイントとなる。なお、本例は、単純に発話時間の総計を計算しているが、特定話者（たとえば議長や管理職など）の音声記録に限定してポイントを算出する方法や、時間ではなく音節数に注目してポイントを算出する方法なども考えられる。

また、本実施形態のサーバ処理プログラム１１は、重要項目情報４３が示す重要項目の数を用いて評価ポイントを算出する評価処理を実行可能である。この評価処理において、例えば、重要項目は１項目ごとに２０ポイントとして計算される。Ｐａｇｅ１〜４における重要項目がそれぞれ０、２、１、２個であるので、それぞれ０ポイント、４０ポイント、２０ポイント、４０ポイントとなり、この評価処理の結果として得られる評価ポイントは１００ポイントとなる。

また、サーバ処理プログラム１１は、出席者情報４４を用いた評価処理を実行可能である。この評価処理は、出席人数や出席者の中に決定権を持つ管理職が含まれているか、社外の人間が参加しているか、顧客が参加しているかなどに基づいて評価ポイントを算出する。例えば、一般職よりも管理職あるいは社外の関係者などの評価ポイントを大きく設定する。一般職は１人につき１０ポイント、管理職は１人につき３０ポイント、社外関係者は１人につき３０ポイント、顧客が参加している場合には５０ポイントとして、出席者情報に関する評価ポイントを算出する。図４の例では、一般職が５名、管理職が１名の計６名の会議であるため、８０ポイントが評価ポイントとして算出される。

以上の各評価処理で得られた評価ポイントを合計することにより、総合評価による評価値が決定される。なお、出席者による評価処理を含む評価方法の場合は、管理職が出席している会議での重要項目は一般と比べて評価値は増すと考えられる。そこで、そのような評価方法が指定されている場合には、最終的な評価値を出すときに重要項目情報の評価値を補正するようにしてもよい。例えば、管理職、社外関係者が出席した場合の重要項目情報の評価ポイントを２倍とし、顧客が存在した場合の重要項目情報の評価ポイントを３倍にする。以上のような評価方法によれば、図４に示される会議記録Ａに関する会議記録データの評価値が、１３０＋１２０＋（１００×２）＋８０＝５３０ポイントとして算出される。

図３に戻り、サーバ処理プログラム１１は、閲覧可能なすべての会議記録の評価値を算出するまで上記ステップＳ２０３及びＳ２０４の処理を繰り返す（ステップＳ２０５）。結果として、図５に示すように、複数の会議記録データについてそれぞれの評価値が得られる。なお、会議記録のページ数や会議の時間によって評価値の補正を行って最終的な評価値を得るようにしてもよい。閲覧対象（評価対象）の全ての会議記録データに対して評価値を計算した後、サーバ処理プログラム１１は、会議記録データと評価値のリストをクライアントＰＣ２に送る（ステップＳ２０６）。なお、ここで送信されるリストでは、会議記録データ名称と算出された評価値を対応させたリストであり、会議記録データの実体は含まれない。

以上のステップＳ２０１による一覧表示指示の受信からステップＳ２０６による評価値の出力までの処理がサーバ処理プログラム１１によって実行される。以降のステップＳ２０７〜Ｓ２１１の処理は、評価値を受信した後の、クライアントＰＣ２で稼動するクライアント処理プログラム２ａの処理である。

クライアントＰＣ２のクライアント処理プログラム２ａは、一覧表示における表示モードを取得する（ステップＳ２０７）。なお、本実施形態のクライアント処理プログラム２ａは、選択可能な表示モードとして、図７、図１１で後述するような「時系列表示」と「評価値順表示」を有するが、これらに限られるものではない。クライアント処理プログラム２ａは、処理サーバ１から受信した会議記録データと評価値のリストに含まれる評価値を、選択された表示モードによる表示のために変換する（ステップＳ２０８）。例えば、表示モードが時系列表示である場合は、図７により後述するような会議記録データの表示を得るために、絶対評価値から５段階の相対的な評価値（相対評価値）の情報を生成する。すなわち、図６に示されるように例えば、絶対評価値の分布を取り、存在する絶対評価値の最小値から最大値を２０％ごとに区切って５段階の相対評価値を作成する。そして、例えば図６に示されるように、算出された相対評価値は、相対評価値算出結果として保存される。

クライアント処理プログラム２ａは、会議記録データのアイコンを、作成された相対評価値に基づいて表示形態を変更させて、会議開催日時順に基づいた時系列で表示する（ステップＳ２０９）。

以上のクライアント処理プログラム２ａによる会議記録データの一覧表示について図７を参照して説明する。図７は、本実施形態による会議記録データの一覧表示例を示す図である。

上述したように、本実施形態による一覧表示では、「時系列表示」と「評価値順表示」のいずれかを選択できる。なお、本実施形態では、表示モードが「時系列表示」である場合は図７に示されるように樹形図を表示し、「評価値順表示」では、図１０に示されるようなソート表示を行うものとする。

図７は、「時系列表示」が選択されている場合の、本実施形態による会議記録データの一覧表示例を示す図である。一覧表示は、クライアント処理プログラム２ａにより、ディスプレイ３に表示される。「時系列表示」が選択されているため、図７の一覧表示領域７０１には、会議記録データの各アイコンが樹形図によって表示されている。この樹形図において、会議記録データのアイコンは、図６に示した５段階の相対評価値に応じた大きさで表示される。また会議記録データのアイコンは、系統ごとに分類されて表示される。図７の例では、系統７１１から系統７１２が分岐していることが表示され、また、別の系統７１３が表示されている。これらの系統は、会議開催に係わる情報（図４の情報４４〜４７のいずれか）を参照して分類される。或いは、会議記録データに会議名を登録するようにして、その会議名に従って系統を決定するようにしてもよい。

表示方法選択部７０２の時系列ボタン７０２ａを指示すると表示モードが「時系列表示」に設定され、重要度ボタン７０２ｂを指示すると表示モードが「評価値順表示」に設定される。図７では、「時系列表示」が選択されており、時系列ボタン７０２ａの表示形態が選択中を表す形態となっている。

評価方法／重点項目選択部７０３には、評価方法を選択すためのボタンとして、加筆ボタン７０３ａ、音声ボタン７０３ｂ、重要項目ボタン７０３ｃ、出席者ボタン７０３ｄ、総合評価ボタン７０３ｅが設けられている。本例では、総合評価ボタン７０３ｅが選択されており、上述した総合評価の評価値に基づく一覧表示が、一覧表示領域７０１において行われる。また、総合評価ボタン７０３ｅの表示形態は、選択中であることを表す形態となっている。なお、例えば、加筆ボタン７０３ａのみが選択されている場合は、上記加筆情報を用いた評価処理によって得られた評価ポイントを絶対評価値として用いる評価方法が設定されたことになる。同様に、例えば、加筆ボタン７０３ａと重要項目ボタン７０３ｃが選択された場合は、加筆情報を用いた評価処理と重要項目情報を用いた評価処理によって得られた評価ポイントの合計を絶対評価値として用いる評価方法が設定されることになる。すなわち、加筆ボタン７０３ａ、音声ボタン７０３ｂ、重要項目ボタン７０３ｃ、出席者ボタン７０３ｄの選択は、評価方法に含まれるべき評価処理の選択であり、この選択により評価方法が指定されることになる。

また、ステップＳ２０９における、一覧表示領域７０１への会議記録データのアイコン表示において、例えば、出席者による表示の分類を行っても良い。但し、この場合、クライアント処理プログラム２ａがサーバ処理プログラム１１から会議記録データと評価値のリストを受信する際に、各会議記録データの出席者情報４４も受信する必要がある。そして、クライアント処理プログラム２ａは、受信した出席者情報４４を参照して、例えば図７に示されるように管理職が出席した会議、部外者が出席した会議、その他というように分類してアイコンを表示する。

図７に示される表示状態において、評価方法／重点項目選択部７０３のボタンを選択することで、ユーザは一覧表示のための評価方法を切り換えることができる。図３において、現在選択されている評価方法と異なる評価方法のボタンが選択されると、処理はステップＳ２１０からステップＳ２１２へ進み、クライアント処理プログラム２ａは、評価方法の更新指示を処理サーバ１に送信する。評価方法の更新指示を受信したサーバ処理プログラム１１は、当該新たな評価方法に従って各会議記録データの評価値を算出し、評価結果をクライアントＰＣ２に送信する（ステップＳ２０２〜Ｓ２０６）。クライアント処理プログラム２ａは、新たに受信した評価結果に従って一覧表示を更新する（ステップＳ２０７〜Ｓ２０９）。

例えば、図７の状態において加筆ボタン７０３ａが選択されると、上述した加筆情報による評価処理によって得られた評価値に基づく一覧表示が行われることになる。また、上述したように、評価方法として２つ以上の項目を選択することもできる。例えば、図７の加筆ボタン７０３ａと重要項目７０３ｃを選択することにより、これらの組み合わせを評価方法とすることができる。実施形態では、評価方法が変更された場合には、サーバ処理プログラム１１が指定された評価方法に従って再び評価値の算出を行う。但し、本例の場合は、総合評価から加筆情報と重要項目を重視した評価方法への変更が行われたので、総合評価において算出された評価値が残っている場合は、これを利用することができる。

ステップＳ２０４の評価値算出では、音声情報および出席者情報などは無視され、「加筆情報」に基づく評価ポイントと「重要個目情報」に基づく評価ポイントの加算値が、設定された評価方法における絶対評価値となる。その結果、図８に示されるように、例えば会議記録Ａの絶対評価値は、１３０＋１００＝２３０ポイントとなる。ステップＳ２０６では、会議記録データと図８に示される絶対評価値とのリストがクライアントＰＣ２に送られる。

クライアント処理プログラム２ａは、ステップＳ２０５において表示モードを取得する。表示モードは変更されていないので、すなわち、「時系列表示」であるので、ステップＳ２０８において評価値を補正する。すなわち、受信した絶対評価値を５段階の相対評価値に変換する。この変換結果を図９に示す。そして、ステップＳ２０９において一覧表示を行う。この一覧表示の結果を図１０に示す。

次に表示方法を変更する場合について説明する。ユーザが表示方法選択部７０２の時系列ボタン７０２ａ或いは重要度ボタン７０２ｂを選択することにより、表示モードを切り換えることができる。例えば、図７の表示形態は時系列ボタン７０２ａの選択による「時系列表示」である。この状態で、重要度ボタン７０２ｂが指示されると、表示モードは「評価値順表示」に変更されることになる。すなわち、重要度ボタン７０２ｂが指示されると、図３において、処理はステップＳ２１０からステップＳ２０７へ進む。ステップＳ２０７において、クライアント処理プログラム２ａは、表示モードを取得するが、ここで取得される表示モードは「評価値順表示」となる。評価値順表示では、絶対評価値の順番に会議記録データのアイコンを並べるので、ステップＳ２０８による評価値の変換処理はスキップされる。そして、ステップＳ２０９において、「評価値順表示」による一覧表示が行われる。この一覧表示の様子を図１１に示す。

図７、図１０或いは図１１の一覧表示より、ユーザが所望の会議のアイコンを選択すると、処理はステップＳ２１０からステップＳ２１１に進む。ステップＳ２１１においてクライアント処理プログラム２ａは、処理サーバ１に対して、選択されたアイコンに対応する会議記録データの実体の送信を要求する。サーバ処理プログラム１１は、会議記録ＤＢ１２から指定された会議記録データの実体を取得し、これをクライアントＰＣ２に送信する。クライアント処理プログラム２ａは、処理サーバ１から送られてきた会議記録データの実体を表示する。

以上のように、本実施形態の「時系列表示」によれば、会議記録データのアイコンを会議の時系列で表示するにおいて、会議記録データ間の評価結果に応じてアイコンの表示形態を変更する。このため、重要な会議記録が視覚的に分かりやすく表示することが可能となり、容易に重要会議の記録を参照することが可能となる。また、評価方法の選択に応じて、選択された評価結果に応じて一覧表示が更新されるので、ユーザが必要とする重要な会議記録を迅速に探すことができる。また、「評価値順表示」によれば、評価値の順に会議記録データが提示されるので、ユーザは、より容易に重要度の高い会議記録データを選択することができる。

また、上記実施形態では、出席者情報４４に応じてアイコンの表示形態を変えているが、その他の会議開催に係る情報、例えば、会議場所等により表示形態を変えてもよい。

以上、実施形態を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

尚、本発明は、ソフトウェアのプログラムをシステム或いは装置に直接或いは遠隔から供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによって前述した実施形態の機能が達成される場合を含む。この場合、供給されるプログラムは実施形態で図に示したフローチャートに対応したプログラムである。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

プログラムを供給するためのコンピュータ読み取り可能な記録媒体としては以下が挙げられる。例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などである。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることが挙げられる。この場合、ダウンロードされるプログラムは、圧縮され自動インストール機能を含むファイルであってもよい。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布するという形態をとることもできる。この場合、所定の条件をクリアしたユーザに、インターネットを介してホームページから暗号を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用して暗号化されたプログラムを実行し、プログラムをコンピュータにインストールさせるようにもできる。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどとの協働で実施形態の機能が実現されてもよい。この場合、ＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれて前述の実施形態の機能の一部或いは全てが実現されてもよい。この場合、機能拡張ボードや機能拡張ユニットにプログラムが書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行なう。

実施形態による会議記録管理システムの構成例を示すブロック図である。 クライアントＰＣ２のハードウエア構成例を示すブロック図である。 実施形態の会議記録管理システムによる処理を説明するフローチャートである。 会議記録データ内に記憶されている情報の例を示す図である。 総合評価が設定されている場合の、絶対評価値の算出結果例を示す図である。 図５の絶対評価値を相対評価値に変換した例を示す図である。 評価方法に「総合評価」が、表示モードに「時系列表示」が選択されている場合の一覧表示例を示す図である。 加筆情報および重要項目情報を重視した評価方法における、絶対評価値の算出結果例を示す図である。 図８の絶対評価値を相対評価値に変換した例を示す図である。 評価方法に「加筆情報および重要項目情報を重視」が選択され、表示モードに「時系列表示」が選択されている場合の、一覧表示例を示す図である。 評価方法に「総合評価」が、表示モードに「評価値順表示」が選択されている場合の一覧表示例を示す図である。

Claims (11)

1. 会議記録データを閲覧する会議記録管理装置であって、
   会議記録データから評価値を算出するための評価方法をユーザに指定させる指定手段と、
   複数の会議記録データのそれぞれについて、前記指定手段において指定された評価方法によって算出された評価値を取得する取得手段と、
   前記取得手段で取得された評価値に基づいて前記複数の会議記録データの一覧を表示する表示手段と、
   前記指定手段における評価方法の指定の変更に応じて、前記取得手段と前記表示手段を機能させて前記複数の会議記録データの一覧表示を更新する更新手段とを備え、
   前記表示手段は、前記一覧表示における各会議記録データの表示形態を前記取得手段で取得された評価値に基づいて変更するとともに、各会議記録データが有する特定の属性項目の値にしたがって変更することを特徴とする会議記録管理装置。
2. 前記指定手段における評価方法の指定は、会議記録データが有する、それぞれ異なる属性のデータから評価ポイントを算出する複数の評価処理から、評価値の算出に使用すべき評価処理をユーザに選択させるものであり、
   前記取得手段は、前記複数の会議記録データのそれぞれについて、前記指定手段で選択された評価処理によって算出された評価ポイントに基づいて、前記指定された評価方法に対する評価値を取得することを特徴とする請求項１に記載の会議記録管理装置。
3. 前記取得手段は、１つの評価処理が選択されている場合には当該評価処理によって算出された評価ポイントを評価値として取得し、複数の評価処理が選択されている場合には前記複数の評価処理によって算出された複数の評価ポイントの合計を評価値として取得することを特徴とする請求項２に記載の会議記録管理装置。
4. 前記表示手段は、前記取得手段で取得された評価値の順に前記複数の会議記録データを一覧表示することを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載の会議記録管理装置。
5. 前記取得手段で取得された、前記複数の会議記録データに対応した複数の評価値から相対的な評価値を算出する算出手段を更に備え、
   前記表示手段は、前記算出手段で算出された相対的な評価値に従って会議記録データを表すアイコンの表示形態を変更して、前記複数の会議記録データの一覧を表示することを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載の会議記録管理装置。
6. 前記表示手段は、前記アイコンを会議記録データに含まれる会議開催日時の順に従って表示することを特徴とする請求項５に記載の会議記録管理装置。
7. 複数の会議記録データを保持し管理するサーバ装置と、会議記録データの閲覧を要求するクライアント装置とが接続された会議記録管理システムであって、
   前記クライアント装置において、会議記録データから評価値を算出するための評価方法をユーザに指定させる指定手段と、
   前記サーバ装置において、前記複数の会議記録データのそれぞれについて、前記指定手段で指定された評価方法に対する評価値を算出する算出手段と、
   前記クライアント装置において、前記算出手段で算出された評価値に基づいて前記複数の会議記録データの一覧を表示する表示手段と、
   前記クライアント装置において、前記指定手段における評価方法の変更に応じて、前記算出手段と前記表示手段を機能させて前記複数の会議記録データの一覧表示を更新する更新手段とを備え、
   前記表示手段は、前記一覧表示における各会議記録データの表示形態を前記算出手段で算出された評価値に基づいて変更するとともに、各会議記録データが有する特定の属性項目の値にしたがって変更することを特徴とする会議記録管理システム。
8. 前記クライアント装置は、前記表示手段による一覧表示からユーザによって選択された会議記録データの実体を前記サーバ装置から取得して表示する手段を更に備えることを特徴とする請求項７に記載の会議記録管理システム。
9. 会議記録データを閲覧する会議記録管理装置の制御方法であって、
   指定手段が、会議記録データから評価値を算出するための評価方法をユーザに指定させる指定工程と、
   取得手段が、複数の会議記録データのそれぞれについて、前記指定工程において指定された評価方法によって算出された評価値を取得する取得工程と、
   表示手段が、前記取得工程で取得された評価値に基づいて前記複数の会議記録データの一覧を表示する表示工程と、
   更新手段が、前記指定工程における評価方法の指定の変更に応じて、前記取得工程と前記表示工程を機能させて前記複数の会議記録データの一覧表示を更新する更新工程とを備え、
   前記表示工程では、前記一覧表示における各会議記録データの表示形態を前記取得工程で取得された評価値に基づいて変更するとともに、各会議記録データが有する特定の属性項目の値にしたがって変更することを特徴とする会議記録管理装置の制御方法。
10. コンピュータを、請求項１乃至６の何れか１項に記載された会議記録管理装置の各手段として機能させるためのプログラム。
11. コンピュータを、請求項１乃至６の何れか１項に記載された会議記録管理装置の各手段として機能させるプログラムを格納したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。

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