JP2006085546A - 文書検索表示方法 - Google Patents

Abstract

【目的】本発明は、スケジュールに関連する文書を検索して表示する文書検索表示方法に関し、スケジュール登録および関連文書を格納するのみで手操作で関連文書を関連付けることなく、自動的に関連情報が抽出されて表示されると共に、関連情報の参照・更新回数、複製回数、更に、これら回数の増加状況をもとに判定した重要度を提示することを目的とする。
【構成】 利用者から入力されたスケジュールを記憶するスケジュール管理テーブル、およびそのスケジュールに対して作成あるいは複製あるいは複製して修正された文書を記憶する文書管理テーブルを設け、記憶した文書管理テーブル中の文書内を検索して日付情報および文書情報を抽出するステップと、スケジュール管理テーブルをもとにスケジュール情報を表示したスケジュール画面上で、抽出した日付情報および文書情報について一致するスケジュール情報の位置に文書情報を併記して表示するステップとを有する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、スケジュールに関連する文書を検索して表示する文書検索表示方法に関するものである。

従来、利用者は社内で開催する会議などのスケジュールをテーブルに登録し、随時そのスケジュールをカレンダー上に表示してその状況を把握したり、新たなスケジュールを登録したりして管理している。

また、スケジュール登録時に関連資料を併せて登録しておき、スケジュール画面に関連資料を連動表示していた（特許文献１）。
特開平０７−２８２１２９号公報

上述したように、前者では、カレンダー上に利用者のスケジュールが単に表示されるのみで、当該スケジュールに関連した文書が表示されなく、その関連を把握し難いという問題があった。

また、上述した後者では、スケジュール画面に関連資料が連動表示されるが、スケジュール登録時に併せて関連資料を手入力で登録するという面倒な操作が要求されてしまうと共に、手入力では関連資料の登録漏れが発生してしまい、信頼性に欠けるという問題があった。また、スケジュール画面に関連資料（文書）が表示されるが、しかし、その文書のアクセス頻度や更新頻度などが判らず、文書の重要度を認識できないという問題があった。

本発明は、これらの問題を解決するため、利用者がスケジュールをテーブルに登録および文書を格納すると、格納された文書から自動的に日時情報、イベント名を抽出して設定および当該文書の参照・更新回数、複製回数を更新し、テーブル中に関連情報として前記抽出、設定した情報および回数をもとに日付、イベント名、文書（ファイル）、重要度を設定し、スケジュール参照指示時にテーブルをもとにスケジュール画面上に日付、イベント名、イベントファイル名、重要度からなるスケジュール情報を表示するようにしている。

従って、スケジュール表示（検索）時に、スケジュール画面上の日付欄にイベント名、関連するイベントファイル名、更に、重要度の組が自動的に生成されて表示され、利用者にとってはスケジュール登録および関連文書を格納するのみで手操作で関連文書を関連付けることなく、自動的に関連情報（イベント名、イベントファイル）が抽出されて表示されると共に、当該関連情報の参照・更新回数、複製回数、更に、これら回数の増加状況をもとに判定した重要度を提示することが可能となる。

本願発明は、スケジュール表示（検索）時に、スケジュール画面上の日付欄にイベント名、関連するイベントファイル名、更に、重要度の組が自動的に生成されて表示され、利用者にとってはスケジュール登録および関連文書を格納するのみで手操作で関連文書を関連付けることなく、自動的に関連情報（イベント名、イベントファイル）が抽出されて表示されると共に、当該関連情報の参照・更新回数、複製回数、更に、これら回数の増加状況をもとに判定した重要度を提示することが可能となる。

本発明は、利用者がスケジュールをテーブルに登録および文書を格納すると、格納された文書から自動的に日時情報、イベント名を抽出して設定および当該文書の参照・更新回数、複製回数を更新し、テーブル中に関連情報として前記抽出、設定した情報および回数をもとに日付、イベント名、文書（ファイル）、重要度を設定し、スケジュール参照指示時にテーブルをもとにスケジュール画面上に日付、イベント名、イベントファイル名、重要度からなるスケジュール情報を表示することを実現した。

図１は、本発明のシステム構成図を示す。
図１において、管理サーバ１は、社内の多数の利用者のスケジュールおよび文書を管理するサーバ（コンピュータシステム）であって、ここでは、表示制御手段２、文書管理制御手段３、スケジュール管理制御手段４、文書管理テーブル５、関連付手段７、およびスケジュール管理テーブル６などから構成されるものである。

表示制御手段２は、利用者（あるいは個人、グループ、課、部などの利用者）のスケジュールをカレンダー画面上に表示したり、更に、関連する文書情報を該当する位置に表示したり、表示した文書情報の重要度に対応づけて強調表示（色分け、枠で表示）したりなどするものである（図２から図１０参照）。

文書管理制御手段３は、スケジュールを登録した際に、作成した文書、他の文書を複製して作成した文書、更に複製した文書を修正した文書を文書管理テーブル５に登録して管理するものである。

スケジュール管理制御手段４は、スケジュールをスケジュール管理テーブル６に登録して管理するものである。

文書管理テーブル５は、スケジュールを作成してスケジュール管理テーブル６に登録した際に、作成した文書、複製した文書、あるいは複製して修正した文書を一括して格納する（多数の利用者の文書を一括して格納する）ものであって、ここでは、複数のディレクトリ（複数のハードディスク装置や、ハードディスク装置の複数のシリンダなどの複数のディレクトリ）に登録して管理するものである（図７の（ａ）参照）。

スケジュール管理テーブル６は、利用者が作成したスケジュールを登録して管理するものである（図７の（ｂ）参照）。

関連付手段７は、文書管理テーブル５およびスケジュール管理テーブル６をアクセスし、文書中から抽出した日付情報、文書情報などをもとに当該文書情報をスケジュールに関連付けするものである（図２から図１０参照）。

パソコン１１は、管理サーバ１にネットワークを介して接続する多数のパソコンのうちの１つであって、利用者のスケジュールを作成してスケジュール管理テーブル６に登録したり、そのスケジュール登録時に作成した文書（会議開催文書など）を文書管理テーブル５に登録したり、スケジュールを検索したりなどするものであって、ここでは、画面１２などから構成されるものである。

画面１２は、スケジュールをカレンダー画面上に表示および関連する文書を重要度に応じた色で該当位置に表示したりなどするものである（図１０参照）。

ネットワーク１３は、管理サーバ１と多数のパソコン１１とのデータの送受信を行うためのネットワークであって、例えば社内ＬＡＮやインターネットである。

次に、図２のフローチャートの順番に従い、図１の構成の全体の処理の流れを順次説明する。

図２は、本発明の全体の処理フローチャートを示す。
図２の（ａ）は、処理Ｐ１，処理Ｓ１であって、利用者がパソコン１１で文書作成、参照、更新するときのパソコン１１側および管理サーバ１側の処理の流れをそれぞれ示す。

図２の（ａ）において、Ｓ１は、パソコン１１で利用者が文書作成、参照、更新する。これは、利用者が図１のパソコン１１を操作し、ネットワーク１３を介して管理サーバ１にログオンし、後述する図２の（ｂ）で説明するスケジュール作成、更新時に、併せて当該スケジュールの内容である例えば会議開催文書を作成、更新の操作を行う。

Ｓ２は、管理サーバ１が文書管理テーブルを作成・更新する。この際、作成・更新項目は、図示の下記の情報である（図７の（ａ）参照）。

・ファイル名：
・原本ディレクトリ名：
・原本作成日：
・参照・更新回数：
・最大複製回数：
・その他：
ここで、ファイル名は、文書を一意に特定するためのファイル名である。原本ディレクトリは原本（文書）を格納したディレクトリである。原本作成日は原本（文書）を作成した最初の日付である。参照・更新回数は、ファイル名のファイルを参照、更新した累計回数である。最大複製回数は、ファイル名のファイルを他のディレクトリに複製した最大の回数である。

以上によって、利用者がスケジュール作成時に作成した文書（会議開催文書）が管理サーバ１の文書管理テーブル５に一括し上述した項目を持つファイルとして格納されて蓄積されることとなる。

図２の（ｂ）は、処理Ｐ２，処理Ｓ２であって、利用者がパソコン１１でスケジュールを作成、更新するときのパソコン１１側および管理サーバ１側の処理の流れをそれぞれ示す。

図２の（ｂ）において、Ｓ１１は、パソコン１１で利用者がスケジュールを作成、更新する。これは、利用者が図１のパソコン１１を操作し、ネットワーク１３を介して管理サーバ１にログオンし、既述した図２の（ａ）で説明した文書作成時に、スケジュールを作成、更新の操作を行う。

Ｓ１２は、管理サーバ１がスケジュール管理テーブル６を作成・更新する。この際、作成・更新項目は、図示の下記の情報である（図７の（ｂ）参照）。

・日付：
・イベント：
・その他：
ここで、日付はスケジュールを作成、更新した日付である。イベントはスケジュールのイベント（例えば予算会議）である。

以上によって、利用者が作成、更新したスケジュールが管理サーバ１のスケジュール管理テーブル６に一括し上述した項目などを持つファイルとして格納されて蓄積されることとなる。

図２の（ｃ）は、処理Ｓ３であって、管理サーバ１が定時バッチ処理として、文書内のキーワード検索して文書管理テーブル５に目的日、イベント名を設定するときの管理サーバ１側の処理の流れを示す。

図２の（ｃ）において、Ｓ２１は、文書内キーワードを検索する。これは、図１の管理サーバ１の関連付手段７が文書管理テーブル５を検索して文書内から目的日、イベント名（例えば予算会議）を抽出する。

Ｓ２２は、文書管理テーブル５を更新する。これは、Ｓ２１で文書内から抽出した目的日、イベント名を当該文書の目的日、イベント名の欄に格納して更新する（図７の（ａ）の文書管理テーブル５の目的日、イベント名の欄に格納して更新する）。

以上によって、図７の（ａ）の文書管理テーブル５中に、既述したＳ１、Ｓ２で格納したファイル名、原本ディレクトリ、原本作成日に加えて、当該Ｓ２１、Ｓ２２で文書中から自動抽出された情報である、目的日、イベント名（予算会議など）が自動的に設定されることとなる。これら設定した目的日、イベント名より、後述する図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６中の日付、イベント名が一致したエントリに当該文書を関連付けることが可能となる（図５で後述）。

図２の（ｄ）は、処理Ｓ４であって、管理サーバ１が定時バッチ処理として、文書内のイベント検索して重要度を判定してスケジュール管理テーブル６に設定するときの管理サーバ１側の処理の流れを示す。

図２の（ｄ）において、Ｓ３１は、イベントを検索する。これは、図１の管理サーバ１の関連付手段７が文書管理テーブル５のイベント名の欄を検索して設定されているイベント名を取り出す。

Ｓ３２は、重要度を判定する。これは、Ｓ３１で取り出したイベント名のエントリ（イベントファイル）の参照・更新回数、最大複製回数を参照し、重要度を判定する（例えば参照・更新回数が１０回以上のときは重要度Ａ，図９などで後述する）。

Ｓ３３は、スケジュール管理テーブルを更新する。これは、３２で判定した重要度と、そのときのイベントファイルで、スケジュール管理テーブル５を更新する（図５を用いて後述する）。

以上によって、図７の（ａ）の文書管理テーブル５からイベント名を検索し、取り出したイベント名のエントリの参照・更新回数、最大複製回数をもとに重要度を判定し、図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６のイベントファイル、イベントファイル重要度の欄に自動設定することが可能となる（詳細は図５を用いて後述する）。

図２の（ｅ）は、処理Ｐ５、処理Ｓ５であって、利用者がパソコン１１を操作してスケジュール参照指示したときのパソコン１１側および管理サーバ１側の処理の流れをそれぞれ示す。

図２の（ｅ）において、Ｓ４１は、パソコン１１で利用者がスケジュールの参照指示する。これは、利用者が図１のパソコン１１を操作し、ネットワーク１３を介して管理サーバ１にログオンし、スケジュールの参照指示の操作を行う。

Ｓ４２は、管理サーバ１がスケジュール表示データを作成する。これは、管理サーバ１を構成する表示制御手段２がスケジュール表示データを作成する。ここでは、カレンダフォーマット化したカレンダ画面上に表示する図示の下記の表示項目を作成する。

・日付：
・イベントｎ（ｎ＝１からｎ、以下同じ）：
・イベントｎファイル：
・イベントｎファイル重要度：
・その他：
ここで、日付はカレンダフォーマット化した画面（カレンダ画面）上のいずれの日付欄に表示項目を表示するかの日付である。イベントｎは、後述する図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６中の表示対象のエントリのイベント１，２，３・・・である。イベントｎファイル、イベントｎファイル重要度はそれぞれ対応するものである。これらを表示すると、後述する図１０のフォーマット化されたカレンダ画面上の該当日付欄に、イベント（例えば「予算会議」、イベントファイル（例えば「ｂ．ｄｏｃ」）、イベントファイル重要度（例えば「ｂ．ｄｏｃ」が重要度Ａのときは赤色で表示）がそれぞれ組みとなって１つあるいは複数表示されることとなる。

Ｓ４３は、スケジュール参照する。これは、Ｓ４２で作成したスケジュール表示データを、パソコン１１の画面１２の上に例えば図１０に示すように表示し、利用者がスケジュールを参照する。

Ｓ４４は、ファイル選択する。これは、Ｓ４３で表示させたスケジュール画面（図１０のスケジュール画面）上で関連づけられて表示されているファイルを選択する。

Ｓ４５は、原本ディレクトリを検索する。これは、Ｓ４４で選択されたファイル名をもとに、図７の（ａ）の文書管理テーブル５の該当ファイル名のエントリの原本ディレクトリを検索して文書を取り出す。

Ｓ４５は、文書を参照・更新する。これは、Ｓ４５で検索して取り出された文書を、パソコン１１の画面１２に表示し、利用者が参照、更新する。更新したときは原本ディレクトリの文書を更新および参照・更新回数を＋１する。

以上によって、利用者がスケジュール参照指示すると、管理サーバ１の表示制御手段２がスケジュール表示データを作成してパソコン１１の画面１２上に例えば図１０のスケジュール画面を表示し、利用者がスケジュール画面上でイベントに併記されているイベントファイルのいずれかを選択すると、選択されたイベントファイルを原本ディレクトリから読み出して画面上にその文書を表示し、この文書を参照、更新することが可能となる。参照・更新時には文書管理テーブル５の該当ファイルの参照・更新回数が＋１され、更新時には文書更新が行われる。これらにより、利用者はスケジュールを作成・更新およびこの際に作成した文書を登録するのみで、スケジュール検索時に自動的にカレンダ画面上にスケジュールのイベントと、その日付、イベントが一致する文書ファイル名が自動的に併記して表示されるので、この文書ファイル名を選択することで自動的に関連文書を表示させることが可能となる。以下順次詳細処理を説明する。

図３は、本発明の詳細処理フローチャートを示す。図３は、既述した図２の処理Ｐ１と処理Ｓ１の詳細処理フローチャートである。

図３において、Ｓ５１は、文書ファイルを操作する。これは、図１で、利用者がパソコン１を操作して画面１２上に文書を作成、あるいは既にある文書を読み出して修正、あるいは複製などの操作を行う。

Ｓ５２は、ファイル名が文書管理テーブル５に無か判別する。これは、Ｓ５１で作成した文書、あるいは読み出した文書が、文書管理テーブル５に登録されていなく、無か判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ５３でファイル名、原本ディレクトリ名、原本作成日を登録（即ち、図７の（ａ）の文書管理テーブル５に新たなエントリを作成し、当該エントリのファイル名、原本ディレクトリ名、原本作成日の欄にそれぞれ登録）し、Ｓ５４に進む。一方、Ｓ５２のＮＯの場合には、既に、文書管理テーブル５にエントリが登録されていると判明したので、Ｓ５４に進む。

以上のＳ５２、Ｓ５３で、利用者が文書ファイルを操作（作成などの操作）したときに、当該文書のファイル名、原本ディレクトリ名、原本作成日のエントリが登録されていないときは新規に作成してこれらを登録することが可能となる。

Ｓ５４は、ファイル名、ディレクトリ名が同一か判別する。これは、Ｓ５１で操作した文書のファイル名、ディレクトリ名と同一のものが文書管理テーブル５に他にあるか判別する。ＹＥＳの場合には、同一の文書ファイル名、ディレクトリ名があると判明したので、複写と判定し、Ｓ５５で文書管理テーブル５の最大複製回数をカウントアップ（＋１）する。一方、Ｓ５４のＮＯの場合には、同一の文書ファイル名、ディレクトリ名でないと判明したので、参照あるいは更新と判定し、Ｓ５６で参照・更新回数をカウントアップ（＋１）する。

以上のＳ５４からＳ５６によって、Ｓ５１で利用者が文書ファイルを操作（作成、更新、複製などの操作）したことに対応して、文書管理テーブル５の最大複製回数（Ｓ５５）あるいは参照・更新回数（Ｓ５６）をカウントアップし、当該文書の重要度の目安となる情報を累積することが可能となる。

図４は、本発明の詳細処理フローチャートを示す。図４は、既述した図２の処理Ｐ２と処理Ｓ２の詳細処理フローチャートである。

図４において、Ｓ６１は、スケジュールを更新する。これは、図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６の該当エントリの例えば日付、イベントを更新する。

Ｓ６２は、ｎ＝０とする。これは、図１の管理サーバ１が、Ｓ６１でスケジュール更新したことに対応して、変数ｎ＝０と初期化する。

Ｓ６２は、ｎ＝ｎ＋１する。これは、変数ｎに＋１してインクリメントする。
Ｓ６３は、対象日のイベントｎが未登録か判別する。これは、図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６の対象日の日付のイベントｎ（ｎ＝１，２，３・・・）が未登録か判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ６５でイベントｎ（ｎ＝１，２，３・・・）にイベント（例えば会議開催のイベント）を登録する。

以上によって、Ｓ６１でスケジュール更新したときに、図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６に日付、イベントが未登録のときは登録されることとなる。

図５は、本発明の詳細処理フローチャートを示す。
図５の（ａ）は、処理Ｓ３（図２の（ｃ）の処理Ｓ３）の詳細処理フローチャートを示す。

図５の（ａ）において、Ｓ７１は、ファイルを検索する。これは、文書管理テーブル５に登録されているファイル名を検索する。

Ｓ７２は、文書の１ページ目に”月”、”日”を含む文字列有りか判別する。これは、後述する例えば図８の（ａ）の文書の１ページ目に、”月”、”日”を含む文字列があるか判別、ここでは、”９月８日”で”月”、”日”を含む文字列”９月８日”があるので、ＹＥＳと判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ７３で目的日を更新（図７の（ａ）の文書管理テーブル５中の当該文書のエントリの、”目的日”を更新（無いときは設定、有るときは更新）し、Ｓ７４に進む。一方、Ｓ７２のＮＯの場合（文書の１ページ目に”月”、”日”を含む文字列がない場合）には、Ｓ７４に進む。

Ｓ７４は、文書の１ページ目に”会”、”打合せ”を含む文字列有りか判別する。これは、後述する例えば図８の（ａ）の文書の１ページ目に、”会”、”打合せ”を含む文字列があるか判別、ここでは、”Ａ社定例会”で”会”を含む文字列があるので、ＹＥＳと判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ７５でイベント名を更新（図７の（ａ）の文書管理テーブル５中の当該文書のエントリの、”イベント名”を更新（無いときは設定、有るときは更新）する。一方、Ｓ７４のＮＯの場合（文書の１ページ目に”会”、”打合せ”を含む文字列がない場合）には、終了する。

以上によって、利用者が作成して登録した図７の（ａ）の文書管理テーブル５中のファイル名の文書中に目的日、イベント名があればそれを自動抽出し、当該文書管理テーブル５の目的日、イベント名の欄に自動設定することが可能となる。これにより、利用者が文書管理テーブル５に単に会議開催の文書を登録するのみで、自動的に文書の１ページ目から目的日、イベント名を抽出して当該文書管理テーブル５に登録することが可能となり、利用者が手作業で、文書登録時に併せて目的日、イベント名を登録する手間が不要となる。

図５の（ｂ）は、処理Ｓ４（図２の（ｄ）の処理Ｓ４）の詳細処理フローチャートを示す。

図５の（ｂ）において、Ｓ８１は、イベント名を検索する。これは、図７の（ａ）の文書管理テーブル５の先頭のエントリから順にイベント名を検索する。

Ｓ８２は、イベント名が有りか判別する。これは、Ｓ８１で図７の（ａ）の文書管理テーブル５の例えば先頭のエントリについて、当該エントリのイベント名欄にイベント名が有り（登録されている）か判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ８３に進む。ＮＯの場合には、イベント名が登録されていないと判明したので、Ｓ８５に進む。

Ｓ８３は、目的日＝日付か判別する。これは、Ｓ８２のＹＥＳで文書管理テーブル５の該当エントリにイベント名が有ると判明したので、更に、目的日＝日付か判別、即ち、文書管理テーブル５の目的日（例えば（１）の先頭エントリの目的日＝９／３（９月３日）））と、図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６の日付欄の日付（例えば（１’）の日付＝９／３（９月３日））とが等しいか判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ８４で対象日付のイベント、ファイル名を登録する（例えば図７の（１’’）に示すように、図７の（ａ）の文書管理テーブル５中の（１）のエントリ中のイベント名”ＰＪ報告会”、ファイル名”ａ．ｘｌｓ”を図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６の（１’）のエントリ中のイベント２、イベント２ファイルの欄に図示のように登録する）。そして、Ｓ８９に進む。一方、Ｓ８３のＮＯの場合には、終了する。

Ｓ８５は、目的日＝日付か判別する。これは、Ｓ８２のＮＯで、図７の（ａ）の文書管理テーブル５の該当エントリ中にイベント名が登録されていないと判明したので、更に、目的日＝日付か判別する。これは、上述したと同様に、図７の（ａ）の文書管理テーブル５の該当エントリのイベント名欄にイベント名が無く、更に、当該エントリの目的日欄に登録されている目的日と一致する日付が図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６に登録されているか判別する。ＹＥＳの場合には、図７の（ａ）の文書管理テーブル５の例えば（２）のエントリのように、イベント名欄にイベント無し、目的日欄に”９／２”があるので、当該”９／２”の図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６の（２’）のエントリの（２’’）で示すように、イベント２ファイルにファイル名”ｃ．ｐｐｔ”のみを登録する（イベント２欄にはイベント名がなかったので、登録しない）。そして、Ｓ８９に進む。一方、Ｓ８５のＮＯの場合には、Ｓ８７に進む。

Ｓ８７は、目的日＝ブランクか判別する。これは、図７の（ａ）の文書管理テーブル５の該当エントリのイベント名欄にイベント名が無く（Ｓ８２のＮＯ），かつ文書管理テーブル５の当該エントリの目的日欄に登録されている目的日と同一の日付が図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６に登録されていないと判明（Ｓ８５のＮＯ）したので、更に、図７の（ａ）の文書管理テーブル５の該当エントリの目的日にブランクが登録されているか判別する。ＹＥＳの場合には、原本作成日＝日付にファイル名を登録する（例えば図７の（３’’）に示すように、図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６の（３’）のエントリのイベント２ファイル欄に、図７の（ａ）の該当エントリの（３）のファイル名”ｄ．ｐｄｆ”を取り出して登録する）。そして、Ｓ８９に進む。一方、Ｓ８７のＮＯの場合には、終了する。

Ｓ８９は、文書の参照・更新回数が１０以上、または、複製増加指標が２００％以上か判別する。これは、Ｓ８４、Ｓ８６、Ｓ８８で図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６に登録したイベントについて、図７の（ａ）の文書管理テーブル５の該当エントリの参照・更新回数、または最大複製回数を参照し、当該文書の参照・更新回数が１０回以上、または、複製増加指標が２００％以上（図９を用いて後述する）か判別する（重要度が大のＡの文書か判別する）。ＹＥＳの場合には、Ｓ９０でイベントファイル重要度”Ａ”と更新する（図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６の該当エントリのイベント（文書）のイベントファイル重要度を”Ａ”に更新する）。そして、Ｓ９１に進む。一方、ＮＯの場合には、Ｓ９１に進む。

Ｓ９１は、文書の参照・更新回数が５以上、または、複製増加指標が１５０％以上か判別する。これは、Ｓ８４、Ｓ８６、Ｓ８８で図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６に登録したイベントについて、図７の（ａ）の文書管理テーブル５の該当エントリの参照・更新回数、または最大複製回数を参照し、当該文書の参照・更新回数が５回以上、または、複製増加指標が１５０％以上（図９を用いて後述する）か判別する（重要度が中のＢの文書か判別する）。ＹＥＳの場合には、Ｓ９２でイベントファイル重要度”Ｂ”と更新する（図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６の該当エントリのイベント（文書）のイベントファイル重要度を”Ｂ”に更新する）。一方、ＮＯの場合には、終了する。

以上によって、図７の（ａ）の文書管理テーブル５の各エントリの目的日、イベント名をもとに図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６のエントリを検索し、
・イベント名（文書管理テーブル５）が有り、かつ目的日（文書管理テーブル５）＝日付（スケジュール管理テーブル６）のときにスケジュール管理テーブル６の目的日＝日付のエントリのイベント欄、イベントファイル欄に、文書管理テーブル５の該当エントリのイベント名、ファイル名をそれぞれ登録（Ｓ８４、図７の（１）から（１’’））し、
・イベント名（文書管理テーブル５）が無し、かつ目的日（文書管理テーブル５）＝日付（スケジュール管理テーブル６）のときにスケジュール管理テーブル６の目的日＝日付のエントリのイベントファイル欄に、文書管理テーブル５の該当エントリのファイル名のみを登録（Ｓ８６、図７の（２）から（２’’））し、
・イベント名（文書管理テーブル５）が無し、かつ目的日（文書管理テーブル５）≠日付（スケジュール管理テーブル６）、かつ目的日＝ブランクのときにスケジュール管理テーブル６の原本作成日＝日付のエントリのイベントファイル欄に、文書管理テーブル５の該当エントリのファイル名のみを登録（Ｓ８８、図７の（３）から（３’’））する
ことを自動的に行うことが可能となる。

図６は、本発明の詳細処理フローチャートを示す。これは、図２の（ｅ）の処理Ｐ５と処理Ｓ５の詳細処理フローチャートを示す。

図６において、Ｓ１０１は、スケジュール参照を指示する。これは、図１で、利用者がパソコン１１を操作し、画面上でスケジュールを入力してその参照を指示する。例えば利用者（従業員ＩＤ）が９月を指定してスジュール参照を指示する。

Ｓ１０２は、指定月のデータ検索／日付ソートする。これは、Ｓ１０１でスケジュール参照の指示を受信した管理サーバ１が、図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６を検索し、指定された利用者（従業員ＩＤ）の９月のスケジュールを取り出して日付順にソートする。

Ｓ１０３は、指定月の未処理データ有りか判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ１０４に進む。ＮＯの場合には、指定月の全てのデータ検索／日付ソートの処理が終了したので、終わる。

Ｓ１０４は、イベント有りか判別する。これは、図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６のＳ１０２で検索・日付順にソートしたスケジュールの該当エントリにイベント欄にイベント有りか判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ１０５でイベントを表示する。例えば後述する図１０の画面例に示すように、カレンダ画面上の該当日付の欄にイベント（グループミーティングなど）を表示し、Ｓ１０６に進む。一方、Ｓ１０４のＮＯのの場合には、イベントがないと判明したので、イベントに空白を表示（図１０のカレンダ画面上の該当日付の欄に表示するイベントがないので、空白を表示）しイベントがない旨を明瞭にし、Ｓ１０６に進む。

Ｓ１０６は、イベントファイルが有るか判別する。これは、図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６のＳ１０２で検索・日付順にソートしたスケジュールのエントリのイベントファイル欄にイベントファイルが有りか判別する。ＹＥＳの場合には、更に、イベントファイル重要度有りか判別し、ＹＥＳのときはＳ１０８でファイルを表示する。例えば後述する図１０の画面例に示すように、カレンダ画面上の該当日付の欄にイベントファイル（ｄ．ｐｄｆなど）の重要度がＢのときは当該イベントファイルを黄色に表示し、重要度がＡのときは当該イベントファイルを赤色に表示し、重要度がー（ブランク）のときは青色で表示し、当該イベントファイルの色で当該イベントファイル（文書）の重要度を分かり易く表示する。一方、Ｓ１０６のＮＯの場合、更に、Ｓ１０７のＮＯの場合には、終了する。

Ｓ１０９は、スケジュール表示する。これにより、利用者は、パソコン１１の画面１２上に指定した月のスケジュールを表示、例えば図１０に示すように、スケジュール画面上の該当日付にイベントを表示し、関連するファイル名をその重要度で色分けして表示する。

以上によって、利用者がスケジュール参照指示すると、管理サーバ１が指定月のスケジュールを検索して日付ソートし、図１０のスケジュール画面上の該当日付にイベントを表示すると共に関連する文書ファイル名をその重要度に応じた色分けして表示することが可能となる。

図７は、本発明のテーブル例を示す。
図７の（ａ）は、文書管理テーブル例を示す。文書管理テーブル５は、スケジュール作成時に作成した文書（Ａ社殿定例会など）を登録したものであり、登録後に管理サーバ１がその目的日、イベント名を文書中から自動抽出して登録したり、参照・更新回数、最大複製回数をカウントして設定したりするものであって、図示の下記の情報を対応づけて登録、管理するものである。

・ファイル名：
・原本ディレクトリ名：
・原本作成日：
・参照・更新回数：
・最大複製回数：
・目的日：
・イベント名：
・その他：
ここで、ファイル名は利用者が作成した文書のファイル名である。原本ディレクトリは文書を格納したディレクトリ名である。原本作成日は文書（原本）を作成した日付である。参照・更新回数、最大複製回数は、当該ファイル名の文書を利用者（作成者、それ以外の人も含む）が参照・更新した回数、複製（コピー）した回数である。目的日、イベント名は、文書中から自動抽出した目的日、イベント名を登録したものである。

以上のように、利用者がスケジュール作成時に文書を作成・更新・複製して格納するのみで、管理サーバ１が自動的に文書中から抽出した目的日、イベント名を登録、および参照・更新、更に、複製回数をカウントアップしてその回数を更新して管理することが可能となる。

図７の（ｂ）は、スケジュール管理テーブル例を示す。スケジュール管理テーブル６は、利用者（従業員ＩＤ）に対応付けてスケジュールを登録して管理するものであって、ここでは、図示の下記の情報を対応づけて登録、管理するものである。

・従業員ＩＤ：
・日付：
・イベント１：
・イベント１ファイル：
・イベント１ファイル重要度：
・イベント２：
・イベント２ファイル：
・イベント２１ファイル重要度：
・・・
ここで、従業員ＩＤは利用者を識別する一意のＩＤである。日付は、スケジュールの日付である。イベント１、イベント１ファイル、イベント１ファイル重要度は、当該日付のスケジュールのイベント（例えば予算会議）、イベント１ファイル（例えばｂ．ｄｏｃ）、イベント１ファイル重要度（例えばＡ（重要度が大））をそれぞれ登録する欄である。同様に、イベント、イベントファイル、イベントファイル重要度を組に複数登録する。

以上のように、利用者毎（従業員ＩＤ毎）に日付に対応づけてイベント、イベントファイル、イベントファイル重要度を登録して管理することにより、既述したようにして図１０のスケジュール画面上にスケジュールを表示（イベント名と、当該イベント名に関連するファイル名を重要度に応じて色で表示）することが可能となる。

図８は、本発明の文書例を示す。
図８の（ａ）は、文書例１を示す。文書例１は、図示のように、文書の日付として、”月”、”日”を含む文字列を自動抽出、ここでは、”９月８日”の文字列を自動抽出して日付”９／８”を取り出し、図７の（ａ）の文書管理テーブル５の当該文書のエントリの目的日欄に登録する（図５の（ａ））。同様に、”会”、”打合せ”などを含む文字列をイベントとして抽出し、図７の（ａ）の文書管理テーブル５の該当文書のエントリのイベント欄に登録する（図５の（ａ））。

図８の（ｂ）は、文書例２を示す。文書例２は、日付が文書に複数記載されている場合に、最上段の発信日、下段の作成日は抽出しなく、中央の本文のテキストブロック内から日付を抽出（月と日を含む文字列として日付を抽出）する。この際、開催などの文字列があればその近傍の月と日を含む文字列を優先的に日付として抽出する。また、タイトルブロックからタイトル（イベント）を抽出する。

図９は、本発明の重要度例を示す。
図９の（ａ）は、重要度例１を示す。重要度例１は、目的日のファイル数Ａ（目的日に存在するファイル数Ａ）と現時点のファイル数Ｂを、対象とするイベントファイルについてそれぞれ算出し、その比（Ａ／Ｂ）を％で表したものを当該イベントファイルの指標としたものである。指標が２００％以上は重要度Ａ，１５０％以上が重要度Ｂ，１５０％未満が重要度無である。

図９の（ｂ）は、重要度例２を示す。重要度例２は、前日（１，２，３・・・などの指定された日）のファイル数Ａ（前日に存在するファイル数Ａ）と現時点のファイル数Ｂを、対象とするイベントファイルについてそれぞれ算出し、その比（Ａ／Ｂ）を％で表したものを当該イベントファイルの指標としたものである。指標が２００％以上は重要度Ａ，１００％以上が重要度Ｂ，１００％未満が重要度無である。

図１０は、本発明の画面例を示す。画面は、定型のカレンダ画面（図では、９月の日数、および曜日をカレンダ形式に表示した画面）上の該当日付欄に、既述した図７の（ｂ）のスケジュール管理テーブル６に設定されている当該月（９月）の日付を持つスケジュールを抽出してソートし、イベントおよび当該イベントに関連するイベントファイル
を重要度に応じた色表示したものである。例えば０９月０２日（木）の日付欄には、
・予算会議
ｂ．ｄｏｃ（重要度Ａを表す赤色表示）
・−（ブランク）
ｃ．ｐｐｔ（重要度ブランクを表す青色表示）
と表示する。これにより、０９月０２日（木）のスケジュールは、「予算会議」であり、関連文書は「ｂ．ｄｏｃ（赤色表示）」で重要度Ａであることが判明する。更に、同日付けの関連文書ファイルとして「ｃ．ｐｐｔ（青色）」で重要度無であることが判明する。従って、必要に応じてこれらファイルをクリックすることで、そのファイル内容を別ウィンドウ上に表示して参照、更新などすることができる。

本発明は、スケジュール表示（検索）時に、スケジュール画面上の日付欄にイベント名、関連するイベントファイル名、更に、重要度の組が自動的に生成されて表示され、利用者にとってはスケジュール登録および関連文書を格納するのみで手操作で関連文書を関連付けることなく、自動的に関連情報（イベント名、イベントファイル）が抽出されて表示されると共に、当該関連情報の参照・更新回数、複製回数、更に、これら回数の増加状況をもとに判定した重要度を認識することが可能となる。

本発明のシステム構成図である。 本発明の全体の処理フローチャートである。 本発明の詳細処理フローチャートである。 本発明の詳細処理フローチャートである。 本発明の詳細処理フローチャートである。 本発明の詳細処理フローチャートである。 本発明のテーブル例である。 本発明の文書例である。 本発明の重要度例である。 本発明の画面例である。

符号の説明

１：管理サーバ
２：表示制御手段
３：文書管理制御手段
４：スケジュール管理制御手段
５：文書管理テーブル
６：スケジュール管理テーブル
７：関連付手段
１１：パソコン
１２：画面
１３：ネットワーク

Claims (5)

1. スケジュールに関連する文書を検索して表示する文書検索表示方法において、
   利用者から入力されたスケジュールを記憶するスケジュール管理テーブル、およびそのスケジュールに対して作成あるいは複製あるいは複製して修正された文書を記憶する文書管理テーブルを設け、
   前記記憶した文書管理テーブル中の文書内を検索して日付情報および文書情報を抽出するステップと、
   前記スケジュール管理テーブルをもとにスケジュール情報を表示したスケジュール画面上で、前記抽出した日付情報および文書情報について一致するスケジュール情報の位置に当該文書情報を併記して表示するステップと
   を有する文書検索表示方法。
2. 前記併記して表示した文書情報について、参照、更新あるいは複製のうちの１つまたは１つ以上をもとに算出した重要度を併せて表示あるいは前記文書情報を重要度に対応する色、枠で表示したことを特徴とする請求項１記載の文書検索表示方法。
3. 前記併記して表示した文書情報について、参照、更新あるいは複製のうちの１つまたは１つ以上について、その増加状況をもとに算出した重要度を併せて表示あるいは前記文書情報を重要度に対応する色、枠で表示したことを特徴とする請求項１記載の文書検索表示方法。
4. 前記抽出した日付情報および文書情報のうち日付情報のみ一致するスケジュール情報の位置に当該文書情報を併記して表示、あるいは両者が一致しないときは当該文書情報の作成日に対応するスケジュール情報の位置に当該文書情報を併記して表示することを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載の文書検索表示方法。
5. 前記スケジュール情報の位置に併記する文書情報が複数あったときは当該複数の文書情報を併記して表示することを特徴とする請求項１から請求項４のいずれかに記載の文書検索表示方法。

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