WO2007135871A1 - 情報管理システム - Google Patents

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WO2007135871A1
WO2007135871A1 PCT/JP2007/059732 JP2007059732W WO2007135871A1 WO 2007135871 A1 WO2007135871 A1 WO 2007135871A1 JP 2007059732 W JP2007059732 W JP 2007059732W WO 2007135871 A1 WO2007135871 A1 WO 2007135871A1
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WO
WIPO (PCT)
Prior art keywords
information
event
schedule
folder
schedule information
Prior art date
Application number
PCT/JP2007/059732
Other languages
English (en)
French (fr)
Inventor
Yorihiro Yamaya
Original Assignee
Konica Minolta Holdings, Inc.
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Konica Minolta Holdings, Inc. filed Critical Konica Minolta Holdings, Inc.
Priority to JP2008516599A priority Critical patent/JPWO2007135871A1/ja
Publication of WO2007135871A1 publication Critical patent/WO2007135871A1/ja

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Classifications

    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management

Definitions

  • the present invention allows schedule information including various contents related to schedules and events to be centrally managed via an information communication network so that information can be input and viewed among a plurality of members.
  • the present invention relates to an information management system capable of sharing information. Background art
  • Various schedules such as a schedule related to a family, a work-related schedule, or a schedule related to a hobby group can be considered.
  • events related to family schedules include events such as children's "athletic meet” and “work presentation”, and schedule events related to work include “monthly reports” related to work. Or “Research Presentation”.
  • Events related to hobby group schedules include “golf tournaments”, “fishing tournaments”, and “photoshoots”. Of course, there are various other events related to various schedules.
  • the input information as the search key and When the degree of association with each stored information is obtained, and the activity value is set in the associated accumulated information according to the obtained degree of association, and the search is performed, the magnitude of the activity value of each accumulated information relative to the input information is determined as a criterion. selected as the search results technology to output the selected stored information is published as (e.g., see Patent Document 3.) 0
  • Patent Document 1 Japanese Patent Laid-Open No. 2000-231586
  • Patent Document 2 JP-A-2005-190347
  • Patent Document 1 is a technique used for searching by associating a schedule with a document.
  • a user user selects a related schedule from a plurality of registered schedules.
  • To automatically schedule There was a problem that related documents could not be classified.
  • Patent Document 2 is a technology that extracts the keywords from emails sent and received by members and the created file capabilities, determines projects based on them, and distributes emails and created files to create new projects. In such a case, there is a problem that unless the file for the new project and the keyword for the new project are set, the mail and the created file for the new project cannot be sorted.
  • the present invention automatically categorizes information input by a plurality of members into related event folders, facilitates centralized management of information, and also allows a plurality of information as necessary. It is an object to provide an information management system that can share information so that members can easily search.
  • the event folder is also abbreviated as a folder.
  • the present invention can achieve the above object by adopting the following configuration.
  • schedule information capturing means for acquiring the schedule information
  • Event folder creating means for creating an event folder corresponding to the event acquired by the schedule capturing means
  • the degree of association between the content information acquired by the schedule information fetching means and the event folder created by the event folder creating means is calculated based on the content information and information related to the event! Relevance calculation means, System control means for controlling to store the content information in the event folder and store the event folder in the storage means in accordance with the degree of relevance calculated by the relevance degree calculating means.
  • Information management system Information management system.
  • the stored schedule information power has an event extracting means for extracting the event
  • the stored schedule information power
  • the event is extracted, and the relevance calculated based on the input content information and the information related to the extracted event
  • the system control means for registering the input content information in an event folder related to the extracted event when the content information exceeds a predetermined value set in advance is provided.
  • Information management system Information management system.
  • the relevance calculation means extracts keywords from the content information of the schedule information input independently and the information related to the event, respectively, and based on a predetermined calculation formula according to the degree of coincidence of the key words
  • a notification means is provided for notifying a preset member that the schedule information has been updated and an event folder related to the event has been newly created or that the schedule information has been updated.
  • the information management system according to any one of 1 to 3.
  • the information management system according to any one of 1 to 4, further comprising display means for displaying schedule information based on the event folder.
  • the present invention relates to the degree of association between an event folder created corresponding to an event acquired by capturing schedule information and the content information acquired by capturing the schedule information, Calculated based on According to the calculated relevance, the content information is stored in the event folder, and the event folder is stored in the storage unit, so that the event information related to the event can be automatically integrated. It is possible to provide an information management system that can be managed and can share information among a plurality of members.
  • an event is extracted from the stored schedule information, and the calculated relationship is calculated based on the input content information and information related to the extracted event. If the degree is equal to or greater than a preset value, the input content information is registered in the folder related to the extracted event, so that the content related to the event is automatically set. It is possible to provide an information management system that can easily manage information centrally and share information among multiple members.
  • the number of keywords related to the event in the schedule information matches and the number of frequently appearing keywords (frequently used words).
  • the degree of association based on a predetermined calculation formula, it is possible to provide an information management system that can classify content information in more detail and with high accuracy.
  • a notification means for notifying a member related to the event that the schedule information is updated and an event folder related to the event is newly created or that the schedule information is updated is provided. This makes it possible to provide an information management system that allows members involved in the event and those interested in the event to keep track of the latest information.
  • FIG. 1 is a configuration diagram schematically showing a configuration of an information management system according to the present invention.
  • FIG. 2 is a flowchart showing an example of schedule information input.
  • FIG. 3 is a flowchart showing an example of another form of schedule information input.
  • FIG. 4 is a flowchart showing an example of content information registration.
  • FIG. 5 is a flowchart showing an example of calculating relevance.
  • FIG. 6 is a diagram showing an example of a schedule input screen.
  • FIG. 7 is a diagram showing an example of holding information related to an event folder and an event.
  • FIG. 8 is a diagram illustrating an example of a method for retaining information related to an event.
  • FIG. 1 is a configuration diagram schematically showing a configuration of an information management system according to the present invention
  • FIGS. These are the flowcharts which show an example of the process sequence of the information management system which concerns on this invention.
  • the type of information and the details of the information change according to the category of information to be handled, such as the schedule related to the family, work-related schedule, schedule related to hobby group, etc. I can't.
  • the schedule information includes information such as a schedule name, an execution date of the event, a scheduled preparation period including various preparation operations, and events and events related to the schedule. Information that includes related content.
  • the schedule name is, for example, a family schedule, an athletic meet schedule (schedule). / ⁇ ⁇ Many of them have the same name as the event name.
  • Information related to an event is information including information such as an event name, the date and time where the event is held, and the name of the organizer.
  • the information related to the event includes members who need to be notified of the event, members who execute the event, participating members (participants), planners and information producers, and event cooperation.
  • Member information such as contact name and contact information, and link information related to the event.
  • the content information refers to information including information related to an event such as a document, an image, or sound, and incidental information related to the content.
  • the incidental information related to the content includes information such as the execution contents of the above-mentioned program, the title of the music to be used or the header indicating the content of the image, and the information such as the subject of the image and the shooting location 'shooting date and time. Or, there is information about the photographer of the image, information about the equipment used for the event, etc., and information including information about the software and templates used, link information about the content, etc.
  • the information input unit has a function as schedule information input means, and in the present embodiment, a personal computer (also referred to as a personal computer) is used as an input device of the client terminals Cl to Cn. Multiple users can enter schedule information using any one of the personal computers.
  • a personal computer also referred to as a personal computer
  • the information transmission unit N is a means for linking so that information can be exchanged between the information input unit and the information management system 100.
  • the information transmission unit N is widely used worldwide, which is called the Internet.
  • the information communication network is configured.
  • the information communication network is not limited to the Internet, and may be an information communication network widely used in general homes, corporate offices, research laboratories, factories, etc., called LAN (Local Area Network). You can also use a combination of Internet and LAN.
  • LAN Local Area Network
  • the information management system 100 reads schedule information input by a plurality of client terminals C1 to Cn, classifies the read schedule information, and registers it in a predetermined event folder or electronic bulletin board.
  • a predetermined event folder or electronic bulletin board Remember and post. It also has a function as a system control means for notifying members concerned that an event folder or an electronic bulletin board has been created or that the contents have been updated.
  • information management system 100 is particularly configured as an information management apparatus.
  • the information management device includes a system control unit 101, a content information management unit 1, an event extraction unit 2, an event related information extraction unit 3, an event folder creation unit 4, an electronic bulletin board creation unit 5, a schedule information capture unit 6, Assume that the relevance calculation unit 7, the access right setting unit 8, the storage unit 10, the Web server unit 20, the mail processing unit 30, the mail server 31 and the like are included.
  • the system control unit 101 which is a system control means, is configured such that the user power is input by the client terminals Cl to Cn, or schedule information input through an input IZF (interface) (not shown) provided in the information management apparatus.
  • Register and manage It has a function as a schedule information management means.
  • the function may be for a user's personal use or may have a groupware function.
  • you may have a function that prompts you to enter member information at the time of schedule registration.
  • the system control unit 101 has a function as a system control unit that controls the entire information management system 100 in addition to the function as the schedule information management unit described above.
  • the system control unit 101 captures schedule information by the schedule information capturing unit 6 that is a schedule information capturing unit, and is input by the relevance level calculating unit 7 that is a relevance level calculating unit.
  • the degree of association between the content information of the schedule information and the information related to the event is calculated.
  • the input content information is held and stored in an event folder where the relevance is greater than or equal to the predetermined value. They are classified by registering them on the electronic bulletin board and posting them.
  • an electronic bulletin board is used as the display means.
  • the mail processing unit 30 causes the event related information extracted by the event related information extracting unit when a new event folder or electronic bulletin board is created or the content is updated. Based on the member information set as information, notification is made that a new event folder or electronic bulletin board has been created or content has been updated.
  • the schedule management unit 1 is given the function as the schedule management means in the system control unit 101.
  • the present invention is not limited to this, and the function as the schedule management unit is used. It is good also as a structure which provides the control part which has these separately.
  • the event extraction unit 2 functions as an event extraction unit that extracts an event of schedule information registered and stored in the storage unit 10 described later when the schedule information is input to the schedule information capturing unit 6.
  • the schedule information is input to the schedule information capturing unit 6 and triggered by the input of the schedule information into the schedule information event, content information, etc.
  • the procedure of the processing operation is not limited to this.
  • schedule information may be input from a plurality of users almost simultaneously, for example, it is not directly linked to the information input processing operation. It may be executed periodically at a preset time or the like.
  • the same event may exist in the storage units of the client terminals Cl to Cn of a plurality of users. Multiple users may be extracted as members related to the event.
  • the event folder creation unit 4 creates event folder creation means for creating a new event folder in the storage unit 10 when the system control unit 101 determines that the input schedule information is new information. As a function.
  • the name of the event name itself may be used as the folder name, and the event name and date or the input person, such as the event name and the input date, the event name and the input person, etc.
  • the folder name may be associated with.
  • An event may be created as a top-level folder, and the date and input person may be created as a folder below it. If a folder related to the event already exists, the folder will not be created!
  • the electronic bulletin board creation unit 5 will be described later when the system control unit 101 determines that the input schedule information is new information. It has a function to create an electronic bulletin board on the Web server 20.
  • the electronic bulletin board may be given a name by a naming method similar to the folder name naming method described above. Also, if an electronic bulletin board related to the event already exists, it will not be created.
  • the schedule information capturing unit 6 has a function of capturing schedule information and capturing events related to the schedule, information related to the event, and content information.
  • the content information refers to information such as documents, images, or sounds related to events.
  • documents as text information can be, for example, a notification document for a monthly report, a report of a monthly report, a minutes of a monthly report, etc.
  • the data includes document data created by a computer, e-mail document data, and paper documents by a reading device such as a scanner. It can be obtained by performing well-known speech recognition processing on document data that has been subjected to character recognition processing by the known OCR (Optical Character Reader) on the scanned image data, or recorded telephone contents and conference contents. Text file format document data.
  • OCR Optical Character Reader
  • the image is a photograph of a developed product related to a project as a business, a design drawing of a new product drawn on a recording medium such as paper, or a photograph or digital of a product of another company taken with a digital 'still' camera. Examples include meeting images taken with a 'video' camera, and image data obtained by reading the above-mentioned photos and design drawings with a reading device such as a scanner.
  • Examples of voice include the contents of conversations on landline telephones, IP (Internet Protocol) telephones, and the like, and voice files that are digitally recorded voices of recorded conference contents.
  • IP Internet Protocol
  • the relevance calculation unit 7 has a function as a relevance calculation means for calculating the relevance between the input content information and the event of the input schedule information or the event of the existing schedule information. is doing.
  • the system control unit 101 calculates When it is determined that the degree of relevance is greater than or equal to a preset value, the input content information is stored and stored in an event folder that indicates the degree of relevance is greater than or equal to a predetermined value. By doing so, it comes to classify.
  • the degree of association between the event folder and the content information basically, the content itself (in the case of document data, the text, some! /, Is a header in which the accompanying information is written). For example, if there is schedule information with the same content and it is necessary to obtain a more accurate relevance level, information related to the event and incidental information related to the content information For example, event-related information such as the above may be added as a keyword for calculating the degree of association.
  • the access right setting unit 8 has a function of setting an access right that restricts the range of access to the event folder or the electronic bulletin board according to the schedule information to be handled and related members.
  • the storage unit 10 includes a schedule storage unit 11 that stores a schedule, an event storage unit 12 that stores events, a content storage unit 13 that stores content information, and an event-related information storage unit 14 that stores information related to events. It has a function as an incidental information storage unit 15 for storing incidental information related to the content.
  • the storage unit 10 includes a special file (not shown) for storing the input schedule information when it is not retrieved and stored temporarily.
  • the storage unit 10 is configured by a known memory unit as a schedule information storage unit, and is preferably configured by a non-volatile memory or the like in order to prevent the loss of information.
  • the Web server 20 creates an electronic bulletin board related to schedule information when the system control unit 101 determines that the input schedule information is new information. It has the function of When creating an electronic bulletin board, it may be created separately for each category depending on the type of content.
  • the mail processing unit 30 has a function as a communication unit that transmits and receives electronic mail via the mail server 31. For example, when a new event folder or electronic bulletin board is created or the contents are updated, for example, a new event is created based on the member information extracted by the event-related information extraction unit according to an instruction from the schedule management unit 1. Folders now notify you that an electronic bulletin board has been created or updated! / Speak.
  • the information management system 100 is configured as an information management device, but the information management system 100 is not configured as a single information management device. Utilizing the advantages of the information communication network, for example, for each function of the management unit, extraction unit, creation unit, setting unit, storage unit, processing unit, etc. of the information management system 100 described above, or as necessary By connecting each subdivided function via an information communication network, the power may be configured as if it were one information management device.
  • the Web server 20 and the mail server 31 may be installed separately from the information management apparatus in the present embodiment and connected to the information management apparatus via the information communication network.
  • the information management system is configured to check the input schedule information.
  • Content information etc. can be automatically stored in a predetermined event folder or electronic bulletin board so that it can be stored and posted, and the related members need schedule information.
  • the information can be shared easily so that it can be easily accessed and the contents of the information can be viewed.
  • schedule information including events related to a certain schedule, information related to events, content information, etc., such as a schedule related to a family schedule or a work, or a schedule related to a hobby dull, respectively. They are input to the information management system in association with each other.
  • an event of schedule information already registered and stored in the storage unit of the information management system is extracted, and the input schedule information is related to the existing schedule. Judge whether or not to do.
  • the input schedule information is schedule information for a new event, an event folder or electronic bulletin board is created, and access to restrict the user's access to the created event folder or electronic bulletin board is restricted. Set rights.
  • the schedule information is registered and stored in the created event folder, or the schedule information is posted on the created electronic bulletin board.
  • the registered schedule information event is extracted and stored with the content information of the input schedule information.
  • the degree of association is calculated and an event with the degree of association equal to or higher than the predetermined value is extracted, the new content information of the schedule information input to the folder of the extracted event is retained and stored, or it is stored on the electronic bulletin board. Post Or put it on.
  • the contents information and the like of the schedule information is updated, or a member who has previously set the updated contents information and the like is notified using e-mail or the above-mentioned electronic bulletin board.
  • the schedule information is stored in a special file.
  • system control unit 101 has a function as system control means.
  • the information management system has already been activated and the system control unit 101 is in a state of accepting input of information by operating the schedule information fetching unit 6.
  • FIG. 2 is a flowchart showing an example of schedule information input.
  • the process proceeds to ST02.
  • Figure 6 shows an example of the schedule input screen.
  • Figure 6 shows an example of monthly reports on business. Each item of the schedule input screen force is input.
  • the event extraction unit 2 cooperates with the event-related information extraction unit 3 and is stored in the recording unit 10 based on the event of the input schedule information and information related to the event. All the schedule information (existing schedule information! And U.) is executed. The process of searching for and extracting existing schedule information corresponding to the event of the input schedule information is executed, and the process proceeds to ST03.
  • FIG. 7 is a diagram showing an example of holding event folders and information related to events.
  • information related to the event is stored as a “propert y. Dat” file.
  • the created event folder The access rights that limit the range of user access to the electronic bulletin board are set.
  • e-mail shows details such as the fact that a new event folder or electronic bulletin board has been created, and the details registered and stored in the folder related to the event of the input schedule information.
  • the processing operation is completed.
  • FIG. 3 is a flowchart showing an example of another form of schedule information input.
  • FIG. 3 Another form shown in Fig. 3 is a step of determining whether or not there is an existing event folder corresponding to the event of ST03 shown in Fig. 2.
  • an existing event This is an example of further subdividing a folder.
  • ST01 to ST09 conform to the example shown in FIG.
  • the item which becomes a lower folder is selected by the item selection means.
  • the subfolder items include monthly classification, business classification, and reporter classification.
  • the value is a value that defines the degree of relevance for each of the above-mentioned monthly classification, business classification, reporter classification, and the like.
  • the monthly level is high, the business level is medium, and the reporter level is low.
  • an item with a high relevance degree is selected.
  • Figure 9 shows an example of creating a monthly folder as a subfolder of the monthly report event folder. Next, proceed to ST05.
  • FIG. 4 is a flowchart showing an example of content information registration.
  • content information is input, proceed to ST42. If no input has been made, a standby state is entered.
  • the relevance level is calculated by a relevance level calculation unit based on the content information and information related to the event.
  • the content information is registered (uploaded) in an event folder.
  • the content information is uploaded to a corresponding event folder corresponding to the relevance calculated in ST42. If a subfolder is created in the event folder, the subfolder will also be uploaded.
  • FIG. 5 is a flowchart showing an example of relevance calculation by the relevance calculation means described above.
  • the degree of association between the specific content information captured and registered by the schedule capture means and a plurality of event folders is calculated based on the content information and the information associated with the event.
  • the related items include information related to the above-described event, event name, detailed program of the event, date and place where the event is held, information on the organizer name, and the like.
  • the related information item of the content information extracted in ST61 and ST62 is compared with the related information item of the event folder to calculate the relevance level.
  • the degree of association is calculated based on a predetermined calculation formula based on the number of matching keywords in the content information event related information and the number of frequently appearing keywords (frequently used words).
  • the keywords include numerical values, words, etc., and are set in advance through experiments or the like.
  • this step it is determined whether or not the calculation of the degree of association with the content information has been completed in all of the plurality of event folders. If there is an incomplete event folder, the process proceeds to ST62, selects another incomplete event folder, and repeats the processing of ST62 to ST70. If the event folder ends, go to ST71.
  • the registered content information is stored in the event folder having a high degree of association. It will be memorized, registered and classified.
  • the registration destination of the input content information is appropriately determined, and automatic processing is performed. Is properly classified.
  • the content information registered and stored in the uncategorized folder is a member having a predetermined access right, for example, a member who has input the corresponding schedule information or an administrator of the information management system.
  • you can perform actions such as editing or adding contents, deleting everything, or re-entering information later on, for example, editing means (not shown)! / Speak.
  • the information management system automatically classifies and stores input schedule information events, content information, and the like in predetermined event folders and electronic bulletin boards. This makes it possible for related members to easily access schedule information as needed and to centrally manage information so that the contents of the information can be viewed. is there.
  • the power described by taking as an example a schedule related to a family schedule or work, or a schedule related to a hobby group is not limited thereto.
  • information is registered, stored, and posted in the folder related to the extracted event and the electronic bulletin board. For example, information is posted on the electronic bulletin board. It may be possible to select and set whether or not the key is on.
  • the configuration of the information management system according to the present invention is not limited to the configuration of the present embodiment, and the events and contents of the input schedule information are automatically specified. It is possible to classify and store and publish the information in folders and electronic bulletin boards. If necessary, you can access the specified folders and electronic bulletin boards and easily view the contents of information. Needless to say, if it can be configured.

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Abstract

　本発明は、情報の一元管理が容易に行え、情報を共有化することができる情報管理システムを提供する。この情報管理システムは、スケジュール情報の少なくともコンテンツ情報が入力されたとき、登録されたスケジュール情報からイベントを抽出し、入力されたコンテンツ情報と抽出されたイベントに関連する情報に基づき算出された関連度が、予め設定された所定値以上の場合は、入力されたコンテンツ情報を抽出されたイベントに関連するフォルダ内に登録するシステム制御手段を備えたことを特徴とする。

Description

明 細 書
情報管理システム
技術分野
[0001] 本発明は、スケジュールやイベント等に関連する様々なコンテンツを含むスケジュ ール情報を情報通信網を介して一元管理し、複数のメンバー間で情報の入力ゃ閲 覧等ができるように、情報を共有ィ匕することができる情報管理システムに関する。 背景技術
[0002] 近年、電子化の技術が著しく発展し、データの取り扱いや保管が便利なこともあり、 例えば、紙に印刷された文書をスキャナ装置で読み取ることによって電子データ化し 、この文書の電子データを蓄積装置に蓄積して管理する、所謂、ベーパレス化の一 環としての電子化が本格ィ匕してきて 、る。
[0003] また同様に、文書以外についても、デジタル'スチル ·カメラ（DSC)やデジタル 'ビ デォ ·カメラ (DVC)、あるいは携帯電話に内蔵されたカメラ等の普及により、静止画 や動画なども容易に電子化できるようになり、電子化された文書や画像のデータの蓄 積量も膨大になっている。
[0004] 一般に、これら文書や画像等の内容 (コンテンツ）は、スケジュール等に記載された 行事 (イベント）と連動することが多 、。
[0005] スケジュールとしては、家族のスケジュールや仕事に関連するスケジュール、あるい は趣味のグループに関連するスケジュール等、様々なスケジュールが考えられる。
[0006] そして、例えば、家族のスケジュールに関連するイベントとしては、子供の「運動会」 や「作品発表会」等のイベントがあり、仕事に関連するスケジュールのイベントとしては 、業務に関する「月報会」や「研究発表会」等が考えられる。また、趣味のグループの スケジュールに関連するイベントとしては、「ゴルフ大会」や「釣り大会」、「写真撮影会 」等のイベントが考えられる。勿論、この他にも様々なスケジュールに関連する様々な イベントが考えられる。
[0007] 従って、これらの情報を管理する場合、例えば、これらのスケジュールに関連するス ケジュールとイベント、あるいはイベントとコンテンツ等の情報 (スケジュール情報とも いう。）がそれぞれ関連付けられて入力されてくる場合は、比較的分類もし易いが、そ れぞれ単独で入力されたような場合には、特に、スケジュールとイベント、あるいはィ ベントとコンテンツとを関連づけて、膨大な情報を適切に分類して、関連するメンバー が容易にアクセスできるように管理する作業を作業者が行うには、あまりにも膨大な時 間と労力を要するようになつている。
[0008] そこで、これらのスケジュールやイベントあるいはコンテンツ等からなるスケジュール 情報を管理するために、従来では、スケジュールに関連した文書を登録する場合に、 スケジュールの情報をキーワードとして文書に付与することでスケジュールと文書を 関連づけて登録し、文書を容易に検索できるようにした技術が公開されて 、る (例え ば、特許文献 1参照。）。
[0009] また、プロジェクトにおける業務の進拔を把握するために、メンバーが送受信したメ ールゃ作成したファイルからキーワードを抽出し、抽出したキーワードによりプロジェ タトを判定し、メンバーが送受信したメールやファイルをプロジェクトに対して振り分け る技術が公開されている (例えば、特許文献 2参照。 )0
[0010] また、検索キーを決定する検索者の負担を軽減するとともに、収集した情報群から 目的とする情報を見つける検索者の負担を軽減することを目的として、検索キーとし ての入力情報と各蓄積情報との関連度を求め、求めた関連度に応じて活性値をその 関連する蓄積情報に設定し、検索する場合は、入力情報に対する各蓄積情報の活 性値の大きさを判断基準として選択し、検索結果として選択された蓄積情報を出力 するようにした技術が公開されている（例えば、特許文献 3参照。 )0
特許文献 1 :特開 2000— 231586号公報
特許文献 2 :特開 2005— 190347号公報
特許文献 3 :特開 2002— 215676号公報
発明の開示
発明が解決しょうとする課題
[0011] し力しながら、特許文献 1は、スケジュールと文書を関連づけて検索に用いる技術 であるが、登録されている複数のスケジュールの中から関連するスケジュールを選択 させるという作業をユーザ (使用者）に行わせる必要があり、自動的にスケジュールに 関連して文書を分類することができな 、と 、う問題があった。
[0012] また、特許文献 2は、メンバーが送受信したメールや作成したファイル力もキーヮー ドを抽出し、それによりプロジェクトを判定し、メールや作成したファイルを振り分ける 技術である力 新規のプロジェクトを立ち上げた場合は、まず新規のプロジェクト用の ファイルと新規のプロジェクトに関するキーワード等を設定しないと、新規のプロジェク トに関するメールや作成したファイルを振り分けることができないという問題があった。
[0013] また、特許文献 3は、検索キーとしての入力情報と各蓄積情報との関連度を求め、 入力情報に対する関連度の高い蓄積情報を検索結果として出力するようにした技術 であるが、入力情報が検索キーだけでなく新たな情報を含む場合に、出力された蓄 積情報に対して、新たな情報を追加して記憶することができないという問題があった。
[0014] そこで、本発明は、上記問題に鑑み、複数のメンバーが入力した情報が自動的に 関連するイベントフォルダに分類されて情報の一元管理が容易に行え、また、必要に 応じて複数のメンバーが簡単に検索できるように情報を共有ィ匕することができる情報 管理システムを提供することを目的とする。
[0015] 以下、前記イベントフォルダを略してフォルダとも称す。
課題を解決するための手段
[0016] 本発明は、下記構成を採ることで上記目的を達成できる。
1.文書情報、画像情報および音声情報の少なくとも 1つを有するコンテンツ情報、前 記コンテンツ情報に対応するイベント、および前記イベントに関連する情報の、少なく とも 1つを有するスケジュール情報を管理する情報管理システムにおいて、 前記スケジュール情報を取得するスケジュール情報取込手段と、
前記スケジュール情報取込手段により取得された前記スケジュール情報を記憶する 記憶手段と、
前記スケジュール取込手段で取得された前記イベントに対応するイベントフォルダを 作成するイベントフォルダ作成手段と、
前記スケジュール情報取込手段で取得された前記コンテンツ情報と前記イベントフォ ルダ作成手段で作成されたイベントフォルダとの関連度を、前記コンテンツ情報と前 記イベントに関連する情報に基づ!、て算出する関連度算出手段と、 前記関連度算出手段により算出された関連度に応じて、前記コンテンツ情報を前記 イベントフォルダ内に保持し、前記イベントフォルダを前記記憶手段に記憶する制御 を行うシステム制御手段と、を有することを特徴とする情報管理システム。
2.記憶された前記スケジュール情報力 前記イベントを抽出するイベント抽出手段 を有し、
前記スケジュール情報の少なくとも前記コンテンツ情報が入力されたとき、記憶され た前記スケジュール情報力 前記イベントを抽出し、入力された前記コンテンツ情報 と抽出された前記イベントに関連する情報に基づき算出された関連度が、予め設定 された所定値以上の場合は、入力された前記コンテンツ情報を抽出された前記ィべ ントに関連するイベントフォルダ内に登録するシステム制御手段を備えたことを特徴と する 1に記載の情報管理システム。
3.前記関連度算出手段は、それぞれ単独で入力されるスケジュール情報のコンテ ンッ情報、およびイベントに関連する情報から、それぞれキーワードを抽出し、キーヮ ードの一致度によって所定の算出式に基づき関連度を算出することを特徴とする 1ま たは 2に記載の情報管理システム。
4.スケジュール情報が更新されてイベントに関連するイベントフォルダが新規に作成 されたこと、または前記スケジュール情報が更新されたことを、予め設定されたメンバ 一に通知する通知手段を備えたことを特徴とする 1乃至 3の何れか 1項に記載の情報 管理システム。
5.前記イベントフォルダに基づき、スケジュール情報を表示する表示手段を有するこ とを特徴とする 1乃至 4の何れか 1項に記載の情報管理システム。
6.前記イベントフォルダまたは前記表示手段に対してアクセスできる範囲を制限する アクセス権が設定されていることを特徴とする 1乃至 5の何れか 1項に記載の情報管 理システム。
発明の効果
本発明は、スケジュール情報の取り込みで取得されたイベントに対応して作成され たイベントフォルダと、前記スケジュール情報の取り込みで取得されたコンテンツ情報 との関連度を、前記コンテンツ情報と前記イベントに関する情報とに基づいて算出し 、算出された関連度に応じて、前記コンテンツ情報を前記イベントフォルダ内に保持 し、前記イベントフォルダを記憶手段に記憶することにより、自動的に前記イベント〖こ 関連する前記コンテンツ情報を容易に一元管理することができ、複数のメンバー間で 情報を共有ィ匕することができる情報管理システムを提供できる。
また、スケジュール情報の少なくともコンテンツ情報が入力されたとき、記憶された前 記スケジュール情報からイベントを抽出し、入力された前記コンテンツ情報と抽出さ れた前記イベントに関連する情報に基づき算出された関連度が、予め設定された所 定値以上の場合は、入力された前記コンテンツ情報を抽出された前記イベントに関 連するフォルダ内に登録するようにしたことにより、自動的にイベントに関連するコン テンッ情報を容易に一元管理することができ、複数のメンバー間で情報を共有ィ匕す ることができる情報管理システムを提供できる。
また、それぞれ単独で入力されるスケジュール情報のコンテンツ情報やイベントに関 連する情報に関して、前記スケジュール情報の前記イベントに関するキーワードがー 致する数や頻繁に出てくるキーワード (頻出語)の回数等によって、所定の算出式に 基づき関連度を算出することにより、より詳細で高精度なコンテンツ情報の分類がで きる情報管理システムを提供できる。
[0018] また、スケジュール情報が更新されイベントに関連するイベントフォルダが新規に作 成されたこと、または前記スケジュール情報が更新されたことをイベントに関連するメ ンバーに通知する通知手段を備えたことにより、イベントに関わるメンバーやイベント に関心のあるメンバー等が、常に最新の情報を把握できる情報管理システムを提供 できる。
また、前記イベントフォルダに基づき、スケジュール情報を表示する表示手段を備え たことにより、イベントに関わるメンバーやイベントに関心のあるメンバー等力 容易に 情報を把握できる情報管理システムを提供できる。
[0019] また、イベントフォルダまたは表示手段に対してアクセスできる範囲を制限するァク セス権が設定されていることにより、情報の漏洩を防止できる情報管理システムを提 供できる。
図面の簡単な説明 [0020] [図 1]本発明に係る情報管理システムの構成を模式的に示した構成図である。
[図 2]スケジュール情報入力の一例を示すフローチャートである。
[図 3]スケジュール情報入力の別形態の一例を示すフローチャートである。
[図 4]コンテンツ情報の登録の一例を示すフローチャートである。
[図 5]関連度算出の一例を示すフローチャートである。
[図 6]スケジュール入力画面の例を示す図である。
[図 7]イベントフォルダ及びイベントに関連する情報の保持の例を示す図である。
[図 8]イベントに関連する情報の保持方法の例を示す図である。
[図 9]下位フォルダ作成の例を示す図である。
符号の説明
[0021] 1 コンテンツ情報管理部
2 イベント抽出部
3 イベント関連情報抽出部
4 イベントフォルダ作成部
5 電子掲示板作成部
6 コンテンツ取込部
7 関連度算出部
8 アクセス権設定部
10 記憶部
20 Webサーバー部
30 メール処理部 30
100 情報管理システム
101 システム制御部
発明を実施するための最良の形態
[0022] 以下、図面を参照しながら本発明を詳細に説明するが、本発明はこれに限定され るものではない。なお、各図面において、同一符号のものは同一の物を示すものとし 、適宜、関連する他の図面を参照して、詳細に説明するものとする。
[0023] 図 1は本発明に係る情報管理システムの構成を模式的に示した構成図、図 2乃至 5 は本発明に係る情報管理システムの処理手順の一例を示すフローチャートである。
[0024] 前提として、本実施の形態において取り扱うスケジュール情報について説明する。
前述のように、家族のスケジュールや仕事に関連するスケジュール、あるいは趣味の グループに関連するスケジュール等、取り扱う情報のカテゴリ一等により、情報の種 類や詳細な内容は変化し、厳密に規定することはできない。
[0025] しかしながら、一例を挙げるとすれば、例えば、スケジュール情報は、スケジュール 名、イベントの実行日や各種準備作業等を含む準備予定期間等の情報、および、ス ケジュールに関連するイベントやイベントに関連するコンテンツ等を含む情報をいう。
[0026] 一般にスケジュール名は、例えば、家族のスケジュールを例にとると、運動会の予 定表 (スケジュール） t ヽうように運動会と！/ヽぅイベント名と同じ名前を流用したものが 多い。
[0027] イベントに関連する情報とは、イベント名、イベントが開催される日時や場所、主催 者名等の情報等を含む情報を ヽぅ。
[0028] 更に、前記イベントに関連する情報には、イベントの開催を通知する必要があるメン バー、イベントの実行メンバー、参加メンバー (参加者)、これらの計画立案者や情報 制作者、イベント協力者等の名前や連絡先'連絡手段等のメンバー情報、および、ィ ベントに関するリンク情報等を含む。
[0029] コンテンツ情報とは、イベントに関連した文書や画像あるいは音声などの情報、およ び、コンテンツに関連する付帯情報を含む情報をいう。
[0030] コンテンツに関連する付帯情報としては、前述のプログラムの実行内容や使用する 音楽のタイトルまたは画像の内容を示すヘッダ等の情報、また、画像の被写体や撮 影場所'撮影日時等の情報、あるいは、画像の撮影者の情報、イベントに使用する機 材等の情報等があり、さらに、使用されたソフトやテンプレートに関する情報、コンテ ンッに関するリンク情報等を含む情報をいうものとする。
[0031] そして、後述する関連度算出手段で関連度を算出する場合は、スケジュール情報 のイベントやコンテンツ情報のみでなぐイベントに関連する情報を含む全ての情報 がキーワードとして扱われ、例えば、一致するキーワードの数やキーワードが頻繁に 出てくる回数等によって、所定の算出式に基づき算出される。 [0032] 図 1により本発明に係る情報管理システムの構成にっ 、て説明する。
[0033] 情報入力部は、スケジュール情報入力手段としての機能を有し、本実施の形態に おいては、パーソナルコンピュータ（パソコンともいう。）がクライアント端末 Cl〜Cnの 入力機器として使用される。複数のユーザは、それぞれ何れかのパソコンを使用して スケジュール情報を入力することができる。
[0034] なお、クライアント端末 Cl〜Cnは、本実施の形態におけるスケジュール情報が入 力できるものであれば良ぐパソコンに限るものではない。例えば、 PDA (Personal Digital Assistant)と呼ばれる携帯情報端末や携帯電話等であっても良い。
[0035] 情報伝達部 Nは、情報入力部と情報管理システム 100との間で情報の授受ができ るように連結するための手段で、本実施の形態においてはインターネットと呼ばれる 世界的に広く使用されている情報通信網で構成されている。
[0036] なお、情報通信網は、インターネットに限らず LAN (Local Area Network)と呼 ばれる一般家庭、企業のオフィスや研究所、工場等で広く使用されている情報通信 網を使用しても良 、し、インターネットと LANを組み合わせて使用しても良 、。
[0037] 情報管理システム 100は、本実施の形態においては、複数のクライアント端末 C1 〜Cnにより入力されたスケジュール情報を読み込み、読み込んだスケジュール情報 を分類して所定のイベントフォルダや電子掲示板に登録して記憶したり、掲載する。 また、イベントフォルダや電子掲示板が作成されたことや、内容が更新されたことを関 連するメンバーに通知するシステム制御手段としての機能を有して 、る。
[0038] 本実施の形態においては、説明を簡単にするために、情報管理システム 100は、 特に、情報管理装置として構成されているものとする。そして、情報管理装置はシス テム制御部 101、コンテンツ情報管理部 1、イベント抽出部 2、イベント関連情報抽出 部 3、イベントフォルダ作成部 4、電子掲示板作成部 5、スケジュール情報取込部部 6 、関連度算出部 7,アクセス権設定部 8、記憶部 10、 Webサーバー部 20、メール処 理部 30、メールサーバー 31等により構成されているものとする。
[0039] システム制御手段であるシステム制御部 101は、ユーザ力もクライアント端末 Cl〜 Cnにより入力されるスケジュール情報、もしくは情報管理装置に設けられた図示せ ぬ入力 IZF (インタフェース）を通して入力されるスケジュール情報を登録して管理す るスケジュール情報管理手段としての機能を有して 、る。
[0040] また、その機能は、ユーザ個人用であっても良いし、グループウェアの機能を有し ていても良い。さらに、後述する、メンバー情報を、スケジュール登録時に入力するか どうかを促す機能を有して ヽても良 、。
[0041] 特に、本実施の形態においては、システム制御部 101は、前述のスケジュール情 報管理手段としての機能の他に、情報管理システム 100の全体を制御するシステム 制御手段としての機能も有するものとする。
[0042] 詳細は後述するが、例えば、システム制御部 101は、スケジュール情報取込手段で あるスケジュール情報取込部 6によりスケジュール情報を取り込み、関連度算出手段 である関連度算出部 7で入力されたスケジュール情報のコンテンツ情報とイベントに 関連する情報の関連度を算出する。算出された関連度が予め設定した所定値以上 であると判断した場合に、入力されたコンテンツ情報を関連度が所定値以上を示した イベントフォルダに保持して記憶し、また、表示手段、例えば電子掲示板に登録して 掲載することにより分類するようになっている。本形態では、前記表示手段として電子 掲示板を用いている。
[0043] また、システム制御部 101の指示によりメール処理部 30は、新規のイベントフオル ダゃ電子掲示板が作成されたり、内容が更新された時に、イベント関連情報抽出部 で抽出されたイベント関連情報として設定されたメンバー情報に基づき、新規のィべ ントフォルダや電子掲示板が作成されたことや内容が更新されたことを通知するよう にしている。
[0044] なお、本実施の形態にぉ 、ては、スケジュール管理部 1にシステム制御部 101にス ケジュール管理手段としての機能を持たせたが、これに限らず、スケジュール管理手 段としての機能を有する制御部を別に設ける構成としても良い。
[0045] イベント抽出部 2は、スケジュール情報取込部 6にスケジュール情報が入力されたと き、後述する記憶部 10に登録され記憶されているスケジュール情報のイベントを抽 出するイベント抽出手段としての機能を有して 、る。
[0046] なお、本実施の形態にお!、ては、スケジュール情報取込部 6にスケジュール情報が 入力されたことをトリガに、スケジュール情報のイベントやコンテンツ情報等の分類処 理動作等を開始するようにして 、るが、処理動作の手順はこれに限るものではな 、。
[0047] 特に、複数のユーザからスケジュール情報がほぼ同時に入力される可能性があるこ とが想定されるので、例えば、情報の入力処理動作とは直接には連結せず、分類処 理動作等は予め設定した時間等で定期的に実行するようにしても良い。
[0048] イベント関連情報抽出部 3は、イベント抽出部 2で抽出されたイベントに関連する情 報ゃコンテンッ情報を抽出する機能を有して 、る。イベントに関する情報にメンバー 情報が含まれている場合は、スケジュールを入力したユーザに限らず、ユーザが入 力したイベントに参加させたいメンバーあるいはイベントに関連したメンバー等を抽出 しても良い。
[0049] なお、システム制御部 101がグループウェア機能を有する場合は、例えば、同じィ ベントが複数のユーザのクライアント端末 Cl〜Cnの記憶部に存在することがあるの で、その場合は、その複数のユーザをイベントに関連したメンバーとして抽出しても良 い。
[0050] また、例えば、スケジュールに登録するきつかけとなったイベントに関する通知文書 やメール等がある場合は、その通知文書やメール等に記載されている日付、参加者 、場所等の項目、あるいは、頻出する単語 (頻出語)などをキーワードとして抽出でき るようにコンテンツ情報として取り込み、関連度算出の際のキーワードとして用いるこ とができるようにしても良い。
[0051] イベントフォルダ作成部 4は、入力されたスケジュール情報が新規の情報であること をシステム制御部 101が判断した場合に、記億部 10に新規のイベントフォルダを作 成するイベントフォルダ作成手段としての機能を有している。
[0052] イベントフォルダを作成する場合は、イベント名そのものの名前をフォルダ名として も良 、し、イベント名と入力された日付、イベント名と入力者のように、イベント名と日 付や入力者とを関連づけたフォルダ名にしても良い。またイベントを最上位フォルダ として作成し、 日付や入力者をその下層のフォルダとして作成しても良い。なお、既 にイベントに関連するフォルダが存在する場合は、フォルダは作成されな!、。
[0053] 電子掲示板作成部 5は、イベントフォルダ作成部 4と同様に、入力されたスケジユー ル情報が新規の情報であることをシステム制御部 101が判断した場合に、後述する Webサーバー 20上に電子掲示板を作成する機能を有している。
[0054] 電子掲示板を作成する場合は、前述したフォルダ名の命名方法と同様の命名方法 により電子掲示板に名前を付けても良い。また、既にイベントに関連する電子掲示板 が存在する場合は作成されな 、。
[0055] スケジュール情報取込部 6は、スケジュール情報を取り込み、スケジュールに関連 するイベント、イベントに関連する情報及びコンテンッ情報を取り込む機能を有して ヽ る。
[0056] なお、コンテンツ情報とは、イベントに関連した文書や画像あるいは音声などの情 報をいう。
[0057] 仕事に関連するスケジュール情報を一例とすると、文字情報としての文書は、例え ば、「月報会」開催の通達文書や月報等の報告書、月報会の議事録等が考えられる
[0058] また、データとしては一般的な紙等の記録媒体に形成された文書データの他、パソ コン等で作成された文書データや電子メールの文書データ、紙文書をスキャナ等の 読み取り装置によって読み取った画像データに対して公知の OCR (Optical Char acter Reader)による文字認識処理を行った文書データ、あるいは、電話内容や会 議内容を録音したものに公知の音声認識処理等を施して得られたテキストファイル形 式の文書データ等が挙げられる。
[0059] 画像は、業務としてのプロジェクトに関連した開発製品の写真や紙等の記録媒体に 描かれた新製品のデザイン図、あるいは、デジタル'スチル 'カメラで撮影した他社製 品の写真やデジタル 'ビデオ'カメラにより撮影した会議の画像、さらに、前述の写真 やデザイン図等をスキャナ等の読み取り装置によって読み取った画像データなどが 挙げられる。
[0060] 音声は、固定電話や IP (Internet Protocol)電話等による会話の内容や、会議 内容を録音した音声をデジタルィ匕した音声ファイル等が挙げられる。
[0061] 関連度算出部 7は、入力されたコンテンツ情報と入力されたスケジュール情報のィ ベント或!、は既存のスケジュール情報のイベントとの関連度を算出する関連度算出 手段としての機能を有している。そして、例えば、システム制御部 101が、算出された 関連度が予め設定した所定値以上であると判断した場合に、入力されたコンテンツ 情報を関連度が所定値以上を示したイベントフォルダに保持して記憶し、また、電子 掲示板に登録して掲載することにより分類するようになって 、る。
[0062] なお、関連度の算出の方法は、例えば、特許文献 1で公開されているような公知の 方法を利用することができる。
[0063] また、イベントフォルダとコンテンツ情報の関連度を算出する場合は、基本的には、 コンテンツの内容自身 (文書データの場合は本文、ある!/、は付帯情報が書かれたへ ッダなど)を対象とするが、例えば、同じような内容のスケジュール情報が存在し、より 精度の高い関連度を求める必要がある場合には、イベントに関連する情報やコンテ ンッ情報に関連する付帯情報等のイベント関連情報を抽出するキーワードとして付 加し、関連度を算出するようにしても良い。
[0064] アクセス権設定部 8は、取り扱うスケジュール情報や関連するメンバー等に応じて、 そのイベントフォルダもしくは電子掲示板に対してアクセスできる範囲を制限するァク セス権を設定する機能を有して ヽる。
[0065] 例えば、イベント関連情報等によりイベントに関連するメンバーとして抽出されたメン バーに対しては、そのメンバーの予め設定された業務権限の情報等に基づき、対象 のイベントフォルダもしくは電子掲示板に対する書き込み、閲覧、修正を可能とし、そ れ以外のメンバーには閲覧のみを可能としたり、アクセスそのものを不能にするなど、 様々なアクセス権を設定することができる。
[0066] 記憶部 10は、スケジュールを記憶するスケジュール記憶部 11、イベントを記憶する イベント記憶部 12、コンテンツ情報を記憶するコンテンツ記憶部 13、イベントに関連 する情報を記憶するイベント関連情報記憶部 14、コンテンツに関連する付帯情報を 記憶する付帯情報記憶部 15としての機能を有して 、る。
[0067] なお、詳細は後述するが、例えば、入力されたスケジュール情報を分類が完了する まで一時的に保持するための入力情報ファイル（図示せず)や、何らかの原因で関連 度の高いフォルダが検索されな力つた場合の入力されたスケジュール情報を一時的 に保管するために記憶する特別ファイル（図示せず)を記憶部 10は備えて 、るものと する。 [0068] また、記憶部 10は、スケジュール情報記憶手段として公知のメモリ手段で構成され ており、情報の消失を防止するためには不揮発性メモリ等で構成することが好ましい
[0069] Webサーバー 20は、本実施の形態においては、入力されたスケジュール情報が新 規の情報であることをシステム制御部 101が判断した場合に、スケジュール情報に関 する電子掲示板を作成するための機能を有している。なお、電子掲示板を作成する 場合は、コンテンツの種類などによって、別途カテゴリで分けて作成しても良い。
[0070] メール処理部 30は、メールサーバー 31を介して電子メールを送受信する通信手段 としての機能を有している。例えば、新規のイベントフォルダや電子掲示板が作成さ れたり、内容が更新された時に、例えば、スケジュール管理部 1の指示により、ィベン ト関連情報抽出部で抽出されたメンバー情報に基づき、新規のイベントフォルダゃ電 子掲示板が作成されたことや内容が更新されたことを通知するようになって！/ヽる。
[0071] 例えば、仕事に関するスケジュール情報として、月報会の議事録が更新された場合 は、メンバー情報として会議に出席するメンバーやその部署の上長が設定されてい れば、そのメンバーに対して、新規のイベントフォルダや電子掲示板が作成されたこ とや内容が更新されたことを通知する。
[0072] なお、説明を簡単にするために、本実施の形態においては、情報管理システム 10 0を情報管理装置として構成したが、情報管理システム 100を一つの情報管理装置 として構成するのではなぐ情報通信網の利点を活用して、例えば、前述した情報管 理システム 100の管理部、抽出部、作成部、設定部、記憶部、処理部等の機能毎に 、あるいは、さらに必要に応じて細分ィ匕した機能毎に、情報通信網により連結すること により、あた力も一つの情報管理装置であるかのように構成しても良い。
[0073] また、 Webサーバー 20やメールサーバー 31は、本実施の形態における情報管理 装置とは別に設置して、情報通信網を介して情報管理装置と連結するようにしても良 い。
[0074] 以上の構成による本実施の形態における情報管理システムの情報処理について 簡単に説明する。
[0075] 本実施の形態における情報管理システムは、入力されたスケジュール情報のィべ ントゃコンテンツ情報等を自動的に所定のイベントフォルダや電子掲示板に分類して 記憶したり掲載したりできるようにすることにより情報の一元管理を図り、また、関連す るメンバーがスケジュール情報を必要に応じて容易にアクセスでき、情報の内容を閲 覧できるように情報の共有ィ匕を図ることができるようにしたものである。
[0076] 例えば、家族のスケジュールや仕事に関連するスケジュール、あるいは趣味のダル ープに関連するスケジュール等、何らかのスケジュールに関連するイベント、イベント に関連する情報、コンテンツ情報等を含むスケジュール情報が、それぞれ関連付け られて、あるいは、それぞれ単独で情報管理システムに入力されてくる。
[0077] スケジュール情報のイベントやコンテンツがそれぞれ関連付けられて入力されてき たときは分類しやすいが、特に、スケジュール情報のコンテンツ情報が、それぞれ単 独で、入力されたときにも適切に分類する必要がある。
[0078] そこで、本実施の形態における情報管理システムでは、既に情報管理システムの 記憶手段に登録され記憶されているスケジュール情報のイベントを抽出して、入力さ れたスケジュール情報が既存のスケジュールに関連するものか否かを判断する。
[0079] 入力されたスケジュール情報が新規のイベントに対するスケジュール情報である場 合は、イベントフォルダや電子掲示板を作成し、作成されたイベントフォルダや電子 掲示板に対してユーザがアクセスできる範囲を制限するアクセス権等を設定する。
[0080] そして、作成されたイベントフォルダにスケジュール情報を登録して記憶したり、作 成された電子掲示板にスケジュール情報を掲載する。
[0081] 次に、新規のイベントフォルダや電子掲示板が作成されたこと、あるいは、新たなス ケジュール情報が入力されたことにより、登録されているスケジュール情報が更新さ れたこと等を予め設定したメンバーに電子メールや前述の電子掲示板を利用して通 知する。
[0082] 入力されたスケジュール情報が既存のスケジュール情報のイベントに関連するもの である場合には、登録され記憶されているスケジュール情報のイベントを抽出して、 入力されたスケジュール情報のコンテンツ情報との関連度を算出し、関連度が所定 値以上のイベントが抽出されると、抽出されたイベントのフォルダに対して入力された スケジュール情報の新規のコンテンツ情報を保持して記憶したり、電子掲示板に掲 載したりする。
[0083] そして、スケジュール情報のコンテンツ情報等が更新されたこと、あるいは更新され たコンテンツ情報等を予め設定したメンバーに電子メールや前述の電子掲示板を利 用して通知する。
[0084] また、スケジュール情報のイベントを抽出する際に、登録され記憶されて!、るスケジ ユール情報のイベントと入力されたスケジュール情報のコンテンツ情報との関連度が 所定値以上にならな 、場合は、入力されたスケジュール情報のコンテンツ情報等が イベントとの関連が極端に低いコンテンツ情報であったり、何らかの記載の不備等の 原因により関連度算出ができなかったりした可能性が高いので、このような場合は一 且、特別ファイルにスケジュール情報を記憶する。
[0085] そして、電子メールや前述の電子掲示板を介して、例えば、該当するスケジュール 情報を入力したメンバーや関連するメンバーに対して、あるいは、情報管理システム の管理者に対して、不審なスケジュール情報が入力されたこと、あるいは、コンテンツ の見直しや取り消し等を促すための処置を行うように警告する通知を実行するように している。
[0086] 次に図 2乃至 5により情報管理システムの処理手順の一例について説明する。なお 、必要に応じて図 1を参照して詳細に説明する。
[0087] なお、前提条件として、本実施の形態においては、システム制御部 101がシステム 制御手段としての機能を有しているものとする。また、以下の説明に際しては、既に 情報管理システムは起動されており、システム制御部 101がスケジュール情報取込 部 6を作動させ情報の入力を受け付ける状態になっているものとする。
[0088] 図 2は、スケジュール情報入力の一例を示すフローチャートである。
[0089] (ST01)
スケジュール情報を入力するステップである。ユーザがクライアント端末 Cl〜Cnの 何れかのバソコンを使用してスケジュール情報を入力した時 ST02に進む。図 6にス ケジュール入力画面の一例を示す。図 6は、業務等の月報会の例である。前記スケ ジュール入力画面力 各項目が入力される。
[0090] (ST02) イベントを抽出するステップである。入力されたスケジュール情報を適切に分類する ためには、入力されたスケジュール情報が新規のスケジュール情報力、あるいは、既 に記録部 10に登録され記憶されているスケジュール情報かを判断する必要がある。
[0091] そこで、このステップでは、イベント抽出部 2はイベント関連情報抽出部 3と協働して 、入力されたスケジュール情報のイベントやイベントに関連する情報等に基づき、記 録部 10に記憶されて 、る全てのスケジュール情報 (既存のスケジュール情報とも!、う 。）の中力 入力されたスケジュール情報のイベントに該当する既存のスケジュール 情報を検索し抽出する処理を実行して ST03に進む。
[0092] (ST03)
イベントに対応する既存のイベントフォルダが有るか否かを判断するステップである 。つまり、入力されたスケジュール情報に該当する既存のイベントフォルダが有る場 合は、スケジュール入力の処理作業は終了する。無い場合は、 ST04に進む。
[0093] (ST04)
イベントに対応するイベントフォルダを作成するステップである。ここでは、イベント に対応するイベントフォルダが新規に作成される。また、イベントフォルダの作成には 、電子掲示板の作成も含む。図 7は、イベントフォルダおよびイベントに関連する情報 の保持の一例を示す図である。図 7の例では、イベントに関連する情報は、「propert y. dat」ファイルとして保持される。
[0094] (ST05)
イベントに関連する情報を、 ST04で作成されたイベントフォルダに、関連づけて保 持するステップである。図 8は、イベントに関連する情報の保持方法を示す例である。 このように、イベントに関連する情報力 Sイベントフォルダに、関連づけて保持される。
[0095] (ST06)
前記イベントフォルダにアクセス権を設定するカゝ否かを判断するステップである。ァ クセス権設定なしの場合は、 ST08に進み、アクセス権を設定する場合は、 ST07〖こ 進む。
[0096] (ST07)
アクセス権を設定するステップである。このステップでは、作成されたイベントフオル ダゃ電子掲示板に対してユーザがアクセスできる範囲を制限するアクセス権等が設 定される。
[0097] (ST08)
新規のイベントフォルダや電子掲示板が作成されたことを関係者に通知する力否か を判断するステップである。通知しない場合には処理作業は終了する。通知する場 合〖こ〖ま ST09へ進む。
[0098] (ST09)
関係者に通知するステップである。予め設定された所定のメンバーに対して、新規の イベントフォルダや電子掲示板が作成されたことや入力されたスケジュール情報のィ ベントに関するフォルダに対して登録され記憶された詳細な内容等を、電子メールや 前記電子掲示板を使用して通知すると処理作業が終了する。
[0099] 図 3は、スケジュール情報入力の、別形態の一例を示すフローチャートである。
[0100] 図 3に示す別形態は、図 2に示す ST03のイベントに対応する既存のイベントフオル ダが有る力否かを判断するステップで、既存のイベントフォルダが有る場合に、既存 のイベントフォルダを更に細分化する例である。図 3において、 ST01乃至 ST09は、 図 2に示す例に準ずる。
ST03で既存のイベントフォルダがある場合には、 ST21に進む。
(ST21)
下位フォルダの作成の有無を判断するステップである。下位フォルダを作成する場合 は、 ST22に進む。下位フォルダを作成しない場合は、処理作業は終了する。
(ST22)
項目選択手段で下位フォルダとなる項目を選択する。例えば、イベントフォルダとして 業務の月報会を例に挙げると、下位フォルダの項目として月度別分類、業務別分類 、報告者別分類等が挙げられる。
(ST23)
選択された下位フォルダの、項目の値を抽出するステップである。下位フォルダの項 目として選択された各項目毎の値を抽出する。前記値は、前記月報会の例では、前 述の月度別分類、業務別分類、報告者別分類等毎に関連度を定めた値である。例 えば、月報会のため、月度別が高位で、業務別が中位、報告者別が低位等である。 ここで、前記値の高い、関連度の高い項目が選択される。
(ST24)
選択された項目で下位フォルダを作成するステップである。図 9は、月報会のイベント フォルダに下位フォルダとして、月次のフォルダを作成した例である。次に、 ST05に 進む。
上記のようにイベントフォルダの下に下位フォルダを作成し細分ィ匕することにより、関 連するメンバーは、イベント内容をより容易に検索することができる。
図 4はコンテンツ情報の登録の一例を示すフローチャートである。
(ST24)
コンテンッ情報の入力の有無を判断するステップである。コンテンッ情報が入力され ると ST42へ進む。未入力の場合には、待機状態となる。
(ST42)
コンテンツ情報とイベントフォルダとの関連度を算出するステップである。前記関連度 は、前記コンテンツ情報と前記イベントに関連する情報とに基づいて、関連度算出手 段により算出される。
(ST43)
前記コンテンツ情報を、イベントフォルダに登録 (アップロード)するステップである。 前記コンテンツ情報は、 ST42で算出された関連度に応じた、対応するイベントフォ ルダにアップロードされる。イベントフォルダに下位フォルダが作成されて 、る場合に は、下位フォルダもアップロードされる対象となる。
(ST08)
前記コンテンツ情報力 ベントフォルダにアップロードされたことを関係者に通知す る力否かを判断するステップである。通知しない場合には処理作業は終了する。通 知する場合には ST45へ進む。
(ST45)
関係者に通知するステップである。予め設定された所定のメンバーに対して、前記コ ンテンッ情報力 ベントフォルダにアップロードされたことを関係者に電子メールや前 記電子掲示板を使用して通知すると処理作業が終了する。
図 5は、前述の関連度算出手段による関連度算出の一例を示すフローチャートであ る。スケジュール取込手段で取り込まれ登録された特定のコンテンツ情報と、それに 対する複数のイベントフォルダとの関連度を、前記コンテンツ情報とイベントに関連す る情報とに基づいて関連度を算出する。
(ST61)
前記コンテンツ情報の関連情報項目を抽出するステップである。前記関連情報項目 は、前述のイベントの各プログラムに関連する具体的で詳細な実行内容の情報、お よび、コンテンツに関連する付帯情報を含む情報である。
(ST62)
前記複数のイベントフォルダの内の、 1つのイベントフォルダの関連情報項目を抽出 するステップである。前記関連項目は、前述のイベントに関連する情報、イベント名、 イベントの詳細なプログラム、イベントが開催される日時や場所、主催者名等の情報 等である。
[0102] (ST63)
あるイベントフォルダにおける、コンテンツ情報との関連度の算出値の累計を現す S COREを 0. 0にリセットするステップである。
[0103] (ST64)
ST61及び ST62で抽出されたコンテンツ情報の関連情報項目とイベントフォルダ の関連情報項目を比較し関連度を算出するステップである。コンテンツ情報ゃィベン ト関連情報のキーワードが一致する数や頻繁に出てくるキーワード (頻出語)の回数 等によって、所定の算出式に基づき関連度が算出される。前記キーワードは、数値、 単語等があり、予め実験等で設定される。
[0104] (ST65)
ST64での算出において、キーワードの完全一致の有無を判定するステップである 。キーワードが完全一致する場合には ST66に進み、しない場合には ST67に進む。
[0105] (ST66)
SCOREを修正するステップである。既存の SCOREに 1. 0をカ卩算して新 SCORE とする。次〖こ、 ST69〖こ進む。
[0106] (ST67)
ST64での算出にお 、て、キーワードの部分一致の有無を判定するステップである。 部分一致する場合には ST68に進み、しない場合には ST69に進む。
[0107] (ST68)
SCOREを修正するステップである。既存の SCOREに、例えば、 0. 5をカ卩算して 新 SCOREとする。部分一致の場合の加算点は、予め実験等を行い部分一致のレべ ルに応じて適切な値を設定することが望ま 、。
(ST69)
ST61で抽出した前記コンテンツ情報の関連情報項目のうち、 ST64での関連度の 算出が未完の項目がある力判定するステップである。項目がまだある場合は、 ST64 に進み、 ST64〜ST69の処理を繰り返す。項目が終了した場合は、 ST70に進む。 (ST70)
前述の複数のイベントフォルダの全てで、前記コンテンツ情報との関連度算出が終 了したかの判定を行うステップである。未完のイベントフォルダがある場合には、 ST6 2に進み、未完の別なイベントフォルダを選定し、 ST62〜ST70の処理を繰り返す。 イベントフォルダが終了した場合は、 ST71に進む。
(ST71)
前記複数のイベントフォルダの内の何れかが、関連度、即ち SCOREが所定値以 上か否かを判断するステップである。何れかのイベントフォルダの SCOREが所定値 以上の場合は ST72に進み、所定値未満の場合は ST73に進む。
[0108] (ST72)
前記所定値以上のイベントフォルダの内の、 SCOREが最高点のイベントフォルダ に、前述のコンテンツ情報をアップロードして終了する。
[0109] (ST73)
前記イベントフォルダの何れの SCOREも所定値未満の場合には、前述のコンテン ッ情報を未分類フォルダにアップロードして終了する。
[0110] 上記により、登録されたコンテンツ情報は、関連度の高いイベントフォルダに保持、 記憶されて、登録、分類されること〖こなる。
[0111] なお、関連度の所定値を設定する場合は、該当するイベントフォルダのみが抽出で きるように、予め実験等を行 、適切な値を設定することが望まし 、。
[0112] 上記のように、イベントフォルダに対して入力されたコンテンツ情報を登録して記憶 することにより、本実施の形態においては、入力されたコンテンツ情報の登録先が適 切に判断され、自動的に適切に分類されたことになる。
[0113] 従って、詳細は割愛するが、その後、関連するメンバーがアクセス権に応じて、例え ば、スケジュール情報のイベント名やコンテンツのヘッダ等をキーワードとして検索を 行うと、該当するスケジュール情報のイベントのフォルダ力 キーワードに該当する適 切なスケジュール情報の詳細を容易に閲覧したりすることができるようになって!/、る。
[0114] なお、詳細は割愛するが、未分類フォルダに登録され記憶されたコンテンツ情報は 、所定のアクセス権を有するメンバー、例えば、該当するスケジュール情報を入力し たメンバーや情報管理システムの管理者により、後日、例えば、編集手段（図示せず 。）で内容を修正したり追加したり、全てを削除したり、あるいは、情報の再入力を行う 等の処置を実行できるようになって!/ヽる。
[0115] 以上に説明したように、本実施の形態における情報管理システムは、入力されたス ケジュール情報のイベントやコンテンツ情報等を自動的に所定のイベントフォルダや 電子掲示板に分類して記憶したり掲載したりできるようにすることにより、関連するメン バーがスケジュール情報を必要に応じて容易にアクセスでき、情報の内容を閲覧で きるように情報の一元管理を行うことができるようにしたものである。
[0116] なお、本実施の形態においては、家族のスケジュールや仕事に関連するスケジュ ール、あるいは趣味のグループに関連するスケジュールを例に説明した力 これに限 るものではない。
[0117] また、本実施の形態においては、抽出したイベントに関するフォルダと電子掲示板 にそれぞれ情報を登録し記憶したり掲載するようにしているが、例えば、電子掲示板 に対しては、情報を掲載するカゝ否かを選択設定できるようにしても良い。
[0118] また、本発明に係わる情報管理システムの構成は、本実施の形態の構成に限るも のではなぐ入力されたスケジュール情報のイベントやコンテンツ等を自動的に所定 のフォルダや電子掲示板に分類して記憶したり掲載したりすることができ、必要に応 じて所定のフォルダや電子掲示板にアクセスでき、容易に情報の内容を閲覧できる ように情報の一元管理が行える構成であれば良 、ことは言うまでもな 、。

Claims

請求の範囲
[1] 文書情報、画像情報および音声情報の少なくとも 1つを有するコンテンツ情報、前記 コンテンツ情報に対応するイベント、および前記イベントに関連する情報の、少なくと も 1つを有するスケジュール情報を管理する情報管理システムにおいて、
前記スケジュール情報を取得するスケジュール情報取込手段と、
前記スケジュール情報取込手段により取得された前記スケジュール情報を記憶する 記憶手段と、
前記スケジュール取込手段で取得された前記イベントに対応するイベントフォルダを 作成するイベントフォルダ作成手段と、
前記スケジュール情報取込手段で取得された前記コンテンツ情報と前記イベントフォ ルダ作成手段で作成されたイベントフォルダとの関連度を、前記コンテンツ情報と前 記イベントに関連する情報に基づ!/、て算出する関連度算出手段と、
前記関連度算出手段により算出された関連度に応じて、前記コンテンツ情報を前記 イベントフォルダ内に保持し、前記イベントフォルダを前記記憶手段に記憶する制御 を行うシステム制御手段と、を有することを特徴とする情報管理システム。
[2] 記憶された前記スケジュール情報力 前記イベントを抽出するイベント抽出手段を有 し、
前記スケジュール情報の少なくとも前記コンテンツ情報が入力されたとき、記憶され た前記スケジュール情報力 前記イベントを抽出し、入力された前記コンテンツ情報 と抽出された前記イベントに関連する情報に基づき算出された関連度が、予め設定 された所定値以上の場合は、入力された前記コンテンツ情報を抽出された前記ィべ ントに関連するイベントフォルダ内に登録するシステム制御手段を備えたことを特徴と する請求の範囲第 1項に記載の情報管理システム。
[3] 前記関連度算出手段は、それぞれ単独で入力されるスケジュール情報のコンテンツ 情報、およびイベントに関連する情報から、それぞれキーワードを抽出し、キーワード の一致度によって所定の算出式に基づき関連度を算出することを特徴とする請求の 範囲第 1項または第 2項に記載の情報管理システム。
[4] スケジュール情報が更新されてイベントに関連するイベントフォルダが新規に作成さ れたこと、または前記スケジュール情報が更新されたことを、予め設定されたメンバー に通知する通知手段を備えたことを特徴とする請求の範囲第 1項乃至第 3項の何れ 力 1項に記載の情報管理システム。
前記イベントフォルダに基づき、スケジュール情報を表示する表示手段を有すること を特徴とする請求の範囲第 1項乃至第 4項の何れか 1項に記載の情報管理システム 前記イベントフォルダまたは前記表示手段に対してアクセスできる範囲を制限するァ クセス権が設定されていることを特徴とする請求の範囲第 1項乃至第 5項の何れか 1 項に記載の情報管理システム。
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