JPWO2007135871A1 - 情報管理システム - Google Patents

Abstract

本発明は、情報の一元管理が容易に行え、情報を共有化することができる情報管理システムを提供する。この情報管理システムは、スケジュール情報の少なくともコンテンツ情報が入力されたとき、登録されたスケジュール情報からイベントを抽出し、入力されたコンテンツ情報と抽出されたイベントに関連する情報に基づき算出された関連度が、予め設定された所定値以上の場合は、入力されたコンテンツ情報を抽出されたイベントに関連するフォルダ内に登録するシステム制御手段を備えたことを特徴とする。

Description

本発明は、スケジュールやイベント等に関連する様々なコンテンツを含むスケジュール情報を情報通信網を介して一元管理し、複数のメンバー間で情報の入力や閲覧等ができるように、情報を共有化することができる情報管理システムに関する。

近年、電子化の技術が著しく発展し、データの取り扱いや保管が便利なこともあり、例えば、紙に印刷された文書をスキャナ装置で読み取ることによって電子データ化し、この文書の電子データを蓄積装置に蓄積して管理する、所謂、ペーパレス化の一環としての電子化が本格化してきている。

また同様に、文書以外についても、デジタル・スチル・カメラ（ＤＳＣ）やデジタル・ビデオ・カメラ（ＤＶＣ）、あるいは携帯電話に内蔵されたカメラ等の普及により、静止画や動画なども容易に電子化できるようになり、電子化された文書や画像のデータの蓄積量も膨大になっている。

一般に、これら文書や画像等の内容（コンテンツ）は、スケジュール等に記載された行事（イベント）と連動することが多い。

スケジュールとしては、家族のスケジュールや仕事に関連するスケジュール、あるいは趣味のグループに関連するスケジュール等、様々なスケジュールが考えられる。

そして、例えば、家族のスケジュールに関連するイベントとしては、子供の「運動会」や「作品発表会」等のイベントがあり、仕事に関連するスケジュールのイベントとしては、業務に関する「月報会」や「研究発表会」等が考えられる。また、趣味のグループのスケジュールに関連するイベントとしては、「ゴルフ大会」や「釣り大会」、「写真撮影会」等のイベントが考えられる。勿論、この他にも様々なスケジュールに関連する様々なイベントが考えられる。

従って、これらの情報を管理する場合、例えば、これらのスケジュールに関連するスケジュールとイベント、あるいはイベントとコンテンツ等の情報（スケジュール情報ともいう。）がそれぞれ関連付けられて入力されてくる場合は、比較的分類もし易いが、それぞれ単独で入力されたような場合には、特に、スケジュールとイベント、あるいはイベントとコンテンツとを関連づけて、膨大な情報を適切に分類して、関連するメンバーが容易にアクセスできるように管理する作業を作業者が行うには、あまりにも膨大な時間と労力を要するようになっている。

そこで、これらのスケジュールやイベントあるいはコンテンツ等からなるスケジュール情報を管理するために、従来では、スケジュールに関連した文書を登録する場合に、スケジュールの情報をキーワードとして文書に付与することでスケジュールと文書を関連づけて登録し、文書を容易に検索できるようにした技術が公開されている（例えば、特許文献１参照。）。

また、プロジェクトにおける業務の進捗を把握するために、メンバーが送受信したメールや作成したファイルからキーワードを抽出し、抽出したキーワードによりプロジェクトを判定し、メンバーが送受信したメールやファイルをプロジェクトに対して振り分ける技術が公開されている（例えば、特許文献２参照。）。

また、検索キーを決定する検索者の負担を軽減するとともに、収集した情報群から目的とする情報を見つける検索者の負担を軽減することを目的として、検索キーとしての入力情報と各蓄積情報との関連度を求め、求めた関連度に応じて活性値をその関連する蓄積情報に設定し、検索する場合は、入力情報に対する各蓄積情報の活性値の大きさを判断基準として選択し、検索結果として選択された蓄積情報を出力するようにした技術が公開されている（例えば、特許文献３参照。）。
特開２０００−２３１５８６号公報 特開２００５−１９０３４７号公報 特開２００２−２１５６７６号公報

しかしながら、特許文献１は、スケジュールと文書を関連づけて検索に用いる技術であるが、登録されている複数のスケジュールの中から関連するスケジュールを選択させるという作業をユーザ（使用者）に行わせる必要があり、自動的にスケジュールに関連して文書を分類することができないという問題があった。

また、特許文献２は、メンバーが送受信したメールや作成したファイルからキーワードを抽出し、それによりプロジェクトを判定し、メールや作成したファイルを振り分ける技術であるが、新規のプロジェクトを立ち上げた場合は、まず新規のプロジェクト用のファイルと新規のプロジェクトに関するキーワード等を設定しないと、新規のプロジェクトに関するメールや作成したファイルを振り分けることができないという問題があった。

また、特許文献３は、検索キーとしての入力情報と各蓄積情報との関連度を求め、入力情報に対する関連度の高い蓄積情報を検索結果として出力するようにした技術であるが、入力情報が検索キーだけでなく新たな情報を含む場合に、出力された蓄積情報に対して、新たな情報を追加して記憶することができないという問題があった。

そこで、本発明は、上記問題に鑑み、複数のメンバーが入力した情報が自動的に関連するイベントフォルダに分類されて情報の一元管理が容易に行え、また、必要に応じて複数のメンバーが簡単に検索できるように情報を共有化することができる情報管理システムを提供することを目的とする。

以下、前記イベントフォルダを略してフォルダとも称す。

本発明は、下記構成を採ることで上記目的を達成できる。
１．文書情報、画像情報および音声情報の少なくとも１つを有するコンテンツ情報、前記コンテンツ情報に対応するイベント、および前記イベントに関連する情報の、少なくとも１つを有するスケジュール情報を管理する情報管理システムにおいて、
前記スケジュール情報を取得するスケジュール情報取込手段と、
前記スケジュール情報取込手段により取得された前記スケジュール情報を記憶する記憶手段と、
前記スケジュール取込手段で取得された前記イベントに対応するイベントフォルダを作成するイベントフォルダ作成手段と、
前記スケジュール情報取込手段で取得された前記コンテンツ情報と前記イベントフォルダ作成手段で作成されたイベントフォルダとの関連度を、前記コンテンツ情報と前記イベントに関連する情報に基づいて算出する関連度算出手段と、
前記関連度算出手段により算出された関連度に応じて、前記コンテンツ情報を前記イベントフォルダ内に保持し、前記イベントフォルダを前記記憶手段に記憶する制御を行うシステム制御手段と、を有することを特徴とする情報管理システム。
２．記憶された前記スケジュール情報から前記イベントを抽出するイベント抽出手段を有し、
前記スケジュール情報の少なくとも前記コンテンツ情報が入力されたとき、記憶された前記スケジュール情報から前記イベントを抽出し、入力された前記コンテンツ情報と抽出された前記イベントに関連する情報に基づき算出された関連度が、予め設定された所定値以上の場合は、入力された前記コンテンツ情報を抽出された前記イベントに関連するイベントフォルダ内に登録するシステム制御手段を備えたことを特徴とする１に記載の情報管理システム。
３．前記関連度算出手段は、それぞれ単独で入力されるスケジュール情報のコンテンツ情報、およびイベントに関連する情報から、それぞれキーワードを抽出し、キーワードの一致度によって所定の算出式に基づき関連度を算出することを特徴とする１または２に記載の情報管理システム。
４．スケジュール情報が更新されてイベントに関連するイベントフォルダが新規に作成されたこと、または前記スケジュール情報が更新されたことを、予め設定されたメンバーに通知する通知手段を備えたことを特徴とする１乃至３の何れか１項に記載の情報管理システム。
５．前記イベントフォルダに基づき、スケジュール情報を表示する表示手段を有することを特徴とする１乃至４の何れか１項に記載の情報管理システム。
６．前記イベントフォルダまたは前記表示手段に対してアクセスできる範囲を制限するアクセス権が設定されていることを特徴とする１乃至５の何れか１項に記載の情報管理システム。

本発明は、スケジュール情報の取り込みで取得されたイベントに対応して作成されたイベントフォルダと、前記スケジュール情報の取り込みで取得されたコンテンツ情報との関連度を、前記コンテンツ情報と前記イベントに関する情報とに基づいて算出し、算出された関連度に応じて、前記コンテンツ情報を前記イベントフォルダ内に保持し、前記イベントフォルダを記憶手段に記憶することにより、自動的に前記イベントに関連する前記コンテンツ情報を容易に一元管理することができ、複数のメンバー間で情報を共有化することができる情報管理システムを提供できる。
また、スケジュール情報の少なくともコンテンツ情報が入力されたとき、記憶された前記スケジュール情報からイベントを抽出し、入力された前記コンテンツ情報と抽出された前記イベントに関連する情報に基づき算出された関連度が、予め設定された所定値以上の場合は、入力された前記コンテンツ情報を抽出された前記イベントに関連するフォルダ内に登録するようにしたことにより、自動的にイベントに関連するコンテンツ情報を容易に一元管理することができ、複数のメンバー間で情報を共有化することができる情報管理システムを提供できる。
また、それぞれ単独で入力されるスケジュール情報のコンテンツ情報やイベントに関連する情報に関して、前記スケジュール情報の前記イベントに関するキーワードが一致する数や頻繁に出てくるキーワード（頻出語）の回数等によって、所定の算出式に基づき関連度を算出することにより、より詳細で高精度なコンテンツ情報の分類ができる情報管理システムを提供できる。

また、スケジュール情報が更新されイベントに関連するイベントフォルダが新規に作成されたこと、または前記スケジュール情報が更新されたことをイベントに関連するメンバーに通知する通知手段を備えたことにより、イベントに関わるメンバーやイベントに関心のあるメンバー等が、常に最新の情報を把握できる情報管理システムを提供できる。
また、前記イベントフォルダに基づき、スケジュール情報を表示する表示手段を備えたことにより、イベントに関わるメンバーやイベントに関心のあるメンバー等が、容易に情報を把握できる情報管理システムを提供できる。

また、イベントフォルダまたは表示手段に対してアクセスできる範囲を制限するアクセス権が設定されていることにより、情報の漏洩を防止できる情報管理システムを提供できる。

本発明に係る情報管理システムの構成を模式的に示した構成図である。 スケジュール情報入力の一例を示すフローチャートである。 スケジュール情報入力の別形態の一例を示すフローチャートである。 コンテンツ情報の登録の一例を示すフローチャートである。 関連度算出の一例を示すフローチャートである。 スケジュール入力画面の例を示す図である。 イベントフォルダ及びイベントに関連する情報の保持の例を示す図である。 イベントに関連する情報の保持方法の例を示す図である。 下位フォルダ作成の例を示す図である。

符号の説明

１ コンテンツ情報管理部
２ イベント抽出部
３ イベント関連情報抽出部
４ イベントフォルダ作成部
５ 電子掲示板作成部
６ コンテンツ取込部
７ 関連度算出部
８ アクセス権設定部
１０ 記憶部
２０ Ｗｅｂサーバー部
３０ メール処理部３０
１００ 情報管理システム
１０１ システム制御部

以下、図面を参照しながら本発明を詳細に説明するが、本発明はこれに限定されるものではない。なお、各図面において、同一符号のものは同一の物を示すものとし、適宜、関連する他の図面を参照して、詳細に説明するものとする。

図１は本発明に係る情報管理システムの構成を模式的に示した構成図、図２乃至５は本発明に係る情報管理システムの処理手順の一例を示すフローチャートである。

前提として、本実施の形態において取り扱うスケジュール情報について説明する。前述のように、家族のスケジュールや仕事に関連するスケジュール、あるいは趣味のグループに関連するスケジュール等、取り扱う情報のカテゴリ−等により、情報の種類や詳細な内容は変化し、厳密に規定することはできない。

しかしながら、一例を挙げるとすれば、例えば、スケジュール情報は、スケジュール名、イベントの実行日や各種準備作業等を含む準備予定期間等の情報、および、スケジュールに関連するイベントやイベントに関連するコンテンツ等を含む情報をいう。

一般にスケジュール名は、例えば、家族のスケジュールを例にとると、運動会の予定表（スケジュール）というように運動会というイベント名と同じ名前を流用したものが多い。

イベントに関連する情報とは、イベント名、イベントが開催される日時や場所、主催者名等の情報等を含む情報をいう。

更に、前記イベントに関連する情報には、イベントの開催を通知する必要があるメンバー、イベントの実行メンバー、参加メンバー（参加者）、これらの計画立案者や情報制作者、イベント協力者等の名前や連絡先・連絡手段等のメンバー情報、および、イベントに関するリンク情報等を含む。

コンテンツ情報とは、イベントに関連した文書や画像あるいは音声などの情報、および、コンテンツに関連する付帯情報を含む情報をいう。

コンテンツに関連する付帯情報としては、前述のプログラムの実行内容や使用する音楽のタイトルまたは画像の内容を示すヘッダ等の情報、また、画像の被写体や撮影場所・撮影日時等の情報、あるいは、画像の撮影者の情報、イベントに使用する機材等の情報等があり、さらに、使用されたソフトやテンプレートに関する情報、コンテンツに関するリンク情報等を含む情報をいうものとする。

そして、後述する関連度算出手段で関連度を算出する場合は、スケジュール情報のイベントやコンテンツ情報のみでなく、イベントに関連する情報を含む全ての情報がキーワードとして扱われ、例えば、一致するキーワードの数やキーワードが頻繁に出てくる回数等によって、所定の算出式に基づき算出される。

図１により本発明に係る情報管理システムの構成について説明する。

情報入力部は、スケジュール情報入力手段としての機能を有し、本実施の形態においては、パーソナルコンピュータ（パソコンともいう。）がクライアント端末Ｃ１〜Ｃｎの入力機器として使用される。複数のユーザは、それぞれ何れかのパソコンを使用してスケジュール情報を入力することができる。

なお、クライアント端末Ｃ１〜Ｃｎは、本実施の形態におけるスケジュール情報が入力できるものであれば良く、パソコンに限るものではない。例えば、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）と呼ばれる携帯情報端末や携帯電話等であっても良い。

情報伝達部Ｎは、情報入力部と情報管理システム１００との間で情報の授受ができるように連結するための手段で、本実施の形態においてはインターネットと呼ばれる世界的に広く使用されている情報通信網で構成されている。

なお、情報通信網は、インターネットに限らずＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）と呼ばれる一般家庭、企業のオフィスや研究所、工場等で広く使用されている情報通信網を使用しても良いし、インターネットとＬＡＮを組み合わせて使用しても良い。

情報管理システム１００は、本実施の形態においては、複数のクライアント端末Ｃ１〜Ｃｎにより入力されたスケジュール情報を読み込み、読み込んだスケジュール情報を分類して所定のイベントフォルダや電子掲示板に登録して記憶したり、掲載する。また、イベントフォルダや電子掲示板が作成されたことや、内容が更新されたことを関連するメンバーに通知するシステム制御手段としての機能を有している。

本実施の形態においては、説明を簡単にするために、情報管理システム１００は、特に、情報管理装置として構成されているものとする。そして、情報管理装置はシステム制御部１０１、コンテンツ情報管理部１、イベント抽出部２、イベント関連情報抽出部３、イベントフォルダ作成部４、電子掲示板作成部５、スケジュール情報取込部部６、関連度算出部７，アクセス権設定部８、記憶部１０、Ｗｅｂサーバー部２０、メール処理部３０、メールサーバー３１等により構成されているものとする。

システム制御手段であるシステム制御部１０１は、ユーザからクライアント端末Ｃ１〜Ｃｎにより入力されるスケジュール情報、もしくは情報管理装置に設けられた図示せぬ入力Ｉ／Ｆ（インタフェース）を通して入力されるスケジュール情報を登録して管理するスケジュール情報管理手段としての機能を有している。

また、その機能は、ユーザ個人用であっても良いし、グループウェアの機能を有していても良い。さらに、後述する、メンバー情報を、スケジュール登録時に入力するかどうかを促す機能を有していても良い。

特に、本実施の形態においては、システム制御部１０１は、前述のスケジュール情報管理手段としての機能の他に、情報管理システム１００の全体を制御するシステム制御手段としての機能も有するものとする。

詳細は後述するが、例えば、システム制御部１０１は、スケジュール情報取込手段であるスケジュール情報取込部６によりスケジュール情報を取り込み、関連度算出手段である関連度算出部７で入力されたスケジュール情報のコンテンツ情報とイベントに関連する情報の関連度を算出する。算出された関連度が予め設定した所定値以上であると判断した場合に、入力されたコンテンツ情報を関連度が所定値以上を示したイベントフォルダに保持して記憶し、また、表示手段、例えば電子掲示板に登録して掲載することにより分類するようになっている。本形態では、前記表示手段として電子掲示板を用いている。

また、システム制御部１０１の指示によりメール処理部３０は、新規のイベントフォルダや電子掲示板が作成されたり、内容が更新された時に、イベント関連情報抽出部で抽出されたイベント関連情報として設定されたメンバー情報に基づき、新規のイベントフォルダや電子掲示板が作成されたことや内容が更新されたことを通知するようにしている。

なお、本実施の形態においては、スケジュール管理部１にシステム制御部１０１にスケジュール管理手段としての機能を持たせたが、これに限らず、スケジュール管理手段としての機能を有する制御部を別に設ける構成としても良い。

イベント抽出部２は、スケジュール情報取込部６にスケジュール情報が入力されたとき、後述する記憶部１０に登録され記憶されているスケジュール情報のイベントを抽出するイベント抽出手段としての機能を有している。

なお、本実施の形態においては、スケジュール情報取込部６にスケジュール情報が入力されたことをトリガに、スケジュール情報のイベントやコンテンツ情報等の分類処理動作等を開始するようにしているが、処理動作の手順はこれに限るものではない。

特に、複数のユーザからスケジュール情報がほぼ同時に入力される可能性があることが想定されるので、例えば、情報の入力処理動作とは直接には連結せず、分類処理動作等は予め設定した時間等で定期的に実行するようにしても良い。

イベント関連情報抽出部３は、イベント抽出部２で抽出されたイベントに関連する情報やコンテンツ情報を抽出する機能を有している。イベントに関する情報にメンバー情報が含まれている場合は、スケジュールを入力したユーザに限らず、ユーザが入力したイベントに参加させたいメンバーあるいはイベントに関連したメンバー等を抽出しても良い。

なお、システム制御部１０１がグループウェア機能を有する場合は、例えば、同じイベントが複数のユーザのクライアント端末Ｃ１〜Ｃｎの記憶部に存在することがあるので、その場合は、その複数のユーザをイベントに関連したメンバーとして抽出しても良い。

また、例えば、スケジュールに登録するきっかけとなったイベントに関する通知文書やメール等がある場合は、その通知文書やメール等に記載されている日付、参加者、場所等の項目、あるいは、頻出する単語（頻出語）などをキーワードとして抽出できるようにコンテンツ情報として取り込み、関連度算出の際のキーワードとして用いることができるようにしても良い。

イベントフォルダ作成部４は、入力されたスケジュール情報が新規の情報であることをシステム制御部１０１が判断した場合に、記億部１０に新規のイベントフォルダを作成するイベントフォルダ作成手段としての機能を有している。

イベントフォルダを作成する場合は、イベント名そのものの名前をフォルダ名としても良いし、イベント名と入力された日付、イベント名と入力者のように、イベント名と日付や入力者とを関連づけたフォルダ名にしても良い。またイベントを最上位フォルダとして作成し、日付や入力者をその下層のフォルダとして作成しても良い。なお、既にイベントに関連するフォルダが存在する場合は、フォルダは作成されない。

電子掲示板作成部５は、イベントフォルダ作成部４と同様に、入力されたスケジュール情報が新規の情報であることをシステム制御部１０１が判断した場合に、後述するＷｅｂサーバー２０上に電子掲示板を作成する機能を有している。

電子掲示板を作成する場合は、前述したフォルダ名の命名方法と同様の命名方法により電子掲示板に名前を付けても良い。また、既にイベントに関連する電子掲示板が存在する場合は作成されない。

スケジュール情報取込部６は、スケジュール情報を取り込み、スケジュールに関連するイベント、イベントに関連する情報及びコンテンツ情報を取り込む機能を有している。

なお、コンテンツ情報とは、イベントに関連した文書や画像あるいは音声などの情報をいう。

仕事に関連するスケジュール情報を一例とすると、文字情報としての文書は、例えば、「月報会」開催の通達文書や月報等の報告書、月報会の議事録等が考えられる。

また、データとしては一般的な紙等の記録媒体に形成された文書データの他、パソコン等で作成された文書データや電子メールの文書データ、紙文書をスキャナ等の読み取り装置によって読み取った画像データに対して公知のＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅａｄｅｒ）による文字認識処理を行った文書データ、あるいは、電話内容や会議内容を録音したものに公知の音声認識処理等を施して得られたテキストファイル形式の文書データ等が挙げられる。

画像は、業務としてのプロジェクトに関連した開発製品の写真や紙等の記録媒体に描かれた新製品のデザイン図、あるいは、デジタル・スチル・カメラで撮影した他社製品の写真やデジタル・ビデオ・カメラにより撮影した会議の画像、さらに、前述の写真やデザイン図等をスキャナ等の読み取り装置によって読み取った画像データなどが挙げられる。

音声は、固定電話やＩＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）電話等による会話の内容や、会議内容を録音した音声をデジタル化した音声ファイル等が挙げられる。

関連度算出部７は、入力されたコンテンツ情報と入力されたスケジュール情報のイベント或いは既存のスケジュール情報のイベントとの関連度を算出する関連度算出手段としての機能を有している。そして、例えば、システム制御部１０１が、算出された関連度が予め設定した所定値以上であると判断した場合に、入力されたコンテンツ情報を関連度が所定値以上を示したイベントフォルダに保持して記憶し、また、電子掲示板に登録して掲載することにより分類するようになっている。

なお、関連度の算出の方法は、例えば、特許文献１で公開されているような公知の方法を利用することができる。

また、イベントフォルダとコンテンツ情報の関連度を算出する場合は、基本的には、コンテンツの内容自身（文書データの場合は本文、あるいは付帯情報が書かれたヘッダなど）を対象とするが、例えば、同じような内容のスケジュール情報が存在し、より精度の高い関連度を求める必要がある場合には、イベントに関連する情報やコンテンツ情報に関連する付帯情報等のイベント関連情報を抽出するキーワードとして付加し、関連度を算出するようにしても良い。

アクセス権設定部８は、取り扱うスケジュール情報や関連するメンバー等に応じて、そのイベントフォルダもしくは電子掲示板に対してアクセスできる範囲を制限するアクセス権を設定する機能を有している。

例えば、イベント関連情報等によりイベントに関連するメンバーとして抽出されたメンバーに対しては、そのメンバーの予め設定された業務権限の情報等に基づき、対象のイベントフォルダもしくは電子掲示板に対する書き込み、閲覧、修正を可能とし、それ以外のメンバーには閲覧のみを可能としたり、アクセスそのものを不能にするなど、様々なアクセス権を設定することができる。

記憶部１０は、スケジュールを記憶するスケジュール記憶部１１、イベントを記憶するイベント記憶部１２、コンテンツ情報を記憶するコンテンツ記憶部１３、イベントに関連する情報を記憶するイベント関連情報記憶部１４、コンテンツに関連する付帯情報を記憶する付帯情報記憶部１５としての機能を有している。

なお、詳細は後述するが、例えば、入力されたスケジュール情報を分類が完了するまで一時的に保持するための入力情報ファイル（図示せず）や、何らかの原因で関連度の高いフォルダが検索されなかった場合の入力されたスケジュール情報を一時的に保管するために記憶する特別ファイル（図示せず）を記憶部１０は備えているものとする。

また、記憶部１０は、スケジュール情報記憶手段として公知のメモリ手段で構成されており、情報の消失を防止するためには不揮発性メモリ等で構成することが好ましい。

Ｗｅｂサーバー２０は、本実施の形態においては、入力されたスケジュール情報が新規の情報であることをシステム制御部１０１が判断した場合に、スケジュール情報に関する電子掲示板を作成するための機能を有している。なお、電子掲示板を作成する場合は、コンテンツの種類などによって、別途カテゴリで分けて作成しても良い。

メール処理部３０は、メールサーバー３１を介して電子メールを送受信する通信手段としての機能を有している。例えば、新規のイベントフォルダや電子掲示板が作成されたり、内容が更新された時に、例えば、スケジュール管理部１の指示により、イベント関連情報抽出部で抽出されたメンバー情報に基づき、新規のイベントフォルダや電子掲示板が作成されたことや内容が更新されたことを通知するようになっている。

例えば、仕事に関するスケジュール情報として、月報会の議事録が更新された場合は、メンバー情報として会議に出席するメンバーやその部署の上長が設定されていれば、そのメンバーに対して、新規のイベントフォルダや電子掲示板が作成されたことや内容が更新されたことを通知する。

なお、説明を簡単にするために、本実施の形態においては、情報管理システム１００を情報管理装置として構成したが、情報管理システム１００を一つの情報管理装置として構成するのではなく、情報通信網の利点を活用して、例えば、前述した情報管理システム１００の管理部、抽出部、作成部、設定部、記憶部、処理部等の機能毎に、あるいは、さらに必要に応じて細分化した機能毎に、情報通信網により連結することにより、あたかも一つの情報管理装置であるかのように構成しても良い。

また、Ｗｅｂサーバー２０やメールサーバー３１は、本実施の形態における情報管理装置とは別に設置して、情報通信網を介して情報管理装置と連結するようにしても良い。

以上の構成による本実施の形態における情報管理システムの情報処理について簡単に説明する。

本実施の形態における情報管理システムは、入力されたスケジュール情報のイベントやコンテンツ情報等を自動的に所定のイベントフォルダや電子掲示板に分類して記憶したり掲載したりできるようにすることにより情報の一元管理を図り、また、関連するメンバーがスケジュール情報を必要に応じて容易にアクセスでき、情報の内容を閲覧できるように情報の共有化を図ることができるようにしたものである。

例えば、家族のスケジュールや仕事に関連するスケジュール、あるいは趣味のグループに関連するスケジュール等、何らかのスケジュールに関連するイベント、イベントに関連する情報、コンテンツ情報等を含むスケジュール情報が、それぞれ関連付けられて、あるいは、それぞれ単独で情報管理システムに入力されてくる。

スケジュール情報のイベントやコンテンツがそれぞれ関連付けられて入力されてきたときは分類しやすいが、特に、スケジュール情報のコンテンツ情報が、それぞれ単独で、入力されたときにも適切に分類する必要がある。

そこで、本実施の形態における情報管理システムでは、既に情報管理システムの記憶手段に登録され記憶されているスケジュール情報のイベントを抽出して、入力されたスケジュール情報が既存のスケジュールに関連するものか否かを判断する。

入力されたスケジュール情報が新規のイベントに対するスケジュール情報である場合は、イベントフォルダや電子掲示板を作成し、作成されたイベントフォルダや電子掲示板に対してユーザがアクセスできる範囲を制限するアクセス権等を設定する。

そして、作成されたイベントフォルダにスケジュール情報を登録して記憶したり、作成された電子掲示板にスケジュール情報を掲載する。

次に、新規のイベントフォルダや電子掲示板が作成されたこと、あるいは、新たなスケジュール情報が入力されたことにより、登録されているスケジュール情報が更新されたこと等を予め設定したメンバーに電子メールや前述の電子掲示板を利用して通知する。

入力されたスケジュール情報が既存のスケジュール情報のイベントに関連するものである場合には、登録され記憶されているスケジュール情報のイベントを抽出して、入力されたスケジュール情報のコンテンツ情報との関連度を算出し、関連度が所定値以上のイベントが抽出されると、抽出されたイベントのフォルダに対して入力されたスケジュール情報の新規のコンテンツ情報を保持して記憶したり、電子掲示板に掲載したりする。

そして、スケジュール情報のコンテンツ情報等が更新されたこと、あるいは更新されたコンテンツ情報等を予め設定したメンバーに電子メールや前述の電子掲示板を利用して通知する。

また、スケジュール情報のイベントを抽出する際に、登録され記憶されているスケジュール情報のイベントと入力されたスケジュール情報のコンテンツ情報との関連度が所定値以上にならない場合は、入力されたスケジュール情報のコンテンツ情報等がイベントとの関連が極端に低いコンテンツ情報であったり、何らかの記載の不備等の原因により関連度算出ができなかったりした可能性が高いので、このような場合は一旦、特別ファイルにスケジュール情報を記憶する。

そして、電子メールや前述の電子掲示板を介して、例えば、該当するスケジュール情報を入力したメンバーや関連するメンバーに対して、あるいは、情報管理システムの管理者に対して、不審なスケジュール情報が入力されたこと、あるいは、コンテンツの見直しや取り消し等を促すための処置を行うように警告する通知を実行するようにしている。

次に図２乃至５により情報管理システムの処理手順の一例について説明する。なお、必要に応じて図１を参照して詳細に説明する。

なお、前提条件として、本実施の形態においては、システム制御部１０１がシステム制御手段としての機能を有しているものとする。また、以下の説明に際しては、既に情報管理システムは起動されており、システム制御部１０１がスケジュール情報取込部６を作動させ情報の入力を受け付ける状態になっているものとする。

図２は、スケジュール情報入力の一例を示すフローチャートである。

（ＳＴ０１）
スケジュール情報を入力するステップである。ユーザがクライアント端末Ｃ１〜Ｃｎの何れかのパソコンを使用してスケジュール情報を入力した時ＳＴ０２に進む。図６にスケジュール入力画面の一例を示す。図６は、業務等の月報会の例である。前記スケジュール入力画面から各項目が入力される。

（ＳＴ０２）
イベントを抽出するステップである。入力されたスケジュール情報を適切に分類するためには、入力されたスケジュール情報が新規のスケジュール情報か、あるいは、既に記録部１０に登録され記憶されているスケジュール情報かを判断する必要がある。

そこで、このステップでは、イベント抽出部２はイベント関連情報抽出部３と協働して、入力されたスケジュール情報のイベントやイベントに関連する情報等に基づき、記録部１０に記憶されている全てのスケジュール情報（既存のスケジュール情報ともいう。）の中から入力されたスケジュール情報のイベントに該当する既存のスケジュール情報を検索し抽出する処理を実行してＳＴ０３に進む。

（ＳＴ０３）
イベントに対応する既存のイベントフォルダが有るか否かを判断するステップである。つまり、入力されたスケジュール情報に該当する既存のイベントフォルダが有る場合は、スケジュール入力の処理作業は終了する。無い場合は、ＳＴ０４に進む。

（ＳＴ０４）
イベントに対応するイベントフォルダを作成するステップである。ここでは、イベントに対応するイベントフォルダが新規に作成される。また、イベントフォルダの作成には、電子掲示板の作成も含む。図７は、イベントフォルダおよびイベントに関連する情報の保持の一例を示す図である。図７の例では、イベントに関連する情報は、「ｐｒｏｐｅｒｔｙ．ｄａｔ」ファイルとして保持される。

（ＳＴ０５）
イベントに関連する情報を、ＳＴ０４で作成されたイベントフォルダに、関連づけて保持するステップである。図８は、イベントに関連する情報の保持方法を示す例である。このように、イベントに関連する情報がイベントフォルダに、関連づけて保持される。

（ＳＴ０６）
前記イベントフォルダにアクセス権を設定するか否かを判断するステップである。アクセス権設定なしの場合は、ＳＴ０８に進み、アクセス権を設定する場合は、ＳＴ０７に進む。

（ＳＴ０７）
アクセス権を設定するステップである。このステップでは、作成されたイベントフォルダや電子掲示板に対してユーザがアクセスできる範囲を制限するアクセス権等が設定される。

（ＳＴ０８）
新規のイベントフォルダや電子掲示板が作成されたことを関係者に通知するか否かを判断するステップである。通知しない場合には処理作業は終了する。通知する場合にはＳＴ０９へ進む。

（ＳＴ０９）
関係者に通知するステップである。予め設定された所定のメンバーに対して、新規のイベントフォルダや電子掲示板が作成されたことや入力されたスケジュール情報のイベントに関するフォルダに対して登録され記憶された詳細な内容等を、電子メールや前記電子掲示板を使用して通知すると処理作業が終了する。

図３は、スケジュール情報入力の、別形態の一例を示すフローチャートである。

図３に示す別形態は、図２に示すＳＴ０３のイベントに対応する既存のイベントフォルダが有るか否かを判断するステップで、既存のイベントフォルダが有る場合に、既存のイベントフォルダを更に細分化する例である。図３において、ＳＴ０１乃至ＳＴ０９は、図２に示す例に準ずる。
ＳＴ０３で既存のイベントフォルダがある場合には、ＳＴ２１に進む。
（ＳＴ２１）
下位フォルダの作成の有無を判断するステップである。下位フォルダを作成する場合は、ＳＴ２２に進む。下位フォルダを作成しない場合は、処理作業は終了する。
（ＳＴ２２）
項目選択手段で下位フォルダとなる項目を選択する。例えば、イベントフォルダとして業務の月報会を例に挙げると、下位フォルダの項目として月度別分類、業務別分類、報告者別分類等が挙げられる。
（ＳＴ２３）
選択された下位フォルダの、項目の値を抽出するステップである。下位フォルダの項目として選択された各項目毎の値を抽出する。前記値は、前記月報会の例では、前述の月度別分類、業務別分類、報告者別分類等毎に関連度を定めた値である。例えば、月報会のため、月度別が高位で、業務別が中位、報告者別が低位等である。ここで、前記値の高い、関連度の高い項目が選択される。
（ＳＴ２４）
選択された項目で下位フォルダを作成するステップである。図９は、月報会のイベントフォルダに下位フォルダとして、月次のフォルダを作成した例である。次に、ＳＴ０５に進む。
上記のようにイベントフォルダの下に下位フォルダを作成し細分化することにより、関連するメンバーは、イベント内容をより容易に検索することができる。
図４はコンテンツ情報の登録の一例を示すフローチャートである。
（ＳＴ２４）
コンテンツ情報の入力の有無を判断するステップである。コンテンツ情報が入力されるとＳＴ４２へ進む。未入力の場合には、待機状態となる。
（ＳＴ４２）
コンテンツ情報とイベントフォルダとの関連度を算出するステップである。前記関連度は、前記コンテンツ情報と前記イベントに関連する情報とに基づいて、関連度算出手段により算出される。
（ＳＴ４３）
前記コンテンツ情報を、イベントフォルダに登録（アップロード）するステップである。前記コンテンツ情報は、ＳＴ４２で算出された関連度に応じた、対応するイベントフォルダにアップロードされる。イベントフォルダに下位フォルダが作成されている場合には、下位フォルダもアップロードされる対象となる。
（ＳＴ０８）
前記コンテンツ情報がイベントフォルダにアップロードされたことを関係者に通知するか否かを判断するステップである。通知しない場合には処理作業は終了する。通知する場合にはＳＴ４５へ進む。

（ＳＴ４５）
関係者に通知するステップである。予め設定された所定のメンバーに対して、前記コンテンツ情報がイベントフォルダにアップロードされたことを関係者に電子メールや前記電子掲示板を使用して通知すると処理作業が終了する。
図５は、前述の関連度算出手段による関連度算出の一例を示すフローチャートである。スケジュール取込手段で取り込まれ登録された特定のコンテンツ情報と、それに対する複数のイベントフォルダとの関連度を、前記コンテンツ情報とイベントに関連する情報とに基づいて関連度を算出する。
（ＳＴ６１）
前記コンテンツ情報の関連情報項目を抽出するステップである。前記関連情報項目は、前述のイベントの各プログラムに関連する具体的で詳細な実行内容の情報、および、コンテンツに関連する付帯情報を含む情報である。
（ＳＴ６２）
前記複数のイベントフォルダの内の、１つのイベントフォルダの関連情報項目を抽出するステップである。前記関連項目は、前述のイベントに関連する情報、イベント名、イベントの詳細なプログラム、イベントが開催される日時や場所、主催者名等の情報等である。

（ＳＴ６３）
あるイベントフォルダにおける、コンテンツ情報との関連度の算出値の累計を現すＳＣＯＲＥを０．０にリセットするステップである。

（ＳＴ６４）
ＳＴ６１及びＳＴ６２で抽出されたコンテンツ情報の関連情報項目とイベントフォルダの関連情報項目を比較し関連度を算出するステップである。コンテンツ情報やイベント関連情報のキーワードが一致する数や頻繁に出てくるキーワード（頻出語）の回数等によって、所定の算出式に基づき関連度が算出される。前記キーワードは、数値、単語等があり、予め実験等で設定される。

（ＳＴ６５）
ＳＴ６４での算出において、キーワードの完全一致の有無を判定するステップである。キーワードが完全一致する場合にはＳＴ６６に進み、しない場合にはＳＴ６７に進む。

（ＳＴ６６）
ＳＣＯＲＥを修正するステップである。既存のＳＣＯＲＥに１．０を加算して新ＳＣＯＲＥとする。次に、ＳＴ６９に進む。

（ＳＴ６７）
ＳＴ６４での算出において、キーワードの部分一致の有無を判定するステップである。部分一致する場合にはＳＴ６８に進み、しない場合にはＳＴ６９に進む。

（ＳＴ６８）
ＳＣＯＲＥを修正するステップである。既存のＳＣＯＲＥに、例えば、０．５を加算して新ＳＣＯＲＥとする。部分一致の場合の加算点は、予め実験等を行い部分一致のレベルに応じて適切な値を設定することが望ましい。
（ＳＴ６９）
ＳＴ６１で抽出した前記コンテンツ情報の関連情報項目のうち、ＳＴ６４での関連度の算出が未完の項目があるか判定するステップである。項目がまだある場合は、ＳＴ６４に進み、ＳＴ６４〜ＳＴ６９の処理を繰り返す。項目が終了した場合は、ＳＴ７０に進む。
（ＳＴ７０）
前述の複数のイベントフォルダの全てで、前記コンテンツ情報との関連度算出が終了したかの判定を行うステップである。未完のイベントフォルダがある場合には、ＳＴ６２に進み、未完の別なイベントフォルダを選定し、ＳＴ６２〜ＳＴ７０の処理を繰り返す。イベントフォルダが終了した場合は、ＳＴ７１に進む。
（ＳＴ７１）
前記複数のイベントフォルダの内の何れかが、関連度、即ちＳＣＯＲＥが所定値以上か否かを判断するステップである。何れかのイベントフォルダのＳＣＯＲＥが所定値以上の場合はＳＴ７２に進み、所定値未満の場合はＳＴ７３に進む。

（ＳＴ７２）
前記所定値以上のイベントフォルダの内の、ＳＣＯＲＥが最高点のイベントフォルダに、前述のコンテンツ情報をアップロードして終了する。

（ＳＴ７３）
前記イベントフォルダの何れのＳＣＯＲＥも所定値未満の場合には、前述のコンテンツ情報を未分類フォルダにアップロードして終了する。

上記により、登録されたコンテンツ情報は、関連度の高いイベントフォルダに保持、記憶されて、登録、分類されることになる。

なお、関連度の所定値を設定する場合は、該当するイベントフォルダのみが抽出できるように、予め実験等を行い適切な値を設定することが望ましい。

上記のように、イベントフォルダに対して入力されたコンテンツ情報を登録して記憶することにより、本実施の形態においては、入力されたコンテンツ情報の登録先が適切に判断され、自動的に適切に分類されたことになる。

従って、詳細は割愛するが、その後、関連するメンバーがアクセス権に応じて、例えば、スケジュール情報のイベント名やコンテンツのヘッダ等をキーワードとして検索を行うと、該当するスケジュール情報のイベントのフォルダからキーワードに該当する適切なスケジュール情報の詳細を容易に閲覧したりすることができるようになっている。

なお、詳細は割愛するが、未分類フォルダに登録され記憶されたコンテンツ情報は、所定のアクセス権を有するメンバー、例えば、該当するスケジュール情報を入力したメンバーや情報管理システムの管理者により、後日、例えば、編集手段（図示せず。）で内容を修正したり追加したり、全てを削除したり、あるいは、情報の再入力を行う等の処置を実行できるようになっている。

以上に説明したように、本実施の形態における情報管理システムは、入力されたスケジュール情報のイベントやコンテンツ情報等を自動的に所定のイベントフォルダや電子掲示板に分類して記憶したり掲載したりできるようにすることにより、関連するメンバーがスケジュール情報を必要に応じて容易にアクセスでき、情報の内容を閲覧できるように情報の一元管理を行うことができるようにしたものである。

なお、本実施の形態においては、家族のスケジュールや仕事に関連するスケジュール、あるいは趣味のグループに関連するスケジュールを例に説明したが、これに限るものではない。

また、本実施の形態においては、抽出したイベントに関するフォルダと電子掲示板にそれぞれ情報を登録し記憶したり掲載するようにしているが、例えば、電子掲示板に対しては、情報を掲載するか否かを選択設定できるようにしても良い。

また、本発明に係わる情報管理システムの構成は、本実施の形態の構成に限るものではなく、入力されたスケジュール情報のイベントやコンテンツ等を自動的に所定のフォルダや電子掲示板に分類して記憶したり掲載したりすることができ、必要に応じて所定のフォルダや電子掲示板にアクセスでき、容易に情報の内容を閲覧できるように情報の一元管理が行える構成であれば良いことは言うまでもない。

Claims (6)

1. 文書情報、画像情報および音声情報の少なくとも１つを有するコンテンツ情報、前記コンテンツ情報に対応するイベント、および前記イベントに関連する情報の、少なくとも１つを有するスケジュール情報を管理する情報管理システムにおいて、
   前記スケジュール情報を取得するスケジュール情報取込手段と、
   前記スケジュール情報取込手段により取得された前記スケジュール情報を記憶する記憶手段と、
   前記スケジュール取込手段で取得された前記イベントに対応するイベントフォルダを作成するイベントフォルダ作成手段と、
   前記スケジュール情報取込手段で取得された前記コンテンツ情報と前記イベントフォルダ作成手段で作成されたイベントフォルダとの関連度を、前記コンテンツ情報と前記イベントに関連する情報に基づいて算出する関連度算出手段と、
   前記関連度算出手段により算出された関連度に応じて、前記コンテンツ情報を前記イベントフォルダ内に保持し、前記イベントフォルダを前記記憶手段に記憶する制御を行うシステム制御手段と、を有することを特徴とする情報管理システム。
2. 記憶された前記スケジュール情報から前記イベントを抽出するイベント抽出手段を有し、
   前記スケジュール情報の少なくとも前記コンテンツ情報が入力されたとき、記憶された前記スケジュール情報から前記イベントを抽出し、入力された前記コンテンツ情報と抽出された前記イベントに関連する情報に基づき算出された関連度が、予め設定された所定値以上の場合は、入力された前記コンテンツ情報を抽出された前記イベントに関連するイベントフォルダ内に登録するシステム制御手段を備えたことを特徴とする請求の範囲第１項に記載の情報管理システム。
3. 前記関連度算出手段は、それぞれ単独で入力されるスケジュール情報のコンテンツ情報、およびイベントに関連する情報から、それぞれキーワードを抽出し、キーワードの一致度によって所定の算出式に基づき関連度を算出することを特徴とする請求の範囲第１項または第２項に記載の情報管理システム。
4. スケジュール情報が更新されてイベントに関連するイベントフォルダが新規に作成されたこと、または前記スケジュール情報が更新されたことを、予め設定されたメンバーに通知する通知手段を備えたことを特徴とする請求の範囲第１項乃至第３項の何れか１項に記載の情報管理システム。
5. 前記イベントフォルダに基づき、スケジュール情報を表示する表示手段を有することを特徴とする請求の範囲第１項乃至第４項の何れか１項に記載の情報管理システム。
6. 前記イベントフォルダまたは前記表示手段に対してアクセスできる範囲を制限するアクセス権が設定されていることを特徴とする請求の範囲第１項乃至第５項の何れか１項に記載の情報管理システム。

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