JP2021124909A - 文書検索装置、画像処理装置、文書検索方法および文書検索プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 複数人によりアクセスされる文書データを検索可能にすること。
【解決手段】 文書検索装置は、文書データの構造を解析し、文書データに含まれる構成要素の特徴を示すメタデータを生成する解析部６１と、文書データがユーザーによりアクセスされることに応じて、アクセスが終了した時点における文書データに対して解析部６１により生成されたメタデータを文書データにアクセスするユーザーと関連付ける関連付部８１と、関連付部により複数のユーザーにそれぞれ関連付けられた複数のメタデータのうち検索を指示した指示ユーザーに関連付けられたメタデータを用いて検索する検索部６３と、を備える。
【選択図】 図４

Description

この発明は、文書検索装置、画像処理装置、文書検索方法および文書検索プログラムに関し、特に、複数人が文書データを共有可能な文書データを検索する文書検索装置、その文書検索装置を備えた画像処理装置、その文書検索装置で実行される文書検索方法、その文書検索方法をコンピューターに実行させる文書検索プログラムに関する。

近年、ドキュメントの構造を解析する文書構造解析技術が知られている。この文書構造解析技術によれば、ドキュメントに含まれる構成要素の内容を示すメタデータが生成され、そのタグがドキュメントに関連付けられる。文書の構成要素の内容で、データに対する意味付けができるので、従来の文字列を用いた検索に加えて、種々の切り口で文書を検索することが可能となっている。例えば、ユーザーが過去に閲覧した文書の構成の記憶から、その構成を用いた検索によって、過去に閲覧した文書を特定することが可能となる。

例えば、特開２００８−２９９４３２号公報には、デジタル化されている文書データを機器本体内に装着されている大容量記憶装置に蓄積文書データとして格納する機能と、前記蓄積文書データを管理するための情報や検索のための文書名、ユーザー名又は文書の内容を特徴付ける語句などを含むメタデータを、前記蓄積文書データと対応させて蓄積文書データ毎に保持、管理する機能と、前記大容量記憶装置に格納された蓄積文書データを、前記機器本体に装着された携帯型大容量記憶装置又はネットワークを介して接続された情報端末装置に文書データとして出力する機能と、前記大容量記憶装置に格納する文書データ又は大容量記憶装置から出力する文書データに付随するメタデータを取込み及び出力する機能と、前記メタデータの内容を任意に登録、削除又は変更する編集機能と、前記大容量記憶装置に格納される文書データもしくは前記携帯型大容量記憶装置又は前記情報端末装置に出力される蓄積文書データのデータ形式を変換する機能と、前記蓄積文書データの中から所望の蓄積文書データを検索するための検索条件を指定する手段により指定された検索条件を基に、前記メタデータを使用して所望の蓄積文書データを検索する機能と、前記検索条件に合致するもの、もしくは予め設定された検索条件に従い、該当蓄積文書データをユーザーに認識させる機能を有することを特徴とする画像形成機器のデータ管理装置が記載されている。

しかしながら、文書に複数人がアクセス可能な環境においては、ユーザーが文書を過去に閲覧した時点から後で次に文書を検索する前に、その文書を別のユーザーが変更する場合がある。この場合、文書の構成が、ユーザーが過去に閲覧した時点から変更されるので、所望の文書データを検索により特定することが困難であるといった問題がある。

特開２００８−２９９４３２号公報

この発明の目的の１つは、複数人によりアクセスされる文書データを検索可能にした文書検索装置を提供することである。

この発明の他の目的は、複数人によりアクセスされる文書データを検索可能にした画像処理装置を提供することである。

この発明のさらに他の目的は、複数人によりアクセスされる文書データを検索可能にした文書検索方法を提供することである。

この発明のさらに他の目的は、複数人によりアクセスされる文書データを検索可能にした文書検索プログラムを提供することである。

この発明のある局面によれば、文書検索装置は、文書データの構造を解析し、文書データに含まれる構成要素の特徴を示すメタデータを生成する解析手段と、文書データがユーザーによりアクセスされることに応じて、アクセスが終了した時点における文書データに対して解析手段により生成されたメタデータを文書データにアクセスするユーザーと関連付ける関連付手段と、関連付手段により複数のユーザーにそれぞれ関連付けられた複数のメタデータのうち検索を指示した指示ユーザーに関連付けられたメタデータを用いて検索する検索手段と、を備える。

この局面に従えば、文書データがユーザーによりアクセスされることに応じて、アクセスが終了した時点における文書データに対して生成されたメタデータがユーザーに関連付けられ、複数のユーザーにそれぞれ関連付けられた複数のメタデータのうち検索を指示した指示ユーザーに関連付けられたメタデータを用いて検索される。このため、ユーザーが過去に閲覧した文書データが別のユーザーにより変更される場合であっても、閲覧したユーザーの記憶に基づいて、文書データを特定することができる。その結果、複数人によりアクセスされる文書データを検索可能にした文書検索装置を提供することができる。

好ましくは、解析手段は、文書データが変更されることに応じて、変更後のバージョンに対するメタデータを生成する。

この局面に従えば、変更された後の文書データに対応するメタデータで検索するので、ユーザーが最後に閲覧した記憶に基づいて文書データを検索することができる。

好ましくは、文書データへのアクセスにより文書データを表示する表示処理または文書データを変更する変更処理を実行する文書管理手段を、さらに備える。

この局面に従えば、文書データにアクセスする処理として、文書データを変更する処理または文書データを変更しない処理を実行することができる。

好ましくは、文書データが文書データにアクセスするユーザーにより変更された履歴を示すバージョン管理情報を用いて検索手段による検索により抽出された文書データが指示ユーザーにより最後にアクセスされた時点から変更されていることを検出する変更検出手段と、変更検出手段により文書データが変更されていることが検出される場合、変更された部分に関する変更情報を通知する変更通知手段を、さらに備える。

この局面に従えば、検索により特定された文書データが最新のバージョンでないこと、および変更された部分をユーザーに通知することができる。

好ましくは、文書管理手段は、表示処理を実行する場合、文書データが表示されている間に文書データを変更しない。

この局面に従えば、表示処理が実行される場合は、文書データが変更されないようにできる。

好ましくは、文書データにアクセスするユーザーによる文書データへのアクセスが終了した時点における文書データと同一のバージョンに対するメタデータが存在する場合には、解析手段に文書データを解析させることなく、関連付手段に文書データと同一のバージョンに対するメタデータを指示ユーザーと関連付けさせる判断手段を、さらに備える。

この局面に従えば、文書データと同一のバージョンの文書データが存在する場合には、メタデータが生成されない。例えば、表示処理が実行される場合には、表示された文書データに対して過去に生成されたメタデータがユーザーと関連付けられる。このため、メタデータを生成する処理を実行する必要がないので、負荷を低減することができる。

好ましくは、文書データにアクセスするユーザーによる文書データへのアクセスにより文書データが変更される場合、変更される前の文書データに対して解析手段により過去に生成されたメタデータと文書データにアクセスするユーザーとの関連付を解消する解消手段を、さらに備える。

この局面に従えば、文書データが変更される場合、変更される前の文書データに対応するメタデータとユーザーとの関連付が解消される。このため、ユーザーが最後にアクセスした文書データのメタデータとユーザーとを関連付けることができる。

好ましくは、文書データが変更される場合、変更前後のバージョンそれぞれの文書データを記憶する文書バージョン管理手段と、解消手段によりユーザーとの関連付けが解消されたメタデータが他のユーザーのいずれとも関連付けられていない場合、メタデータに対応するバージョンの文書データを消去する文書消去手段を、さらに備える。

この局面に従えば、ユーザーと関連付けられていないメタデータに対応する文書データが消去されるので、記憶資源を有効に利用することができる。

好ましくは、解析手段は、文書データの変更に関わらず、所定のタイミングで文書データに対するメタデータを更新する。

この局面に従えば、文書データの変更に関わらず、所定のタイミングでメタデータが更新されるので、構成要素の特徴を最新の状態にすることができる。例えば、深層学習を用いた解析をする場合に、学習度合い応じたメタデータを生成することができる。

この発明の他の局面によれば、画像処理装置は、上記の文書検索装置と、原稿を読み取って原稿の画像を示す画像データを出力する原稿読取手段と、を備える。

この局面に従えば、複数人によりアクセスされる文書データを検索可能にした画像処理装置を提供することができる。

この発明のさらに他の局面によれば、文書検索方法は、文書データの構造を解析し、文書データに含まれる構成要素の特徴を示すメタデータを生成する解析ステップと、文書データがユーザーによりアクセスされることに応じて、アクセスが終了した時点における文書データに対して解析ステップにおいて生成されたメタデータを文書データにアクセスするユーザーと関連付ける関連付ステップと、関連付ステップにおいて複数のユーザーにそれぞれ関連付けられた複数のメタデータのうち検索を指示した指示ユーザーに関連付けられたメタデータを用いて検索する検索ステップと、を文書検索装置に実行させる。

この局面に従えば、複数人によりアクセスされる文書データを検索可能にした文書検索方法を提供することができる。

この発明のさらに他の局面によれば、文書検索プログラムは、文書データの構造を解析し、文書データに含まれる構成要素の特徴を示すメタデータを生成する解析ステップと、文書データがユーザーによりアクセスされることに応じて、アクセスが終了した時点における文書データに対して解析ステップにおいて生成されたメタデータを文書データにアクセスするユーザーに関連付ける関連付ステップと、関連付ステップにおいて複数のユーザーにそれぞれ関連付けられた複数のメタデータのうち検索を指示した指示ユーザーに関連付けられたメタデータを用いて検索する検索ステップと、をコンピューターに実行させる。

この局面に従えば、複数人によりアクセスされる文書データを検索可能にした文書検索プログラムを提供することができる。

本発明の実施の形態における文書管理システムの一例を示す図である。 本実施の形態におけるＭＦＰの外観を示す斜視図である。 ＭＦＰのハードウェア構成の概要を示すブロック図である。 ＭＦＰが備えるＣＰＵが有する機能の一例を示すブロック図である。 第１文書データの一例を示す図である。 第１メタデータを説明するための図である。 メタデータの一例を示す図である。 第２文書データの一例を示す図である。 第２メタデータを説明するための図である。 第３文書データの一例を示す図である。 第３メタデータを説明するための図である。 アクセス履歴テーブルの一例を示す図である。 関連付テーブルの一例を示す第１の図である。 関連付テーブルの一例を示す第２の図である。 関連付テーブルの一例を示す第３の図である。 アクセス制御処理の流れの一例を示すフローチャートである。 関連付制御処理の流れの一例を示すフローチャートである。 検索処理の流れの一例を示すフローチャートである。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。以下の説明では同一の部品には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。

図１は、本発明の実施の形態における文書管理システムの一例を示す図である。図１を参照して、文書管理システム１は、文書検索装置として機能するＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１００と、パーソナルコンピュータ（以下「ＰＣ」という）５とを含む。ＰＣ５は、一般的なコンピューターである。そのハードウェア構成および機能は周知なのでここでは説明を繰り返さない。

ＭＦＰ１００とＰＣ５とは、ネットワーク３で接続されており、互いに通信可能である。ネットワーク３は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）であり、接続形態は有線または無線を問わない。また、ネットワーク３は、ＬＡＮに限らず、ワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）、公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）、インターネット等であってもよい。

図２は、本実施の形態におけるＭＦＰの外観を示す斜視図である。図３は、ＭＦＰのハードウェア構成の概要を示すブロック図である。図２および図３を参照して、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１００は、メイン回路１１０と、原稿を読み取る原稿読取部１３０と、原稿を原稿読取部１３０に搬送する自動原稿搬送装置１２０と、画像データに基づいて用紙に画像を形成する画像形成部１４０と、画像形成部１４０に用紙を供給する給紙部１５０と、ユーザーインターフェースとしての操作パネル１６０とを含む。

自動原稿搬送装置１２０は、原稿トレイ上にセットされた複数枚の原稿を１枚ずつ自動的に原稿読取部１３０の原稿読み取り位置まで搬送し、原稿読取部１３０により原稿に形成された画像が読み取られた原稿を原稿排紙トレイ上に排出する。

画像形成部１４０は、給紙部１５０により搬送される用紙に、周知の電子写真方式により画像を形成する。本実施の形態では、画像形成部１４０は、画像データと、用紙の媒体種別に対応する画像形成条件で、給紙部１５０により搬送される用紙に画像を形成する。画像が形成された用紙は排紙トレイに排出される。

メイン回路１１０は、ＭＦＰ１００の全体を制御するＣＰＵ（中央演算処理装置）１１１と、通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）部１１２と、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ ＯｎｌＹ ＭｅｍｏｒＹ）１１３と、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ ＭｅｍｏｒＹ）１１４と、大容量記憶装置としてのハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１１５と、ファクシミリ部１１６と、外部記憶装置１１８と、を含む。ＣＰＵ１１１は、プログラムを実行するコンピューターの一例である。ＣＰＵ１１１は、プログラムを実行することにより、自動原稿搬送装置１２０、原稿読取部１３０、画像形成部１４０、給紙部１５０および操作パネル１６０と接続され、ＭＦＰ１００の全体を制御する。

ＲＯＭ１１３は、ＣＰＵ１１１が実行するプログラム、またはそのプログラムを実行するために必要なデータを記憶する。ＲＡＭ１１４は、ＣＰＵ１１１がプログラムを実行する際の作業領域として用いられる。また、ＲＡＭ１１４は、原稿読取部１３０から連続的に送られてくる画像データを一時的に記憶する。

操作パネル１６０は、ＭＦＰ１００の上部に設けられる。操作パネル１６０は、表示部１６１と操作部１６３とを含む。表示部１６１は、例えば、液晶表示装置（ＬＣＤ）であり、ユーザーに対する指示メニューや取得した画像データに関する情報等を表示する。なお、ＬＣＤに代えて、画像を表示する装置であれば、例えば、有機ＥＬ（ｅｌｅｃｔｒｏｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ）ディスプレイを用いることができる。

操作部１６３は、タッチパネル１６５と、ハードキー部１６７とを含む。タッチパネル１６５は、静電容量方式である。なお、タッチパネル１６５は、静電容量方式に限らず、例えば、抵抗膜方式、表面弾性波方式、赤外線方式、電磁誘導方式等の他の方式を用いることができる。ハードキー部１６７は、複数のハードキーを含む。ハードキーは、例えば接点スイッチである。

通信Ｉ／Ｆ部１１２は、ネットワーク３にＭＦＰ１００を接続するためのインターフェースである。通信Ｉ／Ｆ部１１２は、ＴＣＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）またはＦＴＰ（Ｆｉｌｅ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等の通信プロトコルで、ネットワーク３に接続されたＰＣ５または他のコンピューターと通信する。

ファクシミリ部１１６は、公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）に接続され、ＰＳＴＮにファクシミリデータを送信する、またはＰＳＴＮからファクシミリデータを受信する。ファクシミリ部１１６は、受信したファクシミリデータを、ＨＤＤ１１５に記憶するとともに、画像形成部１４０でプリント可能なプリントデータに変換して、画像形成部１４０に出力する。これにより、画像形成部１４０は、ファクシミリ部１１６により受信されたファクシミリデータの画像を用紙に形成する。また、ファクシミリ部１１６は、ＨＤＤ１１５に記憶されたデータをファクシミリデータに変換して、ＰＳＴＮに接続されたファクシミリ装置に送信する。

外部記憶装置１１８は、ＣＰＵ１１１により制御され、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｋ Ｒｅａｄ ＯｎｌＹ ＭｅｍｏｒＹ）１１８Ａ、または半導体メモリが装着される。本実施の形態においては、ＣＰＵ１１１は、ＲＯＭ１１３に記憶されたプログラムを実行する例を説明するが、ＣＰＵ１１１は、外部記憶装置１１８を制御して、ＣＤ−ＲＯＭ１１８ＡからＣＰＵ１１１が実行するためのプログラムを読出し、読み出したプログラムをＲＡＭ１１４に記憶し、実行するようにしてもよい。

ＣＰＵ１１１は、画像形成部１４０を制御し、用紙などの記録媒体に画像データの画像を形成させる。ＣＰＵ１１１が画像形成部１４０に出力する画像データは、原稿読取部１３０から入力される画像データの他、外部から受信されるプリントデータ等の画像データを含む。

なお、ＣＰＵ１１１が実行するためのプログラムを記憶する記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ１１８Ａに限られず、フレキシブルディスク、カセットテープ、光ディスク（ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｉｃ Ｏｐｔｉｃａｌ Ｄｉｓｃ）／ＭＤ（Ｍｉｎｉ Ｄｉｓｃ）／ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｃ））、ＩＣカード、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ ＲＯＭ）などの半導体メモリ等の媒体でもよい。さらに、ＣＰＵ１１１がネットワークに接続されたコンピューターからプログラムをダウンロードしてＨＤＤ１１５に記憶する、または、ネットワークに接続されたコンピューターがプログラムをＨＤＤ１１５に書込みするようにして、ＨＤＤ１１５に記憶されたプログラムをＲＡＭ１１４にロードしてＣＰＵ１１１で実行するようにしてもよい。ここでいうプログラムは、ＣＰＵ１１１により直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む。

図４は、ＭＦＰが備えるＣＰＵが有する機能の一例を示すブロック図である。図４に示す機能は、ＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１が、ＲＯＭ１１３、ＨＤＤ１１５またはＣＤ−ＲＯＭ１１８Ａに記憶された文書検索プログラムを実行することにより、ＣＰＵ１１１により実現される。

図４を参照して、ＣＰＵ１１１は、操作ユーザー特定部５１と、文書管理部５３と、メタデータ管理部５５と、アクセス履歴記憶部５７と、判断部５９と、解析部６１と、検索部６３と、検索結果通知部６５と、を含む。

操作ユーザー特定部５１は、ＭＦＰ１００を操作するユーザーを特定する。ユーザーが操作パネル１６０を用いてＭＦＰ１００を操作する場合、操作ユーザー特定部５１は、操作パネル１６０を操作するユーザーを特定する。例えば、表示部１６１に認証画面を表示し、ユーザーが認証画面に従って操作部１６３に入力する認証情報を取得し、認証情報で識別されるユーザーを特定する。認証情報は、例えば、ユーザーを識別するためのＩＤを含む。また、ＭＦＰ１００が赤外線通信機能または電波を用いた近距離通信機能を有する場合には、ユーザーが携帯する携帯情報装置またはＩＣカードなどからユーザーを識別するための情報を受信してもよい。

また、ＭＦＰ１００は、外部のコンピューターにより遠隔操作される場合がある。例えば、ＰＣ５を操作するユーザーがＭＦＰ１００を遠隔操作する場合がある。操作ユーザー特定部５１は、通信Ｉ／Ｆ部１１２を介してＰＣ５と通信し、ＰＣ５に認証画面を送信する。ＰＣ５は、認証画面を表示するので、ユーザーが認証画面に従えってＰＣ５に認証情報を入力すれば、ＰＣ５は受け付けた認証情報をＭＦＰ１００に送信する。操作ユーザー特定部５１は、通信Ｉ／Ｆ部１１２がＰＣ５から受信する認証情報で識別されるユーザーを特定する。

以下、操作部１６３を操作するユーザー、およびＰＣ５を操作してＭＦＰ１００を遠隔操作するユーザーを、総称して操作ユーザーという。また、操作部１６３を操作するユーザーが操作部１６３に入力する操作、または、ＰＣ５を操作してＭＦＰ１００を遠隔操作するユーザーがＰＣ５に入力する遠隔操作を、総称してユーザー操作という。操作ユーザー特定部５１は、操作ユーザーを特定することに応じて、その操作ユーザーを識別するためのユーザーＩＤ（ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）を文書管理部５３および検索部６３に出力する。

文書管理部５３は、ＨＤＤ１１５に記憶される文書データを管理する。文書データは、文書が表されたデータであり、文字情報をコード化したデータの他に、文字が画像で表された画像データ、図形または写真が画像で表されたデータを含む。ＨＤＤ１１５に記憶される文書データは、原稿読取部１３０が原稿を読み取って出力する画像データ、通信Ｉ／Ｆ部１１２によりネットワーク３に接続されたコンピューター、たとえばＰＣ５から受信されたプリントデータ、ファクシミリ部１１６により受信されるファクシミリデータ、外部記憶装置１１８により、それに装着されたＣＤ−ＲＯＭ１１８Ａまたは半導体メモリから読み出されたデータを含む。また、文書管理部５３が管理対象とする文書データは、ＰＣ５を操作するユーザーがＭＦＰ１００を遠隔操作してＨＤＤ１１５に格納するデータを含んでもよい。文書管理部５３は、文書アクセス部７１と、文書バージョン管理部７３と、文書消去部７５と、を含む。

文書アクセス部７１は、操作ユーザーによるユーザー操作に従って文書データにアクセスする処理を実行する。文書アクセス部７１が文書データにアクセスする処理は、文書アクセス部７１がデータを表示する表示処理、文書アクセス部７１が文書データを変更する変更処理を含む。文書アクセス部７１により実行される変更処理は、文書アクセス部７１が新たなデータをＨＤＤ１１５に記憶する格納処理および文書アクセス部７１がＨＤＤ１１５に記憶された既存のデータを変更する更新処理を含む。文書アクセス部７１は、ＨＤＤ１１５に文書データを記憶する際に、文書データにその文書データを特定するための識別情報を付与する。識別情報は、ファイル名と、バージョンとを含む。文書アクセス部７１は、格納処理を実行する場合に初版であることを示すバージョンを文書データに付与し、更新処理を実行する場合に更新前の文書データに付されたバージョンをカウントアップしたバージョンを更新後の文書データに付与する。更新前の文書データと更新後の文書データとは識別情報が異なるため別のデータとして扱われる。具体的には、文書アクセス部７１は、更新処理を実行し、更新後の文書データをＨＤＤ１１５に記憶する際に、更新前の文書データに上書きするのではなく、別の文書データとしてＨＤＤ１１５に記憶する。文書アクセス部７１は、新たなバージョンの識別情報を文書データに付与する場合に新たなバージョンの識別情報を文書バージョン管理部７３に出力する。

文書アクセス部７１は、文書データにアクセスする処理を実行すると、アクセス後の文書データと操作ユーザーとをアクセス履歴記憶部５７および判断部５９に通知する。ここでは、文書アクセス部７１は、文書データを識別するための識別情報と、操作ユーザーのユーザーＩＤとの組をアクセス履歴記憶部５７および判断部５９に出力する。具体的には、文書アクセス部７１は、表示処理を実行する場合、表示された文書データの識別情報と操作ユーザーとの組をアクセス履歴記憶部５７および判断部５９に出力し、変更処理を実行する場合、変更された後の文書データの識別情報と操作ユーザーとの組をアクセス履歴記憶部５７および判断部５９に出力する。

文書アクセス部７１が実行する格納処理の具体例を説明する。文書アクセス部７１は、操作ユーザーが操作パネル１６０を操作して、原稿読取部１３０に原稿を読み取らせる場合、原稿読取部１３０が原稿を読み取って出力する画像データを文書データとして、文書データに識別情報を付与してＨＤＤ１１５に記憶する。識別情報に含まれるバージョンは初版であることが示される。また文書アクセス部７１は、文書データの識別情報と、操作ユーザーのユーザーＩＤとの組をアクセス履歴記憶部５７および判断部５９に出力するとともに、文書データの識別情報を文書バージョン管理部７３に出力する。

また、文書アクセス部７１は、通信Ｉ／Ｆ部１１２によりＰＣ５からプリントデータが受信される場合、プリントデータを文書データとして、文書データに識別情報を付与してＨＤＤ１１５に記憶する。識別情報に含まれるバージョンは初版であることが示される。また文書アクセス部７１は、文書データの識別情報と、プリントデータとともに通信Ｉ／Ｆ部１１２で受信されるユーザーＩＤとの組をアクセス履歴記憶部５７および判断部５９に出力するとともに、文書データの識別情報を文書バージョン管理部７３に出力する。

また、文書アクセス部７１は、ファクシミリ部１１６によりファクシミリデータが受信される場合、ファクシミリデータを文書データとして、文書データに識別情報を付与してＨＤＤ１１５に記憶する。識別情報に含まれるバージョンは初版であることが示される。また文書アクセス部７１は、文書データの識別情報と、ファクシミリデータの送信元のユーザーＩＤとの組をアクセス履歴記憶部５７および判断部５９に出力するとともに、文書データの識別情報を文書バージョン管理部７３に出力する。ファクシミリデータの送信元のファクシミリ番号をユーザーＩＤと関連付けたユーザーテーブルを予め準備しておき、ファクシミリデータの送信元のファクシミリ番号からユーザーＩＤが特定される。

また、文書アクセス部７１は、外部記憶装置１１８により半導体メモリからデータが読み出される場合、半導体メモリから読み出されたデータを文書データとして、文書データに識別情報を付与してＨＤＤ１１５に記憶する。識別情報に含まれるバージョンは初版であることが示される。また文書アクセス部７１は、文書データの識別情報と、読み出しを指示する操作を操作部１６３に入力した操作ユーザーのユーザーＩＤとの組をアクセス履歴記憶部５７および判断部５９に出力するとともに、文書データの識別情報を文書バージョン管理部７３に出力する。

文書アクセス部７１が実行する更新処理の具体例を説明する。文書アクセス部７１は、操作パネル１６０を操作するユーザーが、ＨＤＤ１１５に記憶された文書データを編集し、文書データを変更する場合、変更後の文書データに識別情報を付与してＨＤＤ１１５に記憶する。文書データは変更されると、変更後の文書データは、変更前の文書データから変更される。したがって、変更前の文書データと変更後の文書データとは異なる。変更後の文書データに付与される識別情報は、変更前の文書データに付与される識別情報のファイル名と同じファイル名と、バージョンがカウントアップされたバージョンとを含む。また文書アクセス部７１は、変更後の文書データの識別情報と、操作ユーザーのユーザーＩＤとの組をアクセス履歴記憶部５７および判断部５９に出力するとともに、変更後の文書データの識別情報を文書バージョン管理部７３に出力する。

文書アクセス部７１が実行する表示処理の具体例を説明する。文書アクセス部７１は、操作パネル１６０を操作するユーザーが、ＨＤＤ１１５に記憶された文書データの識別情報を指定する場合、その識別情報で識別される文書データを表示部１６１に表示する。表示部１６１に表示される前後で文書データは変更されない。この場合、文書アクセス部７１は、表示後の文書データをＨＤＤ１１５に記憶しない。また文書アクセス部７１は、文書データの識別情報と、操作ユーザーのユーザーＩＤとの組をアクセス履歴記憶部５７および判断部５９に出力する。

アクセス履歴記憶部５７は、文書アクセス部７１から識別情報とユーザーＩＤとの組が入力されることに応じて、アクセス履歴情報を記憶する。アクセス履歴情報は、識別情報と、ユーザーＩＤと、それらが文書アクセス部７１から入力される日時とを含む。具体的には、アクセス履歴記憶部５７は、識別情報とユーザーＩＤと日時とを含むアクセスレコードを生成し、そのアクセスレコードをＨＤＤ１１５に記憶されたアクセス履歴テーブルに追加する。

文書バージョン管理部７３は、文書データのバージョンを管理する。具体的には、文書バージョン管理部７３は、文書アクセス部７１から識別情報が入力されることに応じて、その識別情報にその識別情報が入力される日時を関連付けて記憶する。より具体的には、文書バージョン管理部７３は、識別情報と日時とを含むバージョンレコードを生成し、そのバージョンレコードをＨＤＤ１１５に記憶されたバージョン管理テーブルに追加する。文書アクセス部７１から識別情報が入力される場合は、文書アクセス部７１により変更処理が実行される場合であり、換言すれば、初版の文書データがＨＤＤ１１５に記憶される場合、または、ＨＤＤ１１５に記憶された文書データが更新される場合である。

判断部５９は、文書アクセス部７１から識別情報とユーザーＩＤとの組が入力されることに応じて、その識別情報で特定される文書データと同一バージョンの文書データが、文書アクセス部７１によりアクセスされる前にＨＤＤ１１５に記憶されていたか否かを判断する。具体的には、判断部５９は、バージョン管理テーブルを参照して、文書アクセス部７１から入力される識別情報を含むバージョンレコードを抽出し、抽出されたバージョンレコードに含まれる日時が文書アクセス部７１から識別情報とユーザーＩＤとの組が入力される時点の日時より前か否かを判断する。

判断部５９は、文書アクセス部７１から入力される識別情報を含むバージョンレコードに含まれる日時が文書アクセス部７１から識別情報とユーザーＩＤとの組が入力される時点の日時と同じならば、解析部６１に解析の開始を指示する解析指示を出力するとともに、メタデータ管理部５５に関連付指示を出力する。解析指示は文書アクセス部７１から入力される識別情報を含む。関連付指示は、文書アクセス部７１から入力される識別情報とユーザーＩＤとの組を含む。

判断部５９は、文書アクセス部７１から入力される識別情報を含むバージョンレコードに含まれる日時が文書アクセス部７１から識別情報とユーザーＩＤとの組が入力される時点の日時より前ならば、解析部６１に解析指示を出力することなく、メタデータ管理部５５に関連付指示を出力する。

解析部６１は、判断部５９から解析指示が入力されることに応じて、解析指示に含まれる識別情報で特定される文書データの構造を解析し、文書データに含まれる構成要素の特徴を示すメタデータを生成する。解析部６１は、文書データの解析に深層学習を用いる。例えば、解析部６１は、文書データを画像処理して構成要素を抽出し、構成要素ごとの特徴を決定する。構成要素は、例えば、文字が表された文字領域と、図形が表された図形領域と、写真が表された写真領域と、することができる。構成要素の特徴は、その構成要素に表された画像種別と、構成要素の文書データ中の位置と、構成要素の色と、構成要素の形と、を用いることができる。画像種別は、文字領域の構成要素については文字で構成されることを示す文字種別、図形領域の構成要素については図形で構成されることを示す図形種別、写真領域の構成要素については写真で構成されることを示す写真種別とすることができる。この場合、メタデータは、構成要素ごとの画像種類と文書データ中の位置を示す位置情報とを含む。なお、解析部６１による文書データの解析は、これに限定されるものではない。

なお、解析部６１が文書データを解析するタイミングは、解析指示が入力される場合に限らず、文書データがアクセスされるごとに解析してもよい。文書データがアクセスされたが解析指示が入力されない場合は、メタデータ識別情報が変更されることなく、解析結果であるメタデータで解析前のメタデータが更新される。

解析部６１は、メタデータを生成する場合、生成されたメタデータを文書データと関連付けてＨＤＤ１１５に記憶する。具体的には、解析部６１は、メタデータに、メタデータを識別するためのメタデータ識別情報をファイル名として付してＨＤＤ１１５に記憶する。メタデータ識別情報は、文書データの識別情報を含む。メタデータは、それが生成される元になった文書データに対応する。このため、文書データが特定されると、その文書データに対応する１つのメタデータが特定される。また、解析部６１は、メタデータを生成する場合、メタデータ識別情報をメタデータ管理部５５に出力する。

メタデータ管理部５５は、関連付部８１と、解消部８３と、メタデータ更新部８５と、を含む。関連付部８１は、操作ユーザーと、その操作ユーザーにより入力される操作に従って実行される処理の対象となった文書データに対応するメタデータとを関連付ける。関連付部８１は、判断部５９から関連付指示が入力される。関連付部８１は、解析部６１からメタデータ識別情報が入力される場合、判断部５９から関連付指示が入力されることに応じて、操作ユーザーが処理の対象とした文書データから生成されたメタデータと操作ユーザーとを関連付ける。具体的には、関連付部８１は、関連付指示に含まれる識別情報を含むメタデータ識別情報と、関連付指示に含まれるユーザーＩＤとを含む関連付レコードを生成し、生成された関連付レコードをＨＤＤ１１５に記憶されている関連付テーブルに追加して記憶する。

関連付部８１に解析部６１からメタデータ識別情報が入力されない場合、操作ユーザーが処理の対象とした文書データが変更されていない。このため、操作ユーザーが処理の対象とした文書データからメタデータが過去に生成されている。関連付部８１は、操作ユーザーが処理の対象とした文書データから過去に生成されたメタデータと操作ユーザーとを関連付ける。具体的には、関連付部８１は、判断部５９から関連付指示が入力されることに応じて、関連付指示に含まれる識別情報と同じ識別情報を含む関連付レコードを関連付テーブルから抽出し、抽出された関連付レコードに含まれるメタデータ識別情報と、関連付指示に含まれるユーザーＩＤとを含む関連付レコードを生成し、生成された関連付レコードをＨＤＤ１１５に記憶されている関連付テーブルに追加して記憶する。

解消部８３は、操作ユーザーによる文書データへのアクセスにより文書データが変更される場合、変更される前の文書データに対応するメタデータと操作ユーザーとの関連付を解消する。具体的には、解消部８３は、関連付部８１により新たな関連付レコードが関連付テーブルに追加されることに応じて、追加された新たな関連付レコードに含まれるユーザーＩＤと同じユーザーＩＤを含み、かつ、追加された新たな関連付レコードに含まれる識別情報のファイル名と同じファイル名の識別情報を含む関連付レコードを関連付テーブルから消去する。抽出される関連付レコードは、追加された新たな関連付レコードと識別情報のバージョンのみが異なり、操作ユーザーによる文書データへのアクセスにより文書データが変更される前の文書データに対応するメタデータと操作ユーザーとを関連付ける。

解消部８３は、関連付レコードを消去する場合、消去される関連付レコードに含まれる識別情報と同じ識別情報を含む別の関連付レコードが関連付テーブルに存在しない場合、消去指示を文書消去部７５に出力する。消去指示は、消去される関連付レコードに含まれる識別情報を含む。

文書消去部７５は、解消部８３から消去指示が入力されることに応じて、消去指示に含まれる識別情報で特定される文書データをＨＤＤ１１５から消去する。これにより、いずれのユーザーとも関連付けられていないメタデータに対応する文書データがＨＤＤ１１５に記憶されないので、ＨＤＤ１１５の記憶領域を有効に利用することができる。文書消去部７５は、文書データを削除することに応じて、削除結果を文書バージョン管理部７３に出力する。削除結果は、削除された文書データの識別情報を含む。

文書バージョン管理部７３は、文書消去部７５から削除結果が入力されることに応じて、バージョン管理テーブルを参照して、削除結果に含まれる識別情報を含むバージョンレコードをバージョン管理テーブルから削除する。これにより、使用される予定のないバージョンレコードが消去されるので、バージョン管理テーブルからバージョンレコードを抽出する処理の負荷を低減することができるとともに、ＨＤＤ１１５の記憶領域を有効に利用することができる。

メタデータ更新部８５は、メタデータを更新する。解析部６１は、文書データの解析に深層学習を用いる。このため、同一の文書データであっても解析部６１による学習の程度の違いにより、メタデータが異なる場合がある。このため、メタデータ更新部８５は、所定のタイミングで、解析部６１を制御して、ＨＤＤ１１５に記憶された文書データを解析させ、メタデータを生成させる。メタデータ更新部８５は、解析部６１に文書データを解析させる場合、文書データに対応してＨＤＤ１１５に記憶されたメタデータを、解析部６１が解析して新たに生成するメタデータで更新する。このため、解析部６１が、所定のタイミングでメタデータを更新するので、学習度合いに応じたメタデータを生成することができる。

検索部６３は、指示ユーザーにより入力される検索条件に従って、ＨＤＤ１１５に記憶されている文書データを検索する。指示ユーザーは、ＭＦＰ１００を操作する操作ユーザーのうち文書データの検索を指示する操作ユーザーである。検索条件は、文書データに含まれる構成要素の種類、位置、色、形の少なくとも１つを含む。位置は文書データ中の位置を示し、色は構成要素の画像の色を示し、種類は画像種別を示し、形は構成要素の形状を示す。

検索部６３は、指示ユーザーによる指示に従って、ＨＤＤ１１５に記憶されているメタデータのうちで、その指示ユーザーに関連付けられたメタデータを用いて文書データを検索する。具体的には、検索部６３は、関連付テーブルから指示ユーザーのユーザーＩＤを含む関連付レコードを抽出し、抽出された関連付レコードに含まれるメタデータ識別情報で特定されるメタデータを検索の対象とする。指示ユーザーにより入力される指示は、構成要素の種類、位置、色、形の少なくとも１つの指定を含む。例えば、構成要素の種類が文字種別に指定され、位置が右上に指定された指示が与えられる場合を例に説明する。検索部６３は、ＨＤＤ１１５に記憶されている関連付テーブルを参照して、指示ユーザーのユーザーＩＤを含む関連付レコードをすべて抽出する。そして、検索部６３は、抽出された関連付レコードに含まれるメタデータ識別情報で特定されるメタデータを検索対象に設定する。そして、検索部６３は、抽出されたメタデータのうちから種類が文字種別で、位置が右上に設定された構成要素を含むメタデータを抽出する。検索部６３は、指示ユーザーのユーザーＩＤと抽出されたメタデータのメタデータ識別情報とを検索結果通知部６５に出力する。

検索結果通知部６５は、検索部６３による検索結果を指示ユーザーに通知する。検索結果通知部６５は、検索部６３から入力されるメタデータ識別情報で特定されるメタデータに対応する文書データを表示部１６１に表示する。

検索結果通知部６５は、変更検出部９１と、変更通知部９３と、を含む。変更検出部９１は、検索部６３による検索により抽出された文書データが指示ユーザーにより最後にアクセスされた時点から変更されていることを検出する。具体的には、変更検出部９１は、検索部６３から入力されるメタデータ識別情報が入力されることに応じて、メタデータに対応する文書データの識別情報を決定する。ここで決定される識別情報で特定される文書データは、操作ユーザーが最後にアクセスした文書データである。変更検出部９１は、操作ユーザーが最後にアクセスした文書データのファイル名が同じバージョンレコードをバージョン管理テーブルから抽出し、操作ユーザーが最後にアクセスした文書データのバージョンよりも新しいバージョンのバージョンレコードが存在するか否かを判断する。変更検出部９１は、操作ユーザーが最後にアクセスした文書データのバージョンよりも新しいバージョンの文書データが存在すると判断する場合、最新のバージョンの文書データを特定し、最新のバージョンの文書データの識別情報を変更通知部９３に出力する。

変更通知部９３は、変更検出部９１から最新のバージョンの文書データの識別情報が入力される場合、操作ユーザーが最後にアクセスした文書データと、最新のバージョンの文書データとの差分を検出し、検出された差分を表示部１６１に表示する。具体的には、変更通知部９３は、最新のバージョンの文書データを操作ユーザーが最後にアクセスした文書データに並べて表示する。変更通知部９３は、構成要素の対応関係を表示する。例えば、変更通知部９３は、操作ユーザーが最後にアクセスした文書データに含まれる複数の構成要素それぞれを、最新のバージョンの文書データに含まれる複数の構成要素のうち対応する構成要素の対応付けを表示する。例えば、変更通知部９３は、対応する２つの構成要素を同一の表示態様かつ、他の構成要素と異なる表示態様で表示する。表示態様は、例えば、明度、色を含む。また、変更通知部９３は、対応する２つの構成要素を結ぶ図形の画像を表示する。

図５は、第１文書データの一例を示す図である。図５を参照して、第１文書データ２００は、構成要素２１１，２１２，２１３を含む。構成要素２１１は、第１文書データ２００中で左上に配置され、モノクロの文字が表された四角形の文字種別である。構成要素２１２は、第１文書データ２００中で右上に配置され、カラーの写真が表された四角形の写真種別である。構成要素２１３は、文書データ中で下に配置され、カラーのグラフが表された四角形の図形種別である。

図６は、第１メタデータを説明するための図である。図６を参照して、第１文書データ２００に含まれる構成要素２１１に対応する要素メタデータ２２１と、構成要素２１２に対応する要素メタデータ２２２と、構成要素２１３に対応する要素メタデータ２２３とが示される。要素メタデータは、構成要素ごとに、その構成要素の特徴として、位置、色、種類、形を含む。位置は文書データ中の位置を示し、色は構成要素の画像の色を示し、種類は画像種別を示し、形は構成要素の形状を示す。構成要素２１１に対応する要素メタデータ２２１は、位置に左上、色にモノクロ、種類に文字種別を示す文字、形に四角がそれぞれ定められる。また、構成要素２１２に対応する要素メタデータ２２２は、位置に右上、色にカラー、種類に写真種別を示す写真、形に四角がそれぞれ定められる。構成要素２１３に対応する要素メタデータ２２３は、位置に下、色にカラー、種類に図形種別を示す図形、形に四角がそれぞれ定められる。

図７は、メタデータの一例を示す図である。図７においては、第１文書データ２００に対応する第１メタデータ２１０を示している。第１メタデータ２１０は、構成要素とその構成要素に対応する要素メタデータとを関連付ける。第１メタデータ２１０は、複数のメタデータレコードを含む。メタデータレコードは、タグＩＤの項目と、構成要素ＩＤの項目とを含む。タグＩＤの項目は、構成要素を識別するためのタグＩＤが設定され、構成要素ＩＤの項目は、構成要素を識別するための構成要素ＩＤが設定される。具体的には、第１メタデータ２１０は、構成要素２１１のタグＩＤ２１１Ａと要素メタデータ２２１の構成要素ＩＤ２２１Ａとを含むメタデータレコードと、構成要素２１２のタグＩＤ２１２Ａと要素メタデータ２２２の構成要素ＩＤ２２２Ａとを含むメタデータレコードと、構成要素２１３のタグＩＤ２１３Ａと要素メタデータ２２３の構成要素ＩＤ２２３Ａとを含むメタデータレコードと、を含む。

図８は、第２文書データの一例を示す図である。図８を参照して、第２文書データ２００Ａは、第１文書データ２００が変更されたものである。具体的には、構成要素２１１が拡大されてサイズが大きくなり第２文書データ２００Ａ中の上の位置に変更され、構成要素２１２が縮小されてサイズが小さくなり第２文書データ２００Ａ中の左下の位置に変更され、構成要素２１３が縮小されてサイズが小さくなり第２文書データ２００Ａ中の右下の位置に変更される。

図９は、第２メタデータを説明するための図である。図９を参照して、第２文書データ２００Ａに含まれる構成要素２１１に対応する要素メタデータ２３１と、構成要素２１２に対応する要素メタデータ２３２と、構成要素２１３に対応する要素メタデータ２３３とが示される。構成要素２１１に対応する要素メタデータ２３１は、位置に上、色にモノクロ、種類に文字、形に四角がそれぞれ定められる。また、構成要素２１２に対応する要素メタデータ２３２は、位置に左下、色にカラー、種類に写真、形に四角がそれぞれ定められる。構成要素２１３に対応する要素メタデータ２３３は、位置に右下、色にカラー、種類に図形、形に四角がそれぞれ定められる。

図１０は、第３文書データの一例を示す図である。図１０を参照して、第３文書データ２００Ｂは、第２文書データ２００Ａが変更されたものである。具体的には、構成要素２１１が第２文書データ２００Ａ中の下の位置に変更され、構成要素２１２が第２文書データ２００Ａ中の左上の位置に変更され、構成要素２１３が第２文書データ２００Ａ中の右上の位置に変更される。

図１１は、第３メタデータを説明するための図である。図１１を参照して、第３文書データ２００Ｂに含まれる構成要素２１１に対応する要素メタデータ２４１と、構成要素２１２に対応する要素メタデータ２４２と、構成要素２１３に対応する要素メタデータ２４３とが示される。構成要素２１１に対応する要素メタデータ２４１は、位置に下、色にモノクロ、種類に文字、形に四角がそれぞれ定められる。また、構成要素２１２に対応する要素メタデータ２４２は、位置に左上、色にカラー、種類に写真、形に四角がそれぞれ定められる。構成要素２１３に対応する要素メタデータ２４３は、位置に右上、色にカラー、種類に図形、形に四角がそれぞれ定められる。

図１２は、アクセス履歴テーブルの一例を示す図である。図１２を参照して、アクセス履歴テーブルは、４つのアクセス履歴レコードを含む。アクセス履歴レコードは、Ｎｏ．の項目と、識別情報の項目と、ユーザーの項目と、日時の項目と、アクセス内容の項目と、を含む。Ｎｏ．の項目は、アクセス履歴レコードを識別するための番号が設定される。番号は、任意の番号が設定される。ここでは、Ｎｏ．の項目にアクセス履歴レコードがアクセス履歴テーブルに追加される順に連番で付される番号が設定される。識別情報の項目は、アクセスの対象となる文書データの識別情報が設定される。識別情報の項目は、ファイル名の項目と、バージョンの項目とを含む。ファイル名の項目には文書データに付されるファイル名が設定され、バージョンの項目には文書データに付されるバージョンが設定される。ユーザーの項目には文書データにアクセスした操作ユーザーを識別するためのユーザー識別情報が設定される。日時の項目には、文書データが操作ユーザーによりアクセスされた時点の日時が設定される。アクセス内容の項目には、文書データが操作ユーザーによりアクセスされて実行された処理を識別するための処理識別情報が設定される。処理識別情報は、格納処理を識別するための処理識別情報としての格納と、更新処理を識別するための処理識別情報としての更新と、表示処理を識別するための表示と、を含む。

Ｎｏ．１のアクセス履歴レコードは、２０２０／０１／０１ １２：００にユーザーＡにより第１文書データ２００がＨＤＤ１１５に格納されたことを示す。ここでは、第１文書データ２００の識別情報として、ファイル名にＤ１、バージョンに第１バージョンが付される場合を例に示している。

Ｎｏ．２のアクセス履歴レコードは、２０２０／０１／０２ １２：００にユーザーＢによりＨＤＤ１１５に記憶されている第１文書データ２００が表示されたことを示す。

Ｎｏ．３のアクセス履歴レコードは、２０２０／０１／０３ １２：００にユーザーＡによりＨＤＤ１１５に記憶されている第１文書データ２００が第２文書データ２００Ａに変更されたことを示す。ここでは、第２文書データ２００Ａの識別情報として、ファイル名にＤ１、バージョンに第２バージョンが付される場合を例に示している。

Ｎｏ．４のアクセス履歴レコードは、２０２０／０１／０４ １２：００にユーザーＢによりＨＤＤ１１５に記憶されている第２文書データ２００Ａが第３文書データ２００Ｂに変更されたことを示す。ここでは、第３文書データ２００Ｂの識別情報として、ファイル名にＤ１、バージョンに第３バージョンが付される場合を例に示している。

図１３は、関連付テーブルの一例を示す第１の図である。図１３に示す関連付テーブルは、２０２０／０１／０２ １２：００の時点における関連付テーブルを示す。図１３を参照して、関連付テーブルは、２つの関連付レコードを含む。関連付レコードは、Ｎｏ．の項目と、識別情報の項目と、メタデータの項目と、ユーザーの項目と、を含む。Ｎｏ．の項目は、関連付レコードを識別するための番号が設定される。番号は、任意の番号が設定される。ここでは、Ｎｏ．の項目に関連付レコードが関連付テーブルに追加される順に連番で付される番号が設定される。識別情報の項目は、アクセスの対象となる文書データの識別情報が設定される。識別情報の項目は、ファイル名の項目と、バージョンの項目とを含む。ファイル名の項目には文書データに付されるファイル名が設定され、バージョンの項目には文書データに付されるバージョンが設定される。メタデータの項目には識別情報で特定される文書データに対応するメタデータのメタデータ識別情報が設定される。ユーザーの項目には文書データにアクセスした操作ユーザーを識別するためのユーザー識別情報が設定される。

２０２０／０１／０１ １２：００の段階で、ユーザーＡにより第１文書データ２００がＨＤＤ１１５に格納されるので、番号がＮｏ．１の関連付レコードが関連付テーブルに追加される。番号がＮｏ．１の関連付レコードは、ファイル名がＤ１でバージョンが第１バージョンの第１文書データ２００に対応する第１メタデータをユーザーＡと関連付ける。この段階において、第１文書データ２００が解析されて、第１メタデータが生成される。

その後、２０２０／０１／０２ １２：００の段階で、ユーザーＢによりＨＤＤ１１５に記憶されている第１文書データ２００が表示されるので、番号がＮｏ．２の関連付レコードが関連付テーブルに追加される。番号がＮｏ．２の関連付レコードは、ファイル名がＤ１でバージョンが第１バージョンの第１文書データに対応する第１メタデータをユーザーＢと関連付ける。番号がＮｏ．２の関連付レコードが関連付テーブルに追加される段階で、第１メタデータが生成されているので、第１文書データは解析されない。

図１４は、関連付テーブルの一例を示す第２の図である。図１４に示す関連付テーブルは、２０２０／０１／０３ １２：００の時点における関連付テーブルを示す。図１４を参照して、２０２０／０１／０３ １２：００の段階で、ユーザーＡによりＨＤＤ１１５に記憶されている第１文書データ２００が第２文書データ２００Ａに変更されるので、番号がＮｏ．３の関連付レコードが関連付テーブルに追加される。番号がＮｏ．３の関連付レコードは、ファイル名がＤ１でバージョンが第２バージョンの第２文書データ２００Ａに対応する第２メタデータをユーザーＡと関連付ける。

この段階において、第２文書データ２００Ａが解析されて、第２メタデータが生成される。また、ユーザーＡによる第１文書データ２００へのアクセスにより第１文書データ２００が第２文書データ２００Ａに変更されるので、変更される前の第１文書データ２００に対応する第１メタデータとユーザーＡとを関連付けた番号がＮｏ．１の関連付レコードが関連付テーブルから削除される。

図１５は、関連付テーブルの一例を示す第３の図である。図１５に示す関連付テーブルは、２０２０／０１／０４ １２：００の時点における関連付テーブルを示す。図１５を参照して、２０２０／０１／０４ １２：００の段階で、ユーザーＢによりＨＤＤ１１５に記憶されている第２文書データ２００Ａが第３文書データ２００Ｂに変更されるので、番号がＮｏ．４の関連付レコードが関連付テーブルに追加される。番号がＮｏ．４の関連付レコードは、ファイル名がＤ１でバージョンが第３バージョンの第３文書データ２００Ｂに対応する第３メタデータをユーザーＢと関連付ける。

この段階において、第３文書データ２００Ｂが解析されて、第３メタデータが生成される。また、ユーザーＢにより第３文書データ２００Ｂにアクセスされるので、第３文書データ２００Ｂに変更される前のバージョンの第１文書データ２００に対応する第１メタデータとユーザーＢとを関連付けた番号がＮｏ．２の関連付レコードが関連付テーブルから削除される。さらに、この段階で、第１バージョンの第１文書データ２００に対応する第１メタデータは、ユーザーＡとユーザーＢとのいずれとも関連付けられていないので、第１メタデータおよび第１文書データ２００がＨＤＤ１１５から消去される。

図１６は、アクセス制御処理の流れの一例を示すフローチャートである。アクセス制御処理は、ＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１が、ＲＯＭ１１３、ＨＤＤ１１５またはＣＤ−ＲＯＭ１１８Ａに記憶された文書検索プログラムを実行することにより、ＣＰＵ１１１により実行される処理である。

図１６を参照して、ＣＰＵ１１１は、操作対象データを特定し（ステップＳ０１）、処理をステップＳ０２に進める。具体的には、ＣＰＵ１１１は、ＭＦＰ１００を操作するユーザーにより指示されたデータを操作対象データとして特定する。ＣＰＵ１１１は、ＨＤＤ１１５に記憶される文書データのうちＭＦＰ１００を操作する操作ユーザーにより指示される文書データを操作対象データに特定する。例えば、ＣＰＵ１１１は、操作ユーザーが原稿読取部１３０に原稿を読み取らせる場合は原稿読取部１３０が出力する画像データを操作対象データに特定する。また、ＣＰＵ１１１は、ＰＣ５を操作する操作ユーザーがＭＦＰ１００を遠隔操作して、ＰＣ５からＭＦＰ１００にプリントデータ等のデータの送信を指示する場合、ＰＣ５から受信されるデータを操作対象データに特定する。また、ＣＰＵ１１１は、ファクシミリ部１１６が外部のファクシミリ装置からファクシミリデータを受信する場合、受信されたファクシミリデータを操作対象データに特定する。さらに、ＣＰＵ１１１は、操作ユーザーが外部記憶装置１１８に装着された半導体メモリからデータの読み出しを指示する場合、読み出されたデータを操作対象データに特定する。また、ＣＰＵ１１１は、操作ユーザーがＨＤＤ１１５に記憶された文書データのいずれかを指示する場合、指示された文書データを操作対象データに特定する。

ステップＳ０２においては、操作ユーザーが特定される。ユーザーが操作パネル１６０を用いてＭＦＰ１００を操作する場合、操作パネル１６０を操作するユーザーが特定される。また、ＭＦＰ１００がＰＣ５等の外部のコンピューターにより遠隔操作される場合、ＰＣ５を操作するユーザーが操作ユーザーに特定される。さらに、ファクシミリデータが受信される場合、ファクシミリデータの送信元のファクシミリ装置に割り当てられた番号に対応付けられたユーザーが操作ユーザーに特定される。

ステップＳ０３においては、操作ユーザーによる操作が終了したか否かが判断される。例えば、操作ユーザーが操作を終了する指示を入力した時点、操作ユーザーによる操作を受け付けることなく所定期間が経過した時点、ファクシミリデータの受信が完了した時点に、操作ユーザーによる操作が終了したと判断する。操作ユーザーによる操作が終了したならば処理はステップＳ０４に進むが、そうでなければ処理はステップＳ０１に戻る。

ステップＳ０４においては、操作対象データとファイル名が同一の文書データがＨＤＤ１１５に記憶されているか否かが判断される。操作対象データとファイル名が同一の文書データがＨＤＤ１１５に記憶されているならば処理はステップＳ０５に進むが、そうでなければ処理はステップＳ０６に進む。ステップＳ０６においては、ＨＤＤ１１５に操作対象データが初版のバージョンの文書データとして記憶され、処理はステップＳ０８に進む。

ステップＳ０５においては、操作対象データとファイル名が同一の最新バージョンの文書データと操作対象データとが同一か否かが判断される。操作対象データと文書データとが同一ならば処理はステップＳ１０に進むが、そうでなければ処理はステップＳ０７に進む。操作対象データとファイル名が同一の最新バージョンの文書データと操作対象データとが同一の場合は、操作ユーザーの操作に従って操作対象データを対象として実行された処理が表示処理の場合である。操作対象データとファイル名が同一の最新バージョンの文書データと操作対象データとが同一でない場合は、操作ユーザーの操作に従って操作対象データを対象として実行された処理が変更処理の場合である。

ステップＳ０７においては、文書データのバージョンとして、操作対象データとファイル名が同一の文書データのうちバージョンが最も後のバージョンをカウントアップしたバージョンが決定され、ＨＤＤ１１５に操作対象データがカウントアップされたバージョンの文書データとして記憶され、処理はステップＳ０８に進む。

ステップＳ０８においては、ＨＤＤ１１５にアクセス履歴情報が記憶され、処理はステップＳ０９に進む。ステップＳ０６またはステップＳ０７においてＨＤＤ１１５に記憶された文書データの識別情報と、操作ユーザーのユーザーＩＤと、その時点の日時とを含むアクセス履歴レコードが生成され、ＨＤＤ１１５に記憶されているアクセス履歴テーブルに追加される。ステップＳ０９においては、文書データが解析され、処理はステップＳ１３に進む。文書データが解析されることによりメタデータが生成される。

ステップＳ１０においては、ＨＤＤ１１５にアクセス履歴情報が記憶され、処理はステップＳ１１に進む。操作対象データと同一の文書データの識別情報と、操作ユーザーのユーザーＩＤと、その時点の日時とを含むアクセス履歴レコードが生成され、ＨＤＤ１１５に記憶されているアクセス履歴テーブルに追加される。ステップＳ１１においては、メタデータが特定され、処理はステップＳ１２に進む。操作対象データと同一の文書データに対応するメタデータが特定される。具体的には、ＨＤＤ１１５に記憶されている関連付テーブルから操作対象データと同一の文書データの識別情報を含む関連付レコードが抽出され、その関連付レコードに設定されているメタデータ識別情報が決定される。

ステップＳ１２においては、特定されたメタデータと操作ユーザーとが関連付け済か否かが判断される。特定されたメタデータのメタデータ識別情報と、操作ユーザーのユーザーＩＤとを含む関連付レコードが関連付テーブルに存在すれば、関連付け済と判断するが、そのような関連付レコードが存在しなければ関連付けられていないと判断する。メタデータと操作ユーザーとが関連付け済ならば処理はステップＳ０１に戻るが、そうでなければ処理はステップＳ１３に進む。ステップＳ１３においては、関連付け制御処理が実行され、処理はステップＳ０１に戻る。

図１７は、関連付制御処理の流れの一例を示すフローチャートである。関連付制御処理はアクセス制御処理のステップＳ１３において実行される処理である。関連付制御処理が実行される前の段階で、操作ユーザーと、処理対象となるメタデータとが特定されている。図１７を参照して、ＣＰＵ１１１は、処理対象なるメタデータと操作ユーザーとを関連付け、処理をステップＳ２２に進める（ステップＳ２１）。メタデータに対応する文書データの識別情報とメタデータを識別するためのメタデータ識別情報と、操作ユーザーのユーザーＩＤとを含む関連付レコードが生成される。

ステップＳ２２においては、関連付レコードが関連付テーブルに追加され、処理はステップＳ２３に進む。ステップＳ２３においては、操作ユーザーが旧バージョンのメタデータと関連付けられているか否かが判断される。操作ユーザーのユーザーＩＤを、処理対象のメタデータよりもバージョンが古いメタデータと関連付ける関連付レコードが存在すれば、操作ユーザーが旧バージョンのメタデータと関連付けられていると判断する。具体的には、関連付テーブルから操作ユーザーのユーザーＩＤを含み、処理対象のメタデータに対応する文書データのファイル名が同じ関連付レコードを抽出する。そして、抽出された関連付レコードのうちに、処理対象のメタデータに対応する文書データのバージョンより古いバージョンの文書データの識別情報を含む関連付レコードが存在すれば、操作ユーザーが旧バージョンのメタデータと関連付けられていると判断する。操作ユーザーが旧バージョンのメタデータと関連付けられているならば処理はステップＳ２４に進むが、そうでなければ処理はアクセス制御処理に戻る。

ステップＳ２４においては、操作ユーザーが関連付けられている旧バージョンのメタデータとの関連付けが解消され、処理はステップＳ２５に進む。具体的には、関連付テーブルから処理対象のメタデータに対応する文書データのバージョンより古いバージョンの文書データの識別情報を含む関連付レコードが削除される。

ステップＳ２５においては、旧バージョンのメタデータに関連付けられたユーザーが存在するか否かが判断される。旧バージョンのメタデータを識別するためのメタデータ識別情報を含む関連付レコードが関連付テーブルに存在する場合に、旧バージョンのメタデータに関連付けられたユーザーが存在すると判断され、そのような関連付レコードが関連付テーブルに存在しない場合に、旧バージョンのメタデータに関連付けられたユーザーが存在しないと判断される。旧バージョンのメタデータに関連付けられたユーザーが存在しないならば処理はステップＳ２６に進むが、旧バージョンのメタデータに関連付けられたユーザーが存在するならば処理はアクセス制御処理に戻る。

ステップＳ２６においては、旧バージョンのメタデータに対応する文書データが消去され、処理はアクセス制御処理に戻る。

図１８は、検索処理の流れの一例を示すフローチャートである。検索処理は、ＭＦＰ１００が備えるＣＰＵ１１１が、ＲＯＭ１１３、ＨＤＤ１１５またはＣＤ−ＲＯＭ１１８Ａに記憶された文書検索プログラムを実行することにより、ＣＰＵ１１１により実行される処理である。図１８を参照して、ＣＰＵ１１１は、指示ユーザーを特定し、処理をステップＳ３２に進める（ステップＳ３１）。ユーザーが操作パネル１６０を用いてＭＦＰ１００を操作する場合、操作パネル１６０を操作するユーザーが指示ユーザーとして特定される。また、ＭＦＰ１００がＰＣ５等の外部のコンピューターにより遠隔操作される場合、ＰＣ５を操作するユーザーが指示ユーザーに特定される。

ステップＳ３２においては、検索条件が受け付けられ、処理はステップＳ３３に進む。検索条件は、検索条件は、文書データに含まれる構成要素の位置、色、種類、形の少なくとも１つを含む。位置は文書データ中の位置を示し、色は構成要素の画像の色を示し、種類は画像種別を示し、形は構成要素の形状を示す。

ステップＳ３３においては、ステップＳ３２において受け付けられた検索条件に従って、指示ユーザーに関連付けられたメタデータを検索する。指示ユーザーに関連付けられたメタデータのうちから検索条件に適合するメタデータが抽出される。関連付テーブルのうちから指示ユーザーのユーザーＩＤを含む関連付レコードが抽出され、抽出された関連付レコードに含まれるメタデータ識別情報で特定されるメタデータが、指示ユーザーに関連付けられたメタデータに特定される。指示ユーザーに関連付けられたメタデータが検索の対象となるので、指示ユーザーが過去に閲覧した記憶から文書データを検索することができる。特に、指示ユーザーが過去に閲覧した後に他人により文書データが変更される場合であっても、指示ユーザーが過去に閲覧した記憶から文書データを検索することができる。

ステップＳ３４においては、検索条件に適合する文書データが特定され、処理はステップＳ３５に進む。ステップＳ３３において検索により抽出されたメタデータに対応する文書データが特定される。ステップＳ３５においては、ステップＳ３４において特定された文書データが表示され、処理はステップＳ３６に進む。指示ユーザーが操作パネル１６０を操作する場合は表示部１６１に文書データが表示され、指示ユーザーがＰＣ５でＭＦＰ１００を遠隔操作する場合は、ＰＣ５に文書データを表示させる。

ステップＳ３６においては、ステップＳ３４において特定された文書データよりもバージョンが新しい文書データが存在するか否かが判断される。ステップＳ３４において特定された文書データよりもバージョンが新しい文書データが存在するならば処理はステップＳ３７に進むが、そうでなければ処理は終了する。

ステップＳ３７においては、ステップＳ３４において特定された文書データからの変更箇所が特定され、処理はステップＳ３８に進む。ステップＳ３４において特定された文書データと、新バージョンの文書データとの差分が抽出され、差分が変更箇所として特定される。

ステップＳ３８においては、変更箇所が表示される。例えば、ステップＳ３４において特定された文書データと、新バージョンの文書データとが並べて表示され、変更箇所が他の部分と異なる表示態様で表示される。表示態様は、明度、色彩、色相を含む。また、変更箇所を指し示す矢印を表示してもよい。これにより、指示ユーザーに、表示された文書データが他人より変更された事実および変更の内容を通知できる。

なお、本実施の形態においては、文書検索装置の一例として画像処理装置として機能するＭＦＰ１００を例に説明したが、文書検索装置をＰＣ５で実現してもよい。文書検索装置は、中央演算装置と、データを記憶する記憶装置と、ユーザーが操作可能な操作部を備えた装置であればよい。

以上説明したように本実施の形態におけるＭＦＰ１００は、文書検索装置として機能し、ＣＰＵ１１１が、文書データの構造を解析し、文書データに含まれる構成要素の特徴を示すメタデータを生成し、文書データがユーザーによりアクセスされることに応じて、アクセスが終了した時点における文書データに対して生成されたメタデータを文書データにアクセスするユーザーと関連付け、複数のユーザーにそれぞれ関連付けられた複数のメタデータのうち検索を指示した指示ユーザーに関連付けられたメタデータを用いて検索する。このため、ユーザーが過去に閲覧した文書データが別のユーザーにより変更される場合であっても、閲覧したユーザーの記憶に基づいて、文書データを特定することができる。したがって、複数人によりアクセスされる文書データを複数人のユーザーそれぞれが検索することができる。

また、ＣＰＵ１１１は、文書データが変更されることに応じて、変更後のバージョンに対するメタデータを生成する。このため、変更された後の文書データに対応するメタデータで検索するので、ユーザーが最後に閲覧した記憶に基づいて文書データを検索することができる。

また、ＣＰＵ１１１は、文書データへのアクセスにより文書データを表示する表示処理または文書データを変更する変更処理を実行する。このため、ＣＰＵ１１１は、文書データにアクセスする処理として、文書データを変更する処理または文書データを変更しない処理を実行することができる。

また、ＣＰＵ１１１は、文書データが文書データにアクセスするユーザーにより変更された履歴を示すバージョン管理テーブルを検索することにより、検索により抽出された文書データが指示ユーザーにより最後にアクセスされた時点から変更されていることを検出し、文書データが変更されていることが検出される場合、変更された部分に関する変更情報をユーザーに通知する。このため、検索により抽出された文書データが最新のバージョンでないこと、および変更された部分をユーザーに通知することができる。

また、ＣＰＵ１１１は、表示処理を実行する場合、文書データが表示されている間に文書データを変更しない。このため、文書データにアクセスするが文書データが変更されないようにできる。

また、ＣＰＵ１１１は、文書データにアクセスするユーザーによる文書データへのアクセスが終了した時点における文書データと同一のバージョンに対するメタデータが存在する場合には、文書データを解析することなく、文書データと同一のバージョンに対するメタデータを指示ユーザーと関連付ける。このため、ユーザーがアクセスした文書データと同一のバージョンの文書データが存在する場合には、メタデータが生成されない。例えば、表示処理が実行される場合には、表示された文書データに対して過去に生成されたメタデータがユーザーと関連付けられる。このため、メタデータを生成する処理を実行する必要がないので、負荷を低減することができる。

また、ＣＰＵ１１１は、文書データにアクセスするユーザーによる文書データへのアクセスにより文書データが変更される場合、変更される前の文書データに対して過去に生成されたメタデータと文書データにアクセスするユーザーとの関連付を解消する。このため、ユーザーが最後にアクセスした文書データに対応するメタデータとユーザーとを関連付けることができる。

また、ＣＰＵ１１１は、文書データが変更される場合、変更前後のバージョンそれぞれの文書データを記憶し、ユーザーとの関連付けが解消されたメタデータが他のユーザーのいずれとも関連付けられていない場合、そのメタデータに対応するバージョンの文書データを消去する。このため、ＨＤＤ１１５の記憶領域を有効に利用することができる。

また、ＣＰＵ１１１は、文書データの変更に関わらず、所定のタイミングで文書データに対するメタデータを更新する。所定のタイミングは、予め定められていればよい。このため、文書データの変更に関わらず、所定のタイミングでメタデータが更新されるので、構成要素の特徴を最新の状態にすることができる。深層学習を用いた解析をする場合に、学習度合い応じたメタデータを生成することができる。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

５ ＰＣ、１００ ＭＦＰ、１１１ ＣＰＵ、１１２ 通信Ｉ／Ｆ部、１１３ ＲＯＭ、１１４ ＲＡＭ、１１５ ＨＤＤ、１１６ ファクシミリ部、１１８ 外部記憶装置、１２０ 自動原稿搬送装置、１３０ 原稿読取部、１４０ 画像形成部、１５０ 給紙部、１６０ 操作パネル、１６１ 表示部、１６３ 操作部、１６５ タッチパネル、１６７ ハードキー部、５１ 操作ユーザー特定部、５３ 文書管理部、５５ メタデータ管理部、５７ アクセス履歴記憶部、５９ 判断部、６１ 解析部、６３ 検索部、６５ 検索結果通知部、７１ 文書アクセス部、７３ 文書バージョン管理部、７５ 文書消去部、８１ 関連付部、８３ 解消部、８５ メタデータ更新部、９１ 変更検出部、９３ 変更通知部。

Claims (12)

1. 文書データの構造を解析し、前記文書データに含まれる構成要素の特徴を示すメタデータを生成する解析手段と、
   前記文書データがユーザーによりアクセスされることに応じて、アクセスが終了した時点における前記文書データに対して前記解析手段により生成された前記メタデータを前記文書データにアクセスする前記ユーザーと関連付ける関連付手段と、
   前記関連付手段により複数のユーザーにそれぞれ関連付けられた複数の前記メタデータのうち検索を指示した指示ユーザーに関連付けられた前記メタデータを用いて検索する検索手段と、を備えた文書検索装置。
2. 前記解析手段は、前記文書データが変更されることに応じて、変更後のバージョンに対する前記メタデータを生成する、請求項１に記載の文書検索装置。
3. 前記文書データへのアクセスにより前記文書データを表示する表示処理または前記文書データを変更する変更処理を実行する文書管理手段を、さらに備えた請求項１または２に記載の文書検索装置。
4. 前記文書データが前記文書データにアクセスする前記ユーザーにより変更された履歴を示すバージョン管理情報を用いて前記検索手段による検索により抽出された前記文書データが前記指示ユーザーにより最後にアクセスされた時点から変更されていることを検出する変更検出手段と、
   前記変更検出手段により前記文書データが変更されていることが検出される場合、変更された部分に関する変更情報を通知する変更通知手段を、さらに備えた、請求項３に記載の文書検索装置。
5. 前記文書管理手段は、前記表示処理を実行する場合、前記文書データが表示されている間に前記文書データを変更しない、請求項３または４に記載の文書検索装置。
6. 前記文書データにアクセスする前記ユーザーによる前記文書データへのアクセスが終了した時点における前記文書データと同一のバージョンに対する前記メタデータが存在する場合には、前記解析手段に前記文書データを解析させることなく、前記関連付手段に前記文書データと同一のバージョンに対する前記メタデータを前記指示ユーザーと関連付けさせる判断手段を、さらに備えた請求項１〜５のいずれかに記載の文書検索装置。
7. 前記文書データにアクセスする前記ユーザーによる前記文書データへのアクセスにより前記文書データが変更される場合、変更される前の前記文書データに対して前記解析手段により過去に生成された前記メタデータと前記文書データにアクセスした前記ユーザーとの関連付を解消する解消手段を、さらに備えた請求項１〜６のいずれかに記載の文書検索装置。
8. 前記文書データが変更される場合、変更前後のバージョンそれぞれの前記文書データを記憶する文書バージョン管理手段と、
   前記解消手段により前記ユーザーとの関連付けが解消された前記メタデータが他のユーザーのいずれとも関連付けられていない場合、前記メタデータに対応するバージョンの前記文書データを消去する文書消去手段を、さらに備えた、請求項７に記載の文書検索装置。
9. 前記解析手段は、前記文書データの変更に関わらず、所定のタイミングで前記文書データに対する前記メタデータを更新する、請求項１〜８のいずれかに記載の文書検索装置。
10. 請求項１〜９のいずれかに記載の文書検索装置と、
    原稿を読み取って原稿の画像を示す画像データを出力する原稿読取手段と、を備えた画像処理装置。
11. 文書データの構造を解析し、前記文書データに含まれる構成要素の特徴を示すメタデータを生成する解析ステップと、
    前記文書データがユーザーによりアクセスされることに応じて、アクセスが終了した時点における前記文書データに対して前記解析ステップにおいて生成された前記メタデータを前記文書データにアクセスする前記ユーザーと関連付ける関連付ステップと、
    前記関連付ステップにおいて複数のユーザーにそれぞれ関連付けられた複数の前記メタデータのうち検索を指示した指示ユーザーに関連付けられた前記メタデータを用いて検索する検索ステップと、を文書検索装置に実行させる文書検索方法。
12. 文書データの構造を解析し、前記文書データに含まれる構成要素の特徴を示すメタデータを生成する解析ステップと、
    前記文書データがユーザーによりアクセスされることに応じて、アクセスが終了した時点における前記文書データに対して前記解析ステップにおいて生成された前記メタデータを前記文書データにアクセスする前記ユーザーに関連付ける関連付ステップと、
    前記関連付ステップにおいて複数のユーザーにそれぞれ関連付けられた複数の前記メタデータのうち検索を指示した指示ユーザーに関連付けられた前記メタデータを用いて検索する検索ステップと、をコンピューターに実行させる文書検索プログラム。

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