JP2006338114A - データ管理装置およびデータ管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 目的は文書の内容に適切なインデックス値を文書に設定するために、読解力や習熟度、またはミスタイプなどの人に左右されないインデックス付けを行うことができる文書管理システムを提供することにある。
【解決手段】 インデックス付けの作業を行うユーザインタフェースを操作した時に、当該文書の既に登録されている文書に最も類似度の高い文書を類似文書検索技術を用いて検索し、その文書に既にインデックス値が設定されている場合は、そのインデックスがふさわしいインデックス値としてユーザインタフェースに表示し、ユーザに適切なインデックス付けを行う操作を促すことにより、適切なインデックス付け作業を行える様にする。
【選択図】 図１

Description

本発明は、データベース等における文書の分類を効率的に行う文書のインデックス登録手法に関するものである。

たとえば、ある文書管理システムに登録された文書を分類、整理するために、文書に対してインデックスと呼ばれる分類識別子を設定する項目を属性項目として登録し、文書の特徴を表す共通のインデックスを登録する。

適切なインデックスで分類された文書管理システムでは、インデックス名で並べ替えを実施することにより、効率良く文書の分類を行うことができ、各分類に分類された文書数でデータの傾向を容易に把握でき、必要とする文書を効率良く探し出すことが可能となる。

又、従来例としては、例えば特許文献１をあげることが出来る。
特開２０００−２３１５２０号公報

文書を分類するとは、登録されている文書を或る決まった規則で同じ種類に属する文書を幾つかのグループに分類することであるが、文書の内容に対して如何に適切なグループを区別する識別子（以下インデックスと表現する）を割り当てることでもある。

しかし、インデックスの定義が如何に適切であっても、文書の内容に合致する適切なインデックスを設定する必要がある。たとえば同じインデックスのグループの中に、異なる種類の文書が含まれていた場合、適切な分類は行われず、データの傾向の把握ができず、所望とする文書を見つけることが出来ないという問題も発生する。

例えば、複数名の管理者で運営される文書管理システムにおいて、大量の文書にインデックスを設定する必要がある場合、複数名がインデックス付けを実施する場合が多い。一人のユーザがインデックスの設定を行う場合は、インデックスの設定操作は１人の判断基準で操作が行われるため、それほど問題が顕在化する要素は少ないが、複数名のユーザがインデックス付け操作を行う場合、判断基準が明確ではなく、ユーザによって判断の基準が異なり、同じ文書でもユーザによっては違うインデックスに分類されるケースも考えられる。

例えば、クレーム文書を複数名のオペレータで処理するお客様相談センターの場合、受け付けたクレーム文書の分類は各オペレータによって行われるが、判断基準がユーザによって異なる問題や、文書内容の読解力の他に、オペレータの習熟度によっても分類の判断基準が異なる場合もあるという問題があった。

また、オペレータがインデックスとして使用するキーワードを自由に設定できるフリーキーワードを許すシステムである場合、例えば或るユーザが「障害」として入力したものを他のユーザが同じ意味の単語である「トラブル」をキーワードとして入力する場合も考えられる。これらは同義語であるが、結果として別分類となってしまう。また同じ読みであっても、「障害ａ」と「障害Ａ」は別分類になってしまう。

したがって、本発明の目的は文書の内容に適切なインデックスを文書に設定するために、読解力や習熟度などの人に左右されないインデックス付けを行うことができる文書管理システムを提供することにある。

本発明によれば、インデックスを設定しようとする対象文書に文書の内容の類似度が高く、且つインデックスが設定されている文書を抽出し、これから設定するインデックスのユーザインタフェースにその一覧を表示することで、読解力や、習熟度の低いユーザでも補助手段として選択入力できるような手段を設けたことを特徴とするデータ管理装置が提供される。

以上説明したとおり、本発明によれば、例えば、従来、文書の分類を行う技術として、分類を行う識別子としてのインデックス値を設定して、インデックス値で並べ替えを行うシステムが存在したが、インデックスを設定するユーザの習熟度、判断基準、ミスタイプにより、インデックスを適切に行えないという問題があった。

それに対して、適切と思われるインデックス値を候補としてユーザに示すことで、適切なインデックス値をより選びやすくなるため、文書の効率的分類を行う文書管理システムを実現できることになる。

以下、図面を参照して本発明の好適な実施形態について詳細に説明する。

図１は本発明の一実施形態に係る文書管理システム（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｓｙｓｔｅｍ： 以下ＤＭＳという。）の概略構成を示すブロック図である。

図１に示すようにＤＭＳはネットワーク１１に構築されている。

このシステムはネットワーク１１では、ＤＭＳサーバ１２と、ＤＭＳクライアント１３と、で基本的に構成される。ＤＭＳサーバ１２は、このシステム全体の管理を行うコンピュータであり、公知の技術で実現されるネットワーク処理の他に、主に文書データベースの構築、各装置間の文書データの送受信処理、セキュリティ処理、複数ユーザ間の排他制御処理、文書データを蓄積するデータベースの管理などを行なう。このＤＭＳサーバ１２の詳細は図２を参照して後述する。

ＤＭＳクライアント１３は、ユーザが実際に文書データの入力、参照、出力、などの操作を行うパーソナルコンピュータであり、図１では便宜上一つのみ記載しているが、本実施形態では、複数台のＤＭＳクライアント１３がネットワーク１１に接続されていることを想定している。このＤＭＳクライアント１３の詳細は図３を参照して後述する。

プリンタ１４は、スキャナ１５と同様に公知の技術を用いて複数のＤＭＳクライアント１３によって共有され、各ＤＭＳクライアント１３は、ネットワーク１１を経由してその制御を行なうことができる。プリンタ１４は、本実施形態においては、主にＤＭＳサーバ１２に蓄積された文書データを印刷出力する役割を果たす。

スキャナ１５は、紙に印刷または記載された文字、図形、画像等のデータを読み取り、画像データに変換して出力する装置であり、ネットワーク１１に接続されている。各ＤＭＳクライアント１３は公知の技術を用いてスキャナ１５を共有し、それぞれネットワーク１１を経由してその動作を制御することができる。

モデム１６は、他のネットワークシステムとの電子メールの送受信、ＦＡＸの送受信の処理を行なう。このモデム１６も複数のＤＭＳクライアント１３に共有されており、各ＤＭＳクライアント１３は、ネットワーク１１を経由してその制御を行なうことができる。

ＣＤ−ＲＯＭドライブ１７はＤＭＳサーバ１２及び複数のＤＭＳクライアント１３に共有され、ＤＭＳサーバ１２等は、ネットワーク１１を経由してその制御を行なうことができる。ＣＤ−ＲＯＭドライブ１７は、本実施形態においては、主にＤＭＳサーバ１２、ＤＭＳクライアント１３のＤＭＳ制御プログラムのインストールに用いられる。

尚、本実施形態では、プリンタ１４、スキャナ１５、モデム１６、及びＣＤ−ＲＯＭドライブ１７をネットワーク１１に接続した形式を採用しているが、これに限られず、例えば、ＤＭＳクライアント１３にこれらを直接接続する形式を採用することもできる。

図２はＤＭＳサーバ１２の構成をさらに詳細に説明したブロック図である。

ＣＰＵ（中央処理装置）２２は、主に外部記憶装置２８に格納されている各制御プログラムに従って、後述するフローチャートに示すような処理を行なう。

ＲＯＭ（リードオンリーメモリー）２３は、後述するフローチャートの基本的な判断プログラムや、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置としてのキーボード２５からキーを押下された事によって出力される電気信号に対応した文字コード表や、あらかじめ設定されている値などを記憶している。

ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）２４は、各処理中に必要となるワークエリアを有する。

２４１は、基本Ｉ／Ｏプログラムの領域であり、ＲＯＭ２３に格納される基本判断プログラムが動作する時に必要とされるワーク領域である。ＣＰＵ２２はまず、基本Ｉ／Ｏプログラムを起動し、次にＤＭＳが動作するＯＳを起動することになる。

２４２は、ＯＳが動作するためのワーク領域である。

２４３は、ＤＭＳサーバープログラムが動作するための領域で、ＨＤＤ２８に格納されているＤＭＳサーバープログラム２８２がロードされる領域である。

２４４は、ＤＭＳプログラムが動作するために必要とされる外部記憶装置２８に格納されているＤＭＳデータ２８３のリソースなどの固定データなどがロードされる領域である。

２４５はＤＭＳプログラムが動作するための一時的にＨＤＤ２８に格納されているデータベースデータなどを編集するためのワーク領域である。

２４６はその他の処理で使用されるワーク領域である。

２５は、入力装置としてのキーボードである。

２６は入力装置としてのポインティングデバイスである。本実施形態はマウスを使用している。

２７は、表示装置であり、このＤＭＳの管理者はその表示に従って、操作の経過、結果を判断する。

２８は、外部記憶装置であり、本実施形態では、外部記憶装置２８は一般的な固定ディスクである。

外部記憶装置２８は、ネットワークを管理する基本プログラム２８１、ＤＭＳを管理するプログラムであるＤＭＳサーバープログラム２８２であるが、この中には、類似文書検索を実行するプログラム、等が含まれる。次に、ＤＭＳプログラムが動作するために必要とされるリソースなどの固定データなどのＤＭＳデータ２８３、スキャナ１５を管理する制御するプログラムであるスキャンプログラム２８４、を記録しており、また、このＤＭＳサーバが管理するデータベースリストを管理する領域２８５、文書データを蓄積管理するためにデータベース形式で管理されており、ユーザ、グループ、特権データ、インデックスデータ、文書、フォルダなどを管理する領域ＤＭＳＤＢ２８６、及び、それに対応した文書の実体を格納する領域ＤＭＳＶＯＬＵＭＥ２８７などを有する。ＤＭＳアノテーション２８８はこのデータベースに登録されているアノテーションの表示用、印刷展開用の実データが格納されている。

フレキシブルディスクドライブ（ＦＤＤ）２９は、フレキシブルディスク（ＦＤ）２Ａへの文書データの格納などに使用される他、フレキシブルディスク２Ａに記録されたこのＤＭＳの制御プログラムを、インストールするために用いられる。

制御プログラムは、ＨＤＤ２８のＤＭＳサーバープログラム２８２、ＤＭＳデータ２８３等の領域にインストールされることになる。フレキシブルディスク２Ａの記録内容については、図９を参照して後述する。

尚、ＦＤＤ２９及び、ＦＤ２Ａの代わりに、ＣＤ−ＲＯＭドライブと、ＤＭＳ制御プログラムが格納されたＣＤ−ＲＯＭを用いることもできる。

図３はＤＭＳクライアント１３の構成を更に詳細に説明したブロック図である。

ＣＰＵ（中央処理装置）３２は、主に外部記憶装置３７に格納されているＤＭＳクライアント制御プログラム３７１に従って、後述するフローチャートに示すような処理を行なう。

ＲＯＭ（リードオンリーメモリー）３３は、後述するフローチャートの基本的な判断プログラムや、表示・印刷に用いる文字フォント、入力装置としてのキーボード３４からキーを押下された事によって出力される電気信号に対応した文字コードを出力するための文字コード表や、あらかじめ設定されている値などを記憶している。

３４は、入力装置としてのキーボードである。

ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）３５は、各処理中に必要となるワークエリアを有する。

３５１は、基本Ｉ／Ｏプログラムの領域であり、ＲＯＭ３３に格納される基本判断プログラムが動作するときに必要とされるワーク領域である。ＣＰＵ３２はまず、基本Ｉ／Ｏプログラムを起動し、次にＤＭＳが動作するＯＳを起動することになる。

３５２はＯＳが動作するためのワーク領域である。

３５３は、ＤＭＳクライアントが動作するための領域で、ＨＤＤ３７に格納されているＤＭＳクライアント制御プログラム３７１がロードされる領域である。

３５４はＤＭＳクライアントプログラムが動作するために必要とされるＨＤＤ３７に格納されたＤＭＳデータ３７３のリソースなどの固定データ等がロードされる領域（ＤＭＳクライアントデータ）である。

３５５はその他の領域で使用されるワーク領域である。

３６は、入力装置としてのポインティングデバイスであり、本実施形態ではマウスを使用している。

３７は、外部記憶装置であり、ＤＭＳサーバ１２とデータの通信などを行なうプログラムであるＤＭＳクライアント制御プログラム３７１、スキャナ１５を管理する制御するプログラムであるスキャンプログラム３７２、ＤＭＳプログラムが動作するために必要とされるリソースなどの固定データなどのＤＭＳデータ３７３等を有する。

ＤＭＳクライアント１３が参照するために登録してあるデータベースの一覧を管理するための領域３７４を有する。この一覧にはＤＭＳサーバ１２だけではなく、異なるネットワーク上のＤＭＳサーバが管理するデータベースの一覧も登録されている。

３８は表示装置であり、ＤＭＳクライアント１３で作業するユーザはこの表示装置３８に表示されるＤＭＳのユーザインタフェースの様子で操作の経過、結果を判断する。

３９は、フレキシブルディスクドライブ（ＦＤＤ）であり、フレキシブルディスク３Ａへの文書データの格納などに使用され、またＦＤ３Ａに記録されたこのＤＭＳの制御プログラムをインストールするために用いられる。

制御プログラムは、ＨＤＤ３７のＤＭＳクライアントプログラム３７１、スキャンプログラム３７２、ＤＭＳデータ３７３などの領域にインストールされることとなる。ＦＤ３Ａの記録内容については、図１６を参照して後述する。

尚、ＦＤＤ３９及びＦＤ３Ａは、それぞれＣＤ―ＲＯＭドライブ及びＣＤ−ＲＯＭであっても良い。

図４は、図２のデータベースを管理する領域２８６（ＤＭＳ ＤＢ）の内容を更に詳細に表した図である。これはデータベースが管理するユーザ、グループなどのデータベース管理情報や、登録されている文書情報を含むものであり、図４において、情報群４０，４１は、それぞれ１キャビネットのデータを示している。従って、サーバに登録されたキャビネットの数だけ以下に述べるデータが存在することとなる。

４２はキャビネット識別子である。本実施形態では“クレーム管理”というキャビネット名を格納している。

４３はユーザリストであり、このキャビネットに登録されているユーザの一覧が格納されている。キャビネットへの接続はこのユーザ名を使用して行う。

４４はグループリストであり、このキャビネットに登録されているグループの一覧が格納されている。複数のユーザに同じ管理を行いたい場合に用いる。それぞれ４３のユーザリストに登録されているユーザが各グループに任意に登録されている。

４５はプリンタリストであり、このキャビネットにおいて使用することが出来るプリンタの一覧がここに登録されている。本発明のシステムにおいて、ＤＭＳクライアント１３はこの領域に登録されたプリンタからのみ印刷できる。

４６はインデックスリストである。インデックスは文書の分類、検索などの目的で使用する。キャビネット単位で登録されており、インデックスのタイトル、既に登録済みのインデックスの一覧等が管理されている。詳細は図５を参照して説明する。

４７はフォルダリストである。キャビネットに作成されているフォルダが登録されている。

４８は文書リストである。このキャビネットに登録されている文書の属性情報が全て格納されている。詳細は図６を参照して説明する。

４９はアノテーションリストである。このキャビネットに登録されているアノテーションの属性が登録されている。

４Ａはボリュームリストである。このキャビネットに登録されている文書の実体は図２のＤＭＳ Ｖｏｌｕｍｅ２８７に格納されているが、そこへのポインタが格納されている。

図５は図４のインデックスリスト４６の内容を更に詳細に表した図である。

情報群５０、５１はインデックスリストの情報単位であり、文書に既に登録済みのインデックスがそれぞれ登録順に格納され、そのキャビネットで各文書に登録可能なインデックス項目数だけこの単位が格納されている。ユーザがクライアント１３で文書を選択してその文書にインデックス値を設定する場合、この情報単位が図７の一覧７８に示すように、入力補助を促す選択肢として表示される。

５２は情報単位５０のインデックス識別子であり、当該インデックス項目の識別子を表す。本実施形態では“発生部門”が割り当てられている。内部処理におけるインデックス項目の識別にはこの値が使用される。

５３は既に文書に設定済みのインデックス値であり、“発生部門”のインデックス項目で“販売”というインデックス値が既に文書に登録されている事を意味する。

５４、５５、５６、５７は同様に既に文書に登録されているインデックスの値である。

５８、５９もインデックス値の格納領域であるが、インデックスはまだ登録されておらず、登録済みのリストは埋まっていない事を意味する。

図６は、図４の文書リスト４８に格納される文書情報の内容を詳細に表した図である。

６０，６１は文書の情報単位であり、文書の登録数だけこの単位が格納されている。

６２は属性情報であり、当該文書の識別子を示す。本実施形態では“クレーム１”という情報が割り振られている。

６３は文書属性情報であり、文書名、作成者、などの文書属性に関する情報が格納されている。

６４は作成日時である。この文書が文書管理システムに登録された日時を格納する。本実施例では２００２／０９／２０が格納されている。

６５は更新日時である。この文書に対して不特定のユーザが変更を行なって更新した日時を格納する。本実施例では、２００２／１２／２５が格納されている。

６６はアクセス日時である。この文書に対して不特定のユーザが参照などの操作でアクセスを行なった日時を格納する。本実施例では２００２／１２／２６が格納されている。

６７はこの文書に対するＡＣＬ（アクセス・コントロール・リスト）である。各ユーザがこの文書にアクセスする場合のセキュリティレベルの一覧が格納されている。

６８はこの文書に設定が可能なインデックス項目のひとつであり、図７の７６に示すようなユーザインタフェースでユーザがインデックス値を設定する事が出来る。この領域にはその設定されたインデックス値が格納される。本実施形態では、まだインデックス値は設定されていない事を示している。

６９、６Ａも同様にこの文書に設定が可能なインデックス項目であり、インデックス値が格納される。

図７はＤＭＳクライアント１３において、任意の文書の図６に示すような文書情報をユーザがこの文書管理システムで表示する目的で用いるユーザインタフェースの一例を表す例である。

７０は選択した文書の文書名を表すもので、図６の文書属性情報６３に格納されている文書名が表示され、ユーザはこの文書名で文書名を判別する。本実施例では“クレーム１”という文書名であることを示している。

７１は選択した文書の見た目をあらわすイメージ情報である。クライアント１３で選択した文書の概要を表すイメージを表示する。

７２は文書属性情報であり、図６に示す情報単位６０に示す情報をこの領域に表示する。左側のセル７２−１は項目のタイトルを一覧表示し、右側のセル７２−２はそれぞれに対応する設定値を表示する。ユーザが値を設定することも可能である。

７３、７４、７５は情報単位の一部であるインデックス項目が一覧表示されている。図６に示す“発生部門”６８の入力を行うユーザインタフェースの一例である。図はこれから入力する操作を行なっている状態であることを示している。入力領域７６にクライアント１３のキーボード３４を用いて直接値を入力することが出来る。既に設定されているインデックス値と同じ値を入力領域７６に設定したい場合は、ボタン７７を選択すると、本文書管理システムに登録されている文書に既に登録されているインデックス値の一覧７８を表示し、この一覧の中から選択すると、キーボード３４を用いて直接入力しなくても入力領域７６にインデックス値を設定することもできる。このインデックス値一覧７８は図５に示すインデックスリストの例えばインデックス情報単位５０が表示される。

ボタン７９はこの文書属性情報を表すダイアログを現表示内容で確定して、ウインドウを閉じるためのものである。変更の無い場合は、単にウインドウを閉じるだけである。

ボタン７Ａはこの文書属性情報を表すダイアログを閉じる。変更の行なわれていた場合は、変更内容は破棄されて変更は行なわれない。

図８は本発明を説明するために必要な操作を説明するフローチャートである。詳細は実施例で説明を後述する。

図９は本文書管理システムの制御プログラムを格納したフレキシブルディスクの内容を説明するものである。本文書管理システムはこの様な形式で供給され、ＨＤＤ２８、やＨＤＤ３７にインストールされる。
なお、これはＣＤ−ＲＯＭでも良い。

９１は媒体のフォーマット形式、ディレクトリ管理形式、媒体に付けられた名称などを管理する領域である。

９２はディレクトリ情報を管理する領域である。

９３は文書管理システムのサーバープログラムを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ２８のＤＭＳサーバープログラム２８２に格納される。

９４は文書管理システムの固定データを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ２８のＤＭＳデータ２８３に格納される。

９５は文書管理システムのクライアントプログラムを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ３７のＤＭＳクライアントプログラム３７１に格納される。

９６は文書管理システムの固定データを格納した領域で、インストールによってＨＤＤ３７のＤＭＳデータ３７３に格納される。

次に、本発明を説明するために、ユーザがＤＭＳサーバでユーザからのクレーム文書を分類するために、インデックス項目にインデックス値を設定して文書を分類する作業を行う例で、インデックス値を決める作業時に候補として類似度の高い文書に既に設定されているインデックス値を表示するという本発明の主たる処理、操作を図８のフローチャートを用いて説明する。

まず、図８のフローチャートにおいて、ステップ８０では初期化処理を行なう。ＤＭＳサーバ１２、ＤＭＳクライアント１３、プリンタ１４、スキャナ１５、モデム１６、ＣＤ−ＲＯＭドライブ１７、ネットワークシステム１１の起動を行なう。それぞれ起動処理を行なうと共に、ネットワーク１１を介してネットワークシステムへの接続処理を行なうが、これらは公知の技術で実施できるものであるため、詳細は省略する。

ステップ８１は新規クレーム文書が登録されたかどうかを確認するループであり、新規クレーム文書の登録を確認する処理である。本実施例では、複数台の他のＤＭＳクライアント１３や、クライアント１３を共有する他のユーザにより文書登録を行う場合、モデム１１を通して登録する場合等がある。登録が確認されたら、ステップ８２に移行する。

ステップ８２では実際にユーザが新規に登録された文書を選択してインデックス値を設定する操作を行う為に、新規に登録された文書を選択して文書プロパティを表示する処理を行う。図７に示すような文書プロパティの編集を行う画面を表示する操作をこのステップで行う。これは公知の技術を用いて実現できるため、詳細は省略する。

テップ８３において、本実施例では図７に示すインデックス項目８３に文書の特徴を表すインデックス値を設定する例で説明する。この処理においては、図７に示すボタン７７を押下する。インデックス値を直接入力領域７６に入力し、登録することもできるが、本特許の利点は一覧７８から選択入力することにより、効率的に文書の特徴を表すインデックス値を設定することが出来ることにあるので、ここでは、一覧７８から選択入力を行う操作で説明する。

ステップ８３でボタン７７が押下されると、ステップ８４に移行し、選択中の文書のキーワード抽出処理を実行する。このキーワードは次のステップ８５で実行する類似文書検索処理を実行する為に必要なもので、選択文書の特徴を表す幾つかの単語を文書中から抽出する処理を実行する。これは公知の技術で実現できるもので、例えばイメージ文書の場合は、ＯＣＲを用いてイメージからテキストを抽出し、公知の技術である要約抽出技術を用いて特徴を表す単語、文章を抽出する。

キーワードが抽出できたら、ステップ８５においてこの文書に類似度の高い文書を抽出する処理を行う。

ステップ８５では、ＤＭＳサーバ１２に格納されている図４に示すデータベース領域の文書リスト４８に格納されている全ての文書から、この文書に内容の似ている文書を抽出する処理を行う。この処理には公知の技術である類似文書検索処理のうち、要約機能を用いて行う。ステップ８４で抽出したキーワードを用いて検索処理を行う。１文書ずつ類似度を検索し、ステップ８６では全文書の類似検索処理の終了を確認する。終了を確認するとステップ８７に移行し、類似文書検索結果を例えば図２に示すＤＭＳサーバのＲＡＭ ＤＭＳ ＷＯＲＫ２４５に格納する。

ステップ８８では出力された検索結果で、類似度の高い文書を抽出する。公知の技術で実現する類似文書検索処理ではランキングと呼ばれる、類似度を表す値を各文書に出力できるため、その値の類似度で類似度の高さを確認できる。本特許では公知の技術として使用するだけであるので、詳細は省略する。

ステップ８９では抽出した文書のインデックス値が設定済みであるかどうかを確認する処理を行う。本実施例では、当該インデックス項目である、“クレーム分類”６８の値が設定されているかどうかで確認することが出来る。若し、設定されていない場合は、ステップ８Ａに処理を移行する。

ステップ８Ａではステップ８７に格納した検索結果リストから、次に類似度の高い文書を抽出する。ここで抽出した文書は再度ステップ８９での確認処理に移行するが、その前に、ステップ８Ｂでその類似度が４位以内であるかどうかを確認する。本実施例では４位以内としたが、文書管理システムによってはユーザインタフェースを装備して、任意の値に閾値を変更できるようにしてもよい。但し、あまり大きくすると、文書の類似度が低くなるので、注意が必要である。

若し、この閾値を超えた場合は、ステップ８Ｃに移行する。

ステップ８ＡではＤＭＳサーバ１２において類似度の高い文書が存在しなかった為、入力領域７６に直接入力する操作を行う。登録を終了したら終了処理９Ｈへ移行する。

以上の処理で、ステップ８９においてインデックス値の登録済みである文書を選択した場合は、ステップ８Ｄに処理を移行する。

ステップ８Ｄでは図６に示すクレーム分類というインデックス項目から、設定値を獲得する。

ステップ８Ｅにおいては図５に示すインデックスリストで、既に登録済みのインデック値リスト５３〜５９、の値をそれぞれ下の項目に移行し、先頭に、ステップ８Ｄで獲得したインデックス値を表示する。文書の種類によっては、既に５３〜５９の中に登録済みであり、場所を先頭の５３に移動するだけの場合もある。

以上の処理で、図５に格納されているインデックスリストの格納内容を表示用メモリに書き出し出される
ステップ８Ｆでは、図７に示す一覧７８に出力する処理を行う。ユーザは先頭に類似度の高いインデックス値が表示されていることを確認できる。自動的に無条件に文書に登録する処理でも構わないが、本実施例で説明しているようなクレーム文書を分類する文書管理システムにおいては、文書の内容だけではなく、クレームユーザの態度などの他の要素も考慮しなくては一概にインデックスを決定することはできないため、最終的に決定するのはＤＭＳクライアント１３で操作するユーザに任される仕様にしている。無条件にインデックス値を決定するシステムであっても良い。

ステップ８Ｇではユーザが選択入力する操作を行う。

ステップ８Ｈでは終了処理を行う。メモリの解放処理等を実施する。

以上の処理でＤＭＳサーバ１２に登録された文書に対してユーザがその文書の内容を表現する最も適切なインデックス値を設定する処理を施したことになる。

従来の文書管理システムでは、文書の分類のために、文書の特徴を表すインデックスを設定し、共通の特徴を持つ文書は同じインデックスを設定するシステムがあったが、複数ユーザが操作する場合や、自由入力を許すインデックス値の場合、人によって判断基準が異なったり、同義語ではあるが、異なる文字列をインデックスとして設定してしまう場合があったりし、的確な文書の分類が出来ない恐れがあるという点が問題とされていた。

文書の特徴を表すインデックス値を設定する場合、その文書に類似度の高い文書は同じインデックスを設定する可能性があり、既にインデックス値が設定されていた場合は、同じインデックス値を設定することで、適切なインデックス値を設定することが出来るところに、本発明の特徴がある。

本発明の１実施例を示すＤＭＳシステムの概略構成を説明するブロック図である。 図１に示すＤＭＳサーバ１２の構成を詳細に表す図である。 図１に示すＤＭＳクライアント１３の構成を詳細に表す図である。 図２に示すＤＭＳデータベースリスト２８６の構成を詳細に表す図である。 図４に示すインデックスリスト４６の構成を詳細に表す図である。 図４に示す文書リスト４８の構成をより詳細に表す図である。 本実施例で図９に示すフローチャートで表示されるユーザインタフェースの一例である。 ユーザが本特許で構成される文書管理システムにおいて文書を選択し、適切なインデックス値を設定する手順を説明するフローチャートである。 文書管理システムの制御プログラムなどを供給するＦＤ２Ａ、３Ａの内容を説明するものである。

Claims (1)

1. 文書管理システムにおいて、文書の分類の識別子としてインデックスを設定する場合、公知の技術で実現される類似文書検索技術の要約機能を用いて、対象文書の特徴を表すキーワードを抽出する手段と、そのキーワードを用いて対象文書に内容が類似している文書を、類似文書検索技術を用いて検索する手段と、類似度の高い文書が既にインデックス値が設定されているかどうかを判断し、設定されていなければ、次に類似度の高い文書を検出する手段と、閾値を超えてもインデックス値が設定されている文書が存在しない場合、自由入力手段に切り替える手段と、類似度が高く、インデックス値が設定されている文書が見つかった場合、そのインデックス値を入力候補の先頭に設定する手段と、を備えたことを特徴とするデータ管理装置。

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