JP2005293593A - 文書管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 フェース・シートは、手作業で更新するとともに同じ情報を種々の問診様式に記入することを必要とする。同様に、電子医療記録の要約情報を更新する方法はいまだ標準化されているものでない。
【解決手段】 メディア・オブジェクトを表す、第１識別子と第１グラフィカル・コンテンツとを有する第１シートを用いて第１メディア・オブジェクト収集物を表す工程、該第１メディア・オブジェクト収集物から第２メディア・オブジェクト収集物を作成する工程、及び第２メディア・オブジェクト収集物を表す第２識別子を含め、第２メディア・オブジェクト収集物を表す第２グラフィカル・コンテンツを有するよう、第１シートを再マーキングする工程を備える。
【選択図】 図５

Description

本発明は一般的に文書管理の分野に関し、特にマルチメディア文書の収集物のアクセスと頒布に関する。

コンピュータの普及によって見込まれたペーパーレス環境の理想にもかかわらず、紙は引き続きオフィス事情に著しく影響している。皮肉にもコンピュータ自体が、紙が激増していることの主たる原因となっている。コンピュータは文書作成の作業を単純化し、それによって発行元の数の増加を可能にした。コンピュータは個々の表現を、伝統的なテキスト編集に加えて、グラフィック・ツール、イメージ・キャプチャ・デバイス、イメージ・エンハンスメント・ツールなどの利用によって促進している。多くの場合、文書は仲間で共有され、それによって生成される紙の量が更に増大する。

技術の進展にかかわらず、紙の実用的な代替物として適切な個人向出力デバイスはいまだ開発されていない。個人向携帯データ端末（スリーコム社(3Comm,Inc.)のパーム・パイロット（Palm Pilot）（登録商標）などのPDA、及び同様なハンドヘルド型デバイス）は通常、文書をユーザに向けて効率的に便利でかつ有用な方法で示す記憶容量、処理容量、表示容量、又は接続性を有するものでない。紙と異なり、PDAなどのデバイスは世界共通の一般的なものでない。多くの文書フォーマットが情報を表すうえで存在する一方、全てのデバイスが、全ての文書を読み取るのに必要とするソフトウェアを全て有する訳ではない。更に悪いことに、PDAの文書は通常、デスクトップPC又はラップトップPC上で容易に利用可能でないフォーマットを使用している。通常、文書はフォーマット間での変換を必要とする。したがって紙がなお、情報記憶（例えば、記録管理）、情報頒布、及び情報に対するアクセスの制御を行う多くの場合における最も単純な方法となっている。

紙は数千年もの間、文明に不可欠な構成部分となっている。紙が取って代えられることはコンピュータ・ベースの技術が広く普及していても、まず、すぐに起こりそうなものでない。電子情報はほとんど常に、少なくとも部分的には紙に変えられる。つまり、コンピュータの役割はペーパーレス社会を達成することではない。その代わりに、コンピュータの役割は紙と、それによって紙が作成されたその電子メディアとの間を楽々と移動するツールとしてのものであり得る。一般的に、コンピュータを用いて情報を更に効果的に共有し、その情報に対するアクセスを備える必要性が存在している。更に情報は何れかの特定の表現のモードに限定すべきものでなく、通信メディアの全ての形態が可能である。

カバーシートとは通常、任意のメディア・ファイルの収集物に対するアクセスと、該収集物の管理を備える紙文書のことである。各カバーシートは通常、収集物に対するマシン判読可能識別子、更には収集物のコンテンツを表すグラフィック又はイメージを含んでいる。収集物に修正が行われる場合、カバーシート上に存在するグラフィックは変更することを必要とする。しかし、それらの変更を反映するよう、新たな、紙のカバーシートを印刷することを必要とする。

書き換え可能な紙やその他の媒体は生産されている有効なものとして存在する。例えば、DaiNippon（大日本インキ化学工業）社は、G-H PDLC書き換え可能媒体を扱っている。追加情報については、http://www.futureprint.kent.edu/acrobat/saito01.pdf；
及びhttp://www.futureprint.kent.edu/articles/saito01.html；を参照されたい。書き換え可能な紙ではないが、紙に似たディスプレイの２つの例として、一方の側面が黒で他方の側面が白であるゼロックス(Xerox)社のジリコン回転式（Gyricon Rotating）磁気ボールの例と、磁界を用いて磁気ボールを回転させ、磁石をもう一度、その磁気ボールに近付けるまで動かないものであるような例が含まれる。追加情報としては、
http://www.gyriconmedia.com/を参照されたい。MIT（マサチューセッツ工科大学）とPhillips（フィリップス）社によるE-Ink（電子インク）は帯電顔料チップを、カプセルに含まれる透明液中に有する。これらのチップは、磁化によって上部又は下部に移動する。追加情報としては、http://www.polymervision.nl/を参照されたい。書き換え可能な紙の例には、磁気粒子がワックス中に埋め込まれたものがある。このリサイクル可能で、書き換え可能な紙のプロトタイプは、西暦2003年10月にShinshoCorporation（神鋼商事株式会社）及びMajimaLaboratory,Inc.（マジマ・ラボラトリー社）によってCEATECJapan（シーテック・ジャパン）2003において展示されている。この紙の書き換え可能層は、透明のプラスティック・フィルムなどの保護層間にはさまれており、固形ワックスに埋め込まれた磁気粒子から成る。印刷物は磁石を組み入れた専用感熱式プリンタを用いて消去し、書き換えることが可能である。書き換え機構は専用プリンタに基づくものであり、この紙は以下のように作用する。プリンタのサーマル・ヘッドから、紙の書き換え可能な表面が加熱され、ワックスを溶出させる。ワックスの加熱部分における磁気粒子は、サーマル・ヘッドの反対側にある磁石の方に引き寄せられる。ワックスは更に冷却され、固形化し、磁気の方に引き寄せられている磁気粒子を固定する。これによって、磁気粒子の色に見られる印刷文字が作成される。ワックスの融点は低いもの(摂氏50度)であるので、プラスティック・フィルムが取り外された後に紙が加熱される場合には、ワックスのみが融解する。これによって、ワックスと磁気粒子を容易に別々に回収することが可能になる。何れの材料もその場合、再利用可能である。追加情報については、
http://neasia.nikkeibp.com/wcs/leaf?CID=onair/asabt/news/271781を参照されたい。更に、自社で開発した当該シートは埋め込み無線周波数識別（RFID）タグを特徴として有しており、感熱式印刷によって繰り返し、書き込みと消去とを行うことが可能なフィルム・シートを用いている。フィルムはそれ自体のRFIDタグに記憶されるディジタル・データを表示するのに用いることが可能である。追加情報として
http://bizn.nikkeibp.co.jp/cgi-bin/asia/frameasia/pl?NSH_KIJIID=267546&NSH_CHTML=asiabiztech.htmlを参照されたい。

しかし、現行の書き込み可能システムは事実上、リサイクラとして機能する。使用済シートは例えば、熱プロセス又は熱磁気プロセスを用いて可視マークを取り除く消去装置の中に入れられる。その結果として作成されるシートは更に、印刷プロセスにおいて利用可能なものにされる。消去前に使用済シートから情報を走査したり使用したりしようとするものでなく、消去装置に入れられるアイテムは全て、正しく書き換え可能なものと思われる。したがって、これらのシステムを用いるうえでの１つのマイナス面は、文書の1つのバーションと同じ文書の新バージョンとの間にはリンクが何らないことである。別のマイナス面は、（コンテンツではなく）紙が追跡されている場合、消去システム全体にわたって追跡することは可能でない。したがって、コンテンツと紙との間ではリンクは何ら存在するものでない。

紙文書の収集物は、多くの目的で用いられる。多くの人々は、特定の作業又は特定の個人に関する文書フォルダを自分たちの机の上かファイル・システムに保管している。法律事務所では、特定の事件又はクライアントについての紙の「ドケット（一覧表）」を保管している。医局では、その医局を利用する患者毎に少なくとも１つの紙ファイルを保管している。それらの紙書類を一緒に保管してそれらの紙に関する作業を容易にすることは重要なことである。例えば、医局では医師は、患者の医療履歴を見ようとする場合には、その患者のフォルダをめくって、行われた検査や、患者が過去に罹った病気について確認することが可能である。

紙を用いることは医療の分野では広く行われている。紙ファイルや電子医療記録を含む患者情報を追跡する既存システムは、各種の情報を医療提供者に提供している。カルテは、アレルギ、服用薬剤、及び診断などの重要な情報を提供する「フェース・シート」として知られている。紙のカルテでは医師達は、これらのカルテを手作業で更新するとともに同じ情報を種々の問診様式に記入することを必要とする。このやり方は多くの人手を必要とするものであり、標準化されたものでない。同様に、電子医療記録の要約情報を更新する方法はいまだ標準化されているものでなく、医師達が、電子記録をたどっていって重要な患者情報を十分に把握しようとするのに必要以上の時間を費やしていることが伝えられている。

書き換え可能なシートを用いる方法及び装置を本明細書及び特許請求の範囲に開示している。一実施例では当該方法は、第１のメディア・オブジェクトの収集物を、該メディア・オブジェクトを表す第１識別子と第１グラフィカル・コンテンツを有する第１シートを用いて表す工程、第２メディア・オブジェクト収集物を、該第１メディア・オブジェクト収集物から作成する工程、及び該第１シートを、該第２メディア・オブジェクト収集物を表す第２識別子を含め、該第２メディア・オブジェクト収集物を表す第２グラフィカル・コンテンツを有するよう再マーキングする工程を備える。

本発明は、以下に表す詳細説明から、かつ本発明の種々の実施例の添付図面からなお十分に分かるものであるが、それらは本発明を特定の実施例に限定するものとして解釈されるべきでなく、単に説明を行い、理解をするためのものである。

カバーシートを書き換える方法及び装置を説明する。一実施例では、当該方法は元のシートを用いてメディア・オブジェクト収集物を表す工程、第１メディア・オブジェクト収集物を用いて新メディア・オブジェクト収集物を作成する工程、及び該新メディア・オブジェクト収集物を表す識別子を含め、該新メディア・オブジェクト収集物を表す別のグラフィックを有するよう該元のシートを書き換える工程を備える。本明細書及び特許請求の範囲記載の当該手法は、収集物管理に用い得る。

カバーシートは任意のメディア・オブジェクトの収集物に対するアクセスを備え、該収集物の管理を、識別子（例えば、バーコードなどのマシン判読可能識別子）を用いることによって備える。メディア・オブジェクトは走査文書、イメージ、オーディオ・ファイル、テキスト・ノート、アノテーション（ドロー・マーク）、ウェブ・ページ、及び表計算並びにプレゼンテーションなどのオフィス文書を含み得る。メディア・オブジェクトは、カバーシート上のサムネール群によって表し得る。別の表現も用い得る。

収集物のコンテンツを表すグラフィック又はイメージにおける変更を処理するようカバーシートを書き換える方法及びシステムを用いる。一実施例ではカバーシートは、書き換え可能な紙を備える。修正が収集物に行われる場合には、書き換え可能な紙はカバーシートに更新グラフィックを含めるか、新グラフィックを追加して当該変更を収集物に反映させるよう書き換えられる。

本願明細書及び特許請求の範囲の原文記載の「paper」、「paper medium」又は「sheet」の語は、その上で情報を印刷工程、書き込み、ドロー、刻印、型押しなどの何れかによってかを問わず、形成可能なその何れかの有形媒体を表すことを意図している。本発明の目的では、「printing」の語は光学的方法、機械的方法、感熱式方法、若しくは電気的方法、又はそれらの組み合わせの何れかによってかを問わず、イメージ含有媒体上にイメージを形成する全ての方法を包含することが意図されている。

情報は日増しに電子形式でもキャプチャされ、保管されるようになってきている。例えば、ディジタル・カメラで撮影された写真は印刷可能であっても、元々は電子的に作成されたものであり、電子的にも記憶させ得る。ディジタル・ファイルは多くの場合、紙よりも、コピーし、移動させることが容易である。紙媒体も電子媒体も別々の効果を有する。

今まで紙は、電子媒体の効果なしで済ませることを要した。プログラム可能MFPすなわちマルチファンクション周辺装置の到来によって、紙を電子形式に変換することはずっと容易になっている。今日では、MFPを設定して文書のページを取得し、それらを電子形式に変換し、それらの文書を収集物に記憶させることが可能となっている。

本明細書及び特許請求の範囲における収集物は、特定の意味を有する。本明細書及び特許請求の範囲の原文記載の「collection」は、ディジタル・イメージ、オーディオ・レコーディング、文書のページからの走査イメージ、マイクロソフト（Microsoft）社Word(ワード)文書又はマイクロソフト社Excel(エクセル)スプレッドシートなどのファイルを含み得る1つ又は複数の電子文書群又は電子媒体群を含み得る。収集物は別の収集物へのポインタも含み得る。収集物は、ユーザ提供マーキング、アノテーションなどを含み得る。収集物は作成日、修正日、アクセス許可などの関連情報を表すメタデータも含み得る。

収集物は収集物サーバ上に記憶され、URLすなわちユニフォーム・リソース・ロケータと同様な、特定のアドレス又は識別子を有し、その識別子は一意のものであり、収集物に対するポインタを備える。収集物は、収集物における文書の全てを表すサムネールを表す概要イメージによって収集物のコンテンツの表現を示すカバーシートを有する。収集物に関する追加の詳細は本明細書の別の部分で説明することとする。

一実施例では、収集物は書き換え可能な紙上に印刷されるカバーシートを、別の文書とともにマルチファンクション周辺装置（MFP）のシート・フィーダ上に置き、ボタンを押すことによって修正し得る。カバーシート上の識別子を走査した後、MFP上の処理装置（例えば、MFP上で実行するアプリケーション・プログラム）は参照収集物にアクセスし、残りのページ（及び例えば、文書又はオーディオ・ファイルを含むPDAからのカメラ又はメモリ・カードによってキャプチャされるイメージを記憶するディジタル・カメラからのメモリ・カードなどの潜在的には別の媒体）を走査し、それらを収集物に追加する。MFPは、収集物識別子及び更新収集物グラフィックを伴う新カバーシートを書き換え可能な紙上に印刷する。

こうして、本明細書及び特許請求の範囲に表す当該工程は、カバーシートを走査して、更新カバーシートの印刷を開始する工程を含む。

下記明細書では、多くの詳細を表して本発明を更に徹底的に説明している。しかし、当業者には、本発明をこれらの特定の詳細なしで、実施し得ることが明らかとなるものである。別の場合には、周知の構造とデバイスとを、詳細形式ではなく構成図形式で表し、本発明を不明瞭にすることがないようにしている。

以下の詳細説明の一部は、コンピュータ・メモリ内部でのデータ・ビットに対する演算のアルゴリズム及び記号表現によって示す。これらのアルゴリズムの記載と表現は、当該データ処理技術分野における当業者が別の当業者に自分達の作業内容の本質を最も効果的に伝えるのに用いられる手段である。アルゴリズムは本明細書及び特許請求の範囲において、更に一般的には、所望の結果につながる首尾一貫した一連の工程であるように考案されている。当該工程は、物理的数量を物理的に操作することを必要とするものである。これらの数量は、記憶、転送、合成、比較やその他の方法による操作ができる電気信号又は磁気信号の形式を通常はとるものであるが、必ずしもそうでなくてもよい。主に慣用的な理由で、これらの信号をビット、値、要素、記号、文字、項、数字などとして表すことが場合によっては便利であることが証明されている。

これらの語及び同様な語は、適切な物理的数量と関連付けられるべきであり、単に、これらの数量に付される便利なラベルであることを、しかし、念頭に入れるべきである。以下の記載から明らかであるように別途明記しない限り、本明細書及び特許請求の範囲の原文を通じて、「processing」若しくは「computing」若しくは「calculating」若しくは「determining」若しくは「displaying」などの語を用いる記載は、コンピュータ・システムのレジスタとメモリとの内部に物理的（電子的）数量として表すデータを操作し、該データを、コンピュータ・システムのメモリ若しくはレジスタやその他のそのような情報記憶デバイス、情報伝送デバイス又は情報表示デバイスの内部で物理的数量として同様に表す別のデータに変換するコンピュータ・システム又は同様な電子計算機装置の動作及び処理を表す。

本発明は、本明細書及び特許請求の範囲記載の動作を行う装置にも関する。この装置は、要求される目的用に特に構築されるか、コンピュータに記憶されるコンピュータ・プログラムによって選択的に起動されるか再構成される汎用コンピュータを備え得る。そのようなコンピュータ・プログラムは、フロッピー（登録商標）・ディスク、光ディスク、CD-ROM、並びに光磁気ディスクを含む何れかの種類のディスク、読み取り専用メモリ(ROM)、ランダム・アクセス・メモリ(RAM)、EPROM、EEPROM、磁気カード若しくは光カードなどであるがそれらには限定されないコンピュータ判読可能記憶媒体、又は電子命令を記憶させるのに適した何れかの種類の媒体で、各々がコンピュータ・システム・バスに結合されているものに記憶させ得る。

本明細書及び特許請求の範囲に示すアルゴリズム及び表示は、何れかの特定のコンピュータやその他の装置に固有に関連するものでない。種々の汎用システムを本明細書及び特許請求の範囲記載の開示によるプログラムとともに用い得るか、更に特化した装置を構築して要求方法工程を行うことが便利なものであることが証明され得る。これらの各種システムの所要構造は下記本明細書から明らかとなるものである。更に本発明は、何れかの特定のプログラミング言語を参照しながら記載されているものでない。各種プログラミング言語を用いて本明細書及び特許請求の範囲記載の本発明の開示を実施し得ることが分かるものである。

マシン判読可能媒体は、マシン（例えば、コンピュータ）によって判読可能な形式での情報を記憶又は伝送する何れかの機構を含む。例えば、マシン判読可能媒体は読み取り専用メモリ（「ROM」）；ランダム・アクセス・メモリ（「RAM」）；磁気ディスク記憶媒体、光記憶媒体；フラッシュ・メモリ・デバイス；及び、電気的形式、光学的形式、音響的形式、やその他の形式の伝搬信号（例えば、搬送波、赤外線信号、ディジタル信号等）；を含む。

図１は、シート上に存在する情報のコンテンツを修正する処理の流れ図である。当該処理はハードウェア（例えば、回路、専用ロジックなど）、（汎用コンピュータ・システム又は専用マシン上で実行するものなどの）ソフトウェア、又は両方の組み合わせを備え得る処理ロジックによって行われる。

図１を参照すれば、当該処理は、メディア・オブジェクトの収集物を元のシートを用いて表す処理ロジックによって開始する（処理ブロック101）。上記の通り、当該シートは、書き換え可能な紙を備え得る。当該シートは該メディア・オブジェクトを表す識別子とグラフィカル・コンテンツとを有する。一実施例では、識別子はマシン判読可能識別子（例えば、バーコード）を備える。あるいは、該識別子は無線周波数識別子（例えば、RFID）を備え得る。

次に処理ロジックは、第１メディア・オブジェクト収集物を用いて新メディア・オブジェクト収集物を作成する（処理ブロック102）。図２は、新メディア・オブジェクト収集物を作成する処理の一実施例を示す。当該処理はハードウェア（例えば、回路、専用ロジックなど）、（汎用コンピュータ・システム又は専用マシン上で実行するものなどの）ソフトウェア、又は両方の組み合わせを備え得る処理ロジックによって行われる。図２を参照すれば、当該処理は元のシート上の識別子を走査して第１メディア・オブジェクト収集物をアクセスする処理ロジックによって開始する（処理ブロック201）。なお、元のシート上の識別子を走査する工程は、元のシートがメディア・オブジェクトの収集物を表すシートとして識別された後に行われる。これは、通常、識別子について所定の位置で走査入力シートをレビューし、所定の位置での適切な形式での識別子を位置決めした後に、シートがメディア・オブジェクトの収集物を表すものであることを判断する検出技術を用いる。

第１メディア・オブジェクト収集物をアクセスした後、処理ロジックは、1つ又は複数の別のメディア・オブジェクトを元のメディア・オブジェクト収集物に追加して新メディア・オブジェクト収集物を作成する（処理ブロック202）。一実施例では、1つ又は複数のメディア・オブジェクトを追加するよう、処理ロジックは、1つ又は複数の別のメディア・オブジェクトの1つ又は複数のページを走査する。一実施例では、新収集物は、元のカバーシートの読み取り中に走査されるか別の方法で参照される別のマテリアルを含み得る。あるいは、メディア・オブジェクトは既に電子形式にあり、メディア・オブジェクトが記憶されているメモリ（例えば、データベース）をアクセスすることによって追加し得る。元の収集物におけるメディア・オブジェクト又は収集物に追加されるメディア・オブジェクトがマシン判読可能情報を含む場合、一実施例では、その情報は、メモリに投入される前に適切なデータ・フォーマットに変換し得る。

もう一度図１を参照すれば、新メディア・オブジェクト収集物を用いて、処理ロジックは、新メディア・オブジェクト収集物を表す識別子を含め、新メディア・オブジェクト収集物を表す別のグラフィックを有するよう元のシートを書き換えるかマーキングする（処理ロジック103）。図3は、シートをマーキングする処理の一実施例である。当該処理は、ハードウェア（例えば、回路、専用ロジックなど）、（汎用コンピュータ・システム又は専用マシン上で実行するものなどの）ソフトウェア、又は両方の組み合わせを備え得る処理ロジックによって行われる。

図３を参照すれば、当該処理は、シートを消去する処理ロジック（処理ブロック301）によって開始する。当該消去はシート全体より少ない、グラフィック又は特定の別の部分を消去することに限定し得る。一実施例ではシートを消去する工程は、該シートが消去可能であるか否かを判定する工程を含む。これは、シートが消去可能である旨を処理ロジックに示す特殊な識別子又はシートが消去可能である旨を処理ロジックに示すフラッグを識別子に含ませることによって行い得る。あるいは、処理ロジックは、書き換え可能基板と書き換え不能基板とを区別可能なセンサを含み得る。例えば、センサは、シートの透過性又は反射性を検査してシートが書き換え可能基板であるかを判定する。特に、例えば、シートをイメージングする場合、処理ロジックは白色領域の絶対値を検査し、シートをこれらの値に基づいて分類し得る。

別の実施例では消去可能性は、文書の一部分を消去しようとすることによって検知可能である。そのような場合には例示的方法は、1) 文書のうちの小領域を走査し、当該領域についての走査情報をメモリに記憶させる工程；2)その領域を消去しようとする工程；3)もう一度文書の該領域を走査する工程；4)その走査処理の結果をメモリにおける走査部分と比較する工程；及び5)文書を、文書が消去された場合に元の記憶イメージを再印刷することによって復元し、該比較が２つは同じであることを示す場合に文書が消去可能でなかったことを判定することによって復元する工程；を含み得る。

シートを消去した後、処理ロジックは識別子と新グラフィックをシート上にマーキングするか印刷する（処理ブロック301）。一実施例では、識別子は元のシート上に存在する識別子と同じものである。この場合には、識別子は、消去処理の一部として消去する（更には、次にもう一度書き込む）ことを必要とするものでない。あるいは、識別子は、元のシートに存在する識別子とは別の新識別子である。

一実施例では消去は用いられず、情報は単に既存シートに追加される。例えば、サムネールがメディア・オブジェクトの収集物に追加される対象である場合には、消去は何ら必要なものでなく、1つ又は複数のグラフィックの追加のみが、グラフィックを含めるようシートを書き換えることによって行われる。

一実施例では、第１シートを再マーキングする工程は、第１動作モードのみにおいて行われる。再マーキングは、新グラフィック及び新識別子を書き込む工程を含み得る。新グラフィックは、元の文書上にあったグラフィックを置き換え得るか、シートに追加される別のグラフィックであり得る。第２動作モードでは、第２グラフィック及び第２識別子が別々のシート上に印刷される。そのような場合には元のシートは、廃棄と消去との何れかが行われて、紙ビンに記憶されてその後の再書き込みに用いられる。なお、第２モードでは第２グラフィックと第２識別子は、元のシートが消去されている間に同時に新シート上に印刷し得る。動作のモードは、システム（例えば、MFP）のユーザ・インタフェース上のボタンやその他の入力機構を介してユーザ選択可能なものであり得る。

走査イメージは、別のメディア・オブジェクトの表現を追加し得る、シート上の空き領域を識別するのに用い得る。

一実施例では処理ロジックは、例えば、図４Aに表すようなシステムによって実施される。図4Aを参照すれば、システム400はその上に識別子を印刷させ、第１メディア・オブジェクト収集物をグラフィックによって表させたそのシートを走査するスキャナ401を備える。任意的には、システム400は、シートをスキャナ401に供給するシート・フィーダ410を含み得る。

システム400は、スキャナからシートを受け取るよう結合されてシートを消去する消去装置402も任意的に含む。消去装置402は元のシートを、該元のシートがスキャナ401によって走査された後に受信して、更に、それを消去するよう消去装置402に転送する、シート・フィーダ411などのシート・フィーダを介してスキャナ401に結合し得る。該消去は、周知の方法で行い得る。例えば、一実施例では紙は、特定の温度に基づいて作用し、それらの温度に基づいて消去される。特に紙は、温度T1でマークを表し、それらのマークは更に高い温度T２で消える。そのような場合、ページを消去するよう、ページが温度T2まで加熱される。紙が温度T1に達するにつれて、ページ全体が暗くなり、温度T2でページはもう一度空白になる。例えば、ジリコン及びイーインクなどの磁気ベースの紙を用いる場合、消去は、磁石をあてがって当該ボールを回転させるか、帯電粒子を移動させることによって行われる。

消去シートは、更に、マーキング・ユニット404にシート・フィーダ412を介して転送され得る。あるいは、消去シートは廃棄されるか、シート・ビン405に転送されてその後用いられる。一実施例では、シート・フィーダ412は書き換え可能シートを消去装置402から取り出すか、書き換え不能シートをビン（例えば、紙ビン）から取り出すことができる。このようにして、システム400は、書き換え可能シートを書き換え不能シートと混ぜることができる。

消去装置402は、新メディア・オブジェクト収集物を表す別のグラフィックが、元のメディア・オブジェクト収集物を表したシート上に存在したグラフィックを取り除くことなくシートに追加される場合には必要でない。

システム400は、メディア・オブジェクトの収集物を、1つ又は複数の別のメディア・オブジェクトの1つ又は複数のページをメディア・オブジェクトの収集物に追加して新メディア・オブジェクト収集物を作成することによって修正する処理装置403も含む。マーキング・ユニット404は新メディア・オブジェクト収集物を表す新たな識別子と新たなグラフィックとによってシートを再マーキングする。一実施例では、シート・フィーダは印刷装置404に、その上に新識別子と新グラフィックとを処理装置403からの要求に応じて印刷するその新シートを供給し得る。

処理装置403は、元のグラフィックも新グラフィックもシート上に存在し、併せて新メディア・オブジェクト収集物を表すように新グラフィックを元のシートに追加させることも行い得る。一実施例では処理装置403は、新グラフィックをシートに元のグラフィックを不明瞭にすることなく追加することができるが、それは処理装置403には元のグラフィックのシート上の位置が分かっているからである。処理装置403は元のグラフィックの位置が分かっているがそれは、元のグラフィックの位置が記憶されており、シート上に存在する識別子を用いてアクセスされるからである。処理装置403は、元のグラフィックの位置を知ることが走査イメージを検査することによって可能である。例えば、メディア・オブジェクトを収集物に追加する場合、プロセッサは走査収集物概要における空白部分を探すだけでよい。

なお一実施例では、処理装置403及びプリンタ404はマーキング・エンジンに一体化させ得る。したがって、シート・フィーダ410から、スキャナ401と消去装置402とを介してマーキング・エンジン（処理装置403及びマーキング・ユニット404）までの単一の紙のパスが存在する。別のグラフィックがシート上にマーキングされる場合などの、消去が何ら行われない場合でもシート・フィーダ410からマーキング・ユニット404までの単一の紙のパスは残る。

当該システムは、処理装置403に結合される、ネットワーク・インタフェース406とメモリ・カード407とを任意的に含み得る。

一実施例では図4Aのシステムは、マルチファンクション周辺装置（MFP）として実施される。図４Bは、通常のMFPの説明例である。図４Bを参照すれば、MFPは、その一部は本発明の動作において必要とするものでないその種々の構成部分から構成されている。MFPは、文書のページのイメージングを行い得るものであり、自動文書フィーダ448とともに、複数ページを高速でイメージングさせ得るスキャナ442を有する。ページのイメージは、ディスク・ドライブであり得る非揮発性記憶領域416又はメモリ418などの何れかの別のメモリ記憶領域に記憶させ得る。MFPは、紙サプライ446から紙を取り出し、メモリ418、記憶機構416に記憶されている、スキャナ442から直接得たか、プロセッサ422から得たか、イメージ印刷要求及びイメージを外部ネットワーク450から受信可能な、ネットワーク・インタフェース・カード420から得たイメージを印刷することが可能であるプリンタ機構又はマーキング機構444も含む。印刷対象のイメージは、メモリ・カード・リーダ414からか、メディア・キャプチャ・ポート454若しくはUSBやその他のポート412を通じてメディア・キャプチャ・デバイス426並びに428から来るものでもあり得る。イメージは、ファックス・インタフェース424を通じた送受信も可能である。

MFPは、書き換え可能な紙を消去し、消去済の紙を紙サプライ446に記憶させるか、それを直接プリンタ444に供給する消去装置460を任意的に含む。

MFPは別のメディア形式を、フロッピー（登録商標）・ディスク、磁気テープ、固定ハード・ディスク、取り外し可能ハード・ディスク、メモリ・カードなど磁気媒体用磁気リーダを含み得る電子データ入力周辺装置によってアクセスし得る。周辺装置は、CD、DVD、光磁気ディスクなどの光記憶媒体用光媒体リーダも含み得る。これらの周辺装置から得る情報は、文書コンテンツを拡充させるよう走査して読み込ませた文書に組み込み得るか、さもなければ、該文書と関連付け得る。

プロセッサ422は、図４Bに表すMFP構成部分の動作を制御する。MFPの構成部分を用いて、複写を行うか、文書を走査するか、ファックスを印刷するよう、ディスプレイ476、キーパッド489及び表示灯451を有する制御パネル446を用いてプロセッサ422に命令し得る。MFPは、図４Bに表す構成部分の多くを含む、アフィシオ（Aficio）2035 S/Pと呼ばれるプログラム可能MFPを製造する株式会社リコー（Ricoh Company, Ltd.,Tokyo,Japan）を含む多くの企業から入手可能である。そのようなMFPは、本明細書及び特許請求の範囲記載のマーキング・エンジンと任意的な消去エンジンとを含めるよう修正し得る。何れかの適切に装備されたMFPを、本発明を実施するうえで用い得る。

MFPのメモリ418は、MFPの動作、更には本発明の実施を可能にするモジュールを含む。

図４Cは本発明の種々の特徴によって、MFPを動作させる、メモリ418に常駐する種々のプログラム・モジュールの概要を表す図である。走査モジュール470は、プロセッサ422がスキャナ442と組み合わせて用いて文書のページを走査し得る命令を含む。印刷モジュール474は、イメージ又はイメージの記述を受信し、プリンタ444を駆動させてイメージを紙上に印刷させる制御命令を含む。MFPは、公知のものであり、多くの別々の企業で製造されているので、MFPの動作を全面的に説明することは必要でない。ファックス478、ネットワーク472、記憶機構476、イメージ変換部494、メモリ・カード・リーダ492、メディア・キャプチャ部496、USB並びに別のポート497のモジュールは、説明するものでないが、それはこれらの目的と機能がよく分かっているからである。

通常のMFP機能に加えて、以下のモジュールが本発明の動作に用いられる。プロセッサに、収集物サーバとの通信方法と、収集物を作成し、修正する方法とを知らせる収集物サムネール作成モジュール490は、イメージの更に小さいバージョン、ビデオからの単一フレーム、又は記憶オーディオ信号からの波形をも含む、メディアのサムネール表現を作成し得る。これらのサムネールは、少なくとも、収集物の概要を作成するよう用いられる概要作成モジュール488によって用いられる。概要は、以下に詳細に記載するが、概要作成モジュールは文書とメディアとを表すサムネールを単一のイメージに集約し、該イメージは表示されるか印刷されることが可能であり、文書及びメディアをアクセスするのに用いられる。

マシン判読可能コード作成モジュール498は、特定の収集物を表すバーコードなどのマシン判読可能コードを作成する機能をMFPに用意する。マシン判読可能コード・ロケータ/リーダ・モジュールは、収集物カバーシート上のマシン判読可能コードを探し出し、復号化して、どのカバーシートが走査機構442によって走査されたかを判定するのに用い得る。望ましくは、マシン判読可能コードはバーコードであるが、マシン判読可能なインディシアを作成する方法は多く存在する。バーコードは頑健なものであり、あまり多くの空間を占めず、標準的なハードウェアとソフトウェアとを用いて容易に復号化される。種々のバーコードのロケータ及び復号化用ソフトウェアを販売している一企業には、英国リーズ（Leeds）のタスマン・ソフトウェア（Tasman Software）社がある。バーコードの作成及び印刷用ソフトウェアは、フロリダ州タンパ（Tampa）のIDオートメーション(Automation).com社から購入可能である。マシン判読可能コードを復号化する方法は、当該業界において周知のものである。

消去モジュール471は、書き換え可能シートを消去させ、更に、消去シート紙サプライに記憶させるか、プリンタに出力させることが可能である。

制御パネルは、制御パネル・モジュール482の一部である、ユーザ・インタフェース・モジュール484及び表示作成モジュール486からの情報を用いてプロセッサ422によって制御される。

カバーシート
収集物カバーシートは収集物を表す紙であり、一実施例では、ヘッダ、マシン判読可能フォーマットで印刷されるテキスト列、収集物概要ページを備え、ノートを書き込み得る領域を任意的に備え、更にマシン判読可能コードに符号化されるテキストの、人間によって判読可能なバージョンを任意的に備える。

図6は、書き換え可能な紙に関する情報収集物を表す例示的カバーシートを示す。

ヘッダは、収集物に関する印刷情報を含む。この情報は、収集物の作成者、収集物が修正される場合に通知されることになる、ゼロ名、1名又は複数名の人々のリスト、及び収集物が最後に修正された時間並びに日付と、このカバーシートが印刷された時間並びに日付との情報を含み得るものであり、更に、収集物のトピック又は件名を任意的に含み得るものである。

一実施例では、マシン判読可能コードは収集物サーバ上の収集物に対する一意のポインタの符号化バージョンを含む。一実施例では、まさにこのポインタは、人間によって判読可能な形式で示した場合には、ワールド・ワイド・ウェブにおいて用いるユニフォーム・リソース・ロケータすなわちURLと同様なものであり、本明細書及び特許請求の範囲では収集物識別子、分散リソース識別子、又はDRIとして表す。一実施例では、収集物サーバはこれらのDRIを一意の収集物ポインタとして用いる。一実施例ではDRIは、グローバル一意であり、推測が困難であり、収集物に対するアクセスをインターネット上のどこからでも備え得る。

本明細書中の、「collection identifier」、「distributed resource identifier」及び「DRI」の語は、相互に取り替えて用いられるものであり、同じこと、すなわち収集物サーバ上に記憶されるメディア及び文書の収集物に指し示す一意識別子を表すこととする。更に識別子は、人間が判読可能な形式で書いても、マシン判読可能な形式で書いてもよい。何れの印刷形式も、同じ識別子を表し、お互いに似ていないように見えても同じ収集物を指し示すものである。

一実施例では、収集物に用いられるDRIは、文書、及び収集物概要並びにいくつかの別のメタデータを構築するのに用いる情報の収集物を含むディレクトリを指し示す。DRIは、URLがディレクトリかファイルかを指し示し得るのと同様に個々のファイルを直接、指し示し得る。

収集物は通常、各種の文書を備えるので、DRIは多くの場合、特定のファイルへの参照ではなく、ディレクトリ参照となっている。例えば、Unix（登録商標：ユニックス）などのOS（オペレーティング・システム）ではDRIは、/usr/collectionなどのディレクトリ参照であり得る。あるいはDRIは、ファイルを表し得るものであり、該ファイルは同様に、収集物を構成する構成要素を識別することにつながる。更に別の代替例ではDRIは、収集物を記憶するデータベースに対する参照であり得る。

DRI510のテキストは、無作為のテキスト構成部分を含む文字列を備え得る。このような無作為の（したがって、推測することができない）生成テキストは収集物に対するアクセスを妨げる役目を担うものであるが、それは事実上推測することが不可能であるからである。

DRIの例「/root/usr/collection」は、単一マシン・アーキテクチャを前提としている。2つ以上のマシンの更に一般化された構成では、DRIはマシン名構成部分を含み得る。例えば、ワールド・ワイド・ウェブ（WWW）のページを識別するURL（ユニバーサル・リソース・ロケータ）などの更にアクセス可能なフォーマットが適切なものであり得る。一実施例ではDRIは、URLのパス部分を構成する。規則上は単に、パス部分は本発明のこの特徴の特定の実施例による「…/-DDS-/ORIGIN/…」の命名フォーマットを用いている。なお、DDSは、収集物の特定のレポジトリの名前であり、ORIGINはDRIによって識別される収集物用の元のサーバの完全修飾ホスト名である。

したがって、例えば、収集物は：
http://machine1/com/-msg-/machine2.com/2002/1022/298hy9y8h8#$30er#1/
のURLによって識別し得る。

マシンのIPアドレスは、「machine1.com」によって識別される。パス部分は、「-msg-」という名のレポジトリに記憶される収集物を表す。収集物の元のコピー（すなわち、その作成場所）は、「machine2.com」という名のマシン上に存在する。よってこの場合、「machine1」は、収集物のコピーを含む。一実施例では、収集物はディレクトリに含まれるが、別のデータ記憶の規則を用い得るものであり、該規則には例えば、収集物をデータベースに記憶させて管理し得るというようなものがある。上記例に表す収集物は：
「/2002/1022/298hy9y8h8#$30er#/1/.」
と呼ぶディレクトリに記憶される。パス名部分「2002/1022」は日付、例えば、収集物の作成日を表す。「398hy9y8h8#$30er#」の列は、無作為生成テキストを表す。最後に、以下に記載するように、最終パス名「/1/」によって表すディレクトリは収集物の第１（当初の、元の、ベースの、などの）バージョンを表す。

一実施例では、ホスト・マシン（「machine1」）も元のマシン（「machine2」）も以下のディレクトリ構造とURL命名構造とを用いる。ホスト・マシンは、収集物を記憶させるその当該「ルート」ディレクトリに含む「-msg-」と呼ぶディレクトリを有する。「-msg-」ディレクトリは、「machine2.com」が元である収集物全てを含む「machine2.com」と呼ぶサブ・ディレクトリを有する。一般的にサブ・ディレクトリは、収集物の元となり得るマシン毎に用意し得る。

DRIがあれば、個人又はマシンは、収集物をアクセスするうえで十分な情報を有して収集物に追加するか、該収集物を修正することになる。

DRIの２次元のバー・コード表現を用いることによって、収集物に対する自動アクセスを、ユーザが手作業で位置を入力することなく行うことを可能にする。何れかのマシン判読可能インディシウムを、人間が判読可能なDRIの光学式文字認識（OCR）を含むバー・コード・システムの代わりに用い得ることは当然、分かり得るものである。

本明細書及び特許請求の範囲記載のMFP又は/及び処理ロジック並びに手法を用いて、収集物を収集物サーバ上で作成し、修正することが考えられる。新たな空き状態の収集物を作成し得る。新たな非空き状態の収集物は、利用可能な文書とメディアとを用いて作成することが可能である。電子メディアと紙文書は、既存の収集物に追加し得る。収集物は印刷し得る。収集物は追加し得るか、統合し得る。更に、収集物における個々のメディアに対して動作をカバーシート上のノート又はカバーシート上で選択される動作を用いて行い得る。

一実施例では、スケーラブルなベクター・グラフィック・ファイルすなわちSVGファイルを用いて収集物概要を表し得る。SVGファイルは、ワールド・ワイド・ウェブ上に視覚表現を作成する標準的な手段であり、SVGを作成するうえでのビューアとツールは多く存在する。収集物は好ましくは、カバーシート又は何れかの表示についての概要イメージを構築するのに用い得る特別命名ＳＶＧファイルを含む。一実施例ではＳＶＧファイルは、収集物において記憶されている個々の文書及びメディアのサムネールを表示させる情報を含む。

収集物における個々のファイル及び、収集物におけるそれらの、別のファイルとの関係に関するメタデータは好ましくは、ＸＭＬ（拡張可能マークアップ言語）ファイルに記憶される。一実施例ではこの情報は、イメージの幅と高さ、イメージとそれらのサムネールとのリンク、文書とその文書を表すイメージとのリンクを含む。厳密なフォーマットは、収集物サーバがフォーマットを読み書きする方法が分かっている限り重要なものでない。

収集物全体に関する追加情報は、メタデータ・ファイルにも記憶し得る。この情報は、メッセージが作成された時点、メッセージの件名、収集物の作成者の名前、及び収集物が改変される場合の通知先に属する、電子メール・アドレス、ファックス番号などの連絡先情報を含み得る。

新収集物を作成している間、プリントアウトが作成されるか、少なくともＤＲＩを含む新収集物に関する情報が特定の相手先に電子メール又はファックスで送付される。さもなければ、ＤＲＩは収集物サーバ以外の全てには行方不明状態となり、文書を追加するのに利用可能でないものとなるが、それはＤＲＩを有する者もＤＲＩを推測することができる者も全く存在しなくなるからである。

ＭＦＰは、収集物サーバにネットワークによって連絡し、新収集物識別子又はＤＲＩを要求する。ＭＦＰは、予め識別子を要求することが可能であるので、収集物サーバがビジー状態にあるか、一時的にオフライン状態にある場合、ＭＦＰは新収集物をなお作成し得るものとする。

カバーシートを印刷する予定である場合、ＭＦＰがカバーシートを構成する。一実施例では、新収集物の作成の少なくとも日付及び時間を含むヘッダ・ブロックが作成される。収集物サーバから得られるＤＲＩ又は識別子は、人間が判読可能な形式でカバーシートの下部に追加され、更に、一実施例における業界標準２次元ＰＤＦ417型バーコードで符号化され、カバーシートの右上の隅に追加される。概要を表すＳＶＧは、イメージ形式に変換され、カバーシートにおける適切な場所に追加される。追加情報は、適切と判断される場合に追加するものであってもよい。本明細書及び特許請求の範囲記載のカバーシートの構成は考えられる１つのものであるが、当業者は、本発明の範囲内でカバーシートのレイアウト又は構成を行ううえで多くの方法が存在することを認識するものである。

既存の収集物に追加する作業は、収集物が存在することを必要とする。ＭＦＰでその収集物に追加するよう、ユーザは既存の収集物からのカバーシートを用いる。上記のように、各収集物識別子は単一の収集物を表すが、収集物は経時的に変わり得る。一実施例では、収集物が変わる都度、ＤＲＩにおける最後のパス・エレメントが修正される。単一収集物へのアクセスを有する者はそれによって、その収集物の全てのバージョンに対するアクセスが容易に付与される。一実施例では、/0/のバージョン名又は最終パス名は特別の意味合いを有するものであり、「最終の」すなわち「最も近い時点で作成された」バージョンであることを表す。

一実施例ではパス名/1/は、収集物の第１バージョンを示し、/2/は第２のバージョンを表すなどである。新収集物が収集物サーバにアップロードされると、次の整数を用いる新ディレクトリが作成される。/2/の後の次の収集物は好ましくは、/3/と呼ぶことになる。一意のバージョン番号を維持するためには、1つのデバイス、すなわち収集物サーバのみが最終パス名のバージョン番号を作成することが重要である。バージョン番号はＭＦＰによって作成されるものでないが、それは複数のＭＦＰが同時に１つの番号を作成し、同じ名前を選択することがあり得るからである。その代わりに、ＭＦＰは収集物を作成し、それを収集物サーバ上の一時ディレクトリにアップロードし、アップロードが完了した時点で、収集物サーバはそれを所定場所に移動し、最終パス名を割り当てる。

ユーザが別の紙文書を有する場合、それらの文書は自動文書フィーダ上に配置させ得る。ユーザがメモリ・カード又は何らかの別のメディアにイメージやその他の文書を有する場合、当該メディアは適切なリーダに配置させ得る。

ユーザが何らかの電子メディアを新収集物の作成時に作成したい場合には、ユーザは、オーディオ、ビデオ、静止画像やその他の電子メディアを、マイクロフォン、ディジタル・カメラ、ビデオ・カメラの何れかを用いて、記録するか、別のメディア・キャプチャ・デバイスを用い得る。

各ＤＲＩは、各ＤＲＩが存在した文書又はイメージのページと関連付けられる。しかし、ＭＦＰは、ＤＲＩを含むページが収集物を表すことを認識し得る。ＤＲＩを伴うページを、新収集物か既存の収集物かにかかわらず、何れかの収集物に入れることは、その収集物を新収集物に追加する要求であるものと考えてよい。すなわち、ＤＲＩを含むページはそのＤＲＩによって指し示される収集物を新収集物に追加する要求を表す。その収集物の概要イメージは取り出されて、サムネールとして新収集物に追加されることになり、その収集物の件名はサムネール用タイトルとして用いられることになる。

これは新収集物であるので、1つ又は複数の新識別番号が要求され、収集物サーバから受信される。一実施例では、単一の収集物識別子しか新収集物には要求されるものでない。

マシン判読可能形式でＤＲＩを含むことが分かった各文書又はページは、そのＤＲＩによって指し示される収集物を表すイメージによってとって代わられる。

サムネールは、ページ若しくは文書やその他のメディア毎に作成される。サムネールは好ましくは、外観は同様であるが、記憶容量と画素数は小さい、ページの小さいバージョンである。記録済オーディオではサムネールは単に、オーディオの表現であり、オーディオを表す、波形か、標準アイコンでもよい。好適実施例ではオーディオは、形状がオーディオ・コンテンツに基づくものであり、長さがオーディオ・レコーディングの持続時間に相当する、波形を含む矩形として表示し得る。ビデオ・サムネールは、ビデオからの単一フレーム又は少数の代表的なフレームを単一の小イメージに合成させたものであってよい。当業者は、サムネールを作成してメディアを表す多くの種々の方法が存在することが分かるものである。各収集物カバーシートは収集物概要イメージによってとって代えられ、該収集物概要イメージは更に変えられてサムネールを構成している。

新収集物用のメディア及び文書の全ては更に収集物に追加されるが、これは収集物サーバにアップロードされ、新収集物のＤＲＩによって指し示されるディレクトリに入れられることを表す。ファイルをサーバにアップロードするプロトコルには、ＦＴＰ、ＳＣＰ、HTTP PUTを含む周知のものが多く存在する。好ましくは、MFPが各メディア・ファイルの位置とコンテンツを各メディア・ファイルがアップロードされている際に規定することを可能にするHTTP PUTプロトコルが用いられる。

新メディア・アイテムを表すサムネールは、収集物概要に配置される。サムネールは概要の中に適切な方法で配置され、必要な場合には概要サイズを拡充させる。

概要を表すSVGファイルの収集物サーバへの書き込みとアップロードとが行われ、サムネールの全てがアップロードされる。

サムネールを配置する一方法は、サムネールを、何れかの別のサムネールと重複することにならないように配置し得る場所を概要イメージ中で探す方法である。概要中の種々の位置にサムネールを移動させて、別のサムネールとの重複を探す網羅的なサーチは速度が低すぎるものである。別の手法は、単一点に配置させることに当該課題を変えるものである。これは、概要のサイズを、配置する対象サムネールの幅と高さだけ縮小させ、既存のサムネールを同じ寸法だけ拡大させるものである。新サムネールのオリジンは、既存のサムネールと重複することなく概要中の残りの空間の何れかの場所に配置させ得る。これは、概要の元の2次元空間における新サムネール位置を探す代わりに、サムネールのオリジンがサムネール全体の代わりにその中に配置されるその新たな「利用可能空間」領域が算定されるので「構成空間」手法として知られている。干渉チェックが行われる構成空間手法は、ロボティックス及び経路計画の分野において周知のものである。

概要に追加される対象のサムネールのサイズが判定される。サムネール・サイズは通常、画素単位で測定される。多くの場合、サムネールは、特定の標準サイズとして選択される。すなわち、サムネールは幅も高さも特定の最大サイズよりも大きいものでないように選択され、その特定の最大サイズは場合によっては、標準表示解像度の場合は150画素であるか、印刷サムネールの場合は2インチである。これは、一部のイメージが有するアスペクト比が非常に大きいか、非常に小さいものであり得るからである。サムネールを最大の幅及び高さよりも、最大の、面積すなわち平方画素又は平方インチに限定するほうが更に適切であり得る。

何らかの最大値よりも幅及び高さが少なくなるように制限する代わりに、イメージをスケーリングして特定合計画素数以下の画素を含むようにすることは、サムネールの全体の外観を改良させ、サムネール・サイズを選択する好適な方法である。しかしながら、サムネール・サイズを選択する何れかの方法を本発明に用い得る。

一実施例では、先行して概要に配置されたサムネール全ての単一のバウンディング・ボックスが算定され、新サムネールのオリジンがそのバウンディング・ボックスの外に配置される。単一のバウンディング・ボックスだけを算定する代わりに、サムネール毎の個々のバインディング・ボックスを算定し、拡張させて、新サムネールを概要中の何れかの利用可能な位置に配置させ得ることも考えられ、したがって分かるものである。このことは、経路計画アルゴリズムのベテランによってよく分かるものであり、マシンが障害物の間を移動することを、ロボットに障害物全ての周りを回ることを要求する代わりに可能にすることと類似することになる。

第２の新サムネールを更に概要に追加することを達成し得る。しかし、全てのサムネールを網羅するよう１つのバウンディング・ボックスを追加する代わりに、新たに追加されるサムネールを表す単一ボックスを単に追加することが好適な手法である。このようなボックスは、新たに追加されるサムネールのサイズとなるように算定され、更に、第１バウンディング・ボックスと同様に、追加される対象のサムネールの幅及び高さだけ上方向と左方向とに拡張される。

全ての新サムネールは、新概要記述ファイル及びメタデータ・ファイルとともに収集物サーバにアップロードされる。

概要の修正は、Microsoft (マイクロソフト)社のパワーポイント(PowerPoint)ソフトウェア若しくはAdobe(アドビ)社の（イラストレータ）Illustrator又は同様なツールにおいて利用可能なものなどのオブジェクト・ベースのドロー・ツールを用いて達成し得る。これらのツール及び手法は、当業者に周知のものである。

メタデータ・ファイル、SVG概要ファイル、及び収集物における何れかの変更を含む全ての修正情報は、収集物サーバに送出される。

ユーザは、メディアをMFPに持ち込み得るか、それをMFPに接続されるかネットワークに接続されるメディア記録デバイスなどを用いて作成する。

カバーシート上にマシン判読収集物識別子を有する効果は、マシン判読コードの位置決めと復号化とを行い得るMFP又は何れかのデバイスがどの収集物がカバーシートによって表されているかを判定し得ることである。ユーザは、どの収集物に新メディアが追加されることになるかを、収集物識別子又はDRIを入力することによって示し得るが、これはDRIが長い無作為文字列になりがちであるので困難な作業であり得る。DRIは、走査イメージから位置決めと復号化とを行い得るか、バーコード・フォーマットで符号化されている場合には、ハンドヘルド型バーコード・スキャナを用いて読み取り得る。多くの各種の、1次元バーコードと2次元バーコードを読み取るハンドヘルド型スキャナは、米国カリフォルニア州パロ・アルト(Palo Alto, California)のヒューレット・パッカード社(Hewlett-Packard Company)等の多くの企業から入手可能である。それらは、光学式文字認識技術を用いてテキスト形式で読み取り得るか、適切に符号化されている場合には磁気ストリップから復号化し得る。収集物のカバーシートが存在する場合には、カバーシートを、自動文書フィーダにおいてか、直接ガラス・プラーテン上で、走査可能なMFP上に配置させるようにする。あるいはバーコードは、ハンドヘルド型スキャナを用いて走査し得る。バーコードが、ディジタル・イメージにおいて、場合によってはディジタル・カメラを用いてキャプチャされている場合には、カメラはMFPに直結させ得るか、カメラからのメモリ・カードをカード・リーダに挿入し得る。MFPにマシン判読可能DRIを示す別の方法は多く存在するが、それらの方法及び手法は当業者が分かっているものであるので、本明細書及び特許請求の範囲では列挙するものでない。

一実施例ではマシン判読可能DRIは、収集物のカバーシートの一部として示される。一実施例ではDRIは、カバーシート上のPDF417フォーマットの2次元バーコードに含まれ、カバーシートはMFPの自動文書フィーダ（ADF）上に配置される。収集物に追加する対象の追加文書又はページは、カバーシートの後に配置される。追加ページは何れかの文書ページであり得るか、別のメッセージのカバーシートであり得る。

文書とメディアとの各々がマシン判読可能DRIについてサーチされる。バー・コード化DRIがハンドヘルド型スキャナを用いて走査される場合、DRIは、MFPのメモリに記憶して、新メディアをどの収集物に追加するかを判定する時点でアクセスすることができるようにすることが可能である。ADF又はプラーテンを用いてカバーシートが走査され、読み込まれた場合又はDRIがディジタル・カメラからのイメージに含まれている場合には、DRIは走査されたかキャプチャされたイメージから読み取ることを必要とすることになる。DRIのソースはそれらの何れでもよく、通常は、カバーシートを手作業で走査することによってメモリにDRIが何ら存在しない場合には、第１走査シート又は第１イメージがDRIを含むことになる。当業者は、DRIをMFPに備える方法は多く存在することを認識するものであり、網羅的に列挙しなくてよいものである。

文書ページを走査したものであるイメージを含むイメージ・メディア全体が、マシン判読コードについてサーチされる。通常、ページ又は文書を収集物に追加する場合、そのページのイメージが収集物記憶領域に追加され、サムネールが概要に追加される。そのページがマシン判読可能ＤＲＩをたまたま含んでいる場合には、ユーザ選好に基づいて、ページを収集物に追加するかわりに、ＤＲＩが表す収集物を収集物に追加し得る。ＤＲＩを含むページ又はイメージ毎に、「ページ追加」要求が「収集物追加」要求に変換され、当該ＤＲＩは当該収集物を表す。

サムネールが、新イメージ、新文書、新ページ及び新メディアの全てについて作成される。別の収集物を表すページについては、サムネールはページの代わりに収集物について作成される。これらの収集物メディアは全て、収集物サーバにアップロードされる。

重要なことは既存の収集物が、収集物の現行状態又はバージョンを後に利用可能にする方法で変更されることである。新メディアは、既存収集物と同じ記憶領域に配置されないこととする。

通常、収集物における新メディア及び新サムネールは、収集物サーバ上のステージング領域にアップロードされる。ステージング領域は収集物識別子と関連付けられるが、恒久的な最終パス名を有するものでない。情報の全てのアップロードが完了するとすぐに、収集物サーバは収集物を、恒久的な最終パス名を伴う最終ディレクトリ又は記憶領域に移動させる。恒久的な最終パス名は通常、最も近い時点でアップロードされた収集物の後の次の整数である、新メディアを表すサムネールは収集物概要に追加される。

サムネール、メタデータ、及び概要ＳＶＧファイルは、収集物サーバにおけるステージング領域にアップロードされる。変更及び修正は全て、収集物サーバに最終的にアップロードされ、その時点で、サーバは収集物をステージング領域から出し、バージョン番号を割り当てると、最終ディレクトリに入れるうえでの所要事項を全て満たしている。

収集物サーバは、収集物識別子の収集物ディレクトリに対するマッピングを保管し得る。

例示的アプリケーション
一実施例では、シート又はシート群の各々は、患者に関する情報（例えば、医療ファイル）を表す。この情報は、患者識別子を介してアクセス可能な、データベースやその他のフォーマットに記憶された、患者に関する何れかの情報を含み得る。そのような場合には、シートの書き換え又はマーキングを行って患者の情報（例えば、医療ファイル）を更新し得る。すなわち、シートによって表されるメディア・オブジェクトの収集物は、1つ又は複数の別のメディア・オブジェクトを追加して患者用医療ファイルの更新バージョンに相当する新患者オブジェクト群を作成するよう更新される、患者に関する患者オブジェクトを備える。

一実施例では、患者情報を表すシートの一部分のみを書き換え得る。これによって、患者用医療ファイルのコンテンツが、患者の情報と医療履歴との継続記録を含むことが可能になる。そのような場合にはシートは、別のマテリアルをシートに追加する目的でのみ書き込まれる。したがって、シート上に既に存在する1つ又は複数のメディア・オブジェクトの収集物を表すグラフィックは、シートが書き換えられた後も変わらない状態となり、シートに追加される何れかの新グラフィックはシート上に書き込まれてシート上に既にある何れかのグラフィックを不明瞭にしないようにする。

一実施例では、図4A及び図４Bに表すような、別のシステムにおけるMFPは、データベース又は医療記録システムへの接続を含み得る。一実施例は、データベースにおける情報を更新することに関するものであり、収集物の識別子又はコンテンツはデータベースにおける索引エントリーに相当するキーを含む。アイテムが収集物に追加される場合、収集物マネージャはそのようなキーを用いてアイテムをデータベースに追加し得る。一実施例では収集物マネージャは、データベースに更新収集物が存在することを通知し、記録する。データベースとの通信を行う手法は、特定の収集物マネージャについて固定化されるか、例えば、データベースの位置などの特定の情報を収集物に埋め込み得る。

なお、システムによって用いられてシート上に存在するメディア・オブジェクトの収集物を識別する識別子は、新たに書き換えられた形式でのシートが書き換えられる前のシート上に存在した識別子によって識別されたものとは別の収集物に相当することを反映するよう変更し得る。あるいは、当該識別子はそのままの状態となる。

図5は、医療ファイルを更新する処理の一実施例の一実施例の流れ図である。処理は、ハードウェア（例えば、回路、専用ロジックなど）、（汎用コンピュータ・システム又は専用マシンで実行するものなどの）ソフトウェア、又はそれらの組み合わせを備え得る処理ロジックによって行われる。図5を参照すれば、処理は、患者に関する医療ファイルをアクセスすることによって開始する（処理ブロック501）。一実施例では、処理ロジックは、このアクセスを、メディア・オブジェクトを表す識別子とグラフィックとを有するシートを用いてメディア・オブジェクトの収集物をアクセスすることによって行う。次に、処理ロジックは医療ファイルを、メディア・オブジェクトの元の収集物から別のメディア・オブジェクト収集物を作成することによって更新する（処理ブロック502）。更新医療ファイルが作成されると処理ロジックは、新メディア・オブジェクト収集物を表す新識別子を含め、新メディア・オブジェクト収集物を表す新グラフィックを有するよう元のシートを、医療ファイルのハードコピー・バージョンを作成するために書き換える（処理ブロック503）。別の実施例では、新シート又は、元のシートの消去バージョンは、更新情報を含めるよう全面的に書き換え得る。これは医療ファイルの別のハード・コピー・バージョンが所望される場合に有用であり得るものであり、したがって、シートの記憶バージョンのプリントアウトを行うことによって取得し得る。

図7は、患者のファイル全体を要約した、医局によって用いられる例示的な、医師のカバーシートすなわち「フェース・シート」である。当該情報のうち、一部（例えば、最新問診様式）は、自動的に更新され、一部（例えば、「問題」のリストにある書き込み）は手作業で更新される。この場合には、情報は患者ファイルに、まずカバーシート識別子を走査し、次に別の情報を走査することによって追加し得る。カバーシートの現在の状態が分かるので、マーキング・エンジンは、その上に別の情報をマーキングし得るそのカバーシート上の領域を識別することができる。図8は、患者問診からの情報によって更新された後の図7のフェース・シートの例である。

一実施例では、医療ファイルの部分は消去可能でない、これは、例えば、医師署名欄を含み得る。同様に、書き換え不能な医療ファイル・カバーシートの部分が存在し得る。これは、特定の目的（例えば、署名）用に指定された、当該フォームの部分を含み得る。

永続的に書き換え不能なシート
一実施例では、書き換え可能シートを永続にする（永続的に書き換え不能にする）手法が存在し得る。これによって、永続記録を作成することが容易になる。一実施例では、スキャナによって検出可能な書き込み可能マーク又はフラッグを用いて、ページが修正されることを妨げる（例えば、消去装置がページを消去することを妨げ、プリンタがページ上に書き込むことを妨げる）ようにしている。一実施例では、シートが読み取り専用である旨を示す「消去不可」又は「読み取り専用」のマークがシートに付け加えられる。一実施例では、デバイスがこのマークを付け加え、同じデバイスやその他のデバイスがこれを消去する。一実施例では上記処理装置は、走査イメージを「読み取り専用」マークについてチェックする。別の実施例では処理装置は、文書の識別子と関連した「読み取り専用」マークについて記憶情報をチェックする。更に別の実施例では、処理装置は上記の両方の方法を行い得る。

一実施例では、マークは消去可能である。スキャナ及びプリンタを紙のパスに有する場合、マークは、スキャナによって見た場合には、プリンタによって消去されるものでない。一実施例では、シートの所定の部分が表示子を有する（例えば、右上の隅などの隅が、暗くなっているか、特定の形状又はパターンを有する）場合には、スキャナは、プリンタがシート上で消去し、印刷することを妨げる（なお、右上部分は、紙をひっくり返した場合には、左下部分となり得る。したがって、各隅部分が確認される場合には、そのように両方の場所が確認される。）。あるいは、シートの各隅部分を用いて、シートが消去可能でない旨を示すマークを位置決めしてもよい。スキャナ/プリンタは、操作者がシートを挿入して形状又はパターンを消去するスロットと、形状又はパターンがシートに付け加えられる別のスロットを有し得る（これは、電子ステープラが動作するのと同様に動作し得る）。

なお、この手法は、特定の種類のフィーダを用いてページをバルク消去装置に取り込まない限り、バルク消去を行う（ページのスタック全てを一度に加熱させる）場合にはうまく機能するものでない。

別の実施例では、シートは：1)シートのコピーを普通紙に含めること；又は2)（例えば、特定の温度又は化学薬品などの特定の別の処理を施すことによって）それが消去されることを妨げるその書き換え可能シートにおける物理的変化又は材質上の変化を発生させること；によって、永続なものにすることができる。

一実施例では、常に書き換えられる1つ又は複数の文書部分が存在し得る。これは、例えば、シートが、自動的に日付表示されて、更新される都度、「本文書は（日付）に更新されています。」旨を示し、日付情報が自動的に挿入される句によってマーキングされる工程を含み得る。一実施例では、マシン判読可能データ（例えば、バー・コード）が、文書上に存在し、最新情報がその場所に印刷される対象である旨を示す。例えば、バー・コードやその他のマシン判読可能なコードを、例えば、最新データ、作成者などの特定の情報によって常に更新されるテキスト・ブロックの始点と終点とで用い得る。

一実施例では、スキャナがシート上の特定の位置を走査し、消去装置がその位置を消去し、更にマーキング・ユニットがその位置を更新情報によってマーキングする。更新情報は、走査情報（例えば、バージョン番号）によって変わってくることがある。あるいは、更新情報は、走査情報（例えば、タイムスタンプ）と無関係であり得る。なお、そのような場合には、情報を更新するための情報の走査は必要でないことがある。この情報は、マシン判読可能であるもの及び/又は人間によって判読可能であるものである。

例示的コンピュータ・システム
図9は、本明細書及び特許請求の範囲記載の1つ又は複数の動作を行い得る例示的なコンピュータ・システムの構成図である。図9を参照すれば、コンピュータ・システム900は、例示的なクライアント又はサーバのコンピュータ・システムを備え得る。コンピュータ・システム900は、情報を通信する通信機構又はバス911と、バス911と結合されて情報を処理するプロセッサ912を備える。プロセッサ912は、例えば、ペンティウム（Pentium（商標））、パワー（Power）PC（商標）、アルファ（Alpha）（商標）などのマイクロプロセッサを含むが、これらに限定されるものでないマイクロプロセッサを含む。

システム900は更に、バス911に結合されてプロセッサ912によって実行される対象の情報と命令とを記憶するランダム・アクセス・メモリ(RAM)
やその他の（主メモリとして表す）動的記憶デバイス904を更に備える。主メモリ904は、プロセッサ912による命令の実行中に一時変数やその他の中間情報を記憶するのにも用い得る。

コンピュータ・システム900は、バス911に結合されてプロセッサ912用の静的情報と命令とを記憶する、読み取り専用メモリ(ROM)及び/又は別の静的記憶デバイス906と、磁気ディスク又は光ディスク及びその相当ディスク・ドライブなどのデータ記憶デバイス907も備える。データ記憶デバイス907は、バス911に結合されて情報と命令とを記憶する。

コンピュータ・システム900は、バス911に結合されて、コンピュータ・ユーザに向けて情報を表示する、陰極線管（CRT）又は液晶ディスプレイ（LCD）などのディスプレイ・デバイス921にも結合し得る。英数字キー及び別のキーを含む英数字入力デバイス922もバス911に結合されて情報とコマンドの選択をプロセッサ912に通信し得る。別のユーザ入力デバイスとして、バス911に結合されて、プロセッサ912に方向の情報とコマンドの選択を通信し、ディスプレイ921上のカーソルの動きを制御する、マウス、トラックボール、トラックパッド、スタイラス又はカーソル方向キーなどのカーソル制御923がある。

バス911に結合され得る別のデバイスは、紙、フィルム又は同様の種類のメディアなどの媒体上に情報をマーキングするのに用い得るハード・コピー・デバイス924である。バス911に結合され得る別のデバイスは、電話器又はハンドヘルド型パーム・デバイスに通信する有線/無線通信機能部925である。

なお、システム900及び関連ハードウェアの構成部分の何れか又は全てを本発明に用い得る。しかし、別のコンピュータ・システム構成は、デバイスの一部又は全部を含み得る。

本発明の多くの改変及び修正が確かに、当業者に本明細書を検討した後に明らかになる一方、説明の目的で表し、説明した何れかの特定の実施例は、限定的なものと解釈されることを何ら意図していないものとする。したがって、種々の実施例の詳細への参照は、それ自体において本発明に本質的と思われる特徴のみを列挙する、その本特許請求の範囲記載の範囲を限定することを意図するものでないものとする。

シート上に存在する情報のコンテンツを修正する処理の一実施例の流れ図である。 新メディア・オブジェクト収集物を作成する処理の一実施例の流れ図である。 シートをマーキングする処理の一実施例の流れ図である。 システムのブロック図である。 通常のMFPの例を示す図である。 MFPを処理する種々のプログラム・モジュールを表す概略図である。 患者情報を更新する処理の一実施例の流れ図である。 書き換え可能な紙に関する情報の収集物を表す例示的カバーシートを示す図である。 患者ファイル全体を要約する、医局によって用いられる例示的な医師のカバーシートすなわち「フェース・シート」を表す図である。 図７のフェース・シートが患者問診からの情報によって更新された後の例を表す図である。 例示的コンピュータ・システムを表す構成図である。

符号の説明

401 スキャナ
402 消去装置
403 処理装置
404 マーキング・ユニット
405 紙ビン
406 ネットワーク・インタフェース
407 メモリ・カード
409 非書き換え可能な紙ビン
410 シート・フィーダ
411 シート・フィーダ
412 シート・フィーダ
100 マルチファンクション周辺装置
412 USB及び別の部分
414 メモリ・カード・リーダ
428 デバイス
416 記憶機構
418 メモリ
420 ネットワーク・インタフェース・カード
422 プロセッサ
426 カメラ、マイクロフォン、及び別のデバイス
442 スキャナ
444 プリンタ
446 紙サプライ
446 制御パネル
448 自動文書フィーダ
449 プラーテン
449 キーパッド
450 ネットワーク
451 表示灯
454 メディア・キャプチャ部
460 消去装置
476 ディスプレイ
418 メモリ
471 消去モジュール
470 走査モジュール
472 ネットワーク・モジュール
474 印刷モジュール
476 記憶モジュール
478 ファックス・モジュール
480 収集物管理モジュール
482 制御パネル・モジュール
484 ユーザ・インタフェース・モジュール
486 表示作成モジュール
488 概要作成モジュール
490 サムネール作成モジュール
492 メモリ・カード・リーダ・モジュール
494 イメージ変換モジュール
496 メディア・キャプチャ・モジュール
497 ＵＳＢと別のポートとの通信モジュール
498 マシン判読可能コード作成モジュール
499 マシン判読可能コードのロケータとリーダとのモジュール
501 処理ブロック
502 処理ブロック
503 処理ブロック
900 コンピュータ・システム
904 主メモリ
906 スタティック・メモリ
907 大容量記憶メモリ
911 バス
912 プロセッサ
921 ディスプレイ
922 キーボード
923 カーソル制御デバイス
924 ハード・コピー・デバイス
925 無線/電話インタフェース

Claims (1)

1. 文書管理方法であって：
   第１メディア・オブジェクト収集物を該メディア・オブジェクトを表す第１グラフィカル・コンテンツを有する第１シートを用いて表す工程と、
   第２メディア・オブジェクト収集物を該第１メディア・オブジェクト収集物から作成する工程と、
   該第２メディア・オブジェクト収集物を表す第２グラフィカル・コンテンツを含めるよう該第１シートを再マーキングする工程を備えることを特徴とする文書管理方法。

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