JP2005293015A - 文書管理サーバ、文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラム及びこの文書管理プログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 １つの文書を複数人で分担して作成する場合に、管理者を置くことなしに、文書ファイル作成の進捗度に応じて、無駄なく効率的に印刷を行うことを可能とする。
【解決手段】 文書管理手段Ａ、及び文書ファイルＢとそれにリンクする入力者リストＣをデータ記憶部１１に格納した文書管理サーバ１と、パソコン２と、プリンタ３とが通信回線４により接続されたシステムであって、入力者リストＢは、「試し印刷」の条件指定、「正式印刷」の上限印刷部数の指定が可能に設けられており、文書管理手段Ａは、入力者リストＢの記録内容により入力者が一人でも入力未完了の場合には、「試し印刷」の条件をプリンタドライバに設定する一方、入力者リストＢの記録内容により入力者が全員入力完了の場合には、プリンタドライバで設定し印刷された「正式印刷」部数を入力者リストＣに記録し、かつ、累計が「正式印刷」の上限印刷部数を超える印刷を禁止する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、端末装置と通信回線を介して接続可能な文書管理サーバに係り、より詳細には、この文書管理サーバと１台以上の端末装置と１台以上の出力装置とが通信回線で接続された文書管理システム、文書ファイルとこの文書ファイルの入力者別の入力状況を記録する入力者リストとを用いて文書を管理する文書管理方法、及びこの文書管理方法の各ステップを実行する文書管理プログラム並びにこのプログラムを記録した記録媒体に関する。

１つの文書を複数人で分担して作成することは一般によく行われるが、近時、作成された複数の原稿を統一したページ付け等により１つの文書に集約する作業を、ネットワーク環境で自動的に行うものが提案されている（例えば、特許文献１、特許文献２等参照）。

特許文献１には、１つ以上のクライアントマシンから送信される複数の原稿データを、予め登録された所定の集約定義情報(構成定義情報)に基づいて、１つの印刷ジョブに集約する印刷制御装置が記載されている。

また、特許文献２には、文書全体を統括する管理者によって各原稿及び全体の仕上がりをチェックし、各原稿作成担当者への修正要求を行うことにより、集約された画像を印刷前に確認でき、各原稿担当者への修正要求を効率的に行う編集装置及び印刷装置が記載されている。
特許第３０９７５６２号公報 特開２００２−３６６５４２号公報

しかし、上記特許文献１の装置では、すべての原稿が揃った時点で印刷が行われ、途中段階では印刷できないことから、途中段階での印刷イメージを確認することができないといった問題があった。

また、上記特許文献２の装置では、文書全体を統括する管理者を置く必要があるといった問題があった。また、一般に、各担当者がそれぞれ文書作成の進捗度を把握せず、担当者全員が文書作成を完了していない時点で文書を印刷するような場合、最終的に完成した文書データが得られるまでの間、未完成の文書データが印刷されてしまう等、無駄な印刷が生じるといった問題もあった。

本発明は係る問題点を解決すべく創案されたもので、その目的は、１つの文書を複数人で分担して作成する場合に、管理者を置くことなしに、文書ファイル作成の進捗度に応じて、無駄なく効率的に印刷を行うことのできる文書管理サーバ、文書管理システム、文書管理方法、文書管理プログラム及びこの文書管理プログラムを記録した記録媒体を提供することにある。

本発明の文書管理サーバは、端末装置と通信回線を介して接続可能な文書管理サーバであって、文書ファイルと、文書ファイルの入力者別の入力状況を記録する入力者リストと、これら文書ファイルと入力者リストを管理する管理手段と、前記端末装置との通信手段とを備えており、前記管理手段は、前記端末装置からの文書ファイル及び／または入力者リストの操作要求に基づき、この操作要求に対応した文書ファイル及び／または入力者リストの処理を実施し、前記端末装置からの出力要求に基づき、この出力要求に対応した文書ファイルの前記端末装置への出力を実施するとともに、前記入力者リストの記録状況に応じて出力条件を制限することを特徴としている。

このような特徴を有する本発明によれば、管理手段は、入力者リストの記録状況である文書作成状況に応じて出力条件を制限することができる。例えば、出力が印刷出力である場合には、対応するプリンタドライバの設定（印刷部数や印刷出力形式等）を制限することができる。これにより、無駄な印刷を発生させないようにすることができる。

また、本発明の文書管理システムは、文書管理サーバと１台以上の端末装置と１台以上の出力装置とが通信回線で接続された文書管理システムにおいて、前記文書管理サーバは、文書ファイルと、文書ファイルの入力者別の入力状況を記録する入力者リストと、これら文書ファイルと入力者リストを管理する管理手段と、ウェブサーバ手段とを備え、前記端末装置は、ウェブブラウザ手段と、出力装置ドライバ手段とを備え、前記文書管理サーバの管理手段は、前記端末装置からの文書ファイル及び／または入力者リストの操作要求に基づき、この操作要求に対応した文書ファイル及び／または入力者リストの処理を実施し、前記端末装置からの出力要求に基づき、この出力要求に対応した文書ファイルの前記端末装置への出力を実施するとともに、前記入力者リストの記録状況に応じて前記出力装置ドライバ手段の出力設定を制限することを特徴としている。この場合、前記出力装置をプリンタとし、前記出力装置ドライバ手段をプリンタドライバとすることができる。

このような特徴を有する本発明によれば、管理手段や文書ファイル及び入力者リストを全て文書管理サーバ側に備えているので、これに接続される端末装置は市販の端末装置（パソコン等）を使用することができるため、汎用性に優れた文書管理システムを構築することができる。また、管理手段は、入力者リストの記録状況である文書作成状況に応じて出力条件を制限することができる。例えば、出力が印刷出力である場合には、対応するプリンタドライバの設定（印刷部数や印刷出力形式等）を制限することができる。これにより、無駄な印刷を発生させないようにすることができる。

また、本発明の文書管理システムは、文書管理サーバと１台以上の端末装置と１台以上の出力装置とが通信回線で接続された文書管理システムにおいて、前記文書管理サーバは、文書ファイルと、文書ファイルの入力者別の入力状況を記録する入力者リストとを備え、前記端末装置は、前記文書管理サーバに格納されている文書ファイルと入力者リストを管理する管理手段と、出力装置ドライバ手段とを備え、前記管理手段は、文書ファイル及び／または入力者リストの操作要求に基づき、前記通信回線を介して前記文書管理サーバに格納されている文書ファイル及び／または入力者リストの前記操作要求に対応した処理を実施し、前記端末装置からの出力要求に基づき、前記通信回線を介して前記文書管理サーバから出力要求に対応した文書ファイルを取得して前記出力装置に出力する処理を実施するとともに、前記入力者リストの記録状況に応じて前記出力装置ドライバ手段の出力設定を制限することを特徴としている。この場合、前記出力装置をプリンタとし、前記出力装置ドライバ手段をプリンタドライバとすることができる。

このような特徴を有する本発明によれば、管理手段を各端末装置に備え、文書管理サーバには文書ファイルと入力者リストのみを備えているので、文書管理サーバの負荷を軽減することができる。また、管理手段は、入力者リストの記録状況である文書作成状況に応じて出力条件を制限することができる。例えば、出力が印刷出力である場合には、対応するプリンタドライバの設定（印刷部数や印刷出力形式等）を制限することができる。これにより、無駄な印刷を発生させないようにすることができる。

また、本発明の文書管理システムによれば、前記入力者リストを、「試し印刷」の条件指定が可能な構成とし、前記管理手段は、前記入力者リストの記録内容により入力者が一人でも入力未完了の場合には、前記「試し印刷」の条件を前記プリンタドライバに設定するように構成してもよい。このような構成とすると、全体の文書が完成するまでは、試し印刷しかできないので、トナーや用紙を節約することができる。これにより、文書が完成するまでは、間違って正式印刷をしてしまうといった無駄を防ぐことができる。ここで、前記「試し印刷」の条件は、具体的には、「ドラフト」のウォータマークを付加する、部数を１部に限定する、１枚の用紙に複数ページを印刷するＮ−Ｕｐを指定する、両面印刷を指定する、の少なくともいずれかを選択可能に構成する。このように試し印刷の条件を制限することで、全体の文書が完成するまでは「試し印刷」であることを明確にし、用紙を節約することができる。

また、本発明の文書管理システムによれば、前記入力者リストを、「正式印刷」の上限印刷部数が指定可能な構成とし、前記管理手段は、前記入力者リストの記録内容により入力者が全員入力完了の場合には、前記プリンタドライバで設定し印刷された「正式印刷」部数を入力者リストに記録し、かつ、累計が「正式印刷」の上限印刷部数を超える印刷を禁止するように構成してもよい。このように「正式印刷」の上限部数を指定しておくことで、無駄に多くの部数の「正式印刷」を行うことを抑制することができる。

また、本発明の文書管理システムによれば、前記文書管理サーバに通知手段を備え、前記入力者リストを、入力者と対応する端末装置情報が記録可能な構成とし、前記管理手段は、前記入力者リストの記録状況に応じた内容の通知を入力者と対応する端末装置に対して前記通知手段に行わせるように構成してもよい。このように入力者リストの記録状況に応じた内容の通知を入力者と対応する端末装置に対して通知することで、各入力者が他の入力者の入力状況に応じて適切に対処することができる。

また、本発明の文書管理システムによれば、前記入力者リストを、「正式印刷」部数を入力者別に記録可能な構成とし、前記管理手段は、前記入力者リストの記録内容が最終入力完了者でかつ１部でも「正式印刷」部数が記録されている場合には、前記通知手段により「正式印刷」部数が記録されている入力者の端末に無効である旨を通知させ、かつ、「正式印刷」部数の記録をクリアするように構成してもよい。このように入力者リストの記録内容が最終入力完了者である場合に、その時点ですでに１部でも「正式印刷」部数が記録されている場合には、通知手段により「正式印刷」部数が記録されている入力者の端末装置にその正式印刷が無効である旨を通知する。これにより、正式印刷後に再編集が行われた場合には、再編集前に正式印刷を行った入力者に対してその正式印刷が無効である旨を知らせることができ、正式印刷の最新性を常に確保することが可能となる。

また、本発明の文書管理システムによれば、前記入力者リストを、「正式印刷」部数を入力者別に記録可能な構成とし、前記管理手段は、前記入力者リストの記録内容が、入力者全員が入力完了でかつ「正式印刷」部数の累計が「正式印刷」の上限印刷部数に達した場合には、前記通知手段により「正式印刷」部数が零の入力者の端末装置に入力者別の「正式印刷」部数を通知するように構成してもよい。このような構成とすることにより、正式印刷の無駄を省くことができるとともに、「正式印刷」を行わなかった人は、誰から印刷結果を入手すればよいかを知ることができる。

また、本発明の文書管理システムによれば、前記入力者リストを、文書の作成期限を設定可能な構成とし、前記管理手段は、前記作成期限が経過したときには、作成文書を入力者が全員入力完了したものとして扱うように構成してもよい。このような扱いとすることで、複数の入力者で分担して一つの文書を作成している場合に、入力者の一人が出張する等して文書がいつまでも完成しないといった場合でも、その文書の期限管理を行うことができる。

この場合、前記文書管理サーバは通知手段を備えており、前記管理手段は、前記作成期限の一定期間前（例えば、２日前等）に入力者全員が入力を完了していない場合には、文書が完了していない旨の警告を入力者全員の端末装置または未入力者の端末装置に通知するように構成してもよい。このような警告を発することで、文書入力作業未完了の入力者に対して作成期限が近づいていることを知らせることができる。

また、本発明の文書管理方法は、文書ファイルとこの文書ファイルの入力者別の入力状況を記録する入力者リストとを用いて文書を管理する方法であって、前記文書ファイルと前記入力者リストとを対応付けるステップと、ユーザによる文書ファイルおよび／または入力者リストの操作要求指示に基づいて前記文書ファイルおよび／または前記入力者リストを操作するステップと、ユーザによる文書ファイルの出力要求指示に基づき、前記入力者リストの記録状況に応じて出力条件を制限するステップと、を含むことを特徴としている。

このような特徴を有する本発明によれば、入力者リストの記録状況である文書作成状況に応じて出力条件を制限することができる。例えば、出力が印刷出力である場合には、対応するプリンタドライバの設定（印刷部数や印刷出力形式等）を制限することができる。これにより、無駄な印刷を発生させないようにすることができる。

また、本発明の文書管理方法によれば、前記入力者リストは「試し印刷」の条件指定が可能に設けられており、前記入力者リストの記録内容により入力者が一人でも入力未完了の場合には、前記「試し印刷」の条件を出力条件として設定するステップをさらに含む構成としてもよい。このような構成とすると、全体の文書が完成するまでは、試し印刷しかできないので、トナーや用紙を節約することができる。これにより、文書が完成するまでは、間違って正式印刷をしてしまうといった無駄を防ぐことができる。

また、本発明の文書管理方法によれば、前記入力者リストは「正式印刷」の上限印刷部数が指定可能に設けられており、前記入力者リストの記録内容により入力者が全員入力完了の場合には、印刷された「正式印刷」部数を入力者リストに記録するステップと、累計が「正式印刷」の上限印刷部数を超える場合には印刷を禁止するステップと、をさらに含む構成としてもよい。このように「正式印刷」の上限部数を指定しておくことで、無駄に多くの部数の「正式印刷」を行うことを抑制することができる。

また、本発明の文書管理方法によれば、前記入力者リストは入力者と対応する端末装置情報が記録可能に設けられており、前記入力者リストの記録状況に応じた内容の通知を入力者と対応する端末装置に対して行わせるステップをさらに含む構成としてもよい。このように入力者リストの記録状況に応じた内容の通知を入力者と対応する端末装置に対して通知することで、各入力者が他の入力者の入力状況に応じて適切に対処することができる。

また、本発明の文書管理方法によれば、前記入力者リストは「正式印刷」部数を入力者別に記録可能に設けられており、前記入力者リストの記録内容が最終入力完了者でかつ１部でも「正式印刷」部数が記録されている場合には、「正式印刷」部数が記録されている入力者の端末に無効である旨を通知させるとともに、「正式印刷」部数の記録をクリアするステップをさらに含む構成としてもよい。このように入力者リストの記録内容が最終入力完了者である場合に、その時点ですでに１部でも「正式印刷」部数が記録されている場合には、「正式印刷」部数が記録されている入力者の端末にその正式印刷が無効である旨を通知する。これにより、正式印刷後に再編集が行われた場合には、再編集前に正式印刷を行った入力者にその正式印刷が無効である旨を知らせることができ、正式印刷の最新性を常に確保することが可能となる。

また、本発明の文書管理方法によれば、前記入力者リストは「正式印刷」部数を入力者別に記録可能に設けられており、前記入力者リストの記録内容が、入力者が全員入力完了でかつ「正式印刷」部数の累計が「正式印刷」の上限印刷部数に達した場合には、「正式印刷」部数が零の入力者の端末に入力者別の「正式印刷」部数を通知させるステップをさらに含む構成としてもよい。このような構成とすることにより、正式印刷の無駄を省くことができるとともち、「正式印刷」を行わなかった人は、誰から印刷結果を入手すればよいかを知ることができる。

なお、本発明によれば、上記構成の文書管理方法の各ステップをコンピュータに実行させるための文書管理プログラムとして提供することができる。さらに、この文書管理プログラムは、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して提供することができる。

本発明によれば、入力者リストの記録状況である文書作成状況に応じて出力条件を制限することができる。例えば、出力が印刷出力である場合には、対応するプリンタドライバの設定（印刷部数や印刷出力形式等）を制限することができるので、無駄な印刷を発生させないようにすることができる。さらに、１つの文書を複数人で分担して作成する場合に、管理者を置くことなしに、文書ファイル作成の進捗度に応じて、無駄なく効率的に印刷を行うことができる。

以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して説明する。なお、以下で説明する実施の形態は、本発明を具体化した一例であって、本発明の技術的範囲を限定するものではない。

図１は、本発明の実施の形態に係る文書管理手段Ａ、及び文書ファイルＢとそれにリンクする入力者リストＣを主な構成要素とする文書管理システムの構成図、図２及び図３は、本発明の実施の形態に係る入力者リストＣを例示する構成図、図４は、本発明の実施の形態に係る入力者リストへの登録状況(文書作成の進捗度)に応じた印刷例を示す構成図、図５は、本発明の実施の形態に係る文書管理システムの全体的な処理の流れを示すフローチャート、図６は、本発明の実施の形態に係る文書管理システムのチェックイン(最終保存)処理手順を示すフローチャート、図７は、本発明の実施の形態に係る文書管理システムの印刷処理手順を示すフローチャート、図８は、本発明の実施の形態に係る文書管理システムの文書作成期限処理手順を示すフローチャートである。

−文書管理システムの全体構成の説明−
図１を用いてサーバ用ソフトウェア内の文書管理手段Ａ、及び文書ファイルＢとそれにリンクする入力者リストＣを主な構成要素とする文書管理システムについて説明する。

全体構成は、文書管理サーバ（以下、単に「サーバ」という）１と、１台以上のパソコン２と、１台以上のプリンタ３とが通信回線４により接続されて構成されている。パソコン２は、文書作成担当者によって利用される。また、文書管理手段Ａは、サーバ用ソフトウェアとして独立したものであってもよい。

＜サーバ１の説明＞
サーバ１は、パソコン２及びプリンタ３と通信制御を行う通信制御部１０と、ＣＲＴディスプレイ、キーボード、マウス等から構成される操作表示部１３と、ハードディスク等のデータ記憶部１１と、ＭＰＵ、主メモリ、及びその周辺機器から構成される制御部１２とから構成されている。さらに、データ記憶部１１には文書ファイルＢと、それにリンクする入力者リストＣとが格納されている。ただし、文書ファイルＢが内部に入力者リストＣを持っていてもよい。

サーバ１は、いわゆるウェブサーバの機能を有する装置であり、パソコン２から送信されるＵＲＬに対応するＨＴＭＬデータや画像データ等をデータ記憶部１１からパソコン２に対して送信する他、パソコン２からデータ記憶部１１へのデータのアップロード要求やデータ記憶部１１内のデータの変更要求等に応じ、予め登録されたＣＧＩ等のプログラムに従ってこれらの処理を実行する。当ウェブサーバの機能は、通知手段の一部でもある。また、サーバ１は、いわゆる電子メールサーバの機能を有する装置であり、パソコン２との電子メールの送受信を行う一般的な通信手段となる。サーバ１の詳しい構成については周知のものであるのでここでは詳細な説明を省略する。また、サーバ用ソフトウェアの文書管理手段Ａが、文書ファイルＢと入力者リストＣの関連付けや連動を制御する。

＜パソコン２の説明＞
パソコン２は、サーバ１及びプリンタ３と通信制御を行う通信制御部２０と、ＣＲＴディスプレイ、キーボード、マウス等から構成される操作表示部２１と、ハードディスク等のデータ記憶部２２と、ＭＰＵ、主メモリ、及びその周辺機器から構成される制御部２３とから構成されている。データ記憶部２２には、プリンタ３への印刷データの送信を制御するプログラムであるプリンタドライバ、及びワープロ、表計算等その他アプリケーションソフトがインストールされており、必要に応じて制御部２３の図示しない主メモリに展開されて実行される。パソコン２の詳しい構成については周知のものであるのでここでは詳細な説明を省略する。なお、プリンタドライバは、アプリケーションソフトからの印刷命令に従い、指定された文書データから印刷データを生成し、プリンタ３へ送信する機能を有する。

＜プリンタ３の説明＞
プリンタ３は、通信制御部３０、データ記憶部３１、液晶タッチパネル等の操作表示部３２、プリンタコントローラ３３、画像形成部３４から構成されている。これらは専用バス３５により、互いに通信可能に接続されている。

信制御部３０は、パソコン２との通信制御を行うものであり、パソコン２とプリンタコントローラ３３との間のデータの授受を制御する。データ記憶部３１は、ハードディスク等の記憶装置であり、プリンタコントローラ３３等により扱われる各種データが格納される。操作表示部３２は、液晶タッチパネル等の入出力装置である。プリンタコントローラ３３は、パソコン２から送信される印刷データに従って、画像形成部３４を構成する各アクチュエータに対して制御信号を出力する。これらの処理は、プリンタコントローラ３３を構成する図示しないＭＰＵ及びその周辺機器により、予め登録された所定のプログラムに従って実行される。画像形成部３４は、画像形成のための各種アクチュエータから構成され、プリンタコントローラ３３からの制御信号に従って紙等に画像を形成するものである。

−文書管理システムの処理手順の説明−
次に、上記構成の文書管理システムの処理手順について、図５ないし図８に示すフローチャート、及び図２ないし図４に示す説明図を適宜参照して説明する。ここでは、１つの文書を複数人で分担して作成し、作成途中の文書の試し印刷や最終的な文書の正式印刷を行う場合について説明する。

まず、図５に示すフローチャートに従って、本実施の形態の文書管理システムの全体的な処理の流れを説明し、その後で、図６ないし図８に示すフローチャートを参照して作成文書の最終保存処理、印刷処理及び作成期限処理についての説明を行う。

＜全体的な処理の流れの説明＞
本実施の形態の文書管理システムでは、入力者による操作指示に従って、入力編集、完了、印刷、初期化のそれぞれの処理を実行する。

すなわち、文書の入力者がパソコン２からウェブブラウザを介して文書管理手段Ａにアクセスし、そのアクセス画面から各種の処理を指示することになる（ステップＳ１１）。

ここで、その指示が入力編集であれば、対象となっている文書ファイルに何らかの操作を行うために、ファイルのチェックアウトを行って対象の文書ファイルを開き（ステップＳ１２）、何らかの入力または編集操作を行う（ステップＳ１３，ステップＳ１４）。このような操作の中で、最終的に編集を終了し、編集終了操作を行うと（ステップＳ１３でＹＥＳと判断されると）、文書管理手段Ａは編集が最終的に完了したのか否かを確認し（ステップＳ１５）、入力者が入力完了操作（チェックイン）を行うと（ステップＳ１５でＹＥＳと判断されると）、後述する最終保存処理に移行する（ステップＳ１７）。一方、編集終了操作が一時的な終了操作であり、後で再度編集を行う場合（ステップＳ１５でＮＯと判断された場合）には、継続可能な状態で保存する（ステップＳ１６）。ここで、継続可能な状態とは、後述する図２に示す入力者リストＢの入力完了状況の項目欄に「Ｙ」を入力しない状態をいう。因みに、最終保存処理とは、図２に示す入力者リストＢの入力完了状況の項目欄に「Ｙ」を入力する処理をいう。

なお、入力者が一旦継続保存を行った後、最終的にそのままの状態で最終保存しても良いと判断した場合には、上記アクセス画面から完了処理だけを行えばよい。すなわち、入力者リストＢに完了したことを登録する。具体的には、図２に示す入力者リストＢの入力完了状況の項目欄に「Ｙ」を入力する（ステップＳ１８）。

一方、上記アクセス画面から印刷を指示した場合には、後述する印刷処理に移行する（ステップＳ１９）。

また、上記アクセス画面から初期化を指示した場合には、所望のフォーマットを決めた文書ファイルを、これから全員で作成する文書ファイルとして指定し（ステップＳ２０）、それに対応する形で入力者リストＣを作成し（ステップＳ２１）、その入力者リストＣに設けられている印刷条件や作成期限（これについても後述する）を設定する（ステップＳ２２）。

以上が文書管理システムの全体的な処理の流れである。

次に、図６ないし図８に示すフローチャートを参照して最終保存処理、印刷処理及び作成期限処理についての手順を説明する。

＜最終保存処理の説明＞
図６に示すフローチャートを参照してチェックイン（最終保存）処理の手順を説明する。

入力者は、ステップＳ１０１で、入力を終了してチェックインし、次のステップＳ１０２で、入力者リストＣへ入力完了を示す登録を行う。

ただし、サーバ１上のファイルへのアクセスはユーザごとにアクセス権限が与えられており、ログインにより行うため、チェックインされたことはサーバ１上の文書管理手段Ａによって判断できる。従って、サーバ１上の文書管理手段Ａによって、自動で連動して入力者リストＣへの登録を行うようにしてもよい。この場合、入力者リストＣの存在を意識することなく、作業ができる。ただし、この場合、チェックインが入力者間で入力編集作業完了を意味するものとする。チェックインが入力編集作業完了ではなく継続保存を意味するものである場合は、別途、最終チェックインを意味する機能を設ければよい。

図２及び図３は、入力者リストＢの一例を示す構成図である。

この入力者リストＢは、予め入力の必要な入力者の名前(ログインユーザー名であってもよい)が登録されたものであって、入力完了状況を登録していくものである。この入力者リストＢは、入力者、入力完了状況、正式印刷の各項目からなっており、さらに、「試し印刷」の条件と、「正式印刷」の上限部数と、作成期限とが設定できるようになっている。また、入力者リストＣには、入力者と対応する端末装置情報も記録可能とする。なお、後述する図７に示すフロー図には記載しないが、ステップＳ２０３の試し印刷の後に、入力者リストＣへの登録を行ってもよい。

ステップＳ１０３では、サーバ１上の文書管理手段Ａは、入力者リストＣを参照し、操作中の入力者が最終作業完了者か否かの判断を行う。具体的には、図３に示すように、入力者リストＢの入力完了状況の項目欄に全て「Ｙ」が入力された時点でその最後の入力者を最終作業完了者であると判断する。その結果、最終作業完了者である場合にはステップＳ１０４に進み、最終作業完了者でない場合には処理を終了する。

ステップＳ１０４では、最終作業完了者であると判断された場合に、その時点で既に１部でも正式印刷されているか否かを判断する。その結果、１部も正式印刷されていない場合（ステップＳ１０４の判断がＮＯの場合）には、正式印刷可能通知(すなわち、文書作成の完了の通知)を、最終入力者または入力者全員に通知する（ステップＳ１０５）。この場合、操作中（編集作業中）の入力者については、ウェブブラウザ内での通知となり、その他の入力者についてはメール送信等による通知となる。以降のステップでの通知方法も同様とする。

一方、ステップＳ１０３でサーバにチェックインした者が最終作業完了者であると判断し、ステップＳ１０４でその判断時点での正式印刷が１部でも行われていた場合には、ステップＳ１０６に進み、「正式印刷」部数が記録されている入力者のパソコン２に無効である旨を通知する。そして、次のステップＳ１０７において、「正式印刷」部数の記録をクリアする。これにより、正式印刷後に再編集が行われた場合には、再編集前に正式印刷を行った入力者にその正式印刷が無効である旨を知らせることができるので、正式印刷の最新性を常に確保することが可能となる。

＜印刷処理の説明＞
図７に示すフローチャートを参照して印刷処理の手順を説明する。

ステップＳ２０１では、印刷者が共有サーバ１上の所望の文書ファイルＢの印刷を試みる。

ステップＳ２０２では、サーバ１上の文書管理手段Ａが入力者リストＣを参照して、全員が入力し終わっているか否か（図２に示す入力完了状況の項目欄の全てに入力完了を示す「Ｙ」が入っているか否か）の判断を行い、文書作成の進捗度に応じて、図４に示すように印刷に制限を与える。

図４は、文書作成の進捗度に応じた印刷制限の一例を示している。

印刷制限としては、文書作成の進捗度に応じ、全員が完了していない場合と、全員が完了している場合とに区分され、全員が完了していない場合には、印刷の種類として「試し印刷」のみが許可され、全員が完了している場合には、印刷の種類として「正式印刷」が許可される。そして、「試し印刷」の場合の印刷制限の内容としては、図４に示すようにＡ〜Ｆの６種類の制限内容が用意されており、「正式印刷」の場合の印刷制限の内容としては、図４に示すようにＧ〜Ｉの３種類の制限内容が用意されている。

ここで、図２に示すような入力完了状況の場合、すなわち全員が入力完了していない場合（ステップＳ２０２でＮＯと判断された場合）には、ステップＳ２０３に進み、試し印刷のみを許可する。例えば、「ドラフト」のウォーターマークを自動付加して印刷する。または、部数を１部しか選択できないように制限する。または、１枚の用紙に複数ページを印刷するＮ−Ｕｐでしか印刷できないように制限する。または、両面印刷しかできないように制限する、等の印刷制限によって試し印刷を許可する。ここで、ウォーターマークとは、印刷ジョブの背景に一種の透かし文字を印刷する機能である。

本実施形態では、図２に示すように、「試し印刷」条件として「Ａ」が指定されているので、「ドラフト」のウォーターマークを自動付加して印刷されることになる。ただし、選択されたプリンタドライバのキャパビリティの情報を取得して、適切な条件を「試し印刷」の条件として採用するようプログラミングされていてもよい。

一方、ステップＳ２０２において、全員が入力完了していると判断した場合（ＹＥＳと判断した場合）、すなわち、図３に示すように入力者リストＣの入力完了状況の項目欄に全て「Ｙ」が入っている場合には、ステップＳ２０４に進み、上記の印刷制限なしで、通常の正式印刷を許可する。

本実施形態では、図２及び図３に示すように、入力者リストＣに「正式印刷」の上限印刷部数を指定可能に設けているので、「正式部数」部数の累計が予め指定された「正式印刷」の上限部数を超える印刷を禁止するようになっている。図２及び図３の場合、「正式印刷」の上限部数が「１０部」と指定されており、１０部を超える印刷は禁止される。ただし、登録入力者分の部数しか印刷できないように予めプログラミングされていてもよい。

ステップＳ２０４で正式印刷を行うと、次のステップＳ２０５で、正式印刷された部数をカウントし、次のステップＳ２０６に進む。

すなわち、サーバ１上の文書管理手段Ａは、「正式印刷」部数の累計が予め指定された「正式印刷」の上限印刷部数(登録されている入力者分の部数しか印刷できないようプログラミングされている場合は、登録入力者分の部数)に達しているか否かを判断し、達している場合（ＹＥＳと判断された場合）には、ステップＳ２０７に進み、単に、正式印刷の完了の通知を行うか、または、「正式印刷」部数が零の入力者（図３に示す例では、Ｎｏ１，４，５，６の入力者）のパソコン２に、入力者別の「正式印刷」部数を通知する。

＜文書の作成期限処理の説明＞
図８に示すフローチャートを参照して文書の作成期限処理を説明する。

図５に示す初期化処理において、入力者リストＣの作成期限の項目欄に作成期限として例えば２００４年３月３１日が設定されたとする。また、警告を発する一定期間として作成期限の２日前が予め設定されているものとする。

文書管理手段Ａは、この設定された作成期限と一定期間とに基づき、図示しないサーバ１内部の時計部を監視して、作成期限の期限管理を開始する（ステップＳ３０１）。すなわち、文書管理手段Ａは、設定された作成期限の２日前の日時（以下、「警告日時」という）と時計部による現在時刻とを常に比較する（ステップＳ３０２）。そして、現在時刻が警告日時を経過したとき、入力者リストＣの入力完了状況の項目欄の全てに「Ｙ」が入力されているか否かを確認する（ステップＳ３０３）。その結果、全てに「Ｙ」が入力されている場合（すなわち、全員が文書入力を完了している場合）には（ステップＳ３０３でＹＥＳと判断された場合には）、処理を終了する。一方、いずれか一つでも「Ｙ」が入力されていない場合（すなわち、何れかの入力者がまだ文書入力を完了していない場合）には（ステップＳ３０３でＮＯと判断された場合には）、文書の作成が完了していない旨の警告を入力者全員のパソコン２または未入力者のパソコン２に通知する（ステップＳ３０４）。

次に、文書管理手段Ａは、引き続いて、作成期限の日時と時計部による現在時刻とを常に比較する（ステップＳ３０５）。そして、現在時刻が作成期限の日時を経過したとき、全ての入力者が文書の入力を完了しているか否かに係わらず、入力者全員が分担している文書を入力完了したものとして確定する（ステップＳ３０６）。具体的には、その時点で作成されている文書を正式文書として確定し、その後の印刷処理では、印刷の種類を「正式印刷」として扱えるようにする。このような扱いとすることで、複数の入力者で分担して一つの文書を作成している場合に、入力者の一人が出張する等して文書がいつまでも完成しないといった場合でも、その文書の期限管理を行うことができる。

以上が、本実施の形態に係る文書管理システムの処理動作である。

上記実施の形態では、文書管理システムはサーバ１上のサーバ用ソフトウェア内に文書管理手段Ａを有し、主な構成要素はサーバ１内で完結した形態となっているが、サーバ用ソフトウェア内には文書管理手段Ａを有せず、その代わりに、図９に示すように、個々のパソコン２の各種アプリケーションソフト内にこのような文書管理手段Ａを持たせてもよい。または、個々のパソコン２に文書管理手段Ａを有する独立したアプリケーションソフトを有するように構成してもよい。このような実施の形態の場合、図５、図６の「チェックアウト」や「チェックイン」は、図５のフロー図内の対応箇所に括弧を付して示すように、「ファイルを開く」や「最終保存する」となる。

なお、上記実施の形態の文書管理システムでは、１つの文書を複数人で分担して作成するため、場合によっては複数の入力者が同じ文書ファイルを同時に開いてしまう可能性がある。そのため、文書管理手段Ａは、例えば誰か一人の入力者が文書ファイルを開いている場合には、他の入力者がその文書ファイルを開けないような排他制御を行うようにしてもよい。そして、一人の入力者が編集作業を終了して最終保存または継続保存を行うと排他制御を中止し、別の入力者がその文書ファイルを開くことができるようにする。このような排他制御を行うことにより、同じ文書ファイルを複数人が同時に開こうとすることによって、文書ファイルに何らかの不具合が生じることを未然に防止することができる。

また、上記実施の形態では、任意の入力者が最終保存処理であるチェックインを行った後、再び修正等の編集作業が可能である場合について説明しているが、最終的に文書が完成した後で不用意に修正されては困る場合もあるため、最終的に入力者全員がチェックインし、文書内容が一旦確定した後（図２に示す入力完了状況の項目欄に全て「Ｙ」が入力された後）は、その文書ファイルを読み取り専用としてもよい。これにより、最終的に確定した文書が不用意に修正されるといった不具合を防止することができる。

さらに、上記実施の形態では、最終的に確定した文書をプリンタ３から印刷出力する構成として説明しているが、出力形態は印刷に限定されるものではない。例えば、最終的に確定した文書を、予め指定された管理者のパソコンに、メールに添付して送信するように構成してもよい。また、印字出力する場合でも、特定のプリンタ（例えば、入力者とは場所の離れた管理者の使用する特定のプリンタ等）から印字出力するように構成してもよい。この場合、受け取り人である管理者だけが印刷を開始できるような、いわゆる進展印刷とすることが好ましい。

さらにまた、上記実施の形態では、１つの文書ファイルを複数人で使用する構成として説明しているが、１つの文書を保存する文書ファイルが複数のファイルからなっていてもよいことは当然である。この場合には、例えば複数の入力者が別々の文書ファイルを同時に開くことは可能であり、文書ファイル間では上記の排他制御は不要である。また、この場合には、複数の文書ファイルを１つの入力者リストに対応付けることになる。

−文書管理プログラム及び記録媒体の説明−
以上説明した文書管理システムは、文書ファイルとこの文書ファイルの入力者別の入力状況を記録する入力者リストとを用いて文書を管理するプログラムで実現されている。

発明の対象とするのは、このプログラムそのものであってもよいし、このプログラムがコンピュータで読み取り可能な記録媒体に格納されているものであってもよい。

本発明では、この記録媒体として、図１に示されている制御部（マイクロコンピュータ）１２で処理が行なわれるために必要なメモリ、例えばＲＯＭのようなものそのものがプログラムメディアであってもよいし、また、図示していない外部記憶装置としてプログラム読み取り装置が設けられ、そこに記録媒体を挿入することで読み取り可能なプログラムメディアであってもよい。本発明では、図１に示すデータ記憶部１１がプログラムメディアとなっている。いずれの場合においても、格納されているプログラムはマイクロコンピュータがアクセスして実行させる構成であってもよいし、あるいはいずれの場合もプログラムを読み出し、読み出されたプログラムは、マイクロコンピュータの図示しないプログラム記憶エリアにロードされて、そのプログラムが実行される方式であってもよい。このロード用のプログラムは予め本体装置に格納されているものとする。

ここで、上記プログラムメディアは、本体と分離可能に構成される記録媒体であり、磁気テープやカセットテープ等のテープ系、ＦＤ（フレキシブルディスク）やＨＤ（ハードディスク）等の磁気ディスクやＣＤ−ＲＯＭ／ＭＯ／ＭＤ／ＤＶＤ等の光ディスク系、ＩＣカード（メモリカードを含む）／光カード等のカード系、あるいはマスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、フラッシュＲＯＭ等による半導体メモリを含めた固定的にプログラムを担持する媒体であってもよい。

また、本発明においては、インターネットを含む通信ネットワークと接続可能なシステム構成であることから、通信ネットワークからプログラムをダウンロードするように流動的にプログラムを担持する媒体であってもよい。なお、このように通信ネットワークからプログラムをダウンロードする場合には、そのダウンロード用プログラムは予め装置本体に格納しておくか、あるいは別の記録媒体からインストールされるものであってもよい。なお、記録媒体に格納されている内容としてはプログラムに限定されず、データであってもよい。

さらに、本発明では、プログラム自体として、図１に示されている制御部（マイクロコンピュータ）１２で実行される処理そのものであってもよいし、あるいはインターネットを含む通信ネットワークとアクセスすることで取り込める、あるいは取り込めたものであってもよいし、こちらから送り出すものであってもよい。さらには、この取り込んだプログラムに基づいて、上記文書管理システム内で処理された結果、つまり生成されたものであってもよい。あるいは、こちらから送り出す際に上記文書管理システム内で処理された結果、つまり生成されたものであってもよい。なお、これらのものはプログラムに限定されず、データであってもよい。

本発明の文書管理サーバ、文書管理システム、文書管理プログラム及びこの文書管理プログラムを記録した記録媒体は、１つの文書を複数人で分担して作成する場合に有効に活用できる。

本発明の実施の形態に係る文書管理手段、及び文書ファイルとそれにリンクする入力者リストを主な構成要素とする文書管理システムの全体構成図である。 本発明の実施の形態に係る入力者リストを例示する構成図である。 本発明の実施の形態に係る入力者リストを例示する構成図である。 本発明の実施の形態に係る入力者リストへの登録状況(文書作成の進捗度)に応じた印刷例を示す構成図である。 本発明の実施の形態に係る文書管理システムの全体的な処理の流れを示すフローチャートである。 本発明の実施の形態に係る文書管理システムのチェックイン(最終保存)処理手順を示すフローチャートである。 本発明の実施の形態に係る文書管理システムの印刷処理手順を示すフローチャートである。 本発明の実施の形態に係る文書管理システムの文書作成期限処理手順を示すフローチャートである。 本発明の文書管理システムの他の実施の形態を示す全体構成図である。

符号の説明

Ａ 文書管理手段
Ｂ 文書ファイル
Ｃ 入力者リスト
１ 文書管理サーバ
２ パソコン（端末装置）
３ プリンタ（出力装置）
４ 通信回線
１０ 通信制御部
１１ データ記憶部
１２ 制御部
１３ 操作表示部
２０ 通信制御部
２１ 操作表示部
２２ データ記憶部
２３ 制御部
３０ 通信制御部
３１ データ記憶部
３２ 操作表示部
３３ プリンタコントローラ
３４ 画像形成部

Claims (20)

1. 端末装置と通信回線を介して接続可能な文書管理サーバであって、
   文書ファイルと、文書ファイルの入力者別の入力状況を記録する入力者リストと、これら文書ファイルと入力者リストを管理する管理手段と、前記端末装置との通信手段とを備えており、
   前記管理手段は、前記端末装置からの文書ファイル及び／または入力者リストの操作要求に基づき、この操作要求に対応した文書ファイル及び／または入力者リストの処理を実施し、前記端末装置からの出力要求に基づき、この出力要求に対応した文書ファイルの前記端末装置への出力を実施するとともに、前記入力者リストの記録状況に応じて出力条件を制限することを特徴とする文書管理サーバ。
2. 文書管理サーバと1台以上の端末装置と1台以上の出力装置とが通信回線で接続された文書管理システムにおいて、
   前記文書管理サーバは、文書ファイルと、文書ファイルの入力者別の入力状況を記録する入力者リストと、これら文書ファイルと入力者リストを管理する管理手段と、ウェブサーバ手段とを備え、
   前記端末装置は、ウェブブラウザ手段と、出力装置ドライバ手段とを備え、
   前記文書管理サーバの管理手段は、前記端末装置からの文書ファイル及び／または入力者リストの操作要求に基づき、この操作要求に対応した文書ファイル及び／または入力者リストの処理を実施し、前記端末装置からの出力要求に基づき、この出力要求に対応した文書ファイルの前記端末装置への出力を実施するとともに、前記入力者リストの記録状況に応じて前記出力装置ドライバ手段の出力設定を制限することを特徴とする文書管理システム。
3. 文書管理サーバと1台以上の端末装置と1台以上の出力装置とが通信回線で接続された文書管理システムにおいて、
   前記文書管理サーバは、文書ファイルと、文書ファイルの入力者別の入力状況を記録する入力者リストとを備え、
   前記端末装置は、前記文書管理サーバに格納されている文書ファイルと入力者リストを管理する管理手段と、出力装置ドライバ手段とを備え、
   前記管理手段は、文書ファイル及び／または入力者リストの操作要求に基づき、前記通信回線を介して前記文書管理サーバに格納されている文書ファイル及び／または入力者リストの前記操作要求に対応した処理を実施し、前記端末装置からの出力要求に基づき、前記通信回線を介して前記文書管理サーバから出力要求に対応した文書ファイルを取得して前記出力装置に出力する処理を実施するとともに、前記入力者リストの記録状況に応じて前記出力装置ドライバ手段の出力設定を制限することを特徴とする文書管理システム。
4. 前記出力装置がプリンタであり、前記出力装置ドライバ手段がプリンタドライバである請求項２または請求項３に記載の文書管理システム。
5. 前記入力者リストは、「試し印刷」の条件指定が可能に設けられており、
   前記管理手段は、前記入力者リストの記録内容により入力者が一人でも入力未完了の場合には、前記「試し印刷」の条件を前記プリンタドライバに設定することを特徴とする請求項４に記載の文書管理システム。
6. 前記「試し印刷」の条件は、「ドラフト」のウォータマークを付加する、部数を1部に限定する、１枚の用紙に複数ページを印刷するＮ−Ｕｐを指定する、両面印刷を指定する、の少なくともいずれかであることを特徴とする請求項５に記載の文書管理システム。
7. 前記入力者リストは、「正式印刷」の上限印刷部数が指定可能に設けられており、
   前記管理手段は、前記入力者リストの記録内容により入力者が全員入力完了の場合には、前記プリンタドライバで設定し印刷された「正式印刷」部数を入力者リストに記録し、かつ、累計が「正式印刷」の上限印刷部数を超える印刷を禁止することを特徴とする請求項５または請求項６に記載の文書管理システム。
8. 前記文書管理サーバは通知手段を備えており、前記入力者リストは入力者と対応する端末装置情報が記録可能に設けられており、
   前記管理手段は、前記入力者リストの記録状況に応じた内容の通知を入力者と対応する端末装置に対して前記通知手段に行わせることを特徴とする請求項２ないし請求項７のいずれかに記載の文書管理システム。
9. 前記入力者リストは、「正式印刷」部数を入力者別に記録可能に設けられており、
   前記管理手段は、前記入力者リストの記録内容が最終入力完了者でかつ1部でも「正式印刷」部数が記録されている場合には、前記通知手段により「正式印刷」部数が記録されている入力者の端末装置に無効である旨を通知させ、かつ、「正式印刷」部数の記録をクリアすることを特徴とする請求項８に記載の文書管理システム。
10. 前記入力者リストは、「正式印刷」部数を入力者別に記録可能に設けられており、
    前記管理手段は、前記入力者リストの記録内容が、入力者が全員入力完了でかつ「正式印刷」部数の累計が「正式印刷」の上限印刷部数に達した場合には、前記通知手段により「正式印刷」部数が零の入力者の端末に入力者別の「正式印刷」部数を通知させることを特徴とする請求項８に記載の文書管理システム。
11. 前記入力者リストは、文書の作成期限を設定可能に設けられており、
    前記管理手段は、前記作成期限が経過したときには、作成文書を入力者全員が入力完了したものとして扱うことを特徴とする請求項２または請求項３に記載の文書管理システム。
12. 前記文書管理サーバは通知手段を備えており、
    前記管理手段は、前記作成期限の一定期間前に入力者全員が入力を完了していない場合には、文書が完了していない旨の警告を入力者全員の端末装置または未入力者の端末装置に通知することを特徴とする請求項１１に記載の文書管理システム。
13. 文書ファイルとこの文書ファイルの入力者別の入力状況を記録する入力者リストとを用いて文書を管理する方法であって、
    前記文書ファイルと前記入力者リストとを対応付けるステップと、
    ユーザによる文書ファイルおよび／または入力者リストの操作要求指示に基づいて前記文書ファイルおよび／または前記入力者リストを操作するステップと、
    ユーザによる文書ファイルの出力要求指示に基づき、前記入力者リストの記録状況に応じて出力条件を制限するステップと、を含むことを特徴とする文書管理方法。
14. 前記入力者リストは「試し印刷」の条件指定が可能に設けられており、前記入力者リストの記録内容により入力者が一人でも入力未完了の場合には、前記「試し印刷」の条件を出力条件として設定するステップをさらに含むことを特徴とする請求項１３に記載の文書管理方法。
15. 前記入力者リストは「正式印刷」の上限印刷部数が指定可能に設けられており、前記入力者リストの記録内容により入力者が全員入力完了の場合には、印刷された「正式印刷」部数を入力者リストに記録するステップと、
    累計が「正式印刷」の上限印刷部数を超える場合には印刷を禁止するステップと、をさらに含むことを特徴とする請求項１３または請求項１４に記載の文書管理方法。
16. 前記入力者リストは入力者と対応する端末装置情報が記録可能に設けられており、前記入力者リストの記録状況に応じた内容の通知を入力者と対応する端末装置に対して行わせるステップをさらに含むことを特徴とする請求項１３ないし請求項１５のいずれかに記載の文書管理方法。
17. 前記入力者リストは「正式印刷」部数を入力者別に記録可能に設けられており、前記入力者リストの記録内容が最終入力完了者でかつ1部でも「正式印刷」部数が記録されている場合には、「正式印刷」部数が記録されている入力者の端末に無効である旨を通知させるとともに、「正式印刷」部数の記録をクリアするステップをさらに含むことを特徴とする請求項１６に記載の文書管理方法。
18. 前記入力者リストは「正式印刷」部数を入力者別に記録可能に設けられており、前記入力者リストの記録内容が、入力者が全員入力完了でかつ「正式印刷」部数の累計が「正式印刷」の上限印刷部数に達した場合には、「正式印刷」部数が零の入力者の端末に入力者別の「正式印刷」部数を通知させるステップをさらに含むことを特徴とする請求項１６に記載の文書管理方法。
19. 前記請求項１３ないし請求項１８のいずれかに記載の文書管理方法の各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラムを記録した文書管理プログラム。
20. 前記請求項１９に記載の文書管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

Images