JP2003233699A

JP2003233699A - 出張管理方法及びサーバ装置及びシステム並びにプログラム

Info

Publication number: JP2003233699A
Application number: JP2002029349A
Authority: JP
Inventors: Keiji Morimoto; 敬二森本
Original assignee: NEC Solution Innovators Ltd
Current assignee: NEC Solution Innovators Ltd
Priority date: 2002-02-06
Filing date: 2002-02-06
Publication date: 2003-08-22

Abstract

(57)【要約】【課題】業務出張において発生する費用を、出張者の立
て替え行為の有無に関わらず、その全体の把握を可能と
する出張管理方法及び装置及びシステム並びにプログラ
ムを提供する。【解決手段】出張者が端末から、出張管理サーバにアク
セスして、出張に必要な役務情報を含んだ出張申請の登
録を行った後、承認が行われると、出張管理サーバは、
前記役務情報に基づいた出張手配情報の送信を行う。旅
行代理業者側で、前記出張手配情報に含まれる交通手段
や宿泊施設等の手配が行われ、手配手続が完了すると、
旅行代理業者の端末は、前記手配を行った各役務につい
ての費用情報を含んだ出張実績情報を出張管理サーバに
対して送信する。出張費用の精算の場面においては、出
張費用の精算申請情報の入力を行う際に、出張者は、出
張管理サーバから自己の操作する端末に前記出張実績情
報を取り込むことにより、出張費用の精算申請を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、出張管理方法及び
サーバ装置及びシステム並びにプログラムに関し、特
に、出張命令申請に含まれる、役務情報の連携を利用し
た出張管理方法及びサーバ装置及びシステム並びにプロ
グラムに関する。

【０００２】

【従来の技術】業務出張を行う従業員等（以下、出張者
という）が出張を行う場合、一般に、出張者が、予め出
張命令申請を行い、出張に必要な経費の仮払いやチケッ
ト等の支給を受けた後、必要な交通機関や宿泊先の予約
を行い、旅行会社の窓口、各交通機関の発券窓口やホテ
ルのフロント等で、その都度、個別に費用を支払い、出
張が終わった場合には、利用交通機関や利用ホテルの領
収書等を経理担当部署に提出して出張精算を申請する方
式が採用されている。そして、出張費用の精算担当者
が、出張命令申請や提出された領収書等を突合・精査
し、各支払いを精算することが行われている。

【０００３】上記した方式を採用する場合、その出張に
係る費用の精算申請は、精算事務の工数を削減するなど
の観点から、精算の必要のある部分のみの精算申請を行
い、企業側が別途調達して本人に手渡したチケット代
や、本人が費用を立て替えることなく利用した交通手段
ないし宿泊施設に係る費用の精算申請は、行われていな
い、或いは形骸化しているのが実情である。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、こうし
た従来の出張管理方式では、正確な個人毎、セクション
毎の出張に関わる費用の把握が困難である。とりわけ、
近年の能力主義・実績主義が広く採用されつつある状況
下においては、正確な、個人毎、セクション毎のコスト
・パフォーマンスを算出する要請があり、このために
は、各個人、セクションが上げた収益だけでなく費用の
把握が必要となる。

【０００５】ところで、情報通信技術の発展、各種イン
フラの整備に伴って、出張する側と、出張に係るサービ
ス（役務）を提供する側の情報システムを接続して、出
張に係る費用の自動予約や自動精算を行わせる情報シス
テムが多数提案されている。例えば、特開平１１−２２
９２５４号公報には、企業内のネットワークと旅行業者
等のネットワークを相互接続して、業務出張支援システ
ムを構成し、企業の出張者が、所定の出張命令申請情報
を入力すると、出張予定者の入力情報に基づいて適当な
旅程を自動構成し、前記旅程を含んだ出張命令申請書を
作成し、企業側の承認者が承認を行った後、前記旅程に
基づいて前記旅行業者等に各種手配を依頼可能とし、そ
の後、出張費用は自動決済処理を可能とする業務出張支
援システムが紹介されている。しかしながら、こうした
公報等に記載された情報システムは、いずれも、出張に
伴う各種サービスの予約、精算を中心とした事務手続の
効率化、本人の出費負担の解消を目的としたものであ
り、先に述べた各個人が立て替えることなく受け取った
サービスや精算の必要が無いサービスについては、取扱
い対象となっていない、或いは、これを除外する方向で
設計がなされている。

【０００６】従って、本発明が解決しようとする課題
は、業務出張において発生する費用を、出張者の立て替
え行為の有無に関わらず、その全体の把握を可能とする
出張管理方法及び装置及びシステム並びにプログラムを
提供することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】前記課題を解決するため
の手段を提供する本発明の第１の視点によれば、業務出
張を行う者が出張命令申請情報の入力と、該出張費用の
精算申請情報の入力と、を行う第１の端末と、前記出張
命令申請情報にアクセスして承認処理を行う第２の端末
と、出張に関連する役務の手配を行う業者の第３の端末
と、前記第１の端末から送られる出張命令申請情報並び
に出張費用の精算申請情報と、前記第３の端末から送ら
れる実績情報とを記憶保持するサーバ装置と、を含んだ
出張管理システムにおける出張の管理方法であって、前
記サーバ装置が、前記第１の端末を介して、出張上必要
となる役務情報を含む出張命令申請情報を受け付けて、
前記第２の端末からアクセスできるよう記憶保持するス
テップと、前記第２の端末から出張命令申請の承認処理
が行われた場合には、前記出張命令申請情報から、前記
役務情報を抽出して、出張手配情報として、前記第３の
端末に対して送信するステップと、前記第３の端末が、
前記サーバ装置に対して、少なくとも手配を行った役務
の費用情報を含む出張の実績情報を送信するステップ
と、前記サーバ装置が、前記出張の実績情報を記憶保持
するステップと、前記第１の端末を介して、出張者から
の出張費用の精算要求が行われた場合には、前記第１の
端末に対して、前記出張の実績情報を送信して、前記第
１の端末をして、前記出張の実績情報に基づいた出張費
用の精算申請情報の入力を行わせて、送信させるステッ
プと、前記送信された出張費用の精算申請情報を、出張
費用の精算担当者よりアクセス自在に記憶保持するステ
ップと、を含むこと、を特徴とする出張管理方法が提供
される。

【０００８】また、前記出張管理方法において、前記サ
ーバ装置が、前記出張手配情報に対する手配状況を、前
記第３の端末から受信して、前記第１の端末から閲覧で
きるよう記憶保持するステップを、含めることも好まし
い。

【０００９】もちろん、上記した各出張管理方法におい
て、前記サーバ装置が、予め定められた間隔で、前記第
３の端末から送信された出張の実績情報から、予め定め
られた項目毎に、出張に要した費用を集計してなる出張
実績一覧を出力するステップ、を含めるようにしてもよ
い。

【００１０】また、上記した各出張管理方法において、
前記サーバ装置が、予め定められた間隔で、前記出張費
用の精算申請情報と、前記第３の端末から送信された出
張の実績情報と、を照合して、出張費用の未精算一覧を
出力するステップ、を含めて、精算処理が滞っている案
件を抽出して、爾後の処理を促すとともに出張の実績情
報に含まれる費用のすべてを把握できるようにすること
も、好ましい変形である。

【００１１】また、本発明の第２の視点によれば、前記
各方法を実施するためのサーバ装置、システム並びにプ
ログラムが提供される。

【００１２】

【発明の実施の形態】続いて、本発明の一実施の形態に
ついて説明する。本発明に係る出張管理システムは、そ
の好ましい実施の形態において、出張命令申請並びに出
張費用の精算申請を行う出張者の端末（図１の１０）
と、出張命令申請の承認処理を行う承認者の端末（図１
の２０）と、予め出張に関する手配の代行について契約
をなした旅行代理業者の端末（図１の３０）と、記憶部
（図１の４１）を備えて前記各端末に対して出張管理サ
ービスを提供する出張管理サーバ（図１の４０）と、か
ら構成される。

【００１３】出張管理サーバ（図１の４０）は、承認が
なされた出張命令申請情報から、出張上必要となる役務
を特定する役務情報を抽出して、出張手配情報として旅
行代理業者の端末（図１の３０）に対して送信する手段
（出張手配依頼機能）と、出張費用の精算申請を行う際
に、旅行代理業者の端末（図１の３０）から予め送信さ
れて、出張管理サーバ（図１の４０）の記憶部（図１の
４１）に記憶保持された出張実績情報を出張者の端末
（図１の１０）に送信して、前記出張実績情報を基に出
張費用の精算申請を行わせる手段（精算申請入力支援機
能）と、前記出張実績情報のうち出張費用の精算申請処
理が行われていない未処理データを一覧出力し、又は、
前記出張費用の精算申請情報を、出張者の属性等の予め
定めた集計キーに基づいて集計管理する手段（管理支援
機能）と、を備えている。

【００１４】承認者の端末（図１の２０）は、出張管理
サーバ（図１の４０）の記憶部（図１の４１）に記憶保
持された出張命令申請情報にアクセスして、承認処理を
行う手段を備えている。

【００１５】旅行代理業者の端末（図１の３０）は、出
張管理サーバから送信された出張手配情報に基づいた手
配の結果（少なくとも各役務についての費用情報を含
む）を出張実績情報として送信する手段（実績報告機
能）を備えている。

【００１６】そして、出張者が出張者の端末（図１の１
０）から、出張管理サーバ（図１の４０）にアクセスし
て、出張に必要な役務情報を含んだ出張命令申請の登録
を行い、承認者がこれを承認者の端末（図１の２０）を
介して承認処理を行うことで、出張管理サーバ（図１の
４０）により出張手配情報の送信が行われる。

【００１７】旅行代理業者側で、前記出張手配情報に含
まれる交通手段や宿泊施設等の出張の手配が行われ、手
配手続が完了すると、旅行代理業者の端末（図１の３
０）は、前記手配を行った各役務についての費用の情報
を含んだ出張実績情報を出張管理サーバ（図１の４０）
に対して送信する。

【００１８】出張費用の精算の場面においては、出張費
用の精算申請情報の入力を行う際に、出張者は、出張管
理サーバ（図１の４０）から自己の操作する端末（図１
の１０）に前記出張実績情報を取り込むことにより、出
張費用の精算申請を行う。

【００１９】このようにして、当初の出張命令申請に入
力された役務についての出張の手配が行われ、その手配
結果（出張実績情報）には、各役務について費用の情報
が含まれることとなる。そして、出張費用の精算におい
ては、出張者の出張費用の立て替え行為の有無に関わり
なく、該出張実績情報を出張者端末（図１の１０）に取
り込んだ上での出張費用の精算申請が行われる。即ち、
立て替え行為が存在しない場合であっても、出張費用の
精算申請時には、必ず申請しなければならない枠組みが
確立される。

【００２０】従って、本発明の出張管理サーバ（図１の
４０）の記憶部（図１の４１）に記憶保持された出張費
用の精算申請情報は、各出張に要した費用すべてが計上
されていることとなる。そしてこれを、個人、部署毎
に、集計することで、出張費に要したコストの一元的な
把握が可能となる。

【００２１】また、本発明の別の実施の形態において、
出張管理サーバ（図１の４０）は、旅行代理業者の端末
（図１の３０）から出張実績情報が報告されているにも
関わらず、出張費用の精算申請情報において登録されて
いないものを、未処理出張実績一覧として出力する。該
一覧は、出張費用の精算申請の登録の状況管理に用いる
ことができるのはもちろんであるが、特に、立て替え行
為が存在しないために、出張費用の精算の際に、入力さ
れなかった費用項目の検出に利用できる。

【００２２】なお、上記した出張管理サーバ（図１の４
０）における各機能は、出張管理サーバ（図１の４０）
を構成するコンピュータで実行されるプログラムにより
その処理、機能が実現される。

【００２３】

【実施例】続いて、本発明の一実施例について、図面を
参照して詳細に説明する。図１は本発明の出張管理シス
テムの全体構成と処理の流れを示す概略図である。図１
を参照すると、本実施例のシステムは、業務出張を申請
する出張者の端末１０と、前記出張命令申請を承認すべ
き承認者の端末２０と、交通手段並びに宿泊施設等の手
配を行う旅行代理業者の端末３０と、出張命令申請並び
に出張費用の精算申請に係る情報と、旅行代理業者の端
末３０から送られる実績情報とを記憶保持して出張者の
出張の管理を行う出張管理サーバ４０と、を接続して構
成される。

【００２４】出張者の端末１０、承認者の端末２０は、
特に限定するものではないが、パーソナル・コンピュー
タ（ＰＣ；ＰｅｒｓｏｎａｌＣｏｍｐｕｔｅｒ）、Ｐ
ＤＡ（ＰｅｒｓｏｎａｌＤｉｇｉｔａｌＡｓｓｉｓ
ｔａｎｔ）、携帯電話機等の情報処理端末である。ま
た、出張管理サーバ４０への接続形態も、ＬＡＮ（Ｌｏ
ｃａｌＡｒｅａＮｅｔｗｏｒｋ）、インターネッ
ト、無線網等、特に限定されるものではない。なお、図
１には、説明の便宜のため、出張者の端末１０並びに承
認者の端末２０をそれぞれ別の情報処理端末として記載
しているが、出張者の端末１０並びに承認者の端末２０
は、所望のユーザ認証手段を設けた１台の情報処理端末
を共用することも可能である。

【００２５】旅行代理業者の端末３０も、同様に、特に
限定するものではないが、本実施例においては、旅行代
理業者の業務システムに接続された端末であるものとし
て説明する。また、同様に旅行代理業者の端末３０の出
張管理サーバ４０への接続形態も、ＬＡＮ、インターネ
ット、無線網等、特に限定されるものではない。

【００２６】出張管理サーバ４０は、記憶部４１を備
え、クライアントとしての出張者の端末１０、承認者の
端末２０並びに旅行代理業者の端末３０から要求を受け
付けて、そのアクセス権限に応じたサービスの提供を行
うサーバである。

【００２７】図２は、出張者が、本システムを利用し
て、出張命令の申請を行い、出張後にその精算申請を行
い、前記精算の結果が出張管理サーバ４０の記憶部４１
に登録されるまでの流れの一例を示すフローチャートで
ある。以下、本実施例の作用を、図２に従って、適宜、
図３ないし図１１の補助図面を参照しながら、詳細に説
明する。

【００２８】図２を参照すると、まず、業務出張を行う
必要が生じた出張者から操作を受けた出張者端末１０
は、出張管理サーバ４０にアクセスして、出張命令申請
情報を入力して登録要求を行い、記憶部４１に登録させ
る（ステップＳ００１）。図３は、その際に、出張者の
端末１０において表示される出張命令申請入力画面の一
例である。図３に示された画面に従って、出張者が、出
張目的、仮払請求額、出張に係る役務を特定する役務情
報（出張目的地までの交通手段・宿泊場所等）を入力
し、登録ボタンを起動することで、出張管理サーバに対
する出張命令申請情報の登録要求がなされる。該出張命
令申請情報は、本実施例では、社員番号と、出張管理サ
ーバ４０側で採番された申請番号により、出張命令申請
情報を特定する方式を採用している。社員番号は、出張
者満末１０を使用する際のアクセス認証時に用いられる
従業員ＩＤカード等により自動取得することとすること
が好ましいが、もちろん、出張者が手入力を行う方式を
採ってもよい。

【００２９】続いて、該出張者の出張命令申請に対して
承認権限を有する者が、承認者の端末２０を介して、出
張管理サーバ４０に対して出張命令申請情報へのアクセ
スを要求し、出張命令申請情報の精査を行った後、承認
処理を行う（ステップＳ００２）。図４は、承認処理の
際に、出張管理サーバ４０から提供される出張命令申請
承認画面の一例である。前記承認処理の方法は、特に限
定するものではないが、例えば、出張命令申請情報に含
まれる承認フラグを更新することによって行われる。

【００３０】続いて、出張管理サーバ４０は、前記承認
処理がなされた出張命令申請情報から、出張の交通手
段、宿泊先に係る情報を抽出して、出張手配情報とし
て、旅行代理業者の端末３０に対して送信する（ステッ
プＳ００３）。前記出張手配情報を受信した旅行代理業
者の端末３０は、旅行代理業者の業務システムの予約装
置にアクセスして、チケットの発券・デリバリー手配・
宿泊先の予約等の手配を実施し、前記手配の状況を示す
手配状況情報を生成して、出張管理サーバ４０に対して
送信する（ステップＳ００４）。図５は、出張管理サー
バ４０から送信される出張手配情報と、前記手配状況情
報とを対応させた図である。図５を参照すると、出張手
配情報において要求された内容に応じた交通機関並びに
宿泊施設の手配がなされている。前記手配状況情報は、
出張管理サーバ４０の記憶部４１に、出張者の端末１０
や承認者の端末２０から閲覧できるよう記憶保持され
る。爾後、出張者は、出張の前に、出張管理サーバ４０
にアクセスして、予め自らの出張命令申請に対応する交
通手段、宿泊場所の手配状況を取得できる。もちろん、
社員番号に対応する連絡先（メールアドレス等）が、予
め通知されている場合には、該連絡先に対して、旅行代
理業者の端末３０が前記手配状況情報を直接送信する形
態を採ってもよいし、旅行代理業者側に前記手配状況情
報の閲覧・手配変更申請を行うＷＥＢサイトを設置する
形態を採ってもよい。

【００３１】続いて、旅行代理業者の端末３０は、申請
番号と社員番号の組み合わせで特定される一の出張手配
情報に含まれるすべての役務の手配完了、定時報告方式
による予め定めた日時の到来、出張管理サーバ４０から
の要求受信等、予め定められたイベントが発生した場合
に、出張手配情報のうち手配処理が完了した部分を抽出
して、出張管理サーバ４０に対して、出張の実績情報と
して送信する（ステップＳ００５）。図６は、上記し
た、出張の実績情報の一例を示す図である。図６を参照
すると、出張の実績情報には、各手配事項の内容（申請
番号、社員番号、日付、経路／宿泊希望地、出発時刻・
便名／宿泊場所、金額、備考）と、その状態（ＳＴＡＴ
ＵＳ）とが含まれている。

【００３２】このようにして、登録される出張命令申請
に対する実績情報が、逐次、出張管理サーバ４０の記憶
部４１に蓄積される。

【００３３】続いて、出張者が、出張中ないし出張後、
出張費用の精算申請を行う場合には、以下の処理が行わ
れる。まず、出張者から操作を受けた出張者の端末１０
は、出張管理サーバ４０にアクセスして、出張費用の精
算申請の基礎データとなる出張の実績情報を要求する
（ステップＳ００６）。これに応じて、出張管理サーバ
４０は、出張の実績情報のうち、費用の精算申請が未処
理であるものを、出張者の端末１０に対して送信する
（ステップＳ００７）。図７は、出張者の端末１０にお
いて表示される出張費用の精算申請画面の一例を示す図
である。本画面で、「実績データ取込」ボタンを起動さ
せると、出張管理サーバ４０に対する出張の実績情報の
うち出張費用の精算申請が未処理であるデータの送信要
求が、出張管理サーバ４０に対して、送信される。図８
は、出張管理サーバ４０から送信される費用の精算が未
処理である出張の実績情報一覧の一例を示す図である。
出張者が、該一覧から自己の出張に対応する実績情報を
選択すると、該実績情報が、図６の画面に取り込まれ
る。図９は、上記処理により出張の実績情報が取り込ま
れた状態の出張申請画面の一例を示す図である。図９を
参照すると、出張に係る費用内訳が取り込まれており、
出張者自身による入力作業が大きく省力化されている。
また、実績ベースで実績情報が作成されているため、出
張費用の精算申請情報の入力間違いや本人の記憶違いに
よる誤申請が生じる恐れも少ないものとなっている。

【００３４】そして、出張者は、取り込んだ出張の実績
情報に含まれない現地費用等についてのみ、入力を行
い、確定ボタンを起動することで、出張管理サーバ４０
の記憶部４１に対する出張費用の精算申請情報の登録処
理が行われるとともに、前記実績情報は、精算処理済み
である旨の更新が行われる（ステップＳ００８）。

【００３５】爾後、経理上の締切日等の到来に応じて、
出張費用の精算担当者は、出張管理サーバにアクセス又
は直接操作する等して、出張費用の精算事務を行う（ス
テップＳ００９）。この場合において、旅行代理業者に
より実績情報の提供があった部分については、領収書等
の照合作業を省略する等の合理的な運用が可能となる。

【００３６】また、企業等の管理者は、出張管理サーバ
にアクセス又は直接操作して、集計処理を行わせること
で、各出張毎の正味ベースでの出張費用の把握を行うこ
とが可能となる（ステップＳ００９）。図１０は、企業
の管理者等が、出張管理サーバ４０においてなされる、
正味ベースでの出張費用を把握するための集計処理によ
り出力される帳票の一例である。図１０を参照すると、
出張費用申請情報に含まれる社員コードと、図示しない
社員データベースとを関連付けした後、所属部署コード
等を集計キーとして集計することにより得られた、各
課、部、事業部毎の正味の出張費用が出力されている。
こうした集計額は、旅行代理業者から送られる実績情報
を基礎としているため、出張者の立て替え行為が存在し
ないことにより従来では個別の把握が困難であった費用
が、それぞれ実際に使用した者の所属部署の集計額に含
まれたものとなっている。もちろん、集計キー項目を変
更することで、各個人の年間／半期といった期間の出張
費用総額を把握することも可能である。

【００３７】このようにして得られる出張費用の集計値
は、予算の適正配分のための資料や従業員並びに組織の
コスト・パフォーマンスを計る数値として利用できる。
また、出張の内訳（目的地別、交通機関別等）を集計・
分析することによって、旅行代理業者が案内する各種交
通機関、宿泊施設の割引料金プランの中から、より好ま
しい選択をすることや、より出張の実態にかなった契約
内容の締結が可能となる。

【００３８】また、出張管理サーバ４０に、前記出張費
用の精算申請情報と、前記出張の実績情報とを、照合さ
せ、実績情報が存在するにも関わらず、出張費用の精算
申請がなされていないデータ一覧を出力させる処理を行
わせてもよい。図１１は、こうした出張費用の精算申請
の未処理データ一覧の一例である。図１１を参照すると
出張後、一月以上経過したにも関わらず、費用の精算申
請がなされていない「社員番号：００２３４５申請番
号：００２」が未処理データとして残されている。この
ような場合、たとえ、立て替え行為が存在しないことに
より出張者に対する精算すべき額が無い場合であって
も、精算申請登録を行わせることで、上記した集計表等
に当該出張費用の全体額を反映させることが可能とな
る。

【００３９】なお、上記した実施例のステップＳ００
６、ステップＳ００７では、出張管理サーバ４０が、実
績情報のうち費用の精算が未処理であるものの一覧を送
信し、出張者が、前記一覧から自己の出張に対応する実
績情報を選択する方式を採用したが、ステップＳ００６
の出張費用の精算要求の際に出張者が、出張者の端末１
０を介して申請番号を送信し、出張管理サーバ４０は、
前記申請番号と、出張者の社員コードをキーとして対応
するデータのみを送信するものとして、出張者に出張の
実績情報のうち未処理であるものの一覧から自己の出張
に対応するデータを探させる手間を省くこととしてもよ
い。

【００４０】また、出張費用の精算における現金の移動
量、又は、事務手続工数を極力削減する観点からは、２
以上の出張に係る費用の精算処理をまとめて処理できる
よう、上記した出張費用の精算画面を変形することも好
ましい。この場合には、複数の出張にまたがる仮払金の
超過・不足分を相殺することで、出張費用の把握機能を
損なうことなく、出張費用の精算における現金支払いの
手間を省力化することが可能となる。

【００４１】なお、本発明は、従業員データベース等の
出張者の属性情報や、交通機関・宿泊施設の割引情報に
アクセスする手段と、前記各情報に基づいて、より好ま
しい出張旅程を作成する手段と、を備える形態を排除す
るものではない。このような手段を備えた場合には、出
張者の住所地を考慮した最短ルートの設定や各種割引制
度の利用により実現できる結果が、出張費用として把握
される。

【００４２】また、上記した実施例においては、特に限
定していないが、出張管理サーバ４０にＷＷＷ（Ｗｏｒ
ｌｄＷｉｄｅＷｅｂ）サービスの提供手段を備える
ことも好ましい。この場合には、出張管理サーバ４０
が、出張者の端末１０に対して旅行代理業者、交通機
関、宿泊施設提供者の運営する他のＷＷＷサーバから得
られる予約状況コンテンツを提供する等、幅広い拡張性
が実現される。

【００４３】

【発明の効果】本発明によれば、出張費用の立て替え行
為の有無に関わらず、各出張に要した費用のすべてを把
握をすることが可能となる。その理由は、出張命令申請
に対応して得られる出張実績情報を連携させて、出張者
が立て替えない出張費用についても、出張精算の際に簡
便に申請することができるよう構成したことにある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の出張管理システムの全体構成と処理の
流れを示す概略図である。

【図２】出張者が、本システムを利用して、出張の申請
を行い、出張後にその精算申請を行い、前記精算の結果
が出張管理サーバの記憶部に登録されるまでの流れの一
例を示すフローチャートである。

【図３】出張管理サーバへの出張命令申請登録の際に、
出張管理サーバから提供される出張命令申請入力画面の
一例を示す図である。

【図４】承認処理の際に、出張管理サーバから提供され
る出張命令申請承認画面の一例を示す図である。

【図５】出張管理サーバから送信される出張手配情報
と、旅行代理業者の端末から送信される手配結果情報を
対応させた図である。

【図６】出張の実績情報の一例を示す図である。

【図７】出張費用の精算申請画面の一例を示す図であ
る。

【図８】出張管理サーバから送信される費用の精算が未
処理である出張の実績情報一覧の一例を示す図である。

【図９】出張の実績情報取込処理により出張の実績情報
が取り込まれた状態の出張申請画面の一例を示す図であ
る。

【図１０】出張管理サーバにおいてなされる、集計処理
により出力される帳票の一例である。

【図１１】出張管理サーバにより出力される出張費用の
精算申請の未処理データ一覧の一例である。

【符号の説明】

１０出張者の端末２０承認者の端末３０旅行代理業者の端末４０出張管理サーバ４１記憶部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】業務出張を行う者が出張命令申請情報の入
力と、該出張費用の精算申請情報の入力と、を行う第１
の端末と、前記出張命令申請情報にアクセスして承認処
理を行う第２の端末と、出張に関連する役務の手配を行
う業者の第３の端末と、前記第１の端末から送られる出
張命令申請情報並びに出張費用の精算申請情報と、前記
第３の端末から送られる実績情報と、を記憶保持するサ
ーバ装置と、を含んだ出張管理システムにおける出張の
管理方法であって、前記サーバ装置が、前記第１の端末を介して、出張上必要となる役務を特定
する役務情報を含む出張命令申請情報を受け付けて、前
記第２の端末からアクセスできるよう記憶保持するステ
ップと、前記第２の端末から出張命令申請の承認処理が行われた
場合には、前記出張命令申請情報から、前記役務情報を
抽出して、出張手配情報として、前記第３の端末に対し
て送信するステップと、前記第３の端末が、前記サーバ装置に対して、少なくとも手配を行った役務
の費用情報を含む、出張の実績情報を送信するステップ
と、前記サーバ装置が、前記出張の実績情報を記憶保持して、前記第１の端末を
介して、出張者から出張費用の精算要求を受け付けた場
合には、前記第１の端末に対して、前記出張の実績情報
を送信して、前記第１の端末をして、前記出張の実績情
報に基づいた出張費用の精算申請情報の入力を行わせ
て、送信させるステップと、前記送信された出張費用の精算申請情報を、出張費用の
精算担当者よりアクセス自在に記憶保持するステップ
と、を含むこと、を特徴とする出張管理方法。
【請求項２】請求項１に記載の出張管理方法において、前記サーバ装置が、前記出張手配情報に対する手配状況を、前記第３の端末
から受信して、前記第１の端末から閲覧できるよう記憶
保持するステップを含むこと、を特徴とする出張管理方法。
【請求項３】請求項１又は２に記載の出張管理方法にお
いて、前記サーバ装置が、予め定められた間隔で、前記第３の端末から送信された
出張の実績情報から、予め定められた項目毎に、出張に
要した費用を集計してなる出張実績一覧を出力するステ
ップ、を含むこと、を特徴とする出張管理方法。
【請求項４】請求項１ないし３いずれか一に記載の出張
管理方法において、前記サーバ装置が、予め定められた間隔で、前記出張費用の精算申請情報
と、前記第３の端末から送信された出張の実績情報と、
を照合して、出張費用の未精算一覧を出力するステッ
プ、を含むこと、を特徴とする出張管理方法。
【請求項５】業務出張を行う者が出張命令申請情報の入
力と、該出張費用の精算申請情報の入力と、を行う第１
の端末と、前記出張命令申請情報にアクセスして承認処
理を行う第２の端末と、少なくとも手配を行った役務の
費用情報を含む、出張の実績情報を送信する、出張に関
連する役務の手配を行う業者の第３の端末と、前記第１
の端末から送られる出張命令申請情報並びに出張費用の
精算申請情報と、前記第３の端末から送られる実績情報
と、を記憶保持するサーバ装置と、を含んだ出張管理シ
ステムにおけるサーバ装置であって、前記第１の端末を介して、出張上必要となる役務を特定
する役務情報を含む出張命令申請情報を受け付けて、前
記第２の端末からアクセスできるよう記憶保持する手段
と、前記第２の端末から出張命令申請の承認処理が行われた
場合には、前記出張命令申請情報から、前記役務情報を
抽出して、出張手配情報として、前記第３の端末に対し
て送信する手段と、前記第３の端末から受信した出張の実績情報を記憶保持
する手段と、前記第１の端末を介して、出張者から出張費用の精算要
求を受け付けた場合には、前記第１の端末に対して、前
記出張の実績情報を送信して、前記第１の端末をして、
前記出張の実績情報に基づいた出張費用の精算申請情報
の入力を行わせて、送信させる手段と、前記送信された出張費用の精算申請情報を、出張費用の
精算担当者よりアクセス自在に記憶保持する手段と、を
含むこと、を特徴とするサーバ装置。
【請求項６】請求項５に記載のサーバ装置において、前記出張手配情報に対する手配状況を、前記第３の端末
から受信して、前記第１の端末から閲覧できるよう記憶
保持する手段、を含むこと、を特徴とするサーバ装置。
【請求項７】請求項５又は６に記載のサーバ装置におい
て、予め定められた間隔で、前記第３の端末から送信された
出張の実績情報から、予め定められた項目毎に、出張に
要した費用を集計してなる出張実績一覧を出力する手
段、を含むこと、を特徴とするサーバ装置。
【請求項８】請求項５ないし７いずれか一に記載のサー
バ装置において、予め定められた間隔で、前記出張費用の精算申請情報
と、前記第３の端末から送信された出張の実績情報と、
を照合して、出張費用の未精算一覧を出力する手段、を
含むこと、を特徴とするサーバ装置。
【請求項９】請求項５ないし８いずれか一に記載のサー
バ装置と、業務出張を行う者が出張命令申請情報の入力と、該出張
費用の精算申請情報の入力と、を行う第１の端末と、前記出張命令申請情報にアクセスして承認処理を行う第
２の端末と、少なくとも手配を行った役務の費用情報を含む、出張の
実績情報を送信する、出張に関連する役務の手配を行う
業者の第３の端末と、を接続してなる出張管理システム。
【請求項１０】業務出張を行う者が出張命令申請情報の
入力と、該出張費用の精算申請情報の入力と、を行う第
１の端末と、前記出張命令申請情報にアクセスして承認
処理を行う第２の端末と、少なくとも手配を行った役務
の費用情報を含む、実績情報を送信する、出張に関連す
る役務の手配を行う業者の出張の第３の端末と、前記第
１の端末から送られる出張命令申請情報並びに出張費用
の精算申請情報と、前記第３の端末から送られる実績情
報と、を記憶保持するサーバ装置と、を含んだ出張管理
システムにおけるサーバ装置を構成するコンピュータに
実行させるプログラムであって、前記第１の端末を介して、出張上必要となる役務を特定
する役務情報を含む出張命令申請情報を受け付けて、前
記第２の端末からアクセスできるよう記憶保持する処理
と、前記第２の端末から出張命令申請の承認処理が行われた
場合には、前記出張命令申請情報から、前記役務情報を
抽出して、出張手配情報として、前記第３の端末に対し
て送信する処理と、前記第３の端末から受信した出張の実績情報を記憶保持
する処理と、前記第１の端末を介して、出張者から出張費用の精算要
求を受け付けた場合には、前記第１の端末に対して、前
記出張の実績情報を送信して、前記第１の端末をして、
前記出張の実績情報に基づいた出張費用の精算申請情報
の入力を行わせて、送信させる処理と、前記送信された出張費用の精算申請情報を、出張費用の
精算担当者よりアクセス自在に記憶保持する処理との、前記各処理を前記コンピュータに実行させるプログラ
ム。
【請求項１１】請求項１０に記載のプログラムにおい
て、前記出張手配情報に対する手配状況を、前記第３の端末
から受信して、前記第１の端末から閲覧できるよう記憶
保持する処理を、さらに、前記コンピュータに実行させるプログラム。
【請求項１２】請求項１０又は１１に記載のプログラム
において、予め定められた間隔で、前記第３の端末から送信された
出張の実績情報から、予め定められた項目毎に、出張に
要した費用を集計してなる出張実績一覧を出力する処理
を、さらに、前記コンピュータに実行させるプログラム。
【請求項１３】請求項１０ないし１２いずれか一に記載
のプログラムにおいて、予め定められた間隔で、前記出張費用の精算申請情報
と、前記第３の端末から送信された出張の実績情報と、
を照合して、出張費用の未精算一覧を出力する処理を、
さらに、前記コンピュータに実行させるプログラム。