JP2006202202A

JP2006202202A - 経費精算システムおよび経費精算方法

Info

Publication number: JP2006202202A
Application number: JP2005015594A
Authority: JP
Inventors: Atsushi Ito; 篤史伊藤
Original assignee: NEC Corp
Current assignee: NEC Corp
Priority date: 2005-01-24
Filing date: 2005-01-24
Publication date: 2006-08-03

Abstract

【課題】業務中に立替払いした交通費のような経費の自動精算を、より簡便かつ正確に行う。
【解決手段】利用者が立替払いを行った機関が運用する第１のシステム（10）と、利用者が所属する組織が運用する第２のシステム（20）とを通信可能に接続する。第１のシステムは、利用者の識別子と該利用者の前払金額からの支払内容とを含む利用者情報を保持する記録媒体（30A）による決済を可能とし、利用者から提示された記録媒体の利用者情報に基づき利用者の支払履歴情報を記録する。第２のシステムは、第１のシステムから支払履歴情報を取得し、この支払履歴情報に基づき当該利用者の立て替え経費の精算処理を行う。
【選択図】図１

Description

本発明は、業務中に立替払いした経費を精算するためのシステムに関し、特に、利用者の前払金額が記録されたプリペイドカードのような記録媒体を立替払いに使用するシステムに関する。

従来、業務において交通機関を利用する、あるいは物品を購入する際に、予め会社等から経費の支給を受けることに代えて、いったん社員が現金あるいはプリペイドカード等にて代金の立替え払いを行い、後日、その金額を精算するという方法がある。経費の精算にあたっては、例えば、交通費の場合、利用した区間及び運賃を書面に列挙し所定の申請手続きを行うが、そのためには、予めメモしておいた立替え内容を書き写す、あるいは、自己の記憶を辿って立替え金額を調べる等の作業を必要とされる。よって、交通費の立て替えが頻繁となった場合、社員にとって申請手続きは大きな負担となっていた。

交通費の精算に伴う上述のような問題を解決するための手法として、例えば、後述の特許文献１に記載のものがある。特許文献１に記載の手法は、ユーザ端末がＧＰＳ衛星からの電波を受信してユーザの位置を所定時間ごとに検出し、検出した位置情報と、その時点の時刻情報とに基づいてユーザの移動速度を求め、求めた移動速度及び位置情報の履歴と、地図データと、路線データとに基づきユーザの移動手段を判定し、さらに、判定した移動手段に応じた料金に基づき交通費精算情報を生成するというものである。
特開２００３−２５６９７９号公報

上述した特許文献１に記載の手法によれば、交通費の精算を自動的に行うことが可能となるが、ユーザの端末にＧＰＳ衛星との通信機能を装備することが前提となるため、導入コストが掛かるという不都合がある。また、ＧＰＳ通信を利用する際は、特に、ユーザが地下鉄を利用する場合のように、端末が衛星からの電波を適正に捕捉することが困難な場合、それに起因して、最終的に求めた交通費と実際の交通費との間に誤差が生じるおそれがある。

本発明は、上記課題に鑑みてなされたものであり、交通費のような経費の自動精算を簡便且つ正確に実行するためのシステムを提供することを目的とする。

本発明に係る経費精算システムは、利用者の識別子と該利用者の前払金額からの支払内容とを含む利用者情報を保持する記録媒体と、該記録媒体の利用者情報に基づき当該利用者の支払履歴情報を記録する第１のシステムと、該第１のシステムから支払履歴情報を取得し該支払履歴情報に基づき当該利用者に対する前記支払内容の精算処理を行う第２のシステムとを備える。

本発明に係る経費精算方法は、第１のシステムおよび第２のシステムを通信可能に接続し、前記第１のシステムが、利用者の識別子と該利用者の前払金額からの支払内容とを含む利用者情報を保持する記録媒体の前記利用者情報に基づき当該利用者の支払履歴情報を記録し、前記第２のシステムが、前記第１のシステムから支払履歴情報を取得し、該支払履歴情報に基づき当該利用者に対する前記支払内容の精算処理を行うという方法である。

本発明によれば、利用者の前払金額から支払われた経費の精算に、その支払に利用された記録媒体に基づく支払履歴情報を用いることから、より正確に精算金額を算定することができる。また、精算を申請する利用者側にて特別な手段を用意することが不要であることから、経費の自動精算を簡便に実現することができる。

以下、本発明の実施の形態について図面を用いて詳細に説明する。図１は、本発明に係る精算システムの一実施形態の構成を示すブロック図である。本実施形態のシステムは、会社等の組織に所属する者が業務時に立替えた交通費を精算するためのシステムであり、図１に示すように、電車やバス等の交通機関の事業者がそれぞれ運用する交通事業者システム１０と、この交通事業者システム１０に通信ネットワーク１００を介して接続された社内システム２０とを備える。交通事業者システム１０は、本発明における第１のシステムに対応し、また、社内システム２０は、本発明における第２のシステムに対応するものである。

交通事業者システム１０は、運賃の決済形式として、現金払いの他、利用者３０のＩＤ及び前払金額を含む利用者情報が記録されたＩＣカード３０Ａによる決済を可能としており、従来知られたＩＣカード決済のための構成を具備する。具体的には、ＩＣカード３０Ａに対する利用者情報の読み取りおよび書き込みを行うカードリーダ１１、読み取った利用者情報に基づき支払い履歴を記録する交通事業者サーバ１２及びデータベース１３等を有する。

交通事業者システム１０にて取り扱うＩＣカード３０Ａとしては、例えば、カードリーダとの無線通信により情報を授受する従来知られた非接触型のＩＣカード、あるいは、ＩＣチップの接続端子を介して情報を授受する接触型のＩＣカードとすることができる。

交通事業者サーバ１２は、ＩＣカード３０Ａから読み取られた利用者情報に基づき、利用者３０の支払履歴情報をデータベース１３へ記録する。図２に、支払履歴情報の一例を示す。支払履歴情報には、ＩＣカード３０ＡのＩＤ２ａ、交通機関の利用月日２ｂ、入場駅２ｃ、出場駅２ｄ及び運賃の決済金額２ｅ等が含まれる。図示の例では、利用者３０がＩＤ「001」のＩＣカード３０Ａにより、「2005.1.18」に「○○駅」から「△△駅」までの区間の運賃として「350円」を支払ったことが記録されている。

また、交通事業者サーバ１２は、ＩＣカード３０Ａに登録されている利用者のＩＤを、所属組織およびその社内システム２０にアクセスための通信アドレスに関連付けた図３に示すようなリストを有し、このリストに基づいて、利用者３０の組織に対応する社内システム２０へ支払履歴情報を供給する。図示の例では、各組織における社内システム２０の電子メールアドレスが通信アドレスとして設定されている。

社内システム２０は、図１に示すように、各交通事業者システム１０から支払履歴情報を取得して記録する支払履歴記録サーバ２１と、支払履歴情報に基づき利用者３０のための精算処理を行う精算処理サーバ２２と、各交通機関の運行区間に対する所定の運賃を算出する運賃算出サーバ２３と、利用者３０が立て替え交通費の精算を申請する際に利用する申請者端末２４と、組織の支払担当者が利用する支払者端末２５とを備え、各々がＬＡＮにより通信可能に接続されている。

支払履歴記録サーバ２１は、通信ネットワーク１００を介して各交通事業者システム１０から取得した支払履歴情報を当該利用者に関連付けて記録する。この記録にあたっては、ＩＣカード３０ＡのＩＤと当該利用者である社員との対応関係を表す図４に示すようなリストを用いる。これにより、支払履歴情報を社員ごとに振り分けて蓄積することができる。

精算処理サーバ２２は、精算処理として、申請者端末２４から申請された立て替え交通費の精算内容を示す精算情報を支払履歴情報に基づき生成し、この精算情報を用いて所定の口座振替業務システム４０に対し立て替え交通費の振込みを要求する処理を行う。

運賃算出サーバ２３は、支払履歴情報に含まれない立て替え交通費に関し申請者端末２４により指定された運行区間の運賃を求め、その結果を申請者端末２４へ供給する。なお、運賃算出サーバ２３が出力する運賃は、予め支払者により承認された金額であり、移動に複数の経路が想定される区間に対しては、それらの経路のうち、予め支払者に妥当であると判断されている経路の運賃が適用される。具体的には、想定される複数の経路のうち、例えば、所要時間が最も短い経路、あるいは運賃が最も安い経路を採用するよう運賃算出サーバ２３に設定しておく。これにより、交通費として不適正な運賃が申請されることを防止することができる。

以下、本実施形態の動作手順を図５に示すフローチャートに沿って説明する。各交通事業者システム１０は、利用者３０がＩＣカード３０Ａを用いて運賃の支払を行う都度、そのＩＣカード３０Ａの利用者情報をもとに支払履歴情報を記録し（ステップＳ１）、記録した支払履歴情報を、記録の都度あるいは所定期間ごとに該当の社内システム２０、すなわち図３のリストに基づく社内システム２０へ送信する（ステップＳ２）。なお、交通事業者システム１０による支払履歴情報の送信は、社内システム２０からの要求により行うようにしてもよい。

社内システム２０では、各交通事業者システム１０から送信された支払履歴情報を支払履歴記録サーバ２１が受信し、これを図４のリストに基づき社員別に振り分けて順次蓄積する（ステップＳ３）。ここで、利用者３０が立て替え交通費の精算を行うべく、申請者端末２４から所定の申請画面を起動して自己の支払履歴情報を支払履歴記録サーバ２１へ要求すると、支払履歴記録サーバ２１は、この要求を受信し（ステップＳ４）、利用者３０の支払履歴情報を抽出して申請者端末２４へ送信する（ステップＳ５）。

利用者３０は、支払履歴記録サーバ２１から供給された支払履歴情報を確認すると共に、この支払履歴情報に含まれない立て替え交通費、すなわち現金払いのようにＩＣカード３０Ａ以外の支払方法により発生した立て替え交通費の有無を確認し、ＩＣカード３０Ａ以外の立て替えがある場合、その区間の運賃算出を申請者端末２４から運賃算出サーバ２３へ要求する（ステップＳ６：Ｙｅｓ）。運賃算出サーバ２３は、申請者端末２４から指定された区間の運賃を求め、求めた運賃を申請者端末２４へ送信する（ステップＳ７）。

精算処理サーバ２２は、申請者端末２４から立て替え交通費の精算申請として、支払履歴情報を含む申請内容を受信すると（ステップＳ８）、その申請内容の承認を支払者端末２５へ要求する（ステップＳ９）。なお、支払者端末２５への承認要求は、例えば申請金額が規定の金額より低い場合は省略する等、適宜省略することも可能である。

精算処理サーバ２２は、精算処理を行うべく、申請者端末２４からの申請内容に基づき精算情報を生成し、生成した情報をもとに口座振替業務システム４０に対し当該金額の振込みを要求する（ステップＳ１０）。そして、精算処理サーバ２２は、口座振替業務システム４０との間で精算処理が完了したとき、利用者３０の立て替え交通費が精算された旨を申請者端末２４及び支払者端末２５に通知し、処理を終了する（ステップＳ１１）。

以上説明した本発明の実施形態によれば、利用者３０が交通機関にて立替払いした交通費の自動精算に、その立替払い時に使用したＩＣカード３０Ａに基づく支払履歴情報を用いることから、より正確に精算金額を算定することができる。また、交通機関における運賃決済時に自動的に記録される支払履歴情報を利用するので、利用者側は、交通費精算のための特別な手段を用意する必要がなく、これによりシステムの導入コストを抑えることができる。

上記説明した実施形態では、本発明における記録媒体として接触型または非接触型のＩＣカード３０Ａを用いたが、利用者情報の記録及び読み出しが可能な手段を具備するものであれば、ＩＣカードに限らず、例えば携帯電話機のような携帯情報端末であってもよい。また、上記説明した実施形態では、本発明における第２のシステムの支払履歴記録部、精算処理部及び運賃算出部の機能を複数のサーバ装置（２１〜２３）により実行する構成としたが、これに代えて、例えば、上記の一連の機能に対応するプログラムを単一のコンピュータに実行させるという構成であってもよい。

なお、本発明は、上記実施形態のような立て替え交通費の精算に限らず、例えば、業務で使用する物品あるいはサービスの代金のような種々の経費の精算に適用することができる。

本発明の経費精算システムの実施形態の構成を示すブロック図である。実施形態の支払履歴情報を説明するための説明図である。実施形態の交通事業者システムが使用するリストの説明図である。実施形態の社内システムが使用するリストの説明図である。実施形態の動作手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１０交通事業者システム
１１：カードリーダ、１２：交通事業者サーバ、１３：データベース
２０社内システム
２１：支払履歴記録サーバ、２２：精算処理サーバ、２３：運賃算出サーバ、２４：申請者端末、２５：支払者端末
３０利用者
３０ＡＩＣカード
４０口座振替業務システム
１００通信ネットワーク

Claims

利用者の識別子と該利用者の前払金額からの支払内容とを含む利用者情報を保持する記録媒体と、該記録媒体の利用者情報に基づき当該利用者の支払履歴情報を記録する第１のシステムと、該第１のシステムから支払履歴情報を取得し該支払履歴情報に基づき当該利用者に対する前記支払内容の精算処理を行う第２のシステムとを備えることを特徴とする経費精算システム。
前記第１のシステムは、前記支払履歴情報として交通機関に対する支払内容を記録することを特徴とする請求項１記載の経費精算システム。
前記第２のシステムは、前記第１のシステムから取得した支払履歴情報を当該利用者に関連付けて記録する支払履歴記録部と、記録された支払履歴情報に基づき前記精算処理を行う精算処理部とを有することを特徴とする請求項１又は２記載の経費精算システム。
前記第２のシステムは、前記交通機関の運行区間に対する所定の運賃であり且つ前記支払内容に追加すべき運賃を求める運賃算出部を有することを特徴とする請求項２又は３記載の経費精算システム。
前記第１のシステムは、利用者の識別子と前記第２のシステムとの関連を示す情報に基づき該第２のシステムへ当該支払履歴情報を供給することを特徴とする請求項１乃至４記載のいずれか１項に記載の経費精算システム。
前記記録媒体はＩＣカードであることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の経費精算システム。
利用者の識別子と該利用者の前払金額からの支払内容とを含む利用者情報を保持する記録媒体の前記利用者情報に基づき当該利用者の支払履歴情報を記録するシステムと通信可能に接続された情報処理装置であって、
前記システムから支払履歴情報を取得し該支払履歴情報を当該利用者に関連付けて記録する支払履歴記録部と、記録された支払履歴情報に基づき当該利用者に対する前記支払内容の精算処理を行う精算処理部とを備えることを特徴とする情報処理装置。
前記支払履歴記録部は、前記支払履歴情報として、交通機関に対する支払内容を前記システムから取得することを特徴とする請求項７記載の情報処理装置。
前記交通機関の運行区間に対する所定の運賃であり且つ前記支払内容に追加すべき運賃を求める運賃算出部を備えることを特徴とする請求項８記載の情報処理装置。
コンピュータを、請求項７乃至９のいずれか１項に記載の情報処理装置として機能させることを特徴とするプログラム。
第１のシステムおよび第２のシステムを通信可能に接続し、
前記第１のシステムが、利用者の識別子と該利用者の前払金額からの支払内容とを含む利用者情報を保持する記録媒体の前記利用者情報に基づき当該利用者の支払履歴情報を記録し、
前記第２のシステムが、前記第１のシステムから支払履歴情報を取得し、該支払履歴情報に基づき当該利用者に対する前記支払内容の精算処理を行うことを特徴とする経費精算方法。
前記第１のシステムが、前記支払履歴情報として交通機関に対する支払内容を記録することを特徴とする請求項１１記載の経費精算方法。
前記第２のシステムが、前記第１のシステムから取得した支払履歴情報を当該利用者に関連付けて記録し該記録した支払履歴情報に基づき前記精算処理を行うことを特徴とする請求項１１又は１２記載の経費精算方法。
前記第２のシステムが、前記交通機関の運行区間に対する所定の運賃であり且つ前記支払内容に追加すべき運賃を求めることを特徴とする請求項１２又は１３記載の経費精算方法。
前記記録媒体がＩＣカードであることを特徴とする請求項１１乃至１４のいずれか１項に記載の経費精算方法。