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Verfahren, Formblattsatz und Einrichtung zum Ordnen von Aufzeichnungen,
z. B. Buchungen, nach mehreren Gesichtspunkten Die bisher bekannten Verfahren zum
Ordnen von Aufzeichnungen, insbesondere Buchungen, lassen sich in zwei große Gruppen
unterteilen, nämlich in das Durchschreibe- und das Lochkartenverfahren. Während
bei der Durchschreibebuchführung der Inhalt der Belege auf Kontenblätter und Journal
übertragen wird, übernimmt beim Lochkartenverfahren eine Karte die zu buchenden
Angaben; sie ist besonders gestaltet und kann in der Sortier-und Tabelliervorrichtung
beliebig geordnet und zusammengefaßt werden.
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Die Bearbeitung dieser Karten nach mehreren Gesichtspunkten rechtfertigt
den höheren Aufwand, den das Lochkartenverfahren durch die Erstellung sortierfähiger
Belege mit sich bringt. Die Vorfälle, die bei der üblichen Durchschreibebuchführung
ihren sichtbaren Niederschlag auf den Kontokarten finden, werden beim Lochkartenverfahren
in die maschinellen Arbeitsgänge verlegt.
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Das Lochkartenverfahren erkauft jedoch seine Vorteile mit einem erheblichen
Kostenaufwand, der nur für große Betriebe tragbar ist. Die Klein- und Mittelbetriebe
müssen sich bis jetzt mit einer schwerfälligen Belegsortierung begnügen und dabei
den Nachteil in Kauf nehmen, daß die Zahlen immer wieder niedergeschrieben werden.
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Diesen Nachteil zu beseitigen, ist nun der Zweck der Erfindung. Sie
betrifft daher ein Verfahren zum Ordnen von Aufzeichnungen, z. B. Buchungen, nach
mehreren Gesichtspunkten, wobei die Aufzeichnungen
auf mehrere
Formblätter durchgeschrieben werden, und besteht im wesentlichen darin, daß eines
dieser Formblätter, z. B. das unterste, nach dem Beschriften ganz oder teilweise
in streifenförmige Abschnitte zerteilt wird und diese dann nach bestimmten Zeichen,
z. B. Buchstaben oder Ziffern, die auf den Abschnitten eingetragen sind, in Gruppen
geordnet und innerhalb derselben weiterbearbeitet, z. B. erneut verbucht werden.
Dabei können auf jedem Abschnitt mehrere Zeichen eingetragen und die Abschnitte
nach diesen mehrmals nacheinander in Gruppen geordnet werden.
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Die Erfindung hat den Vorteil, daß die Aufzeichnungen, z. B. Zahlen,
selbst nur einmal geschrieben werden müssen und hierbei bereits handliche und sortierfähige
Belege entstehen, die nach den verschiedensten Gesichtspunkten geordnet werden können.
Die Summe der auf den Belegen verbuchten Beträge bleibt sich, unabhängig von den
einzelnen Ordnungsvorgängen, ständig gleich und dient zur Abstimmung nach jeder
Umgruppierung.
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An sich ist es bei Durchschreibebuchungen bereits bekannt, in einem
Formblattsatz eines der Blätter in Streifen zu zerteilen oder auch an Stelle eines
Blattes eine Vielzahl von Streifen schuppenartig anzuordnen. Hierbei handelt es
sich aber um die Anfertigung einfacher Belege, z. B. Rechnungen, Lohnstreifen oder
Quittungen, die lediglich ausgegeben, aber nicht weiterbearbeitet, insbesondere
geordnet werden.
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Die Handlichkeit der bei dem Verfahren gemäß der Erfindung anfallenden
Belege kann in vorteilhafter Weise dadurch erhöht werden, daß bei einem Formblattsatz
für die Durchführung jenes Verfahrens jeweils das unterste Formblatt aus widerstandsfähigem
Material, z. B. starkem Papier oder dünnem Karton besteht. Dabei kann das richtige
Zerteilen dieses Formblattes zweckmäßig dadurch erleichtert werden, daß dieses innerhalb
eines Längsstreifens von bestimmter Breite mit in Richtung der Zeilen verlaufenden
Querschlitzen versehen ist. Die durch diese begrenzten Abschnitte können nach dem
Beschriften in einfacher Weise lediglich durch zwei Längsschnitte abgetrennt werden.
Für Nachprüfungen können diese Abschnitte auf ihrer Rückseite vorteilhaft mit Aufdrucken,
z. B. Ordnungszahlen und Belegnummern, versehen sein, die das Auffinden von Eintragungen
ermöglichen und die Verbindung zu dem nicht zertrennten Deckblatt herstellen, das
als Übersicht und Sammelbuchung dient.
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Eine Einrichtung zum Ordnen dieser Abschnitte kann gemäß der Erfindung
aus einem auf einer Seite offenen Behälter bestehen, in dem -eine Vielzahl prismatischer
Ablagefächer angeordnet ist. Dabei kann eine gute Übersicht über diese Fächer vorteilhaft
dadurch erreicht werden, daß der Behälter im Grundriß die Form eines Parallelogramms
hat und seine offene Seite im spitzen Winkel zur Grundfläche verläuft. Durch diese
Gestaltung des Behälters liegen die Ablagefächer sowohl in lotrechter als auch in
waagerechter Richtung reihenweise gestaffelt, und das Einordnen der Abschnitte wird
hierdurch erleichtert. Die Bezeichnung der einzelnen Ablagefächer kann zweckmäßig
dadurch in übersichtlicher Weise angebracht sein, daß die freie Kante der Zwischenwände
zwischen den Fächern und der hinteren Seitenwand des Behälters treppenförmig gestaltet
ist und die vorspringenden Ecken dieser Wände auf ihrer Vorderseite mit den Zeichen
der einzelnen Gruppen versehen sind.
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Eine größere Anzahl von Fächern kann in vorteilhafter Weise dadurch
raumsparend, übersichtlich und griffbereit untergebracht «erden, daß eine Vielzahl
von Behältern zusammengefaßt und auf einem Gestell beweglich angeordnet ist. Dies
kann in der Weise geschehen, daß die Behälter säulenförmig, z. B. als vielseitiges
Prisma, und auf einem Sockel drehbar angeordnet oder an einem endlosen Band angebracht
sind, das über zwei mit Abstand angeordnete Walzen läuft. Im letzteren Falle können
mehrere übereinanderliegende Behälter zweckmäßig fest miteinander verbunden und
an dem endlosen Band im spitzen Winkel angebracht sein. Die Schräglage der Behälter
kann auch dadurch erreicht werden, daß die Walzen des endlosen Bandes geneigt angeordnet
sind und auf der dem Boden zugeneigten Seite der Einrichtung eine Abdeckung für
die Behälteröffnungen angebracht ist, die das Herausfallen der abgelegten Belege
verhindert.
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Das Verfahren gemäß der Erfindung kann überall da vorteilhaft Anwendung
finden, wo es sich darum handelt, eine große Zahl gleichartiger Buchungsfälle oder
ähnlicher Aufzeichnungen zu ordnen, wobei sich dieser Ordnungsvorgang nach einem
Merkmal abwickelt oder nach mehreren Merkmalen wiederholt.
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Beispielsweise kann das neue Verfahren bei der Betriebsabrechnung
in der Weise angewendet werden, daß die Abschnitte zunächst nach den Kostenarten
und dann nach der Kostenstelle geordnet werden. Die Sortiereinrichtung ergibt den
fertigen Betriebsabrechnungsbogen bis zu den sog. Stellenkosten. Die geordneten
Abschnitte müssen lediglich aufaddiert und ihre Summe in die entsprechenden Spalten
des Bogens übernommen werden. Nachdem der Betriebsabrechnungsbogen aufgestellt ist,
können die Abschnitte nochmals nach dem Gesichtspunkt der Kostenträgerrechnung geordnet
werden, so daß also ein und derselbe Beleg insgesamt dreimal ausgenutzt wird.
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Ein weiteres Anwendungsgebiet ist die Arbeitsvorbereitung. Die beim
Verkauf unter den Bestellnummern einlaufenden Aufträge werden durch das neue Verfahren
nach den Artikelnummern umgruppiert, und der gesamte Betrag der für die einzelnen
Artikel bestellten Menge wird in die Fabrikation gegeben. Die fertige Serie wird
dann an Hand der Abschnitte wieder auf die Bestellnummern verteilt.
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Ferner kann auch die Lohnabrechnung mit großem Nutzen nach dem neuen
Verfahren durchgeführt werden. Die Abschnitte werden in diesem
Falle
zunächst nach dem Arbeiter geordnet, wobei ihre Endsumme den Bruttolohn ergibt.
Darauf werden sie nach den Kostenstellen geordnet und ergeben hier den Fertigungslohn
für jede Kostenstelle. Schließlich werden sie noch nach den Kostenträgern geordnet,
wodurch der Lohnbetrag dem Ergebnis zugerechnet wird. Auch hierbei wird jeder Abschnitt
in vorteilhafter Weise dreimal ausgenutzt.
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Eine weitere Anwendungsmöglichkeit der Erfindung bietet die Abrechnung
von Rohstoffen. Das ausgefaßte Material wird zunächst nach Stoffarten geordnet,
wobei der Gesamtbetrag die Lagerabgabe angibt. Im zweiten Arbeitsgang werden die
Abschnitte nach den Kostenträgern geordnet, die dann für das verbrauchte Material
belastet werden können.
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Außerdem kann das neue Verfahren bei sämtlichen Lagerkarteien angewendet
werden, wo es darauf ankommt, die Entnahme im Rohstofflager oder die Abgaben aus
dem Fertigwarenlager zusammenzustellen und durch diese Verdichtung Einzelbuchungen
einzusparen.
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Die Sortiereinrichtung gestattet das Aufspeichern der Streifen während
der Abrechnungsperiode, wodurch die Stoßarbeit am Ende der Periode verringert wird.
Beim Ordnen nach mehreren Gesichtspunkten sind Verdichtungsstreifen einzuschalten,
die das bisherige Ergebnis festhalten und die ursprünglichen Streifen zum nächsten
Sortiergang freimachen.
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In der Zeichnung sind Einrichtungen zum Durchführen des Verfahrens
gemäß der Erfindung in Ausführungsbeispielen dargestellt, und zwar zeigt Fig. i
einen Formblattsatz, auseinandergezogen, in einer Draufsicht, Fig. 2 einen abgetrennten
Abschnitt des untersten Formblattes in natürlicher Größe, Fig.3 eine Sortiereinrichtung
zum Ordnen der abgetrennten Abschnitte in einer schaubildlichen Ansicht, Fig.4 eine
säulenförmige Sortiereinrichtung in einer Ansicht und Fig. 5 eine Draufsicht hierzu,
Fig. 6 eine andere Ausführungsform der Sortiereinrichtung mit endlosem Band in einem
Schnitt und Fig. 7 eine Draufsicht auf einen Teil dieser Sortiereinrichtung.
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In Fig. i und 2 bezeichnen a zwei Formblätter aus gewöhnlichem Papier
gegebenenfalls in verschiedener Farbe und b ein drittes Formblatt aus widerstandsfähigem
Material, z. B. starkem Papier oder dünnem Karton, die zusammen einen Formblattsatz
bilden und daher zweckmäßig an ihrer oberen Querkante zusammenhängen. Alle drei
Formblätter a, b haben die gleiche Einteilung, die aus einer Kopfspalte c
und fortlaufend numerierten Querspaltend zum Eintragen von Aufzeichnungen besteht.
Außerdem sind mehrere Längsspalten vorgesehen, deren Bezeichnung in der Kopfspalte
c angegeben ist. In dieser ist ferner eine Belegnummer e eingedruckt, die in allen
drei Blättern a, b die gleiche ist. In beispielsweise drei Längsspalten sind beim
Ausfüllen des obersten Formblattes a bestimmte Zeichen f, z. B. Buchstaben und Ziffern,
eingetragen, die Ordnungsgruppen bezeichnen.
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Im untersten Formblatt b sind die Querspalten d
teilweise
durch Querschlitze g getrennt, die sich von einer Randlinie h an der rechten Längskante
bis an die zweite Längsspalte von links erstrecken. Durch zwei Schnitte in Richtung
der rechten Begrenzungslinie dieser Längsspalte und der Randlinie h werden
streifenförmige Abschnitte i abgetrennt, von denen eine in Fig. 2 etwa in
natürlicher Größe dargestellt ist.
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In Fig.3 bezeichnet j einen auf einer Seite offenen Behälter aus Pappe,
Sperrholz, Blech o. dgl., der im Grundriß die Form eines Parallelogramms hat und
dessen offene Seite einen spitzen Winkel mit der Grundfläche bildet. Dieser Behälter
j ist durch lotrechte Zwischenwände k und waagerechte Zwischenböden m in eine Vielzahl
von prismatischen Fächern eingeteilt, die auf einer Seite offen sind und zum Ablegen
der Abschnitte i dienen. Die freie Kante der Zwischenwände k und der hinteren Seitenwand
des Behälters j ist treppenförmig gestaltet, und auf den vorspringenden Ecken dieser
Wände sind die gleichen Zeichen f aufgebracht, die in die drei Längsspalten der
Formblätter a, b eingetragen werden. Eine ebenfalls geneigte Rückwand n für
die Ablagefächer ist so in dem Behälter j angeordnet, daß die Tiefe dieser Fächer
etwa der Länge der Abschnitte i entspricht. Die Zahl der Ablagefächer richtet sich
nach der Anzahl der Gruppen, in die die Abschnitte i geordnet werden sollen. Ein
Behälter mit etwa goo Fächern kann im Sitzen bedient werden, wobei die eine Seitenwand
vorn steht und alle Fächer dann nach oben und unten gestaffelt sind. Steigt die
Zahl der Ablagefächer, so müssen die Abschnitte i im Stehen abgelegt werden. Die
Zahl der Ordnungsgruppen ist wie die der zu ordnenden Abschnitte i an sich nicht
begrenzt.
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Um diese Behälter mit den Ablagefächern möglichst übersichtlich zu
gestalten, werden beispielsweise ioo Ablagefächer in einem Behälter zusammengefaßt,
und eine größere Anzahl dieser Behälter wird so zu einer Sortiereinrichtung kombiniert,
daß die Behälter gegenüber einem Gestell beweglich angeordnet sind. Wie aus Fig.
4 und 5 ersichtlich ist, kann dies z. B. in der Weise erfolgen, daß die Behälter
j einen säulenförmigen oder prismatischen Körper bilden, der auf einem Sockel o
drehbar angeordnet ist. Dabei ist die Aufteilung der Behälter j durch die
Zwischenwände k und m nur in dem mittleren Behälter j der obersten
Reihe eingezeichnet. Da diese Behälter j den Grundriß eines Parallelogramms haben,
sind die einzelnen Ablagefächer nicht radial, sondern in übersichtlicher Weise tangential
angeordnet.
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Eine andere Ausführungsform der neuen Sortiereinrichtung mit beweglichen
Behältern j und beliebig großem Fassungsvermögen ist in Fig. 6 und 7 schematisch
dargestellt. Hierbei sind beispielsweise fünf übereinanderliegende Behälter j zu
einer Einheit
verbunden und an einem endlosen Band p befestigt.
Dieses läuft über zwei Walzen q, die auf einem Sockel r drehbar angeordnet sind.
, Zwischen den Behältern j, in denen die Zwischenwände k
und m nicht
eingezeichnet sind, und dem Band p sind Stützen s und t so angeordnet, daß die Behälter
j mit dem Band p einen spitzen Winkel bilden.
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Bei einer Betriebsabrechnung mit Hilfe der dargestellten Einrichtungen
wird folgendermaßen verfahren: Die Buchungsbelege werden in der üblichen Weise vorkontiert
und z. B. bei der Betriebsbuchhaltung mit den Angaben der Kostenart und/oder Kostenstelle,
unter Umständen des Kostenträgers oder Kostenplatzes versehen. Die vorkontierten
Belege werden dann, ungeordnet, in der Reihenfolge, in der sie anfallen, auf das
Formblatt a eingetragen und die Buchungsbeträge nach Soll und Haben getrennt in
der Spalte aufaddiert. Diese Endbeträge werden auf ein Sammelkonto der Kostenarten
im üblichen Verfahren gebucht, wobei das oberste Formblatt a als Buchungsbeleg dient.
Das zweite, beispielsweise farbige Formblatt a bleibt als Verzeichnis der abgetrennten
Abschnitte i bei der Betriebsbuchhaltung.
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Das unterste Blatt b des Formblattsatzes dient der Sortierung. Durch
zwei Längsschnitte werden die vorgestanzten Abschnitte i abgetrennt und dann in
der Sortiereinrichtung j geordnet, wobei sie in die Fächer gelegt werden, ohne daß
sie gedreht werden müssen. Die Summe der eingeordneten Abschnitte i deckt sich mit
der Endzahl des Formblattes a, das die Finanzbuchhaltung erhalten hat. Nach dem
Sortieren werden die Beträge der in den einzelnen Ablagefächern liegenden Abschnitte
i addiert, ihre Summe wird in den Betriebsabrechnungsbogen übertragen und mit den
Zahlen der Finanzbuchhaltung abgestimmt.
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Ist das anfallende Belegmaterial sehr groß, so werden zweckmäßig Zwischenadditionen
vorgenommen und auf besonderen Abschnitten i festgehalten. Dadurch wird eine Stoßarbeit
zum Buchungsschluß vermieden. Wenn die Zahl der Ordnungsmerkmale sehr groß ist,
z. B. io ooo bei vierstelligen Lagernummern, kann das Ordnen in zwei Arbeitsgänge
zerlegt werden, für die zwei kleine Sortiereinrichtungen mit je ioo Fächern genügen.
Es wird in diesem Falle zunächst nach den beiden ersten Ziffern geordnet; die in
jedem Fach gesammelten Streifen sind dann nacheinander entsprechend den beiden letzten
Ziffern in das zweite Gerät einzuordnen. Es wird nach jedem Sortiergang geleert.
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Eine andere Möglichkeit besteht darin, aus dem ersten Gerät in zehn
weitere Geräte zu sortieren, in denen die Streifen bis zum Abschluß bleiben können.
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Die durch die Erfindung erzielte Ersparnis an Zeitaufwand beträgt
gegenüber den bisher bekanten Durchschreibebuchungsverfahren etwa ein Viertel der
Buchungszeit. Sie ergibt sich daraus, daß jede Vorsortierung wegfällt und das umständliche
Heraussuchen, Einspannen und Wiederabstellen der Kontokarten durch das wesentlich
kürzere Einordnen der Abschnitte i in ein gut sichtbares Ablagefach ersetzt wird.
Auch können mehrere Personen gleichzeitig an dem nicht vorgeordneten Buchungsstoff
arbeiten.