DE69530734T2

DE69530734T2 - System und Verfahren zur Workflow-Verwaltung

Info

Publication number: DE69530734T2
Application number: DE69530734T
Authority: DE
Inventors: Kazuyasu Tsuiki; Hiroshi Majima; Hisashi Izumi-ku Ono; Kazuhiro Suga; Tetsuji Toge; Shunsuke Akifuji
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1994-09-21
Filing date: 1995-09-18
Publication date: 2004-04-15
Anticipated expiration: 2015-09-19
Also published as: JP2865573B2; US5940829A; EP0703539B1; US6144955A; JPH0895877A; EP0703539A3; DE69530734D1; US6502087B1; EP0703539A2

Description

HINTERGRUND DER ERFINDUNG
Die vorliegende Erfindung betrifft ein Workflow-Verwaltungssystem und insbesondere ein Workflow-Verwaltungssystem zur Steuerung eines Workflows in einer Zirkulation von elektronischen Dokumenten, welche von mehreren Sendern gemäß einem vorbestimmten Pfad gesendet werden.
Das Heft Nikkei Computer, Nr. 336, vom 2. Mai 1994 beschreibt auf den Seiten 57 bis 67 ein Workflow-System, welches einen Arbeitsfall unterstützt, der gemeinschaftlich durch eine Gruppe von Leuten erledigt werden soll. Ferner ist das „The electronic mail circulation method and the electronic mail circulation system", welches in JP-A-4-77030 offenbart ist, auf dem Fachgebiet bekannt. Gemäß den oben beschriebenen Workflow-Systemen ist der Ursprung der Erzeugung von elektronischen Dokumenten auf nur einen Ort begrenzt, und die Systeme werden derartig gesteuert, daß ein einzelnes Dokument entlang eines vorbestimmten Pfads zirkuliert.
In The Computer Communications, Band 14, Nr. 8, vom 1. Oktober 1999 wird ein Verteilungssystem und Abwicklungsmodell für Büroumgebungen beschrieben, wobei elektronische Dokumente, welche an ein Formular mit Leitangaben angehängt werden, in einem Netzwerk übermittelt werden.
Gemäß diesen Verfahren ist es dennoch schwierig gewesen, die Systeme auf einen komplexen Arbeitsfall anzuwenden, der eine Vielzahl von Erzeugungsursprüngen von elektronischen Dokumenten im Workflow für einen Arbeitsfall umfaßt und der einen kollektiven Umlauf dieser elektronischen Dokumente erfordert oder der einen zugeordneten Umlauf von einmal umgelaufenen elektronischen Dokumenten zu verschiedenen Positionen erfordert, welche verschiedene Arbeitsfunktionen, usw. einnehmen. Beispielsweise umfaßt, wie später anhand einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung mit Bezug auf 2 beschrieben wird, ein komplexer Arbeitsfall bei der Versicherungsbemessung eine Integration von Dokumenten von einer Vielzahl von Erzeugungsursprüngen, wie z.B. Anträge von Versicherungsbewerbern, medizinische Bescheinigungen von Ärzten oder Untersuchungsberichte von Bediensteten, und die Zirkulation dieser Dokumente als Einheit und ferner den Wechsel des Bemessungspersonals entsprechend der Versicherungssumme sowie verschiedene Verfahren, welche bei einem genehmigten Fall und bei einem nicht genehmigten Fall entsprechend des Bemessungsergebnisses zur Anwendung kommen.
Es ist schwierig gewesen, konventionelle Workflow-Systeme auf die oben beschriebenen Arbeitsfälle anzuwenden, weil die folgenden Funktionen in diesen Systemen fehlen.

(1) eine Funktion zur Definition einer Vielzahl von Erzeugungsursprüngen von Dokumenten oder Sendern.
(2) eine Funktion zur Eingliederung von elektronischen Dokumenten, welche von einer Vielzahl von Sendern geschickt werden, in ein Umlaufmaterial.
(3) eine Funktion zur Aufteilung eines Umlaufmaterials in eine Vielzahl von Umlaufmaterialien.
(4) eine Funktion zur Zirkulation eines Umlaufmaterials durch Verzweigung auf eines einer Vielzahl von Umlaufzielen gemäß dem Wert von Attributbelegen, welche dem Umlaufmaterial angehängt werden.
(5) eine Funktion zum Rundversand eines Umlaufmaterials zu einer Vielzahl von Umlaufzielen und zur Wiedererlangung des rundgesendeten Umlaufmaterials.
(6) eine Funktion zur Kontrolle des zeitlichen Ablaufs der Zirkulation eines Umlaufmaterials entsprechend zeitlicher Bedingungen.
(7) eine Funktion zur Änderung von Umlaufzielen entsprechend zeitlicher Bedingungen und Statusbedingungen.

ZUSAMMENFASSUNG DER ERFINDUNG
Eine Aufgabe der vorliegenden Erfindung ist die Bereitstellung eines Workflow-Verwaltungssystems, welches die oben beschriebenen Kontrollfunktionen in einem Workflow-System aufweist und welches Arbeitsfälle bewältigen kann, welche einen komplexen Workflow aufweisen.
Die Aufgabe oben wird durch das Workflow-Verwaltungssystem nach Anspruch 1 oder durch das Verfahren nach Anspruch 4 erfüllt. Eine Flußfolge elektronischer Dokumente, welche eine Zirkulation von elektronischen Dokumenten zu einer Vielzahl von Benutzern ist, um einen Arbeitsfall durchzuführen, wird ein Workflow genannt. Wenn ein Prozeß von einer Eingabe eines elektronischen Dokuments bis zu einem Verarbeitungsende, welcher auf diesem Workflow basiert, als eine Arbeitseinheit behandelt wird, wird dies eine Transaktion genannt. Gemäß der vorliegenden Erfindung wird ein Workflow-Verwaltungssystem bereitgestellt, welches einen im Voraus definierten und in einer Speichereinheit gespeicherten Workflow aufweist und welches auf der Grundlage einer Workflow-Verwaltungstechnik, welche eine sequenzielle Zirkulation elektronischer Dokumente ausgehend von einem Zirkulationsoriginator zu den Zirkulationszielen entsprechend der Workflow-Definition kontrolliert, wirkungsvoll Umlaufmaterialien aus einer Vielzahl von Umlaufmaterialien zirkuliert. Um das System oben zu erzielen, wird in einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung eine Umlaufmaterialverwaltungstabelle für jedes elektronische Dokument vorgesehen, und in einer Versandanforderungswarteschlange werden Kontrolldaten zum Aufzeigen einer Versandanforderung mit der Umlaufmaterialverwaltungstabelle verknüpft, bzw. Kontrolldaten in einer Umlaufablage werden mit der Umlaufmaterialverwaltungstabelle durch Verknüpfungsinformation verknüpft, so daß die Zirkulation nur durch Änderung der Verknüpfungsinformation kontrolliert wird, selbst wenn die Zirkulationsziele geändert werden.
Der Betrieb der oben beschriebenen Struktur wird unten erklärt. Ein zugehöriger Zeiger zwischen einer Versandanforderungswarteschlange, den Kontrolldaten in einer Umlaufablage und der Umlaufmaterialverwaltungstabelle kommt durch eine Interobjektverknüpfungsfunktion zum Ausdruck. Mit dieser Anordnung ist es möglich, nur die Daten abzurufen und zu aktualisieren, welche Aktualisierung erfordern, und es ist möglich, eine schnelle Zirkulationskontrolle zu erreichen. Besonders im Falle der Zirkulation von Umlauf materialien, welche von einer Vielzahl von Sendern zu einem Zirkulationsziel geschickt werden, wird es durch Integration dieser Umlaufmaterialien möglich, wirksam auf Umlaufmaterialien zu warten, indem eine separate Umlaufmaterialverwaltungstabelle vorgesehen wird, welche mit der Umlaufmaterialverwaltungstabelle verknüpft ist, welche zu jedem elektronischen Dokument gehört.
Andere Aufgaben, Merkmale und Vorteile der vorliegenden Erfindung werden aus den Ausführungsformen der Erfindung in Verbindung mit den begleitenden Zeichnungen deutlich.
KURZBESCHREIBUNG DER ZEICHNUNGEN
1 ist ein Diagramm, welches ein Beispiel für die Konfiguration des Workflow-Verwaltungssystems gemäß der vorliegenden Erfindung zeigt.
2 ist ein Diagramm, welches die Workflow-Definitionsdaten zeigt.
3 ist ein Diagramm, welches eine innere Struktur des Datenablaufverwaltungssystems zeigt.
4A und 4B sind Diagramme, welche Beispiele der Eingabe von Umlaufmaterialien von einer Vielzahl von Zugängen zeigen.
5A und 5B sind Diagramme, welche Beispiele für eine Verzweigungsverarbeitung zeigen.
6A und 6B sind Diagramme, welche Beispiele einer Warteschlangenverarbeitung zeigen.
7A und 7B sind Diagramme, welche Beispiele für eine Aufteilungsverarbeitung zeigen.
8A und 8B sind Diagramme, welche Beispiele für eine Rundversandverarbeitung zeigen.
9A und 9B sind Diagramme, welche Beispiele für eine Wiedererlangungsverarbeitung zeigen.
10A und 10B sind Diagramme, welche Beispiele für eine Halteverarbeitung zeigen.
11A und 11B sind Diagramme, welche Beispiele für eine Ersetzungsverarbeitung zeigen.
BESCHREIBUNG DER BEVORZUGTEN AUSFÜHRUNGSFORMEN
Eine Ausführungsform der vorliegenden Erfindung wird unten mit Bezug auf die Zeichnungen erklärt.
1 zeigt ein Beispiel für die Systemkonfiguration des Workflow-Verwaltungssystems. Das System umfaßt eine Vielzahl von Sende- und Empfangseinheiten für Umlaufmaterial 101A, 101B, – und 101N, eine Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102, wenigstens eine Definitionseinheit für Zirkulationsziele 103, ein lokales Netzwerk (LAN) für die gegenseitige Verbindung der Definitionseinheiten für Umlaufmaterial und ein Netz 201 wie z.B. ein öffentliches Netz. Die Sende- und Empfangseinheiten für Umlaufmaterial 101A bis 101N weisen Funktionen zur Eingabe, Versand, Empfang, Verweis und Aktualisierung von Umlaufmaterial auf, und diese Sende- und Empfangseinheit für Umlaufmaterial 101 wird von den teilnehmenden Benutzern des Workflows verwendet. Die Definitionseinheit für Zirkulationsziele 103 speichert Definitionen der Zirkulationsziele und Workflow-Definitionen, welche Zirkulationskontrolldaten umfassen, und sendet die Workflow-Definitionen zur Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102. Der Workflow wird im Voraus von den Benutzern definiert und das Ergebnis wird in der Definitionseinheit für Zirkulationsziele 103 gespeichert. Die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 weist eine Funktion für die tatsächliche Zirkulation von Umlaufmaterial zu einem Zirkulationsziel auf, welches durch die Definitionseinheit für Zirkulationsziele 103 definiert ist. Eine Datenbank 104 und eine Datenbank 112 sind an die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 angeschlossen. Die. Datenbank 104 speichert Zirkulationskontrolldaten auf einer Objekt-orientierten Grundlage, und die Datenbank 112 speichert die Substanz des Umlaufmaterials.
2 zeigt Beispiele der Workflow-Definitionsdaten, welche in der Definitionseinheit für Zirkulationsziele 103 gespeichert sind. Die Workflow-Definitionsdaten sind die Daten zur Definition der Zirkulationsziele und ein Verfahren für eine Zirkulation wie in 2 gezeigt. In 2 bezeichnet ein runder Block 301 eine Sende- und Empfangseinheit für Umlaufmaterial, ein Block 304 bezeichnet Zirkulationskontrolldaten und ein Pfeil 303 bezeichnet ein Zirkulationsziel. Umlaufmaterial wird von der Sende- und Empfangseinheit 301 „Zugang" eingegeben. Der runde Block 301 und der Block 304 werden gemeinsam Knoten genannt. Diese Knoten werden zur Unterscheidung ein Kontrollknoten und ein Verarbeitungsknoten genannt, wenn es notwendig ist, zwischen den Knoten 301 und 304 zu unterscheiden. Einen dynamischen Ablauf einer Arbeit von der Eingabe von Zirkulationszieldaten bis zu einem Ende der Verarbeitung des Umlaufmaterials auf der Basis der in 2 gezeigten Workflow-Definitionsdaten ist eine Transaktion. Ein Verfahren für die Workflow-Definitionsdaten wird in den US Patentanmeldungen offenbart, welche auf der Basis der oben beschriebenen japanischen Patentanmeldung Nr. 6-226666 aktenkundig wurden, und dieses Verfahren kann verwendet werden.
3 zeigt ein Beispiel für die innere Struktur des Workflow-Verwaltungssystems 102. Der grundlegende Betrieb des Systems wird nachfolgend unter Bezug auf 3 erklärt.

(1) Die Definitionseinheit für Zirkulationsziele 103 speichert die gespeicherten Zirkulationsdefinitionsdaten 105 in der Datenbank 104 innerhalb der Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102.
(2) Wenn Umlaufmaterial durch die Sendeeinheit für Umlaufmaterial 114 innerhalb der Sende- und Empfangseinheit für Umlaufmaterial 101 in die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 eingegeben wurde, registriert die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 die Substanz 113 des Umlaufmaterials in der Datenbank 112 und erzeugt die Umlaufmaterialverwaltungstabelle 109 für dieses Umlaufmaterial in der Datenbank 104. In diesem Fall kann eine Vielzahl von elektronischen Dokumenten wie ein Umlaufmaterial behandelt werden, indem die Substanz 113 einer Vielzahl von Umlaufmaterialien mit einer Umlaufmaterialverwaltungstabelle 109 verknüpft wird. Ferner schreibt die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 Daten zur Kennzeichnung einer Versandanforderung in eine Versandanforderungswarteschlange 106, welche innerhalb der Datenbank 104 erstellt worden ist. Die Daten zur Ausstellung einer Versandanforderung schließt Verknüpfungsinformationen zur Umlaufmaterialverwaltungstabelle 109 ein, so daß klargestellt ist, was für Umlaufmaterial zu was für einer Umlaufmaterialverwaltungstabelle gehört, welches gesendet werden soll. Die Umlaufmaterialverwaltungstabelle 109 wurde mit Verknüpfungsinformationen zur Kennzeichnung der Substanz 113 des Umlaufmaterials erstellt, welche Informationen umfassen, welche aufzeigen, von welchem Knoten das Umlaufmaterial eingegeben worden ist und Schlüsselinformationen zur Kennzeichnung der Transaktion. Der Knoten, von welchem das Umlaufmaterial eingegeben wurde, kann aus den Zirkulationsdefinitionsdaten 105 erhalten werden.
(3) Die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 ruft die Versandanforderungswarteschlange 106 in einem vorbestimmten Zeitintervall ab und prüft, ob die Daten der Versandanforderung in der Versandanforderungswarteschlange 106 registriert wurden. Falls die Daten der Versandanforderung in der Versandanforderungswarteschlange registriert wurden, nimmt die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 die Daten der Versandanforderung aus der Versandanforderungswarteschlange 106 heraus und ruft die Umlaufmaterialverwaltungstabelle 109 ab, welche mit den Verknüpfungsinformationen verknüpft ist, welche an den Daten der Versandanforderung anhängen. Dann vergleicht die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 die Knoteninformationen innerhalb der entsprechenden Umlaufmaterialverwaltungstabelle 109 mit den Zirkulationsdefinitionsdaten 105 und bestimmt den Knoten des nächsten Zirkulationsziels. Wenn der Knoten des Zirkulationsziels der Verarbeitungsknoten zur Kennzeichnung der nächsten gesetzten Sende- und Empfangseinheit für Umlaufmaterial 101 ist, schreibt die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 Daten zum Verweis der entsprechenden Umlaufmaterialverwaltungstabelle 109 in eine Umlaufmaterialablage 111, welche für jede Sende- und Empfangseinheit für Umlaufmaterial 101 vorgesehen ist. Mit dieser Anordnung wird das Umlaufmaterial zum nächsten Zirkulationsziel geschickt. Danach aktualisiert die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 die Knoteninformationen innerhalb der Umlaufmaterialverwaltungstabelle 109 vom Knoten des Zirkulationsoriginators bis zum Zirkulationszielknoten und löscht die entsprechenden Versandanforderungsdaten aus der Versandanforderungswarteschlange 106. Folglich ist die Zirkulationskontrolle beendet. Die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 führt die Verarbeitung der nächsten Versandanforderungsdaten innerhalb der Versandanforderungswarteschlange 106 aus. wenn es keine Versandanforderungsdaten in der Versandanforderungswarteschlange 106 mehr gibt, wartet die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 auf eine Versandanforderung von der Sende- und Empfangseinheit für Umlaufmaterial 101.
(4) Auf die Anforderung eines Benutzers hin, welcher die Sende- und Empfangseinheit für Umlaufmaterial 101 bedient, ruft eine Empfangseinheit für Umlaufmaterial 115 innerhalb der Sende- und Empfangseinheit für Umlaufmaterial 101 die Umlaufmaterialablage 111 der entsprechenden Sende- und Empfangseinheit für Umlaufmaterial 101 ab. Wenn die Ablage Daten enthält, bedeutet dies, daß Umlaufmaterial den Benutzer erreicht hat. Die Empfangseinheit für Umlaufmaterial 115 ruft die Umlaufmaterialverwaltungstabelle 109 der Daten in der Ablage ab und entnimmt das Umlaufmaterial der Datenbank 112. Der Benutzer bezieht sich auf das entnommene Umlaufmaterial und aktualisiert das Umlaufmaterial.
(5) Der Benutzer beendet den Entnahmebetrieb des Umlaufmaterials und führt die folgenden Verarbeitungsschritte zum Versand des Umlaufmaterials zu einer anderen Sende- und Empfangseinheit für Umlaufmaterial 101 aus. Zuerst aktualisiert der Benutzer die Substanz 113 des entsprechenden Umlaufmaterials in der Datenbank 112 und spiegelt die Betriebsergebnisse des Benutzers in der Datenbank 112 wider. Die Sende- und Empfangseinheit für Umlaufmaterial 101 löscht die Daten im Zusammenhang mit dem entsprechenden Umlaufmaterial aus der Umlaufmaterialablage 111 und fügt Daten zur Ausstellung einer Versandanforderung zur Versandanforderungswarteschlange 106 hinzu, um das Umlaufmaterial zur anderen Sende- und Empfangseinheit für Umlaufmaterial 101 zu senden.
(6) Wie in (3) oben gezeigt, überwacht die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 ständig die Versandanforderungswarteschlange 106, und die obenstehenden Operationen aus (3), (4) und (5) werden wiederholt, so daß das Umlaufmaterial zirkuliert wird.

Als nächstes wird der Betrieb des Workflow-Verwaltungssystems im Falle der Zirkulation von Umlaufmaterialien, welche von einer Vielzahl von Zugängen unter der Verwaltung einer Transaktion eingegeben worden sind, auf der Grundlage von Verfahrensbeispielen, wie in 4A und 4B gezeigt, nachfolgend erklärt. 4A und 4B zeigen Verfahren einer Verarbeitung im Fall, daß Umlaufmaterial von einer Vielzahl von Zugängen eingegeben worden ist. Um zu kennzeichnen, daß Umlaufmaterial zu einer Transaktion gehört, setzt die Sende- und Empfangseinheit für Umlaufmaterial 101 Schlüsselinformationen (Benutzerschlüssel genannt) zur Kennzeichnung der Transaktion zum Zeitpunkt der Erstellung der Umlaufmaterialverwaltungstabelle 109. 4A zeigt ein Beispiel, daß ein Benutzerschlüssel, tanaka0l, zum Umlaufmaterial 506 und zum Umlaufmaterial 508 gesetzt wurde, und ein Benutzerschlüssel, sato0l, zum Umlaufmaterial 505 und zum Umlaufmaterial 507 gesetzt wurde. Die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 setzt eine Transaktionsverwaltungstabelle 108 zur Verwaltung der Transaktion. Die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 bezieht sich auf einen Benutzerschlüssel, welcher in der Umlaufmaterialverwaltungstabelle 109 des eingegebenen Umlaufmaterials gesetzt wurde, und prüft, ob die Transaktionsverwaltungstabelle 108 mit dem gleichen Benutzerschlüssel existiert oder nicht. Wenn es keine Transaktionsverwaltungstabelle mit dem gleichen Benutzerschlüssel gibt, wird eine neue Transaktionsverwaltungstabelle 108 erzeugt und die Umlaufmaterialverwaltungstabelle 109 wird mit dieser neuen Transaktionsverwaltungstabelle 108 verknüpft. Wenn eine Transaktionsverwaltungstabelle existiert, welche den gleichen Benutzerschlüssel aufweist, wird die Verknüpfungsinformation zu dieser Transaktionsverwaltungstabelle 108 gesetzt. Mit der obenstehenden Anordnung ist es möglich, in der Datenbank 104 das Umlaufmaterial innerhalb der gleichen Transaktion zu verwalten.
4B zeigt den Fall, daß Umlaufmaterialien von einem Zugang 1 (501) und einem Zugang 2 (502) in der Reihenfolge von (1), (2), (3) bzw. (4) eingegeben wurden. Wenn das Umlaufmaterial 506 vom Zugang 1 (501) am Punkt (1) eingegeben worden ist, wird eine Umlaufmaterialverwaltungstabelle 510 in der Datenbank 104 erzeugt. In diesem Fall ist eine Transaktionsverwaltungstabelle noch nicht erzeugt worden. Daher wird bedingungslos eine Transaktionsverwaltungstabelle 509 erzeugt. Wenn Umlaufmaterial 505 vom Zugang 1 (501) am Punkt (2) eingegeben worden ist, wird eine entsprechende Umlaufmaterialverwaltungstabelle 511 erzeugt. Danach wird eine Transaktionsverwaltungstabelle abgerufen und die Existenz einer Transaktionsverwaltungstabelle geprüft, deren Benutzerschlüssel zum Benutzerschlüssel der Umlaufmaterialverwaltungstabelle pafft. Da es keine Transaktionsverwaltungstabelle mit passendem Benutzerschlüssel gibt, wird eine neue Transaktionsverwaltungstabelle 512 erzeugt. Wenn danach das Umlaufmaterial 507 vom Zugang 2 (502) am Punkt (3) eingegeben worden ist, wird auf die gleiche Weise eine Umlaufmaterialverwaltungstabelle 513 erzeugt und eine Transaktionsverwaltungstabelle abgefragt. Da in diesem Fall die Transaktionsverwaltungstabelle 512 den gleichen existierenden Benutzerschlüssel aufweist, werden Verknüpfungsinformationen zwischen der Transaktionsverwaltungstabelle 512 und der Umlaufmaterialverwaltungstabelle 513 gesetzt. Dies ist für den Fall, wo Umlaufmaterial 508 vom Eingang 2 (502) am Punkt (4) eingegeben worden ist, genauso.
Ein Verfahren zur Kontrolle von Umlaufmaterial innerhalb der gleichen Transaktion wird nachfolgend anhand von mehreren Verarbeitungsbeispielen erklärt.
Der Betrieb des Systems für eine Verzweigungsverarbeitung wird unter Bezugnahme auf 5A und 5B erklärt. Eine "Verzweigung" bedeutet eine Änderung eines Zirkulationsziels auf der Grundlage eines Attributes, welches zum Umlaufmaterial hinzugefügt wird. Attribute werden durch die Sende- und Empfangseinheit für Umlaufmaterial 101 in einem Attributespeicherbereich 608 gesetzt, welcher innerhalb der Umlaufmaterialverwaltungstabelle 607 vorgesehen ist. Wenn ein Benutzer im Knoten 1 (601) einen bestimmten Wert (in diesem Fall wird „Komplettierung" gesetzt) als ein Attribut des Umlaufmaterials gesetzt hat, und der Benutzer dieses Umlaufmaterial zirkuliert hat, wird dieser Attributwert im Attributespeicherbereich 608 innerhalb der Umlaufmaterialverwaltungstabelle 607 gesetzt. Die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 bezieht sich auf den Attributespeicherbereich 608 der Umlaufmaterialverwaltungstabelle 607 durch den Kontrollknoten 602 für Verzweigungen, welcher das nächste Zirkulationsziel ist. Auf der Grundlage der Bewertung des Attributwerts zirkuliert die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 das Umlaufmaterial zu einem Zirkulationsziel (Knoten 2 (603) in diesem Fall), welcher im Voraus durch die Datenflußdefinition festgelegt worden ist. Danach werden die Knoteninformationen innerhalb der Umlaufmaterialverwaltungstabelle 607 vom Knoten 1 (601) zum Knoten 2 (603) aktualisiert. Wenn der Benutzer ferner "unvollständig" als ein Attribut für das Umlaufmaterial gesetzt hat und das Umlaufmaterial zirkuliert hat, dann zirkuliert die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 das Umlaufmaterial zu einem Knoten 3 (604).
Der Betrieb des Systems für eine Warteschlangenverarbeitung wird nachfolgend unter Bezug auf 6A und 6B erklärt. Eine "Warteschlange" bedeutet eine gemeinsame Zirkulation einer Vielzahl von Umlaufmaterialien zu einem nächsten Zirkulationsziel. Zuerst kommt das Umlaufmaterial an einem Warteschlangenknoten 703 ausgehend von einem Knoten 1 (701) an. In diesem Fall ruft die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 die Umlaufmaterialverwaltungstabellen 709 und 710 zur Verknüpfung mit einer Transaktionsverwaltungstabelle 708 ab und prüft ob andere Umlaufmaterialien angekommen sind oder nicht. Wenn alle anderen Umlaufmaterialverwaltungstabellen sich im Warteschlangenstatus befinden, kommen andere Umlaufmaterialien an. wenn noch keine Umlaufmaterialien angekommen sind (der Fall von (1)), setzt die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 einen Identifizierer in der Umlaufmaterialverwaltungstabelle 709 zur Kennzeichnung eines Warteschlangenstatus im entsprechenden Knoten. An Punkt (2), wenn Umlaufmaterial einen Warteschlangenknoten 703 ausgehend von Knoten 2 (702) erreicht hat, prüft die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 andere Umlaufmaterialien in der gleichen Weise. Im Falle von (2) gibt es Umlaufmaterial 705, welches im entsprechenden Knoten wartet. Daher fügt die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 eine Umlaufmaterialverwaltungstabelle 711 zur Verwaltung einer Vielzahl von Umlaufobjekten zur höherrangigen der zwei Umlaufmaterialverwaltungstabellen 709 und 710 hinzu und zirkuliert die Umlaufmaterialien 705 und 706 zum Knoten 3 (704). Die neue Umlaufmaterialverwaltungstabelle 711 wird vorgesehen, um die Verarbeitung einer Vielzahl von Umlaufmaterialien als ein Umlaufmaterial zu erleichtern. Das Letztere wird Pfadumlaufmaterial genannt.
Der Betrieb des Systems für eine Aufteilungsverarbeitung wird nachfolgend unter Bezug auf 7A und 7B erklärt. Eine "Aufteilungsverarbeitung" bedeutet eine Zirkulationsverarbeitung von Umlaufmaterialien einschließlich Pfadumaufmaterialien, welche von einer Warteschlangenverarbeitung zu verschiedenen Knoten durch jedes Umlaufmaterial erzeugt wurden. Wenn Umlaufmaterialien von einem Knoten 1 (801) zu einem Knoten 802 zur Ausführung einer Aufteilung zirkuliert werden, löscht die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 eine Hauptumlaufmaterialverwaltungstabelle 809 und verknüpft die nachrangigen Umlaufmaterialverwaltungstabellen 810 und 811 direkt mit einer Transaktionsverwaltungstabelle 808. Danach setzt die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 Knotennamen der nächsten Zirkulationsziele 803 und 804 in den Umlaufmaterialverwaltungstabellen 810 bzw. 811 und führt die Zirkulation aus. Auf diese Weise kann eine Aufteilungsverarbeitung von den Umlaufmaterialien erreicht werden.
Der Betrieb des Systems für eine Rundversandverarbeitung wird nachfolgend unter Bezug auf 8A und 8B erklärt. Eine „Rundversandverarbeitung" bedeutet eine parallele Zirkulationsverarbeitung des gleichen Umlaufmaterials zu einer Vielzahl von Knoten. Wenn ein Umlaufmaterial von einem Knoten 1 (901) zu einem Knoten 902 für einen Rundversand zirkuliert wurde, erzeugt die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 eine Anzahl von Kopien einer Umlaufmaterialverwaltungstabelle 907 entsprechend „der Anzahl von Knoten, an welche gesendet werden soll, minus Eins" und erzeugt eine Umlaufmaterialverwaltungstabelle 908. Die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 setzt Knotennamen der nächsten Zirkulationsziele 903 und 904 innerhalb der Umlaufmaterialverwaltungstabellen 907 bzw. 908 und führt die Zirkulation aus.
Der Betrieb des Systems zur Wiedererlangung von Umlaufmaterial wird nachfolgend unter Bezug auf 9A und 9B erklärt. Eine "Wiedererlangung von Umlaufmaterial" bedeutet eine Verarbeitung von rundversandten Umlaufmaterialien wieder in ein Umlaufmaterial. Wenn ein Umlaufmaterial 1005 von einem Knoten 1 (1001) zu einem Knoten 1003 zur Wiedererlangung des Umlaufmaterials zirkuliert wird, ruft die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 die Umlaufmaterialverwaltungstabellen 1007 und 1008 ab, welche mit einer Transaktionsverwaltungstabelle 1006 verknüpft sind, und prüft ob alle Umlaufmaterialien zur Wiedererlangung im Wiedererlangungsknoten 1003 bereit stehen. Anders gesagt, wenn andere Umlaufmaterialverwaltungstabellen 1008 sich im Wiedererlangungsstatus befinden, stehen andere Umlaufmaterialien bereit. Im Fall von (1) gibt es eine Umlaufmaterialverwaltungstabelle 1008 für Umlaufmaterialien, welche noch nicht im Wiedererlangungsknoten 1003 angekommen sind. Daher setzt die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 einen Identifizierer in einer Umlaufmaterialverwaltungstabelle 1007, welcher anzeigt, daß die Umlaufmaterialien sich in der Wiedererlangung durch diesen Knoten befinden. Wenn ein Umlaufmaterial von einem Knoten 2 (1002) zum Knoten 1003 zur Wiedererlangung des Umlaufmaterials zirkuliert worden ist, prüft die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 in gleicher Weise wie im Fall (1), ob alle Umlaufmaterialien, welche wiedererlangt werden sollen, angekommen sind oder nicht. Im Fall (2) sind alle Umlaufmaterialien von anderen Knoten schon angekommen. Deshalb löscht die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 unnötig gewordene Umlaufmaterialverwaltungstabellen 1008 und setzt die Knotennamen der nächsten Zirkulationsziele und führt die Zirkulation aus.
Der Betrieb des Systems für eine Halteverarbeitung wird nachfolgend unter Bezug auf 10A und 10B erklärt. Ein „Anhalten von Umlaufmaterial" bedeutet eine Verarbeitung mit Zeitkontrolle für die Zirkulation von Umlaufmaterial gemäß zeitlichen Bedingungen. Wenn ein Umlaufmaterial 1104 von einem Knoten 1 (1101) zu einem Knoten 1102 zum Anhalten des Umlaufmaterials zirkuliert worden ist, setzt die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 einen Identifizierer in einer Umlaufmaterialverwaltungstabelle 1106 zur Kennzeichnung, daß das Umlaufmaterial angehalten wurde. Ferner setzt die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 Verknüpfungsinformationen der Umlaufmaterialverwaltungstabelle 1106 und Daten mit Wartebedingungen in einer Verarbeitungswarteschlange 1107. Danach ruft die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 in einem vorbestimmten Intervall die Verarbeitungswarteschlange 1107 ab und prüft die zeitlichen Bedingungen. Wenn die zeitlichen Bedingungen erfüllt sind, setzt die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 einen Knotennamen für das nächste Zirkulationsziel 1103 in der Umlaufmaterialverwaltungstabelle 1106 und führt die Zirkulation aus.
Der Betrieb des Systems für eine Ersetzungsverarbeitung wird nachfolgend unter Bezug auf 11A und 11B erklärt. Eine "Ersetzung von Umlaufmaterial" bedeutet eine Änderung eines Zirkulationsziels gemäß zeitlichen Bedingungen und Statusbedingungen. Wenn eine Ersetzung 1204 durch eine Zirkulationsdefinition eines Knotens 1 (1201) zugeteilt worden ist, registriert sich die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 auch in einer Verarbeitungswarteschlange 1208 zum Zeitpunkt der Zirkulation des Umlaufmaterials 1205 zum Knoten 1 (1201). In der gleichen Weise wie im Falle der Halteverarbeitung ruft die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 die Verarbeitungswarteschlange 1208 nach jeder vorbestimmten Zeitdauer ab und bewertet die gesetzten Bedingungen. Wenn die Bedingungen erfüllt sind, ändert die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 das Zirkulationsziel in einen Ersetzungsknoten 1203 und führt die Zirkulation aus. Wenn das Umlaufmaterial von Knoten 1 (1201) zum nächsten Knoten 2 (1202) zirkuliert werden soll, bevor die Bedingungen nicht erfüllt worden sind, löscht die Kontrolleinheit für Umlaufmaterial 102 die Daten aus der Verarbeitungswarteschlange 1208, hebt die Verarbeitungswarteschlange auf und zirkuliert das Umlaufmaterial zum nächsten Knoten 1202. 11B zeigt eine Änderung in der Datenbank zur Zirkulationskontrolle.
Wie oben erläutert weist das System nach dem Workflow-Verwaltungssystem der vorliegenden Erfindung Zirkulationskontrolldaten innerhalb der Datenbank auf und kann verschiedene Funktionen wie Warteschlangenverarbeitung, Aufteilung, Rundversand, Wiedererlangung, Anhaltung und Ersetzung bei der Ausführung der Zirkulationskontrolle aufweisen. Dementsprechend ist es möglich, komplizierte Arbeiten der Zirkulationskontrolle zu automatisieren, welche durch den vorhergehenden Stand der Technik nur schwer zu bewältigen waren.
Da es ferner möglich ist, eine Korrektur der Zirkulationskontrolle durch Speicherung des Umlaufmaterials in der Datenbank und durch Änderung nur der Zirkulationskontrolldaten zu erreichen, ist eine erneute Eingabe oder Übermittlung des Umlaufmaterials eigentlich nicht erforderlich. Dementsprechend ist es möglich, die Verarbeitungszeit oder die Gemeinkosten der Zirkulationskontrolle zu verringern.

Claims

Workflow-Verwaltungssystem zur Flußsteuerung elektronischer Dokumente mit: einer Dokumentdatenbank (112) zum Speichern der elektronischen Dokumente (113), einer Steuerdatenbank (103, 104) zum Speichern von Dokumentverwaltungsinformationen (109) für jedes Dokument und zum Speichern von Definitionsinformationen (105 bis 108, 111), die den Fluß der Dokumente längs eines vordefinierten, Sender und Empfänger (101) verbindenden Pfades definieren, und einer Steuereinrichtung (102) zur Flußsteuerung elektronischer Dokumente (113) zwischen Sender oder Empfänger (101) und der Dokumentdatenbank (112), indem auf eine Anforderung eines Zirkulationsursprungs (101) hin die Verwaltungsinformationen (109) erzeugt oder abgerufen werden und auf die gespeicherten Informationen (105 bis 108, 111; 109) Bezug genommen wird, wobei das System zur Durchführung folgender Vorgänge ausgelegt ist: Senden mehrerer Dokumente aus der Dokumentdatenbank an einen Empfänger entsprechend den Definitionsinformationen (105 bis 108, 111), wenn aufgrund der Dokumentverwaltungsinformationen (109) der Dokumente bestätigt wurde, daß diese Dokumente vollständig verfügbar sind, Auswählen unter mehreren durch die Definitionsinformationen eines Dokuments bestimmten Empfängern aufgrund eines Attributs, das in den dem Dokument entsprechenden Dokumentverwaltungsinformationen enthalten ist, und Senden des Dokuments aus der Dokumentdatenbank an einen ausgewählten Empfänger, Erkennen mehrerer Dokumente innerhalb eines elektronischen Dokuments, Auswählen eines entsprechenden Empfängers für jedes der Dokumente aufgrund der entsprechenden Dokumentverwaltungsinformationen und Senden dieser Dokumente aus der Dokumentdatenbank an den ausgewählten Empfänger, und Kopieren der Dokumentverwaltungsinformationen eines an mehrere Empfänger zu verteilenden Dokuments und Senden des Dokuments aus der Dokumentdatenbank an diese Empfänger.
System nach Anspruch 1, wobei die Dokumentverwaltungsinformationen eine Dokumentverwaltungstabelle (109) für jedes Dokument sowie Kontrolldaten umfassen, die angeben, daß eine Versandanforderung so mit der Dokumentverwaltungstabelle verknüpft sind, daß die Steuereinrichtung (102) den Empfänger eines Dokuments durch Ändern der Verknüpfungsinformationen ändern kann.
System nach Anspruch 1, wobei die Dokumentverwaltungsinformationen eine Dokumentverwaltungstabelle (109) für jedes Dokument sowie eine separate Dokumentverwaltungstabelle (109) umfassen, die mit den Dokumentverwaltungstabellen mehrerer an einen Empfänger zu sendender Dokumente verknüpft ist.
Workflow-Verwaltungsverfahren zur Steuerung des Flusses elektronischer Dokumente in einem System mit einer Dokumentdatenbank (112) zum Speichern elektronischer Dokumente (113), wobei: Dokumentverwaltungsinformationen (109) für jedes Dokument sowie Definitionsinformationen (105 bis 108, 111) bereitgestellt werden, die den Fluß der Dokumente längs eines vordefinierten, Sender und Empfänger (101) verbindenden Pfades definieren, und der Fluß elektronischer Dokumente (113) zwischen Sender oder Empfänger (101) und der Dokumentdatenbank (112) gesteuert wird, indem auf eine Anforderung eines Zirkulationsursprungs (101) hin die Verwaltungsinformationen (109) erzeugt oder abgerufen werden und auf die gespeicherten Informationen (105 bis 108, 111; 109) Bezug genommen wird, wobei das System zur Durchführung folgender Vorgänge ausgelegt ist: Senden mehrerer Dokumente aus der Dokumentdatenbank an einen Empfänger entsprechend den Definitionsinformationen (105 bis 108, 111), wenn aufgrund der Dokumentverwaltungsinformationen (109) der Dokumente bestätigt wurde, daß diese Dokumente vollständig verfügbar sind, Auswählen unter mehreren durch die Definitionsinformationen eines Dokuments bestimmten Empfängern aufgrund eines Attributs, das in den dem Dokument entsprechenden Dokumentverwaltungsinformationen enthalten ist, und Senden des Dokuments aus der Dokumentdatenbank an einen ausgewählten Empfänger, Erkennen mehrerer Dokumente innerhalb eines elektronischen Dokuments, Auswählen eines entsprechenden Empfängers für jedes der Dokumente aufgrund der entsprechenden Dokumentverwaltungsinformationen und Senden dieser Dokumente aus der Dokumentdatenbank an den ausgewähllten Empfänger, und Kopieren der Dokumentverwaltungsinformationen eines an mehrere Empfänger zu verteilenden Dokuments und Senden des Dokuments aus der Dokumentdatenbank an diese Empfänger.